rebild kommunes administrationsgrundlag for børn og...

Rebild Kommunes administrationsgrundlag for børn og unge med særli-

ge behov

Udkast, 19. november 2013

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. INDLEDNING – OM ADMINISTRATIONSGRUNDLAGET ......................................................................................... 4

1.1. SAGSBEHANDLINGENS FORSKELLIGE FASER .................................................................................................................... 4

2. SAGSÅBNING ...................................................................................................................................................... 6

2.1. SAGSÅBNINGENS FORMÅL OG INDHOLD ........................................................................................................................ 6

2.2. LOVGIVNING SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSÅBNINGEN ....................................................................................................... 6

2.2.1. Underretningspligt og underretninger (SL §§ 153-155) .............................................................................. 6

2.2.2. Vejledningsforpligtigelse (FL § 7) ................................................................................................................ 6

2.2.3. Oplysning om tidsfrister (RL § 3) ................................................................................................................. 7

2.2.4. Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS § 5) ......................................................................................... 7

2.2.5. Samtykke (RL § 11 og PL §§ 3-7) ................................................................................................................. 7

2.3. AKTIVITETER I SAGSÅBNINGEN .................................................................................................................................... 7

2.3.1. Modtagelse og håndtering af underretninger ............................................................................................ 7

2.3.2. Modtagelse af øvrige henvendelser .......................................................................................................... 10

2.3.3. Rådgivning og vejledning i forbindelse med underretninger og henvendelser ......................................... 12

2.3.4. Vurdering af underretninger og henvendelser .......................................................................................... 13

2.3.5. Dokumentation af underretninger og henvendelser ................................................................................. 14

2.3.6. Kvittering for underretninger og tilbagemelding for henvendelser .......................................................... 15

3. SAGSOPLYSNING ................................................................................................................................................17

3.1. SAGSOPLYSNINGENS FORMÅL OG INDHOLD ................................................................................................................. 17

3.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSOPLYSNINGEN .......................................................................................... 17

3.2.1. Undersøgelses- og udredningstyper ......................................................................................................... 17

3.2.2. Borgerinddragelse (RL § 4) ........................................................................................................................ 18

3.2.3. Notatpligt (OL § 6) .................................................................................................................................... 18

3.2.4. Samtykke (RL § 11 og PL §§ 3-7) ............................................................................................................... 18

3.2.5. Ingen oplysningspligt (RL § 11) ................................................................................................................. 18

3.2.6. Tilstrækkelig oplysning af sagen (FL § 32, RL § 10 og PL § 5) .................................................................... 18

3.2.7. Aktindsigt (FL § 12) ................................................................................................................................... 18

3.2.8. Tavshedspligt (FL §§ 27-31) ...................................................................................................................... 18

3.3. AKTIVITETER I SAGSOPLYSNINGEN .............................................................................................................................. 18

3.3.1. Tilrettelæggelse af udredningen/undersøgelsen ...................................................................................... 18

3.3.2. Børnefaglig undersøgelse ......................................................................................................................... 20

3.3.3. Kontakt/samtale med forældremyndighedsindehaver ............................................................................. 21

3.3.4. Børnesamtale ............................................................................................................................................ 21

3.3.5. Indhentning af oplysninger og statusudtalelser ....................................................................................... 22

3.3.6. Dokumentation ......................................................................................................................................... 23

4. SAGSVURDERING ...............................................................................................................................................24

4.1. SAGSVURDERINGENS FORMÅL OG INDHOLD ................................................................................................................. 24

4.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSVURDERINGEN ......................................................................................... 24

4.2.1. Tilstrækkelig oplysning af sagen (FL § 32, RL § 10, PL § 5) ........................................................................ 24

4.2.2. Partshøring (FL § 19) ................................................................................................................................. 24

4.2.3. Handleplan (SL § 141) ............................................................................................................................... 24

4.2.4. Mindst indgribende foranstaltning ........................................................................................................... 24

4.2.5. Lighedsprincippet ...................................................................................................................................... 24

4.2.6. Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS § 5) ....................................................................................... 25

4.3. AKTIVITETER I SAGSVURDERINGEN ............................................................................................................................. 25

4.3.1. Faglig vurdering og analyse ...................................................................................................................... 25

4.3.2. Eventuel partshøring ................................................................................................................................. 26

4.3.3. Udarbejdelse af handleplan ...................................................................................................................... 26

5. SAGSAFGØRELSE ................................................................................................................................................28

5.1. SAGSAFGØRELSENS FORMÅL OG INDHOLD ................................................................................................................... 28

5.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSAFGØRELSEN ......................................................................................... 28

5.2.1. Meddelelse om afgørelsen ........................................................................................................................ 28

5.2.2. Begrundelse (FL § 22 og § 24) ................................................................................................................... 28

5.2.3. Klagevejledning og behandling af klage (FL § 25, RL § 66) ....................................................................... 28

5.3. AKTIVITETER I AFGØRELSEN ...................................................................................................................................... 28

5.3.1. Forberedelse af afgørelsen ....................................................................................................................... 28

5.3.2. Afgørelsen ................................................................................................................................................. 29

5.3.3. Formidling af afgørelse til barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne .................................. 30

5.3.4. Genvurdering, hvis borgeren klager over afgørelsen ................................................................................ 31

5.3.5. Målgrupperegistrering .............................................................................................................................. 32

6. IGANGSÆTTELSE ................................................................................................................................................33

6.1. IGANGSÆTTELSENS FORMÅL OG INDHOLD.................................................................................................................... 33

6.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR IGANGSÆTTELSE ............................................................................................. 33

6.2.1. Tilbudsportalen (SL § 14) ........................................................................................................................... 33

6.2.2. Nødvendig viden ....................................................................................................................................... 33

6.3. AKTIVITETER I IGANGSÆTTELSE .................................................................................................................................. 33

6.3.1. Bestilling af indsats hos udfører ................................................................................................................ 33

6.3.2. Igangsættelse af økonomiske ydelser ....................................................................................................... 34

6.3.3. Information til økonomiafdelingen og eventuelle øvrige forvaltninger .................................................... 35

7. SAGSOPFØLGNING .............................................................................................................................................37

7.1. SAGSOPFØLGNINGENS FORMÅL OG INDHOLD ............................................................................................................... 37

7.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSOPFØLGNINGEN ....................................................................................... 37

7.2.1. Opfølgningens indhold .............................................................................................................................. 37

7.2.2. Opfølgningshyppighed (SL § 70) ............................................................................................................... 37

7.2.3. Borgerinddragelse (SL § 148) .................................................................................................................... 37

7.2.4. Notatpligt (OL § 6) .................................................................................................................................... 37

7.2.5. Tilsyn (RL § 16 og SL § 148) ....................................................................................................................... 38

7.3. AKTIVITETER I SAGSOPFØLGNINGEN ........................................................................................................................... 38

7.3.1. Tilrettelæggelse og forberedelse af opfølgningen .................................................................................... 38

7.3.2. Opfølgningsmøde med barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne....................................... 39

7.3.3. Opsamling på opfølgning .......................................................................................................................... 40

8. SAGSAFSLUTNING ..............................................................................................................................................42

8.1. SAGSAFSLUTNINGENS FORMÅL OG INDHOLD ................................................................................................................ 42

8.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSAFSLUTNINGEN ........................................................................................ 42

8.2.1. Arkiveringshensyn ..................................................................................................................................... 42

8.3. AKTIVITETER I SAGSAFSLUTNINGEN ............................................................................................................................ 42

8.3.1. Sagsafslutning ........................................................................................................................................... 42

Rebild Kommunes administrationsgrundlag for børn og unge med særlige behov

1. Indledning – om administrationsgrundlaget

Side 4 af 43

Relevante kommunale centre og enheder

Center Familie og Handicap (CFH), herunder Familiegruppen Børn, Familiegruppen Unge, Team Børnehandicap, Team Tidlig Indsats, Voksenteamet.

Center Arbejdsmarked (CA) herunder Job-centret, Udbetalingsenheden og Ungdom-mens Uddannelsesvejledning (UU)

Borgerservice (BS)

Center Pleje og Omsorg (CPO)

Center Børn og Unge (CBU) herunder bl.a. og Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR).

Center Sundhed (CU).

Center for Økonomi.

Generel information om Rebild Kommune her-under de forskellige centres interne organisering, ansvarsområder og opgavefordeling findes på intranettet, Kulissen.

1. INDLEDNING – OM ADMINISTRATIONSGRUNDLAGET

Her beskrives Rebild Kommunes administrationsgrundlag for de forskellige faser i den sagsbehandling, der er målret-

tet børn og unge med særlige behov. Administrationsgrundlaget fungerer som en praktisk vejviser til Center Familie og

Handicaps rådgivere og sagsbehandlere og udgør sammen med lovgivningen, serviceniveaubeskrivelserne og de kon-

krete socialfaglige redskaber de administrative retningslinjer for det daglige arbejde.

Administrationsgrundlaget beskriver de konkrete arbejdsgange

og henviser til det underliggende lovgrundlag, vedtagne tidsfri-

ster samt de metoder og redskaber, der understøtter sagsbe-

handlingen. Ligeledes beskriver administrationsgrundlaget de

relevante snitflader til kommunens øvrige forvaltninger og afde-

linger og rolle- og ansvarsfordelingen imellem disse.

Administrationsgrundlaget er således med til at sikre, at sagsbe-

handlingen hviler på et solidt og korrekt grundlag. Det skal dog

understreges, at der altid foretages en individuel vurdering af

behovet for hjælp til det enkelte barn/den enkelte unge og ved-

kommendes familie.

