sharepoint online y office 365 para gestion de registros empresariales
TRANSCRIPT
![Page 1: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/1.jpg)
México2016
#SPSMX
![Page 2: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/2.jpg)
#SPSMX #SPSMX
Como aprovechar SharePoint Online y Office 365 para gestión
de registros empresarialesHaaron Gonzalez
Consultor Asociado, B-Logic IT ServicesOffice Server and Services MVP
@haarongonzalezhttp://blogs.msmvps.com/haarongonzalezhttps://www.youtube.com/user/haarongo
![Page 3: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/3.jpg)
#SPSMX #SPSMX
Adopción de Office 365• Planea utilizar Office 365 ahora o en el próximo año?
• 63% de las empresas planean• Planea utilizar ambiente híbridos ya sea indefinida o
permanentemente?• 76% de las empresas no tienen planes de dejar de utilizar SharePoint on-
premise
• Fuente: Cryptzone Office 365 Security Surveyhttps://www.cryptzone.com/forms/cryptzone-office-365-security-survey
![Page 4: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/4.jpg)
99.99%
Historia de la disponibilidad los últimos 4 meses
Office 365: El banco para sus datos
1PB Tenants1TB Colección de sitios
Almacenamiento atractivo
![Page 5: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/5.jpg)
#SPSMX #SPSMX
Arquitectura de la información típica en SharePoint
Granja Aplicación Web Colección de sitios Sitios Bibliotecas Tipos de
contenido
Base de datos de contenido
![Page 6: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/6.jpg)
#SPSMX #SPSMX
Producción Intranet Colección de sitios
Ventas Documentos
Presentaciones (Fecha, Cliente,
Producto)
Correspondencia del cliente
Recursos Humanos Documentos
Política (Fecha, Tópico, Aprobador)
Formas (Tema, fecha efectiva)
IT Documentos
Contrato (Proveedor, Fecha de
vencimiento)
Política (Fecha, Tópico, Aprobador)
Legal Documentos
Contrato (Proveedor, Fecha de
vencimiento)
Política (Fecha, Tópico, Aprobador)
Base de datos de contenido
![Page 7: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/7.jpg)
Que es la gestión registros
Es la practica de identificar, clasificar, archivar, preservar y destruir registros de acuerdo a un conjunto de estándares pre definidos
![Page 8: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/8.jpg)
Porque administrar registros
Crece la presión por gestionar posible riesgos de manera efectiva mediante cumplimiento basado en regulaciones y políticas
Regulaciones de gobierno e industria
U.S. Sarbanes-Oxley Act (SOX)SEC 17-a/bDOD 5015.2, MoReq, ISO, and HIPAA
![Page 9: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/9.jpg)
#SPSMX #SPSMX
Registros son enviados al centro de registrosBibliotecas por tipo de registro y audiencia Todos los metadatos se mueven con el registroSe deja un enlace en la biblioteca de documentos apuntando al registro
Estrategia de solución para gestión de registros
Reglas de organización
Centro de Registros A
Centro de Registros B
Biblioteca de Registros A1Biblioteca de registros A2
Biblioteca de registros B2
Biblioteca de registros B1
Sitio de colaboración ABiblioteca de Doc A1
Concentrador de tipo de contenido
Publica los tipos de registros
![Page 10: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/10.jpg)
Paso 1: Estandarizar la taxonomía
Paso 2: Aplicar políticas
de administración de la información
Paso 3: Configuralos tipos de contenidos
Paso 4: Aplicar reglas de
organización del contenido
Pasos para la Gestión de Registros
Almacén de
términos
Concentrador de tipos de contenid
o
Reglas de organizaci
ón de contenido
Bibliotecas de registro
s y tempor
ales
![Page 11: SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022070514/587e15181a28abbc2e8b506f/html5/thumbnails/11.jpg)
México2016
#SPSMX