ClientBase

Reseña para

usuarios

Septiembre de 2009

Bienvenido a ClientBase

Esta reseña de ClientBase ha sido diseñada para proveerle de una referencia sencilla y rápida sobre las funciones mas comúnmente usadas en ClientBase. Este no es el Manual de ClientBase. Además de nuestra documentación técnica, le ofrecemos Clases grabadas que le proveerán de un entrenamiento interactivo con la conveniencia de trabajar en su propia computadora a su propio ritmo. Usted puede localizar estas clases en nuestro sitio web bajo Soporte y entrenamiento. Además de nuestra documentación técnica, le ofrecemos Clases Grabadas que le proveerán un entrenamiento interactivo con la conveniencia de trabajar en su propia computadora a su propio ritmo. Usted puede localizar estas clases en nuestro sitio web, en la sección de entrenamiento. Enfrentémoslo, todos aprenden de una manera diferente y a ritmos diferentes. Nosotros en TRAMS le proveemos con una multitud de maneras para aprender ClientBase porque cuanto más rápido usted coseche los beneficios de ClientBase, mas rápido comenzara a VENDER MAS VIAJES. ¡Nosotros estamos seguros de ello!

Conociendo ClientBase

La primera pantalla en aparece una vez ingresado es la pantalla principal de ClientBase:

En el corazón de ClientBase se encuentra la habilidad para localizar, modificar y usar la información almacenada en su base de datos. La base de datos de su agencia contiene una gran riqueza de conocimiento sobre clientes pasados y presentes así como proveedores. Ser capaz de acceder fácilmente a esta información y usarla para mantener las relaciones actuales y construir nuevas con sus clientes podría muy bien determinar el futuro éxito de su agencia de viajes. Clientbase es la herramienta ideal para acceder, administrar y actualizar fácilmente esta valiosa información. ¡Nosotros les mostraremos como! Para familiarizarse mas con las funciones de ClientBase puede ser de ayuda que piense en la pantalla como dividida en 6 secciones: 1) Ítems de menú 2) Barra de herramientas 3) Filtros de búsqueda 4) Pantalla de resultados

Descripción de la pagina principal de ClientBase

5) Administrador de archivos 6) Barra de estado

Localizados arriba de la pantalla principal están los ítems de menú (Archivo, Editar, Reportes, Unir a, Opciones por defecto de la estación, Opciones por defecto globales, Utilidades, Ventanas y Ayuda) Presiones sobre los ítems de menú con el ratón, o utilice los atajos (Alt + letra subrayada) para abrir los ítems de menú. Una flecha a la derecha de los menús indica que hay submenús adicionales para su selección. Menú de la pantalla principal de ClientBase IMAGEN Cualquier cosa que deba hacerse en Clientbase puede realizarse desde el menú principal, La pagina siguiente muestra los ítems del menú principal y los tópicos que se pueden encontrar bajo de cada encabezado. LISTA DE MENUS La barra de herramientas le provee de atajos hacia tareas realizadas reiterativamente como crear nuevos perfiles o mover información de un perfil hacia un PNR. Ubique su cursor sobre cualquiera de los iconos en la barra de herramientas y un cuadro aparecerá describiendo las funciones de ese icono. Por ejemplo:

1) Conozca los ítems de menú:

2) Conozca la barra de herramientas:

Unir a PNR

Su base de datos contiene una gran riqueza sobre sus clientes, actividades de mercadeo, reservaciones, proveedores y productos. Esta información es de poco valor a menos que pueda acceder a ella de manera rápida y sencilla. La función de búsqueda pone la información mantenida en su base de datos al alcance de sus dedos, proveyéndole con los filtros para buscar en su información y encontrar rápidamente lo que usted necesita. Realice búsquedas simples o complejas basadas en los filtros de búsqueda definidos. Dependiendo de cual de los Administradores de registros este usando (Perfiles o Actividades), los filtros de búsqueda varían, tanto como los resultados mostrados. Desde que las Actividades son parte de un registro de perfil, el Administrador de perfiles le permite buscar perfiles utilizando cualquier campo como criterio de búsqueda, incluyendo los relacionados a actividades. El Administrador de tareas le permite buscar actividades usando cualquier campo de las mismas actividades como criterio de búsqueda. Debajo encontrara una descripción de los 3 niveles de búsqueda incluidos en el Administrador de perfiles.

Nivel 1 de búsqueda: El Nive1 1 de búsqueda le permite localizar un perfil o un grupo de perfiles simplemente completando uno o los dos filtros. El menú desplegable a la izquierda identifica que buscar, y el espacio en blanco a la derecha le permite escribir lo que usted quiere buscar. Si los dos campos se usan en esta búsqueda, entonces los resultados cumplirán ambos criterios, no uno u otro. Esto significa que los filtros de búsqueda están asociados con un “y” y no con una “o”.

3) Conozca los filtros de búsqueda:

Filtros de búsqueda

Por ejemplo, si usted esta buscando un cliente de placer llamado Juan Pérez, defina el primer campo como Tipo de Perfil y seleccione Placer desde el menú desplegable, y defina el segundo campo como Apellido e ingrese “Per”. Todos los clientes de placer cuyo apellido empeine en Per aparece en los resultados de búsqueda. Haga doble clic en el perfil de Juan Pérez para ver su perfil completo. Nivel 2 de búsqueda: El Nivel 2 de búsqueda provee filtros adicionales para definir con mayor claridad su búsqueda. Los filtros de búsqueda se seleccionan presionando sobre Filtro y luego completando tantos campos de criterios como sea necesario. Cada campo seleccionado esta asociado a los demás con una “y” lo cual define la búsqueda con mucha exactitud. Por ejemplo, si acaba de recibir una oferta muy especial para hacer un crucero a Europa y quiere enviar una carta a todos los clientes pasados y potenciales interesado en cruceros a Europa viviendo en un determinado código postal, realice la búsqueda de la siguiente manera: Ingrese el código postal en el campo definido para ello, seleccione crucero bajo Marketing / Intereses, Europa bajo Marketing / Destinos. Ahora usted ha seleccionado los filtros para realizar su búsqueda en la base de datos para todos los clientes de place que en ese código postal, interesados en cruceros y Europa. Cuando usted seleccione OK, todos los clientes en su base de datos que cumplen con los criterios de selección son desplegados en la pagina de resultados. Usted esta listo ahora para imprimir sus etiquetas y enviar las cartas. Nivel 3 de búsqueda: El Nivel 3 de búsqueda provee los usuarios con una aun mayor habilidad para definir certeramente sus búsquedas. Como se detallo arriba, el Nivel 2 permite buscar cualquier cantidad de campos, reuniendo todos los criterios con una “Y”. El Nivel 3 permite usar múltiples criterios de búsqueda reunido con una “o”, usando opciones del método de búsqueda para definir como el criterio debería filtrar información. Por ejemplo, usted quiere enviarle un correo promocional a todos los cliente de Juana que están interesados en el Caribe. En el filtro usted selecciona Juana como Agente principal, Caribe bajo Marketing y perfiles de placer.. Después de presionar OK, y luego Refrescar, los resultados aparecerán en la pantalla. Ahora, usted podría querer además los clientes de Maria con los mismos otros criterios. En este caso presione sobre Agregar filtro, y repita la búsqueda, esta vez poniendo a Maria como agente principal y siguiendo el mismo patrón que antes. Presione OK y luego refrescar. Ahora no solo tiene los clientes de Juana, sino también (o) los de Maria interesados en el Caribe. La pantalla de resultados muestra los resultados de una búsqueda basada en los criterios ingresados en los filtros de búsqueda. Solo aquellos registros que cumplen con todos los criterios de los filtros de búsqueda son incluidos en los resultados de búsqueda. Mientras trabaja en el Administrador de perfiles, todas las búsquedas son mostradas por perfil (Placer, Corporativo, Agente o Proveedor), en tanto que si esta trabajando en el Administrador de actividades, los resultados serán mostrados por actividad (notas, Recordatorios, Remitente).

4) Conozca los resultados de búsqueda:

En el ejemplo de abajo, los filtros de búsqueda han sido definidos como Tipo de perfil igual Placer y Apellido comenzando con “Me”. Los resultados de búsqueda muestran todos los clientes de Placer cuyos apellidos empiezan “me”. Para seleccionar un registro que aparece en la pantalla de resultados haga doble clic sobre el y se abrirá para mostrar los detalles.

En este ejemplo, estamos trabajando en el Administrador de actividades y hemos ingresado los filtros de búsqueda deseados. Los resultados de búsqueda desplegados muestran todas las actividades que son Recordatorios pendientes de la agente Sharon. Para seleccionar un registro que aparece en la pantalla de resultados, haga doble clic sobre la entrada y los detalles de la actividad se desplegaran. Para ver el perfil para el cual se creo la actividad, realce la actividad y seleccione “Ir a perfil” en la barra de herramientas. ClientBase le permite moverse fácilmente entre las actividades en la pantalla de resultados y los perfiles para los cuales las actividades han sido creadas.