Administrationsgrundlaget er et aktivt arbejdsredskab, der lø-

bende justeres og redigeres, når rammerne for sagsbehandlin-

gen ændrer sig.

Generelt om redskaber og systemer til understøttelse af sags-behandlingen

I Center Familie og Handicap arbejdes der ud fra den faglige metode ICS i sagsarbejdet. Alt sagsarbejde dokumenteres elektronisk i IT-systemet DUBU, der benyttes både som journal, til dokumenthåndtering og desuden har indbyggede socialfaglige værktøjer til udredningsarbejde, handleplan og opfølgning. Posthåndteringen foregår elektronisk i IT systemet SBSys. Post og bilag journaliseres i DUBU.

Desuden anvendes NetBlanket samt IT-systemet NIS, hvor alle relevante lovtekster findes, samt Center Familie og Handicaps administrationsgrundlag, serviceniveaubeskrivelser og takstblade.

1.1. SAGSBEHANDLINGENS FORSKELLIGE FASER

Rebild Kommunes administrationsgrundlag, der er målrettet sagsbehandlingen på området for børn og unge med

særlige behov, tager udgangspunkt i de syv forskellige sagsbehandlingsfaser. Man kan ved at klikke på de angivne

henvisninger nedenfor få yderligere information om den enkelte fases relevante lovgivning, arbejdsprocesser, Rebild

Kommunes fastsatte tidsfrister, de tilgængelige metoder og redskaber samt eventuelle skabeloner og blanketter, der

kan eller skal bruges i sagsbehandlingen.

Sagsåbning: Sagsåbning er første fase i sagsbehandlingsforløbet. Formålet med fasen er at sikre, at underretnin-

ger, henvendelser, ansøgninger m.m. modtages og viderebehandles, og at en ny sag startes op på et godt og kor-


1. Indledning – om administrationsgrundlaget

Side 5 af 43

rekt grundlag. Rådgiveren skal blandt andet dokumentere underretningen, oprette en sag og indgå aftale om det

videre forløb.

Sagsoplysning: Formålet med fasen er at få oplyst sagen, det vil sige gennemføre en udredning/undersøgelse af

barnets/den unges og vedkommendes families situation og særlige behov og dermed skabe grundlag for udarbej-

delse af en faglig vurdering om eventuel igangsættelse af en indsats. Endvidere udgør udredningen/undersøgelsen

grundlaget for formulering af mål og iværksættelse af den rigtige indsats. I sagsoplysningen samarbejdes der med

andre relevante centre i kommunen, der kan medvirke til at belyse barnets og barnets families særlige behov.

Sagsvurdering: Formålet med fasen er at foretage en analyse og faglig vurdering af barnets/den unges situation.

Der sker således en vurdering af, om barnet/den unge er berettiget til en given indsats eller ydelse, hvilken indsats

der i givet fald er relevant, og hvad formålet med indsatsen er. Som udgangspunkt udarbejdes en handleplan, der

drøftes med barnet/den unge og vedkommendes familie.

Afgørelse: Formålet med fasen er at træffe endelig afgørelse om tildeling af eller afslag på den ansøgte hjælp og i

forlængelse heraf meddele afgørelsen til barnet/den unge og vedkommendes familie. Der udarbejdes således en

afgørelse, der formidles til barnet/den unge og vedkommendes familie.

Igangsættelse/bestilling: Formålet med fasen er at igangsætte den indsats, der er truffet afgørelse om. Igangsæt-

telse omfatter eventuel bestilling og videregivelse af relevant information til udfører samt oplysning om indsatsen

til øvrige relevante forvaltninger, herunder kommunens økonomifunktion, således at der kan skabes overblik over

kommende udgifter.

Sagsopfølgning: Formålet med fasen et at sikre, at den leverede indsats lever op til formålet, og justere indsatsen,

hvis barnets/den unges behov har ændret sig. Med sagsopfølgningen skabes der grundlag for at vurdere, om ind-

satsen fortsat matcher barnets/den unges behov, eller om der fremadrettet skal ske ændringer i indsatsen og/eller

målsætningerne for indsatsen, herunder om det konkrete tilbud stadig er relevant. Fasen omfatter også det lov-

pligtige personrettede tilsyn.

Sagsafslutning: Formålet med sagsafslutningen er at sikre, at sager, der er afsluttet, også lukkes og vel at mærke

lukkes korrekt, herunder at de nødvendige arkiveringshensyn tages. Ved korrekt sagsafslutning sikres det således,

at der er styr på myndighedernes informationer, dels for at kunne genanvende dem, dels for at kunne dokumente-

re myndighedens handlinger overfor borgere og overordnede myndigheder.


2. Sagsåbning

Side 6 af 43

2. SAGSÅBNING

2.1. SAGSÅBNINGENS FORMÅL OG INDHOLD

En ny sag kan tage udgangspunkt i en underretning eller anden henvendelse (henvisning, konkret ansøgning m.m.),

eller sagen kan overføres til Center Familie og Handicap fra en af kommunens øvrige afdelinger eller en anden kom-

mune.

Sagsåbning er den første fase i sagsbehandlingsforløbet. Formålet med fasen er at sikre, at underretninger, henven-

delser og ansøgninger om støtte modtages og viderebehandles, og at en eventuel ny sag startes op på et veloplyst og

korrekt grundlag.

Center Familie og Handicap har ansvaret for at modtage og håndtere underretninger og øvrige henvendelser. Alle

underretninger modtages af Team Tidlig Indsats. Hvis der er en eksisterende sag, fordeles underretningen efter regi-

strering og førstehåndsvurdering i Team Tidlig Indsats til relevante rådgiver. Nye henvendelser vedrørende familiesa-

ger modtages også af Team Tidlig Indsats, mens nye henvendelser vedrørende handicapsager modtages i Børnehandi-

capteamet.

Når Rebild Kommune modtager en underretning eller henvendelse om hjælp eller støtte, sker der en vurdering af,

hvordan underretningen eller henvendelsen skal behandles, herunder om der er grundlag for at starte en egentlig sag.

Ved underretninger skal der træffes en formel afgørelse om det videre forløb.

I gennemgangen af sagsåbningen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, redska-

ber, skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for sagsåbningen.

2.2. LOVGIVNING SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSÅBNINGEN

2.2.1. Underretningspligt og underretninger (SL §§ 153-155)

Den generelle underretningspligt betyder, at alle borgere har pligt til at underrette kommunen, hvis de får kendskab

til, at et barn under 18 år fra forældres eller anden opdragers side udsættes for vanrøgt eller nedværdigende behand-

ling eller lever under forhold, der bringer dets sundhed eller udvikling i fare.

Den udvidede underretningspligt betyder, at alle offentligt ansatte har en særlig udvidet pligt til at underrette kom-

munen, når de i deres arbejde bliver bekendt med forhold for et barn under 18 år, der må give formodning om, at

barnet har behov for særlig støtte.

Kommunen skal sikre, at fagpersoner fra skoler, dagtilbud m.m., privatpersoner samt øvrige kommuner foretager de

nødvendige underretninger. Endvidere skal kommunen sikre, at der sker opfølgning på indkomne underretninger, og

at der kvitteres på underretninger indenfor 6 dage fra modtagelse.

Alle underretninger skal vurderes af kommunen indenfor 24 timer efter modtagelsen.

Ved underretning omhandlende et barn/ung, hvor der allerede er iværksat foranstaltninger, skal kommunen genvur-

dere sagen og en medarbejder, der ikke tidligere har deltaget i behandlingen af sagen, skal deltage i genvurderingen.

2.2.2. Vejledningsforpligtigelse (FL § 7)

En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde rådgivning og vejledning til personer, der retter henvendelse

om spørgsmål indenfor myndighedens sagsområde. Vejledningsforpligtelsen skal ses i sammenhæng med kravet om

Hjælp efter hele den sociale lovgivning (se Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS § 5) ). Det er ikke et krav, at


2. Sagsåbning

Side 7 af 43

myndighederne – og dermed den rådgiver, der modtager henvendelsen – selv skal kunne vejlede om alle typer pro-

blemstillinger, men sagsbehandleren skal være opmærksom på andre rådgivningsmuligheder, som borgeren kan hen-

vises til.

2.2.3. Oplysning om tidsfrister (RL § 3)

Kommunen skal fastsætte tidsfrister for sagsbehandlingen og oplyse borgeren om disse. I Rebild Kommune er tidsfri-

sterne bl.a. tilgængelige på kommunens hjemmeside.

2.2.4. Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS § 5)

Forvaltningsenheden skal behandle henvendelser og ansøgninger i forhold til alle de muligheder, der findes for at give

hjælp efter den sociale lovgivning, herunder også rådgivning og vejledning. Forvaltningsenheden skal derfor være

opmærksom på, om der kan søges om hjælp hos en anden myndighed eller efter anden lovgivning. Det er ikke et krav,

at myndighederne – og dermed den enkelte rådgiver – selv skal kunne give råd om alle typer problemer, men rådgive-

ren skal være opmærksom på andre støtte- og rådgivningsmuligheder, som borgeren kan henvises til. For eksempel

arbejdsløshedskassen, når det drejer sig om reglerne om arbejdsløshedsdagpenge, og statsforvaltningen i tilfælde af

skilsmisse, separation eller spørgsmål om samvær med børn. Det kan også være relevant at pege på øvrige muligheder

udenfor det sociale system fx private organisationers eller frivillige foreningers tilbud om støtte.

2.2.5. Samtykke (RL § 11 og PL §§ 3-7)

Som hovedregel skal myndigheden have samtykke fra forældremyndighedsindehaverne samt den unge, hvis denne er

over 15 år, til at indhente og dele oplysninger fra andre kommunale enheder, andre myndigheder, sygehuse mv. Der

kan dog være særlige tilfælde, hvor det kan være hensigtsmæssigt at udveksle oplysninger om et barn uden samtykke.

