sirapat (sim agenda rapat) · gambar 0.3 proses penolakan. d. ... h. proses upload file notulen ......
TRANSCRIPT
SIRAPAT
(SIM AGENDA RAPAT)
PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM (MANUAL)
DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN
2017
GAMBARAN UMUM
Sistem Informasi Managemen Penggunaan Ruang Rapat (SIRAPAT) ini adalah sebuah sistem
pengolahan penggunaan ruang rapat milik Pemerintah Kota Yogyakarta yang berfungsi untuk mengelola
data peminjaman ruang rapat pada setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang berada di lingkungan
Pemerintah Kota Yogyakarta. Sistem ini dapat diakses melalui alamat : sirapat.jogjakota.go.id
Pada sistem ini, ada 3 (tiga) level pengguna yaitu terdiri dari :
a. Administrator
b. Admin OPD
c. OPD Pengguna
d. Umum (Informasi Statis)
Setiap level pengguna tersebut memiliki hak akses yang berbeda, disesuaikan dengan kebutuhan dan
fungsi dari setiap level pengguna. Berikut ini adalah tampilan halaman utama dari sistem ini pada masing-
masing pengguna.
ALUR PROGRAM
Untuk menggunakan Sistem Informasi ini, terdapat beberapa alur program yang perlu dipahami,
sehingga tidak terjadi kesalahan pemahaman. Alur program yang dimaksud adalah sebagai berikut.
a. Proses Pengajuan
Proses pengajuan ini bertujuan untuk mendaftarkan Agenda yang akan dilaksanakan dengan
menggunakan salah satu ruang pada OPD lain, atau OPD sendiri. Untuk proses pengajuan ini, dapat
dilihat pada gambar berikut ini :
Login
Nama ruang telah
ditentukan?
Cari Berdasarkan
Tanggal
Cari Berdasarkan
Ruang
Nama ruang telah
ditentukan?
Input Data
Agenda
Output :
Daftar Waktu
yang digunakan
pada Ruang
terpilih
Start
End
Ruangan Tersedia?
YaTidak
Tidak
Ya
Save Pengajuan
Ruang Milik Sendiri?
Kirim Email
Notifikasi kepada
OPD Pemilik Ruang
Ya
Tidak
Klik Tambah Pengajuan
pada Menu Pengajuan
Pilih Ruang yang
direkomendasikan
Gambar 0.1 Proses Pengajuan
b. Proses Persetujuan
Proses persetujuan ini bertujuan untuk memverifikasi atas pengajuan ruangan yang akan
digunakan oleh OPD penyewa ruang, proses ini hanya dapat dilakukan oleh OPD pemilik ruang.
Untuk proses persetujuan ini, dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Login
Output :
Daftar Pengajuan
Masuk Dari OPD Lain
Ada Email
Notifikasi
Kirim Email
Notifikasi kepada
OPD yang
mengajukan
End
Klik Menu Pengajuan,
Tab Pengajuan Masuk
Klik Tombol Terima
Pengajuan
Gambar 0.2 Proses Persetujuan
c. Proses Penolakan
Proses penolakan ini bertujuan untuk menolak atas pengajuan ruangan yang akan digunakan oleh
OPD penyewa ruang dengan alas an tertentu, proses ini hanya dapat dilakukan oleh OPD pemilik
ruang. Untuk proses penolakan ini, dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Login
Output :
Daftar Pengajuan
Masuk Dari OPD Lain
Ada Email
Notifikasi
Kirim Email
Notifikasi kepada
OPD yang
mengajukan
End
Input : Alasan
Penolakan
Klik Menu Pengajuan,
Tab Pengajuan Masuk
Klik Tombol Tolak
Pengajuan
Gambar 0.3 Proses Penolakan
d. Proses Konfirmasi Ulang
Proses konfirmasi ulang ini bertujuan untuk memastikan bahwa agenda yang telah diterima, telah
disetujui kembali oleh OPD yang akan mengguanakan ruangan tersebut. Untuk proses konfirmasi
ulang ini, dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Login
Output :
Daftar Pengajuan yang
telah diterima
Ada Email
Notifikasi
Kirim Email
Notifikasi kepada
OPD pemilik ruang
End
Klik Menu Dashboard
Tab Pengajuan Diterima
Klik Tombol Confirm
Gambar 0.4 Proses Konfirmasi Ulang
e. Proses Pembatalan dari OPD Pengguna Ruang
Proses pembatalan dari OPD Pengguna Ruang ini bertujuan untuk mebatalkan agenda yang telah
disetujui dengan alas an tertentu, proses ini dilakukan oleh OPD Pengguna Ruang. Untuk proses ini,
dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Login
Output :
Daftar Agenda yang
diajukan
Start
Kirim Email
Notifikasi kepada
OPD yang
mengajukan
End
Input : Alasan
Penolakan
Klik Menu Agenda
Klik Tombol Batalkan
pada data yang akan
dibatalkan
Ruangan milik
sendiri?
