sistem informasi akuntansi siklus buku besar ...sistem informasi akuntansi siklus buku besar dan...
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS BUKU BESAR DAN LAPORAN KEUANGAN PADA
PERUSAHAAN DAGANG ( Studi Kasus : Toko Kaldera Computer )
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Jurusan Teknik Informatika
Disusun Oleh :
Disusun Oleh :
Yohana Krisna Rosidha
015314071
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
2007
i
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF GENERAL LEDGER CYCLE AND
FINANCE ACCOUNT IN TRADING FIRM ( A Case Study at Toko Kaldera Computer )
A Thesis
Presented as Partial Fulfillment of the Requirements
to Obtain the Sarjana Teknik Degree
in Informatics Engineering
Disusun Oleh :
By
Yohana Krisna Rosidha
015314071
DEPARTMENT OF INFORMATICS ENGINEERING FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY
SANATA DHARMA UNIVERSITY YOGYAKARTA
2007
ii
iii
iv
PERNYATAAAN KEASLIAN KARYA
Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir ini tidak terdapat karya yang
pernah diajukan untuk memperoleh gelar sarjana di suatu perguruan tinggi, dan sepanjang
pengetahuan saya, juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau
diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan
disebutkan dalam daftar pustaka.
Yogyakarta, 29 Agustus 2007
Yohana Krisna Rosidha
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Kupersembahkan skripsi ini kepada
Bapa & Bunda Yang selalu melimpahkan kasih_Nya kepadaku
Bapak Yang telah berististirahat kekal disisi_Nya
Ibu Yang selalu memberiku perhatian juga kasih sayang
Mas, Mbak, Rangga Yang begitu berarti dalam kehidupanku
Semua Temen-temenku Yang menjadi sahabat dalam suka maupun duka
vi
HALAMAN MOTO
KERJA KERAS, IKLAS dan JUJUR adalah kunci dalam hidup ini.
-me-
Jangan lihat masa lampau dengan penyesalan, jangan pula lihat masa depan dengan ketakutan,
tapi lihatlah sekitar anda dengan penuh kesadaran.
- James Thurber-
Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya
-Pengkotbah 3:11-
vii
ABSTRAKSI
Tujuan dari sistem ini adalah membuat sebuah program sistem informasi
akuntansi yang berguna untuk mempermudah proses penjurnalan ,posting, pembuatan
laporan rincian jurnal, laporan buku besar dan laporan rugi laba secara otomatis.
Metodologi penelitian untuk membuat program bantu ini yaitu dengan
menggunakan metodologi tersetruktur dengan tahap-tahap yang meliputi : analisis
kebutuhan , perancangan system, dan implementasi ke dalam sebuah program.
Hasil implementasi program mampu mempermudah proses penjurnalan dan
pembuatan laporan, karena kesalahan yang sering terjadi dalam proses pencatatan secara
manual yaitu “account balance” dapat diatasi.
viii
ABSTRACT
The system’s aim is to build a program of accounting information system which is
beneficial to ease the marketing process, posting, a detailed jurnal report, general ledger,
reporting income statement, automatically.
The research method to built this aid system is a structured methodology which
involves these following steps, needs analysis, system design , and the implementation
into a program.
The result of this program implementation could ease the bookkeeping process
and report constructing since errors account in manual note taking process, that is account
balance ,can be solued.
ix
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Bapa dan Bunda di surga, atas kasih-Nya, sehingga
penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan.
Tugas akhir ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat akademis yang harus
dilaksanakan untuk emndapat gelar sarjana Teknik Informatika Universitas Sanata
Dharma.
Penulis menyadari dalam mempersiapkan, menyusun dan menyelesaikan tugas
akhir ini , penulis banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Pada
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada :
1. Rm. Ir. Greg. Heliarko,S.J,S.S.,B.S.T.,M.A.,M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
2. Ibu Agnes Maria Polina , S.Kom.,M.Sc., selaku Ketua Jurusan Teknik
Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
3. Ibu Ridowati Gunawan, S.Kom.,M.T., selaku Dosen Pembimbing I yang telah
banyak memberika bimbingan selama pengerjaan tugas akhir ini.
4. Bapak Daniel Alvin Sianjuntak, S.E.,Akt.,S.Kom., selaku Dosen Pembimbing II
yang juga telah memberikan bimbingan selama pengerjaan tugas akhir.
5. Dosen-dosen penguji yang telah memberikan masukan yang membangun untuk
tugas akhir ini.
6. Agus ’03 , terimakasih atas informasinya.
7. Pihak Toko kaldera Komputer , yang telah memberikan kesempaan untuk
melakukan study kasus.
x
8. Ibu, Mas, Mbak, Rangga, keluargaku yang selalu menghadirkan kehangatan, doa
dan kasih sayang.
9. You.............thank’s for all
10. Tria, “nuwun yo Yu, dah jadi temenku ngalor ngidul.”
11. Aris, Helen, Alfon, mas Pri, mas Yolan, “makasih buangat ya.......... kalian ‘dah
jadi tim suksesku, berkat kalian akhirnya aku lulus, hehe “
12. Kabul, my bro...” makasih selalu betulin komputerku klo rusak”
13. Cah-cah B2PPK, “ Tebek, Kelik, Titus, Harpi, Ari, ’m Heni, ‘m Rini, ‘m Yatmi,
Linto, Aan, Gendheng, Raharjo.... ngumpul bareng kalian, stres jadi ilang ”
14. Temen-temen TI’01 ( Ace, Vini, Tiwi, Heni, dan temen-temen semua ) ......
terimakasih untuk dukunganya.
Yogyakarta, 29 Agustus 2007
Penulis
xi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………………………………………………. i
HALAMAN PERSETUJUAN …………………………………….. iii
HALAMAN PENGESAHAN ……………………………………… iv
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ……………………………. v
HALAMAN PERSEMBAHAN ……………………………………. vi
HALAM MOTO……………………………………………………. vii
ABSTRAK………………………………………………………….. viii
ABSTRACK………………………………………………………… ix
KATA PENGANTAR………………………………………………. x
DAFTAR ISI………………………………………………………… xii
DAFTAR GAMBAR………………………………………………… xvi
DAFTAR TABEL…………………………………………………… xviii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah.......................................................... 2
1.3 Batasan Masalah............................................................ 2
1.4 Tujuan Penelitian............................................................ 3
1.5 Metode Penelitian.......................................................... 3
1.6 Sistematika Penulisan.................................................... 4
xii
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Sistem Informasi............................................. 6
2.1.1 Pengertian Sistem, Data dan Informasi............ 6
2.1.2 Desain Basis Data............................................. 6
2.1.3 Desain Sistem.................................................... 7
2.1.3.1 Diagram ER........................................ 7
2.1.3.2 DFD (Data Flow Diagram)................ 10
2.2 Definisi Sistem Informasi Akuntansi............................. 11
2.2.1 SI Siklus Pelaporan Keuangan dan Buku Besar.. 12
2.2.1.1 Jurnal.................................................................. 13
2.2.1.2 Buku Besar......................................................... 15
2.2.1.3 Laporan keuangan.............................................. 15
2.3 Microsoft Sql Server...................................................... 16
2.4 Borland Delphi............................................................... 17
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1 Orang yang Terlibat dalam Sistem................................. 19
3.2 Gambaran Umum Sistem………………………………. 19
3.3 Requirement Analysis………………………………………. 20
3.4 Logical Design ………………………………………. .. 22
3.4.1 Desain Data Model …………………………. 22
3.4.1.1 ER Diagram………………………... 22
3.4.2 Desain Proses ……………………………….. 23
xiii
3.4.2.1 Contex Diagram……………………….. 23
3.4.2.2 Diagram Berjenjang…………………. 24
3.4.2.3 DFD Level 0 ……………………... 25
3.4.2.4 DFD Level 1 Proses 2 ……………... 27
3.4.2.5 DFD Level 1 Proses 3 ……………… 27
3.4.2.6 DFD Level 1 Proses 4 ……………… 28
3.4.2.7 DFD Level 1 Proses 5 ……………… 28
3.4.2.8 DFD Level 1 Proses 6 ………………. 29
3.4.2.9 DFD Level 1 Proses 7……………… 29
3.4.2.10 DFD Level 1 Proses 8……………… 30
3.4.2.11 DFD Level 1 Proses 9…………….. 30
3.5 Desain Database …………………………………………… 31
3.5.1 Fisikal Data Model…………………………….. 32
3.6 Perancangan User Interface…………………………… 35
3.6.1 Form Karyawan……………………………… 35
3.6.2 Form Chart of Account………………………. 36
3.6.3 Form Jurnal Pembelian……………………… 36
3.6.4 Form Jurnal Penjualan……………………… 37
3.6.5 Form Jurnal Penerimaan Kas ……………… 37
3.6.6 Form Jurnal Pengeluaran Kas ………………. 38
3.6.7 Form Jurnal Umum…………………………. 38
3.6.8 Form Jurnal Buku Besar……………………. 39
xiv
BAB IV IMPLEMENTASI PROGRAM
4.1 Perangkat Lunak yang Digunakan dalam Pembuatan Sistem..... 40
4.2 Implementasi Database ............................................................ 40
4.3 Seting Koneksi........................................................................... 41
4.4 Mengeksekusi SQL..................................................................... 42
4.5 Implementasi Interface............................................................... 44
4.5.1 Tampilan Halaman Utama.......................................... 44
4.5.2 Tampilan Halaman Menu........................................... 44
4.5.3 Tampilan Halaman Input Data................................. 49
4.5.4 Tampilan Halaman Output Data................................. 66
4.6 Falidasi pada Proses Menginputkan dan Mengedit Data........... 76
4.7 Pengaturan Hak Akses User....................................................... 78
BAB V ANALISIS HASIL
5.1 Analisa Hasil dan Manfaat......................................................... 80
5.2 Kelebihan Sistem....................................................................... 80
5.3 Kekurangan Sistem ................................................................... 81
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan…………………………………………………. 82
6.2 Saran………………………………………………………… 82
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar Keterangan Halaman
2.1 Notasi kardinaliti 9
2.2 Entity 9
2.3 Relasi 10
2.4 Penghubung Simbol 10
2.5 Simbol Kesatuan luar DFD 10
2.6 Simbol Aliran data 11
2.7 Simbol Proses 11
2.8 Simbol tempat penyimpanan 11
2.9 Siklus pelaporan keuangan dan buku besar 13
3.1 Use Case Diagram untuk Admin 21
3.2 Use Case Diagram untuk Karyawan 21
3.3 ER Diagram 22
3.4 Context Diagarm 23
3.5 Diagram berjenjang 24
3.6 DFD Level 0 25
3.7 DFD Level 0 26
3.8 DFD Level 1 Proses 2 27
3.9 DFD Level 1 Proses 3 27
3.10 DFD Level 1 Proses 4 28
3.11 DFD Level 1 Proses 5 28
3.12 DFD Level 1 Proses 6 29
3.13 DFD Level 1 Proses 7 29
3.14 DFD Level 1 Proses 8 30
3.15 DFD Level 1 Proses 9 30
3.16 Desain Database 31
3.17 Form Karyawan 35
3.18 Form COA 36
3.19 Form Jurnal Pembelian 36
xvi
3.20 Form Jurnal Penjualan 37
3.21 Form Jurnal Penerimaan Kas 37
3.22 Form Jurnal Pengeluaran Kas 38
3.23 Form Jurnal Umum 38
3.24 Form Buku Besar 39
4.1 Tampilan halaman utama 44
4.2 Tampilan halaman login 45
4.3 Tampilan halaman popup menu Admin 45
4.4 Tampilan halaman popup Menu Karyawan 47
4.5 Tampilan halaman popup Menu Fasilitas 48
4.6 Tampilan Form Karyawan 49
4.7 Tampilan Form Jenis Rekening 50
4.8 Tampilan Form COA 51
4.9 Tampilan Form jurnal penjualan 53
4.10 Tampilan Form Jurnal Pembelian 55
4.11 Tampilan Form Jurnal Penerimaan Kas 57
4.12 Tampilan Form Jurnal Pengeluaran Kas 60
4.13 Tampilan Form Jurnal Umum 62
4.14 Tampilan Form Posting 64
4.15 Tampilan Form Ganti Password 66
4.16 Tampilan Laporan Jurnal Pembelian 67
4.17 Tampilan Laporan Jurnal Penjualan 68
4.18 Tampilan Laporan Jurnal Pengeluaran Kas 69
4.19 Tampilan Laporan Jurnal Umum 70
4.20 Tampilan Laporan Buku Besar 71
4.21 Tampilan Laporan rugi Laba 72
4.22 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Pembelian 72
4.23 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Penjualan 73
4.24 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Penerimaan Kas 74
4.25 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Pengeluaran kas 75
xvii
DAFTAR TABEL
Tabel Keterangan Halaman
3.1 Tabel Karyawan 32
3.2 Tabel Jenis Rekening 32
3.3 Tabel Chart of Account 32
3.4 Tabel Jurnal Pembelian 33
3.5 Tabel Jurnal Penjualan 33
3.6 Tabel Jurnal Penerimaan Kas 34
3.7 Tabel Jurnal Pengeluaran Kas 34
3.8 Tabel Jurnal Umum 35
3.9 Tabel Buku Besar 35
4.1 Fungsi Menu Item pada tombol Admin 46
4.2 Fungsi Menu Item pada tombol Karyawan 47
4.3 Fungsi Menu Item pada tombol Fasilitas 48
4.4 Kontrol Error atau Informasi pada Form COA 52
4.5 Kontrol Error atau Informasi pada Form J. Penjualan 54
4.6 Kontrol Error atau Informasi pada Form J. Pembelian 56
4.7 Kontrol Error atau Informasi pada Form J.Penerimaan Kas 59
4.8 Kontrol Error atau Informasi pada Form J. Pengeluaran Kas 61
4.9 Kontrol Error atau Informasi pada Form J. Umum 63
xviii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Pada zaman teknologi sekarang ini, komputer merupakan alat elektronik
yang banyak digunakan dalam berbagai bidang. Dengan menggunakan komputer
maka data dapat diolah dan menghasilkan informasi yang efektif dan efisien.
