Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C

Tlf .: +45 8715 0720 Fax: +45 8715 0701

E-mail: indskriv@au.dk Web: www.au.dk

Dagsorden Signe Osbahr Dato: 20. november 2017

Side 1/2

AARHUS UNIVERSITET

Mødedato: 27. november 2017, kl. 10.00-12.00 Mødested: 1445-017/023 - videolink 1445017 Mødeemne: AU Uddannelse LSU Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted, Bente Lynge Hannestad, Bjarke Parner, Hazel Engelsmann, Gitte Heide, Louise Margrethe Pedersen, Sara Ølholm Eaton, Thomas Nielsen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobkowicz, Hanne Kaiser (HR, referent) og Signe Osbahr Afbud: Gæst: Per Lindblad Johansen 1. Godkendelse af dagsorden 2. Økonomi

• Status på 2017-økonomien (mundtlig præsentation) • Budget for 2018 (bilag medsendt)

3. Status fra arbejdsgruppen vedr. tilbagevendende medarbejdere LSU nedsatte i foråret en arbejdsgruppe vedr. tilbagevendende medarbejdere. Ar-bejdsgruppen har lavet bilagte opsummering af deres arbejde, der drøftes. 4. Justering i låste døre i Fredrikshus Det indstilles at dørene mellem trappeopgang B og etage 2 og 3 ikke er aflåste i dagti-merne. Dette uddybes i medsendte bilag. 5. God omgangstone

• Tilbagemelding fra HSU’s drøftelse af emnet (HCS) • Status på AU Uddannelses indsat på området (se medsendte notat) • Drøftelse af, hvordan AU Uddannelse kan arbejde videre med temaet

6. Status på arbejdsmiljø-arbejdet i enhederne Der medsendes status udarbejdet i enheder. 7. Studievalg Østjylland Mundtlig orientering om status på hjemtagelsen af Studievalg Østjylland til ministe-riet. 8. Lønindplacering ved nyansættelser HR orienterer efter ønske fra TR om processen i forbindelse med lønindplacering i for-bindelse med nyansættelser.

AARHUS UNIVERSITET

Dagsorden Signe Osbahr Dato: 15. august 2017

Side 2/2

9. Sammensætning af nyt LSU efter overdragelse af AUL Medarbejderrepræsentanterne fra AUL udtræder af LSU pr. 31. december 2017. Det anbefales, at LSU fortsætter med de resterende medlemmer frem til næste valg, der af-holdes februar 2018. Ledelsen anbefaler, at LSU efter nyvalg sammensættes af 5 med-arbejderrepræsentanter og 3 ledelsesrepræsentanter. Dette drøftes. 10. Eventuelt

Samlet budget for AU Uddannelse i 2018

OptagelseTAP 13.327.289Kompetencemidler 150.000Øvrig kontorhold -1.305.000Særlige opgaver (DTAP til optag) 1.058.500I alt 13.230.789

Vejledning og StudieinformationTAP 5.393.643DTAP 255.000Kompetencemidler 60.000Øvrig kontorhold 55.000IT-licenser (Chat, Gekko) 20.000Særlige opgaver (studenterstudievejledere, studieguide.au.dk, åbent hus, oplæg på messer m.m.) 1.550.000I alt 7.333.643

StudiesystemerTAP 14.714.654DTAP 100.000Kompetencemidler 150.000Øvrig kontorhold 136.000IT-licenser (STADS, Syllabus, Blackboard) 14.373.564Konsulentydelser (STADS, Digital Eksamen, Black board) 1.860.200Særlige opgaver (Drift og udvikling af studiesystemer som STADS, Digital Eksamen, EDDI, LMS osv.) 3.613.000Særlige opgaver (Eksamenslokaler og afholdelse af eksamen) 4.627.000I alt 39.574.418

SU/SPSTAP 8.160.977DTAP 100.000Kompetencemidler 108.000Øvrig kontorhold 109.000IT-licenser (Gekko) 5.000Særlige opgaver (Dyskalkuli) -4.574I alt 8.478.403

Dual CareerTAP 1.617.102DTAP 0Kompetencemidler 18.000Øvrig kontorhold -730.148Særlige opgaver (rejselegater, mentor) 220.000I alt 1.124.954

Uddannelsesstrategisk SekretariatTAP 11.401.722DTAP 116.000Kompetencemidler 120.000Øvrig kontorhold 110.000IT-licenser (Antiplagiering) 222.000Konsulentydelser (Antiplagiering) 50.000Særlige opgaver (EVU, trykning af selvevalueringsrapport) 70.000I alt 12.089.722

