sistema integrado de gestión

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SISTEMA INTEGRADO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LAS SED GESTIÓN DE LAS SED PROFESOR SED UNA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE CALIDAD POR UNA EDUCACIÓN DE CALIDAD OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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Tomado de: Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría de Educación del Distrito.

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Page 1: Sistema Integrado de Gestión

SISTEMA INTEGRADO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LAS SEDGESTIÓN DE LAS SED

PROFESOR SED

UNA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE CALIDAD POR UNA EDUCACIÓN DE CALIDAD

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 2: Sistema Integrado de Gestión

DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión de la SED esun conjunto de elementos interrelacionados quebusca la satisfacción de las necesidades de sususuarios. Para lo cual planifica, mantiene ymejora continuamente el desempeño de susprocesos, bajo un esquema de eficiencia,eficacia y efectividad.

El SIG esta actualmente compuesto por elSistema de Gestión de Calidad – SGC , elModelo Estándar de Control Interno – MECI yel Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA.

PROFESOR SED

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 3: Sistema Integrado de Gestión

BONDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN� Garantizar el cumplimiento de la Misión en términos de eficiencia, eficacia y

efectividad y por ende satisfacer las necesidades y expectativas de losusuarios/beneficiarios.

� Fortalecer la cooperación, coordinación y articulación con otras entidades.� Optimizar y racionalizar los recursos: humanos, de tiempo, naturales,

técnicos, financieros y tecnológicos� Adoptar formas más efectivas de trabajo� Mejorar la comunicación interna y externa� Generar una cultura orientada a la mejora continua.

PROFESOR SED

� Generar una cultura orientada a la mejora continua.� Disponer de documentación normalizada, controlada, actualizada y registros

debidamente conservados.� Garantizar a los ciudadanos el acceso a información oportuna, confiable y

veraz sobre la gestión y desempeño de la entidad.� Generar un clima organizacional basado en los principios y protocolos

éticos compartidos y documentados en el Código de Ética y el Código deBuen Gobierno.

� Minimizar los impactos ambientales negativos generados por la entidad

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Page 4: Sistema Integrado de Gestión

El SIG está soportado en un enfoque basado en procesos, que consiste en identificar, interrelacionar y gestionar un conjunto de actividades que garanticen un resultado de cumplimiento de objetivos y metas

institucionales y que satisfaga las necesidades de los usuarios.

Estos procesos se materializan mediante la creación y entendimiento del Mapa de procesos y sus interacciones.

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Page 5: Sistema Integrado de Gestión

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

PROFESOR SED

Page 6: Sistema Integrado de Gestión

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGCEs una herramienta de gestión administrativa, ordenada y dinámica, que

facilita el cumplimiento de la MISIÓN de la SED para garantizar el derecho a la educación de los niños, niñas y jóvenes del Distrito

Capital en términos de calidad y satisfacción social.

Nivel Nacional Nivel Distrital SEDLey 872 del 30 de Acuerdo 122 de junio 28 Resolución 3181 de 2005Ley 872 del 30 de diciembre de 2003.

Acuerdo 122 de junio 28 de 2004

Resolución 3181 de 2005

Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004.

Decreto 387 de diciembre 2 de 2004Directiva 004 de 2005

Resolución 4506 de 21 noviembre de 2008

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Page 7: Sistema Integrado de Gestión

La NTCGP 1000:2009 es el documento que especifica los requisitos para la

implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la

rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

entidades prestadoras de servicios.Esta norma se elaboró con el propósito de

que las entidades puedan mejorar su desempeño y su capacidad de

proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y

expectativas de sus usuarios.

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Page 8: Sistema Integrado de Gestión

1. Enfoque hacia el cliente2. Liderazgo3. Participación activa de los servidores públicos

y/o particulares que ejercen funciones públicas4. Enfoque basado en los procesos5. Enfoque del sistema para la gestión6. Mejora continua7. Enfoque basado en hechos y datos para la toma

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

PROFESOR SED

7. Enfoque basado en hechos y datos para la tomade decisiones

8. Relaciones mutuamente beneficiosas con losproveedores de bienes o servicios

9. Coordinación, cooperación y articulación10.Transparencia

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Page 9: Sistema Integrado de Gestión

La NTCGP está compuesta por 8 capítulos. A partir del capítulo 4, se detallan los requisitos de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

