sugar crm open source completo
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SUGAR CRM OPEN SOURCE
Autores:
LEYDI DIANA RINCÓN
SERGIO RODRIGUEZ OROZCO
Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación: Marco Ortiz
Coordinadores: Olga Lucia Bravo Ballén
Carlos José Acuña Daza
Coordinador E-learning: Daniel Alejandro Ardila
Analista de Infraestructura y Redes:
Adelaida Amaya
Analista de Sistemas de Información:
Álvaro Enrique Palacios Villamil
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES
BOGOTÁ D.C.
Junio 2005
SUGAR CRM OPEN SOURCE
Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación: Marco Ortiz
Auxiliares de Investigación:
Andrés Ricardo Romero
Carolina Acosta Cifuentes
Daniel Quintero Valencia
Diana Janneth Organista
Diego Armando Barragan
Diego Fernando Rubio
Guillermo Ariza
Islena González
Jeffer Cañón Hernández
Jenny Teresa Jaramillo
Juan Felipe Rincón
Lilina Rincón
Leidy Aviles
Leydy Johana Poveda
Maria Alejandra Enríquez
Maria T Mayorga
Martha Guevara
Meiby Viviana Uyaban
Natalia Ibeth Cifuentes
Renzo Clavijo
Ricardo Alejo Oliver
Sandra Cárdenas
Sergio Rodríguez Orozco
Sonia Ramirez
Yaneth Adriana Cañon
Yolima Cucarian
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo
perteneciente a la Unidad de Informática.
Esta obra está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial
2.5 Colombia de Creative Commons. Para ver una copia de esta
licencia, visite
http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una
carta a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 30 San
Francisco, California 94105, USA.
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES
BOGOTÁ D.C.
Junio 2005
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO .............................................................................................. 3 INDICE DE ILUSTRACIONES ...................................................................................... 4 RESUMEN ....................................................................................................................... 6 ABSTRACT ..................................................................................................................... 6
INTRODUCCION ............................................................................................................ 7 OBJETIVOS ..................................................................................................................... 8
Objetivo General........................................................................................................... 8 Objetivos Específicos ................................................................................................... 8
1 MARCO TEÓRICO .................................................................................................. 9 2 INSTALACIÓN DE SUGAR CRM ....................................................................... 16
2.1 INSTALACION DE SERVIDOR WEB APACHE ........................................ 16
2.2 INSTALACION DE MANEJADOR DE BASE DE DATOS MySQL .......... 20 2.3 INSTALACION DE PHP ................................................................................ 25 2.4 INSTALACION DE SUGARCRM ................................................................. 28
3 INSTALACION DEL PAQUETE DE IDIOMA (ESPAÑOL) .............................. 34
4 MODULOS DE OPEN SOURCE SUGAR ............................................................ 37 4.1 HOME (Inicio) ................................................................................................. 37 4.2 MY PORTAL .................................................................................................. 38
4.3 CALENDAR (Calendario) .............................................................................. 42 4.4 ACTIVITIES (Actividades) ............................................................................. 45
4.5 CONTACTS (Contactos) ................................................................................. 48 4.6 ACCOUNTS (Cuentas) ................................................................................... 54 4.7 LEADS (Candidatos) ....................................................................................... 57
4.8 OPPORTUNITIES ........................................................................................... 59
4.9 CASES (Casos) ................................................................................................ 61 4.10 BUGS (Errores) ............................................................................................ 62 4.11 RSS (RDF Site Summary )........................................................................... 63
4.12 DASHBOARD MODULE (Modulo de Tablero) ........................................ 64
5 CREACIÓN DE USUARIOS EN SUGAR CRM .................................................. 67 6 CREACION DE UNA NUEVA MONEDA ........................................................... 71 7 DESVENTAJAS ENCONTRADAS EN LA UTILIZACION DE SUGARCRM . 74
8 APLICACIÓN DENTRO DE LA FCE .................................................................. 75 9 DOCUMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS ................................................. 77
9.1 TRANSACCIONES ........................................................................................ 78
INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Filosofía Empresarial centrada en el cliente .............................................. 12
Ilustración 2 Ciclo de vida CRM .................................................................................... 13
Ilustración 3 Instalación de Servidor Web ..................................................................... 17
Ilustración 4 Instalación de Servidor Web ..................................................................... 18
Ilustración 5 Instalación de Servidor Web ..................................................................... 19
Ilustración 6 Instalación de Servidor Web ..................................................................... 19
Ilustración 7 Instalación de Servidor Web ..................................................................... 20
Ilustración 8 Instalación de Servidor Web ..................................................................... 20
Ilustración 9 Instalación del manejador de bases de datos ............................................. 21
Ilustración 10 Instalación del manejador de bases de datos ........................................... 22
Ilustración 11 Instalación del manejador de bases de datos ........................................... 22
Ilustración 12 Instalación del manejador de bases de datos ........................................... 23
Ilustración 13 Instalación del manejador de bases de datos ........................................... 23
Ilustración 14 Instalación del manejador de bases de datos ........................................... 23
Ilustración 15 Instalación del manejador de bases de datos ........................................... 23
Ilustración 16 Instalación del manejador de bases de datos ........................................... 24
Ilustración 17 Instalación de PHP .................................................................................. 26
Ilustración 18 Instalación de Sugar ................................................................................ 28
Ilustración 19 Instalación de Sugar ................................................................................ 29
Ilustración 20 Instalación de Sugar ................................................................................ 29
Ilustración 21 Instalación de Sugar ................................................................................ 30
Ilustración 22 Instalación de Sugar ................................................................................ 31
Ilustración 23 Instalación de Sugar ................................................................................ 33
Ilustración 24 Instalación de Sugar ................................................................................ 33
Ilustración 25 Instalación de Sugar ................................................................................ 34
Ilustración 26 Instalación del paquete de idioma ........................................................... 35
Ilustración 27 Instalación del paquete de idioma ........................................................... 37
Ilustración 28 Menú inicio .............................................................................................. 38
Ilustración 29 Menú My portal ....................................................................................... 39
Ilustración 30 My portal ................................................................................................. 40
Ilustración 31 My portal ................................................................................................. 40
Ilustración 32 My portal ................................................................................................. 41
Ilustración 33 Menú calendario ...................................................................................... 42
Ilustración 34 Menú calendario ...................................................................................... 43
Ilustración 35 Crear llamada .......................................................................................... 44
Ilustración 36 crear reunión ............................................................................................ 45
Ilustración 37 Menú Actividades .................................................................................... 46
Ilustración 38 Crear tarea ............................................................................................... 47
Ilustración 39 Crear nota ................................................................................................ 48
Ilustración 40 Crear contacto .......................................................................................... 50
Ilustración 41 Contacto: tarjeta....................................................................................... 51
Ilustración 42 Lista de contactos .................................................................................... 53
Ilustración 43 Menú cuentas ........................................................................................... 54
Ilustración 44 Crear cuenta ............................................................................................. 55
Ilustración 45 Menú candidatos ...................................................................................... 57
Ilustración 46 Crear candidatos ...................................................................................... 58
Ilustración 47 Menú oportunidades ................................................................................ 60
Ilustración 48 Crear oportunidad .................................................................................... 61
Ilustración 49 Crear caso ................................................................................................ 62
Ilustración 50 Menú errores ............................................................................................ 63
Ilustración 51 Menú RSS o noticias ............................................................................... 64
Ilustración 52 Gráficos del menú tablero ....................................................................... 65
Ilustración 53 Grafico de todas las oportunidades.......................................................... 66
Ilustración 54 administración ......................................................................................... 67
Ilustración 55 Administración ........................................................................................ 67
Ilustración 56 Crear usuario ........................................................................................... 68
Ilustración 57 Descripción de usuario ............................................................................ 69
Ilustración 58 Vista de nuevo usuario ............................................................................ 70
Ilustración 59 Crear nueva moneda ................................................................................ 71
RESUMEN
Segar Open Source CRM es un software que desarrolla y aplica la filosofía
CRM dentro de una empresa, ayuda a identificar, controlar y llevar un
seguimiento de los clientes que posee una organización. Su objetivo principal
es mantener y reforzar las relaciones con los clientes más rentables.
Se puede observar que el incremento del conocimiento sobre los clientes
permite a las empresas establecer y mantener relaciones altamente
beneficiosas, al posibilitar la identificación de aquellos que aportan mayor
valor, por esta razón se observa la necesidad de aplicar Segar CRM en las
empresas para ayudar al manejo de quienes le generan utilidad a cualquier
organización: los clientes.
ABSTRACT
Sugar Open Source CRM is a software that develops and applies CRM
philosophy within a company, aid to identify, to control and to take a
pursuit of the customers that has an organization. Its primary target is to
maintain and to reinforce the relations with the most profitable customers.
The identification can be observed that the increase of the knowledge on the
customers allows the companies to establish and to maintain relations
highly beneficial, when making possible of which they contribute greater
value, therefore is observed the necessity to apply Sugar CRM in the
companies to help the handling of those who generates income to any
organization: the customers
INTRODUCCION
Segar CRM es un software que trabaja bajo la filosofía CRM, relación y
manejo de los clientes, se observó la necesidad de trabajar bajo este tipo de
plataformas, pues se considera que pueden brindar algún tipo de utilidad y
beneficio a los estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas.
Segar CRM fue trabajado gracias a una base de datos de clientes, diseñada e
incluida por las personas que realizaron la investigación pertinente, estos
registros permitieron observar su funcionalidad por medio de la
incorporación de cuentas (empresas) y algunas actividades tales como
llamadas, programación de reuniones, tareas asignadas, envío y recepción
de mail entre otras, esto para crear algún tipo de relación con empresas que
pueden llegar a ser aquellas con las que se realizan negociaciones de venta
de mercancía.
Este software nos permitió identificar el historial o el seguimiento que se
puede realizar a un cliente, sin embargo se ve la necesidad de realizar un
análisis totalmente independiente por medio del cual se puede llegar a
observar si los clientes están generando algún tipo de rentabilidad para la
empresa que lo utilice.
OBJETIVOS
Objetivo General
Aprender a manejar Segar CRM Open Source, software que aplica la
filosofía CRM, así mismo conocer sus componentes y su
funcionamiento, además de los beneficios que posee al aplicarlo
dentro de una empresa
Objetivos Específicos
Crear una empresa ficticia, que permita conocer el entorno que se
maneja a nivel empresarial donde se manejen cierta cantidad de
clientes.
Diseñar una base de datos que permita conocer la funcionalidad que
brinda el software.
Identificar la necesidad de la implementación de este software dentro
de una empresa.
Brindar a las directivas, monitores de la Unidad de Informática y
Comunicaciones y demás personas asistentes a la socialización, el
conocimiento adquirido sobre Segar CRM Open Source.
1 MARCO TEÓRICO
El reto existente al que se enfrentan la mayoría de las empresas es el de
cuidar la administración en relación con los clientes.