Semakin berkembangnya perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, dagang
maupun manufaktur, maka dibutuhkan pula informasi yang cepat dan akurat untuk
mengetahui kondisi keuangan perusahaan.
Toko Kaldera Cumputer merupakan perusahaan dagang yang bergerak
dalam penjualan computer , aksesoris computer dan perakitan komputer. Toko ini
berlokasi di Yogyakarta.
Sampai saat ini perusahan masih mengandalkan pencatatan secara manual
yang menyebabkan sering terjadinya kesalahan pada ‘account balance’, sehingga
kinerja menjadi kurang efektif dan efisien , karena setiap kali terjadi kesalahan
pencatatan harus menelusuri kembali dimana letak kesalahan yang dibuat . Dengan
semakin berkembangnya usaha yang dijalankan maka dibutuhkan sistem
informasi akuntansi yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam
menjurnal , memposting , membuat laporan rincian jurnal, dan laporan laba rugi .
Dalam penulisan tugas akhir ini topik yang diambil adalah perancangan
sebuah aplikasi untuk sistem informasi akuntansi yang berfokus pada sistem buku
besar dan pelaporan , berdasarkan topik tersebut maka judul yang diambil adalah
1
2
“Sistem Informasi Akuntansi Siklus Buku Besar dan Laporan Keuangan pada
Perusahaan Dagang.”
1.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang tersebut maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah bagaimana membuat suatu program bantu pencatatan siklus
buku besar dan laporan keuangan pada perusahaan dagang.
1.3 BATASAN MASALAH
Batasan masalah dalam pembuatan program bantu ini sebagai berikut :
1) Sistem yang dibangun hanya untuk bagian keuangan yaitu jurnal khusus, jurnal
umum, laporan buku besar , pembuatan laporan rincian jurnal, dan laporan laba
rugi.
2) Tidak membahas masalah sistem informasi penjualan.
3) Tidak membahas masalah sistem informasi pembelian.
4) Laporan yang dicetak berupa laporan rincian jurnal dan laporan laba rugi.
5) Sistem informasi yang dibuat tidak membahas masalah keamanan pada jaringan.
6) Tidak membahas topologi jaringan dan komunikasi jaringan.
7) Program dibuat dengan SQL Server untuk database-nya dan menggunakan
Borland Delphi 7.0 untuk compiler-nya.
3
1.4 TUJUAN
Adapun tujuan penulisan skripsi adalah sebagai berikut :
1) Mengimplementasikan sistem informasi akuntansi siklus buku besar dan
pelaporan berbasis komputer dalam dunia bisnis.
2) Membantu proses pencatatan secara otomatis untuk menghasilkan informsi yang
cepat dan tepat.
3) Menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debet dan kredit.
4) Menyediakan laporan keuangan yang tepat waktu.
1.5 METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah
metodologi pengembangan sistem terstruktur, dengan tahap-tahap sebagi berikut :
1. Analisa Sistem
Langkah-langkah pada tahap analisis sistem adalah sebagai berikut :
a. Requirement analysis
Membuat use case diagram
b. Logical design
1) Data modeling
2) Proses modeling
2. Perancangan Sistem
a. Perancangan database
b. Perancangan menu
c. Perancangan user interface
4
3. Pembuatan Program
Mengkoversi semua rancangan berdasarkan desain rancangan yang sudah dibuat
ke dalam kode program.
4. Testing
Mengetes hasil implementasi
1.6 SISTEMATIKA PENULISAN
BAB 1 PENDAHULUAN
Menjelaskan tentang latar belakang masalah sesuai dengan judul yang
diambil penulis, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian , metodologi
penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Membahas tentang landasan teori yang dipergunakan dalam penulisan tugas
akhir, yaitu meliputi definisi sistem informasi, definisi sistem informasi akuntansi ,
sistem informasi akuntansi siklus buku besar dan pelaporan keuangan, microsoft
Sql Server 2000 sebagai pembangun databasenya dan Borland Dhelphi 7 sebagai
pembuat interface.
BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Menguraikan dan membahas gambaran dan perancangan tentang sistem
yang dibuat , meliputi analisa sistem dan perancangan sistem.
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM
Menjelaskan tentang implementasi ke program komputer berdasarkan hasil
perancangan yang telah dibuat.
5
BAB V ANALISA HASIL PERANGKAT LUNAK
Menganalisa perangkat lunak yang sudah dibuat, kelebihan dan kekurangan
dari sistem.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi kesimpulan dan saran.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.5 Definisi Sistem Informasi
2.5.1 Pengertian Sistem, Data dan Informasi
Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan
suatu sasaran tertentu.
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita
banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk
menghasilkan informasi.
Informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi penerima.
2.5.2 Desain Basis data
Desain database merupakan hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam
merancang database adalah bagaimana merancang struktur database sehingga
database dapat memfasilitasi keperluan saat ini dan saat mendatang. Perancangan
model konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang
diinginkan oleh organisasi. Ketika menentukan entity dan relasinya dibutuhkan
analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi mendatang ( Harianto,
1994 ).
6
7
Pada perancangan model konseptual penekanan dilakukan pada struktur data
dan relasi antar file. Pendekatan yang dilakukan pada prancangan model konseptual
adalah menggunakan model data rational. Terdapat 2 buah teknik yaitu :
1. Teknik Normalisasi
2. Teknik Entity Relationship
Pada laporan ini hanya akn dibahas teknik entity relationship karena teknik entity
relationship merupakan teknik yang sederhana , relasi tidak perlu diuji secara terus
menerus. Pada teknik ini hubungan antara file direlasikan dengan kunci relasi, yang
merupakan kunci utama dari masing-masing file.
2.5.3 Desain Sistem
Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian
perancangan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem baru.
Alat bantu yang digunakan dalam desain sistem yaitu :
2.5.3.1 Diagram ER
Data modeling adalah sebuah teknik untuk mengorganisasikan dan
mendokumentasikan data dari sistem. Juga sering disebut database modeling.
Diagram ER adalah sekumpulan informasi mengenai arsitektur dari
sebuah database relasional yang memberikan gambaran statis dari database tersebut
(Andi, 2002). Kegunaan dari diagram ER adalah untuk memberikan pemahaman
terhadap desain database dan entitas-entitas yang ada di dalamnya.
8
Konsep data modeling :
a. Entitas (entity)
Adalah sebuah kumpulan orang, tempat objek, kejadian atau konsep yang
diperlukan untuk mengcapture atau menyimpan data. Nama entity berupa kata
benda tunggal .
b. Atribut (Attributes)
Adalah sebuah properti yang deskriptif atau karakteristik dari sebuah entity.
c. Tipe data
Adalah properti dari sebuah atribut yang mengidentifikasi jenis dari tipe data
yang dapat disimpan dalam atribut.
d. Primary key
Merupakan kolom dalam suatu tabel yang bersifat unik. Kolom ini selain
bersifat unik juga harus bersifat mandatory (tidak boleh kosong atau berisi
null)
e. Foreign key
Nilai pada kolom ini mengikuti nilai kolom primary key dari tabel lain.
Dengan demikian kolom ini tidak perlu bernilai unik.
f. Relasi
Adalah sebuah asosiasi bisnis normal yang ada antara satu atau lebih entity.
Relasi mungkin juga mewakili suatu kejadian yang menghubungkan antara
entity atau logika gabungan antara entity.
