sistema de gestiÓn del conocimiento basado en …

55SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO BASADO EN ESTÁNDARESDE ALTA CALIDAD PARA UN PROGRAMA EDUCACIÓN SUPERIOR

CRISTIAN FELIPE CASTAÑO-DEVIA, GERALDIN QUINTERO-RUIZ, EDGAR DUARTE-FORERO

Rev. Ingeniería, Matemáticas y Ciencias de la InformaciónVol. 8 / Núm. 16 / julio - diciembre de 2021; 55-64

SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOBASADO EN ESTÁNDARES DE ALTA CALIDAD

PARA UN PROGRAMA EDUCACIÓN SUPERIOR*

Knowledge management system based on high qualitystandards for a higher education program

CRISTIAN FELIPE CASTAÑO-DEVIA1, GERALDIN QUINTERO-RUIZ2, EDGAR DUARTE-FORERO3

Recibido:03 de junio de 2021. Aceptado:13 de julio de 2021

DOI: http://dx.doi.org/10.21017/rimci.2021.v8.n16.a102

RESUMEN

La gestión del conocimiento es una herramienta útil para la competitividad de muchas organizaciones. El sector de laeducación superior está particularmente orientado a la adhesión a este tipo de esquemas, ya que su naturaleza implicaun constante aprendizaje institucional basado no solamente en su propia experiencia sino en el intercambio de saberesen el ámbito académico. En Colombia, las instituciones de educación superior ven en los estándares de alta calidad delConsejo Nacional de Acreditación una oportunidad de mejora que requiere una infraestructura orientada a la gestiónestratégica del conocimiento. Este artículo presenta la experiencia de implementación de un prototipo de sistema degestión del conocimiento en un programa de pregrado de educación superior. Se describen las fases del proceso y surelación con la plataforma tecnológica que dio soporte al desarrollo. Las conclusiones destacan las ventajas delejercicio haciendo énfasis en el aprendizaje institucional, la importancia de la plataforma tecnológica y finalmente seplantean reflexiones sobre la gestión del conocimiento como eje fundamental de los procesos de acreditación.PPPPPalabras clave. alabras clave. alabras clave. alabras clave. alabras clave. Gestión del conocimiento; Acreditación; Sistemas de información; Educación superior.

ABSTRACT

Knowledge management is a useful tool for the competitiveness of many organizations. The higher education sector isparticularly oriented towards adherence to this type of schemes, since its nature implies constant institutional learningbased not only on its own experience but also on the exchange of knowledge in the academic environment. In Colombia,higher education institutions perceive an opportunity for improvement in the high quality standards of the NationalAccreditation Council, which requires an infrastructure oriented to the strategic knowledge management. This articlepresents the experience of implementing a prototype of a knowledge management system in a higher educationundergraduate program. It describes the phases of the process and its relationship with the technological platform thatsupported the development. The conclusions highlight the advantages of the exercise, emphasizing institutional learning,the importance of the technological platform and, finally, reflections on knowledge management as a fundamental axisof accreditation processes.KeywordsKeywordsKeywordsKeywordsKeywords. Knowledge management; Accreditation; Information Systems; Higher Education.

https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/

* Artículo desarrollado del proyecto << Desarrollo del sistema de gestión del conocimiento del programa de ingeniería industrial basado en loslineamientos para la acreditación de programas de pregrado del consejo nacional de acreditación >> ejecutado entre junio de 2020 y mayo2021 desde el programa de Ingeniería industrial de la Universidad Libre, sede Bogotá.