Tidak
Ya
Gambar 0.5 Proses Pembatalan dari OPD Pengguna Ruang
f. Proses Pembatalan dari OPD Pemilik Ruang
Proses pembatalan dari OPD Pemilik Ruang ini bertujuan untuk mebatalkan agenda yang telah
disetujui karena ruang yang digunakan akan digunakan untuk kepentingan yang lebih penting, proses
ini dilakukan oleh OPD Pemilik Ruang. Untuk proses ini, dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Login
Output :
Daftar Agenda OPD
yang menggunakan
Ruang
Start
Kirim Email
Notifikasi kepada
OPD yang
mengajukan
End
Input : Alasan
Penolakan
Klik Menu Ruangan
yang digunakan
Klik Tombol Batalkan
pada data yang akan
dibatalkan
Ruangan milik
sendiri?
Tidak
Ya
Gambar 0.6 Proses Pembatalan dari OPD Pemilik Ruang
g. Proses Penerimaan Pembatalan
Proses penerimaan pembatalan ini bertujuan untuk mengkonfirmasi pengajuan pembatalan
agenda yang dikirim oleh OPD Pengguna Ruang, proses ini dilakukan oleh OPD Pemilik Ruang.
Untuk proses ini, dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Login
Output :
Daftar Pengajuan/
Agenda yang butuh
konfirmasi pembatalan
Ada Email
Notifikasi
Kirim Email
Notifikasi kepada
OPD yang
mengajukan
End
Klik Menu Request
Pembatalan
Klik Tombol Terima
Pembatalan
Gambar 0.7 Proses Penerimaan Pembatalan
h. Proses Upload File Notulen
Proses ini bertujuan untuk memberikan bukti bahwa agenda telah selesai dengan bukti yang
konkrit, proses ini dilakukan oleh OPD Peminjam Ruang. Untuk proses ini, dapat dilihat pada gambar
berikut ini :
Login
Output :
Daftar Pengajuan/
Agenda
Ada Email
Notifikasi
Pilih File Notulen
dan Klik tombol
Upload
End
Klik Menu Agenda
Klik Tombol Upload File
Notulen
Gambar 0.8 Proses Penerimaan Pembatalan
TOMBOL UNIVERSAL
Yang dimaksud dengan tombol universal adalah tombol-tombol yang sering dijumpai dan
digunakan dalam sistem ini.
a. Tambah Data
Tombol ini berfungsi untuk menambah data yang ada pada sistem. Dengan meng-klik tombol ini
maka akan muncul form yang harus dilengkapi sesuai dengan data yang akan ditambah.
b. Ubah Data
Tombol ini berada pada kolom operasi pada setiap data yang berfungsi untuk mengubah data yang
terpilih.
c. Hapus Data
Tombol ini berada pada kolom operasi pada setiap data yang berfungsi untuk menghapus data yang
terpilih.
d. Simpan
Tombol ini berfungsi untuk menyimpan data dari form yang telah dilengkapi oleh user.
e. Kembali
Tombol ini berfungsi untuk kembali ke halaman sebelumnya.
f. Cari
Tombol ini berfungsi untuk mencari ruangan atau jadwal yang akan digunakan untuk mengajukan
permohonan penggunaan ruang.
