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´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS

EPS´S CONVIDA –IP-CM-010-2017

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OBJETO: “CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA REALIZAR LA AUDITORIA INTEGRAL (DE

RADICACIÓN DE LA FACTURACIÓN, DE CUENTAS MÉDICAS Y CONCURRENTE) A LOS

PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA EPS´S CONVIDA DEL DEPARTAMENTO DE

CUNDINAMARCA”

”La EPS´S Convida, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas a los Términos

de Condiciones de la Invitación Pública dentro del proceso No. EPS´S CONVIDA–IP-CM-010-2017, considera

en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho

evidente en el presente proceso, presenta respuesta a las mismas no sin antes agradecer a los interesados

en el proceso elevar sus observaciones las cuales se procede a dar respuesta en el siguiente orden:

TEXTO: Correo electrónico OBSERVACION 1 Observación 1: 1.7 Lugar de ejecución del contrato Conforme con los términos y condiciones del proceso en referencia, para el análisis correspondiente a la propuesta económica, se hace necesario conocer a que lugares, se refiere (…) y cualquier departamento en donde se requiera auditoria concurrente (…) y si implica desplazamiento, o la auditoria se centralizara en la ciudad de Bogotá.

Respuesta de la Entidad: Una Vez analizada la observación se procede a dar claridad así: en cuanto a la auditoría de cuentas medicas esta se debe realizar en la ciudad de Bogotá D.C en las instalaciones del auditor, frente a la auditoria de radicación y facturación esta se hará en la sede principal de la EPS´S Convida y la auditoria concurrente por su naturaleza se realiza en campo es decir directamente en la E.S.E o IPS dentro del Departamento de Cundinamarca, en la ciudad de Bogotá o de requerirse en aquellas que por jurisdicción se encuentran por fuera del Departamento de Cundinamarca verbi gracia (Honda, Villavicencio etc) sin embargo, solamente están contempladas las ubicadas en el Departamento de Cundinamarca y la ciudad de Bogotá OBSERVACIÓN 2 Observación 2: 1.9 PRESUPUESTO OFICIAL Y FUENTE DE FINANCIACION según el presupuesto oficial, solicitamos nos aclaren, confirmen y/o indiquen, cuando se refieren a (…) incluido IVA y los demás impuestos tasas y contribuciones y costos a que haya lugar (…) que impuestos tanto municipales o de la Entidad se tienen en cuenta.

Respuesta de la Entidad: Analizada la observación se procede a informar que los impuestos que se prevén adicional del IVA que es el 19% en el estudio previo y el mismo término los cuales son documentos integrales del proceso se indican los impuestos:

1 OBSERVADOR: AGS (Paola Bonilla Fonseca) FECHA: lun, 15 de may de 2017 15:0

FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]

mailto:[email protected]



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DEMAS IMPUESTOS, TASAS Y

CONTRIBUCIONES

Además de IVA, el presente contrato estará sujeto a sujeto (Reteiva

Reteica, Retefuente,) y demas tasas, impuestos y contribuciones como

son:

Estampilla prodesarrollo 2,00%

Estampilla adulto mayor 2,00%

estampilla procultura 1,00%

estampilla universidad de cundinamarca 0,50%

estampilla prohospital universitario la samaritana 2,00%

En cuanto a las garantías existen la de seriedad de la oferta y la propias del contrato OBSERV ACION 3 2.17 Causales de rechazo Unánime el numeral citado, favor aclarar a que circunstancias ocurridas con posterior del cierre del proceso, se hace referencia el numeral 18.

Respuesta de la Entidad: Se procede aclarar que le numeral 18 de las causales de rechazo al

decir “18. Cuando se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del

proceso” esta se circunscribe cuando por ejemplo luego inhabilidades sobrevinientes quiere

decir que al momento del cierre no existían pero posterior a ella se presenta, otra cuando, es

decir circunstancia que por su presencia dé lugar a no ser aceptadas o afecten directamente

la posibilidad de continuar adelante con la aceptación de la oferta.

OBSERVACIÓN 4 Observación 3: 4.7.2.2 Experiencia del Proponente Solicitamos amablemente se acepte por objeto del proceso y/o contrato, las funciones especificadas en la certificación del contratista, con los demás requisitos señalados por el pliego.

Respuesta de la Entidad: Analizada la observación se procede a establecer que el objeto debe ser claro precios y conciso, adicional la experiencia para su verificación debe estar registrada y codificada en el Registro único de Proponentes (RUP), por lo tanto corresponde al proponente su acreditación en las condiciones señaladas. OBSERVACION 5 Observación 4: 5.6 Propuesta económica Conforme el numeral 5.6 del pliego de condiciones, solicitamos a la Entidad, aclarar cuáles y cuántos son los % de Impuestos, tasas y contribuciones que se tendrán en cuenta, para la propuesta económica. En vista que los Municipios por ley, deben retener unos gravámenes ya sean para contribuir a la dotación, funcionamiento, y desarrollo de algunos programas de prevención y promoción, como por ejemplo los centros de Bienestar y centros de vida para adultos mayores. O si, solo tenemos en cuenta el % de IVA.

Respuesta de la Entidad. Respuesta de la Entidad: Analizada la observación se procede a informar que los impuestos que se prevén adicional del IVA que es el 19% en el estudio previo y el mismos términos los cuales son documentos integrales cual hace parte integral del proceso se indican los impuestos



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DEMAS IMPUESTOS, TASAS Y

CONTRIBUCIONES

Además de IVA, el presente contrato estará sujeto a sujeto (Reteiva

Reteica, Retefuente,) y demas tasas, impuestos y contribuciones como

son:

Estampilla prodesarrollo 2,00%

Estampilla adulto mayor 2,00%

estampilla procultura 1,00%

estampilla universidad de cundinamarca 0,50%

estampilla prohospital universitario la samaritana 2,00%

En cuanto a las garantías existen la de seriedad de la oferta y las propias del contrato

OBSERVACIÓN No. 1 1. Dentro del Capítulo I objeto del contrato y en lo referente a proceso de radicación de facturas, la entidad

pretende que se realice bajo el software con que cuenta la misma o el proponente deberá realizarlo bajo su propio software, lo anterior teniendo en cuenta que es precisamente desde la radicación donde los registros que se generan de las facturas deben alimentar los sistemas financiero contables, jurídicos, gestión de riesgo en salud, sistemas de información, aseguramiento, y demás reportes necesarios dentro del proceso de la EPS Convida.

Respuesta de La Entidad: Una vez analizada la observación La EPS Convida cuenta con un

sistema de información integrado Oasis, el cual opera como un ERP, estructurado por

módulos, los cuales soportan cada uno de los procesos a las diferentes áreas de la Entidad;

es por esto, que un proceso tan importante como lo es la radicación de cuentas médicas se

debe realizar en el sistema propio de la entidad, puesto que la información que aquí se

registra es el insumo principal para las demás áreas como son contratación, tesorería,

presupuesto, contabilidad y las demás áreas misionales que aunque no tienen que ver con el

tema financiero si se basan en los RIPS para el desarrollo de sus labores. Es de anotar que

por cada uno de los procesos que se le realice a una cuenta médica tiene su respectivo

registro automático en cada uno de los módulos relacionados.

