МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ»(ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика»)

Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Москва 2017

СодержаниеВВЕДЕНИЕ.........................................................................................................................................4Назначение СЭДКП............................................................................................................................8Описание порядка входа в систему.................................................................................................12Описание общих принципов работы в СЭДКП.............................................................................16

Рабочий кабинет пользователя...................................................................................................22Отчеты и папки Рабочего кабинета пользователя................................................................24Стандартные отчеты из рабочего кабинета пользователя...................................................29

Область результатов.....................................................................................................................33Рабочая область пользователя....................................................................................................35

Регистрация служебной корреспонденции....................................................................................37Общие положения........................................................................................................................37

Связки.......................................................................................................................................50Файл. Прикрепление файла....................................................................................................53

Регистрация документов. Входящий документ.........................................................................56Закладка «Регистрационные данные»...................................................................................58Закладка «Исполнение»..........................................................................................................62Закладка «Дополнительно»....................................................................................................63

Регистрация документов. Исходящий документ.......................................................................68Закладка «Регистрационные данные»...................................................................................68Закладка «Дополнительно»....................................................................................................74

Методика выборочной отправки документа по адресам из списка рассылки.......................75Регистрация документов. Внутренний документ.....................................................................76

Закладка «Регистрационные данные»...................................................................................77Закладка «Исполнение»..........................................................................................................81Закладка «Дополнительно»....................................................................................................82

Регистрация документов. Обращения граждан........................................................................84Закладка «Регистрационные данные»...................................................................................85Закладка «Исполнение»..........................................................................................................88Закладка «Дополнительно»....................................................................................................91

Регистрация документов. Аттестационное дело.......................................................................95Закладка «Регистрационные данные»...................................................................................96Закладка «Исполнение»..........................................................................................................99

Регистрация документов. Ходатайство....................................................................................100Закладка «Регистрационные данные».................................................................................101Закладка «Исполнение»........................................................................................................102

Внесение резолюции......................................................................................................................105Пункт резолюции.......................................................................................................................109Групповое наложение резолюции............................................................................................113

Постановка документа на контроль..............................................................................................114Журнал передачи документа..........................................................................................................119Проект документа...........................................................................................................................120

Формирование маршрутов и заданий при совместной подготовке документов..................120Формирование карточки проекта документа......................................................................120Формирование и выполнение задания по разработке проекта документа......................124

Подготовка документа для использования электронной подписи.......................................126Формирование списка визирования. Визирование проекта документа...........................127

Сохранение версий документа..................................................................................................130Сравнение версий документа....................................................................................................132

Формирование списка подписывающих. Подписание документа...................................133Регистрация документа по проекту документа..................................................................135

Контроль визирования документов..........................................................................................137Упрощенный интерфейс................................................................................................................138Обмен сообщениями, замещение, заметки пользователя, папки пользователя.......................146

Сообщения пользователей........................................................................................................146Замещение..................................................................................................................................149Заметки пользователей..............................................................................................................150Папка...........................................................................................................................................151

Работа с ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ.....................................................................................153Общие положения......................................................................................................................153Наложение ЭП на файл (подпись файла)................................................................................155Проверка ЭП...............................................................................................................................160Возможные проблемы при формировании штампа электронной подписи и штампа регистрационного номера.........................................................................................................164

Сканирование документов.............................................................................................................168Подготовка документа к сканированию..................................................................................168Порядок сканирования документов.........................................................................................168Обработка файлов на сервере...................................................................................................170Порядок действий с проблемными документами...................................................................170

Списание в дело..............................................................................................................................173Поиск регистрационных карточек................................................................................................176

Поиск по общим реквизитам....................................................................................................177Поиск входящих документов....................................................................................................178Поиск внутренних документов.................................................................................................181Поиск обращений граждан.......................................................................................................183Поиск контрольных заданий.....................................................................................................185Поиск проектов документов.....................................................................................................187Контекстный поиск файлов и регистрационных карточек....................................................188

Автономная работа.........................................................................................................................190Полнофункциональный веб-интерфейс.......................................................................................192Специальная группа документов «Поручение»...........................................................................195Работа с визовым экземпляром проекта документа....................................................................200Регистрация электронных обращений граждан, поступающих через интернет-портал.........203Взаимодействие с системами электронного документооборота подведомственных организаций.....................................................................................................................................205ОБНОВЛЕННЫЙ ДИЗАЙН СЭДКП............................................................................................206

ВВЕДЕНИЕ

Данный документ представляет собой руководство пользователя открытой

модульной Системы Электронного Документооборота и Контроля исполнения

Поручений (СЭДКП).

В руководстве описаны основные функциональные возможности системы

и приведено полное описание порядка работы с ней. Описание перечня и

расположения полей регистрационных карточек документов и вспомогательных

объектов приведены так, как они заданы в базовой поставке системы.

Часть информации на приведенных рисунках «размыта», чтобы скрыть

персональные данные или служебную информацию.

Документ предназначен для пользователей, участвующих в системе

документооборота организации, смежных и подведомственных ей структур.

В руководстве используются термины:

СЭДКП - Открытая модульная Система Электронного Документооборота и

Контроля исполнения Поручений (далее система).

АРМ - Автоматизированное Рабочее Место: персональный компьютер с

установленным системным и прикладным программным обеспечением,

включенный в локальную сеть организации

Веб-интерфейс - возможность пользователя работать с информационной

системой с помощью программы (браузера) Internet Explorer, Opera, Firefox,

Mozilla и других, предназначенной для просмотра сайтов Интернет

РК -регистрационная карточка, содержит реквизиты, резолюции, ссылки

на прикрепленные файлы и связанные РК и т.п.

Идентификатор (login) - регистрационное имя пользователя в СЭДКП.

Пароль - секретная информация аутентификации пользователя.

Представляет собой строку символов ограниченной длины. Формируется при

регистрации пользователя в СЭДКП.

Электронный документ - документ в электронной форме, электронный

образ документа: файл, достоверность которого обеспечивается комплексом

мероприятий по защите информации. Один файл может содержать один или

несколько документов.

ЭП - электронная подпись – реквизит электронного документа,

позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном

документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи

владельцу сертификата ключа ЭП. Значение реквизита получается в результате

криптографического преобразования информации с использованием закрытого

ключа ЭП.

Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего

электронный документ. Кроме этого, использование цифровой подписи

позволяет осуществить:

контроль целостности передаваемого документа: при любом

случайном или преднамеренном изменении документа подпись

станет недействительной, потому что вычислена она на основании

исходного состояния документа и соответствует лишь ему.

защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления

подделки при контроле целостности делает подделывание

нецелесообразным в большинстве случаев.

невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную

подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть

известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей

подписи под документом.

доказательное подтверждение авторства документа: так как

создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он

должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей

может доказать своё авторство подписи под документом.

Перечисленные ниже термины используются для описания работы с

мышью и означают следующее:Указать – навести указатель мыши на какой-либо элемент окна.

Например, при необходимости указать на кнопку панели инструментов следует

установить указатель мыши так, чтобы стрелка указателя находилась на

изображении кнопки.Кликнуть (щелкнуть) на объекте – навести указатель мыши на объект и

быстро нажать и отпустить левую кнопку мыши. Щелчок на кнопке приводит к

выполнению функции кнопки или команды пункта меню.Двойной клик (щелчок) на объекте – указать объект и дважды быстро

нажать и отпустить левую кнопку мыши. Если двойной щелчок выполняется

недостаточно быстро, то он воспринимается системой как два одиночных

щелчка. Интервал времени, в течении которого два клика воспринимаются как

двойной клик, можно настроить в операционной системе.

Перетащить объект с помощью мыши (метод drag-and-drop) – указать

объект, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить объект в

нужное место, затем отпустить кнопку мыши. В результате объект будет либо

перемещен, либо скопирован в указанное место.

Кликнуть (щелкнуть) правой кнопкой на объекте – навести указатель

мыши на объект, затем быстро нажать и отпустить правую кнопку мыши.

Перечисленные ниже термины используются для описания работы с

клавиатурой и означают следующее.

Курсор – вертикальная мигающая полоса, показывающая, куда в данный

момент будут вводиться символы, набираемые на клавиатуре.

Нажать клавишу – нажать указанную клавишу клавиатуры. Например,

при необходимости нажать Enter следует нажать клавишу клавиатуры Enter.

Ввести – ввести конкретную информацию в поле для ввода данных с

помощью клавиатуры.

Выбрать – активизировать указанную в руководстве команду, кнопку или

иной объект.

Выделить – сделать объект доступным для дальнейших с ним операций.

Обычно, для выделения одного объекта нужно кликнуть на нем мышью. Чтобы

выделить несколько элементов необходимо:

для выделения нескольких, следующих подряд строк, щелкнуть на первой

строке в списке, нажать клавишу Shift и, удерживая ее, щелкнуть на

последней строке;

для выделения не смежных строк выделить первую строку, нажать

клавишу Ctrl и, удерживая ее, последовательно щелкнуть на строках,

которые следует выделить.

Для исправления возможных ошибок используются следующие клавиши:

Del (или Delete) – для удаления символа справа от курсора;

Backspace – для удаления символа слева от курсора.

Назначение СЭДКП

Открытая модульная Система Электронного Документооборота и

Контроля исполнения Поручений (СЭДКП) предназначена для обеспечения

функционирования электронного документооборота федеральных и местных

органов исполнительной власти, включая совместную подготовку документов и

контроль исполнения поручений, использование юридически значимой

электронной цифровой подписи на базе Удостоверяющего центра,

функционирующего в соответствии с требованиями действующего

законодательства.

Процесс документооборота включает регистрацию входящей, исходящей,

внутренней корреспонденции, создание электронных образов входящих и

исходящих бумажных документов посредством сканирования, наложение

резолюций, формирование заданий в соответствии с резолюциями, совместную

подготовку и визирование документов, формирование запросов и

аналитических отчетов по состоянию документооборота, рассылку исходящих

документов.

Описание деловых процессов пользователей Минобрнауки России,

которые обеспечивает система СЭДКП

Система СЭДКП обеспечивает процессы делопроизводства и

документооборота организации в соответствии с Инструкцией по

делопроизводству, принятой в организации: регистрацию входящей и

внутренней корреспонденции, наложение резолюций и формирование

контрольных заданий по исполнению, подготовку проектов документов и

регистрацию исходящей корреспонденции, подготовку статистических и

аналитических отчетов по исполнению документов и состоянию

делопроизводства.

Система СЭДКП обеспечивает работу исполнителей документов из

числа работников министерства, руководящего состава министерства,

секретариатов подразделений, высшего руководства.

В системе СЭДКП могут быть созданы любые категории

пользователей. В настоящий момент это следующие категории, которые

имеют набор ролей, характерных для указанной категории:

Руководитель первого, второго уровня (министр, заместитель

министра,) третьего уровня (директор департамента, заместитель

директора департамента), руководитель четвертого уровня (начальник

отдела, заместитель начальника отдела).

Помощник министра, заместителя министра.

Регистратор документов (отдел делопроизводства).

Секретарь директора департамента.

Контролер.

Исполнитель.

Документ поступает в организацию и регистрируется в

соответствующей группе документов входящего типа. В зависимости от

адресата документ может регистрироваться в отделе делопроизводства или

в секретариате подразделения. Бумажные документы сканируются и

прикрепляются к регистрационным карточкам документа. При большом

потоке регистрируемых бумажных документов выполняется поточное

сканирование документов с использованием механизма штрих-кодов и

автоматическое прикрепление электронных образов к соответствующим

регистрационным карточкам.

По исполнению документа формируется резолюция, где определяется

поручение, ответственный исполнитель (исполнители) и сроки исполнения.

После утверждения резолюции документ поступает в Рабочий кабинет всех

пользователей, определенных как исполнители данной резолюции (пунктов

резолюции). Документ с резолюцией в адрес пользователя попадает в отчет

«Поступили на исполнение». В скобках после наименования отчета

указывается количество таких документов. После исполнения документа (в

том числе формирования резолюции данного пользователя по документу)

карточка этого документа уходит из списка. Документ, не обработанный

пользователем, хранится в Рабочем кабинете в течение 45 календарных дней

(срок определяется настройками системы).

Ответственному исполнителю резолюции приходит сообщение на

электронную почту с информацией о наличии резолюций в его адрес. Также

в течение сеанса работы пользователя появляется всплывающее сообщение с

напоминанием проверить состояние отчетов Рабочего кабинета.

Для руководителя, который вынужден обрабатывать большой объем

документов, может быть подготовлен проект резолюции. . Проект

резолюции должен быть далее утвержден или возвращен на доработку.

Внутренние документы, направленные пользователю по рассылке

внутри организации, определяются соответствующим отчетом «Поступили

по рассылке».

Пользователь может подготовить проект документа по исполнению

пришедшего к нему документа. Проект документа может быть использован

для создания исходящего или внутреннего документа.

Регистрационная карточка проекта документа может быть создана на

основании карточки входящего документа, на основании карточки

резолюции по исполнению любого документа, на основании карточки

задания.

Пользователь создает проект документа, прикрепляет файл проекта

документа, формирует список визирования, список подписания проекта

документа. Пользователь, присутствующий в списках визирования или

подписания, получает карточку проекта документа, используя отчеты

Рабочего кабинета «Поступили на визирование», «Поступили на подпись».

Пользователь — исполнитель проекта документа отслеживает

регистрационные карточки созданных им проектов документа, используя

отчеты Рабочего кабинета, соответствующие текущему статусу карточки

проекта документа: «Проекты — разработка», «Проекты - подготовка

материалов», «Проекты - направлен на доработку», «Проекты - на

согласовании», «Проекты - на подготовке к подписи», «Проекты - на

подписи руководства», «Проекты - готовы к регистрации», «Проекты —

завершенные». После успешного выполнения процедур согласования и

подписания проект документа регистрируется в соответствующей группе

документов.

Документ может быть поставлен на специальный контроль: для него

будет создано контрольное задание с указанием одного ответственного

исполнителя и указания срока исполнения. Контрольных заданий в

документе может быть несколько. Документ будет находиться на контроле

до тех пор, пока не будут исполнены все контрольные задания.

Пользователь получает документы с контрольными заданиями в свой адрес,

используя отчет «Документы на контроле», с указанием количества таких

документов в скобках.

По состоянию документооборота формируются статистические и

аналитические отчеты: количество исполненных документов, документов,

стоящих на контроле, с нарушением срока исполнения с указанием

количества просроченных дней, документов, срок исполнения которых

истекает на указанную дату или через указанное количество дней,

документы по указанным темам и т.д.

Отправка исходящих документов может быть выполнена с

использованием специального модуля взаимодействия со смежной СЭД.

Описание порядка входа в системуЯрлык системы СЭДКП размещен на рабочем столе компьютера. Для

входа в систему необходимо дважды кликнуть левой кнопкой мыши на ярлыке

системы (Рисунок 1).

При этом на экране появится заставка системы и окно «Вход в систему»

для ввода имени пользователя и его пароля, а также выбора хранилища

документального сервера СЭДКП, к которому пользователю необходимо

подключиться (Рисунок 2). При этом клавиатура компьютера автоматически

переключится на латинскую раскладку.

Рисунок 1: Вход в систему

В поле Имя пользователя необходимо ввести назначенное

администратором СЭДКП имя (логин), в поле Пароль - свой пароль, а также

выбрать хранилище в выпадающем списке (поле Хранилище).

В случае, если активизировать поле Показать, текст в поле Пароль будет

Рисунок 1: Ярлык системы СЭДКП

отображаться в незашифрованном виде.

В случае, если при выполнении входа в систему нажата клавиша

клавиатуры CapsLock, будет выдано предупреждение (Рисунок 3).

Если имя и пароль введены правильно, и пользователь с таким именем

зарегистрирован в выбранном хранилище СЭДКП, произойдет запуск Системы.

При этом будет произведена настройка и загрузка клиентского приложения для

данного пользователя Системы в соответствии с его личными и групповыми

настройками, заданными администратором выбранного хранилища СЭДКП

(администратором сегмента СЭДКП).

Кнопка Автономно используется в случае автономной работы

пользователя, без связи с базой данных системы (См. раздел «Автономная

работа»).

Загрузка и настройка приложения будет сопровождаться заставкой,

отображающей все стадии этого процесса (Рисунок 4). По завершению

настройки приложения пользователь получит приглашение к началу работы, и

заставка исчезнет с экрана.

Рисунок 1: Вход в систему.

Рисунок 1: Заставка СЭДКП

На экране появится Главное окно приложения, состоящее из меню,

панелей инструментов и рабочих областей (Рисунок 5):

Рабочего кабинета пользователя,

Области результатов,

Рабочей области пользователя.

Главное окно приложения постоянно находится на экране и его закрытие

приводит к завершению сеанса пользователя и его работы с Системой. Для

возобновления работы с Системой пользователю придется повторить вход в

систему.

Если имя и пароль введены неправильно, система предложит повторить

ввод. После третьей неудачной попытки ввода имени и пароля вход в систему

считается невозможным, и пользователь должен будет запустить приложение

вновь. Для выяснения причин неудачного входа в систему пользователю следует

обратиться к администратору сегмента СЭДКП, который был выбран для входа.

При этом основными причинами неудачного входа в систему могут быть:

неправильный ввод имени или пароля,

пользователь с таким именем не зарегистрирован в хранилище или в

данном сегменте СЭДКП,

выбор другого хранилища СЭДКП,

неработоспособность выбранного хранилища.

Рисунок 1: Главное окно приложения СЭДКП

Описание общих принципов работы в СЭДКП

Интерфейс пользователя системы СЭДКП представляет собой окно

приложения — область экрана, предназначенное для организации ввода

информации в систему, поиска необходимой информации, получения

статистических справок, отчетов, печатных форм. Окно состоит из заголовка

окна пользователя, рабочих областей, панелей инструментов, меню. (Рисунок

6):

Рабочий кабинет пользователя

Область результатов;

Рабочая область пользователя.

Рисунок 1: Главное окно приложения СЭДКП

Окно приложения можно :

Свернуть, при этом окно приложений закроется, логотип приложения

останется на панели инструментов компьютера.

Уменьшить размер окна, при этом размер окна приложения

уменьшится.

Развернуть, при этом размеры окна приложения восстановятся.

Закрыть, при этом будет совершен выход из системы и окно

приложения исчезнет.Каждая из рабочих областей становится активной и выделяется, если в ней

установлен курсор.

Меню Главного окна приложения включает в себя следующие пункты

первого уровня:

Файл.

Правка.

Инструменты.

Вид.

Помощь.

Пункт меню «Файл» открывает контекстное меню со следующими

командами:

Открыть документ из файла или директории. По команде

открывается проводник компьютера, где можно выбрать ранее

выгруженные из СЭДКП объекты с расширением .xml.

Обновить все. По команде происходит перезагрузка приложения

пользователя для того, чтобы вступили в силу обновления, касающиеся

визуальных элементов и объектов системы.

Сервер. Команда является инструментом администратора.

Выход. По команде происходит выход из системы. Аналогичное действие

можно выполнить, закрыв Главное окно приложения.

Пункт меню «Правка» открывает контекстное меню со следующими

командами:

Регистрация документа. По команде открывается окно «Выбор группы

документов», что в дальнейшем позволит зарегистрировать документ

нужного вида.

Создание карточки. По команде открывается окно «Выбор типа

создаваемого объекта», что позволит пользователю создать карточку

одного из перечисленных в списке объектов системы. Доступ к этому

окну, его содержимое и возможность создавать карточки для объектов

определяется правами пользователя.

Выполнить команду.Команда обеспечивает выполнение заданных

действий над множеством карточек. Действие определяется выбранной

командой. Множество карточек задается в поле карточки. Значения поля

Параметры определяют работу команды и для каждой команды

специфичны. Команда может использоваться для массового изменения

значения полей в карточках.

Пункт меню «Инструменты» открывает контекстное меню со

следующими командами:

Настройки. По этой команде открывается дополнительное окно

«Редактирование свойств», в котором настраивается тип и размер

шрифта, цвет фона окон, адреса серверов обновления, возможность

автоматического обновления, контекстной помощи, дистанционного

обучения и так далее. Перечень настроек может быть дополнен при

развитии системы. Для настройки шрифта следует щелкнуть двойным

щелчком в ячейке «Значение» типа «Шрифт». При этом откроется

дополнительное окно «Выбор шрифта». После настройки параметров

выбранного шрифта нажать кнопку ОК. После изменения настроек

целесообразно выполнить команду «Обновить» пункта меню «Файл», или

все настройки вступят в силу после перегрузки системы.

Очистка кэша приложения. Команда позволяет обновить с сервера

объекты, хранящиеся в клиентском приложении. Команда используется

при изменении настроек для выпадающих списков, визуальных форм

представления карточек и информации, хранимой в карточках.

Управление кэшем сервера. Инструмент администратора системы.

Управление памятью на клиенте. Инструмент администратора

системы.

Тестирование сервера. Инструмент администратора системы.

Статистика. Инструмент администратора системы.

Пункт меню «Вид» открывает контекстное меню со следующими

командами:

Фильтр в таблице поиска. Эта команда позволяет показать

дополнительную строку для упрощения поиска нужного поля в Окне

результатов. По мере набора текста в строке изменяется состав списка

Области результатов: в списке остаются элементы, названия которых

включают набранную часть слова или текста в строке фильтра.

История просмотров. По команде открывается дополнительное окно со

списком всех карточек, регистрационных и служебных, просмотренных

пользователем с указанием периода просмотра.

Папки кабинета. По команде открывается дополнительное окно со

списком папок и отчетов рабочего кабинета пользователя, содержимое

которых обновляется в процессе работы с документами в организации.

Пункт меню «Помощь» открывает контекстное меню со следующими

командами:

Инструкции. По команде открывается доступ к инструкциям системы

СЭДКП.

Журнал изменений. По команде открывается дополнительное окно с

перечнем версий программного обеспечения с номером версии и датой

установки данной версии.

Информация. По команде открывается информационный сайт

поддержки системы СЭДКП.

Он-лайн обучение. По команде открывается доступ к материалам он-

лайн обучения системы СЭДКП.

Обновление ПО. По команде выполняется обновление клиентского

программного обеспечения системы. После успешного обновления

пользователю предлагается перегрузить систему (СЭДКП), перед этим

нужно сохранить все сделанные изменения.

О программе. По команде открывается окно с информацией о текущей

версии установленного программного обеспечения.

Рабочая панель инструментов Рабочего кабинета пользователя содержит

следующие кнопки.

Кнопка «Поиск» вызывает выполнение предварительно

выделенного в окне запроса. Результат выполнения запроса помещается в

Области результатов в том виде, как это задано в самом запросе. Если в

качестве запроса используется форма, то открывается диалог для поиска

объектов системы.

Кнопка «Обновить рабочий кабинет» позволяет обновить содержимое

Рабочего кабинета пользователя и, например, обратить внимание

пользователя на новые пришедшие на исполнение документы.

Кнопка «Помощь» открывает раздел Руководства пользователя с

описанием Рабочего кабинета пользователя.

Панель инструментов Рабочей области пользователя содержит

следующие кнопки (Рисунок 7).

Рисунок 1: Панель инструментов Рабочей области пользователя

Слева направо:

Регистрация документов;

Создание карточки;

Регистрация проекта документа;

Редактирование карточки;

Просмотр карточки;

Удаление карточки;

Копирование карточки;

Использование карточки;

Обновить рабочий список;

Помощь.

Нажатие кнопки Регистрация документов позволяет пользователю,

обладающему соответствующими правами, зарегистрировать документ

выбранного типа из поддерживаемых системой. Выбор группы документа

осуществляется в дополнительном окне «Выбор группы документов».

Нажатие кнопки Создание карточки позволяет пользователю,

обладающему соответствующими правами, создать одну из карточек объектов,

поддерживаемых системой. Выбор осуществляется в дополнительном окне

«Выбор типа создаваемого объекта». Состав выбираемых типов объектов

зависит от прав пользователя.

Нажатие кнопки Регистрация проекта документа позволяет

пользователю, обладающему соответствующими правами, создать карточку

проекта документа.

Нажатие кнопки Редактирование карточки открывает выделенную

карточку (регистрационную, служебную) на редактирование, если это возможно

в соответствии с правами пользователя. В том случае, если редактирование

невозможно (например, у пользователя недостаточно прав на это), система

пытается открыть карточку на просмотр.

Нажатие кнопки Просмотр карточки открывает выделенную карточку

(регистрационную, служебную) на просмотр, если это возможно в соответствии

с правами пользователя.

Нажатие кнопки Удаление карточки удаляет выделенную карточку

(регистрационную, служебную) из хранилища данных, если это возможно в

соответствии с правами пользователя. При этом от пользователя требуется

подтверждение. Если оно получено, то карточка удаляется из хранилища. В

случае, если удаляемая карточка используется другими объектами системы,

выдается сообщение (Рисунок 8).

Нажатие кнопки Копирование карточки создает копию выделенной

карточки (регистрационной, служебной).

Нажатие кнопки Использование карточки позволяет найти все карточки

(регистрационные, служебные), которые имеют связь с выделенным элементом.

Это требуется знать, например, при удалении карточки, так как она не может

быть удалена, если на нее ссылается хотя бы одна карточка.

Нажатие кнопки Обновить рабочий список удаляет из списка карточки,

для которых не использовалась команда Добавить в список.

Нажатие кнопки Помощь позволяет открыть Руководство пользователя на

Рисунок 1: Сообщение системы

разделе «Рабочая область пользователя».

Рабочий кабинет пользователя

Рабочий кабинет пользователя содержит формы для поиска

регистрационных карточек и папки с запросами, настроенными на данного

пользователя, которые позволяют найти регистрационные карточки, папки и

файлы, контрольные задания на заданную дату для данного исполнителя и т.д.

Состав запросов определяется при настройке Рабочего кабинета пользователя

и в большой степени зависит от функциональных обязанностей пользователя в

электронном документообороте организации (Рисунок 10).