9
g. Cardinality
Merupakan jumlah minimum dan maksimum kejadian dari sebuah entitas
yang dihubungkan dengan kejadian tunggal dari entity yang lain. Kerena
seluruh relationship adalah dua arah , maka kardinalitinya harus didefinisikan
pada kedua arah untuk setiap relasi. Notasi dari kardinaliti adalah sebagai
berikut :
Cardinality Interpretation
Minimum Instances
Maximum Instances Graphic Notation
Exactli one ( one and only one ) 1 1
1
Zero or One 0 1
0..1
One or More 1 Many (>1)
1..*
More than one >1 >1
*
Gambar 2.1 Notasi Kardinaliti
Simbol-simbol yang digunakan dalam ER Diagram :
1) Entity
Gambar 2.2 Entity
10
2) Relationship
Gambar 2.3 Relasi
3) Penghubung simbol
Gambar 2.4 Penghubung simbol
2.5.3.2 DFD (Data Flow Diagram)
DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem
, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi
antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Beberapa simbol DFD yang dipakai untuk menggmabarkan data beserta proses
transformasi data antara lain :
a. Entity luar ( kesatuan luar )
Kesatuan luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke
sistem. Simbol kesatuan luar digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.5 Simbol kesatuan luar DFD
11
b. Aliran data
Aliran data menggambarkan perpindahan data dari suatu proses ke proses
lainnya. Simbol aliran data digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.6 Simbol aliran data
c. Proses
Proses merepresentasikan aktivitas yang melakukan transformasi atau
manipulasi terhadap data. Simbol proses digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.7 Simbol proses
d. Tempat penyimpanan
Tempat penyimpanan merupakan komponen yang berfungsi untuk
menyimpan data atau file. Simbol tempat penyimpanan digambarkan sebagai
berikut :
Gambar 2.8 Simbol tempat penyimpanan
2.6 Definisi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi akuntansi adalah organisasi formulir , catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan
oleh management guna memudahkan pengelolaan perusahaan.( Mulyadi, 1993 )
12
Kegiatan yang dilakukan pada perusahaan dagang dalam menerapkan sebuah SIA
mencakup empat siklus transaksi :
a. Siklus Pelaporan Keuangan dan Buku Besar
Mencakup aktivitas yang berhubungan dengan penyusunan laporan keuangan dan
laporan manajerial lainnya .
b. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan meliputi 3 kegiatan bisnis : menawarkan, transaksi, pengiriman
dan penerimaan uang kas.
c. Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran meliputi dua kejadian bisnis yaitu pembelian dan pengeluaran
kas.
d. Siklus Management Sumber Daya
Terdiri dari semua aktivitas yang berkaitan dengan sumber fisik perusahaan.
2.6.1 Sistem Informasi Siklus Buku Besar dan Laporan Keuangan
Siklus buku besar dan laporan keuangan merupakan kegiatan pengolahan data
yang diperlukan untuk menyelenggarakan buku besar dan penyusunan laporan keuangan
yang memuat ikhtisar hasil –hasil operasi perusahaan.
Siklus buku besar dan pelaporan keuangan berhubungan dengan siklus lain seperti
ditunjukkan pada gambar 2.9
13
Siklus Pendapatan Siklus ProduksiSiklus Pengeluaran Siklus Keuangan
Siklus PenyusunanLaporan dan Buku
Besar
Pengguna Informasi Ekternal Pengguna Informasi Internal
Gambar 2.9 Siklus Buku Besar dan Laporan Keuangan
Kegiatan –kegiatan yang berhubungan dengan siklus diatas adalah :
1) Penjurnalan
2) Posting buku besar
3) Laporan keuangan
2.6.1.1 Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat ,
mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. ( Mulyadi, 1993 )
Transaksi dicatat berdasarakn urutan kronologisnya dalam sebuah jurnal sebelum
ditransfer pada rekeningnya. Sebuah jurnal dibuat untuk tiap transaksi menunjukkan
14
saldo debit dan kredit yang mempengaruhi rekening tertentu. Berdasarkan terjadinya
jurnal dibedakan menjadi 2 yaitu :
1) Jurnal Umum
Mencatat transaksi yang frekuensi terjadinya jarang , seperti membayar pinjaman,
penyesuaian di akhir periode, dan jurnal penutup.
2) Jurnal khusus
Mencatat transaksi yang frekuensi terjadinya sering , jurnal khusus
menyederhanakan proses pencatatan transaksi yang terjadinya berulang dalam
jumlah besar. Jurnal khusus meliputi :
a. Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik
penjualan kredit maupun tunai.
b. Jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
c. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas,
sumber pokok penerimaan kas dari penjualan tumai dan peneriman piutang.
d. Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
15
2.6.1.2 Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening utama yang digunakan untuk meringkas
data keuangan yang telah dicata sebelumnya dalam jurnal. Buku besar juga digunakan
sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan .
Setiap jurnal yang dibuat dipindahkan ke buku besar sesuai dengan kelompok
rekeningnya.
Contoh :
Kas masuk ke buku besar kas di sisi debet
Piutang masuk ke buku besar piutang di sisi kredit
2.6.1.3 Laporan Keuangan
Tahapan terakhir yang terdapat pada sitem pelaporan buku besar adalah
mempersiapkan laporan keuangan . Laporan keuangan ini sangat penting bagi pihak
manajemen, kreditor dan inventor. Laporan keuangan ada 3 macam yaitu :
a. Laba Rugi
Laba rugi menyajikan pendapatan dan biaya serta hasil bersih pemasukkan atau
kerugian bersih dari perusahaan untuk periode waktu tertentu
b. Perubahan Modal
Merangkum perubahan modal pemilik dalam periode waktu tertentu.
c. Neraca
Neraca menyajikan asset , hutang dan modal pemilik terhadap bisnisnya pada
tanggal tertentu.
16
2.7 Microsoft Sql Server
SQL Server adalah sebuah database relasional yang dirancang untuk
mendukung aplikasi dengan arsitektur client / server. , dimana database terdapat
pada komputer pusat yang disebut server, dan informasi digunakan digunakan
bersama-sama oleh beberapa user yang menjalankan aplikasi di dalam komputer
lokalnya yang disebut client.
SQL (Structure Query Language) adalah bahasa standar untuk query yang
meliputi perintah untuk menyimpan , mengatur akses-akses ke data base dan
mengolah relasi antar table dalam database. SQL server dapat digunakan untuk
memodifikasi struktur database, mengubah, mengisi, serta menghapus isi database.
Perintah-perintah dalam SQL yang sering digunakan yaitu select, insert,
update dan delete. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing perintah :
a. SELECT
Perintah SELECT digunakan untuk menampikan dan memilih suatu data
dengan kondisi-kondisi tertentu . Sintaks perintahnya yaitu :
SELECT daftar_field FROM nama_tabel WHERE kondisi_pencarian.
Jika tidak ada kondisi khusus yang diinginkan , maka kata WHERE tidak
perlu dipakai
b. INSERT
Perintah INSERT digunakan untuk mngisi atau memasukan satu baris data
(record) ke dalam tabel. Sintaks perintahnya yaitu :
INSERT INTO nama_tabel(field 1,field 2,….)VALUES (nilai1, nilai2,..).
17
Tipe data untuk nilai yang dimasukkan harus sama dengan tipe data field yang
terdapat pada tabel.
c. UPDATE
Perintah UPDATE digunakan untuk mengganti satu atau beberapa buah data
yang telah ada di dalam tabel database. Sintaks perintahnya yaitu :
UPDATE nama_tabel SET field1,field2,..VALUE nilai1,nilai2,…
d. DELETE
Perintah DELETE digunakan untuk menghapus data yang telah ada di dalam
tabel database . Sintaks perintahnya yaitu :
DELETE FROM nama_tabel WHERE kondisi.
2.8 Borland Dhelphi
Dhelpi merupakan salah satu pengembang perangkat lunak untuk sistem
operasi window dan memberikan fasilitas-fasilitas pembuatan aplikasi visual.
Secara umum dalam lingkungan kerja delphui terdapat empat buah window yang
dirancang sebagai aplikasi multi window yang disebut dengan Single Doocument
Interface (SDI) . Keempat window tersebut adalah :
a. Window Utama
b. Window Object Inspector
c. Window Form
d. Window Editor Program
Pada pemrograman database , Borland Delphi menyediakan sebuah Aplication
Programing Interface (API) , yang dapat mengakses database lokal atau database di
18
server yaitu Borlan Database Engine (BDE). Aplikasi database bekerja mirri
dengan aplikasi lainnya . Hanya saja aplikasi database membutuhkan komponen (
ikon-ikon yang dipilih dan diletakkan pada form untuk pembuatan program),
kontrol object dan kelas tambahan.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Orang yang Terlibat dalam Sistem
1. Admin
Admin merupakan orang yang bertugas mengupdate chart of account, data
karyawan dan membuat laporan keuangan.
2. Karyawan
Merupakan orang yang bertugas mengupdate jurnal khusus (jurnal pembelian,
jurnal penjualan, jurnal pengeluaran kas, jurnal penerimaan kas) dan jurnal
umum.
3. Manajer
Merupakan orang yang menerima lapoan rincian jurnal dan laporan laba rugi .
3.2 Gambaran Umum Sistem
Sistem yang akan dibangun adalah Sistem Informasi Akuntansi Siklus
Buku Besar dan Laporan Keuangan pada perusahaan dagang . Siklus buku besar
dan laporan keuangan mencakup proses pembuatan jurnal khusus, pembuatan jurnal
umum , posting ke buku besar dan pembuatan laporan keuangan. Jurnal khusus
terdiri dari jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal
pengeluaran kas. Untuk transaksi yang tidak termasuk ke-4 jurnal khusus diatas ,
dimasukkan dalam jurnal umum. Setelah transaksi selesai dimasukkan dalam jurnal
19
20
khusus atau jurnal umum maka langkah selanjutnya adalah memposting ke buku
besar .Langkah terakhir adalah pembuatan laporan rincian jurnal dan laporan rugi
laba.
Sistem Informasi Akuntansi yang akan dibangun bertujuan untuk
memberikan informasi keuangan yang lebih akurat. Untuk menghasilkan informasi
keuangan maka dibutuhkan inputan hasil transaksi pembelian ,penjualan dan
transaksi lainnya yang berhubungan dengan pembukuan. Sistem yang dibangun
menggunakan teknologi pemrograman Borland Delphi 7 dan database SQL Server
2000.
Sistem informasi ini hanya bisa diakses oleh karyawan Kaldera computer
melalui login. Setiap karyawan mempunyai password yang hanya diketahui oleh
karyawan yang bersangkutan.