En el cambiante contexto en el que actualmente nos encontramos inmersos,
los clientes se han convertido en un activo fundamental del negocio, lo cual
ha provocado que la gestión de las relaciones con ellos sea cada vez de mayor
trascendencia. Esto ha obligado a las organizaciones a cambiar sus
estrategias de negocios y entre ellas las de marketing. Es por esta razón que
se ha pasado, en los últimos años, a adoptar un enfoque de marketing
diferente.
El enfoque utilizado años atrás, denominado marketing transaccional,
consistía en una administración de las relaciones con los clientes basadas en
el lanzamiento de productos en el mercado y la consecución de clientes que
los adquirieran y en donde prevalecían características como el
desconocimiento de la historia de las relaciones existentes, la existencia de
gran cantidad de clientes que reemplazarían al que se pierde, la mayor
economía de captar un cliente nuevo que mantener uno existente entre
otras.
Este enfoque, con el llegar de los años recientes, se ha visto insuficiente e
impotente para hacer frente a las exigencias que el contexto le reclama. Se
calcula que hoy en día es unas cinco veces más costoso adquirir un cliente
nuevo que mantener uno antiguo, entre otras cosas porque la diferenciación
de los productos se hace cada vez más escasa Es por ello que se ha dado
lugar a considerar un nuevo enfoque del marketing denominado marketing
relacional, el cual busca una gestión de las relaciones con los clientes más
estrecha, en donde existe una mayor interactividad con el cliente gracias a
una mayor comunicación con este, la satisfacción de necesidades tiende a ser
más individualizada según el tipo de cliente que se trabaje, se guarda un
registro de cada una de las operaciones efectuadas con los clientes para
mantener un archivo de sus características y preferencias, se dedica un
mayor tiempo para escuchar al cliente, se realiza una segmentación de
clientes en donde se da preferencia a los mejores y existe “exclusión” de los
menos convenientes a la organización. Las anteriores características
denotan una orientación más clara y más fuerte hacia el cliente en la cual se
evidencia el mayor énfasis puesto a la gestión sobre los clientes que a la
gestión sobre los productos.
Poco tiempo atrás se adoptaron estrategias para la retención de los clientes
por medio de la estrategia conocida como “tarjetas de fidelización” las cuales
incluían promociones y descuentos por la lealtad o fidelidad de los clientes y
acumulación de puntos para ser intercambiados por regalos. Hoy día los
resultados arrojados han sido pobres y se ha comprendido que las
estrategias para mantener las relaciones con los clientes deben ser más
fuertes, y para ello se debe recurrir a las tecnologías y filosofías existentes,
para este caso CRM1.
Así pues, el concepto de CRM aparece a mediados de los 90 y se estima que
en los próximos años se invertirán mucho dinero en soluciones CRM,
incluyendo software y servicios de consultoría.
El nacimiento Internet y el desarrollo de las telecomunicaciones ha reducido
el tiempo y la distancia a casi un valor de cero; las expectativas de los
clientes se han elevado a su más alta expresión De esta manera se ha vuelto
de una claridad innegable que la única manera para sobrevivir en el
mercado y mantener una ventaja competitiva, es estableciendo y
manteniendo unas relaciones de alto nivel de calidad con los clientes. Por lo
tanto, la consideración para adoptar una estrategia de CRM para mejorar
1 Tomado de CRM: tres estrategias de éxito. Estudio del EB Center.
las relaciones con el Cliente, se ha vuelto parte integral y obligada de
cualquier estrategia corporativa2.
En los últimos años las políticas de empresa han venido cambiando de
posiciones producto-céntricas a posiciones cliente-céntricas, para conseguir
adaptarse a los cambios que se están produciendo en los mercados
mundiales, como ya se mencionó; y aumentar su nivel de competitividad.
Estos cambios de política han venido guiados de la mano de la filosofía
CRM, que centra la atención de la empresa en la adquisición del máximo
conocimiento posible sobre sus clientes, en particular sobre los más
rentables, pudiendo así tratarlos de forma diferenciada y logrando
establecer relaciones duraderas.
¿PERO…….QUÉ ES CRM?
CRM (Customer Relationship Management) o la Gestión de las Relaciones
con el Cliente, es una "nueva" filosofía empresarial, que orienta las
estrategias de las organizaciones a reforzar y mantener las relaciones de la
empresa con los clientes, y más en concreto, a mantener y reforzar las
relaciones con los clientes más rentables.
En ocasiones se suele tomar como sinónimos el CRM y el marketing
relacional, lo cual es comprensible, ya que son filosofías que se centran en
los clientes. Sin embargo la filosofía CRM abarca además de tal estrategia
de marketing, el soporte informático que soporta y facilita el manejo de la
información emanada de la gestión de las relaciones con los clientes,
necesaria para su mejor conocimiento.
El incremento del conocimiento sobre los clientes permite a las empresas
establecer y mantener relaciones altamente beneficiosas, al posibilitar la
identificación de aquellos que aportan mayor valor.
2 LA PROMESA DE CRM – MONOGRAFÍAS.COM.HTML
La adopción de la filosofía CRM, por parte de una organización, requiere
cambiar las estrategias de negocio centradas en el producto, hacia una
nueva cultura empresarial centrada en el cliente (ver la Ilustración 1 Filosofía
Empresarial centrada en el cliente).
Ilustración 1 Filosofía Empresarial centrada en el cliente
En esta nueva filosofía se integrarán y automatizarán la fuerza de ventas,
los procesos de marketing y la atención al cliente. La integración y
automatización se consiguen gracias a la aplicación de la tecnología sobre la
información que se posee del cliente, mejorando así el conocimiento del
negocio. Por tanto, el objetivo es la creación de una plataforma común para
la actuación y comunicación con el cliente, desterrando las visiones
diferenciadas del mismo en los distintos departamentos de la empresa. Es
decir, una plataforma que aporte una imagen única de la organización de
cara al cliente y viceversa.3
La filosofía CRM se basa en obtener un conocimiento del cliente, que
permita tener una visión única del mismo y tratarlo de forma diferenciada,
en aras de lograr su fidelización. Este conocimiento se consigue gracias al
3 Martínez, García. José Agustín .CRM: la nueva filosofía empresarial centrada en el cliente.
procesamiento de la información de negocio que se posee del cliente y a la
realización de las acciones de marketing adecuadas al mismo. Se puede
decir, pues, que el desarrollo del ciclo de vida de una solución CRM se
compone, principalmente, de tres etapas:
Ilustración 2 Ciclo de vida CRM
1. La integración de los datos de negocio
Toda implantación de una solución CRM pasa por la agrupación e
integración en un único repositorio de datos, o Data Warehouse (DW)
corporativo, de los datos de negocio de los clientes que se encuentran
repartidos por los distintos sistemas de información corporativos y en los
canales de comunicación con el cliente. Por norma general, un DW maneja
un volumen importante de información, por lo que se necesitan bases de
datos de alta capacidad para su manejo. Es importante tener estructurado
convenientemente los datos del DW, para permitir la realización de análisis
de información eficaces.
2. El análisis de los datos de negocio (Business Intelligence) o CRM
Analítico:
A través de la información analizada de los clientes, se buscará su
segmentación, y a su vez ir encontrando esos medios de comunicación por los
cuales se llegará al cliente. Este análisis de los datos permitirá también
determinar qué clientes son los más rentables, evaluar su historial de
consumos, sus preferencias, aspiraciones, formas de negociar, etc. De esta
forma, las organizaciones serán capaces de averiguar qué productos ofrecer
a cada cliente, el canal por el que ofrecérselos y la tecnología a utilizar.
3. La explotación de los datos del negocio
Una vez alcanzado el conocimiento e identificación del cliente y su
diferenciación del resto, el objetivo es conseguir la adaptación de los
procesos de negocio, productos y servicios de la empresa a sus necesidades.
Esto se materializa en la identificación de una serie de actuaciones a
realizar sobre los distintos segmentos de clientes, a escala táctica y
estratégica
A medida que este proceso se lleva a cabo se irá manejando el CRM
Operacional, donde se diseñan, se ponen en marcha y se definen los canales
adecuados de comunicación con el cliente.
En la secuencia que se lleva a cabo este proceso la empresa va adquiriendo
un trato más directo en cuanto al manejo total de sus clientes, esto, con el
fin de garantizar una relación personalizada, que logre crear la fidelización
a medida del paso del tiempo.
En la actualidad gracias a tecnologías como el Internet, la demanda del
cliente por recibir atención individual, rápida, personalizada y obtener la
información que necesita, actualizada y en el momento en que la necesita, se
ha visto favorecida, pues este mismo, el Internet y las Nuevas Tecnologías
han convertido al CRM en e-CRM (Electronic Customer Relationship
Management). El e-CRM permite a empresas de cualquier tamaño y sector
ofrecer relaciones personalizadas con los clientes. Internet facilita el libre
flujo de la información de forma económica y personalizada, lo que convierte
a la red en un vehículo perfecto para el desarrollo del e-CRM.
Asimismo, la confluencia del mundo Internet con la movilidad física de los
usuarios posibilita adecuar y automatizar una estrategia de personalización
de servicios y contenidos individualizada, siguiendo la filosofía CRM, que
combine y asimile los beneficios del entorno Web con la disponibilidad y
accesibilidad de los dispositivos móviles (teléfonos entre otros...).
Sin embargo, aunque la tecnología sea la herramienta para el desarrollo de
la filosofía, nunca puede dejarse un proyecto CRM en manos de ella. A pesar
de lo que muchos piensan, debemos tener claro que CRM no es: un software,
un hardware, una página web, una nueva tecnología etc. Si fuese así, el
problema de conseguir relaciones recíprocamente beneficiosas con los
clientes sería bastante trivial. La experiencia nos demuestra que implantar
CRM es, por el contrario, una tarea compleja en la que hay que reunir en
una especie de conceptos variados como estrategia, procesos de negocio,
marketing, gestión de canales, precios, costes, nivel de servicio y gestión de
niveles de postventa.
La utilización de la filosofía CRM junto con la tecnología necesaria para su
funcionamiento organizacional otorga ventajas como las siguientes.
Conocimiento más profundo del cliente, lo cual permite un
tratamiento más certero al momento de ofrecerle soluciones.
Se mantiene centralizada toda la información de los clientes sin
importar el canal por el cual se adquirió, lo cual permite mantener
información actualizada y uniforme dentro de la organización.
Permite mantener disponible la información a los usuarios de esta
generando diferentes niveles de acceso a ella según sus
requerimientos.
Ayuda a percibir cualquier variabilidad en la satisfacción generada a
un cliente con la solución ofrecida y cualquier cambio en los gustos
que a través del tiempo se hayan podido generar en él.
Para el desarrollo de la filosofía CRM, se han creado diferentes software que
facilitan el control y manejo adecuado de los clientes; dentro de ellos se
encuentra Segar CRM, que será el objeto de estudio de este documento.
2 INSTALACIÓN DE SUGAR CRM
Como se dijo anteriormente para la utilizar de SugarCRM es necesario
tener instaladas algunas otras aplicaciones. Es por este motivo que en esta
sección del documento se indicará la manera de realizar la instalación de
estas aplicaciones complementarias.
