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SUBSECRETARIA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO

MANUAL DE USUARIO

ARCHIVO SSDT-Control_de_Oficios-Manual_de_Usuario_1.0[2].doc

VERSIÓN 1.0 CLASIFICACIÓN Confidencial PÁGINA 1 de 31

SISTEMA CONTROL DE OFICIOS MANUAL DE USUARIO

VERSIÓN 1.0 SSDT

Febrero de 2012


MANUAL DE USUARIO



CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO.

Versión Fecha Revisó Autorizó 1.0 02/Febrero/2011 Vladimir Meza Vladimir Meza

PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO.

Nombre Dependencia Miriam Lizeth López Godínez SSDT/DSI/Análisis y Diseño

AUDIENCIA. Este documento es de uso CONFIDENCIAL para las personas involucradas en el proyecto del Sistema de Control de Oficios, así como para el personal de la Subsecretaria de Desarrollo Tecnológico del Gobierno del Estado de Sinaloa


MANUAL DE USUARIO



TABLA DE CONTENIDO

1 SOBRE EL DOCUMENTO ......................................................................................................... 4

1.1 Objetivo de la aplicación .................................................................................................................... 4 1.1.1 Hardware .................................................................................................................................................... 4 1.1.2 Software ..................................................................................................................................................... 4 1.1.3 Configuración ............................................................................................................................................. 4 1.1.4 Proceso de instalación ................................................................................................................................ 5 1.1.5 Ubicación del sistema ................................................................................................................................. 5

2 OPERACIONES ............................................................................................................................. 6

2.1 Operación: Acceso al Sistema .......................................................................................................... 6

2.2 Operación: Bandeja de entrada ......................................................................................................... 9 2.2.1 Indicadores de un oficio en la bandeja de entrada .................................................................................. 11 2.2.2 Cambiar Password .................................................................................................................................... 12

2.3 Operación: Registrar Oficio ............................................................................................................. 13

2.4 Operación: Modificar Oficio ............................................................................................................. 19 2.4.1 Modificar Comisionado del Oficio ............................................................................................................ 19 2.4.2 Modificar Estatus del Oficio ..................................................................................................................... 21 2.4.3 Agregar Comentario al Oficio ................................................................................................................... 23

2.5 Operación: Buscar Oficios ............................................................................................................... 25

2.4.1 Buscar Oficios por Usuario y Estatus ................................................................................................ 25

2.4.2 Buscar Oficios por Estatus .................................................................................................................. 27

2.4.3 Buscar Oficios Vencidos ...................................................................................................................... 28

2.4.4 Buscar Todos los Oficios ..................................................................................................................... 29

2.4.5 Buscar Oficios Prioritarios ................................................................................................................... 30

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS ....................................................................................................31


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1 SOBRE EL DOCUMENTO

1.1 Objetivo de la aplicación

.

1.1.1 Hardware A continuación se mencionan los requerimientos mínimos de hardware para la PC que operarán en el funcionamiento del Sistema Contable Autoriza Componente Requerimiento

Procesador 1.3 GHz.

Memoria RAM 512 Mb.

Disco duro 50 MB

Unidades físicas Unidad Combo CD-RW/DVD Rom

Pantalla Monitor con resolución 1024 x 768 pixeles

Otros periféricos Impresora Láser Teclado Mouse UPS/No break 15 min o mayor

1.1.2 Software A continuación se mencionan los requerimientos mínimos de software para las PC que operarán para el funcionamiento del Sistema de Control de Oficios

Componente Requerimiento

Sistema operativo Windows XP

Programas

Nota: Los navegadores web que se podrán utilizar son:

Publicador Nombre Versión

Microsoft Internet Explorer 7

Mozilla Fundation Firefox 5.0

1.1.3 Configuración El Sistema de Control de Oficios no requiere ningún tipo de configuración ya que se podrá tener acceso por medio de internet, por medio de cualquier navegador preferentemente Internet Explorer, por lo que se deberán estar disponibles todas las


