s/4hana einführung bei der eth zürich ein erfahrungsbericht · sap bw annual academic...
TRANSCRIPT
S/4HANA Einführung bei der ETH ZürichEin Erfahrungsbericht Dr. Markus Knaus - Version 1.0
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein ErfahrungsberichtNOVO Finance-Event 2019 – Unterwegs in der neuen Welt, 22. Mai 2019, Zunfthaus zur Safran
• ETH Zürich – wer sind wir
• Ausgangslage & Projektziele
• Road to HANA
• Projektplanung und -organisation
• SAP S/4HANA @ ETH Zürich
• Lessons Learned
�2
ETH Zürich – wer sind wir
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
§
�4
Weitere Informationen: Portrait ETH Zürich “Wo Zukunft entsteht”
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
ETH Zürich – Wo Zukunft entsteht
�5
Geschäftsbericht 2018 ETH Zürich | S. 1
12 3
*Vollzeitäquivalente (FTE) im Jahresdurchschnitt
21 400Studierende, davon
4180Doktorierende; aus
120Ländern
530Professorinnenund Professoren
6090WissenschaftlicheMitarbeitende*
2770Technische undAdministrativeMitarbeitende*und zusätzlich
170Lernende
1,8 Mrd. CHFdavon 1,3 Mrd. CHFTrägerfinanzierung
durch den Bundund 0,5 Mrd. CHFDrittmittelerträge
407Spin-off-Firmenseit 1996
205Erfindungs-meldungen
109Patent-anmeldungen
87Lizenzen
Fields-Medaillen2 Turing
Award1
21Nobelpreisträger(darunter Albert Einsteinund Wolfgang Pauli)
Pritzker-Preise2 Rang 11 im
THE-Ranking
Rang 7 imQS-Ranking
Rang 19 imARWU-Ranking
Die ETH Zürich – Wo Zukunft entsteht
Ausgangslage & Projektziele
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Ausgangslage zur neuen Ressourcen- und Finanz-Plattform der ETH Zürich
�7
2013rev. Obligationenrecht
Bemühen um „good governance“
Rec
hnun
gsm
odel
l:
Gru
ndsä
tze
und
Stan
dard
s
2010 20201990 2000
SAP-
Tech
nolo
gie:
Le
bens
zykl
us
1998SAP@ETHZ
2008ETHIS
2019refine
2004ERP
1992SAP R/3
2015S/4HANA
2000Eigenverantwortliche
Mittelbewirtschaftung2007NRM
2015NRS
ETH als Teil der eidgenössischen Verwaltung Institutionelle Autonomie IPSAS (Kaufm. Buchhaltung)
2007NRM
Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung Kaufm. Buchhaltung
NRM Neues Rechnungsmodells des BundesNRS Neuer RechnungslegungsStandard
IPSAS International Public Sector Accounting StandardsETHIS ETH Informations System
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Ausgangslage – SAP @ ETH Zürich – Milestones
�8
2001 2007 2013 201620152014201220112010200920082006200520042003200220001999
Tech
nolo
gie
Anw
endu
ngen
SAP Lizenzen für alle ETH Mitarbeitenden(inkl. OpenText)
Unicode
Portal & BW 2.0Inbox, BW Reports 2.0, Zweisprachigkeit
Portal & BW
SAP BW
Annual Academic AchievementseCitations
HR Workflows
Finanzreglement Rollenverwaltung
Zeiterfassung
ETH WebshopBüromaterial
SAP FI(inkl. CO, HHM, AA)
SAP HR PA(Personaladmin)
SAP MM
SAP HR PA(Payroll)
SAP SD
IXOS
SAP Portal SAP PM
Rel. 4.5 Rel. 4.7 ERP 2005 Rel. 7.30
e-Dossier Personal
Delegation Berechtigungen
Integrierte Benutzerverwaltung
SAP @ ETH Zürich
2017 202020192018
SAP S/4 HANAPI / PO
Forderungsmanagement
refine Portal
Projekte, KostenstellenVerantwortungsbereiche
KreditorenRechnungen
IXOSPDF/A
Grants Managemente-Dossier Fonds
BeschaffungsanträgeGenehmigungsworkflow
InventarScientific Equipment
Spesenworkflow
SAP on HANAPI / PO
Rel. 7.40 Rel. 1709
Lean Catalog
BPC 10.1
refine
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
SAP @ ETH Zürich – Milestones
�9
• Single-Sign-On
• ERP und BW Reports
• Workflows
• e-Dossiers (IXOS) - DokumentenarchivBuchhaltungsbelege, Personal-, Studierenden- & Forschungsdossiers
2001 2007 2013 201620152014201220112010200920082006200520042003200220001999
Tech
nisc
hEn
duse
r
SAP Lizenzen für alle ETH Mitarbeitenden(inkl. OpenText)
SAP on HANA produktivPI / PO
Unicode
Portal & BW 2.0Inbox, BW Reports 2.0, Zweisprachigkeit
InventarScientific Equipment
Grants Managemente-Dossier Fonds
Portal & BW
BeschaffungsanträgeGenehmigungsworkflow
Spesenworkflow
SAP BW
Annual Academic AchievementseCitations
HR Workflows
Finanzreglement Rollenverwaltung
Zeiterfassung
ETH WebshopBüromaterial
SAP FI(inkl. CO, HHM, AA)
SAP HR PA(Personaladmin)
SAP MM
SAP HR PA(Payroll)
SAP SD
IXOS
SAP Portal SAP PM
Rel. 4.5 Rel. 4.7 ERP 2005 Rel. 7.30 Rel. 7.40
e-Dossier Personal
Delegation Berechtigungen
Integrierte Benutzerverwaltung
• 10’000 User, davon
• 3’000 aktiv jeden Monat
• 60’000 Transaktionen pro Monat
ETH Informations- und Supportportal
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Ziele des Projektes refinerefine Kick-off Meeting 6. November 2014
�10
Leitgedanke
refine will die Mittelverteilung in der ETH Zürich einfacher und transparenter machen. Dazu wird die Komplexität bestehender Prozesse und Systeme abgebaut. Beim Aufbau der neuen Prozess- und Systemstandards sind betriebswirtschaftliche Wertvorstellungen ebenso massgeblich wie bewährte kulturelle Werte der ETH Zürich.