Det kan være tilfældet, hvis indehaveren af forældremyndigheden ikke ønsker at samtykke, eller det ikke er muligt at

komme i kontakt med indehaver af forældremyndigheden. Det kan også være tilfældet, hvis sagens karakter gør, at

det er hensigtsmæssigt at foretage en afklaring, inden indehaveren af forældremyndigheden inddrages.

Oplysninger som indhentes kan sendes digitalt, hvis det foregår med sikker kommunikation, det vil sige NemID eller

digital signatur.

2.3. AKTIVITETER I SAGSÅBNINGEN

2.3.1. Modtagelse og håndtering af underretninger

Beskrivelse af aktiviteten

En underretning er i praksis en henvendelse om en bekymring for et barns trivsel og udvikling eller om vordende for-

ældre, hvor der er bekymring for det kommende barn. I Rebild Kommune omfatter underretningspligten også ulovligt

skolefravær. [Der udarbejdes aftale med CBU om orientering når et barn har bekymrende fravær. Som del af aftalen

afklares det hvornår fravær anses for bekymrede]. Barnet kan henvende sig, en af forældrene kan henvende sig, hvis

de ikke bor sammen, og der kan komme en underretning fra en sundhedsplejerske, børnehave, fritidsordning, anden

kommune mv. eller fra en privat person.

Der er ikke nogen formelle krav til udformningen af en underretning. En underretning kan derfor foretages enten

personligt, telefonisk eller skriftligt per brev eller per mail og kan også være anonym. Rebild Kommune har udformet

den elektroniske underretningsblanket Underretning om udsat barn, som særligt fagpersonale og øvrige kommuner

opfordres til og forventes at bruge i forbindelse med en underretning. Når en henvendelse til en af kommunens afde-

linger har karakter af en underretning, gælder der skærpede procedurer og regler for den videre håndtering. Det be-

tyder, at afdelingen, der modtager underretningen, er forpligtiget til straks at videreformidle underretningen til Team

Tidlig Indsat.


2. Sagsåbning

Side 8 af 43

Som udgangspunkt modtages underretninger via Team Tidlig Indsats’ mailadresse til underretninger

([email protected]) eller telefon til underretninger (21 35 90 80). Underretningstelefonen besvares kun indenfor

åbningstiden. Udenfor åbningstiden skal akutte henvendelser ske til politiet, der ved behov inddrager Den Sociale

Døgnvagt. Underretninger kan også være adresseret Rebild Kommune generelt eller en bestemt medarbejder og kan

foretages som mail, brev, telefonisk eller personlig henvendelse. Er det tilfældet viderestilles underretteren eller vide-

resendes underretningen til Team Tidlig Indsats. Alle underretninger registreres af Team Tidlig Indsats til statistisk

brug i en separat underretningsstatistik (på sigt vil den statistiske registrering ske i DUBU).

Ved underretninger der omhandler et barn/ung, hvor der findes en eksisterende sag, vil underretningen som oftest

være adresseret til den rådgiver som har sagen. Er det ikke tilfældet videresendes underretningen med det samme til

den rådgiver der har sagen.

Institutioner, skoler m.m. er ansvarlige for at sikre at medarbejderne har kendskab til regler og arbejdsgange for un-

derretninger, hvilket bl.a. indebærer undervisning af nye medarbejdere. Center Familie Handicap orienterer relevante

centre hvis der sker ændringer i arbejdsgangene.

Ved modtagelse af en underretning sendes der som udgangspunkt med det samme et orienteringsbrev til barnets/den

unges forældremyndighedsindehavere, og de indkaldes som oftest til et møde om underretningens indhold (indgår

som del af partshøringen af forældremyndighedsindehaverne). Her er det vigtigt at være opmærksom på, at der kan

være delt forældremyndighed i forhold til det barn/den unge, som underretningen drejer sig om. Hvis barnet/den

unge for eksempel bor hos sin mor, og der er delt forældremyndighed, skal faren også inddrages. Som udgangspunkt

skal begge forældremyndighedsindehavere indkaldes. Om de skal indkaldes til et fælles møde eller hver for sig beror

på rådgiverens faglige vurdering. Samtykke til indhentning og udveksling af oplysninger skal ligeledes indhentes fra

begge forældremyndighedsindehavere.

Er det en anden kommune, der har henvendt sig i forbindelse med, at en borger flytter til Rebild Kommune, og den

anden kommune derfor vil overlevere en eksisterende sag, vurderes det, om der er grundlag og behov for et samar-

bejdsmøde med kommunen. Team Tidlig Indsats modtager og vurderer underretninger fra andre kommuner.

Nedenfor gives der yderligere information om rolle- og ansvarsfordeling, tidsfrister, metoder og redskaber samt even-

tuelle skabeloner og blanketter, der hører til modtagelse og håndtering af underretninger.

Rolle- og ansvarsfordeling

Underretninger modtages som udgangspunkt af Team Tidlig Indsats. Team Tidlig Indsats registrerer alle underretnin-

ger til statistik og er også altid ansvarlige for kvittering til afsenderen af underretningen (også ved eksisterende sager).

Team Tidlig Indsats yder, hvis det er relevant, vejledning til den borger eller fagperson, der er kommet med underret-

ningen.

Ved underretninger, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der allerede findes en eksisterende sag,

har den ansvarlige rådgiver ansvaret for at vurdere, hvad der skal ske på baggrund af underretningen (se Vurdering

af underretninger og henvendelser) og for at udsende orienteringsbrev til forældremyndighedsindehavere. I sager

hvor der allerede er iværksat en eller flere foranstaltninger, er der krav (se SL § 155A) om at sagen skal genvurde-

res med deltagelse af en rådgiver som ikke tidligere har været involveret i sagen. Faglig leder udpeger supplerende

rådgiver, der deltager i genvurderingen. Den supplerende rådgiver skriver vurderingen ind i journalen. Er under-

retningen modtaget af Team Tidlig Indsats dokumenteres underretningen i DUBU med advis til den rådgiver, der

har sagen. Er underretningen sendt direkte til den ansvarlige rådgiver videresendes underretningen til Team Tidlig

Indsats til registrering til statistik og kvitteringsskrivelse.

Ved underretninger, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der IKKE allerede findes en eksisterende

sag, dokumenterer Team Tidlig Indsats underretningen i DUBU, sender orienteringsbrev til forældremyndighedsin-

dehaverne og er ligeledes ansvarlige for den indledende vurdering af, hvad der skal ske på baggrund af underret-

ningen (se Vurdering af underretninger og henvendelser). Træffes der afgørelse om udarbejdelse af en børnefaglig

mailto:[email protected]


2. Sagsåbning

Side 9 af 43

undersøgelse (§50) videregives sagen til det relevante team. Ved indikation på at barnet/den unge har en funkti-

onsnedsættelse inddrager Team Tidlig Indsats en børnehandicaprådgiver med henblik på vurdering af om der skal

iværksættes Børnehandicapudredning.

Relevante tidsfrister

Der er lovkrav om at alle underretninger skal vurderes indenfor 24 timer fra modtagelsen. Rebild Kommune bestræber

sig på at behandle alle underretninger med det samme.

Metoder og redskaber

Se ICS vejledning på Socialstyrelsens hjemmeside om modtagelse af en underretning.

Underretninger registreres i barnets sag i DUBU med undertype, hvem der underretter og kilde.

Underretninger registreres ligeledes i underretningsstatistik i.f.t. betjening af politisk udvalg.

Interviewguide udarbejdet af Team Tidlig Indsats. Anvendelsen af guiden sikrer ensartet dataindsamling om bar-

nets behov i sagens opstartsfase.

Pjecer, brevskabeloner og blanketter

Brevskabelonen Orienteringsbrev til forældremyndighedsindehavere med tilhørende mødeindkaldelse, henvisning

til lovgrundlag, vejledning samt de nødvendige overskrifter/informationer [under udarbejdelse].

Øvrige bemærkninger - Procedure ved modtagelse af underretning omhandlende vold/seksuelle overgreb

Her gælder der særlige procedure og forholdsregler, som kan findes i håndbogen Beredskab – når et barn mistrives.

Team Tidlig Indsats drøfter sagen med faglig leder inden for 24 timer når det handler om vold og/eller seksuelle over-

greb. Den faglige leder orienteres af hensyn til kvalificering af inddragelse af beredskab/fagpersoner.

Hvis underretningen kommer ind via den sociale døgnvagt skal rådgiver altid kontakte faglig leder hurtigst muligt efter

at denne får kendskab til sagen. Team Tidlig Indsats orienteres herefter om underretningen den efterfølgende hverdag

til statistisk registrering, registrering i DUBU og kvittering.

Faglig leder vurderer om sagen skal behandles akut/ikke akut. Ved ikke akutte sager følges den normale procedure,

men s der for akutte sager gælder følgende:

Der foretages en indledende vurdering om sagen skal politianmeldes. Politiet kan kontaktes for en vurdering og

eventuelt Børnehus Nord for konsultativ bistand.

Børnehus Nord inddrages i forbindelse med den børnefaglige undersøgelse, der skal laves, når der er viden eller

mistanke om at et barn/ung har været udsat for overgreb. Børnehuset bidrager med råd og vejledning og udred-

ning/undersøgelse af barnets behov for særlig støtte sker i samarbejde med fagpersonalet i børnehuset.

Politiet tager stilling til eventuel retsmedicinsk undersøgelse og videoafhøring af barnet. Og det sundhedsfaglige

personale foretager en vurdering af barnets behov for lægelig undersøgelse og behandling.

