studiedag virtuele studiezaal organisatie virtuele studiezaal nationaal archief
TRANSCRIPT
Johan van Langen
8 november 2010
Organisatie voorbereiden op
virtuele studiezaal: keten-
denken, inbedding en scholing
Ontwikkelingen NA - dNA
• 2009 - Transitiejaar met proefopstellingen
• 2010 - 2011 - Voorbereidingen dNA
• I Scholing
• II Cultuurverandering
• III Procesbeschrijvingen en beschrijving informatiearchitectuur
• IV Ontwikkeling en oplevering technische achterkant
• V Rollen en taken voor inbedding
• VI Ketentesten
I Scholing
Basismodules:
-(Instapcursussen)
- 23 archiefdingen
- Basar (Basiscursus Archivistiek)
- DOP (Digitale Objecten en Processen)
- E-context
I Scholing: Basiscursussen
• startte april 2009
• permanent leerproces
• leren-en-werken
• voorbereiding op dNA
• interne kennisdeling
• samen leren
• open leeromgeving
• leren is ook leerling en leraar zijn
• Train-de-Trainer model
I Scholing: DOP
• Opzet van een eenvoudige basismodule:
– (her)kennen van fysieke dragers (floppy, ponskaart, tape ...)
– kennen van aantal bestandsformaten
– weten dat een digitaal bestand/object niets “is” zonder
hardware en/of software
– weten wat de rol van de fysieke drager is
– inzicht in het verschil tussen papieren en digitaal archief
– weten wat je met digitale objecten moet doen
I Scholing: DOP niveau manager
• Op niveau van adviseurs en management:
– kunnen verklaren waarom NA gekozen heeft voor open formaten
– kunnen verklaren dat een object niets “is” zonder hardware en/of software
– inzicht er in de hybride omgeving en (complexe) relaties tussen papieren en digitaal archief
– inzicht in de processen die digitale objecten binnen het NA doorlopen
– inzicht in de eigen rol mbt./in die processen
– bewustzijn van de presentatiemogelijkheden die digitaal archief biedt
I Scholing: Specifiek
Cursussen afgestemd per afdeling/individu
Bijv. uitleg over gebruik van applicaties:
• e-BOM GUI (graphical user interface)
• CRM
• Drupal CMS
• Meebo (Chat)
• Memorix Maior
II Traject Cultuuromslag
• Van activiteitenoriëntatie naar ketenoriëntatie
• Van persoonlijke professionaliteit naar collectieve professionaliteit
• Van werk (klus) georiënteerd naar resultaat georiënteerd
III Ketens en Processen beschrijven
1.1.1.
Verwerven
Particuliere
archieven
1.1.2.
Waarderen
Archieven
in Nederland
1.1.3. Bewaken &
begeleiden
geselecteerd
Archief
1.2.1.
Ontvangen
archieven
1.2.2.
Behouden
archieven
1.2.4.
Intellectueel
beheren
1.4.2.
Verlenen
diensten
E-depot
1.3.1.
Diensten
Verlenen
1.3.4
Producten
ontwikkelen1.2.3.
Digitaliseren
archieven
1.1. Verwerven 1.2. Beheren 1.3. Presenteren
Rijksarchief
bewaarplaats
bedrijfsprocessen
Rijksarchiefdienst
bedrijfsprocessen
1.4.3.
Technisch
beheren
E-depot
1.4.1.
Acquireren
klanten
E-depot
1.4.4.
Producten
ontwikkelen
E-depot
Ondersteunende &
Besturende
Bedrijfsprocessen
1.3.3.
Onderzoeken
klantbehoefte
1.3.2.
Presenteren
archieven
Legenda
Dienstverlening
Publieksproducten
Inzage Archieven
Beschikken B2B
Trigger voor
(vervolg) activiteiten
Ondersteuning voor
activiteiten
1.2.5.
Kennen
archieven
Productketens
Procesarchitectuur versie 9 (versie 1 augustus 2010) Uitgekleed
1.4. Duurzaam bewaren digitale archieven
1.5. Vakinhoudelijk adviseren
Informeren B2B
III Deelprocessen
1. Reserveren
• Archiefstukken
• Bibliotheekboeken
• Evenementen (rondleiding,
workshop, etc.)
2. Bestellen
• Bestaande Scans (download)
• Nog niet bestaade scans (SOD)
• Reproducties
• Fysieke producten,
3. Beantwoorden vragen
• Mail en chat
• 1e en 2e lijnsondersteuning,
4. Bijhouden persoonlijke gegevens
klant (Via mijn profiel)
Productketen
Digitale dienstverlening
Proces-
ontwerp
Informatie
Technologie
1. Emailfunctie website (Petra)
2. Functionaliteit FAQ's (Petra)
3. Chatfunctie (Petra)
4. Functionaliteit profielpagina (Petra)
5. Reserveringsfunctionaliteit website (Petra)
6. Functionaliteit: Bestellen van nog niet bestaande
scans (SOD) (Petra)
7. Bestelfunctionaliteit digitaal archiefstuk (Petra)
8. Bestelfunctionaliteit Winkelproducten (Petra)
9. Online Reserveringsmodule boeken (Petra)
10. Koppeling NA4ALL - CRM - ABS Archeion
(Petra)
11. Aanpassen ABS/Archeion (Gijsbert)
12. Aanpassen CRM systeem (Tim)
1.3.1.1 Reserveren Archiefstukken (Johan)
1.3.1.8 Beantwoorden vragen 1e lijns (mail & chat)
(Johan)
1.3.1.9 Beantwoorden vragen 2e lijns (Mail) (Johan)
1.3.1.2 Reserveren Bibliotheekboeken (Johan)
1.3.1.3 Reserveren Evenementen (rondleiding ed.)
(Johan)
1.3.1.4 Bestellen bestaande Scans (download)
(Johan)
1.3.1.5 Bestellen nog niet bestaande scans (SOD)
(Liesbeth)
1.3.1.6 Bestellen Reproducties (Johan)
1.3.1.7 Bestellen Overige Fysieke producten (Astrid)
Diensten verlenenBedrijfs-
processenAmbitie:
We willen onze dienstverlening in
2010 ook digitaal aanbieden, binnen
de openingstijden en met
doorlooptijden conform het
kwaliteitshandvest.
IV Ontwikkeling en oplevering techniek
Hier zal Jan Kuipers (GAR) straks meer over vertellen
V Rollen en taken voor inbedding
De opgeleverde producten en beschreven processen moeten ingebed
worden in de staande organisatie.
Rollen bijv.:
- Functioneel beheer (informatie/software architect, systeemeigenaar)
- Applicatiebeheer (applicatiebeheerder)
- Technisch beheer (regie technisch beheer)
VI Ketentesten en processimulatie
Technische ketentest
Digitaal Depot NA4all
Digitaal Depot ABS Archeion
Digitaal Depot DTNA
Digitaal Depot e-bom (optioneel)
Digitaal Depot Memorix
NA4all Memorix
NA4all CRM
NA4all DTNA
NA4all e-bom (optioneel)
CRM ABS Archeion
ABS Archeion DTNA
DTNA Nadere Toegangen
Memorix Nadere Toegangen
Jan Kuipers (GAR/EOS) neemt het stokje hier over….