g. Detail
Tombol ini berfungsi untuk melihat kelengkapan dari suatu data.
h. Pilih
Tombol ini berfungsi untuk memilih ruangan yang direkomendasikan oleh sistem.
i. Terima dan Confirm
Tombol ini memiliki fungsi untuk menerima pengajuan, atau mengkonfirmasi ulang terhadap
pengajuan yang telah disetujui.
j. Tolak
Tombol ini berfungsi untuk menolak pengajuan yang masuk.
k. Batalkan
Tombol ini berfungsi untuk membatalkan, atau mengajukan permohonan pembatalan agenda yang
telah diterima.
l. Upload File Notulen
Tombol ini berfungsi untuk meng-upload file notulen rapat, tombol ini akan muncul ketika agenda
rapat telah selesai.
PANDUAN ADMINISTRATOR
Administrator memiliki akses untuk mengolah semua data user, semua data group user, semua data OPD,
serta semua data Ruang pada semua OPD. Serta dapat melihat kalender agenda.
Login
Masukkan username dan password yang telah diberikan pada kolom yang tersedia, apabila telah
kolom telah dilengkapi, klik tombol login untuk melakukan proses login.
Keterangan :
Pada bagian bawah halaman ini, user dapat melihat agenda di Semua OPD, OPD Tertentu, Ruang
Tertentu, dan dapat mengunduh Manual Penggunaan dengan meng-klik pada masing-masing link.
Olah Data User
Apabila user telah login menggunakan account administrator, maka akan tampilan akan menjadi seperti
gambar dibawah ini :
Untuk mengolah data user, pada panel menu, pilih menu Setting, dan pilih sub menu User. Maka tampilan
pada menu itu adalah sebagai berikut :
a. Tambah User
Untuk menambah data User, Klik tombol Tambah User, maka akan muncul tampilan form pengisian user
baru sebagai berikut :
Data user baru dapat dilengkapi pada setiap kolom yang tersedia. Apabila data telah dilengkapi dan benar,
klik tombol Simpan untuk menyimpan ke system.
b. Edit User
Untuk mengubah data user, pilih salah satu data yang ingin diubah, kemudian pilih tombol edit ( ),
maka halaman akan tampil seperti dibawah ini :
Kemudian ubah data yang dianggap masih keliru. Apabila telah diperbaiki, klik tombol simpan untuk
menyimpan data ke system.
c. Delete User
Untuk menghapus data, pilih salah satu data yang akan dihapus, kemudian klik tombol delete ( ).
Setelah diklik, maka akan keluar tampilan konfirmasi seperti dibawah ini :
Klik tombol Hapus untuk menghapus, atau tombol Batal jika tidak ingin menghapus.
d. Cari User
Untuk mencari data user, klik bagian Filter :
Jika bagian Filter di klik, maka akan muncul form pencarian seperti dibawah ini :
Silahkan menginputkan data yang ingin dicari berdasarkan Username, atau Group, atau OPD. Jika telah
diinputkan, klik tombol cari, maka hasil pencarian berada pada tabel dibawahnya.
Olah Data Group User
Pengelolaan group digunakan untuk memberikan hak akses kepada setiap user.
Untuk mengolah data group user, pada panel menu, pilih menu Setting, dan pilih sub menu Group. Maka
tampilan pada menu itu adalah sebagai berikut :
a. Tambah Group
Untuk menambah data Group, Klik tombol Tambah Group, maka akan muncul tampilan form pengisian
group baru sebagai berikut :
Data group baru dapat dilengkapi pada setiap kolom yang tersedia. Apabila data telah dilengkapi dan
benar, klik tombol Simpan untuk menyimpan ke system.
b. Edit Group
Untuk mengubah data group, pilih salah satu data yang ingin diubah, kemudian pilih tombol edit ( ),
maka halaman akan tampil seperti dibawah ini :
Kemudian ubah data yang dianggap masih keliru dan berikan hak akses untuk group yang dipilih. Apabila
telah diperbaiki, klik tombol simpan untuk menyimpan data ke system.
c. Hapus Group
Untuk menghapus data, pilih salah satu data yang akan dihapus, kemudian klik tombol delete ( ).
