stiftsliv nr 4 2015 tema administrativ samverkan

TEMA: ADMINISTRATIV SAMVERKAN

För dig som är förtroendevald, anställd eller ideellt engagerad inom Svenska kyrkan, Växjö stift.

4/2014

Stort intresse för administrativ

samverkan5-6

Servicefunktion inrättas på stiftskansliet

7Tillgängligheten

ökar 10-11

2

Stiftsliv – nummer 4 2014 ADMINISTRATIV SAMVERKAN

Administration är knappast salig-görande. God och klok adminis-tration är dock nödvändig för att Svenska kyrkans pastorat ska kunna sköta stödfunktionerna för huvuduppdraget – gudstjänst, diakoni, undervisning och mission – på bästa sätt.

Samverkan är långt ifrån alltid självklar. Upptagenheten i det egna hindrar oss att lyfta blicken och se värden. Smidigast är att fixa själva. Värdet i att ha funktioner på nära håll – vad gäller ekonomi-, personal- och fastighetsfrågor – anses ofta högre än värdet av att gå in i en mer rationell hantering som sköts ”längre bort”. Borta är hotfullt, hemma är tryggt.

När kraven på kompetens och kunskap höjs, när den ekonomiska faktorn börjar spela roll kommer saker och ting i en annan dager. Vi är klokare om vi förekommer, snarare än låter oss förekommas. Då finns inom rimlig tid en möjlighet att bedriva administration med högre kompetens och kunskap samt förhoppningsvis slippa hamna i kritiska situationer.

Ett stort pastorat är oftast mer positivt till samverkan än ett mindre. I det större finns redan stödfunktioner av olika slag. Utmaningen i samverkan ligger främst i att bereda plats för det mindre pastoratet, att vara ”administrativt välkomnande”. Ett större pastorat tvingas inte avstå från egenmakt, medan oron i ett mindre pastorat kan vara att ”draken” ska sluka, styra och ställa.

Utmaningarna i en administrativ samverkan är flera och med säkerhet dessa:

www.svenskakyrkan.se/växjostift internwww.svenskakyrkan.se/vaxjostift

© Svenska kyrkan, Växjö stift 2014 Box 527, 351 06 Växjö, 0470-77 38 00 vxANSVARIG UTGIVARE Katarina Toll Koril, kanslichef, 0470-77 38 87, [email protected]ÅD Maria Kenstam, Katarina Toll Koril, Erik Sidenvall, Charlotte Granrot Frenberg, Carolina Mörstam, Malin Betnér. PRENUMERATION Stiftsliv sänds till kostnadsfritt till alla anställda och förtroendevalda som finns registrerade i organisationsregistret Kyrksam. Övriga anmäler intresse till Stiftslivs adressregister, [email protected], 0470-77 38 02GRAFISK FORM OCH TRYCK Löwex Trycksaker AB OMSLAGSFOTO Maria KenstamPAPPER Maxioffset 240/100 g UPPLAGA 5 750 exMILJÖ Stiftsliv är tryckt på svanenmärkt papper av svanenlicensierat tryckeri. Växjö stiftskansli är miljödiplomerat enligt svenska kyrkans miljödiplomering. Stiftets skogsbruk är miljömärkt enligt PEFC- och FSC®-systemen.

a) Det större pastoratet – som rimligen kommer förväntas bistå med den ökade kompetensen och kunskapen – måste i en samver-kan inta en generös och lyssnande hållning gentemot det mindre.

b) Support- och servicefrågorna är avgörande. Svaren på frå-gorna och lösningen på problemen måste komma lika snabbt – och helst snabbare – än i en lokalt skött administration.

c) Kvaliteten i de tekniska lösningarna vid insteget i ett system av vidare samverkan måste vara bättre än den tidigare lokala lös-ningen. Få pastorat accepterar en försämring av något befintligt.

Arbetet med gemensam IT-plattform och synkroniserade admi-nistrativa system pågår på nationell nivå. Växjö stiftsstyrelse har nyligen fattat beslut om att inrätta en servicebyrå som ska bistå pastoraten med administrativ hjälp. Återstår att reda ut om byrån i praktiken ska vara central eller regional. Support, service och upplevelse av tillräcklig närhet är oavsett vilket avgörande.

Det är naturligt att tänka sig att Svenska kyrkans pastorat inom en 10–15-årsperiod av nödvändighet samverkar betydligt mer. Lika rimligt är att vi då befinner oss under samma tak vad gäller

de administrativa systemen. Vi har all anledning att se möjlig-heter snarare än bekymmer i den utvecklingen. Vi har skäl att

tro att resurser och tid frigörs till huvuduppgifterna. Vi har likaså skäl att tro att samverkan begränsar oron att göra fel, likaså de faktiska felen. I bästa fall kommer samverkan inom administrativa områden också att öppna vägar för samarbeten inom gudstjänst, diakoni, undervisning och mission. Vad som inte kan göras på egen hand, möjliggörs i samverkan. Om inte annat är den möjligheten skäl nog att bedriva samarbete.

Hans Boeryd, kyrkoherde Svenska kyrkan Jönköping

Administrativ samverkan – för församlingens skull

LEDAREN

”Borta är hotfullt – hemma är tryggt”


3

UR INNEHÅLLET:

14-15

5-6

8-9

10-11

8-9Ju fler som an-sluter sig – desto större fördelar

16

12-13

19

Stort intresse för samverkan

Hålla ihop – och hjälpas åt

Vår tillgänglighet har ökat

Viktigt samtalG-dagen – utmaningar och möjligheter

4


Nordöland

Föra-Alböke-Löt

KöpingsvikBorgholm

Gärdslösa, Långlötoch Runsten

Torslunda

Algutsrum

N Möckleby, Sandbyoch Gårdby

Hulterstad -Stenåsa

Glömminge

Räpplinge -Högsrum

Resmo-Vickleby

Mörbylånga -Kastlösa

Sydöland

Kalmar - domkyrko

Två SystrarSankta Birgitta

Oskarshamn

Mönsterås

Fliseryd

Heliga korset

Sankt -Johannes

Ryssby

Ålem

Hossmo

Dörby

Åby

Förlösa-Kläckeberga

Ljungby

Arby - Hagby

Söderåkra

Halltop - Voxtorp

Högsby

Långemåla

Bäckebo

Kristvalla

Nybro -S:t Sigfrid

Madesjö

Fågelfors

Kråksmåla

Torsås

Gullabo

Karlslunda - Mortorp

Oskar

Älghult

Fagerhult

Hälleberga

Örsjö

Emmaboda

VissefjärdaLångasjö

Ekeberga

Algutsboda

Åseda

Nottebäck

Lenhovda-Herråkra

Ljuder

Älmeboda

Lessebo

Linneryd

Södra Sandsjö

Hovmantorp

Hemmesjö-Furuby

Dädesjö

Sjösås

Väckelsång

Ingelstad

Urshult

Tingsås

Gårdsby

Växjö stads-och domkyrko

Tävelsås

Öjaby

Vederslöv -Dänningelanda

Moheda

Söraby

Lammhult

Almundsryd

Kalvsvik

Västra Torsås

Skatelöv

Gemla

Nye, Näshult

Alseda

Korsberga

Vetlanda

Bäckseda

NäsbyNävelsjö

Lannaskede

Björkö

Norra Sandsjö

Sävsjö

Hultsjö

Almesåkra

Nässjö

Bringetofta

Barkeryd -Forserum

Hjälmseryd

Stockaryd

Gränna

Visingsö

Skärstad - Ölmstad

Ödestugu

Malmbäck

Svenarum

Vrigstad-Hylletofta

Rogberga -Öggestorp

HakarpJönköpings

Kristina - Ljungarum

Huskvarna

Bankeryd

Norrahammar

JönköpingsSofia - Järstorp

Barnarp

Månsarp

Byarum - Bondstorp

Skillingaryd

Kävsjö

Åsenhöga

Gnosjö

Källeryd

Gislaved

VåthultBosebo

Vislanda

Blädinge

Mistelås

Slätthög

Rydaholm

Härlunda

Stenbrohult

Virestad

Nydala-Fryele

Gällaryd

Ryssby

Agunnaryd

Värnamo

VoxtorpTånnö

Pjätteryd

Tutaryd

Berga

Ljungby -Maria

Dörarp

Göteryd

Hallaryd

Forshedabygden

Ljungby

Södra Ljunga

VittarydTannåker

Bolmsö

AngelstadOdensjö

Annerstad

Traryd

Markaryd

Hinneryd

VästboS:t Sigfrid

Lidhult

VråTorpa

Femsjö

UnnarydFärgaryd

Långaryd

Burseryd

Norra Öland

Ålem

Mönsterås - Fliseryd

Oskarshamn

Södra Öland

Dörby -Hossmo

Förlösa -Kläckeberga

Kalmar

Ryssby - Åby

Högsby

Nybro

Södermöre

Torsås

Lessebo -Hovmantorp

Emmaboda

Uppvidinge

Vetlanda

Alseda

Bäckseda -KorsbergaLannaskede

Tingsryd

Växjö

Nässjö

Rydaholm

Moheda

Sävsjö

Huskvarna

Gränna - Visingsö


Skatelöv

Virestad - Härlunda

Vislanda - Blädinge

Månsarp

Barnarp -Ödestugu


Norrahammar

Byarum

Ryssby

Stenbrohult

Bankeryd

Jönköping

Skillingaryd

Värnamo

Voxtorp

Berga

Forshedabygden

Södra Ljunga

Göteryd

Kävsjö

Gnosjö

Ljungby

Markaryd

Traryd - Hinneryd

Västbo S:t Sigfrid

Hyltebruks

Gislaved

Burseryd

Ekonomiska enheter som nyttjarGemensam telefonist på heltid

Ekonomiska enheter som nyttjarGemensam telefonist vid behov eller annan lösning som inte är heltid.

