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LA ORGANIZACION

10 de abril de 2023

Generalidades de la Organización…

Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Esencialmente:• La organización nació de la necesidad humana de

cooperar.• Los hombres se han visto obligados a cooperar para

obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales.

«En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización»

…Generalidades de la Organización

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

«El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear un marco en el cual las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien

entrado el futuro»

Las Cuatro Piedras Angulares de la Organización

•Organizar es un proceso gerencial permanente•Las estrategias se pueden modificar, el entorno organizacional puede cambiar•La eficiencia y eficacia no están siempre al nivel al nivel que los gerentes querrían.

Por ello los gerentes toman decisiones para organizar:

1. División del trabajo2. La departamentalización3. La jerarquía4. La coordinación

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División del trabajo.

Divide la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos.

¿Cómo aumenta la productividad esta división del trabajo?

La división del trabajo:•Crea tareas simplificadas que se pueden aprender y realizar con relativa velocidad. •Fomenta la especialización, cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

«La división del trabajo también facilita que se presente la enajenación y el aburrimiento»

10 de abril de 2023


Departamentalización

•Divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.

•Combina las tareas en forma lógica y eficiente.

•Agrupa a los empleados y tareas.

•Es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a que actividades laborales, una vez que han sido en tareas, se pueden relacionar en grupos parecidos.

10 de abril de 2023


Jerarquía

•Dispone las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia.

•Especifica quien depende de quien en la organización.

•En la cima de la jerarquía de la organización se encuentra el director(es) de mayor rango, responsable de todas las operaciones de la organización.

«La jerarquización puede afectar la velocidad de las decisiones que se toman en situaciones que implican por necesidad, diversos niveles de la jerarquía

organizacional»

10 de abril de 2023


Coordinación.

•Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.

•Establece mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración.

•El grado de coordinación depende de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que la realizan.

10 de abril de 2023

Enfoques para lograr una coordinación efectiva

1. TECNICAS BASICAS DE LA ADMINISTRACION

a. Jerarquía gerencial (Cadena de mando)

b. Reglas y procedimientos (manejo de tareas)

c. Planes y metas

2. INCREMENTAR EL POTENCIAL DE LA COORDINACION

a. Sistemas verticales de información (expanden las fronteras interdepartamentales)

b. Relaciones literales (mejoran la comunicación interdepartamentales)

3. REDUCIR LA NECESIDAD DE COORDINAR

a. Ofrecer recursos escasos (adicionales)

b. Unidades independientes (realizan todos los aspectos necesarios de una tarea)

DISEÑO ORGANIZACIONAL

10 de abril de 2023

DISEÑO ORGANIZACIONAL

•Es un proceso en el cual los gerentes toman decisiones para elegir la estructura organizacional adecuada para la estrategia de la organización y el entorno en el cual los miembros de la organización ponen en practica dicha estrategia.

•El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos, al mismo tiempo: hacia el interior de su organización y hacia el exterior de su organización.

ENFOQUES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

1.ENFOQUE CLASICO• Las organizaciones mas eficientes y eficaces tienen una estructura

jerárquica guiados por una serie de reglas y reglamentos.• Burocrático, porque establecía reglas para tomar decisiones, una

cadena de mando clara.

2.ENFOQUE TECNOLOGICO DE LAS TAREAS• Se refiere a los diferentes tipos de tecnologías de producción que

implica la producción de diferentes tipos de productos.• Grupos: Producción unitaria (artículos unitarios acorde al cliente), Producción en

masa (líneas de ensamblaje) y Producción en procesos (materiales que se venden

por volumen).

3.ENFOQUE AMBIENTALIncorpora el ambiente de la organización en cuanto al diseño• Sistema mecanicista: Las actividades se descomponen en tareas

especializadas. • Sistema orgánico: Las personas trabajan en forma de grupo que solas.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

10 de abril de 2023

La Estructura Organizacional

Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados.

Formas:

1. Por función.

2. Por Producto/Mercado.

3. Matriz.


Por Función.