Por lo anteriormente mencionado es indispensable que la información quede registrada en el

sistema de información Oasis.

OBSERVACIÓN 2

2. En el numeral 1.5 Alcance del objeto, se determina que para la auditoria concurrente se deberán auditar

todas las atenciones en las IPS seleccionadas, con el debido respeto nos permitimos solicitar que se

definan los criterios de selección de pacientes y tipos de atención objeto de auditoria concurrente,

teniendo en cuenta que el personal que se asigne según el presupuesto para dicha auditoria sería

insuficiente para cubrir el 100% de las atenciones en salud, lo cual se hace innecesario teniendo en

cuenta que existen servicios que no requieren ser auditados.

Respuesta de La Entidad: Una vez analizada la observación se puede aclarar que en la NOTA

2 del numeral 1.5.2. el cuadro anexo define los servicios y el volumen de pacientes a auditar.

Corresponde a los servicios de mayor costo en la prestación: UCI, UCIn., Observación de

2 OBSERVADOR: SAC CONSULTING SAS (NEVER ENRIQUE MEJIA MATUTE) FECHA: lun, 15 de may de 2017 15:16 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]




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urgencias y hospitalización a partir del día 5 de estancia en las frecuencias mencionadas,

según los censos diarios registrados.

SERVICIO FRECUENCIA TOTAL PACIENTES

UNIDAD CUIDADO INTENSIVO INTERDIARIA 100%

UNIDAD CUIDADO INTERMEDIO INTERDIARIA 50%

OBSERVACION DE URGENCIAS DIARIO 50%

HOSPITALIZACION -A partir del día 5 DOS VECES POR SEMANA 50%

OBSERVACIÓN 3

3. Con relación a la auditoria de protección específica y detección temprana, determinada en el numeral anterior, solicitamos se aclare lo referente a cumplir con los criterios de supervisión de los contratos, teniendo en cuenta que en nuestra condición de auditores no podríamos realizar supervisión a los contratos.

Respuesta de La Entidad: Una vez analizada la observación se procede a aclarar que la

supervisión de los contratos es competencia de la entidad contratante, en relación a la

auditoria de protección específica y detección temprana, el contratista verifica y dará a

conocer a la entidad la cantidad de actividades ejecutadas por cada programa de PyD previa

validación de calidad de los RIPS.

OBSERVACIÓN 4

4. En el numeral 1.5.2, se determina adelantar auditoria concurrente a un grupo de IPS, sobre lo anterior se

solicita aclara para Bogotá Red Sur que IPS será objeto de auditoria concurrente; así mismo, para

prestadores de servicios de transporte y ambulancias.

Respuesta de La Entidad: Una vez analizada la observación se procede a aclarar que se le realizará auditoría concurrente a discriminados así: Sub Red Integrada Red Norte (1 IPS) teniendo en cuenta la demanda de servicios puede variar de periodo a periodo por lo que se tomará la IPS de mayor impacto en el costo médico Transporte Terrestre se tomara el único prestador para el traslado de los pacientes en terapia de reemplazo renal y los oncológicos como quedo descrito en los términos de condiciones Ambulancias se seleccionará al prestador con mayor volumen y facturación en el traslado interinstitucional

OBSERVACIÓN 5

5. Para dar cumplimiento a los informes periódicos determinados en el numeral 1.5.3, respetuosamente

solicitamos se nos manifieste si el sistema de información OASIS permite el reporte de cada uno de los

ítems allí solicitados.

Respuesta de La Entidad: Una vez analizada la observación se aclara que en la actualidad el

Sistema de Información OASIS genera algunos informes y reportes, pero no en su totalidad,

es por esto que se requiere que la empresa cuente con su propio sistema de información para

que este pueda generar las consultas y procesos que no se logren generar desde el OASIS.

Es de aclarar que si la información se encuentra debidamente registrada en el Sistema de

información se puede generar los informes necesarios.



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OBSERVACIÓN 6

6. En relación al numeral 1.9, solicitamos se aclare que la auditoría de cuentas medicas corresponde al 1%

más IVA; es decir, el 1,2% sobre el valor a auditar mensual, razón por la cual el valor a cobrar según el

cuadro propuesto estaría por encima, paro lo que nos permitimos sugerir que la diferencia sea utilizada al

proceso de alistamiento de facturas susceptible de recobro por los distintos conceptos señalados en el

proyecto términos de condiciones, el cual en la oferta económica quedo sin asignación presupuestal.

Finalmente aclaramos que el valor en los términos de referencia determinó una facturación mensual de $38.000.000 correspondiendo efectivamente a $38.000.000.000.

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se procede a manifestar que

efectivamente por un error involuntario de digitación y formula el valor de la auditoría de

cuentas médicas no corresponde al que la entidad determino luego del análisis de mercado.

Por lo anterior su ajuste se verá reflejado en los términos de condiciones definitivos, en

cuanto a dejar la diferencia aritmética para otro ítem, se informa que no es posible toda vez

que el presupuesto está diseñado para el cumplimiento de las obligaciones requerida

OBSERVACIÓN 7

7. En el personal mínimo requerido existen diferencias con lo definido en la oferta económica, donde a

continuación presentamos los casos: para el proceso de pre auditoria de radicación de facturas en el

cuadro de personal mínimo requerido existen 11 técnicos y en el cuadro de oferta económica la cantidad

definida son 5 técnicos; el coordinador de radicación no está incluido en el cuadro de oferta económica

pero si en el de personal mínimo requerido y el coordinador administrativo no está incluido en el personal

mínimo requerido pero si en la oferta económica, respetuosamente solicitamos aclarar lo anterior.

Respuesta de La Entidad: Una vez analizada la observación esta se acepta y se procederá a

realizar los ajustes en los términos definitivos, así como el ajuste al anexo oferta económico

OBSERVACIÓN 8

8. Sobre el numeral 5.4.1 en relación con la Formación y Experiencia Adicional del personal los términos de

condiciones indica que se encuentra en el capítulo 4 REQUERIMIENTOS TECNICOS para ser evaluado;

pero revisando los términos se encuentra es en el capítulo 6 condiciones técnicas y obligaciones

contractuales numeral 6.1 Especificaciones técnicas literal b El personal del Contratista.

Respuesta de La Entidad: Una Vez analizada la observación esta se acepta y se harán las ajustes en la

nomenclatura para dar más claridad a los términos

OBSERVACIÓN 9

9. En el mismo, numeral 5.4.1, solicitamos aclarar que dentro del personal calificable se encuentra

Coordinador Auditoria de Radicación de la Facturación con una asignación de 200 puntos, pero dentro de

las especificaciones de experiencia especifica acreditada adicional y Formación académica adicional

solicitada no se encuentran descritas las características a tener en cuenta para la asignación de puntaje;

por el contrario se encuentran las de Coordinador Administrativo y Financiero, por ende solicitamos

respetuosamente aclarar que cargo va a ser el calificable.



