succesvolle digitaliseringsprojecten
DESCRIPTION
Succesvolle digitaliseringsprojecten. Aanpak en realisatie. Kennisnetwerk. Stuurgroep strategisch archief. Organogram: verantwoordelijk-heden voor informatiebeheer VO-breed vertakt 2-richtingsverkeer. Beleidsdomein- archivaris. Coördinerende archiefdienst. Entiteits- verantwoordelijke. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Succesvolle digitaliseringsprojecten
Aanpak en realisatie
20 april 2023 2
Kennisnetwerk
• Organogram:
– verantwoordelijk-heden voor informatiebeheer
– VO-breed vertakt
– 2-richtingsverkeer
Beleidsdomein-
archivaris
Coördinerende
archiefdienst
Entiteits-
verantwoordelijke
Subentiteits-
verantwoordelijke
Team-verantwoordelijke
Stuurgroep strategisch archief
20 april 2023 3
Kennisnetwerk
• Communicatiekanalen:– COP, nieuwsbrief, vorming
– internet: http://www.bestuurszaken.be/informatiemanagement
• Expertise:– Methodologie informatiebeheer
– Materieel archiefbeheer
– Digitale duurzaamheid
– Digitalisering
– Documentbeheer
20 april 2023 4
Organisatie
• Coördinerende archiefdienst
• I.s.m. Strategische stuurgroep Archief
• Ondersteuning door Agentschap voor Overheidspersoneel
20 april 2023 5
Doelstelling
• onderscheiden van verschillende types
• begeleiden van digitaliseringstrajecten
– opstart en uitvoer
– juridische analyse
– functionele en technische analyse
• inschatten van impact van veranderingen
• inschatten van kosten en baten van digitalisering
20 april 2023 6
Inhoud
• Voorbeelden
• Definities
• Motivering: voor- en nadelen
• Probleemstelling
• Projectopzet
• Obstakels
• Infrastructuur
20 april 2023 7
Voorbeelden
20 april 2023 8
Voorbeelden
20 april 2023 9
Voorbeelden
20 april 2023 10
Voorbeelden
20 april 2023 11
Voorbeelden
20 april 2023 12
Voorbeelden
20 april 2023 13
Voorbeelden
20 april 2023 14
Definities
• Type I: retrodigitalisering (inscanning)
• Type II: digitalisering van bestaande informatiestroom
• Type III: Type I of Type II met substitutie
• Type IV: digitalisering van nieuwe informatiestroom
• Combinaties zijn mogelijk
20 april 2023 15
Type I: retrodigitalisering• = inscanning van papieren documenten
– doorgaans tijdelijk project
– bestaande papieren documenten voortaan digitaal verwerkt
• Intern:
– eigen scaninfrastructuur en software
– of gemeenschappelijk aanbod van e-IB (KOFAX)
• Uitbesteding:
– contract afsluiten met externe scanfirma
– bepalingen opnemen over kwaliteitscriteria, proefscan, doorlooptijd...
20 april 2023 16
Type II: digitalisering bestaande informatiestroom
• Inkomend papier wordt:
– gedigitaliseerd
– en bewaard
• Meestal permanent scanproject
• Aandachtspunten:
– nauwelijks wettelijke bezwaren
– efficiëntiewinst?
• Voorbeelden uit de VO:
– studietoelagen OV
– digitale personeelsdossiers MOD’s
– DORIS Kanselarij
• bouwvergunning: voortaan enkel digitaal?
20 april 2023 17
Type III: Type I of Type II met substitutie
• Substitutie (= vervanging):– bestaande papieren documenten:
• worden gedigitaliseerd
• en nadien vernietigd
• Aandachtspunten:– geen eenduidig wettelijk kader
– meestal mag het wel maar juridische analyse is nodig
• Voorbeelden uit de VO:– geen
– lopende: facturen OraFin (Coördinerende archiefdienst)
• Voorbeelden elders:– Rijksdienst voor pensioenen: 6 mio papieren dossiers
• Meer info:– www.edavid.be/docs/Substitutie_MagDa.pdf
– www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/substitutie
– binnenkort in Vlaanderen?
20 april 2023 18
Type IV: digitalisering van nieuwe informatiestroom
• geen inkomend papier meer
– documenten worden voortaan digitaal gecreëerd
• Aandachtspunten:
– sterke afhankelijkheid van externe actoren
– afspraken met ketenpartners (ketendenken)
• Voorbeelden uit de VO:
– digitale bouwvergunning
• Voorbeelden elders:
– eHealth, Elektronisch Patiëntendossier (NL)
20 april 2023 19
Motivering
• Waarom digitaliseren?
– plaatsonafhankelijk raadplegen
– fragiele dragers beschermen
– informatie-uitwisseling faciliteren
– automatisering van werkstroom
• vb. gedetailleerde dossieropvolging opzetten
– bijkomende zoekmogelijkheden
• vb. door indexering (OCR) of metadatering
– nieuwe informatievormen mogelijk maken
• vb. injecteren van data in sjabloon
20 april 2023 20
Motivering
• Waarom niet digitaliseren?
