RESOLUCiÓN DE GERENCIA GENERAL

N" Ob3 -2019-SUSALUOIGG

Lima, o 6 AGO. 2019

VISTO:

El Informe W 00181~2019/0GPP de fecha 14 de junio del 2019, de la Directora General dela Oficina General de Planeamiento y Presupuesto: y el Informe W OQ492-2019/0GAJ de fecha31 de julio de 2019, de la Directora General de la Oficina General de Asesada Jurídica: y.

CONSIOERANOO:

Artículo 1,- APROBAR la Directiva "Normas Técnicas Archivísticas de lauperintendencia Nacional de Salud - SUSALUD~.

Que, de conformidad con el articulo 3 del Decreto Legislativo N° 1158 que disponemedidas destinadas al fortalecimiento y cambio de denominación de la SuperintendenciaNacional de Aseguramiento en Salud (SUNASA) se crea la Superintendencia Nacional de Salud(SUSALUD) como organismo público técnico especializado. adscrito al Ministerio de Salud. conautonomía técnica, funcional. administrativa, económica y financiera; cuyas funciones seencuentran contenidas en el capítulo 11del citado Decreto Legislativo, modificado por el DecretoLegislativo W 1289 que dicta disposiciones destinadas a optimizar el funcionamiento y losservicios de la Superintendencia Nacional de Salud (SUSALUD):

Que, mediante Resolución de Secretaria General W 005-2016-SUSALUD/SG se aprobó laDirectiva W 002.2016-SUSALUD/SG "Normas Generales del Archivo Central de SUSALUD";

Que, las Resoluciones Jefaturales del Archivo General de la Nación 021-2019.AGN/J, 022-2019-AGN/J, 025.2019-AGN/J, 026-2019.AGNfJ, 02B-2D19.AGN/J, Y 029-2019AGN/J. modificanlas normas generales y documentos de gestión del Sistema Nacional de Archivos. y tienen

Y"':\.. cidencia en la normatividad archivística de SUSALUD:g

~.~ :: Que, en ese orden, es necesario establecer un instrumento de gestión para la correctar-.~~ dmini.stración de archivos documentales, tanto en archivo de gesti.ón. periférico, desconcentrado~ ••~:;;- y rchlvo central de SUSALUD, razón por la cual se debe actualizar la Dlrechva N° 002-2016-

SUSALUD/SG "Normas Generales del Archivo Central de SUSALUD" en concordancia a lasnormas vigentes emitidas por el Archivo General de la Nación,

';:".• (j .\. Con el visto de la Directora General de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto;ir; l g \ y de la Directora General de la Oficina General de Asesoría Jurídica (el de la Superintendencia.~~ ~::iNacional de Salud, y;.""4./fr~~1(~ ~~I Estando a lo dispuesto en el artículo 11 y el inciso m) y q) del artículo 12 del Reglamento

C¡"'t¡,l..CIO de Organización y Funciones de SUSALUD, aprobado por Decreto Supremo W OOB-2014-SA.

SE RESUELVE:

Articulo 2.- DEJAR SIN EFECTO la Resolución de Secretaria General N° 005-2016-SUSALUD/SG que aprobó la Directiva N° 002-2016.SUSALUD/SG "Normas Generales delArchivo Central de SUSAlUD".

Articulo 3.- DISPONER la difusión de la Directiva aprobada en el articulo 1 de la presenteResolución a los diferentes órganos de la Superintendencia Nacional de Salud - SUSALUD parasu cumplimiento.

Articulo 4.- DISPONER la publicación de la presente Resolución, y la Directiva aprobadaen la pagina web institucional.

Registrese y comuniquese.

{WAL TER EFRAiN BORJA R

GERENTE GENERAL

SUSALUDSuperintendencia Nacional de Salud

DIRECTIVA W004 -2019-SUSALUD/GG

NORMAS TÉCNICAS ARCHIVíSTICAS DE LASUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD -

SUSALUD

Junio 2019

Informe Técnico N" 11-2019-SUSAlUD/OGPP

Resolución de Secretaría General W -2019-5USAlUOISG1

NORMAS TÉCNICAS ARCHIVisTICAS DE LASUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD - SUSALUD

Contenido

1. FINAlI DAD 3

2. OBJETIVO 3

3. ÁMBITO DE APLICACiÓN 3

4. BASE LEGAL . 3

5. DISPOSICION ES GEN ERALES 4

6. DISPOSICION ES ESPECiFICAS 11

6.1. Procedimientos técnicos para el Archivo de Gestión y Desconcentrado 11

6.2. Procedimientos técnicos para el Archivo Periférico y Desconcentrado 15

6.3. Procedimientos técnicos para el Archivo Central y CEO 16

RESPONSABllI DAD 20

DISPOSICION ES FINALES . . 21

ANEXOS 21

Informe Técnico N° 11 -2019-SUSALUD/OGPPResolución de Gerencia General N" .2019.5USALUDIGG

2

NORMAS TÉCNICAS ARCHIViSTlCAS DE LA SUPERINTENDENCIANACIONAL DE SALUD - SUSALUD

1. FINALIDAD

Contar con el instrumento de gestión que oriente, simplifique, promueva y unifique 105procedimientos para la gestión y custodia de los archivos de SUSALUD.

2. OBJETIVO

Establecer las normas especificas para la ejecución de los procesos técnicos archivisticosdel sistema institucional de archivos que se deben seguir en la Superintendencia Nacionalde Salud - SUSALUD.

3. ÁMBITO DE APLlCACION

La presente norma es de observancia obligatoria para todos los órganos institucionales deSUSALUD

4. BASE LEGAL

• Constitución Politica del Perú .• Decreto Ley W 19414, Es de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del

patrimonio documental y su Reglamento, Patrimonio Documental de la Nación, aprobadopor Decreto Supremo W 022-75-ED.

• Ley W 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, y su Reglamento, aprobadopor Decreto Supremo W 008-92-JUS y modificatorias.

• Ley W 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, y su Reglamento,aprobado por Decreto Supremo W 011~2006-ED.

• Decreto Supremo W 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley W27444. Ley del Procedimiento Administrativo General

• Decreto Supremo W 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley W27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y sus modificatorias.

• Ley W 29733, Ley de protección de datos personales, y su Reglamento, aprobado porDecreto Supremo 003-2013-JUS y sus modificatorias_

• Ley W 30057, Ley del Servicio Civil, y su Reglamento General. aprobado por DecretoSupremo W 040-2014-PCM Ley W 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, y suReglamento, aprobado por Decreto Supremo W 005-2012- TR Y sus modificatorias.

• Decreto Legislativo W 1158, Decreto Legislativo que dispone medidas destinadas alfortalecimiento y cambio de denominación de la Superintendencia Nacional deAseguramiento en Salud.

• Decreto Supremo W 008-2014-SA, que aprueba el Reglamento de Organización yFunciones (ROF) de la Superintendencia Nacional de Salud - SUSALUD.

• Decreto Supremo N" 020-2014-SA, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley W29344, Ley Marco de Aseguramiento Universal en Salud ..

• Resolución Ministerial W 730.2014/MINSA, que aprueba el Cuadro de Asignación dePersonal Provisional (CAP) de la Superintendencia Nacional de Salud

• Resolución de Superintendencia No) 021-2015-SUSALUD/S, que aprueba elreordenamiento de cargos del CAP Provisional de SUSALUD, y modificatorias.

• Resolución Jefatural W 073-85-AGN-J, que aprueba las Normas Generales del SistemaNacional de Archivos para el sector público nacional..

• Directivas de la Dirección General de Archivo Intermedio, Resolución Jefatural 173-86-AGN-J, que aprueba: Directiva 007-86-AGN-DGAI. Normas para la conservación dedocumentosResolución Jefatural 292-2008.AGN/J, Aprobó la Directiva 02-2008-AGN/DNAH-OCsobre "Prevención de Siniestros por Incendio en Archivos"

Informe Técnico N" 11 _2019_SUSALUD/OGPP

Resolución de Gerencia General N" -2019-SUSALUD/GG3

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• Resolución Jefatural 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones ySanciones del Sistema Nacional de Archivos .

• Resolución Ministerial W 186-2015-PCM, que aprueba el Manual para mejorar laatención a la ciudadania en las entidades de la administración pública. Versiónactualizada con enfoque de interculturalidad y de género .

• Resolución Jefatural W 242.2018-AGN/J, que aprueba la Directiva W 001-2018-AGN/DAI, Normas para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público y sumodificatoria.

• Resolución Jefatural W 021.2019-AGN/J que aprueba la Directiva W 001-2019-AGN-DDPA, Normas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivistico de lasEntidades Públicas.

• Resolución Jefatural W 022-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva W 002.2019-AGN-DDPA, Normas para la Transferencia de Documentos Archivlsticos de las EntidadesPúblicas.

• Resolución Jefatural W 025-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva W 005-2019-AGN-DDPA, Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivislica para lasentidades del sector público.

• Resolución Jefatural W 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva W 006-2019-AGN-DOPA, lineamientos para la foliación de documentos archivisticos de las entidadespúblicas.

• Resolución Jefatural W 028-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva W 008-2019-AGN-DOPA, Directiva para la elaboración del Programa de Control de Documentos de lasEntidades Públicas.

5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1. Acrónimos o siglasAC: Archivo Central u Órgano de Administración de ArchivosAO: Archivo DesconcentradoAG: Archivo de GestiónAGN: Archivo General de la NaciónAP: Archivo PeriféricoCEO: Comité de Evaluación de Documentos - SUSALUDCTA: Comisión Técnica de Archivos del AGNDOPA: Dirección de Desarrollo de Políticas Archivisticas del AGNSIA: Sistema Institucional de Archivos

5.2. Definiciones o glosario• Archivo: Para la presente directiva, según el contexto, se tiene tres acepciones:

a) Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, forma y soporte material,producidos o recibidos por toda persona fisica o jurídica, y por todo servicios uorganismo publico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, yaconservados por sus creadores o por sus sucesores para su propia necesidad,ya transmitido a la institución de archivos competente en razón de su valorarchivistico.

b) Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación yservicio de los documentos.

c) Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

• Archivo Central de SUSALUD: Es un archivo publico, es la dependencia funcionalencargada de velar por la administración y aplicación de los procesos técnicosarchivístico al fondo documental; asimismo, es el órgano rector (planifica, organiza,coordina, dirige y supervisa) del sistema institucional de archivos.