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Respuesta de La Entidad: Se acepta la observación y se realizaran los ajustes necesarios a efectos de

dar claridad y precisión a los términos de condiciones

OBSERVACIÓN 10

10. En el numeral anterior, se observa que el puntaje asignado al coordinador médico (100 puntos) es inferior

al asignado al coordinador auditoria de radicación de la facturación (200 puntos), teniendo en cuenta que

el proceso principal es auditoría de cuentas medicas el cual estará bajo dirección de un coordinador

médico, se solicita considerar la puntuación asignada.



OBSERVACIÓN 11

11. En el cuadro de personal mínimo requerido ítem PREAUDITORIA DE RADICACION DE FACTURAS para

la experiencia de coordinador como requisito de experiencia es auditoría financiera y /o cuentas medica

financiera la cual no aplica para el cargo; en el ítem de auditor administrativo y financiero está incluido en

la pre auditoria de radicación y la formación académica es título de bachiller y/o técnico y/o tecnólogo lo

cual tampoco aplicaría por ende respetuosamente solicitamos aclarar lo anterior expuesto.



OBSERVACION 1

1. Capítulo 6 Condiciones Técnicas y Obligaciones Contractuales Auditoria de Cuentas Médicas, Concurrencia y Administrativa /Financiera.

Médicos Especializados Cuentas Médicas:

De acuerdo a los anteriores perfiles, en cuanto a los posgrados solicitados podemos entender que es válida la Especialización en Auditoria y Calidad en Salud y/o Gerencia y Auditoria en Calidad en salud y/o Especialista en Sistemas de Garantía de Calidad y Auditoria de Servicios de Salud, es correcta nuestra interpretación?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación considera la entidad en aceptar

parcialmente su apreciación toda vez que lo que busca la entidad es que el personal tenga la

idoneidad suficiente para acreditar que podrá realizar la actividad a satisfacción por ende se

acepta la especialización únicamente de las Especialización en Auditoria y Calidad en Salud

y/o Gerencia y Auditoria en Calidad en salud y siempre que se acredite la experiencia

3 OBSERVADOR: DESTRA S.A.S (JULIANA GONZALEZ) Directora comercial

FECHA: lun, 15 de may de 2017 16:49 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]




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(certificada) en actividades propias de auditoria médica y por el tiempo establecido en los

términos de condiciones.

En cuanto a los perfiles se harán los ajustes requeridos en los términos de condiciones definitivos en el punto de Auditora Administrativa y Financiera toda vez que esta no se encuentra dentro del personal mínimo sino será un motivo de puntaje como valor agregado

OBSERVACIÓN 2

Médicos Especializados Auditoria Concurrencia.

Para los perfiles anteriores, en cuanto a los posgrados solicitados podemos entender que es válida la Especialización en Auditoria y Calidad en Salud y/o Gerencia y Auditoria en Calidad en salud y/o Especialista en Sistemas de Garantía de Calidad y Auditoria de Servicios de Salud, es correcta nuestra interpretación?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación considera la entidad en aceptar parcialmente su apreciación toda vez que lo que busca la entidad es que el personal tenga la idoneidad suficiente para acreditar que podrá realizar la actividad a satisfacción por ende se acepta la especialización únicamente de las Especialización en Auditoria y Calidad en Salud y/o Gerencia y Auditoria en Calidad en salud y siempre que se acredite la experiencia (certificada) en actividades propias de auditoria médica y por el tiempo establecido en los términos de condiciones.

Se advierte que la especialización debe contener en el título los términos compuestos es decir Especialización en Auditoria y Calidad en Salud y no por separado

OBSERVACIÓN 3

Numeral 4.4.3 Personal Mínimo requerido.

Debemos entender que se debe anexar en la presentación de la propuesta las cartas de compromiso de todo el personal que hará parte de la ejecución del proyecto o solo se anexan las cartas de los profesionales evaluables, es correcta nuestra interpretación?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación, se reitera que el proponente debe adjuntar el 100% de la cartas de compromiso, pues la entidad debe desde su inicio del contrato debe conocer la capacidad del recurso humano para dar inicio al mismo.. Por tanto este requisito se mantendrá.

OBSERVACION 1

4 OBSERVADOR: ANDREA ROMERO ROJAS GERENTE COMERCIAL Coordinador de licitaciones FECHA: lun, 15 de may de 2017 17:07 lun, 15 de may de 2017 19:35 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]




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OBSERVACIÓN 1

El numeral 5.4.1 del Pliego de Condiciones señala los criterios de formación académica adicional requerida para los profesionales presentados como Gerente de Auditoría, Coordinador Auditor Concurrente, Coordinador Administrativo y Financiero, indicando para dichos cargos lo siguiente: "(...) El profesional debe allegar Titulo de Postgrado (especialización) para obtener los primeros 50 puntos y adicional título de Maestría o Doctorado para obtener los siguientes 50 puntos y de esta forma poder obtener el máximo de 100 puntos (...)" Así las cosas, se advierte que para la obtención del máximo de los 100 puntos por formación académica adicional, se requiere acreditar (i) 1 título en la modalidad de especialización y (ii) un título en la modalidad de maestría o doctorado; exigencia que resulta a todas luces desproporcionada en relación con la naturaleza, objeto y valor del contrato que pretende celebrar la Entidad. Realizando test de proporcionalidad entre los requisitos de la presente contratación, concretamente lo referente a la formación académica del equipo de trabajo, y lo que se pretende garantizar con los mismos, se advierte que los mismos resultan desproporcionados y limitan la participación plural de oferentes, en la medida en que dificulta la consecución de los perfiles requeridos. Así mismo, la Entidad debe considerar que los títulos de posgrado en la modalidad de especialización, garantizan íntegramente la idoneidad académica de los profesionales que los ostenten, pues bien es sabido, que en el curso de las especializaciones, se brinda una formación que como su mismo nombre indica, resulta especializada y especifica sobre determinada materia, lo que reiteramos, garantiza la idoneidad de los profesionales. Así las cosas, solicitamos la modificación de los criterios de formación académica adicional para el Gerente de Auditoría, Coordinador Auditor Concurrente y Coordinador Administrativo y Financiero en el sentido de indicar que dicha formación adicional se pueda acreditar con (i) 1 título en la modalidad de especialización y (ii) un título en la modalidad de especialización, maestría o doctorado.