2.1 INSTALACION DE SERVIDOR WEB APACHE
En primer lugar se guiaran los pasos a realizar para la instalación del
servidor Web Apache 1.3.33 el cual es la mejor versión existente de las
series 1.3 de apache
Paso 1
La descarga de esta aplicación es posible realizarla desde Internet. Para ello
diríjase a la página http://httpd.apache.org/download.cgi, la cual es la
sugerida por Sugarforce. La página mostrada es la siguiente:
Ilustración 3 Instalación de Servidor Web
En esta se muestran 2 versiones para la instalación de Apache de las cuales
fue escogida la versión 1.3.33 la cual es la mejor de la serie 1.3 y además es
la recomendada en la documentación de Sugarforce
Paso 2
Seguidamente, se mostrará el siguiente aviso. Se hace caso omiso de la
advertencia mostrada por tratarse de una descarga confiable y para este
caso guardamos el documento en el escritorio haciendo clic en el botón
guardar.
Ilustración 4 Instalación de Servidor Web
Nota: Un cuadro de dialogo similar a este se mostrará en la instalación de
MySQL y de PHP.
Una vez guardado aparecerá el instalador del programa sobre el escritorio,
señalado con el icono , al cual usted deberá hacer doble clic para ver el
asistente de instalación de Apache.
Nota: usted también podrid obviar el paso 2 haciendo clic en el botón abrir
del cuadro de dialogo anterior. De esta forma pasaría directamente del paso
1 al paso 3.
Paso 3
Desde acá comienza a correr la instalación normalmente. Se muestra el
asistente de instalación de Apache, el cual requiere leer y aceptar la
licencia, muestra generalidades de Apache.
También muestra y permite modificar el dominio del equipo servidor, su
nombre y una dirección de correo electrónico. Para ello introduzca los
siguientes datos:
Network domain: localhost
Server name: localhost
Administrator's E-mail: root@localhost
Solicita luego, el tipo de instalación que para este caso será típica, muestra y
permite modificar la ubicación de la carpeta; se recomienda dejar la que
viene por defecto es decir "C:/Archivos de Programa/Apache Group/". Una
vez se ha pasado por el asistente haga clic en el botón install. ¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia.
Ilustración 5 Instalación de Servidor Web
Ilustración 6 Instalación de Servidor Web
El asistente de instalación indica cuando llega está a su fin. ¡Error! No se
encuentra el origen de la referencia.. En este momento se debe hacer clic en
el botón finalizar. Para verificar que la aplicación se encuentra en
funcionamiento, abra el explorador y digite la dirección http://localhost si lo
hace desde el mismo equipo. Para verificar el funcionamiento desde otro
equipo conectado a la red digite la dirección http://(nombre del equipo). De
cualquiera de las dos formas debe aparecer una ventana similar a la
mostrada en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.
Ilustración 7 Instalación de Servidor Web
Ilustración 8 Instalación de Servidor Web
2.2 INSTALACION DE MANEJADOR DE BASE DE DATOS MySQL
Paso 1
La descarga de MySQL puede realizarse desde la página
http://dev.mysql.com/downloads/mysql/4.1.html que es la sugerida por Sugarforce.
Se despliega la ventana mostrada en la ¡Error! No se encuentra el origen de
la referencia. en la cual existe una serie de opciones de descarga para
diferentes sistemas operativo. Para trabajar con Windows diríjase a la parte
de abajo de la página y busque las descargas habilitadas para este sistema
operativo (Windows Download). Escoja la opción de Windows (x86) haciendo
clic sobre el vínculo “pick a mirror” para elegir el lugar de donde se desea
realizar la descarga. Para este caso en particular se escogió de México UAM.
Ilustración 9 Instalación del manejador de bases de datos
Paso 2
Similar a Apache, aparece un cuadro de dialogo como el mostrado en la
¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. e igualmente se guarda en
el escritorio del computador.
Una vez guardado aparecerá en el escritorio un archivo zip llamado “mysql-
4.1.10a-win32” el cual contiene el Setup de la instalación del programa.
Abra este archivo zip y corra la el Setup sin extraerlo haciendo doble clic
sobre él.
El Setup será extraído en una carpeta temporal.
Nota: usted también podría obviar el paso 2 haciendo clic en el botón abrir
del cuadro de dialogo anterior. De esta forma pasaría directamente del paso
1 al paso 3.
Desde acá comienza a correr la instalación.
Paso 3
Se abre el asistente de instalación de MySQL el cual pide el tipo de
instalación a realizar, para este caso típica y muestra la ubicación de la
carpeta del programa que será C:\MySQL\MySQL Server 4.1. haga clic en
el botón instalar cuando este aparezca y comenzará a correr la instalación.
Ilustración 10 Instalación del manejador de bases de datos
Ilustración 11 Instalación del manejador de bases de datos
Luego debemos crear una cuenta que administre la base de datos. Para ello
siga la secuencia dada en las siguientes ventanas.
Habilite la opción de crear una cuenta nueva y haga clic en siguiente
(¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.), luego digite el mail del
administrador, usuario “root”, de la base de datos e introduzca una
contraseña para él. Debe tener esta contraseña presente ya que será
solicitada en el momento de realizar la instalación de la aplicación
Sugarcrm.
Ilustración 12 Instalación del manejador de bases de datos
Ilustración 13 Instalación del manejador de bases de datos
Ilustración 14 Instalación del manejador de bases de datos
Ilustración 15 Instalación del manejador de bases de datos
Ilustración 16 Instalación del manejador de bases de datos
En la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia., finalice haciendo
clic en el botón correspondiente verificando antes que este habilitada la
casilla de verificación configure your MySQL Server now.
Paso 4
Una vez se hace clic en finalizar comienza a correr el asistente de
configuración de MySQL en el cual usted debe seleccionar las siguientes
opciones. También puede entrar a este asistente desde el menú inicio, todos
los programas, MySQL, MySQl Server 4.1, MySQL Server instante config
wizard
Elija la opción Detailed configuration para configurar un servidor
optimo en este equipo un servidor.
Elija la opción Developer machina para usar un nivel de memoria
bajo en esta máquina.
Elija la opción Multifuntional Database para optimizar el servidor
para el uso de transacciones rápidas del motor de almacenamiento
InnoDB y alta velocidad en el motor de almacenamiento MyISAM
Sobre la ventana InnoDB Tablespace Settings tan solo de clic en
siguiente ya que no se necesita ningún ajuste de configuración.
Elija la opción Decision Support (DSS)/OLAP. Esta se utiliza para
cuando el sistema solo tendrá que soportar un limitado numero de
conexiones.
Cerciórese de que la opcion Enable TCP/IP Networking se encuentra
habilitada y que el puerto dado por defecto sea 3306
Elija la opción Standard Character Set para manejar el inglés y otros
lenguajes de Europa Occidental.
Cerciórese que en el cuadro de dialogo Install as Windows Service se
encuentren activadas ambas casillas de verificación.
habilite la opción Modify Security Settings activando la casilla de
verificación y digite una contraseña que recuerde, con el fin de dar
seguridad a los ajustes o modificaciones de configuración.
2.3 INSTALACION DE PHP
Para la instalación de PHP diríjase a la página
http://www.php.net/downloads.php. Estando allí busque la opción de
Windows Binary y haga clic sobre PHP 4.3.10. zip package para descargar el
programa. Al igual que en los casos anteriores se abre una ventana
mostrando todos los lugares desde donde es posible realizar la descarga del
programa. Elija la opción que prefiera (se recomiendan países cercanos o
comunes). Para efectos de este documento se eligió México
Ilustración 17 Instalación de PHP
Paso 2
Se despliega el cuadro de dialogo preguntando que si se desea ejecutar desde
la página o guardar. Una vez guardado el archivo Zip en el escritorio
extraiga su contenido en C:/Program Files/Apache Group/Apache/. Una vez
extraído el contenido renombre la carpeta PHP 4.3.10 zip package A PHP
por simplicidad.
Ahora usted tendrá una carpeta de PHP con una ruta similar a la siguiente:
C:/archivos de programa/Apache Group/Apache2/php, la cual contiene los
archivos php.exe y magic.mime.
Paso 3
Configuraciones.
Abra el archivo C:/archivos de programa/Apache
group/apache/conf/httpd.conf en blok de notas y realice los siguientes
cambios.
Busque la línea
AddType application/x-tar .tgz”
e inserte la siguiente debajo de ella:
AddType application/x-httpd-php .php
Busque la linea
#LoadModule unique_id_module modules/mod_unique_id.so
e inserte las siguientes dos líneas debajo
LoadModule php4_module "C:/Program Files/Apache
Group/Apache/php/sapi/php4apache.dll
SetEnv PHPRC "C:/Program Files/Apache Group/Apache/php"
Busque la linea
ClearModuleList
e inserte la siguiente linea debajo
AddModule mod_php4.c
Lo anterior configura su webserver para reconocer archivos de PHP y para
analizarlos por consiguiente.
Después, usted necesitará hacer un cierto copiado del archivo:
Copie C:/archivos de programa /Apache
Group/Apache2/php/php4ts.dll en su sistema de directorios de
Windows. Generalmente C:/WINDOWS/system32/
Copie C:/archivos de programa /Apache Group/Apache2/php/
dlls/libmysql.dll en el mismo sistema de directorios de Windows.
Copie C:/archivos de programa /Apache Group/Apache2/php/php.ini-
dist a su directorio Windows. Generalmente C:/WINDOWS/ o
C:/WINNT/
Renombre el archivo php.ini-dist por php.ini, así usted tendrá la
siguiente ruta de archivo C:/WINDOWS/php.ini o C:/WINNT/php.ini.
De esta forma está listo para instalar Sugarcrm
2.4 INSTALACION DE SUGARCRM
Realice la descarga del demo de Sugarcrm versión 2.5.1 desde la página
http://www.sugarforge.org/frs/?group_id=6 (Ilustración 18) y seleccione el
link SugarSuite-Full-2_5_1b.zip. De nuevo se abre el cuadro de dialogo
desde donde se da guardar en el escritorio.
Ilustración 18 Instalación de Segar
Una vez guardad el archivo Zip en su escritorio cree una carpeta en
C:/Archivos de programa/Apache Group/Apache2/htdocs con el nombre
Sugarsuite.
Extraiga el contenido del archivo zip descargado en el escritorio en la
carpeta C:/Archivos de programa/Apache Group/Apache2/htdocs/Sugarsuite.
Ahora desde su navegador de Internet Visite la siguiente dirección:
http://localhost/sugarsuite/ y obtendrá la ventana mostrada en laIlustración
19:
Ilustración 19 Instalación de Segar
Allí seleccione el archivo index.php de tal forma que se despliegue la
ventana que se muestra en la ¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia.. Continue haciendo clic en el botón Start y visualizará en
pantalla cuadro mostrado en la ¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia..