[1] Ingeniería Industrial, Estudiante de la Facultad de Ingeniería, Universidad Libre Bogotá – Colombia ID: https://orcid.org/0000-0002-7088-2059

[2] Ingeniería Industrial, Estudiante de la Facultad de Ingeniería, Universidad Libre Bogotá – Colombia ID: https://orcid.org/0000-0001-8203-0796

[3] MSc., profesor de la Facultad de Ingeniería, Universidad Libre Bogotá – Colombia ID: https://orcid.org/0000-0001-8072-6976

I. INTRODUCCIÓN

LA GESTIÓN del conocimiento (GC) es el proce-so organizacional conducente para capturar, alma-

cenar, analizar y difundir información concernien-te a los objetivos estratégicos de un grupo de inte-rés. “Es la disciplina encargada de diseñar eimplementar modelos de gestión que permiten

56 REVISTA INGENIERÍA, MATEMÁTICAS Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN


identificar, capturar y compartir el conocimientoentre los miembros de la organización, impulsan-do la creación de valor y generación de ventajascompetitivas” [1]. En el marco de la sociedad delconocimiento, este proceso adquiere un rol funda-mental para toda organización ya que condicionala posibilidad de alcanzar ventajas competitivas apartir de la forma como se procese la informaciónasociada al entorno empresarial.

Es necesario reconocer la diferencia entre losconceptos de “conocimiento” e “información”.Chiavenato indica que “la información es un men-saje con significado en un determinado contexto,disponible para uso inmediato y que proporcionaorientación a las acciones por el hecho de reducirel margen de incertidumbre con respecto a nues-tras decisiones” [2]. Por otro lado, la definición deconocimiento es planteada por Canals como sigue:“… es un recurso que no tan sólo nos permite in-terpretar nuestro entorno, sino que nos da la posi-bilidad de actuar. Es un recurso que se halla en laspersonas y en los objetos –físicos o no– que estaspersonas utilizan, pero también en las organiza-ciones a las que pertenecen, en los procesos y enlos contextos de dichas organizaciones” [3].

La GC no es ajena a las instituciones de educa-ción superior (IES). Por su naturaleza, estas enti-dades tienen retos estratégicos en lograr unaadecuada gestión de sus recursos que asegure uneficiente aprendizaje organizacional. Muchas IESen Colombia evidencian dificultades como pérdi-da de memoria institucional, disponibilidad y ac-cesibilidad a la información, brechas en latransmisión de información y subvaloración delcapital intelectual, entre otros.

Uno de los escenarios que pone a prueba lossistemas de GC para las IES tiene que ver con losprocesos de acreditación en alta calidad estipula-dos por el Consejo Nacional de Acreditación(CNA). El estudio de González-Campo y otrostuvo en cuenta la opinión de más de 200 directivosde IES en Colombia [4]. Sus conclusiones estable-cen que existe una correlación entre la acredita-ción institucional de alta calidad y la gestión delconocimiento de las IES. Adicionalmente, el estu-dio señala que la fase de aplicación de la GC es laque presenta mayores restos y dificultades.

Los sistemas de GC son herramientas de apoyoen la toma de decisiones en organizaciones basa-

das en el conocimiento tales como los programasacadémicos de educación superior. Un casoreferenciado en la literatura es el de la Universi-dad de Southern Queensland [5] en donde laimplementación del Sistema de Gestión del cono-cimiento (SGC) basado en tecnologías de la infor-mación y la comunicación ha permitido una mayorgobernabilidad de las directivas y por ende un in-cremento en la cantidad de proyectos sobre herra-mientas para la trasferencia del conocimiento.

La estrategia de divulgación del conocimientoes parte fundamental en el desarrollo de las IES[6]. Su implementación requiere del uso de nue-vas tecnologías que faciliten el almacenamiento,transformación y divulgación del conocimiento. Porun lado, la habilitación de mecanismos de capturay consulta facilitan una toma de decisiones infor-mada y, en consecuencia, más consciente de lasnecesidades de la organización. Además, si se com-plementa con la habilitación de múltiples canalespara la difusión del conocimiento, se favorece latransparencia en los procesos de la organización.

Dentro de las tecnologías disponibles para apo-yar las estrategias de gestión del conocimiento, ladisponibilidad de servicios de colaboración en lanube permite que las organizaciones basadas en elconocimiento promuevan los flujos de informaciónal tiempo que agregan valor a sus procesos. Estossistemas facilitan el acceso a usuarios de multinivel(generadores, analistas, consultores) bajo criteriosde seguridad. La plataforma Microsoft SharePoint,utilizada por Universidad de Southern Queensland[5], ha demostrado ser útil como herramienta parala implementación de sistemas de gestión del co-nocimiento.