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación no se acepta lo solicitado, teniendo en cuenta que dentro del principio de planeación para la estructura de los estudios previos que no son otra que la conformación de los las condiciones y requisitos y por las siguientes razones: Siendo el concurso de méritos una de las modalidades de selección de contratistas del Estado, que sirve para la escogencia de consultores o proyectos, en la que se utilizan como criterios de selección la experiencia, la capacidad intelectual y la organización de los proponentes, según sea el caso Así las cosas, las condiciones de orden técnico-personal.(.) prevalecen ya que el medio de selección es la escogencia del personal requerido es decir, las personas más idóneas en (Formación académica y experiencia) para ejecutar la prestación pública, de allí que se tenga en cuenta preferentemente las condiciones personales no solo del proponente sino lo que este ofrece en personal para el desarrollo satisfactorio del objeto contractual. Se colige entonces que la formación académica será tenida en cuenta ya que la posibilidades de crecimiento intelectual son necesarias para liderar cada uno de los procesos de auditoria, puede evidenciarse así que estos requisitos solo se solicitan para aquellos que van a liderar los grupos pues al resto de personal se solicitan posgrado en la modalidad de especialidad, pues estos deben tener la máxima capacidad para responder por las auditorias ejecutadas.



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OBSERVACION 2 Por otra parte, solicitamos la Entidad aclare la denominación del cargo de Coordinador Administrativo y Financiero relacionado en el numeral 5.4.1 de los términos de referencia, pues en el cuadro titulado PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO AUDITORÍA DE CUENTAS MEDICAS, CONCURRENCIA Y ADMINISTRATIVA/FINANCIERA (numeral 6.1, literal b), se encuentra un cargo de Coordinador en la parte de Pre auditoría de radicación de facturas; así las cosas, reiteramos nuestra solicitud de que se aclare si el cargo Coordinador corresponde al mismo Coordinador Administrativo y Financiero.

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se informa que en cuanto a los perfiles se harán los ajustes requeridos en los términos de condiciones definitivos en el punto de Auditora Administrativa y Financiera toda vez que esta no se encuentra dentro del personal mínimo sino será un motivo de puntaje como valor agregado.

OTRAS OBSERVACIONES

Los requisitos de capacidad financiera de los proponentes, se encuentran preceptuados en el numeral 4.3.2 del Pliego, así:

“4.3.2 Indicadores Financieros Obligatorios Proponentes individuales

Así las cosas, realizando un test de proporcionalidad entre los requisitos habilitantes del proceso, concretamente entre los requisitos de capacidad financiera, y la naturaleza y valor del contrato que se celebrará, se advierte que los mismos resultan desproporcionados y no responden a la realidad del sector relativo al objeto del proceso de contratación y a los posibles oferentes.

Sobre el particular, la Ley 1150 de 2007, señala: “Artículo 5°.

De la selección objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:

(…) 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación”

Así las cosas, es claro que la Entidades deben establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, entendiendo como adecuado y proporcional la existencia de una relación entre el contrato y capacidad financiera exigida, es decir, los requisitos habilitantes exigidos deben guardar proporción con el objeto del contrato, su valor, complejidad, plazo, forma de pago y el Riesgo asociado al Proceso de Contratación1 . Situación que se encuentra claramente desvirtuada en este proceso, para el cual recordemos, se asignó un Presupuesto Oficial de $ 4.677.359.400; siendo así, es claro que la



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exigencia de un índice de liquidez >= 3 y un endeudamiento de < =50%, resulta a todas luces desproporcionada y en últimas, limita considerablemente la participación plural de oferentes y la concurrencia al proceso.

Por lo anterior, y realizando el respectivo análisis del sector y la equivalencia entre los requisitos habilitantes y la naturaleza del proceso, se encuentra que resultan más adecuados, los siguientes indicadores de capacidad financiera:

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada su observación, no se acepta por las siguientes razones no sin antes manifestar que los procesos y procedimiento, al igual que los lineamientos en materia de contratación pública y privada en el entendido que los indicadores financieros agrupan una serie de formulaciones y relaciones que permiten estandarizar e interpretar adecuadamente el comportamiento operativo de una empresa, de acuerdo a diferentes circunstancias. Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato La capacidad financiera requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En consecuencia, la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes. En atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y forma de pago, la entidad debe hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del Proceso de Contratación. Pese a que se le ha otorgado la prerrogativa a la EPS´S Convida de contratar bajo el régimen privado, no es óbice para no cumplir con los principios de la contratación. Por ende las Entidades no deben limitarse a determinar y aplicar de forma mecánica fórmulas financieras para determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas de cálculo y su interpretación así:

Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente: el cual determina la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo. Índice de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total: el cual determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.



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La Entidad Estatal debe determinar cada requisito habilitante teniendo en cuenta lo que mide el indicador. Si el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad Estatal debe fijar como requisito un valor máximo y si el indicador representa una menor probabilidad de Riesgo a medida que su valor sea mayor. Por ejemplo, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad de que el contratista incumpla sus obligaciones, por lo que la Entidad Estatal debe fijar un valor máximo para este índice, el cual debe ser adecuado y proporcional para el Proceso de Contratación. La siguiente tabla muestra la interpretación de cada uno de los indicadores de capacidad financiera que debe contener el RUP y su relación con la probabilidad de Riesgo.

Fuente-Agencia Nacional de Contratación

En virtud de lo anterior, la EPS´S Convida ha establecido de manera razonable en sus términos de condiciones de la invitación pública un conjunto de indicadores financieros con sus correspondientes porcentajes los cuales le permiten contar a la entidad con un futuro contratista que tenga la capacidad financiera sólida para ejecutar en debida forma el contrato, Así mismo es importante resaltar que los indicadores consignados para este proceso fueron elaborados teniendo en cuenta el objeto, el valor del presupuesto, forma de pago la cual es contra entrega por las actividades realizadas, divididas en mensualidades y el plazo de ejecución del contrato. De otra parte la modalidad de selección conlleva a que lo que se reconocerá es básicamente honorarios del personal solicitado, es decir que la carga básica es el desarrollo de actividad hora/hombre y no la adquisición o suministro de elementos donde si prevalecen los créditos o endeudamientos por su connotación en el mercado.

Por lo tanto el índice de liquidez, constituye un indicador financiero de gran importancia para medir los recursos de corto plazo que se requieren para atender las necesidades inmediatas que tiene una empresa.

De esta manera, poder contar con una buena liquidez, asegura no tener que depender de endeudamiento externo y refleja la eficiencia y el resultado de una gestión productiva, acorde con lo que la situación y el mercado demande en un momento determinado.

El tipo de trabajo a que se refiere el presente concurso de méritos, demanda tener que contar con suficientes recursos de capital de trabajo, para operar la labor de auditoría integral en condiciones óptimas, tanto desde el punto de vista técnico como de servicio, todo ello sin referir las necesidades de personal, que no se cuenta solo al mínimo requerido sino al adicional que sea necesario a fin de lograr una labor exitosa.

Adicionalmente se debe tener en cuenta que el proceso es de duración corta; es decir, siete (7) meses razón por la cual el contratista deberá contar con la suficiente liquidez que le permita afrontar de manera adecuada con la carga económica de sus operaciones, razón por la cual la EPS CONVIDA solicita en la liquidez el que en el mercado deben acreditar los posibles contratistas.

