hankinta-asiamies sekä tilaajan että tarjoajan apuna · hyvä hankinta (asiakkaalle) virkamies...
TRANSCRIPT
Hankinta-asiamies sekä tilaajan että tarjoajan apuna
Rovaniemi elinkeinoseminaariMarraskuu 2018
1
Keskin
arka
us
• LSHP vs. logistiikka- ja materiaalipäällikkö
• Kestävät Hankinnat, Sodankylä• Tulevan hävittäjähankinnan teollisen yhteistyön kustannusten ja laillisuuden selvitys, VTV (Eduskunta)
• Poliisin materiaalihallinnon kehittämissuunnitelma (prosessijohtaminen), Poliisihallitus
• Maaseudun elinvoimaisuuden tutkiminen, Helsingin Yliopisto
2
Keskinarkaus tausta
Keskin
arka
us
Hankintalaki ohjaa kynnysarvon
ylittäviä hankintoja (pääsääntöisesti
60 000 €)MUTTAkaikissa
hankinnoissa toimittava avoimesti,
tasapuolisesti ja syrjimättömästi
(sekä suhteellisuus-periaatteen
mukaan)
Hankinnan arvo ei ole ostoille budjetoitu summa yksiköittäin VAAN koko hankintasopimuksen
arvo koko sopimuskaudelle (optioineen) koko kunnassa!
Keskin
arka
us
Ideaaliprosessi
Susanna Keskinarkaus
Hankintaidean tarve tarkistetaan organisaatiotasolla ja sitä suunnitellaan kaikkien käyttäjien kanssa (mielellään sähköisesti)
Esimieheltä ja/tai lautakunnalta tarkistetaan valtuutus käyttää hankinnan edellyttämät varat ja organisaatio sitoutuu kilpailutuksen lopputulokseen
Substanssiasiantuntija määrittelee, mitä ollaan ostamassa ja kaupallinen asiantuntija avustaa kriteerien luomisessa. Asiantuntijat yhdessä selvittävät markkinoiden tarjonnan.
Kaupallinen asiantuntija valmistelee kilpailutuksen luomalla tarjouspyyntöasiakirjat ja tarkistuttamalla ne sekä substanssilla että toimittajilla.
Kilpailutus toteutetaan sähköisillä järjestelmillä turvaten kaikkien osallistumismahdollisuus
Manuaalista pisteytystä vaativat vertailut toteutetaan tiiminä ja toteuttajat tekevät hankintapäätöksen. Lopputuloksesta kerrotaan nopeasti toimittajille ja henkilökunnalle sekä siitä viestitään netissä.
Asiakirjat arkistoidaan, mutta sopimus siirretään hallintajärjestelmään ja sille nimetään vastuuhenkilö. Vastuuhlö seuraa määräaikoja, tarkistaa laskut, pitää toimittajapalaverit ja kirjaa reklamaatiot.
Johto seuraa järjestelmien kautta kilpailutusten määrää, sopimusten määrää, päällekkäisyyksiä, summia jne.Kes
kinar
kaus
• 1 373 Valtion viranomaiset ja liikelaitokset 961 670 054 €
• 9 364 Kunnat, kuntayhtymät ja alueet 12 585 810 972 €
• 6 577 Muut hankintayksiköt 11 777 730 824 €
• Lisäksi KAIKKI alle 30 000 € hankinnat!
• Lapin julkisista hankinnoista ei ole tietoa• Jokaisen julkisen
hankintayksikön tavara-ja palveluostot sekä rakennusurakat
• Lisäksi erityisalojen hankinnat sekä puolustus-ja turvallisuushankinnat
5
Julkisten hankintojen määrä (vuodessa)
Hilma 2016 tilasto
Keskin
arka
us
Elinvoimaisuus
Keskin
arka
us
Verotulot
Työpaikat
Palvelut
Keskin
arka
us
Halutaanko rahoille maksimivastine?