Setelah diklik, maka akan keluar tampilan konfirmasi seperti dibawah ini :
Klik tombol Hapus untuk menghapus, atau tombol Batal jika tidak ingin menghapus.
d. Cari Group
Untuk mencari data group, klik bagian Filter :
Jika bagian Filter di klik, maka akan muncul form pencarian seperti dibawah ini :
Silahkan menginputkan data yang ingin dicari berdasarkan Nama Group. Jika telah diinputkan, klik
tombol cari, maka hasil pencarian berada pada tabel dibawahnya.
Olah Data OPD
Untuk mengolah data OPD, pada panel menu, pilih menu Master, dan pilih sub menu OPD. Maka
tampilan pada menu itu adalah sebagai berikut :
a. Tambah OPD
Untuk menambah data OPD, Klik tombol Tambah OPD, maka akan muncul tampilan form pengisian
OPD baru sebagai berikut :
Data OPD baru dapat dilengkapi pada setiap kolom yang tersedia. Pada kolom Running Text, dapat diisi
dengan informasi singkat yang berkaitan dengan OPD tersebut. Apabila data telah dilengkapi dan benar,
klik tombol Simpan untuk menyimpan ke system.
b. Edit OPD
Untuk mengubah data OPD, pilih salah satu data yang ingin diubah, kemudian pilih tombol edit ( ),
maka halaman akan tampil seperti dibawah ini :
Kemudian ubah data yang dianggap masih keliru. Apabila telah diperbaiki, klik tombol simpan untuk
menyimpan data ke system.
c. Hapus OPD
Untuk menghapus data, pilih salah satu data yang akan dihapus, kemudian klik tombol delete ( ).
Setelah diklik, maka akan keluar tampilan konfirmasi seperti dibawah ini :
Klik tombol Hapus untuk menghapus, atau tombol Batal jika tidak ingin menghapus.
d. Cari OPD
Untuk mencari data OPD, klik bagian Filter :
Jika bagian Filter di klik, maka akan muncul form pencarian seperti dibawah ini :
Silahkan menginputkan data yang ingin dicari berdasarkan Nama OPD. Jika telah diinputkan, klik tombol
cari, maka hasil pencarian berada pada tabel dibawahnya.
Olah Data Ruang
Untuk mengolah data Ruang, pada panel menu, pilih menu Master, dan pilih sub menu Ruang. Maka
tampilan pada menu itu adalah sebagai berikut :
a. Tambah Ruang
Untuk menambah data Ruang, Klik tombol Tambah Ruang, maka akan muncul tampilan form pengisian
Ruang baru sebagai berikut :
Data Ruang baru dapat dilengkapi pada setiap kolom yang tersedia. Kolom Jeda Waktu, digunakan untuk
menentukan berapa menit jeda waktu untuk dapat digunakan kembali setelah ruang tersebut digunakan.
Apabila data telah dilengkapi dan benar, klik tombol Simpan untuk menyimpan ke system.
b. Edit Ruang
Untuk mengubah data Ruang, pilih salah satu data yang ingin diubah, kemudian pilih tombol edit ( ),
maka halaman akan tampil seperti dibawah ini :
Kemudian ubah data yang dianggap masih keliru. Apabila telah diperbaiki, klik tombol simpan untuk
menyimpan data ke system.
c. Hapus Ruang
Untuk menghapus data, pilih salah satu data yang akan dihapus, kemudian klik tombol delete ( ).
Setelah diklik, maka akan keluar tampilan konfirmasi seperti dibawah ini :
Klik tombol Hapus untuk menghapus, atau tombol Batal jika tidak ingin menghapus.
e. Cari Ruang
Untuk mencari data ruang, klik bagian Filter :
Jika bagian Filter di klik, maka akan muncul form pencarian seperti dibawah ini :
Silahkan menginputkan data yang ingin dicari berdasarkan Nama OPD, dan atau Nama Ruang. Jika telah
diinputkan, klik tombol cari, maka hasil pencarian berada pada tabel dibawahnya.