Чтобы воспользоваться нужным запросом, необходимо выделить его (при

этом выделенный запрос окрасится в синий цвет), открыть двойным щелчком

или нажать на кнопку «Поиск» на панели инструментов, или

воспользоваться командой Запрос контекстного меню (Рисунок 9).

Пользователь имеет возможность добавить в свой Рабочий кабинет

необходимые ему объекты: регистрационные карточки, личные папки. Для

этого необходимо выделить их и методом drag-and-drop переместить в Рабочий

кабинет. Для выделения нескольких объектов использовать кнопки клавиатуры

Ctrl, Shift. Чтобы удалить из Рабочего кабинета объект, необходимо выделить

его и воспользоваться командой контекстного меню «Удалить из папки»

(Рисунок 9).

Объекты из Рабочего кабинета можно открыть двойным щелчком для

Рисунок 1: Контекстное меню Рабочего кабинета

просмотра.

Найденные в результате выполнения запроса карточки отразятся в

Области результатов в виде, соответствующем запросу (Рисунок 11).

Рисунок 1: Вид главного окна приложения с сформированным Рабочим кабинетом пользователя

Рисунок 1: Результат выполнения запроса Рабочего кабинета пользователя

Отчеты и папки Рабочего кабинета пользователя Ниже приведены стандартные Рабочие кабинеты пользователей разных

категорий. Набор запросов может изменяться в соответствии с деловым

процессом каждого пользователя.

Рабочий кабинет руководителя первого уровня (Рисунок 12).

Рабочий кабинет руководителя второго уровня (Рисунок 13).

Рисунок 1: Рабочий кабинет руководителя первого уровня

Рабочий кабинет руководителя третьего уровня (Рисунок 14).

Рисунок 1: Рабочий кабинет руководителя второго уровня

Рисунок 1

Рабочий кабинет руководителя четвертого уровня (Error: Reference source

not found).

Рисунок 2

Рабочий кабинет секретаря департамента (Рисунок 16).

Рабочий кабинет исполнителя содержит вложенные папки, которые, в

свою очередь, также имеют вложения (Рисунок 17).

Рисунок 1: Рабочий кабинет секретаря департамента

Папка сотрудника (Рисунок 18).

Рисунок 1: Рабочий кабинет исполнителя

Стандартные отчеты из рабочего кабинета пользователя Рабочие кабинеты содержат формы поиска регистрационных карточек

«Общий поиск», «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Письма граждан»,

«Задания», «Проект документа», общие для всех категорий пользователей

(Раздел «Поиск регистрационных карточек»).

Ниже приведены описания стандартных отчетов, содержащихся в Рабочих

кабинетах пользователей. Результаты выполнения отчетов отражаются в

Области результатов.

Поступили на исполнение. Отчет выдает список регистрационных

карточек, где пользователь присутствует в списках «Ответственный» или

Рисунок 1: Папка сотрудника из Рабочего кабинета

«Исполнитель» карточки «Резолюция». Карточка из списка автоматически

удаляется после того, как пользователь внесет свою резолюция по исполнению

документа (для лиц, уполномоченных выполнять эту процедуру). (Раздел

«Внесение резолюций»).

Поступили по рассылке. Отчет выдает список регистрационных карточек

внутренних документов, в списке рассылки (поле Адресат (внутри

организации)) которых присутствует фамилия пользователя. Карточка

автоматически удаляется из списка после того, как пользователь внесет свою

резолюция по исполнению документа (для лиц, уполномоченных выполнять эту

процедуру). (Раздел «Внесение резолюций»).

Документы на контроле. Отчет выдает список регистрационных

карточек, имеющих контрольные задания (подлежащих контролю),

ответственным исполнителем которых является пользователь. Карточка

документа автоматически удаляется из списка после того, как в карточке

задания проставлена фактическая дата. (Раздел «Постановка документа на

контроль»).

Редактировал сегодня. Отчет выдает список карточек, регистрационных и

служебных, которые пользователь создал или редактировал в течение текущего

рабочего дня.Документы на контроле (координатор задания). Отчет выдает список

регистрационных карточек контрольных документов, где пользователь является

координатором подразделений, сотрудники которых являются исполнителями

данных контрольных поручений.

Исполненные пользователем документы. Отчет выдает список

регистрационных карточек документов, в которых пользователь - автор

резолюции сам является ее исполнителем.

Переданы на исполнение (за 45 дней). Отчет выдает список

регистрационных карточек документов, в которые пользователь внес свою

резолюцию и указал ответственного исполнителя резолюции. Список содержит

регистрационные карточки документов в течение 45 календарных дней со дня

регистрации.

Документы на контроле (исполнитель). Отчет выдает список

регистрационных карточек контрольных документов, где пользователь является

ответственным исполнителем или исполнителем контрольного поручения.

Карточка автоматически удаляется из списка после заполнения поля

Фактическая дата карточки контрольного задания.

Проекты — разработка. Отчет выдает список регистрационных карточек

проектов документов, автором которых является пользователь, и статус его

проекта - «Разработка проекта документа». Карточка автоматически удаляется

из списка после изменения статуса проекта.

Проекты - подготовка материалов. Отчет выдает список

регистрационных карточек проектов документов, автором которых является

пользователь, и статус его проекта «Подготовка материалов». Карточка

автоматически удаляется из списка после изменения статуса проекта.

Проекты — соисполнитель. Отчет выдает список регистрационных

карточек проектов документов, в списке соисполнителей по подготовке

материала которых стоит данный пользователь. Статус таких проектов

документов - «Подготовка материалов». Карточка автоматически удаляется из

списка после заполнения пользователем полей карточки «Подготовка

документа»

Проекты на подготовке к подписи. Отчет выдает список регистрационных

карточек проектов документов, автором которых является пользователь; статус

его проекта - «Разработка проекта документа»; все визы из списка согласования

собраны. Карточка автоматически удаляется из списка после изменения статуса

проекта.

Проекты на подписи руководства. Отчет выдает список регистрационных

карточек проектов документов, автором которых является пользователь; статус

его проекта - «На подписи». Карточка автоматически удаляется из списка после

изменения статуса проекта.

Проекты - готовы к регистрации. Отчет выдает список регистрационных

карточек проектов документов, автором которых является пользователь; статус

его проекта - «На регистрации». Карточка автоматически удаляется из списка

после регистрации документа на основании данного проекта.

Проекты документов — завершенные. Отчет выдает список

регистрационных карточек проектов документов, автором которых является

пользователь; статус его проекта - «Зарегистрирован документ».

Регистрационная карточка проекта документа, на основании которого

зарегистрирован документ, сохраняется в списке результатов в течение 30 дней

со дня регистрации документа.

Рассылка в адрес департамента_руководство. Отчет выдает список

регистрационных карточек документов, в списке рассылки (поле Адресат

(внутри организации)) которых присутствует департамент пользователя.

Карточка автоматически удаляется из списка после того, как пользователь

внесет свою резолюция по исполнению документа (для лиц, уполномоченных

выполнять эту процедуру). (Раздел «Внесение резолюций»).

Поступили для исполнения в Департамент (ответственный). Поступили

для исполнения в Департамент (исполнитель). Отчет из рабочего кабинета

секретаря директора департамента Отчеты выдают списки регистрационных

карточек документов, в резолюциях которых руководство департамента

является ответственным или просто исполнителем. Карточки автоматически

удаляются из списка после того, как руководитель департамента внесет свою

резолюцию по исполнению документа.

Рассылка в адрес Департамента. Отчет из рабочего кабинета секретаря

директора департамента. Отчет выдает список регистрационных карточек

внутренних документов, в списке рассылки которых присутствует руководство

департамента. Карточки автоматически удаляются из списка результатов после

внесения резолюции руководства департамента по исполнению документа.

Проекты резолюций на доработку. Отчет из рабочего кабинета секретаря

директора департамента. Отчет выдает список регистрационных карточек

документов, содержащих проект резолюции, отклоненный руководством и

возвращенных на доработку. Карточки автоматически удаляются из списка

результатов после изменения статуса резолюции.

Срок действия сертификата. Отчет выдает информацию об окончании

срока действия сертификата ключа ЭЦП.

Рабочий кабинет пользователя

Область результатов;

Рабочая область пользователя.

Область результатовОбласть результатов (Рисунок 6) предназначена для просмотра и вывода

на печать результатов выполнения запросов.

В Области результатов отражаются карточки, полученные после

выполнения запроса из Рабочего кабинета пользователя. По окончании

сеанса работы Область результатов обновляется и при следующем входе в

систему не содержит никакой информации.

Форма представления результатов зависит от настройки отчетов и папок

Рабочего кабинета пользователя. При этом можно настроить ширину столбцов

представления результатов, которая сохраниться до последующего ее

изменения.

Чтобы прочитать содержимое ячейки таблицы вывода результатов отчетов,

достаточно подвести курсор к данной ячейке: содержимое ячейки отразится в

отдельном окне.

Карточку в Области результатов можно открыть на редактирование или

просмотр двойным кликом мыши.

Карточку в Области результатов можно удалить из базы, нажав кнопку

Delete, или удалить из списка, используя команду контекстного меню.

Карточки из Области результатов можно переместить в Рабочую область

пользователя методом drag-and-drop.

Команды, используемые для работы с карточками

Для работы с карточками в Области результатов используются команды

контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Ниже приведён список команд, используемых для работы с карточками.

Удалить из списка. Команда позволяет удалить из Области результатов

выделенные карточки.

Очистить список. Команда позволяет очистить Область результатов.

Удалить из папки. Команда позволяет удалить элемент содержимого

папки Рабочего кабинета пользователя, открытой в этой области.

Выгрузить документы. Команда позволяет выгружать документы в

отдельную директорию для последующей автономной работы с ними.

Загрузить документы. Команда позволяет загрузить документы в

систему из директории. Команда используется для загрузки данных

после автономной работы с ними.

Выгрузить файлы. Команда позволяет выгрузить выделенные файлы в

определенную заранее папку проводника компьютера.

Протокол. Команда позволяет открыть протокол выделенной карточки.

Выполнить. Команда позволяет выполнить отчет из Области

результатов.

Кто использует. Команда позволяет найти все карточки

(регистрационные, служебные), которые имеют связь с выделенным

элементом. Это требуется знать, например, при удалении карточки, так

как она не может быть удалена, если на нее ссылается хотя бы одна

карточка.

Схема данных. Инструмент администратора.

Передать. Команда позволяет передать выделенные объекты в отдельное

окно, состав которого сохраняется в течение текущего сеанса.

Рабочая область пользователя

Рабочая область пользователя (Рисунок 6) предназначена для

регистрации документов, создания регистрационных и служебных карточек и

работы с ними.

Рабочая область пользователя настраивается администратором системы

и может содержать список пользователя - список информационных карточек

(регистрационных карточек, папок, запросов, отчетов), необходимых данному

пользователю для работы.

В течение сеанса работы пользователь имеет возможность дополнять этот

список вновь созданными карточками или карточками, перенесенными из

Области результатов методом drag-and-drop. Перенесенные таким образом

карточки сохраняются в Рабочей области пользователя в течение сеанса

работы.

Чтобы добавить выделенную карточку к постоянному списку пользователя,

нужно воспользоваться командой контекстного меню «Добавить в список».

После выполнения данной команды список пользователя пополняется новой

карточкой. Чтобы удалить карточку из постоянного списка объектов Рабочей

области пользователя, необходимо воспользоваться командой «Удалить из

списка».

Команды, используемые для работы с карточками, вызываются через

панель инструментов (как это описано выше) или через контекстное меню

Рабочей области пользователя:

Регистрация документа. Данная команда предоставляет возможность

создать регистрационную карточку (РК) документа. По этой команде

открывается окно «Выбор группы документов».

Исполнение сценария. Данная команда позволяет создать

регистрационную карточку документа, которая логически связана с

регистрационной карточкой, существующей в системе. При этом значение

части полей из исходной карточки переносится во вновь создаваемую.

Создание карточки. Данная команда позволяет создать служебную

карточку из списка, доступного пользователю.

Просмотр. Команда позволяет открыть регистрационную или служебную

карточку для просмотра.

Редактирование. Команда позволяет открыть регистрационную или

служебную карточку для редактирования.

Удаление. Команда позволяет удалить выделенные регистрационные или

служебные карточки из Хранилища.

Копирование. Команда позволяет копировать регистрационные или

служебные карточки. Состав и содержимое копируемых полей зависит от

типа карточки.

Выгрузить файл. Команда позволяет сохранить файл на диск вне

системы в выбранную папку проводника компьютера.

Кто использует. Команда позволяет найти все карточки

(регистрационные, служебные), которые имеют связь с выделенным

элементом. Это требуется знать, например, при удалении карточки, так

как она не может быть удалена, если на нее ссылается хотя бы одна

карточка.

Добавить в список. По команде выделенные карточки добавляются в

постоянный список пользователя.

Удалить из списка. По команде выделенные карточки удаляются из

постоянного списка пользователя.

Экспорт в файл. По команде данные по выделенному объекту

записываются в файл.

Импорт из файла. По команде данные из выбранного файла загружаются

хранилище.

Регистрация служебной корреспонденции

Общие положенияВ СЭДКП хранение информации о документе осуществляется в виде

электронных регистрационных карточек и электронных образов самих

документов, прикрепляемых к регистрационной карточке.

Новая регистрационная карточка создаётся следующим образом.

Нажать на кнопку «Регистрация документа» в Рабочей области

пользователя на панели инструментов (Рисунок 19) или воспользоваться

контекстным меню.

Открывается окно «Выбор группы документов» для выбора нужной

группы документов (Рисунок 20), к которой относится регистрируемый

документ. Состав групп регистрируемых документов определяется

администратором сегмента СЭДКП при настройке системы. Группа документов

определяет тип регистрационной карточки и формат ее регистрационного

номера.

Рисунок 1: Кнопка «Регистрация документов»

Окно «Выбор группы документов» состоит из двух полей: верхнее поле

для поиска нужной группы, нижнее содержит в себе все доступные группы

документов. Если нужная группа документов видна в нижнем окне, то ее можно

выбрать сразу из списка, выделив нужную строчку и нажав кнопку ОК или

клавишу ENTER, либо выполнить двойной клик на нужной строке. Если

список большой, то нужную группу документов находят с помощью верхнего

поля окна «Выбор группы документов». В поле нужно набрать любую часть

названия группы документов. В нижнем поле, по мере набора, будет

высвечиваться искомая группа. После того, как группа найдена, выбрать ее в

списке и нажать на кнопку ОК или клавишу ENTER, либо выполнить двойной

клик на нужной группе. В результате на экране появится вновь созданная и не

заполненная регистрационная карточка из выбранной группы документов.

Порядковый номер вновь созданной регистрационной карточки будет на

Рисунок 1: Выбор группы документов

единицу больший, чем у последнего зарегистрированного в данной группе

документа. Формат номера определяется выбранной группой документов.

Регистрационная карточка, а также карточки, обеспечивающие процесс

регистрации документа, имеют панель инструментов с соответствующим

набором команд:

Сохранить. Карточка закрывается с сохранением внесенной информации.

Закрыть. Карточка закрывается без сохранения информации. При этом, в

случае если в карточку были внесены изменения, система выдаст

сообщение — запрос о необходимости сохранения.

Создать проект (Проект для карточек резолюции или задания).

Открывает дополнительное окно «Выбор группы документов» со списком

группы «Проект».

Протокол. Открывается протокол действий пользователей с данной

карточкой, в котором отражается информация о пользователе, дате

изменения, действии, перечне атрибутов, над которыми выполнялись

действия, подробная информация об этих действия.

Печать. Информация из карточки передается на печать в формате RTF

(Rich Text Format - формат обогащённого текста) в соответствии с

заданным шаблоном печати.

В дело. Выполняется процедура списания документа в дело.

Штрих-код. Формируется штрих-код, уникальный для данного

документа.

Блокировать. Открытая для редактирования карточка блокируется для

других пользователей, в случае, если данную карточку открыли несколько

пользователей одновременно.

Личный контроль. Текущая регистрационная карточка добавляется в

папку «Личный контроль» данного пользователя. Папка «Личный

контроль» должна быть предварительно добавлена администратором в

Рабочий кабинет пользователя.

Связанные документы. Нажатие кнопки открывает дополнительное

окно со списком связанных с данным документов.

Помощь. Открывается Руководство пользователя СЭДКП на

соответствующем разделе. Для этого нажать кнопку Помощь и щелкнуть

левой кнопкой мыши на интересующем поле карточки.

Утвердить. Для карточки «Резолюция» утверждается проект резолюции.

Переходить из поля в поле регистрационной карточки можно с помощью

кнопки Tab клавиатуры в соответствии с заданной последовательности или

переставляя курсор в любое поле карточки.

Поля регистрационной карточки заполняются:

с клавиатуры;

выбором значения из справочника;

из календаря (для полей типа Дата).

С клавиатуры заполняются текстовые поля регистрационной карточки. Для

этого установить курсор в поле и ввести текст.

Заполнение полей выбором значения из справочника позволяет избежать

множественности вариантов написания одних и тех же значений полей и

ускорить процесс регистрации.

Существуют несколько вариантов использования справочников. В поля

регистрационной карточки может вноситься одно или несколько значений из

справочника.

Поле для ввода одного значения из справочника выглядит следующим

образом (Рисунок 21).

Рисунок 1: Поле ввода одного справочного значения

Если нажать на кнопку справа от этого поля , откроется выпадающий

список всех значений для поля.

Для того чтобы заполнить поле, содержащее одно значение, нужно:

щёлкнуть левой кнопкой мыши в этом поле;

с клавиатуры начать набирать требуемый текст; во время набора текста

высвечивается подсказка – выпадающий список справочника, и по мере

набора текста подсвечивается нужное значение (Рисунок 22);

выделить найденное значение в выпадающем окне справочника и

выбрать его двойным кликом мыши или нажатием клавиши ENTER.

Выделенное значение будет внесено в верхнее поле.

Замечание: Если в выпадающем списке подвести курсор к какому-нибудь

значению, то высветится подсказка о расположении этого элемента в

соответствующем разделе справочника (Рисунок 23).

Рисунок 1: Подсказка о расположении в справочнике

Рисунок 1: Выпадающий список

Замечание: Если в поле для ввода одного значения вводится справочное

значение, имеющее специальную карточку («Сотрудник» или

«Подразделение»), то нажатием на клавишу F4 можно посмотреть содержание

этой специальной карточки (Рисунок 24).

Поле, содержащее несколько справочных значений, называется

множественным. Для того чтобы заполнить множественное поле, нужно

установить курсор в поле, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню,

выбрать команду контекстного меню Добавить или в заполняемом поле

кликнуть мышью и нажать клавишу Ins, или выполнить двойной клик на

пустом месте списка, при этом откроется окно «Выбор …..».

Для поля Подписал откроется окно «Выбор сотрудника, подписавшего

документ» (Рисунок 25).

Рисунок 1: Специальная карточка «Сотрудник»

Рисунок 1: Выбор сотрудника, подписавшего документ

Для поля Визы откроется окно «Выбор сотрудника, визирующего

документ» (Рисунок 26).

Рисунок 1: Выбор сотрудника, визирующего документ

Если нужная фамилия видна в списке, выделить ее, нажать кнопку

Передать. Выбранная фамилия перенесется в поле Подписал или Визы

соответственно. Если в списке видны несколько необходимых фамилий,

выделить их, используя клавиши Shift (для последовательных строк списка) или

Ctrl (для выборочных строк списка). Если нужная фамилия не видна в списке,

начать набирать ее в верхнем поле. По мере набора в нижнем поле

высвечиваются записи, соответствующие набираемому тексту. Выбрать нужную

фамилию из имеющегося списка и нажать кнопку Передать. При

необходимости - повторить процедуру выбора. Нажать кнопку ОК по

окончании процедуры выбора всех нужных фамилий.

В данном списке могут присутствовать не только работники организации,

но и дополнительные списки, позволяющие быстрее обеспечить заполнение

соответствующего поля регистрационной карточки (Рисунок 27).

При выборе элемента списка — папки «Рассылка по департаментам»

откроется дополнительное окно для заполнения поля Адресат (внутри

организации) карточки внутреннего документа (Рисунок 28).

В поле попадут элементы списка с заполненным чек-боксом. Чтобы убрать

Рисунок 1: Дополнительное окно

Рисунок 1: Дополнительные списки для заполнения поля "Выбор адресата внутри организации" регистрационной карточки внутреннего документа

не нужные элементы списка, необходимо снять соответствующие «галки» чек-

бокса. Чтобы снять все «галки» списка, необходимо установить курсор в

дополнительном окне и нажать Ctrl+D.

При выборе элементов списка - отчетов «Рассылка по департаменту»,

«Рассылка по заместителям директора департамента», «Рассылка по

руководству отделов департамента» адресаты рассылки выбираются по

условиям, указанным в отчетах.

Часть полей заполняются с помощью контекстного меню (Рисунок 29). Для

этого установить курсор в поле, правой кнопкой мыши вызвать контекстное

меню.

Контекстное меню множественного поля содержит команды: Добавить,

Заменить, Удалить из списка, Редактировать, Просмотреть, Выгрузить

файл, Кто использует?.

Добавить. По команде открывается дополнительное окно для выбора

значения.

Заменить. Выделить значение поля и выполнить команду. По команде

откроется дополнительное окно выбора значения поля. Выбрать из

представленного списка новое и нажать кнопку ОК.

Удалить из списка. При выборе этой команды выделенное значение

удаляется из поля.

Редактировать. По этой команде открывается на редактирование

Рисунок 1: Контекстное меню поля

служебная карточка выделенного объекта (Рисунок 30).

Просмотреть. По этой команде открывается на просмотр служебная

карточка выделенного объекта.

Выгрузить файл. Используется для полей прикрепленных файлов.

Выделить необходимый файл и выполнить команду. По команде

открывается проводник компьютера для определения области выгрузки

файла. Далее нажать кнопку Открыть.

Кто использует? По команде открывается дополнительное окно, в

котором приводится список всех информационных объектов, которые

имеют связь с данным объектом.

Рисунок 1: Служебная карточка открыта на редактирование

Поля Адресат, Отправители, Корреспондент заполняются через

дополнительное окно «Адресат (Внешние организации)» (Рисунок 31).

Рисунок 1: Дополнительное окно «Адресат (Внешние организации)»

После выбора нужного значения нажать на кнопку Сохранить карточки

или на клавишу ENTER на клавиатуре компьютера. После чего выбранное

значение перенесется в заполняемое поле.

Функциональные кнопки панели инструментов регистрационной карточки:

Сохранить. Закрывает регистрационную карточку с сохранением

сделанных изменений. При этом если регистрационная карточка была

создана текущим пользователем с помощью команды «Регистрация

документа» и это первое, после создания, сохранение данной карточки, то

система спросит у пользователя, хочет ли он зарегистрировать еще один

документ в той же группе, что и предыдущий (Рисунок 32). В случае

необходимости зарегистрировать следующий документ – нажать кнопку

Да. Откроется новая регистрационная карточка этой группы документов

с номером, на единицу большим, чем последний зарегистрированный

документ данной группы. При отказе регистрировать документы в данной

группе нажать кнопку Нет.

Рисунок 1: Сообщение системы

Закрыть. Закрывает регистрационную карточку. При этом, если в

регистрационную карточку были внесены изменения, система выдает

уведомление (Рисунок 33).

Рисунок 1: Сообщение системы

Если регистрационная карточка была создана текущим пользователем с

помощью команды «Регистрация документа» и ни разу не была сохранена, то

данная карточка будет удалена.

Протокол. Открывает протокол действий пользователя с объектом системы

(Рисунок 34).

Рисунок 1: Протокол действий с объектом системы

Рисунок 1: Регистрационная карточка в формате RTF, для вывода на печать

В Дело. Списывает регистрационную карточку документа в электронное

дело. Подробнее описание работы дано в разделе «Списание в дело».

Штрих-код. Формирует уникальный для данной регистрационной

карточки штрих-код, который распечатывается и крепится к бумажному

оригиналу регистрируемого документа. Кнопка Штрих – код работает в

случае, если подключена подсистема сканирования и распознавания

бумажных документов. Подробнее описание работы дано в разделе

«Сканирование документов».

Личный контроль. Текущая регистрационная карточка добавляется в

папку «Личный контроль» данного пользователя. Папка «Личный

контроль» должна быть предварительно добавлена администратором в

Рабочий кабинет пользователя.

Связанные документы. По кнопке открывается дополнительное окно

со списком связанных с данным документов.

Блокировать — при установленном режиме автоблокировки если один

пользователь открыл карточку на редактирование, то до тех пор, пока он

не закроет карточку — она будет заблокирована. При отключенном

режиме автоблокировки пользователь может после открытия карточки

заблокировать ее, нажав кнопку «Блокировать». Если в период

блокировки карточки другой пользователь попытается открыть эту же

карточку на редактирование, то карточка будет открыта только на

просмотр, а второй пользователь получит сообщение «Пользователь «...»

ограничил использование карточки». При этом можно редактировать или

удалять существующие элементы списков полей Организация,

Сопроводительный документ, Прикрепленные файлы, Связки,

Резолюции, Задания, если эти элементы не были заблокированы, или

добавлять новые элементы в указанные списки.

Помощь — открывает Руководство пользователя СЭДКП, раздел

«Регистрация документов».

СвязкиПоле отображает информацию о документах, связанных с данным и

зарегистрированных в системе (Рисунок 36).

Поле заполняется несколькими способами.

Первый способ. Поле заполняется методом drag-and-drop (см. описание

метода в разделе «Введение»). После переноса ярлыка соответствующей

регистрационной карточки в поле Связки необходимо указать тип связки. Для

этого выделить ярлык карточки, вызвать контекстное меню, выбрать команду

Редактировать. При этом откроется дополнительное окно (Рисунок 37).

Выбрать значение типа связки.

