sistem kearsipan dengan menggunakan
TRANSCRIPT
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Penulis
Sesuai dengan kurikulum sekolah menengah kejuruan (SMK)setiap
siswa pada setiap akhior tahun diwajibkan membuat laporan sebagai
salah satu syarat untuk ujian akhir sekolah (UAS) / Ujian Nasional (UAN)
tahun ajaran 2012-2013.
Dalam penyusunan laporan ini, penulis telah melakukan pendidikan
system ganda pada universitas terbuka. Untuk itu penulis telah mencoba
untuk membuat laporan yang sesuai dengan cara kerja yang dilakukan
ditempat pendidikan system ganda. Dalam hal ini penulis telah
mengumpulakan data dari keterangan dengan kemampuan yang ada,
seperti:
A. Permasalahan pendidikan dan kebutuhan akan pendidikan yang
makin meningkat dan terus menerus.
B. Tekad pemerintah untuk memecahkamn permasalahan dan
memenuhi kebutuhan tersebut.
C. Penyelesaian secara konversional kurang mampu mengatasi suatu
masalah yang timbuk baik karena factor geografis, kependudukan
maupun social ekonomi.
1
2
D. Potensi teknologi sebagai sumber yang dapat dimanfaatkan untuk
memecahkan permasalahan dan memenuhi kebutuhan tersebut.
Alasan memilih judul:
1. Karna judul tersebut sesuai dengan program keahlian yang penulis
miliki.
2. Karna selama mengikuti PSG ditempatkan diposisi yang sesuai
dengan judul tersebut.
B. Pengertian Pendidikan Sistem Ganda
Pendidikan system ganda (PSG) ialah kegiatan kurikulu, yang
dilakuakan pada suatu bentuk penyelenggaran pendidikan keahlian
yang professional secara sistematis dan sinkron.
Pendidikan sekolah dan program perusahaan dalam
keterampilam dalam rangka memupuk jia dan semangat yan tinggi
serta sikap kemandirian bagi siswa/siswi.
C. Tujuan Pendidikan Sistem Ganda
Seperti kita ketahui teori dan praktek merupakan satu hal yang
saling berkaitan, jadi teori praktek adalah satu hal yang mustahil untuk
tujuan yang sesuai dengan sasaran, Pendidikan Sistem Ganda (PSG)
mempunyai tujuan antara lain :
3
1. Untuk mempraktekan teori-teori yang didapati di sekolah kepada
perusahaan dan industri.
2. Mempererat hubungan antar sekolah dan dunia usaha
3. Menghasilkan pengetahuan pengetahuan dana penghargaan
terhadap kerja sebagai proses Pendidikan
4. Mengahasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian,keterampilam
dan etos kerja yang baik.
D. Metode Pengumpulan Data
Slama penulisan laporan ini penulis memperoleh data dengan
berbagai cara guna melengkapi bahan yang diperlukan terutama
berhubungan dengan materi laporan yang akan dibuat. Dlama
penyusunan laporan ini penulis menggunakan berbagai cara guna
melengkapi data sebagai berikut :
1. Metode Observasi
Dalam metode ini terdapat petunjuk cara memperoleh data
tersebut dengan pengamatan langsung, sehingga penulis dapat
mengetahui dan memahami proses kerja .
2. Metode Penelitian
Yaitu dalam memperoleh data penulisan dari penelitian
terhadap instansi atau kantor tempat dimana penulis melaksanakan
kegiatan pendidikan sistem ganda (PSG)
4
3. Wawancara
Yaitu penulis secara langsung mengajukan tentang masalah
yang sangat berhubungan dengan instansi tersebut dan pekerjaan
yang dilakukan oleh penulis.
4. Diskusi
Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan cara
membicarakan kembali semua pendapat yang diperoleh dari hasil
peninjauan dan digolongkan dalam kelompok-kelompok yang
sesuai.
E. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pembaca dalam memahami dan
mengetahui isi bab ini, akan membuat laporan sistematika, yaitu
sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis ingin mencoba menguraikan latar belakang
penulisan, pengertian pendidikan sistem ganda, tujuann pendidikan
sistem ganda, meytode pengumpulam data dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN UMUM
Pada bab ini penulis ingin mencoba menguraika tentang sejarah
singkat, berdirinya Universitas Terbuka-Pondok Cabe, visi dan misi
Universitas Terbuka.
5
BAB III TINJAUAN KHUSUS
Pada bab ini diuraikan mengenai pengertian arsip, istilah-istilah
kearsipan, macam-macam arsip, pengertian kearsipan, masalah pokok
dalam kearsipan dan pemecahanmya, pengertian dasar filing arsip
(filing system), macam,-macam filing (filing system abjad).
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis membahas tentang simpulan dan saran.
6
BAB II
TINJAUAN UMUM
A. Sejarah Singkat Universitas Terbuka
Universitas Terbuka ( UT ) adalah Perguruan Tinggi Negeri ke –
45 di Indonesia yang diresmikan pada tanggal 4 September 1984,
berdasarkan Keputusan Presiden RI NO. 41 Tahun 1984.
1. Memberikan kesempatan yang luas bagi Warga Negara Indonesia
ataupun Warga Negara Asing, dimanapun tempat tinggal mereka,
untuk memperoleh pendidikan tinggi
2. Memberikan pelayanan pendidikan tinggi bagi mereka, yang karena
bekerja atau karena alasan lain, tidak dapat melanjutkanya di
perguruan tinggi yang berbasis tatap muka
3. Mengembangkan program pendidikan akademik dan professional
sesuai dengan kebutuhan nyata pembangunan yang belum banyak
dikembangkan oleh perguruan lain.
Sistem Pembelajaran Universitas Terbuka
Menerapkan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak
jauh berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka,
melainkan menggunakan media, baik media cetak ( modul ) maupun
non cetak ( audio atau video, computer atau internet, siaran radio,
ataupun televisi ). Makna terbuka adalah tidak ada pembatasan usia,
tahun ijazah, masa belajar, waktu registrasi, dan frekuensi mengikuti
6
7
ujian. Batasan yang ada hanyalah bahwa setiap mahasiswa
Universitas Terbuka harus terlebih dulu menamatkan jenjang menegah
atas ( SMA / Sederajat ).
B. Visi Universitas Terbuka
Universitas Terbuka bertekad menjadi salah satu institusi
pendidikan tinggi jarak jauh unggulan diantara institusi pendidikan
tinggi jarak jauh di Asia 2010 dan di dunia tahun 200
C. Misi Universitas Terbuka
Universitas Terbuka memiliki misi sebagai berikut :
1. Memperluas kesempatan belajar pada jenjang pendidikan tinggi
berkualitas
2. Menyebarkan informasi PJJ
3. Menghasilkan produk akademik dalam bidang PJJ dan bidang
lainya
4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan
PJJ
5. Memperkokoh kesatuan dan kesatuan bangsa melalui layanan
pendidikan tinggi berkualitas secara luas dan merata
6. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerja melalui
kemitraan
8
D. DISIPLIN DAN TATA TERTIB KERJA
Disiplin sebagai unsur undang-undang yang berlaku dinegara
kita, selain itu juga untuk membentuk moral yang tinggi dan sadar akan
tanggung jawab. Penulis menegmukakan mengenai tata tertib dan
disiplin kerja bagi para karyawan yaitu :
Waktu :Jam kerja hari senin s/d hari jum’at
Pukul :08.00-16.00
Jam istirahat :12.00-13.00
9
E. Stuktur Organisasi
Pusat Pelayanan Perpustakaan, Arsip, Informasi dan
Dokumentasi Universitas Terbuka
Pembantu Rektor IDr. Yuni Tri Hewindati
Kepala PUSLATADr. Effendi Wahyono,
M.Hum
Penanggung Jawab Bidang Pelayanan dan Jaringan KomunikasiSapto Priyo Santosa, S.IP
Kasubbag TUSetiawan Krishna Syech, S.Sos
PUSTAKAWANCherrie Rachman, S.SosDhany Cahya Wardhani, S.SosIrmayati, A.MdM. Pandu Ristiyono, MPRudi Susilo Darmawan, S.SosSanyoto, SS
Staf AdministrasiNgadi Asmanti, S.SosSiti Salmiati, S.PdRomliAndan AbyanSukinoPurwantini
10
BAB III
TINJAUAN KHUSUS
A. Pengertian Arsip
Kata arsip berasal dari bahasa inggris (arcive) ataupun bahasa
latin kuno (archium) yaitusuatu benda bukti dokumen atau warkat yang
berkaitan dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan,
masyarakat, pemerintah ataupun negara. Sedangkan para ahli seperti
ini :
1. The Liang Gie, mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang di
simpan secara teratur , berencana karna mempunyai satu ke
gunaan agar setiap kali di perlihat kan dapat cepat di temukan .