Projektziele
1. Neue Philosophie für die finanzielle Steuerung der ETH, um den zukünftigen Herausforderungen im Hochschulmarkt begegnen zu können
2. Moderne Konzeption des Finanz- und Rechnungswesens: Aufwands- und Ertragsrechnung statt Bargeld-Gedanke
3. Bedürfnisgerechte Erhöhung der Transparenz und Flexibilität
4. Vereinfachung der Prozesse und Systeme
5. Neue SAP-ERP-Plattform zur Abbildung der neuen Konzeption
6. Weiterentwicklung der bewährten ETHIS-Plattform
7. Einhaltung der relevanten regulatorischen Anforderungen
Road to HANA
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
SAP HANA an der ETH Zürich
�12Seite 26© www.q-perior.com |
S/4HANA – der technische Weg aus der klassischen SAP Architektur
Datenbank
AS ABAP 7.x
SAP ERP 6.0
EHP X Datenbank
AS ABAP 7.4
SAP ERP 6.0
EHP 7SAP HANA
AS ABAP 7.4
SAP ERP 6.0
EHP 7
Fast-Lane
Migration
Q2/2015
10. April 2016
SAP PI/PO
O2H
S/4HANA
SAP HANA 2.0
• Neues Hauptbuch• Business Partner• BW on HANA
Oracle DB 11
Migration auf Oracle 12?
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Road to Hāna
�13
JawsJaws
30
31
38
32
3630
340
30
30
14
12
4
5
8
37
16
20
7
10
17
1819
37737
378
8
6
5
14
311
350
36 37
36
365
360
360
36
340330
38030
3
3
32
305
390
37114
11
The cement building on MokuleleHighway is a pumping stationmoving water from 'Iao Valleyto Kihei, on down to Makena.
Pumping Station
31
310
12
31
31
15
The road along this south side of Maui continuespast Kipahulu all the way to ʻUlupalakua.Because there is a five-mile section that isunpaved, rental car companies donʼt like theircars driven through here. And because it is totalisolation out here, if you have car trouble youare on your own. Drive at your own risk.
The Hana Cultural Center is a greatplace to learn about the history of Hana.Containing a wide assortment of ancientartifacts, youʼll be taken back in time.Open Monday through Friday, itʼs alsoa great place to purchase local crafts.
365
Puamana Park
Kahekili Beach Park
WestMauiAirport
Train Stop
Whalers Village
Pu'u Kekaʻa(Black Rock)
Ka'anapali Golf Course
Wahikuli Wayside ParkLahaina Civic CenterPolice & Fire Stationsand Post Office
Hanakaoʻo Beach Park(Canoe Beach)
Ka'anapali is the first master-planned resort in the UnitedStates. The first hotel wascompleted in 1963.
Wharf Cinema Center
Lahaina Center
Lahaina Cannery Mall Hale Paʻi Printing Museum
Honoapiʼilani Highway
Front Street
Mala Ramp
LAHAINAThe Shops at 505
Lahaina Harbor
Lahainaluna Road
Popular snorkeling site across from mm 14.Be careful you don't get your car tires
stuck in the sand if you park along here.
Launiupoko Wayside State ParkThe rock swimming enclosure was built by
the Hawaiians to protect their children fromthe sharks that are common in this area.
OLOWALULahaina
Pali TrailParking
Pu'u Kukui (elev. 5,788')
This spot at the summit of
Halemahina receives more than
400 inches of rainfall per year.
DRIVING SAFETY NOTE: The stretchof road connecting Lahaina and Ma'alaeahas its share of accidents, mostly from unwisepassing. Be observant and drive carefully.
Maui County is made upof the islands of Maui,Moloka'i and Lana'i. Thecounty seat is in Wailuku.
Kai Hele Ku
Ukumehame Beach
Kahana Gateway
HONOKOWAI
KAHANAAkahele St.
D. T. Fleming Beach Park
NAPILI
KAPALUANapili Bay
Kapalua Bay
Honolua Bay
Kahakuloa Bay
Kahakuloa Head
Lower Honoapiʼilani Road
HonokohauBay
Napili Plaza
OfficeRd.