En este nivel de archivo, el periodo de retención documental varia de diez a veinteaños, segun la frecuencia de uso y valor de la información que contiene eldocumento, los cuales constituyen el criterio de conservación. El periodo deretención documental es aprobado por el CEO y antes de ser transferidas lienen unplazo de retención en su archivo de gestión y su periférico. Depende sus actividades

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técnico - normativamente del AGN; pero, orgánicamente de la Gerencia General deSUSALUD.

• Archivo desconcentrado: Área responsable de las actividades archivislicas en losórganos desconcentrados a nivel zonal o regional de SUSALUD. El periodo deretención de sus documentos varia entre los dos a cinco años en cuento a susarchivos de gestión y de 8 a 10 años en su archivo periférico. Depende susactividades técnico - normativas del AC; pero, orgánicamente de cada IntendenciaMacro Regional.

• Archivo de gestión: Área responsable de la organización, descripción,conservación documental y de brindar los servicios de la documentación recibida oproducida; asimismo, de transferirla al archivo periférico y si no existiera éste, alarchivo central. Es la primera área técnica de archivo vinculada funcionalmente a laasistente de gestión. El periodo de retención de sus documentos varia entre los dosa cinco años. Depende sus actividades técnico - normativas del AC; pero,orgánicamente de la oficina u órgano respectivo.

• Archivo periférico: Área responsable del mantenimiento, custodia y uso de ladocumentación proveniente de los archivos de gestión; puede aplicar losprocedimientos de organización. conservación, transferencia documental y brindarlos servicios archivisticos con la documentadón que custodia. Se constituirá cuandola complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicadón física de losórganos institucionales así lo requiera. En cuanto se implemente el intercambio dedocumentación digital o gestión documental electrónica aplicará los procedimientostécnicos en los nuevos soportes. El periodo de retención de sus documentos variaentre los ocho a quince años. Depende sus actividades técnica - normativas delAC; pero, orgánicamente de la oficina u órgano respectivo,

• Ciclo vital de los documentos: Es la denominación de las fases o edades por lasque pasa el documento desde su creación en los diversos órganos hasta sueliminación o custodia permanente. Para el paso de una fase a otra, se tiene encuenta la frecuencia de uso y el valor de la información que contiene el documento,esta representado por las siguientes edades: A) Primera edad (documento activo),B) Segunda edad (documento semi activo) y C) Tercera edad (documento inactivo).

• Comité de evaluación de documentos (CEO): Es el órgano colegiado designadopor la más alta autoridad institudonal y tiene como función la formuladón yaprobación del programa de control de documentos archivisticos (PCDA) y coordinalos procesos técnicos de eliminación y transferenda documental hasta que seapruebe el PCDA.

• Conservación Documental: Proceso técnico archivistico que consiste en mantenerla integridad fisica del soporte y del texto a través de medidas de preservación yrestauración.

• Descripción Documental: Es el proceso técnico archivistico que consiste enidentificar, analizar y determinar la característica de los documentos (internos yexternos) con la finalidad de elaborar los auxiliares e instrumentos descriptivos.

• Documento: Es el testimonio material de un hecho o actividad humana que sirve defuente de conocimiento y que da cuenta de la realización o no de un suceso,demuestra o prueba algo, registrado en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,discos magnéticos, fotografias, u otro idóneo a su visualización, reproducción yarchivo).

• Documento de apoyo informativo: (textos legales, boletines, folletos. catálogos,revistas, etc.) Son el conjunto de documentos que se utilizan de ayuda a la gestión

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administrativa; es decir, no se originan espontáneamente. no son seriados, ni sonúnicos.

• Documento de archivo: Es el testimonio producido (recibido o emitido) en elejercicio de una función, procedimiento, actividad, tarea o acción por personanatural, institución pública o privada, contiene información de cualquier fecha, forma,soporte fisico y cualquier otro que se genere como resultado del avancetecnológico. Su característica es que se originan espontáneamente, seriados yúnicos,

• Documento de valor temporal: Es aquel documento de archivo que por sucontenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el finadministrativo. fiscal, contable, legal u otros aspectos que los originaron.

• Documento de valor permanente: Son los documentos: a) relativos a los asuntosadministrativos, fiscales, contables, legales, financieros y otros indispensables parala entidad de origen o para otras entidades, b) los referentes a la protección de losderechos ciudadanos, c) los que reflejan la evolución de la entidad en términos desus atribuciones y las funciones establecidas por la ley, la estructura orgánica, losplanes operativos y los procedimientos administrativos, y d) los que aportan unacontribución sustancial al estudio y a la investigación en cualquier campo delconocimiento.

• Documento electrónico: Unidad básica estructurada de información registrada,publicada o no, susceptible de ser generada, clasificada, gestionada, transmitida,procesada o conservada por una unidad de acuerdo a sus requisitos funcionales,utilizando sistemas informáticos.

• Eliminación de Documentos: Es un procedimiento archivlstico que consiste en ladestrucción de los documentos innecesarios autorizados expresamente por el AGNo Archivos Regionales, con el objeto de descongestionar los archivos, optimizar losescasos espacios y garantizar el cumplimiento del ciclo vital de los documentos.

• Expediente: Es el conjunto integrado de documentos producidos o recibidos ounidad documental compuesto que tratan del mismo asunto, relacionadodirectamente o por conexión. por un mismo evento, persona, procedimientoadministrativo o elemento de vinculación dispuesto por la autoridad administrativa, yse tramita en una organización pública o privada. Si existiera varios expedjentes conun mismo asunto y administrados, la autoridad administrativa competente a cargode su tramitación y eventual pronunciamiento, podrá disponer su acumulación en unsolo expediente para su trámite. Tendrá un estricto orden cronológico, lógico, y aligual que todo expediente relativo a un procedimiento que guarde conexión, estarádebidamente foliado por la unidad de origen y por donde fluya el expediente.

• Expurgo: Es la acción de separar las copias o reproducciones en demasía que noagregan valor ni alteran la unidad documentaria del expediente para luego aplicar elprocedimiento de eliminación.

• Foliación: Es una acción administrativa que consiste en numerar correlativamentecada una de las hojas o folios de un documento archivistico o unidad dearchivamiento recibida o generada por un órgano productor. El documento inicial sepondrá a primera vista y se enumerará sucesivamente.

• Foliación multinivel: Es un caso especial de foliación. Aparece cuando la unidadde archivamiento se encuentra abierta por prolongado tiempo y tiene seccionesindependientes.

• Fondo documental: Conjunto total de documentos producidos y recibidos por unaorganización, sea pública o privada, en el ejercicio de sus funciones y actividades.

lnfonne Técnico N" 11 .2019-SUSALUDIOGPP

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• Hoja de testigo: Documento donde se registra la salida o separación de una unidadde archivamiento, en donde se registrará la hora, fecha, el solicitante y la firma;tanto en la entrega como en la devolución se deberá de firmar.

• Instrumentos y auxiliares descriptivos básicos: El inventario de transferencia dedocumentos, el inventario de registro de documentos, el inventario de eliminación dedocumentos, la guia general de documentos; asimismo, los catálogos de las seriesdocumentales se consideran como instrumentos descriptivos. Estos deberán teneren cuenta las normas ISAD (G) - General International Standard ArchivalDescription (Norma Internacional General de Descripción Archivistica).

• Microforma: Imagen reducida. condensada, compactada o digitalizada de undocumento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, quele sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquimico. informático,electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnologia de efectosequivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con laayuda de equipos visores o mélodos análogos; y pueda ser reproducida en copiasimpresas, esencialmente iguales al documento original.

• Microforma con valor legal: Imagen reducida, condensada, compactada odigitalizada que ha sigo generada con arreglo a lo dispuesto en el DecretoLegislativo W 681 y sus modificatorias.

• Muestra documental: Son documentos representativos seleccionados por seriedocumental para la verificación y dictamen del Comité Evaluador de Documentos(CEO) y la Comisión Técnica de Archivos (CTA). Serán digitalizados por su valorinformativo, Al concluir la eliminación serán incluidos en lo autorizado a eliminar.

• Organización Documental: Proceso técnico archivístico que consiste en eldesarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar, signar y foliarlos documentos de la institución.

• Periodo I plazo de retención: límite de tiempo establecido en años. en que losdocumentos permanecen en cada nivel de archivo (gestión, periférico o central). Setoma en cuenta el año fiscal vigente.

• Plan de trabajo archivo central: Instrumento de gestión que orienta las actividadesarchivisticas a desarrollar en un periodo determinado, en relación a los lineamientosy objetivos de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos.

• Principio de orden original: Principio por el cual se respeta el orden en la unidadde archivamiento dada por el órgano productor.

• Principio de procedencia: Principio por el cual se debe identificar y ubicar cadaunidad de conservación (caja archivera) documento en su respectivo fondodocumental y éste en su lugar de origen.

• Programa de control de documentos archivísticos: El PCDA es un documentode gestión archivística que determina las agrupaciones documentales (fondo,sección y serie) y establece los valores y periodos de retención de cada una de lasseries documentales de una entidad del sector público. Está conformado por laFicha Técnica de Series Documentales, Tabla de Retención de DocumentosArchivisticos y el indice Alfabético.

• Sección documental: Conjunto de documentos que corresponde a la división de unfondo documental. Para la identificación de cada sección documental se toma encuenta la unidad de organización o división funcional de la entidad pública.