• Hankintojen arvo julkishallinnon organisaatioissa puolet budjetista: julkiset palvelut tuotetaan merkittäviltä osiltaan yksityisten yritysten resurssein.
• Pohjoismaisen tulkinnan mukaan oikeuskäytännössä kiinnitetään ainoastaan huomiota hankintaprosessin oikeellisuuteen. Brittiläisessä hankintakäytännössä taas huomio kiinnitetään teknisen oikeellisuuden sijaan siihen, onko hankinnalla saavutettu paras vastine verorahoille (best value for money)!
8
Tuottavuus, vaikuttavuus ja julkiset hankinnat, 2013Manninen: Osaaminen julkisessa hankintaprosessissa, 2016 & Pekkala & Pohjonen 2014
Keskin
arka
us
• Tuloksen tekeminen tuloja lisäämällä on merkittävästi työläämpää kuin menoja järkeistämällä:Hankintojen haltuunotolla tiedetään minne rahat menevät ja miten niissä voidaan säästää!SÄÄSTÄMINEN ei synny yksittäisten tavaroiden ja palvelujen LAATUA leikkaamalla vaan kokonaiskustannusten kautta!Ostojen tulee pohjautua tarpeeseen eikä budjettiin.
9
Hankintojen ratkaiseva rooli
Keskin
arka
us
10
Hyvä hankinta(asiakkaalle)
Virkamies
Hankinta-toimi
Päättäjä
Toimittaja
Keskin
arka
us
Rovaniemi
Keskin
arka
us
Miten kaupunki voi tukea alueen elinvoimaisuutta?
• Luo hankintastrategia, joka ohjaa priorisoimaan Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet.• Kaupungin sivuilta löytyy 10 vuotta vanha strategia: mittarit?
• Laadi hankintaohjeet, jotka tukevat hankintastrategian toteutumista.• Kaupungin hankintaohjeet & pienhankintaohjeet jokaisen
kaupungin rahaa käyttävän pöydällä?• Seuraa hankintojen kehittymistä osuvilla mittareilla & edistä
sähköisten järjestelmien käyttöönottoa • Järjestä markkinavuoropuhelutilaisuuksia, hankintailtoja ja
yritystapaamisia• Kilpailuta hankinnat avoimesti
• Älä kopioi vanhoja tarjouspyyntöjä vaan tarkastele kriteerejä kriittisesti!
• Avointen pienhankintojen määrä? 0
12
Keskin
arka
us
• Omistajapoliittiset linjaukset 2016 (2020 saakka)
• Kaupunkikonsernin hankintastrategia 2009• Viittaukset vanhaan lakiin
• Rovaniemen kaupungin palveluhankintastrategia• Tehtäväaluepriorisointiliite
• Rovaniemen elinkeino-ohjelma 2014 – 2016
• Valtuustosopimus 2017 –2021• YVA
Ovatko kunnan sisäiset prosessit selkeät eli tietääkö substanssitoimija, että hänen vastuullaan on AINA asukkaiden / loppuasiakkaiden lisäksi elinvoimaisuus?
Onko strategiat, ohjelmat ja linjaukset implementoitu ohjeisiin ja valvotaanko niiden toteutumista?
13
Rovaniemi
Keskin
arka
us
Mitä voidaan konkreettisesti tehdä?
• Osittaa kilpailutukset sen kokoisiksi, että Lapin yritykset voivat niihin osallistua
• Hankintalaki ei ohjaa hankinnan sisältöä: kaupunki voi itse valita elinvoimaa vahvistavat kriteerit
• Kaupunki voi jokaisen yksikön osalta seurata hankintastrategian toteuttamista ja hankintatoimen elinvoimamyönteisiä mittareita (ja raportoida niistä valtuustolle)
• Hankintojen avoimuutta voi lisätä: hankintaohjeet, valmistelu ja toimittajat kunnan nettisivuille
• Hankintaohjeissa määriteltävä minkä kokoiset hankinnat avoimesti kilpailutettava
• Ostosalkkuanalyysi14
Keskin
arka
us
Mikä se markkinavuoropuhelun konkreettisesti on?