• La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones.

• Por ejemplo, una organización dividida por funciones puede tener departamentos para producción, mercadotecnia y ventas. El gerente de ventas de dicha organización sería el responsable de la venta de todos los productos manufacturados por la empresa.


Por Función.• La usan primordialmente las pequeñas empresas que ofrecen una

línea limitada de productos, porque aprovecha con eficiencia los recursos especializados.

• Otra ventaja importante de la estructura por funciones es que facilita mucho la supervisión, pues cada gerente sólo debe ser experto en una gama limitada de habilidades.

• Además, la estructura funcional facilita el movimiento de las habilidades especializadas, para poder usarlas en los puntos donde más se necesitan.

• Conforme crece la organización, sea expandiéndose en términos geográficos o ampliando su línea de productos, empiezan a surgir algunas de las desventajas de la estructura por funciones. Como los gerentes de funciones depende de la oficina central, resulta difícil tomar decisiones rápidas.


Por Función.

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTEProducción

VICEPRESIDENTEMercadotecnia

VICEPRESIDENTEFinanzas

VICEPRESIDENTERecursos Humanos

Organigrama de una compañía manufacturera


Por Producto/Mercado.

• Con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

• A diferencia de un departamento funcional, la división parece un negocio independiente. El director de la división se con centra primordialmente en las operaciones de su división, es responsable de las pérdidas o las utilidades e incluso puede llegar a competir con otras unidades de la misma empresa. Sin embargo, una división es diferente de un negocio independiente en un sentido crucial: el director de la división depende de la oficina central.



Organigrama por producto/mercado de una empresa manufacturera: División por productos


Matricial.

• Llamada "sistema de mando múltiple", es un producto híbrido que trata de combinar los beneficios de los dos tipos de diseño, al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes.

• Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo.

• Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando.

• Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical.

• El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo como en la siguiente figura:, que describe la estructura matricial pluridivisional de Dow-Corning en los años setenta.


Matricial.

La Estructura Formal o Informal de la Organización

• Los organigramas son útiles porque exhiben la estructura formal de la organización y quién es responsable de ciertas tareas. Sin embargo, en la realidad, el organigrama no puede captar, ni con mucho, las relaciones interpersonales que constituyen la estructura informal de la organización.

• Herbert Simón ha descrito el caso de "las relaciones interpersonales de la organización que afectan sus decisiones internas, pero no aparecen en el plan formal no son congruentes con él.

• Por ejemplo, en una etapa de gran actividad, un empleado puede acudir a otro en busca de ayuda, en lugar de pasar por un gerente. Asimismo, de empleado de ventas puede establecer una relación laboral con un empleado de producción, el cual le puede proporcionar información sobre la existencia de productos, mucho antes que un sistema formal de información. Además, quien quiera que haya trabajado en una organización conoce la importancia que tienen las secretarias y los asistentes ejecutivos, que jamás aparecen en un organigrama. Uno de los primeros estudios que reconoció la importancia de las estructuras informales fue Chester Barnard. quien señaló que las relaciones informales ayudan a los miembros de la organización a satisfacer sus necesidades sociales y a hacer las cosas.

ORGANIGRAMAS

10 de abril de 2023

Los Organigramas…

Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es el «organigrama», pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica de confección del mismo puede hacer que se pierda de vista los fines básicos de su diseño.

Estos:1. Establecen la comprensión de los problemas de

comunicación;

2. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales;

3. Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.

…Los Organigramas…

•En su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales.

•En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación.

•Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización.

…Los Organigramas

¿Qué es un organigrama?Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

¿Cuál es el objeto de los organigramas?Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

¿Cuál es la utilidad de los organigramas?• Brindan una imagen formal de la organización.• Son una fuente de consulta oficial.• Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus

relaciones de jerarquía.• Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis

organizacional.

…Los Organigramas

¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?

1)Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

2)Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.

3)Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

4)Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.

5)Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.

Presentación básica de un organigrama

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