Ilustración 20 Instalación de Segar
Ilustración 21 Instalación de Segar
Este muestra el primero de una serie de pasos necesarios para poner en
marcha la aplicación. Se solicita en este paso, verificar que cada uno de los
ítems listados se encuentre Ok con letras en color verde. Si no es así deben
tomarse las medidas que corrijan estos defectos de instalación. Si usted ha
seguido cuidadosamente el proceso de instalación descrito en esta guía
seguramente tendrá cada uno de los ítems marcados con Ok.
La advertencia mostrada en este cuadro se refiere a que la cantidad de
memoria mínima requerida para el funcionamiento de PHP debe ser 10Mb.
Por lo general en la configuración del archivo C:\Windows\php.ini es de 8
Mb. Para corregir esto realice lo siguiente:
Abra el archivo C:\Windows\php.ini
Encuentre la linea:
memory_limit = 8M ; Maximum amount of memory a script may consume
(8MB)
Cambiela por:
memory_limit = 10M ; Maximum amount of memory a script may
consume (10MB)
Ahora vaya al segundo paso realizando clic en el botón Next: Configuración
de la base de datos
Ilustración 22 Instalación de Segar
En este, usted debe introducir el nombre del servidor en el que se encuentra
corriendo el programa manejador de bases de datos MySQL. Si usted se
encuentra trabajando en red, no necesariamente debe tener la base de datos
en el mismo equipo donde tiene instalado el programa sugarcrm. Usted
puede correr el manejador de base de datos instalado en otro equipo tansolo
con indicar en este campo el nombre del equipo en el que se encuentra
instalado MySQL
Hasta el momento tan solo se ha instalado el programa MySQL pero no se
encuentra creada ninguna base de datos que complemente a Sugarcrm, por
tanto, habilite la casilla de verificación Create Database (cree una base de
datos) en introduzca un nombre para ella en el espacio Database Name.
Para efectos de este trabajo se nombró la base de datos Segar.
Ahora debe crear un nombre de usuario que administrará la Base de datos
Segar, para ello debe introducirlo en el campo User Name For Sugarcrm
asignarle una contraseña en el campo Password for Sugarcrm y confírmela
en el campo siguiente.
La casilla de verificación Drop and re-créate existing SugarCRM tables? solo
debe habilitarla si usted está seguro de querer borrar todos los datos que
puedan existir en una base de datos creada anteriormente para Sugarcrm.
Esta casilla solo se habilita si usted no está creando una nueva base de
datos.
Habilite la casilla de verificación Populate database with demo data? Para
llenar la base de datos con datos del demo.
En el campo Privileged Database User Name introduzca “root” el cual es el
usuario que tiene los permisos necesarios para crear bases de datos, tablas y
crear otros usuarios finalmente el espacio Privileged Database User
Password digite la contraseña del administrador de MySQL que usted le
asigno al usuario administrador de MySQL o “root” en la ventana xxxx
Nota: si aparece por defecto en este campo el nombre de usuario “root” deje
este mismo, no lo modifique.
Para evitar confusiones recuerde que el usuario “root” será un usuario que
administrará todas las bases de datos existentes dentro del programa
MySQL, por ello se llama el administrador del programa, mientras que el
usuario adminsugar creado en la instalación de Sugarcrm es un usuario que
será administrador tan solo de la base de datos Segar creada también en la
instalación de Sugarcrm y no tiene privilegios para administrar las demás
bases de datos existentes en MySQL.
Para pasar al tercer paso haga clic sobre el botón Next: Configuración de la
aplicación
Ilustración 23 Instalación de Segar
Usted encontrará la URL de la aplicación por defecto y deberá introducir la
una contraseña de administrador del Programa Sugarcrm en el campo
Sugarcrm admin. Password y confirmarla en el campo Re-type Sugarcrm
admim password.
Para pasar al cuarto paso haga clic en Next: Comprobación de la instalación.
Ilustración 24 Instalación de Segar
En este último paso el programa realiza y configura todos los archivos, bases
de datos tablas, etc., según lo indicado en los pasos anteriores. La ¡Error! No
se encuentra el origen de la referencia. muestra tan solo una parte del
cuadro mostrado. Haga clic en finísh y en ese momento la instalación se
habrá terminado con éxito. De inmediato se abrirá la ventana mostrada en
la Ilustración 25 en la cual debe digitar la contraseña de administrador de
Sugarcrm entrada en el paso 3.
Ilustración 25 Instalación de Segar
De esta manera usted entrará a la aplicación Sugarcrm.
3 INSTALACION DEL PAQUETE DE IDIOMA (ESPAÑOL)
Con la instalación de Segar CRM y su primera entrada a la aplicación se ha
podido notar que este se encuentra escrito y diseñado casi en su totalidad en
inglés. Sin embargo existen paquetes de idiomas adicionales que usted
puede adicionar al programa para que este se visualice en el
correspondiente a su región geográfica. Estos paquetes pueden ser
descargados de la página
http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=107819, en la cual
encontrará una serie de paquetes de idiomas susceptibles de ser adicionados
a la aplicación. Obviamente para en este documento se trabajará con el
paquete de idioma español que es el pertinente para la región geográfica
trabajada. Es necesario aclarar que estos paquetes no proporcionan una
traducción total de la aplicación.
Ilustración 26 Instalación del paquete de idioma
El procedimiento a seguir es el siguiente:
Seleccione de la lista presentada en la Ilustración 26 la descarga del
idioma español “SugarCRM – Colombian Spanish” haciendo clic sobre
“Download SugarSuite-2.5-lang-sp_co-2005-02-04.zip.zip”. Realizado
lo anterior se despliega una lista de lugares de donde es posible
descargar el paquete de lenguaje español.
Escoja uno de estos sitios. Puede guardarlo en su equipo (por ejemplo
en el escritorio) o ejecutarlo directamente tal como se vio en el proceso
de instalación de MySQL, PHP, Apache y Segar CRM.
Una vez lo haya descargado o haya decidido ejecutarlo directamente
encontrará un archivo .ZIP llamado “SugarSuite-2.5-lang-sp_co-2005-
02-04.zip.zip” el cual debe descomprimir en la raíz de la carpeta de
Segar CRM.
Verifique que se haya creado el archivo “sp_co.lang.php” dentro de la
carpeta include/language que se encuentra ubicada dentro de la
carpeta raíz de Segar CRM. También dentro de la carpeta raíz de
Segar CRM se encuentra otra carpeta llamada modules que a su vez
contiene otras carpetas que contienen los archivos de los módulos
existentes dentro de la aplicación Segar CRM. Dentro de cada una de
estas carpetas se haya otra denominada languages y es dentro de
esta última que se debe verificar que se encuentre el archivo
“sp_co.lang.php”.
Una vez revisado lo anterior debe configurar la variable de lenguaje
en el archivo config.php. Para ello vaya a C:/archivos de
programa/Apachegroup/apache/htdocs/sugarsuite/config.php. Estando
allí ubique la línea $languages = Array('en_us'=>'US English', la cual
es la que define el idioma ingles que viene predeterminado en la
aplicación Segar CRM. Remplace esta linea por $languages =
Array('en_us'=>'US English','sp_co'=>'Colombian Spanish',) . Sea muy
cuidadoso al realizar este tipo de cambios para que no produzca fallos
por daños involuntarios en el archivo config.php.
Finalmente diríjase a la página principal de la aplicación
(http://localhost/sugarsuite/index) y desde allí podrá escoger el idioma
instalado mediante la lista despegable language mostrada en la
¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..
Ilustración 27 Instalación del paquete de idioma
Ahora cuando usted ingrese a Segar CRM tendrá parte del programa en
español.
4 MODULOS DE OPEN SOURCE SUGAR
En la segunda parte el documento se encuentra una breve descripción de los
módulos con los que trabaja el software Segar Open Source, estos ayudan a
trabajar más eficientemente los grupos de barras de herramientas y
funciones con las que cuenta el software, aquellas necesarias para el diseño
de las tareas.
Open Source contiene doce módulos, que serán detallados a continuación:
4.1 HOME (Inicio)
Contiene en general un resumen de las próximas citas, posibles
oportunidades, casos abiertos o llevados a cabo, tareas asignadas,
Compañías o contactos susceptibles de realizar negocios (candidatos),
gráficos de ventas, y un calendario mensual. También incluye maneras
rápidas para el ingreso de datos y para agregar contactos. La etiqueta de
HOME, básicamente proporciona una descripción rápida de las tareas y
actividades del cliente, esto con el fin de llevar un control. Usted puede por
intermedio de este módulo realizar consultas de las actividades o eventos
prioritarios, así como también crear contactos, tarjetas de negocios, cuentas,
clientes, oportunidades, casos y errores. La forma de crear cada uno de los
anteriores, se indicara junto con su correspondiente modulo. La ventana del
módulo inicio es la siguiente:
Ilustración 28 Menú inicio
4.2 MY PORTAL
La etiqueta de My Portal, contiene una serie de métodos abreviados con los
cuales permite hacer conexión con direcciones Web que la empresa maneje,
es una forma simplificada de incluir y realizar consultas rápidas por medio
de Internet. Este portal es comúnmente usado para el envío de e-mail,
charla en foros, y otras aplicaciones web. Esto le permite a Segar Open
Source llegar a ser una interfase sencilla para la comunicación con el
cliente, demás personas u otras organizaciones que puedan generar algún
nivel de ayuda o asesoría a la empresa que maneja el software.
Ilustración 29 Menú My portal
Posee las siguientes opciones:
Crear sitios: A esta opción se puede acceder por medio del cuadro
superior izquierdo denominado “atajo” que aparece en pantalla
(Ilustración 29).
Ilustración 30 My portal
Allí se solicita información como nombre de la pagina, dirección
electrónica, por quién fue creado, tipo (es decir si es personal o global),
el sitio de ubicación (Placement). Con respecto a este ultimo existen 3
opciones:
a. Tab menú: Al seleccionar esta opción es posible acceder a la página
desde las pestañas de acceso a los módulos tan solo haciendo clic en la
pestaña correspondiente a la página, para este caso en la pestaña
FCE.
Ilustración 31 My portal
Note como ahora apareció una pestaña llamada FCE que anteriormente
no existía (ver flecha en Ilustración 31).
b. Shortcut menú: permite acceder a la página solo desde el módulo My
Portal. Se visualiza el nombre de la página en el mencionado cuadro
“atajo”
Ilustración 32 My portal
Note como ahora no aparece la pestaña pero si aparece el nombre de la
página en el cuadro.
c. Tab menú and Shortcut menú: acceso a la página se puede realizar
desde el módulo My Portal o desde cualquier otro modulo pues es una
combinación de las dos formas anteriores.
Una vez definido todo lo anterior haga clic en grabar y tendrá acceso a la
página Web introducida sin necesidad de abrir una ventana más.
Observe por ejemplo la página de la Facultad de Ciencias Económicas de
la Universidad Nacional de Colombia anclada dentro de la página de
Sugarcrm en la Ilustración 29.
Lista de sitios: aparece en la pantalla todos los registros de páginas
Web que han sido incorporados.
Observar todos los registros: En el momento de incorporar registros
aparece una casilla de verificación que permitirá hacer visible el sitio
en la pantalla de My Portal, el administrador puede activarla o
desactivarla.