Barnet og dets nærmeste omsorgspersoner kan også efter behov modtage krisestøtte i børnehuset.

Det er fortsat barnets/den unges handlekommune, der har myndighedsansvaret under hele forløbet i en sag, hvor

børnehuset benyttes.

http://www.socialstyrelsen.dk/ics/redskaber/ICSblanketter/underretning-eller-henvendelse


2. Sagsåbning

Side 10 af 43

Der er lovhjemmel i serviceloven til, at der kan udveksles nødvendige, følsomme personoplysninger mellem kommu-

nale myndigheder og politi, når der er bekymring for konkrete børn og unge.

2.3.2. Modtagelse af øvrige henvendelser


En sag kan tage udgangspunkt i en henvendelse til kommunen. Det er for eksempel ofte tilfældet, når forældre hen-

vender sig om hjælp til et barn med handicap. Under henvendelser forstås også henvisninger fra for eksempel syge-

hus, konkrete ansøgninger eller sager, der overføres fra en af kommunens øvrige afdelinger eller fra en anden kom-

mune.

Henvendelser kan tage forskellige former og ske telefonisk, personligt eller skriftligt. Der er ikke noget formkrav, når

en borger henvender sig til kommunen i forbindelse med et eventuelt behov for støtte til et barn eller en ung. Er be-

hovet ikke velformuleret, er det den modtagende rådgivers opgave at afklare, hvad henvendelsen drejer sig om. Det

er således ikke ved alle henvendelser, at rådgiveren allerede fra start kan registrere ansøgningen præcist. Det er heller

ikke alle henvendelser, der bliver til egentlige sager. Nogle henvendelser kan håndteres alene gennem rådgivning og

vejledning (se Rådgivning og vejledning i forbindelse med underretninger og henvendelser).

Hvordan en henvendelse håndteres afhænger af, om den relaterer sig til en eksisterende sag, hvilken overordnet mål-

gruppe henvendelsen omhandler og af henvendelsens karakter.

Henvendelser, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der allerede findes en eksisterende sag behandles af

sagsansvarlige rådgiver:

Hvis det er relevant, gives der rådgivning og vejledning. Ved eksisterende sager kan en mundtlig ansøgning om

hjælp i nogle tilfælde være tilstrækkelig, mens det i andre tilfælde kan være relevant at få oplysninger på skrift el-

ler bede om, at der udfyldes en specifik ansøgningsblanket. Der kan ikke stilles krav om skriftlig henvendelse eller

ansøgning, hvorfor det kan være rådgiverens opgave at hjælpe med at udfylde et eventuelt ansøgningsskema.

Ofte kan det også være relevant at planlægge et møde med forældremyndighedsindehaverne med henblik på at

afklare, hvad henvendelsen drejer sig om, og indhente yderligere information.

Henvendelser, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der IKKE allerede findes en eksisterende sag behand-

les af Team Tidlig Indsats (sociale sager) eller af rådgiver Team Børnehandicap (handicapsager):

Hvis det er relevant, gives der umiddelbar rådgivning og vejledning, men det vil ofte være hensigtsmæssigt at plan-

lægge en indledende samtale med forældremyndighedsindehaverne til afklaring af, hvad henvendel-

sen/ansøgningen drejer sig om.

Afhængigt af sagens karakter vurderes det, om der skal oprettes en egentlig sag. Drejer henvendelsen sig om en for-

holdsvis præcis ansøgning om støtte (fx § 41 vedr. merudgifter eller § 42 vedr. tabt arbejdsfortjeneste), kan der ind-

ledningsvist udsendes en ansøgningsblanket, infopjece og blanket til erklæring om oplysning (se Pjecer, brevskabelo-

ner og blanketter nedenfor).

Vurderes det allerede ved modtagelse af henvendelsen, at der kan være behov for at indhente oplysninger fra andre,

og hvis det er tydeligt om hvad og fra hvem, skal rådgiveren spørge om borgerens samtykke hertil. Dette bør ske skrift-

ligt (se Pjecer, brevskabeloner og blanketter nedenfor). I særlige tilfælde hvor samtykke indhentes mundtligt skal det

dokumenteres eksplicit i journalnotatet.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til modtagelse af øvrige henvendelser og sager fra andre kommuner.



2. Sagsåbning

Side 11 af 43

Ved henvendelser, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der allerede findes en eksisterende sag, har

den ansvarlige rådgiver fra enten Familiegruppen Børn, Familiegruppen Unge eller Team Børnehandicap også an-

svaret for at håndtere henvendelsen.

Ved henvendelser, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der IKKE allerede findes en eksisterende

sag, afhænger ansvaret af den overordnede målgruppe. Henvendelser omhandlende børn og unge med handicap

behandles af Team Børnehandicap, mens henvendelser omhandlende udsatte børn og unge behandles af Team

Tidlig Indsats (i praksis en underretning), der foretager den første vurdering og fordeler sagen videre, hvis der for

eksempel skal foretages en børnefaglig undersøgelse. Team Tidlig Indsats håndterer også henvendelser fra andre

kommuner.

Ved sager med flere søskende, hvoraf en eller flere primært har et handicap, og en eller flere primært er socialt

udsat(te), vurderer de faglige ledere, om sagen bedst sagsbehandles i Team Børnehandicap eller i Familiegruppen

Børn/Familiegruppen Unge. De ansvarlige rådgivere har i fællesskab ansvaret for at sikre koordinationen i forhold

til familien. Faglederne vurderer fra sag til sag, om det er mere hensigtsmæssigt at lade én rådgiver være samlet

ansvarlig, og hvor dette ansvar i så fald placeres.

I hvert team sker der en yderligere fordeling af sager på teammødet. Når en sag overdrages fra én rådgiver til en

anden, er det den afgivende rådgiver, der har ansvaret for, at sagen registreres i den nye rådgiveres navn i DUBU

og i disponeringsark.


Rebild Kommune bestræber sig på at behandle alle modtagne henvendelser så hurtigt som muligt.

Er der behov for en personlig samtale med barnet/den unge og vedkommendes forældre, vurderes det hvor hurtigt

der er behov for at holde samtalen. I alle tilfælde afholdes samtalen senest 1 måned efter modtagelsen af henvendel-

sen. Ved forespørgsel om rådgivning og vejledning, afholdes samtale hurtigst muligt og senest indenfor 14 dage efter

modtagelse af henvendelsen.

Drejer henvendelsen sig om en konkret ansøgning om ydelser efter serviceloven, fremgår tidsfristerne for den videre

sagsbehandling af de vedtagne Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager.


Se ICS vejledning på Socialstyrelsens hjemmeside om modtagelse af en henvendelse.

Henvendelser registreres i barnets sag i DUBU.


Afhængigt af henvendelsens karakter kan det være relevant at fremsende infopjece eller ansøgningsblanket til de

forældremyndighedsindehavere, der har henvendt sig.

Brevskabelonen Svar på henvendelse [skal afklares hvilken skabelon der bruges, kan evt. tilpasses fra orienterings-

brev om underretninger]

Infopjece om ansøgning om støtte til forældre til børn med handicap (SL § 41 og § 42) (findes i NetBlanket nr. PJ

031_000 og PJ 032_000)

Samtykkeerklæring (findes i NetBlanket nr. BU 843)

Ansøgningsblanketter:

Ansøgningsblanket Merudgifter (SL § 41) (findes i NetBlanket nr. BU 900)

http://www.rebild.dk/Kommunen/~/media/Files/Kommunen/sagsbehandligstider_29042013%20pdf.ashx

http://www.socialstyrelsen.dk/ics/redskaber/ICSblanketter/underretning-eller-henvendelse


2. Sagsåbning

Side 12 af 43

Ansøgningsblanket Tabt arbejdsfortjeneste (SL § 42) (findes i NetBlanket nr. BU 920)

Øvrige bemærkninger

Ingen.

2.3.3. Rådgivning og vejledning i forbindelse med underretninger og henvendelser


Rådgivning og vejledning er en ydelse efter servicelovens § 11, der skal tilbydes alle borgere for derved at forebygge

sociale problemer og hjælpe den pågældende borger over øjeblikkelige vanskeligheder

Rådgivning og vejledning kan være relevant umiddelbart i forbindelse med modtagelsen af underretninger og henven-

delser og skal tilbydes som et anonymt og åbent tilbud. Fx kan rådgiveren gennem en personlig samtale eller skriftlig

korrespondance hjælpe med at finde frem til den støtte eller hjælp, som et barn eller en ung har behov for. I andre

tilfælde kan det være et tilbud om rådgivning fra eksempelvis en familiebehandler målrettet løsningen af problemer i

familien, for eksempel konflikter mellem barn og forældre eller det at have et handicappet barn. Rådgivning og vej-

ledning er derfor ikke et tilbud, der nødvendigvis er baseret på forudgående sagsbehandling og en efterfølgende afgø-

relse. Det er vigtigt at være opmærksom på, at det på grundlag af rådgivningen og vejledningen kan være nødvendigt

at foretage en konkret underretning.

Får et barn/ung konstateret betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne er der krav om at familien

tilbydes familievejledning for at vejlede familien i de forskellige muligheder for støtte. Ved konstatering af varig nedsat

fysisk eller psykisk funktionsevne (ofte i forbindelse med udskrivning fra sygehuset) orienteres kommunens udskriv-

ningskoordinator. Udskrivningskoordinatoren igangsætter familievejledningen og giver samtidig Team Børnehandicap

besked. Familievejlederen må ikke være en myndighedsperson. [Arbejdsprocedure er under afklaring].


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til rådgivning og vejledning i forbindelse med underretninger og henvendel-

ser.