och Stenberga

ÄlmhultÄlmhult

DöderhultDöderhult

LekerydLekeryd

VillstadVillstad

Kulltorp

Bredaryd

Bredaryd

AlvestaAlvesta

GEMENSAM TELEFONIST

AnderstorpAnderstorp

Nordöland

Föra-Alböke-Löt

KöpingsvikBorgholm


Torslunda

Algutsrum



Glömminge


Resmo-Vickleby


Sydöland

Kalmar - domkyrko


Mönsterås

Döderhult

Fliseryd

Heliga korset

Sankt -Johannes

Ryssby

Ålem

Hossmo

Dörby

Åby


Ljungby

Arby - Hagby

Söderåkra

Halltop - Voxtorp

Högsby

Långemåla

Bäckebo

Kristvalla

Nybro -S:t Sigfrid

Madesjö

Fågelfors

Kråksmåla

Torsås

Gullabo


Oskar

Älghult

Fagerhult

Hälleberga

Örsjö

Emmaboda


Ekeberga

Algutsboda

Åseda

Nottebäck

Lenhovda-Herråkra

Ljuder

Älmeboda

Lessebo

Linneryd

Södra Sandsjö

Hovmantorp

Hemmesjö-Furuby

Dädesjö

Sjösås

Väckelsång

Ingelstad

Urshult

Tingsås

Gårdsby


Tävelsås

Öjaby


Moheda

Söraby

Lammhult

Almundsryd

Kalvsvik

Västra Torsås

Skatelöv

Gemla

Nye, Näshultoch Stenberga

Alseda

Korsberga

Vetlanda

Bäckseda

NäsbyNävelsjö

Lannaskede

Björkö

Norra Sandsjö

Sävsjö

Hultsjö

Almesåkra

Nässjö

Bringetofta

Barkeryd -Forserum

Hjälmseryd

Stockaryd

Gränna

Visingsö


Ödestugu

Malmbäck

Svenarum

Vrigstad-Hylletofta


LekerydHakarp

JönköpingsKristina - Ljungarum

Huskvarna

Bankeryd

Norrahammar

Jönköpings

Barnarp

Månsarp

Byarum - Bondstorp

Skillingaryd

Kävsjö

Kulltorp

Åsenhöga

Gnosjö

Anderstorp

Källeryd

Gislaved

VåthultBosebo

Vislanda

Alvesta

Blädinge

Mistelås

Slätthög

Rydaholm

Härlunda

Stenbrohult

Virestad

Nydala-Fryele

Gällaryd

Ryssby

Agunnaryd

Värnamo

VoxtorpTånnö

Älmhult

Pjätteryd

Tutaryd

Berga

Ljungby -Maria

Dörarp

Göteryd

Hallaryd

Forshedabygden

Ljungby

Södra Ljunga

VittarydTannåker

Bredaryd

Bolmsö

AngelstadOdensjö

Annerstad

Traryd

Markaryd

Hinneryd

VästboS:t Sigfrid

Lidhult

VråTorpa

Villstad

Femsjö

UnnarydFärgaryd

Långaryd

Burseryd

Norra Öland

Ålem


Döderhult

Södra Öland

Dörby -Hossmo


Kalmar

Ryssby - Åby

Högsby

Nybro

Södermöre

Torsås

Lessebo -Hovmantorp

Emmaboda

Uppvidinge

Vetlanda

Alseda


Tingsryd

Växjö

Nässjö

Rydaholm

Alvesta

Moheda

Sävsjö

Huskvarna

Gränna - Visingsö

Lekeryd


Skatelöv



Månsarp

Barnarp -Ödestugu


Byarum

Ryssby

Stenbrohult

Älmhult

Jönköping

Skillingaryd

Värnamo

Voxtorp

Berga

Forshedabygden

Södra Ljunga

Göteryd

Anderstorp

Bredaryd

Kävsjö

Gnosjö

Ljungby

Markaryd

Traryd - Hinneryd

Västbo S:t Sigfrid

Hyltebruks

Villstad

Gislaved

Burseryd

Ekonomiska enheter med i GIP

GIP

OskarshamnOskarshamn

Bankeryd

Sofia - Järstorp

Norrahammar

Nordöland

Föra-Alböke-Löt

KöpingsvikBorgholm


Torslunda

Algutsrum



Glömminge


Resmo-Vickleby


Sydöland

Kalmar - domkyrko


Oskarshamn

Mönsterås

Fliseryd

Heliga korset

Sankt -Johannes

Ryssby

Ålem

Hossmo

Dörby

Åby


Ljungby

Arby - Hagby

Söderåkra

Halltop - Voxtorp

Högsby

Långemåla

Bäckebo

Kristvalla

Nybro -S:t Sigfrid

Madesjö

Fågelfors

Kråksmåla

Torsås

Gullabo


Oskar

Älghult

Fagerhult

Hälleberga

Örsjö

Emmaboda


Ekeberga

Algutsboda

Åseda

Nottebäck

Lenhovda-Herråkra

Ljuder

Älmeboda

Lessebo

Linneryd

Södra Sandsjö

Hovmantorp

Hemmesjö-Furuby

Dädesjö

Sjösås

Väckelsång

Ingelstad

Urshult

Tingsås

Gårdsby


Tävelsås

Öjaby


Moheda

Söraby

Lammhult

Almundsryd

Kalvsvik

Västra Torsås

Skatelöv

Gemla

Nye, Näshult

Alseda

Korsberga

Vetlanda

Bäckseda

NäsbyNävelsjö

Lannaskede

Björkö

Norra Sandsjö

Sävsjö

Hultsjö

Almesåkra

Nässjö

Bringetofta

Barkeryd -Forserum

Hjälmseryd

Stockaryd

Gränna

Visingsö


Ödestugu

Malmbäck

Svenarum

Vrigstad-Hylletofta

Öggestorp

Huskvarna

Bankeryd

Norrahammar

JönköpingsSofia - Järstorp

Barnarp

Månsarp

Byarum - Bondstorp

Skillingaryd

Kävsjö

Åsenhöga

Gnosjö

Källeryd

Gislaved

VåthultBosebo

Vislanda

Blädinge

Mistelås

Slätthög

Rydaholm

Härlunda

Stenbrohult

Virestad

Nydala-Fryele

Gällaryd

Ryssby

Agunnaryd

Värnamo

VoxtorpTånnö

Pjätteryd

Tutaryd

Berga

Ljungby -Maria

Dörarp

Göteryd

Hallaryd

Forshedabygden

Ljungby

Södra Ljunga

VittarydTannåker

Bolmsö

AngelstadOdensjö

Annerstad

Traryd

Markaryd

Hinneryd

VästboS:t Sigfrid

Lidhult

VråTorpa

Femsjö

UnnarydFärgaryd

Långaryd

Burseryd

Norra Öland

Ålem


Oskarshamn

Södra Öland

Dörby -Hossmo


Kalmar

Ryssby - Åby

Högsby

Nybro

Södermöre

Torsås

Lessebo -Hovmantorp

Emmaboda

Uppvidinge

Vetlanda

Alseda


Tingsryd

Växjö

Nässjö

Rydaholm

Moheda

Sävsjö

Gränna - Visingsö


Skatelöv



Månsarp

Barnarp -Ödestugu


Norrahammar

Byarum

Ryssby

Stenbrohult

Bankeryd

Jönköping

Skillingaryd

Värnamo

Voxtorp

Berga

Forshedabygden

Södra Ljunga

Göteryd

Kävsjö

Gnosjö

Ljungby

Markaryd

Traryd - Hinneryd

Västbo S:t Sigfrid

Hyltebruks

Gislaved

Burseryd

Ekonomiska enheter med i GTP

och Stenberga

ÄlmhultÄlmhult

DöderhultDöderhult

LekerydLekeryd

VillstadVillstad

Kulltorp

Bredaryd

Bredaryd

AlvestaAlvesta

TELEFONI

AnderstorpAnderstorp

HakarpJönköpings

Huskvarna

Kristina - LjungarumSå h

är m

ånga

har

ans

lutit

sig

hitt

ills:


5

I Växjö stift är intresset för administrativ sam-verkan stort och många enheter är anslutna eller på väg in i gemensamma system. – Det finns många fördelar med att sam-verka. Den stora vinsten är att resurserna används på ett klokare sätt och omfördelas från stödfunktioner till kärnverksamhet, säger Carolina Mörstam, som är ansvarig för admi-nistrativa samverkansfrågor i Växjö stift.