International UddannelseTAP 8.494.871DTAP 1.456.500Kompetencemidler 120.000Øvrig kontorhold 250.000Særlige opgaver (Int.rekruttering, Summer University, incoming/outgoing, møbler og vedligehold, IC Dorm) 1.523.200Boliggaranti 1.748.000Særlige driftstilskud (SDC, Studenterhus Aarhus, Dales Cafe) 7.655.988I alt 21.248.559

StabTAP 1.898.044Anden løn -1.218.360DTAP 92.000Kompetencemidler 18.000Øvrig kontorhold (inkl. Fredrikshus og bil) 670.000Afstemningsprojekt -430.000I alt 1.029.684

Samlet budget for AU Uddannelse 104.110.170

Samlet budget for RSC i 2018

Salgsindtægter -27.030.786Løn, TAP 15.514.802Løn, DTAP 3.677.312Kompetenceudvikling 204.000Øvrig drift (kontorhold, supervision, markedsføring, workshops) 1.630.078Bygningsomkostninger 931.291OH udgifter 9,9% 2.457.098RSC i alt -2.616.205

Samlet budget for Studievalg Østjylland 2018

Salgsindtægter -4.131.600 Løn, TAP 3.414.850 Løn, DTAP 52.400 Kurser og nationale seminarer 239.700 Øvrig drift (kontorhold, husleje, mødeudgifter, markedsføring, vejledningsydelser) 487.600 Overhead 375.400 Studievalg i alt 438.350

Anbefalinger vedr. tilbagevendende medarbejdere Der er behov for særlig opmærksomhed over for medarbejdere, der vender tilbage fra længere tids fravær fra arbejdspladsen uanset om fraværet skyldes barsel, anden orlov, udlån eller sygdom. Men hvad der er mest hensigtsmæssigt at gøre afhænger af den konkrete situation herunder varigheden og eventuel kontakt til arbejdsplads og kolleger undervejs. Det bør eksempelvis vurderes, om det er relevant at invitere medarbejderen med til sociale arrangementer mv., mens medarbejderen er fraværende fra arbejdspladsen. Nedenfor følger nogle anbefalinger, som i de fleste tilfælde vil være relevante: Leder og medarbejder afholder møde forud for barsel eller orlov (hvis muligt), hvor det aftales, hvordan og om der ønskes kontakt, og der opfordres til at aftale et møde forud for tilbagevenden. Før tilbagevenden Møde før tilbagevenden Leder og medarbejder holder møde kort tid før tilbagevenden, hvor det overordnede samtaleemne er: hvad vender medarbejderen tilbage til f.eks. opgaver ved tilbagevenden, ændringer under fravær nye kolleger, organisationsændringer, større systemændringer eller andet. Forbered modtagelsen Et vigtigt element i at føle sig velkommen tilbage er, at medarbejderen får fornemmelsen af, at han/hun er ventet. Det er derfor vigtigt at sørge for, at så mange praktiske ting som muligt er på plads, inden medarbejderens tilbagevenden f.eks. kontorplads, pc, navneskilte mv. (gennemgå vedlagte tjekliste). Lav eventuelt også en liste med navn, kompetence/viden, tlf.nr og e-mail på alle relevante ressourcepersoner. Den første tid Både kolleger og leder bør være opmærksomme på, at den tilbagevendende medarbejder ikke kender til organisationsændringer, nye ansættelser, systemændringer eller andre ændringer, der er sket, mens vedkommende har været væk, så brug lidt tid på at fortælle om det, når muligheden opstår. Den tilbagevendende medarbejder bør også opfordres til at spørge, når der er noget, vedkommende ikke kender til. Erfaring viser, at særligt nye IT-systemer, nye systemadgange og opdaterede Windowsversioner, Office-pakker mv. kan fylde meget hos tilbagevendende medarbejdere. Den første dag Leder og medarbejder holder velkommen tilbage møde, hvor emnerne kan være arbejdsopgaver herunder særligt de første uger, evt. særlige hensyn, ændringer i organisationen, eller andet (dette vil også afhænge af, hvordan kontakten har været under fraværet og om der har været afholdt møde forud for tilbagevenden). Vær opmærksom Vær tilstedeværende over for den tilbagevendende medarbejder og følg løbende op på om vedkommende har den nødvendige viden og redskaber til at løse opgaverne, og om arbejdsmængden er passende. Leder og medarbejder bør holde hyppige samtaler min. hver anden uge den første tid. Opfølgningssamtale Inden for 3 måneder skal nærmeste leder holde en opfølgningssamtale med medarbejderen. OBS: AU HR har lavet en hjemmeside for introduktion af nye medarbejdere, hvor man kan finde yderligere inspiration: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/rekruttering-og-ansaettelse/medarbejderintroduktion/introduktion-af-ny-medarbejder/

Udarbejdet af arbejdsgruppe nedsat af LSU, 2017

Aarhus Universitet AU Uddannelse

1

Tjekliste tilbagevendende medarbejder (efter orlov, sygdom o.lign.) Tjeklisten indeholder en bruttoliste af forslag til opgaver, der skal udføres henholdsvis før medarbejderen vender tilbage, på den første dag samt kort tid efter. Du kan personalisere skabelonen ved at tilføje rækker i tabellen og slette så den tilpasses efter den enkelte medarbejder og behov.