Borrar los registros: se eliminan todos incorporados.
Todos los usuarios pueden tener acceso a este portal según las
especificaciones realizadas por el administrador y el personal encargado de
crear el sitio.
4.3 CALENDAR (Calendario)
Se pueden observar las actividades programadas, (por día, semana, mes y
año), tales como reuniones, tareas y llamadas. Este módulo permite llevar
una organización y coordinación en las actividades cotidianas llevadas a
cabo con los clientes.
Ilustración 33 Menú calendario
El calendario tiene cuatro opciones de visualización: días, semanas, meses y
años, las cuales son seleccionadas de acuerdo a las actividades que desee
relacionar. El formato de días es el que se muestra en la Ilustración 33 Menú
calendario. En este se pueden observar las horas verticalmente y las
actividades pendientes y/o por realizar para ese día, esto con el fin de
permitir un mejor registro y control de las mismas, también se incluye la
lista de las principales tareas a desarrollar, donde cada una de ella está
regida bajo un estricto control, posee dos opciones: tareas Completada o
tarea Aplazada, las cuales según su prioridad se da el orden requerido.
Ilustración 34 Menú calendario
En cada formato, existe una planeación de actividades, que son asociadas
automáticamente con los registros de llamadas, reuniones, tareas, notas,
recepción de email, entre otros. Con un clic se pueden editar estos registros
y existe la posibilidad de reprogramarlos. Esto se puede visualizar al lado
izquierdo de la pantalla, donde también existen los métodos abreviados para
realizar nuevos registros correspondientes a programación de llamadas y
reuniones y la opción de crear nuevas citas, especificando el tema, la fecha y
la hora pertinente.
A medida que se van observando las citas, reuniones, llamadas entre otras,
en la parte superior izquierda aparece el dato de los últimos registros
realizados, esto para facilitar las consultas rápidas.
La forma de crear una nueva llamada es la siguiente:
Diríjase al cuadro atajo y haga clic sobre crear llamada (créate cal)
Ilustración 35 Crear llamada
Se despliega la ventana mostrada en la Ilustración 35. Allí se deberán
introducir algunos datos como el asunto de la llamada, la fecha y hora, la
duración, el estado (entrante o saliente) (realizada, planeada o no realizada),
a quien se asigna, a que cuenta se asigna y una descripción ella. Los campos
marcado con un punto rojo son de obligatoria introducción.
Una vez introducidos los anteriores datos haga clic en grabar.
Similarmente se creará una reunión (Ilustración 36).
Ilustración 36 crear reunión
Note que los datos requeridos son casi los mismos. Se diferencia en que solo
se agrega la localización de la reunión y se suprime el campo de estado
entrante o saliente.
4.4 ACTIVITIES (Actividades)
Ofrece la posibilidad de crear y actualizar las actividades programadas, y la
búsqueda de las actividades existentes. La suite de Segar permite con este
módulo realizar una mirada más general a las reuniones, notas, llamadas, e-
mail recibidos, y tareas que se necesitan para tener un orden en el trabajo y
llevar un control apropiado.
Las tareas se programan para una fecha determinada
Las notas permiten capturar información para incluirla en los
archivos de los clientes.
La serie de llamadas permiten el contacto con el cliente
Las reuniones son como llamadas, pero también se permite indicar
la localización de las mismas.
E-mail permiten recibir y enviar mensajes. Existe la posibilidad de
usar el Outlook, instalando el SugarCRM’s Outlook Plug-In.
El módulo de Actividades permite crear nuevas llamadas, reuniones, tareas,
notas y correos electrónicos, para llevar un control sobre la base de datos de
los clientes. En la siguiente ilustración se puede visualizar la lista de
Tareas. En la parte superior derecha aparecen dos iconos, uno de Impresión
y otro de ayuda .
Debajo de la barra de título de las tareas, aparece una zona de búsqueda,
donde e permitirá de una manera rápida acceder a esas tareas programadas
anteriormente, esta búsqueda se puede realizar por el nombre de la tarea y
por el contacto.
Ilustración 37 Menú Actividades
Se mostró anteriormente como crear llamadas y reuniones. A continuación
se muestra la manera de crear tareas, notas y correos electrónicos.
Para crear una tarea nueva haga clic sobre el link crear tarea del cuadro
“atajo”
Ilustración 38 Crear tarea
Allí, se deben incorporar algunos datos, entre ellos: nombres y apellidos del
contacto causante de la tarea, fecha, asignado para quién (administrador u
otro), estado (Sin comenzar, en progreso, completa, en espera, y aplazada),
modificado por, prioridad (alta, media o baja) y quien creo la tarea.
Para crear notas se siguen pasos similares. Se debe incluir el asunto de la
nota, el contacto causante de la nota si lo hay y es posible adjuntar un
archivo a la nota.
Ilustración 39 Crear nota
4.5 CONTACTS (Contactos)
Esta vista nos permite conocer la lista de contactos y realizar una búsqueda
de los mismos. Con un clic se puede acceder a un contacto y ver en detalle
toda información relacionada con él, cuando se agrega un contacto se puede
realizar una conexión con las cuentas, oportunidades, casos y reportes de
clientes.
Los contactos son las personas con las que su organización hace los negocios.
Así como las cuentas, la suite de Segar permite llevar una variedad de
información para los contactos, tal como, nombres, direcciones, teléfonos,
email, entre otros datos. Usualmente los contactos son relacionados con la
Cuentas, aunque no es requisito fundamental para tenerlos en la base de
datos.
En la parte superior izquierda de la pantalla inicial del módulo de contactos
aparece el cuadro relacionado a continuación:
Aquí se pueden visualizar de una manera gráfica y explicativa, el
funcionamiento de este módulo, hace referencia a las siguientes opciones:
Crear un Contacto : esta opción da la posibilidad de incorporar nuevos
registros a la base de datos que tenga la empresa que maneje este
software, se solicita información relevante para la empresa, tal como:
nombres, apellidos, origen (hace referencia a si fue contactado por
una llamada, cliente existente, empleado, correo electrónico entre
otras), cargo, empresa, teléfonos, dirección, información de
localización tal como: dirección casa matriz, estado, país, código postal
etc., y por ultimo un espacio diseñado para información adicional. En
este ítem, existe la posibilidad de grabar y/o modificar información las
veces que sea necesario, con el fin de permitir una actualización de los
datos, y de la misma manera permite eliminarlos.
En la siguiente ilustración se presentan los ítems que se tienen en
cuenta para incorporar un contacto:
Ilustración 40 Crear contacto
Creación de Tarjetas: este ítem busca simplemente tener un control
sobre las personas que desean conocer algo referente a la compañía,
es un registro sencillo de datos, donde se incorporan aspectos como
nombre, teléfono, dirección, ubicación geográfica, estas tarjetas se
utilizan como referencia inicial para realizar algún tipo de negocio,
dentro de esta opción, se permiten crear algunos registros
seleccionados como creación de cuenta, o creación de citas, donde
fácilmente es asignable una cita para un próximo contacto directo con
esta persona.
Gráficamente se observa de la siguiente manera:
Ilustración 41 Contacto: tarjeta
Crear vCard : al habilitar esta opción aparece un recuadro con la
posibilidad de importar tarjetas de negocio, estas se pueden traer de
registros realizados por medio de Microsoft Office Outlook, hacen
referencia a archivos .vcf.
Este ítem se relaciona con el último del cuadro de dialogo presentado a la
explicación del inicio de este módulo, esta opción es Importar, SUGAR
OPEN SOURCE brinda unas serie de pasos para llevar a cabo este proceso,
el primero de ellos es definir el origen de los datos, gráficamente se puede
observar así:
Eligiendo el origen de los datos, se procede al paso 2, para ejemplificar este
proceso lo realizaremos importando de datos contenidos en el Outlook. Este
paso hace referencia a la ubicación del archivo:
Una vez definida la ubicación del archivo se permite la opción de ver los
campos que se relacionará y proceder a importarlos.
IMPORTAR
Finalmente, ya se incorporan los registros a la base de datos y se puede
empezar a trabajar con ellos.
Contactos: en este ítem se divide en dos secciones, la primera de ellas
hace referencia a la posibilidad de realizar una búsqueda rápida de
un contacto, sea por nombre, apellido o nombre de cuenta.
La segunda parte despliega una lista de todos los contactos
incorporados en la base de datos, especificando nombre, cargo, nombre
de cuenta y teléfono.
Ilustración 42 Lista de contactos
Estas tarjetas más conocidas como credenciales de negocio tiene la
oportunidad también de exportarse, esto con el fin de mantener
además de una base de datos totalmente sistematizada y
automatizada, poder tener estos registros en forma física.
4.6 ACCOUNTS (Cuentas)
Esta vista nos permite ver la lista de las cuentas y realizar una búsqueda de
las mismas. Las cuentas son las compañías con las cuales su organización
realiza negocios. Permite, así como los contactos, incorporar una serie de
información, como por ejemplo, el sitio Web o su página en Internet,
dirección de la casa matriz, número de empleados, y más datos.
Esta es la vista del módulo de cuentas de Open Source Segar CRM.
Ilustración 43 Menú cuentas
Este módulo se divide en varias partes, la primera de ellas, hace referencia
a una pequeña zona de búsqueda fácil para el acceso rápido a las cuentas, la
segunda es un listado completo de las cuentas, especificando nombre de la
cuenta, la ciudad en la que se encuentra ubicada y su correspondiente
teléfono, haciendo clic sobre cada una de ella se puede acceder a la
documentación total de la misma.
Así mismo, en la parte superior izquierda se encuentra un cuadro que nos
permite realizar las operaciones que se trabajan dentro de este módulo de
una manera abreviada.
Dentro de las opciones de este cuadro se encuentran:
Crear cuenta: esta opción permite realizar una documentación
completa de las cuentas, utilizando criterios como: datos generales,
entre los que los que se encuentran nombre, dirección, teléfono, sitio
Web, dueños, número de empleados, número de identificación a
término, industria, ingresos anuales, etc… así mismo existe la
posibilidad de incorporar dirección para una posible facturación o
para posibles envíos. Y por último un cuadro donde se pueden hacer
algunas anotaciones pertinentes.
Gráficamente se puede observar así:
Ilustración 44 Crear cuenta
Cuentas: Al hacer clic sobre esta opción abreviada aparece la misma
pantalla que se encuentra al habilitar el módulo de Cuentas, por lo
tanto el lector se puede remitir a la documentación inicial de este
módulo.
Importar: Open Source tiene la posibilidad de importar cuentas,
datos que se puedan encontrar en otro formato, para esto brinda una
serie de pasos para realizar este proceso.
El primer paso hace referencia a definir de donde provienen los datos;
es decir cuál es su origen, gráficamente:
En la primera opción se tiene la posibilidad de importar los datos de
la página de Internet www.salesforce.com, en ella se encuentran
habilitados unos datos para trabajar con el demo.