Rådgivning og vejledning ydes, når det er relevant, af Team Tidlig Indsats eller den pågældende rådgiver fra et af de

øvrige team ved modtagelsen af en underretning eller henvendelse.

Ved henvendelser, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der allerede findes en eksisterende sag, er det

som udgangspunkt den rådgiver, der har denne sag, fra enten Familiegruppen Børn, Familiegruppen Unge eller Team

Børnehandicap, der yder rådgivning eller vejledning.


Hvis det er relevant at yde rådgivning og vejledning, sker det om muligt i direkte tilknytning til underretninger og hen-

vendelser.

Familievejledning ved konstatering af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne skal tilbydes inden-

for 3 måneder efter kommunen har fået kendskab til at funktionsnedsættelsen er konstateret.


Der er ingen konkrete metoder og redskaber til at understøtte rådgivning og vejledning.


Rådgivning og vejledning kan også bestå i fremsendelse af rådgivningsmateriale. Her er følgende tilgængeligt:

Infopjece om ansøgning om støtte til forældre til børn med handicap (SL § 41 og § 42).


2. Sagsåbning

Side 13 af 43

Infopjece om familievejledning [skal udarbejdes, eller brug evt. Socialstyrelsens pjece Guide til hjælp og støtte til

forældre til et barn med fysisk eller psykisk handicap.]


Ingen.

2.3.4. Vurdering af underretninger og henvendelser


Når kommunen modtager underretninger eller henvendelser vedrørende børn/unge, skal der træffes beslutning om

det videre forløb på baggrund af henvendelsens karakter og de umiddelbare oplysninger om barnets/den unges situa-

tion.

Er henvendelsen karakteriseret som en underretning, er der et krav om, at der træffes en formel afgørelse om det

videre forløb. Der er som udgangspunkt følgende muligheder for det videre forløb (eventuelt i kombination):

Forældremyndighedsindehavere indkaldes som udgangspunkt til møde om henvendelsen/underretningen. Er der

tale om en underretning, er det et lovkrav at forældremyndighedsindehavere og barnet/den unge hvis han/hun er

15 år eller mere indkaldes til partshøring, hvor underretningens indhold bliver fremlagt. Der gælder dog særlige

procedurer, hvis underretningen omhandler vold/seksuelle overgreb (se Procedure ved modtagelse af underret-

ning omhandlende vold/seksuelle overgreb).

Der træffes beslutning om at yde rådgivning og vejledning i form af konsulentbistand efter SL § 11.

Der iværksættes yderligere undersøgelse i form af en børnefaglig undersøgelse (§ 50) eller anden udredning.

Der træffes afgørelse om iværksættelse af akuttiltag.

Der kan ske anmeldelse til politiet, hvis der er mistanke om overtrædelse af straffeloven. Efter drøftelse med fag-

leder er det er rådgivernes ansvar, at der sker anmeldelse, men det er faglederen, der skal registreres som anmel-

der/underskriver.

Der træffes beslutning om ikke at gøre noget. Dette er ikke en mulighed, hvis henvendelsen har karakter af en

underretning, hvor der i så fald som minimum skal afholdes et møde med forældremyndighedsindehaverne.


Ansvaret for, at der sker en vurdering af det videre forløb ved modtagelsen af underretninger, ligger hos Team Tidlig

Indsats eller hos rådgiveren der har eksisterende sag.

Ved underretninger, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der allerede findes en eksisterende sag,

har den ansvarlige rådgiver ansvaret for at vurdere, hvad der skal ske på baggrund af underretningen og for at ud-

sende orienteringsbrev til forældremyndighedsindehavere. I sager hvor der allerede er iværksat en eller flere for-

anstaltninger, er der krav (se SL § 155A) om at sagen skal genvurderes med deltagelse af en rådgiver som ikke tidli-

gere har været involveret i sagen. Faglig leder udpeger supplerende rådgiver, der deltager i genvurderingen. Den

supplerende rådgiver skriver vurderingen ind i journalen. Er underretningen modtaget af Team Tidlig Indsats do-

kumenteres underretningen i DUBU med advis til den rådgiver, der har sagen. Er underretningen sendt direkte til

den ansvarlige rådgiver videresendes underretningen til Team Tidlig Indsats til registrering til statistik og kvitte-

ringsskrivelse.

Ved underretninger, der relaterer sig til et barn/en ung i en familie, hvor der IKKE allerede findes en eksisterende

sag, dokumenterer Team Tidlig Indsats underretningen i DUBU, sender orienteringsbrev til forældremyndighedsin-

dehaverne og er ligeledes ansvarlige for den indledende vurdering af, hvad der skal ske på baggrund af underret-

ningen. Træffes der afgørelse om udarbejdelse af en børnefaglig undersøgelse (§50) videregives sagen til det rele-

http://www.sm.dk/data/Dokumentertilnyheder/2013/Foraeldre%20til%20et%20barn%20med%20fysisk%20eller%20psykisk%20handicap_web.pdf%5d

http://www.sm.dk/data/Dokumentertilnyheder/2013/Foraeldre%20til%20et%20barn%20med%20fysisk%20eller%20psykisk%20handicap_web.pdf%5d


2. Sagsåbning

Side 14 af 43

vante team. Ved indikation på at barnet/den unge har en funktionsnedsættelse inddrager Team Tidlig Indsats en

børnehandicaprådgiver med henblik på vurdering af om der skal iværksættes Børnehandicapudredning.

Ansvaret for, at der sker en vurdering af det videre forløb ved modtagelsen af en henvendelse, ligger hos den rådgiver,

der har modtaget henvendelsen, eller hvis henvendelsen drejer sig om en eksisterende sag den rådgiver, der har den-

ne sag.


Den rådgiver, der modtager henvendelsen eller underretningen, foretager sammen med den faglige leder en faglig

vurdering af behovet for hvor hurtigt der træffes afgørelse om det videre forløb. Der er lovkrav om at alle underret-

ninger skal vurderes indenfor 24 timer fra modtagelsen. Rebild Kommune bestræber sig i øvrigt på at behandle alle

underretninger og henvendelser med det samme.


ICS-systematikken og de tilhørende blanketter skal anvendes til vurderingen af en underretning eller henvendelse.


ICS-systematikken og de tilhørende blanketter skal anvendes til vurderingen af en underretning eller henvendelse.


Ingen.

2.3.5. Dokumentation af underretninger og henvendelser


Alle underretninger skal registreres under journalnummer i DUBU. Findes der ikke en eksisterende sag, oprettes

der en sag.

Ved henvendelser og ansøgninger, der knytter sig til en eksisterende sag, registreres ligeledes i DUBU, også selvom

henvendelsen ikke fører til en konkret ansøgning. Ved henvendelser, hvor der allerede er en sag på søskende til

det pågældende barn/den pågældende unge, oprettes der en ny sag.

Ved henvendelser og ansøgninger angående børn og unge, der ikke knytter sig til eksisterende sager, oprettes der

som udgangspunkt en ny sag i DUBU, medmindre barnets/den unges identitet ikke er kendt, eller det vurderes, at

henvendelsen på fyldestgørende vis er blevet behandlet. I det tilfælde dokumenteres henvendelsen ikke. Er der ta-

le om en henvendelse, der fortsat skal konkretiseres gennem en personlig samtale og eventuel yderligere udred-

ning/undersøgelse, oprettes sagen i DUBU.

Nye ansøgninger, der er under behandling, registreres i disponeringsarket [skal tilpasses på baggrund af afklaring].

Henvendelsesdatoen skal altid fremgå i registreringen af en henvendelse. Ligeledes skal det fremgå, om der er indhen-

tet samtykke til indsamling og deling af oplysninger.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til dokumentation af underretninger og henvendelser.


Den rådgiver, der har håndteret henvendelsen, er også ansvarlig for den nødvendige dokumentation.


Dokumentationen i journalen sker som udgangspunkt i forbindelse med modtagelsen af henvendelse eller underret-

ning og senest 10 dage efter modtagelsen.


2. Sagsåbning

Side 15 af 43


DUBU benyttes til registrering af underretninger og henvendelser.

Sager, der er under behandling, registreres i disponeringsarket.


Ingen.


Ingen.

2.3.6. Kvittering for underretninger og tilbagemelding for henvendelser


Rebild Kommune kvitterer som udgangspunkt altid på modtagelsen til afsenderen af en underretning. Kvitteringen

oplyser om, at CFH tager kontakt til de relevante parter i sagen og afsenderen kan henvende sig igen, hvis der opstår i

behov. Fx skal CFH, med mindre særlige forhold gør sig gældende, efter anmodning videregive oplysninger til under-

retteren, om, hvorvidt underretningen har givet anledning til en undersøgelse eller igangsættelse af foranstaltninger

(ikke hvilke). Hvis det af rådgiveren anses for hensigtsmæssigt, at give underetteren yderligere oplysninger om sagen,

kan dette ske hvis forældremyndighedshaverne giver samtykke hertil. Af tilbagemeldingen, der er skriftlig, fremgår det

desuden, hvilken navngiven rådgiver der er ansvarlig for det videre forløb..

Telefoniske eller personlige henvendelser kan i nogle tilfælde håndteres umiddelbart med råd og vejledning, hvorfor

det ikke er nødvendigt at give en tilbagemelding på henvendelsen. Ved øvrige henvendelser gives der som udgangs-

punkt en skriftligt tilbagemelding. Tilbagemeldingen på henvendelser indeholder, udover navnet på den ansvarlige

rådgiver, også information om eventuelt indgåede aftaler om personlig samtale, fremsendelse af informationsmateria-

le eller ansøgningsskemaer samt eventuelt relevante tidsfrister i forbindelse med sagsbehandling af en konkret ansøg-

ning. Er det vurderet relevant for sagen at indhente samtykke, gengives borgerens eventuelle mundtlige samtykke i

tilbagemeldingen. Ellers vedlægges en skriftlig samtykkeerklæring til underskrivelse.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til denne aktivitet.