Tarvitsemme asumispalveluita!
Kuka niitä tuottaa
Onko Lapissa yrityksiä?
Mitä palvelut maksavat?
Kysytään yrityksiltä mitä on tarjolla ja
mitä pitää huomioida!
Yleinen tilaisuus & yksittäiset
palaverit
Kysytään ASIAKKAILTA
mikä on heille tärkeintä &
mitä on laatu asumisessa
EI mennä lainsäädännön taakse piiloon!
Lähetetään tarjouspyyntö
substanssi-asiantuntijoille, toimittajille &
järjestöille kommentoitavaksi
!Kes
kinar
kaus
In-House yhtiöt syövät sitä elinvoimaa mitä muut tuovat
Miten vaikuttaa palvelun laatuun se, että toimittaja tietää, ettei asiakas tule vaihtamaan palveluntuottajaa?
Hinnoittelu vaikeaa kun toiminta ei ole markkinaehtoista.
Reklamointi melko haasteellista kun sanktiotkin päätyy maksamaan asiakas.
Julkisuuslaki väistyy ja toiminnan avoimuus poistuu.
Julkisessa omistuksessa yksityisillä markkinoilla eli liiketoiminnan riski veronmaksajilla.
Vääristää markkinoiden toimintaa (julkiset toimijat tilaavat suoraan InHouse-yhtiöltä vaikka markkinoilla olisi parempia toimijoita).
Kuntayhtiön alihinnoittelu kurmottaapienyrittäjiä, ylihinnoittelu veronmaksajia
Keskin
arka
us
Hankinta-asiamiehen tehtäviä
• Hankintaosaamisen lisääminen maakunnassa (sähköiset järjestelmät)
• Uusien hankintamenettelyjen esitteleminen (neuvottelu)• Uusien käytänteiden lanseeraaminen (pienhankintaohjeet)• Hankintojen avoimuuden edistäminen (pien/muut)• Tarjouspyyntöjen löydettävyys / julkisten hankintojen näkyvyys
• Markkinavuoropuhelut• Tietotaito laadukkaista hankinnoista (kriteerit)• Hankintaprosessi (suunnittelusta sopimukseen)• Reilun kilpailun varmistaminen
17
Keskin
arka
us
Yritysnäkökulma
Keskin
arka
us
Miten yritys voi edistää tuloksekkaita hankintoja?
• Ole aktiivisesti yhteydessä hankintayksikköön & osallistu hankintatilaisuuksiin.
• Pyri kommentoimaan tarjouspyyntöä ennen julkaisua mikäli se sinulle lähetetään.
• Huolehdi, että tarjouksesi vastaa juuri siihen, mitä pyydetään.• Tarjousten vertaaminen tapahtuu kirjallisen aineiston perusteella eli
ethän luota, että hankintayksikkö tuntee palvelusi esimerkiksi aiemman kokemuksen perusteella.
• Liitä tarjoukseen kaikki vaaditut asiakirjat.• Tarkista, että pakolliset kriteerit ovat edellytysten mukaiset.• Älä lisää tarjouksen vastaisia ehtoja!• Lue koko tarjouspyyntö läpi ennen kysymys-vastausvaihetta ja lähetä
kysymykset ennen kysymysten esittämisajan päättymistä.
19
Keskin
arka
us
Hankinta-asiamies edistää hankintaosaamista ja kilpailua – ei toteuta hankintoja, tee tarjouksia tai edusta yhtä toimijaa. Hankinta-asiamies edistää reiluja kilpailutuksia ja avoimia markkinoita!20
Keskin
arka
us
p. 044 – 509 [email protected]
Twitter: @SusannaSofiaInstagram: skeskinarkausFacebook: Susanna-Sofia KeskinarkausLinkedIn: Susanna-Sofia Keskinarkaus
yrittajat.fi
21
Susanna-Sofia Keskinarkaushankinta-asiamies
Keskin
arka
us