CAPITULO 4. REQUISITOS GENERALESCAPITULO 4. REQUISITOS GENERALES

�Los procesos que permiten el cumplimiento de su función, secuencia de éstos, indicadores, mecanismos de

En este capítulo los requisitos a implementar son 29 y están relacionados con la documentación de las generalidades del sistema como:

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

de éstos, indicadores, mecanismos de control, riesgos. �Las declaraciones de la política y objetivos de calidad.�Manual de calidad y los Procedimientos documentados (6) y registros (21) que exige la norma.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 10: Sistema Integrado de Gestión

Los procedimientos obligatorios que exige el sistema son:

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

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Page 11: Sistema Integrado de Gestión

CAPITULO 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓNCAPITULO 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

�Determinación y cumplimiento de los requisitos del cliente con el propósito de aumentar su satisfacción.�Establecimiento de la política de calidad.

Los requisitos de este capítulo son 28 y están relacionados con las evidenciasdel compromiso de la alta dirección con el desarrollo y la implementación delsistema, con respecto a:

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

�Establecimiento de la política de calidad.�Establecimiento de los objetivos de calidad.�Definición de responsabilidades, autoridad y comunicación.�Asignación del Representante de la Alta Dirección�Desarrollar revisiones por la dirección

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Page 12: Sistema Integrado de Gestión

CAPITULO 6. GESTIÓN DE RECURSOSCAPITULO 6. GESTIÓN DE RECURSOS

Los recursos que se deben garantizar son:

Los requisitos a implementar son 11 y están relacionados con la asignaciónde recursos financieros, humanos y operacionales de acuerdo con losobjetivos de la entidad. Esta asignación puede estar evidenciada a través depresupuestos, planes de necesidades, planes de contratación

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

Los recursos que se deben garantizar son:

�Talento Humano�Infraestructura�Ambiente de trabajo

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 13: Sistema Integrado de Gestión

CAPITULO 7. PRESTACIÓN DE SERVICIOSCAPITULO 7. PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Los requisitos a implementar son 68. En este numeral se determina laplanificación y desarrollo de los procesos necesarios para la prestación delservicio Garantía del Derecho a la Educación, y los demás procesos de apoyo,el cual debe ser coherente con los requisitos del SIG, objetivos de calidad, yasegurar que en esta se definan la interacción y secuencia de los procesos asímismo como los mecanismos de seguimiento y medición.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

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Page 14: Sistema Integrado de Gestión

FLUJO PROCESO DE LA PRESTACION DEL SERVICIOFLUJO PROCESO DE LA PRESTACION DEL SERVICIO

Identificar los procesos

Relacionados con el Usuario/Beneficiario

Realizar revisión de los requisitos del

usuario/beneficiario

Realizar validación del servicio

Garantizar identificación y trazabilidad del

servicio

Identificar propiedad del cliente

Preservación del servicio

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Tener Comunicación con el cliente

permanentemente

Implementar Diseño y Desarrollo

Desarrollar el proceso de

adquisición de bienes o servicios

Definir controles de la prestación del

servicio

PROFESOR SED

Page 15: Sistema Integrado de Gestión

CAPITULO 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORACAPITULO 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

�Satisfacción del Usuario: Tener mecanismos eficaces, eficientes y continuos pararecopilar, analizar y utilizar la información relacionada con la satisfacción del usuario a finde mejorar el desempeño de la entidad�Auditoría Interna: Planificar y realizar una evaluación independiente y periódica quepermita determinar la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del SGC. Este

Los requisitos a implementar son 26. La entidad desarrolla procesos demedición, recopilación, validación de datos y utiliza métodos apropiados paraidentificar aspectos para el mejoramiento del desempeño.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC

permita determinar la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del SGC. Esteproceso es responsabilidad de la Oficina de Control Interno�Seguimiento y medición de los procesos: Desarrollar mediciones para evaluar ymonitorear el desempeño de los procesos, facilitando la gestión interna de estos y elseguimiento por parte de los usuarios y partes interesadas�Seguimiento y medición del servicio: Establecer y especificar requisitos de mediciónpara el servicio a fin de verificar que se han alcanzado los requisitos del usuario.�Mejora: Buscar continuamente mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC através de establecimiento de proyectos de mejora, acciones correctivas o preventivas

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Page 16: Sistema Integrado de Gestión

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECIEs una herramienta que tiene como finalidad proporcionar una estructura

para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación de las entidades del Estado, para orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y su contribución a los fines esenciales del

Estado.