For underretninger er det altid Team Tidlig Indsats, der sender kvittering til afsenderen.

For henvendelser er det den rådgiver, der håndterer henvendelsen, der er ansvarlig for tilbagemeldingen.


CFH sender kvittering for modtagelse af en underretning hurtigst muligt og senest så afsenderen modtager kvitterin-

gen indenfor 6 arbejdsdage fra kommunens modtagelse af underretningen (lovkrav).

Center Familie og Handicap bestræber sig på at sende tilbagemelding for henvendelser indenfor 2 hverdage fra mod-

tagelsen.


Ingen.


Brevskabelonen Tilbagemelding på modtagelse af underretning (findes i NetBlanket nr. ?)



2. Sagsåbning

Side 16 af 43

Ingen.


3. Sagsoplysning

Side 17 af 43

3. SAGSOPLYSNING

3.1. SAGSOPLYSNINGENS FORMÅL OG INDHOLD

I denne fase oplyser rådgiveren sagen, det vil sige gennemfører en udredning/undersøgelse af barnets/den unges og

vedkommendes families situation, og skaber dermed grundlaget for at vurdere, om der er behov for at igangsætte en

indsats. Endvidere danner udredningen grundlag for at foretage en analyse og faglig vurdering samt formulere målene

for en eventuel indsats. Udredningen fokuserer på at afdække, hvordan barnets/den unges eller forældremyndigheds-

indehavernes eventuelle fysiske eller psykiske funktionsevnenedsættelse eller sociale problemer påvirker barnets/den

unges trivsel og udvikling.

Inddragelse af familien og (hvis muligt) barnet/den unge selv er helt centralt i sagsoplysningen. Inddragelsen skal for

det første sikre, at de rigtige oplysninger ligger til grund for de beslutninger, der træffes, og for det andet sikre, at

familien føler sig både involveret og hørt i forhold til, hvad der er vigtigt for barnet og for familien samlet. Herved er

der større sandsynlighed for, at familien vil støtte op om indsatsen.

I gennemgangen af sagsoplysningen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, red-

skaber, skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for sagsoplysningen.

3.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSOPLYSNINGEN

3.2.1. Undersøgelses- og udredningstyper

Serviceloven stiller forskellige krav til undersøgelse/udredning, alt afhængigt af hvilken indsats eller formål der udre-

des til, og det er derfor vigtigt at have disse krav for øje i undersøgelsen/udredningen. Der sondres i den forbindelse

mellem fem forskellige undersøgelses-/udredningstyper:

Vurdering om behov for tilbud om rådgivning/konsulentbistand efter servicelovens § 11: Relevant ved vurdering

af behov for rådgivning/konsulentbistand, for eksempel til forældre med handicappede børn eller en familie, der

har brug for familieorienteret rådgivning som tidlig og forebyggende støtte i kortere varighed. Rådgiv-

ning/konsulentbistand er frivillig. Der er ingen formelle krav til sagsoplysningen i forbindelse med vurdering af be-

hov for rådgivning/konsulentbistand, og det er derfor rådgiveren, der vurderer, hvilke oplysninger der skal indhen-

tes.

Udredning/undersøgelse efter servicelovens § 32: Relevant ved vurdering af behov for særlig støtte og behand-

ling, som oftest til børn/unge med handicap. Denne udredningstype har fokus på barnets/den unges funktionsev-

nenedsættelse samt mulighederne for at støtte op om barnets/den unges trivsel og udvikling og for i dagligdagen

at kompensere for funktionsevnenedsættelsen.

Udredning/undersøgelse efter servicelovens § 50 og § 51 (børnefaglig undersøgelse): Relevant, hvis der er for-

modning om, at et barn/en ung har behov for særlig støtte (foranstaltninger efter § 52, stk. 3), og stiller en række

særlige krav til udredningens indhold for at sikre en grundig undersøgelse af barnets/den unges og familiens for-

hold (se mere under Børnefaglig undersøgelse).

Udredning/undersøgelse efter servicelovens § 52: Relevant, hvis der udredes til efterskoleophold, hvor der i så

fald indhentes oplysninger fra nuværende skole og forældremyndighedsindehavere. Her er det også vigtigt at ind-

drage den unge i udredningen. Udredningen indebærer desuden, at der indhentes oplysninger om forældremyn-

dighedsindehavernes økonomi.

Udredning/undersøgelse efter servicelovens § 15: Relevant, hvis der udredes til en socialpædagogisk friplads

(Forventes overdraget til Center Børn og Unge).


3. Sagsoplysning

Side 18 af 43

3.2.2. Borgerinddragelse (RL § 4)

Borgeren skal have mulighed for at medvirke ved behandlingen af borgerens sag, og kommunen skal tilrettelægge

sagsbehandlingen på en sådan måde, at borgeren kan udnytte denne mulighed.

3.2.3. Notatpligt (OL § 6)

Rebild Kommunes medarbejdere er omfattet af reglerne om notatpligt. Det betyder pligt til at notere mundtlige op-

lysninger i en sag, hvis de har betydning for den afgørelse, kommunen efterfølgende skal træffe, eller hvis oplysnin-

gerne i øvrigt er væsentlige. Det er uden betydning for notatpligten, om der rent faktisk træffes en afgørelse, eller om

sagen henlægges, uden der er truffet en afgørelse. I Center Familie og Handicap dokumenteres alt sagsarbejde elek-

tronisk i IT systemet DUBU.

3.2.4. Samtykke (RL § 11 og PL §§ 3-7)

Som hovedregel skal myndigheden have samtykke fra forældremyndighedsindehaverne samt den unge, hvis denne er

over 15 år, til at indhente og dele oplysninger fra andre kommunale enheder, andre myndigheder, sygehuse mv. Der

kan dog være særlige tilfælde, hvor det kan være hensigtsmæssigt at udveksle oplysninger om et barn uden samtykke.

Det kan være tilfældet, hvis indehaveren af forældremyndigheden ikke ønsker at samtykke, eller det ikke er muligt at

komme i kontakt med indehaver af forældremyndigheden. Det kan også være tilfældet, hvis sagens karakter gør, at

det er hensigtsmæssigt at foretage en afklaring, inden indehaveren af forældremyndigheden inddrages.

Oplysninger som indhentes kan sendes digitalt, hvis det foregår med sikker kommunikation, det vil sige NemID eller

digital signatur.

3.2.5. Ingen oplysningspligt (RL § 11)

Forældremyndighedsindehaverne har ikke pligt til at medvirke i sagen og som udgangspunkt skal kommunen have

samtykke for at indhente oplysninger om familien/forældremyndighedsindehaverne. Hvis forældremyndighedsinde-

haverne ikke medvirker, skal myndigheden behandle sagen på det foreliggende grundlag. Visse oplysninger kan dog

indhentes uden samtykke ligesom der under visse omstændigheder kan udarbejdes en børnefaglig undersøgelse uden

samtykke fra forældremyndighedsindehavere.

3.2.6. Tilstrækkelig oplysning af sagen (FL § 32, RL § 10 og PL § 5)

Det er myndighedens ansvar, at sagen bliver tilstrækkelig oplyst til, at der kan træffes en afgørelse. Samtidig må myn-

digheden kun indhente oplysninger om forhold, der har direkte betydning for den pågældende ansøgning.

3.2.7. Aktindsigt (FL § 12)

Borgeren eller dennes repræsentant har ret til at få kopi af de dokumenter, der indgår i sagen, hvis de beder om det.

Kommunen skal imødekomme anmodning om aktindsigt så hurtigt som muligt. Hvis kommunen ikke inden 10 dage

efter modtagelsen af anmodningen har givet eller afslået aktindsigt, skal du underrettes om årsagen til, at afgørelsen

endnu ikke er truffet, og om hvornår du kan forvente at få den endelige afgørelse.

3.2.8. Tavshedspligt (FL §§ 27-31)

Medarbejdere i den offentlige forvaltning har tavshedspligt, når de behandler fortrolige oplysninger.

3.3. AKTIVITETER I SAGSOPLYSNINGEN

3.3.1. Tilrettelæggelse af udredningen/undersøgelsen



3. Sagsoplysning

Side 19 af 43

Kernen i sagsoplysningen er udredningen af barnets/den unges situation, ressourcer og eventuelle behov for støtte.

Udredningen skaber grundlag for udarbejdelse af en faglig vurdering forud for en afgørelse samt grundlag for formule-

ring af mål og dermed iværksættelse af den rigtige indsats.

Indledningsvist udarbejdes en plan for udredningen, både for at sikre, at udredningen kommer omkring de relevante

temaer og forhold, og for at sikre, at barnet/den unge og familien bedst muligt inddrages i processen. Desuden skal

planen sikre, at sagsbehandlingen afsluttes indenfor de fastsatte tidsfrister for sagsbehandlingen. Er der tale om en

børnefaglig undersøgelse, eller skønnes det i øvrigt at være relevant, orienteres barnets/den unges forældremyndig-

hedsindehavere om udredningsplanen og inddrages desuden i så vidt muligt omfang i udredningen/undersøgelsen.

I tilrettelæggelsen af udredningen er det vigtigt, at rådgiveren er opmærksom på, hvilke krav der stilles til den pågæl-

dende udredning/undersøgelse (se Udredningstyper under Lovgivning). En udredning/undersøgelse indeholder gene-

relt set følgende elementer: Kontakt/samtale med forældremyndighedsindehavere, Børnesamtale, indhentning af

oplysninger fra eksterne kilder, eventuel økonomisk beregning samt løbende dokumentation af de indhentede oplys-

ninger og dermed opbygning af sagen.