Camp Maluhia
KAHAKULOA
A & BSugarMuseum
Maui Marketplace
CostcoK-Mart
Maui Mall
Queen
Ka'ahumanu
Center
Marco's G
rill & Deli
KahuluiAirport
Kanaha Beach Park
H. A. Baldwin ParkMaui Country Club
Helipo
rt
WAIHE'E
WAIEHU
Bailey House Museum
Kepaniwai Park
Ka'ahumanu Church (1876)
'Iao Valley State Park
Waiehu MunicipalGolf Course
Maui Arts & Culture CenterWAILUKU
KahuluiHarbor
HospitalPolice
Maui Coffee Roasters
The Dunes atMaui Lani
WalMart
Hana CD Guide•Shell Service Station
Picnicstop•Maui Breeze Teez
KAHULUI
Kahili Golf Course
The chainlink fencing drapedalong here is to keep rocks
from rolling down onto the roadand damaging passing cars.
Mok
ulele
High
way
Ma'alaea Power Plant
PUKALANI
HALI'IMAILE
Pukalani
Shopping CenterPukalaniCountry Club
Old Haleakala
Highway
Pulehu Road
Hali'imaile Road
Maui Raceway ParkMauiʼs first airport was built at Maʼalaeain 1930. It was moved to this site in 1938.When the U.S. went to war with Japan, alarger airport was built at its current site inKahului. Cement bunkers can be seen aroundthis area.They were manned to spot approachingenemy aircraft, an event that never happened.
Pu'unene Sugar MillThe only sugar millremaining on Maui.
Fourth MarineDivisionMemorialPark
Baldwin Avenue
HA'IKUHoʻokipa Beach Park
Maliko Bay
WAIKAPUMaui Tropical Plantation
Hana Highway
Omaopio Road
Kuih
elan
i High
way
Hono
api'il
ani H
ighw
ay
Mama's Fishhouse
Ma'alaeaHarbor
Ma'alaea BayMai Poina 'Oe La'u
State Beach
Kihei Gateway Plaza
Kula Highw
ay
EnchantingFloralGardens
KulaLodge
Pukalani St.
Makaw
ao Ave
HaliimaileGeneral Store
PA'IA
Hui No'eau
Pi'ilani VillageShopping Center
PE'AHI
Kealia BirdSanctuaryMA'ALAEA
Haleakala H
ighway
MAKAWAOMakawao Rodeo Grounds
Polo field
Hana Highway Twin Falls HUELOKAILUA
Keʻana
e Arbo
retumKaumahina State
Wayside Park
OLINDA
Seabury Hall
Valley Isle Memorial Park
Pi'iholo
WaikamoiRidge Trail
Park
Headquarters
Kalahaku Overlook
Leleiwi Overlook
WAILUA
KE'ANAE
Hana Highway
Halemau TrailParking
Note: There is a $10 percar admission to the park.
Haleakala National Park boundry
NAHIKU-
Ko'ol
au G
ap
WaianapanapaState Park
Pa'iloa Bay
Travaasa Hana(Hotel Hana Maui)
KAUPO
Haleakala National Park at Kipahulu
Kaupo Gap
Kipahulu Valley
HANA-
HAMOA-
HanaBay
Hana Cultural Center-
Hana Airport-
'Ohe'o Gulch
Palapala Ho'omau Congregational Church
KIPAHULU-
Haleakala High AltitudeObservatory Site
(”Science City”)
Red Hill Overlook (elev. 10,023')
Unpaved road
Wailea BlueGolf Course
Wailea Gold &Emerald Courses
Polo Beach
Keawala'i Church (1832)
Makena Golf &Tennis Clubs
Maluaka Beach
Makena Landing
MolokiniPopular snorkel and divedestination for dive boats.
La Perouse Bay
ʼAhihi CoveWithin the ʻAhihi-Kinaʼu
Underwater PreserveThis large lava areais the last lava flow
on Maui in 1790.
ʻULUPALAKUA
KEOKEA
Waipoli Rd.
Polipoli State Park
Keokea ParkUn
pave
d roa
d
Makena State Park(Big Beach)
Makena State Park hasthe largest undevelopedwhite sand beach on Maui.Restroom facilities only.
Tedeschi Winery
Maui Research & Technology ParkThis master-planned high-tech facility hasthe Maui High Performance Computing Center,which houses one of the world's fastest computers.
Hosmer Grove
Park Entra
nce
Crater
Road
KULA
Kula BotanicalGardens
Holy GhostCatholic Church (1895)
Rice Park
Azeka Place
KIHEI-Azeka Place II
Kalama ParkKihei Town Center
Kukui MallElleair Maui Golf Club
Cove Park
Rainbow MallKamaole Shopping Ctr
Kamaole Beach I, II, IIIDolphin Plaza
Kihei Road
WAILEAThe Shops at Wailea
Mokapu-Ulua Beaches
Wailea Beach
MAKENAPuʼu Olai
Little Beach
Lipoa Center
The only tunnelon Maui
Papawai Point(Scenic Lookout)
McGregor PointLighthouse
Kealia FishpondNational Wildlife
SactuaryMa'alaea Harbor VillageMaui Ocean Center
KA'ANAPALI
You can see 32 windmills above Ma'alaea.Each is 180 feet high, with blades 112 feetlong. Together, they can power 18,700homes. There is a second wind farmbeing built on ʻUlupalakua Ranch land.
Hawai'i National Guard (Blue roof building)
Waiko Rd.
Note: There is nofood or beveragessold within the park.
Note: There is no food or drinkssold within Haleakala National Park.
Blackieʼs Pit Stop Maui Breeze Teez
Kokomo
Road
398
Recycling Center
Haiku Marketplace
Piʻilani HighwayNote: There is no wayto drive from Route 31 inʻUlapalakua down to Wailea.This road was closed in the 1980ʼsto build the golf courses in Wailea.