Opgaver inden ankomst Opgaver Ansvarlig Aftal rollefordeling Hvem klarer de praktiske ting

Hvem tager imod Hvem sørger for den faglige introduktion Hvem er primær kollega/støtte i opstartsperiode

Velkommen tilbage Medarbejderen tilbydes et møde i god tid inden opstart for drøftelse af tilbagevenden. Se også Faglig introduktion*).

Indret arbejdspladsen Bord, kontorstol, belysning Navneskilt til kontor Fastnettelefon og/eller mobiltelefon Kontorartikler (kuglepen, blok, kalender, bakke m.m.) Blomst/plante til kontoret til første arbejdsdag Genetabler posthylde/dueslag

Kommunikation Opdater mailinglister og eventuelt hjemmeside IT PC og evt. udstyr hertil (fx pc, skærm, bærbar pc, tablet,

tastatur, mousetrapper, mus)

Sikre, at der er adgang til gamle og evt. nye systemer.

Planlægning af program for tilbagevenden

Planlægning af første dag (hvad skal være klart og hvem er ansvarlig for det)

Udarbejdelse af program for dagen Udarbejdelse af program for de første 14 dage

Kalenderreservationer Indkald til afdelingsmøder m.m. Book møde med nærmeste leder første dag, løbende 1:1 møder samt ca. 2½ måned efter opstart

Den første arbejdsdag Opgaver Ansvarlig

Modtagelse Modtage medarbejder Hilse på kollegerne

Faglig introduktion*) Møde med nærmeste leder om nye opgaver, nye forventninger og ændringer siden sidst (organisationsændringer, ledelsesændringer, opgaveændringer m.m.). Det anbefales at holde et møde om de væsentligste ting, inden medarbejderen vender tilbage til arbejdet.

Kontor, arbejdsstation og IT

Computer/telefon, kontorredskaber, mv. Hjælp til at komme på gamle og evt. nye systemer og printere herunder oprette/genoprette systemadgange samt hjælp til genopsætning af PC, hvis der eksempelvis er kommet ny version af Windows, Office eller andre programmer/systemer.

AARHUS UNIVERSITET

2

Kontor, arbejdsstation og IT

Sikre at medarbejder stadig har nøgle til kontor, og at adgangskort og -kode til bygning stadig gælder.

Efterfølgende Opgaver Ansvarlig

Faglig introduktion

Møde med nærmeste team/kolleger Indføring i arbejdsopgaverne (etablering af introduktionsmøder til nye opgaver/områder)

Tilmelding til relevante interne nyhedsbreve Hjælp og støtte Løbende støtte og hjælp fra primær kollega Opfølgningsmøder Opfølgningsmøder/1:1 samtaler med nærmeste leder

Udarbejdet af arbejdsgruppe nedsat af LSU, 2017

Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C

Tlf .: +45 8715 0720 Fax: +45 8715 0701

E-mail: indskriv@au.dk Web: www.au.dk

Notat Signe Osbahr Dato: 2. november 2017

Side 1/2

AARHUS UNIVERSITET

Modtager(e): LSU

Låsning af døre i Fredrikshus Af sikkerhedsmæssige grunde bør den 4-cifrede koden til dørene i Fredrikshus (byg-ning 1445 og 1448) skiftes ca. 1 gang om året. Næste skifte påtænkes gennemført primo januar. Det foreslås, at der samtidig sker en mindre justering i låsning af dø-rene, således at adgangen til Fredrikshus lettes dels for medarbejderne, dels for invite-rede gæster. I det efterfølgende beskrives det nuværende situation og forslaget til kommende lås-ning af døre. Beskrivelserne understøttes af et bilag (”Oversigt – 1445 og 1448”), hvor placering og navngivning af de forskellige indgange til bygningerne er indtegnet. De nuværende forhold Den nuværende model for låsning af døre, at etableret for dels at sikre fri adgang for Rådgivnings- og støttecenterets (RSC) brugere til 1445 4. sal og 1448 2. sal, dels at sikre at uvedkommende holdes ude af Fredrikshus, imens medarbejderne kan bevæge sig frit inde i bygningen. Modellen ser således ud: Bygning 1445:

• Indgang B er ulåst kl. 7.45-16.15. Etagerne 1 til 3 kan kun tilgås fra trappeop-gang B med en 4-cifret kode eller brug af adgangskort, hvorimod der er fri ad-gang til parterre og 4. etage.