Arbetet med administrativ samverkan inleddes i Växjö stift med en undersökning 2010, då församlingarna till-frågades om vilka områden som man önskade samverka kring. Det resulterade i ett beslut i stiftsstyrelsen 2011 om att prioritera telefoni och tillgänglighet. Samma år på-börjades arbetet med införandet i GTP, den gemensamma telefoniplattformen. Stiftsstyrelsen beslutade också att stiftskansliet ska stödja församlingarna i att ansluta sig till GIP, den gemen-samma it-plattformen. Det arbetet påbörjades 2012. Året därpå beslutade stiftsstyrelsen att stiftskansliet även ska hjälpa församlingarna att börja arbeta enligt de gemen-samma arbetssätten, processerna och nyttja gemensamma

administrativa system. En möjliggörare i arbetet har varit det riktade församlingsbidraget, som kunnat användas för att täcka stora delar av kostnaderna för omställningarna.

I OKTOBER I ÅR TOGS ETT NYTT stiftsstyrelsebeslut, om att inrätta en servicefunktion till stiftets församlingar och pastorat. Denna kommer att erbjuda administrativa tjänster till självkostnadspris inom de områden som det finns efterfrågan kring. En webbenkät som skickats ut till stiftets ekonomiska enheter visar att det finns intresse av att en stiftets servicefunktion erbjuder administration inom ett antal områden, till exempel löneadministration, ekonomihantering och personalrekrytering. – Stiftsstyrelsen har tillsatt en grupp som ska utarbeta en plan för vad som ska erbjudas och vilka områden vi ska prioritera, säger Carolina Mörstam.

DET FINNS FLERA SKÄL till att samverka kring administrativa frågor, tycker Carolina Mörstam. Fram till 2019 �

Stort intresseför administrativ samverkan i Växjö stift

Har du frågor om de gemensamma administrativa systemen? Ta kontakt med Carolina Mörstam, ansvarig för administrativa samverkansfrågor i Växjö stift.

Tel 0470-77 38 21, [email protected]

6

ADMINISTRATIV SAMVERKANStiftsliv – nummer 4 2014

� kommer omkring hälften av Svenska kyrkans administrativa personal att gå i pension, vilket innebär att en enorm kompetens försvinner. Att nyrekrytera kan vara svårt, av ekonomiska skäl eller av svårigheter att hitta rätt kompetens. Enligt prognoserna kommer Svenska kyrkan att ha cirka 1,6 miljarder kronor lägre intäkter 2019 än i dag. – Alldeles oavsett hur framtiden ser ut så är det klokt att samverka. Genom att effektivisera de administrativa arbetsuppgifterna blir det både bättre och billigare, säger Carolina.

FINNS DET NÅGRA NACKDELAR med administrativ sam-verkan? Carolina Mörstam ser bara fördelar, men är medveten om att det finns farhågor. Att det skulle bli för dyrt, till exempel. – Med tanke på vad man får för pengarna så är det inte dyra lösningar. För de som redan har en bra IT-miljö ger kanske inte GIP som system något direkt mervärde, men det ger möjlighet att nyttja gemen-samma arbetssätt och system i nästa steg, genom GAS. Det är också en del av att Svenska kyrkan är en och ju fler som är med desto fördelaktigare blir det, berättar Carolina. En annan farhåga är att arbetet ska leda till upp-sägningar – men det handlar inte om att säga upp personal utan om hur vi hanterar de stora pensionsav-gångar vi står inför, menar Carolina. Det finns också en oro för att den lokala förankringen går förlorad. Men är det verkligen farligt att tappa den lokala för-ankringen när det gäller hanteringen av löner, undrar Carolina Mörstam. – Det är ju inte administrationen som är vårt upp-drag, utan att vara kyrka lokalt, säger hon.

DET SOM VÄNTAR FRAMÖVER är att ett antal enheter i Växjö stift ska anslutas till GTP och GIP. Vid årsskiftet påbörjas arbetet med att hjälpa församlingarna i infö-randet av GAS för ekonomi och personal. – Vi ser också att fler församlingar kommer vara intresserade på sikt. Många har svarat i undersök-ningar vi gjort att frågan kommer bli aktuell om fem år, men inte i dag, säger Carolina Mörstam, som gläds över intresset: – Ju fler vi blir som arbetar tillsammans, desto större nytta får vi av samarbetet och desto större resurser kan istället läggas på kärnverksamheten: att möta människor med evangeliet om Jesus Kristus, i gudstjänst, genom undervisning, i diakoni och mission, säger Carolina Mörstam.

Charlotte Granrot Frenberg

GIP, GTP och GAS – vad betyder det egentligen?

står för Gemensam IT-plattform. GIP innebär en enhetlig IT-miljö för stift, pastorat och

församlingar i Svenska kyrkan. Plattformen använ-der tunna klienter (enkla datorer), som ger längre livstid, lägre kostnader, minskad elförbrukning och minskad miljöpåverkan. I Växjö stift är 20 enheter anslutna i dagsläget och flera är på väg.

står för Gemensam telefoniplattform. Denna gemensamma telefonilösning syftar till att

ge ökad tillgänglighet och minskade kostnader samt till att frigöra resurser för kyrkans grundläggande uppgift. I Växjö stift är 44 enheter ansluta i dagsläget och fler är på väg. Växjö stift tillhandahåller även en gemensam telefonist som under vissa tider eller hel-tid svarar på församlingarnas huvudnummer. I dag är 12 enheter ansluta till den gemensamma telefonis-ten på hel- eller deltid. Den gemensamma telefonis-ten får i genomsnitt 120 samtal per dag.

står för Gemensamt administrativt stöd. Genom att arbeta på ett strukturerat och

enhetligt sätt, med likformade verktyg och likfor-mat IT-stöd kan vi minska mängden resurser som förbrukas på administration och förvaltning. GAS-projektets första etapp handlar om ekonomi, lön och tid. I Växjö stift påbörjas införandet av de första enheterna den 1 januari 2016.

GIP

GTP

GAS

Mycket på G

7


Stiftsstyrelsen har fattat ett historiskt beslut om att inrätta en servicefunktion till stiftets församlingar och pastorat. Servicefunktionen ska erbjuda administrativa tjänster till själv-kostnadspris.

Hösten 2013 genomfördes, efter beslut i stiftsstyrelsen, en webbenkät i stiftets ekonomiska enheter. Denna avsåg att kartlägga intresset för hjälp med utförande av administra-tiva tjänster. Enkäten visade att det finns intresse för ge-mensamma processer arbetssätt och system. Utöver detta finns även intresse av att uppdra åt stiftskansliet att sköta administrationen inom ett antal områden till exempel lön, ekonomi och rekrytering. I juni 2014 skickades en intresseförfrågan ut till alla enheter. Den visar på ett stort intresse för att nyttja de gemensamma arbetssätten, processerna och systemen och den visar också på ett stort intresse för hjälp med utfö-rande inom de områden intresseförfrågan täcker.

MED UNDERLAG I DETTA RESONEMANG och dessa under-sökningar, beslutade stiftsstyrelsen vid sitt sammanträde i oktober 2014 om att stiftskansliet ska inrymma en ser-vicefunktion. Denna har som uppgift att erbjuda försam-lingarna administrativa tjänster till självkostnadspris. Grunden för stiftsstyrelsens beslut kan sammanfattas enligt följande:

– en professionell och kostnadseffektiv administration frigör resurser till den grundläggande uppgiften – stiftet ska, enligt kyrkoordningen 6 kap. 4 PG, främja en god förvaltning i stiftets församlingar och pastorat och ha tillsyn över förvaltningen – under 2010-talet går 50 procent av Svenska kyrkans administrativa personal i pension – minskad sårbarhet lokalt

BESLUTET ÄR HISTORISKT. Även om stiftskansliet redan idag i vissa hänseenden fungerar som servicefunktion för församlingarna i Växjö stift innebär detta något nytt. Beslutet är inte isolerat utan Växjö stift går samma väg

som majoriteten av stiften i Svenska kyrkan. Redan i dag har t ex Luleå stift en servicebyrå som erbjuder försam-lingar och pastorat tjänster såsom löne- och ekonomihan-tering. Även Skara stift gör detsamma. Precis som Växjö stift kommer flera stift att påbörja arbetet med att inrätta servicebyråer/funktioner under verksamhetsåret 2015.