En estas condiciones la exigencia del indicador corresponde a un análisis técnico y objetivo y no a una apreciación subjetiva.



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Por último, el Consejo de Estado se ha pronunciado en sendas providencias sobre el principio de la autonomía de la voluntad es decir de la libertad que tiene las entidades públicas a las exigencias establecidas en los pliegos de condiciones las cuales deben ir relacionadas con la necesidad del servicio o de los bienes que se pretenden adquirir (…)” Es necesario precisar que en la contratación realizada por las entidades estatales rige el principio de la autonomía de la voluntad; ello significa que el ordenamiento jurídico otorga verdadera libertad para especificar el contenido y determinar las estipulaciones del negocio jurídica, las cuales deben enmarcarse dentro de las normas civiles y comerciales. (Magistrado Ponente Enrique Gil Botero)

De conformidad con lo anterior, la entidad mantiene lo establecido en los términos de condiciones de la Invitación y así mismo, manifestar a los interesados que podrán hacer uso de las figuras asociativas de las cuales señala la Ley para efectos de la contratación y cumplimiento de requisitos

OBSERVACIÓN No. 1 "Numeral 4.3.2 Indicadores Financieros Obligatorios Proponentes individuales

En relación con lo establecido por la Entidad en los Términos de Referencia de la INVITACIÓN PÚBLICA

CONCURSO DE MERITOS EPS´S CONVIDA IPCM-010-2017 de manera respetuosa solicitamos a la Entidad

y con base en los argumentos de orden financiero que exponemos a continuación, modificar el contenido del

presente numeral con base en las siguientes consideraciones:

Colombia Compra Eficiente para que el análisis y establecimiento de indicadores financieros por parte de la

Entidades Estatales, indicó que la aplicación de los mismos no debe ser un ejercicio mecánico, sino que el

mismo sea ajustado y correspondiente al tipo de mercado en el cual se desenvuelven los posibles oferentes,

así: “Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la

salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento.

Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del

contrato La capacidad financiera requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional

a la naturaleza y al valor del contrato. En consecuencia, la Entidad debe establecer los requisitos de

capacidad financiera con base en su conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y

de los posibles oferentes. En atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y forma de

pago, la Entidad Estatal debe hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del

Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales no deben limitarse a determinar y aplicar de forma

5 OBSERVADOR: CONSORCIO TRYCON (Luis Fernando Batista

Gerente Comercial) FECHA: lun, 15 de may de 2017 19:58 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]




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mecánica fórmulas financieras para determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas

de cálculo y su interpretación. Las Entidades Estatales pueden establecer indicadores de capacidad

organizacional adicionales a los establecidos en el numeral 4 del artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, solo

en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, la naturaleza o complejidad del

Proceso de Contratación se requiera. La Entidad Estatal debe establecer el límite para los indicadores de

capacidad financiera y capacidad organizacional como resultado del análisis de los criterios establecidos para

esta contratación.

Así las cosas, se solicita muy comedidamente se evalúe bajar los indicadores financieros a razón que la exigencia de los mismos limitaría la participación de empresa que tiene la experiencia y pueden dar cabal cumplimiento a los mismos. En el caso de que no exista una relación de dependencia fuerte entre cada indicador y la ejecución del

contrato, la Entidad Estatal debe tener precaución para no excluir posibles proponentes que aunque,

para un indicador específico tengan un peor desempeño que el promedio de su sector, estén en

capacidad de participar en el Proceso de Contratación y cumplir con el objeto del contrato. Para ello, la

Entidad Estatal puede fijar límites más flexibles dados por el comportamiento del sector económico

estudiando por ejemplo, los valores máximos y mínimos del indicador para las empresas objeto de análisis.”

(Resaltado fuera de texto)

Por lo anterior se solicita que los indicadores requeridos se soliciten así:

Respuesta de la Entidad: Respuesta de la Entidad: Una vez analizada su observación, no se acepta por las siguientes razones no sin antes manifestar que los procesos y procedimiento, al igual que los lineamientos en materia de contratación pública y privada en el entendido que los indicadores financieros agrupan una serie de formulaciones y relaciones que permiten estandarizar e interpretar adecuadamente el comportamiento operativo de una empresa, de acuerdo a diferentes circunstancias. Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato La capacidad financiera requerida en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En consecuencia, la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes. En atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y forma de pago, la entidad debe hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del Proceso de Contratación. Pese a que se le ha otorgado la prerrogativa a la EPS´S Convida de contratar bajo el régimen privado, no es óbice para no cumplir con los principios de la contratación. Por ende las Entidades no deben limitarse a determinar y aplicar de forma mecánica fórmulas financieras para determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas de cálculo y su interpretación así:



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Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente: el cual determina la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo. Índice de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total: el cual determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos. Razón de Cobertura de Intereses = Utilidad Operacional / Gastos de Intereses, el cual refleja la capacidad del proponente de cumplir con sus obligaciones financieras. A mayor cobertura de intereses, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones financieras

La Entidad Estatal debe determinar cada requisito habilitante teniendo en cuenta lo que mide el indicador. Si el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad Estatal debe fijar como requisito un valor máximo y si el indicador representa una menor probabilidad de Riesgo a medida que su valor sea mayor. Por ejemplo, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad de que el contratista incumpla sus obligaciones, por lo que la Entidad Estatal debe fijar un valor máximo para este índice, el cual debe ser adecuado y proporcional para el Proceso de Contratación. La siguiente tabla muestra la interpretación de cada uno de los indicadores de capacidad financiera que debe contener el RUP y su relación con la probabilidad de Riesgo.

Fuente-Agencia Nacional de Contratación

En virtud de lo anterior, la EPS´S Convida ha establecido de manera razonable en sus términos de condiciones de la invitación pública un conjunto de indicadores financieros con sus correspondientes porcentajes los cuales le permiten contar a la entidad con un futuro contratista que tenga la capacidad financiera sólida para ejecutar en debida forma el contrato, Así mismo es importante resaltar que los indicadores consignados para este proceso fueron elaborados teniendo en cuenta el objeto, el valor del presupuesto, forma de pago la cual es contra entrega por las actividades realizadas, divididas en mensualidades y el plazo de ejecución del contrato. De otra parte la modalidad de selección conlleva a que lo que se reconocerá es básicamente honorarios del personal solicitado, es decir que la carga básica es el desarrollo de actividad hora/hombre y no la adquisición o suministro de elementos donde si prevalecen los créditos o endeudamientos por su connotación en el mercado.

Por lo tanto el índice de liquidez, constituye un indicador financiero de gran importancia para medir los recursos de corto plazo que se requieren para atender las necesidades inmediatas que tiene una empresa.

De esta manera, poder contar con una buena liquidez, asegura no tener que depender de endeudamiento externo y refleja la eficiencia y el resultado de una gestión productiva, acorde con lo que la situación y el mercado demande en un momento determinado.