All this dry land along the PiʼilaniHighway is in the planning stagefor the Kihei High School anda commercial center.
Lahaina was the original capital ofHawaiʼi. It was moved to Honoluluin 1845. A major fire in 1919 destroyedmost of the buildings on Front Street.
Development ofWailea began in 1970.
Mauiʼs pineappleindustry was startedin Haʼiku in 1890.
In 1878 Mauiʼs firsttelephone line goesup between Haʼikuand Makawao.
RecyclingCenter
Pua'a Ka'a StateWayside Park
HaleakalaNational Park
Visitor CenterKeawakapu Beach
Papalua Beach
Pi'ilani Hwy
ʻIao Valley
When descending from thesummit of Haleakala, notesigns reading USE LOW GEAR.
The road around this north sideof Maui is desolate, but verypicturesque. It also has a verynarrow section of road with asheer cliff and no guard railbefore you reach Kahakuloa.Not for faint-hearted.Drive at your own risk.
Church
Mokuleia Bay
Nakalele Point and blowhole
Haleakala Highway
Oneloa Bay
Kaʼanapali Beach
MaʼalaeaBeach
Paulea Beach
Poʼolenalena Beach
Baby Beach
Sun Yat-SenMemorial Park
WaileaGatewayCenter
Paʼako Beach
All the green fields you seegrowing throughout Central Mauiare sugar. They are irregated by water from the Hana Coast.
The Kahului Naval AirStationwas built in 1943. After the war itbecame the Kahului Airport. UnitedAirlines would begin the first directflights to Maui from the Mainland in 1983.
This road becomes unpaved, sharpcrushed lava, not leading anywhere.
Walking trail leading to the bay.
Leodaʼs
Star Noodle
PlantationHouse
PlantationGolf
Course
• 52 Miles, 617 Curves, 3 HoursQueasy Stomachs
• “Divorce Highway” – Quarreling
• Accidents & Injuries
• Distractions
• Debris
• Falling
• Timing
• Weather
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Survivor Road to Hāna, Maui Hawaii
�14
Projektplanung und -organisation
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Zeitplan
�16
20202019201720162015 20182013 2014
Vorprojekt - Grobmodell - Auftragstext
Ausschreibg.inkl.Vorbereitg.
Projekt-freigabe 6/2014,Kick-off 11/2014
RealisierungDetailspezifikation undProgrammierung
EinführungSchulung, Hypercare
ETHIS PortalProduktivstart9.1.2019
Abnahme Modell12/2015
Commitment SL 7/2013
FreigabeEinführung
KonzeptionierungModell und Fachkonzept
Abnahme Fachkonzept12/2016
Teilfreigaben
Freigabe RealisierungFachkonzept
VorarbeitenRealisierung
Nachphase1. Business-Zyklus
Projektabschluss04/20
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht �17
Logistik TG 6.4
Personal TG 6.3
Controlling TG 6.2
Finanzen TG 6.1
Technik TG 6.5
- Customizing- Berechtigungen- Schnittstellen- Entwicklungen- Portal- Systembetrieb & Updates
Integration TG 6.6
- Migration - Testing
Reporting undBusiness Warehouse TG 6.7
Adaption TG 6.8
- Strukturen- Prozesse- Tarife- Reglemente
Schulung TG 6.9
- Bedarfsanalyse- Konzeptionierung- Schulungsdurchf.- Schulungssupport
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
ArbeitspaketeArbeitspakete
Projektleitung Projektleitung
Projektoffice Projektmanagement
Übergreifende AufgabenKommunikation und Change Management Support
ThemengebieteFach
Querschnitts-Themengebiete
Themengebiete Fach • Finanzen FI/SD
• Controlling CO/PS
• Personal HR
• MM Logistik MM/Lean Catalog
Querschnitts-Themengebiete • Technik
• Integration Migration Testing
• Reporting & Business Warehouse
• Adaption Strukturen Prozesse Tarife Reglemente
• Schulungen & Support
Projektorganisation Realisierung 4x5 Teilgebiete mit Verantwortlichen, Meilensteine
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht �18
Meilensteine – Projektplanung Realisierungsphase
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Testen der neuen refine Applikationen Beispiel Lohnlauf Herbst 2018
�19
Mitarbeiter-Life Cycle
• Kompletter Lohnlauf einer Periode, alle Einheiten
• Lohnverbuchung
• Umbuchungsbeleg
• Lohnzahlungsträger für ETHZ, ETHR und ASVZ inkl. erfolgreicher Validierung bei Postfinance
• Quellensteuermeldung via ELM
• Familienzulagenmeldung an Ausgleichskasse
• Lohnerhöhung mit Teuerung
• individuelle Lohnerhöhung
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
HyperCare
�20
• Erhöhter Support währendder Einführungsphase
• Schnelle Antworten auf An- fragen und Supportfälle
• Ausreichend kompetente Mitarbeitende, um aufkommende Probleme lösen zu können
• Gestufter Support: 1st / 2nd / 3rd Level Support
• Einsatzplanung auf Stufe Tag und Mitarbeitenden; Stellvertretungen sind geregelt
• Erfahrungsaustausch / Knowledge Datenbank / FAQ
SAP S/4HANA @ ETH Zürich
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Greenfield Approach für den SAP S/4 Setup
�22
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Was ist online? – S/4HANA Enterprise Solution
�23
• SAP Finance (FI)inkl. Umstellung auf Business Partner, Integration Forderungsmanagement, neuer Kontenplan
• SAP Controlling (CO)Kostenarten, Kostenstellen, CO-Werteflüsse, interne Leistungsverrechnung
• Budgetierung mit SAP BPC embedded and optimized
• SAP Projektsystem (PS) Abbildung von Projekten (z.B. Drittmittel, Beschaffung),Kosten-/Erlösträger
• SAP Profitcenter-Rechnung (EC) Abbildung der Verantwortungsbereiche
• SAP Personalwesen (HCM)Personaladministration, Payroll, Organisationsmanagement, Workflows kein SAP-SuccessFactors
• SAP Logistik (MM/SD) inkl. SAP Lean Catalogkein Ariba und kein SAP SRM Modul
• SAP Instandhaltung (PM) inkl. SAP Equipment
• Reporting mit SAP BIneue Architektur unter S/4 HANA
• Vielzahl von Schnittstellen mittels SAP PI (LISETH, Publica, Provis, etc.)
