resoluciÓn de presidencia4.26. resolución de superintendencia nº 037-2002/sunat, sobre el...

INSTITUTO PERUANO DE ENERGIA NUCLEAR

RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA

VISTOS: El Memorando N° D000036-2020-IPEN-ADMI de la Oficina de Administración; y, el Informe Nº D000060-2020-IPEN-RACI de la Unidad de Racionalización de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, y; CONSIDERANDO: Que, mediante Memorando N° D000036-2020-IPEN-ADMI, la Oficina de Administración remitió a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, el proyecto de Directiva para el Otorgamiento, Ejecución y Rendición de Cuenta bajo la modalidad de encargo interno a los servidores del Instituto Peruano de Energía Nuclear – IPEN, la cual tiene por objetivo, establecer los procedimientos administrativos para solicitar, autorizar, otorgar, ejecutar, controlar y rendir cuenta en forma oportuna y eficiente, de los fondos que se asignan bajo la modalidad de Encargo Interno a los servidores y servidoras del Instituto Peruano de Energía Nuclear;

Que, el inciso c) del artículo 25 del Reglamento de Organización y Funciones del IPEN,

aprobado mediante Decreto Supremo Nº 062-2005-EM, establece que la Unidad de Racionalización está encargada de conducir la racionalización y modernización de los procesos técnicos y administrativos, así como de mantener actualizados los instrumentos de gestión como el ROF, el CAP y el MOF, así como los manuales y directivas de la Institución;

Que, en atención a ello, con Informe Nº D000060-2020-IPEN-RACI, la Unidad de

Racionalización de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto ha emitido la opinión técnica sobre la propuesta de la Directiva en mención; Que, resulta necesario emitir el acto administrativo que apruebe la citada Directiva, la cual contribuirá con la gestión administrativa de la Entidad;

De conformidad con los Artículos 9 y 10 del Reglamento de Organización y Funciones del IPEN, aprobado por Decreto Supremo N° 062-2005-EM; Con los vistos del Gerente General; de la Secretaria General; de la Directora de la Oficina de Asesoría Jurídica; del Director de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto; y, del Director de la Oficina de Administración; Firmado digitalmente por ANTONIO

CASTILLO Richar Natividad FAU20131371293 hardMotivo: Doy V° B°Fecha: 23.10.2020 13:41:47 -05:00

Firmado digitalmente por ALFARORODRIGUEZ Gabi FAU20131371293 softMotivo: Doy V° B°Fecha: 23.10.2020 16:59:55 -05:00

Firmado digitalmente por CASTILLOSILVA Carla Paola FAU20131371293 softMotivo: Doy V° B°Fecha: 23.10.2020 19:57:02 -05:00

Firmado digitalmente porCARRERA YALAN Jim OrlandoFAU 20131371293 hardMotivo: Doy V° B°Fecha: 23.10.2020 20:07:39 -05:00

Firmado digitalmente porCORONEL OLANO Norvil FAU20131371293 softMotivo: Doy V° B°Fecha: 23.10.2020 20:11:49 -05:00

RESOLUCION DE PRESIDENCIA N° D000130-2020-IPEN-PRES

San Borja, 26 de Octubre del 2020

Firmado digitalmente por PETRICKCASAGRANDE Susana MargaritaFAU 20131371293 hardCargo: PresidenteMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 26.10.2020 17:40:14 -05:00

SE RESUELVE:

Artículo Primero.- Aprobar la Directiva para el Otorgamiento, Ejecución y Rendición de Cuenta bajo la modalidad de encargo interno a los servidores del Instituto Peruano de Energía Nuclear – IPEN, que forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo Segundo.- Las Unidades Orgánicas de la Institución, darán estricto cumplimiento al contenido de la Directiva, bajo responsabilidad.

Artículo Tercero.- Publicar la presente Resolución en la página web institucional, en un

plazo de cinco (05) días hábiles de haber sido expedida.