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• Selección documental: Consiste en identificar, analizar y evaluar todas las seriesdocumentales de cada 6rgano productor para determinar su periodo de retención,en base a lo cual se formulara el PCDA, el cual busca garantizar la conservación delos documentos de valor permanente, eliminación de los documentos innecesarios,transferir los documentos de acuerdo a su ciclo vital y optimizar los escasosrecursos de espacio y capacidad de instalación del AC.

• Serie documental: Es el conjunto de documentos de archivo que poseencaracteristicas comunes (tipo documental, asunto, trámite administrativo, etc.) quese originan en cumplimiento de las funciones y actividades de cada órganoproductor. Toda aplicación técnica se le ejecuta como un grupo uniforme -homogéneo.

• Servicios Archivísticos: Proceso técnico archivistico que consiste en poner adisposición de los usuarios la documentación de cada órgano productor con elobjeto de satisfacer oportunamente la demanda de información.

• Signatura o rotulación: Consiste en colocar datos en un rótulo para identificar launidad de archivamiento, serie documental, órgano productor (fondo y sección):asimismo, su ubicación y unidad de conservación

• Sistema institucional de archivos: Es el instrumento organizativo funcional quepermite la racionalización, uso y coordinación entre los archivos de unaorganización, tanto en el aspecto cultural como del aspecto administrativo, con elobjetivo de aplicar los procesos técnicos archivisticos al fondo documental y lasnormas archivísticas vigentes. la implementación de un sistema institucional dearchivo requiere una estructura organizativa de niveles y tipos de archivos; su enterector es el Archivo Central.

• Soporte físico: Medio de almacenamiento de la información, entre los cuales seencuentra el papel, medio electrónico (CD, OVO, memoria USB, etc.), audiovisual(cinta de audio, videos), entre otros.

• Tabla de retención de documentos archívísticos: instrumento utilizado pararegistrar las denominaciones de las series documentales, sus secciones, valores yperiodos de retención.

• Transferencia de documentos: Procedimiento archívistico que consiste en eltraspaso de la fracción de serie documental remitida desde el Archivo de Gestión operiférico al Archivo Central para su custodia, al vencimiento de su periodo deretención establecido en el Programa de Control de Documentos Archivísticos o deacuerdo al Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por el CEO.

• Unidad de archiva miento: Es el contenedor o medio fisico de los documentos deuna serie documental o tipo de documentos, entre estos tenemos al fólder demanila, archivador de palanca, legajo u otro que haga sus veces. Su elección estáde acuerdo a la frecuencia de uso, valor del documento y nivel de Archivo.

• Unidad de conservación: Es el contenedor o medio físico de las unidades dearchivamiento, entre estos tenemos a la caja archivera, paquete u otro que haga susveces_ Dado que SUSAlUD no tiene aún documentos históricos; pero, sidocumentos de valor permanente a los que se debe dar protección y conservaciónadecuada, se define que la caja archivera (confeccionada de carlón prensado concubierta interna de papel libre de ácido, cuyas medidas internas son 0.37 x 0.17 x0.27 cm con tapa tipo bisagra, aristas reforzadas y cubierta externa con papelplastificado), es la unidad de conservación.

• Unidad de instalación: Es el contenedor o medio físico de las unidades deconservación, entre estos tenemos al archivador vertical de cajones, armarios,

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estantes fijos y móviles, u otro que haga sus veces. Su elección será de acuerdo alnivel de Archivo.

• Unidades de organizaclon: Conjunto de unidades agrupadas por nivelorganizacional al interior de una entidad. Para la elaboración del PCDA correspondea cada sección documental:

Unidades de organización Nivel organizacionalÓRGANO Primer y segundo nivel

UNIDAD ORGÁNICA TercerSUBUNIDAD ORGÁNICA Cuarto

ÁREA Quinto

5.3. Administración de Archivos5.3.1. Esquema funcional del Sistema Institucional de Archivos. En el siguiente cuadro

se muestra la estructura del sistema y su relación técnica entre los niveles dearchivos:

Sistema Institucional de Archivos

Nivel de archivo Periodo de Procedimientos Relación AC Flujoretención documental

Organización documental DArchivo de gestión De2a5Descripción documentalConservación documental Técniconormativo

lAG) años Servicios archivisticosTransferencia documentalOrganización documental

DArchivo periférico De 8 a 10 Conservación documental TécniconormativoIAP) años Servicios archivisticos

Transferencia documentalDe2a5 Organización documental DArchivo años Descripción documental

desconcentrado Conservación documental TécniconormativoCDIAD) De 8 a 10 Servicios archivisticos

años Transferencia documentalSelección documental CDPrograma de control de

Archivo Central De15a20 documentos archivisticos EnterectorlAG) años Eliminación documental institucional

Servicios archivisticosConservación documental

ArchivoGenerarde la Permanente Autoriza eliminación Enterector UJNaciónIAGN\ nacional

Para el funcionamiento del sistema, se deberá constituir los siguientes archivosperiféricos:

a) AP Superintendencia adjunta de promoción y protección de derechos ensalud

b) AP Superintendencia adjunta de supervisiónc) AP Superintendencia adjunta de regulación y fiscalizaciónd) AP Órganos de alta dirección, resolutivos y defensa jurídicae) AP Órganos de administración interna (asesoramiento y apoyo)

5.3.2. Plan anual de trabajo del Archivo Centrala) De su formulación y aprobación

i. El plan anual de trabajo archivistico del Archivo Central es formulado porel responsable del AC, el cual comprende las actividades a realizar encoordinación con los archivos de gestión, periféricos y desconcentrados deSUSALUD.

InformeTécnicoN° 11-2019-SUSALUOIOGPPResolucióndeGerenciaGeneralW .2019-SUSALUDIGG

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ii. El responsable del AC debera remitir el Plan Anual de Trabajo Archivisticoa la Gerencia General como plazo maximo el 1 de diciembre de cada añopara su aprobación.

iii. La Secretaria General remitirá al AGN la resolución de su aprobacióncomo plazo máximo al 15 de diciembre del año anterior a su ejecución;asimismo, deberá remitir una copia del plan de trabajo a la Oficina Generalde Planeamiento y Presupuesto para que forme parte del Plan OperativoInstitucional.

b) De su ejecución.El Archivo Central como ente rector institucional de archivos supervisa suejecución del plan en los distintos niveles de archivos,

cl De su evaluacióni. El informe técnico de evaluación de actividades archivisticas (ITEA) del

plan anual de trabajo correspondiente al año anterior, sera elaborado porel responsable del Archivo Central.

¡i. La Gerencia General debera remitir el informe al AGN hasta el 31 de enerodel año posterior de su ejecución.

5.3,3. Accesibilidad y excepcionesal Toda información expresada en cualquier tipo de soporte que posea algún

organismo del Estado se presume pública, salvo las excepciones expresascon arreglo a las condiciones y procedimientos de calificación establecidospor Ley,

bl El responsable de cada órgano de SUSALUD designara a un responsable,que atienda la clasificación de la información de los documentos quecontienen información considerada secreta, confidencial o reservada conarreglo a la normatividad que regula el acceso a la información. Sin perjuiciode ello, toda entrega de información debera ser debidamente registrada, conespecial referencia de su contenido, solicitante, fecha y acción realizada.

cl Los documentos clasificados con carácter de confidencial seran lacrados enlas respectivas unidades orgánicas, antes de ser transferidas al AC. Losresponsables de determinar la confidencialidad de los documentosprocederán a colocarles un sello en la parte superior central de la carátula yen el primer folio del documento con la palabra: "confidencial". Ladocumentación que no fuera clasificada como confidencial, el responsable delAC lo identificará como documentos con información de acceso general ypúblico.

d) El responsable del AC sólo atenderá los pedidos (búsqueda, reprografía opréstamo) de los documentos clasificados con caracter confidencial conautorización escrita: a) de la unidad productora y b) de la alta dirección.

e) Se entregará los documentos a través de un documento oficial (carta u oficio)si el solicitante fuera un administrado externo y para los internos a través delos cuadernos de cargo.

f) Los funcionarios, empleados o directivos, sea cual fuera su nivelo condiciónlaboral. no podrán conservar en su poder documentos generados en elejercicio de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivorespectivo.

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6. DISPOSICIONES ESPECíFICAS

6.1 Procedimientos técnicos para el Archivo de Gestión y Desconcentrado (VerAnexo 013)6.1.1. Organización documental

a) Clasificación y ordenamientoAntes de aplicar la organización documental en un archivo de gestión esnecesario distinguir los distintos documentos, los cuales pueden serdocumentos de apoyo informativo o documentos de archivo. Sólo éstosúltimos son objeto de esta directiva.

Los documentos en los archivos de gestión se clasifican teniendo como baselas funciones y estructura del órgano productor al que pertenecen.

Las funciones y actividades de cada órgano productor dan origen a las seriesdocumentales, por lo que cada unidad de serie documental se ordenara enuna unidad de archivamiento. Los documentos dentro de cada unidad dearchivamiento se ordenan cronológicamente; luego, en forma alfabéticanumérica o una combinación de ambas.

b) Signatura o rotulación (Anexo 001)Se colocará en un rótulo los datos que identifiquen a la unidad dearchivamiento y se ubicara en la parte frontal de la misma. En las unidades deconservación se colocarán en la parte frontal y lateral (opcional) de la cajaarchivera.

En las unidades de archiva miento seran identificados los siguientes datos:Lago de la instituciónUnidad de organización y nivel organizacional (órgano productor)Serie documentalFechas extremasNúmero correlativo de unidad de archivamiento por año de producción.