Er der tale om en børnefaglig undersøgelse, henvises til beskrivelsen af denne (se Børnefaglig undersøgelse). Er der

tale om udredning/undersøgelse til konsulentbistand/familierådgivning, tages der udgangspunkt i en samtale med

barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til tilrettelæggelsen af udredningen/undersøgelsen.


Den ansvarlige rådgiver tilrettelægger udredningen/undersøgelsen.


Der er ingen specifikke tidsfrister for tilrettelæggelsen af udredningen, men det er vigtigt, at udredningen tilrettelæg-

ges, så udredningen/undersøgelsen og den efterfølgende afgørelse sker indenfor de fastsatte tidsfrister. For de speci-

fikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager.

En børnehandicapudredning afsluttes som udgangspunkt senest 4 måneder efter, at kommunen er blevet opmærk-

som på barnets/den unges behov.

Særligt for en udredning/undersøgelse i forhold til Familievejledning for familier med børn under 18 år med betydelig

og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne (jf. Servicelovens § 11, stk. 5) gælder det, at indsatsen skal være

iværksat indenfor 3 måneder fra kommunen har fået kendskab til konstatering af funktionsnedsættelsen.


I Rebild Kommune anvendes ICS under sagsoplysning (udredningen), sagsvurdering og sagsopfølgning. ICS er den soci-

alfaglige metode, der indgår i DUBU, og der findes følgende ICS-visitationsskemaer:

Visitationsskema til § 11 (ligger på fællesdrev under rådgivning).

Ved udredninger omhandlende sager om børn med handicap bruges børnehandicapudredningsmetoden.

Særligt for udredning/undersøgelse til Tabt arbejdsfortjeneste (jf. Servicelovens § 42) kan det anbefales at finde

vejledning i SPUK-systematik for udredning/undersøgelse.


Der er følgende brevskabeloner og blanketter tilgængelige:


3. Sagsoplysning

Side 20 af 43

Økonomiskema til beregning af økonomiske forhold ved udredning/undersøgelse til efterskole (NetBlanket).


Ingen.

3.3.2. Børnefaglig undersøgelse

En børnefaglig undersøgelse er relevant, hvis der er formodning om, at et barn/en ung trænger til særlig støtte (foran-

staltninger efter SL § 52, stk. 3). Der stilles en række særlige krav til en børnefaglig undersøgelses indhold og procedu-

re.

Den børnefaglige undersøgelse har til formål at afdække ressourcer og problemer hos barnet/den unge i relation til 6

temaer. Alle temaer skal som udgangspunkt (ellers begrundelse) afdækkes, ligesom der er krav om udarbejdelse af en

undersøgelsesplan.

En børnefaglig undersøgelse skal så vidt muligt gennemføres i samarbejde med forældremyndighedsindehaveren og

barnet/den unge (hvis den unge er fyldt 15 år). I tilfælde, hvor forældremyndighedsindehaveren ikke giver samtykke,

gennemføres undersøgelsen på det foreliggende grundlag. Det betyder, at der må indhentes statusudtalelser, men der

må ikke anmodes om fortløbende observation. I særlige tilfælde, hvor forældremyndighedsindehaveren ikke giver

samtykke til en børnefaglig undersøgelse, og der er åbenbar risiko for alvorlig skade på barnets/den unges sundhed

eller udvikling, kan det besluttes, at undersøgelsen gennemføres, mens barnet/den unge er anbragt udenfor hjemmet

(SL § 51).

Den børnefaglige undersøgelse følger den samme overordnede systematik som den generelle udred-

ning/undersøgelse. Der skal således tages kontakt til forældremyndighedsindehaver, indhentes samtykke, indhentes

oplysninger fra andre relevante parter, og oplysningerne skal dokumenteres.

Tidsfrister

En børnefaglig undersøgelse skal, medmindre der er tale om særlige omstændigheder, afsluttes senest 4 måneder

efter, at kommunen er blevet opmærksom på barnets/den unges behov.

En børnefaglig undersøgelse uden samtykke, der foretages, mens barnet/den unge er anbragt udenfor hjemmet eller

er indlagt, skal være afsluttet senest 2 måneder efter beslutning om anbringelse.

Metoder og skabeloner

ICS anvendes i hele sagsgangen fra den børnefaglige undersøgelse til udarbejdelsen af og opfølgningen på mål for

indsatsen. ICS er den socialfaglige metode, der indgår i DUBU, og den indeholder både vejledning og følgende skema-

er:

Undersøgelsesplan

Børnefaglig undersøgelse.

For en samlet oversigt over systematikken i en børnefaglig undersøgelse, se SPUK-systematik for gennemførelse af

børnefaglig undersøgelse.


ICS-skema og medfølgende vejledning til statusudtalelse fra skolen, læge og andre eksterne parter. Det er vigtigt at

være opmærksom på at fremsende den korrekte af de fem forskellige vejledninger (findes i DUBU).


Ingen.


3. Sagsoplysning

Side 21 af 43

3.3.3. Kontakt/samtale med forældremyndighedsindehaver


Når der er tale om en ny sag, tages der som udgangspunkt altid et møde med forældremyndighedsindehaverne og

hvis relevant også barnet/den unge (se Børnesamtale) med henblik på at præcisere henvendelsen og vurdere bar-

nets/den unges situation. Det samme gælder ved underretninger, hvor det er fast praksis, at der afholdes et oriente-

ringsmøde med forældremyndighedsindehaverne, hvor underretningens indhold drøftes. Mødet med forældremyn-

dighedsindehaverne er som oftest personligt.

I forbindelse med at der tages kontakt til forældremyndighedsindehaverne forespørges der, hvis relevant, om samtyk-

ke til indhentning af oplysninger fra øvrige myndigheder og fagpersoner samt etablering af tværfagligt samarbejde på

tværs af myndigheder.

Er der tale om mistanke om vold eller seksuelle overgreb i hjemmet gælder der særlige procedure. Se Øvrige bemærk-

ninger - Procedure ved modtagelse af underretning omhandlende vold/seksuelle overgreb.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til kontakt/samtale med forældremyndighedsindehaver.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, planlægger og gennemfører den indledende samtale med forældrene og

indhenter ligeledes, hvis relevant, samtykkeerklæring.


Der tages hurtigst muligt kontakt til forældremyndighedsindehaverne for at planlægge og afholde den indledende

samtale. Særligt fordi samtalen kan have betydning for tilrettelæggelsen af den øvrige del af udredningen.


ICS-skema til brug under samtalen med forældremyndighedsindehaverne (findes i ICS-vejledningsmappen).


Blanket til afgivelse af samtykke (BU 843 på NetBlanket).


Ingen.

3.3.4. Børnesamtale


Samtalen med barnet/den unge skal indgå som et naturligt led i udredningen, og formålet med samtalen er blandt

andet at give kommunen et førstehåndskendskab til det barn/den unge eller de børn/de unge, som sagen drejer sig

om. Barnet/den unge kan afslå at udtale sig, men forældremyndighedsindehaverne kan ikke modsætte sig, at kom-

munen giver barnet mulighed for en samtale. Barnet/den unge skal, inden samtalen finder sted, informeres om retten

til at have en bisidder med. Det skal vurderes, om det i den pågældende sag er hensigtsmæssigt at gennemføre samta-

len med eller uden forældremyndighedsindehaverne.

Er der tale om en børnefaglig undersøgelse eller en udredning/undersøgelse til økonomisk tilskud til efterskole, er der

krav om, at der gennemføres en samtale med barnet/den unge.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til samtale med barnet/den unge.


3. Sagsoplysning

Side 22 af 43


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, planlægger og gennemfører samtalen med barnet/den unge.


Der er ingen særlige tidsfrister for samtalen med barnet/den unge.


ICS-inspirationshæfte med aldersopdelte fokusområder kan bruges til forberedelse og afholdelse af samtale med

barnet/den unge.

[her tilføjes inspirationskilder/værktøjer fra rådgiverne]


Ingen


Ingen.

3.3.5. Indhentning af oplysninger og statusudtalelser


Rådgiveren vurderer, hvilke eksterne parter der er behov for at indhente oplysninger fra. Der kan være tale om læge,

speciallæge, sygehus, daginstitution, skole, specialtilbud, psykolog, øvrige myndigheder m.m. og/eller øvrige forvalt-

ninger i kommunen. Anmodningen skal være så konkret som muligt i forhold til, hvilke oplysninger der ønskes.

Som udgangspunkt sendes anmodningen om oplysninger fra den pågældende eksterne part per mail og ellers per

brev. Anmodning om indhentning af oplysninger fra blandt andet specialtilbud og/eller øvrige forvaltninger i Rebild

Kommune kan dog også ske mundtligt eller via e-mail.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til indhentning af oplysninger og statusudtalelser.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, indhenter oplysninger fra relevante parter.


Som udgangspunkt er tidsfristen 10 arbejdsdage for fremsendelse af oplysninger og statusudtalelser fra eksterne

samarbejdspartnere. Rebild Kommune har konkrete aftaler med flere eksterne samarbejdspartnere om tidsfrister for

indsendelse af oplysninger og statusudtalelser. Det er vigtigt at orientere eksterne parter om de pågældende tidsfri-

ster i følgebrevet til anmodningen.


Se vejledning i ICS-håndbogen.


