Aspecte privind introducerea informatizării la „ CLUBUL COPIILOR ŞI ELEVILOR MEDIAŞ ”

Introducere

Conducerea oricărei organizaţii, atât în ansamblul ei, cât şi la nivelul diferitelor unităţi organizatorice, presupune cunoaşterea permanentă şi în detaliu a mediului său exogen şi endogen. Cunoaşterea exactă şi oportună a tot ceea ce se întâmplă în organizaţie, dar şi în afara acesteia (respectiv în macromediu şi micromediu) reprezintă o necesitate pentru organizaţiile care vor să supravieţuiască în condiţiile concurenţei acerbe cu care se confruntă pe piaţă. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla şi adopta decizii, managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se află, au nevoie de informaţii. Din perspectivă sistemică, o organizaţie reprezintă un sistem ce are în componenţa sa mai multe subsisteme, care, la rândul lor, pot fi privite ca şi sisteme – conducătoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activităţile dintr-o organizaţie, subsistemul conducător solicită subsistemului informaţional anumite informaţii care să descrie procesele, fenomenele şi evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaţional. El stabileşte legătura permanentă şi feed-back-ul între toate componentele organizaţiei, cât şi între organizaţie şi mediul exogen. În prezent o organizaţie bazată pe informaţie poate fi întemeiată şi fără o tehnologie avansată de procesare a datelor, dar, pe măsură ce organizaţia se implică în procesul de creare şi utilizare computerizată a informaţiei, structura organizatorică, procesele decizionale şi modul de realizare a activităţilor se îmbunătăţesc vizibil. Sistemul informaţional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere, însă pot exista situaţii când sistemul manual nu mai poate realiza eficient şi fără eroare, o sarcină datorită complexităţii acesteia sau a interdependenţei cu alte activităţi, şi atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară. Sistemul informatic este o componentă a sistemului informaţional şi anume acea parte a acestuia care preia şi rezolvă sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere şi stocare a datelor cu ajutorul sistemelor de calcul. Resursele umane au un rol foarte important în cadrul sistemului informaţional ele fiind deţinătoare de informaţii, stricte de natură umană, care nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendinţa actuală de restrângere a mijloacelor manuale şi mecanizate şi extinderea masivă a ponderi sistemului informatic în cadrul celui informaţional.1

1 Prof.dr. Mihăescu Liviu curs “Tehnologia informatiilor si fundamentarea deciziilor de firma”

1

Prezentarea instituţiei

Informaţii generale

Instituţiile publice îşi desfăşoară activitatea de regulă în domeniile (învăţământ, securitate naţională, sănătate, ordine publică) având drept scop satisfacerea unor nevoi generale ale populaţiei. Palatele şi Cluburile copiilor reprezintă forma de învăţământ preuniversitar în care se realizează educaţia non-formală a copiilor. Acestea sunt instituţii de învăţământ în care se desfăşoară activităţi instructiv educative specifice, prin care se aprofundează şi se completează cunoştinţe, se dezvoltă aptitudini potrivit vocaţiei şi opţiunii copiilor, se organizează petrecerea timpului liber prin programe educative monitorizate de specialişti. Din categoria acestor instituţii publice face parte şi Clubul Copiilor şi Elevilor Mediaş. Clubul Copiilor şi Elevilor din Mediaş este amplasat în cartierul Gura-Câmpului, pe strada Nucului nr.5, într-un cadru liniştit şi propice desfăşurării activităţilor practice extraşcolare specifice cercurilor din cadrul clubului. A fost înfiinţat în anul 1959 în clădirea unui fost conac boieresc şi se află situat în partea nordică a cartierului, într-o zonă liniştită, ferită de traficul intens al şoselelor şi cu foarte multă verdeaţă în jur. Clubul Copiilor şi Elevilor este o unitate de învăţământ cu activităţi extraşcolare care instruieşte atât elevii din clasele I-XII de la toate unităţile şcolare din întreg municipiul, cât şi copii preşcolari din grădiniţele din cartier. La activităţile clubului participă într-un număr mai restrâns şi elevii din şcoala specială, iar procesul instructiv-educativ se desfăşoară în limba română. Prezentarea activităţii clubului