3.3 Requirement Analysis
Pemodelan use case untuk sistem informasi siklus buku besar dan
pencatatan dapat dilihat pada gambar 3.1 dan 3.2
21
Admin
Update Chart of Account
Tampil buku besarLogin
Mencetak laporan Manager
<<depend on>>
<<depend on>>
<<depend on>>
Gambar 3.1 Use Case Diagram untuk admin
Karyawan
Update jurnal pembelian
Update jurnal penjualan
Update jurnal penerimaan kas
Update jurnal pengeluaran kas
Update jurnal umum
Login
<<depend on>>
<<depend on>>
<<depend on>>
<<depend on>>
Gambar 3.2 Use Case Diagram untuk karyawan
22
3.4 Logical Design
3.4.1 Desain Data Model
3.4.1.1 ER Diagram
ER Diagram dari system dapat dilihat paga gambar 3.3
menggunakan
jurnal pengeluarankas
jurnal penerimaankas jurnal penjualan
chart of account
jurnal pembelian
karyawan
jurnal umum
buku besar
menggunakan
menggunakan
menggunakan
menggunakan
posting
posting
posting
posting
posting
11
111
1,n
1,n
0,n
0,n
11
1
1
1 0,n
0,n
0,n 1,n
1,n
No_coaNama_account
Jenis_account
Saldo_awalPosisi_saldo
No_coa
No_coa
No_coa
No_coa
No_coa
JT_nomorJTno_bukti
JT_keteranganJT_tgljurnal
JT_kas
JT_potpenjualan
JJ_piutangdagangJJ_nomor
JJno_bukti
JJ_tgljurnalJJ_keterangan
JJ_penjualan
JK_nomor
JKno_buktiJK_tgljurnal
JK_keterangan
JK_pembelian
JB_nomor
JBno_bukti
JB_tgljurnal
JB_keterangan
JB_pembelian
JB_lain2
JU_nomor
JUno_bukti
JU_tgljurnal
JU_keterangan
JU_debet
Keterangan
debet
TanggalBB
No_coa
NomorBB
NIP
Nama Alamat
Telp
Ussername
Password
menggunakan jenis rekening
1
Jenis_account Nama_jenis
JB_utangdagang
JB_perlengkapan
kredit
JT_lain2JT_penjualan
JT_piutangdagang
JK_utangdagang
JK_potpembelian
JK_kas
1,n
Gambar 3.3 ER Diagram
23
3.4.2 Desain Proses
3.4.2.1 Contex Diagram
Context diagram dari system ini dapat dilihat pada gambar 3.4
0
Sistem InformasiAkuntansi SiklusBuku Besar dan
PelaporanKeuangan
Karyawan Manager
Admin
validasi status login,laporanrincian jurnal, laporan laba rugi
validasi status login,informasi jurnal pembelian,informasi jurnal penjualan,
informasi jurnalpenerimaan kas, informasi
jurnal pengeluaran kas,informasi jurnal umum
ussername, password,data jurnal pembelian, datajurnal penjualan, data jurnal
penerimaan kas, datajurnal pengeluaran kas,
data jurnal umum
ussername, password,data karyawan, data COA
validasi statuslogin,informasi
karyawan,informasi COA,informasi rincian jurnalinformasi buku besar
ussername, password
Gambar 3.4 Context Diagram
24
3.4.2.2 Diagram Berjenjang
Diagram Berjenjang pada system ini dapat dilihat pada gambar 3.5
0Sistem InformasiAkuntansi Siklus
Pencatatan & BukuBesar
2
MembuatChart ofAccount
3
UpdateJurnal
Pembelian
4
UpdateJurnal
Penjualan
5UpdateJurnal
Penerimaan Kas
6UpdateJurnal
Pengeluaran kas
1
LoginKaryawan
2.1p
TambahChart ofAccount
2.2p
Ubah Chartof Account
7
UpdateJurnalUmum
8
TampilBuku Besar
9
MencetakLaporan
2.3p
HapusChart ofAccount
3.2p
Ubah jurnalpembelian
3.1p
Tambahjurnal
pembelian
3.3p
Hapusjurnal
pembelian
4.3p
Hapusjurnal
penjualan
4.2p
UbahJurnal
penjualan
4.1p
Tambahjurnal
penjualan
5.3pHapusjurnal
penerimaan kas
5.2p
ubah jurnalpenerimaa
n kas
5.1pTambah
jurnalpenerimaa
n kas
6.3pHapusjurnal
pengeluaran kas
6.2p
Ubah jurnalpengeluara
n kas
6.1pTambah
jurnalpengeluara
n kas
7.3p
Hapusjurnalumum
7.2p
Ubah jurnalumum
7.1p
Tambahjurnalumum
9.2p
Mencetaklaporanlaba rugi
9.1pMencetaklaporanrincianjurnal
8.1p
menampilkan bukubesar
8.2p
Mencetaklaporan
buku besar
3.4p
Posting kebuku besar
4.4p
Posting kebuku besar
5.4p
Posting kebuku besar
6.4p
Posting kebuku besar
7.4p
Posting kebuku besar
Gambar 3.5 Diagram Berjenjang
25
3.4.2.3 DFD Level 0
DFD Level 0 pada system ini dapat dilihat pada gambar 3.6 dan 3.7
karyawanlogin
1
update jurnalumum
7
update jurnalpengeluaran kas
6
update jurnalpenerimaan kas
5
update jurnalpenjualan
4
update jurnalpembelian
3
karyawan
jurnal penjualan
de jurnal pembelian
jurnalpenerimaan kas
jurnal umum
de karyawanD1
D3
D4
D5
jurnalpengeluaran kas
D6
D7
de buku besar
de buku besar
de buku besar
de buku besar
de buku besar
validasi login
validasi login
validasi login
validasi login
ussername,password
D8
D8
D8
D8
D8
informasi update j.pembelian
informasi update j.penjualan
informasi update j.penerimaan kas
informasi update j.pengeluaran kas
data yg akan diupdate
data yg sudah diupdate
data yg akan diupdate
data yg akan diupdate
data yg akan diupdate
data yg akan diupdate
data yg sudah diupdate
data yg sudah diupdate
data yg sudah diupdate
data yg sudah diupdate
data yg diupdate
data yg diupdate
data yg diupdate
data yg diupdate
data yg diupdate
posting ke buku besar
posting ke buku besar
posting ke buku besar
posting ke buku besar
posting ke buku besar
informasi update j.umum
Gambar 3.6 DFD level 0
26
adminlogin
1
mencetak laporan
9
tampil buku besar
8
update chart ofaccount
2
admin
de chart of account
jurnal pembelian
de karyawanD1
D2
de buku besar
de jurnal penjualan
validasi login
validasi login
validasi login
validasi login
ussername,password
D8
D3
informasi update COA
informasi data buku besar
informasi update j.penerimaan kas
data yg akan diupdate
data yg sudah diupdate
data yg diupdate
data yg ditampilkan
data yg diupdate
data bukui besar yang ditampilkan
manager
validasi login
ussername, password
manager
laporan buku besarmanager
laporan rincianjurnal,laporan
laba rugi,laporan
perubahanmodal,neraca
de
jurnalpenerimaan kas
de
jurnalpengeluaran kas
de jurnal umum
de buku besar
data jurnal
databukubesar
D4
D5
D6
D7
D8
Gambar 3.7 DFD level 0
27
3.4.2.4 DFD Level 1 proses 2 proses Membuat Chart of Account
2
2.1p
tambah chart ofaccount
2.2p
ubah chart ofaccount
2.3p
hapus chart ofaccount
adminD4 Chart of Account
detail data COA yg akanditambah
detail data COAyg akan diubah
detail data COA yg akandihapus
detail data chart of account yg akan ditambah
detail data COA yang sudah diubah
detail data COA yang akan diubah
detail data COA yang sudah dihapus
validasi login
informasi data CAO
informasi data COA
detail data COA yang akan dihapus
D2
detail data chart of account yg telah ditambahinformasi data CAO
Gambar 3.8 DFD level 1 proses 2
3.4.2.5 DFD Level 1 proses 3 proses Update Jurnal Pembelian
3
3.1p
tambah jurnalpembelian
3.2p
ubah jurnalpembelian
3.3p
hapus jurnalpembelian
karyawanD3 jurnal pembelian
detail data j.pembelian ygakan ditambah
detail dataj.pembelian yg akan
diubah
detail data j.pembelian yg akandihapus
detail data j.pembelian yg akan ditambah
detail data j.pembelianyang sudah diubah
detail data j.pembelianyang akan diubah
detail data j.pembelian yang sudah dihapus
validasi login
informasi data j.pembelian
informasi data j.pemebelian
detail data j.pembelian yang akan dihapus
D3
detail data j.pembelian yg telah ditambahinformasi data j.pembelian
3.4p
posting ke bukubesar D3 buku besarD
8informasi data j.pembelian
detail data j.pembelian ygakan diposting detail data j.pembelian yg akan diposting
detail data j.pembelianyg sudah diposting
Gambar 3.9 DFD level 1 proses 3
28
3.4.2.6 DFD Level 1 proses 4 proses Update Jurnal Penjualan
4
4.1p
tambah jurnalpenjualan
4.2p
ubah jurnalpenjualan
4.3p
hapus jurnalpenjualan
karyawanD3 jurnal penjualan
detail data j.penjualan ygakan ditambah
detail dataj.penjualan yg akan
diubah
detail data j.penjualan yg akandihapus
detail data j.penjualan yg akan ditambah
detail data j.penjualan yang sudah diubah
detail data j.penjualan yang akan diubah
detail data j.penjualan yang sudah dihapus
validasi login
informasi data j.penjualan
informasi data j.penjualan
detail data j.penjualan yang akan dihapus
D4
detail data j.penjualan yg telah ditambahinformasi data j.penjualan
4.4p
posting ke bukubesar D3 buku besarD
8informasi data j.penjualan
detail data j.penjualan ygakan diposting detail data j.penjualan yg akan diposting
detail data j.penjualanyg sudah diposting
Gambar 3.10 DFD level 1 proses 4
3.4.2.7 DFD Level 1 proses 5 proses Upadate Jurnal Penerimaan Kas
5
5.1p
tambah jurnalpenerimaan kas
5.2p
ubah jurnalpenerimaan kas
5.3p
hapus jurnalpenerimaan kas
karyawanD3 jurnal penerimaan kas
detail data j.pen.kas ygakan ditambah
detail data j.pen.kasyg akan diubah
detail data j.pen.kas yg akandihapus
detail data j.pen.kas yg akan ditambah
detail data j.pen.kas yang sudah diubah
detail data j.pen.kas yang akan diubah
detail data j.pen.kas yang sudah dihapus
validasi login
informasi data j.pen.kas
informasi data j.pen.kas
detail data j.pen.kas yang akan dihapus
D5
detail data j.pen.kas yg telah ditambahinformasi data j.pen.kas
5.4p
posting ke bukubesar D3 buku besarD
8informasi data j.pen.kas
detail data j.pen.kas yg akandiposting detail data j.pen.kas yg akan diposting
detail data j.pen.kasyg sudah diposting
Gambar 3.11 DFD level 1 proses 5
29
3.4.2.8 DFD Level 1 proses 6 proses Upadate Jurnal Pengeluaran Kas
6
6.1p
tambah jurnalpengeluaran kas
6.2p
ubah jurnalpengeluaran kas
6.3p
hapus jurnalpengeluaran kas
karyawanD3 jurnal pengeluran kas
detail data j.peng.kas ygakan ditambah
detail dataj.peng.kas yg akan
diubah
detail data j.peng.kas yg akandihapus
detail data j.peng.kas yg akan ditambah