• Indgang C og D i bygning 1445 kan kun benyttes med kode eller adgangskort. Dørene mellem trappeopgang B og etagerne er åbne.

Bygning 1448:

• Svingdøren ved Vejledningscentret er åben i tidsrummet kl 9-14 (bortset fra ferieperioder). Uden for disse tidsrum kan døren ved siden af Svingdøren op-låses med adgangskort.

• Indgang E i enden af bygningen kan kun benyttes med kode eller adgangskort, hvorefter dørene i trappeopgangen er ulåste.

AARHUS UNIVERSITET

Notat Signe Osbahr Dato: 2. november 2017

Side 2/2

I begge bygninger er loftener aflåste, og de kan kun benyttes ved brug af adgangskort. Desuden findes i huset en række kontorer, der kun kan tilgås ved brug af adgangskort. Forslag til fremtidig model Udgangspunktet for forslaget om en ændring er et ønske om at lette inviterede gæsters adgang til værten i Fredrikshus, samt at medarbejdere kan bevæge sig mere frit mel-lem etagerne i bygning 1445. Dette tænkes opnået ved, at der i trappeopgang B frem-over er færre låste døre ind til etagerne. Det foreslås at:

• Indgang C og D, bygning 1445, samt Indgang E, bygning 1448, fortsat holdes aflåste, og fortsat kan tilgås med en 4-cifret kode eller adgangskort i dagti-merne, samt at dørene mellem trappe og gang i disse trappeopgange forbliver ulåste.

• Svingdøren fortsat holdes åben i tidsrummet 9-14 (bortset fra ferieperioder). • Indgang B, bygning 1445 fortsat skal være ulåst, så der sikres fri adgang til

RSC på 4. sal. • At det fra trappeopgang B fremover kun er døren til 1. etage, der er aflåst,

imens døren til 2. og 3. etage fremover er ulåste. Der vil fortsat være adgang til 1. etage ved brug af kode eller adgangskort.

• Af sikkerhedshensyn kan alle døre fortsat kun åbnes med adgangskort efter kl. 18.00

• Låsning af lofter og individuelle kontorer forbliver som tidligere. Når døren til 1. etage fra trappeopgang B fortsat anbefales at være låst, så skyldes det, at erfaringen tilsiger, at gæster i bygningen ofte vil træde direkte ind af den første dør i opgangen uden at orientere sig på skiltene først. Det betyder, at Optagelse på 1. etage vil blive belemret med relativt flere uvedkommende besøg, som man herefter vil være nødsaget til at bruge tid på at vise på rette vej. Når en besøgende konstaterer at første dør er låst, vil de formentlig orientere sig på skiltene i opgangen for at finde den rette etage. Til dette formål er skiltningen blevet markant forbedret det seneste år. I forhold til sikkerheden i Fredrikshus er det vurderingen, at denne ikke vil forringes af de to ekstra åbne døre, eftersom det også tidligere har været muligt for uvedkom-mende at tilgå alle etager igennem Svingdøren eller Indgang B og 4. sal. Indstilling Det indstilles, at LSU-beslutter at der i forbindelse med næste skift af 4-cifret kode til Fredrikshus åbnes for dørene fra trappeopgang B til etage 2 og 3.

Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C

Tlf .: +45 8715 0720 Fax: +45 8715 0701

E-mail: indskriv@au.dk Web: www.au.dk

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 1/3

AARHUS UNIVERSITET

Modtager(e): LSU og LAMU i AU Uddannelse

God omgangstone Som opfølgning på den seneste APV har HSU og HAMU sat fokus på ”den gode om-gangstone”. Nærværende notat opsummerer de forskellige indsatser, der har været i AU Uddannelse inden for dette område. Selv om AUL er på vej ud af AU Uddannelse, er erfaringerne fra AUL Arts Aarhus medtaget i dette notat, da projektet er i værksat i regi af AU Uddannelse, ligesom der kan hentes inspiration i tilgangen, såfremt andre enheder i fremtiden måtte stå i en lignende situation. Generelt 2 arbejdsmiljørepræsentanter deltager i workshop om god omgangstone 6. december 2017. Herefter påtænkes deres viden delt med det øvrige LAMU og LSU. Optagelse Vi har arbejdet med omgangstone i forhold til forskellige områder. Herunder gives ek-sempler herpå. I forhold til samarbejde med fakulteter:

• Fremhæve eksempler på gode og anerkendende samarbejder på fælles møder i Optagelse

• holde møder med samarbejdspartnere (VIP og adm.) på fakulteterne om kon-krete "arbejdsfællesskaber"

I forhold til ansøgere:

• Fremhæve eksempler på god og anerkendende kommunikation med ansøgere på fælles møder i Optagelse

• Møde med vejledere om hvordan man bedst håndterer skuffede / vrede ansø-gere lige før ansøgerne får fik svar på deres ansøgning

• Generel opmærksomhed på at få talt om ansøgere som reagerer meget nega-tivt.