Kalender
Menu Kalender digunakan untuk melihat jadwal agenda disetiap bulannya. Menu Kalender berada pada
panel sebelah kanan. Jika menu Kalender di klik, maka tampilan halamannya dapat dilihat pada gambar
berikut :
Untuk melihat jadwal pada bulan selanjutnya atau sebelumnya, dapat mengklik tombol panah kanan atau
panah kiri.
Panah kanan untuk melihat agenda pada bulan selanjutnya, dan kiri untuk agenda bulan sebelumnya.
Untuk melihat jadwal pada OPD atau Ruang tertentu, dapat diatur pada panel Filter.
Jika panel Filter diklik, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Silahkan menginputkan data yang ingin dicari berdasarkan Nama OPD, dan atau Nama Ruang. Jika telah
diinputkan, klik tombol cari, maka hasil pencarian berada pada panel dibawahnya.
Ganti Password
Fitur ini digunakan untuk meningkatkan keamanan data, dan account pengguna tidak dapat digunakan
oleh pengguna lain.
Fitur ini dapat di akses pada panel bagian atas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini
:
Klik pada kolom yang di blok merah, maka akan muncul menu dropdown seperti dibawah ini :
Setelah itu klik pada menu Ubah Password. Apabila menu Ubah Password diklik, maka tampilan halaman
menjadi seperti gambar dibawah ini :
Pengguna dapat mengubah password dan Nama Sub Unit Kerja, tetapi tidak dapat mengubah username.
Jika pengguna tidak ingin mengubah password, akan tetapi hanya ingin mengubah nama sub unit kerja
saja, maka kolom password boleh dikosongkan. Jika data telah selesai di ubah, klik tombol simpan untuk
menyimpan ke system.
PANDUAN USER OPD (Sub Unit Kerja)
User OPD atau Sub Unit kerja memiliki akses untuk mengelola agenda Rapat, mengajukan, menerima
pengajuan, membatalkan pengajuan, serta dapat melihat kalender agenda.
Login
Masukkan username dan password yang telah diberikan pada kolom yang tersedia, apabila telah kolom
telah dilengkapi, klik tombol login untuk melakukan proses login.
Keterangan :
Pada bagian bawah halaman ini, user dapat melihat agenda di Semua OPD, OPD Tertentu, Ruang
Tertentu, dan dapat mengunduh Manual Penggunaan dengan meng-klik pada masing-masing link.
Informasi Pada Dashboard
a. Jadwal Hari Ini : Menampilkan daftar Agenda user pada hari ini.
b. Jadwal Telah Selesai : Menampilkan daftar Agenda yang telah selesai.
c. Jadwal Aktif : Menampilkan daftar Agenda yang telah dikonfirmasi ulang.
d. Pengajuan Pending : Menampilkan daftar pengajuan yang belum disetujui.
e. Pengajuan Diterima : Menampilkan daftar pengajuan yang telah diterima dan membutuhkan
konfirmasi ulang.
f. Pengajuan Batal : Menampilkan daftar Agenda yang akan dibatalkan.
Mengajukan Agenda
Untuk mendaftarkan agenda, atau mengajukan agenda. Dapat diakses pada menu Pengajuan.
Keterangan Tab :
a. Pengajuan Masuk : Menampilkan daftar pengajuan dari OPD luar yang membutuhkan
persetujuan penggunaan ruang rapat.
b. Pengajuan Keluar : Menampilkan daftar pengajuan dari OPD yang sedang login, kepada OPD
luar.
Apabila user mengklik tombol Tambah Pengajuan, maka akan muncul Form pencarian seperti
dibawah ini :
Pada halaman diatas, user diberi pilihan 2 (dua) metode pencarian, yaitu pencarian berdasarkan tanggal,
atau berdasarkan ruang.