Nivel Nacional Nivel Distrital SEDNivel Nacional Nivel Distrital SEDLey 87 DE 1993 Directiva 08 del 26 de

septiembre de 2006Resolución 421 de 2006

Decreto 1826 de 1994Decreto 2145 de 1999Decreto 1537 de 2001Decreto 1599 de 2005

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 17: Sistema Integrado de Gestión

El Control Interno es un sistema conformado por principios ynormas, planes, métodos y procedimientos y mecanismos deverificación y evaluación, cuya finalidad es que las actuac iones yactividades de los servidores públicos de la SED y el manejo d e lainformación y los recursos, sea eficiente y de calidad.

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

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Page 18: Sistema Integrado de Gestión

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 19: Sistema Integrado de Gestión

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Acuerdos, Compromisos o Protocolos

Desarrollo del Talento Humano.

Estilo de Dirección.

Principios y Valores entre la Alta Dirección y los servidores

Políticas de Selección, Contratación, Bienestar, Formación y Capacitación, Incentivos y Evaluación del Desempeño.

Forma adoptada por la Alta Dirección para guiar u orientar sus acciones hacia el cumplimiento de su Misión y de los objetivos institucionales.

Planes y Programas

Modelo de Operación por

Procesos

Estructura Organizacional

Planificación de actividades y metas hacia el cumplimiento de la Misión y objetivos institucionales.

Identificación de los procesos de la entidad y la secuencia de actividades lógicamente relacionadas que tomadas en su conjunto, generan un resultado

en términos de los objetivos del proceso.

Integración y articulación de los cargos, las funciones, las relaciones, y los niveles de responsabilidad que permiten dirigir y ejecutar los procesos y actividades.

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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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Organizacional de responsabilidad que permiten dirigir y ejecutar los procesos y actividades.

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Contexto Estratégico

Identificación del Riesgo

Análisis del Riesgo

Identificación de los factores externos e internos, negativos y/o positivos que se involucren en el desarrollo de las actividades.

Definición de los eventos potenciales, que ponen en peligro el cumplimiento de la Misión y los objetivos institucionales. En este elemento se establecen los agentes generadores, las causas y los efectos creados por su ocurrencia

Establecimiento de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias. Tanto el Impacto como la Probabilidad se definen en términos

de Alto, Medio y Bajo

Valoración del Riesgo

Determinación del nivel o grado de exposición de la entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las acciones y/o controles para su manejo.

Política de Administración del Riesgo

Son las guías de acción necesarias que permiten coordinar y administrar los eventos que pueden inhibir el logro de los objetivos de la entidad.

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Page 20: Sistema Integrado de Gestión

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Políticas de Operación

Procedimientos

Indicadores

Guías de acción que definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas y proyectos previamente

definidos.

Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a medición que permiten observar el cumplimiento de objetivos y metas previstos. Los indicadores que debe definir la entidad pública

son de EFICIENCIA (optimización de resultados), EFICACIA (resultados) y EFECTIVIDAD (Impacto).

Son las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso.

Controles

Información Primaria

(EXTERNA)

Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecución de las actividades y tareas

Información que se recopila primordialmente de la comunidad, demás grupos de interés y su entorno, útil para una adecuada toma de decisiones. Se obtiene a partir de los Sistemas de Quejas y

Reclamos y de la Normativa Externa.

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Manual de Operación Documentación de los procedimientos

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

INFO

RM

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INFO

RM

AC

ION Información

Secundaria (INTERNA)

Se origina y procesa al interior de la entidad. Los tipos de información secundaria son FORMAL (datos de la operación propia de la entidad) e INFORMAL (información de las experiencias de los

servidores de la entidad).

Sistemas de Información

Comunicación Organizacional

Conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de información. Los Sistemas de Información contienen Hardware, Software, Recurso Humano, Datos e Información

Mecanismo que orientan la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad. Los flujos de la comunicación organizacional son descendente, ascendente y cruzada.

Mecanismos de comunicación hacia los grupos de interés como procesos de rendición de cuentas y publicación de información resultado de la gestión de la entidad.

Comunicación Informativa

Medios de Comunicación

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Métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información.

