Sähköinen kilpailutus ja hankinta

Jyrki J.J. Kasvi

Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus TIEKE

Kalliita säästöjä

• Julkisissa hankinnoissa liikkuu paljon rahaa– Suomessa vuosittainen kokonaisarvo on noin 22 mrd €, EU:n alueella

yli 1000 mrd €.– Julkishallinnon hankinnat yli 16 % EU:n bruttokansantuotteesta

• Hankintalaki määrää kansalliset ja direktiivi EU-kynnysarvot– Tavoitteena kustannussäästöt ja toimittajien yhdenvertainen kohtelu– Hankintaprosessien oltava avoimia ja läpinäkyviä

• Kilpailuttamisen tilaajan kulut syövät helposti säästöt– Tarjouspyyntöjen käsittely usein kallista hankinnan arvoon verrattuna

• Yksi hankinta vaatii vajaan 100 tunnin työpanoksen– Toimituksen valvonta unohdetaan laskea mukaan kustannuksiin– Pelätään markkinaoikeuden kustannuksia ja viivästyksiä

• Kilpailuttamisen tarjoajan kustannukset lisätään hintaan– PK-yrityksillä ei ole resursseja eikä osaamista tarjousten tekoon

Tehokkaampaa kilpailutusta

• Vähennetään kustannuksia automatisoimalla kilpailutus-prosessi soveltuvilta osin

– Tilaajan toiminnot • Esim. sähköinen huutokauppa automatisoi tarjousten vertailun

– Tarjoajan toiminnot (esim. ilmoitusten seuranta)

• Avataan kilpailutus julkiselle arvioinnille – Tiedot EU:n ja Suomen valikoiduista tarjouspyynnöistä ja tehdyistä

kaupoista kenen tahansa selattavissa tai sähköpostissa (TIEKEn Hanketori 90-luvun alusta, 1500 TED-ilmoistusta/tpv ja 100 HILMA-ilmoistusta/tpv).

– TED (Tenders Electronic Daily) on Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosan verkkoversio, joka on omistettu Euroopan julkisille hankinnoille. Se päivitetään viisi kertaa viikossa noin 1500 julkisella hankintailmoituksella.

www.tieke.fi

Pientä puutetta

• Ilmoitustyypit, joita HILMAssa voi tehdä, mutta joita ei saa haettua rajapinnan kautta ovat:– EU-ilmoitukset– Puolustus- ja turvallisuushankinnat– Ennakkoilmoitus– Hankintailmoitus– Jälki-ilmoitusAlihankintailmoitus– Maatalouden hankintailmoitus– ELY-keskuksen ilmoitus tuetusta hankinnasta– Hankinnan tekijän ilmoitus tuetusta hankinnasta

• Nämä ilmoitukset eivät perustu "normaaliin" hankinta-lainsäädäntöön ja ne on rajattu pois rajapinnan kautta haettavista ilmoituksista.– Avoimuus ja läpinäkyvyys eivät toteudu

Horjuvia käytäntöjä

• Sähköisen kilpailutuksen lähtökohtana tulisi olla yhteentoimivuus ja tiedon jatkokäsittelyn sujuvuus– Tietoa kilpailutusjärjestelmiin syöttävien järjestelmien pitäisi

olla vakioituja.

• Esim. maakoodin tulisi suomalaisissa ilmoituksissa aina olla Suomi (CY: FI). Vaihtoehtoina voi tarjota muita maita (ja AX Ahvenanmaata).– Maakoodin puuttuminen teettää turhaa työtä jatkokäsittelijöillä,

jotka joutuvat ohjelmoimaan virheellisten ilmoituksien käsittelyrutiineja (jos ymmärtävät asian, koskee myös ulkomaisia jatkojalostajia).

– Maan perusteella tarjouspyyntöjä hakevat eivät edes näe maattomia ilmoituksia, jolloin kilpailutus ei toimi.

• Käytännöt vakioitava ennen kuin prosessia voidaan automatisoida

Sähköinen huutokauppa

• Sähköiset huutokaupat mahdollistava laki 1.10.2011 – (vuosia monia muita maita jäljessä, direktiivi 2004)– Kilpailuttamisen viimeisessä vaiheessa tilaajan hyväksymien

alustavan tarjouksen tehneiden tarjoajien kesken– Vain määrällisiä vertailuperusteita (hinta, toimitusaika ym.)

• Vertailun perusteena hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus

– ”Henkisiä suorituksia” ei saa huutokaupata sähköisesti

• ”Käänteisiä huutokauppoja”, joissa tarjoajat esittävät sähköisesti alempia hintoja tai parempia ehtoja. – Huudot arvioidaan automaattisesti– Kustannukset tilaajalle n000 €, säästöt 10-50% - tarjoajalle?– Ei sovellu pienimpiin kilpailutuksiin

• Kokemusta ja osaamista vasta vähän– Syntynyt huutokauppapalveluita tarjoavia palveluntarjoajia– Alustavat kokemukset tilaajan näkökulmasta lupaavia

Dynaaminen hankintajärjestelmä

• Laki voimaan 1.10.2011• Yksinomaan sähköinen määräaikainen (max 4v.)

hankintamenettely tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille

• Avoin kaikille kelpoisuusehdot täyttäville tarjoajille, jotka ovat esittäneet hankinta-ilmoituksen mukaisen alustavan tarjouksen.

• Jokainen yksittäinen hankinta järjestelmän sisällä on kilpailutettava (sähköisesti) hyväksyttyjen tarjoajien kesken.

• Järjestelmän sisäisistä EU-kynnysarvot ylittävistä hankinnoista lyhennetty hankintailmoitus, jonka perusteella voidaan hyväksyä uusia tarjoajia

• Tekniset ratkaisut vasta kehitteillä, kokemuksia puuttuu

Ettei kävisi näin

• Esimerkiksi, jos muuta hankintaprosessia ei sähköistetä, erillinen laskujen sähköinen käsittely voi helposti johtaamaksujen viivästymiseen:– Tilaaja saa laskun ja lähettää sen keskushallintoon– Keskushallinto digitalisoi laskun ja lähettää sen tilaajalle

asiatarkastettavaksi– Tilaaja tekee asiatarkastusken ja lähettää esimiehensä

hyväksyttäväksi– Esimies hyväksyy ja lähettää keskushallintoon

maksettavaksi– Keskushallinto maksaa– Edellyttää sitä, ettei kukaan tee muita töitä kuin

päivystää sähköpostiaan

30.9.2010 www.kasvi.org 9

Sukupuolten välinen digikuilu?

Keskustelua

U.S. Army Photo