• SAP Portal
• SAP Haushaltsmanagement (PSM)nicht mehr im Einsatz!
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Meilensteine der SAP Systemarchitektur an der ETH Zürich
�24
Oracle DB
R/3 Transaktion
System
BW Analytics System
Oracle DB
ETHIS Portal
Gatew
ay
SAP HANA Plattform SAP HANA Datenbank
SolMan BW on HANA
ETHIS Portal
PI Gateway
1998 SAP@ETH
2008 ETHIS Portal
2019 refine2016
SAP Rel. 7.xx / Oracle 11 / RH Linux
SolM
an
ERP+BW Analytics System
HANA
ETHIS Portal
Gatew
ayS
olMan
+
2018
HANA 1.0 HANA 2.0 (1709)
Systemlandschaft Projekt und Produktivsystem
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Abschaffung der Parallelwelten im Rechnungswesen
• Nach der Umstellung auf den IPSAS Rechnungswesenstandard ab 2015 wurde das externe Rechnungs-wesen nach kaufmännischen Grundsätzen (Doppik) geführt; das interne Rechnungswesen und die SAP Systeme basierten aber immer noch auf einer Einnahmen- Ausgabenrechnung (Kameralistik).Je mehr die Anforderungen an die externe Rechnungslegung zunahmen – auch von der EU für Projektabrechnungen – desto schwieriger wurde das Navigieren in diesen Parallelwelten.
• Nach intensiven Diskussion wurde entschieden das neue System nur nach kaufmännischen Grundsätzen zu führen; die besonderen kameralistischen Anfordungen mussten deshalb im kaufmännischen Buchhaltungsmodell abgebildet werden.
• Insbesondere die Umstellung von Mittelabtretungen (Kameralistik) zu einem echten Budgetkreislauf (Doppik) bereitete vielen in der ETH Zürich grosse Mühe.
• Damit im kaufmännischen System auch die (Ein)zahlungen für Forschungsprojekte von allen eingesehen und erfasst werden konnten, musst zusätzlich ein Forderungsmanagement im System aufgebaut werden.
Der Wechsel von Mittelabtretungen (Kameralistik) zu Ist-Zahlen, Budgets und dem Forderungsmanagment (Doppik) ist für viele betroffene ETH Angehörige eine grosse Umstellung;
es wird noch einige Zeit brauchen, bis wir diesen Wandel erfolgreich abschliessen können.
�25
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
S/4HANA – Finance
�26
• “Universal Journal”: die zentrale Faktentabelle im Bereich Finanzen
• Zusätzliche Informationen spezifisch für Hochschulen – Erweiterung ACDOCA Alle Kostenstellen, Projekte und PSP-Elemente erhalten die Attribute „Förderer“ und „Förderprogramm“ (z.B.: Förderer = ETH Zürich, Förderprogramm = ETH-Grant). Bei jeder Buchung werden diese Attribute mitgeführt und im Universal Journal abgelegt.
• Vereinfachungen im Reporting – Neue Rolle des BW on HANA
Universal Journal
CO Material Ledger
Cod
ing
Bloc
k
Cos
t Ele
men
t
Con
trollin
g Ar
ea
Amou
nt 1
Amou
nt 2
...
Com
pany
Mat
eria
l
...
Academy Specific
...
Förd
erer
Förd
erpr
ogra
mm
BfS
Fäch
erco
de
*Value* *Value* *Value* *Value* *Value**Value* *Value* *Value* *Value* *Value* *Value* *Value* *Value*
General Ledger
*Value*
Ledg
er
Com
pany
Bala
ncin
g Pr
ofit
Cen
ter
Amou
nt 1
Amou
nt 2
Amou
nt 3
Acco
unt
...
*Value* *Value* *Value* *Value**Value* *Value* *Value*
CO-PA
Mar
ket
Segm
ent
Ope
ratin
g C
once
rn
...
*Value* *Value* *Value*
Asset Accounting
Com
pany
Fixe
d As
set
...
*Value* *Value* *Value*
Customer SpecificLe
dger
Com
pany
Bal
anci
ng
Prof
it C
ente
r
Am
ount
1
Am
ount
2
Am
ount
3
Acc
ount
/ Cos
t El
emen
t
Fixe
d A
sset
Cod
ing
Blo
ck
Mat
eria
l
Mar
ket
Segm
ent
*Value* *Value* *Value* *Value* *Value**Value* *Value* *Value* *Value* *Value* *Value*
SAP Fields (Standard)
...