AARHUS UNIVERSITET

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 2/3

Internt i Optagelse: • afholde sociale aktiviteter i Optagelse, min. 2 pr. semester • forløb om anerkendelse af kolleger • igangsat forløb om intern kultur på fælles møder

Uddannelsesstrategisk Sekretariat Omgangstone blev ikke adresseret som et problem hos USS, men der er fokus på kom-munikation generelt. Det var et emne på afdelingsseminar medio november 2016 med konsulentbistand fra HR, ligesom der har været afholdt opfølgende temamøde i de-cember 2016 med samme HR-konsulent for at give alle medarbejdere gode og de samme redskaber til at bevare god kommunikation og omgangstone. Derudover er der på afdelingsmøde d. 16. juni 2017 gennemgået status herfor, og der blev fra medarbejderside udtrykt tilfredshed med de iværksatte tiltag. Der blev givet udtryk for, at der ikke var udfordringer af betydning med kommunikation og derfor ikke yderligere ønske om fokus på dette. Vejledning og Studieinformation: Enheden har kontinuert arbejdet på at fremelske en anerkendende omgangstone, så dét ligger dybt i kulturen. Arbejdet afspejles i resultaterne i de psykiske APV’er. Studiestøtte, International Uddannelse og Studiesystemer Der har ikke været arbejdet specifikt med omgangstonen, da denne ikke blev identifi-ceret som et indsatsområde i forbindelse med den psykiske apv for disse enheder. Ar-bejdet med den gode omgangstone er dog en naturlig del af det generelle arbejde med trivsel i disse funktionsområder. AUL Arts Aarhus: AUL Arts Aarhus har henover sommeren 2017 arbejdet med projektet "Styrk samar-bejdskompetencerne" (støttet med 143.000 fra FUSA). Projektet tager afsæt i at der i mange år har været et problem med relationen i mellem kollegaerne ved AU Library i Nobelparken. Synligt ved bl.a. de psykiske APV undersøgelser i 2012 og 2016, hvor spørgsmålene i gruppen "relation til kollegaer" er markant ringere vurderet end i re-sten af AUL. Konsulentfirmaet Harbohus har interviewet samtlige medarbejdere og udfærdiget et notat om problemstillingerne, og der har efterfølgende været afholdt 5 gruppesparrin-ger (og 3 ledersparringer), hvor man bl.a. har arbejdet med konflikttrappe/kon-fliktskytrappen, med/mod- og passpillere og feminine og maskuline kulturer. Målet har været at skabe en fælles forståelse af, hvad der er på spil i gruppen og en forståelse af, hvornår man overskrider grænser og skabe uhensigtsmæssige reaktionsmønstre så alle kan sige fra, hvis man oplever såkaldte "hverdagskrænkelser". Med andre ord gen-finde kammertonen og undgå passpilleri.

AARHUS UNIVERSITET

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 3/3

Lige nu står enheden der, hvor arbejdet skal internaliseres. Det kræver at alle er på tæ-erne for ikke at falde tilbage i gamle mønstre og en stærk ledelsesopbakning. Der er la-vet en mini-APV i september, og der skal laves en igen inden årsskiftet, hvor der måles på 3 relevante spørgsmål fra den psykiske APV. Endelig er der opsamlingsmøder i no-vember og december.

Uddannelse Stab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C

Tlf .: +45 8715 0720 Fax: +45 8715 0701

E-mail: indskriv@au.dk Web: www.au.dk

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 1/6

AARHUS UNIVERSITET

Modtager(e): LAMU og LSU i AU Uddannelse

Status på arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø I forbindelse med afholdelse af psykisk APV 2015 vedtog LSU og LAMU, at arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø skulle forankres så tæt på medarbejderne, som muligt, dvs. i de enkelte funktionsområder, og tilrettelægges som en vedvarende indsats. Nær-værende notat giver status på arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i AU Uddannel-ses enheder pr. november 2017. Endvidere afsluttes med et afsnit om, hvad der har været arbejdet med på tværs af AU Uddannelse Som en del af den universitetsbredde indsats vedr. ”god omgangstone”, er der udarbej-det særskilt notat om AU Uddannelses arbejde med dette område. International Uddannelse De væsentligste aktiviteter vedr. psykisk arbejdsmiljø ved IU har været følgende:

• Oplæg den 29/11 af faglige konsulenter fra HK omkring ”Kontrolcirklen” • Indført og afholdt mini-MUS ca. ½ år efter MUS for alle medarbejdere • Løbende og tæt dialog med medarbejdere på hhv. 1:1 møder og afsnits-status-

møder, hvor der planlægges og følges op på prioritering af opgaver • Nogle medarbejdere har benyttet muligheden for sidemandsoplæring i andre

afdelinger for at kompetenceudvikle ift. nuværende opgaver • Medio oktober evalueredes kontormødet, som afholdes hver 14. dag ift. ind-

hold og mulighed for medarbejderindflydelse på emner, struktur og indhold/ input på møderne

• Prioritering af sociale aktiviteter både i forbindelse med faglige events, men også i hverdagen med fx fælles morgenmad én gang om ugen og elastikøvelser 2 gange om ugen.

• Gitte Viftrup har været inviteret til Kontormøde ift. at holde oplæg om ”kolle-gial sparring”; dette er grundet sygdom udskudt på ukendt tid.

• Netop modtaget bekræftelse på, at vi har fået bevilget midler (kr. 105.000) af Kompetencesekretariatet til at køre et ”PAS forløb - Planlægning, Adfærd, Struktur (et grundkursus i at arbejde - effektivt)”, som vi forventer at køre for hele enheden over foråret 2018

AARHUS UNIVERSITET

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 2/6

Studenterrekruttering og Optagelse Vejledning og Studieinformation Arbejdsmiljøet er udviklet løbende i Vejledning og Studieinformation, bl.a. med føl-gende initiativer

• Fast 1:1-snak med alle medarbejdere hver måned (30 min), hvor både faglige og trivselsmæssige emner diskuteres.

• Ny teamstruktur i afsnittet (herunder undervisning fra AU HR om det gode team)

• Teams tilknyttet alle større opgaver, så ingen oplever at sidde alene med opga-ver

• Ny struktur på afdelingsmøder • 2 årlige afsnitsarrangementer (af en halv dag), hvor faglige og trivselsmæssige

emner kan være på dagsordenen. Et eksempel: I en afsnit hvor vi bruger hin-anden meget, hvordan opnås så blokke af uforstyrrethed

• 2 specialkonsulenter på kursus i planlægning af tid. Dette er videreformidlet til afsnittet og bruges aktivt

• Introduktion til it-værktøjer, der hjælper med at skabe overblik over opgaver og noter.

Optagelse Vi har arbejdet med omgangstone i forhold til forskellige områder. Herunder gives ek-sempler herpå. I forhold til samarbejde med fakulteter:

• Fremhæve eksempler på gode og anerkendende samarbejder på fælles møder i Optagelse

• holde møder med samarbejdspartnere (VIP og adm.) på fakulteterne om kon-krete "arbejdsfællesskaber"

I forhold til ansøgere:

• Fremhæve eksempler på god og anerkendende kommunikation med ansøgere på fælles møder i Optagelse

• Møde med vejledere om hvordan man bedst håndterer skuffede / vrede ansø-gere lige før ansøgerne får fik svar på deres ansøgning

• Generel opmærksomhed på at få talt om ansøgere som reagerer meget nega-tivt.

Internt i Optagelse:

• Afholde sociale aktiviteter i Optagelse, min. 2 pr. semester • Forløb om anerkendelse af kolleger • Igangsat forløb om intern kultur på fælles møder

Desuden har der i optagelse været særlig fokus på stress forebyggelse:

AARHUS UNIVERSITET

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 3/6

• Arbejde med konkrete stress cases på fælles møder, m.h.p. at understøtte en kultur, hvor der tales åbent om stresshåndtering

• Tilbud om deltagelse i "Resilio" Studiestøtte Både i lederkredsen og i hvert afsnit har der det forgangne år fortsat været fokus på ar-bejdsmiljø og trivsel med ophæng i APV-handlingsplan for funktionsområdet. Hele funktionsområdet: Siden to-dages seminar på Vejle Fjord november 2016 har der været korte månedlige workshops på tværs af funktionsområdet, hvor der er arbejdet videre med relevante temaer og emner: 1) Selvorganisering og personlig effektivitet, 2) Mødekultur, 3) Be-vidst nærvær, 4) Vidensdeling om ha ̊ndtering af stress, 5) Den svære samtale – stude-rende i krise Afsnitsledere: Lederkredsen har gennemgået en række lederudviklingsforløb med deres funktions-chef, hvilket har løftet den enkelte leder betydeligt. Der er brugt moderne teori såvel som øvelser i forløbene. Studievalg Østjylland: Arbejdsmiljøet er løbende udviklet i Studievalg, bl.a. med følgende initiativer

• Fast 1:1-snak med alle medarbejdere hver måned (30 min), hvor både faglige og trivselsmæssige emner diskuteres.