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El tipo de trabajo a que se refiere el presente concurso de méritos, demanda tener que contar con suficientes recursos de capital de trabajo, para operar la labor de auditoría integral en condiciones óptimas, tanto desde el punto de vista técnico como de servicio, todo ello sin referir las necesidades de personal, que no se cuenta solo al mínimo requerido sino al adicional que sea necesario a fin de lograr una labor exitosa.

Adicionalmente se debe tener en cuenta que el proceso es de duración corta; es decir, siete (7) meses razón por la cual el contratista deberá contar con la suficiente liquidez que le permita afrontar de manera adecuada con la carga económica de sus operaciones, razón por la cual la EPS CONVIDA solicita en la liquidez el que en el mercado deben acreditar los posibles contratistas.

En estas condiciones la exigencia del indicador corresponde a un análisis técnico y objetivo y no a una apreciación subjetiva.

Por último, el Consejo de Estado se ha pronunciado en sendas providencias sobre el principio de la autonomía de la voluntad es decir de la libertad que tiene las entidades públicas a las exigencias establecidas en los pliegos de condiciones las cuales deben ir relacionadas con la necesidad del servicio o de los bienes que se pretenden adquirir (…)” Es necesario precisar que en la contratación realizada por las entidades estatales rige el principio de la autonomía de la voluntad; ello significa que el ordenamiento jurídico otorga verdadera libertad para especificar el contenido y determinar las estipulaciones del negocio jurídica, las cuales deben enmarcarse dentro de las normas civiles y comerciales. (Magistrado Ponente Enrique Gil Botero)

De conformidad con lo anterior, la entidad mantiene lo establecido en los términos de condiciones de la Invitación y así mismo, manifestar a los interesados que podrán hacer uso de las figuras asociativas de las cuales señala la Ley para efectos de la contratación y cumplimiento de requisitos

Dentro del plazo definido en el CRONOGRAMA DEL PROCESO del Concurso de Méritos EPS´S CONVIDA IPCM-010-2017, de manera respetuosa me permito solicitar información adicional no contenida en los Términos de Condiciones y, adicionalmente, solicitar las siguientes aclaraciones:

OBSERVACION No. 1

1. ¿Cuál es el promedio diario de pacientes hospitalizados en las IPS objeto de auditoría concurrente? ¿Cuántos en promedio en UCI en cada una de las IPS?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación, se precisa que una de las actividades de la auditoría y siguiendo la metodología establecida en los términos de condiciones en el capítulo 6 Condiciones Técnicos y en el numeral 1.5.2 será el establecer las líneas de base de cada uno de los indicadores solicitados, sin embargo el indicador es variable y directamente relacionado con el perfil de morbilidad que presente la entidad.

7 OBSERVADOR: VCO Medellín S.A.S. (Luis Fernando García Saldarriaga) FECHA 22 de mayo de 2017, 13:38 26 de mayo de 2017, 14:59

FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]




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OBSERVACION 2

2. Promedio de pacientes en los servicios de urgencias cada IPS objeto de auditoría concurrente.

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación, se precisa que una de las actividades de la auditoría y siguiendo la metodología establecida en los términos de condiciones en el capítulo 6 Condiciones Técnicos y en el numeral 1.5.2 será el establecer las líneas de base de cada uno de los indicadores solicitados

OBSERVACION 3

3. De los $38.000.000.000 que recibe la EPS: ¿Qué valor corresponde a las IPS objeto de auditoría?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se le aclara al observante que los $38.000.000.000 que recibe la EPSS corresponde al radicado mes de todas las IPS tal y como se evidencia en el estudio previo que es parte integral de estos términos y que corresponde a la auditoría de cuentas médicas.

OBSERVACION 4

4. ¿Cuál es promedio mes de facturas y valor de las IPS objeto de auditoría concurrente?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación el valor de facturación promedio mensual de las IPS objeto de auditoria concurrente es:

OBSERVACION 5

5. ¿Las facturas que se generen en IPS objeto de auditoría concurrente se auditan allí mismo o, todo en proceso de auditoría de facturas se centraliza en las instalaciones del contratista?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se le aclara al observante que el

proceso de auditoría se realizara en su orden: Auditoria de Radicación de Facturación se realizará en la EPS¨S Convida, la Auditoría de cuentas médicas se realizará en las instalaciones del contratista. El

MUNICIPIO IPS PROMEDIO MES

Hospital Universitario la Samaritana 5.135.978.119

Instituto Nacional de Cancerología 1.579.515.469

Sub Red Integrada Red Norte (1 IPS) 708.730.883

Instituto de Ortopedia Infantil Roosevelt 497.653.770

Hospital Universitario San Ignacio 799.731.648

Fundación Hospital de la Misericordia 1.357.013.283

Ambulancias (1 IPS) 262.145.343

Eusalud – Alto Costo 105.153.403

Medical Proinfo 21.030.681

CIOSAD – Alto Costo 547.119.822

Procardio Serv icios Médicos Integrales

Procardio – Atención Domiciliaria

Mario Gaitán Yanguas 904.784.971

ZIPAQUIRA Hospital Universitario la Samaritana – Unidad Zipaquirá 1.318.364.370

CAQUEZA ESE Hospital San Rafael De Caqueza 813.951.881

FACATATIVA ESE Hospital San Rafael de Fusagasugá 1.720.989.156

FUSAGASUGA ESE Hospital San Rafael de Facatativá 1.746.206.698

GIRARDOT ESE Hospital San Rafael de Girardot – DUMIAN MEDICAL 1.593.177.926

CHOCONTÁ ESE Hospital San Martin De Porres 562.680.156

UBATÉ ESE Hospital El Salvador De Ubaté 968.785.996

Hospital San Rafael de Pacho 713.562.994

Hospital Pedro León Alvarez de la Mesa 700.969.849

BOGOTA

SOACHA

CUNDINAMARCA

4.667.794.735



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contratista, en la concurrencia, hará el seguimiento de cada caso dejando las evidencias de su gestión en el sistema de información OASIS, además de informar a la IPS los hallazgos para que se solucionen y no se facturen (costo evitado) a la EPS´S.

OBSERVACION 6

6. En la página 11, en relación con el valor del contrato, aparece la siguiente NOTA: El presente valor está sujeto a una facturación promedio mensual de $ 38.000,000 en el evento en que dicho valor sea inferior o superior, el valor a cobrar por concepto de Auditoria de cuentas médicas será el valor facturado mensualmente.

Pregunta: ¿Es dable modificar el valor del contrato cuando el valor de la facturación supere el promedio mes?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación esta se acepta y se modificará su valor en los términos de condiciones pues corresponde es a $38.000.000.000

OBSERVACION 7

7. En la página 55, numeral 5.6.2 FACTOR MULTIPLICADOR, se anota en el segundo párrafo: El componente de prestaciones sociales ofertado por el proponente no debe ser menor del respectivo valor del componente prestaciones sociales oficial.