detail data j.peng.kas yang sudah diubah
detail data j.peng.kas yang akan diubah
detail data j.peng.kas yang sudah dihapus
validasi login
informasi data j.peng.kas
informasi data j.peng.kas
detail data j.peng.kas yang akan dihapus
D6
detail data j.peng.kas yg telah ditambahinformasi data j.peng.kas
6.4p
posting ke bukubesar D3 buku besarD
8informasi data j.peng.kas
detail data j.peng.kas yg akandiposting detail data j.peng.kas yg akan diposting
detail data j.peng.kasyg sudah diposting
Gambar 3.12 DFD level 1 proses 6
3.4.2.9 DFD Level 1 proses 7 proses Update Jurnal Umum
7
7.1p
tambah jurnalumum
7.2p
ubah jurnal umum
7.3p
hapus jurnal umum
karyawanD3 jurnal umum
detail data j.umum yg akanditambah
detail data j.umumyg akan diubah
detail data j.umum yg akandihapus
detail data j.umum yg akan ditambah
detail data j.umum yang sudah diubah
detail data j.umum yang akan diubah
detail data j.umum yang sudah dihapus
validasi login
informasi data j.umum
informasi data j.umum
detail data j.umum yang akan dihapus
D7
detail data j.umum yg telah ditambahinformasi data j.umum
7.4p
posting ke bukubesar D3 buku besarD
8informasi data j.umum
detail data j.umum yg akandiposting detail data j.umum yg akan diposting
detail data j.umum ygsudah diposting
Gambar 3.13 DFD level 1 proses 7
30
3.4.2.10 DFD Level 1 proses 8 proses Tampil Buku Besar
9
9.1p
menampilkan bukubesar
data buku besar laporan buku besar
buku besarD8
Manager
validasi login
9.2p
mencetak laporanbuku besar
admin
informasi data buku besar
data yang ingin ditampilkandata buku besar yang ingin ditampilkan
data buku besar yangsudah ditampilkan
Gambar 3.14 DFD level 1 proses 8
3.4.2.11 DFD Level 1 proses 9 proses Mencetak Laporan
9
9.1p
Mencetak Laporanrincian jurnal
validasi login
manager
buku besardata buku besar
D8
laporan laba rugi9.2p
mencetak laporanlaba rugi
jurnal pembelian
jurnal penerimaankas
jurnal penjualan
jurnal pengeluarankas
jurnal umum
D4
D5
D6
D7
D3 data j.pembelian
dataj.penjualan
data j.umum
data j.peng.kas
data j.pen kas
laporan rincian jurnal
Gambar 3.15 DFD level 1 proses 9
31
3.5 Desain Database
Tabel JurnalPenerimaan Kas
JJ-nomor**No_coa JJ_tgljurnal JJno_bukti JJ_keterangan JJ_potpenjualan JJ_kas JJ_lain2 JJ_penjualan JJ_piutangdagang
Tabel Chart of Account
* No_coa Nama_account** Jenis_account Saldo_awal Tanggal
Tabel JurnalPenjualan
JJ-nomor**No_coa JJno_bukti JJ_tgljurnal JJ_piutangdagang JJ_penjualan JJ_keterangan
Tabel JurnalPengeluaran Kas
JJ-nomor**No_coa JJ_tgljurnal JJno_bukti JJ_keterangan JJ_pembelian JJ_lain2 JJ_utangdagang JJ_pot pembelian JJ_kas
Tabel Buku Besar
NomorBB TanggalBB**No_coa Keterangan debet kredit
Tabel JurnalPembelian
JJ-nomor**No_coa JJ_tgljurnal JJno_bukti JJ_keterangan JJ_pembelian JJ_lain2 JJ_utangdagang JJ_perlengkapan
Jenis rekening* Jenis_Id**Jenis_account
Tabel Karyawan
* NIP Nama Alamat Telp Ussername Passworn
Tabel JurnalUmum
JU-nomor**No_coa JU_tgljurnal JUno_bukti JU_keterangan JU_debet JU_kredit
Gambar 3.16 Desain database
32
3.4.1 Fisikal Data Model
1. Tabel Karyawan
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan NIP VarChar 10 Primary Key Nama VarChar 30 Nama lengkap karyawan Alamat VarChar 50 Alamat karyawan Telp VarChar 15 No telepon karyawan Ussername VarChar 10 Ussername karyawan Password VarChar 10 Password karyawan
Tabel 3.1 Tabel Karyawan
2.Tabel Jenis Rekening
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Jenis_Id VarChar 6 Primary key Jenis Account VarChar 50 Foreign key
Tabel 3.2 Tabel Jenis Rekening
3.Tabel COA
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan NoCoa VarChar 10 Primary Key Nama Account VarChar 30 Nama rekening Jenis Account VarChar 30 Jenis dari rekening Saldo awal Float 20 Saldo awal rekening Tanggal Date Tanggal dibuat
Tabel 3.3 Tabel COA
33
4.Tabel Jurnal Pembelian
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan JB_Nomor VarChar 10 Nomor Jurnal NoCoa VarChar 10 Foreign key JBNo_Bukti Varchar 10 No bukti transaksi JBKeterangan Varchar 30 Ketarangan dari transaksi JBTglJurnal Date Tanggal dimasukkan ke jurnal JBPembelian Float 20 Nilai di kolom Pembelian JBLain2 Float 20 Nilai di kolom Lain2 JBPerlengkapan Float 20 Nilai di kolom Perlengkapan JBUtangdagang Float 20 Nilai di kolom Utangdagang
Tabel 3.4 Tabel Jurnal Pembelian
5.Tabel Jurnal Penjualan
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan JJNomor VarChar 10 Nomor Jurnal NoCoa VarChar 10 Foreign Key JJNo_Bukti Varchar 10 Varchar JJKeterangan Varchar 30 Ketarangan dari transaksi JJTglJurnal Date Tanggal dimasukkan ke jurnal JJPiutangdagang Float 20 Nilai di kolom Piutang dagang JJPenjualan Float 20 Nilai di kolom penjualan
Tabel 3.5 Tabel Jurnal Penjualan
34
6.Tabel Jurnal Penerimaan Kas
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan JTNomor VarChar 10 Nomor Jurnal NoCoa VarChar 10 Foreign Key JTNo_bukti VarChar 10 No bukti transaksi JTKeterangan varChar 30 Ketarangan dari transaksi JTTglJurnal Date Tanggal dimasukkan ke jurnal JTPot.penjualan Float 20 Nilai di kolom Pot.Penjualan JTKas Float 20 Nilai di kolom Kas JTLain2 Float 20 Nilai di kolom Lain2 JTPenjualan Float 20 Nilai di kolom Penjualan JTPiutangdagang Float 20 Nilai di kolom piutangdagang
Tabel 3.6 Tabel Jurnal Penerimaan Kas
7.Tabel Jurnal Pengeluaran Kas
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan JKNomor VarChar 10 Nomor Jurnal NoCoa VarChar 10 Foreign Key JKNo_bukti VarChar 10 No bukti transaksi JKKeterangan varChar 30 Ketarangan dari transaksi JKTglJurnal Date Tanggal dimasukkan ke jurnal JKUtangdagang Float 20 Nilai di kolom Utangdagang JKPembelian Float 20 Nilai di kolom Pembelian JKLain2 Float 20 Nilai di kolom Lain2 JKPot.Pembelian Float 20 Nilai di kolom Pot.Pembelian JKKas Float 20 Nilai di kolom kas
Tabel 3.7 Tabel Jurnal Pengeluaran Kas
35
8.Tabel Jurnal Umum
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan JUNomor VarChar 10 Nomor Jurnal NoCoa Varchar 10 Foreign Key JUNo_bukti VarChar 10 No bukti transaksi JUTglJurnal Date Tanggal dimasukkan ke jurnal JUDebet Float 20 Nilai di kolom Debet JUKredit Float 20 Nilai di kolom Kredit
Tabel 3.8 Tabel Jurnal Umum
9.Tabel Buku Besar
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Nomor VarChar 10 Nomor Jurnal NoCoa Varchar 10 Foreign Key Tanggal Date Tanggal dimasukkan ke jurnal Keterangan VarChar 50 Keterangan kolom Debet Float 20 Nilai di kolom Debet Kredit Float 20 Nilai di kolom Kredit
Tabel 3.9 Tabel Buku Besar
3.6 Perancangan User Interface
3.6.1 Form Karyawan
Gambar 3.17 Form Karyawan
36
3.6.2 Form Chart of Account
Gambar 3.18 Form COA
3.6.3 Form Jurnal Pembelian
Gambar 3.19 Form Jurnal Pembelian
37
3.6.4 Form Jurnal Penjualan
Gambar 3.20 Form Jurnal Penjualan
3.6.5 Form Jurnal Penerimaan Kas
Gambar 3.21 Form Jurnal Penerimaan Kas
38
3.6.6 Form Jurnal Pengeluaran Kas
Gambar 3.22 Form Jurnal Pengeluaran Kas
3.6.7 Form Jurnal Umum
Gambar 3.23 Form Jurnal Umum
39
3.6.8 Form Jurnal Buku Besar
Gambar 3.24 Form Buku Besar
BAB IV
IMPLEMENTASI PROGRAM
4.1 Perangkat Lunak yang Digunakan Dalam Pembuatan Sistem
Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi tersebut
adalah :
1. Sistem Operasi Windows XP
2. Borland Delphi 7
3. Microsoft SQL Server 2000
4.2 Implementasi Database
Database yang digunakan dalam pengimplementasian sistem ini adalah
dengan menggunakan SQL Server 2000. Dalam pembuatan database dan tabel
ada 2 cara yaitu dengan menggunakan Enterprise Manager dan Query Analyzier.
Dalam pembuatan database dan tabel sistem ini menggunakan Enterprise
Manager. Tabel yang dibuat sesuai dengan desain antara lain:
1. Tabel Karyawan
2. Tabel COA
3. Tabel Jenis Rekening
4. Tabel Jurnal Penjualan
5. Tabel Jurnal Pembelian
6. Tabel Jurnal Penerimaan Kas
7. Tabel Jurnal Pengeluaran Kas
40
41
8. Tabel Jurnal Umum
9. Tabel Buku Besar
4.3 Setting Koneksi dari Borland Delphi 7 ke SQL Server 2000
Pengkoneksian antara Borland Delphi ke SQL Server 2000 menggunakan
komponen ADO (ActiveX Data Object). Berikut ini adalah langkah-langkah
pengkoneksian ke database:
a. Pada data module menambahkan object ADOConnection yang terdapat dalam page
ADO.
b. Connection String pada properties ADO dibangun yaitu dengan mengklik tombol
Build, dan memilih Microsoft Ole DB Provider for SQL Server, kemudian
memasukkan nama server tempat database tersimpan, dan memilih nama database
yang terdapat pada server yaitu database SIA.
c. Pada object inspektor TADOConnection properties active bernilai true agar koneksi
dapat digunakan. Berikut ini adalah listing string koneksi ke database:
Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist Security Info=False;Initial Catalog=Pendapatan;Data Source=ALFONS;Use Procedure for Prepare=1;Auto Translate=True;Packet Size=4096;Workstation ID=ALFONS;Use Encryption for Data=False;Tag with column collation when possible=False
42
4.4 Mengeksekusi SQL (Structural Query Language)
Untuk mengeksekusi statement SQL, digunakan beberapa komponen yaitu
TADODataSet, TADOCommand, TADOQuery, TADO StoredProc.