• Teams tilknyttet alle større opgaver, så ingen oplever at sidde alene med større opgaver

• Omlægning af tid på skoler, så vi i højere grad er afsted sammen med kolle-gaer, og ikke længere er så meget alene afsted.

• Løbende kollegial sparring, hvor vi bruger de redskaber vi lærte af Harboehus. Vi har en fast makker, som roterer ca. hver 2. måned.

• Faglig dag om prioritering af arbejdsopgaver og udvikling af en oversigtstavle, hvor hver medarbejder og hvert team løbende opdaterer tavlen, så der altid er overblik over hvem der laver hvad. Tavlen er stadig under udvikling.

• Ny struktur på afdelingsmøder • 2 årlige afsnitsarrangementer, hvor faglige og trivselsmæssige emner kan være

på dagsordenen. Et eksempel: Fokus på Stress og Trivsel, hvor HR i samar-bejde med os planlagde to arbejdsdage, hvor vi både arbejdede med vores APV og vi udarbejdede en Stressberedskabsplan.

AU Dual Career:

• Individuelle samtaler hver 3. måned med fokus på faglige emner, faglig udvik-ling og trivsel.

AARHUS UNIVERSITET

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 4/6

• Etablering af AU Dual Career som ét team, så alle kan få relevante input og sparring i opgaveløsning.

• Afdelingsmøder hver anden uge. • 2 årlige arrangementer i enheden med fokus på faglige emner, faglig udvikling

og trivsel. • Afsøgning af bedre it-løsninger (software) i forhold til opgaveløsningen.

SU og SPS:

• Vi arbejder med ”frustrationshåndteringskompetence”, da effektive medarbej-dere har det dårligt med systemfejl – specielt når de skaber utilsigtede SU-stop. Det giver sig bl.a. udtryk i, at vi ved tilbagevendende store opgaver (akti-vitetskontrol, overgang BA => KA) arbejder med at forudse, hvor utilsigtede hændelse kan opstå, så vi ”fanger” dem fra starten. Her er specielt det gode samarbejde med Bjarke med til at begrænse utilsigtede SU-stop (der bliver rettet op manuelt inden stoppet genereres).

• Der er en generel åbenhed om, at vi selvfølgelig skal være i front med de mu-ligheder, som digitalisering kan give i forhold til administrative procedurer og processer.

• Fastholdelse af twin-team princippet, så alle kan få kvalificeret sparring ved opgavehåndtering og ”procedure-tilpasninger”.

• Vidensbank for SU med beskrivelser af de enkelte opgave-procedurer er under udarbejdelse Udarbejdelsen af vidensbanken er samtidig med til at øge den faglige vidensdeling og kendskabet til hinandens arbejdsopgaver.

• Indføringen af Workzone hos SU er gået godt, selv om det har krævet tilpas-ning af procedurerne og er mindst lige så arbejdskrævende som hidtil – det skyldes en tæt og åben dialog såvel internt i afsnittet som med de ”systeman-svarlige”.

• Fokus på den enkelte medarbejders kompetencer i relation til nuværende og kommende opgaver. Her bruges bl.a. kompetenceweb i den løbende dialog og i udviklingssamtalerne med medarbejderne om opgavehåndtering og kompe-tenceudvikling.

• I drøftelsen af hændelser, opgaver og processer er medarbejderne gode til at argumentere ud fra, at vores fornemste opgave er at understøtte de studeren-des faglige fokus – det gælder f.eks. hurtig støtte i forbindelse med funktions-nedsættelse, og utilsigtede SU-stop.

Rådgivnings- og Støttecentret:

• Fælles faglige dage, hvor vi har arbejdet med forståelse af vores fag og faglig-hed på tværs af teams.

• Skabt en samlet uddannelseskompetencemodel for centret, for dermed at give en fælles forståelse af vores arbejde og de unge vi arbejder med.

• Arbejdet med centrets strategiske mål og hvilke fokus områder, vi ønsker cen-tret skal have for det kommende år.

AARHUS UNIVERSITET

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 5/6

• På baggrund af interviews med alle medarbejdere blevet oprettet en Interesse-bank, hvor alles stærke sider og interesse er beskrevet. Ud fra denne har vi af to omgange indgået i makkerskaber, valgt ud fra interesser, for at lære hinan-den bedre at kende på tværs af teamene og for at finde mest relevante spar-ringspersoner.

