FEDERALCONFERENCE.COM  Alfresco  based  Armedia  Case  

Management  Solu>on  

Contents  •  Introduc>on  

–  About  Armedia  –  About  FederalConference.com  –  About  Army  Strong  Bonds  

•  Business  Drivers  •  High  Level  Concept  •  Solu>on  Design  •  Solu>on  Demo  •  Alfresco  based  Armedia  Case  Management  Solu>on  

–  Armedia  Content  Cloud  –  Customiza>on  &  Integra>on  

•  Ques>ons  

About  Armedia  ü  Services:    

ü  Design  and  Implementa>on  of  Enterprise  Content  /  Case  /  Record  Management  solu>ons  ü  Primary  technologies:  Alfresco,  EMC  Documentum,  IBM  FileNet  and  

MicrosoL  SharePoint  ü  Products:    

ü  Armedia  Caliente  –  Bulk  mul>plaPorm  content  migra>on  tool  ü  Armedia  Case  Management  –  case  management  applica>on  framework  with  

ver>cal  solu>on  built  around  Inves>ga>ve  Case  Management  ü  Armedia  CONNtext  –  IBM  Maximo  -­‐>  FileNet  connector  ü  GuidedAlfresco  –  na>ve  iPad  applica>on  to  educate  users  on  Alfresco  

ü  Government  &  Commercial  Past  Performance  

ü  CMMI  Level  3  appraised  

ü  8(a)/SDB,  Veteran  owned,  and    60+%  staff  carry  a  TS  clearance  

Customers  

4  

About  FederalConference.com  •   A  service-­‐disabled  veteran-­‐owned  small  business,  

FederalConference.com  provides  professional  event  planning  services  for  both  governmental  and  commercial  clients  at  an  affordable  price.    

•  Currently  planning  and  delivering  over  3,000  events  annually  for  the  federal  government.  Services  include    –  Site  Selec>on,  Graphic  Design,  Prin>ng,  Professional  Staffing,  Event  

Management,  Food  &  Beverage  Management,  Audio  Visual,  Transporta>on  Management,  Child  Care  and  Administra>ve  /  Logis>cal  Support.    

•  FederalConference.com  pioneered    a  fast-­‐paced,  assembly  line  event  planning  process  that  includes  an  automated  event  management  system  to  streamline  and  expedite  the  process  involved  with  delivering  successful  events  for  our  clients.  

About  Army  Strong  Bonds  •  Strong  Bonds  is  a  unit-­‐based,  chaplain-­‐led  program  which  assists  

commanders  in  building  individual  resiliency  by  strengthening  the  Army  Family.  The  core  mission  of  the  Strong  Bonds  program  is  to  increase  individual  Soldier  and  Family  member  readiness  through  rela>onship  educa>on  and  skills  training.    

•  Strong  Bonds  is  conducted  in  an  offsite  retreat  format  in  order  to  maximize  the  training  effect.  The  retreat  or  “get  away”  provides  a  fun,  safe,  and  secure  environment  in  which  to  address  the  impact  of  reloca>ons,  deployments,  and  military  lifestyle  stressors.  

Business  Problem  •  FederalConference.com  provides  quality  planning  services  for  

governmental  and  corporate  conferences,  events  and  mee>ngs  at  an  affordable  price.  

•  Upon  winning  for  the  Army  Strong  Bonds  program,  FederalConference.com  needed  to  support  an  addi>onal  3,000  events  per  year,  a  few  orders  of  magnitude  more  events  than  before.    

•  The  sheer  increase  in  number  of  events  means  more  staff,  more  office  space,  and  more  automa>on  to  maintain  the  level  of  seamless  event  organiza>on  for  which  FederalConference.com  is  known.    

Business  Drivers  •  Drive  Efficiencies  Throughout  Event  Management  Process  •  Enhancing  Office  Automa>on  •  Greater  Visibility  into  Event  As  It  Is  Processed  •  Standardiza>on  of  Records  Keeping  &  Centraliza>on  of  Event  Files  •  Automated  Workflow  –  Event  &  Task  Assignment  &  Tracking  •  Customized  /On-­‐Demand  Reports  •  Monitoring  of  Employee  Workflow  •  Date  /Time  stamped  to  ensure  >meliness  of  Process  •  Accessibility  -­‐  Real-­‐>me  access  (24/7)  •  Ability  to  easily  modify  and  adapt  system  to  meets  client’s  

emerging/evolving  business  needs  

Armedia  Case  Management    an  Alfresco  Based  Solu>on  

FEDERALCONFERENCE.COM  Event  &  Task  Management  

In  support  of  Army  Strong  Bonds  

High  Level  Concept  

Solu>on  Design    •  User  Interface/Framework  

–  Web  2.0:  HTML5  /  CSS3  /  JavaScript,  AJAX,  JSON  …  –  jQuery  with  many  plugins  

•  Bulk  Inges>on  of    Events  –  Events  added  quarterly  based  on  simple  Excel  spreadsheet  –  Batch  program  reads  the  spreadsheet  and  uses  Alfresco  API  to  create  events  

•  Alfresco  Integra>on  –  CMIS  all  the  way  –  Add  /  Retrieve  /  Version  documents  –  Full-­‐text  search  

•  Hosted  Case  Management  Solu>on  –  Customized  UI  &  Branding  –  Customized  Workflow  –  Taxonomy  &  Content  Model  (objects  &  metadata)  –  Role-­‐based  security  and  authen>ca>on  –  Document  Management  –  File  Plan  &  Records  Management  

Why  Alfresco?  

•  Records  Management  – DOD  5015.2  complaint  

•  CMIS  Support  •  Scalability  •  Search  

Solu>on  Demo  

About  ACM  •  Case  Management  Framework  

–  Manage  Case  –  Manage  Case  Par>cipants  –  Manage  Task  –  Manage  Documents/Records  –  Workflow  –  Search  /  Repor>ng  –  Security  /  Audit  

•  Seamless  User  Experience  (developed  with  user  in  mind)  –  Intui>ve  –  Progressive  Disclosure  

•  Mobile  friendly  

Features  –  Case  Management  •  Ability  to  create  draL  cases  •  Advanced  filtering  •  Quick  views  

Features  –  Task  Management  •  Formal  ac>vi>es  within  a  case  (e.g.  interviews)  •  Assign  and  track  closure  of  tasks  •  Easy  to  mark  complete,  reassign,  etc.  

Features  –  Document  Management  

•  We’ve  conducted  our  research  and  created  an  easy  approach  for  connec>ng  with  collaborators/approvers.    

Features  –  Integra>on  •  Services  Based  Architecture  

•  RESTful  APIs  •  Integra>ons  Directory  Services  •  CMIS  support  for  repository  access  

(Records  Management)  

User  Experience  

•  Test  early,  Test  oLen  •  Do  user  research  and  persona  development  •  Use  qualita>ve  and  quan>ta>ve  measuring  techniques  •  Respond  to  change  quickly  

“We  believe  in  building  soAware  based  on  user  research  and  carefully  measured  data.  That’s  how  we  get  it  right  the  first  Gme!”  

ACM  User  Interface  

ACM  Customiza>on  &  Integra>on  •  Extensions  

–  Dashboard:  added  portlets  for  NCI  (via  jQuery  table  library)  •  Customiza>ons  

–  Event  Checklist  •  Gathers  all  informa>on  needed  to  fulfill  each  event  •  Customized  for  NCI’s  specific  needs  •  Built  on  jQuery  wizard  plugin  

–  Workflow  •  Custom-­‐built  (not  using  JBPM)  •  Specific  workflow  coded  just  for  NCI  •  Custom  JavaScript  library  /  Spring  MVC  controllers  

•  Integra>ons  –  Alfresco  Repository  via  CMIS  (Document  Management,  Search)  –  Authen>ca>on  &  Access  Control  via  LDAP  –  Event  Bulk  Load  via  Excel,  jExcel  library,  and  Alfresco  API  

Components  •  CMS  -­‐  Alfresco  Enterprise  3.4  •  Virtualiza>on  -­‐  VMware  ESXi  4.0.1,  vCenter  4.0    •  Storage  –  Shared  NAS  •  OS  –  64  bit  Linux  (CentOS/RedHat)  •  Java  –  OpenJDK  1.6.0_20    •  Authen>ca>on  –  Spring  Security  /  OpenLDAP  •  Database  –  Oracle  Express  10g  •  Applica>on  Server  -­‐  Tomcat  6.0.32  with  APR  and  JSVC  •  Applica>on  Framework:  Spring,  Spring  MVC,  Spring  Security  •  User  Interface  

–  Web  2.0  (HTML  5  /  CSS3  /  JavaScript)  –  jQuery  +  many  plugins  

Ques>ons  •  Armedia  

–  info@armedia.com      –  hwp://www.armedia.com  

Offices:  •  Washington  DC  Metro  

–  8221  Old  Courthouse  Rd,  Suite  206  –  Vienna,  VA  22182  –  703-­‐272-­‐3270  

•  Atlanta  Metro  –  200  Galleria  Parkway,  Suite  440  –  Atlanta,  GA  30339  –  678-­‐945-­‐4417