Jika berdasarkan tanggal, user diminta untuk menginputkan Tanggal mulai, tanggal selesai, jam mulai,
jam selesai dan jumlah peserta. Apabila form telah dilengkapi, dan tombol cari di-klik, maka
akan menampilkan daftar ruangan yang kosong pada waktu tersebut. Seperti dibawah ini.
Pada halaman diatas, user diminta untuk memilih salah satu ruang yang akan digunakan sesuai dengan
kebutuhan, dengan cara meng-klik tombol Pilih .
Jika tombol Pilih telah di-klik, maka akan menampilkan form kelengkapan agenda rapat seperti
dibawah ini :
Jika semua kolom telah dilengkapi maka user diminta untuk meng-klik tombol simpan
untuk mendaftarkan agenda rapat pada sistem.
Keterangan :
Jika ruangan yang dipilih adalah ruangan milik OPD sendiri, maka tidak perlu ada proses persetujuan dari
OPD pemilik ruang dan status agenda menjadi Terkonfirmasi. Akan tetapi, jika ruangan yang dipilih
adalah ruangan milik OPD lain dan status agenda menjadi Baru, maka OPD terkait harus melakukan
persetujuan, atau penolakan atas pengajuan yang diinputkan.
Untuk metode kedua (Cari berdasarkan Ruang), pengguna diminta untuk menentukan nama ruang pada
form dibawah ini :
Apabila nama ruang dan tanggal telah diisi, user dapat mengklik tombol Cari, maka akan tampil form
pengisian agenda rapat, disertai dengan jadwal ruangan yang dipilih pada tanggal yang telah ditentukan,
seperti dibawah ini :
Pada gambar diatas, terdapat dua panel. Panel atas merupakan informasi waktu yang telah digunakan pada
ruangan terpilih dan tanggal terpilih. Dan pada Panel bawah, merupakan form agenda rapat yang
dilengkapi dengan input waktu penggunaan. Jika user memilih waktu penggunaan yang bertepatan
dengan jadwal yang telah terdaftar, maka agenda tidak dapat tersimpan pada sistem.
Menerima Pengajuan
Jika ada pengajuan yang masuk, maka akan terdapat notifikasi pada halaman Dashboard seperti gambar
dibawah ini :
User dapat meng-klik tombol Lihat Semua, maka akan dialihkan ke halaman Pengajuan Masuk, seperti
gambar dibawah ini :
Jika agenda tersebut akan dikonfirmasi, dapat meng-klik tombol Terima ( ). Dan sebaliknya, Jika ingin
menolak pengajuan, dapat meng-klik tombol Tolak ( )
Membatalkan Agenda
Untuk membatalkan agenda, user dapat mengklik tombol Batalkan ( ), Jika tombol tersebut di-klik,
maka akan muncul form alasan mengapa agenda tersebut dibatalkan.
Melihat Detail Agenda
Untuk melihat detail Agenda, dapat meng-klik tombol Detail ( ), atau jika tidak terdapat tombol
tersebut, dapat meng-klik judul agenda terkait. Halaman detail agenda dapat dilihat pada gambar berikut :
Kalender
Menu Kalender digunakan untuk melihat jadwal agenda disetiap bulannya. Menu Kalender berada pada
panel sebelah kanan. Jika menu Kalender di klik, maka tampilan halamannya dapat dilihat pada gambar
berikut :
Untuk melihat jadwal pada bulan selanjutnya atau sebelumnya, dapat mengklik tombol panah kanan atau
panah kiri.
Panah kanan untuk melihat agenda pada bulan selanjutnya, dan kiri untuk agenda bulan sebelumnya.
Untuk melihat jadwal pada OPD atau Ruang tertentu, dapat diatur pada panel Filter.
Jika panel Filter diklik, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Silahkan menginputkan data yang ingin dicari berdasarkan Nama OPD, dan atau Nama Ruang. Jika telah
diinputkan, klik tombol cari, maka hasil pencarian berada pada panel dibawahnya.
Ganti Password
Fitur ini digunakan untuk meningkatkan keamanan data, dan account pengguna tidak dapat digunakan
oleh pengguna lain.