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opciones Internet (los componentes que dependen de .NET framework y controles, complementos de ActiveX y el acceso a origen de datos entre dominios). 1.1.4 Proceso de instalación El Sistema de Control de Oficios no requiere de un proceso de instalación, ya que no estará instalado en ninguna de las PC debido a que es una aplicación web, por lo que se tendrá acceso a él desde internet Explorer. 1.1.5 Ubicación del sistema Sistema Control de Oficios, por ser una aplicación web, no se encuentra instalado en la computadora, por lo que se deberá ingresar desde internet Explorer a la siguiente liga: http://oficios.sinaloa.gob.mx/LoginUsuario.aspx

http://oficios.sinaloa.gob.mx/LoginUsuario.aspx


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2 OPERACIONES

2.1 Operación: Acceso al Sistema Para ingresar al Sistema de control de Oficios deberá contar con un Usuario y Clave, una vez que se le proporcione seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Ingresar el Nombre de Usuario en el campo Usuario Paso 2: Ingresar la Clave del Usuario Paso 3: Presionar el Botón Ingresar

2.1 Interfaz Acceso de Usuario


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En caso de que la clave del usuario no sea ingresada, el Sistema enviará el mensaje “Coloque la clave correspondiente” la cual deberá ser proporcionada correctamente para poder acceder Ver pantalla 2.2

2.2 Acceso de Usuario

Paso 4: Si el usuario y clave coinciden el Sistema desplegará la pantalla de la bandeja de entrada Ir a la Operación 2.2: Bandeja de entrada


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Si presiona el botón Ingresar y no se ingresa el Usuario ó Clave, se desplegarán los mensajes para que se coloquen los campos Ver pantalla 2.3 y 2.4

2.3.Acceso de Usuario 2.4 Acceso de Usuario (colocar campo faltante)


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2.2 Operación: Bandeja de entrada Una vez ingresado al Sistema de Control de Oficios con su nombre de Usuario y Clave, se desplegará una bandeja de entrada Ver pantalla 2.5.

Nota: Si el tipo de usuario es “Administrador” podrá visualizar todos los oficios realizados desde la bandeja de entrada, como se muestra en la siguiente pantalla:

2.5 Bandeja de entrada


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Nota: Si el tipo de usuario es “Normal” solo podrá visualizar en la bandeja de entrada, los oficios asignados al el, como se muestra de ejemplo en la siguiente pantalla:


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2.2.1 Indicadores Oficio en Bandeja de Entrada Los recuadros de los oficios que aparecen en la bandeja de entrada, cuentan con diferentes colores para diferenciar su estatus: Rojo Indica que el oficio se encuentra en estatus sin abrir

Azul Indica que el oficio se encuentra en estatus en proceso

Verde Indica que el oficio se encuentra en estatus cerrado

Indican el número de consultas del oficio

Indica el número de comentarios del oficio

Indican que el oficio ya esta vencido


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2.2.2 Cambiar Password Paso 1: Dar clic en la opción Cambiar Pass

Paso 2: El Sistema desplegará la siguiente pantalla:

Paso 3: Ingresar el nuevo password en los campos Password y Repita Password

Paso 4: Dar clic en Guardar


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2.3 Operación: Registrar Oficio Nota: Esta operación solo puede ser realizada por el tipo de usuario “Administrador” y “Recepcionista”

Paso 1: Indicar la opción Nuevo, ubicada en la parte superior de la bandeja de entrada, como se muestra en la siguiente imagen: Paso 2: El Sistema desplegará la pantalla para crear un nuevo Oficio Ver pantalla 2.6 solicitando que se ingrese los datos como:

Fecha.- Indique la fecha del oficio

Organismos.- Ingrese en esta área el organismo que emite el oficio

Nota: Si el organismo a ingresar no se encuentra en el listado, realizar los siguientes pasos: 1.1 Dar clic en el signo de suma ubicado a la derecha de la lista

desplegable

1.2 El Sistema desplegará la pantalla Crear nuevo organismo solicitando

que se ingrese el nombre del organismo

1.3 Ingresar el nombre del organismo y dar clic en el botón Guardar Ver pantalla 2.7

Secretaría.- Ingrese en esta área la secretaría del organismo que emite el oficio


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Asunto.- Ingrese el tipo de asunto que trate el oficio

Descripción.- Ingrese una breve descripción de lo que trate el oficio

Dirigido a.- Indique el nombre a quien va dirigido el oficio

Nota: Si el nombre del usuario a quien va dirigido el oficio no se encuentra en el listado, realizar los siguientes pasos:

1.1 Dar clic en el signo de suma ubicado a la derecha de la

lista desplegable

1.2 El Sistema desplegará la pantalla Crear nuevo usuario solicitando que se ingrese el nombre del usuario, Nombre, e-mail y puesto

1.3 Ingresar los datos del usuario como Nombre, e-mail y puesto, dar clic en el botón Guardar Ver pantalla 2.8

Comisionado a.- Indique el nombre de la persona a quien se le delega la actividad o asunto del oficio

Nota: Si el nombre del usuario a quien va dirigido el oficio no se encuentra en el listado, realizar los siguientes pasos:

1.1 Dar clic en el signo de suma ubicado a la derecha de la

lista desplegable

1.2 El Sistema desplegará la pantalla Crear nuevo usuario solicitando que se ingrese el nombre del usuario, Nombre, e-mail y puesto


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1.3 Ingresar los datos del usuario como Nombre, e-mail y puesto, dar clic en el botón Guardar Ver pantalla 2.8

Asignar tiempo.- Indique el tiempo en horas o días en el que se tiene que resolver el asunto del oficio Ver pantalla 2.9

Adjuntar Archivos.- Seleccione la imagen escaneada del oficio físico

1.1 Indicar el botón seleccionar archivo

1.2 El Sistema desplegará la pantalla Abrir Ver pantalla 2.10

1.3 Indicar el archivo tipo imagen que requiere y dar clic en

abrir

Paso 3: Una vez ingresados los datos solicite al Sistema registrar indicando el botón Guardar

Nota 1: En caso de indicar guardar y no adjuntar un archivo tipo imagen, el Sistema enviará el siguiente mensaje:

Nota 2: Si en caso se solicita guardar y no se captura un asunto el sistema enviará el siguiente mensaje:


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Nota 2: En caso de dar clic en guardar y no se captura una descripción del oficio, el sistema enviará el siguiente mensaje:

Paso 4: El Sistema enviará un mensaje informándole que el Oficio se registró y el número de folio asignado, como se muestra en la siguiente imagen:


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2.6 Nuevo Oficio

2.7 Crear nuevo organismo


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2.8 Crear nuevo usuario 2.9 Asignar tiempo


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2.10 Abrir imagen

2.4 Operación: Modificar Oficio 2.4.1 Modificar Comisionado del Oficio Nota: Esta operación solo puede ser realizada por el tipo de usuario “Administrador” y “Recepcionista” Paso 1: Buscar el oficio a modificar realizar Operación 2.5: Buscar Oficios Paso 2: Dar clic en el recuadro del oficio a modificar


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Paso 3: El Sistema desplegará la pantalla de la captura de oficios, con los detalles del oficio Ver pantalla 2.11 Paso 4: Elija el nuevo comisionado en el campo Comisionado a

Nota: El Sistema enviará un correo electrónico a los involucrados, informando el cambio Ver pantalla 2.12