• Sekretariatet har afholdt et halvdags seminar om faglig sparring for at blive bedre til at udnytte hinandens ressourcer og kompetencer.

• Alle medarbejdere har været til en trivselssamtale hos funktionschef Gitte Viftrup

Studiesystemer I Studiesystemer er vi fokuseret på at en tæt dialog omkring opgaver og prioriteringer skaber de bedste rammer for god trivsel. Via 1:1-samtaler vendes den enkelte medar-bejders opgaveportefølje, og eventuelle udfordringer håndteres inden de vokser sig store. Der er fokus på afdelingens behov for at føle sig som én enhed, og på afdelings-møder er der gensidig orientering om status på aktiviteterne i forvaltningsområderne og på projekterne. Herudover prioriterer vi at give plads til diverse præsentationer, og har det sidste år haft større oplæg omkring ”Robotics”, ”Undervisningsevaluering”, ”Digital Eksamen”, ”Proof of Concept”, ”Digitaliseringsstrategi”, mm. I november 2016 var afdelingen afsted på et konferencedøgn på Sandbjerg, hvilket havde været meget efterspurgt blandt medarbejderne i afdelingen. Det var en god tur, der udover det faglige indhold, også skulle forstærke sammenhængskraften i afdelin-gen, og det lykkedes til fulde via forskellige lege og øvelser, som HR orkestrerede. Bl.a. lavede vi ”Markedspladsen”, hvor hver enkelt skulle forberede en præsentation af sig selv – med interesser, faglige kvalifikationer og skjulte talenter, og der har sidenhen været en god dialog omkring de forskellige præsentationer, vi var vidner til. Herudover arbejder vi meget med gennemsigtighed – både på opgaver og på mål/prio-riteringer, og har en digital leveranceplan, som alle har adgang til og skal orientere sig i. Samtidig bruger vi et elektronisk værktøj, JIRA, hvor den enkelte medarbejders op-gaver er synlige for hele afdelingen, hvilket har været et ønske fra medarbejderne, da man således har kunnet byde ind med viden og know-how til opgaveløsningen. Uddannelsesstrategisk Sekretariat Som opfølgning på APV har Uddannelsesstrategisk Sekretariat været på seminar d. 13.-14. november 2016 med udgangspunkt i temaerne: identitet, opgaveportefølje, rol-ler og kommunikation med konsulentbistand fra HR. Efterfølgende er der afholdt op-følgende møde i december 2016 med samme HR-konsulent som opfølgning på kom-munikation.

AARHUS UNIVERSITET

Notat Signe Osbahr Dato: November 2017

Side 6/6

Derudover er der arbejdet med teamet synliggørelse af driftsopgaver og videndeling på forskellig vis. Bl.a. er der udarbejdet årshjul for hvert enkelt team og udarbejdet en ge-nerel skabelon til produktbeskrivelser for nye opgaver, mens der er sket tilpasning af afdelingsmødernes indhold, så der er generel opmærksomhed på videndeling på tværs af teams. De enkelte teams arbejder også internt med videndeling f.eks. ved at lave ”flydende dagsordner” og have fokus på deling af relevant information med kolleger til såvel teammøder som i den daglige sparring med kolleger. Status på APV handlingsplanen er blevet opdateret og senest gennemgået og drøftet på Uddannelsesstrategisk Sekretariats afdelingsmøde d. 16. juni 2017, og der blev fra medarbejderside udtrykt tilfredshed med de iværksatte tiltag. Der er løbende fokus på arbejdsmiljøet, hvilket også tages op løbende på de tre teams interne møder. Tværgående indsatser Psykisk APV

• Mere agil proces, hvor det ikke var handleplanen, der kom i fokus, men det kontinuerte arbejde med psykisk arbejdsmiljø

• Bedre lokal forankring, mindre central indsats Fremtidsudsigter

• Etablering af kompetenceportal • Indførsel af to MUS-understøttende værktøjer (impact map og kompetence

web) mhp. strategisk kompetenceudvikling, • Indførsel af synligt og ensartet kompetencebudget i alle afsnit • Kontinuert arbejde med økonomien, så der i AU Uddannelse kun afskediges i

2016 og igen i 2020 trods besparelseskrav på 2% pr. år. God ledelse i dagligdagen

• Der er etableret forum for samlet ledergruppe for alle med personaleledelse • Oplæg om primadonnaledelse for alle personaleledere • Arbejde i de enkelte funktionsområder med ledelse – temadage for ledergrup-

perne i Studiesystemer & Optagelse, Vejledning & Studiestøtte og IU • Punkt på ledermøder om ”Dagens ledelsesdilemma”