În Clubul Copiilor şi Elevilor Mediaş, prin conţinutul bogat şi variat al activităţilor desfăşurate, cercurile oferă posibilităţi informative şi formative multidirecţionale nelimitate, contribuind la orientarea generală, realist - ştiinţifică a elevilor, oferindu-le posibilitatea de a petrece o parte din timpul lor liber în mod util şi recreativ. Activitatea didactică se desfăşoară în cercuri, ateliere, cabinete, laboratoare, sală de gimnastică, cu grupe de iniţiere, avansate sau de performanţă. Toate activităţile din cadrul clubului se desfăşoară în afara orelor de curs din şcoli, în timpul liber al elevilor şi se împarte pe cercuri, fiecare cerc având specificul său. Astfel în club funcţionează 11 cercuri şi anume:

- ATELIERUL FANTEZIEI;- AGROBIOLOGIE;- TEATRU ŞI TEATRU DE PĂPUŞI;

2

- CHIMIE EXPERIMENTALĂ;- INFORMATICĂ;- MUZICĂ;- DESEN;- CREAŢIE CONFECŢII;- BALET – DANS MODERN;- KARTING;- SCULPTURĂ ÎN LEMN.

Structura ierarhică

Structura ierarhică a clubului este formată din totalitatea subdiviziunilor organizatorice subordonate gradual Consiliului de administratie. Astfel la nivelul superior al conducerii clubului se află Consiliul de administraţie, apoi la nivelul următor directorul clubului, la următorul nivel regăsim Consiliul Profesoral şi la ultimul nivel serviciul administrativ, după cum se poate vedea în următoarea schemă:

Nivel 1 Consiliul de administraţieNivel 2 DirectorNivel 3 Consiliul ProfesoralNivel 4 Administrativ ( Administrator Financiar, îngrijitoare, paznici, mecanic de întreţinere).

Resursele umane

În anul şcolar 2011-2012, numărul total de posturi este de 15,5 toate fiind finanţate de Inspectoratul Şcolar Judeţean Sibiu. Pentru ca procesul de predare-învăţare să se ridice la un nivel cât mai înalt, este nevoie în permanenţă de perfecţionare şi în acest sens cadrele didactice sunt direct preocupate de propria lor perfecţionare. Astfel la nivelul instituţiei noastre posturile sunt structurate astfel:

Nr.crt.

Posturi Total din care Ocupate %

1. Didactice 11 11 70,97Titulari 8 8 45,16Suplinitori calificaţi 3 3 25,81Suplinitori necalificaţi - - -

2. Didactice auxiliare 1 1 6,453. Nedidactice 3,5 3,5 22,58Total general 15,5 15,5 100

3

Din tabelul prezentat rezultă următoarea situaţie statistică:

Numărul total de cadre didactice -11- Numărul de titulari – 8- Numărul de suplinitori calificaţi – 3- Numărul de cadre didactice gradul I – 3- Numărul de cadre didactice gradul II – 5- Numărul de cadre didactice gradul definitivat – 3- Numărul de cadre didactice debutante – 0

Personalul didactic auxiliar este reprezentat printr-un singur post de administrator financiar. Având în vedere că nu există post de secretar şi administrator, administratorul financiar preia toate activităţile specifice unui post de secretar în cluburi.

Personalul nedidactic este reprezentat de:- 1 post de mecanic întreţinere;- 2 posturi de paznici;- 0,5 post de îngrijitoare.