Обе регистрационные карточки, участвующие в связке, имеют

информацию друг о друге. В их полях Связки будут находиться ярлыки

соответствующих регистрационных карточек (Рисунок 38).

Рисунок 1: Редактирование типа связки

Рисунок 1: Поле "Связки"

Второй способ. Установить курсор в поле Связки , правой кнопкой мыши

вызвать контекстное меню, выбрать команду Регистрировать связанный

документ. При этом откроется окно выбора группы регистрируемого

документа (Рисунок 20). Выбрать нужную группу документов и

зарегистрировать документ. Ярлык документа будет занесен в поле Связки

исходного документа. Определить тип связки.

Третий способ. Установить курсор в поле Связки , правой кнопкой мыши

вызвать контекстное меню, выбрать команду Добавить. При этом откроется

дополнительное окно «Поиск документов по контексту» (Рисунок 39).

Рисунок 1: Обратная связка

В поле Строка поиска вносится слово, фрагмент текста из поля

Содержание регистрационной карточки документа.

Поля с, по определяют период регистрации документа.

Результатом поиска является список документов, в поле Содержание

которого содержится указанный фрагмент.

Выделить нужный документ, нажать кнопку Добавить. Ярлык документа

будет занесен в поле Связки исходного документа. Определить тип связки.

Четвертый способ. Поле заполнится автоматически ярлыком внутреннего

или исходящего документа, созданного на основании проекта документа,

который, в свою очередь, создавался из данной регистрационной карточки

(резолюции, задания).

Файл. Прикрепление файлаСоздать объект типа «Файл» можно несколькими способами.

Первый способ. Нажать кнопку Создание карточки панели инструментов

Рисунок 1: Поиск документов по контексту

Рабочей области пользователя и выбрать из списка строку «Файл». При этом

откроется дополнительное окно проводника компьютера «Входной файл».

Найти нужный файл и нажать кнопку Открыть.

Второй способ. Открыть проводник компьютера, выделить файл, методом

drag-and-drop переместить в Рабочую область пользователя.

Созданный объект типа «Файл» может быть прикреплен к

регистрационной карточке в поле Прикрепленные файлы, Визируемый

документ, Документ на подпись.

В поле могут помещаться электронные образы документов (файлы)

любого формата.

Это можно сделать несколькими способами.

Первый способ. Поставить курсор в поле Прикрепленный файл, правой

кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать команду Добавить. При

этом откроется дополнительное окно — проводник компьютера (Рисунок 40).

Найти нужный файл и нажать кнопку Открыть.

Второй способ. Открыть проводник компьютера, найти нужный файл (или

файлы), выделить его (их) и методом drag-and-drop переместить в поле для

прикрепления файлов.

Рисунок 1: Проводник

Файл, полученный в результате сканирования бумажного документа с

помощью подсистемы сканирования, автоматически прикрепляется к

соответствующей регистрационной карточке в поле Прикрепленный файл.

Прикрепленный файл можно подписать электронной подписью (см. раздел

«Работа с ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ»).

Количество прикрепленных файлов не ограничено, регулируется только

техническими возможностями компьютера.

Прикрепленный файл может иметь любое расширение.

Выгрузка файлов из системы СЭДКП с помощью контекстного меню

выполняется из Рабочей области пользователя системы СЭДКП, Области

результатов, поля «Прикрепленные файлы», «Файл» регистрационной карточки

документов. Контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши после

выделения необходимого файла без его открытия. Используемая команда

«Выгрузить файл (файлы)». При этом должен открыться проводник компьютера

для определения директории для выгрузки файла. Далее выполняется

стандартная процедура сохранения файла.

Файл из поля «Прикрепленные файлы» регистрационных карточек

можно переместить методом drag-and-drop в директорию компьютера

пользователя.

Файл из поля «Прикрепленные файлы» регистрационных карточек

можно переместить методом drag-and-drop в электронное письмо электронной

почты пользователя.

Чтобы изменить имя файла, сохраненного в СЭДКП, необходимо левой

кнопкой мыши выделить файл, правой кнопкой вызвать контекстное меню и

выбрать команду Редактировать. При этом откроется дополнительное окно

(Рисунок 41).

Изменить имя файла и сохранить карточку, нажав кнопку Сохранить.

В случае необходимости сравнения файлов поля «Прикрепленные файлы»

пользователь должен выполнить следующие действия.

Выделить файл, хранящийся в любом поле карточки для прикрепленных

файлов, например, для карточки «Проект документа» это могут быть поля

«Визируемый документ», «Документ на подпись», «Прикрепленный файл»

файл с закладки «Версии проекта». Правой кнопкой мыши вызвать контекстное

меню и выбрать команду Сравнить файлы. При этом откроется

дополнительная карточка (Рисунок 42).

Найти в карточке файл, который будет сравниваться с исходным, и либо

методом drag-and-drop перенести его в дополнительную карточку, либо опять

вызвать контекстное меню и выбрать команду Сравнить файлы. Далее в

карточке «Сравнение файлов» нажать кнопку «СРАВНИТЬ». Если не указана

последовательность сравнения, второй файл сравнивается с первым, исходным,

Рисунок 1: Сравнение файлов

Рисунок 1: Редактирование имени файла

и изменения выделены в режиме сравнения (Рисунок 43).

В карточку «Сравнение файлов» может быть перенесено несколько файлов.

При этом необходимо первым выделить файл, который будет считаться

исходным, и вторым файл, который будет сравниваться с ним.

Полученный в результате сравнения файл может быть сохранен.

Регистрация документов. Входящий документВходящая карточка предназначена для регистрации входящих в

организацию документов (Рисунок 44). Входящая карточка имеет три закладки:

Закладка «Регистрационные данные»;

Закладка «Исполнение»;

Рисунок 1: Пример сравнения файлов

Закладка «Дополнительно».

На панели инструментов регистрационной карточки размещены кнопки.

Сохранить. По кнопке сохраняются все изменения, внесенные в

регистрационную карточку. После этого регистрационная карточка

закрывается.

Создать проект. По кнопке отрывается регистрационная карточка

проекта документа. После сохранения карточки проекта сформируется

связка между карточками, которая будет отражать в поле «Связки».

Протокол. По кнопке открывается нередактируемый протокол действий,

выполняемых всеми пользователями над данным объектом.

Печать. По кнопке формируется файл в формате Word с информацией из

регистрационной карточки, сформированный по шаблону.

В дело. По кнопке открывается форма для выбора номенклатурного

Рисунок 1: Регистрационная карточка входящего документа

дела для списания документа.

Штрих-код. По кнопке формируется индивидуальный штрих — код

документа для последующего сканирования бумажного документа —

оригинала.

Личный контроль. По кнопке регистрационная карточка документа

помещается в персональную папку пользователя «Личный контроль».

Связанные документы. По кнопке выполняется автоматический поиск

всех регистрационных карточек документов, связанных с данным.

Список связанных документов отображается в отдельном

дополнительном окне.

Доступ. По кнопке выполняется ограничение доступа к файлам

документа. Функционал настраивается дополнительно.

Помощь. По кнопке открывается соответствующий раздел Руководства

пользователя СЭДКП. Нажать на кнопку и указать область

регистрационной карточки, информация по которой требует

разъяснения.

Закладка «Регистрационные данные»На закладке расположены поля, которые заполняются в процессе

регистрации входящего документа. Значения регистрационных полей вводятся

в соответствии с атрибутами документа, определенными Инструкцией по

делопроизводству организации.

Поля для ввода и редактирования реквизитов регистрационной карточки:

Рег. № - регистрационный номер документа, формируется автоматически

на единицу больший, чем последний зарегистрированный в системе

номер в этой группе. Формат номера зависит от группы документов. В

каждой группе документов идет сквозная нумерация регистрационных

карточек. Уникальность номера определяется настройкой,

преимущественно уникален в году и группе. Доступен для

редактирования с закладки «Дополнительно».

от – дата регистрации. По умолчанию ставится текущая дата. Доступна

для редактирования с закладки «Дополнительно».

Кому – в чей адрес поступил документ (название подразделения или

ФИО сотрудника). Поле для ввода нескольких справочных значений.

Кликом правой кнопки мыши в этом поле вызывать контекстное меню и

выбрать команду Добавить. Откроется окно для ввода нескольких

справочных значений.

Вид доставки – справочное значение.

Гриф – гриф доступа. Справочное значение.

Вид документа – справочное значение.

Отправители. - кликом правой кнопки мыши в этом поле вызывать

контекстное меню и выбрать команду Добавить. Появляется окно для

ввода информации об организации - отправителе (Рисунок 45).

В поле Организация вводится наименование организации – корреспондента (справочное значение). По мере набора текста высвечивается подсказка – выпадающий список справочника «Внешние организации», в котором выделяется первое подходящее значение.

Если в выпадающем списке справочника «Внешние организации» найдена искомая организация (выделена синим цветом), то двойным кликом мыши (или нажатием на клавишу Enter) можно занести её в поле Организация.

Если искомая организация не найдена, ввести наименование организации в поле

Рисунок 1: Ввод информации об организации-отправителе

Организация и нажать кнопку клавиатуры Enter , в случае если пользователь имеет соответствующие права.

В поле Подписал с клавиатуры вводится ФИО лица, подписавшего документ.Чтобы просмотреть информацию об организации, хранящуюся в справочнике,

необходимо установить курсор в строку Организация карточки Отправитель и нажать кнопку F4. При этом откроется карточка Организация (Рисунок 46, Рисунок 47), имеющая две закладки: «Данные», «Для обмена».

Рисунок 1: Карточка "Организация". Закладка "Для обмена"

Рисунок 1: Карточка "Организация". Закладка "Данные"

Исх. № – исходящий номер документа отправителя, заполняется с

клавиатуры.

Дата – дата регистрации документа в организации - отправителе.

Заполняется с помощью календаря или клавиатуры.Система выдает предупреждение в случае, если выполняется попытка

зарегистрировать документ с регистрационным номером и датой, уже существующими в

системе (Рисунок 48). При этом все регистрационные данные регистрируемого документа

сохраняются.

Листов – количество листов в документе.

Содержание документа – заполняется вводом с клавиатуры.

Вид нормативного документа – заполняется справочным значением.

Тема - заполняется справочным значением.

Списан в дело – номер дела согласно утвержденной номенклатуре дел, в

которое списывается документ. Значение поля формируется

автоматически после процедуры списания документа. Поле не

редактируемое и множественное (т.е., документ можно списать в

несколько дел). Описание процедуры списания документа в дело

приведено в разделе «Списание в дело». Документ может быть списан в

несколько дел. Чтобы просмотреть весь список дел, куда списан

документ, необходимо нажать кнопку справа от поля

Группа полей Сопроводительный документ становится активной после

нажатия кнопки Добавить. Атрибуты сопроводительного документа:

Рисунок 1: Сообщение системы

Номер – номер сопроводительного документа. Заполняется вводом с клавиатуры.

Дата – дата сопроводительного документа. Заполняется с помощью календаря или клавиатуры.

Корреспондент – организация-корреспондент сопроводительного документа. Заполняется одним справочным значением.

Поручение – содержание сопроводительного документа. Вводится с клавиатуры.

Подписал – ФИО лица, подписавшего сопроводительный документ. Заполняется вводом с клавиатуры.

Сопроводительных документов может быть несколько. Для добавления, удаления и

просмотра сопроводительных документов используются кнопки ДОБАВИТЬ, УДАЛИТЬ,

ПРЕДЫДУЩИЙ, СЛЕДУЮЩИЙ.

Связки – в поле отображается информация о документах, связанных с

данным документом. Подробнее процесс связывания документов

описывается в разделе «Связки».

Прикреплённые файлы — в поле помещаются электронные образы

документов (файлы). Объем прикрепляемого файла не должен превышать

одну треть от объема оперативной памяти компьютера пользователя.

Подробнее см. в разделе «Файлы. Прикрепление файла».

Комментарий – дополнительная информация о документе, заполняется

вводом с клавиатуры.

Обмен - отражает обмен информацией между базами данных физически

разделенных серверов сегментов СЭДКП. Поле заполняется

автоматически, если регистрационная карточка сформирована на основе

регистрационной карточки, отправленной с другого сервера СЭДКП при

наличии определенных условий.

Группа полей, отражающих первичный контроль исполнения документа.

◦ Тип документа — определяет необходимость исполнения документа.

◦ Срок - предполагаемый срок исполнения документа, заполняется

автоматически, поле не редактируется

◦ Статус — определяет этап исполнения документа, поле не

редактируется.

◦ Исполнение: дата, номер - заполняются автоматически по типу

связки из поля Связки.

◦ Дополнительное поле — определяет количество дней до окончания

срока исполнения, заполняется автоматически, поле не

редактируется.

Закладка «Исполнение»На закладке отображается информация об исполнении документа и

журнал передачи документа (Рисунок 50).

Рисунок 1: Пример заполненной регистрационной карточки входящего документа

Заполнение поля Резолюции описано в разделе «Внесение резолюций».

Заполнение поля Задание описано в разделе «Постановка документа на

контроль».

Кнопка Новая позволяет создать новую резолюцию пользователя,

используя упрощенную форму ввода данных.

Кнопка Ознакомлен позволяет создать новую утвержденную резолюцию

текущего пользователя с содержанием «Ознакомлен».

Кнопка Утвердить позволяет утвердить проект резолюции, не открывая

его карточку.

Заполнение поля Журнал передачи документа описано в разделе

«Журнал передачи документа».

Рисунок 1: Закладка "Исполнение" входящего документа

Закладка «Дополнительно»На этой закладке отображается дополнительная информация о связках

данного документа и внешних документов, не зарегистрированных в системе

СЭДКП (Рисунок 51). А также информация, связанная с процедурой

электронного документооборота со смежными системами.

Поле Дополнительная информация по связкам данного документа с

другими служит для сохранения информации о документах, не

зарегистрированных в системе, но имеющих отношение к данному документу.

Заполняется через дополнительное окно «Связь с внешним документом»

(Рисунок 52) с помощью контекстного меню, которое открывается правой

кнопкой мыши. Команды контекстного меню:

Добавить. По этой команде открывается новое окно для внесения

информации.

Просмотреть. Команда открывает выделенную запись на просмотр.

Рисунок 1: Закладка "Дополнительно" входящего документа

Удалить. Команда удаляет выделенную запись из карточки.

Редактировать. Команда открывает выделенную запись на

редактирование.

Рисунок 1: Связь с внешним документом Номер – номер внешнего документа. Заполняется вводом с клавиатуры.

Дата – дата внешнего документа. Заполняется с помощью календаря или

клавиатуры.

Содержание — содержание документа. Заполняется вводом с

клавиатуры.

Тип документа — тип документа. Заполняется одним справочным

значением.

Организация – организация-корреспондент документа. Заполняется

одним справочным значением.

Подписал – ФИО лица, подписавшего внешний документ. Заполняется

вводом с клавиатуры.

Статус – тип связки внешнего документа с зарегистрированным.

Заполняется одним справочным значением.

Примечание – дополнительная информация о внешнем документе.

Вводится с клавиатуры.

Поле Список тем заполняет несколькими справочными значениями.

Поле Метаданные автоматически заполняется системной информацией о

данном документе, пришедшем по МЭДО или СЭВ, с указанием уникального

идентификатора документа.

В поле Уведомления подсистемы МЭДО\ СЭВ показываются

уведомления о действиях с документом, полученные из Межведомственной

системы Электронного Документооборота или системы электронного

взаимодействия, связанные с данным документом. При этом указывается дата и

время действия, тип действия, текстовая информация (Рисунок 53). Поле

заполняется автоматически по мере выполнения действий с документом.

При этом возможны следующие типы уведомлений.

Принят в СЭД.

Зарегистрирован.

Назначен исполнитель.

Документ подготовлен.

Рисунок 1: Уведомление системы взаимодействия

В поле Личные заметки показываются заметки, которые создает

пользователь в процессе работы над документом. Чтобы добавить заметку,

необходимо нажать кнопку «Добавить заметку». При этом откроется

дополнительное окно (Рисунок 54).

Поле Текст заполняется с клавиатуры.

Поле Вспомогательные файлы и карточки заполняется методом drag-

and-drop.

Поля Привязка к карточке, Сотрудник заполняются автоматически при

создании «Заметки».

Поле Дата заполняется из календаря, определяет срок исполнения заметки.

Кнопки +День, +Неделя, +Месяц, +Год позволяют установить дату «через

день», «через неделю», «через месяц», «через год» от текущей.

Кнопка «С» очищает поле Дата.

В поле Штрих-код содержится штрих код, присвоенный данному

документу (см. раздел «Подготовка документа к сканированию»). Штрих-код

может быть изменен (например, если на бумажный документ уже был нанесен

Рисунок 1: Заметка

штрих-код ранее).

Группа полей Коррекция регистрационного номера используется в

случае необходимости изменить число из регистрационного номера, дату

регистрации или группу регистрируемого документа в рамках исходного типа.

Для это необходимо установить нужные значения полей и нажать кнопку

Изменить. В случае, если в системе уже зарегистрирован документ с данным

номером в данной группе, система выдаст сообщение (Рисунок 55) и не

сохранит изменения.

Регистрация документов. Исходящий документИсходящая карточка предназначена для регистрации исходящих во

внешние организации документов (Рисунок 56). Исходящая карточка имеет

закладки «Регистрационные данные», «Дополнительно».

Рисунок 1: Сообщение системы

Закладка «Регистрационные данные»Поля для ввода и редактирования реквизитов регистрационной карточки:

Рег. № - регистрационный номер документа, формируется автоматически

(зависит от группы документов). Регистрационный номер редактируется с

закладки «Дополнительно». В каждой группе документов идет сквозная

нумерация регистрационных карточек.

от – дата регистрации документа. Заполняется выбором значения из

календаря или вводом с клавиатуры, редактируется с закладки

«Дополнительно».

Содержание – краткое содержание документа. Вводится с клавиатуры.

Листов - заполняется с клавиатуры.

Рисунок 1: Исходящая карточка

Подписал – фамилия лица, подписавшего документ. Поле для ввода

нескольких справочных значений. Кликом правой кнопки мыши в этом

поле вызывать контекстное меню и выбрать команду Добавить.

Открывается окно «Выбор сотрудника, подписавшего документ»

(Рисунок 57).

Визы – список лиц, завизировавших документ. Поле для ввода

нескольких справочных значений. Кликом правой кнопки мыши в этом

поле вызвать контекстное меню и выбрать команду Добавить.

Открывается окно «Выбор сотрудника, визирующего документ» для ввода

нескольких справочных значений (Рисунок 58).

Рисунок 1: Выбор сотрудника, подписавшего документ

Рисунок 1: Выбор сотрудника, визирующего документ

Исполнитель – ФИО исполнителя, подготовившего документ, значение

берётся из справочника.

Дополнительные поля - после заполнение поля Исполнитель

автоматически заполняются дополнительные поля: телефон исполнителя,

индекс и название подразделения, в котором работает исполнитель.

Тема - заполняется одним справочным значением.

Адресат – кликом правой кнопки мыши в этом поле вызывается

контекстное меню и выбирается команда Добавить. Появляется окно

«Адресат (Внешние организации)» для ввода информации об адресате

(Рисунок 59).

В поле Организация вводится наименование организации – адресата (справочное значение). По мере набора текста высвечивается подсказка – выпадающее окно справочника «Внешние организации», в котором выделяется первое

Рисунок 1: Адресат (Внешние организации)

подходящее значение.Если в выпадающем списке (в справочнике «Внешние организации») найдена

искомая организация (выделена синим цветом), то необходимо двойным кликом мыши (или нажатием на клавишу Enter) занести её в поле Организация.

Если искомая организация не найдена, ввести наименование организации в поле Организация и нажать кнопку клавиатуры Enter.

В поле Кому с клавиатуры вводится ФИО лица, которому направляется документ.

Если адресатов несколько, то для каждого нужно проделать вышеописанные действия.

Вид отправки – заполняется одним справочным значением. При выборе

значений «Взаимодействие», «МЭДО», «МЭДО/Взаимодействие»

выполняется автоматическая отправка документа по указанным в

карточке организации - адресата соответствующим электронным адресам.

Для отправки в данном случае необходимо нажать кнопку в конце поля.

Гриф – гриф доступа, заполняется одним справочным значением.

Вид документа - заполняется одним справочным значением.

Вид норм. документа – заполняется одним справочным значением.

Состояние - заполняется одним справочным значением.

Списан в дело - номер дела согласно утвержденной номенклатуре дел,

номер тома, в которое списывается документ. Значение поля формируется

автоматически в процессе списания документа. Поле не редактируемое и

множественное (т.е. документ можно списать в несколько дел). Для

просмотра всего списка дел нажать кнопку в конце поля. Описание

процедуры списания документа в дело приведено в разделе «Списание

дело».

Связки – в поле отображается информация о документах, связанных с

данным документом. Подробнее процесс связывания документов

описывается в разделе «Связки».

Прикреплённые файлы - электронные образы документов,

прикрепленных к регистрационной карточке. Объем прикрепляемого

файла не должен превышать одну треть от объема оперативной памяти

компьютера пользователя. Подробнее см. в разделе «Файлы.

Прикрепление файла документа».

Комментарий – дополнительная информация о документе, заполняется

вводом с клавиатуры.

Обмен - отражает обмен информацией между базами данных физически

разделенных серверов сегментов. Поле заполняется автоматически, если

регистрационная карточка сформирована на основе регистрационной

карточки, отправленной с другого сервера СЭДКП при наличии

определенных условий.

Группа полей, отражающих первичный контроль исполнения документа.

◦ Тип документа — определяет необходимость исполнения документа.

По умолчанию значение «Не требует исполнения».

◦ Срок - предполагаемый срок исполнения документа, заполняется

автоматически, поле не редактируется. По умолчанию поле не

активно.

◦ Статус — определяет этап исполнения документа, поле не

редактируется. По умолчанию поле не активно.

◦ Исполнение: дата, номер - заполняются автоматически по типу

связки из поля Связки. По умолчанию поле не активно.

◦ Дополнительное поле — определяет количество дней до окончания

срока исполнения, заполняется автоматически, поле не

редактируется.

Пример заполненной регистрационной карточки исходящего документа

приведен на рисунке (Рисунок 60).

Регистрационную карточку можно распечатать, нажав на кнопку Печать.

При этом по заданному шаблону будет сформирован файл RTF, который будет

открыт в программе, настроенной в операционной системе пользователя для

просмотра/редактирования файлов с расширением «.rtf». Далее

регистрационная карточка распечатывается стандартными средствами данной

программы (Рисунок 61).

Рисунок 1: Пример заполненной регистрационной карточки исходящего документа

Закладка «Дополнительно»Закладка «Дополнительно» регистрационной карточки исходящего

документа имеет вид (Рисунок 62).

Поле Дополнительная информация по связкам данного документа с

другими заполняется через дополнительное окно «Связь с внешним

документом», аналогично со входящим документом.

Рисунок 1: Регистрационная карточка в формате RTF, для вывода на печать

Рисунок 1: Закладка "Дополнительно" исходящего документа

Поле Метаданные автоматически заполняется системной информацией о

данном документе, пришедшем по МЭДО или СЭВ, с указанием уникального

идентификатора документа.

В поле Уведомления подсистемы МЭДО\СЭВ показываются уведомления

о действиях с документом, полученные из Межведомственной системы

электронного документооборота или Системы электронного взаимодействия,

связанные с данным документом. При этом указывается дата и время действия,

тип действия, текстовая информация. Типы уведомлений:

Отправлен.

Отказ в регистрации.

Документ подготовлен.

Документ отправлен.

Ошибка доставки по адресу.

Кнопка Подробнее об отправке позволяет подробнее просмотреть

информацию о процессе обмена с внешними организациями, которая отражена

в поле Уведомления подсистемы МЭДО\СЭВ.

В поле Штрих-код показывается штрих код, присвоенный данному

документу (см. раздел «Подготовка документа к сканированию»). Штрих код

может быть изменен (например, если на бумажный документ уже был нанесен

штрих код ранее).

Группа полей Коррекция регистрационного номера используется в

случае необходимости изменить число из регистрационного номера, дату

регистрации или группу регистрируемого документа. Для это необходимо

установить нужные значения полей и нажать кнопку Изменить. В случае, если

в системе уже зарегистрирован документ с данным номером в данной группе,

система выдаст соответствующее сообщение и не сохранит изменения.

Методика выборочной отправки документа по адресам из списка рассылки

Для массовой рассылки документа по заранее определенному списку

используются так называемые списки рассылки. Список рассылки состоит из

организаций, отобранных по заданным условиям: массовая рассылка по ВУЗам,

образовательные учреждения, подведомственные организации, рассылка по

руководителям образовательных учреждений и т.д. Подобный список может

состоять из десятков организаций. В случае, если требуется исключить из

полного списка какую-либо организацию или наоборот, из полного списка

данной рассылки выбрать только несколько организаций, необходимо

выполнить следующие действия.

Внести в поле «Адресат» закладки «Регистрационные данные нужную

рассылку. Перейти на закладку «Дополнительно». В группе полей

«Уведомления подсистемы МЭДО\СЭВ» нажать кнопку Подробнее об

отправке. При этом в дополнительном окне «Отправка документа» откроется

список организаций из выбранного списка рассылки (Рисунок 63). В

зависимости от того, требуется исключить некоторое количество элементов или

наоборот, выбрать некоторое количество элементов из общего списка,

выполнить следующие действия.

В первом случае установить чек-бокс одной из организаций, нажать

комбинацию кнопок на клавиатуре Ctrl+А, при этом установятся чек-боксы всех

организаций. Последовательно просматривая список организаций (они

размещены в алфавитном порядке), снять чек-боксы организаций, не

участвующих в рассылке.

Во втором случае выполнить обратные действия: просматривая список ,

установить чек-бокс у нужных организаций.

Далее нажать кнопку Отправить дополнительного окна «Отправка

документа». Выполнится отправка в выбранные организации.

Далее по записям в поле «Уведомления подсистемы МЭДО\СЭВ» можно

проследить дальнейшее движение документа после отправки.

Регистрация документов. Внутренний документВнутренняя карточка предназначена для регистрации документов,

циркулирующих между структурными подразделения (Рисунок 64). Внутренняя

карточка имеет три закладки:

Закладка «Регистрационные данные».

Закладка «Исполнение».

Закладка «Дополнительно».

Рисунок 1: Список организаций из рассылки "Руководителям подведомственных организаций (общая рассылка)"

Закладка «Регистрационные данные»На закладке расположены поля, которые заполняются в момент

регистрации внутреннего документа.

Поля для ввода и редактирования реквизитов регистрационной карточки:

№ - уникальный регистрационный номер документа, формируется

автоматически (зависит от группы документов). В каждой группе

документов идет сквозная нумерация регистрационных карточек.

от – дата регистрации. По умолчанию ставится текущая дата. Доступна

для редактирования. Заполняется с помощью календаря или клавиатуры.

Содержание – краткое содержание документа. Вводится с клавиатуры.

Листов - заполняется с клавиатуры.

Срочно - заполняется одним справочным значением.

Подписал – фамилия лица, подписавшего документ. Поле для ввода

Рисунок 1: Регистрационная карточка внутреннего документа

нескольких справочных значений. Кликом правой кнопки мыши в этом

поле вызывается контекстное меню и выбирается команда Добавить.

Открывается окно «Выбор сотрудника, подписавшего документ»

(Рисунок 65).

Рисунок 1: Выбор сотрудника, подписавшего документ

Визы – список лиц, завизировавших документ. Поле для ввода

нескольких справочных значений. Кликом правой кнопки мыши в этом

поле вызвать контекстное меню и выбрать команду Добавить.

Открывается окно «Выбор сотрудника, визирующего документ» для ввода

нескольких справочных значений (Рисунок 66).

Исполнитель – ФИО исполнителя, подготовившего документ, значение

берётся из справочника.

Дополнительные поля - после заполнение поля Исполнитель

автоматически заполняются дополнительные поля: телефон исполнителя,

индекс и название подразделения, в котором работает исполнитель.

Тема - заполняется одним справочным значением. На закладке

«Дополнительно» можно внести еще несколько дополнительных тем, к

которым можно отнести данный документ.

Вид документа - заполняется одним справочным значением.

Гриф доступа– гриф доступа, заполняется одним справочным значением.

Адресат (внутри организации) – Кликом правой кнопки мыши в этом

поле вызывается контекстное меню и выбирается команда Добавить.

Появляется окно «Выбор адресата внутри организации» для ввода

информации о рассылке документа по структурным подразделениям

(Рисунок 67).

Рисунок 1: Выбор сотрудника, визирующего документ

Рисунок 1: Выбор адресата внутри организации

Адресат (внешние организации) – Кликом правой кнопки мыши в этом

поле вызывается контекстное меню и выбирается команда Добавить.

Появляется окно «Адресат (Внешние организации)» для ввода

информации об адресате (Рисунок 68).

Рисунок 1: Адресат (Внешние организации)

В поле Организация вводится наименование организации – адресата (справочное значение). По мере набора текста высвечивается подсказка – выпадающее окно справочника «Внешние организации», в котором выделяется первое подходящее значение.

Если в выпадающем списке справочника «Внешние организации» найдена искомая организация (выделена синим цветом), то необходимо двойным кликом мыши (или нажатием на клавишу Enter) занести её в поле Организация.

Если искомая организация не найдена, ввести наименование организации в поле Организация и нажать кнопку клавиатуры Enter.

В поле Кому с клавиатуры вводится ФИО лица, которому направляется документ.Если адресатов несколько, то для каждого нужно проделать вышеописанные

действия.

Состояние - заполняется одним справочным значением.

На сайт – содержит информацию о размещение документа на внутреннем

или внешних сайтах, заполняется из справочника, множественное

значение.

Списан в дело - номер дела, согласно утвержденной номенклатуре дел, в

которое списывается документ. Значение поля формируется

автоматически после списания документа. Поле не редактируемое и

множественное (т.е., документ можно списать в несколько дел). Описание

процедуры списания документа в дело приведено в разделе «Списание в

дело».

Связки – в поле отображается информация о документах, связанных с

данным документом. Подробнее процесс связывания документов

описывается в разделе «Связки».

Прикреплённые файлы - дает возможность прикреплять к

регистрационной карточке электронные образы документов (файлы).

Объем прикрепляемого файла не должен превышать одну треть от объема

оперативной памяти компьютера пользователя. Подробнее см. в разделе

«Файлы. Прикрепление файла».

Комментарий – дополнительная информация о документе, заполняется

вводом с клавиатуры.

Обмен - отражает обмен информацией между базами данных физически

разделенных серверов сегментов СЭДКП. Поле заполняется

автоматически, если регистрационная карточка сформирована на основе

регистрационной карточки, отправленной с другого сервера СЭДКП при

наличии определенных условий.

Закладка «Исполнение»На этой закладке отображается информация об исполнении внутреннего

документа и журнал передачи документа (Рисунок 69).

Заполнение поля «Резолюции» приведено в разделе «Внесение

резолюций».

Заполнение поля «Задание» приведено в разделе «Постановка документа

на контроль».

Кнопка «Новая» позволяет создать новую резолюцию пользователя с

упрощенным интерфейсом (см. раздел «Упрощенный интерфейс»).

Кнопка «Ознакомлен» позволяет создать новую утвержденную резолюцию

текущего пользователя с содержанием «Ознакомлен».

Заполнение поля «Журнал передачи документа» описано в разделе

«Журнал передачи документа».

Рисунок 1: Регистрационная карточка внутреннего документа. Закладка "Исполнение"

Закладка «Дополнительно»Закладка «Дополнительно» регистрационной карточки внутреннего

документа имеет вид (Рисунок 70).

Поле Дополнительная информация по связкам данного документа с

другими аналогично карточке входящего документа, заполняется через

дополнительное окно «Связь с внешним документом» с помощью контекстного

меню, которое открывается правой кнопкой мыши.

Поле Список тем заполняется через заполняется через дополнительное

окно «Выберите значение» с помощью контекстного меню, которое

открывается правой кнопкой мыши. Представлен список дополнительных тем, к

которым можно отнести данный документ.

Поле Метаданные автоматически заполняется системной информацией о

данном документе, пришедшем по МЭДО, с указанием уникального

Рисунок 1: Регистрационная карточка внутреннего документа. Закладка "Дополнительно"

идентификатора документа.

В поле Личные заметки показываются заметки, которые создает

пользователь в процессе работы над документом. Поле аналогично карточке

входящего документа.

В поле Штрих-код показывается штрих код, присвоенный данному

документу (см. раздел «Подготовка документа к сканированию»). Штрих код

может быть изменен (например, если на бумажный документ уже был нанесен

штрих код ранее).

Группа полей Коррекция регистрационного номера используется в

случае необходимости изменить число из регистрационного номера, дату

регистрации или группу регистрируемого документа. Для это необходимо

установить нужные значения полей и нажать кнопку Изменить. В случае, если

в системе уже зарегистрирован документ с данным номером в данной группе,

система выдаст соответствующее сообщение и не сохранит изменения.

Пример заполненной регистрационной карточки внутреннего документа

приведен на рисунке (Рисунок 71).

Рисунок 1: Пример заполненной регистрационной карточки внутреннего документа

Регистрационную карточку можно распечатать на любом этапе заполнения,

нажав на кнопку Печать. При этом по заданному шаблону будет сформирован

файл RTF, который будет открыт в программе, настроенной в операционной

системе пользователя для просмотра/редактирования файлов с расширением

«.rtf». Далее регистрационная карточка распечатывается стандартными

средствами данной программы (Рисунок 72).

Регистрация документов. Обращения гражданРегистрационная карточка Обращения граждан предназначена для

регистрации, учета и контроля хода исполнения обращений граждан. Она

позволяет ввести значения реквизитов обращения и обеспечить возможность ее

дальнейшей обработки при формировании справок и отчетов. К

регистрационной карточке обращения граждан может быть прикреплен файл

отсканированного письма гражданина, содержащий его персональные данные,

Рисунок 1: Печатная форма регистрационной карточки внутреннего документа

а именно, его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес,

семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия,

доходы, другая информация (см. ФЗ-152, ст.3). Ограничение доступа к этой

информации в системе обеспечивается специальным функционалом. Права на

просмотр файлов регистрационной карточки обращения граждан имеют

работники подразделения, выполняющие обработку этого потока

документов (Отдел контроля и регистрации обращений граждан и

организаций), ответственный и исполнитель резолюции по выполнению

обращения, работники министерства, определенные специальным списком.

Регистрационная карточка имеет четыре закладки:

Регистрационные данные;

Исполнение;

Рисунок 1: Регистрационная карточка обращения гражданина. Закладка "Регистрационные данные"

Дополнительно;

для УРОГ.

Закладка «Регистрационные данные»На закладке расположены поля, которые заполняются в процессе

регистрации обращения гражданина.

Поля для ввода и редактирования реквизитов регистрационной карточки:

№ - уникальный регистрационный номер документа, формируется

автоматически (зависит от группы документов). В каждой группе

документов идет сквозная нумерация регистрационных карточек. Число

из номера доступно для редактирования с закладки «Дополнительно».

от –дата регистрации. По умолчанию ставится текущая дата. Доступна

для редактирования с закладки «Дополнительно».

Исполнить – плановая дата исполнения обращения, заполняется

автоматически (по умолчанию ставится значение, равное «текущая дата

+30 дней»).

Кому – в чей адрес поступил документ - наименование подразделения

или фамилия сотрудника организации. Заполняется справочным

значением.

Вид доставки - заполняется одним справочным значением.

Вид обращения - заполняется одним справочным значением.

Сопроводительный документ - группа полей предназначена для

внесения информации о сопроводительных документах, пришедших

вместе с обращением. Поля данной группы становятся активными после

нажатия кнопки Добавить. Организация - наименование внешней организации – корреспондента

сопроводительного документа. Заполняется одним справочным значением. Получить полную справочную информацию об организации можно, нажав кнопку F4.

№ – номер сопроводительного документа. Заполняется вводом с клавиатуры. Дата – дата сопроводительного документа. Заполняется с помощью

календаря или клавиатуры. Подписал – ФИО должностного лица, подписавшего сопроводительный

документ. Заполняется вводом с клавиатуры. Поручение - содержание сопроводительного документа. Заполняется вводом с

клавиатуры.Сопроводительных документов может быть несколько. Для добавления, удаления и

просмотра сопроводительных документов используются кнопки ДОБАВИТЬ, УДАЛИТЬ, ПРЕДЫДУЩИЙ, СЛЕДУЮЩИЙ.

Корреспондент – фамилия физического лица, написавшего письмо.

Заполняется вводом с клавиатуры.

Чек-бокс Переписка прекращена.

Заявитель – заполняется одним справочным значением.

Категория – заполняется одним справочным значением.

Индекс — почтовый индекс адреса автора обращения. Заполняется

вводом с клавиатуры.

Адрес – адрес автора обращения. Заполняется вводом с клавиатуры.

После завершения работы с обращением (заполнение полей Исх.номер и

Дата группы полей Окончательное решение закладки Исполнение)

содержание поля автоматически кэшируется системой. По кнопке «н» в

конце поле автоматически вносится значение «не указан».

Электронная почта – электронная почта автора обращения. Заполняется

вводом с клавиатуры. По кнопке «н» в конце поле автоматически

вносится значение «не указан».

Телефон — телефон автора заявления. Заполняется вводом с клавиатуры.

Содержание обращения – краткое содержание обращения. Заполняется

вводом с клавиатуры.

По кнопке в отдельном окне отражается значение поля.

Тема – заполняется справочным значением согласно тематике, затронутой

в обращении. Заполняется одним справочным значением.

Листов – количество листов в документе, заполняется вводом с

клавиатуры.

Повторные письма – в поле отображаются ссылки на регистрационные

карточки предыдущих обращений данного автора.

Поле Повторные письма (Рисунок 74) служит для поиска и просмотра имеющихся в базе обращений того же автора. Для этого нажать одну из кнопок по адресу, по индексу, по ФИО, по фамилии При этом в поле под кнопкой появится список регистрационных карточек, у которых значения полей Корреспондент и Адрес совпадают с данным обращением.

Методом drag-and-drop перенести нужные карточки в левое поле. Двойной клик мыши по регистрационному номеру обращения открывает регистрационную карточку повторного обращения на просмотр и редактирование.

Связки – в поле отображается информация о документах, связанных с

данным документом. Подробнее процесс связывания документов

описывается в разделе «Связки».

Прикреплённые файлы - дает возможность прикреплять к

регистрационной карточке электронные образы документов (файлы).

Объем прикрепляемого файла не должен превышать одну треть от объема

оперативной памяти компьютера пользователя. Подробнее см. в разделе

«Файлы. Прикрепление файла документа». Доступ к файлам ограничен.

Комментарий – дополнительная информация о документе, заполняется

вводом с клавиатуры.

Обмен - отражает обмен информацией между базами данных физически

разделенных серверов сегментов. Поле заполняется автоматически, если

регистрационная карточка сформирована на основе регистрационной

карточки, отправленной с другого сервера СЭДКП при наличии

определенных условий.

Поле Резолюции заполняется через контекстное меню, которое

открывается правой кнопкой мыши.

Рисунок 1: Поле поиска повторных писем

Кликом правой кнопки мыши в поле Резолюции открыть контекстное

меню, где выбрать команду Добавить. При этом откроется карточка

«Резолюция» (Рисунок 75) .

Процедура добавления резолюции описана в разделе «Внесение

резолюции».

Закладка «Исполнение»На этой закладке отображается информация об исполнении документа

(Рисунок 76).

Рисунок 1: Карточка резолюции

Поля закладки.

Дополнительное поле 1. Информация о ходе исполнения обращения.

Автоматически прописывается, сколько дней осталось до срока

исполнения или количество просроченных дней. Поле не редактируется.

Ответственный исполнитель – ФИО ответственного исполнителя.

Заполняется справочным значением.

Дополнительное поле 2. После заполнение поля Ответственный

исполнитель автоматически заполняется информацией об ответственном

исполнителе: подразделение, телефон. Поле не редактируется.

Исполнитель – ФИО непосредственного исполнителя обращения.

Заполняется справочным значением.

Дополнительное поле 3 - После заполнение поля Исполнитель

автоматически вносится телефон исполнителя. Поле не редактируется.

Рисунок 1: Регистрационная карточка обращения гражданина. Закладка "Исполнение"

Состояние исполнения – информация о текущем состоянии работы с

обращением гражданина. Заполняется с помощью клавиатуры.

Ход исполнения информация о ходе исполнения документа. Вносится с

помощью дополнительного окна «Ход исполнения» (Рисунок 77). Поля карточки: Дата записи – дата внесения информации. По умолчанию – текущая

дата. Примечание – информация о ходе исполнения контрольного задания.

Окончательное решение — группа полей:

Исх.№ – номер исходящего документа, являющегося ответом на

обращение гражданина, формируется автоматически после внесения даты

исполнения, в случае, если правильно внесена информация об

исполнении обращения гражданина.

Дата — исполнения документа.

Подписал — фамилия работника, подписавшего ответ, справочное

значение.

Вид исполнения – заполняется справочным значением.

Информация по исполнению – заполняется справочным значением.

Списан в дело – номер дела, согласно утвержденной номенклатуре дел, в

которое списывается документ. Значение поля формируется

автоматически по мере списания документа. Поле не редактируемое и

множественное (т.е. документ можно списать в несколько дел).

Просмотреть весь список дел можно, используя кнопку в конце поля.

Рисунок 1: Ход исполнения

Описание процедуры списания документа в дело приведено в разделе

«Списание в дело».

Меры к должностным лицам - заполняется справочным значением.

Адресат - поле заполняется с помощью дополнительной карточки

(Рисунок 78).

Работа с полем Журнал передачи документа описана в разделе «Журнал

передачи документа».

Закладка «Дополнительно»Закладка «Дополнительно» регистрационной карточки обращения

гражданина имеет вид (Рисунок 79).

Рисунок 1: Выбор организации

Поле Дополнительная информация по связкам данного документа с

другими заполняется через дополнительное окно «Связь с внешним

документом» (Рисунок 80) с помощью контекстного меню, которое открывается

правой кнопкой мыши. Команды контекстного меню:

Добавить. По этой команде открывается новое окно для внесения

информации.

Просмотреть. Команда открывает выделенную запись на просмотр.

Удалить. Команда удаляет выделенную запись из карточки.

Редактировать. Команда открывает выделенную запись на

редактирование.

Рисунок 1: Регистрационная карточка обращения гражданина. Закладка "Дополнительно"

Рисунок 1: Связь с внешним документом

Номер – номер внешнего документа. Заполняется вводом с клавиатуры.

Дата – дата внешнего документа. Заполняется с помощью календаря или

клавиатуры.

Содержание — содержание документа. Заполняется вводом с

клавиатуры.

Тип документа — тип документа. Заполняется одним справочным

значением.

Организация – организация-корреспондент документа. Заполняется

одним справочным значением.

Подписал – ФИО лица, подписавшего внешний документ. Заполняется

вводом с клавиатуры.

Статус – тип связки внешнего документа с зарегистрированным.

Заполняется одним справочным значением.

Примечание – дополнительная информация о внешнем документе.

Вводится с клавиатуры.

Поле Метаданные автоматически заполняется системной информацией о

данном документе, пришедшем по МЭДО, с указанием уникального

идентификатора документа.

В поле Уведомления подсистемы МЭДО показываются уведомления о

действиях с документом, полученные по Межведомственной системы

Электронного Документооборота, связанные с данным документом. При этом

указывается дата и время действия, тип действия («Зарегистрирован»,

«Отказано в регистрации», «Назначен исполнитель», «Доклад подготовлен,

«Доклад направлен»,| «Исполнение»), текстовая информация.

В поле Штрих-код показывается штрих код, присвоенный данному

документу (см. раздел «Подготовка документа к сканированию»). Штрих код

может быть изменен (например, если на бумажный документ уже был нанесен

штрих код ранее).

Группа полей Коррекция регистрационного номера используется в

случае необходимости изменить число из регистрационного номера, дату

регистрации или группу регистрируемого документа. Для это необходимо

установить нужные значения полей и нажать кнопку Изменить. В случае, если

в системе уже зарегистрирован документ с данным номером в данной группе,

система выдаст сообщение (Рисунок 81) и не сохранит изменения.

Закладка «для УРОГ»

Закладка «для УРОГ» (УРОГ - Управление Президента Российской

Федерации по работе с обращениями граждан и организаций) содержит

дополнительную информацию, относящуюся к процессу регистрации и

исполнения обращения гражданина (Рисунок 82).

Рисунок 1: Сообщение системы

Поля закладки.

Гражданство. Заполняется одним справочным значением.

Тип обращения. Заполняется одним справочным значением.

Предмет ведения. Заполняется одним справочным значением.

Действие. Заполняется одним справочным значением.

Тип заявления. Заполняется одним справочным значением.

Тип жалобы. Заполняется одним справочным значением.

Тип предложения. Заполняется одним справочным значением.

Тип не обращения. Заполняется одним справочным значением.

Количество вопросов. Заполняется с клавиатуры.

Список тем. Заполняется одним или несколькими справочными

значениями. Для этого необходимо правой кнопкой мыши вызвать контекстное

меню и выбрать команду Добавить. При этом откроется дополнительное окно

Рисунок 1: Регистрационная карточка обращения гражданина. Закладка "для УРОГ"

со списком тем.

Выбрать нужную тему и нажать:

кнопку ОК. При этом выбранное значение перенесется в поле Список

тем и дополнительное окно закроется;

кнопку Передать. При этом выбранное значение перенесется в поле

Список тем, дополнительное окно не закроется, процесс набора списка

тем может быть продолжен.

Значение, внесенное в поле «Тема» закладки «Регистрационные данные»,

также переносится в поле список тем после сохранения регистрационной

карточки.

Регистрация документов. Аттестационное делоРегистрационная карточка «Аттестационное дело» предназначена для

регистрации аттестационных дел (Рисунок 84). Она позволяет ввести значения

реквизитов документа и обеспечить возможность ее дальнейшей обработки при

формировании справок и отчетов.

Рисунок 1: Список тем карточки обращения граждан

Карточка имеет три закладки.

Регистрационные данные.

Исполнение.

Дополнительно.

Закладка «Регистрационные данные»Закладка «Регистрационные данные» (Рисунок 86) имеет следующие поля.

Регистрационный номер, формируется автоматически, можно редактировать с

закладки «Дополнительно».

Дата регистрации, по умолчанию текущая дата, можно редактировать с

закладки «Дополнительно».

Повторное, поле типа «дата».

Рисунок 1: Регистрационная карточка аттестационного дела

Кому, справочное значение.

Вид доставки, справочное значение.

Вид обращения, справочное значение.

Корреспондент, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Год рождения, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Гражданство, справочное значение.

Шифр диссертационного совета, текстовое поле заполняется с

клавиатуры.

Дата решения, поле типа «дата».

Номер решения, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Идентификация ЕГИСМ, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Организация, на базе которой создан диссертационный (ученый

совет), справочное значение.

Соискатель ученой степени (ученого звания), справочное значение.

Шифр специальности, справочное значение.

Наименование кафедры, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Поле Присуждена (присвоена) ученая степень (ученое звание)

заполняется через дополнительную карточку (Рисунок 85) с полями:

Ученая степень (звание), справочное значение. Отрасль науки, справочное значение. Специальность, справочное значение. Кафедра, текстовое поле заполняется с клавиатуры. № диплома (аттестата), текстовое поле заполняется с клавиатуры. Дата выдачи, поле типа «дата». Решение ДС, справочное значение.

Поле Повторные обращения позволяет найти все аттестационные дела с

одинаковым ФИО и годом рождения. Для этого необходимо нажать кнопку «по

ФИО», из предложенного системой списка выбрать нужные значения и

перенести их в поле Повторные обращения методом drag-and-drop.

Прикрепленный файл, в поле помещаются электронные образы

документов (файлы).

Связка с документом, в поле отображается информация о документах,

связанных с данным документом.

Комментарий, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Прикрепленный файл. Электронный образ документа. Описание поля

дано в разделе «Файл. Прикрепление файла».

Обмен данными, отражает обмен информацией между базами данных

физически разделенных серверов сегментов СЭДКП. Поле заполняется

автоматически.

Рисунок 1: Дополнительная карточка "Присуждена (присвоена) ученая степень (ученое звание)"

Время. Событие при при обмене с ЕГИСМ. Заполняется автоматически

при обмене с Единой государственной информационной системой мониторинга

процессов аттестации научных и научно- педагогических кадров высшей

квалификации (ЕГИСМ).

Закладка «Исполнение»Закладка «Исполнение» (Рисунок 86) имеет следующие поля.

Резолюции, Содержание резолюции, поля описаны в разделе «Внесение

резолюции».

Исполнитель (эксперт), справочное значение.

Дополнительные поля, заполняются автоматически при заполнении поля

Рисунок 1: Регистрационная карточки аттестационного дела. Закладка "Исполнение"

Исполнитель (эксперт).

Состояние исполнения, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Решение ВАК заполняется с помощью дополнительной карточки

(Рисунок 87), имеющей следующие поля.

Решение ВАК, справочное значение. № решения, текстовое поле заполняется с клавиатуры. от, поле типа «дата» Причина, текстовое поле заполняется с клавиатуры. Направлен, справочное значение. Примечание, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Списан в дело, заполняется автоматически после выполнения процедуры

списания в дело.

Журнал передачи документа, поля описаны в Руководстве пользователя

СЭДКП, в разделе «Журнал передачи документа».

Закладка «Дополнительно» содержит информацию о документах, не

зарегистрированных в СЭДКП, через дополнительную карточку «Связь с

внешним документом». Описание приведено в разделе «Регистрация

документов. Входящий документ».

Регистрация документов. ХодатайствоРегистрационная карточка «Ходатайство» предназначена для регистрации

ходатайств (Рисунок 88).

Рисунок 1: Дополнительная карточка "Решение ВАК"

Регистрационная карточка «Ходатайство» имеет три закладки

Регистрационные данные.

Исполнение.

Дополнительно.

Закладка «Регистрационные данные»Закладка «Регистрационные данные» (Рисунок 88) карточки

«Ходатайство» имеет следующие поля.

Регистрационный номер, формируется автоматически, можно

редактировать с закладки «Дополнительно».

от, по умолчанию текущая дата, можно редактировать с закладки

«Дополнительно».

Кому, справочное значение.

Рисунок 1: Регистрационная карточка "Ходатайство"

Поле Шифр специальности заполняется через дополнительную карточку

(Рисунок 89), которая имеет поля:

Отрасль  науки, группа специальностей, специальность, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Шифр, текстовое поле заполняется с клавиатуры. Отрасли науки, множественное поле, заполняется через контекстное меню. Группа специальностей, специальность, текстовое поле заполняется с

клавиатуры.Организация, на базе которой создан (создается) ДС, справочное

значение.

Исходящий №, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

от, поле типа «дата».

Подписал, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Гриф доступа, справочное значение.

Шифр ДС, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Списан в дело, заполняется автоматически после выполнения процедуры

списания в дело.

Связка с документом, в поле отображается информация о документах,

связанных с данным документом.

Прикрепленный файл, в поле помещаются электронные образы

документов (файлы).

Комментарий, текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Обмен данными с ЕГИСМ, заполняется автоматически при обмене с

Рисунок 1: Дополнительная карточка "Шифр специальности"

Единой государственной информационной системой мониторинга процессов

аттестации научных и научно- педагогических кадров высшей квалификации

(ЕГИСМ).

Закладка «Исполнение»Закладка «Исполнение» имеет следующие поля (Рисунок 90).

Резолюции, Содержание резолюции, поля описаны в Руководстве

пользователя СЭДКП, раздел «Внесение резолюции».

Направление на экспертизу, заполняется через дополнительную

карточку (Рисунок 91).

Рисунок 1: Закладка "Исполнение" регистрационной карточки "Ходатайство"

Экспертный совет, справочное значение. Дата выдачи, поле типа «дата». Дата возврат, поле типа «дата». Комментарии,  текстовое поле заполняется с клавиатуры.

Журнал передачи документа, поля описаны в Руководстве пользователя

СЭДКП, раздел «Журнал передачи документа».

Закладка «Дополнительно» содержит информацию о документах, не

зарегистрированных в СЭДКП, через дополнительную карточку «Связь с

внешним документом». Описание приведено в разделе «Регистрация

документов. Входящий документ».

Рисунок 1: Дополнительная карточка "Направление на экспертизу"

Внесение резолюции

Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса,

отраженного в документе.

В системе СЭДКП резолюция формируется, как информационный объект

системы, и представляет собой карточку, связанную с регистрационной

карточкой документа. Далее, говоря о добавлении резолюции по исполнению

документа, подразумевается создание объекта «Резолюция»,

взаимодействующего с объектами системы «Входящий документ»,

«Внутренний документ», «Обращение гражданина», а также специальными

объектами «Аттестационное дело», «Ходатайство».

После формирования резолюции по исполнению  документа он  попадает в

Рабочий кабинет пользователя или группы пользователей, который (которые)

определен(-ы) исполнителем документа. Под термином «формирование

резолюции» понимают заполнение значимых полей карточки резолюции и

утверждение ее.

Резолюция формируется самим пользователем, или для пользователя

(руководителя) может быть подготовлен проект резолюции, который он должен

утвердить или отправить на доработку.

Поле Резолюции расположено на закладке «Исполнение» карточки

входящего, внутреннего документов, «Аттестационное дело», «Ходатайство» и

на закладке «Регистрационные данные» карточки обращения гражданина.

Поле Резолюции имеет контекстное меню, которое вызывается правой

кнопкой мыши. Команды контекстного меню:

•    Добавить. По команде добавляется новая резолюция.

•    Просмотреть.  Команда открывает выделенную резолюцию на просмотр.

•    Удалить. Команда удаляет выделенную резолюцию из карточки.

•    Редактировать. Команда открывает выделенную резолюцию на

редактирование.

•    Кто использует? По команде выполняется поиск информационных объектов

системы, связанных с данной резолюцией.

•    Помощь. По команде открывается раздел Инструкции пользователя о

порядке внесения резолюции.

Ввод новой резолюции документа производится в следующем порядке.

Установить курсор в поле Резолюции. Кликом правой кнопки мыши в поле

Резолюции открыть контекстное меню, выбрать команду Добавить. При этом

откроется карточка «Резолюция» (Рисунок 92). Карточку Резолюция можно

открыть двойным щелчком левой кнопки мыши на свободном месте поля

Резолюции.

Кнопки панели инструментов карточки резолюции.

Сохранить. Карточка резолюции сохраняется и закрывается.

Закрыть. Карточка резолюции закрывается. Если при этом с карточкой

Рисунок 1: Карточка резолюции

были выполнены какие-либо действия, система переспросит о необходимости

сохранить их.

Протокол. Открывается протокол выполненных действий с карточкой.

Печать. Информация из карточки резолюции распечатывается в формате

rtf в форме, принятой в организации.

Утвердить. Проект резолюции утверждается после внесения всей

информации в карточку резолюции. Действие кнопки аналогично выбору

соответствующего значения поля Статус.

Проект. Создается новая карточка проекта документа (см. раздел «Проект

документа»), ярлык которого после его сохранения заносится в поле Проект

документа.

Аннулировать. Резолюция аннулируется. При этом ярлык резолюции

меняется на перечеркнутый. Действие кнопки аналогично выбору

соответствующего значения поля Статус.

Блокировка. В настоящий момент кнопка не используется.

Помощь. Открывается соответствующий раздел Руководства пользователя.

Поля карточки:

Автор - заполняется одним справочным значением. По умолчанию

заполняется фамилией пользователя (настраивается администратором).

Подготовил - заполняется с клавиатуры. В это поле вносятся инициалы

(фамилия) сотрудника, подготовившего проект резолюции.

Подготовил (выпадающий список, в правом нижнем углу формы) - в поле

вносится ФИО сотрудника, подготовившего проект резолюции. Заполняется из

справочника сотрудников.

Дата резолюции – заполняется с помощью календаря или с клавиатуры.

По умолчанию текущая дата.

Статус — статус резолюции. Заполняется одним справочным значением.

Возможные значения:

Аннулирована - выделенная резолюция помечается как удалённая

(спец. символом «~»), но из карточки не удаляется (логически

удалённая). Значение устанавливается вручную выбором из списка

или кнопкой «Аннулировать» панели инструментов карточки

«Резолюция».

Доработка - выделенная резолюция отправлена на доработку.

Значение устанавливается вручную.

Проект — проект резолюции. Значение устанавливается по

умолчанию при создании карточки резолюции.

Утверждена - выделенная резолюция утверждена. Значение

устанавливается автоматически при нажатии кнопки Утвердить

панели инструментов карточки «Резолюция» или вручную.

Срочно. Определяет срочность резолюции. Справочное значение из

списка:

◦ Весьма срочно.

◦ Оперативно.

◦ Срочно.

Подлежит контролю — если установлен флажок, то данная резолюция не

будет направлена исполнителю до тех пор, пока не будет выставлен флажок

«Рассмотрено контрольным отделом», который обычно выставляется

автоматически, при создании контрольных заданий по данной резолюции (см.

ниже).

Ко всем пунктам - заполняется с клавиатуры, значение поля будет

отражаться в поле Содержание резолюции перед пунктами резолюции.

Пункты — пункты резолюции. Заполнение поля описано в разделе

«Пункты».

Файл — поле для прикрепления файла. Процедура описана в разделе

«Файл. Прикрепление файла».

Проект документа — поле может содержать ярлык карточки «Проект

документа» в случае, если на основании данной резолюции формируется

проект документа. Для формирования карточки проекта документа нужно

нажать кнопку «Проект документа» панели инструментов карточки

«Резолюция» или установить курсор в поле Проект документа, правой

кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать команду Добавить. При

этом откроется окно выбора группы проекта документа и, после выбора -

карточка проекта документа с заполненными полями Содержание,

Исполнитель, Инициатор поручения, значения которых перенесены из

карточки резолюции. Ярлык проекта документа будет помещен в поле Проект

документа карточки «Резолюция».

Замечания — текстовое поле, заполняется с клавиатуры.

Рассмотрено контрольным отделом — символ выставляется вручную

или автоматически, в случае если на основании данной резолюции формируется

контрольное задание с использованием кнопки Сформировать на основе

резолюции закладки «Исполнение».

Класс. Информация для администратора.

Подготовил. Справочное значение.

Пункт резолюцииРезолюция может состоять из несколько пунктов, каждый из

которых определяет ответственных лиц по исполнению документа. 

Пункты резолюции формируются в соответствующем поле «Пункты».

Добавить пункт резолюции можно несколькими способами.

1 способ. Нажать кнопку Добавить карточки резолюции.

2 способ. Установить курсор в поле Пункты, вызвать

контекстное меню, выбрать команду Добавить.

3 способ. Щелкнуть двойным щелчком левой кнопки мыши в

свободном поле Пункты карточки Резолюция. При этом откроется

дополнительная карточка (Рисунок 93).

Поля карточки «Пункт».

Номер пункта. Заполняется с клавиатуры.

Ответственные. Заполняется из справочника с помощью команды

контекстного меню Добавить или с помощью клавиатуры (кнопка

Insert). При этом открывается окно «Выбор ответственного» (Рисунок

94). Работа с полем описана в разделе «Общие положения». Может

быть создана настройка, по которой при выборе ответственного

исполнителя автоматически будет формироваться пункт резолюции

«+», в который добавляется фамилия руководителя данного работника.

Если ответственный исполнитель в дальнейшем дает свою резолюцию

по исполнению данного документа, в карточке этого пункта

резолюции автоматически формируется запись в поле Лист

исполнения с указанием начала и окончания выполнения действий.

Исполнители. Заполняется из справочника с помощью команды

Рисунок 1. Дополнительная карточка «Пункт»

контекстного меню Добавить или с помощью клавиатуры (кнопка

Insert). При этом открывается окно «Выбор исполнителя» (Рисунок

94).

Срок исполнения. Плановая дата выполнения данного пункта

резолюции. Заполняется с помощью календаря или с клавиатуры.

Срок исполнения подчиненной резолюции должен быть меньше срока

исполнения вышестоящей резолюции. В противном случае система

выдает сообщение «Ошибка - Срок исполнения вторичной резолюции

не должен превышать срока исполнения первичной резолюции

(дд.мм.гг)».

Исполнено. Дата исполнения документа. Заполняется с помощью

календаря или с клавиатуры.

Поставить на контроль. Чек-бокс признака постановки резолюции

на контроль. Если установлен чек-бокс, но поле срока исполнения не

заполнено, система выдает сообщение «При постановке на контроль

Рисунок 1. Дополнительное окно выбора ответственного исполнителя пункта резолюции.

необходимо указать срок исполнения пункта резолюции».

Снято с контроля. Чек-бокс признака снятия резолюции с контроля.

Выбор шаблона. Выбор шаблона текста резолюции. Заполняется

одним справочным значением, которое выбирается из выпадающего

списка. Текст шаблона переносится в поле Содержание и может быть

отредактирован.

Содержание. Содержание резолюции. Текстовое поле, заполняется с

помощью клавиатуры.

Лист исполнения. Позволяет исполнителю резолюции делать

отметки о ходе исполнения резолюции.

Для упрощения добавления резолюции используются кнопки

«Новая», «Ознакомлен».

По кнопке Новая открывается дополнительная карточка

(Рисунок 95). Она представляет собой упрощенную форму для ввода

резолюции. После заполнения значимых полей, утверждения и

сохранения данной карточки сформируется резолюция стандартного

вида.

По кнопке Ознакомлен автоматически формируется резолюция от

имени пользователя с текстом «Ознакомлен» или «Ознакомлена», в

Рисунок 1. Форма для упрощенного ввода резолюции

зависимости от пола пользователя, в поле Ко всем пунктам, без

указания ответственного исполнителя.

Резолюций может быть несколько. По умолчанию в поле

Содержание резолюции отображается первая резолюция.

Для быстрого просмотра резолюций кликнуть левой кнопкой мыши

по нужной фамилии автора резолюции в поле Резолюции. В поле

Содержание резолюции появится содержание всех пунктов

резолюции. Жирным шрифтом выделен ответственный исполнитель.

Окно резолюции открывается на редактирование двойным кликом

мыши на фамилии автора резолюции или с помощью команды 

контекстного меню.

Исполнитель получает регистрационную карточку документа, если

он указан в списке Ответственный или Исполнитель карточки

Резолюция. При этом его фамилия выделена синим цветом в виде

ссылки. Щелкнув двойным щелчком по ней, исполнитель открывает

карточку исполнения документа (Рисунок 96).

Приступая к исполнению резолюции, пользователь заполняет поле

Рисунок 1.Лист исполнения

типа дата Приступил. По окончании исполнения заполнить поле

Выполнил (Рисунок 97).

Групповое наложение резолюцииДля ускорения рассмотрения входящих или внутренних документов,

которые будут иметь, по мнению пользователя, формирующего резолюции,

однотипные указания по исполнению, используется функционал «Групповое

наложение резолюции».

В Области результатов или в поле результатов поисковых форм выделить

регистрационные карточки документов, используя кнопки клавиатуры Shift или

Ctrl, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать команду

«Выполнить» → «Групповое наложение резолюции». При этом откроется

дополнительное окно с кратной формой ввода резолюции (Рисунок 98).

Рисунок 1: Исполнение документа

Рисунок 1: Форма для добавления резолюции

Постановка документа на контроль

Исполнение документа в системе СЭДКП можно контролировать

несколькими способами: формированием специального объекта - контрольного

задания по исполнению, используя группу полей «Контроль» закладки

«Регистрационные данные» регистрационных карточек входящего и исходящего

документов, используя поля карточки «Пункт», предназначенные для контроля

исполнения данного пункта.

Основной инструмент контроля в систем СЭДКП — формирование

контрольного задания с указанием сроков исполнения и ответственного

исполнителя. Это делается с помощью дополнительной регистрационной

карточки «Задание». Задание – это конкретное указание конкретному

исполнителю. Контрольное задание может накладываться на входящий или

внутренний документ. Поле Задания расположено на закладке «Исполнение»

входящей и внутренней регистрационных карточек. Формирование

контрольного задания определяет «контрольность документа», при этом на

панели инструментов регистрационной карточки появляется признак

контрольности: красная буква «К».

Чтобы поставить документ на контроль, необходимо открыть

регистрационную карточку этого документа на закладке «Исполнение» и

создать регистрационную карточку «Задание». Для этого установить курсор в

поле Задание, нажать кнопку клавиатуры Insert или вызвав контекстное меню,

выбрать команду Добавить. Откроется карточка контрольного задания

(Рисунок 99).

Задание может быть сформировано на основе резолюции. Для этого

выделить нужную резолюцию и нажать кнопку Создать на основе резолюции.

При этом откроется карточка задания, в которой заполнены поля

Ответственный, Исполнитель, Содержание, Плановая дата при условии, что

эти поля были заполнены в карточке резолюции.

Поля карточки «Задание».

Ответственный – ФИО ответственного исполнителя, значение берётся из

справочника или переносится из карточки «Резолюция».

Координатор – ФИО координатора структурного подразделения

ответственного исполнителя. Заполняется автоматически. Возможно

редактирование.

Дополнительное поле 1 - наименование структурного подразделения

Рисунок 1: Карточка «Задание»

ответственного исполнителя. Заполняется автоматически после

заполнения поля Ответственный. Редактированию не подлежит.

Комментарий – дополнительная информация по контрольному заданию.

Заполняется с клавиатуры.

Содержание задания - содержание задания вводится с клавиатуры или

переносится из карточки «Резолюция».

Исполнитель - ФИО непосредственного исполнителя задания, значение

берётся из справочника.

Дополнительное поле 2 – телефон исполнителя. Заполняется

автоматически после заполнения поля Исполнитель.

Свод — чек-бокс. Если на один документ накладывается несколько

заданий, то флажком «Свод» помечается задание, исполнитель которого

готовит окончательный документ, используя материалы подготовленные

исполнителями других заданий. В некоторых организациях не

используется.

Напомнить. Чек-бокс. Определяет контрольные задания, требующие

напоминания.

Планы. Чек-бокс. Определяет контрольные задания по особому

признаку.

Прикрепленные файлы - дает возможность прикреплять к

регистрационной карточке задания электронные образы документов

(файлы). Подробнее см. в разделе «Файлы. Прикрепление файла ».

Поручение от – инициатор поручения, значение берётся из справочника.

Основание – ссылка на регистрационную карточку документа, на

который наложено контрольное задание, заполняется автоматически.

Двойной клик мыши по регистрационному номеру карточки открывает ее

на редактирование.

Работа в подразделении – информация о ходе исполнения контрольного

задания в подразделении исполнителя, заполняется с клавиатуры.

Плановая – контрольный срок исполнения задания. По умолчанию -

текущая дата. Заполняется с помощью календаря, клавиатуры или

переносится из карточки «Резолюция».

Поставил на контроль - ФИО сотрудника, поставившего документ на

контроль, значение берётся из справочника.

Состояние исполнения – текущее состояние исполнения задания,

вводится с клавиатуры.

Фактическая – дата исполнения задания. Заполняется с помощью

календаря или клавиатуры.

Ход исполнения - информация о ходе исполнения документа (Рисунок

100).

Заполняется с помощью контекстного меню, которое вызывает дополнительное окно «Ход исполнения». Поля для заполнения.

Дата записи – дата внесения информации. По умолчанию – текущая дата.

Примечание – информация о ходе исполнения контрольного задания.

Статус – статус контрольного задания, значение выбирается из

справочника.

Основание для снятия с контроля - заполняется с клавиатуры.

Проект документа — поле может содержать ярлык карточки «Проект

документа» в случае, если на основании данного задания формируется

проект документа. Для формирования карточки проекта документа нужно

Рисунок 1: Ход исполнения

нажать кнопку «Проект документа» панели инструментов карточки

«Задание» или установить курсор в поле Проект документа, правой

кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать команду Добавить.

При этом откроется окно выбора группы проекта документа и, после

выбора - карточка проекта документа. После редактирования и

сохранения ярлык созданной карточки появится в поле «Проект

документа».

Список подзаданий для промежуточного контроля – поле для внесения

промежуточных заданий. С помощью контекстного меню создается

карточка «Задание для промежуточного контроля». Карточка «Задание для

промежуточного контроля» аналогична карточке Задание.

Наличие хотя бы одного контрольного задания делает документ

контрольным. При этом его регистрационная карточка приобретает визуальный

признак контрольности, т.е. в верхнем правом углу появляется красная буква

«К».

Документ, зарегистрированный в системе СЭДКП, считается снятым с

контроля, если все задания, наложенные на него, исполнены, т.е. во всех

заданиях, зафиксированных в карточке, поле Фактическая дата заполнено.

Если регистрационная карточка снята с контроля (все задания, наложенные

на соответствующий документ, выполнены) красная буква «К» становится

чёрной.

Журнал передачи документа Поле Журнал передачи документа содержит информацию о движении

бумажного документа в структурных подразделениях, т.е. позволяет определить

место нахождения документа в каждый момент времени. Поле заполняется

через контекстное меню, которое вызывается правой клавишей мыши.

По команде Добавить появляется диалоговое окно (Рисунок 101) для

ввода информации.

Поля диалогового окна:

Кому – ФИО сотрудника, которому передан документ, выбирается из

справочника.

Дата выдачи – дата выдачи документа, заполняется выбором значения из

календаря или вводом с клавиатуры.

Дата возврата - дата возврата документа, заполняется выбором значения

из календаря или вводом с клавиатуры.

Примечание – примечания, комментарии, вводятся с клавиатуры.

Рисунок 1: Передача документа

Проект документа

Формирование маршрутов и заданий при совместной подготовке документов

Регистрационная карточка «Проект документа» предназначена для

автоматизации разработки внутреннего или исходящего документа. Процесс

включает формирование заданий на разработку содержательной части

документа, маршрутов согласования документа, подписания и его регистрации.

В разделе приведена последовательность работы исполнителей над

проектом документа с использованием карточки проекта документа.

Формирование карточки проекта документа

Регистрационная карточка проекта документа может быть сформирована

несколькими способами.

1 способ. На панели инструментов Рабочей области пользователя нажать

кнопку Регистрация документа. Из предложенного списка групп документов

выбрать «Проект документа».

2 способ. В Рабочей области пользователя вызвать контекстное меню,

выбрать команду Регистрация документа. Из предложенного списка групп

документов выбрать «Проект документа».

3 способ. На панели инструментов регистрационной карточки входящего

документа нажать кнопку Создать проект.

4 способ. На панели инструментов карточки «Резолюция» нажать кнопку

Проект.

5 способ. На панели инструментов карточки «Задание» нажать кнопку

Проект.

В результате откроется регистрационная карточка проекта документа

(Рисунок 102).

Карточка имеет две закладки:

Подготовка и визирование.

Версии проекта.

Поля закладки «Подготовка и визирование».

Рег.№ - регистрационный номер проект, формируется автоматически.

от -дата регистрации проекта документа, по умолчанию текущая дата.

Поля карточки, отражающие общие сведения о документе.

Исполнитель — сотрудник, создающий проект документа. По умолчанию

заполняется фамилией пользователя, создающего данный документ, не

зависимо от выбранного способа.

Срок исполнения — срок, к которому должен быть подготовлен проект

документа. Значение выбирается из календаря.

Инициатор поручения — сотрудник, инициирующий создание проекта

Рисунок 1: Регистрационная карточка проекта документа

документа. Значение выбирается из справочника. Если проект документа

формируется на основании резолюции в адрес пользователя, из карточки

резолюции в поле переносится фамилия автора резолюции.

Содержание - содержание документа. Текстовое поле, заполняется с

клавиатуры. Если проект документа формируется на основании резолюции, из

карточки резолюции в поле переносится ее текст.

Вид — вид проектируемого документа. Значение выбирается из

справочника.

Документ — ссылка на документ, на основании резолюции или задания

которого создан проект документа. Формируется автоматически при создании

проекта документа из карточки входящего документа, резолюции или задания.

Связку с документом можно разорвать, нажав на кнопку рядом с полем.

Список рассылки — список подразделений и сотрудников организации,

кому будет направлен созданный внутренний документ. Значение выбирается

из справочника.

На сайт — в поле указывается, на каком сайте будет опубликован

созданный документ. Значение выбирается из справочника.

Организация — список организаций, куда будет направлен исходящий

документ. Заполняет через дополнительное окно (Рисунок 103).

Организация - наименование организации – адресата (справочное значение).

Кому - ФИО лица, которому направляется документ, текстовое поле.Кому (справочник) — ФИО лица, кому направляется документ, из

организации – адресата (справочное значение).

Рисунок 1: Адресат (Внешние организации) карточки проекта резолюции

Связка с документом — отражает ярлыки документов, с которыми связан

создаваемый документ. В поле автоматически заносится ярлык документа,

зарегистрированного на основе проекта. Методом drag-and-drop можно внести

ярлыки других регистрационных карточек.

Проект подготовлен — дата подготовки проекта. Значение поля

выбирается из календаря.

Статус - поле заполняется автоматически справочными значениями в

зависимости от этапа формирования документа:

Готов к регистрации;

Зарегистрирован документ;

На подписи;

На согласовании;

Подготовка материалов;

Работа с проектом завершена без регистрации,

Разработка проекта документа.

Единственное значение статуса, которое можно выбрать вручную,

«Работа с проектом завершена без регистрации».

Подготовка материалов. Поле для формирования списка сотрудников,

участвующих в процессе подготовки документа. Заполняется через

контекстное меню правой кнопки мыши (команда Добавить) или двойным

щелчком мыши.

Визируемый документ. Поле для прикрепления файла для визирования.

Заполняется через контекстное меню правой кнопки мыши (команда

Добавить) или методом drag-and-drop из проводника компьютера.

Кнопка Новая версия. Используется в случае необходимости

сформировать файл следующей версии проекта документа. При этом в

наименование файла прибавляется номер версии. Предыдущая версия файла

переносится на закладку «Версии проекта».

Визирование. Поле для формирования списка сотрудников, участвующих

в процессе согласования (визирования) проекта документа. Заполняется через

контекстное меню правой кнопки мыши (команда Добавить) или двойным

щелчком мыши

Визовый экземпляр. Поле для прикрепления файла отсканированного

бумажного документа, содержащего список виз. Визовый экземпляр должен

иметь формат PDF или TIFF. В случае, если пользователь пытается прикрепить

файл другого формата, система выдает соответствующее сообщение. При этом

файл переименовывается в соответствии с номером документа — основания и

текущим номером регистрационной карточки проекта документа с указанием

номера версии подписываемого документа. Прикрепляемый файл предназначен

для визуального контроля подлинности подписываемого документа.

Заполняется через контекстное меню правой кнопки мыши (команда

Добавить) или методом drag-and-drop из проводника компьютера.

Документ на подпись. Поле для прикрепления файла на подпись.

Заполняется с помощью кнопки Подготовить на подпись. При этом

выполняется конвертирование файлов из поля Визируемый документ в формат

PDF.

Подписание. Поле для формирования списка сотрудников, участвующих в

процессе подписания проекта документа. Заполняется через контекстное меню

правой кнопки мыши (команда Добавить) или двойным щелчком мыши.

Формирование и выполнение задания по разработке проекта документа.

Для организации работы над проектом необходимо сформировать список

исполнителей, принимающих участие в процессе подготовки документа. Для

этого установить курсор в поле Подготовка документа, правой кнопкой мыши

вызвать контекстное меню, выбрать команду Добавить. При этом откроется

карточка «Подготовка документа» (Рисунок 104).

Заполнить поля карточки.

Исполнитель поручения — фамилия сотрудника, работающего над

проектом документа. Значение выбирается из справочника.

Плановая дата — срок, до которого исполнитель должен выполнить

порученное задание по разработке проекта документа. Выбирается из

календаря.

Содержание задания — содержание задания по разработке документа или

его части.

Сохранить карточку задания, нажав кнопку Сохранить карточки

«Подготовка документа».

Сформировать необходимое количество заданий по разработке проекта

документа.

После формирования списка исполнителей заданий поле Статус

принимает значение «Подготовка материалов».

Рисунок 1: Карточка подготовки документа

Исполнитель, определенный в списке исполнителей по подготовке

материалов проекта документа, должен найти его в своем Рабочем кабинете

пользователя. Открыть карточку проекта документа, двойным щелчком открыть

задание в поле «Подготовка документа» и ознакомиться с заданием (Рисунок

104). Чтобы внести информацию о выполнении задания, исполнитель должен

заполнить поля Фактическая дата, Файл, Комментарии.

Фактическая дата - дата выполнения задания. Заполняется из календаря.

Файл — файл с результатами выполнения задания, предоставляемый

исполнителем. Заполняется с помощью команды Добавить контекстного меню

поля.

Комментарии исполнителя — комментарии, примечания, замечания по

исполнению задания, текстовое поле, заполняется с клавиатуры.

Ссылка — может содержать ярлык регистрационной карточки -

основания, заполняется автоматически после завершения работы над

подпроектом.

Проект документа — поле может быть заполнено ярлыком

дополнительного проекта документа, который создается исполнителем

поручения. Чтобы добавить такой проект, необходимо установить курсор в

поле Проект документа, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню,

выбрать команду Добавить. При этом откроется окно выбора группы

документов. Выбрать нужную группу документа и открыть карточку

подпроекта документа. Результатом работы над подпроектом будет документ,

зарегистрированный из карточки данного подпроекта.

После выполнения соисполнителями их заданий статус документа

изменится на «Разработка проекта документа».

На основании предоставленных материалов исполнитель формирует файл

документа.

Подготовка документа для использования электронной подписи.

Требования к использованию электронной подписи для подписания файла

при отправке документа по системе МЭДО подразумевают строго

фиксированное размещение штампа регистрации и штампа подписи на

странице документа.

Для корректного размещения штампов регистрационного номера и штампа

электронной подписи требуется использовать стандартные бланки

департаментов, размещенные на корпоративном сайте Минобрнауки России,

которые должны быть подготовлены для автоматического впечатывания штампа

регистрационного номера и штампа электронной подписи.

После регистрации документа на основании проекта необходимо

проверить правильность размещения штампов регистрации и электронной

почты, открыв файл из регистрационной карточки.

Формирование списка визирования. Визирование проекта документа

Процедура подготовки документа не является обязательной, ее можно

опустить и перейти сразу к согласованию документа.

Файл документа помещается в поле Визируемый документ. Это можно

выполнить несколькими способами.

1 способ. Установить курсор в поле Визируемый документ, вызвать

контекстное меню, выбрать команду Добавить. При этом откроется окно

выбора файла. Выделить нужный файл и нажать кнопку Открыть. Файл

запишется в поле Визируемый документ.

2 способ. Открыть проводник компьютера, найти нужный файл, выделить

его и методом drag-and-drop переместить его в поле Визируемый документ.

После выполнения действий по формированию файла визируемого

документа и помещения его в соответствующее поле исполнитель проекта

документа должен заполнить поле типа дата Проект подготовлен.

Для визирования проекта документа необходимо сформировать

соответствующий список лиц. Для этого установить курсор в поле

Визирование. Правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать

команду Добавить, или выполнить двойной щелчок. При этом откроется

карточка «Визирование» (Рисунок 105).

Заполнить поля карточки.

№ этапа — отражает последовательность визирования проекта документа

уполномоченными лицами. Номер формируется автоматически

последовательным рядом чисел. Номер этапа можно изменять вручную. Все

лица, визирующие документ и имеющие равные номера этапа, получают

документ одновременно, параллельно друг с другом. При последовательном

визировании пользователь с большим номером этапа не видит проект

документа до тех пор, пока проект не завизирован всеми сотрудниками с

Рисунок 1: Карточка «Визирование»

меньшими номерами этапа.

Срок исполнения — срок, до которого исполнитель должен завизировать

документ. Не обязательно к заполнению.

Сотрудник — фамилия сотрудника, визирующего документ. Заполняется

значением из справочника.

Поля Комментарии, Файлы предназначены для внесения информации по

составу документа. Может заполняться визирующим работником.

Комментарии — текстовое поле, заполняется с клавиатуры.

Файлы - заполняется с помощью команды Добавить контекстного меню

поля.

Дата исполнения — поле не активно, автоматически фиксирует момент

визирования документа.

Подчиненное визирование — заполняется в случае необходимости

дополнительного согласования документа.

Сохранить карточку «Визирование».

После формирования списка визирующих лиц статус документа

становится «На согласовании» и остается таким до тех пор, пока все

сотрудники не внесут отметку о согласовании.

Чтобы поставить визу на документ (утвердить или отказать),

необходимо выполнить следующие действия:

В Рабочем кабинете пользователя выполнить отчет «Проекты поступили

на согласование», найти карточку проектируемого документа, открыть ее.

Двойным щелчком открыть задание на визирование (Рисунок 105). В

открывшейся карточке «Визирование» заполнить поле «Состояние» одним из

значений:

Завизировал

Отказал

и сохранить карточку визирования.

Или нажать кнопки Утвердить или Отклонить панели инструментов

этой карточки.

Сохранить карточку «Визирование». При этом в поле визирования

карточки проекта документа появится строка записи с указанием даты и

времени визирования, состояния, примечаниями (если они были).

Утвердить визу можно, подписав визируемый файл электронной

подписью. Процедура подписания ЭП описана в разделе «Работа с

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ».

Каждый из сотрудников, составляющих список визирования, должен

выполнить вышеописанные действия.

После выполнения визирования всеми сотрудниками из списка

визирования статус проекта документа становится «Разработка проекта

документа» в случае, если не были выполнены действия по подготовке проекта

документа к подписи.

Сохранение версий документа

Визирующий сотрудник может внести редакционные правки в файл

согласуемого документа и выполнить действия, чтобы сохранить их.

После этого появится сообщение системы «Файл изменен! Сохранить в

хранилище?». После ответа «Нет» изменения не сохранятся. После ответа «Да»

появится следующее сообщение системы: «Будет создана новая версия

проекта. Аннулировать визирование проекта?».

После ответа «Нет» формируется новый файл с номером очередной его

версии. А исходный файл перемещается на закладку «Версии проекта». При

этом все уже сформированные визы сохранятся.

После ответа «Да» формируется новый файл с номером очередной его

версии, все визы аннулируются, проект документа меняет свой статус на

«Разработка проекта документа», исходная версия файла записывается на

закладку «Версии проекта».

Если хотя бы один из согласующих отказал в визировании, проект

документа отправляется на доработку. Статус проекта меняется на «Разработка

проекта документа». В этом случае исполнитель проекта документа должен

доработать его и предложить всем визирующим согласовать новую версию

проекта документа, при этом предыдущая версия должна быть сохранена.

Исполнитель может отправить на повторное визирование файл,

полученный после редактирования одним из визировавших, или сформировать

очередную версию документа. Для этого необходимо нажать кнопку Новая

версия. На закладке «Версии проекта» появится запись о предыдущей версии.

Двойным щелчком запись можно открыть и посмотреть информацию (Рисунок

106).

Далее исполнитель может продолжить работу с файлом, где были внесены

изменения, или удалив этот файл из поля визирования, добавить следующий

(Рисунок 107) .

Рисунок 1: Информация о сохраненной версии файла проекта документа

При этом при добавлении нового файла система присвоит его имени

номер очередной версии.

Сравнение версий документа

В случае необходимости сравнения файлов версий документа пользователь

должен выполнить следующие действия:

Выделить файл, хранящийся в карточке «Проект документа» в любом,

предназначенном для этого поле («Визируемый документ», «Документ на

подпись», «Прикрепленный файл», файл с закладки «Версии проекта»). Правой

кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать команду Сравнить

файлы. При этом откроется дополнительная карточка (Рисунок 108).

Рисунок 1: Контекстное меню поля "Визируемый документ"

Найти в карточке файл, который будет сравниваться с исходным, методом

drag-and-drop перенести его в дополнительную карточку и выбрать команду

Сравнить файлы. Далее в карточке «Сравнение файлов» нажать кнопку

«СРАВНИТЬ». Если не указана последовательность сравнения, второй файл

сравнивается с первым, исходным, и изменения выделены в режиме сравнения

(Рисунок 109).

Рисунок 1: Пример сравнения файлов

Рисунок 1: Сравнение файлов

В карточку «Сравнение файлов» может быть перенесено несколько файлов.

При этом необходимо первым поместить файл, который будет считаться

исходным, и вторым файл, который будет сравниваться с ним.

Полученный в результате сравнения файл может быть сохранен.

Формирование списка подписывающих. Подписание документа

После выполнения процедуры согласования необходимо сформировать

список подписывающих. Если пропустить это действие и попытаться заполнить

поле Документ на подпись, система выдаст предупреждение о необходимости

заполнить список подписывающих. Действие выполняется аналогично

формированию списка визирующих.

Чтобы сформировать список сотрудников, подписывающих документ,

установить курсор в поле Подписать. Правой кнопкой мыши вызвать

контекстное меню, выбрать команду Добавить. При этом откроется карточка

«Подписать» (Рисунок 110).

Рисунок 1: Карточка «Подписать»

Заполнить поля карточки.

№ этапа — по умолчанию «1».

Срок исполнения - срок, до которого должен быть подписан документ.

Сотрудник — фамилия подписывающего документ. Значение выбирается

из справочника.

Подчиненное визирование — заполняется, если необходимо отправить

документ на дополнительное согласование.

Сохранить карточку «Подписать», нажав кнопку Сохранить панели

инструментов карточки.

После формирования списка подписывающих лиц статус документа станет

«На подписи» и остается таким до тех пор, пока все лица, указанные в списке,

не подпишут документ.

Далее необходимо заполнить поле Документ на подпись. Документ на

подпись должен иметь формат PDF, то есть, быть не редактируемый. Для этого

выполнить следующие действия.

Нажать кнопку Подготовить на подпись. При этом система конвертирует

файлы формата DOC в формат PDF и поместит их в поле «Документ на

подпись».

При этом исполнитель может сканировать бумажный вариант с визами

согласующих лиц и поместить скан в формате PDF методом drag-and-drop из

проводника компьютера в поле «Визовый экземпляр».

Чтобы подписать документ, необходимо выполнить следующие

действия.

В Рабочем кабинете пользователя выполнить отчет «Проекты поступили

на подпись», найти карточку проекта документа, открыть ее. Двойным щелчком

открыть задание на подпись. В открывшейся карточке «Подписать» заполнить

поле Состояние одним из значений:

Подписал.

Отказал.

Сохранить карточку «Подписать».

Подписывающий может отредактировать файл проекта документа,

используя для этого файл из поля для визирования. После сохранения

изменений поле Документ на подпись, содержащее PDF- файл, очиститься,

система спросит о необходимости создания новой версии и сохранения

визирования. В случае сохранения визирования необходимо создать новый

PDF- файл, нажав на кнопку Подготовить на подпись. Далее выполнить

процедуру подписания.

Подписать итоговый документ можно, используя электронную подпись.

Процедура подписания ЭП описана в разделе «Работа с ЭЛЕКТРОННОЙ

ПОДПИСЬЮ».

После подписания проекта документа всеми лицами из списка документ

готов к регистрации.

Статус проекта документа станет «Готов к регистрации».

Регистрация документа по проекту документа

Регистрация документа на основании проекта документа выполняется

пользователем, имеющим соответствующие права.

Чтобы зарегистрировать документ на основе сформированного

проекта, необходимо нажать кнопку Регистрировать карточки проекта

документа.

При этом откроется дополнительное окно «Выбор группы документа», в

котором нужно выбрать требуемую группу документов (Рисунок 111).

При этом откроется регистрационная карточка соответствующей группы

документов с полями, автоматически заполненными информацией из проекта

документа (Рисунок 112):

содержание;

подписал;

визы;

исполнитель;

внешние организации;

списки рассылки;

на сайт.

Сохранить карточку нового созданного документа.

Рисунок 1: Регистрация документа на основании проекта

После регистрации документа на основании проекта необходимо

проверить правильность размещения штампов регистрации и электронной

почты, открыв файл из регистрационной карточки.

После регистрации документа на основании проекта документа статус

карточки проекта документа станет «Зарегистрирован документ», а в поле

Связка с документом появится ярлык зарегистрированного документа.

В случае, если на основании проекта документа регистрировать документ

не нужно, то в карточке проекта вручную выставляется статус «Работа с

проектом завершена без регистрации».

Контроль визирования документов

Набор отчетов Рабочего кабинета пользователя позволяет определять

состояние проектов документов пользователя на разных этапах их исполнения,

а также определят список проектов документов других исполнителей,

поступивших пользователю для выполнения им согласования или подписания.

Рисунок 1: Документ зарегистрирован на основании проекта

Упрощенный интерфейс

Для ускорения обработки документов в процессе их исполнения может

использоваться специальный упрощенный интерфейс информационных

объектов системы (регистрационных карточек документов, карточек проектов

документов, карточек резолюций), а также интерфейс вывода результатов

выполнения отчетов Рабочего кабинета пользователя в Области результатов. С

этой целью в Рабочий кабинет пользователя администратором добавляется

папка «Упрощенный интерфейс», которая содержит отчеты, аналогичные

отчетам стандартной «Папки пользователя», но имеющие другую форму вывода

результатов (Рисунок 113).

Список отчетов папки «Упрощенный интерфейс».

Проекты резолюций. Выводит список проектов резолюций пользователя

(Рисунок 114).

Рисунок 1: Вид вывода результатов отчета "Проекты резолюций" упрощенного интерфейса

Рисунок 1: Папка "Упрощенный интерфейс"

В Области результатов отражается ярлык резолюции, ссылка на

электронный файл документа из регистрационной карточки документа, дата

регистрации документа, содержание документа. Вид карточки проекта

резолюции с упрощенным интерфейсом приведен на рисунке (Рисунок 115).

В поле Рег.№ хранится ярлык регистрационной карточки документа,

резолюция к которому открыта. Двойным щелчком по ярлыку можно открыть

эту карточку.

По ссылке на электронный файл открывается электронная версия

документа.

Проект резолюции может быть изменен. Для этого необходимо нажать на

символ пункта перед фамилией ответственного исполнителя.

Кнопка Утвердить утверждает данный проект резолюции. Кнопка Не

утвердить возвращает проект резолюции на доработку (статус проекта

резолюции Доработка).

Поступили на исполнение (резолюции). Выводит список документов, где

пользователь является ответственным исполнителем резолюции (Рисунок 116).

Рисунок 1: Карточка проекта резолюции упрощенного интерфейса

В Области результатов отражается ярлык резолюции, ссылка на

электронный файл документа из регистрационной карточки документа, дата

регистрации документа, содержание документа. Вид карточки резолюции с

упрощенным интерфейсом приведен на Рисунок 117.

В поле Рег.№ хранится ярлык регистрационной карточки документа,

резолюция к которому открыта. Двойным щелчком по ярлыку можно открыть

эту карточку.

По ссылке на электронный файл открывается электронная версия

документа.

Рисунок 1: Регистрационная карточка документа, представленная в упрощенном интерфейсе

Рисунок 1: Вид вывода результатов отчета "Поступили на исполнение (резолюции)" упрощенного интерфейса

Просмотреть пункт резолюции можно, нажав на его ярлык перед

фамилией ответственного исполнителя.

Кнопка Ознакомлен предназначена для быстрого ввода утвержденной

резолюции пользователя с содержанием «Ознакомлен».

Для добавления своей резолюции используются кнопки Кому, В плюс.

При этом открывается дополнительное окно для выбора сотрудника —

ответственного исполнителя резолюции (Рисунок 94) (см. раздел Внесение

резолюции). Данные переносятся в поле Мои резолюции. Удалить запись из

этого поля можно кнопкой Удалить или воспользоваться командой

контекстного меню.

Для ввода текста резолюции можно использовать список шаблонов или

ввести текст с клавиатуры.

Чтобы утвердить резолюцию, необходимо выставить чек-бокс поля

Утвердить. Чтобы резолюция добавилась в список резолюций

регистрационной карточки документа, необходимо нажать кнопку Добавить.

Если при этом не был выставлен символ Утвердить, в регистрационную

карточку добавится проект резолюции.

Кнопка Моя резолюция с дополнительными полями открывает

стандартную карточку резолюции, работа с которой описана в разделе

Внесение резолюции.

Поступили по рассылке. Выводит список документов, где пользователь

присутствует в списке рассылки внутреннего документа (Рисунок 118).

Рисунок 1: Вид вывода результатов отчета "Поступили по рассылке" упрощенного интерфейса

В Области результатов отражается ярлык регистрационной карточки

внутреннего документа, ссылка на электронный файл документа из

регистрационной карточки документа, дата регистрации документа,

содержание документа.

Двойным щелчком по ярлыку карточки документа открывается карточка

документа (Рисунок 117). работа с ней описана выше.

Проекты документов на согласование. Выводит список документов, где

пользователь присутствует в списке визирования проекта документа (Рисунок

119).

В Области результатов отражается ярлык регистрационной карточки

проекта документа, ссылка на электронный файл документа из

регистрационной карточки проекта документа, исполнитель проекта

документа, содержание проекта документа.

Двойным щелчком по ярлыку карточки проекта документа открывается

упрощенная карточка проекта документа (Рисунок 120).

Рисунок 1: Вид вывода результатов отчета "Проекты документов на согласование" упрощенного интерфейса

Рисунок 1: Карточка проекта документа упрощенного интерфейса, открытая для визирования

Карточка содержит информацию о номере проекта документа, дате его

регистрации в системе, департаменте исполнителя, кратком содержании

проекта документа. Если проект документа сделан на основе какого-либо

документа, поле Основание содержит ярлык регистрационной карточки этого

документа. Файл проекта документа можно открыть для просмотра и

редактирования. В случае редактирования файла необходимо сохранить

изменения и далее следовать подсказкам системы.

Для визирования используются кнопки Завизировать, Завизировать ЭП,

Отказать. После нажатия одной из кнопок автоматически вводится

соответствующая виза, и карточка закрывается. Для визирования с

использованием электронной подписи после нажатия на кнопку Завизировать

ЭП выполняется стандартная процедура подписания электронной подписью.

(см. раздел Работа с ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ).

Проекты документов на подпись. Выводит список документов, где

пользователь присутствует в списке подписывающих проект документа

(Рисунок 121).

В Области результатов отражается ярлык регистрационной карточки

проекта документа, ссылка на электронный файл документа из

регистрационной карточки проекта документа, исполнитель проекта

документа, плановая дата исполнения проекта, дата регистрации проекта.

Рисунок 1: Вид вывода результатов отчета "Проекты документов на подпись" упрощенного интерфейса

Двойным щелчком по ярлыку карточки проекта документа открывается

упрощенная карточка проекта документа (Рисунок 122).

Карточка содержит информацию о номере проекта документа, дате его

регистрации в системе, департаменте исполнителя, кратком содержании

проекта документа. Если проект документа сделан на основе какого-либо

документа, поле Основание содержит ярлык регистрационной карточки этого

документа.

Для подписания используются кнопки Подписать, Подписать ЭП,

Отказать. После нажатия одной из кнопок автоматически вводится

соответствующая запись, и карточка закрывается. Для подписания с

использованием электронной подписи после нажатия на кнопку Подписать ЭП

выполняется стандартная процедура подписания электронной подписью. (см.

раздел Работа с ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ).

Рисунок 1: Карточка проекта документа упрощенного интерфейса, открытая для подписания

Файл документа можно редактировать в соответствии с правилами работы

с проектом документа. Для редактирования используется файл формата DOC из

поля для визирования. При этом поле Документ на подпись очистится.

Изменения в файле необходимо сохранить и далее следовать указаниям

системы.

В случае, если пользователь принимает решение подписать

отредактированный им файл, необходимо нажать последовательно на кнопки

Подготовить на подпись (система изменит формат отредактированного файла

на PDF и поместит его в поле для подписываемых файлов) и Подписать.

Документы на контроле (координатор задания). Выводит список

контрольных заданий, где пользователь является координатором подразделения

ответственного исполнителя контрольного задания (Рисунок 123).

В Области результатов отражается ярлык регистрационной карточки

задания, ответственный исполнитель задания, плановая дата исполнения

задания, дата регистрации документа, содержание документа.

Двойным щелчком по ярлыку карточки проекта документа открывается

упрощенная карточка задания.

Рисунок 1: Вид вывода результатов отчета "Документы на контроле (координатор задания)" упрощенного интерфейса

Карточка содержит информацию о фамилии ответственного исполнителя

задания, плановой дате его исполнения, кратком содержании задания, ярлык

регистрационной карточки задания, список подзаданий, информацию о работе в

подразделениях, информацию о состоянии исполнения (см. раздел Постановка

документа на контроль).

Рисунок 1: Карточка задания упрощенного интерфейса отчета "Документы на контроле (координатор задания)"

Обмен сообщениями, замещение, заметки пользователя, папки пользователя

Пользователь может создавать дополнительные объекты системы,

позволяющие оптимизировать процесс его работы. Для этого используется

контекстное меню Рабочей области пользователя (команда) или кнопка панели

инструментов Рабочей области пользователя «Создать карточку» (Ошибка:

источник перёкрестной ссылки не найден).

Далее выбрать нужную строку из предложенного списка.

Сообщения пользователей

Чтобы создать карточку «Сообщение», необходимо выбрать строку

«Сообщение».

Рисунок 1: Список объектов Рабочей области пользователя

При этом откроется карточка «Сообщение» (Рисунок 126).

Заполнить поля карточки.

Автор – автор сообщения. Заполняется автоматически именем

сотрудника, создавшего сообщение.

Создано – дата и время создания сообщения. Фиксируется автоматически

после сохранения карточки сообщения.

Кому – фамилия сотрудника, кому отправляется сообщение. Справочное

значение.

Копии – список сотрудников, кому рассылается копия сообщения. Поле

заполняется через дополнительное окно (Рисунок 127).

Рисунок 1: Карточка сообщения

Если нужная фамилия видна в списке, выделить ее, нажать кнопку

Передать. Выбранная фамилия перенесется в поле Копии. Если в списке видны

несколько необходимых фамилий, выделить их, используя клавиши Shift (для

последовательных строк списка) или Ctrl (для выборочных строк списка). Если

нужная фамилия не видна в списке, начать набирать ее в верхнем поле. По мере

набора в нижнем поле высвечиваются записи, соответствующие набираемому

тексту. Выбрать нужную фамилию из имеющегося списка и нажать кнопку

Передать. При необходимости - повторить процедуру выбора. Нажать кнопку

ОК по окончанию процедуры выбора всех нужных фамилий.

Тема – тема сообщения. Значение выбирается из справочника.

Содержание – текст сообщения. Заполняется с клавиатуры.

Прикрепленные карточки – карточки и файлы, отправляемые адресату

сообщения. Заполняется методом drag-and-drop.

Прочитано – признак прочтения сообщения адресатом.

Дата прочтения – дата и время, когда был выставлен знак прочтения.

Сотрудник создает карточку сообщения и заполняет нужные поля. После

сохранения карточки сообщение доставляется лицам, указанным в списке для

рассылки.

Рисунок 1: Выбор адресата сообщения

Получатель сообщения примет его только в случае, если у него запущена

система СЭДКП.

Карточка отправленного сообщения открывается на экране компьютера

поверх приложения пользователя СЭДКП и остается открытой до тех пор, пока

получатель не выставит знак «Прочитано». При этом дата прочтения

зафиксируется автоматически.

Прикрепленные карточки и файлы открываются двойным щелчком мыши.

Замещение

Функция замещения обеспечивает перевод потока документов от

замещаемого сотрудника к замещающему на период, указанный в карточке

замещения. Действие распространяется на документы, получаемые

пользователем по резолюции и по рассылке. Доступ к функции определяется

правами на выполнение данной операции.

Чтобы создать карточку «Замещение», необходимо выбрать строку

«Замещение» (по кнопке или контекстному меню Рабочей области

пользователя).

Уполномоченный сотрудник заводит карточку «Замещение», заполняет

поля «Замещающий сотрудник», «Замещаемый сотрудник» путем выбора

сотрудников из выпадающего списка. Вводит даты начала и окончания

замещения. Если дата окончания не заполнена, то замещение будет действовать

неограниченно долго (пока это поле не будет заполнено) (Рисунок 128).

При выборе ответственного по резолюции или адресата рассылки система

информирует о наличии замещения.

На период замещения (по времени сервера) все операции пользователя,

связанного с замещающим сотрудником, будут выполняться в особом режиме.

Права доступа будут складываться. Отчеты Рабочего кабинета пользователя

будут выдавать документы, предназначенные как самому сотруднику, так и

замещаемому им.

Замещающий пишет свои резолюции в документы, предназначенные ему,

и в документы, предназначенные замещаемому сотруднику от своего имени.

При этом в карточках резолюций, автоматически заполняется поле

«Замещаемый»,  если документ был расписан замещающему сотруднику.

Заметки пользователей

Пользователь может создать заметку из карточки входящего или

внутреннего документа, нажав кнопку Добавить заметку закладки

Дополнительно, или используя команду контекстного меню Рабочей области

пользователя.

Чтобы создать карточку «Заметка», на панели инструментов Рабочей

области пользователя выбрать кнопку Создать карточку (Рисунок 126), в

открывшемся списке выбрать строку «Заметка».

При этом откроется карточка заметки (Рисунок 129).

Поле Текст заполняется с клавиатуры.

Поле Вспомогательные файлы и карточки заполняется методом drag-

and-drop.

Поле Сотрудник заполняются автоматически при создании «Заметки».

Поле Привязка к карточке заполняются автоматически при создании

Рисунок 1: Карточка замещения

заметки из карточки или методом drag-and-drop.

Поле Дата заполняется из календаря, определяет срок исполнения заметки.

Кнопки +День, +Неделя, +Месяц, +Год позволяют установить дату «через

день», «через неделю», «через месяц», «через год» от текущей.

Кнопка «С» очищает поле Дата.

Папка

Чтобы создать карточку «Папка», необходимо выбрать строку «Папка» (по

кнопке или контекстному меню Рабочей области пользователя). При этом откроется

карточка (Рисунок 130).

Рисунок 1: Заметка

По умолчанию поле «Владелец» заполняется фамилией пользователя,

создавшего эту папку. В поле «Наименование» с клавиатуры внести наименование

папки в соответствии с тем, как пользователь предполагает использовать ее.

Чтобы папка хранилась в Рабочей области пользователя, необходимо

выполнить следующие действия: выделить ее, правой кнопкой мыши вызвать

контекстное меню, выбрать команду Добавить в список. Теперь папка будет

находиться в Рабочей области пользователя до тех пор, пока он не удалит ее оттуда.

Для этого выделить ее, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать

команду Удалить из списка.

В папке можно хранить любые объекты системы: файлы, регистрационные

карточки, отчеты, другие папки. Добавлять объекты можно, используя метод drag-

and-drop, или используя контекстное меню папки, команду Добавить. Чтобы удалить

объект из папки, необходимо выбрать команду Удалить. При этом система выдаст

сообщение: «Вы действительно хотите удалить ссылку на объект..?». По команде «Да»

объект удалится из данной папки, но не из хранилища системы!

Рисунок 1: Папка

Работа с ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Общие положения.Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной

подписи» дает определение следующих терминов:

электронная подпись - информация в электронной форме, которая

присоединена к другой информации в электронной форме

(подписываемой информации) или иным образом связана с такой

информацией и которая используется для определения лица,

подписывающего информацию;

сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный

документ или документ на бумажном носителе, выданные

удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего

центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной

подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи

(далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки

электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим

центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего

центра либо федеральным органом исполнительной власти,

уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее -

уполномоченный федеральный орган);

владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо,

которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке

выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов,

предназначенная для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность

символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и

предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее

- проверка электронной подписи);

удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный

предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче

сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные

функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;

аккредитация удостоверяющего центра - признание уполномоченным

федеральным органом соответствия удостоверяющего центра

требованиям настоящего Федерального закона;

средства электронной подписи - шифровальные (криптографические)

средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих

функций - создание электронной подписи, проверка электронной

подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки

электронной подписи;

средства удостоверяющего центра - программные и (или) аппаратные

средства, используемые для реализации функций удостоверяющего

центра;

участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен

информацией в электронной форме государственные органы, органы

местного самоуправления, организации, а также граждане;

Электронная подпись представляет собой код, который содержит в себе в

зашифрованном виде:

Идентификацию секретного ключа владельца как лица, подписавшего

документ;

Дату и время произведения подписи;

сходный текст документа в том виде, в каком он существовал на момент

произведения подписи.

Электронная подпись позволяет:

Аутентифицировать лицо, подписавшее сообщение ;

Контролировать целостность сообщения;

Защищать сообщение от подделок;

Доказать авторство лица, подписавшего сообщение.

В данном руководстве считается, что сообщение — это файл любого типа,

который необходимо подписать.

Для того, чтобы подписывать сообщения (файлы) в электронном виде,

владелец подписи должен получить в Удостоверяющем центре (УЦ) закрытый

ключ ЭП и сертификат ключа подписи (содержащий открытый ключ,

подписанный закрытым ключом УЦ).

Наложение ЭП на файл (подпись файла)Для того, чтобы подписать файл, прикрепленный к карточке, нужно

открыть карточку для редактирования, выделить нужный файл в списке файлов,

нажать на выделенной строке списка файлов правую кнопку мыши (вызвать

выпадающее или контекстное меню) и выбрать команду Подписать ЭП

(Рисунок 131).

Рисунок 3. Контекстное меню передачи файла на подписьВыбранный файл будет скопирован во временный каталог, и для этого

каталога будет запущен стандартный диалог операционной системы для выбора

файла. В списке файлов будет один, единственный файл. Это файл нужно

выделить, и нажать на нем правую кнопку мыши (вызвать выпадающее или

контекстное меню). В появившемся меню нужно выбрать опцию КриптоАРМ,

а в ней команду Подписать... (Рисунок 132).

Рисунок 4

Появится окно с прогресс-баром

Рисунок 1: Результат выполнения операции

Электронная подпись хранится на USB-носителе (USB-токен, Рутокен),

который обеспечивает безопасное хранение и использование соответствующей

информации.

Если USB-токен (Рутокен) не подключен к АРМ, будет выдан следующий

диалог (Рисунок 134).

Рисунок 5После того, как USB-токен (Рутокен) подключен, будет выдано окно для

ввода пин-кода, обеспечивающего доступ к закрытому ключу сертификата ЭП,

который расположен на USB-токене. Это же окно будет выдано сразу, если

USB-токен был заранее подключен к АРМ (Рисунок 136).

Рисунок 6

Рисунок 7В поле Pin-код нужно ввести свой пин-код и нажать клавишу Ввод (Enter)

на клавиатуре или кликнуть мышкой на кнопке OK. Настоятельно не

рекомендуется отмечать галочкой опцию Запомнить pin-код! Если при вводе в

поле Pin-код был введен неправильный пин-код, то будет выдано окно

(Рисунок 135).

Нажав на кнопку Детали>> можно увидеть дополнительную

информацию об ошибке (Рисунок 137).

Чтобы повторно ввести пин-код, нужно поставить галочку в кнопке

Запустить мастер снова и нажать кнопку Закрыть. На экран опять будет

выдано окно для ввода пин-кода (Рисунок 136).

В поле Pin-код нужно ввести свой пин-код и нажать клавишу Ввод (Enter)

на клавиатуре или кликнуть мышкой на кнопке OK.

Если в момент подписи файла срок действия списка отозванных

сертификатов истек, то будет выдан следующий диалог (Рисунок 138).

Для получения более подробной информации можно нажать кнопку

Детали

Рисунок 1: Предупреждение системы

Рисунок 1: Информация об ошибке

Такую подпись не рекомендуется использовать, следует закрыть диалог с

сообщением (нажав кнопку Закрыть) и в стандартном диалоге операционной

системы для выбора файла нажать кнопку Отменить. Затем обновить список

отозванных сертификатов на рабочем месте пользователя и повторить

процедуру подписи.

Если операция подписи файла (файлов) была произведена успешно, будет

выдано следующее окно (Рисунок 140).

Нажать кнопку Закрыть. В стандартном диалоге выбора файла в списке

файлов появится файл с расширением sig — это файл с ЭП (Рисунок 141).

Рисунок 1: Результат выполнения операции подписи

Рисунок 1: Предупреждение: подробная информация

Чтобы файл с ЭП был занесен в список подписей файла, прикрепленного к

карточке документа, нужно в списке файлов стандартного диалога выбора

файла выбрать либо файл подписи, либо подписываемый файл и нажать кнопку

Открыть. Файл с подписью будет занесен в список подписей файла, и в

колонке Подписали в списке прикрепленных к карточке файлов появится имя

владельца подписи (Рисунок 142).

Проверка ЭПЕсли в списке файлов, прикрепленных к карточке, колонка Подписали —

Рисунок 1: Вид поля прикрепленных файлов регистрационной карточки

Рисунок 1: Сформированный файл с ЭЦП

не пустая, то соответствующий файл подписан одним или несколькими

пользователями.

Для проверки подписи, наложенной на файл, нужно выделить строчку с

нужным файлом, нажать правую кнопку мыши (вызвать контекстное меню). В

появившемся меню нужно выбрать команду Редактировать (Рисунок 143).

В появившемся диалоге в списке подписей (таблица внизу диалога) нужно

выделить строчку с подписью, которую необходимо проверить, и нажать на ней

правую кнопку мыши (вызвать выпадающее или контекстное меню). В

появившемся меню нужно выбрать команду Проверить подпись (Рисунок 144).

Рисунок 1: Проверка подлинности ЭЦП: проверка файла

Выбранная подпись и исходный файл, который был подписан этой

подписью, будут скопированы во временный каталог, и для этого каталога будет

запущен стандартный диалог операционной системы для выбора файла. В

Рисунок 1: Проверка подлинности ЭЦП: контекстное меню

списке файлов будет два файла. Один из файлов будет иметь расширение sig

(и соответствующую иконку). Этот файл нужно выделить, и нажать на нем

правую кнопку мыши (вызвать выпадающее или контекстное меню). В

появившемся меню нужно выбрать опцию КриптоАРМ, а в ней команду

Проверить подпись...(Рисунок 145).

Если подпись правильная, то появится диалог (Рисунок 146).

В появившемся диалоге нажать кнопку Закрыть, закрыть стандартный

диалог операционной системы для выбора файла.

Если в момент проверки, список отозванных сертификатов будет

просрочен, то будет выдан диалог с предупреждением (Рисунок 147).

Рисунок 1: Подтверждение подлинности ЭЦП

Рисунок 1: Проверка подлинности ЭЦП

Для получения более подробной информации можно нажать кнопку

Детали (Рисунок 148).

В «Статусе завершения операции» и в описании ошибки будет сообщение:

«Подписи математически корректны, но нет полного доверия к одному или

нескольким сертификатам подписи». Следует обновить список отозванных

сертификатов на рабочем месте пользователя и повторить проверку.

Если подпись не соответствует подписанному файлу или произошла

ошибка, будет выдан диалог (Рисунок 149).

Рисунок 1: Предупреждение системы

Рисунок 1: Предупреждение системы: подробности

Для получения более подробной информации можно нажать кнопку

Детали>> (Рисунок 150).

Это означает, что такой подписи доверять нельзя.

Далее нужно закрыть окно с сообщением кнопкой Закрыть и закрыть

стандартный диалог операционной системы для выбора файла.

Рисунок 1: Сообщение об ошибке: подробности

Рисунок 1: Сообщение системы об ошибке

Возможные проблемы при формировании штампа электронной подписи и штампа регистрационного номера При подписании электронной подписью файла проекта документа после

регистрации документа в файле автоматически формируются штампы

электронной подписи и регистрационного номера. Это выполняется при

условии использования специально подготовленного шаблона бланка

документа.

На рисунке (Рисунок 151) приведен вид документа со штампами номера и

электронной подписи, сформированными автоматически

Если на странице зарегистрированного документа не сформировался или

неправильно сформировался штамп номера, необходимо выполнить следующие

действия.

Рисунок 1: Документ со сформированными штампами номера и электронной подписи

В карточке зарегистрированного документа выделить файл, нажать кнопку

F4. При этом откроется карточка информации о файле (Рисунок 152).

В карточке указать положение границ штампа номера регистрации в

миллиметрах: левая ~ 24, правая ~ 84 (для стандартного бланка) и нажать

кнопку «Создать». Затем нажать кнопку «Открыть», чтобы отследить

изменения. Если номер окажется смещён относительно штампа, указать в

карточке для определения координат размещения штампа другие координаты.

Нажать кнопку «Изменить». При удовлетворительном результате сохранить

дополнительную карточку.

Если на странице зарегистрированного и подписанного электронной

подписью документа не сформировался или неправильно сформировался

штамп подписи, необходимо выполнить следующие действия.

В карточке зарегистрированного документа выделить файл, нажать кнопку

F4. При этом откроется карточка информации о файле (Рисунок 152). Выделить

Рисунок 1

Рисунок 1

фамилию подписавшего и нажать кнопку F4. При этом откроется

дополнительная карточка (Рисунок 153).

Указать номер страницы, где должен стоять штамп подписи, нажать кнопку

«Создать». Затем нажать кнопку «Открыть», чтобы отследить изменения. Если

подпись окажется смещена, указать в дополнительной карточке другие

координаты штампа подписи (в миллиметрах) (для стандартного бланка: левая ~

72, правая ~ 200). При удовлетворительном результате сохранить

дополнительную карточку.

Сформируется штамп подписи (Рисунок 154).

Расположение штампа можно изменить. Для этого открыть

дополнительную карточку с координатами размещения штампа, изменить

значения границ и нажать кнопку «Изменить» (Рисунок 155,Рисунок 156).

Сохранить карточку.

Чтобы удалить штамп со страницы, необходимо открыть дополнительную

Рисунок 1: Расположение штампа изменено

Рисунок 1

Рисунок 1: Штамп подписи сформирован

карточку с указанием границ, значение границ проставить «0», нажать кнопку

«Удалить».

Чтобы добавить штамп номера в файл, подготовленный не на стандартном

бланке, необходимо указать место на странице, где будет размещаться номер.

Для этого в месте предполагаемого размещения штампа номера необходимо

поставить знак «№».

Чтобы добавить штамп подписи, подготовленный не на стандартном

бланке, необходимо указать место на странице, где будет размещаться подпись.

Для этого в месте предполагаемого размещения штампа подписи необходимо

указать фамилию подписывающего в формате И.О. Фамилия

Сканирование документов

Подготовка документа к сканированиюДля обеспечения быстрого перевода большого объема бумажных

документов в электронный вид в системе СЭДКП используется функция

поточного сканирования. Каждому документу, зарегистрированному в системе

СЭДКП, соответствует уникальный штрих код, который распечатывается на

самоклеющихся наклейках при помощи термотрансферного принтера.

Документы загружаются в сканер одной пачкой. В процессе сканирования

каждый документ из нее автоматически идентифицируется по уникальному

штрих-коду.

Документ, требующий преобразования с бумажного носителя в

электронный вид, регистрируется в системе СЭДКП, т. е., на него заводится

регистрационная карточка. Далее для формирования уникального штрих-кода

необходимо нажать кнопку Штрих-код панели инструментов регистрационной

карточки.

Для печати штрих-кода нажать кнопку Печать на панели инструментов.

Распечатанный штрих код отделить от ленты-носителя и приклеить на

любое свободное место на документе без перекоса и сгибов.

Программа печати штрих-кода включает дополнительный контрольный

символ, что позволяет отличить «свои» штрих коды от штриховых кодов других

организаций, содержащихся на входящем документе.

Далее документ передается на участок сканирования сотруднику,

ответственному за поточное сканирование документов.

Порядок сканирования документовДокумент освободить от канцелярских скрепок, скоб и других

скрепляющих приспособлений.

Под последний лист документа положить специальный «стоп лист».

Если сканируется сразу пакет документов, «стоп лист» подкладывается

под последний лист каждого документа.

Выровнять листы документа.

Вставить листы документа в сканер первой страницей верх и верхним

торцом к захватывающему механизму.

Выровнять листы по направляющим, чтобы избежать перекоса при

сканировании. В приемный лоток можно загрузить ограниченное количество

листов. Если в документе содержит большее количество листов, разделить

документ на части, подложив под каждую часть «стоп лист».

Запустить программу сканирования (ярлык размещен на Рабочем столе);

Проверить настройки сканирования: должна быть выбрана настройка,

соответствующая фамилии пользователя или «login».

Нажать кнопку «Новое сканирование», чтобы начать процедуру.

Дождаться сообщения «Сканирование завершено».

На вопрос системы «Продолжать сканировать» нажать кнопку «НЕТ»,

если документов для сканирования больше нет, «ДА», если есть еще не

сканированные документы.

По окончании сканирования пакета документов выполнить пакетный

файл «Отправить на обработку.bat». Отсканированные файлы копируются на

сервер обработки и удаляются с локального компьютера.

В случае появления сообщения «Невозможно открыть файл», закрыть его

и продолжить работу.

Вынуть документы из нижнего лотка сканера.

Отсортировать «стоп листы» и листы документов.

Скрепить документы.

В случае, если лист замялся или в документе осталась скрепка или листы

склеились, сканирование прерывается и раздается звуковой сигнал. В этом

случае следует:

Нажать на сканере кнопку «Open» и откинуть верхнюю крышку сканера.

Изъять замятый лист. Расправить его. При необходимости, следует

сделать ксерокопию и сканировать ее вместо замятого листа. Часто

причиной замятия становятся не изъятые скрепки в середине документа.

Изъять их.

Закрыть верхнюю крышку сканера (до щелчка).

Продолжить сканирование. Если имеются сомнения, все ли листы

отсканированы, удалить все файлы из папки «C:\Scan» и отсканировать пакет

заново.

Обработка файлов на сервереОтправленные на обработку файлы записываются в папку «\\server\Scan\

RawScan», и через 20 секунд захватывается программой обработки, которая

осуществляет следующие операции:

Автоматически переворачивает листы документа в альбомную или

книжную ориентацию в зависимости от ориентации текста;

Переименовывает файлы в соответствии со штрих кодом документа.;

Преобразует документ из формата TIFF в формат PDF;

Чистые листы были удалены еще программой сканирования.

Нормально обработанные документы переносятся файлы в папку «\\

server\Scan\Dest». Для доступа использовать ярлык «Готовые к

прикреплению».

При подозрении на ошибку документы переносятся файлы в папку «\\

server\Scan\Bad». Для доступа использовать ярлык «Проблемные

документы».

Далее если в карточке задан гриф «ДСП», то файл переносится в папку «\\

server\Scan\ДСП». Иначе файл переименовывается в соответствии с

именем карточки и прикрепляется к карточке документа в СЭДКП и

удаляется (или переносится в специальную папку в зависимости от

настроек).

Если к карточке уже прикреплен файл, файл переносится в папку «\\

server\Scan\Bad». Для доступа использовать ярлык «Проблемные

документы».

Порядок действий с проблемными документамиС определенной регламентом периодичностью следует проверять

содержимое папки «\\server\Scan\Bad». Для доступа использовать ярлык

«Проблемные документы». В этой папке содержатся документы, которые имеют

следующие проблемы:

Не распознан штрих код в документе. Такие файлы записываются с

именем, равным порядковому номеру документа при сканировании.

Откройте проблемный файл и поищите штрих код.

На документ забыли наклеить штрих код.

Наклейте штрих код и отсканируйте документ заново или

присоедините документ к карточке вручную.

Штрих-код плохо отпечатался.

Переименуйте проблемный документ. В качестве имени

введите ваш логин, символ «@» и текст под штрих кодом (без

звездочек). Например, «Иванов@BLWW5U.tif»

Перенесите переименованный документ из папки «\\server\

Scan\Bad» (проблемные документы) в папку «\\server\Scan\

Dest» (готовые к прикреплению).

В документе обнаружено несколько штрих кодов. Такие файлы

записываются с именем, состоящим из «ID» документов через запятую.

Обычно эта ошибка возникает, когда между документами не был

проложен «стоп лист». Следует повторно отсканировать такие документы.

Не забыть удалить проблемный файл из папки «\\server\Scan\Bad».

Если документы уже розданы исполнителям, выполнить следующие

действия:

Открыть файл с помощью «Adobe Reader».

Найти страницу, с которой начинается второй документ.

Нажать кнопку «Страницы» в левой части окна.

Выделить станицы, относящиеся к первому документу и

выбрать из контекстного меню команду «Печать страниц».

Выбрать PDF принтер. Можно воспользоваться «Microsoft

Office Image Writer». В этом случае нажать кнопку «Свойства»

и на закладке «Дополнительно» выберите «TIFF».

Нажать кнопку «OK»

Ввести папку «C:\Scan», к имени файла добавьте «a», нажать

«Сохранить».

Повторить операции для второго документа. К имени файла

добавлять «b».

Выполнить пакетный файл «Отправить на обработку.bat».

Отсканированные файлы копируются на сервер обработки и

удаляются с локального компьютера.

Не забыть удалить проблемный файл из папки «\\server\Scan\

Bad».

В папку проблемных документов записываются так же документы,

имеющие проблемы с прикреплением. Такие файлы имеют расширение

«PDF», и имя карточки, соответствующей штрих коду.

В процессе прикрепления файла к карточке произошел сбой системы.

Откройте карточку документа. Перетащите методом «drag and

drop» файл в поле «Файл» карточки СЭДКП. Удалите файл из

папки проблемных файлов.

Если и при таком способе возникают проблемы, обратитесь к

администратору СЭДКП.

К карточке уже присоединен одноименный документ. В этом случае файл

перемещается в папку «\\server\Scan\Bad» с расширением «PDF», и

именем карточки. Просмотреть проблемный файл и файл, прикрепленный

к карточке. Эта ситуация возникает в следующих случаях:

Уже отсканированный документ ошибочно направлен на повторное

сканирование. Удалить повторно отсканированный файл.

В отсканированном ранее документе отсутствовала часть

страниц, поэтому документ (или часть документа) направлена

на повторное сканирование. Удалить прикрепленный к

карточке файл. Перетащить методом «drag and drop»

правильный файл в поле «Файл» карточки СЭДКП. Удалить

файл из папки проблемных файлов.

На документ наклеен штрих-код другого документа. Найти

карточку, к которой должен быть прикреплен файл. Описание

процедуры поиска описано в Руководстве пользователя

СЭДКП. Перетащить файл в поле «Файл» правильной

карточки. Переименовать получившуюся карточку файла в

соответствии с регистрационным номером карточки. Удалить

файл из папки проблемных файлов.

Списание в дело

В системе имеется возможность списывать электронные карточки

документов в электронные папки дел.

Для этого в СЭДКП разработаны карточки для хранения и учета

номенклатурных дел: Дело (Рисунок 157), Том (Рисунок 158).

Регистрационная карточка дела несет всю информацию о нем:

Рисунок 1: Карточка «Том»

Рисунок 1: Карточка "Дело"

наименование и номер дела, принадлежность к департаменту, даты его

открытия и закрытия, формируется опись дела.

Электронные дела заводятся в соответствии с утвержденной

номенклатурой дел. Дело делится на тома. Документ списывается в последний

открытый том.

Доступ к функции списания в дело определяется правами пользователя.

Для того чтобы списать документ в электронное дело, необходимо:

открыть электронную регистрационную карточку документа на

редактирование;

нажать кнопку В Дело панели инструментов регистрационной карточки;

откроется диалоговое окно Задайте дело и число страниц для выбора

нужного дела (Рисунок 159).

Поля карточки:

Поиск дел - набрать часть или полное наименование дела, в которое будет

списываться документ, нажать кнопку Найти. Результат поиска высвечивается в

нижнем поле. В поле попадут все дела, фрагмент наименования которых был

указано в поле Поиск дел.

Поле Все дела в департаменте за год содержит список электронных дел за

текущий год для структурного подразделения пользователя.

Рисунок 1: Выбор дела

В поле Связанные документы содержится список ярлыков

регистрационных карточек документов, связанных с данным.

Выбрать нужное дело в поле результата поиска или Все дела в

департаменте за год, и методом drag-and-drop перенести его в поле Выбранное

дело.

В поле Страниц с клавиатуры внести количество страниц списываемого

документа. По умолчанию проставляется одна страница.

Нажать на кнопку ОК.

Электронная регистрационная карточка спишется в последний открытый

том выбранного дела. Интервалы страниц в томе будут проставлены

автоматически.

Документ может быть списан в несколько электронных дел. Тогда для

каждого дела последовательно выполняется процедура списания.

Из регистрационной карточки Том можно получить опись тома с выводом

информации на печать. Процедура аналогична выводу на печать любой

регистрационной карточки нажатием кнопки Печать из карточки Том.

В регистрационной карточке документа в поле Списан в дело отражается

информация о всех делах, в которые списан данный документ. Полная

информация о списании документа доступна администратору сегмента системы

СЭДКП. Пользователь видит только информацию о списании документа в

своем структурном подразделении.

Поиск регистрационных карточек

В системе существует гибкий поиск регистрационных карточек.

Выбор можно осуществлять с помощью обобщенных стандартных

поисковых форм или поисков, составленных администратором для конкретного

пользователя. Набор обобщенных поисковых форм размещается в Рабочем

кабинете пользователя в папке «Поиск документов» (Рисунок 160). Он может

быть изменен в соответствии с деловым процессом пользователя и его

должностными обязанностями. Стандартные формы созданы для поиска:

по общим реквизитам;

входящих документов;

исходящих документов;

внутренних документов;

обращений граждан;

проектов документов;

контрольных заданий.

Возможно создания любой поисковой формы по любому набору реквизитов.

Для выполнения поиска необходимо внести в поля соответствующих

атрибутов их необходимые значения и нажать кнопку Выполнить. Чем больше

Рисунок 1: Стандартные поисковые формы

указано условий поиска, тем уже будет область поиска результатов. Результаты

выполнения поискового запроса помещаются в поле результатов.

При поиске по содержанию используются специальные символы «_», «%»,

[^].

Символ «%», поставленный до или после фрагмента слова, означает, что

система ищет регистрационные карточки, в поле Содержание которых имеется

слово с сочетанием указанного фрагмента и любого числа любых символов до

или после фрагмента.

Символ «_», поставленный до или после фрагмента слова, означает, что

система ищет регистрационные карточки, в поле Содержание которых имеется

слово с сочетанием указанного фрагмента и одного символа до или после

фрагмента.

Символ [^буква], поставленный до или после фрагмента слова, означает,

что система ищет регистрационные карточки, в поле Содержание которых

имеется фрагмент, в сочетании с которым не должно быть данной буквы.

Форму для поиска можно открыть двойным кликом мыши по выделенному

поиску или с помощью кнопки Поиск на панели инструментов.

Поиск по общим реквизитам

Поиск регистрационных карточек осуществляет по реквизитам, общим для

всех групп документов (Рисунок 161).

Поиск можно осуществлять по любому набору реквизитов, тем самым

расширяя или сужая область поиска.

Поля поиска:

Рег.№ - регистрационный номер, можно указывать весь номер или его

часть, префикс, постфикс, число из номера.

Группа - Выбирается из справочника одно из значений групп документов,

зарегистрированных в системе.

Дата регистрации с…по – интервал дат регистрации, по умолчанию

активно первое поле.

Содержание – текстовое поле, заполняется с клавиатуры.

Вид документа — справочное значение.

Фильтр — позволяет выбрать из списка результатов карточки,

удовлетворяющие значению, указанному в поле Фильтр.

Из полученного в результате выполнения запроса списка двойным кликом

мыши по ярлыку любой регистрационной карточки можно открыть карточку на

редактирование. Результаты выполнения запроса можно перенести в Область

Рисунок 1: Общий поиск

результатов методом drag-and-drop.

В поле результатов выполнения запроса выводятся:

регистрационный номер документа,

дата регистрации документа,

содержание документа.

Результат поиска можно вывести на печать, нажав кнопку Печать,

размещенную рядом с кнопкой Выполнить.

Кнопка Очистить форму, размещенная рядом с кнопкой Выполнить

очищает поля условий поиска.

Поиск входящих документов

Поиск входящих документов осуществляет поиск регистрационных

карточек входящих документов по основным реквизитам регистрационной

карточки (Рисунок 162).

Поля поиска:

Рег.№ - часть регистрационного номера.

Рисунок 1: Карточка поиска входящих документов

Группа - группа документов из группы «Входящие».

С … по - интервал дат регистрации.

Кнопки Все, Контрольные, Не исполненные, Исполненные, Не

контрольные позволяют определить область поиска регистрационных

карточек.

Кнопки Все, Отправитель (атрибуты документа отправителя),

Сопроводительный документ (атрибуты сопроводительного документа)

позволяют определить область поиска документов.

Поля № документа, Подписал, Содержание, Код дела текстовые,

заполняются с клавиатуры. Поле Отправитель (наименование организации —

отправителя) выбирается из справочника внешних организаций. ЭП — признак

подписания документа электронной подписью.

Поля Срочность, Тип документа, Кому, Автор резолюции (кнопки

Ответственный, Исполнитель, Все), Деп. (департамент), Отд. (отдел), Вид

документа, Вид норм. документа, Вид доставки, Тема — справочные

значения, выбираются из списка.

- кнопка справа от кнопки Выполнить очищает поля условий поиска.

- кнопка справа от кнопки Выполнить выводит результаты поиска на

печать в формате DOC.

Карточки, удовлетворяющие условиям запроса, выводятся в поле

результатов поиска. Двойным кликом мыши по ярлыку регистрационной

карточки можно открыть ее на редактирование. Результаты выполнения

запроса можно перенести в Область результатов методом drag-and-drop.

В поле результатов выполнения запроса выводятся:

регистрационный номер документа,

дата регистрации документа в системе,

исходящий номер полученного документа (атрибут от организации -

отправителя),

дата регистрации полученного документа (атрибут от организации —

отправителя),

содержание документа.

типдокумента.Поиск исходящих документов

По форме осуществляется поиск регистрационных карточек

исходящих документов по основным реквизитам регистрационной карточки

(Рисунок 163).

Поисковые поля:

Рег. № - часть регистрационного номера.

Группа - группа документов из группы «Исходящие».

с … по - интервал дат регистрации.

Адресат – выбирается из справочника внешних организаций.

Поля Подписал, Визы, Исполнитель – выбираются из справочника

сотрудников организации.

Рисунок 1: Поиск исходящих документов

ЭП — признак подписания документа электронной подписью.

Содержание – текстовое поле.

Поля Кому, Индекс - текстовые поля.

Подразделение — выбирается из справочника подразделений.

Поля Гриф, Вид нормативного документа, Вид отправки –

справочные, выбираются из списка.

- кнопка справа от кнопки Выполнить очищает поля условий поиска.

- кнопка справа от кнопки Выполнить выводит результаты поиска на

печать в формате DOC.

Карточки, удовлетворяющие условиям запроса, выводятся в поле

результатов поиска Двойным кликом мыши по ярлыку регистрационной

карточки можно открыть ее на редактирование. Результаты выполнения запроса

можно перенести в Область результатов методом drag-and-drop.

В поле результатов выполнения запроса выводятся:

регистрационный номер документа,

дата регистрации документа,

содержание документа,

регион.

Поиск внутренних документов

Форма осуществляет поиск регистрационных карточек внутренних

документов по основным реквизитам регистрационной карточки (Рисунок 164).

Поисковые поля:

Рег № - часть регистрационного номера.

Группа - группа документов из группы «Внутренние».

с … по - интервал дат регистрации.

Кнопки: Все, Контрольные, Не исполненные, Исполненные, Не

контрольные позволяют определить область поиска регистрационных

карточек.

Гриф - выбирается из справочника.

Рассылка - выбирается из справочника списков рассылки.

Адресат – выбирается из справочника внешних организаций.

Содержание – текстовое поле.

Поля Подписал, Визы, Исполнитель – выбираются из справочника

сотрудников организации.

ЭП — признак подписания документа электронной подписью.

Поля Кому, Индекс - текстовые поля.

Состояние — справочное значение.

Рисунок 1: Поиск внутренних документов

Из резолюций - выбираются из справочника сотрудников организации.

Деп. (департамент) — выбирается из справочника подразделений.

- кнопка справа от кнопки Выполнить очищает поля условий

поиска.

- кнопка справа от кнопки Выполнить выводит результаты поиска

на печать в формате DOC.

Карточки, удовлетворяющие условиям запроса, выводятся в поле

результатов поиска. Двойным кликом мыши по ярлыку

регистрационной карточки можно открыть ее на редактирование.

Результаты выполнения запроса можно перенести в Область

результатов методом drag-and-drop.

В поле результатов выполнения запроса выводятся:

регистрационный номер документа,

дата регистрации документа,

содержание документа.

Поиск обращений граждан

Форма осуществляет поиск регистрационных карточек обращений

граждан по основным реквизитам регистрационной карточки (Рисунок 165).

Поисковые поля:

Рег.№ - часть регистрационного номера.

Группа - группа документов типа «Письма граждан».

с … по - интервал дат регистрации.

Кнопки: Все, Контрольные, Не исполненные, Исполненные, Не

контрольные позволяют определить область поиска регистрационных

карточек.

Поля Гражданин, Содержание, Адрес, № сопр, Подписал, Содержание,

сопр., Индекс, Исх №, Поручение – текстовые поля.

Поля Кому, Ответственный, Исполнитель, Автор резолюции, Исполнитель

резолюции - выбираются из справочника сотрудников организации.

Корреспондент сопроводительного – выбирается из справочника внешних

организаций.

Вид исполнения – справочное значение.

Срок исполнения с … по – интервал времени сроков исполнения.

Дата исполнения с … по – интервал времени, в который обращение было

Рисунок 1: Карточка поиска обращений граждан

исполнено.

Поля Вид обращения, Тема, Вид исполнения — справочные, выбираются из

соответствующих справочников.

Подразделение — выбирается из справочника подразделений.

ДПК – признак наличия дополнительного контроля документа: пустое поле –

нет дополнительного контроля; заполнено – поставлено на дополнительный

контроль; серое поле - игнорировать при выполнении запроса.

Кнопка справа от кнопки Выполнить очищает поля условий поиска.

- кнопка справа от кнопки Выполнить очищает поля условий поиска.

- кнопка справа от кнопки Выполнить выводит результаты поиска

на печать в формате DOC.

Карточки, удовлетворяющие условиям запроса, выводятся в поле

результатов поиска. Результаты выполнения запроса выводятся в поле

результатов поиска. Двойным кликом мыши по ярлыку

регистрационной карточки можно открыть ее на редактирование.

Результаты выполнения запроса можно передать в Области результатов

методом drag-and-drop.

В поле результатов выполнения запроса выводятся:

регистрационный номер обращения,

дата регистрации обращения,

дата исполнения обращения,

содержание обращения,

корреспондент,

индекс и адрес корреспондента.

Поиск контрольных заданий

Форма осуществляет поиск регистрационных карточек контрольных

заданий входящих и внутренних документов по основным реквизитам

регистрационной карточки задания (Рисунок 166).

Поля поиска:

Рег. № - регистрационный номер или его часть номера документа, на который

было наложено контрольное задание.

№ документа – исходящий номер документа организации - отправителя,

поставленного на контроль.

Дата документа - дата входящего документа, поставленного на контроль.

с … по – интервал дат регистрации документа, по умолчанию текущий год.

Группа документов — группа документов, документы которой поставлены на

контроль.

Вид документа — справочное значение, выбирается из справочника видов

документа.

Рисунок 1: Поиск заданий

Отправитель – справочное значение, выбирается из справочника внешних

организаций.

Кнопки Все, Отправитель (атрибуты документа отправителя),

Сопроводительный документ (атрибуты сопроводительного документа)

позволяют определить область поиска документов.

Поля Подписал, Содержание, Содержание задания, Результат исполнения,

Индекс – текстовые поля.

Инициатор поручения — справочное значение, выбирается из справочника

инициаторов поручений.

Дата исполнения … по – интервал дат, определяющих контрольный срок

исполнения, по умолчанию не активны.

Поля Ответственный, Координатор, Исполнитель — справочные,

выбираются из справочника сотрудников организации.

Подразделение – выбирается из справочника подразделений организации.

Кнопки Все, Не исполненные, Сроки истекли, Исполненные, С

нарушением срока определяют область поиска документов.

Кнопка справа от кнопки Выполнить очищает поля условий поиска.

Карточки, удовлетворяющие условиям запроса, выводятся в поле

результатов поиска. Двойным кликом мыши по ярлыку карточки задания из

полученного в результате выполнения запроса списка можно открыть ее на

редактирование. Результаты выполнения запроса можно перенести в Область

результатов методом drag-and-drop.

В поле результатов выполнения запроса выводятся:

ответственный– исполнитель задания,

регистрационный номер контрольного документа,

дата регистрации контрольного документа.

Поиск проектов документов

Осуществляет поиск регистрационных карточек проектов документов

(Рисунок 167).

Поля поиска:

Рег.№, Содержание, Индекс - текстовые поля.

с... по - интервал дат регистрации проекта документа.

Срок исполнения с...по - интервал дат срока исполнения.

Исполнитель, Инициатор, Виза, Исполнитель поручения, Подпись -

справочные, выбираются из справочника сотрудников организации.

Подразделение - выбирается из справочника подразделений

организации.

Вид — справочное значение.

- кнопка справа от кнопки Выполнить очищает поля условий

поиска.

Рисунок 1: Поиск карточек проектов документов

- кнопка справа от кнопки Выполнить выводит результаты поиска

на печать в формате DOC.

Карточки, удовлетворяющие условиям запроса, выводятся в поле

результатов поиска. Результаты выполнения запроса выводятся в поле

результатов поиска. Двойным кликом мыши по ярлыку любой

регистрационной карточки из полученного в результате выполнения

запроса списка можно открыть ее на редактирование. Результаты

выполнения запроса можно перенести в Область результатов методом

drag-and-drop.

В поле результатов выполнения запроса выводятся:

регистрационный номер,

дата регистрации,

содержание.

Контекстный поиск файлов и регистрационных карточек

Форма позволяет найти файлы (или регистрационные карточки, к

которым прикреплены файлы), содержащие набор заданных слов или их

словоформ (Рисунок 168).

Поле Слова, содержащиеся в тексте файла предназначено для ввода

слов, словоформы которых должны присутствовать в тексте файла, и

специальных знаков.

Если в строке отсутствуют специальные знаки, запрос возвращает

файлы, в которых содержится хотя бы одно из перечисленных слов или их

словоформ, причем в начале списка окажутся те файлы, в которых присутствует

больше перечисленных слов и расположены они будут ближе.

Регистр символов игнорируется. Например, слова «ОРГАНИЗАЦИЯ» и

«организация» считаются одинаковыми.

При поиске учитываются словоформы. То есть слова «организация»,

«организации», «организацией» и т.д. считаются одинаковыми.

Если требуется, чтобы в файле обязательно присутствовало некоторое

слово, следует поставить перед ним знак «+». Например, «+министерство

+образования».

Чтобы исключить файлы, в которых присутствует некоторое слово,

следует перед ним поставить «-». Например, «+министерство –образования».

Чтобы найти файлы, в которых присутствует некоторое

Рисунок 1: Контекстный поиск файлов

словосочетание, следует заключить такое словосочетание в двойные кавычки.

Например, «"министерство образования"». Словоформы учитываются, но

указанные слова должны стоять подряд и в правильном порядке. Если между

указанными словами в файле могут встречаться другие слова, то можно после

закрывающейся двойной кавычки поставить тильду и за ней указать количество

слов, которые могут быть между указанными словами (близость), например,

«"министерство образования"~5».

В поле Имя начинается с можно ввести подстроку, которая должна

содержаться в имени файла. Например, «ВМ-». Внимание, регистр символов

важен!

Из множества найденных файлов в список выводится (по умолчанию)

2000 файлов, лучше всего соответствующих запросу. В поле файлов можно

ввести другое значение этого параметра.

В поле Имя начинается с вводится строка, содержащаяся в любой

части имени искомой карточки. Регистр символов не учитывается.

Если выбрана опция «Вывод фрагмента текста», в списке будут

отображаться файлы, содержащие распознанные тексты документов,

соответствующих заданным условиям.

Если выбрана опция «Документы», в списке будут отображаться

карточки документов, к которым прикреплены файлы, в которых встречаются

заданные слова.

Кнопка Искать находит карточки, соответствующие заданным

условиям.

Автономная работа

Для обеспечения автономной работы, без связи с хранилищем

СЭДКП, с документами, полученными из оперативной базы единой системы

электронного документооборота, необходимо выполнить следующие действия.

Определить массив элементов, который подлежит обработке. Для этого

выполнить соответствующий отчет или найти содержимое папки из Рабочего

кабинета пользователя. В Области результатов выделить необходимые

документы, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать команду

Выгрузить документы. При этом откроется проводник компьютера, где

необходимо определить директорию (папку) для сохранения файла. Нажать

кнопку Сохранить.

Для работы в автономном режиме система СЭДКП должна быть

установлена на компьютере, не имеющим связь с сервером единой системы

электронного документооборота. При входе в систему нажать кнопку

Автономно (Рисунок 2).

В открывшемся Главном окне приложения СЭДКП на панели

инструментов нажать кнопку Файл, выбрать команду Открыть документ из

файла или директории. В открывшемся  проводнике компьютера выбрать

папку, соответствующую интересующему пользователя запросу, нажать кнопку

«Открыть». В Рабочем кабинете пользователя должен сформироваться отчет,

при выполнении которого в Области результатов должен отобразиться список

выгруженных документов.

Выполнить действия с карточками (просмотреть прикрепленные

файлы, внести резолюции).

Чтобы перенести обработанные данные на сервер единой системы

электронного документооборота, выполнить действия, аналогичные

предыдущим:

выделить отредактированные регистрационные карточки документов,

выгрузить их в выбранную директорию, использую команду Выгрузить

документы;

перенести результаты автономной работы с документами на сервер

единой системы электронного документооборота, использую команду

Открыть документ из файла или директории.

Полнофункциональный веб-интерфейс

Полнофункциональный веб-интерфейс системы электронного

документооборота федеральных органов управления образованием и наукой,

обеспечивает корректную работу с системой посредством использования

основных веб-браузеров (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome,

Opera и т.п.)

Чтобы получить доступ к системе, необходимо открыть веб-браузер и

указать адрес приложения (Рисунок 169).

Далее войти в систему со своим именем и паролем и выполнять работу

в СЭДКП в соответствии со своими правами и функциональными

обязанностями (Рисунок 170).

Рисунок 1: Переход к работе в Web-приложении

После корректного ввода имени пользователя и пароля открывается

Web-приложение системы СЭДКП (Рисунок 171).

При работе с удаленным сервером системы СЭДКП выполняются

Рисунок 1: Вход в систему через Web-приложение

Рисунок 1: Открытое Web-приложение СЭДКП

следующие операции:

получение результатов выполнения запросов  Рабочего

кабинета пользователя (просмотр поступивших в кабинет

документов);

поиск документов и поручений по значениям согласованного

набора реквизитов;

использование разнообразных встроенных поисковых

запросов;

полнотекстовый поиск документов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

прикрепление файлов к регистрационной карточке документа;

ввод отметки об исполнении поручений;

согласование (визирование) и подписание проектов

документов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.

Информационные карточки открываются одним кликом мыши. Все

действия с объектами системы выполняются так же, как и в основном

приложении СЭДКП.

Чтобы завершить работу в системе, необходимо выбрать пункт меню

Главного окна приложения «Файл», в нем команду Выход.

В одном окне браузера можно работать только с одним приложением

СЭДКП.

Специальная группа документов «Поручение»

Для ускорения и упрощения ввода данных при формировании

поручения руководителя (тип документа «Внутренний») используется

специальная карточка «Поручение» (Рисунок 172).

Поля карточки:

Ответственный. Одно справочное значение из числа сотрудников

организации.

Исполнители. Справочное значение из числа сотрудников

организации, множественное поле. Заполняется с использованием кнопки

Добавить. Чтобы удалить фамилию из списка исполнителей, выделить ее и

нажать кнопку .

Срок. Срок исполнения поручения. Поле типа «дата».

Срочно. Срочность поручения, справочное значение.

Поручение. Содержание резолюции от имени пользователя,

создающего поручение. Текстовое поле заполняется с клавиатуры.

В содержание. Содержание документа. Текстовое поле заполняется с

Рисунок 1: Карточка для ввода данных для поручения

клавиатуры.

Кнопки панели инструментов карточки:

Создать документ и утвердить резолюцию. По кнопке на основании

введенных в карточку данных формируется карточка «Поручение...(фамилия

пользователя, создавшего карточку)» с утвержденной резолюцией в адрес

указанных исполнителей, которой присваивается очередной в данной группе

документов номер. Карточка закрыта, ярлык находится в Рабочей области

пользователя.

Продолжить ввод поручения. По кнопке на основании введенных в

карточку данных формируется карточка «Поручение...(фамилия пользователя,

создавшего карточку)». Карточка открыта для редактирования, открыта

резолюция стандартной формы со статусом «Проект». Проект резолюции

можно утвердить или добавить в нее информацию. Далее утвердить

отредактированную резолюцию и сохранить карточку поручения.

Закрыть. По кнопке карточка закроется без сохранения введенной

информации.

Последовательность действий при работе с карточкой поручения

Чтобы создать карточку «Поручение», необходимо в Рабочей области

пользователя нажать кнопку «Регистрация документа» или выбрать команду

контекстного меню «Регистрация документа». При этом откроется карточка

(Рисунок 172). Заполнить необходимые поля (Рисунок 173).

вариант 1. Нажать кнопку Создать документ и утвердить

резолюцию. При этом откроется карточка (Рисунок 174, Рисунок 175).

Рисунок 1: Предварительная карточка с заполненными полями

Рисунок 1: "Поручение". Закладка "Регистрационные данные"

При этом сформируется файл с текстом резолюции, размещенный в

поле «Прикрепленный файл». Его можно подписать электронной подписью

или распечатать на бумажный носитель (по кнопке Сформировать\заменить).

вариант 2. Нажать кнопку Продолжить ввод поручения. При этом

откроется карточка (Рисунок 176).

Рисунок 1: "Поручение". Закладка "Исполнение"

Продолжить редактирование резолюции, утвердить ее. При этом чтобы

заменить файл резолюции, необходимо перейти на закладку «Регистрационные

данные» и нажать кнопку Сформировать\заменить.

Далее работа с карточкой продолжается так же, как и с другими типами

документов.

Рисунок 1: "Поручение". Закладка "Исполнение " с проектом резолюции

Работа с визовым экземпляром проекта документа

Для проекта документа, созданного на основе карточки входящего

документа,  предусмотрен функционал работы с визовым экземпляром проекта

документа  прямо из карточки входящего. С этой целью должна использоваться

специальная форма входящего документа (Рисунок 177, Рисунок 178). Это

выполняется с помощью специальных настроек.

Рисунок 1: Карточка входящего документа со специальными полями

Последовательность действий работы с таким функционалом такова.

Исполнитель создает проект документа (из резолюции или по кнопке

панели инструментов карточки), согласовывает его, сканирует визовый

экземпляр  со всеми визами и прикрепляет его в поле Визовый экземпляр

карточки проекта документа. Если визовых документов несколько, то они

сканируются, как один документ. Автоматически документ  pdf

переименовывается в соответствии с номером входящего, на который готовится

ответ.

Завизированный экземпляр документа, готовый к подписанию

руководителем, автоматически прикрепляется к РК входящего документа, на

который готовится ответ. Если версий документа было несколько, они

последовательно помещается в поле «Проект на визу» (Рисунок 179).

Рисунок 1: Карточка поручения со специальными полями

В поле Проект на визу выделить последний вариант визового

экземпляра и нажать кнопку Добавить. Откроется окно с информацией о

номере и дате входящего документа, исполнителе проекта ответа, с

отсканированным визовым экземпляром и документом на подпись (Рисунок

180).

Рисунок 1: Карточка входящего документа с подготовленным файлом для подписания

Рисунок 1: Действия с визовым экземпляром

После просмотра файлов сформировать указание по содержанию

документа:

▪ Нажать кнопку «Утвердить», если замечаний нет.

▪ Нажать на кнопку Дать указания, если есть замечания к

представленному на подпись проекту, и требуется доработка. При

этом откроется дополнительное окно (Рисунок 181).

При необходимости указание может быть поставлено на контроль.

Если нажать кнопку панели инструментов дополнительной карточки

Сохранить и напечатать, сформируется файл, который далее можно

распечатать.

Данное указание формируется в резолюцию руководителя. При этом

исполнителем резолюции автоматически назначается директор департамента

исполнителя проекта документа!

В проекте документа при этом сформируется соответствующая строка в

поле «Подпись»: при положительном решении «Подписал», при отрицательном

(когда сформировалась резолюция) «Отказал».

Рисунок 1: Карточка для формирования указания по документу

Регистрация электронных обращений граждан, поступающих через

интернет-портал

Официальный сайт Минобрнауки России имеет специальную форму,

используя которую можно отправить обращение в министерство (Рисунок 182).

В результате регистрации обращения гражданина на сайте Минобрнауки

России в системе автоматически создается регистрационная карточка

обращения гражданина.

При этом структурированные данные электронного обращения (Рисунок

183) переносятся в соответствующие поля регистрационной карточки. На

основе информации о зарегистрированном обращении автоматически

формируется уведомление, которое отправляется электронным письмом

гражданину по указанному им электронному адресу .

Рисунок 1: Раздел сайта Минобрнауки России с формами обращений граждан

Поиск регистрационных карточек обращений граждан,

зарегистрированных с сайта Минобрнауки России, выполняется с помощью

отчета Рабочего кабинета сотрудника Отдела регистрации и контроля за

рассмотрением обращений граждан и организаций «Поиск обращений,

зарегистрированных с сайта Минобрнауки России». Полученные в результате

выполнения отчета регистрационные карточки обращений обрабатываются в

установленном порядке.

Рисунок 1: Форма ввода данных обращения гражданина

Взаимодействие с системами электронного документооборота подведомственных организаций

Взаимодействие системы электронного документооборота федеральных

органов управления образованием и наукой с системами электронного

документооборота подведомственных организаций и органов управления

образованием субъектов Российской Федерации подразумевает отправку

исходящих документов и прием входящих с использованием специального

модуля «Взаимодействие».

В этом случае при регистрации исходящих документов указывается

значение поля «Вид отправки» Взаимодействие.

При получении входящих документов из подведомственных организаций,

использующих систему взаимодействия с системами электронного

документооборота, найти документы группы «Документы, поступившие через

систему «Взаимодействие»» и, используя функционал «Коррекция

регистрационного номера», зарегистрировать его в соответствующей группе

документов системы СЭДКП.

ОБНОВЛЕННЫЙ ДИЗАЙН СЭДКП

Система СЭДКП кроме основного традиционного, имеет

дополнительный интерфейс, который может быть настроен администратором

СЭДКП по просьбе пользователя. Функционал системы и приемы работы (принцип организации Рабочего кабинета

пользователя, регистрация документов, добавление резолюции, работа с проектом

документа и т.д.) полностью сохранены!

Ярлык обновленного интерфейса имеет вид

Окно ввода имени и пароля пользователя имеет вид (Рисунок 184).

Главное окно приложения СЭДКП имеет вид (Рисунок 185).

Рисунок 1: Окно ввода имени и пароля пользователя в обновленном интерфейсе

Главное окно СЭДКП состоит из трех областей:

Рабочий (личный) кабинет пользователя, содержащий поисковые формы,

папки, отчеты, настроенные на деловой процесс пользователя или группы

пользователей, имеющих одинаковые должностные обязанности и права.

Область результатов, в которой отражаются результаты выполнения

действий над объектами Рабочего кабинета пользователя.

Рабочая область пользователя, в которой отражается информация о

действиях пользователя.

В Рабочей области автоматически сохраняются все объекты,

созданные пользователем в течение всех сеансов работы! Рабочую область

пользователя можно очистить с помощью команды контекстного меню

«Очистить список». При этом в Рабочей области останутся только объекты,

зафиксированные командой контекстного меню «Зафиксировать в списке».

Чтобы убрать  из Рабочей области зафиксированный объект,  необходимо

выделить его и выполнить команду «Убрать из списка» контекстного меню

области.

Рисунок 1: Главное окно приложения СЭДКП в новом интерфейсе

 

В обновленном интерфейсе основные функции пользователя вынесены на

панель управления Главного окна приложения (Рисунок 186). Доступ к

функционалу кнопок определяется правами пользователя, которые

настраиваются в соответствии с его деловым процессом и функциональными

обязанностями.

Регистрация документа – позволяет вызвать форму для регистрации

документов.

Создать папку – позволяет пользователю создать личную папку.

Загрузить файл – обеспечивает доступ пользователя к файловому менеджеру

операционной системы для добавления файла в Систему.

Создать задачу – позволяет создать независимую заметку.

Настроить замещение  - позволяет настроить перенаправление потока

документов от одного пользователя к другому.

Справочник сотрудников – открывает справочник работников Министерства.

Форма представления и состав справочника настраиваются администратором в

соответствии с информацией, хранящейся в Системе.

Обновить – позволяет обновить Рабочий кабинет пользователя (количество

поступивших документов и состав Рабочего кабинета).

Добавлено поле сквозного поиска информации по файлам всех типов

документов (Рисунок 187).

Рисунок 1: Поле сквозного поиска

Рисунок 1: Панель управления Главного окна приложения СЭДКП

Имеется возможность изменить цвет оформления. Для этого на панели

инструментов Главного окна приложения выбрать последовательно команды

«Вид», «Темы». При этом откроется дополнительное окно (Рисунок 188).

Рисунок 8

Выбрать тему, нажать кнопку ОК.  Главное окно приложения закроется

и откроется через некоторое время в новом виде.

В карточке регистрации документа  с панели инструментов убрана

кнопка «Закрыть». Закрытие карточки выполняется «крестиком», размещенном

вверху справа.

В карточке регистрации входящего документа изменено размещение

информации по регистрации и исполнению документа (Рисунок 189).

Рисунок 9. Регистрационная карточка входящего документа в новом интерфейсе

Иконки объектов имеют вид:

входящий документ;

исходящий документ;

внутренний документ;

обращения граждан;

проект документа;

утвержденная резолюция;

 проект резолюции;

аннулированная резолюция;

папка;

отчет.