Conteo de resultados

Resultados de la búsqueda

Localizado a la izquierda de la pantalla principal se encuentra el File Manager (Administrador de archivos) de ClientBase. Para asistirle administrando una base de datos bien elaborada, el Administrador de archivos esta dividido en 3 pestañas: 1) Administrador de perfiles le permite fácilmente administrar su información de perfiles (Placer, Corporativo, Agente, Proveedor y Otro) y le provee de filtros de búsqueda y resultados listados por Perfil; 2) Administrador de actividades le permite administrar fácilmente su información de actividades (Notas, Recordatorios y Remitentes) y le provee filtros de búsqueda y refutados listados por actividad y 3) Administrador de Internet, le permite lanzar una pagina Web desde dentro de ClientBase y definir sitios “favoritos” a nivel general y particular a los cuales puede acceder con un solo clic. Las carpetas de archivos listadas dentro del Administrador de perfiles representa un conjunto de filtros de búsqueda y arreglos de columnas que han sido guardados como un archivo. Con un solo clic de su ratón estas carpetas automáticamente completan los filtros de búsqueda y despliegan los resultados de la misma.

Conteo de resultados

Resultados de la búsqueda

5) Conozca el Administrador de archivos:

Administrador de archivos (File Manager)

A pesar que el sistema viene con un set de carpetas predefinidas en cada File Manager, estas carpetas son completamente personalizables. Simplemente ingrese los filtros de búsqueda deseados, arregle sus columnas del modo que prefiera, luego haga clic sobre Archivo y Guardar búsqueda como para guardarla como una carpeta en el File Manager. Las carpetas puede ser usadas a Nivel global, o sea que las mismas están disponibles para todos los usuarios, o puede guardarse a Nivel personal, de modo que las mismas estén accesibles para su usuario. Para seleccionar una carpeta del File Manager, simplemente haga clic sobre la carpeta y el sistema automáticamente completara la búsqueda de la información y la desplegara de la manera definida en la pantalla de resultados a la derecha. Para renombrar o borrar una carpeta, haga un clic derecho sobre el nombre de la misma. Cuando hay trabajo a ser hecho en ClientBase, la pantalla principal es el lugar donde ir para llamar perfiles, crear nuevos perfiles, administrar las tareas de mercadeo, mover información hacia un PNR, generar cartas personales, ejecutar reportes y hacer muchísimas cosas mas. Barra de estado: Una ojeada a la barra de estado le dirá lo siguiente: • Nombre de usuario: Este campo indica quien esta firmado como usuario. En este ejemplo el administrador del sistema (SYSDBA) esta firmado como usuario.

• Base de datos: En una ojeada, puede ver el directorio, disco y nombre de la .ib.

Administrador de archivos / Carpetas guardadas

Reseña

• 1629KB o el %: En este campo puede ver cuanta memoria libre hay en el sistema.

• 9/17/2009 1:46:49PM: Le da información sobre la fecha y la hora. • 0 Alarms: Muestra el numero de alarmas abiertas

Conteo de Resultados de búsqueda: Haciendo un clic sobre Contar, vea cuantos perfiles o actividades han sido encontrados según su criterio de búsqueda.

3 Administradores a su servicio

Localizadas en la pagina principal dentro del File Manager usted encontrara 3 pestañas: Internet, Actividades y Perfiles. Perfiles y Actividades representan diferentes formas de ver su base de datos. Haciendo clic sobre el Administrador de perfiles le permite buscar y manejar su base de datos de perfiles. Carpetas guardadas y campos de búsqueda para el Administrador de perfiles aparecerán, así como sus resultados de búsquedas desplegados por perfil. El Administrador de perfiles provee a los agentes con un rápido acceso a información vital acerca de clientes, proveedores, agentes y otros perfiles. Y desde esta área, localizar, agregar, modificar o eliminar registros de perfiles. Use los resultados de una búsqueda o de un perfil seleccionado para unir información con una etiqueta, una platilla de documento, un PNR, correo electrónico o archivo. Usted puede asimismo imprimir reportes basado en los resultados de sus búsquedas de perfiles y ganar valiosa información sobre los datos contenidos en su base de datos de perfiles. Cuando abre el Administrador de perfiles, la base de datos completa aparece en la pantalla de resultados. Pata filtrar los resultados de la base de datos, puede o bien hace clic en una carpeta que contiene un set de criterios de búsqueda definidos con anterioridad o bien usar los Niveles 1, 2 y tres de filtros de búsqueda para ingresar una búsqueda nueva. La Pantalla de resultados provee de un acceso seguro a información de perfiles tal como direcciones postales, e información de comunicación, preferencias del cliente, detalles sobre miembros de la familia, actividades, histórico de viajes, información de pagos, remarks libres y mas. Para llamar un perfil especifico, simplemente haga doble clic en el resultado buscado.

1) El Administrador de perfiles

Pestaña de perfiles

Un nuevo perfil puede ser creado en cualquier momento con solo ir a Archivo/Nuevo, haciendo clic en el icono de perfiles de la barra de herramientas o haciendo clic derecho con el ratón en la pantalla de resultados, seleccionando entonces Agregar. Mas de un perfil puede ser abierto simultáneamente dándole flexibilidad para realizar múltiples tareas. Use el menú de Ventanas para desplegar una lista de cada perfil abierto y moverse fácilmente entre ellos (y otras áreas abiertas del programa). Administrador de actividades

Acceder al Administrador de tareas le permite buscar y manejar su base de datos de actividades de mercadeo, proveyéndole de una rápida y sencilla manera de acceder a todos los Recordatorios, Notas y Remitentes. Esta es un poderoso organizador de información para los agentes, dándoles la habilidad de monitorear una multitud de tareas y actividades de mercadeo. Aparecerán carpetas guardadas y campos de búsqueda para el Administrador de actividades, así como resultados de búsquedas mostrados por actividad. Desde esta área, vea una lista de pendientes y localice, modifique, agregue o elimine Notas, Recordatorios y Remitentes. Use los resultados de una búsqueda o una actividad seleccionada para unir información de perfiles con una etiqueta, plantilla de documento, PNR, correo electrónico o archivo.

2) El Administrador de actividades

Puede también imprimir reportes basado en los resultados de la búsqueda de actividades y ganar una valiosa visión de la información contenida en si base de datos sobre actividades de mercadeo. Por defecto, al ingresar al administrador de actividades, el sistema rastrea Recordatorios abiertos para el usuario firmado, proveyendo así de una lista al instante de tareas pendientes. Para cambiar el tipo de actividad desplegado en la pantalla de resultados, haga clic en una carpeta conteniendo un set de búsquedas predeterminadas o use los filtros de búsqueda de Nivel 1 o 2 para ingresar una búsqueda personal. Para abrir una actividad especifica, haga doble clic sobre el resultado deseado. Para moverse fácilmente hacia un registro de perfil desde una actividad que aparece en la pantalla de resultados, haga clic sobre Ir a perfil. Esto le permite no solo buscar actividades en su base de datos, sino también moverse con facilidad entre las actividades y el perfil para el cual fueron creadas. Desde dentro del Administrador de actividades, además de la pantalla de resultados, las siguientes formas de ver sus recordatorios hacen que manejar su agenda y automatizar su planificación diaria sea muy sencillo:

� Vistazo del día: Haciendo clic sobre Vistazo del día (Day at a glance), su agenda para el día se desplegara en pantalla, basándose en la fecha actual de su sistema. El planificador diario muestra su agenda en intervalos de 15 minutos e incluye cualquier Recordatorio abierto en la hora apropiada.

� Vistazo de la semana: Haciendo clic en Vistazo de la semana (Week at a glance), su agenda para la semana se desplegara en pantalla, basándose en la fecha actual de su sistema. El día presente aparece resaltado. Para ver otra semana, use las flechas sobre el calendario para moverse hacia semanas pasadas o por venir.

� Vistazo del mes: Haciendo clic en Vistazo del mes (Month at a glance), su agenda para el mes corriente se desplegara en su pantalla, basándose en la fecha actual de su sistema. Para ver otro mes, use las flechas sobre el calendario para moverse hacia meses pasados o por venir. Si quiere ver un día en detalle, haga doble clic sobre el mismo.

El Administrador de Internet le permite con sencillez vincularse a Internet sin dejar ClientBase ni lanzar otro navegador. Para que este administrador funcione correctamente usted debe tener instalado Internet Explorer 5.0 o superior en su computadora. Diríjase al Administrador de Internet e ingrese la pagine web a la cual quiere acceder en el campo de Dirección y haga clic sobre GO. Para guardar este sitio dentro de sus carpetas Globales o Personales, haga clic en Archivo/Guardar sitio web como e ingrese un nombre para el sitio con la dirección del mismo. Sitios web guardados como

3) El Administrador de Internet

Globales aparecerán para todos los usuarios, mientras que aquellos guardados como Personales aparecerán solo para el usuario que los guardo. Haga clic sobre la carpeta creada por Guardar sitio web como para ingresar automáticamente al sitio seleccionado.