Los antecedentes mencionados conllevan al plan-teamiento de la siguiente pregunta: ¿Cuáles sonlas estrategias, mecanismos e infraestructura nece-saria para que una IES pueda articular su SGC conel mejoramiento continuo de sus procesos acadé-micos? Para darle respuesta, el artículo se propo-ne como objetivo la propuesta metodológica parala implementación de un SGC en un programa deeducación superior en el nivel de pregrado bajolos lineamientos de alta calidad del Consejo Na-cional de Acreditación (CNA).

El documento está organizado de la siguientemanera. En la sección número dos se presenta una




revisión de literatura acerca del uso de la GC so-portada por herramientas tecnológicas en IES. Pos-teriormente, en la tercera sección se describe lapropuesta metodológica a través de cinco fases conlas que se abordó la problemática. Seguidamentese exponen los resultados alcanzados, y se expo-nen las conclusiones y recomendaciones extraídasdel proceso adelantado.

II. REVISION DE LITERATURA

En esta sección se realiza un barrido por algu-nos referentes importantes en materia del desa-rrollo e implementación de sistemas de gestión delconocimiento en IES. La revisión de literatura per-mitió validar la importancia de estos tipos de sis-temas de gestión y su carácter estratégico en elcampo de acción referido.

En 2018, Vaquiro [7] identificó como se desa-rrollan las prácticas de gestión del conocimientoen 100 instituciones de educación en el departa-mento del Huila, con el apoyo de 210 personasentre directivos, docentes de básica y media. Den-tro de los resultados se encontró que las institu-ciones educativas estudiadas transformaron susprácticas educativas en procesos de gestión de co-nocimiento, sin una preferencia específica sobre losmecanismos para hacerlo. No obstante, se encon-tró una predominancia en las subcategorías deadquisición, diseminación de la información, e in-terpretación compartida. Adicionalmente, el estu-dio concluye indicando la importancia de mejoraren los procesos de almacenamiento, transferencia,uso y aplicación del conocimiento.

Para proponer un SGC es necesario hacer unanálisis situacional como lo indica Uribe [8] en suestudio realizado en IES de Medellín. Además depresentar una caracterización que permitió identi-ficar los impactos, niveles de implementación yvacíos de los sistemas examinados. El autor argu-menta que las IES se ven afectadas en el procesode la trasferencia de la información por los bajosniveles de madurez de los SGC existentes.

Rowley señala que si bien las IES cuentan coninstalaciones, sistemas y proyectos que les ayudanen el manejo de su información (bibliotecas,intranets, plataformas de aprendizaje, repositoriosdigitales), persisten desafíos en la creación de un

entorno de conocimiento [9]. Al lograr ese entor-no las IES pueden hacer que sus procesos de ges-tión del conocimiento alcancen cambios importantesen la cultura, valores y estructuras organizativas.

Según González Campo y otros [4] cuentancomo el CNA en Colombia es el encargado de li-derar los procesos de acreditación de calidad sien-do la institución más antigua de Suramérica yconvirtiéndose en un referente internacional porsu solidez e integralidad. Esta evaluación se reali-za con el fin de evidenciar altos niveles de calidade implementar modelos de gestión del conocimien-to para facilitar la acreditación, la evaluación cuentacon 40 indicadores que miden cada sub-procesode acuerdo al proceso general de enseñanza- apren-dizaje. Los resultados de este estudio indican quela acreditación de alta calidad impulsa la gestióndel conocimiento y los mejores resultados se evi-dencian de instituciones que cuentan con este sis-tema.

