CONSULTA Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Se pueden ver tres tipos de consultas: * De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón * De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla * De acción: altera el contenido de registros en una única operación Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos: * Elegir campos específicos de tablas específicas; * Seleccionar informaciones vía criterios; * Mostrar las informaciones en varios órdenes; * Obtener datos de varias tablas simultáneamente; * Calcular totales; * Crear formularios e informes; * Crear otras consultas y gráficos. Generar una nueva consulta La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y seleccionando la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que permite elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O se puede montar la consulta a través del modo Vista Diseño o utilizando los asistentes. Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y seleccione el botón Agregar. Adicionar campos a la consulta. Se pueden seleccionar los campos de la tabla apretando simultáneamente SHIFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior. Creación de campos calculados o virtuales mediante expresiones. Un campo calculado es un campo que no se almacena en ninguna tabla, por tanto es un campo virtual no real cuyo valor depende de otro campo real de alguna tabla. La idea es sencilla: el valor de algún campo real lo utilizamos para crear otro campo virtual que se almacena en la consulta como expresión. Los campos calculados no incrementan el tamaño de las tablas ya que no se almacena sino que se calcula al ejecutar la consulta.

Grabar e imprimir consultas. Para grabar la consulta, se usa las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del menú Archivo. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar varias tablas a la vez. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para remover todos los campos de la planilla use la opción Borrar cuadrícula del menú Edición. El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos puntos. Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad. Relaciones en Access. Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones:

Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza.

Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa.

Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1.