Pregunta: ¿Se refiera esta nota al factor prestacional que aplica para las entidades según su naturaleza jurídica?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se precisa que el factor prestacional es único y corresponde a la carga prestacional a la que se tiene derecho de acuerdo con la legislación laboral y no depende de la naturaleza jurídica de la empresa

OBSERVACION 8

8. ¿La digitalización de las facturas se realiza una vez éstas se radiquen o cuando se surta todo el proceso de auditoría y la misma está lista para pago?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se aclara que en el literal c DIGITACION Y DIGITALIZACION se encuentran establecidos los mecanismos y los tiempos para su actividad, es decir a partir de la radicación.

OBSERVACION 9

9. ¿Se debe digitalizar toda la factura, detalles de cargos y soportes?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se aclara que en el literal c DIGITACION Y DIGITALIZACION se encuentran establecidos los mecanismos y los tiempos para su actividad y por consiguiente se debe digitalizar el 100% de los soportes de la factura

OBSERVACION 10

10. En la página 64, literal e. Visitas a sedes. Frecuencia y horarios, planillas de seguimiento. Cronogramas. Se anota:



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El contratista realizará por lo menos una visita semanal de inspección a los diferentes prestadores según cronograma. De cada una de éstas visitas quedará un documento escrito en donde se especificarán las fallas detectadas, las soluciones suministradas y los planes de previsión planteados.

Pregunta: ¿A cuáles prestadores se hace referencia? ¿Qué se inspecciona?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se indica que este hace alusión a las visitas de la concurrencia a las IPS o a los prestadores en listados en la tabla de los términos de condiciones enfocada exclusivamente a determinar las fallas de calidad en la atención, para retroalimentar a la EPS´S y plantear las mejoras pertinentes

OBSERVACION 11

11. ¿Es necesario disponer de recurso humano permanente en prestadores ubicados fuera de Cundinamarca?

Respuesta de la Entidad: Analizada la observación se señala que el tiempo de permanencia

depende de las condiciones de la prestación de los servicios de salud brindados: frecuencia,

número de usuarios atendidos y costo de los mismos. Por lo tanto, no es posible determinar

el tiempo hasta tanto no se den las circunstancias antes descritas.

OTRAS OBSERVACIONES

Dentro del plazo definido en el CRONOGRAMA DEL PROCESO del Concurso de Méritos EPS´S CONVIDA IPCM-010-2017, de manera respetuosa me permito realizar las siguientes observaciones en relación con los requisitos mínimos del recurso tecnológico (páginas 64 y 65):

OBSERVACION 12

1. En el CAPITULO 6 – CONDICIONES TECNICAS Y OBLIGACIONES CONTRACTUALES, literal g. Recurso Tecnológico, aparece en el numeral 1.: El CONTRATISTA deberá contar con los equipos necesarios para la correcta ejecución del contrato, incluido el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos. Igualmente el CONTRATISTA debe ofertar y garantizar como mínimo una infraestructura técnica, tecnológica y de comunicaciones propia, teniendo en cuenta las recomendaciones de la oficina de informática y de común acuerdo dicha infraestructura debe ser compatible con los sistemas de información OASIS de la EPS´S Convida, además de permitir el cargue de la información generada durante las diferentes visitas de auditoría (con base en los formatos, indicadores, hallazgos, planes, etc.), en los aplicativos destinados por la EPS´S CONVIDA para tal fin.

Pregunta: ¿Cuáles son las características de los equipos para garantizar que sean ser compatibles con los sistemas de información OASIS de la EPS´S Convida?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se precisa que en el numeral 7 del mismo texto señala las características de los equipos

OBSERVACION 13

2. En el numeral 2 del mismo literal: Poner a disposición de la EPS´S CONVIDA las herramientas informáticas que utilice para el cumplimiento del objeto del contrato, con el fin de hacer análisis de la gestión realizada en todos los procesos en caso de falla de los aplicativos de la EPS´S CONVIDA o cuando sea requerida por el supervisor/interventor del contrato. Al igual, estas herramientas deben



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permitir la confrontación del medio magnético frente al físico, conforme a los lineamientos establecidos por la EPS´S CONVIDA.

Pregunta: ¿Cuáles serían las especificaciones técnicas de las herramientas informáticas que el contratista debe poner a disposición de la EPS´S CONVIDA?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se precisa que la herramienta tecnológica solicitada en el evento en que la entidad tenga alguna eventualidad con el sistema de información Oasis, debe ser lo suficientemente robusta en software y hardware de tal manera que soporte los diferentes procesos de la entidad, que contenga toda la información requerida para generar informes específicos del área y de los entes de control, además debe permitir recuperar el sistema de información de la entidad, con el fin de dar continuidad a los procesos.

OBSERVACION 14

3. En el numeral 7: Los siguientes son requisitos tecnológicos mínimos a cumplir por parte del CONTRATISTA:

a) Requisitos mínimos en Servidor de Base de Datos

Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz

Memoria RAM de 32 GB

Fuente de poder redundantes N+1

Ventiladores redundantes

Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server standar de 64 bits

Antivirus Observación: La descripción de este servidor es bastante robusta. Consideramos que un servidor con una memoria RAM menor se pudiera operar de manera normal y fluida.

Respuesta de la Entidad: Una vez revisada la observación la entidad informa que estos requisitos son mínimos y por lo tanto se mantienen en su especificación

OBSRVACION 15

b) Requisitos mínimos en Servidor WEB.

Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz

Memoria RAM de 16 GB

Fuente de poder redundantes N+1

Ventiladores redundantes

Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server standar de 64 bits

Antivirus Observación: La descripción de este servidor es bastante robusta. Consideramos que un servidor con una memoria RAM menor se pudiera operar de manera normal y fluida.

Respuesta de la Entidad: Una vez revisada la observación la entidad informa que estos requisitos son mínimos y por lo tanto se mantienen en su especificación

OBSRVACION 16

3. Licenciamiento: El CONTRATISTA es responsable del software instalado en los equipos utilizados para cumplir con el objeto del contrato y deben garantizar el cumplimiento de las normas legales vigentes sobre



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derechos de autor, protección de información, protección del software, protección de la documentación relacionada, licenciamiento y derechos de uso. La firma exime a la EPS´S CONVIDA de cualquier responsabilidad que sobre uso indebido se llegare a presentar en cualquier equipo de la firma utilizado en cumplimiento del objeto del contrato.

Pregunta: ¿Qué nivel de seguridad en cuanto a protección de software y documentación, espera EPS´S CONVIDA?