Con respecto a la propuesta de metodologíaspara la implementación de un SGC, Acevedo Co-rrea y otros propone cuatro fases: diagnóstico, di-seño, implementación y validación de estrategias[10]. El estudio permite entender la utilidad derealizar un diagnóstico previo con el fin decontextualizar el panorama de intervención.Adicionalmente, la implementación del modeloayuda a orientar al fortalecimiento de la culturaalrededor de estrategias de preservación de cono-cimiento lo cual se relaciona con la creación, codi-ficación, apropiación y la reutilización de losconocimientos ya existentes. Este ejercicio conlle-va a la consolidación de experiencias que fomen-tan la apropiación y transferencia de conocimiento.

Las herramientas tecnológicas tienen un rolprotagónico en la GC. Lindvall y Rus [11] presen-tan una introducción acerca a la GC en la ingenie-ría del software. A partir de la identificación denecesidades del conocimiento, elementos claves yorigen del conocimiento, analizar la relevancia quetiene la captura, organización, recuperación y ac-ceso a la información evitando así la pérdida deinformación.

La adopción de herramientas tecnológicas tie-ne el potencial para que la gestión del conocimien-to sea eficiente y eficaz al momento de ejecutar.Arpaci [12] indaga acerca de los antecedentes y



consecuencias que conlleva implementar los siste-mas de gestión del conocimiento que manejen suinformación en la nube. Por medio de una encues-ta realizada a 221 estudiantes de pregrado exami-nó la relación entre las expectativas de la prácticade gestión del conocimiento y la utilidad genera-da de los servicios de computación en la nube. Loshallazgos comprobaron que el uso intensivo deherramientas tecnológicas en las IES favorece lautilidad de la GC.

Finalmente, es relevante establecer la proyec-ción que tienen los sistemas de GC a la luz de lainfluencia de la pandemia de Covid 19 en losentornos educativos. El estudio de Barón y Caicedo[13] resalta la importancia de una transformacióndigital como soporte a la ruptura de desigualda-des evidenciadas por la pandemia. Sin ayuda delas herramientas tecnológicas, el aprendizaje no sellevaría de forma continua, convirtiéndose en unfactor clave en el aporte de calidad y cobertura enla educación.

III. MATERIALES Y MÉTODOS

Para el desarrollo del presente estudio se dise-ñó un proceso mixto con componentes exploratoriosy descriptivos. Este proceso fue aplicado en unobjeto de estudio identificado como un programade pregrado de una universidad acreditada quefunciona en la ciudad de Bogotá. Como se mencio-nó en el objetivo, el proceso de investigación seorientó a la implementación de un SGC enfatizadoen los factores de acreditación del CNA para pro-

gramas de pregrado. La implementación desarro-llada tuvo como alcance los factores “Estudiantes”y “Docentes”. El desarrollo del proyecto se llevó acabo en cinco fases (Fig. 1).

3.1 Diagnóstico del sgc para programa de pregrado

Con el fin de diagnosticar el nivel de apropia-ción de la comunidad académica acerca del con-cepto de GC, se realizó una encuesta en la queparticiparon docentes, estudiantes y personal ad-ministrativo de la institución (Ver Fig. 2) .

Fig. 1. Fases aplicadas durante el desarrollo del proyecto.

Fig. 2. Calificación el proceso y dominio del concepto de gestión del conocimiento.




Fig. 3. Apreciación sobre la implementación del sistema de Gestión del Conocimiento.

Los resultados de la encuesta indican que lapoblación domina el concepto de gestión del co-nocimiento, así como sus beneficios en la eventualimplementación en un programa de educación su-perior. También manifestaron preocupación por elactual manejo de la información pues se eviden-cian discontinuidades y fragmentación en los pro-cesos de transmisión.

En la Fig. 3 , se evidencia la apreciación de lacomunidad académica sobre la importancia delapoyo de directivas en la construcción del SGC.También se valoró el rol de las herramientas tec-nológicas en la construcción de soluciones que apo-yen al SGC. Este ejercicio de diagnóstico secomplementó con la caracterización de los siste-mas de información existentes en la institución, losmecanismos de articulación y la utilidad que éstospresentan para la toma de decisiones.