Page 21: Sistema Integrado de Gestión

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Autoevaluación al Control

Autoevaluación a la Gestión

Mecanismos de verificación y evaluación a la efectividad de los controles establecidos en los Mapas de Riesgos y los controles establecidos para medir la satisfacción de los

usuarios.

Medición periódica de los indicadores de gestión, con el fin de tener una visión clara e integral de su comportamiento, del cumplimiento de sus objetivos e identifica

desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos.

Evaluación al Sistema de

Control Interno

Auditoria Interna

Proceso de evaluación cuyo objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias, sobre el grado de efectividad del Control Interno en la operación y cumplimiento de los

objetivos de la entidad pública. Es realizada por las Oficinas de Control Interno y por los Entes Externos de Control

Examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad pública por servidores o áreas de la entidad independientes a

su ejecución. Es realizada por las Oficinas de Control Interno a partir del Plan Anual de Auditoria aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Auditoria aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

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Plan de Mejoramiento

Institucional

Plan de Mejoramiento por Procesos

Son acciones de mejoramiento que la entidad en su conjunto, debe adelantar para fortalecer su desempeño institucional y cumplir con su función, misión y objetivos. Los Planes de

Mejoramiento se suscriben a partir de los hallazgos de los entes de control y de los procesos de autoevaluación.

Contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su

desempeño y funcionamiento en procura de los objetivos institucionales.

Son las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos con el fin de mejorar las actividades y/ o tareas bajo su responsabilidad y propiciando con

ello el mejoramiento de los procesos y los resultados del área a la cual pertenecen.

Plan de Mejoramiento

Individual

SU

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Page 22: Sistema Integrado de Gestión

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

El PIGA es un instrumento de planeación que parte del análisis de la situación ambiental institucional, con el propósito de brindar información y argumentos necesarios para el planteamiento de acciones de gestión

ambiental que garanticen primordialmente el cumplimiento de los objetivos de eco-eficiencia establecidos en el Decreto 456 de 2008

Nivel Distrital SED

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Nivel Distrital SEDDecreto 456 de 2008 Resolución 1916 de 2009

Decreto 509 de 2010 Resolución SED 650/09 Modificado Resolución 1097/09

Page 23: Sistema Integrado de Gestión

Política Ambiental

Marco Normativo

Diagnóstico Ambiental

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

PROFESOR SED

Aspectos e impactos ambientales

Programas ambientales

Plan de Acción

Page 24: Sistema Integrado de Gestión

La Secretaría de Educación del Distrito es una entidad comprometida con el

ambiente, en cumplimiento de su misión, de las normas ambientales que le

aplica, y de forma articulada con el Plan de Gestión Ambiental -PGA del Distrito,

orienta programas, actividades, objetivos, metas e indicadores, con el propósito

de generar un buen desempeño frente a los impactos ambientales derivados de

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

de generar un buen desempeño frente a los impactos ambientales derivados de

sus actividades y servicios. Fomenta una cultura ambiental en sus servidores,

proveedores, usuarios y especialmente en la comunidad educativa que

propenda por el cuidado y preservación de los recursos naturales. Así mismo,

promueve la mejora continua a través de la verificación, seguimiento y control

de las acciones ambientales desarrolladas por la entidad.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 25: Sistema Integrado de Gestión

PROFESOR SED

GESTOR

AMBIENTAL

SECRETARIO DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

Resolución 1916 de 2009

Designa al Jefe de la OAP

Comité del Sistema Integrado de Gestión

Resolución 2919 de 2010

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Grupo de Trabajo Ambiental

OFICINA ASESORA

DE PLANEACIÓN-GRUPO PIGA-

Áreas, Dependencias y Colegios de la SED

2010

Resolución SED 650/09 Modificado Resolución 1097/09

Page 26: Sistema Integrado de Gestión

Transporte

Construcción de colegios

Operación de Oficinas

Limpieza de Instalaciones

AC

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SP

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ACTIVIDAD ACTIVIDAD –– ASPECTO E IMPACTO AMBIENTALASPECTO E IMPACTO AMBIENTAL

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

Generación escombros

Generación Residuos

Emisiones residuos

Vertimientosresiduos

Generación de residuos

Generación residuos peligrosos

AS

PE

CTO

Presión Relleno Sanitario

Contaminación del Recurso Aire

Contaminación recurso sueloPresión sobre el relleno sanitario

Presión Relleno

Sanitario

Contaminación del Recurso

Agua

IMPA

CTO

Page 27: Sistema Integrado de Gestión

Se debe tener en cuenta las condiciones físicas al interior delas instalaciones, las condiciones de su entorno, y el consumoy uso de recursos naturales.