Berikut ini contoh untuk mengambil data dari database, mengisi data ke dalam tabel, dan
menghapus data dari tabel
a. Mengambil data dari database
Untuk mengambil data dari tabel digunakan perintah:
//------------- isi combo box ref ------- ref.Active:=false; ref.CommandText:='select * from coa'; ref.Active:=true; cbxref.Items.Clear; ref.First; while not ref.Eof do begin //namapelanggan := Pelanggan.Fields[1].Value; cbxref.Items.Add(ref.Fields[0].Value); ref.Next; end;
Dari potongan listing program diatas terlihat bahwa data diambil berasal dari 1
(satu) tabel yaitu coa, data yang diambil dari database ditampilkan pada combobox
cbxref
43
b. Mengisi data ke dalam tabel
Untuk mengisi data dari tabel digunakan perintah:
begin msql := 'INSERT INTO jumum(JU_nomor,no_coa,JUno_bukti, JU_tgljurnal, '+ ' JU_debet, JU_kredit, JU_saldo, JU_keterangan)'+ ' Values ('+QuotedStr(db_nojurnal.Text) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['no_coa']) + ',' + QuotedStr(db_bukti.Text) + ',' + QuotedStr(datetostr(dtp_ju.Date)) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['debet']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['kredit']) + ',' + '0,' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['keterangan'])+')'; cmd.CommandText := msql; cmd.Execute; dm.qry2.Next; end;
c. Menghapus data dari tabel
Untuk menghapus data dari tabel digunakan perintah:
begin dm.cmd.CommandText := 'delete from temp_jurnal where tgljurnal = '+ quotedstr(datetostr(dm.Q_JU.Fields[0].Asdatetime))+ ' and no_coa = ' +quotedstr((dm.Q_JU.Fields[1].asstring)); dm.cmd.Execute; end;
44
4.5 Implementasi Antar Muka
4.5.1 Tampilan Halaman Utama
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama
4.5.2 Tampilan Halaman Menu
Menu utama dalam sistem ini adalah menu yang tersusun secara vertikal. Menu
utama ini mempunyai 6 tombol yaitu login, admin, karyawan, fasilitas, logout dan
close.
A. Tombol Login
Tombol login berguna untuk menampilkan form login. Untuk dapat
mengakses sistem maka harus login terlebih dahulu dengan memasukkan
username dan password. Berikut ini form login:
45
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Login
B. Pop Up Menu Admin
Popup menu admin mempunyai 11 menu item yaitu Karyawan, jenis
Rekening, Coa, Buku Besar, Detail Jurnal, Laporan Jurnal Penjualan, Laporan
Jurnal Pembelian, Laporan Jurnal Penerimaan Kas, Laporan Jurnal Pengeluaran
Kas, Laporan Jurnal Umum dan Laporan Rugi Laba
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Popup Menu Admin
46
Nama Menu Item Fungsi
Karyawan Memanggil form karyawan
Jenis Rekening Memanggil form jenis rekening
Coa Memanggil form coa
Buku Besar Memanggil form buku besar
Detail Jurnal Memanggil form detail jurnal
Laporan Jurnal Penjualan Memanggil form laporan jurnal penjualan
Laporan Jurnal Pembelian Memanggil form laporan jurna lpembelian
Laporan Jurnal penerimaan Kas Memanggil form laporan jurnal penerimaan kas
Laporan Jurnal Pengeluaran Kas Memanggil form laporan jurnal pengeluaran kas
Laporan Jurnal Umum Memanggil form laporan jurnal umum
Laporan Rugi Laba Memanggil form laporan rugi laba
Tabel 4.1 Fungsi Menu Item pada Tombol Admin
C. Pop Up Menu Karyawan
Popup menu Karyawan mempunyai 6 menu item yaitu Jurnal Pembelian,
Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, Jurnal pengeluaran Kas, Jurnal Umum
dan Posting
47
Gambar 4.4 Tampilan Halaman Popup Menu Karyawan
Nama Menu Item Fungsi
Jurnal Penjualan Memanggil form jurnal penjualan
Jurnal Pembelian Memanggil form jurnal pembelian
Jurnal penerimaan Kas Memanggil form jurnal penerimaan kas
Jurnal Pengeluaran Kas Memanggil form jurnal pengeluaran kas
Jurnal Umum Memanggil form jurnal umum
Posting Memanggil form posting
Tabel 4.2 Fungsi Menu Item pada Tombol Karyawan
48
D. Pop Up Menu Fasilitas
Popup menu Karyawan mempunyai 2 menu item yaitu about us dan ganti
password.
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Popup Menu Fasilitas
Nama Menu Item Fungsi
About Us Memanggil form About Us
Ganti Password Memanggil form Ganti Password
Tabel 4.3 Fungsi Menu Item pada Tombol Fasilitas
49
E. Tombol Logout
Tombol logout berguna untuk keluar dari Login
F. Tombol Close
Tombol close berguna untuk mengakhiri aplikasi.
4.5.3 Tampilan Halaman Input Data
Halaman ini merupakan input data dari Sistem Informasi Akuntansi Siklus
Buku Besar dan Laporan keuangan pada perusahaan dagang .
A. Input Data Pada PopUp Menu Admin
a. Karyawan
Form karyawan berfungsi untuk memasukkan data-data karyawan
yaitu NIP, Nama, Alamat, Telepon, Jabatan, Ussername dan Password.
Berikut ini gambar form karyawan:
Gambar 4.6 Tampilan Form Karyawan
50
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form barang yaitu:
1. Tombol Tambah digunakan untuk menambah data karyawan
2. Tombol Hapus untuk menghapus data karyawan.
3. Tombol Data karyawan digunakan untuk melihat isi tabel Karyawan
b. Jenis Rekening
Form jenis rekening berfungsi untuk memasukkan jenis-jenis
rekening yaitu kode jenis rekening dan nama jenis rekening. Berikut ini
gambar form jenis rekening:
Gambar 4.7 Tampilan Form Jenis Rekening
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form jenis rekening yaitu:
1. Tombol Tambah digunakan untuk menambah data jenis rekening
2. Tombol Hapus untuk menghapus data jenis rekening
3. Tombol Data rekening digunakan untuk melihat isi tabel jenis rekeni
51
c. Coa
Form Coa berfungsi untuk memasukkan macam-macam rekening
yang dibutuhkan oleh perusahaan. Berikut ini gambar form Coa :
Gambar 4.8 Tampilan Form Coa
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form coa yaitu:
1. Tombol Tambah digunakan untuk menyimpan data rekening ke
tabel temporary. Jika kondisi sudah benar , data disimpan ke
database.
2. Tombol Hapus
Digunakan untuk menghapus data coa di tabel temporar.y
3. Tombol Save
Digunakan untuk menyimpan data ke tabel coa.
4. Tombol Update
52
Digunakan untuk mengupdate data coa dari tabel coa.
5. Tombol Data Coa
Digunakan untuk menampilkan isi tabel coa.
6. Tombol close
Digunakan untuk keluar dari form coa,
Berikut ini akan dijelaskan Kontrol error atau informasi pada form coa :
No Komponen Kondisi Kontrol Error / informasi
Jika update berhasil Data berhasil diubah 1 Tombol Update
Jika nomor tidak ditemukan No coa tidak ditemukan
Tabel 4.4 Kontrol Error atau Informasi pada Form Coa
Berikut perintah SQL untuk memasukkan data coa :
procedure TFcoa.Button4Click(Sender: TObject); var msql : string; begin dm.qry2.Active := false; dm.qry2.SQL.Clear; dm.qry2.SQL.Text := 'select * from temp_coa'; dm.qry2.Active := true; dm.qry2.First; while not dm.qry2.Eof do begin msql := 'INSERT INTO coa (No_coa,Nama_account,Jenis_account, '+ ' Tanggal, Posisi_saldo, Saldo_awal)'+ ' Values ('+QuotedStr(cbxrek.Text) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['nama']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['jenis']) + ',' + QuotedStr(datetostr(dtp_coa.Date)) + ',' + '0,' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['saldoawal'])+')'; cmd.CommandText := msql; cmd.Execute; cmd.CommandText:='INSERT INTO saldo_BB(Tanggal_BB,No_coa,Saldo) VALUES('+ QuotedStr(datetostr(dtp_coa.Date))+','+QuotedStr(cbxrek.Text)+','+ dm.qry2.FieldValues['saldoawal']+')'; cmd.Execute; dm.qry2.Next; end; bersihlayar1(); dm.cmd.CommandText := 'delete from temp_coa'; dm.cmd.Execute; end;
53
B. Input Data Pada PopUp Menu Karyawan
a. Jurnal Penjualan
Form jurnal penjualan digunakan untuk mencatat semua transaksi
yang berhubungan dengan penjualan secara kredit. Berikut ini gambar form
jurnal penjualan :
Gambar 4.9 Tampilan Form Jurnal Penjualan
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form jurnal penjualan yaitu:
1. Tombol Tambah digunakan untuk menyimpan data transaksi jurnal
penjualan ke tabel temporary. Jika kondisi sudah benar, data
disimpan ke database.
2. Tombol Hapus
Digunakan untuk menghapus data jurnal penjualan di tabel
temporary
54
3. Tombol New
Digunakan untuk input transaksi jurnal penjualan baru.
4. Tombol Save
Digunakan untuk menyimpan data jurnal penjualan ke database.
5. Tombol Print
Digunakan untuk mencetak voucher jurnal penjualan.
6. Tombol Close
Digunakan untuk keluar dari form jurnal penjualan.
Berikut ini akan dijelaskan kontrol error atau informasi pada form jurnal penjualan :
No Komponen Kondisi Kontrol Error / informasi
1 Kolom No
Jurnal
Jika nomor sudah digunakan Nomor jurnal sudah ada
Jika jumlah sisi debet dan sisi
kredit tidak sama
Jumlah debet dan kredit tidak
sama !
Jika jumlah sisi debet dan
kredit sama
Data berhasil disimpan
Jika kolom no jurnal tidak
diisi
No jurnal masih kosong
Jika kolom no bukti tidak diisi No bukti masih kosong
2 Tombol Save
Jika kondisi sudah benar Data berhasil disimpan
Tabel 4.5 Kontrol Error atau Informasi pada Form Jurnal Penjualan
55
Berikut perintah SQL untuk memasukkan data jurnal penjualan :
msql := 'INSERT INTO jpenjualan(JJ_nomor,no_coa,JJno_bukti, JJ_tgljurnal, '+ ' JJ_piutangdagang, JJ_penjualan, JJ_keterangan)'+ ' Values ('+QuotedStr(db_nojurnal.Text) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['no_coa']) + ',' + QuotedStr(db_bukti.Text) + ',' + QuotedStr(datetostr(dtp_penjualan.Date)) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['piutang']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['penjualan']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['keterangan'])+')'; cmd.CommandText := msql; cmd.Execute;
b. Jurnal Pembelian
Form jurnal pembelian digunakan untuk mencatat semua transaksi
yang berhubungan dengan pembelian secara kredit. Berikut ini gambar form
jurnal pembelian :
Gambar 4.10 Tampilan Form Jurnal Pembelian
56
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form jurnal pembelian yaitu:
1. Tombol Tambah
Digunakan untuk menyimpan data transaksi jurnal penjualan ke tabel
temporary. Jika kondisi sudah benar , data disimpan ke database.
2. Tombol Hapus
Digunakan untuk menghapus data jurnal pembelian di tabel temporar.y
3. Tombol New
Digunakan untuk input transaksi jurnal pembelian baru.
4. Tombol Save
Digunakan untuk menyimpan data jurnal pembelian ke database.
5. Tombol Print
Digunakan untuk mencetak voucher jurnal pembelian.
6. Tombol Close
Digunakan untuk keluar dari form jurnal pembelian.
Berikut ini akan dijelaskan kontrol error atau informasi pada form jurnal pembelian :
No Komponen Kondisi Kontrol Error / informasi 1 Kolom No
Jurnal Jika nomor sudah digunakan Nomor jurnal sudah ada
Jika jumlah sisi debet dan sisi kredit tidak sama
Jumlah debet dan kredit tidak sama !