3.2 Definición de contenidos relevantes

El SGC debe funcionar alrededor de unos obje-tivos propuestos, el tipo de información existentey las personas que participan en el proceso de ge-neración de conocimiento. Para ello se definió quela información a administrar será aquella relacio-nada con los factores de “Docentes” y “Estudian-tes” definidos por estándar de alta calidad delConsejo Nacional de Acreditación [14]. El estándardescribe cada factor estableciendo los documen-tos e indicadores cuantitativos, que permiten evi-denciar las acciones de mejora correspondientes.

Se establecieron las fuentes de información quenutren cada factor. La clasificación de los conteni-

dos requirió asignar identificadores que permitie-ran comprender su naturaleza y relación con elestándar CNA en términos de factores, caracterís-ticas y aspectos a evaluar. En este sistema se propo-nen cinco tipos de contenidos: documentos,indicadores estadísticos, resultados de encuestas,opiniones de paneles de expertos e hitos destacados.

El tipo de contenido documental tiene que vercon normas, reglamentos, actas o archivos de in-formación escrita y legible. Los indicadores esta-dísticos se refieren a variables cuantitativasasociadas con relaciones de profesores por estu-diante, actividades de semilleros o grupos de in-vestigación, entre otros. El tercer tipo de contenido,respuesta de encuestas, considera la sistematiza-ción de las apreciaciones de autoevaluaciones queperiódicamente realiza el programa académico. Enmuchos casos, el programa acude a paneles de ex-pertos como fuentes de información para la tomade decisiones, cuyos resultados son configuradostambién en el SGC. Finalmente, el SGC tambiéncontempla la posibilidad de registrar hitos de even-tos, actividades, reconocimientos, y otras accionesrelevantes, como un tipo de contenido.

Para acceder fácilmente a la información se creóuna codificación para cada tipo de contenido quecontempla el factor, característica y aspecto a eva-luar asociados. Por ejemplo, el factor “Estudian-tes” es codificado con número “02” según loslineamientos del CNA. Lo propio se desarrolla conlas características y aspectos a evaluar. A manerade ejemplo, todos los contenidos de informaciónetiquetados en el SGC con el código “F02C07A037”corresponden al Factor “02 Estudiantes”, a la Ca-



racterística “07 Estímulos y apoyos a estudiantes”,y al Aspecto a evaluar “037 Impacto de la aplica-ción de las políticas y estrategias sobre estímulosacadémicos y apoyos socioeconómicos para los es-tudiantes, que atienden a la diversidad, pluralis-mo e inclusión”. La Fig. 4 representa un ejemplode esta estructura.

La definición de contenidos relevantes se con-creta en un cuadro maestro de contenidos. El cua-dro maestro define qué tipo de contenidos sonmanejados para cada factor, característica y aspec-to a evaluar (Fig. 5). De manera complementaria,determina los niveles de responsabilidad, reposi-torios y frecuencias de actualización.

Fig. 4. Codificación Jerárquica.

Fig. 5. Proceso de Gestión del conocimiento actual en un programa académico.




3.3 Procesos para la implementación del SGC

Los diagramas Business Process Management(BPM) permiten identificar los flujos de informa-ción al interior de una organización. Para identifi-car estos flujos se construyeron diagramas BPMpara todos los procesos que tuvieran que ver conlos factores “Docentes” y “Estudiantes”. Losdiagramas resultantes permitieron reconocer loscontenidos específicos necesarios para cumplir conlos requisitos del estándar de acreditación delCNA. Además, se identificaron los responsables,fuentes de información, periodicidad de genera-ción, medio de divulgación y repositorio existente.

Con la construcción de diagramas de flujos enformato BPM se identificó el proceso de recolec-ción, almacenamiento y difusión actual de la infor-mación. En su construcción se identificaron losajustes necesarios al proceso y la forma de llevar-los a cabo. La Fig. 5 representa de manera genéri-ca el flujo actual de información en el programaacadémico. Este análisis se llevó a cabo para cadatipo de contenido identificando vacíos en los sub-procesos de captura, almacenamiento, difusión.