Fitur ini dapat di akses pada panel bagian atas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini
:
Klik pada kolom yang di blok merah, maka akan muncul menu dropdown seperti dibawah ini :
Setelah itu klik pada menu Ubah Password. Apabila menu Ubah Password diklik, maka tampilan halaman
menjadi seperti gambar dibawah ini :
Pengguna dapat mengubah password dan Nama Sub Unit Kerja, tetapi tidak dapat mengubah username.
Jika pengguna tidak ingin mengubah password, akan tetapi hanya ingin mengubah nama sub unit kerja
saja, maka kolom password boleh dikosongkan. Jika data telah selesai di ubah, klik tombol simpan untuk
menyimpan ke system.
PANDUAN ADMIN OPD
Admin OPD merupakan pengguna yang mengkoordinir User OPD atau User Sub Unit Kerja, dan
mengkoordinir daftar ruangan yang terdapat pada OPD yang bersangkutan, serta dapat mengelola profil
OPD, seperti email, telepon dan informasi singkat pada OPD. Admin OPD tidak dapat mengajukan
agenda rapat, yang memiliki akses untuk mengajukan agenda rapat, hanya User OPD, akan tetapi Admin
OPD berhak menerima pengajuan dan menolak pengajuan.
Login
Masukkan username dan password yang telah diberikan pada kolom yang tersedia, apabila telah kolom
telah dilengkapi, klik tombol login untuk melakukan proses login.
Keterangan :
Pada bagian bawah halaman ini, user dapat melihat agenda di Semua OPD, OPD Tertentu, Ruang
Tertentu, dan dapat mengunduh Manual Penggunaan dengan meng-klik pada masing-masing link.
Olah Data User OPD
Untuk mengolah data user, pada panel menu, pilih menu Setting, dan pilih sub menu User. Maka tampilan
pada menu itu adalah sebagai berikut :
Daftar yang tampil hanyalah data User pada OPD yang dikelola oleh Admin OPD yang login.
a. Tambah User
Untuk menambah data User, Klik tombol Tambah User, maka akan muncul tampilan form pengisian user
baru sebagai berikut :
Berbeda dengan Administrator, form yang disediakan hanyalah username, password, dan Nama Sub Unit
Kerja. Data user baru dapat dilengkapi pada setiap kolom yang tersedia. Apabila data telah dilengkapi dan
benar, klik tombol Simpan untuk menyimpan ke system.
b. Edit User
Untuk mengubah data user, pilih salah satu data yang ingin diubah, kemudian pilih tombol edit ( ),
maka halaman akan tampil seperti dibawah ini :
Kemudian ubah data yang dianggap masih keliru. Apabila telah diperbaiki, klik tombol simpan untuk
menyimpan data ke system.
c. Hapus User
Untuk menghapus data, pilih salah satu data yang akan dihapus, kemudian klik tombol delete ( ).
Setelah diklik, maka akan keluar tampilan konfirmasi seperti dibawah ini :
Klik tombol Hapus untuk menghapus, atau tombol Batal jika tidak ingin menghapus.
d. Cari User
Untuk mencari data user, klik bagian Filter :
Jika bagian Filter di klik, maka akan muncul form pencarian seperti dibawah ini :
Silahkan menginputkan data yang ingin dicari berdasarkan Username. Jika telah diinputkan, klik tombol
cari, maka hasil pencarian berada pada tabel dibawahnya.
Olah Profil dan Data Ruang
Untuk mengolah data profil dan data ruang, klik menu Profil pada panel menu, maka tampilan profil
sebagai berikut :
Pada tampilan diatas, terdapat dua panel. Panel atas untuk mengolah data profil, dan panel bawah
merupakan daftar ruangan yang dapat digunakan untuk rapat pada OPD yang bersangkutan.
a. Tambah Ruang
Untuk menambah data Ruang, Klik tombol Tambah Ruang, maka akan muncul tampilan form pengisian
Ruang baru sebagai berikut :
Data Ruang baru dapat dilengkapi pada setiap kolom yang tersedia. Kolom Jeda Waktu, digunakan untuk
menentukan berapa menit jeda waktu untuk dapat digunakan kembali setelah ruang tersebut digunakan.