Jika jumlah sisi debet dan kredit sama
Data berhasil disimpan
Jika kolom no jurnal tidak diisi
No jurnal masih kosong
Jika kolom no bukti tidak diisi No bukti masih kosong
2 Tombol Save
Jika kondisi sudah benar Data berhasil disimpan
Tabel 4.6 Kontrol Error atau Informasi pada Form Jurnal Pembelian
57
Berikut perintah SQL untuk memasukkan data jurnal pembelian :
msql := 'INSERT INTO jpembelian(JB_nomor,no_coa,JBno_bukti, JB_tgljurnal, '+ ' JB_pembelian,JB_perlengkapan,JB_lain2,JB_utangdagang,JB_keterangan )'+ ' Values ('+QuotedStr(db_nojurnal.Text) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['no_coa']) + ',' + QuotedStr(db_bukti.Text) + ',' + QuotedStr(datetostr(dtp_pembelian.Date)) + ',' + QuotedStr(floattostr(dm.qry2.FieldValues['pembelian'])) + ',' + QuotedStr(floattostr(dm.qry2.FieldValues['perlengkapan'])) + ',' + QuotedStr(floattostr(dm.qry2.FieldValues['lain2'])) + ',' + QuotedStr(floattostr(dm.qry2.FieldValues['utangdagang'])) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['keterangan'])+')'; cmd.CommandText := msql; cmd.Execute; dm.qry2.Next; end;
c. Jurnal Penerimaan Kas
Form jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat semua
transaksi penerimaan uang melalui kas / tunai . Berikut ini gambar form
jurnal penerimaan kas :
Gambar 4.11 Tampilan Form Jurnal Penerimaan Kas
58
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form jurnal penerimaan kas yaitu:
1. Tombol Tambah
Digunakan untuk menyimpan data transaksi jurnal penerimaan kas ke tabel
temporary. Jika kondisi sudah benar , data disimpan ke database.
2. Tombol Hapus
Digunakan untuk menghapus data jurnal penerimaan kas di tabel
temporary
3. Tombol New
Digunakan untuk input transaksi jurnal penerimaan kas baru.
4. Tombol Save
Digunakan untuk menyimpan data jurnal penerimaan kas ke database.
5. Tombol Print
Digunakan untuk mencetak voucher jurnal penerimaan kas.
6. Tombol Close
Digunakan untuk keluar dari form jurnal penerimaan kas.
59
Berikut ini akan dijelaskan kontrol error atau informasi pada form jurnal penerimaan kas
No Komponen Kondisi Kontrol Error / informasi
1 Kolom No
Jurnal
Jika nomor sudah digunakan Nomor jurnal sudah ada
Jika jumlah sisi debet dan sisi
kredit tidak sama
Jumlah debet dan kredit tidak
sama !
Jika jumlah sisi debet dan
kredit sama
Data berhasil disimpan
Jika kolom no jurnal tidak
diisi
No jurnal masih kosong
Jika kolom no bukti tidak diisi No bukti masih kosong
2 Tombol Save
Jika kondisi sudah benar Data berhasil disimpan
Tabel 4.7 Kontrol Error atau Informasi pada Form Jurnal Penerimaan Kas
Berikut perintah SQL untuk memasukkan data jurnal penerimaan kas :
msql := 'INSERT INTO jpenerimaan (JT_nomor,no_coa,JTno_bukti, JT_tgljurnal, '+ ' JT_potpenjualan, JT_kas, JT_lain2, JT_penjualan, JT_piutangdagang,JT_keterangan) '+ ' Values ('+QuotedStr(db_nojurnal.Text) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['no_coa']) + ',' + QuotedStr(db_bukti.Text) + ',' + QuotedStr(datetostr(dtp_penerimaan.Date)) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['potpenjualan']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['kas']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['piutang']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['penjualan']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['lain']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['keterangan'])+')'; cmd.CommandText := msql; cmd.Execute;
60
d. Jurnal Pegeluaran Kas
Form jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat semua
transaksi pengeluaran uang melalui kas. Berikut ini gambar form jurnal
pengeluaran kas :
Gambar 4.12 Tampilan Form Jurnal Pengeluaran Kas
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form jurnal pengeluaran kas yaitu:
1. Tombol Tambah
Digunakan untuk menyimpan data transaksi jurnal pengeluaran kas ke
tabel temporary. Jika kondisi sudah benar , data disimpan ke database.
2. Tombol Hapus
Digunakan untuk menghapus data jurnal pengeluaran kas di tabel
temporary
3. Tombol New
Digunakan untuk input transaksi jurnal pengeluaran kas baru.
4. Tombol Save
Digunakan untuk menyimpan data jurnal pengeluaran kas ke database.
61
5. Tombol Print
Digunakan untuk mencetak voucher jurnal pengeluaran kas.
6. Tombol Close
Digunakan untuk keluar dari form jurnal pengeluaran kas.
Berikut ini akan dijelaskan kontrol error atau informasi pada form jurnal pengeluaran
kas :
No Komponen Kondisi Kontrol Error / informasi
1 Kolom No
Jurnal
Jika nomor sudah digunakan Nomor jurnal sudah ada
Jika jumlah sisi debet dan sisi
kredit tidak sama
Jumlah debet dan kredit tidak
sama !
Jika jumlah sisi debet dan
kredit sama
Data berhasil disimpan
Jika kolom no jurnal tidak
diisi
No jurnal masih kosong
Jika kolom no bukti tidak diisi No bukti masih kosong
2 Tombol Save
Jika kondisi sudah benar Data berhasil disimpan
Tabel 4.8 Kontrol Error atau Informasi pada Form Jurnal Pengeluaran Kas
Berikut perintah SQL untuk memasukkan data jurnal pengeluaran kas :
msql := 'INSERT INTO jpengeluaran(JK_nomor,no_coa,JKno_bukti, JK_tgljurnal, '+ ' JK_utangdagang, JK_pembelian, JK_lain2, JK_potpembelian,JK_kas)'+ ' Values ('+QuotedStr(db_nojurnal.Text) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['no_coa']) + ',' + QuotedStr(db_bukti.Text) + ',' + QuotedStr(datetostr(dtp_pengeluaran.Date)) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['utang']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['pembelian']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['lain2']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['potpembelian']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['kas'])+')'; cmd.CommandText := msql; cmd.Execute; dm.qry2.Next;
62
e. Jurnal Umum
Form jurnal umum digunakan untuk mencatat semua transaksi
yang tidak dapat digolongkan dalam jurnal khusus. Berikut ini gambar form
jurnal umum :
Gambar 4.13 Tampilan Form Jurnal Umum
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form jurnal umum yaitu:
1. Tombol Tambah
Digunakan untuk menyimpan data transaksi jurnal umum ke tabel
temporary. Jika kondisi sudah benar , data disimpan ke database.
2. Tombol Hapus
Digunakan untuk menghapus data jurnal umum di tabel temporary
3. Tombol New
Digunakan untuk input transaksi jurnal umum baru.
63
4. Tombol Save
Digunakan untuk menyimpan data jurnal umum ke database.
5. Tombol Print
Digunakan untuk mencetak voucher jurnal umum.
6. Tombol Close
Digunakan untuk keluar dari form jurnal umum.
Berikut ini akan dijelaskan kontrol error atau informasi pada form jurnal umum :
No Komponen Kondisi Kontrol Error / informasi
1 Kolom No
Jurnal
Jika nomor sudah digunakan Nomor jurnal sudah ada
Jika jumlah sisi debet dan sisi
kredit tidak sama
Jumlah debet dan kredit tidak
sama !
Jika jumlah sisi debet dan
kredit sama
Data berhasil disimpan
Jika kolom no jurnal tidak
diisi
No jurnal masih kosong
Jika kolom no bukti tidak diisi No bukti masih kosong
2 Tombol Save
Jika kondisi sudah benar Data berhasil disimpan
Tabel 4.9 Kontrol Error atau Informasi pada Form Jurnal Umum
64
Berikut perintah SQL untuk memasukkan data jurnal pengeluaran kas :
msql := 'INSERT INTO jumum(JU_nomor,no_coa,JUno_bukti, JU_tgljurnal, '+ ' JU_debet, JU_kredit, JU_saldo, JU_keterangan)'+ ' Values ('+QuotedStr(db_nojurnal.Text) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['no_coa']) + ',' + QuotedStr(db_bukti.Text) + ',' + QuotedStr(datetostr(dtp_ju.Date)) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['debet']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['kredit']) + ',' + '0,' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['keterangan'])+')'; cmd.CommandText := msql; cmd.Execute; dm.qry2.Next;
f. Posting
Form posting digunakan untuk memposting jurnal ke buku besar.
Berikut ini gambar form posting :
Gambar 4.14 Tampilan Form Posting
Tombol-tombol navigasi yang ada pada form posting yaitu:
1. Combo Box pilih tanggal
Digunakan untuk memilih tanggal transaksi.
65
2. Combo Box pilih jurnal
Digunakan untuk memilih jurnal yang akan diposting.
3. Tombol Posting
Digunakan untuk memindah bukukan jurnal ke buku besar. Dalam tombol
posting ini dilakukan klasifikasi jenis rekening yang akan di simpan ke tabel
buku besar.
Berikut perintah SQL untuk memasukkan data jurnal pembelian ke buku besar :
//=========== Posting Jurnal Pembelian ================= //====================================================== IF cbjurnal.Text = 'Jurnal Pembelian' then begin qry.Active := false; qry.SQL.Clear; qry.SQL.Text := 'select no_coa from coa'; qry.Active := true; qry.First; while not qry.Eof do begin dm.qry2.Active := false; dm.qry2.SQL.Clear; dm.qry2.SQL.Text := 'select JB_nomor, JB_tgljurnal, No_coa, JB_keterangan '+ ' JBno_bukti, JB_keterangan as Keterangan, (JB_pembelian + JB_lain2) as debet, JB_utangdagang as kredit '+ ' from jpembelian where JB_tgljurnal = '+ quotedstr(datetostr(DTPtanggal.Date)) + ' and no_coa =' + quotedstr(qry.FieldValues['no_coa']); dm.qry2.Active := true ; if dm.qry2.IsEmpty = false then begin cmdposting.CommandText :='insert INTO bb (NomorBB,TanggalBB,No_coa,Keterangan,debet,kredit)'+ 'Values('+QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['JB_nomor'])+ ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['JB_tgljurnal']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['NO_coa']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['Keterangan']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['debet']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['kredit']) +')'; cmdposting.Execute; end;
66
C. Input Data Pada PopUp Menu Fasilitas
a. Ganti Password
Ganti password berfungsi mengganti password usser. Berikut ini
adalah form ganti password :
Gambar 4.15 Tampilan Form Ganti Password
4.5.4 Tampilan Halaman Output Data
A. Output pada Pop Up Menu Admin
a. Laporan Jurnal Pembelian
Laporan jurnal pembelian berfungsi untuk menampilkan
banyaknya pembelian secara kredit yang dilakukan Toko Kaldera Computer
selama periode tertentu. Sistem ini memberikan beberapa pilihan tanggal
laporan yaitu pertanggal, perperiode, atau perbulan.