Desencadene el poder de su Administrador de perfiles

En el corazón de Clientbase se encuentra el Administrador de perfiles. Desde esta ventana vea, ordene y maneje toda la información sobre clientes, agentes y proveedores, o controle como se relaciones con clientes o proveedores potenciales. Aquí es donde los agentes pasan la mayor parte de su tiempo, accediendo y actualizando información. En el pasado, un cliente potencial llamaba a si agencia, pero nunca caían en el “sistema” si no completaban una reserva. Con ClientBase convierta potenciales clientes en clientes de toda la vida registrándolos, siguiéndolos e incluyéndolos en futuros programas de mercadeo. Ejemplo: Esteban llama para planificar una salida sorpresa con su

esposa Bárbara, para su próximo aniversario. Una vez localizado su

perfil, usted revisa su histórico de viajes notando que Esteban ha reservado con la agencia con anterioridad. Rápidamente revisa sus

Ingrese el sitio web que quiere visitar y clic en GO

Si visita este sitio con frecuencia, haga clic en Archivo/Guardar sitio web como para guardar el destino como una carpeta global o personal.

datos y sus preferencias de viaje y con esta información usted es capaz

de sugerir un paquete que es justo lo que Esteban estaba buscando. El

aprecia el conocimiento de la agencia sobre sus necesidades, lo cual es una de las razones por las cual siempre reserva con la agencia. Y

mientras esta en el perfil usted rápidamente agrega la información

sobre su aniversario en la tabla de Fechas especiales, de modo que la

próxima vez usted puede anticiparse y proponerles una salida

romántica.

Abra el Administrador de perfiles

Por defecto ClientBase abre en el Administrador de perfiles. Usted puede también acceder al Administrador de perfiles haciendo clic en Ventana/Administrador de Perfiles desde el Menú principal. Desde la pantalla del Administrador de perfiles: a) Agregue un nuevo perfil: Sea cuidadoso con los perfiles duplicados. Verifique primero que el perfil no existe antes de agregarlo. Recomendamos usar solo las tres primeras letras del apellido cuando busque un perfil. Para agregar un nuevo perfil, haga clic sobre el icono de Perfil, diríjase a Archivo/Nuevo o haga clic derecho con el ratón

Como usar el Administrador de perfiles en pasos rápidos

PASO UNO

sobre la pagina de resultados, para seleccionar luego Agregar, y el tipo de perfil deseado.

b) Elimine un perfil: Esta seguro? Si lo esta, realce el perfil que quiere eliminar y haga clic sobre el botón Eliminar en la barra de herramientas.

Nota: Si el perfil esta asociado a una factura o registro de pago en Trams Back Office, este no puede eliminarse son borrar estos registros primero. c) Llame un perfil usando búsquedas de nivel 1, nivel 2 y nivel 3:

Nivel 1 busca basado en dos campos de información seleccionados desde el menú desplegable y permite acceder rapidamente acceder a un perfil en base a información basica conocida del cliente. Por ejemplo, si usted esta buscando el perfil de Ruiz, y Tipo de perfil y Nombre del perfil son los campos de búsqueda, ingrese la letra p en tipo de perfil y rui (3 primeras letras del apellido) en nombre del perfil. Todos los perfiles de Placer cuyos apellidos empiecen con las letras rui aparecerán en la pantalla de resultados. Nivel 2 busca en múltiples campos. Haga clic en la pestaña de Nivel 2. luego en Filtro si precisa mas de dos campos para buscar un perfil, o cuando la única información conocida es un campo no usado por el Nivel 1. Complete tantos campos de búsqueda como desee. Cada campo adicional seleccionado es asociado con los demás por medio de una “Y” esa constante define la búsqueda.

Nivel 3 provee a los usuarios con una aun mayor habilidad para definir una búsqueda. El nivel 3 asocia múltiples campos de búsqueda con una “o” usando el método de búsqueda por opciones para definir como el filtro debe reunir los criterios definidos. Por ejemplo:

Revise, agregue o modifique el perfil

Haga doble clic sobre el perfil del cual quisiera ver los detalles. La ventana de Perfiles organiza toda la información vital relacionadas a las necesidades del cliente. Diseñamos esta ventana para convertirse en un “tablero” para profesionales en la industria del turismo que necesitan tener un acceso rápido a información clave sobre clientes. Tanto si desea información sobre el pasaporte del cliente, una segunda dirección o la ultima línea de crucero en la que viajo, este es el lugar a visitar. Un perfil de cliente en ClientBase guarda una ilimitada cantidad de información acerca de sus clientes. Para organizar toda esta información y hacerla fácilmente accesible, cada perfil esta compuesto de seis áreas claves (Barra de herramientas, Cabezal, Flechas, Indicadores, Botones de control y Carpetas) Mejores practicas en Perfiles

PASO DOS

Para cada cliente que llama, asegúrese de tener un perfil para el con su nombre, dirección, teléfono y correo electrónico correctos. Haga clic en la pestaña de Familiares e ingrese los miembros de la familia con sus nombres completos. Haga clic en la pestaña Tarjetas para ingresar tarjetas de crédito, viajero frecuente u otras tarjetas que el cliente pueda estar usando. Siempre asegúrese de completar la pestaña de Mercadeo con cualquier información demográfica o sobre intereses que usted haya definido como relevante.

Barra de herramientas Botones de control Cabezal Flechas Indicadores

Pestañas de información Campos en azul son personalizables.

1. Barra de herramientas:

Use los iconos en la Barra de herramientas como atajos para agregar Recordatorios, Notas, Remitentes, Imprimir una encuesta de clientes o para rápidamente migrar información hacia un PNR, etiqueta, carta o correo electrónico. 2. Cabezal:

El cabezal despliega convenientemente información importante para revisar cada vez que un agente trabaja con un cliente. La información incluye Nombre, Dirección primaria e información de comunicación primaria (numero de teléfono, fax, Interface ID, Correo electrónico y mas). Haciendo clic en cualquiera de estas áreas, su ratón queda posicionado en

el campo correspondiente por si necesita hacer cambios o copiar la información.

3. Flechas:

Las cuatro flechas negras le dan la habilidad de moverse entre los perfiles incluidos dentro de la búsqueda activa. Un clic en la flecha indicando hacia arriba despliega el perfil que precede al actual, alfabéticamente ordenado por apellido, del mismo modo la flecha hacia abajo muestra el perfil que sigue al actual.

4. Indicadores:

Los indicadores a la derecha de las flechas aparecen si: i. El cliente tiene una ResCard activa indicando que hay

arreglos de viaje a realizarse. ii. Un Recordatorio alertándole de alguna acción pendiente

en el futuro. iii. Histórico de viajes, lo cual le permite saber si el cliente

ha viajado con ustedes antes. Si el cliente no tiene ninguna de estas, ningún icono aparecerá. Que conveniente es ver de una ojeada el pasado, presente y futuro de su cliente de modo que usted podrá tomar cualquier acción necesaria.

5. Botones de control:

• Cerrar: lo lleva fuera del perfil • OK: Guarda cualquier cambio realizado en el perfil y cierra el mismo.

• Aplicar: Guarda cualquier cambio realizado en el perfil, pero le permite seguir trabajando en el mismo.

6. Pestañas de información:

I. Info General: La pantalla de información general muestra información primaria sobre el cliente. De un vistazo usted puede ver la dirección, teléfonos, correo electrónico, fechas especiales, numero de cliente, fuentes de referencia, fecha de creación, agente dueño de la cuenta y mucho mas!

II. Remarks: Vea cualquier información sobre el cliente en esta pantalla de libre flujo. En esta pantalla usted puede seleccionar la fuente, color, tamaño e incluye ediciones de edición e impresión.

III. Mercadeo: La pestaña de mercadeo le provee de los medios para registrar los intereses y preferencias de sus clientes para proveerles a sus agentes de venta con información clave durante el proceso de venta y mercadeo. Las tablas de mercadeo son poderosos vínculos para clientes con parecidos intereses cuando se trata de organizar campañas de mercadeo o planificar grupos de viajes. Los reportes

IV. Familiares: Organice información sobre cada miembro de la familia que viaja o podría viajar con la cuenta principal. Reúna detalles tales como datos del pasaporte, fecha de nacimiento y

preferencias tales como aerolíneas, autos, hoteles, cruceros y tours.

V. Actividades: Esta ventana lista todas las notas, los recordatorios y remitentes que han sido asociados a este perfil. Usted puede ordenarlos haciendo clic sobre los botones apropiados.

VI. Histórico de viajes: En esta ventana, los agentes pueden revisar con facilidad los viajes que el cliente ha realizado con la agencia.

VII. Tarjetas: Mantenga registro de las tarjetas de crédito de sus clientes, así como aquellas de clubes de viajes, viajero frecuente, etc. Registre fechas de expiración y mucho mas en esta carpeta.

VIII. Histórico de pagos: Aquí puede ver la información de pagos desde Trams Back Office incluyendo días pagados, montos, números de cheques y mucho mas.

IX. Adjuntos: Para mejorar la información accesible en un perfil de ClientBase, se ha incluido la habilidad de adjuntar documentos tanto desde su disco local como de red.

X. Entradas de PNR: Una tabla de entradas de PNR esta disponible a nivel del Perfil de modo que usted puede agregar remarks para este cliente y agregarlos en su PNR. Estas tablas también se incluyen a nivel de Pasajero, Sucursal y Agente.

XI. Otros campos: Si hay algo que usted quiere registrar, y el espacio no ha sido provisto por ClientBase, aquí es donde puede agregar campos de información específicos para usted. Cosas tales como documento de identidad, seguro social, emergencia medica, lo que sea que usted quiera agregar puede hacerlo aquí.

XII. Grupos: Ingrese un grupo al cual este cliente pertenece haciendo clic en el menú desplegable y presionando Agregar.

Guarde cualquier cambio que haya realizado y continúe.