HUR SER DET UT IDAG i Växjö stift vad gäller stiftets roll för administrativ samverkan? Sedan hösten 2012 erbjuds de ekonomiska enheter som är anslutna till den gemensamma telefoniplattformen möjligheten att låta stiftskansliets växelfunktion svara på deras huvudnummer. Detta gör stiftskansliet kostnadsfritt för de anslutna enheterna. Andra servicefunktioner som redan idag utförs genom stiftskansliets personal är till exempel utbildningar i kyrko-bokföring, Svenska kyrkans interna fakturasystem, intranät och webb, utbildning av kontaktpersoner IT för de ekono-miska enheter som är anslutna till GIP och arkivstöd. Stiftsstyrelsen har utsett en referensgrupp bestående av tre ledamöter som tillsammans med personal från stiftskansliet kommer att arbeta fram en plan för hur och när administrativa tjänster kan erbjudas de ekonomiska enheterna. Arbetet av detta kommer att påbörjas tidigt 2015. För vidare information kring detta hänvisar vi till vårt intranät.

Katarina Toll Koril, kanslichef Carolina Mörstam, ansvarig för administrativa

samverkansfrågor

inrättas på stiftskanslietServicefunktion

8


Hur har resan med administrativ samverkan i Svenska kyrkan sett ut?

Administrativ samverkan har pågått länge i Svenska kyr-kan – längre tid än många tror – genom gemensamt med-lemsregister, valhantering, hantering av kyrkliga hand-lingar med mera. De flesta av oss använder sedan länge samma e-postadresser och svenskakyrkan.se används av många församlingar. I början av 2000-talet kom en ”andra våg” av admi-nistrativ samverkan, då Luleå stift initierade det som bli-vit Svenska kyrkans gemensamma it-plattform, GIP, som nationell nivå och många andra stift nu hakat på. Vi insåg att en gemensam it-plattform var nyckeln till framtiden och en möjliggörare för samverkan även inom frågor som telefoni, lönehantering och ekonomiadministration. Det riktade församlingsbidraget har varit viktigt för att understödja detta arbete, liksom stiftens främjande arbete. Kyrka stat-reformen har också varit en bidragande faktor. Vi betraktar idag Svenska kyrkan mer som en en-het än före relationsförändringen med staten.

Var står vi i dag?

I dag är alla stift utom Västerås stift, som har en egen, liknande, lösning, anslutna den gemensamma it-plattfor-men, kallad GIP. 50 procent av alla anställda är anslutna. Ambitionen är såklart att alla som insett ett värde och behov ska vara med och önskemålet är att det ska gälla alla. Prognosen är att 10 000 personer kommer att vara anslutna vid årsskiftet 15/16, i dag är vi någonstans om-kring 8 000 personer. Ännu fler är anslutna till den gemensamma telefoni-plattformen, GTP, cirka 12 000 personer. GTP bygger på ett avtal med Telia som är väldigt bra. Det blir helt andra priser om vi upphandlar 12 000 abonnemang än 30.

Billigare

Foto

: Fre

drik

Pet

erss

on

Anders Granberg, chef för avdelningen Gemensamma funktioner på Kyrkokansliet i Uppsala, svarar på frågor om administrativ samverkan i Svenska kyrkan.

och med samverkan

9


GAS-projektet, Gemensamt administrativt stöd, har pågått ett par-tre år nu och syftar till att skapa en gemen-sam standard för ekonomi och lönehantering. I dag är 12 enheter med och testar olika systemlösningar och från och med årsskiftet går ytterligare 13 enheter in. Från och med nästa år kommer arbetet igång på riktigt. Det är lite olika karaktär på de enheter som ingår. Det är dels enhe-ter som ska fungera som servicebyråer för församlingar i närheten, andra är kunder till sådana servicebyråer. Dessa servicebyråer minskar sårbarheten genom möjligheten för mindre församlingar att få hjälp vid exempelvis semester-tider. Ju fler som ansluter sig, ju större vi blir, desto större storleksfördelar får vi. Kostnaderna minskar när vi går samman och bildar en stor och kraftfull aktör istället för många, små. Vi ser ett stort intresse för dessa frågor i Växjö stift, som till exempel är ett av de stift med flest enheter som just nu är på väg in i GIP.

Vid årsskiftet inrättades den nya avdelningen Gemensamma funktioner på Kyrkokansliet, vad var tanken med denna organisationsförändring?

Vi valde att samla den administrativa kompetens som finns på Kyrkokansliet till samma avdelning, för att tydliggöra att den nationella nivån tar ett samordnings-ansvar kring de här frågorna. Vi ville tydliggöra att detta är en kärnverksamhet och att det finns en vilja att stötta församlingarna i detta arbete. Det betyder inte att vi kan göra allt, önskelistan är väldigt lång och vi måste priori-tera hårt. Det finns önskemål om allt från bokningssystem till kyrkogårdssystem, förbättrat intranät och utveckling av appar. Det finns många goda idéer, men resurserna är begränsade på alla nivåer.

Vad är på gång och hur tror du att det kommer att se ut om fem år?

Det vi fokuserar på just nu är ekonomi och lön. Nästa steg är it-stöd för fastighetsfrågor, ärendehantering och dokumenthantering. Detta arbete inleds under 2015. Jag tror inte på någon revolution från en dag till den andra, men ser en tydlig riktning. Om fem år tror jag att vi kommer vara bättre på att utnyttja de gemensamma lösningarna, och att vi har fler och bättre ramavtal. Vi får allt fler system som hänger ihop med varandra, vilket gör att vi inte behöver registrera samma sak på flera ställen. Jag tror att det finns fler servicebyråer så att församlingar som inte längre vill utföra vissa arbetsuppgifter kan lämna dem ifrån sig till en servicebyrå som verkligen kan Svenska kyrkans verksamhet, och inte behöver ”gå på stan” för att köpa kyrkligt stöd. I exempelvis Finland har man valt en annan väg, då enheter beordrats att ansluta sig till liknande samverkan. Vår utgångpunkt, åtminstone i närtid, är att det ska bygga på frivillighet och att motivera med riktigt bra lösningar.

Varför tycker du att det är viktigt att vi i Svenska kyrkan samverkar kring administrativa frågor?

Jag tror att det är nyckeln till hållbar verksamhet. Det är också att tillmötesgå medlemmarnas önskan om att pengarna ska gå till så mycket kyrklig verksamhet som möjligt. Det kan låta motsägelsefullt, men genom att jobba med dessa frågor blir kostnaden för de administrativa uppgifterna mindre och därmed frigörs resurser till kärn-verksamheten. Det blir både billigare och bättre.

Charlotte Granrot Frenberg

Billigare bättreoch med samverkan

10


– Förut hade vi telefontid viss del av dagen. Sen vi kopplade in oss på den gemensamma växeln har vi öppet från åtta till fyra varje dag med avbrott bara vid lunchtid. – Det är lätt att konstatera att vår tillgäng-lighet har ökat.

Den som drar dessa slutsatser är Helen Hoof, administra-tiv chef i Gislaveds pastorat. Hon gillar att ha många bol-lar i luften, och det är tur det. För det blir mycket att göra framöver när man ska bli storpastorat i hela kommunen och det blir en mängd nya användare att administrera. Då Helen började hade man gått med i den gemen-samma telefoniplattformen (GTP), fast utan att vara med i den gemensamma växeln. I stället gick inkommande samtal till kanslisten Marie Lennartsson. Om inte hon kunde svara kopplades samtalet vidare, och vidare. Tills någon lyfte på luren och kunde få reda på vem som egent-ligen söktes. Det var tidsödande och opraktiskt. – När jag kom började jag kolla på andra möjligheter, säger Helen. Och när det kom ett så fint erbjudande från stiftet att vi kunde ansluta oss till deras växel utan kost-nad var det lätt att slå till.

NU HAR GISLAVEDS PASTORAT varit med i GTP i drygt ett år. Alla tycker att det fungerar bra, men det går inte av sig självt. Ska den som ringer känna sig väl bemött och få den hjälp hen frågar efter måste de som sitter i växeln tio mil söderut veta vad de ska svara när folk ringer. Därför finns listorna. Med namn, telefonnummer, mai-ladress, titel och arbetsuppgifter som underlättar för den som ska koppla till rätt person. Det är Helen som ser till att dessa listor är aktuella. – Om någon ringer och vill prata med den som har hand om den finska kören så ska det finnas där, så man blir kopplad till rätt kantor, säger hon. Annars får man ju börja ringa runt och då blir det som det var förr.

Med några enkla knapptryck-ningar berättas för växeln när man är upptagen med annat och då man är nåbar igen.

Tillgängligheten ökar

”Vår tillgänglighet har ökat mycket, säger Helen. Men alla medarbetare har

också ett ansvar...”

11


– Vi har därför kartlagt vår verksamhet ganska noga, vilket har varit positivt i sig.