Berikut ini adalah form laporan jurnal pembelian:
67
Gambar 4.16 Tampilan Laporan Jurnal Pembelian
b. Laporan Jurnal Penjualan
Laporan jurnal penjualan berfungsi untuk menampilkan banyaknya
penjualan secara kredit yang dilakukan Toko Kaldera Computer selama
periode tertentu. Sistem ini memberikan beberapa pilihan tanggal laporan
yaitu pertanggal, perperiode, atau perbulan. Berikut ini adalah form laporan
jurnal penjualan :
68
Gambar 4.17 Tampilan Laporan Jurnal Penjualan
c. Laporan Jurnal Pengeluaran Kas
Laporan jurnal pengeluaran kas berfungsi untuk menampilkan
banyaknya pengeluaran yang dilakukan Toko Kaldera Computer selama
periode tertentu. Sistem ini memberikan beberapa pilihan tanggal laporan
yaitu pertanggal, perperiode, atau perbulan. Berikut ini adalah form laporan
jurnal pengeluaran kas :
69
Gambar 4.18 Tampilan Laporan Jurnal Pengeluaran Kas
d. Laporan Jurnal Umum
Laporan jurnal umum berfungsi untuk menampilkan transaksi yang
tidak masuk dalam jurnal khusus, antara lain retur pembelian dan retur
penjualan. Sistem ini memberikan beberapa pilihan tanggal laporan yaitu
pertanggal, perperiode, atau perbulan. Berikut ini adalah form laporan jurnal
umum :
70
Gambar 4.19 Tampilan Laporan Jurnal Umum
e. Laporan Buku Besar
Laporan buku berfungsi untuk menampilkan transaksi perjenis
rekening setiap bulan. Berikut ini adalah form laporan buku besar:
71
Gambar 4.20 Tampilan Laporan Buku Besar
f. Laporan Rugi Laba
Laporan Rugi Laba berfungsi untuk menampilkan kondisi
keuangan perusahaan selama periode tertentu. Berikut ini adalah form
laporan rugi laba:
72
Gambar 4.21 Tampilan Laporan Rugi Laba
B. Output pada Pop Up Menu Karyawan
a. Laporan Voucher Jurnal Pembelian
Laporan voucher jurnal pembelian berfungsi untuk menampilkan
per nomor jurnal pembelian. Berikut ini adalah form laporan voucher jurnal
pembelian :
Gambar 4.22 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Pembelian
73
b. Laporan Voucher Jurnal penjualan
Laporan voucher jurnal penjualan berfungsi untuk menampilkan
per nomor jurnal penjualan. Berikut ini adalah form laporan voucher jurnal
penjualan :
Gambar 4.23 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Penjualan
c. Laporan Voucher Jurnal Penerimaan Kas
Laporan voucher jurnal penerimaan kas berfungsi untuk
menampilkan per nomor jurnal penerimaan kas. Berikut ini adalah form
laporan voucher jurnal penerimaan kas :
74
Gambar 4.24 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Penerimaan Kas
d. Laporan Voucher Jurnal Pengeluaran Kas
Laporan voucher jurnal pengeluaran kas berfungsi untuk
menampilkan per nomor jurnal pengeluaran kas. Berikut ini adalah form
laporan voucher jurnal pengeluaran kas :
75
Gambar 4.25 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Pengeluaran Kas
e. Laporan Voucher Jurnal Umum
Laporan voucher jurnal umum berfungsi untuk menampilkan per
nomor jurnal umum. Berikut ini adalah form laporan voucher jurnal umum :
76
Gambar 4.26 Tampilan Laporan Jurnal Voucher Umum
procedure TFjumum.db_debetKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if not (key in ['0'..'9','.',#8,#13]) then key:=#0; if (Key=#13) then db_debet.SetFocus; end;
4.6 Validasi Pada Proses Menginputkan Data dan Mengedit Data
Validasi cek angka ini merupakan validasi yang digunakan untuk mengecek
hanya data angka saja yang dapat diinputkan. Berikut ini listing validasi cek angka:
77
Validasi cek jumlah sisi debet, dan jumlah sisi kredit dari jumlah uang yang
diinputkan melalui jurnal. Bila jumlah uang diantara sisi debet dan kredit tidak sama
maka data tidak bisa disimpan. Berikut ini listing program validasi cek jumlah sisi
debet dan jumlah sisi kredit.
procedure TFjumum.btnsaveClick(Sender: TObject); var msql : string; var totdebet: integer; begin if db_nojurnal.Text='' then begin messagebox(self.Handle,'Nomor jurnal masih kosong..!','Error',mb_iconError); exit; end else if db_bukti.Text ='' then begin messagebox(self.Handle,'Nomor bukti masih kosong..!','Error',mb_iconError); exit; end else totdebet := strtoint(edit3.Text); if inttostr(totdebet) = edit4.Text then begin dm.qry2.Active := false; dm.qry2.SQL.Clear; dm.qry2.SQL.Text := 'select * from temp_jurnal'; dm.qry2.Active := true; dm.qry2.First; while not dm.qry2.Eof do begin msql := 'INSERT INTO jumum(JU_nomor,no_coa,JUno_bukti, JU_tgljurnal, '+ ' JU_debet, JU_kredit, JU_saldo, JU_keterangan)'+ ' Values ('+QuotedStr(db_nojurnal.Text) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['no_coa']) + ',' + QuotedStr(db_bukti.Text) + ',' + QuotedStr(datetostr(dtp_ju.Date)) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['debet']) + ',' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['kredit']) + ',' + '0,' + QuotedStr(dm.qry2.FieldValues['keterangan'])+')'; cmd.CommandText := msql; cmd.Execute; dm.qry2.Next; end; messagedlg('Data berhasil disimpan',mtInformation,[mbOk],0); edperkiraan.Clear; btnsave.Enabled := false; end else begin messagebox(self.Handle,'Jumlah debet dan kredit tidak sama','Error',mb_iconError); end; end;
78
4.7 Pengaturan Hak Akses User
Pengaturan hak akses user berguna untuk membatasi penggunaan fitur-fitur yang
ada di dalam sistem yang telah dibuat, sehingga fitur-fitur yang dipakai sesuai dengan
kebutuhan masing-masing user. Berikut ini pengaturan hak akses terhadap user.
1. Admin
Admin merupakan bagian yang menangani proses update karyawan, update
jenis rekening, update coa, cetak laporan rincian jurnal, cetak laporan buku besar
dan cetak laporan rugi laba. Berikut ini fitur-fitur Admin:
a. Fitur update karyawan
b. Fitur update jenis rekening
c. Fitur update coa
d. Fitur cetak laporan jurnal pembelian
e. Fitur cetak laporan jurnal penjualan
f. Fitur cetak laporan jurnal penerimaan kas
g. Fitur cetak laporan jurnal pengeluaran kas
h. Fitur cetak laporan jurnal umum
i. Fitur cetak laporan buku besar
j. Fitur cetak laporan rugi laba
k. Fitur ganti password
2. Karyawan
Karyawan merupakan bagian yang menangani proses input jurnal
pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal
79
umum, cetak laporan rincian jurnal voucher dan posting. Berikut ini fitur-fitur
karyawan:
a. Fitur input jurnal pembelian
b. Fitur input jurnal penjualan
c. Fitur input jurnal penerimaan kas
d. Fitur input jurnal pengeluaran kas
e. Fitur input jurnal umum
f. Fitur cetak laporan rincian jurnal voucher
g. Posting
h. Fitur ganti password
BAB V
ANALISIS HASIL
5.1 Analisa Hasil dan Manfaat
Sistem Informasi Akuntansi Siklus Buku Besar dan Laporan Keuangan ini
dapat berjalan dengan baik dan diharapkan dapat membantu serta meningkatkan
kinerja karyawan Toko Kaldera Computer dalam melakukan pencatatan transaksi
jurnal dan pembuatan laporan keuangan.
5.2 Kelebihan Sistem
1. Sistem memfasilitasi pembagian hak akses user.
2. Adanya ‘control error’ dapat membantu karyawan dan admin dalam
mengatasi kesalahan dalam input data.
3. Sistem ini membantu karyawan mengatasi ‘account balance’, karena
perhitungan dilakukan secara otomatis.
4. Adanya fasilitas posting secara otomatis, menghasilkan laporan buku besar
lebih cepat dan akurat.
5. Pembuatan laporan jurnal voucher lebih cepat dan akurat sesuai dengan data
transaksi yang dimasukkan oleh karyawan.
6. Sistem menghasilkan laporan-laporan secara cepat dan akurat dan berguna
untuk membantu manager dalam mengambil keputusan
80
81
5.3 Kekurangan Sistem
1. Belum ada security control pada SQL Server 2000.
2. Belum ada fasilitas dalam perhitungan laporan neraca dan laporan perubahan
modal.
3. Program yang dibuat hanya mencakup satu siklus buku besar saja, belum
mencakup seluruh siklus pada sistem informasi akuntansi.
4. Belum ada fasilitas untuk membedakan jenis rekening masuk ke sisi debet
atau sisi kredit.
BAB VI
PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil implementasi perangkat lunak ssstem informasi
akuntansi siklus buku besar dan laporan keuangan pada perusahaan dagang, maka
dapat disimpulkan bahwa :
1. Aplikasi sistem informasi akuntansi siklus buku besar dan laporan keuangan
merupakan salah satu cara yang efisien dalam mengatur proses pencatatan
pada perusahaan dagang.
2. Sistem ini secara keseluruhan dapat mengatasi kesalahan karyawan dalam
melakukan proses penghitungan, sehingga kerja menjadi lebih efektif dan
efisien.
3. Borland Delphi 7 cukup mendukung program sistem informasi akuntansi
dengan client server.
6.2 Saran
Perangkat lunak system informasi akuntansi siklus buku besar dan laporan
kuangan pada perusahaan dagang yang telah dibangun masih memiliki beberapa
kekurangan , sehingga diperlukan pengembangan untuk menyempurnakan
aplikasi ini. Saran yang dapat diberikan adalah :
1. Tampilan dibuat lebih menarik.
82
83
2. Sistem ini dapat dikembangkan dengan menambah fasilitas pembuatan
laporan neraca dan laporan perubahan modal.
3. Sistem dapat dikembangkan dengan menambah fasilitas untuk menentukan
posisi rekening, yaitu di debet atau kredit.
84
DAFTAR PUSTAKA
Muhhammad Fakri Husein, SE.,M.SI., 2003, Sistem Informasi Akuntansi , Jogjakarta :
UPP AMP YKPN
Yanuar, Yahya. Hakim, Lukmanul, 2004, Pemrograman Delphi dengan Database
Microsoft SQL Server, Jakarta: Elek Media Komputindo, Jakarta.
Ramalho, Jose, 2001, SQL Server 7, Jakarta : Elek Media Komputindo
DRS. Narko, M>M.,AKT.,1994,Sistem Akuntansi dilengkapi dengan soal jawab,
Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama
Ir. Rinaldy Awaludin,M.M., Ir. Suryanto Thabrani, M.M., 2003, Aplikasi Akuntansi
menggunakan delphi 7.0, Jakarta: Salemba Infotek