Después que usted ha Agregado/Eliminado información de cualquiera de estas carpetas, el color de fondo del perfil cambia de blanco a turquesa. No se alarme, el color turquesa en la ventana es solo un recordatorio de que algún cambio ha sido hecho y no será permanente hasta que usted haga clic sobre OK o Aplicar. Q-View: Usted puede querer ver un resumen de toda la información de todas las pestañas del perfil en una sola pantalla. Haga clic sobre el botón de Q-View en la barra de herramientas. Haciendo clic sobre ella una vez mas lo llevara de vuelta a la vista normal.

PASO TRES

Optimice su mercadeo con códigos Point &

Click

Las tablas de mercadeo en ClientBase le ayudan a identificar cada una de las preferencias de viaje de sus clientes, intereses y datos demográficos, lo cual al mismo tiempo agrupa a sus clientes con códigos en común. Dado que determinar las preferencias de un cliente de placer puede ser una de las tareas mas difíciles al momento de vender viajes, tener acceso a esta información puede hacer la diferencia entre concretar una venta o perderla. Estos códigos de mercadeo hacen posible enfrentar al cliente con el producto ideal para el tanto para el agente de ventas en oficina como para aquellos encargados de armar sus campañas de mercadeo. Ejemplo: Esteban llama a la agencia y pide información sobre un viaje a

las Islas Caimán. El leyó sobre ese destino en su revista favorita de

buceo y le parece que podría ser una gran lugar para una luna de miel

(al mismo tiempo podría hacer algo de buceo). Presionando sobre la

pestaña de marketing en el perfil de Esteban, al agente rápidamente

puede marcar los espacios correspondientes a Buceo bajo la tabla de

intereses. Ahora, cuando su agencia tenga un itinerario relacionado a

buceo para promocionar, quédese tranquilo que Esteban será incluido

con los otros clientes que califiquen para ser tentados con ese gran

trato.

Vista sumaria de los intereses de viaje del cliente

Muévase de arriba hacia abajo para ver mas intereses

Utilice estas flechas para ver mas categorías de marketing

En el perfil del cliente, haga clic sobre la pestaña de

Mercadeo.

Busque el perfil del cliente y haga doble clic para entrar. Clic sobre la pestaña Mercadeo para ingresar a las tablas de mercadeo. Vea y seleccione desde la tabla global de códigos de

mercadeo.

De un vistazo, asocie al cliente con un itinerario u oportunidad de mercadeo apropiada viendo el resumen en forma de ramal a la izquierda de las tablas de mercadeo. Estas tres vistas resumen los códigos de mercadeo seleccionados.

Fortalezca su relación con sus clientes a

través del Administrador de Actividades

¿Cansado de la pesadilla de papeles sobre su escritorio? Tantos post it, y notas que apenas se puede ver la computadora. A través del uso de Recordatorios, Notas y Remitentes, ClientBase hace que registrar comunicaciones con sus clientes sea un proceso sin papeles y sin extravíos. Lo mejor de todo es que esta información puede ser compartida entre todos los agentes que usan o administran actividades de mercadeo en su agencia.

Recordatorios: Actúa como ayuda para tenerlo a usted al tanto de las actividades mas importantes como seguir una campaña de mercadeo, un pago, llamadas de bienvenida, cumpleaños, etc. Los agentes crean recordatorios para agendar contactos futuros y mantener listas diarias de tareas pendientes.

Notas: Permiten a los agentes documentar de forma sencilla todo contacto con los clientes, tales como comentarios, pedidos, preguntas, etc.

Remitentes: Actúan como entradas en un registro de mercadeo. Son un histórico creado automáticamente cada vez que una etiqueta, una platilla de documento, correo electrónico o archivo es creado para un cliente o grupo de clientes. Ejemplo: La agente mas productiva de la agencia, Estela, trabaja desde sus recordatorios diarios y la lista de pendientes en ClientBase. Desde esta area ella realiza y registra todas las tareas de mercadeo que mantienen la lealtad

Rápidos pasos para ver y seleccionar códigos de mercadeo de clientes

PASO UNO

PASO TRES

de sus clientes. ClientBase ayuda a Estela a administrar su agenda y lista de tareas pendientes de modo que ella es muy eficiente:

• siguiendo y cerrando cualquier posibilidad de negocio de viajes que llega a ella.

• administrar todas las tareas relacionadas a la planificación de un viaje, incluyendo controlar pagos, documentos, lista de espera, asientos, etc.

• recibir a sus clientes con llamadas de bienvenida a casa, así como administrar la comunicación con sus valiosos clientes.

La forma en la que Estela inicia su trabajo cada mañana nos dice las razones de su éxito y productividad. La primera cosa que ella hace cuando se firma en ClientBase es entrar en la pestaña de Actividades. Por defecto, ClientBase busca en la base de datos de los recordatorios abiertos de Estela y los despliega inmediatamente en la pantalla de resultados.

Además de poder revisar una vista diaria, Estela tiene la posibilidad de revisar sus tareas pendientes en una vista semanal o mensual. Toma

menos de un minuto cada mañana revisar todas las actividades

pendientes para ese día, semana o mes.

Utilice recordatorios para agendar solicitudes de presupuesto de

viajes.

Cultive el interés en un viaje y conviértalo en una venta haciendo de sistemáticos seguimientos una rutina. Use los Recordatorios de ClientBase para recordarle de estas llamadas de seguimiento y otras actividades que usted pueda necesitar hacer. Esto se puede hacer sencillamente creando un perfil y una actividad para cada cliente que llama o entra consultando por una oferta de viaje.

Aquí puede ver las actividades programadas para el día de la fecha

Rápidos pasos para usar el Administrador de actividades

PASO UNO

Utilice Notas para documentar toda interacción con los clientes.

Documente cuando un cliente llama y hace un comentario o una pregunta haciendo clic sobre Nota en la barra de herramientas dentro del perfil del cliente, o desde la pantalla de resultados. Cada nota incluye la fecha y la hora en que la nota es creada, el usuario que la creo, un menú desplegable para el Asunto de la nota, definido por el administrador, por ejemplo, “Preguntas”, un cuadro para hacer la nota privada, un campo para remarks libres, etc. Cualquier agente en la oficina y con los permisos de seguridad adecuados puede ver esta nota abriendo el perfil y haciendo clic sobre Actividades. Utilice el Adm. de Actividades para revisar su lista de pendientes.

Una vez que ha comenzado a crear Recordatorios para registrar seguimientos sobre nuevas consultas sobre viajes, acceda a una lista bien organizada de actividades pendientes todos los días. Esto se obtiene abriendo el Administrador de actividades, ClientBase automáticamente busca cualquier actividad para el día que no haya sido realizada. Instantáneamente una lista organizada aparecerá. Comience haciendo doble clic sobre el Recordatorio para entrar. Salte rápidamente al perfil asociado haciendo clic sobre Ir a perfil. Desde el perfil, acceda a la información sobre teléfonos, así como otros datos importantes que le ayudaran a tener el toque necesario para hacer un mercadeo efectivo. Haga clic sobre la pestaña de actividades en el perfil para refrescar sus recuerdos de contactos previos realizados con el cliente. Use el cuadro con la Fecha de cierre localizado en el registro del Recordatorio, para indicar que un recordatorio ha sido completado y luego muévalo de la lista de pendientes haciendo clic en Refrescar. Registre otras actividades con Recordatorios.

Una vez que ha desarrollado el habito de hacer seguimientos sobre consultas de viaje, comience a usar Recordatorios para organizar otras tareas de mercadeo o administrativas como cartas de bienvenido a casa, fechas limites de pagos, revisión de documentos, etc. Busque los perfiles de sus clientes mas leales y agende al menos tres ocasiones para contactarlos durante el año y recordarles lo importante que son para usted. Utilice ocasiones como cumpleaños, aniversarios, vacaciones anuales, días festivos, etc. Como excusa para comunicarse con ellos. Cada vez que pone su agencia en frente de sus clientes les recuerda lo importante que son para ustedes y que ustedes son su agencia de viajes. Usted puede crear recordatorios múltiples, notas o remitentes para su perfil en ClientBase. Busque todos los perfiles para los que quiere crear un recordatorio, nota o remitente y haga clic el icono correspondiente en la barra de herramientas, o diríjase a Unir a Nota/Recordatorio/Remitente.

PASO DOS

PASO TRES

PASO CUATRO

Tipo de Actividad: Desde el menú desplegable seleccione Nota, Recordatorio o Remitente Incluya registros del Adm. de Perfiles: Seleccione Resultados actuales (todos los registros en la pantalla de resultados), Resultados seleccionados (use esto para agregar solo los resultados previamente seleccionados) o Repetir búsqueda para encontrar los resultados deseados. Estimado de recordatorios a ser creados: Esta área proveerá un resumen de los recordatorios, notas y/o remitentes a ser creados, divididos en Actuales, Ignorados o Saltados. Fecha del recordatorio: Por defecto será la fecha actual. Ingrese un día diferente haciendo clic en el menú desplegable para acceder al calendario. Haga doble clic sobre la fecha deseada.

Hora del recordatorio: Por defecto será la hora de creación, puede elegir otra presionando sobre el menú desplegable.

Nombre de usuario: Por defecto será el usuario firmado al momento de la creación, pero usted puede elegir uno diferente haciendo clic sobre el menú desplegable.

Privado: Tilde este cuadro si usted quiere que la nota o recordatorio sea privado, esto es, solo el agente firmado y el administrador podrán ver estas notas o recordatorios.

Asunto: Ingrese el asunto del Recordatorio/Nota/Remitente seleccionando desde el menú desplegable. Los asuntos pueden ser definidos por el Administrador (en Opciones globales/Campos definidos por

usuario/Asunto del recordatorio, nota o remitente) y haciéndolo así se mantiene consistencia y permite realizar búsquedas de manera mas eficiente. Remarks: Ingrese cualquier nota adicional como texto libre o instrucciones en el cuadro al fondo del recordatorio, nota o remitente.

Utilice En un vistazo para ayudarlo a administrar su agenda para un día, semana o mes en particular. El Administrador de actividades no solo provee un listado de Recordatorios abiertos, sino también ordena los recordatorios en un formato que puede ser vista en un vistazo.. Simplemente haga clic sobre En un vistazo y el sistema muestra la agenda del día de la fecha, mostrando a la izquierda los recordatorios definidos para una hora determinada en intervalos de 15 minutos, y a la derecha en el área llamada Pendientes los recordatorios guardados sin hora determinada. Sobre el conjunto vera un hay un calendario del mes en curso que le permitirá ver su agenda para cualquier día con solo hacer clic sobre el día buscado, o puede también ver su agenda de otros día en otros mes cono solo hacer clic en las flechas para cambiar de mes. Adicionalmente usted puede ver su agenda para la semana o para el mes haciendo clic sobre Semana de un vistazo o Mes de un vistazo.

PASO CINCO

Reordenar su agenda en Día de un vistazo es muy sencillo. Para cambiar la hora de un recordatorio en particular, localice el recordatorio en su agenda y coloque el cursor sobre el mismo, luego haga clic y mueva el cursor arrastrando el recordatorio hacia la hora que usted desea. También puede ajustar la duración extendiendo las dimensiones del recordatorio. Cambie el día del recordatorio de la misma manera, llevando el recordatorio hasta el día deseado en el calendario ubicado sobre la esquina superior derecha de la pantalla. Desde En un vistazo, usted puede llamar cualquier recordatorio listado simplemente haciendo doble clic sobre el mismo. Aparecerán los detalles incluyendo la posibilidad de navegar rápidamente hacia los perfiles de referencia. Configure Día/Fecha de alarmas para eventos importantes:

El are del Administrador de actividades de ClientBase le provee con una lista organizada de sus tareas de mercadeo a completar en el día, pero por si usted precisa un poquito de ayuda para recordar completar alguna de estas tareas, ClientBase viene con una alarma integrada, que puede ser establecida recordatorio por recordatorio. Para activar la alarma para un recordatorio en particular, coloque un tilde en el box Alarma, y defina con cuantos minutos de anticipación la alarma debe ser activada. Guarde su recordatorio y descanse tranquilo de que mientras ClientBase este abierto, independientemente del programa en el cual usted esta trabajando, una ventana de alarma aparecerá en su pantalla a la hora definida. Cuando una alarma se activa, una ventana aparece con detalles sobre el recordatorio, junto con estas opciones: Apagar (Apaga la alarma pero mantiene el recordatorio abierto en su lista de pendientes) Snooze (Reprograma la llamada para mas adelante) Ver (Permite trabajar sobre el recordatorio como lo haría desde el Administrador de actividades)

PASO SEIS

Genere listas de clientes objetivo con los

niveles 2 y 3 de búsqueda

Cuando usted necesita identificar una lista de clientes para análisis, seguimiento, enviar correspondencia u otras promociones, es hora de ejecutar una búsqueda. Las búsquedas le dan la posibilidad de sacar el máximo de la información que usted ingresa a ClientBase dándole diversas maneras de obtener información del programa. Una búsqueda le permite hacer preguntas especificas y obtener la respuesta de la base de datos con una lista de clientes que reúnen las condiciones adecuadas. La información de varios campos puede combinarse en una sola búsqueda para obtener perfiles bien interesantes. Nivel 2 de búsqueda: Este le provee muchos filtros para definir con exactitud su búsqueda. Se pueden seleccionar filtros de búsqueda haciendo clic sobre Filtro y completando tantos campos como desee, los campos seleccionado están asociados entre si con una “Y” para sumar las condiciones. Ejemplo: Use el Nivel 2 de búsqueda para rever todos los perfiles

creados este mes y luego combine todos esos resultados en una carta

de bienvenida a la agencia. O cree una carpeta personal de todos sus

clientes destacados de los cuales usted es el agente a cargo, de modo que pueda acceder a esa lista rápidamente.

Todos los clientes creados este mes

Desde el Administrador de perfiles, haga clic sobre la pestaña

Nivel 2

Asegúrese que en este momento esta en el Administrador de perfiles y haga clic sobre la pestaña Nivel 2. A continuación haga clic sobre Filtro para acceder a la pantalla de campos de búsqueda. Seleccione los criterios a buscar

La ventana esta dividida en 8 carpetas disponibles para usar como criterios de búsqueda: Información general, Mercadeo, Actividades, Viajeros, Tarjetas, ResCards, Otros campos e Histórico de viajes. Cualquier combinación de estos campos puede usarse para una búsqueda. Para comenzar, selecciones una carpeta que contenga los campos a buscar. A continuación ingrese los criterios de búsqueda que quiere usar. Puede usar diversas combinaciones de campos en diferentes carpetas. Si utiliza varios criterios de búsqueda, cada campo estará asociado a los demás con una “Y”, o sea que el resultado incluirá solamente a aquellos perfiles que cumplen con todas las condiciones. Cada tabla de mercadeo se considera un campo separado, de modo que múltiples selecciones en diferentes tablas están conectadas con una “Y”, mientras que múltiples selecciones en la misma tabla están conectados con una “O”. O sea que los resultados de la búsqueda incluirán cualquier perfil que contenga cualquiera de los ítems de mercadeo dentro de una tabla. Truco: Menos es mas al usar criterios de selección. Ejecute la búsqueda

Haga clic sobre OK para ejecutar la búsqueda basada en su selección de criterios. Recuerde, si usted no obtiene exactamente los resultados que quiere, siempre puede reejecutar la búsqueda de una forma un poco diferente. (Un resumen de todos los criterios de selección actuales pueden verse en el área de filtros de la pantalla de resultados) Revise los resultados

Los perfiles resultantes del Nivel 2 de búsqueda aparecen en una lista en la pantalla de resultados. Sobre la lista aparece el conteo total de perfiles que han coincidido con sus criterios. Ejecute reportes sobre estos resultados, guarde la búsqueda en una carpeta personal o global, o utilícelos para imprimir etiquetas, documentos, correo electrónicos o archivos. Desde esta lista, modifique la información del perfil haciendo doble clic en el nombre, o seleccionando el nombre y posesionando enter. Una vez dentro del perfil, las flechas hacia arriba y abajo le permiten desplazarse a través de los perfiles incluidos en el resultado.

Rápidos pasos para usar el nivel 2 de búsqueda

PASO UNO

PASO DOS

PASO TRES

PASO TRES

Nivel 3 de búsqueda: Este le provee con aun una mayor habilidad para optimizar la búsqueda. Este nivel utiliza varios filtros de búsqueda juntos unidos con una “O”, utilizando las opciones de método de búsqueda para determinar como un criterio debería filtrar información.

Haga clic sobre el Nivel 3 desde el Administrador de perfiles

Asegúrese que se encuentra en el Administrador de perfiles, y presione la pestaña de Nivel 3. Presione Resetear todo si algún filtro existe para crear una búsqueda nueva. A continuación, presione sobre Agregar filtro para acceder a las pantallas con los criterios de búsqueda. Selecciones los filtros con criterios para buscar

La ventana esta dividida en 8 carpetas disponibles para usar como criterios de búsqueda: Información general, Mercadeo, Actividades, Viajeros, Tarjetas, ResCards, Otros campos e Histórico de viajes. Cualquier combinación de estos campos puede usarse para una búsqueda. Para comenzar, selecciones una carpeta que contenga los campos a buscar. A continuación ingrese criterios para cada campo que sea relevante para su búsqueda usando una de las opciones de método de búsqueda. Estas opciones de método de búsqueda incluyen: Es igual a, Es igual a cualquiera, No es igual a cualquiera, Menor o igual a, mayor o igual a, Menor que, Mayor que, No igual a, Comienza con, Contiene, No contiene, Esta en blanco, y No esta en blanco. Diferentes combinaciones de filtros y campos pueden usarse. Si utiliza varios criterios de búsqueda, cada campo estará asociado a los demás con una “Y”, o sea que el resultado incluirá solamente a aquellos perfiles que cumplen con todas las condiciones. Cada tabla de mercadeo se considera un campo separado, de modo que múltiples selecciones en diferentes tablas están conectadas con una “Y”, mientras que múltiples selecciones en la misma tabla están conectados con una “O”. O sea que los resultados de la búsqueda incluirán cualquier perfil que contenga cualquiera de los ítems de mercadeo dentro de una tabla. Un Filtro llamado Tipo de filtro para pestañas de comunicaciones, Actividades, Familiares/Empleados, Tarjetas, ResCards e Histórico de viajes hacen aun mas flexibles y sencillas las búsquedas. Tipo de filtro blanco: Por defecto una búsqueda nueva tendrá este filtro, lo cual significa que la búsqueda no será filtrada de ninguna manera por esa pestaña de información. Tiene registros que cumplen el siguiente criterio:

si esta opción esta seleccionada y ningún otro criterio de búsqueda ha sido ingresado en esa pestaña entonces solo perfiles que tengan ese tipo de registros serán incluidos. Por ejemplo, si usted selecciona en la pestaña de Histórico de viajes la opción “Tiene registros que cumplen con el siguiente criterio” y no agrega ningún otro dato, entonces la búsqueda traerá solo perfiles que tienen algún tipo de Histórico de viajes. Si usted ingresa otros

Rápidos pasos para usar el nivel 3 de búsqueda

PASO UNO

PASO DOS

datos en esta pestaña., cada criterio se unirá con una “Y”, y el sistema buscara por al menos un resultado que reúna todas los criterios (en el ejemplo del Histórico de viajes buscara al menos una factura que reúna todos los criterios. No tiene registros que cumplan con el siguiente criterio Si esta opción es seleccionada y ningún criterio de búsqueda se agrega, entonces solo buscara perfiles que nunca hayan comprado nada en la agencia (aquellos sin facturas siguiendo el ejemplo anterior). SI usted ingresa alguna información en esta pestaña, entonces piense en esta opción como Excluir, lo cual significa que no importa si el perfil tiene ese tipo de registro o no, exclúyalos si tienen el tipo de registro que concuerda con todos los criterios adicionales de búsqueda. Agregue tantos filtro como sean necesarios. Cada filtro esta conectado con una “O” (presione sobre Modificar para editar el filtro, Eliminar para borrar un filtro o Resetear todo para eliminar todos los filtros. Ejecute la búsqueda

Presione Refrescar para ejecutar la búsqueda en base a los filtros seleccionados. Recuerde, si usted no obtiene exactamente los resultados que quiere, siempre puede reejecutar la búsqueda de una forma un poco diferente. (Haga clic en Resumen y un resumen de todos los criterios de selección actuales se vera en el área de filtros de la pantalla de resultados) Revise los resultados

Los perfiles resultantes del Nivel 3 de búsqueda aparecen en una lista en la pantalla de resultados. Sobre la lista aparece el conteo total de perfiles que han coincidido con sus criterios. Ejecute reportes sobre estos resultados, guarde la búsqueda en una carpeta personal o global, o utilícelos para imprimir etiquetas, documentos, correo electrónicos o archivos. Desde esta lista, modifique la información del perfil haciendo doble clic en el nombre, o seleccionando el nombre y posesionando enter. Una vez dentro del perfil, las flechas hacia arriba y abajo le permiten desplazarse a través de los perfiles incluidos en el resultado.

PASO TRES

PASO CUATRO

Guarde carpetas de búsquedas con

formulas para su uso en el futuro

Las búsquedas ejecutadas en los administradores de archivos se pueden volver bastante complejas. Con esto en mente, si hay algunas búsquedas que usted quiera ejecutar recurrentemente, le sugerimos guardar los criterios de búsqueda. De esta forma, la próxima vez que quiera ejecutar una búsqueda que ya ha guardado, solo debe hacer clic sobre la carpeta que la contiene. Los campos de fecha de todas las búsquedas permiten ingresar formulas de fecha. Las formulas de fechas le permiten crear una búsqueda sin especificar un mes, día o año especifico en los campos Fecha desde / hasta. En lugar de ello, la búsqueda se procesa con formulas para el mes, día y año basados en la fecha en la que se procesa el reporte. Configure la búsqueda para los perfiles deseados

Usando cualquiera de los administradores de archivos, busque en su base de datos los perfiles deseados usando el Nivel 1, 2 o 3 de búsqueda. Utilice formulas de fecha en caso de que fuesen necesarias

La siguiente tabla contiene formulas como ejemplo para fechas especificas. Usted puede combinar y coincidir los parámetros relativos y absolutos en esta función. El primer numero especifica el día del mes, el segundo el numero se refiere al mes, en tanto el tercero determina el año. De modo que si usted solo tiene el primer numero completo, significa que quiere su reporte todos los meses, todos los años. Si usted quiere: Ingrese

esto: Primer día de este mes =1,0,0 Ultimo día de este mes =31,0,0 Primer día de este año =1,1,0 Ultimo dia de este año =31,12,0 Siete días a partir de ahora =+7,0,0 Ultimo lunes (puede ser hoy si hoy es lunes) Mon Una semana desde el ultimo lunes Mon-1 Próximo lunes =Mon+1 Tres meses desde ahora =0,+3,0 Seis meses atrás =0,-6,0 Un año desde ahora =0,0,+1

Procese la búsqueda presionando OK

Rápidos pasos para guardar carpetas de búsqueda y formulas de fechas

PASO UNO

PASO DOS

Personalice como se ven los resultados de búsqueda incluyendo

el orden

En la pantalla de resultados, haga clic sobre columnas y elija las columnas que quiere incluir en la búsqueda. Usando las flechas hacia arriba y abajo, coloque las columnas en el orden que usted desee que aparezcan en la pantalla de resultados. Haga clic en Ordenar por columna, para seleccionar hasta tres columnas para ordenar los resultados de la búsqueda en orden ascendiente o descendiente. Si usted prefiere personalizar la búsqueda desde la pantalla de resultados, use su ratón para mover las columnas donde las desea, y presione <Shift> mientras hace clic sobre el encabezado de una columna para ordenar ascendentemente, o haga clic otra vez para ordenar de forma descendente. Guarde la búsqueda.

Haga clic sobre Archivo/Guardar búsqueda como para guardar la búsqueda personalizada. Las carpetas pueden guardarse a nivel Global, o sea que la búsqueda estar disponible para todos los usuarios, o a nivel Personal, quedando solo disponibles para el usuario que las creo. Póngale un nombre a la carpeta y presione OK. Para seleccionar una carpeta desde el Administrador de archivos, simplemente haga clic sobre ella y el sistema automáticamente completara los filtros de búsqueda, navegara por la base de datos y desplegara el resultado en la pantalla correspondiente. Para reemplazar una búsqueda guardada con una nueva, renombrarlo o eliminarlo haga clic derecho sobre el nombre de la carpeta.

PASO TRES

PASO CUATRO

Utilice etiquetas para un mercadeo mas

rápido y efectivo

ClientBase pone todo el proceso de mercadeo al alcance de sus dedos dándole la habilidad de imprimir etiquetas desde su base de datos con mucha facilidad. Imprima una sola etiqueta mientras trabaja en el perfil de un cliente, o imprima muchas desde los resultados de cualquier búsqueda en los administradores de perfiles o actividades. Las búsquedas de ClientBase le proveen una poderosa herramienta de mercadeo en tanto le dan la habilidad de buscar en su base de datos un campo o una combinación de campos como criterios de búsqueda. ClientBase hace de enviar correspondencia un proceso rápido y eficiente. Ejemplo: El representante local de Cunard ofrece cubrirle el envío postal de 250 folletos para un itinerario de lujo, si usted puede proveerle las

etiquetas esta misma semana. ¿Lo podrá hacer? Con ClientBase, sus

etiquetas estarán listas antes que pueda decir Si!. Simplemente busque

en su base de datos por sus cruceristas de lujo y voila, las etiquetas están prontas.

Utilice el Nivel 2 de búsquedas para encontrar los cruceristas de lujo

Cuando el resultado aparece, haga clic sobre Etiquetas. Una ventana aparece permitiéndoles identificar los resultados a convertir. “Resultados actuales” convierte a todos los cruceristas de lujo.

Busque en la base de datos los perfiles deseados

Usando alguno de sus Administradores de archivos, busque en su base de datos para localizar el o los perfiles para los cuales quisiera generar etiquetas. Haga clic sobre Etiquetas en la barra de herramientas si esta dentro de un perfil, o diríjase a Archivo/Unir a /Etiqueta. Si lo selecciona desde la pantalla de resultados, el sistema le preguntara que resultados quiere incluir: Resultados actuales, Resultados seleccionados o Re-query. Si usted elije Resultados actuales, el sistema incluye todos los perfiles actualmente desplegados en su búsqueda. Si elige Resultados seleccionados, el sistema incluirá aquellos perfiles que han sido marcados o resaltados en la pantalla de resultados (Seleccione perfiles específicos resaltándolos, puede hacer esto presionando ctrl. Y haciendo clic sobre los perfiles deseados). Si usted selecciona Re-query, el sistema lo llevara a una pantalla de búsqueda de Nivel 2 en su administrador actual de modo que pueda buscar nuevamente los resultados que desea. Una vez que tenga los resultados indicados, haga clic sobre OK y revise las etiquetas en su pantalla. Revise la configuración de las etiquetas

Sobre la reseña de etiquetas hay una barra de herramientas. Esta incluye iconos para ver y personalizar sus etiquetas imprimibles. Los primeros 5 iconos son para hacer acercar o alejar la vista. Los siguientes 4 son para pasar de pagina a través de las etiquetas. Los siguientes son para imprimir, primero es de configuración y luego el de impresión propiamente dicho.

Cree un Remitente para registro en los perfiles de los clientes, modifique la configuración de las etiquetas si lo necesita, e imprímalas.

Rápidos pasos para imprimir etiquetas

PASO UNO

PASO DOS

El siguiente icono es el de configuración de etiquetas. Haga clic aquí para rever o modificar su configuración actual. Desde esta área seleccione una o varias configuraciones predefinidas. Las cinco pestañas en el fondo son para una aun mayor personalización del diseño de la etiqueta para este envío solamente (las opciones generales permanecen intactas) *1 - Propiedades de la hoja: Dimensiones y presentación de la hoja por defecto *2 – Propiedades de la etiqueta: Tamaño y numero de copias por defecto de las etiquetas. *3 – Propiedades del texto: Tamaño, color y tipo de fuente. *4 – Opciones: Funciones especiales tales como código de barras, uso de mayúsculas o impresión de direcciones primarias, secundarias u otras en las etiquetas *5 – Posición de inicio: Seleccione fácilmente la posición desde la cual empezar a imprimir las etiquetas. Cree un registro de mercadeo creando un remitente para cada

perfil incluido

Tanto si se trata de imprimir una sola etiqueta como un gran numero de ellas, ClientBase le hace fácil registrar el hecho de que ha enviado correspondencia a su cliente. Cuando usted haga clic sobre Imprimir, se le pedirá crear un Remitente. También desde la pantalla de vista previa de impresión usted puede hace clic sobre Crear remitente para automáticamente crear un Remitente para cada cliente incluido en sus resultados. ¡Siempre cree un remitente! Tanto si se trata de 1 o de 500 resultados, un remitente individual será adjuntado a cada perfil para registro. Los remitentes son vistos desde cada perfil de cliente haciendo clic sobre la pestaña de Actividades y también pueden ser buscados desde el Administrador de actividades por fecha o asunto. Imprima las etiquetas

Desde la pantalla de vista previa, un botón de Configuración de impresión esta disponible para definir la configuración de impresión y un botón de Imprimir para efectivamente enviar sus etiquetas a la impresora. ¡Es realmente así de simple!

PASO TRES

PASO CUATRO

Imprima cartas personales rápida y

fácilmente con Plantillas de documentos

Enviar cartas personales frecuentemente ayuda a construir relacionas mas sólidas con los clientes. Esto es algo que ClientBase hace de la mejor manera. Algunas Plantillas de documentos ya vienen con el programa y han sido personalizadas de modo que su agencia encuentre fácil imprimirlas. Usted puede agregar sus propios documentos y crear una “librería” central de documentos que cualquier agente o sucursal podría usar. La velocidad y facilidad de esta herramienta le da a los agentes razones para ser mas pro-activos en sus comunicaciones con sus clientes. Ejemplo: En menos de dos minutos, un agente puede imprimir una

“Carta de bienvenida” personalizada y enviarla a un cliente que esta

volviendo de sus vacaciones. Otro ejemplo: Una vez a la semana usted

busca por todos los clientes de la agencia, usando la fecha de creación

como criterio. Desde los resultados de la búsqueda usted puede instantáneamente crear una nota de bienvenido a la agencia y en

segundos tener todas las cartas personalizadas e impresas.

Busque en la base de datos los perfiles deseados

Usando alguno de sus Administradores de archivos, busque en su base de datos para localizar el o los perfiles para los cuales quisiera generar cartas. Haga clic sobre Cartas en la barra de herramientas si esta dentro de un perfil, o diríjase a Archivo/Unir a /Plantillas de documentos. Si lo selecciona desde la pantalla de resultados, el sistema le preguntara que resultados quiere incluir: Resultados actuales, Resultados seleccionados o Re-query. Si usted elije Resultados actuales, el sistema incluye todos los perfiles actualmente desplegados en su búsqueda. Si elige Resultados seleccionados, el sistema incluirá aquellos perfiles que han sido marcados o resaltados en la pantalla de resultados (Seleccione perfiles específicos resaltándolos, puede hacer esto presionando ctrl. Y haciendo clic sobre los perfiles deseados). Si usted selecciona Re-query, el sistema lo llevara a una pantalla de búsqueda de Nivel 2 en su administrador actual de modo que pueda buscar nuevamente los resultados que desea. . Seleccione una plantilla (la carta que quiere imprimir)

Justo sobre el área donde usted selecciona que registros incluir hallara un campo llamado Plantillas de documentos. Un menú desplegable listando plantillas de documentos aparecerá aquí para que usted elija. Navegue por las opciones y vea una vista previa antes de seleccionar una. Esta lista de documentos es compartida por todos los agentes. Haga cualquier cambio necesario

Para hacer cambios a solo uno de los documentos, muévase con las flechas hasta ese documento y haga cualquier cambio que desee desde la pestaña de documentos. Para hacer cambios a todos los documentos, haga clic en la pestaña de Plantillas, haga los cambios que desee y presione Actualizar. Esto cambia todos los documentos incluidos en esta búsqueda en particular, pero no cambia permanentemente las plantillas definidas globalmente. Note que otras opciones en la barra de herramientas de Plantillas le permiten cambiar el color del texto, alineación, estilo, tamaño y fuente. Usted puede agregar contenido en el encabezado y/o pie de pagina del documento. Hay también un botón llamado Insertar Campo que le permite ubicar contenido de otros campos de perfil en la plantilla. Practique con esta configuración si lo desea, pero cuando tenga los cambios listos, haga clic sobre Actualizar.

Rápidos pasos para imprimir cartas personalizadas

PASO UNO

PASO DOS

PASO TRES

Cree un registro de mercadeo creando un remitente para

cada perfil

Tanto si imprime una carta desde un perfil, o un gran numero de cartas desde resultados de búsqueda, ClientBase hace sencillo registrar que usted ha enviado algo a su cliente. Cuando usted presiona Imprimir, sera interrogado sobre si desea crear un Remitente. Tambien desde la pantalla de impresión, usted puede hacer clic en Crear remitentes para automáticamente crear remitentes para cada cliente incluido en los resultados. Tanto si hay un solo resultado o 500, un remitente individual será adjuntado a cada perfil para registro. Los remitentes pueden ser vistos desde el perfil del cliente haciendo clic sobre la pestaña de Actividades, así como buscados e impresos a partir del Asunto o Fecha desde al Administrador de actividades. Imprima los documentos

Si usted quiere cambiar la configuración de impresión, haga clic sobre el icono de Configuración de impresión, configure sus opciones de impresión como desea, y presione OK. Una vez listo para imprimir, haga clic sobre el icono con la impresora para imprimir los documentos.

Nota Importante: Cree también corres electrónicos que sean utilizados con frecuencia. Estos también pueden ser acezados al momento de enviar correos personales o generales a los clientes. Comience con el nombre del archivo con Email, por ejemplo, de modo que todos aparezcan juntos al buscar por documentos predefinidos.

PASO CUATRO

PASO CINCO

Ahorre tiempo y duplicaciones con Unir a

PNR

No mas múltiples entradas o bases de datos. Clientbase provee a sus agentes con la capacidad de mover información (mantenida en el perfil de ClientBase) a su PNR en Sabre. Siéntese y vea su base de datos crecer, y a usted mismo volverse mas eficiente usando su base de datos de mercadeo para crear PNRs. Se sorprenderá de lo rápido que la información de clientes existentes es actualizada, y de lo rápido que la información de nuevos clientes se agrega a su base de datos, cuando los agentes la usan como su fuente para crear PNRs. Además, vea la fidelidad de sus clientes crecer cuando los agentes agregan la información directamente en el PNR sin estar preguntando la misma información una y otra vez. Ejemplo: Gabriel Pereira llama a su agencia para reservar algunos vuelos

a Río de Janeiro. Su agente, Susana, primero localiza el perfil de Gabriel

en su base de datos (ClientBase) y verifica el teléfono y dirección

actuales. Una vez confirmados, ella hace clic sobre Unir a PNR y en unos segundos tiene el PNR listo con toda la información necesaria de

Gabriel.

Llame al perfil del cliente.

Use la búsqueda de Nivel 1 en el Administrador de perfiles para llamar el perfil del cliente. Verifique que la dirección postal y el teléfonos sean los correctos. Haga clic sobre el icono Unir a PNR

Haga clic sobre PNR localizado en la barra de herramientas Seleccione la información a ser incluida.

Coloque un tilde junto a cada pieza de información que quisiera incluir en el PNR en construcción. Haga clic sobre Siguiente cuando los ítems estén seleccionados. Revise las entradas de formatos y termine.

Revise la información de formatos a ser enviada a Sabre. Haga cualquier cambio necesario y haga clic sobre Terminar para transferir la información al nuevo PNR. Cambie a Sabre para ver su PNR

Use Alt-Tab o la barra de Windows para volver a Sabre y desplegar su PNR.. Toda la información del cliente seleccionada en ClientBase será desplegada en un PNR nuevo. ClientBase viene con tablas de formatos al nivel de pasajero, perfil, agente y sucursal. Estas tablas le dan la oportunidad de capturar cualquier entrada de PNR o remark que quisiera incluir al enviar información a Sabre. Diríjase a la pestaña PNR en el perfil, en Familiares/Empleados o en Agentes.

Para capturar entradas de PNR relacionadas a un perfil, agente o pasajero (como remarks en general, pedidos de comidas especiales, preferencias en aéreo, hotel o automóvil, etc.) se han incluido pestañas a nivel de perfil y familia/empleados. Use Agregar, Modificar o Eliminar para mantener entradas especificas de PNR para cada pasajero. No hay limite para el numero de formatos agregados a estas tablas.

Rápidos pasos para convertir un perfil en un PNR

PASO UNO

PASO DOS

PASO TRES

PASO CUATRO

PASO CINCO

Rápidos pasos para crear entradas de PNR

PASO UNO

Presione sobre Agregar y llene los siguientes campos:

CRS: Elija su CRS desde la lista desplegable.