DEN STORA SKILLNADEN fÖR DEN SOM RINGER är att det inte längre bara finns en anvisad telefontid någon förmiddag i veckan. Plus att det inte längre blir några bekymmer vid semester eller tillfällig frånvaro. Växeln är alltid öppen. – Vår tillgänglighet har ökat mycket, säger Helen. Men alla medarbetare har också ett ansvar att ställa sin telefon. Det är så man säger, ställa sin telefon. He-len tar fram den smartphone som hon alltid har med sig och visar hur enkelt det är. Trycker med pekfingret på en app, väljer bland alternativen för sjuk, lunch, möte, semester eller annat, och knap-par in när hon är anträffbar igen. Klickar okej och vips så vet man i Växjö allt man behöver veta när någon ringer via växeln och söker henne. Och om hon inte kunde svara kommer det strax ett mail där det står vem som ringt. Helen Hoof poängterar vikten av det egna ansvaret. – Jag måste se till att informationen alltid är uppdaterad. Vem som är tjänstgörande präst, vaktmästare och så vidare. – Vid kortare sjukdom kan jag skriva in själv i telefonen, men vid längre behöver växeln veta.

Text och foto: LarsErik Tobiasson

Kanslisten Marie Lennartsson har fortfarande en växel för att kunna koppla på den egna slingan. – Ibland säger folk bara att de vill komma

till Gislaved. Då kommer de till mig så får jag slussa vidare.

Administrativa chefen Helen Hoof och kamrer Nils Stenlund.– Det kostade mycket att köpa in de nya telefonerna, säger han. Men

det har blivit billigare att ringa nu tack vare de centrala avtalen.

Tillgängligheten ökar

12


I slutet av 1980-talet jobbade Lars Lindström på Spar-banken Kronan i Kalmar län med att införa ny teknik och nya arbetssätt. Vi bankkunder märkte först att det infördes stådiskar. Sen märkte vi även att det blev färre personal, för nu skulle vi gå över till att göra våra bankä-renden via nätet. Det var en stor omställning då, som konstigt nog känns rätt självklar några år senare. När Lars Lindström kom till kyrkan låg den förstås långt efter den teknik som hade utvecklats i banker och storföretag. – Alla församlingar låg på olika nivåer, minns han. Vi hade vårt system i Oskarshamn och grannförsamlingarna hade sina. Alla efter sitt eget datakunnande. I Oskarshamn hade man då en egen server på pas-torsexpeditionen. 2007 havererade den, men man var

tacksamma att man hade följt sina rutiner att säkerhets-kopiera, så allt gick att återskapa. 2010 var det dags igen. Men då sökte man efter andra lösningar och hamnade hos ett kalmarföretag som hade servern hos sig och tog hand om övervakningen av alla sex enheterna i Oskarshamn, pastorsexpeditionen, kyrko-gårdsförvaltningen, förskolan, församlingshemmet plus kyrkorna i Kristineberg och Kolberga.SEDAN KOM DE GEMENSAMMA systemen i Svenska kyrkan. – När vårt avtal gick ut siste mars i år passade vi på att gå med i GIP, säger Lars. Då drev jag att vi skulle vara med. En anledning var det riktade församlingsbidraget som gjorde att det inte blev någon extrakostnad för för-samlingen. Servern flyttades, men det är ju inget man märker.

– funderar på nästa stegLars Lindström arbetade i bankvärlden och var van vid enhetliga system när han kom till Oskarshamns församling för att bli dess nye kyrkokamrer 2006. Sedan dess har rutiner och teknik skiftat tills man i april 2014 gick med i GIP. – Det har faktiskt fungerat hundraprocentigt, säger han.

Självklart att gå med i GIP

13


Enda skillnaden var att den fiberuppkopp-ling man hade mot kalmarföretaget nu blev koppartrådar till Telia. – Men det är en försumbar skillnad i hastighet, säger han. För man sitter ju ändå inte och redigerar stora filer med film och musik på en server, sådant görs i egna datorn.

I SAMBAND MED ATT GIP INFÖRDES upp-täckte man att telefonerna inte fungerade, så de gick med i GTP ungefär samtidigt. – Det blev mycket på en gång, säger Lars. Församlingen fick köpa nya datorer för ungefär 60 000, inklusive de billiga små datorer som kallas tunna klienter, men det behövde ändå göras. Och alla användare fick en smartphone. – I och med att det riktade försam-lingsbidraget står för installationskostnaden var det en självklarhet att gå med i detta, säger Lars. Han beräknar att församlingens kostnader för telefon och IT kommer att minska med 175 000 kronor för år 2015. En minskning med ungefär 30 procent jämfört med 2014. – Det har gått mycket smidigt, tycker han. Några gånger har jag behövt ringa till Malin eller Carolina på stiftskansliet, eller till kyrkokansliet. Men det är normalt. – Att kyrkan bygger upp enhetliga rutiner ger både bättre mjukvaror och hårdvaror, tycker han. Och det blir ju andra priser med central upphandling. – När man nu köper en ny dator via beställningssys-temet kommer den förprogrammerad för GIP. Bara att koppla in i väggen, rena drömmen. Nu funderar Lars Lindström på nästa steg i samarbetet. – När många är med i GIP kan vi dra nytta av enhetliga system via GAS – gemensam administrativ samverkan.

FINNS DET DÅ INGA NACKDELAR? Lars Lindström svarar enstavigt nej. Men kommer sedan på, att

bildhanteringen återstår att ta tag i. Varje GIP-konto i Oskarshamn har i snitt 3 GB lagringsutrymme (man kan förstås betala för att ha mer) och överför man mycket bil-der från mobilen når man snart gränsen. När man lagrar hemma i den egna datorn märker man när det börjar bli fullt, men en server nånstans kan kännas som ett oändligt hav. – Det behöver vi styra upp, det gäller bara att hitta egna rutiner.

HAR DÅ OSKARSHAMNS FÖRSAMLING nu tagit in banker-nas försprång? – Jag har fyllt pension så nu är jag under avveck-ling, säger Lars. – Det var intressant att byta till kyrkan. Mitt mål var att se till att det fungerar när jag lämnar till min efterträ-dare. Och vi är på god väg!

Text och foto: LarsErik Tobiasson

Lars Lindström var med om att införa

ny teknik i bankerna, nu har han gjort

det i Oskarshamns församling.

– Tur att det gått framåt, säger Birgitta Engström, ekonomiassistent som loggar in sig i GIP varje morgon. – Tänk vilken skillnad mot förr när man förde in allt i bok. Ligger man bara ifatt med bokföringen går det snabbt och enkelt att få ut listor på hur ekonomin ligger till.

Kyrkoherde Björn Leander är en hängiven fotograf som behöver mycket utrymme i datorn. Men bilderna lägger han hemma i den egna burken för att photoshoppa på fritiden.

� Annelie Johannesson är kyrkoassistent sen arton år med många skiftande uppgifter. Hon har varit med om att

installera program via disketter, cd-skivor och via nätet. Nu görs det direkt på servern. – Det är enklare och bättre.

Och när det är mer stabilt känns det också tryggare.

��

�


14

Röster från G-dagen:Ann-Charlotte Eskilsson, kamrer i Lessebo-Hovmantorps pastorat

Jag är här för att sätta mig in lite mer i hur det fungerar och vilka möjlig-heter som finns med GAS, för att kunna ta ställning till om det är något för oss. Vi är i dag anslutna till både GTP och GIP och är intresserade av att gå in även i GAS. Det har varit en väldigt intressant dag och det verkar vara smarta lösningar. Med små enheter finns en stor sårbarhet och att samverka administrativt är både klokt och nödvändigt. Många i Svenska kyrkan arbe-tar med samma saker, och vi kan dra fördelar av att arbeta ihop.

G-dagen

Den 17 oktober samlades omkring 150 kyrkoherdar, förtroendevalda, kanslichefer, administratörer och kamrerer på S:t Sigfrids folkhögskola vid G-dagen – en dag om samverkan i Svenska kyrkan.

G-dagen ordnades av Växjö stift och Svenska kyrkans nationella nivå tillsammans. Syftet med dagen var att samtala om Svenska kyrkans utmaningar, visa på möjligheterna med administrativ samverkan och ge information om nya arbetssätt och system.

Olle Sandahl, vice ordförande i Växjö pastorats kyrkoråd och ledamot i stiftsstyrelsen

Jag är här för att bidra till en god grund för utveckling av arbetet med administrativ sam-verkan och för att lära mig mer. Det gemen-samma bästa gagnar alla. Något jag tar med mig är att det är viktigare att börja rätt än att komma igång snabbt.

Anna Hult, blivande kyrkoherde i Ryssby pastorat i Kronobergs län

Det är en fantastisk möjlighet att samver-ka och jag tror att vi har mycket att vinna på att samverka istället för att samman-lägga. Jag tror på idén – det är så onödigt att vi lägger så mycket energi på att uppfinna våra egna små hjul. Vi finns med i både GTP och GIP i dag och vi för positiva diskussioner om att ta även nästa steg och gå in i GAS. I dag har jag fått veta mer och fått med mig gångbara argument hem. Det har varit en jättebra och intressant dag med bra information och härlig gemenskap.

