szkolenie liderów it - organizacja pracy
TRANSCRIPT
![Page 1: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/1.jpg)
Zarządzanie działaniami własnymi i zespołu
Liderzy zespołów IT
Efektywna i skuteczna organizacja pracy - nawyki i narzę[email protected]://leanitil.blogspot.com/
![Page 2: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/2.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Nawyki efektywnego działania
1. Kolekcjonowanie (gromadzenie) wszystkich spraw w
jednym miejscu
2. Analizowanie (przetwarzanie) pod kątem działań
koniecznych do podjęcia
3. Porządkowanie w prosty i wygodny do przeglądania
sposób
4. Wykorzystywanie powtarzalnych procedur działania
![Page 3: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/3.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Inbox – skrzynka spraw przychodzących
Chroni przed rozpraszaniem, ułatwia porządkowanie
Miejsca/sposoby gromadzenia informacji
Zawsze przy sobie
Wygodne porządkowanie
Skrzynka fizyczna i elektroniczna
![Page 4: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/4.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Najbliższe działanie, czyli od czego zacząć
Łatwe rozpoczęcie pracy
Wykorzystanie „okien czasowych” i
niespodziewanych „okazji” http://leanitil.blogspot.com/2013/02/okolicznosci-biurowe-czyli-grupowanie.html
Planowanie perspektywiczne
Drobne zadania http://leanitil.blogspot.com/2013/02/najblizsze-dziaania-czyli-od-czego.html
![Page 5: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/5.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Projekt – więcej niż zadanie
Zadania z dokładnie określonym rezultatem
Pomysły, decyzje, problemy
Cele i postanowienia długoterminowe
Jak nie mylić z „projektem zespołowym”?
![Page 6: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/6.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Archiwum projektów
Jedno miejsce (folder, teczka)
Pomysły, przewidywania kolejnych działań
Project Reference = do wglądu
![Page 7: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/7.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Archiwum ogólne(Reference)
Nie związane z konkretnym projektem
(zadaniem)
Instrukcje, podręczniki – do wglądu
Listy kontrolne
Sprawy odłożone
Może, kiedyś – Someday/Maybe
Później – 43 folders
Kontakty
![Page 8: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/8.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Kalendarz - nie planuj działań!
Przypomnienia dzienne
Spotkania
Rezerwacja czasu!
Przypomnienia godzinne
![Page 9: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/9.jpg)
Co to jestza sprawa?
Kalendarz – umieścić tuzdarzenia w określonym dniu i czasie
Nie trzeba podejmować działania? A może należy archiwizować?
Czy śledzić sprawę jako projekt?
Archiwum projektów n.p. przewidywane dalsze działania?
Wykonać lub delegować od razu (2 min) – email, notatka do rąk własnych
Sprawy oczekiwane od …
Kosz – nie warte uwagi!
Może kiedyś Zapisać do wykonania gdy jest czas do dyspozycji:• w biurze• telefony• do uzgodnienia• do przeglądnięcia / przeczytania
Przykłady spraw do analizy pod kątem najbliższego działania
Później
Do wglądu
Jakie jest najbliższe działanie?Jaki jest ostateczny rezultat załatwienia sprawy?
![Page 10: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/10.jpg)
Analiza spraw pod kątem najbliższego działania?
![Page 11: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/11.jpg)
Przeciąganie spraw pod kątem najbliższego działania – Inbox zero (FILO)
![Page 12: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/12.jpg)
Wykonywanie działań według listy – nie zaglądać do Inboxa!
http://leanitil.blogspot.com/2013/02/optymalny-pulpit-outlooka.html
![Page 13: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/13.jpg)
Narzędzia organizacyjne – przypadki użycia
Być gotowym na wszystko• Poranna lista kontrolna, najważniejsze czynności
dnia• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/poranna-lista-kontrolna-najwazniejsze.ht
ml
• Delegowanie spraw przy okazji spotkań• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/delegowanie-i-uzgodnienia-spraw-przy.ht
ml
• Wykorzystanie okna czasowego• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/okna-czasowe-wykorzystanie.html
• Wykorzystanie sytuacji oczekiwania• http://
leanitil.blogspot.com/2013/02/sytuacja-czekam-na-jak-wykorzystac-czas.html
![Page 14: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/14.jpg)
Narzędzia organizacyjne – przypadki użycia
Być gotowym na wszystko• Przegląd inboxa – jak często?
• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/przeglad-inboxa-jak-czesto.html
• Lista kontrolna „wyjście z pracy”• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/lista-kontrolna-wyjscie-z-pracy.html
• Optymalny wybór dalszego działania• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/co-teraz-robic-optymalny-wybor-dalszych.
html
• Cotygodniowe porządkowanie i planowanie• http://leanitil.blogspot.com/2013/02/cotygodniowe-porzadki-przeglad-tygodnia
.html
![Page 15: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/15.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Nawyki skutecznego działania
• Zaczynać od czynności najważniejszych
• Stosować regularne przerwy („ostrzenie piły”)
• Wykorzystywać każdą okazję do działania
• Regularnie przeglądać listy działań pod kątem
wyboru najlepszej opcji
• Koncentrować się naraz na jednym działaniu
• Porządkować i upraszczać narzędzia raz w
tygodniu
![Page 16: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/16.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Klasyfikacja programów wspierających organizację
![Page 17: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/17.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Delegowanie rezultatów!
• Wizualizacja, model, projekt• Wycena
• Lista elementów• Działania montażowe
• Rezerwacja czasu• Działania powtarzalne i przewidywalne• Bufor projektu lub zespołu
• Śledzenie wytwarzania• Przegląd cotygodniowy
• Sytuacje nadzwyczajne i wrzuty1. Zarządzanie rezultatami2. Motywacja na wyższym szczeblu3. Renegocjacja terminów
![Page 18: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/18.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Delegowanie spraw!• Okoliczności, rozpoznanie stanu faktycznego• Obszar kompetencji – kolejkowanie zgłoszeń• Kolejność obsługi grupy zgłoszeń• Potencjalna szkoda (zysk dla drobnych zleceń)• Cierpliwość zgłaszającego
• Śledzenie• Przegląd cotygodniowy
• Kolejka rośnie!?1. Motywacja na wyższym szczeblu2. Projekty „porządkowe” i backlog3. Wykorzystanie okien projektowych
![Page 19: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/19.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Model motywacji
1. Lubimy dostawać prezenty Lista życzeń (do wyboru!)
2. Nie lubimy ocen (szkółka!) Obszar i cel poprawy
3. Lubimy pracować zespołowo Czy lider jest częścią zespołu?
4. Lubimy zdobywać nagrody, gdy są równe szanse
Dobrowolność udziału?
![Page 20: Szkolenie liderów IT - organizacja pracy](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052619/55513ed6b4c905f2288b47b7/html5/thumbnails/20.jpg)
Wszelkie prawa zastrzeżone
Powtórka!Narzędzia – proste i godne zaufaniaNawyki1. Gromadzenie (kolekcjonowanie)2. Analiza (przetwarzanie)3. Porządkowanie (planowanie)4. Wykorzystywanie procedur (rytuały)5. Najpierw najważniejsze6. Regularne przerwy („ostrzenie piły”)7. Wykorzystywanie każdej okazji do działania8. Regularne przeglądanie (wybór działania)9. Koncentracja na jednym działaniu10. Porządkowanie (upraszczanie)