Respuesta de la Entidad: Una vez analizada la observación se precisa que la entidad es autónoma en la utilización de software licenciado, el único requisito es que sea compatible con los sistemas de información de la entidad. El nivel de seguridad debe ser acorde con la confidencialidad de la información de los usuarios de la entidad. OBSRVACION 17

4. El sistema de información debe realizar mínimo los siguientes procesos:

a. Verificación y validación de la información suministrada por los prestadores de salud que permita la identificación clara de la población objeto contractual.

b. Verificación de la prestación de los servicios acordados entre las IPS y EPS´S CONVIDA.

c. Generar reportes que apoyen y documenten el proceso de auditoría objeto del contrato.

d. Documentar y entregar a EPS´S CONVIDA Manual(es) de procedimientos para el procesamiento de la información.

e. Sistema automático que permita la trazabilidad e identificación de cada una de las facturas.

f. El sistema debe poder contar con herramientas para la generación de archivos de interfaces con la información relevante de las auditorias que permita sea cargada a los sistemas de información con que cuente la EPS´S CONVIDA. La estructura y alcance de estas interfaces se definirá entre el CONTRATISTA y la EPS´S CONVIDA y en conjunto se acordará la importancia y aceptación o no de la elaboración de las mismas.

Pregunta: ¿Cuál es el nivel de integración y con qué propósito?

Respuesta de la Entidad: Revisada la observación se informa que el nivel de integración del

sistema de información debe ser completamente compatible con cada uno de los módulos

que conforman el sistema de información Oasis, para garantizar la integralidad en el momento

de la migración de la información.

Es de anotar que prevalecerá el sistema de información Oasis propio de la entidad, en la

ejecución del proceso de auditoría

OBSERVACION 1

El numeral 4.7.2.2 establece:

Los códigos 84111600 y 93151600 tal como se establece son obligatorios para participar en el presente proceso, se solicita a la entidad que no se limite la participación al cumplimiento de los dos códigos, que se

8 OBSERVADOR: LICITACIONES AL DÍA (Andrés Rojas). FECHA 22 de mayo de 2017, 15:03 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico DIRECCIÓN ELECTRÓNICA [email protected]




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permita participar cuando se cuente con uno de los dos códigos con el fin de que haya pluralidad de oferentes.

Respuestas de la Entidad: Una vez analizada la observación se acepta dejando solamente para

acreditar experiencia la codificación 84111600 Auditorías internas y se elimina la codificación

93151600

OBSERVACION 2

2. El numeral 4.7.2.2 establece:

En cuanto al requisito de la certificación específicamente en EPS, cordialmente solicitamos se amplíe la a EAPB, (Empresas Administradoras de Planes de Beneficios), están efectúan iguales funciones y permite igualmente la pluralidad de oferentes.

Respuesta de la Entidad: Se acepta parcialmente la observación incluyendo la acreditación de

experiencia en Entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud (EAPB) siempre

y cuando estén constituidas como Empresas Promotoras de Salud del régimen subsidiado o

contributivo y no otras.

OBSERVACION 1

Respetuosamente nos permitimos enviar observación referente a los requisitos establecidos en el numeral 4.7.2.2 Experiencia del Proponente, el cual refiere: EPS´S CONVIDA requiere que el proponente acredite una experiencia en mínimo (3) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en el RUP en los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre del presente invitación cuyo objeto sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS (retrospectiva) y/o AUDITORIA CONCURRENTE. Y al menos una de las certificaciones deberá ser auditoria de EPS y cuya sumatoria sea de mínimo el 25% del presupuesto oficial asignado para este contrato.

Nota 1: Para efectos de verificación de la experiencia el proponente o en el caso que el proponente sea un consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura, para la verificación del cumplimiento de experiencia, todos sus integrantes deberán acreditar el Registro Único de Proponentes, sin embargo para acreditar su experiencia o sus miembros se podrán complementar entre sí la experiencia debe estar dentro de la clasificación en 84111600 Auditorías internas y 93151600 Servicios gubernamentales de auditoría.

OBSERVACION No. 1: Con relación a lo anterior, se solicita respetuosamente a la entidad contratante ampliar el tipo de Entidad de EPS a EAPB para acreditar una de las certificaciones requeridas en la experiencia, lo anterior teniendo en cuenta las siguientes razones:

9 OBSERVADOR: COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO PEOPLE WORK (ANA MILENA MUÑOZ BECERRA GERENTE) FECHA 22 de mayo de 2017, 19:20 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico DIRECCIÓN ELECTRÓNICA [email protected]




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2

1. Su ejecución y estructura se basan bajo los mismos parámetros establecidos en la normatividad Vigente para dar cumplimiento al proceso. Es importante resaltar que en salud, la auditoría busca garantizar que la facturación generada por la prestación de los servicios de salud, esté acorde con los parámetros contractuales definidos entre las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y así mismo evalúa la calidad, oportunidad y pertinencia de los servicios de salud. Por lo tanto la Experiencia acreditada en una de las entidades que Pertenecen dentro de las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB), cumplen con la capacidad e idoneidad para ejecutar las actividades planteadas en el presente proceso.

2. Teniendo en cuenta el total de EPS han operado a nivel nacional, solo el 15% de las mismas han efectuado mediante invitaciones o convocatorias públicas, la contratación del proceso de auditoria de cuentas médicas y/o Concurrente.

Respuesta de la Entidad: Se acepta parcialmente la observación incluyendo la acreditación de experiencia en Entidades Administradoras de Planes de Beneficios de Salud (EAPB) siempre y cuando estén constituidas como Empresas Promotoras de Salud del régimen subsidiado o contributivo y no otras

OBSERVACION 2

OBSERVACION No. 2: Se requiere a la entidad modificar la expresión 84111600 Auditorías internas y 151600 Servicios gubernamentales de auditoría por 84111600 Auditorías internas y/o 93151600 Servicios gubernamentales de auditoría, debido a que sólo tiene en cuenta a la acreditación de la experiencia con entidades públicas y por ende está limitando de forma desproporcional la participación de los oferentes que acreditan la experiencia obtenida en entidades privadas.

Por lo anterior, este requisito está limitando y vulnerando el principio de pluralidad de oferentes y conlleva a beneficiar sólo a aquellas empresas o aquel proponente que está ejecutando el contrato actualmente, que cuentan con esta experiencia taxativa, puesto que debe ser dentro del grupo de las EPS y a su vez que esta sea una institución estatal, sin valorar la experiencia acreditada en entidades del sector privado y en aquellas entidades pertenecientes al grupo de las EAPB, cuyas actividades ejecutadas CUMPLE con lo requerido en los pliegos y que cuentan con las herramientas, capacidades y personal calificado para llevar a cabalidad la ejecución del contrato.

Respuestas de la Entidad: Una vez analizada la observación se acepta dejando solamente para

acreditar experiencia la codificación 84111600 Auditorías internas y se elimina la codificación

93151600

HATA AQUÍ LAS RESPUESTA A OBSERVACIONES.

Original Firmado Néstor Raúl Valero Zuluaga Subgerente Técnico

Original Firmado Néstor Castañeda Castañeda Subgerencia Administrativo y Financiero

Original Firmado Carlos Fernando Wilches Profesional Especializado

Original Firmado Doris Martínez C Jefe Oficina Asesora Jurídica

respuesta a observaciones realizadas al …€¦ · · 2017-06-01definan los criterios de...

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