En las unidades de conservación serán identificados los siguientes datos:Lago de la instituciónUnidad de organización y nivel organizacional (6rgano productor)Serie documental y cantidad de unidades de archivamjentoFechas extremasNúmero correlativo de unidad de conservación por serie documental.

c) Foliacióni. Los documentos archivisticos a foliar deben previamente estar clasificados

y ordenados; asimismo, éstos deberán estar expurgados antes de serfoliados.

ii. La foliación de los documentos escritos o impresos se efectuará en elángulo superior derecho de la cara recta del folio en el mismo sentido deltexto del documento en un espacio en blanco, en forma legible yconsecutiva (Anexo 002).

iii. Se foliará en forma manual o utilizando un sello mecánico según el valorde los documentos.

iv. Para los documentos de valor permanente se utilizara lápiz 28.v. Para los documentos de valor temporal se tiene dos alternativas: a) en

forma manual se utilizará lapicero azul y b) se puede utilizar sellomecánjco, se tendrá cuidado que el componente quimico de la tinta nodeteriore el folio, ni altere el valor informativo del documento.

vi. Se foljará cada uno de los documentos que conforman la unidad dearchívamiento. En caso que éste sea superior a 200 folios se dividirá en

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tomos y la numeración se ejecutará de forma tal que el segundo tomo serála continuación del primero y así sucesivamente.

vii. En caso de la foliación multinivel, se foliará por secciones en formaindependiente y concluirá su foliación solo cuando la unidad dearchivamiento de cierre. Por ejemplo: el legajo de personal. el expedientede proceso de selección, entre otros.

viii. No se foliará el reverso de cada folio, aún si tuviera información en elreverso del folio. No se foliará las hojas en blanco, ni carátulas,

IX. Para la rectificación en la foliación de documentos de valor permanente, seusará borrador blanco y se colocará el modelo de rectificación (Anexo003).

x. Para la rectificación en la foliación de documentos de valor temporal, setachará la foliación anterior con dos lineas oblicuas con lapicero azul ycoloca el modelo de rectificación.

xi. Cuando se encuentre error de foliado en documentos archivisticosprocedentes de otras entidades, se agregará la constancia de rectificación(Anexo 004).

xii. Para la incorporación de folios en un expediente se colocará la constanciade incorporación (Anexo 005).

xiii. Cuando se encuentre folios que no corresponden al expediente,documentos en distintos soportes o formatos. Por ejemplo: ca, ovo,casete, planos, fotograflas, impresos, radiografías, etc., se utilizará laconstancia de retiro (Anexo 006).

xiv. No se desglosará ni retirará ningún documento cuando se haya aplicado laorganización documental, descripción documental o concluido el trámite,salvo por mandato de autoridad administrativa competente o judicial,dejándose constancia en los actuados.

6.1.2. Descripción documentalEs procedimiento archivistico que consiste en identificar, analizar y determinarlas caracterrsticas internas y externas de los documentos.

Los archivos de gestión deben contar con auxiliares descriptivos, por ejemplo:los inventarios registros de las transferencias, inventario de existenciadocumental (Anexo 007); asimismo, debe contar con los reportes (ingresos ysalidas) que emite el sistema de trámite documentario. Los auxiliaresdescriptivos tendrán el mismo formulario que el documento Inventario deTransferencia de Documentos (ITD).

6.1.3. Servicios archivísticosLos servicios que brinda este nivel de archivo son: consulta, búsqueda, préstamoy expedición de copias (reprografía) de los documentos que custodia, éstos deregistrarán en formato de registro de servicios (Anexo 008); siempre que elobjeto de la petición guarde directa relación con el cumplimiento de susatribuciones. Se dejara constancia formal y escrita de tal entrega dedocumentación en los cuadernos de cargo o en documento oficial (informe uoficio).

6.1.4 Conservación documentalal La asistente de gestión deberá, como responsable del archivo de gestión,

tomar medidas de seguridad por la integridad de los equipos, mobiliario einstalaciones donde se ubiquen los documentos de archivo, atendiendo demanera privilegiada las recomendaciones dispuestas por el Comité deSeguridad y Salud en el Trabajo, asÉcomo los riesgos y contingencias quedeben identificar de conformidad con el reglamento de seguridad y salud en el~~o. .

b) Este nivel de archivo debe contar con dos áreas, como mínimo: (i) área deprocesos técnicos y (ii) área de depósito; los cuales atenderan las tareas deorganización, conservación, descripción, transferencia documental y losservicios archivísticos. El area total oscila entre los 15 a 25 metros cuadrados.

c) Debido a su constante uso y consulta del malerial documental en este nivelde archivo, la limpieza será diaria.

d) No se fumigará bajo ningün motivo en las áreas de procesos técnicos ydepósito. Asimismo, sin perjuicio de ello, se tomaran [as acciones necesariaspara la eliminación de roedores y otras plagas por medios diferentes a lafumigación.

e) Se deberá ventilar el área de depósito en forma natural o mecánico, en fonnanatural se utilizará las corrientes de aire que ingresen por las puertas,ventanas y zaguanes; en el caso que no fuera suficiente se deberá utilizarventiladores, extractores de aire u otro medio idóneo.

f) Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial sobrelos documentos. Tomar medidas contra la polución, colocando filtros en lasventanas e ionizadores de aire al ingreso de los depósitos.

g) Los documentos más solicitados de preferencia deberán ser digitalizadospara evitar su deterioro por su constante consulta.

h) Se restringirá el acceso a los depósitos a personas extrañas (accesorestringido).

i) Las áreas del archivo deberán contar con extintores de polvo químico secocon carga vigente, el personal deberá estar capacitado para su manejo. Elmanejo y adecuado uso de extintores, deberá ser incluido en las materias decapacitación al personal, con arreglo a las normas de Seguridad y Salud en elTrabajo.

j) Está totalmente prohibir fumar, comer y beber en las áreas de depósito,procesos técnicos y de servicios.

k) Desconectar el flujo de la corriente eléctrica y sanitaria al término de lajornada laboral y revisarlos periódicamente.

1) Instalar un sistema de detección de incendio y alarmas en todas las áreas delarchivo.

m) Instalar un sistema de circuito de vigilancia de video y audio con suficientescámaras en los depósitos del archivo sin dejar puntos ciegos para registrar lasustracción o acción indebida contra la integridad de los documentos.

6.1.5. Transferencia de documentos. (Ver Anexo 014)a) Procedimiento archivistico que consiste en el traslado de los documentos de

un archivo a otro al vencimiento de su periodo de retención, para tal fin losdocumentos deberán estar debidamente organizados y descritos. Latransferencia se efectuará de los archivos de gestión a sus respectivosarchivos periféricos y de éstos al AC. En ausencia de archivo periférico seremitirá al AC segün cronograma anual de transferencia.

b) El AC conduce y asesora la transferencia documental en cualquier nivel dearchivo hasta la entrega y recepción final.

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c) Este procedimiento archivistico tiene por finalidad descongestionar losarchivos, optimizar los escasos espacios y garantizar el cumplimiento del ciclovital de los documentos.

d) De los tipos de transferenciai. Transferencia ordinaria .• es aquella programada en el PCDA o en el

cronograma anual de transferencia.ii. Transferencia extraordinaria.- es aquella no programada en ninguno de los

dos casos mencionados anteriormente.

e) Al no contar con el PCDA aprobado, el CED en coordinación con elresponsable del AC establecerán el cronograma anual de transferenciadocumental.

f) De las condiciones del documento archivístico a transferiri, El documento debe estar identificado, clasificado, ordenado, foliado e

íntegro, conformando su respectiva serie documental.ii. No se remite boletines, documentos de apoyo informativo, normas legales,

fotocopias de documentos originales, periódicos, revistas, borradores, niformatos o formularios en blanco.

iii. El documento debe conservarse en un óptimo estado, sin enmendaduras,alteraciones físicas, presencia de agentes xilófagos, para lo cual se debencontrolar los factores de deterioro.

¡v. la unidad de organización que transfiere deberá retirar los archivadorespalanca conformando paquetes y ubicarlos en las unidades deconservación. En nuestro caso se utilizada las cajas archiveras que sonproporcionada por el Archivo Central.

v, Se retirará todo material no archivistico o agente nocivo (grapas, c1ips,sujetadores, micas, post it, entre otros).

vi. los documentos de soporte electrónico o audiovisual (planos, radiografías,cartas geográficas, fotografias, videos, discos compactos, entre otros) quese encuentren adjuntos a los expedientes en soporte de papel debenretirarse y referenciarse en el campo de observación del inventario detransferencia.

vii. En caso que existan fondos y series documentales cerradas (conformadospor documentos archivísticos que ya no se generen en la entidad, o no seencuentren consignados en el PCDA, pero son custodiadosexcepcionalmente por el AG o AP), se deben transferir con la autorizacióndel Archivo Central.

g) De las etapas de la transferenciai. Presentación.- El responsable del archivo expulsor (archivo de gestión o

periférico) presentará su solicitud con el inventario de transferencia dedocumentos (ITD), debidamente rotulado (Anexo 009 a-b), con treinta (30)días antes de la fecha programada según el cronograma anual detransferencia.

ii. Verificación.- el personal del archivo receptor verificará que ellTD coincidacon el material documental a transferir; el buen estado de los documentos;la foliación correcta según esta directiva; la correcta colocación de losrótulos; y la cantidad de metros lineales a transferir. Esto lo expresará enun informe o envió de correo electrónico especificando la verificación.

lii. Suscripción del inventario.- informado la verificación o subsanada lasobservaciones si las hubiera; el archivo receptor recibirá el traslado físicode los documentos y suscribirá eIITD. Todas las páginas dellTD deberánser visadas por el responsable del archivo receptor y por el responsabledel archivo expulsor.

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6.2 Procedimientos técnicos para el Archivo Periférico y Desconcentrado6.2.1 Organización documental

La clasificación y ordenamiento en los archivos periféricos, debe observarse elprincipio de procedencia y el principio de orden origina!.