Förd
erer
Förd
er-
prog
ram
m
BfS
Fä
cher
code
*Value* *Value* *Value* *Value*
"Universal Journal" :
Die zentrale Datentabelle im
Bereich Finanzen
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
S/4HANA – Chancen der neuen Reporting Architektur
�27
• Vereinfachte Architektur
• Direkter Zugriff auf Transaktionsdaten in Echtzeit
• Wenige Datenextrakte / vereinfachtes Data Modelling für SAP Daten
• Einbezug weiterer Datenquellen möglich
• Unterschiedliche Produkte BW on HANA, BW4HANA, embedded
GeschäftsprozesseTransaktionen
Summen- und Indextabellen
BW-Datenmodell (Redundanz)
Direkt-zugriffBW
Benutzerzugriff (ETHIS etc.)
SAP ERP
Datenloads
Benutzerzugriff (ETHIS etc.)
S/4HANA
Direkt-zugriff
Datenloads
BW BW-Datenmodell (Redundanz)
GeschäftsprozesseTransaktionen
HEUTE NEU - refine
- Vereinfachte Architektur- Direkter Zugriff auf Transaktionsdaten in Echtzeit- Wenige Datenextrakte / vereinfachtes Data Modelling für SAP Daten- Einbezug weiterer Datenquellen möglich
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Systemwechsel von R/3 zu S/4 – Ein Vergleich
�28
• Wenn man heute ein technisches System wechselt, ist das immer mit Aufwand verbunden; die Installation des neues Systemes, die Datenübernahme vom alten System und last but not least muss man sich mit dem neuen System vertraut machen.
• Wenn man das alte System schon lange verwendet hat, fällt einem der Wechsel oft schwerer; man hat sich mit den “speziellen” Funktionen arrangiert und sieht den Sinn des neuen nicht immer ein, selbst wenn es besser ist.
• Oft hat das neue System auch zusätzliche Funktionen, das Erlernen und Anwenden dieser Funktionen ist oft mühsam.
• Je unterschiedlicher die Systeme, desto schwerer fällt der Wechsel.
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
ETHIS Portal – SAP Fiori wurde bewusst nicht eingesetzt
�29
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
S/4HANA – SAP Business Partner
�30
Kunde (z.B. ETH Shop)
Lieferant / Kreditor
MitarbeitendeDozierende
Studierende
Förderer
Debitor
Business Partner
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Komplett erneuerte Strukturen
�31
• Neu gibt es 2 Strukturelemente- Kostenstelle- Projekt
• Ein Verantwortungsbereich umfasst immer eine Kostenstelle und 0 - n SAP-Projekte.
• Ein Projekt hat 1- n PSP Elemente; Standardmässig hat ein Projekt 1 PSP-Element; komplexere Projekte können unzählige PSP Elemente haben, die eine interne Projektstruktur abbilden können.
• Buchungen können auf Kostenstellen und PSP Elemente gemacht werden; Verantwortungsbereiche und Projekt sind nur Sammelgefässe.
• Auf einer Kostenstelle werden die heutigen PA und OK Fonds zusammengefasst.
• Ein Projektfonds wird in ein SAP-Projekt mit PSP-Elementen berführt.
• Pro Verantwortungsbereich gibt es ein Reserveprojekt (nur bei akademischen Einheiten).
Prof. David Basin 13634
Prof. David Basin 23634
Kostenstelle (KSt)
Erlöse 5-023634
SNF Big Data Monitoring 1-001257
Innoswiss Projekt Big Data 1-001269
PSP Element Innoswiss Anteil -000
PSP Element Industrie Anteil -001
PSP Element -000
PSP Element -000
Verantwortungsbereich (VB)
- Personalkostenbudget- Sachkostenbudget
Leitzahl / KostenstelleProf. David Basin 3634
OK Fonds
PA Fonds
SNF Fonds
"Sammelfonds" Erlöse
freie Forschungsreserve
Innoswiss Fonds - Ant. Indu
Innoswiss Fonds - Ant. Inno
weitere Projekte...
EU- Fonds
EU Bitcoin Mining 1-001978PSP Element -000
Reserve 4-023634PSP Element -000
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Planung & Budgetierung mit SAP BPC 10.1 embedded
• 1 Werkzeug für alle Arten der Planung• Start mit Budgetierung, 08/2018, Mittelfristplanung im 04/19, beide nur Finanzinformationen• Erweiterte Planszenarien wie FTE-Planung angemacht• SAP BPC embedded & optimized for SAP S/4HANA 10.1
- neues SAP Produkt, dessen Qualitätsniveau besser hätte sein können- es mussten viele Patches eingespielt werden, Support durch spezialisierte Berater war notwendig
• SAP BPC basiert auf einer einheitlichen Excel Oberfläche, (Excel Plug-In)- erhöht die Akzeptanz bei Controller- reduziert Schulungsaufwand- dezentrale Nutzung nur über eine CITRIX Umgebung möglich
• SAP BPC musste neulizensiert werden.