2.11 Modificar Oficio


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2.12 Correo Comisionado

2.4.2 Modificar Estatus del Oficio Nota: Esta operación puede ser realizada por el tipo de usuario “Administrador”, “Recepcionista” y “Normal” Paso 1: Buscar el oficio a modificar realizar Operación 2.5: Buscar Oficios Paso 2: Dar clic en el recuadro del oficio a modificar


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Paso 3: El Sistema desplegará la pantalla de la captura de oficios, con los detalles del oficio Ver pantalla 2.13 2.13 Modificar estatus oficio Paso 4: Seleccione en el campo Estatus el nuevo estatus del oficio y de clic en el link Regresar, ubicado en la parte superior de la pantalla


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Paso 5: El Sistema mostrará la bandeja de entrada y el oficio con el nuevo estatus

Nota: El Sistema enviará un correo electrónico a los involucrados, informando el cambio de estatus como se muestra en la siguiente pantalla:

2.4.3 Agregar Comentario al Oficio Nota: Esta operación puede ser realizada por el tipo de usuario “Administrador”, “Recepcionista” y “Normal” Paso 1: Buscar el oficio a modificar realizar Operación 2.5: Buscar Oficios Paso 2: Dar clic en el recuadro del oficio que se le requiere agregar un comentario


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Paso 3: El Sistema desplegará la pantalla de la captura de oficios, con los detalles del oficio Ver pantalla 2.14 Paso 4: Indicar un Comentario en el campo Comentarios y dar clic en el botón Agregar 2.14 Agregar Comentario Oficio


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Nota: El Sistema enviará un correo electrónico a los involucrados, informando el comentario que se le agregó como se muestra en la siguiente pantalla:

2.5 Operación: Buscar Oficios

2.4.1 Buscar Oficios por Usuario y Estatus

Paso 1: En la bandeja de entrada indicar en el campo Estatus, el tipo por el que desee visualizar los oficios, los tipos de estatus que existen son: Sin abrir, En proceso y Cerrado

Nota 1: Si se indica la opción Todos, se visualizarán los oficios que contengan todos los estatus


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Nota 2: Para regresar a la bandeja de entrada dar clic en la opción Regresar de la parte superior de la pantalla

Paso 2: Indicar el Nombre del Usuario al que se le comisiono el oficio Paso 3: El Sistema desplegará los oficios que coincidan con el usuario y estatus indicado como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla 2.15

2.15 Buscar Oficios por Estatus y Usuario


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2.4.2 Buscar Oficios por Estatus

Paso 1: Indicar en el campo Estatus, el tipo por el que desee visualizar los oficios, los tipos de estatus que existen son: Sin abrir, En proceso y Cerrado

Paso 2: El Sistema desplegará los oficios que coincidan con el estatus, que en este caso se tomo como ejemplo el tipo “Sin Abrir”, como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla 2.16

2.16 Oficios por estatus


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2.4.3 Buscar Oficios Vencidos

Paso 1: Dar clic en el recuadro de la opción Vencidos

Paso 2: El Sistema desplegará la relación de oficios que se encuentra vencidos, como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla 2.13

2.17 Oficios Vencidos


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2.4.4 Buscar Todos los Oficios

Paso 1: Indicar en el campo Estatus la opción “Todos” Paso 2: Indicar en el campo Usuario la opción “Todos” Paso 3: El Sistema desplegará todos los oficios como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla 2.14

2.18 Todos los oficios


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2.4.5 Buscar Oficios Prioritarios

Paso 1: Dar clic en el recuadro de la opción Prioritarios

Paso 2: El Sistema desplegará todos los oficios como se muestra en la siguiente pantalla Ver pantalla 2.15

2.19 Oficios Prioritarios


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3 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Término Significado

Internet Explorer

Es un navegador web desarrollado por Microsoft

Framework Estructura conceptual y tecnológica, típicamente puede incluir soporte de programas, bibliotecas y lenguaje interpretado.

Mozilla Es un navegador web libre, esto quiere decir sin ningún costo en su adquisición, es utilizado para visualizar paginas web

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