Apabila data telah dilengkapi dan benar, klik tombol Simpan untuk menyimpan ke system.
b. Edit Ruang
Untuk mengubah data Ruang, pilih salah satu data yang ingin diubah, kemudian pilih tombol edit ( ),
maka halaman akan tampil seperti dibawah ini :
Kemudian ubah data yang dianggap masih keliru. Apabila telah diperbaiki, klik tombol simpan untuk
menyimpan data ke system.
c. Hapus Ruang
Untuk menghapus data, pilih salah satu data yang akan dihapus, kemudian klik tombol delete ( ).
Setelah diklik, maka akan keluar tampilan konfirmasi seperti dibawah ini :
Klik tombol Hapus untuk menghapus, atau tombol Batal jika tidak ingin menghapus.
Menerima dan Menolak Pengajuan
Untuk Menerima atau menolak pengajuan, dapat diakses melalui menu Pengajuan, seperti tampilan
dibawah ini :
Jika agenda tersebut akan dikonfirmasi, dapat meng-klik tombol Terima ( ). Dan sebaliknya, Jika ingin
menolak pengajuan, dapat meng-klik tombol Tolak ( )
Membatalkan Agenda
Admin OPD, diberikan akses untuk dapat membatalkan agenda yang diinputkan oleh sub unit kerja opd.
Untuk membatalkan agenda, user dapat mengklik tombol Batalkan ( ), Jika tombol tersebut di-klik,
maka akan muncul form alasan mengapa agenda tersebut dibatalkan, seperti gambar dibawah ini.
Jika alasan telah diinputkan, klik tombol simpan. Maka status agenda telah dibatalkan.
Ganti Password
Fitur ini digunakan untuk meningkatkan keamanan data, dan account pengguna tidak dapat digunakan
oleh pengguna lain.
Fitur ini dapat di akses pada panel bagian atas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini
:
Klik pada kolom yang di blok merah, maka akan muncul menu dropdown seperti dibawah ini :
Setelah itu klik pada menu Ubah Password. Apabila menu Ubah Password diklik, maka tampilan halaman
menjadi seperti gambar dibawah ini :
Pengguna dapat mengubah password dan Nama Sub Unit Kerja, tetapi tidak dapat mengubah username.
Jika pengguna tidak ingin mengubah password, akan tetapi hanya ingin mengubah nama sub unit kerja
saja, maka kolom password boleh dikosongkan. Jika data telah selesai di ubah, klik tombol simpan untuk
menyimpan ke system.
HALAMAN INFORMASI UMUM
Halaman informasi umum ini berisi semua agenda yang berlangsung pada hari tersebut. Setiap data akan
di-reload setiap 10 menit. Dan data akan ditampilkan bergantian setiap 3 detik. Halaman ini dapat diakses
melalui link yang terdapat pada bagian bawah halaman login.
Semua Agenda
Jika link Semua diklik, maka akan dialihkan ke halaman jadwal semua agenda, seperti gambar dibawah
ini
:
Agenda Pada OPD Tertentu
Jika link OPD diklik, maka akan dialihkan ke halaman jadwal semua agenda, seperti gambar dibawah ini
:
Tampilan diatas adalah daftar OPD, jika salah satu OPD dipilih, maka akan menampilkan agenda OPD
terpilih. Tampilan agenda OPD dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar diatas adalah contoh agenda dari Bagian Umum.
Agenda Pada Ruangan Tertentu
Jika link Ruang diklik, maka akan dialihkan ke halaman jadwal semua agenda, seperti gambar dibawah
ini :
Pada gambar diatas, pengguna dapat memilih langsung nama ruang yang ingin dilihat agenda rapatnya.
Akan tetapi, juga dapat memilih ruangan yang lebih spesifik berdasarkan OPD-nya, pada list OPD yang
berada diatas tabel ruang.
Jika salah satu ruang telah dipilih, maka tampilannya akan seperti dibawah ini.
Gambar diatas adalah contoh agenda dari Ruang Riset Teknologi Diskominfo Lt.2.