�32
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Systemnutzung – Some Numbers
�33
Thema/Transaktion Nach 1 Tag Nach 3 Tagen Januar Februar
Registrationsanträge für ETHIS Rollen (Zeitwirtschaft, berufliche Auslagen)
1'834 2'858 8'010 1'950
FI Workflow Lieferantenrechnungen („KNG“) 1'228 ca. 2’000 11'961 12'971
FI Workflow berufliche Auslagen („EAS“) 143 ca. 200 2'893 3'068
Debitorenrechnungen 817 5'461
Interne Verrechnungen 1'459 4'512
HR Workflows davon abgeschlossen
614 434
1’725 1’062
5’1395’101
3’148 2’981
HR ESS Anträge 100 161 458 281
Zeitwirtschaft/Einträge auf Zeitblatt 5'556 23'878 83'500 79'000
Logistik Beschaffungsanträge 42 103 404 388
Webshop Warenkörbe 217 410 2'274 2'538
Anzahl Support-Tickets ca. 100 ca. 430 1'522 1'098
Anzahl Anrufe bei Kundenberatern/ Finance Desk ca. 125 ca. 300 1'000 750
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Statusbericht
*) bezogen auf den Meilenstein „Zusatzprogrammierungen und Reporting“ 30.04.18 16. Februar 2018
Statusbericht per Ende Januar 2018 Projektphase TP 6 Realisierung
Resultate in der Berichtsperiode • Erledigung der Nacharbeiten aus Testphase 2 • Präsentation Prototyp D-INFK (Abbildung Strukturen im System) • Implementierung und Workshops BPC • Durchführung von Pilotgesprächen in Phase II der Strukturgespräche (Adaption)
Aktuelle Risiken/Herausforderungen/Entscheidungsbedarf
• Hohe Auslastung und von Schlüsselpersonen/Ressourcen in mehreren Bereichen • Definition der Strukturen aller Einheiten bis Ende April
Nächste Schritte
• Durchführung Tests BPC, Retests Migration Anlagen • Vorbereitungen Testphase 3 (Reporting u. Zusatzprogrammierung), Erstellung Testfalllisten • Phase II der Strukturgespräche • Detaillierung Cutover-Planung
Umsetzungsgrad Projektphase bezogen auf Meilenstein 30.04.18: 15% - entspricht weitgehend Projektplan
Gesamtstatus Projekt refine
Gesamtprojekt Letzte Periode Aktuell Ausblick*) Legende:
Ergebnisse ✅ ✅ ✅ ✅ Alles ok – weiter beobachten
Risiken ✅ ⚠ Vorkehrungen treffen – beobachten und Aufmerksamkeit erhöhen
Termine ✅ ✅ ✅ ⛔ Handeln – vorbereitete Massnahmen umsetzen
Status Themengebiet (TG) – gemäss Selbsteinschätzung TG-Leitung
TG 6.1 FI/SD Vorperiode Aktuell Ausblick TG 6.6 Migration Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅
TG 6.2 Controlling Vorperiode Aktuell Ausblick TG 6.7 Reporting Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅
Termine ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅
TG 6.3 HR Vorperiode Aktuell Ausblick TG 6.8 Adaption Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Risiken Termine ✅ ✅ Termine ✅
TG 6.4 MM Vorperiode Aktuell Ausblick TG 6.9 Schulung Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅
TG 6.5 Technik Vorperiode Aktuell Ausblick Kommunikation Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅
�34
ÜBRIGENS
Text Florian Meyer Illustration gestalten AG Niemand an der ETH Zürich hat den Lohn im Januar doppelt
oder gar nicht erhalten. Das hätte auch anders laufen können.
Am 9. Januar 2019 wurde – vier Jahre nach dem Start des Pro-
jektes «refine» – das ETH-Informations- und Support-Portal
ETHIS auf die neueste SAP-Software S/4 HANA umgestellt.
Bereits am ersten Tag wurden mehr als 1200 Kundenrechnun-
gen verarbeitet. Die Umstellung verlief fast pannenfrei – dank
der Arbeit des ETH-übergreifenden Projektteams.
Die Benutzeroberfläche ist fast dieselbe wie zuvor, und wie
bisher können ETH-Angehörige auf der Plattform ihre Geschäfts-
prozesse abwickeln – und doch ändern einige Grundsätze, wie
die ETH Zürich intern ihre Finanzen steuert.
Seit die ETH im Jahr 2000 die Autonomie erlangte, bewirt-
schaftet sie ihre Mittel eigenständig. Dafür richtete sie ein
eigenes System mit Fonds ein. Seither ist die Hochschule um
rund 40 Prozent auf über 500 Professuren gewachsen, und
der Anteil der Drittmittel nimmt stetig zu. Zugleich steigen die
Anforderungen an die Transparenz der Mittelverwendung.
Herkunft des Geldes nicht mehr zentral
Zuletzt gab es fast 10 000 Fonds, die unter anderem der Tren-
nung der Mittel nach Herkunft dienten (Bund, Drittmittel,
interne Finanzierungen). «Diese Komplexität war zunehmend
schwierig zu steuern», sagt Robert Perich, Vizepräsident für
Finanzen und Controlling. «Mit dem neuen System gehen wir
über zu einer ganzheitlicheren Mittelbewirtschaftung, bei der
die Herkunft des Geldes keine leitende Rolle mehr spielt.»
Zugleich, sagt Perich, werde der zeitliche Spielraum für die
Mittelverwendung akademischer Einheiten erhöht: Eine Pro-
fessur kann unausgeschöpfte, zweckbefreite Budgets jeder
Herkunft in ein Überlaufgefäss (Reserve) übertragen und
später verwenden. Neu können Forschende dieses Gefäss
auch vorübergehend überziehen, zum Beispiel um Projekte
vorzufinanzieren. «Das ist eine Liberalisierung, die den unter-
nehmerischen Handlungsspielraum für Lehre und Forschung
deutlich erhöht. Massgeblich für die finanzielle Steuerung ist
künftig die integrale Sicht auf alle zur Verfügung stehenden
Budgets.» Diese Sicht ist möglich, weil man die Budgetinfor-
mationen neu – wie die Schlüssel eines Bundes – zusammen
herausziehen kann.Einfache Information zu komplexen Projekten
Die Liberalisierung gilt allerdings nicht für serviceorientierte
Einheiten wie Plattformen, Schulleitungsstäbe und Abteilungen.