REGISTRESE Y COMUNIQUESE

DIRECTIVA

DIR-005-IPEN/ADMI

DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO, EJECUCIÓN Y

RENDICIÓN DE CUENTA BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGO INTERNO A LOS SERVIDORES DEL

INSTITUTO PERUANO DE ENERGÍA NUCLEAR – IPEN

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DIRECTIVA PARA EL OTORGAMIENTO, EJECUCIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTA BAJO LA

MODALIDAD DE ENCARGO INTERNO A LOS SERVIDORES DEL INSTITUTO PERUANO DE

ENERGÍA NUCLEAR – IPEN

Oficina de

Administración

Oficina de

Planeamiento y

Presupuesto

Oficina de Asesoría

Jurídica

Resolución de

Presidencia Nº -

2020-IPEN-PRES

Elaborado por

Revisado por Revisado por Aprobado por Fecha de

aprobación

Firmado digitalmente por CRUZPOMA Gladis FAU 20131371293 softMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 20.10.2020 14:50:01 -05:00

Firmado digitalmente por ANTONIOCASTILLO Richar Natividad FAU20131371293 hardMotivo: Doy V° B°Fecha: 20.10.2020 16:13:15 -05:00

Firmado digitalmente porCORONEL OLANO Norvil FAU20131371293 softMotivo: Doy V° B°Fecha: 21.10.2020 18:39:09 -05:00

Firmado digitalmente por CASTILLOSILVA Carla Paola FAU 20131371293softMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 23.10.2020 09:17:33 -05:00 Firmado digitalmente por PETRICK

CASAGRANDE Susana MargaritaFAU 20131371293 hardMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 27.10.2020 12:40:02 -05:00

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Control de cambio en documentos

Nº Versión Ítem Modificación

respecto a la edición anterior

Sustento Unidad que solicito el

cambio Observaciones

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1. FINALIDAD

Normar la adecuada utilización y rendición de los fondos otorgados bajo la modalidad de Encargo a los servidores del Instituto Peruano de Energía Nuclear- IPEN, conforme a la normativa vigente.

2. OBJETIVO

Establecer los procedimientos administrativos para solicitar, autorizar, otorgar, ejecutar, controlar y rendir cuenta en forma oportuna y eficiente, de los fondos que se asignan bajo la modalidad de Encargo Interno a los servidores y servidoras del Instituto Peruano de Energía Nuclear.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por parte de todos los servidores del IPEN, que soliciten, autoricen, otorguen, ejecuten, controlen, reciban y/o deban rendir cuenta de los fondos recibidos bajo la modalidad de Encargos a Personal de la institución.

4. BASE LEGAL

4.1. Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal vigente. 4.2. Decreto Ley Nº 25632, Establecen la obligación de emitir Comprobantes de Pago en las

transferencias de bienes, en propiedad o en uso, o en prestaciones de servicios de cualquier naturaleza.

4.3. Decreto Ley Nº 21875 Ley Orgánica del Instituto Peruano de Energía Nuclear 4.4. Decreto Legislativo N° 1441, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Tesorería. 4.5. Decreto Legislativo N° 1440, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Presupuesto

Público. 4.6. Decreto Legislativo N° 1438, Decreto legislativo del Sistema Nacional de Contabilidad. 4.7. Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del

Sector Publico. 4.8. Decreto Legislativo N° 1057, Decreto Legislativo que regula el Régimen Especial de

Contratación Administrativa de Servicios. 4.9. Decreto Supremo N° 082-2019-EF, aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225,

Ley de Contrataciones del Estado. 4.10. Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, 4.11. Ley del Procedimiento Administrativo General. 4.12. Decreto Supremo N° 344-2018-EF, aprueba el Reglamento de la Ley N° 30225, Ley de

Contrataciones del Estado. 4.13. Decreto Supremo Nº 217-2018-EF, Decreto Supremo que aprueba el Listado de Entidades

que podrán ser exceptuadas de la percepción del Impuesto General a las Ventas. 4.14. Decreto Supremo Nº 012-2007-PCM, que prohíbe a las entidades del Estado adquirir

bebidas alcohólicas con cargo a recursos públicos. 4.15. Decreto Supremo N° 062-2005-EM, que aprueba la Estructura Orgánica y el Reglamento

de Organización y Funciones del Instituto Peruano de Energía Nuclear. 4.16. Decreto Supremo Nº 155-2004-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado del Decreto

Legislativo Nº 940 referente al Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias con el Gobierno Central.

4.17. Decreto Supremo N° 002-97-TR que aprueba el Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 728, Ley de Formación y Promoción Laboral.

4.18. Decreto Supremo que aprueba el valor de la Unidad Impositiva Tributaria para el año vigente.

4.19. Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueban Normas de Control Interno.

https://www.gob.pe/institucion/minedu/normas-legales/118484-30225

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4.20. Resolución Directoral Nº 002-2020-EF/52.03, disponen que las entidades que realicen sus

operaciones a través del SIAF-RP, utilicen el medio de pago “Orden de Pago Electrónica” (OPE), a través del Banco de la Nación, y emiten otras disposiciones.

4.21. Resolución Directoral Nº 040-2011-EF/52.03, modifican la R.D. N° 005-2011-EF/52.03, mediante la cual se establecieron disposiciones en el Proceso de Programación de Pagos de las Unidades Ejecutoras y Municipalidades y para su registro en el SIAF – RP.

4.22. Resolución Directoral Nº 036-2010-EF/77.15, dictan disposiciones en materia de procedimiento y registro relacionados con adquisiciones de bienes y servicios y establecen plazos y montos límites para operaciones de encargos.

4.23. Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, aprueban la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.

4.24. Resolución de Superintendencia Nº 033-2014-SUNAT, que reduce la tasa del régimen de retenciones del Impuesto General a las Ventas, establecido por la Resolución de Superintendencia Nº 037-2002-SUNAT.

4.25. Resolución de Superintendencia Nº 183-2004-SUNAT, Normas para la aplicación del Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias con el Gobierno Central al que se refiere el Decreto Legislativo Nº 940.

4.26. Resolución de Superintendencia Nº 037-2002/SUNAT, sobre el Régimen de Retenciones del IGV aplicable a los proveedores y designación de Agentes de Retención.

4.27. Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago.

Las referidas nomas incluyen sus respectivas modificaciones de ser el caso

5. DISPOSICIONES GENERALES

5.1 Siglas

ADMI Oficina de Administración del IPEN

IGV Impuesto General a las Ventas

IPEN Instituto Peruano de Energía Nuclear

OPE Orden de Pago Electrónica

SGD Sistema de Gestión Documentaria

SIGA Sistema Integrado de Gestión Administrativa

SIAF- RP Sistema Integrado de Administración Financiera de Recursos Públicos

STPAD Secretaría Técnica de los Órganos Instructores del Procedimiento

Administrativo Disciplinario

SUNAT Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria

SPOT Sistema de Detracciones

UIT Unidad Impositiva Tributaria

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5.2 Definiciones operativas

a) Encargo:

Consiste en la entrega de dinero mediante Orden de Pago Electrónica (OPE) o cheque al servidor de la institución, para el pago de obligaciones que, por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios, no pueden ser contratadas de manera regular por la Oficina de Administración.

b) Encargado:

Servidor a quien se le otorga recursos financieros bajo la modalidad de “Encargos internos” mediante acto resolutivo, quien será responsable del manejo y ejecución de los fondos, así como de la rendición de cuenta documentada en forma oportuna.

c) Detracción:

Es el descuento que efectúa el Encargado, que actúa como comprador o usuario de un bien o servicio afecto al Sistema de Detracciones - SPOT, de un porcentaje del importe a pagar por estas operaciones, para luego depositarlo en una cuenta corriente de detracción abierta en el Banco de la Nación, a nombre del proveedor.

d) Retención:

Es el procedimiento mediante el cual el Encargado, que actúa como comprador o usuario de un bien o servicio, retiene el 3% del pago a los proveedores afectos al Régimen de Retenciones del Impuesto General a las Ventas (I.G.V.), para su posterior entrega al fisco según la fecha de vencimiento de las obligaciones tributarias de su institución.

e) Orden de Pago Electrónica (OPE):

Medio de pago para el otorgamiento de fondos a través de la modalidad de encargo interno al servidor de la Institución, que se hace efectivo únicamente por el beneficiario nominado en la misma, a través de la red de agencias del Banco de la Nación a nivel nacional.

f) Rendición:

Es la presentación de la documentación sustentatoria del gasto por parte del encargado a quien se le otorgó el dinero en efectivo para el cumplimiento de lo autorizado mediante el acto resolutivo.

g) Servidor:

Personal del IPEN contratado bajo los regímenes del Decreto Legislativo N° 728 y Decreto Legislativo N° 1057.

h) Spot Es el sistema de detracciones, que coadyuva con la recaudación de determinados tributos y consiste básicamente en el descuento que efectúa el comprador o usuario de un bien o servicio afecto al sistema, de un porcentaje del importe a pagar por estas operaciones, para luego depositarlo en el Banco de la Nación, en una cuenta corriente a nombre del vendedor o prestador del servicio, el cual, por su parte, utilizará los fondos depositados en su cuenta del Banco de la Nación para efectuar el pago de tributos, multas y pagos a cuenta incluidos sus respectivos intereses y la actualización que se efectúe de dichas deudas tributarias de conformidad con el artículo 33 del Código Tributario, que sean administradas y/o recaudadas por la SUNAT.

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6. DISPOSICIONES GENERALES

6.1. Los encargos internos al servidor de la Institución serán otorgados de manera excepcional,

destinados únicamente para la realización de las siguientes actividades:

a) Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones que realice el IPEN, cuyo detalle de gasto no pueda conocerse con precisión ni con la debida anticipación.

b) Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas por Ley.

c) Servicios básicos y alquileres de dependencias que por razones de ubicación geográfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos por los respectivos proveedores.

d) Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta local, previo informe de la Unidad de Logística.

e) La compra de alimentos para personas.

f) Pago de jornales o propinas.

6.2. El monto máximo que se puede solicitar y autorizar en cada encargo interno no debe exceder de diez (10) Unidades Impositivas Tributarias o montos señalados en la normatividad vigente.

6.3. El registro que comprende el Compromiso, Devengado y Giro se realiza hasta el 31 de diciembre de cada Año Fiscal.

6.4. Los montos de los encargos efectuados a dicha fecha que no se hubieran utilizado se devuelven a la cuenta bancaria de la fuente de financiamiento correspondiente dentro de la primera quincena (15) de enero del Año Fiscal siguiente, y se registran en el SIAF-RP.

6.5. Los Directores de los Órganos, en calidad de usuarios, deberán señalar el carácter excepcional de su pedido, toda vez que la Unidad de Logística es la encargada de las adquisiciones de bienes y servicios de la Entidad.

6.6. La utilización de la modalidad de encargo interno es para fines distintos de los establecidos para Caja Chica y viáticos, y no exime del cumplimiento de los procedimientos aplicables de acuerdo con la normativa de contrataciones.

6.7. El Encargado deberá cumplir y aplicar los principios y deberes éticos del servidor público, así como respetar los criterios de racionalidad, economía, transparencia y austeridad para el uso adecuado y transparente de los fondos públicos en la ejecución del Encargo.

6.8. No procede la entrega de nuevos “encargos internos” al servidor que tenga rendición de cuenta pendiente, y/o tenga pendiente de devolución fondos no utilizados de encargos anteriormente otorgados.

6.9. Los encargos se utilizan con la finalidad y objetivo para el cual han sido solicitados y

autorizados, ajustándose al monto asignado mediante Resolución de Administración. Excepcionalmente se podrá reconocer montos mayores a lo autorizado, siempre y cuando estos hayan servido para cumplir con el objetivo del encargo, en este caso, la solicitud del reembolso deberá contar con la conformidad del Director del Órgano responsable. Los

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rembolsos y reclasificación de los clasificadores presupuestarios de gastos serán atendidos en función a los saldos presupuestales.

6.10. El Encargado del fondo no podrá delegar a otro servidor la ejecución del gasto, bajo

responsabilidad.

6.11. A través de esta modalidad de pago no se autorizará la contratación de bienes de capital.

6.12. Los gastos ejecutados por esta modalidad no otorgan conformidad ni validan las acciones que no se ciñan a las disposiciones legales vigentes, siendo estos pagos de exclusiva responsabilidad del servidor responsable de la ejecución de los recursos financieros autorizados.

7. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1. Del procedimiento de otorgamiento del encargo interno

7.1.1. El Director o Jefe del Órgano que solicita el encargo presenta a la Oficina de Administración

el expediente de requerimiento de encargo interno a través del Sistema de Gestión Documentaria utilizando el Formulario N° 001-DIR-005-IPEN/ADMI: “Solicitud de Encargo Interno”, el cual debe estar debidamente suscrito por el Director responsable del Órgano y por el Encargado propuesto. Adjuntando un Informe detallado de la unidad orgánica usuaria identificando el evento o la actividad, sustentando la relación de los bienes o servicios necesarios, la urgencia de su contratación, fecha de inicio y fecha de finalización de la actividad.

7.1.2. El encargo deberá ser solicitado por lo menos con tres (03) días hábiles de anticipación al

inicio de la actividad, para lo cual el Director o Jefe del Órgano que solicita el encargo deberá verificar la disponibilidad de presupuesto en la meta y especifica de gasto solicitado. De no contar con marco presupuestal, previamente, como responsable de meta, debe solicitar la modificación presupuestal correspondiente, caso contrario no se atenderá dicho encargo hasta que se cuente con los recursos necesarios. Así mismo debe adjuntar la documentación indicada en el numeral precedente.

7.1.3. La Oficina de Administración derivará el expediente a la Unidad de Logística para que emita

un informe técnico que indique claramente las razones por el cual este requerimiento no puede ser atendido de manera regular en los plazos y condiciones requeridas por el usuario.

7.1.4. La Unidad de Logística, considerando en su informe técnico que este requerimiento debe ser atendido bajo la modalidad de encargo interno, solicitará a la Unidad de Contabilidad que informe sí el designado como Encargado cuenta con encargos pendientes de rendición y/o devolución, a efectos de solicitar la Certificación de Crédito Presupuestario ante la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

7.1.5. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto a través de la Unidad de Presupuesto, verificará la disponibilidad presupuestal solicitada y procederá a otorgar el certificado de crédito presupuestario, el cual será derivado a la Unidad de Logística.

7.1.6. La Unidad de Logística, contando con la Certificación de Crédito Presupuestario, el informe técnico para atender el encargo y el requerimiento del área usuaria, derivará el expediente administrativo a la Oficina de Asesoría Jurídica para su opinión legal y proyección de la Resolución de Administración.

7.1.7. La Resolución de Administración que autoriza el Encargo deberá consignar mínimamente la

siguiente información:

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a) Número del documento de solicitud o requerimiento. b) Denominación o descripción de la actividad materia del Encargo. c) Actividad relacionada y programada en el Plan Operativo Institucional - POI. d) Lugar (distrito, provincia y región) donde se realizará la actividad del encargo. e) Fechas de inicio y término de la actividad materia del Encargo. f) Número de Expediente en el SGD. g) Nombres y apellidos y cargo del Encargado del fondo. h) El importe otorgado en números y letras. i) Certificación de Crédito Presupuestario y cadena de gasto. j) Plazo de rendición de cuenta debidamente documentada. k) Las condiciones a las que deben sujetarse las contrataciones a ser realizadas (de ser

necesario).

7.1.8. El Director de la Oficina de Administración suscribe la Resolución de Administración que autoriza el encargo y es derivado adjuntando el expediente administrativo a la Unidad de Contabilidad para que proceda a registrar la fase de Compromiso y Devengado en el SIAF- RP y, luego de aprobada esta última fase, se remitirá el expediente administrativo a la Unidad de Tesorería a fin de registrar la fase Girado para la aprobación de la OPE.

7.1.9. La Unidad de Tesorería comunica al Encargado para poder hacer efectivo el cobro en cualquier agencia del Banco de la Nación a nivel nacional, una vez aprobada la OPE.

7.1.10. El Encargado del fondo, antes de ejecutar el Encargo, de tener alguna duda sobre la

ejecución del encargo, deberá solicitar a la Unidad de Contabilidad, información sobre los Comprobantes de Retención Electrónica para la Retención del I.G.V., y sobre el Sistema de Detracciones, para la aplicación de los tributos señalados en el Anexo Nro. 1.

7.1.11. La custodia y resguardo del dinero otorgado bajo esta modalidad, es de responsabilidad del Encargado, por lo cual deberá considerar las medidas de seguridad pertinentes.

7.2. De la ejecución del gasto:

7.2.1. El Encargado del fondo, adoptará las acciones pertinentes a fin de asegurar adecuadamente la sustentación del gasto antes de proceder al pago, exigiendo los comprobantes de pago de preferencia electrónicos, por todas las contrataciones realizadas.

7.2.2. La ejecución de los fondos otorgados bajo la modalidad de Encargo, deberá ser sustentada mediante los documentos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago, y la normativa vigente sobre emisión electrónica de comprobantes de pago, con los respectivos requisitos que estos establecen. Asimismo, deberá registrarse la Razón Social: Instituto Peruano de Energía Nuclear – IPEN, y el RUC Nº 20131371293. Adicionalmente, cuando se trate de Facturas, se deberá consignar como dirección fiscal “Av. Canadá N° 1480 San Borja”.

7.2.3. Excepcionalmente, se podrá usar la Declaración Jurada sin exceder el diez por ciento (10%) de la UIT vigente según el Formulario N° 003-DIR-005-IPEN/ADMI: “Declaración Jurada”, para sustentar gastos cuando se trate de casos, lugares o conceptos en los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT.

7.2.4. Para efectos de la presente Directiva, la Declaración Jurada referida podrá sustentar gastos únicamente en los siguientes casos:

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a) Movilidad local.

b) En el caso de la actividad señalada en el numeral 6.1, literal a) de la presente directiva, el participante del evento podrá sustentar con Declaración Jurada, los gastos de pasaje, hospedaje y alimentación para el retorno a su destino, tomando como referencia los gastos debidamente documentados incurridos para su llegada al mismo evento.

7.3. De la documentación que sustenta la ejecución del gasto

7.3.1. El Encargado del fondo procederá a pagar a los proveedores o a quien corresponda, exigiendo la cancelación de los comprobantes de pago y la confirmación de la validación y/o autorización de comprobantes de pago físico y/o electrónico, según sea el caso.

7.4. Del procedimiento de la rendición de cuenta

7.4.1. La rendición de encargos otorgados al personal del IPEN, se sustentará con los siguientes documentos:

Facturas, boletas de venta, ticket u otros comprobantes de pago originales, reconocidos por la SUNAT, según Resolución N° 007-99-SUNAT, los mismos que deberán ser emitidos a nombre del INSTITUTO PERUANO DE ENERGÍA NUCLEAR.

Las facturas deben ser emitidas a nombre del INSTITUTO PERUANO DE ENERGÍA NUCLEAR, consignando como RUC Nº 20131371293, y asimismo, el proveedor proporcionará, para factura física, el original (usuario) y copia (sunat).

Los tratamientos tributarios de retenciones y detracciones, de acuerdo a las coordinaciones de aplicación efectuadas con la Unidad de Contabilidad.

Recibo de Ingresos, expedido en Tesorería del IPEN, en el caso de devolución del saldo no utilizado.

7.4.2. Los encargos deberán ser rendidos directamente a la Unidad de Contabilidad utilizando el Formulario N° 002-DIR-005-IPEN/ADMI: Rendición de Encargo Interno, adjuntando los comprobantes de pago, la validación de los mismos obtenida a través de los sistemas de consultas disponibles en la SUNAT, y documentos que sustenten las constancias de retenciones o detracciones, cuando corresponda.

7.4.3. La rendición de encargo interno debe ser presentada sin exceder los tres (3) días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el extranjero, en cuyo caso no debe exceder de quince (15) días hábiles. El Formulario de la rendición de encargo debe contar con la firma del Director del órgano quien solicito el encargo en señal de conformidad de las adquisiciones del bien o recepción del servicio.

7.4.4. Los saldos no utilizados por el Encargado serán devueltos dentro de los tres (03) días hábiles, después de concluida la actividad materia del encargo, a la cuenta corriente del Banco de la Nación habilitada para dicho fin, a nombre del IPEN, de acuerdo al detalle del siguiente cuadro:

Unidad

Ejecutora

N° Cuenta Corriente

Sub Cuenta

Denominación

Entidad Bancaria

Moneda

188

0000299294 000030780 Tesoro Publico Banco de la Nación

Soles

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7.4.5. La papeleta de depósito proporcionado por el Banco de la Nación, deberá remitirse a la

Unidad de Tesorería, para que ésta le emita el Recibo de Ingreso, el cual deberá adjuntarse a la rendición de cuenta. Está terminantemente prohibido utilizar dicho saldo para otros fines.

7.4.6. La Unidad de Tesorería dispondrá, de ser necesario, la reversión al Tesoro Público del saldo depositado en la cuenta corriente para devoluciones, previa identificación del depositante y Registro SIAF-RP en el que se otorgó.

7.4.7. La recepción de los bienes y servicios deben acreditarse mediante la firma, nombre y sello de conformidad del responsable del Encargo y de su Director en el reverso de los respectivos comprobantes de pago presentados para la rendición de cuenta.

7.4.8. En el caso de robo o extravío de Comprobantes de Pago, no podrá sustentarse la ejecución de dichos gastos mediante Declaración Jurada; ante esta circunstancia el Encargado deberá adjuntar la siguiente documentación:

a) Copia certificada de la denuncia policial.

b) En el caso de Comprobantes de Pago físicos, deberá adjuntar copia simple de cada Comprobante de Pago (emisor) por los bienes adquiridos, servicios o consumos realizados, con la firma del representante legal (nombres y apellidos, documento de identidad, fecha de entrega de la copia y de ser el caso el sello de la empresa).

c) En el caso de Comprobantes de Pago Electrónicos, podrá solicitar al emisor electrónico que le extienda una nueva representación impresa o digital, u obtener el comprobante de pago electrónico a través de cualquier medio puesto a disposición del emisor electrónico, conforme a lo dispuesto por el artículo 15 de la Resolución de Superintendencia N° 206-2019-SUNAT.

7.4.9. La Unidad de Contabilidad a través de Control Previo, efectuará la revisión minuciosa de la

rendición de cuentas. De no existir observaciones, dará la conformidad, registrará la fase “Rendición” en el registro administrativo del SIAF-RP y entregará los documentos a la Unidad de Tesorería para su correspondiente archivo, adjuntándose al comprobante de pago original; caso contrario, procederá a devolver al área usuaria el expediente, para que el Encargado subsane la observación dentro de un plazo de cuarenta y ocho (48) horas de recibido el expediente, para volver a presentarlo.

7.5. De los procedimientos de recupero por vencimiento de plazos de la rendición de cuentas

7.5.1. Cumplido el plazo máximo sin que el Encargado realice de manera satisfactoria la

rendición de cuenta respectiva, corresponde tomar las siguientes acciones, bajo responsabilidad:

a) La Unidad de Contabilidad, informará por escrito a la Oficina de Administración

sobre el Encargado del fondo que se encuentra omiso a la presentación de rendición de cuentas o con observaciones.

b) El Director de la Oficina de Administración comunicará al Órgano que requirió el

encargo, sobre la omisión de la rendición por parte del Encargado, a fin de exhortar la presentación de la rendición de cuentas dentro de las veinticuatro (24) horas, y de ser el caso la subsanación de las observaciones en el mismo plazo.

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c) De persistir el incumplimiento de la rendición de cuentas del Encargo, y vencido el

plazo de veinticuatro (24) horas, la Unidad de Contabilidad, a través de la Oficina de Administración, deberá efectuar el requerimiento de cumplimiento de la rendición de cuenta de Encargos, mediante la debida notificación de oficio de requerimiento de pago al Encargado.

d) Culminadas las acciones señaladas en los literales precedentes, sin obtenerse la

rendición de cuentas del Encargo, la Unidad de Contabilidad, a través de la Oficina de Administración, remitirá todos los actuados a la Oficina de Asesoría Jurídica para las acciones legales que correspondan, y enviará un informe a la Secretaría Técnica de los Órganos Instructores del Procedimiento Administrativo Disciplinario (STPAD), en el cual se exponga los hechos que lo fundamentan, adjuntando los medios probatorios que lo sustentan, para las acciones correspondientes de acuerdo a sus competencias.

7.5.2. En caso de que, como parte de la revisión de la rendición de cuenta se detecte la presentación de comprobantes de pago falsos, simulados o adulterados para o que el Encargado haya permitido que otra persona administre y/o ejecute los fondos, la Unidad de Contabilidad a través de la Oficina de Administración informa de dichos hechos a la Secretaría Técnica de los Órganos Instructores del Procedimiento Administrativo Disciplinario, exponiendo los hechos que lo fundamentan y adjuntando los medios probatorios que lo sustentan, y a la Oficina de Asesoría Jurídica a efectos de evaluar las acciones civiles y/o penales que hubiera lugar.

8. RESPONSABILIDADES

8.1. El cumplimiento de la presente directiva es responsabilidad de los servidores designados

para el manejo de los fondos en la modalidad de encargos interno, de los Directores de los

Órganos que autorizaron el encargo y demás servidores intervinientes en el proceso.

8.2. El encargado es responsable del uso correcto del fondo asignado y oportuna presentación

de la rendición de cuenta.

8.3. La Oficina de Administración, la Unidad de Logística y la Unidad de Contabilidad son

responsables de disponer las acciones administrativas que resulten necesarias dentro del

ámbito de su competencia funcional, a fin de garantizar el adecuado cumplimiento de las

disposiciones establecidas en la presente directiva.

8.4. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva, genera responsabilidad

administrativa, civil y/o penal a que hubiera lugar, de acuerdo a lo previsto en la

normatividad vigente.

8.5. El Encargado de haber realizado las deducciones de las obligaciones tributarias

correspondientes, de acuerdo a la contratación efectuada, asumirá el pago de dichas

obligaciones tributarias y sanciones establecidas en las normas vigentes que versan sobre

la materia.

9. FORMULARIOS

9.1. Formulario N° 001-DIR-005-IPEN/ADMI: “Formulario de Solicitud de Encargo Interno” 9.2. Formulario N° 002-DIR-005-IPEN/ADMI: “Formulario para la Rendición de Cuenta de

Encargos Internos”. 9.3. Formulario N° 003-DIR-005-IPEN/ADMI: “Formulario para la Declaración Jurada”

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10. ANEXOS

10.1. Anexo N° 01: Tributos 10.2. Anexo N° 02: “Flujograma del Proceso de otorgamiento de encargo interno en el IPEN” 10.3. Anexo N° 03: “Flujograma del Proceso de rendición de encargo interno en el IPEN”

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SOLICITUD DE ENCARGO INTERNO

Encargo en el interior del país Encargo fuera del país

Fecha

OBJETIVO DEL ENCARGO

JUSTIFICACION DEL ENCARGO

Régimen 728 ( ) CAS ( )