6.2.2 Servicios archivisticosLos servicios que brinda este nivel de archivo son: consulta. búsqueda, préstamoy expedición de copias (reprografía) de los documentos que custodia. Asimismo,coordinará con el AC para la ejecución de exposición documental.

6.2.3 Conservación documentala) Local del archivo

Los ambientes e instalaciones deberán estar distantes de agentes de riesgo(inundación, incendio u otro siniestro) y de construcción con materialinflamable.

El archivo periférico deberá contar con cuatro (4) áreas fisicas; (i) áreaadministrativa, (ii) área de procesos técnicos, (iii) área de depósito, y (iv) áreade servicios; los cuales atenderán las tareas propias de gestiónadministrativa, de aplicación técnica, de custodia y de brindar servicios,respectivamente. El área total oscila entre los 25 a 50 metros cuadrados.

b) Control de los factores externosSe aplicará la conservación preventiva, es decir la limpieza y retiro de todoagente externo será diario.

Se tendrá en cuenta que su capacidad de instalación es inversamenteproporcional a su frecuencia de uso, por ello deberá contar con mayorcantidad de equipos y mecanismos de control (deshumedecedor, ionizador,extractor de aire, termo higrómetro, etc.).

c) Manejo de documentosEl acceso a la documentación estará restringido por la clasificación querealice el personal designado por el órgano productor de clasificar ladocumentación como confidencial. Se brindará servicio sin restricción deaquella que no tenga clasificación de confidencial.

La totalidad del material documental estará en unidades de conservación(cajas archiveras) e instaladas, de ser posible, en estanterias móvil de metal.

d) Medidas de seguridadEstá prohibido el ingreso de personas ajenas al trabajo técnico oadministrativo al área de depósitos y de procesos técnicos sin autorizacióndel responsable del archivo.

Está prohibido fumar, comer y beber en las áreas de depósito, procesostécnicos y de servicios.

Deberá contar con suficientes extintores de polvo quimico seco con cargavigente y el personal deberá estar capacitado para su manejo.

Para la aplicación de los procesos técnicos en este nivel de archivos, deberácontar con un personal especializado en archivos. Este personal coordinará

-1.5

Los equipos, mobiliario e instalaciones (eléctricas, sanitarias, video vigilancia,salud y detectoras de riesgos) deberán ser revisadas periódicamente y estaren óptimas condiciones.

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con los responsables de los archivo de gestión y para la aplicación de estadirectiva u otros temas técnicos normativos con el responsable del AC.

6.2.4 Transferencia de documentosa) El responsable del archivo periférico recibe la transferencia documental de los

archivos de gestión anotando en la parte central de cada unidad deconservación el número correlativo que le corresponda dentro del archivoreceptor. Asimismo, se señalará su ubicación fisica o de instalación en elformato de Inventario de transferencia de documentos.

b) El formato original del inventario de transferencia de documentos quedará conel archivo receptor y la copia, debidamente verificada, en el archivo expulsor.El responsable del archivo receptor remitirá una copia digitalizada delInventario verificado al AC para hacer constar que se ejecutó la transferenciasegún el cronograma anual.

c) El responsable del archivo periférico ejecutará la transferencia de losdocumentos de su archivo hacia AC, al vencimiento de su periodo deretención, atendiendo que los documentos deberán estar debidamenteorganizados y descritos. Se utilizará el inventario de transferencia dedocumentos realizado en la transferencia desde los archivos de gestión.

6.3 Procedimientos técnicos para el Archivo Central y CEO. (Ver Anexo 015)6.3.1 Selección documental

Las series documentales (SO) son analizadas y evaluadas, por el CEO, teniendoen cuenta sus valores administrativo, juridico, económico, cientifico. histórico,cultural e informativo para determinar sus periodos de retención.

El responsable del AC formulará el cronograma anual de transferencia y elcronograma anual de eliminación documental. El CEO aprueba amboscronogramas y coordina con el responsable del AC para su ejecución.

6.3.2 Programa de control de documentos archivístico - PCDAa) El Comité Evaluador de Documentos y el Archivo Central son responsables

de la elaboración del PCDA y su aprobación con resolución esresponsabilidad de la Alta Dirección.

b) El CEO será conformado por resolución de la Alta Dirección y estaráintegrado por el titular o su representante de la máxima autoridad, quien lopresidirá; el responsable de asesoria legal o jurídica; el director o jefe titularde la unidad de organización que custodia o produce los documentos aevaluar; y el responsable del Archivo Central quien actuará como secretariotécnico. La resolución de su conformación deberá ser comunicada al AGN.

c) El CEO se encargará de conducir el proceso de elaboración del PCDA y suactualización; asimismo, del procedimiento de eliminación documental y delprocedimiento de transferencia documental.

d) De la elaboración del PCDAi. El PCOA es un instrumento que establece series documentales, sus

valores y periodos de retención en cada nivel de archivo.ii. Está conformado por la ficha técnica de series documentales (FTSD), la

tabla de retención de documentos archivislicos (TRDA) y el índicealfabético de las series documentales (lASO).

iii. El responsable del Archivo Central es el que conduce, monitorea, asesoray coordina todas las acciones necesarias para su elaboración que luegoserá presentada al CEO.

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iv. La unidad de organización, es la encargada de identificar las seriesdocumentales, sus valores y periodos de retención en la Ficha Técnica deSeries Documentales, la que al ser elaborada debe describirse cada seriedocumental en hojas diferentes, a fin de facilitar su actualización.

v. En el Archivo Central se recibe y analizará las FTSO; en caso de existirobservaciones lo comunicará a la unidad de organización para sucorrección.

v!. La FTSO sin observaciones será evaluada y aprobada por el CEO y seelaborará la tabla de retención de documentos archivisticos y el índicealfabético de series.

e) Opinión técnicaL El presidente del CEO solicitará opinión técnica a la Dirección de

Desarrollo de Políticas Archivíslicas (DOPA) del AGN del proyecto delPCDA

ii. La DOPA emitirá opinión sobre el proyecto del PCOA. Si encuentraobservaciones comunicará al presidente del CED

iiL Si el proyecto no es observado se emite resolución de la alta direcciónaprobando el POCA. Se remite copia de la resolución al AGN y se publicaen el portal institucional de SUSALUO.

1) De la actualización o modificación del PCOAL Al promulgarse dispositivos legales que afecten la gestión institucional y

que motive la necesidad de modificar los valores de las seriesdocumentales.

iL Cuando existan cambios sustantivos en las funciones de la unidad deorganización, que origine modificaciones u omisiones de las SO.

iii. Cuando exista cambio en la estructura orgánica por fusión, reorganización,privatización que afecte al fondo documental, se reformulará todo elPDCA.

IV. Cuando exista solo cambio de la denominación de una seccióndocumental, se actualizará la FTSD, la TROA y el lASO afectados,indicando los nombres de las secciones anteriores.

v. Cuando exista cambio en la valoración, se actualiza la FTSO, la TRDA y ellASO afectado.

6.3.3 Eliminación de documentosa) La eliminación es un procedimiento que consiste en la destrucción de

documentos de archivo innecesarios. previa autorización del Archivo Generalde la Nación o los Archivos Regionales en el ambito de su competencia. Losdocumentos de archivo que se proponen a eliminar son aquellos que tienenvalor temporal, en tanto son prescindibles y sin trascendencia una vezcumplido el fin administrativo fiscal, contable o legal que los originó.

El procedimiento de eliminación de documentos, es único, implicaresponsabilidad funcional y administrativa, es conducido por el ArchivoCentral de la Superintendencia Nacional de Salud y se rige por el principio delegalidad del procedimiento administrativo general.

No serán autorizados a eliminar documentos archivisticos que sean sustentoo hayan sido requeridos para un proceso legal o sean requeridos porcomisiones del Congreso de la República, el Poder Judicial, el MinisterioPúblico o la Contraloría General de la República, asi como las microformasque no tengan valor legal.

De existir series documentales propuestos a eliminar que hayan sidoproducidos por unidades orgánicas desactivadas de las extintas SEPS oSUNASA o cuyas funciones se extinguieron, se deberá indicar el nombre dela oficina que asume la función.

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i8

Se evitará remitir copias de documentos de tramitación interna (memorando,notas, listados, índices, registros, informes, etc.) que concluyan en el acuerdode aprobación del acta de sesión del Comité de Evaluación de Documentos,copias de normas generales del Sistema Nacional de Archivos o documentosinternos, salvo sea requerido por el personal acreditado de verificación.

La solicitud de eliminación de documentos de la Superintendencia Nacionalde Salud será remitida como máximo al treinta (30) de octubre, si se quierehacer efectiva su eliminación en el mismo año.

b) De la aplicación del procedimiento de eliminacióni. El responsable del archivo de gestión, del archivo periférico o del archivodesconcentrado coordinará con el responsable del Archivo Central para laaplicación del cronograma de trasferencia y eliminación de documentos,previamente aprobado por el Comité de Evaluación de Documentos.Aprobado el Programa de Control de Documentos (PCDA) se regirá porlos términos de sus periodos de retención y el valor de la serie documentala eliminar,

ii. El responsable del archivo desconcentrado una vez aplicado losprocedimientos técnicos que le competen, remitirá un plan de trabajo depropuesta de eliminación documental al Comité de Evaluación deDocumentos a más tardar al 31 de agosto de cada año. El CEO evaluaráel plan y lo aprobará si es técnicamente aplicable para formar parte delplan anual de trabajo del Archivo Central.