Sie geben unausgeschöpfte Budgets weiterhin zurück. Damit
berücksichtigt das neue Steuerungsmodell die unterschied-
lichen Aufträge in Wissenschaft und Administration.
Kooperationsprojekte und Mischfinanzierungen werden für
die ETH wichtiger, etwa bei Drittmittelprojekten oder bei der
Initiative «ETH+». Finanzinformationen muss man in solchen
Fällen nicht mehr manuell zusammenführen, sondern sie sind
«all in one» aus ETHIS abrufbar. Noch ist die Umstellung nicht abgeschlossen, zum Beispiel
werden die neuen Finanz- und Personalreports schrittweise
ausgebaut: «Erst nach dem Durchlauf eines vollständigen
Geschäftszyklus im ersten Quartal 2020 gehen wir wieder in
den Routinebetrieb über. Dann ist das Projekt ‹refine› abge-
schlossen», sagt Perich. �www.ethz.ch/refine →
refine – der Schlüssel(bund) für mehr Spielraum
Seit Januar wickelt die ETH Zürich ihre Finanzen und Personalgeschäfte mittels einer
neuen Ressourcen- und Finanzplattform ab. Was sich damit ändert – ein Überblick.
Integrale Finanzsicht
SNF-Budget
EU-Budget
Reserve
Grundauftrags-
budget
Zusa
tzbud
get
11life 1 / 2019
Newsletter refine, Dezember 2018
1 von 4
Erneuerung der Ressourcen- und Finanzplattform der ETH Zürich
Newsletter Dezember 2018
Es ist soweit.
ETHIS 2019 ab 9. Januar
Am 9. Januar 2019 ist es soweit: Die neue Ressourcen- und Finanzplattform der ETH Zürich, die mit dem
Projekt refine aufgebaut wurde, geht online. Das Steering Committee hat diese Woche grünes Licht für das
„Going live“ gegeben.
Die Neuerungen beinhalten
• die Ablösung der Fonds durch neue Elemente,
• Anpassungen des finanziellen Steuerungskonzeptes und
• den technischen Umstieg auf die neueste SAP-Plattform S/4 HANA.
Das Finanz- und HR-System der ETH Zürich ist damit für künftige System-Updates ebenso wie für die
zunehmenden regulatorischen Anforderungen an Hochschulen gerüstet. Die eigenverantwortliche
Mittelbewirtschaftung der Departemente wird durch mehr Planungsinformation und Flexibilität gestärkt.
Die neue Plattform bildet ab 2019 das Quellsystem für alle Finanz- und HR-Informationen sowie Workflows
in ETHIS. Auch wenn die ETHIS-Oberfläche selbst nur ein leichtes Facelift erhält, kann deshalb von einem
„ETHIS 2019“ gesprochen werden.
Die Umstellung auf die neue Plattform erfolgt im Hintergrund. Am 8. Januar ist ETHIS aufgrund letzter
Umstellungsarbeiten offline. Die Freischaltung des neuen ETHIS für alle Nutzer erfolgt am 9. Januar.
Kommunikation – Statusberichte, Newsletter, …
+ über 300 Informations-
veranstaltungen!
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Kommunikation - Websites für Projektteam und Endanwender
�35
Projektmanagement und Dokumentation mit der Enterprise Wiki Software Confluence (inkl. Lucidchart)
ETH Intranet
Lessons Learned
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
Ziel erreicht – refine ist live 9.1.19! – Survivor or Winner? Daniela Ryf (SUI), Ironman World Championship 2018, Kona Hawaii
�37
Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht
• S/4HANA bringt viele neue Möglichkeiten,
• S/4HANA Release 1709 läuft stabil
• Der Business Partner und das neue Hauptbuch müssen eingesetzt werden.Die Umstellung auf den Business Partner ist aufwändig und beansprucht viel Zeit.
• HCM Modul funktioniert unter S/4HANA problemlos.
• Obwohl das SAP Haushaltsmanagement Modul unter S/4HANA läuft, war es für die ETH Zürich die richtige Entscheidung, nur noch auf die CO Module zu setzen, die Parallelwelten im Rechnungswesen konnten abgeschafft werden.
• Das SAP BPC Planungstool war in der Inbetriebnahme aufwändig.
• Das Universal Journal ist zentrales Werkzeug, Kundenspezische Erweiterungen sind möglich
• Durch die neuen Datenbankstrukturen nimmt die Bedeutung des Business Warehouses ab
• Das gesamte Reporting muss neu konzipiert und umgesetzt werden
• Die Anpassungen im Rechnungswesen – Abschaffen der Parallelwelten im Rechnungswesen – ist eine grosse Veränderung, trotz sehr viel Kommunikation ist der Change Prozess noch lange nicht abgeschlossen.
• Für ein langes und mehrdimensionales Projekt – Governance | Fachliches | Technik – ist die Unterstützung des Top Management unabdingbar.
Lessons learned
�38
refine
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit