CAPACITACIÓN

REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Dictado por: Adm. Yina Marcela Holguín Bedoya

Profesional de Calidad y Gestión Documental

Universidad del Valle Sede Tuluá

Objetivo de la Capacitación

• Repaso de la forma cómo se generan y

describen los hallazgos y los aspectos a tener

en cuenta.

• Brindar una herramienta facilitadora a la hora

de la redacción de los hallazgos en una

auditoría.

Introducción

• Hallazgo:

Resultados de la evaluación de la evidencia

objetiva recopilada frente al conjunto de

políticas, procedimientos o requisitos utilizados

como referencia.

Es registrado en la lista de verificación como

respuesta a los cuestionamientos que han sido

preparados.

Introducción

• Tipos de Hallazgo

- No conformidad: Incumplimiento de un

requisito especificado. Esta no conformidad

puede ser Mayor o Menor.

- Observación: Situación que potencialmente

puede afectar el sistema de gestión de calidad.

Generación de hallazgos de auditoría

Situación que

genera desviación

No sabe cómo se hace No sabía,

La información no llega aquí

No se encuentra el

informe

Faltan recursos físicos

No es claro quien hace las

cosas

No sabía que el procedimiento

cambióNo se analiza la

información

La situación no había sido

considerada

No se toman acciones frente

a las desviaciones

No se sabe cuando hay una

desviación

No tiene los conocimientos y habilidades

No conoce la importancia, ni

las implicaciones

Redacción de hallazgos de auditoría

… Componentes básicos …

• Observación o no conformidad (que incumple).

• Numeral, política, condición, documento que

se incumple (contra que se incumple).

• Evidencia objetiva que la soporta.

Es conveniente tomar nota de:

- Los hechos observados.

- Los documentos y registros evaluados.

- Los resultados de las entrevistas.

No confíe en la memoria: esta puede fallar

Por una descripción deficiente (sin claridad) se

puede perder una oportunidad de mejora

Descripción de un Hallazgo

• Registros, evidencias objetivas¿CÓMO?

¿Cómo se identificó el hallazgo?

• Identificar dónde se evidenció la situación.¿DÓNDE?

¿Dónde esta ocurriendo el efecto?

• ¿Qué es lo que está mal, qué es lo adverso?¿QUÉ?

¿Cuál es el efecto?

• Estimar la frecuencia o el tiempo en el que ha aparecido el problema.

¿CUÁNTO?

¿Con qué frecuencia se viene presentando el efecto ó en que tiempo?

• ¿Qué se está incumpliendo? : Un requisito, un principio, una política, una directriz, un manual.

¿POR QUÉ?

¿Por qué es un problema?

Ejemplo 1 - Redacción de Hallazgos

• En la verificación del proceso de Gestión

Humana, el programa de capacitación definido

para el año 2011, no se ha cumplido en su

totalidad y no existe evidencia de las que se

han realizado, lo cual incumple el requisito

6.2.2 (b) de la norma ISO 9001:2008.

¿Cómo? ¿Dónde? ¿Qué?

¿Cuánto?¿Por Qué?

Ejemplo 2 - Redacción de Hallazgos

• El registro sobre el trámite del primer reembolso de

dinero del año 2011 no se encontraba archivado al

momento de la auditoría en el archivo de gestión de la

Coordinación Administrativa, al indagar por este, no se

tenía conocimiento sobre su ubicación; sin embargo el

registro finalmente fue evidenciado pero se encontraba

en la Dirección, lo anterior incumple el procedimiento

6.1 Administración del Archivo de Gestión (Préstamo de

documentos para trámites internos) del IP-16-01-DIR.

¿Cómo? ¿Dónde? ¿Qué?

¿Cuánto?¿Por Qué?

Ejemplo 3 - Redacción de Hallazgos

• Se evidencia la falta de actualización del instructivo de

procedimiento IP-05-01-BIB, en el procedimiento 5.2,

etapa 1, etapa 3, donde ya no es utilizado el formato

de precatalogación F-07-IP-05-01BIB y donde existe un

proceso que ya no es realizado por la dependencia .

Incumple con el requisito 4.2.3 b y 4.2.4 de la norma

ISO 9001:2008

¿Cómo? ¿Dónde? ¿Qué?

¿Cuánto?¿Por Qué?

Recomendaciones finales para la

Redacción de Hallazgos

• Evitar palabras imprecisas:

Determinar cantidad

•Algunos, bastantes

demasiados, pocos,

varios, en ocasiones

Precisar fecha

•En el futuro, en el

pasado

Términos absolutos,

definir

•Nadie, ninguno, todos, siempre, nunca

Recomendaciones finales para la

Redacción de Hallazgos

• No olvidar el Por qué en la redacción del hallazgo, para

conocer el incumplimiento de la no conformidad.

• Al momento de auditar no sólo debe tenerse como

objetivo encontrar aspectos negativos sino también

oportunidades de mejora o las fortalezas del proceso.

• No emitir juzgamientos, opiniones personales o

suposiciones a la hora de redactar los hallazgos.

• Revisar posterior a la redacción del hallazgo los 5W 2H.

• Agrupar los hallazgos que tengan que ver con un mismo

incumplimiento.