La segunda opción es traer archivos de Act! 2005, esta hacer
referencia, los archivos en formato valores separados por coma.
La tercera opción es Custom Comma Delimited File, archivos .csv.
La cuarta opción es Custom Tab Delimites File, archivos .tsv o .tab.
Eligiendo la opción se procede a realizar la importación de los datos,
según los archivos.* que se deseen trabajar.
4.7 LEADS (Candidatos)
Son las personas o compañías con las cuales la organización podría llegar a
hacer negocios en el futuro. Se podrían definir también como los pre-
contactos, una vez son evaluados se pueden convertir en contactos, con la
posibilidad de asociarse con las oportunidades y las cuentas. La ilustración
muestra el módulo de candidatos:
Ilustración 45 Menú candidatos
Como todos los módulos se dividen en varias partes, la primera de ellas
permite una búsqueda de fácil acceso para el administrador del software.
La segunda parte se compone del listado completo de candidatos,
especificando nombre, estado, nombre de cuenta, e-mail y teléfono.
También se encuentra un cuadro de métodos abreviados para acceder a las
opciones de este módulo.
Crear candidato: Para incorporar un candidato a la lista, se deben
tener en cuenta de dónde proviene y señalarlo en el momento de su
registro en la base de datos, existen varias posibilidades, tales como
una llamada, un cliente existente, empleado, socio, conferencista,
comerciante, sitio Web, amigo, y otros. Así mismo se le debe asignar
un status o estado, que hace referencia a si es nuevo, asignado, en
proceso, convertido, reciclado o muerto. Es decir, si existe la
posibilidad futura de hacer un contacto con este candidato.
También se incorporan datos generales como: nombres, teléfonos,
direcciones, entre otros, información de localización e información
descriptiva.
Ilustración 46 Crear candidatos
Para las ultimas opciones: candidatos, (muestra el pantallazo inicial) e
Importar (muestra las opciones de importar datos al igual que las cuentas)
la información se relaciona con la ya mencionada.
Así mismo hay que aclarar que en la parte media izquierda existe la
oportunidad de incorporar candidatos de una manera ágil y rápida con
siguiente cuadro de dialogo.
4.8 OPPORTUNITIES
Las oportunidades se refieren a llevar un proceso de venta o la prestación de
un buen servicio a un cliente potencial y/o contacto.
Una vez el proceso de venta ha comenzado con un candidato, el candidato se
convierte en un contacto, y la posibilidad de ser una cuenta (empresa con la
cual se realicen negocios de aquí en adelante).
Las oportunidades ayudan a manejar sus procesos de venta identificando
varios atributos en la misma, como por ejemplo: nivel de ventas,
probabilidad de cerrar la venta, suma o cantidad de dinero del trato o venta,
y más información.
Ilustración 47 Menú oportunidades
Al igual que los demás módulos posee la zona de búsqueda y el listado
completo de las oportunidades. Para la incorporación de nuevos registros se
puede realizar a través del cuadro que aparece en la parte media izquierda o
por la opción abreviada de crear oportunidad:
Aquí se incorpora el nombre de la oportunidad, se relaciona con la posible
cuenta, el tipo (negocio existente o nuevo negocio), el origen, almoneda en la
cual se puede realizar el proceso, el monto, la fecha esperada de cierre, la
probabilidad de ocurrencia, el estado de ventas (prospecto, calificación,
necesita análisis, proporción de valor, toma de decisión, propuesta opcional,
si es ganado o perdido el proceso), y finalmente una pequeña descripción de
lo que pueda ofrecer la oportunidad para la organización.
Ilustración 48 Crear oportunidad
Por último, este módulo también contiene las opciones de importar datos,
con los pasos antes mencionados en las cuentas.
4.9 CASES (Casos)
Los casos son independientes entre el departamento de ventas y el
departamento de servicio al cliente. Los casos ayudan a los representantes
del servicio al cliente al manejo y soporte de problemas e inquietudes que se
presenten, en cuanto a información, tal como prioridad y realización de
actividades.
A estos casos se les puede asignar una prioridad alta, media o baja, para de
esta forma empezar a trabajar sobre ellos según su nivel de importancia.
Esta vista permite incluir casos, actualizarlos, borrarlos, realizar búsqueda
sobre los mismos, trae también dos iconos para imprimir y consultar alguna
ayuda que se requiera. Gráficamente:
Ilustración 49 Crear caso
Se puede decir que este módulo, ayudará a dar solución a las quejas,
solicitudes y reclamos que hagan los clientes, procurando resolverlos en el
menor tiempo posible, a través de su adecuada y completa documentación.
Esto le permitirá a la empresa operar eficaz y eficientemente y creará la
posibilidad de generar valor agregado para sus clientes
4.10 BUGS (Errores)
El módulo de errores son los posibles defectos o rasgos asociados con el
diseño del software. Estos se pueden rastrear, manejar y controlar por
medio de esta vista. Así como en varios módulos se les asigna una prioridad
tal como urgente, alta, media o baja, según la peligrosidad que implique. De
igual forma se les asigna también un status que se caracteriza por ser
nuevo, cerrado, pendiente, rechazado etc. Y también una resolución, que
identifica si fue aceptado, duplicado, fuera de daros o invalidado. Todo esto
según la objetividad del administrador de la base de datos.
Por medio de esta vista también se pueden generar reportes sobre estos
errores.
Ilustración 50 Menú errores
4.11 RSS (RDF Site Summary )
Gracias a que Segar CRM, se encuentra directamente relacionado con el
internet, en este módulo se puede acceder a las noticias más actuales acerca
de negocios nacionales e internacionales, aparece el vínculo para conectarse
con tan solo un clic y acceder a la noticia. A su vez señala la hora, día y
fecha en que fue publicado el artículo.
Ilustración 51 Menú RSS o noticias
4.12 DASHBOARD MODULE (Modulo de Tablero)
En este módulo se pueden observar cuatro dibujos o mapas gráficos. El
primero de ellos es un gráfico de barras horizontales que muestra el estado
de ventas, el segundo grafico muestra la cantidad de oportunidades que se
han tenido hasta la fecha y demuestra si se ha aprovechado o no, estas por
origen y resultado, identificándolas por colores, el rojo permite ver las que se
cerraron perdiendo, las verdes aquellas que fueron exitosas y el azul,
permite ver aquellas oportunidades que por alguna u otra razón no se
tuvieron en cuenta. El tercer gráfico permite ver el resultado de
oportunidades de ventas por mes. El cuarto grafico es un diagrama de pastel
que muestra la cantidad de oportunidades acumuladas gracias a los
candidatos identificados dentro de la base de datos.
Ilustración 52 Gráficos del menú tablero
Cada diagrama puede personalizarse de acuerdo a las necesidades del
administrador con el botón de edición, ubicado en la parte superior derecha
del gráfico, inmediatamente aparecerá un cuadro de dialogo donde se
identifican los parámetros del gráfico, tales como: rango de fechas, los
usuarios que se relacionan, las fases de venta a analizar y los precontactos y
1
2
3
4
las nuevas oportunidades para la empresa.
Por ejemplo se puede identificar qué cliente nos está brindando mayores
oportunidades de negocio, el gráfico que arrojaría sería el siguiente:
Ilustración 53 Grafico de todas las oportunidades
5 CREACIÓN DE USUARIOS EN SUGAR CRM
En la parte superior derecha de la ventana de Segar CRM usted encontrará
el usuario con el cual se encuentra trabajando. Para el caso mostrado en
este documento se está trabajando con el usuario “admin” el cual es el
usuario administrador del programa o el usuario que posee todos los
privilegios.
Ilustración 54 administración
Al Hacer clic sobre este usuario usted podrá visualizar la ventana mostrada
en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.51.
Ilustración 55 Administración
Aquí se visualizan varias alternativas que mas adelante serán explicadas.
Para el caso que concierne a esta sección en particular note que de nuevo se
encuentra el cuadro “Atajo” donde existe la opción de crear un nuevo
usuario. Haga clic allí y obtendrá la ventana mostrada en la
52
Ilustración 56 Crear usuario
En esta ilustración se muestran todos los campos en los que se introduce
información básica del nuevo usuario a crear. Las dos partes básicas de esta
ilustración están dadas por el primer y último recuadro. En el primero se
solicita incorporar la información básica del usuario como lo son el nombre
el apellido y el nombre de usuario a utilizar. En el ultimo se seleccionan
cuáles serán los módulos del programa a los cuales este usuario no tendrá
acceso (para este caso se restringirá el acceso a los módulo de contactos y de
cuentas) . Una vez dados todos estos datos de clic en el botón grabar de la
parte superior y llegará a la pantalla mostrada en la 53.
Ilustración 57 Descripción de usuario
En esta pantalla diríjase al botón cambiar clave para incorporar una clave
de acceso al usuario creado. Un nuevo cambio de clave podrá ser hecho por
el administrador o por el usuario creado. De esta manera se podrán crear
todos los usuarios que sean necesarios.
Ilustración 58 Vista de nuevo usuario
La Ilustración 58 muestra el inicio de sesión desde el perfil del nuevo usuario
creado. Note que en el paso mostrado en la ¡Error! No se encuentra el origen
de la referencia. se restringió el acceso a los módulos de cuentas y contactos,
y en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. se ve como dejan
de aparecer estos módulos en las pestañas de acceso a módulos del usuario
creado. De esta forma el usuario tiene absolutamente restringidos los
derechos de creación, edición y eliminación de cuentas y contactos.
6 CREACION DE UNA NUEVA MONEDA
Al igual que la creación de un usuario será el administrador del programa
quien tenga los privilegios para crear una moneda. Para tal fin, se debe
hacer clic sobre el link “admin.” Como se muestra en la 1 de tal forma que se
despliegue la ventana mostrada en la ¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia. y estando allí nuevamente clic sobre el link monedas.
Ilustración 59 Crear nueva moneda
La Ilustración 55 muestra la ventana que permite la inserción de monedas.
Usted solo debe ingresar los datos requeridos como el nombre de la moneda
(peso, dólar, euro u otra) una tasa de conversión (utilizada para realizar la
conversión a la moneda principal en caso de eliminación), su estado (activa o
inactiva), el símbolo ($, u$) y el código ISO 4217 correspondiente a la
moneda. Luego de esto de clic en grabar y podrá empezar a trabajar con ella.
A continuación se insertan a manera de información los códigos ISO 4217 de
las monedas del mundo.