El entorno del colegio incluye su interrelación con el aire, elagua, el suelo, la flora, la fauna y los seres humanos.

Para conocer el estado ambiental del colegio es necesario

DIAGNOSTICO AMBIENTALDIAGNOSTICO AMBIENTAL

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

Para conocer el estado ambiental del colegio es necesariodiligenciar el formulario “Diagnóstico Ambiental”.

Page 28: Sistema Integrado de Gestión

PIGA

Uso eficiente del agua

Uso eficiente de la energía

Extensión de Buenas

Prácticas Ambientales

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

• ,• .

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

PIGAGestión

Integral de Residuos Sólidos,

Mejoramiento de las

Condiciones Ambientales

Internas

Criterios ambientales

para las compras y

gestión contractual

Page 29: Sistema Integrado de Gestión

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 30: Sistema Integrado de Gestión

SISTEMA ESTRUCTURA Documento Guía

El Sistema Integrado de Gestión compuesto por Calidad, MECI y PIGA busca garantizar el cumplimiento de la función administrativa de la SED y el logro de

los objetivos institucionales en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

PROFESOR SED

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

SISTEMA DE GESTIONDE LA CALIDAD

8 Capítulos y 242Requisitos

NTCGP 1000:2009

MECI 3 Subsistemas9 Componentes29 Elementos

Manual para laimplementación delMECI expedido por elDAFP

PIGA Basado en la Norma ISO140015 Capítulos

Lineamientos SecretaríaDistrital de Ambiente

Page 31: Sistema Integrado de Gestión

PLANEARACTUAR

SGC: 8. Medición, Análisis

y Mejora

SGC: 4. Requisitos Generales

5. Responsabilidad Dirección

6. Gestión de Recursos

MECI: Sub. de Control

Estratégico

PIGA: Situación Institucional

Política Ambiental

Compromiso alta dirección

El Sistema Integrado de Gestión basa la gestión administrativa en el

Ciclo de Mejora PHVA:

VERIFICAR HACER

MECI: Sub. de Control de Evaluación

PIGA:

Verificación

(Comité PIGA), Planificación

SGC: 7. Prestación del Servicio

MECI: Sub. de Control de Gestión

PIGA:Implementación y operación

Page 32: Sistema Integrado de Gestión

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA SED SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA SED CICLO DE LA GESTIÓN PCICLO DE LA GESTIÓN P--HH--VV--AA

ETAPA PLANEARETAPA PLANEAR ETAPA HACERETAPA HACER

•Misión y Visión•Política y objetivos de Calidad•Manual de Calidad•Política Ambiental•Código de Buen Gobierno•Código de Ética y Código de ética docentes•Acta de Compromiso SIG•Políticas de Desarrollo de Talento Humano•Estructura Organizacional•Mapa de Procesos•Plan Sectorial de Educación•POA•Formulación de PIGA y PACA•Mapa de Riesgos

•Políticas de Operación generales y específicas•Procedimientos, Procedimientos transversales y Procedimientos Obligatorios SGC•Indicadores por proyecto y por proceso•Controles•Mecanismos de manejo de la información interna y externa•Sistemas de Información•Mecanismos de comunicación interna y externa•Medios de Comunicación

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

•Mapa de Riesgos

ETAPA ACTUARETAPA ACTUAR ETAPA VERIFICARETAPA VERIFICAR

•Plan de Mejoramiento Institucional (Contraloría)•Plan de Mejoramiento por Procesos (Resultado de las Autoevaluaciones y de las Auditorías Internas OCI)•Plan de Mejoramiento Individual (Resultado de las Evaluaciones del desempeño y de los procesos de autoevaluación a provisionales y al cumplimiento de contratistas en sus actividades)•Modulo de Mejoramiento

•Análisis de datos recopilados de indicadores y controles•Seguimiento mensual a POA y cumplimiento de metas de proyectos de inversión•Seguimiento trimestral a metas PIGA•Seguimiento trimestral a Mapa de Riesgos•Auditorías Internas OCI y Auditorías Externas •Generación de No Conformidades