Efectivele de elevi înscrişi la club

La începutul fiecărui an şcolar, în Clubul Copiilor şi Elevilor se înscriu elevii care doresc să-şi ocupe timpul într-un mod util. Astfel pentru a-i atrage pe copii la activităţile din club s-au elaborat proiecte strategice, iar tematica orelor din cadrul cercurilor a fost adaptată particularităţilor de vârstă ale elevilor şi nivelului de cunoştinţe ale acestora, în vederea modelării personalităţii copilului şi adolescentului. Deschiderea anului şcolar la cluburi şi palate este după începerea cursurilor la şcolile şi grădiniţele din oraş pentru a putea fi informaţi şi îndrumaţi copiii în legătură cu activităţile din cadrul cercurilor din cluburi şi palate. Înscrierile se fac în şcoli şi grădiniţe unde se deplasează cadrele didactice, dar se mai pot face şi pe parcursul anului şcolar având în vedere că mulţi renunţă din cauza programului din şcoală. Efectivele de elevi înscrise pe cercuri se prezintă astfel:

Nr.crt.

CERCUL TOTAL ELEVI

1. AGROBIOLOGIE 1052. ATELIERUL FANTEZIEI 1163. BALET – DANS MODERN 1354. CHIMIE EXPERIMENTALĂ 925. CREAŢIE CONFECŢII 115

4

6. DESEN 967. INFORMATICĂ 1458. KARTING 1409. MUZICĂ 10310. TEATRU 9511. SCULPTURĂ ÎN LEMN 125

Total elevi 1267

A naliză comparativă privind situaţia existentă în club inaintea informatizării şi după aceea

Situaţia existentă în club înaintea introducerii informatizării

Înainte ca sistemele informatice să fie implementate în activitatea clubului, toate activităţile clubului se desfăşurau pe alte coordonate. Evidenţa resurselor umane, respectiv numărul cadrelor, competenţele lor, încadrările lor, toate informaţiile care trebuie specificate în cărţile de muncă, se ţinea prin înscrisuri pe suport de hârtie. În ceea ce priveşte aspectul financiar al activităţii clubului, adică pontajele, salarizările, înregistrările în contabilitate, bilanţul, putem spune că toate aceste activităţi se făceau manual si erau stocate pe suport de hârtie. Acest activităţi necesitau un volum mare de munca precum şi un număr mare de angajaţi, ceea ce presupunea costuri mai ridicate cu forţa de muncă. Căutarea, selectarea şi transmiterea informaţiilor de către cadrele situate la un nivel inferior către cadrele situate la un nivel superior era anevoioasă. Accesul la informaţiile din mediu exogen era greoi. Directivele şi reglementările venite din partea forurilor superioare din învăţământ erau primite prin telefon sau prin poştă. Clubul îşi făcea cunoscută oferta în ceea ce priveşte numărul şi specificul cercurilor trimiţându-şi cadrele la unităţile şcolare din teritoriu, această activitate necesitând un volum mare de resurse umane precum şi un interval mare de timp. Se poate observa că fluxurile informaţionale din interiorul unităţii atât cele verticale cât şi cele orizontale şi oblice aveau viteză de deplasare redusă şi cost ridicat. Acelaşi lucru îl putem spune şi despre fluxurile informaţionale cu exteriorul.

Situaţia în club după introducerea informatizării

La fel ca în toate instituţiile şi în toate domeniile de activitate şi în Clubul Copiilor şi Elevilor Mediaş a pătruns informatizarea, s-au implementat sisteme

5

informatice care au dus la dinamizarea activităţii clubului şi la o mai bună circulaţie a fluxurilor informatice. Unul dintre sistemele inteligente a fost implementat în cadrul compartimentului financiar contabil de la Clubul Copiilor şi Elevilor Mediaş acesta fiind „eXpert Bugetar – Contabilitate” furnizat de „Adi Com Soft” , firmă specializată în software pentru instituţiile bugetare. În cadrul programului „eXpert Bugetar” sunt implementate următoarele aplicaţii :

Contabilitate Salarizare Diplome

CONTABILITATE

1. Contabilizarea facturilor de bunuri, servicii, imobilizări:o Înregistrarea facturiloro Plata facturiloro Înregistrarea consumului

Operaţiuni efectuate de utilizator: preluarea datelor de identificare ale furnizorului preluarea datelor de identificare ale facturii preluarea articolelor facturate cu selectarea articolului bugetar de la care

se efectuează plata şi selectarea tipului de înregistrare repartizarea cantităţilor aprovizionate pe magazii (la configurarea

gestiunilor şi magaziilor, fiecare magazie creată este asociată unei activităţi astfel încât, în momentul repartizării cantităţilor aprovizionate pe magazii, aplicaţia „ştie” de la ce activitate va fi efectuată plată)