¡ji. El Archivo Central elaborará y propondrá el cronograma de transferencia yeliminación documental al CEO. Aprobada por el CEO se incluirá en elplan anual de trabajo del AC.

iv. la aplicación del procedimiento de eliminación es una actividad exclusivadel Archivo Central y de los archivos desconcentrados cuya ejecución serásupervisada por el AC de acuerdo a su plan de trabajo aprobado por elCED.

v. Se aplicará el procedimiento de eliminación a los documentos de archivoque tengan valor temporal y que haya finalizado su periodo de retenciónen los distintos niveles de archivos. Asimismo, se aplicará a las seriesdocumentales que se le hayan aplicado los procedimientos deorganización y descripción documental.

vi. En las series documentales a eliminar se utilizará contenedores detraslados uniformes (tamaño, forma y color). Por su versatilidad,resistencia y su bajo costo se utilizará los costales de rafia de capacidadde 25 kilogramos.

vii. No se mezclará las series documentales a eliminar en un mismo costal yse mantendrá el orden que tuvo en el órgano productor.

viii. los costales que contengan Jos documentos a eliminar tendrán una alturade 50 a 60 centimetros, que representan de tres a cuatro cajas archiverasaproximadamente. El contenido de cada caja archivera será amarrado conrafia formando un paquete y apilados uno tras otro dentro del costal.

ix. los costales debidamente llenados serán cosidos con rafia gruesa.x. Se rotulará los costales en tres de sus seis caras con la misma

información, Se utilizará plumón negro y rojo de punta gruesa para surotulación en letra imprenta.

xi. La información que contendrá cada costal será: A) siglas del órganoproductor o sus cuatro letras iniciales, B) nombre de la serie documental ysub serie documental, si ameritara. C) número de paquetes y D) númerode costales en forma correlativa.

xii. Ubicación de costales: A) se apilará los costales formando una baserectangular de 60 por 90 centimetros de Jada, aproximadamente.

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Resolución de Gerencia General N" .2019.SUSALUD/GG

Colocando dos costales paralelos y uno transversal. La segunda línea onivel sera un transversal encima de los dos primeros paralelos y doscostales paralelos encima del transversal. Se seguirá colocando loscostales alternando las posiciones de fos costales mencionadosanteriormente, hasta una altura máxima de dos metros o 10 niveles olineas.

xiii. Condiciones mínimas del ambiente donde se ubicarán 105 costales: alseguridad: deberá contar con extintores y distantes a instalacionespeligrosas; b) accesibilidad: deberé estar en ambientes con fácil ingreso; ye) salubridad: lugares limpios y ventilados.

XIV. Del inventario de eliminación interna: se registrará en el formato que eselaborado por el Archivo Central (Anexo W 010).

xv. Autorizada la eliminación de documentos por el Archivo General de laNación, la Superintendencia Nacional de Salud autorizara con resoluciónde alta dirección la subasta de los documentos declarados innecesarios.

xvi. Los ingresos obtenidos serán destinadas a la implementación del ArchivoCentral: a) sistema Institucional de Archivos, b) sistema de gestióndocumental y c) digitalización.

c) De los requisitosSe solicitará la eliminación documental al Archivo General de la Nación oArchivo Regional, según sea el caso, adjuntando en un expediente losrequisitos.

El expediente de autorización para eliminación de documentos deberá estarintegro, ordenada, foliado, sellado y firmado, antes de ser remitido según elsiguiente orden:

i. El CEO - SUSALUD, a traves de su presidente, solicitará la autorización deeliminación de documentos al Archivo General de la Nación. En caso delas Macro Regiones será solicitada por el responsable de archivodesconcentrado al respectivo Archivo Regional donde se ubique la sedede Macro Región.

ii. Una (01) copia autenticada del Acta de Sesión del Comité Evaluador deDocumentos (Anexo W 011),

111. Un (01) inventario de eliminación (Anexo W 012),iv. Una (01) muestra representativa de cada serie documental, rotulada y

digitalizada en formato PDF, gravado en OVO o CD no regrabable. Lasmuestras documentales en soporte físico no son consideradas necesariaspara la autorización correspondiente.

,

d) De la evaluación del expediente de eliminacióni. La Dirección de Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación,

verificara que el expediente cumpla con los requisitos para su aprobación.ii. Si la solicitud es observada, durante esta etapa, se nos devolverá el

expediente y se dispondrá de diez (10) días hábiles para subsanarcualquier observación, caso contrario se dará por concluido el trámite.

iii. Si la solicitud no es observada, se programará una visita por un personalacreditado del Archivo General de la Nación para verificar la informacióndel expediente.

iv. El personal acreditado verificará la existencia, el ordenamiento y lamedición de los documentos propuestos a eliminar, podrá tomarfotografías a los ambientes y a los documentos propuestos, en presenciadel responsable del Archivo Central o del Archivo Oesconcentrado.

v. Si el personal acreditado encontrara observaciones con respecto alambiente donde se ubican los documentos por inseguro, inaccesible o

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Resolución de Gerencia General W .2019-SUSALUDIGG:1.9

,

insalubre, se tendra siete (07) dias como máximo para levantar lasobservaciones sino se dará por concluido el trámite.

vi. Concluida la verificación ambas partes consignarán el total de metroslineales y suscribirán el acta en señal de conformidad. El Archivo Centrales responsable de la custodia temporal de los documentos durante elprocedimiento de autorización.

vil. El personal acreditado elaborará un informe y lo presentara a la Direcciónde Archivo Intermedio.

viii. La Dirección de Archivo Intermedio será responsable de derivar elexpediente a la Comisión Técnica de Archivos del Archivo General de laNación para la opinión respectiva, si el dictamen es desfavorable searchiva el procedimiento, debiendo notificar a la entidad.

ix. En caso que la Comisión Técnica de Archivos, contemple opiniónfavorable solo en algunas series documentales, notificará a la entidadsolicitante la obligación de separar los documentos autorizados para suposterior medición.

x. Con la opinión favorable refrendada en acta de sesión, el Archivo Generalde la Nación emite la resolución de autorización correspondiente.

6.3.4 Servicios archivisticosLos servicios que brinda este nivel de archivo son: consulta, búsqueda, préstamoy expedición de copias (reprografia) de los documentos que custodia. Asimismo,podrá brindar el servicio de exposición documental y capacitación.

6.3.5 Conservación documentalSupervisará la aplicación de las normas y medidas de conservación en todos losniveles de archivos.

Formulará medidas de conservación y las mantendrá actualizadas según eldesarrollo técnico y científico que se apliquen para la protección integral de losarchivos.

Informará a la Gerencia General y al órgano productor de la documentación si seencontraran deterioros, anomalias y riesgos para la conservación de los mismos.

7. RESPONSABILIDAD

Los niveles de responsabilidad corresponden a las atribuciones expresamente asignadas,de acuerdo a las funciones específicas en cada caso, según lo dispuesto en el Reglamentode Organización y Funciones, las cuáles serán desempeñadas con debida diligenciapersonal.

7.1 Responsable del Archivo CentralEl responsable del AC atiende la gestión y custodia del patrimonio documental obranteen el AC, debidamente inventariado, acopiado y organizado para su rápidaidentificación y servicio. Sin embargo, este no califica la accesibilidad de ladocumentación que custodia.

Este será responsable de programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividadesrelacionadas con el fondo documental para la implementación del sistema institucionalde archivo, que constantemente debe ser actualizado. De la misma manera debeproponer las normas técnicas, las cuales seran aplicadas bajo la responsabilidad decada encargado de nivelo áfea de archivo.

A nivel externo, es responsable de la coordinación directa con el AGN.

Finalmente, es responsable de velar por la seguridad y salud en el trabajo de supersonal asignado, en especial, del acondicionamiento ergonómico del mobiliario, útiles

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y condiciones de trabajo más beneficiosas a la protección de su salud e integridad; conarreglo a las recomendaciones y directivas impartidas por el Comité de Seguridad ySalud.

7.2 Responsabilidades del CEOEl CEO estará integrado por: al un representante de la Alta Dirección, quien lopresidirá; b) el titular o representante de la Oficina General de Asesoría Jurldica; cl elresponsable de la unidad de organización (órgano productor) cuya documentación seráevaluada, y d) el responsable del AC, quien actúa como secretario técnico.

El CEO es responsable de la formulación y aprobación del PCDA, de la actualizacióndel mismo cuando se produzca cambios en la estructura organizacional y coordinar losprocesos de eliminación y transferencia documental hasta que se apruebe el PCOA

7.3 Responsable del archivo desconcentradoEl intendente de la macro región designará al responsable del archivo desconcentradoy éste supervisará la aplicación de los procedimientos técnicos archivísticos en losarchivos de gestión a nivel zonal o regional y aplica los procedimientos técnicos comoarchivo periférico según la presente directiva.

7.4 Responsable del archivo de gestiónEn este nivel de archivo, la Asistente de Gestión, será responsable de la debidaorganización, conservación, descripción, custodia, transferencia y servicio de ladocumentación en cada órgano de SUSALUD.

7.5 Responsable del archivo periféricoLos órganos que cuenten con archivo periférico designaran al responsable de susrespectivos archivos; esté será responsable de organizar, conservar, transferir y brindarservicios con la documentación que custodia.

8. DISPOSICIONES FINALES

8,1 Las Superintendencias Adjuntas, Intendencias, Oficinas Generales y en general todoslos órganos de SUSALUD brindarán las facilidades y apoyo para el mejor cumplimientode la presente directiva.

8,2 Son de aplicación supletoria. las normas del Sistema Nacional de Archivo en todosaquellos aspectos no previstos en la presente directiva.

8.3 Las unidades de archivamíento y documentos que se encuentran en el AC, en las queno se ha aplicado los procesos técnicos archivísticos se aplicarán todos los procesosque se requiera hasta que quede organizados.

8.4 En los Archivos Desconcentrados o de las Intendencias Macro Regionales, para laaplicación del literal b) del numeral 6.3.3 de esta directiva, elaborará un plan de trabajode propuesta de eliminación documental y lo dirigirá al Comité Evaluador deDocumentos hasta que se le apruebe el Programa de Control de Documentos.