”


15

Magnus Jonsson, kyrkokamrer i Södra Ölands pastorat

Jag och ytterligare tre personer från Södra Ölands pastorat är här för att lära oss så mycket som möjligt och ta del av tänkesätten. Vi täcker in så många seminarier vi kan. Vi är med i GTP och har tecknat en avsiktsförklaring för att gå in i GIP. Det övriga är inte aktuellt för oss just nu, men om några år. Dagen har varit bra. Det mesta har jag hört förut, så det har inte varit så mycket nyheter men något som var nytt för mig var presentationen av personal- programmet. Det var intressant att få ta del av det. Vi åker hem med mer kunskap och fortsätter diskussionen hemma.

Inger Martinsson, fastighetsansvarig i Södermöre pastorat

Vi finns med i GTP sedan 1 oktober och i GIP sedan i eftermiddag (läs: 17 oktober). Framtiden får utvisa om vi även kommer att gå med i GAS. Det har varit bra att få veta lite mer om framtiden och vilka intentioner som finns. Pastoraten har så olika förutsättningar beroende på storlek och ekonomi. En del har möjlighet att ha egna lösningar, andra har inget annat alternativ än att samverka. Jag tar med det jag lärt mig i dag in i arbetet framåt.

Maria Blomdahl, personalchef i Jönköpings pastorat

Jönköpings pastorat är anslutet till GTP och har ännu inte tagit ställning till att gå med i GIP, utan vi förhål-ler oss neutralt nyfikna. Det har varit

bra att få möjlighet att knyta kontakter och få en djupare

förståelse för vad det handlar om. Jag tar en fördjupad kunskap och bredare beslutsunder-lag med mig hem.

”

”

16


I slutet av semestern ringer telefonen i växeln. Det är fredag eftermiddag, många av mina kollegor på kansliet har hunnit gå för dagen och dessutom har de flesta präs-ter och diakoner i församlingarna fortfarande semester. Samtalen på fredagar är relativt få under vanliga omstän-digheter men under sommaren slås nästan något rekord, det som kommer nu är det fjärde den eftermiddagen. Jag ser att samtalet är till ett av pastoraten vi på stiftskansliet svarar för. Personen som ringer vill komma i kontakt med en präst. Hen är orolig för sin vän och det är därför hen nu har ringt till kyrkan. Jag föreslår Jourhavande präst som alltid finns tillgänglig via nätet om man behöver någon att prata med. Men personen behöver en präst som kan följa med hem till vännen som hen är orolig över, hen vågar inte gå ensam. För den som ringer spelar det ingen roll vem prästen är, hen vill bara ha hjälp med att hjälpa sin vän. Jag har jobbat här i ett par månader då och vid det här laget är det lätt att hitta en präst i min oändliga katalog av telefonnummer, snabbt kopplar jag vidare och vanligtvis slutar mitt jobb där. Men bara en kort stund senare ringer telefonen igen, det är samma person som jag precis pratat med. Inget svar hos den prästen, finns det möjligtvis någon annan som kan svara? Nästa samma sak. Den tredje är på annat uppdrag. Flera samtal till kommer från samma person, till slut känner jag till och med igen numret och innan jag svarar hinner jag söka upp nästa person att koppla till. Då får jag, som många gånger tidigare, känslan av att själv vilja hjälpa, även om jag ju egentligen inte kan göra mer än att försöka hitta en präst eller diakon som kan ta emot samtalet. Några försök till och bara minuter innan det är tänkt att jag ska stänga växeln, så får vi tag i en präst som kan hjälpa. Äntligen.

DE FLESTA SAMTALEN SOM KOMMER HIT är bara sekunder långa, när samtalet kopplas vidare så slutar vanligtvis mitt jobb och någon annan tar över, men då och då kom-mer ett samtal som kan ge en tanke eller känsla som finns kvar betydligt längre. Vid tillfällen som det i somras så blir i alla fall jag glad över alla som arbetar inom kyrkan, som finns tillgängliga för och hjälper andra. Den hjälpen vet jag att vi i växeln också är en stor del av. Vad som hände sen med den som ringde samtalet i somras och vännen som behövde hjälp kommer jag antagligen aldrig få veta, men just då gjorde jag allt jag kunde för att hjälpa den som ringde och det fortsätter jag med glädje göra varje dag.

Jonna Svensson, växeltelefonist Växjö stiftskansli

KRÖNIKAN

Ett viktigt samtal en fredagseftermiddag

”Personen som ringer vill komma i kontakt med

en präst. Hen är orolig för sin vän...”

17


Sedan april i år är Kyrksam lanserat som ett sammanhäng-ande system som ersätter verksamhetsregistret och orga-nisationsregistret. Fredrik Sandberg ingår i arbetsgruppen som tagit fram och vidareutvecklar verksamhetssystemet.

Vad har en församling eller ett pastorat för nytta av Kyrksam?

– Med Kyrksam bygger vi upp en katalog över hela Svenska kyrkans verksamhet. Det är lätt att ta kontakt med alla delar av organisationen. Som verksamhetsledare kan du också hantera grupper med till exempel konfirmander eller körmedlemmar. Du har alltid en korrekt postadress till per-sonerna i och med att Kyrksam är kopplat till folkbokfö-ringen. Du kan också själv lägga in andra uppgifter för att kunna kommunicera direkt med medlemmarna i gruppen, som till exempel mobilnummer för att kunna skicka sms. – Genom Kyrksam finns också möjlighet att söka fram olika typer av kontaktuppgifter, skicka meddelanden via e-post eller sms och också att ta ut uppgifter för utskrift, som till exempel närvarolistor och telefonlistor. Om man jämför med att samla alla kontaktuppgifter i ett excel-dokument eller liknande, är Kyrksam en mycket säkrare lösning där all data sparas och görs tillgänglig för fler.

Vilka kan använda Kyrksam?

– Största målgruppen är anställda. Det handlar ofta om kanslister som tenderar att bli spindeln i nätet och som sköter registreringar i systemet för både sig själv och andra. Men även till exempel kyrkoherdar, församlingspedagoger, konfirmandledare och körledare har stor nytta av systemet.

Vilka uppgifter måste alla enheter fylla i?

– Vi har ju inte haft någon gemensam katalog på det här sättet tidigare. Nu börjar vi bygga upp informationen. Det finns ett kyrkostyrelsebeslut som säger vad som måste registreras i Kyrksam, det är: • Enhetens kontaktuppgifter • Firmatecknare • Förtroendevalda • Anställda

– Utöver det finns det möjligheter att fylla i mycket annan frivillig information.

Varifrån kom idén till Kyrksam?– Organisationsregistret togs fram i början av 90-talet för att kunna hantera kyrkovalet. Redan omkring 2006-2007 kom de första tankarna på att göra ett ”nytt organisa-tionsregister”. Gradvis hade det gamla systemet växt och blivit föråldrat och rörigt. Samtidigt fanns ungefär samma uppgifter i Verksamhetsregistret i Kbok, bara visade på ett annat sätt. Behoven var liknande med båda systemen och därför gjordes bedömningen att man skulle kunna lägga samman dem. – Vi hade också sett att användarnas behov var annor-lunda. Kommunikationsmönstren hade förändrats – med Kyrksam vill vi kunna kommunicera snabbt. Vi byggde därför in en del kommunikationsverktyg i systemet, som till exempel en sms-funktion.

Används de nya funktionerna?

– Vi kan se att sms-funktionen används mycket, inte minst nu i början av terminen drar igång, då tusentals sms skickas.

Hur ser det ut framöver – kommer Kyrksam att utvecklas mer?

– Systemet är inte helt klart utan kommer fortlöpande att utvecklas. Vi vill göra Kyrksam till ett väldigt attraktivt system och försöker tillgodose så många önskemål vi kan. Fler funktioner kommer att komma och har man några synpunkter eller önskemål kan man alltid kontakta Kansli-stöd så tar vi med det i den fortsatta utvecklingen.

Maria Kenstam

Fyll i enhetens uppgifter För att Kyrksam ska fungera som det är tänkt, är det väldigt viktigt att alla enheters uppgifter stämmer. Kon-trollera därför att era uppgifter är korrekta ifyllda.

Samverkan blir lättare med Kyrksam– Kyrksam ska vara till nytta för verksamheten. Det är ett verksamhets-system som ska göra arbetet enklare och billigare genom att vi lätt kan nå varandra inom alla delar av Svenska kyrkan.

18

Varje år dör närmare 7 miljoner barn innan sin femte födelsedag. Tebenguni från Swaziland har fått möjligheten att fylla fem. Din gåva ger ännu fler barn en framtid.