A continuación, los códigos de las monedas, por orden alfabético:
* AED Dirham de los Emirates Arabes
Unidos
* AFN Afghani
* ALL Lek de Albania
* AMD Dram Armenio
* ANG Guilder de la Antillas
Holandesas
* AOA Kwanza de Angola
* ARS Peso argentino
* AUD Dólar australiano
* AWG Guilder de Aruba
* AZM Manat de Azerbayán
* BBD Dólar de Barbados
* BDT Taka de Bangladesh
* BGN Lev de Bulgaria (desde el 5 de
julio de 1999)
* BHD Dinar de Barain
* BIF Franco de Burundi
* BMD Dólar de Bermuda
* BND Dólar de Brunei
* BOB Boliviano de Bolivia
* BRL Real de Brazil
* BSD Dólar de Bahamas
* BTN Ngultrum de Bhután
* BWP Pula de Botswana
* BYR Ruble de Bielorrusia
* BZD Dólar de Belize
* CAD Dólar de Canada
* CDF Franco Congolés
* CHF Franco suizo
* CLP Peso chileno
* CNY Yuan (Renminbi) de China
* COP Peso Colombiano
* CRC Colón de Costa Rica
* CSD Dinar serbio
* CUP Peso cubano
* CVE Escudo de Cabo Verde
* CYP Libra de Chipre
* CZK Corona (Koruna) checa
* DJF Franco de Yibuti
* DKK Corona (Krone) danesa
* DOP Peso dominicano
* DZD Dinar de Argelia
* EEK Corona (Kroon) de Estonia
* EGP Libra Egipcia
* ERN Nakfa de Eritrea
* ETB Birr de Etiopia
* EUR Euro europeo
* FJD Dólar de Fidyi
* FKP Libra de las Islas Malvinas
* GBP Libra británica (Sterling)
* GEL Lari de Georgia
* GHC Cedi de Ghana
* GIP Libra de Gibraltar
* GMD Dalasi de Gambia
* GNF Franco Guineano
* GTQ Quetzal Guatemalteco
* GWP Peso de Guinea-Bissau
* GYD Dólar de Guyana
* HKD Dólar de Hong Kong
* HNL Lempira de Honduras
* HRK Kuna de Croacia
* HTG Gourde de Haiti
* HUF Forint de Hungría
* IDR Rupia de Indonesia
* ILS Shekel israeli
* INR Rupia india
* IQD Dinar iraquí
* IRR Rial iraní l
* ISK Corona (Krona) Islandesa
* JMD Dólar de Jamaica
* JOD Dinar de Jordania
* JPY Yen Japonés
* KES Shilling de Kenia
* KGS Som de Kirguistán
* KHR Riel de Cambodia
* KMF Franco de Comores
* KPW Won de Corea del Norte
* KRW Won de Corea del Sur
* KWD Dinar kuwaití
* KYD Dólar de las Islas Caimán
* KZT Tenge de Kazajistán
* LAK Kip de Laos
* LBP Libra libanesa
* LKR Rupia de Sri Lanka
* LRD Dólar de Liberia
* LSL Loti de Lesoto
* LTL Litus de Lituania
* LVL Lats de Letonia
* LYD Dinar libio
* MAD Dirham de Marruecos
* MDL Leu de Moldavia
* MGA Ariary de Malagasy
* MGF Franco de Malagasy
* MKD Denar de Macedonia
* MMK Kyat de Myanmar (Birmania)
* MNT Tugrik de Mongolia
* MOP Pataca de Macau (...)
* MRO Ouguiya de Mauritania
* MTL Lira de Malta
* MUR Rupia de Mauricio
* MVR Rufiyaa de las Islas Maldivas
* MWK Kwacha de Malawi
* MXN Peso mejicano
* MYR Ringgit de Malaisia
* MZM Moazambique Metical
* NAD Dólar de Namibia
* NGN Naira de Nigeria
* NIO Córdoba Oro nicaragüense
* NOK Corona (Krone) noruega
* NPR Rupia de Nepal
* NZD Dólar de Nueva Zelandia
* OMR Rial de Omán
* PAB Balboa Panameño
* PEN Nuevo Sol de Perú (...)
* PGK Kina de Papua Nueva Guinea
* PHP Peso Filipino
* PKR Rupia paquistaní
* PLN Zloty polaco
* PYG Guarani de Paraguay
* QAR Rial de Qatar
* ROL Leu de Rumania
* RUB Rublo Ruso
* RWF Franco de Ruanda
* SAR Riya de Arabia Saudi
* SBD Dólar de las Islas Salomón
* SCR Rupia de Seychelles
* SDD Dinar sudanés
* SEK Corona (Krona) sueca
* SGD Dólar de Singapur
* SHP Libra de Santa Helena
* SIT Tolar esloveno
* SKK Corona (Koruna) eslovaca
* SLL Leone de Sierra Leone
* SOS Shilling de Somalia
* SRD Dólar de Surinam (desde el 1 de
enero de 2004)
* STD Dobra de San Tome e Principe
* SVC Colón del Salvador
* SYP Libra de Siria
* SZL Lilangeni de Suazilandia
* THB Baht de Tailandia
* TJS Somoni de Tadyikistán
* TMM Manat de Turkmenistán
* TND Diner tunecino
* TPE Escude de Timor Oriental
* TRL Lira Turca
* TTD Dólar de Trinidad y Tobago
* TWD Dólar de Taiwán
* TZS Shilling de Tanzania
* UAH Hryvnia ucraniano
* UGX Shilling de Uganda
* USD Dólar estadounidense
* UYU Peso Uruguayo
* UZS Sum de Uzbekistán
* VEB Bolívar venezolano
* VND Viet Nam Dong
* VUV Vanuatu Vatu
* WST Tala de Samoa
* YER Rial de Yemen
* ZAR Rand Sudafricano
* ZMK Kwacha de Zambia
* ZWD Dólar de Zimbabue
7 DESVENTAJAS ENCONTRADAS EN LA UTILIZACION DE
SUGARCRM
Los casos no se encuentran directamente relacionados con los clientes, razón
por la cual, podría llegarse a ignorar una queja o reclamo realizado por uno
de ellos. Estos como se sabe, son una parte fundamental del conocimiento
del cliente, en lo que hace bastante énfasis la filosofía CRM
La filosofía CRM propone que dentro del proceso de consecución, análisis de
conveniencia, mantenimiento, fidelización o corte de relaciones con un
cliente se debe tener en cuenta la rentabilidad que este cliente le esté
brindando a la empresa. Para tal efecto Sugarcrm debería permitir la
inclusión de datos de costo de ventas arrojada por la contabilidad
administrativa de la compañía para realizar este análisis. Sin embargo este
proceso no es brindado por el software.
Es limitada la generación de informes con que cuenta el software. Por
ejemplo sería útil realizar una consulta de los negocios que se han finalizado
con éxito (denominados Ganados por el programa) durante el último año y
que generará tal información a manera de informe, pero no se cuenta con un
módulo para tal efecto. Sin embargo si es posible encontrar gráficos, con los
cuales es posible realizar ciertos análisis que pueden no llegar a ser los que
una aplicación de CRM debe brindar.
8 APLICACIÓN DENTRO DE LA FCE
Por tratarse de un software que se encuentra dirigido a la aplicación de la
filosofía CRM, la cual es aplicada en entidades generalmente con ánimo de
lucro y que realizan transacciones comerciales de compra y venta, el
software sugarcrm no es muy aplicable como para considerar su instalación
y operación dentro de la FCE. Sin embargo por tratarse de una aplicación
que permite aplicar una filosofía relacionada, en especial, con la
administración de empresas y por ende con las ciencias económicas parece
viable la implementación dentro de la UIFCE con fines académicos, más si
se tiene en cuenta que es un programa perteneciente a la filosofía GNU o
software libre y no representaría ningún costo para la UIFCE su
instalación. Así mismo los demás requerimientos del programa como lo son
el servidor Web, el manejador de base de datos y el PHP son de libre
adquisición y se encuentran en Internet.
La forma de dar a conocer la aplicación a los estudiantes interesados se
puede realizar de dos maneras:
La primera es incluyendo el proceso de instalación, de forma tal que un
estudiante pueda observar la manera de instalar una aplicación de “tres
capas” y observe las diferencias existentes entre esta y la instalación de un
software convencional en el que el asistente de instalación indica los pasos a
seguir y que por lo general tan solo requiere hacer clic en el botón siguiente.
La desventaja principal de esta opción es el exceso de espacio ocupado en los
equipos de sala que generaría la instalación de los programas requeridos
para correr la aplicación.
La segunda opción es mencionar el proceso de instalación del programa pero
no ejecutarlo. De esta manera la aplicación no se encontrará instalada en
todos los computadores de sala, pero por tratarse de un software
multiusuario, al que se accede a través de Internet Explorer se podrá
acceder por medio de esta herramienta creando uno o varios usuarios
manejadores de sugarcrm.
El desarrollo del curso se realizaría de la siguiente manera:
1 hora: Charla acerca de la filosofía CRM Y GNU
2 horas: Proceso de instalación de Apache, PHP, MySQL y la aplicación
como tal.
3 horas: Conocimiento de los menús del programa
2 horas: Introducción de datos para poblar base de datos (ejercicio en clase).
1 hora: Visualización de resultados
1 hora: desarrollo de ejercicio
El tiempo de duración del curso estimado en 10 horas, es un estimativo de lo
que se cree justo para un conocimiento a grandes rasgos del programa. Sin
embargo por desconocimiento del tiempo real necesario para dar los
anteriores temas se colocará una duración de 12 horas en su publicidad.
Lo anterior suponiendo que se toma la opción que incluye completo el
proceso de instalación.
El objetivo del curso será dar a conocer al estudiante una alternativa de
aplicación de la filosofía CRM, de tal forma que pueda ser empleado en el
momento que su vida profesional lo requiera.
9 DOCUMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS
Teniendo en cuenta que ya se conoce cómo se incorporar nuevos usuarios,
ahora la función es incorporar datos al software.
Para iniciar la documentación de la base de datos de Segar CRM Open
Source, se realizarán casos o ejercicio prácticos, donde se describirán
pequeñas transacciones y se procederá a incorporar los respectivos registros
a la base de datos, así pues con una mínima de treinta transacciones
aproximadamente se permitirá conocer la funcionalidad del software y
observar los resultado que puede arrojar.
Para empezar se ha visto al necesidad de incorporar cuentas (Empresas con
las cuales se pueden hacer negocios), con base a estas se plantean las
diferentes negociaciones que puede hacer nuestra empresa. Para esto se
consultó las páginas amarillas y se incorporaron registros reales de
almacenes de deportes, que serán la base para la documentación y
conocimiento más a fondo del software.
Así pues, por decisión del grupo de investigación, se trabajará bajo el
supuesto de que hemos creado una empresa, ésta se denomina Almacenes
Deportivos “LEYSER”, dedicada a la comercialización de artículos
deportivos, realiza transacciones con empresas de Bogotá, Cali, Medellín,
Bucaramanga y Barranquilla, estas empresas proveen de materiales
deportivos a “LEYSER” y así mismo, se venden a otras entidades, con todas
estas compañías se concretan negocios, llamadas, reuniones, se asignan
tareas, se envían notas, e-mails, entre otras actividades que se manejan
dentro del Segar CRM Open Source.