9. ANEXOS

Informe Técnico N" 11 .2019-5USALUD/OGPP

Resolución de Gerencia General N" .2019.SUSALUDfGG

UNIDAD DE ARCHIVAM1ENTO(ANEXO 001: signatura)

UNIDAD DE CONSERVACiÓN

sU SA L U D I Proleo,m" lu'derechos en sillud

S~pennlenden<:; •• Notl:""'''¡ de Salud SUSALUDSupenntendencia Nacional de SoJlud

Protegemos tusderechos en salud

OFICINA GENERAL DEADMINISTRACiÓN

TESORERÍA

SERIE

Comprobantes de pagoDEL: 00001AL: 00111

01/01/1998 - 31/03/1998

1.2019-5USALUDISG

GERENCIA GENERAL

OFICINA GENERAL DE GESTIÓN DE LASPERSONAS - OGPER

SERIE

Legajos de personalDEL: 01

AL: 05

01/01/1998 - 31/02/2011

NOCAJA

1

(Anexo 002: foliación)

La foliación seguirá el orden cronológico de los documentos desde arriba hacia abajo.

10-07-20184

13-06-20183

05-04-20182

01-02-2018I

Informe Técnico N' 11 -2019-SUSAlUD/OGPP

-Resolución de GerenciaGeneralN' .2019.SUSALUO/GG23

(ANEXO 003: rectificación de folios)

FORMATO DE REFERENCIA DE RECTIFICACiÓN DE FOLIOS POR ERRORES GENERADOS EN LA MISMA ENTIDADErrores de foliación detectados producidos en la misma entidad se procede a tachar con una linea oblicua, registrando en la parte inferior el correclo númerode folio. Al finar de la corrección, en el margen derecho de la última hoja con folio rectificado, se registrará los nombres, apellidos, cargo y firma de la personaresponsable de la rectificación del folio.

2NombreCargoFirma

2221

~~

e Técnico N" 11 -2019-SUSALUDIOGPP

""Resolución de Gerencia General N" .2019-SUSALUDIGG

(ANEXO 004: constancia y forma de rectificar)FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACiÓN DE LA CONSTANCIA DE

RECTIFICACiÓN DE FOliOS POR ERRORES PROCEDENTES DE OTRAS ENTIDADES

CONSTANCIA DE RECTIFICACIÓN DE LA FOLIACIÓN

El que suscribeIIACE CONSTAR

EI.. (dm;uml'lIto) con registro de asunto .

rcccpcionado el dia "O" •••••••••••••••••• o' ••••••••• ha sido OBSERVADO por prcscntar.. .(Repetición, ilegibilidad u omisión de folio).

El documento presentado cuenta con un total de o ••.. folios registrados.

Sin embargo, se ha observado (Indicar la ocurrencia del error),

debiendo tener en total (Cantidad) folios.

En tal sentido. se agrega la presente constancia a la unidad documental.

Fecha:Nombres y Apellidos:Cargo:Firma:

Ejemplo:

-----_/'y'

Documento recepcionado

CContinuar foliación ::.=::>55

5657

I

54

Documento rcccpcionado

CONSTANCIADE

RECTIFICACiÓNDE LA

FOLIACiÓN

Resolución de Gerencia General N°

5151

52

(ANEXO 005: constancia y forma de incorporar folios)

FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACION DE CONSTANCIA DE INCORPORACION

CONSTANCIA DE EXPEDIENTES INCORPORADOS

CANTIDAD DE EXPEDIENTES INCORPORADOS:CANTIDAD DE FOLIOS POR EXPEDIENTE

EXPEDENTE W

CANTIDAD TOTAL DE FOJAS INCORPORADAS:

Datos del personal que realiza la incorporaciónNOMBRES y APELLIDOS:CARGO:FIRt\lA:

Ejemplo:

CANTIDAD DE FOLIOS

1

2

3

~-------'y----------'

1

2

3

,,----- -----)V

Expediente N° 02incorporado

Continuarfoliación

7CONSTANCIA DEINCORPORACiÓN

(ANEXO 005: constancia de retiro de folios)

FORMATO DE REFERENCIA PARA LA ELABORACiÓN DE CONSTANCIA DE RETIRO

CONSTANCIA DE RETIRO FOLIO

Unidad orgánica, área o dependencia que retira el documento: .

Documento o expediente a retirar: .

Se deja constancia del retiro, por requerimiento de una autoridad O ,a solicitud del

administrado c=J ,por conservan del soporte fisico del documento c=J (indicar elasunto del documento), de la{s) foja(s) N" aL (Número de folio), según detalle que

se consigna a continuación:

N" DE FOLIO DESCRIPCiÓN DE LA FOJA RETIRADA

Locual consta los días del mes de del año y suscriben:

Nombre y firma del funcionario

responsable de la entrega documento.

Nombre y apellido del que recepta el

Documento.

V. B. 1°)Autorizado por

Nombre del jefe responsable

Cargo

Firma:

ta: Encaso la constancia sea por requerimiento de una autoridad o a solicitud del administrado. seconsiderar el V~B~,datos del jefe que autoriza el desglose y su firma. Entiéndase que, el que

toriza el desglose es el jefe de la unidad orgánica u oficina donde se encuentra el documento.

:1.1

(ANEXO 007: formatos de inventario de existencia)

INVENTARIO DE EXISTENCIA DOCUMENTAL (documentos administrativos)

Órgano institucionalOficina productoraSerie documentalSub serie documental

Pág ... de .. págs.

Fechas extremas Folios u. Archivam. Ubicación 1000 rálica AccesoN" de N'de

Descripción de unidad Fo=:tólderl S=secrelo ObservaciónCaja Unidad Pq=paquete I R"reservadoIn,eiO Final D, A Lo=ltbro estante cuerpo balda C"confldenc

A=accesible

INVENTARIO DE EXISTENCIA DOCUMENTAL (expedientes de supervisión o resolutivo)

Órgano institucionalOficina productoraSerie documentalSub serie documental

Pág ... de ... págs.

N' deCaja

N" deUnidad

Descripción de unidadN" de

expediente fproveido

N'deresolución f

fecha

Fechas extremas Folios U, Archivam, Ubicación lo o rálica Acceso

Fo=f6lder I 5=secreto ObservaciónInicio F,nal D, A

Pq"'paquete I estanle cuerpo balda R=reservadoLo=libro C=confidenc

A=accesible

•

ALUD/OGPP

-2019-SUSALUDISG28

(ANEXO 009a: formato de inventario de transferencia)

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA nI-: DOCUMENTOSPag ... tle ... pags .•

1. Nombre de la entidad:2. Unidad de Organización:3. Nombre del/la sen'idora{a):-l. Innntario elaborado por:5. N° de remisión:6. Año de remisión:7. I\1clrns lineales de documentos a transferir:

8. N° de unidad 9. Nombre dc 10. 11. 12. Ubicación topográfica 13. Ohsen'aciQues "d, las series Fechas Canlida informacilinarchivamicnto documentales d d, complementaria

foliosDel Al N° d, N° d, Nivel "estante cuerno balda

(1-1) Lugar y fecha de entrega. (16) Lugar y (eeh;) de recepción.

\

:j

(17) Firma y sello de la autoridad que recibe.5) Firma)' sello de la autoridad que entrega.

3S páginas deben numerarse consecutivamente, indicando el número "uno" que es seguido de latol osición "de" y número lolal de páginas de tabla general.

Infonne Técnico N" 11 -2019-SUSALUDIOGPPResolución de Gerencia General N" -2019-SUSALUDIGG

(ANEXO 008: registro de servicio y hoja testigo)

REGISTRO DE DOCUMENTOS PEDIDOS DE SERVICIOFecha/Hora Solicitante/Cargo AsuntofOescripción Estado/ca rgol res puesta

(1) (2) (3) (4)

Instructivo1. Indicar fecha y hora del pedido de servicio.2. Indicar el nombre del solicitante y su cargo (servidor, servicios por terceros, practicante). Y

el medio de comunicación (documento, telefónico o correo institucional).3. Indicar el asunto o descripción del pedido: consulta, préstamo de documento, reprografía de

documento, cajas archiveras. E información complementaria de aquello.4. Indicar Estado: Atendido o en proceso. Cargo: el número de cargo del Cuaderno de

Servicios Archivisticos en caso de préstamo de documentos. Respuesta al pedido

HOJA DE TESTIGO

30

Obscrv .

SUSALUD

HOJA TESTIGOSen'icios archivisticos

Folios: .

Documento: .

Cargo/Oficina: _ .

Solicitado a través: .(Documento o e-mail institucional)

SOLICITANTE:Nombre: __ .

EXTRAÍDO POR:Nonlbre: .Firma: .

~""""""""~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ W de cargo:,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

INSTRUCCIONESINVENTARIO DE TI~ASNFEH.I\'CIA DE DOCUMENTOS DE DOCUMENTOS

1. Indicar el nombre de la entidad.2. Indicar el nomhre de la unidad de organiZllción segun cuyos documentos van a transferirse3. Indicar el nombre del/la servidor(a), representante de la Unidad de Organización.4. Indicar el nombre del responsabk en la elaboración del invenlario.5. Anotar el número secucncial segun la primera remisión de documentos realizados anualmente por la

Unidad de Organiz..1ción al Archivo Central.6. Anotar el año en el que se realiza la Iransferencia.7. Anotar la cantidad de metros lineales de documentos a transferir.8. Anotar la cantidad total de las unidades de archiva miento a tnmsferirse.9. Anotar la serie o series documentales que conforman las unidades de archivamienlo.10. Indicar la fecha más antigua y mas rcciente de cada una de las series.11. Indicar la cantidad total de folios de la serie documental por cada unidad de archivamiento a transferir.12. Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aquí se indica el lugar donde se encuenlra archivada la

unidad de archivamienlo y el nümero de estantería, cuerpo y balda asignada a ella dentro del archivo.13. Anotar las observaciones o información complementaria necesarias para la mejor comprensión de los

documentos a transferir.Indicar el lugar y fecha de entrega de los documentos a transferir.Firma y sello del/la servidor(a) que realiza la entrega de los documentos a transferir.Indica el lugar y fecha de la recepción de los documentos transferidos.-irma y sello del/la servidora(a) que recibe los documentos transferidos.