Operaţiuni şi documente efectuate automat de aplicaţie: cont analitic pentru furnizorul introdus, în scopul conducerii evidenţei

analitice a furnizorului notă contabilă asociată fişa de cont analitic, operarea în fişele de cont sintetice ale conturilor

implicate, a înregistrării contabile generate actualizarea registrelor de contabilitate şi a balanţelor de verificare

sintetice şi analitice cu operaţiunea efectuată operarea facturii în jurnalul de cumpărări operarea facturii în Registrul pentru evidenţa documentelor şi

operaţiunilor supuse vizei de control preventiv notă de recepţie şi constatare de diferenţe pentru articolele recepţionate fişe de magazie şi fişe de cont analitic pentru valori materiale pentru

articolele recepţionate şi operarea intrărilor în fişe

6

actualizarea balanţei analitice, a stocurilor şi a listei de inventariere cu intrările efectuate

propunerea de angajare a unei cheltuieli, angajamentul bugetar pentru factura prelucrată, cu calculul automat al disponibilului de credite pe structura clasificaţiei bugetare şi operarea simultană a angajamentelor bugetare şi legale pe conturile de clasă 8 în afara bilanţului, în Registrul pentru evidenţa documentelor şi operaţiunilor supuse vizei de control financiar preventiv.

2. Contabilizarea venituriloro Introducerea încasărilor zilnice în fiecare cont şi pe fiecare

contribuabilo Operarea în fişele de cont sintetice şi analitice

Operaţiuni efectuate de utilizator: integrarea bazei de date pentru selectarea contribuabilului introducerea încasărilor zilnice în fiecare cont de venit şi pe fiecare

contribuabil, cu selectarea modului de încasare

Operaţiuni şi documente efectuate automat de aplicaţie: dispoziţii de plată/încasare; chitanţe de încasare; ordine de plată; registru

de casă evidenţierea încasărilor pe fiecare tip de venit din clasificaţia bugetară evidenţierea plăţilor (contribuabililor) care au achitat obligaţiile datorate

(pentru fiecare debitor rezultă automat debitul) preluarea şi generarea borderourilor note contabile asociate operarea în fişele de cont sintetice şi analitice actualizarea registrelor de contabilitate şi a balanţelor de verificare

sintetice şi analitice cu operaţiunile efectuate

3. Contabilizarea salariiloro Transpunerea automată a centralizatoarelor statelor de salarii pe

activităţi pentru structura clasificaţiei bugetare

Operaţiuni efectuate de utilizator: prelucrarea salariilor lunare curente (pontaje, prime, sporuri, reţineri) introducerea datelor pentru contabilizare (data evidenţierii cheltuielilor,

data efectuării viramentelor, data ridicării numerarului)

Operaţiuni şi documente efectuate automat de aplicaţie: tratarea centralizatoarelor de salarii pe activităţi, pe structura clasificaţiei

bugetare

7

note contabile asociate pentru: înregistrarea cheltuielii cu salariile; înregistrarea reţinerilor din salarii; efectuarea viramentelor; ridicarea în numerar şi achitarea restului de plată

operarea în fişele de cont sintetice şi analitice a înregistrărilor contabile generate

actualizarea registrelor de contabilitate şi a balanţelor de verificare sintetice şi analitice

operarea în fişele pentru operaţiuni bugetare a înregistrărilor efectuate propunerea de angajare a unei cheltuieli, angajamentul bugetar pentru

centralizatoarele prelucrate, cu calculul automat al disponibilului de credite pe structura clasificaţiei bugetare şi operarea simultană a angajamentelor bugetare şi legale pe conturile de clasă 8 în afara bilanţului, în Registrul pentru evidenţa documentelor şi operaţiunilor supuse vizei de control financiar preventiv

ordinele de plată pentru efectuarea viramentelor şi operarea simultană a acestora în Registrul pentru evidenţa ordinelor de plată

ordonarea, cu calculul automat al disponibilului de credite pe structura clasificaţiei bugetare şi operarea simultană a acesteia în Registrul pentru evidenţa documentelor şi operaţiunilor supuse vizei de control financiar preventiv.