SMS:a LJUS till 72905 och ge 50 kr!

pg 90 01 22-3 | bg 900-1223

SMS:a LJUS till 72905

och ge 50 kr

Läs mer: svenskakyrkan.se/internationelltarbete

Tebenguni Similane bor med sin mamma och lillebror i Matsapha, Swaziland. Familjen deltar i

mentormammaprojektet Siphilile.

foto

: sim

on

stan

ford

/iko

n

19


När jag som ung präst och statsanställd tog plats vid skrivbordet på pastors-expeditionen fanns inga moderna hjälpmedel till min hjälp. Inte för kyrko-skrivaren heller, om sanningen ska fram. Skillnaden mellan hennes och mitt bord var att det på hennes stod en elektrisk skrivmaskin medan jag fick hålla tillgodo med en helt vanlig skrivmaskin. Detta var 1985 och sedan dess har väldigt mycket skett! När folkbokföringen övergick till skattemyndigheten inleddes ett arbete med att datorisera hanteringen av arbetet på församlings-expeditionen. Jag fick vara med på ett hörn när det gällde den så kallade kontorsautomatiseringen och det var spännande och se alla de olika tekniska och praktiska lösningar som togs fram. Inte sällan med hjälp av den lokala dataleverantören som hjälpte till med en lösning som man ofta uttryckte stor belåtenhet med! Var och en av alla de tusentals pastoraten och församlingarna samsades om program för kyrkobokföring men i övrigt var det fritt fram för lokala lösningar för hårdvara och andra program för administrationen. En bit in på 90-talet kom det gemensamma e-postsystemet i Kyrknätet som visat sig vara så användbart och som skapat en bra kommunikationsstruktur.

NU STÅR VI INFÖR NYA UTMANINGAR, som jag tror kräver ett gemensamt tänk! Ledord bör vara: -”Närhet och samverkan” och som i rubriken: -”Hålla ihop och hjälpas åt”. Vägen fram till nu har gett oss erfarenheter av hur viktigt det är att vi har bra it-stöd för de olika uppgifter vi står i. Att det handlar om stöd och inte om huvuduppgifter behöver väl inte sägas! Församlingarnas grundläggande uppgift är att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt att utöva diakoni och mission. För att få tid, kraft och resurser att göra detta på bästa sätt behövs bra och effektiva stödfunktioner. Den grundläggande upp-giften är alltid individuell för var församling – stödet för detta fördelas i ett pastorat eller av flera pastorat i samverkan. Här görs för tillfället ett stort och viktigt arbete med den gemensamma IT-plattformen (GIP) som nu introduceras i allt fler pastorat. Dessutom upphandlas gemensamma programvaror som bäst kommer till sin rätt om de delas av så många som möjligt!

JAG TROR ATT DET ÄR NÖDVÄNDIGT att tänka solidariskt och tänka gemen-samt. Vi behöver tänka på potentialen i samverkan och möjligheten att undvika alltför stor sårbarhet. Det kräver att vi tänker på det gemensamma bästa – och att vi tar del av utvecklingsarbetet och skickar med de synpunkter som är viktiga ur det egna perspektivet. Det kräver dessutom att vi inte bara tänker på vad som är enklast och billigast just för vårt pastorat. Den gemen-samma lösningen är mycket värd och ska ställas i relation till egennyttan. Det borde vara det naturliga förhållningssättet i en organisation som med rätta beskriver sig som en organism!

Peter Wänehag, prost och kyrkoherde i Kalmar

UTMANING

Hålla ihop och hjälpas åt…

”...det är nöd-vändigt att tänka solidariskt och tänka gemen-

samt.”

20


Ledigförklarande av stipendier och bidrag sker årligen med sista ansökningsdag kring månadsskiftet februari/mars. Ansökan ställs till respektive stiftelses styrelse och skickas till stiftskansliet. Information angående ansök-ningstider samt kontaktpersoner ges nedan.

Ansökan till 2015 år stipendier och bidrag skall vara stift-skansliet tillhanda senast den 6 mars 2015.

Utförligare information om fonderna samt de blanketter vi i vissa fall efterfrågar finns på Växjö stifts intranätsida samt hemsida fr o m den 15 januari 2015.

Växjö stift ledigförklarar stipendier ur

• Växjö stifts samstiftelse för behövande

• Stiftelsen Brita Östergrens donation Växjö stifts samstiftelse för behövande efterlevande till präster inom Växjö stift

• Stiftelsen kontraktsprosten Per Liljorstrands och hans maka Maria Birgitta Liljorstrands, född Transtedt, från Dädesjö donation

• Stiftelsen Konsul Nils Gustaf Lindows gåva

• Växjö stifts samstiftelse för studerande

• Stiftelsen Lektorn Oscar Sjöfors donation

För vidare information: Bo Löfgren, 0470-77 38 04, [email protected]

Sammanträdesschema för 2015Stiftsfullmäktige

27 maj 25 november

Stiftsstyrelsen

3 februari27 mars21-22 april17 juni3-4 september15 oktober16 december

Domkapitel

23 januari 26 februari26 mars28 april19 maj12 juni21 augusti16 september14 oktober10 november11 december

Egendomsnämnd

3 februari14 april9 juni1-2 september7 oktober16 december

Datumen är preliminära, med reservation för ändringar. Övriga sammanträdesdatum publiceras på stiftets

intranätsida när de är beslutade i januari.

Stipendier och bidragStiftelsen JM Korenius testamentesfond

JM Korenius testamentesfond delar ut understöd till efterlevande maka/make och barn till präster i Växjö stift som i samband med pension eller dödsfall haft sin anställning inom Växjö stift.

För vidare information: Katarina Toll Koril, 0470-77 38 87, [email protected]

Stiftelsen Växjö stifts prästänkehem

För vidare information: Ulrika Karlsson, 0470-77 38 30, [email protected]

Växjö stift präststudiestiftelse

Stipendier för blivande präster i Växjö stift.

För vidare information: Katarina Hedqvist, 0470-77 38 11, [email protected]


Bokt

ips

Måste jag diarieföra det här?Ewa Larsson

Skall du läsa någon bok om diariehantering, läs ”Måste jag diarieföra det här?”.

När jag nu läser ”Måste jag diarieföra det här?” än en gång, blir jag lika glad som förra gången. Rakt, enkelt förklaras komplicerade saker, en akt är ju en dossié, diariet betyder dagboken till exempel. Du får veta grunderna, hur det går till att registrera och vad diariet skall innehålla, att diarie-planer kan man använda om man vill, vad ärendehante-ring är, återsökningens fördelar, tips på hur man hanterar medier, hur man diarieför sekretesshandlingar, projekt-handlingar och säkerhets tänk, att göra kravspecifika-tioner när man ska köpa eller byta diarieföringssystem, att man skall vara flera som kan öppna posten, mm.

Har du ont om tid, läs kapitel 1, som är en samman-fattning. Kapitlet ger mycket information, är bara 8 sidor, men efteråt vet du troligen mer än du visste innan om diariehantering.

Blev du nyfiken på mer? Läs hela boken, 109 lätt-lästa sidor som är informationsrika och hanterar ämnet på ett förvånansvärt lätt sätt. Vad mer kan man önska sig? Hänvisningar till olika delar

finns i hela boken, så missar du nått kan du lätt hitta tillbaka. Vill du inte läsa ett kapitel, hoppa över och ta nästa. Boken kan användas både som uppslagsbok och som lärobok om diariehantering.

Men . . . när det står myndighet, tänk Svenska Kyrkan istället. Boken är ju skriven med tanke på kommuner, landsting och svenska myndigheter. Alltså tänk Svenska Kyrkan, pastoratet, församlingen, istället. Det funkar i 95% av fallen. Grunderna för svensk diariehantering är de samma faktiskt. Sedan har vissa myndigheter fått special regler. Svenska kyrkan har Kyrkoordningen och Svenska Kyrkans bestämmelser som vårt speciella regelverk.

Lite om arkiv kommer också med i boken, att det är för-samlingen, pastoratet som äger handlingarna, därför är akt rensningar viktiga, av den person som handlagt ärendet, samt om avställning av handlingar, bland annat.

Kort sagt: en bra och genomtänkt bok för hela processen diarie-arkiv!

Anna Karin Thuvesholmen Almer Arkivarie, AKTAarkiven

Har du egna boktips? Det kommer alltid att finnas en sida med boktips i Stiftsliv. Har du tips på någon bok som du tycker att vi borde rekommendera? Maila ditt tips till [email protected].