Tras construir los diagramas BPM se realizó unaasociación de perfiles de manejo de información alos cargos relacionados con los factores “Estudian-tes” y “Docentes”. Se establecieron responsabili-dades en áreas como Secretaría Académica,Dirección del Programa, Secretaría General, ÁreaFinanciera, Decanatura, Bienestar Universitarioentre otras. A partir de allí se llevó a cabo unacaracterización de qué documentos existían, dón-de se generaban (área procedente), a quién ibandestinados, dónde se almacenaban y con qué fre-cuencia se almacenaban.

El ejercicio permitió depurar los flujos y defi-nir los puntos necesarios de captura, almacena-miento, análisis y difusión, como se muestra en laFig. 6. A través de entrevistas y sesiones de tra-bajo compartido se construyó una estructura en-riquecida para el flujo de información que sirvióde base para la construcción del SGC.

3.4 Implementación de proceso en herramientatecnológica

Para la implementación del proceso se tuvieronen cuenta los recursos con los que dispone la orga-

nización. El uso de aplicativos basados en compu-tación en la nube resulta adecuado por cuanto fa-cilita el acceso, transparencia y seguridad de lainformación. En el caso específico estudiado, seconstruyó un sistema de información utilizando laplataforma SharePoint.

Tratándose de un sistema de información paraapoyar el SGC, es de gran importancia definir losmecanismos de captura, almacenamiento y difu-sión de la información. Se diseñaron dos meca-nismos de captura de información. En primerlugar, una aplicación construida con Power Apps,permite obtener datos a través de dispositivosmóviles. El segundo mecanismo implica el uso deformularios personalizados en Sharepoint que sondistribuidos a los usuarios del SGC bajo una es-tructura de permisos de ingreso, lectura, edicióny aprobación.

Una plantilla define los campos que va a tenercada tipo de contenido, mientras que los registrosse refieren a las instancias respectivas. Las listasde plantillas contienen la estructura básica quedeben tener los tipos de contenidos. Cada planti-lla de contenidos está vinculada a una o más codi-ficaciones de factor, característica y aspecto aevaluar según la estructura del estándar de acre-ditación del CNA. Las listas de registros de conte-nidos contienen las instancias de los contenidos(Ver Fig. 7). A manera de ejemplo, la lista de “Plan-tilla de contenidos” puede contener un tipo de con-tenido denominado “Syllabus”. Los “Syllabus”pueden responder a una o más combinaciones defactor, característica y aspecto a evaluar (Lista “Co-dificación”). Finalmente, en la lista “Registro decontenidos” se ingresan las instancias para los dis-tintos syllabus con los que cuenta el programa.

Las plantillas fueron clasificadas en cuatro ca-tegorías: documentos, indicadores, preguntas yopiniones de panel de expertos.

3.5 Difusión de la información del sistema

La GC requiere que la información almacenadase difunda estratégicamente para que se puedaconvertir en conocimiento de la organización. Parael análisis de la información se diseñaron están-dares de indicadores, documentos e informes quefacilitan el proceso de aprendizaje organizacional.La herramienta aplicada para este efecto consistió



Fig. 6. Proceso de Gestión del Conocimiento propuesto para el programa.

Fig. 7. Esquema básico de la estructura de listas




en PowerBI, la cual permite tener datos actualiza-dos en tiempo real y difundir contenidos a travésde tableros de comando. Adicionalmente, los usua-rios autorizados de la organización pueden acce-der a las listas construidas en el SGC por medio dela interfaz de SharePoint y configurar los informesrequeridos para cada tipo de contenido. Una delas principales ventajas consiste en que estos tiposde contenidos se pueden filtrar por cualquiera delas categorías establecida en el estándar CNA.

Esta etapa de difusión de información está es-trechamente atada a la utilidad que tiene el SGC.Por tal razón, no se habilitó un acceso abierto a loscontenidos almacenados. En su lugar, se configu-raron informes específicos para las actividades con-cernientes al proceso de acreditación en alta calidaddel CNA: ponderación de factores, autoevaluación,reporte de contenidos por factor, acciones pormejorar, diseño de plan de mejora.