4. Alte facilităţi oferite de aplicaţieo Preluarea automată a soldurilor anului precedento Generarea automată a notelor contabile

prelucrarea automată a soldului anului precedent generarea automată a notelor contabile pentru închiderea lunară/

trimestrială/ anuală a conturilor de venituri şi cheltuieli, operaţiune reversibilă care poate fi actualizată în orice moment

permite conducerea evidenţei contabile pe activităţi, cu posibilitatea obţinerii unei balanţe cumulate pentru toate activităţile

generarea automată a situaţiilor financiare trimestriale, întocmite potrivit Ordinelor Ministerului Finanţelor Publice nr. 1719/2005 şi nr. 616/2006, cu verificarea automată a tuturor corelaţiilor şi avertizarea utilizatorului asupra corelaţiilor care nu sunt respectate

generarea automată a Situaţiei privind monitorizarea cheltuielilor de personal conform O.M.F. nr. 166/21.02.2006

5.Centralizarea situaţiilor financiare trimestrialeo Bilanţul generat automat cu verificarea tuturor corelaţiilor

Operaţiuni efectuate de utilizator: exportul datelor în vederea centralizării

8

Operaţiuni şi documente efectuate automat de aplicaţie:a) Bilanţulb) Contul de rezultat patrimonial – detaliat pe activităţi (din bugetul local;

din venituri proprii; subvenţii; transferuri; credite interne sau externe)c) Cont de execuţie – venituri pentru activităţi finanţate (din bugetul local;

din venituri proprii; subvenţii; transferuri; credite interne sau externe); cheltuieli – cont de execuţie detaliat pe capitol, subcapitol, articol, alineat, pentru activităţi finanţate (din bugetul local; din venituri proprii; subvenţii; transferuri; credite interne sau externe)

d) Situaţia fluxurilor de Trezoreriee) Situaţia activelor fixef) Situaţia trimestrială şi anuală a creanţelor şi datoriilor pe surse de

finanţareg) Situaţia trimestrială a plăţilor restante pe surse de finanţare h) Situaţia veniturilor şi cheltuielilor instituţiilor publice

SALARIZARE

o Stat de plată cu coloane distincte indiferent de numărul acestorao Stat de funcţiuni pentru Inspectoratul Şcolar Judeţean o Listă de avans chenzinal o Fluturaşi foarte explicit care reprezintă exact statul de plată al

salariatului o Centralizator salariio Preluare automată a declaraţiilor lunare pentru Casa de Pensiio Preluare automată a declaraţiilor lunare pentru Şomajo Preluare automată a declaraţiilor lunare pentru Sănătateo Centralizare automată a tuturor declaraţiilor în cazul centrelor

bugetareo Preluare automată a sumelor de plată pe carduri pentru orice bancă

respectând structura impusă de aceasta, listare borderou şi copiere pe dischetă

o Centralizare automată pe bănci, în cadrul centrelor bugetare, pentru întocmirea unui singur borderou respectiv o singură dischetă/bancă

o Situaţii recapitulative pentru Trezorerie pe surse de finanţareo Preluare automată fişe fiscale, listare şi copiere pe dischetăo Centralizare şi regularizare fişe fiscale pentru centrele bugetareo Arhivare totală a statelor de plată şi a tuturor situaţiilor legate de

salarizare.

9

DIPLOME

Deşi în program sunt implementate aceste aplicaţii la cluburi şi palate nu se eliberează alte diplome decât pentru premierea copiilor la concursurile privind activităţile extraşcolare.