LUGAR DE LA COMISION

Item Concepto F.F Meta Importe

Firma del usuario que recibe el encargo interno

SOLICITUD DE CUENTA DE ENCARGO

FECHAS AUTORIZADAS PARA USO DEL ENCARGO

País

Esp. Gasto

DATOS DEL COMISIONADO

Firma del Director o Jefe que autoriza encargo

FECHA DE INICIO FECHA FINAL

DepartamentoProvincia

Nombres y Apellidos

ASIGNACION DE CUENTA DE ENCARGO

Correo electrónico del usuario

Unidad Organica

Condición

DNI

Formulario N° 001-DIR-005-IPEN/ADMI

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RENDICIÓN DE CUENTA DE ENCARGO INTERNO

UNIDAD EJECUTORA: 0188 INSTITUTO PERUANO DE ENERGIA NUCLEAR

Resoluc ion de Adminsitrac ión N° …………………………..

Nº Exp SIAF: Nº Comprobante Pago:

Venc imiento

FECHA TIPO N°

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

GASTOS CON DOCUMENTACION SUSTENTATORIA:

GASTOS CON DECLARACION JURADA:

TOTAL GASTADO:

TOTAL RECIBIDO:

SALDO:

ASIG. ESPEC. AUTORIZADO EJECUTADO SALDO

___________________________

TOTALES 0.00 0.00 0.00

% ___________________________

METAS

Director o Jefe que solicito el encargo

RAZÓN

SOCIAL

Firma del Responsable del Encargo

DNI:

Firma

IMPORTEN°DOCUMENTO

DETALLE DEL GASTOPARTIDA

ESPECIFICA

Nro. DIA MES AÑO


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DECLARACIÓN JURADA

Yo,………………………………………..………….., identificado con DNI N°…………………………., con domicilio

en…………………………………………….…, en aplicación del artículo 71 de la Directiva de Tesorería N° 001-

2007-EF/77.15, y sus modificatorias: DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado gastos por los conceptos

e importes siguientes:

N° FECHA CONCEPTO DETALLE IMPORTE S/

1

2

3

4

5

6

7

TOTAL

Son: ……………………………………………………………………………………………………………….….Soles.

Esta Declaración Jurada responde a la verdad y me someto a las sanciones que se apliquen de acuerdo a la

Ley del Código de Ética de la Función Pública, en caso de incurrir en Delito Contra la Fe Pública por la

falsificación de documentos en general y/o falsedad en lo declarado (Art. 427 y 428 Código Penal). Asimismo,

me someto voluntariamente a las sanciones que correspondan conforme a Ley, en caso se detecten omisión,

falsedad e inexactitud en la información consignada en la presente Declaración Jurada, sin perjuicio de las

acciones legales o administrativas que la institución estime conveniente interponer.

Firma del Responsable del Encargo DNI:


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ANEXO N° 01

TRIBUTOS

CONCEPTOS

BASE IMPONIBLE,

IMPORTES

SUPERIORES A S/

TASAS

COMPROBANTE

RETENCIÓN DEL IGV.

Cuando la factura o la sumatoria

de dos o más facturas del mismo

proveedor superen dicho importe.

700.00

3%

Factura

DETRACCIÓN

Alquiler de bienes muebles e

inmuebles;

10%

Factura/Boleta (*)

Traslado de personas

Servicio de transporte de

personas.

10%

Factura/Boleta (*)

Relación de pasajeros

Traslado de bienes

400.00

4%

Factura/Boleta/Guía de

Remisión

IMPUESTO A LA RENTA DE

CUARTA CATEGORIA (**)

1,500.00

8%

Recibo por Honorarios

Retención del 3% es aplicable a partir del 01/03/2014

La retención del IGV no es aplicable a buenos contribuyentes y agentes de retención.

(*) La Detracción se aplica también sobre las boletas, siempre y cuando el proveedor no este en el RUS, según

Resolución de Superintendencia N° 343-2014-SUNAT, aprueba las modificaciones de las tasas a partir del 01

de Enero del 2015.

(**) Impuesto a la Renta de Cuarta Categoría

Ley N° 30296, Promueve la reactivación de la economía, aprueba la modificación del impuesto a partir del 01

de Enero del 2015.

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ANEXO N° 02

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE OTORGAMIENTO DE ENCARGO INTERNO EN EL IPEN

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ANEXO N° 03

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE ENCARGO INTERNO EN EL IPEN

resoluciÓn de presidencia4.26. resolución de superintendencia nº 037-2002/sunat, sobre el...

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