IV. RESULTADOS

La propuesta de constitución de un SGC para elprograma académico estuvo compuesta por cincoetapas: diagnóstico, definición de contenidos, de-finición de procesos, herramienta tecnológica ydifusión de la solución. Estos pasos permitieronconstituir un SGC que organizado alrededor delos componentes de captura, almacenamiento ydifusión de la información. La herramienta utili-zada para la configuración del SGC consistió en unsistema de colaboración en la nube operado a tra-vés de Sharepoint. Los módulos de captura permi-ten que los usuarios ingresen información sobreregistros asociados al estándar CNA a través deformularios estandarizados.

Durante el proceso de implementación se con-figuraron los 12 factores, 42 características y 200aspectos a evaluar en las listas del SGC. El ingresode la información se llevó a cabo con datos toma-dos de los últimos dos años de gestión del progra-ma logrando registrar 30 tipos de documento, 15indicadores y más de 100 registros de distinta ín-dole. Con base en esta información se generaronxxx indicadores del SGC así como otras piezascomunicativas asociadas a la información obtenida.

Es importante mencionar que la validación dela propuesta de SGC se realizó en talleres conjun-

tos con estudiantes, docentes y personal adminis-trativo. Estos espacios permitieron identificar op-ciones de mejora, propuestas para simplificar elproceso y ajustes en los informes a producir. Lostalleres desarrollados permitieron dar a conocerlas diferentes herramientas y funciones con las quecuenta el SGC. El uso de juegos de roles permitióreconocer la importancia de los distintos roles deacceso a la información (consulta, ingreso y edi-ción) que fueron habilitados para directores,docentes, administrativos y estudiantes. La socia-lización del SGC involucró además el diseño devideotutoriales sobre los procesos de captura, al-macenamiento de datos y difusión de información.

La principal dificultad que se tuvo con estaimplementación consistió en el acceso a informa-ción solicitada por el estándar CNA. El ejercicioidentificó que, si bien existe la información, su ac-ceso es claramente complejo. Con la implemen-tación del SGC se logró facilitar la accesibilidad ala información disponible para los tomadores dedecisiones en el programa.

V. CONCLUSIONES

Este proyecto es resultado de los planes demejora construidos por las directivas del progra-ma en el marco de procesos de acreditación pre-vios. En tal ocasión se identificó que una de lasoportunidades de mejora consistía en una mejorgestión del conocimiento. Se planteó una metodo-logía para la implementación de un SGC que dasoporte al proceso acreditación del programa yfacilita a otras áreas el manejo de datos y de infor-mación. La metodología está dividida en cincofases: diagnóstico, definición de contenidos, defi-nición de procesos, herramienta tecnológica y di-fusión de la solución.

Las fases de diagnóstico, definición de conteni-dos y definición de procesos estuvieron orienta-das a identificar los contenidos que deben serpriorizados, sus características y flujos asociados.Herramientas como entrevistas, levantamiento dediagramas BPM y diseño conceptual de bases dedatos permitieron alcanzar el esquema que seconcretizó en la fase de herramienta tecnológica.El diseño y mayoría de aspectos de la implemen-tación realizada se construyó sobre la infraestruc-tura de SharePoint, Power Apps y Power BI.



El sistema de gestión del conocimiento propues-to tuvo impactos preliminares positivos entérminos de organización de la información, iden-tificación de perfiles, codificación de la informa-ción y mayores contenidos para la toma dedecisiones. Además de esto, al encontrarse en unproceso de acreditación del programa se tendráen cuenta el manejo de la información y el sistemade gestión podrá ser más eficiente.