Basándonos en la siguiente corta lista de precios, hemos decidido plantear
las transacciones:
LISTA DE PRECIOS ALMACENES LEYSER
ARTICULO VALOR
Uniformes Equipos Colombianos 55.000
Sudaderas 85.000
Balones de baloncesto marca Spalding 75.000
Balones de Fútbol Marca Golty 60.000
Raquetas de Tenis marca Wilson 150.000
Guayos 110.000
Camisetas deportivas manga ziza 45.000
Equipo de Natación 60.000
Camisetas Equipo de Futbol Colombiano 85.000
Camisetas Equipo de Futbol Extranjero 120.000
Balón de Voleibol 50.000
Banca para pesas 460.000
Bicicleta Spining 600.000
Gorras Nike y Adidas 15.000
Patines 60.000
Equipo de protección Patinaje 40.000
Palos de golf 100.000
9.1 TRANSACCIONES
1. Se estudió el mercado y se encontraron veinte empresas (hasta el
momento) que pueden ser las mayores proveedoras y compradoras de
artículos deportivos, se incorporaron a la base de datos por medio del
módulo de cuentas.
2. Durante 5 y 6 de mayo nuestra compañía participó a feria deportiva
organizada en Corferias. Allí se conoció al señor Julio Neira quien era
el representante de Artículos Deportivos Spalding y manifestó estar
interesado en la compra de 80 uniformes de equipos colombianos a
$55000 c/u. Nos pidió hacer el contacto con el Señor Andrés Romero el
día 9 de mayo. (En este momento la cuenta se constituye como una
oportunidad en prospecto). El 9 de mayo se realizó llamada y se
acordó llevar a cabo visita el 14 de mayo con cotización oficial en las
instalaciones de Spalding. El 14 de mayo se realizó la reunión y se
acordó la venta de 90 Uniformes a $55000 c/u.
3. El día 1 de Junio se recibió una llamada al señor Jaime Rojas,
Gerente General de Atlanta Deportes, esta con el fin de realizar una
cotización para la posible adquisición de 200 sudaderas, el precio
ofrecido por “Almacenes Leyser” es de $85.000 c/u. Nuestra empresa
le proporcionó la información y se programó una llamada saliente
para conocer la decisión del señor Rojas en el transcurso de los dos
próximos días, el día 3 de Junio se realizó la llamada y se concretó
una reunión para el día 6 de Junio con el fin de realizar la
negociación, está en las instalaciones de Atlanta Deportes Carrera 10
Nº 18-64 Piso 3. Desafortunadamente al señor Rojas, se le presentó
un inconveniente y tuvo que salir del país urgente, razón por la cual
se recibió un e-mail informando este hecho, él solicitó que fuera
cambiada la fecha de la reunión para el día 9 e Junio, así mismo,
Almacenes Leyser, envió un e mail, confirmando la nueva reunión. La
reunión se realizó y se concretó el negocio. Llevado a cabo por
$17’000.000. fue un negocio exitoso y convirtió al señor Rojas en
cliente de la empresa.
4. Almacenes Faby Sport, solicitó la siguiente información a Almacenes
Leyser sobre estos artículos deportivos:
CANTIDAD ARTICULO DEPORTIVO
50 Balones de baloncesto marca Spalding
80 Raquetas de Tennis
120 Guayos
15 Camisetas deportivas manga ziza
El señor Barragán, dueño de la empresa, solicitó una cotización de los
anteriores artículos, el día 4 de junio, esta información le fue
proporcionada por una llamada que realizó el señor Sergio Rodríguez
el día 5 de junio, gerente comercial de Almacenes Leyser, le comentó
que los precios son:
CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL ARTICULO DEPORTIVO
50 75.000 c/u 3’750.000 Balones de baloncesto marca Spalding
80 150.000 c/u 12’000.000 Raquetas de Tennis marca Wilson
120 110.000 c/u 13’200.000 Guayos
15 45.000 c/u 675.000 Camisetas deportivas manga ziza
Esto para un total de $29’625.000, se le dio a conocer esta cifra al
señor Barragán y aceptó el negocio. Trato cerrado. Esta transacción se
efectuó el día 10 de Junio.
5. El día 15 de Junio se recibió una llamada del señor Barragán, esta
con el fin de informarles a Almacenes Leyser los defectos que tenían
en costura las camisetas deportivas, razón por la cual se incorporó al
módulo de casos de software que se maneja, así pues, se le asignó una
prioridad alta debido a que el valor de la compra fue relativamente
alto y es necesario lograr fidelizar a los clientes con el buen servicio y
excelente calidad de los productos, se programó una visita/reunión
con Faby Sports para el día 20 de Junio con el fin de realizar la
verificación de la mercancía y estudio de su posible cambio.
Se llamó para la confirmación de la cita el día 17 de Junio y se
procedió a realizar los respectivos cambios.
6. Se realizó una visita el día 2 de Junio a la señorita Adriana Rojas,
dueña de Balones ABC Cosmos, con el fin de darle a conocer los
diferentes productos que posee para la venta Almacenes Leyser. Ella
se notó interesada por los productos ofrecidos, se acordó el estudio
pertinente de las propuestas y más adelante devolver la llamada para
un posible acuerdo.
7. El día 10 de Junio se recibió la llamada de la señorita Adriana Rojas,
informando a Almacenes Leyser, que desea realizar una compra de
120 balones marca Golty, realizó la cotización pertinente del caso y
cada Balón sale por $60.000, la venta se cerró exitosamente por
$7’200.000.
8. El día 13 de Junio se recibió una llamada de la auxiliar del señor
Mario Cabrera, dueño de almacenes Hobby Center, quien se
encuentra interesado en comprar 50 pares de patines, con sus
respectivos equipo de protección, es decir por cada kit, se hace la
cotización de $100.000, el señor Mario Cabrera, quedo en concretar
una reunión para cerrar la venta.
La reunión se programó para el día 20 de Junio, , día en el cual no se
cerró la venta por inconformidad en el precio, por parte del señor
Cabrera.
9. El día 14 de Junio, se recibió una llamada del señor Francisco
Heredia, dueño de Totaca Sport, desea comprar 50 camisas de
Atlético Nacional, la reunión para cerrar la transacción fue el 20 de
Junio, caso cerrado exitoso. $85.000 c/u Total de la transacción
$4’250.000.
10. El día 15 de Junio Almacenes Leyser realizo una llamada al señor
Dylan Salamanca, propietario de Chicago Deportes, para darle a
conocer nuestra línea de patines con su respectivo kit de protección,
para esto se envió el listado de precios. Su respuesta se dio el día 17
de Junio, cuando se comunicó con nuestra empresa y propuso una
reunión para la reevaluación de los precios por compra en cantidad,
así pues se programó una reunión para el día 22 de Junio, cuando se
cerró la venta exitosamente, el señor Dylan Salamanca adquirió 200
patines junto con su kit de protección por el valor individual de
$90.000. venta total para la empresa de $18’000.000
11. El día 23 de Junio, el señor Francisco Heredia, presento una queja a
Almacenes Leyser, esto debido a la mala costura que presentaban las
camisetas de Atlético Nacional que adquirió el día 14 de Junio, se
reportó correctamente el software manejado por la compañía, y se le
asignó una prioridad alta, debido a que es uno de nuestros clientes
potenciales. El problema fue solucionado el día 27 de Junio.
12. Se programó una tarea el día 17 de Junio, con el fin de que uno de
nuestros vendedores diera a conocer nuestros productos a las tantas
empresas del sector deportivo ubicadas en la Bogotá, se asignó una
lista de precios con sus debidos estilos y tipos de productos, que debía
entregar a cada propietario de establecimiento, esto con el fin de
hacer una campaña de reconocimiento de los productos y la calidad
que ofrece Almacenes Leyser.
13. Se ubica nuestra lista de posible compradores fuera de Bogotá y de
acuerdo a la información proporcionada por ellos e investigada por
nuestro equipo de trabajo, se les envía un e-mail, adjuntando la lista
de precios y el catálogo con los productos que ofrece Almacenes
Leyser.
14. El día 30 de Junio se programa una reunión con los socios de
Almacenes Leyser, con el fin de dar a conocer las ventas e ingresos
que se han generado en el transcurso de este mes de actividades.
15. El día 20 de Junio, la propietaria de Deportivos Mister Charly’s,
Sandra Cárdenas visitó nuestra empresa con el fin de adquirir 50
palos de golf, desafortunadamente no se contaba con esta cantidad, de
acuerdo a las especificaciones que requería, se acordó venderle en ese
momento 20 palos de golf, que fueron cancelados de una vez
$2.000.000 y enviarle los 30 restantes el día 30 de Junio, ese día se
cerrará la venta.
16. El día 16 de junio se realiza la visita a la feria del deporte en donde se
conoce al señor Fabio Rodríguez. El manifiesta estar interesado en
conocer un poco más de nuestra compañía para compararla con su
actual proveedor. Para ello se acuerda una visita de nuestro asesor
comercial el día 23 de Junio. Se realiza conformación telefónica de la
visita pero se decide aplazarla hasta el 28 de junio debido a
compromisos del señor Rodríguez. Esta reunión es llevada a cabo y de
inmediato es pedida cotización de 150 balones de voleibol la cual debe
ser enviada antes de julio 1.
17. El señor Jaime Gomez quien es empleado nuestro ha decidido
inaugurar un establecimiento comercial de venta de artículos
deportivos y para ello solicito nuestra ayuda. Tal inauguración se
produjo el día 26 de junio para lo que nos hizo un requerimiento de
mercancía el día 23 de junio. El solicito la siguiente mercancía:
CANTIDAD ARTICULO VALOR
10 Uniformes Equipos Colombianos 55.000
10 Sudaderas 85.000
10 Balones de baloncesto marca Spalding 75.000
10 Balones de Fútbol Marca Golty 60.000
10 Raquetas de Tenis marca Wilson 150.000
10 Guayos 110.000
Para un total de 5’350.000.
18. En conferencia sobre deportes acuáticos a la que se asistió el día 22 de
junio, se conoció al señor Daniel Quintero, quien comercializa
artículos de natación. Él nos solicitó una visita en la que se enviará
un catálogo de productos que ofrecemos. La visita se programó para el
para el próximo 27 de junio.
19. Con Global Sports y su administrador se venía negociando hace ya
dos meses sobre la posibilidad de surtir todas sus sucursales
existentes a nivel nacional. El negocio no se había podido realizar
debido a la incapacidad de producción que tenía nuestra empresa.
Para lograr este contrato se realizó una alianza con Mil Deportes
Ltda., quienes también son fabricantes de artículos deportivos.
Además se adquirió una máquina que incrementa la capacidad de
producción de algunos artículos. Se programa reunión para el día 27
de junio. Allí se realiza una negociación sobre precios de venta, la cual
no resulta fructífera y se decide aplazarla con fecha indefinida, previa
revisión de costos de los productos a vender.
20. En Forma Deportes es contactada por uno de nuestros ejecutivos de
cuenta el día 20 de junio. Ellos se muestran interesados en el cambio
de las bicicletas de Spining que poseen en el momento debido al
deterioro de estas. El día 24 de junio se envía por fax cotización de 10
bicicletas y se programa reunión con el señor Guillermo Ariza para el
día 29 con el fin de realizar negociación. El negocio no es cerrado ese
día para lo que se programó otra reunión el día 4 de julio siendo un
fracaso la negociación.