Un alt sistem expert folosit este „Revisal” furnizat utilizatorilor de către Inspecţia Muncii. Aplicaţia este folosită pentru înfiinţarea şi completarea Registrului General de Evidenţă a Salariaţilor în format electronic şi este disponibilă pentru descărcare pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspecţiamuncii.ro. Aplicaţia conţine următoarele capitole ce vor indica modalitatea de realizare a principalelor operaţiuni:

Introducerea datelor despre angajator Introducerea datelor despre salariaţi şi contracte Actualizarea datelor despre angajator Actualizarea datelor despre salariaţi şi contracte Transmiterea registrului electronic.

Transmiterea registrului electronic se poate efectua prin două moduri:

1. Transmiterea prin depunere la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă

În acest caz transmiterea se realizează prin salvarea sau copierea fişierului generat de aplicaţia Revisal pe suport CD, dischetă sau medii de stocare USB care se depun la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă însoţit de o adresă de înaintare.

2. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspecţiei Muncii Transmiterea on-line se face prin accesarea portalului Inspecţiei Muncii http://itmonline.inspecţiamuncii.ro şi autentificarea angajatorului prin „nume utilizator” şi „parola”. Activarea accesului on-line şi obţinerea „nume utilizator” şi „parolă” se face la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul.

Am prezentat două sisteme expert implementate în sistemul informatic al clubului, care au un impact deosebit atât în activitatea clubului precum şi în sistemul său informaţional. Prezentând funcţiunile programului „eXpert Bugetar” am putut observa că acesta a dinamizat activitatea contabilă a clubului după cum urmează:

Operaţiunile contabile sunt mai rapid de realizat datorită aplicaţiilor programului.

10

Informaţiile contabile sunt stocate în format electronic ceea ce a dus la reducerea costurilor cu formularele necesare înregistrării operaţiunilor contabile.

S-au redus costurile cu forţa de muncă, nemaifiind nevoie de acelaşi volum de personal la serviciu contabilitate.

Activitatea de căutare şi selectare a informaţiilor se face mai uşor şi cu rapiditate sporită.

Cadrele din managementul superior al instituţiei au acces mai rapid şi mai uşor la informaţiile contabile, ceea ce le dă posibilitatea să ia decizii mai rapid.

La fel prezentând funcţiunile sistemului expert „Revisal” am putut observa îmbunătăţirea activităţii în privinţa datelor cu privire la resursele umane: Bazele de date sunt realizate în format electronic ceea ce duce la

reducerea costurilor cu hârtia necesară realizării acestora. La fel au scăzut costurile cu forţa de muncă fiind nevoie de personal mai

puţin. Stocarea şi organizarea datelor este mult mai bună. A crescut eficienţa în ceea ce priveşte căutarea şi selectarea informaţiilor

cu privire la personalul instituţiei.

Internetul are de asemenea un impact important în ceea ce priveşte interacţiunea cu mediul exogen, subliniind rapiditatea cu care parvin informaţiile din exterior spre instituţie dar şi cantitatea mare de informaţii disponibile. De asemenea s-a dinamizat şi comunicarea clubului cu alte foruri şi instituţii.

Analiza SWOT

Forţe: tradiţia clubului buna organizare a clubului competenţa cadrelor

Slăbiciuni: vechimea echipamentelor hardware dificultăţi în menţinerea forţei de muncă.

Oportunităţi: mediatizarea bună a activităţii clubului datorită internetului posibilitatea de a atrage cursanţi datorită interesului manifestat de copii

pentru cercul de informatică lipsa concurenţei

11

Ameninţări: reducerea fondurilor de la buget. scăderea populaţiei tinere şi natalităţii.

CONCLUZII

În urma realizării analizei comparative a situaţiei existente în club înainte de introducerea informatizării şi după aceea putem spune că implementarea sistemelor informatice în club a dus la îmbunătăţirea activităţii clubului dar şi a sistemului informaţional. Activitatea clubului a devenit mai eficientă iar informaţia se transmite mai uşor şi mai rapid atât pe verticală cât şi pe orizontală. În ceea ce priveşte legătura cu mediul exogen clubul are acces la informaţii din exterior rapid şi uşor şi de asemenea poate transmite informaţii şi comunica rapid prin intermediul internetului.

12

13