Futuros trabajos podrán realizar ejercicios paraampliar el alcance del sistema propuesto hacia to-dos los factores de alta calidad del CNA, así comoa la automatización en el flujo de actividadesdentro del sistema de información utilizando me-canismos que hacen parte de la plataforma tecnoló-gica. Otro frente de trabajo consiste en la evaluacióndel impacto en el mediano y largo plazo que pue-da tener esta herramienta. Los resultados obteni-dos cubren las primeras impresiones de actoresvinculados al programa, pero es necesario realizarun escalamiento en el tiempo para reconocer losbeneficios y dificultades que brinda en SGC en unplano estratégico.

Finalmente, el equipo de trabajo considera quees pertinente la reflexión acerca de la importanciade la GC en los procesos de acreditación de pro-gramas académicos. Siendo organizaciones basa-das en el conocimiento que marcan una improntaen las futuras generaciones de profesionales, sehace necesario que se dé una evolución del pensa-miento del programa y que esta característica seagestionada estratégicamente por las instituciones.La GC permite que las organizaciones construyansobre lo aprendido y amplíen los espectros de susconocimientos. Los SGC son entonces herramien-tas que ayudarían a la búsqueda de la alta calidaden organizaciones de esta índole.

REFERENCIAS

[1] M. Perez Montoro, «Gestión del conocimiento: orí-genes y evolución,» Profesional de la información, vol.25, no. 4 , pp. 526-534, 2016.

[2] I. Chiavenato, Introducción a la Teoría General dela Administración, 7 ed., McGraw-Hill Interameri-cana, p. 110. 2006.

[3] A. Canals, «La gestión del conocimiento,» in Actode presentación del libro Gestión del Conocimiento, 2003.

[4] C. González-Campo, G. Murillo-Vargas and M.García-Solarte, «Efecto de la acreditación institu-cional de alta calidad sobre la gestión del conoci-miento,» Formación universitaria, vol. 14, no. 2, pp.155-164, 2021.

[5] B. Millett, T. Te’o, D. Rhodes, J. Clarke and S.Carswell, «SharePoint portal as a strategic manage-ment and planning tool: University of SouthernQueensland (USQ) as a case study,» InstitutionalResearch, Innovation and Change in Universities of the21st Century, 2005.

[6] E. Moresi, «Inteligência organizacional: umreferencial integrado.,» Ciência da Informação , vol.30, no. 2, pp. 35-46, 2001.

[7] M. Vaquiro Motta, Artist, Prácticas de Gestión delconocimiento en las. [Art]. Universidad Católica deManizales, 2018.

[8] A. F. Uribe Acosta , «La Gestión del conocimientoen Instituciones de Educación Superior (IES) deMedellín,» Institución Universitaria Esumer, pp. 243-258, 2013.

[9] J. Rowley, «Is higher education ready for knowledgemanagement?,» International Journal of EducationalManagement, vol. 14, no. 7, pp. 325-333, 2000.

[10] Y. Acevedo Correa, C. A. Aristizábal Botero, A.Valencia Arias and L. Bran-Piedrahita, «Formula-ción de modelos de gestión del conocimiento apli-cados al contexto de instituciones de educaciónsuperior.,» Información tecnológica, vol. 31, no. 1, pp.103-112, 2020.

[11] M. Lindvall and L. Rus , «Knowledge Managementfor Software Organizations,» Managing SoftwareEngineering Knowledge, 2001.

[12] I. Arpaci, «Antecedents and consequences of cloudcomputing adoption in education to achieveknowledge management,» Computers in HumanBehavior, vol. 70, pp. 382-390, 2017.

[13] C. Y. Barón Hernandéz and E. Caicedo Rojas,«Transformación digital, un desafío en la educa-ción superior,» Inventum, vol. 16, no. 30, pp. 3-11,2021.

[14] Consejo Nacional de Acreditación, «Lineamientosy aspectos por evaluar para laacreditación en altacalidad de programas académicos,» Bogotá, 2021.

[15] G. Murillo Vargas, C. H. González Campo and M.García Solarte, «Efecto de la acreditación institu-cional de alta calidad sobre la gestión del conoci-miento,» Formación Universitaria , vol. 14, no. 2, pp.155-164, 2021.

sistema de gestiÓn del conocimiento basado en …

Documents