2. Prmud Adosardijo, mengartikan arsip sebagai wadah , tempat, map
folder doos , kotak ,lemari , kabinet dan sebagainya yang di
perlukan untuk menyimpan bahan bahan arsip .
3. Menurut lembaga administrasi negara, arsip segala kertas foto,
buku,naskah film, rekaman gambar, peta , bagan atau dokumen
lain dalam segala macam bentuk dari sifat lainnya, atau salinan
serta dengan segala cara penciptaan dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi ,
fungsi-fungsi , kebijakan-kebijakan, keputusan dan prosedur –
prosedur . Jadi arsip itu adalah merupakan kumpulan dokumen-
10
11
dokumen yang tertulis dan disimpan untuk memberikan suatu
informasi apabila diperlukan lagi.
4. Peraturan pemerintah RI no.34 tahun 1979 arsip adalah :
Kumpuan naskah atau dokumen yang diarsipkan.
a) Gedung (ruang)penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen .
b) Organisasi atau lembaga yang mengelolah dan menyimpan
kumpulan naskah atau dokumen.
3. Seminar dokumentasi atau arsip kementrian-kementrian seminar ini
diselenggarakan dijakarta pada tanggal 28 februari s.d 2 maret
1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut :
a. Arsip adalah kumpulan dari pada surat menyurat yang terjadi
oleh karena pekerjaan , aksi, transaksi, tindak tanduk
documenter (dokumen handling) yang disimpan sehingga saat
dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakasanakan tindakan-
tindakan selanjutnya.
b. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan,
penyimpanan serta pengelolaan tentang segala surat-surat baik
dalam kedalam maupun keluar dengan sitem teretentu yang
dapat dipertanggung jawabkan .
4. Undang-undang no. 7 tahun 1971
a. Arsip adalah naskah-nakah yang dibiat dan diterima oleh
lembaga-
12
b. lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksaan pemerintah.
c. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga atau badan swasta atau perorangan dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksaan kehidupan kebangsaan.
Setelah mempelajari pengertaian arsip secara etimologi dan
beberapa sember diatas terdapat dua pengertian arsip yaitu :
a. Arsip adalah kumpulan warkat
b. Arsip adalah gedung organisasi tempat pengumpulan,
penyimpanan dan pengelolaan naskah
Berdasarkan pernyataan tersebut penulis berpendapat bahwa
arsip adalah kumpulan warkat atau surat menyurat yang dibuat atau
diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang disusun
menurut system tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat
diperlukan dengan cepat dan tepat .
B. Pengertian Kearsipan
Sama halnya dengan pengertian arsip, pengertian kearsippan
punya berbeda bagi setiap ahlinya. Sebagai bahan perbandingan
dapat kita kemukan pengertian kearsipan dari berbagai sumber
sebagai berikut.
13
1. Kamus administrasi
Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatab
penyelengaraaan kearsipan saat dimulai pengumpulan warkat
sampai penyingkirannya
2. Eksiklopedi Administrasi
Filling (penyimpanan warkat) adalah suatu bentuk kegiatan tata
usahab yang berupa penyusuanan warkat-warkat secara
sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali.