– ontsluiten van ongeordende
informatie
– beheersbaar maken van archief
– besparen op onmiddellijke kosten
• scannen: eenmalige kostprijs
• opslag, beheer: structurele kosten
– 50 euro/Gb/jaar (all-in: storage, energie) 450 euro/l. m./jaar (all-in)
• Nadelen:
– afhankelijk van externe betrokkenen (vb. RVA)
Foto: Ivo Lemaire (FotoArchief Vlaanderen)
20 april 2023 21
Probleemstelling• Aandachtspunten: bezint eer ge begint
– welk probleem willen we oplossen?• overschakeling naar Anders Werken
• ontsluiten van informatie
• extra zoekmogelijkheden
afhankelijk van het probleem: andere oplossingen
– bereik vastleggen• scope creep vermijden
– kosten en baten afwegen• vb. studietoelagen (OV): digitalisering heeft verwerking efficiënter gemaakt maar niet de omvang van
het papieren bestand verkleind
– welke functionele verwachtingen hebben we?• vb. OCR, metadata, integratie met informatiesystemen
• vb. Jongerenwelzijn
– compliancy: laat digitalisering voorafgaan door juridische analyse• vb. handtekening
• vb. vormvereisten
20 april 2023 22
Projectopzet
• Aanpakken als elk ICT-project:
– Prince2-methodologie of alternatieven
• afspraken
• draagvlak
• projectplan
• samenstelling werkgroep (vertegenwoordiging van wie?)
• communicatie
– Richtlijnen:
20 april 2023 23
Kritische succesfactoren• Meerwaarde voor gebruiker
– uitgebreidere zoekmogelijkheden
– raadpleging op afstand
– vlotte integratie met andere processen en systemen
– eenvoudige nieuwe manier van werken
• Communicatie– duidelijkheid scheppen
– weerstand wegnemen
• Draagvlak– steun van het management
• Opvolging– nazorg is nodig; gebruikers opleiden; effecten evalueren
– vb. BZK Digidoc (NL): werken met 'ambassadeurs' op de werkvloer
• Gebruikers betrekken– van in het begin!
• Kleinschalig beginnen– ‘Succes verkoopt’
20 april 2023 24
Risico’s
• ICT’ers voeren digitalisering uit als ‘automatiseringsproject’
– aparte actie tot ontsluiting blijft nodig
• Onvoldoende draagvlak:
– management draagt belang onvoldoende uit of gebruikt het zelf niet
– Medewerkers die het moeten gaan doen zijn onvoldoende betrokken
• Gebruiksonvriendelijkheid:
– Inzetten van geavanceerde informatiesystemen met zeer onvriendelijke gebruikersinterface en ordeningsstructuur
20 april 2023 25
Obstakels
• Organisatorische
• Juridische
• Archivistische
• Technische
20 april 2023 26
Organisatorische obstakels• processen duidelijk onderscheiden < archiefbeheersplan
• Veranderingsmanagement:
– digitalisering wijzigt het bedrijfsproces (en ook de archiefvorming)
• Vb. een leerkracht die aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten vraagt om te berekenen hoe hoog zou zijn indien hij aan 80% zou werken:
– in de papieren wereld: het bevoegde werkstation legt een dossier aan met de aanvraag, de berekening en het antwoord;
– in de digitale wereld: het werkstation raadpleegt de databank met loongegevens, laat de berekening uitvoeren en stelt ad-hoc een rapport samen dat per e-mail verzonden wordt naar de leerkracht.
– besteed hier voldoende aandacht aan
• Kosten gaan baten vooraf
– tijdig voorzien in de begroting
20 april 2023 27
Juridische obstakels
• Wettelijke vormvereisten aanwezig?
– de informatie moet aan uiterlijke eisen beantwoorden
– vb. aanvraag tot erkenning van kringloopcentrum die bij OVAM ingediend wordt, moet:
• in tweevoud opgemaakt worden
• liefst het briefhoofd dragen van de aanvrager
• gedateerd zijn
• en ondertekend zijn door de aanvrager
20 april 2023 28
Archivistische obstakels
• Digitaal duurzame oplossing gekozen?
– aandachtspunt bij langetermijnbewaring (> 5 jaar)
• Digitale handtekening nodig?
– Relevant voor alle types van digitalisering
– Basisregel:
1. analyseer of een handtekening nodig is
2. beslis welke soort handtekening voldoende is
– Vb. PLOEG-cyclus (e-Performance)
– Beslissingscriteria voor handtekeningplaatsing (in opmaak)
20 april 2023 29
Technische obstakels
• Technische keuzes– moeten voortvloeien uit functionele eisen
– vb. kleur of niet?
– vb. OCR of niet?
– vb. welke metadatastandaard?
• Zie onder meer:– Digitisation Workflow and Guidelines (GB, 2003)
http://eric.exeter.ac.uk
20 april 2023 30
Meer info?• Websites:
– http://bestuurszaken.be/informatiemanagement
– bevatten info over:
• digitale archivering
• digitalisering
• Vilvoorde
• materieel archiefbeheer
• bewaartermijnen
• archiefbeheersplannen
• documentbeheer
• en lopende projecten