21

22


sid 1

Kollekter 2015

R = RikskollektS = StiftskollektF = Kollektdag öppen för församling

Insamlingsperioder (färgmarkering)Svenska kyrkan - internationellt arbete 30 nov 2014 – 6 jan 2015 Svenska kyrkan - internationellt arbete 15 februari – 29 mars 2015Svenska kyrkan i utlandet 4 oktober – 31 okt 2015Svenska kyrkan - internationellt arbete 29 november 2015 –6 jan 2016

Januari 1 Nyårsdagen ____________ R Svenska kyrkans internationella arbete 4 Sön efter nyår __________ F --- 6 Trettondedag jul _________ R Svenska kyrkans internationella arbete11 1 sön e trettondedag ____ F ---18 2 sön e trettondedag ____ R Svenska bibelsällskapet25 3 sön e trettondedag ____ F ---

Februari1 Septuagesima ___________ R Hela människan 8 Kyndelsmässodagen _____ S Växjö stifts kyrkosångsförbund15 Fastlagssöndagen _______ R Svenska kyrkans internationella arbete 22 1 sönd i fast ____________ S Tallnäs stiftsgård

Mars1 2 sön i fast _____________ R Svenska kyrkans internationella arbete8 3 sön i fast _____________ F ---15 Midfastosöndagen _______ F ---22 Jungfru Marie bebådelsed R Svenska kyrkans unga29 Palmsöndagen __________ R Svenska kyrkans internationella arbete

April3 Långfredagen __________ F ---5 Påskdagen ______________ F ---6 Annandag påsk __________R Svenska kyrkans internationella arbete12 2 sön i påsktiden ________ F ---19 3 sön i påsktiden ________ S Credo 50% Johannelunds teologiska högskola 50%26 4 sön i påsktiden ________ R Sveriges Kristna Råd

Maj3 5 sön i påsktiden ________ S S:t Sigfrids och Oskarshamns folkhögskolor10 Bönsöndagen ___________ R Credo 50% Salt - barn och unga i EFS 50% 14 Kristi himmelfärds dag ___ F --- 17 Sön f pingst _____________ R Diakoniinstitutionerna24 Pingstdagen ____________ F ---25 Annandag pingst ________ F ---31 Heliga trefaldighets dag __ R Svenska kyrkans internationella arbete

Juni7 1 sön e trefaldighet ______ S Svenska kyrkans unga i Växjö stift14 2 sön e trefaldighet ______ F ---20 Midsommardagen _______ F ---21 Den helige Johannes döparens dag ___________ F ---28 4 sön e trefaldighet ______ R Svenska kyrkans internationella arbete

Juli5 Apostladagen ___________ S IM-individuell människohjälp 12 6 sön e trefaldighet ______ F ---19 Kristi förklarings dag _____ R Svenska kyrkan i utlandet26 8 sön e trefaldighet ______ F ---

Augusti2 9 sön e trefaldighet ______ R Svenska kyrkans internationella arbete9 10 sön e trefaldighet _____ S S:t Sigfrids folkhögskola 50% Oskarshamns folkhögskola 50%16 11 sön e trefaldighet _____ R Svenska kyrkans internationella arbete23 12 sön e trefaldighet _____ F ---30 13 sön e trefaldighet _____ R Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar

September6 14 sön e trefaldighet _____ R Ekumeniskt arbete, Europeiska kyrkokonferensen (KEK)13 15 sön e trefaldighet _____ F ---20 16 sön e trefaldighet _____ R Svenska Kyrkans Unga 50%, Sveriges kyrkosångsförbund 50%27 17 sön e trefaldighet _____ S Svenska kyrkan i utlandet

Oktober4 Den helige Mikaels dag ___ R Svenska kyrkan i utlandet11 Tacksägelsedagen _______ R Sveriges kyrkosångsförbund18 20 sön e trefaldighet ____ F ---25 21 sön e trefaldighet ____ F ---31 Alla helgons dag _________ R Svenska kyrkan i utlandet

November1 Sön e alla helgons dag ____ S Tallnäs stiftsgård 8 23 sön e trefaldighet ____ R Svenska kyrkans internationella arbete15 Sön f domssöndagen _____ F ---22 Domssöndagen _________ R Evangeliska fosterlandsstiftelsen29 1 sön i advent ___________ R Svenska kyrkans internationella arbete

December6 2 sön i advent ___________ F --- 13 3 sön i advent ___________ R Svenska Kyrkans Unga 20 4 sön i advent ___________ F --- 25 Juldagen _______________ F ---26 Annandag jul ____________ F ---27 Sönd efter jul ___________ R Svenska kyrkans internationella arbete

Kollektvädjan publiceras på

internwwwsvenskakyrkan.se/vaxjostift

Ansökan om stiftskollekt för 2016 ska ha inkommit till domkapitlet senast den 29 maj 2015. (Domkapitlet Växjö stift, Box 527, 351 06 Växjö) Ansökan om rikskollekt för 2016 ska vara Kyrkostyrelsen, 751 70 Uppsala, tillhanda före den 1 mars 2015.

23


Not

iser

Fortbildnings-veckan 2015Årets fortbildningsvecka blev en succé med nästan 400 deltagare. Boka redan nu in datumen för nästa års vecka – 19-23 oktober. Under våren kommer vi fortlöpande att informera om pro-grammet för fortbild-ningsveckan 2015.

JULHÄLSNING

Vi önskar er alla en fröjdefull jul

och ett riktigt gott nytt år!

Istället för julkort skänker vi en gåva till

kampen mot ebola genom Svenska kyrkans

internationella arbete.

Växjö stiftskansli

Växjö stift har valt en ny biskopDen 3 december blev det klart att Växjö stifts nästa biskop heter Fredrik Modéus. I den andra valomgången i biskopsvalet fick han 58 procent av rösterna. Fredrik Modéus är i dag försam-lingsherde i Lunds domkyrkoförsamling och doktorand i systematisk teologi.

Den 6 april 2015 lägger biskop Jan-Olof ned staven vid en gudstjänst i Växjö domkyrka. Fredrik Modéus vigs till biskop den 12 april 2015 i Uppsala domkyrka.

Biskop Jan-Olof hälsar sin efterträdare Fredrik Modéus välkommen till Växjö stift.

G som i glädje! Glädje för hela folket är ju mitt valspråk som biskop. Det är inget mindre än ängelns förklarande ord till herdarna om vad det innebar att Jesus var född i Betlehem. Därmed säger det också vad vårt uppdrag är, det vill säga att sprida denna glädje, glädje för hela folket. Vår kyrka är en episkopal kyrka. Det betyder att biskopar finns i ledningen och att församlingarna hör samman i en enhet och gemen-skap. En församling kan inte vara sig själv nog. Vi är tillsammans kyrka som riktar sig utåt och alltid är till för fler. En gemenskap som har den andre som inriktning. Samtidigt har vi sedan 2000 en kyrkoordning som betonar den lokala enhetens särställning och betydelse, det vill säga församlingens. Ibland har den betoningen blivit så stark att det skett på bekostnad av den större gemenskapen.

Detta nummer av Stiftsliv handlar om G som i ”gemensamma”. Det är fråga om gemensamma administrativa och ekonomiska lösningar. Vi behöver varandra också på detta praktiska och konkreta plan. Detta är i och för sig inget märkvärdigt och unikt. Så gör man och har gjort länge i affärsvärlden och inom offentlig verksamhet. Genom behovet av gemensamma praktiska lösningar har nu nya nätverk vuxit fram mellan stift och församlingar och mellan olika församlingar. Vi får därmed hjälp också av samverkans nödvändighet på administrativt plan med att se att vi som kyrka är en gemenskap och en enhet. Allting behöver administreras. Organiseras och skötas väl. Även Ordets förkunnelse och sakramentens förvaltande behöver administre-ras. Diakoni, undervisning och mission likaså. Meningen med gemen-samma system är att administrationen ska ske så effektivt och bra som möjligt och så ekonomiskt vettigt det bara går så att medel kan frigöras till vår egentliga uppgift.

Inte sällan är det människor som står ganska långt från kyrkan som ser oss som en enhet medan vi själva lätt kan hamna i ett slags motsatsförhållande till varandra – stift mot pastorat, pastorat mot församling, församling mot församling etcetera. Det är besynnerligt

när det blir så och långt ifrån de bilder som Nya testamentet målar av kyrkan, som en kropp och som ett träd med sina grenar. Om vi nu förs närmare varandra av praktiska, ekonomiska och administrativa skäl så kanske det kan få det goda med sig att vi tänker till lite extra om att uppdraget är detsamma och målet gemensamt oavsett var vi är – att sprida glädje. Och det gäller HELA folket, inte bara i vår församling eller vårt pastorat eller ens stift utan just hela folket. Jag hoppas att detta ska ligga som ett grundackord när vi nu har inlett arbetet med hur vi praktiskt kan samverka. Ett G-ackord. Stiftsstyrelsen har nu i höst beslutat att utveckla en gemensam servicefunktion i stiftet utifrån de lokala behov som finns och i den mån gemensamma administrativa system kommer att efterfrågas. Detta är ett arbete som sker i gemenskap för gemenskapens skull.

Jan-Olof Johansson, biskop

UTSIKT FRÅN ÖSTRABO

I NÄSTA NUMMER AV

Avsändare:

Box 527, 351 06 Växjö

TEMA: Projektet till tro i församlingen Tidningen kommer i mitten av februari.

stiftsliv nr 4 2015 tema administrativ samverkan

Documents