Page 33: Sistema Integrado de Gestión

Aplicativo del Sistema Integrado de Gestión SEDAplicativo del Sistema Integrado de Gestión SED

ISOLUCIONISOLUCION

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Aplicativo del Sistema Integrado de Gestión SEDAplicativo del Sistema Integrado de Gestión SED(SGC (SGC –– MECI MECI -- PIGA)PIGA)

Page 34: Sistema Integrado de Gestión

Cómo acceder a ISOLUCIONCómo acceder a ISOLUCION-- Sistema Integrado de GestiónSistema Integrado de Gestión

En la página principal del portal de la SED www.sedbogota.edu.coUbica Sitios Relacionados

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 35: Sistema Integrado de Gestión

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 36: Sistema Integrado de Gestión

El aplicativo de ISOLUCION está compuesto por Módulos en donde seencuentra la documentación soporte de los requisitos y elementos del SistemaIntegrado de Gestión.

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCION

El primer Módulo es

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

El primer Módulo es MANUALMANUAL, en donde está el Manual de Calidad, documento que evidencia cómo la SED cumple con cada uno de los requisitos de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública.

Page 37: Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCIONEl Manual de Calidad de la SED contiene el objeto, alcance y exclusiones del Sistema de Gestión de Calidad, la interacción de los procesos, la responsabilidad de la Alta Dirección y la prestación de los servicios de la SED para garantizar el derecho a la educación, y otros documentos adicionales de gran importancia.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 38: Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCIONEl segundo Módulo es PROCESOS.PROCESOS. Aquí se encuentra el Modelo de Operación por Procesos de la SED representado por el Mapa de Procesos que lo conforma 19 procesos, donde están involucradas todas las áreas del nivel central, las direcciones locales y los colegios distritales. El Mapa se encuentra organizado en cuatro tipos de procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓNOFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 39: Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCION

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 40: Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCION

El tercer Módulo es DOCUMENTACIÓN.DOCUMENTACIÓN. En este módulo se encuentran los procedimientos, manual de procedimientos, los los formatos e instructivos que soportan las actividades de cada uno de los Procesos del Mapa de Procesos de la SED y los 6 procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad.

Así mismo, los directivos pueden solicitar el ajuste de los documentos a su cargo.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 41: Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCION

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 42: Sistema Integrado de Gestión

En Texto a buscar se puede pulsar el botón Buscar y aparecen todos los procedimientos, formatos e instructivos de la SED.

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCION

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 43: Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SED

Ahora, si lo que deseas es buscar un procedimiento, formato o instructivo específico se debe colocar en buscar el código del área responsable ó una palabra clave.

ISOLUCIONISOLUCION

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 44: Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCION

NOTA: PARA CONOCER LOS CODIGOS DE LOS PROCEDIMIENTOS, FORMATOS E INSTRUCTIVOS, BUSCA EN EL HOME O PÁGINA DE INICIO DE ISOLUCION EL DOCUMENTO Codificación de procedimientos, formatos e instructivos, EN LA PARTE DE DESTACADOS.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Page 45: Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCION

El siguiente modulo es el de RIESGOSRIESGOS, a través del cual se puede evidenciar lagestión del riesgo en la SED. En este Módulo se ingresa, consulta y haceseguimiento a los Mapas de Riesgo de los procesos de la entidad, de lasDirecciones Locales de Educación y de los colegios distritales.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCIONEl Módulo final es MECI.MECI. Aquí encontramos la estructura total del Modelo Estándar de Control Interno MECI y la documentación que soporta el cumplimiento de los elementos que la norma nacional exige a las entidades del estado colombiano.

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Sistema Integrado de Gestión SEDSistema Integrado de Gestión SEDISOLUCIONISOLUCION

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Representante Alta Dirección

Wilson Fernando Melo Velandia – Jefe Oficina Asesora de Planeación

GRUPO SIG

Carmen Yolanda Sánchez G - Coordinadora

Iveth Cristina Rodríguez

Hianny Santiago

Luz Antonia Martínez

Leida Madrigal

Consuelo Velásquez

GRACIAS

Mauricio Chacón Extensiones:

Claudia Alejandra Reyes 4102, 4005, 4112, 3372

Oscar Ayala

Diana Constanza Rojas

Jazmin Santiago

Gustavo Olaya

Diego Cubides

Marcela Suárez