Informe Técnico N° 11 .2019-SUSALUOfOGPP

Resolución de Gerencia General N" -2019-SUSALUO/GG31

(ANEXO 009b: rótulo de unidad de conservación para transferencia)

UNIDAD DE ORGANIZACION(áRGANO, UNIDAD ORGÁNICA, SUBUNIDAD ORGÁNICA, ÁREA

SEGÚN SEA EL CASO)

SERIE DOCUMENTAL

CÓDIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL(SEGÚN CORRESPONDA)

FRACCiÓN DE SERIE(N° CORRELATIVO/FECHAS EXTREMAS Y/O LETRAS)

N" UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO

AÑO DE TRANSFERENCIA

Informe Técnico N' 11 -2019-SUSALUD/OGPP

Resolución de Gerencia General N" -2019-SUSALUDIGG3,2.

(ANEXO N° 010: formato de inventario de eliminación interna)

INVENTARIO DE ELIMINACiÓN INTERNA

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INVENTARIO DE ELlMINACIDN INTERNA

Pago 01 de ..•.UNIDAD ORGANICA:Serie Documental:Sub serie documental

N"de Descripción de la unidad documental Fechas Antigua unidad Observaciones Wde Medidacostal extremas de paquet de costal1 2 conservación 5 e 7

3 4 601 1999-2002 PO 1 0.60

1999.2001 Y P022003

1999.2001-2003 PO 3t~02 1999 P04PO 5 0.50PO 6~( .; PO 7

a.Lt~"'". PO 8c,,, ••,,?j;fI1. Numeración correlativa de costal.2. Se registra los caracteres internos más importantes del documento.3. Se deberá indicar el año más antiguo y el más reciente del documento, considerando: a) cuando los años son consecutivos, se separará

con guion, b) cuando los años no son consecutivos, se separará con comas, c) cuando los años se alternan, se separará con guiones ycomes, y d) cuando sólo sea un año, se colocará el año del documento. Ver ejemplos.

4. Se registra la ubicación física de los documentos de su unidad de conservación.5. Se registra los caracteres externos y si el documento es original, copia o fotocopia.6. Se registra el numero de paquete correlativo que generalmente es el mismo contenido de una caja archivera.7, Se registra la longitud de los paquetes apilados dentro del costal

Informe Técnico N" 11 -2019-SUSALUOIOGPP

Resolución de Gerencia General N" .2019-SUSALUOISG

••;. r

(ANEXO W 011: acta de sesión de eliminación del CED)

ACTA DE SESiÓN DEL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOSACTA W .... - 2019-SUSALUD-CED

En la ciudad de , siendo las horas del día de dos mil , sitio••••• o •• 0"0 o ••••• o •••••••••• o ••••••••••• o •• o •• o" ••• o •• o •• o •• , •• , se reunió el Comité Evaluador de Documentos,

designado mediante resolución N"........................ .....................•con la asistencia de del(a) señor(a) o •• o., o" ••• o., ••• o •• o •• O"' o" "'" ••• o •• o •••••••• "O" ••• •• o ••••• o •••••

Presidente del Comité, elseñor(a) . Asesor Legalcomo miembro, el(los) señor(es)... "" "O" o •• o •••••••••••••• o •• o" ••• o •• o •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

Jefe(s) de la(s) Unidad Orgánica(s) cuyos documentos se evaluará y el señor........................ . , Responsable del ArchivoCentral, quien actúa como Secretario.El Comité evaluó las series documentales consideradas innecesarias por las oficinas de suprocedencia que propone el Archivo Central que se detallan en el inventario para su eliminación,confrontando las muestras documentales anexadas al expediente.De lo actuado. los miembros del comité acuerdan emitir opinión favorable sobre la eliminación de losdocumentos de las siguientes oficinas:

a .b .

(... ....)

Las fechas extremas de los documentos propuestos a eliminar es............................... la suma de los mismos arroja un lotal aproximado de................... metros lineales, por considerar que los fines administrativos, legales. fiscales.

contables, etc, de los documentos propuestos han concluido y que estos no son sujeto dederecho n obligaciones para la entidad o los ciudadanos.Por ello, el Comité Evaluador de Documentos recomienda remitir el expediente de eliminación alArchivo General de la Nación, a fin de solicitar la autorización de eliminación de documentosinnecesarios.

Presidente del CEDFirma sello

Informe Técnico N" 11 .2019.SUSALUDIOGPP

Resolución de Gerencia General N" .2019.SUSALUD/SG- ....~

Asesor legalFirma sello

Secretario del CED(Firma y sello)

r

(ANEXO W 012: formato de eliminación al AGN)

INVENTARIO DE ELIMINACiÓN DE DOCUMENTOS N" .... - 2018

Datos GeneralesEntidad: Superintendencia Nacional de SaludUnidad Organica:Dirección del Archivo:

(1)Wdeorden

(2)Serie documental

(3)Fechas

extremas porserie

documental

(4)Cantidad depaquetes osacos porserie

(5)Observaciones

,

(6)Cantidad total de paquetes o sacos.

(7)Cantidad tolal aproximado de metroslineales.

(Nombres y apellidos)Firma y sello del Responsable del Archivo Central

(8)

Informe Técnico W 11 -2019-SUSALUO/OGPPResolución de Gerenc;laGeneral W .2019.SUSALUDIGG

35

Recomendaciones para la elaboración del acta del comité Evauador de Dcoumentos

1. En caso de que la entidad solicite autorización para eliminar documentos correspondientesa oficnas desactivadas (correspondientes a los fondos cerrados Superintendencia deEntidades Prestadoras de Salud -SEPS- y la Superintendencia Nacional de Aseguramientoen Salud -SU NASA), en el acta deberá figurar el nombre de la oficina desactivada y elnombre de la oficina que asume la función. Asimismo, deberá consignar la firma y sello delJefe de la oficna actual.

2. La elaboración del acta debe ser uniforme y legible. No hechas manualmente odeterioradas.

3. El acta hará referencia a un procedimiento concluido de valoración. De esta manea laeliminación se efectuara tomando en cuenta cnclusiones y aprobación del CEO del total delas series propuestas por el Archivo Central. La valoración debe estar sujeta a lanormatividad vigente.

4. Solo será un acta para presentar el expediente de eliminación de documentos. Deberáconsignarse las firmas de cada jefe de unidad orgánica, de existir más de una oficina aevaluar.Evitar incluir u omitir información.Los titulares o representantes del CEO son responsables de lo expresado en el acta desesión

Informe Técnico N" 11-2019-SUSALUDIOGPP

Resolución de Gerencia General N" -2019-SUSALUDIGG36

r

Instrucciones para la elaboración del inventario de documentos a eliminar

1. Datos generales: señalar el nombre de la entidad. unidad orgánica y dirección del archivo,donde están ubicados físicamente los documentos a eliminar.

2. Punto (1): indicar número correlativo ascendente de series documentales.3. Punto (2): mencionar el nombre de la serie documental, la cual no debe repetirse por unidad

orgánica. Solamente se describirá en el inventario registro la serie documental.4. Punto (3): indicar la fecha más antigua y la más reciente de la serie documental,

considerando:Cuyas fechas extremas sean años consecutivos, separarlo con guion. Ej.: 1999~2005.Cuyas fechas extremas no sean años consecutivos, separarlas por comas. Ej.: 2000,2003,2006.Cuyas fechas extremas contengan los dos casos anteriores, separarlas con guiones ycomas. Ej.: 2001, 2003, 2006-2009.

5. Punto (4); Indicar cantidad total de paquetes o sacos por serie documental. Todas lasunidades de conservación

6. Punto (5): indicar si las series documentales son documentos originales. copias, fotocopias,estado de conservación si es que se hallan deteriorados. Asimismo, incluir informacióncomplementaria para comprender de la seriePunto (6): indicar cantidad total de sacos o paquetes,Punto (7): indicar número tolal aproximado de melros lineales de los documentospropuestos a eliminar.Pu to (8): Indicar nombres, apellidos, firma y sello del Responsable del Archivo Central.

Infonne Técnico N" 11 -2019-SUSALUDIOGPP

Resolución de Gerencia General N° .2019-SUSALUD/GG37

(ANEXO 013: Diagrama de Flujo de Procedimiento Técnico para Archivo de Gestión y Desconcentrado)

Pr.pa,ory tr''''''~fdotumomtclOn "11""Cr<""'~f.m.""""'y,"0,,",10' ..,_

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Infonne Técnico N" 11 .2019.SUSALUD/OGPP

Resolución de Gerencia General N° .2019.SUSALUD/SG38

(ANEXO 014: Diagrama de Flujo de Procedimiento Técnico de Transferencia de Documentos)

Informe Técnico N" 11 .2019.SUSALUOfOGPP

ResolucIón de Gerencia General N" -2019-SUSAlUDIGG

No

sr Transferir conau10riZilción

de AC

¿Hay fondos o senesdocumentalescerradas?

39

Conformar paquetes encajas arctm~ras

retirando losarchivadores de palanca

Retirar documentos ensoporte electrónico o

aUdio.isl,lal y re!erenciuse encampo de observación del!lTvel'ltariode Transltrenda

Tnlnslerencill de documentos

Retlrartodomaterial rooarchlistlco

l:lentllicu.clasificar,orderur yfoliar {onform~ndosu serie do(umental

OJganl:ar y

de~tribifClebidamer'lle

documentaci6n atralllOlcm

Condutiry,,~e50rar durante la

trart'!iferenc;ia

g••!•vo•£"

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(ANEXO 015: Diagrama de Flujo de Procedimiento Técnico para Archivo Central y CEO)

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1

USALUD/OGPP

ral N" .2019-SUSALUO/GGAD