Menurut pendapat penulis kearsipan adalah suatu proses mulai
dari penerimaan, pengumpulan, penngaturan , pemeliharan dan
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan
mudah dengan cepat ditemukan.
Sedangkam ilmu kerasipan adalah sekelompok pengetahuan
teratur yang mempelajari nilai ikhwal dokumen-dokumen atau warkat-
warkat yang berharga baik milik perorangan , masyarakatpemerintah.
C. Istilah-Istilah Kearsipan
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyimpan
pesan/informasi dari suatu pihak lain. Menurut ensikpedi administrasi,
record atau warkadlah yang dibuat untuk keperluan pengingatan.
Termaksuk dalam pengertian warkat ialah surat, naskah kontrak, bon
14
penjualan ,kwitansi, kartu pegawai , daftar angja-angka statistic, peta ,
potret, dan naskah-naskah dokumen lainnya.
Menurut pendapat penulis warkat/record adalah semua catatan
tertulis/bergambar/tertekam yang mengenai suatu hal peristiwa yang
dapat digunakan sebagai alat pengingat. Iatilah file dapat diartikam
kedalam bahasa indonesia menjadi berkas, file/berkas menurut
ensiklopedi adninistrasi suatu lipatan karton dengan kawat penjepit
ataupun tidk dipergunakan untuk menyimpan warkat, istilah lain adalah
folder. Selain dalam praktek bahasa inggris file dapat juga diartikan
sebagai berikut :
1. Semacam almari belanci-laci yang dipakai untuik menyimpan
berkas-berkas warkat itu.
2. Sekelompok warkat sama dengan jenis yang disimpan terpisah dari
kelompok-kelompok lainnya dalam almari arsip, misalnya foreigne
file (sekelompok surat-surat luar negri terjadadi dari surat-menyurat
antara suatu organisasi dengan perorangan/ organisasi dinegara
lain).
D. Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya
1. Masalah utama kearsipan
Masalah-masalah pokok yang timbul dalam admisnistrasi
secara umum masalah pokok kerasipan terdiri atas hal-hal sebagai
berikut:
15
a. Penemuan kembali arsip dalam waktu lebih dari satu menit
b. Jangka waktu peminjaman arsip terlalu lama, bahkan kadang
tidak kembali.
c. Sumber daya manusia kurang profesional dalam bidangnya.
d. Kerusakan arsip karena kelalaian petugas dan peminjam.
2. Cara pemecahan utama arsip
Untuk memecahkan masalah kearsipan tersebut maka
haruslah dilakukan hal-hal berikut:
a. Pelajaran dan analisa sumber permasalahan yang dihadapi.
b. Pemecahan masalah secara sesuai
c. Lakukan monotoring secara kontiyur agar masalah tidak
terulang kembali.
Pemecahan masalah utama kearsipan ditinjau dari akar
permasalahannya:
a. Penemuan kembali arsip lebih dari satu menit.
1) Lakukan penilaian ulang terhadap sitem filing yang dipakai,
benar-benar cocok atau tidak .
2) Tingkat keterampilan dan disiplin petugas dalam menangani
penyimpanan dan penemuan kembali.
3) Penialan ulang terhadap peralatan dan perlengkapan
pendukung.
16
4) waktu peminjaman arsip terlalu lama, bahkan kadang tidak
kembali laksanakan penyusunan arsip secara terarur sesuai
jadwal retensi arsip.
b. Jangka
1.Menentukan jangka waktu peminjaman maksimal (maksimal 1
minggu).
2.Tegakan disiplin bagi petugas dan peminjam.
3.Tagih arsip yang sudah jatuh tempo untuk kembali.
c. sumber daya manusia kurang profesional dalam bidangnya.
1. Tingkatan profesionalisme petugas dan peminjam.
2. Tingkatkan disiplin petugas .
3. Tingkatkan pengawasan.
4. Perhatian kesejahteraannya.
d. Kerusakan arsip karena petugas dan peminjam