sistema de control interno como poner todas las piezas juntas?
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Sistema de Control Interno
Como poner todas las piezas juntas?
Como poner todas las piezas juntas?
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Sistema de Control InternoUn proceso diseñado para proveer una razonable seguridad de que los objetivos se cumplan, en lo concerniente a: efectividad y eficiencia de las operaciones;confiabilidad en los reportes;salvaguarda de los activos;cumplimiento de las leyes y regulaciones y convenios
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El control interno es efectuado por las personas. No es meramente políticas, manuales y formatos, sino las personas en todos los niveles de organización haciendo cosas
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Tipos de Controles
Control Preventivo:
Controles proactivos que literalmente prevengan o detecten errores/perdidas antes de que ocurran
Políticas y procedimientosEste taller
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Tipos de Controles
Control concurrente de aplicación y cumplimiento de políticas y procedimientos al momento que se ejecutan las acciones
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Tipos de Controles
Control posterior de aplicación y cumplimiento de políticas y procedimientos:Detección de errores después que han ocurrido.AuditoríasAcciones correctivas
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Las Actividades de Control se dan a traves de todos los niveles de la organización y en todas las funciones. Estas son las políticas y procedimientos que nos ayudan a mitigar el riesgo y a que los objetivos sean logrados.
Estas incluyen actividades como:• Aprobaciones/Autorizaciones/Veri-
ficaciones
• Reconciliación
• Revisión del desempeño
• Seguridad de Activos
• Separación de responsabilidades
• Controles del Sistema Informático
Actividades de Control
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Aprobaciones / autorizaciones• Conocimiento de la persona que aprueba• Autoridad alineado con responsabilidad• Documentación de soporte
Actividades de Control
• Ejemplo:Cuando aprueba una solcitud de Compra el Gerente debe conocer:•Qué es lo que se quiere comprar•A qué fondo vamos a cargar, es un costo permito por el donante y existe presupuesto?•Contribuye la compra al cumplimiento de objetivos del proyecto? Al POA?
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Autorización El proceso de
revisar y aprobar transacciones (incluyendo desembolsos de cheques, distribución de propiedades, aprobación de ingresos, etc.)
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Autorización – Qué significa su firma?
Usted ha examinado la exactitud, integridad y corrección de los documentos.
Usted está de acuerdo con la información.
Usted tiene una base para estar de acuerdo (usted -no quien lo preparó- ha verificado la información pertinente).
Usted acepta la responsabilidad total.
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Actividades de Control
•Revisión
•Comparación de Presupuesto vs Gastos •Comparación de lo actual vs lo anterior•Investigar deficiencias (% de avance)•Revisar el cumplimiento del plan de desembolsos del Donante•Revisar el estado de los subconvenios
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Acciones de Información & Comunicación
Información a la gente adecuada con el nivel adecuado de detalle en el tiempo adecuado.
Comunicación de planes, indicadores de desempeño, y expectativas. Se usan métodos formales para comunicar las políticas y procedimientos. El manejo de las comunicaciones y acciones son consistentes con las
políticas. Los empleados se mantienen informados de los asuntos importantes
(internos y externos) y son capaces de comunicar los problemas hacia arriba. La información es evaluada de acuerdo a su importancia Los empleados son alentados para proveer recomendaciones para mejorar. La gerencia responde a tiempo. La información es compartida libremente con los auditores internos y
externos.
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Amenazas al Control Interno
Desautorización de la Gerencia Acceso a los bienes (incluyendo información) Procedimientos que enfatizan la forma y no el
contenido (p.e. aprobación sin revisión de la documentación correspondiente)
Conflictos de Interés (La lealtad del empleado está dividida)
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Maneras de Controlar el Riesgo
Apoyar al cumplimiento de políticas y procedimientos de control interno
Asegurar los gastos tienen relación directa con objetivos, metas y actividades del proyecto
Conocer las regulaciones de Donantes y el presupuesto
Verificar contínuamente los avances programáticos y presupuestarios
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Hacer acciones preventivas y correctivas a tiempo
Establecer un alto sentido ético, que incluya la intolerencia a las irregularidades y al no cumplimiento de los procedimientos establecidos
Maneras de Controlar el Riesgo
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Responsabilidades del Gerente/ Director y Coordinador
Mantener una actitud positiva con respecto al cumplimiento de reglas, regulaciones y políticas
Estar alerta para detectar síntomas de actos errados
Dar el ejemplo
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Resumen
Los controles internos son acciones tomadas por los empleados para ayudar a la organización a lograr sus objetivos
El mejor control es la Cultura de Control-Consciente establecida por la Gerencia
Los controles son responsabilidad de cada uno, pero su manejo necesita un monitoreo reforzado y contínuo
Una estructura de control sólida es esencial para una organización empoderada
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