Descripción de la entrada: Ingrese una descripción libre.

Entradas que siempre se moverán: Tildando este box, la entrada siempre se moverá cuando ejecute un movimiento hacia el GDS. Si este cuadro no es tildado, usted podrá mover este formato cada vez que quiera especificándolo. Asignar posición de nombre: Si tilda esta opción, el sistema agregara automáticamente el numero de posición del nombre en las entradas del PNR, por ejemplo: 3SSRVGML-1.2

Desplegar en la pantalla de selección: Si tilda esta opción, el formato será automáticamente mostrado en la pantalla de selección cuando use Unir a PNR.

Entrada de PNR: Ingrese el formato de la misma manera que lo haría en su sistema de reservas. Haga clic sobre OK para guardar.

PASO DOS

Correo electrónico, la comunicación del s.

XXI

Su agencia ha construido una valiosa base de datos mediante la recolección sistemática de información sobre sus clientes. ¡Ahora es tiempo de poner esa información a trabajar para usted! Ahorre tiempo valioso usando ClientBase para comunicarse a través del correo electrónico, permitiéndole enviar un mismo correo a cualquier numero de perfiles al mismo tiempo. Ejemplo: Su agencia recibe una promoción de cruceros de lujo por Brasil

a un precio único. Necesita notificar a todos sus cruceristas de lujo tan

pronto sea posible para que puedan aprovechar esta oferta. El agente

Miguel Fernández localiza primero todos los clientes interesados en cruceros con un perfil de lujo cargados en su base de datos usando una

búsqueda de Nivel 2. Miguel revisa los resultados y hace clic sobre Unir

a E-mail en la barra de herramientas. El escribe los detalles del crucero en el correo electrónico (o puede usar una plantilla predefinida), y luego

hace clic sobre “Enviar todos”, y en unos minutos, cada cliente de lujo

es notificado sobre esta gran promoción.

Configure su correo electrónico como MAPI o SMTP

Hay dos opciones disponibles de correo electrónico para usar en ClientBase. MAPI (Messaging Application Protocol Interface) y SMTP (Simple Mail Text Protocol). MAPI requiere ser usado con programas de correo electrónico tales como Microsoft Ourlook, Microsoft Express, Netscape y Eudora. Los correos electrónicos enviados con esta opción no tienen la funcionalidad de formato de texto, a pesar que puede enviar plantillas de documentos. La opción de SMTP ofrece dos beneficios: no requiere un programa compatible de correo electrónico, y con esta opción, usted puede dar formato al texto, aun usar HTML, tanto como plantilla de documentos embebidos en su mensaje de correo electrónico. La opción de usar o MAPI o SMTP como su método de envío esta localizada en la configuración de cada usuario, pero puede ser anulada al nivel de la estación de trabajo. Llame a los perfiles de clientes apropiados

Utilice en Nivel 1, 2 o 3 de búsqueda en el Administrador de perfiles para llamar los perfiles de clientes apropiados. Verifique los perfiles que ha buscado en la pantalla de resultados, y que las direcciones de correo electrónico son validas. Solo el correo electrónico marcado como primario se utiliza en la aplicación Unir a correo electrónico. Presione el botón de Unir a E-mail

Presione sobre el botón Mover a email localizado en la barra de herramientas del Administrador de perfiles, o diríjase a Archivo/Unir a/Email

Escriba el mensaje de correo electrónico y envíelo a todos

los perfiles seleccionados

Para la opción MAPI, escriba el mensaje a ser enviado a todos los perfiles seleccionados, o elija la Plantilla de documento apropiada. Haga clic en crear Remitente para crear un registro de cada persona a la que le esta enviado este correo, y luego presione Enviar todos para enviar el correo completo a todos los perfiles seleccionados. Para la opción SMTP complete los siguientes campos: Prioridad: Seleccione un nivel de prioridad desde el menú desplegable que puede ser Altísimo, Alto, Normal, Bajo o Bajísimo.

Modo: Permite seleccionar como quiere dar formato al cuerpo del mensaje. Sus opciones incluyen:

Rápidos pasos para crear una campaña de correo electrónico

PASO UNO

PASO DOS

PASO TRES

PASO CUATRO

Texto formateado: Esto le permite escribir libremente su mensaje ingresando el texto y usando su barra de herramientas para darle el formato deseado. Si algún vinculo será incluido en su mensaje, reálcelo y haga clic sobre el botón Hipervínculo en la barra de herramientas para darle el formato adecuado. Plantilla de documentos: Esto le permite completar su mensaje usando sus Plantillas de documentos global. Use Cargar plantillas de documentos para seleccionar desde una lista de plantillas generales o use Insertar campos para insertar campos en una combinación libre. HTML crudo: Esto permite pegar HTML crudo en el cuerpo de su mensaje. ClientBase no viene con un editor de html de modo que usted bien puede usar una herramienta como FrontPage o Dreamweaver para crear html, o puede hacer clic derecho en cualquier pagina html, copiar el contenido en el clipboard de Windows y luego pegarlo en la pestaña de html crudo. Texto simple: Ingrese su texto sin ningún formato. Este mensaje puede ser visto por todos los destinatarios de correo, sin importar su servicio de correo electrónico. Vista previa : esta disponible para todos los correos electrónicos y permite revisar su mensaje en su formato definitivo antes de enviarlo. Tenga presente que las posibilidades del cliente de ver html dependen del servicio de correo electrónico usado por el mismo. Si html no puede ser visto por alguno de los destinatarios, entonces solo para esos destinatario el correo se transformara en texto simple. Nota: ¿Quisiera testear el correo que esta por enviar? En SMTP, haga clic en Configuración de SMTP y presione Test. Para mantener un histórico sobre los correos enviados, asegúrese de crear un Remitente en cada caso. Estos remitentes crean un registro de cada correo enviado en el perfil del cliente.

Entendiendo su base de datos con

Reportes de ClientBase

Los sistemas informáticos solo pueden reportar sobre la información agregada en el sistema. El menú de Reportes en ClientBase le provee con una visión a vuelo de pájaro de su base de datos para medir que tanta relevancia de la información recolectada. Use reportes para planificar sus actividades de mercadeo, mantener controles de calidad y entrenar a sus agentes en el ingreso de la información que usted necesita para cumplir sus objetivos. Ejemplo: Su agencia ha estado usando ClientBase por varios meses.

Usted quiere hacerse una idea de los nichos específicos de sus clientes

de placer, de modo de planificar su estrategia de mercadeo. Usted

ejecuta una búsqueda de Nivel 1 en el Administrador de perfiles y

seleccione todos sus clientes de placer. A continuación haga clic sobre

Reportes/Reportes de perfil/Estadísticas/Estadísticas de mercadeo para

obtener un reporte de las categorías y códigos de mercadeo de sus

clientes. Las estadísticas descubren un nicho de buceadores. Armado con esta información, arma un paquete de buceo fantástico y comienza

a comercializarlo con estos clientes.

Llame los perfiles o actividades con propósito de emitir un reporte.

Use búsquedas de Nivel 1, 2 o 3 en el Administrador de actividades o de perfiles para traer la información que usted desea. Verifique la información en la Pantalla de resultados. Haga clic sobre el menú Reportes Haga clic en Reportes y elija entre Perfiles, Actividades, Inventario o ResCard. El sistema le da opciones especificas sobre los resultados a incluir: Resultados Actuales / Resultados seleccionados / Buscar otra vez. Si selecciona Resultados actuales el sistema incluye todos los perfiles actualmente desplegados en la pantalla de resultados. Si selecciona Resultados seleccionados el sistema incluye solo aquellos resultados que han sido seleccionados o realzados en su pantalla de resultados (Elija perfiles específicos realzando los perfiles que quiere incluir presionando Ctrl. Constantemente mientras hace clic sobre los perfiles deseados). Si usted elija Buscar otra vez (Re-query) , el sistema lo lleva a una búsqueda Nivel 2 para que usted pueda volver a buscar los perfiles deseados. Seleccione el reporte y ejecútelo

Luego de hacer clic sobre el reporte que desea, los resultados aparecerán listos para impresión en una pantalla de vista previa. Elija en numero apropiado de copias y la impresora correcta en Configuración de impresión y luego seleccione OK. Dato: El reporte que se ejecuta sobre Resultados actuales de búsqueda se imprime tal y como se ve en la pantalla de resultados. Presione Columnas para seleccionar las columnas que usted quiere que aparezcan en el reporte. Usando las flechas de arriba y abajo, ponga las columnas en el orden que usted quiera que aparezcan en el reporte. Haga clic sobre Ordenar por columnas para seleccionar hasta 3 criterios para ordenar los resultados de la búsqueda en orden ascendente o descendente. Si usted prefiere personalizar la búsqueda desde la pantalla de resultados, use su ratón para mover columnas donde usted las quiere, y presione <Shift> mientras hace clic en el cabezal de una columna para ordenarla en orden ascendente, o haga clic otra vez para hacerlo en orden descendente. Hay docenas de reportes extras en nuestro sitio web. Haga clic en el vinculo de Trams Crystal Reports cuando lo vea y encontrar instrucciones sobre como usar estos reportes.

Rápidos pasos para crear reportes con ClientBase

PASO UNO

PASO DOS

PASO TRES