Til indhentning af oplysninger anvendes:

ICS-skema til statusudtalelser og medfølgende vejledning (findes på Socialstyrelsens hjemmeside) bruges til ind-

hentning af udtalelser/oplysninger fra skole, efterskole, daginstitutioner, sundhedspleje m.m. Vær opmærksom på

at fremsende den korrekte af de fem forskellige vejledninger.

http://www.socialstyrelsen.dk/ics/filer/redskaber-og-aktiviteter/copy_of_Aldersbetingedefokusomrderversion3.3.pdf

http://www.socialstyrelsen.dk/ics/redskaber/ICSblanketter/statusudtalelse


3. Sagsoplysning

Side 23 af 43

Ansøgning om aktindsigt ved indhentning af relevante oplysninger fra PPR, produktionsskole, UU-vejledning m.m.

ansøges om aktindsigt til relevante oplysninger.

Anmodning om aktindsigt ved indhentning af journaloplysninger fra læge, speciallæge og sygehus eller anmodning

om statusattest eller generel helbredsattest (findes i NetBlanket).

Ved indhentning af oplysninger fra andre eksterne samarbejdspartnere som psykologer og eksterne konsulenter

bruges ingen særlige skabeloner.


Ingen.

3.3.6. Dokumentation


I hver enkelt sag skal der foreligge fyldestgørende journalisering og dokumentation for udredningen med alle de sags-

oplysninger, der er indsamlet, hvilket i øvrigt også gælder i forhold til de trufne afgørelser og indsatser, der iværksæt-

tes.

Det er vigtigt, at der i sagen føres en dækkende journal, både for at notatpligten overholdes, men også for at andre

efterfølgende har mulighed for at sætte sig ind i sagen.

Det bør derfor fremgå af journalen, om det er blevet besluttet at igangsætte en udredning/undersøgelse og med hvil-

ket formål, ligesom det bør fremgå, hvilke udtalelser der er indhentet, samt eventuelt et kort resume af indholdet af

disse. Ligeledes skal de relevante oplysninger fra møder med barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne

dokumenteres i journalen.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til dokumentation.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, dokumenterer også sagsoplysningerne.


Dokumentation i journalen sker løbende, som oplysningerne indsamles. Særligt i forhold til dokumentation af mundt-

lige samtaler er det vigtigt, at dette sker umiddelbart under eller i forlængelse af samtalen.


ICS anvendes i hele sagsgangen fra den børnefaglige undersøgelse til udarbejdelsen af og opfølgningen på mål for

indsatsen. ICS er den socialfaglige metode, der indgår i DUBU.


Ingen.


Ingen.


4. Sagsvurdering

Side 24 af 43

4. SAGSVURDERING

4.1. SAGSVURDERINGENS FORMÅL OG INDHOLD

Med sagsvurderingen foretager sagsbehandleren en samlet faglig vurdering af barnets/den unges situation med ud-

gangspunkt i sagsoplysningen. Der sker således en vurdering af, om barnet/den unge falder indenfor målgruppen for

en given indsats eller ydelse, hvilken indsats der i givet fald er relevant, og hvad formålet med indsatsen er. Det vurde-

res også, om der er behov for at gennemføre en partshøring.

Hvis det er relevant, udarbejdes en handleplan, der drøftes med barnet/den unge og vedkommendes familie. Handle-

planen skal konkretisere, hvilke mål der er for barnet/den unge, og hvordan disse tænkes opnået ved indsatsen. Hand-

leplanen bør så vidt muligt udarbejdes i samarbejde med barnet/den unge og vedkommendes familie.

I gennemgangen af sagsvurderingen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, red-

skaber, skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for denne fase.

4.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSVURDERINGEN

4.2.1. Tilstrækkelig oplysning af sagen (FL § 32, RL § 10, PL § 5)

Det er myndighedens ansvar, at sagen bliver tilstrækkelig oplyst til, at der kan træffes en afgørelse. Samtidig må myn-

digheden kun indhente oplysninger om forhold, der har direkte betydning for den pågældende ansøgning.

4.2.2. Partshøring (FL § 19)

Kommunen må først træffe afgørelse i en sag, når borgeren er bekendt med alle oplysninger vedrørende sagens fakti-

ske omstændigheder og har haft lejlighed til at udtale sig om oplysningerne. Partshøring er nødvendig, når der er

relevante oplysninger, som borgeren ikke er bekendt med, af væsentlig karakter for sagens afgørelse, og når disse

oplysninger samtidig er til ugunst for borgeren. Pligten til at partshøre gælder ikke myndighedens interne materiale og

egne vurderinger. Partshøring omfatter barnet/den unge, hvis vedkommende er over 15 år.

4.2.3. Handleplan (SL § 141)

Der skal som udgangspunkt udarbejdes en handleplan før igangsættelsen af foranstaltninger til børn og unge med

særlige behov.

Kommunen har som led i indsatsen pligt til at tilbyde borgeren at udarbejde en handleplan, når hjælpen ydes til per-

soner med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller personer med alvorlige sociale problemer, der ikke

eller kun med betydelig støtte kan opholde sig i egen bolig, eller som i øvrigt har behov for betydelig støtte til forbed-

ring af de personlige udviklingsmuligheder. I andre typer sager skal kommunen skønne, om det vil være hensigtsmæs-

sigt at tilbyde en handleplan.

4.2.4. Mindst indgribende foranstaltning

Hvis kommunen kan vælge mellem forskellige foranstaltninger til at opfylde et bestemt formål, skal den mindst ind-

gribende foranstaltning vælges.

4.2.5. Lighedsprincippet

Ensartede tilfælde skal behandles ens.


4. Sagsvurdering

Side 25 af 43

4.2.6. Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS § 5)

Forvaltningsenheden skal behandle henvendelser og ansøgninger i forhold til alle de muligheder, der findes for at give

hjælp efter den sociale lovgivning, herunder også rådgivning og vejledning. Forvaltningsenheden skal derfor være

opmærksom på, om der kan søges om hjælp hos en anden myndighed eller efter anden lovgivning.

Det er ikke et krav, at myndighederne – og dermed den enkelte rådgiver – selv skal kunne give råd om alle typer pro-

blemer, men rådgiveren skal være opmærksom på andre støtte- og rådgivningsmuligheder, som borgeren kan henvi-

ses til, for eksempel arbejdsløshedskasserne, når det drejer sig om reglerne om arbejdsløshedsdagpenge, og statsfor-

valtningerne i tilfælde af skilsmisse, separation eller spørgsmål om samvær med børn. Det kan også være relevant at

pege på øvrige muligheder udenfor det sociale system.

4.3. AKTIVITETER I SAGSVURDERINGEN

4.3.1. Faglig vurdering og analyse


Med afsæt i ansøgningen/henvendelsen og de indsamlede oplysninger i udredningen udarbejder rådgiveren den fagli-

ge vurdering og analyse. I den faglige vurdering sammenholder rådgiveren alle relevante oplysninger fra udredningen,

og på baggrund heraf foretages en vurdering af barnets/den unges situation og eventuelle berettigelse til hjælp, hvilke

indsatstyper der i så fald er relevante og formålet med indsatsen (herunder om der skal udarbejdes en handleplan).

Hvis det vurderes, at barnet/den unge har behov for en indsats, gives der som udgangspunkt et eller flere forslag til et

konkret tilbud.

Den faglige vurdering er altid en individuel vurdering af det enkelte barns/den enkelte unges behov for hjælp efter

loven, men tager samtidig udgangspunkt i retningslinjerne fra Rebild Kommunes serviceniveau på området for børn og

unge med særlige behov.

Når rådgiveren foretager den faglige vurdering og analyse, kan det være relevant at indhente faglig sparring hos kolle-

ger og fagleder såvel som på det ugentlige teammøde, hvilket kan ske med udgangspunkt i kviksparring. Ligeledes kan

visitationsudvalgsmøderne bruges til drøftelse af den faglige vurdering og mulige indsatser i en given sag.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til den faglige vurdering og analyse.


Rådgiveren/sagsbehandleren har ansvaret for at foretage den faglige vurdering. Teammødet bruges ofte til sparring

omkring den faglige vurdering og indstilling.


Der er ingen specifikke tidsfrister for at foretage den faglige vurdering, men det er vigtigt, at den samlede afgørelse

træffes indenfor de specifikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune.

Sociale afgørelsessager.


ICS-visitationsskema (findes i DUBU). For børnehandicapsager bruges også resumearket.

Rebild Kommunes serviceniveaubeskrivelser på området for børn og unge med særlige behov.

Rebild Kommunes takstblade hvor der fx kan findes faste takster for ekstraudgifter til et anbragt barn som briller,

computer, årskort til oplevelser, ferie m.v.


4. Sagsvurdering

Side 26 af 43


Den faglige vurdering dokumenteres i journalen i DUBU.

Øvrige bemærkninger Ingen

4.3.2. Eventuel partshøring


Det er vigtigt at vurdere, om der er behov for at afholde en partshøring og i så fald planlægge den og indsende de

relevante sagsoplysninger til forældremyndighedsindehaverne og den unge. Før der kan træffes afgørelse i en sag, skal

rådgiveren nemlig sikre sig, at de berørte parter er bekendt med alle oplysninger vedrørende sagens faktiske omstæn-

digheder. Partshøring skal finde sted, hvis der er inddraget faktiske oplysninger i udredningen eller undersøgelsen,

som forældrene (og den unge, hvis denne er fyldt 15 år, når der er tale om en børnefaglig undersøgelse eller børne-

handicapudredning) ikke er bekendt med, og som er til ugunst for dem.

Partshøringen kan være skriftlig eller ske ved et møde med forældremyndighedsindehaverne/den unge. Rådgiveren

vurderer hvad der er mest hensigtsmæssigt i den konkrete sag. Forældremyndighedsindehaverne /den unge skal ikke

partshøres i rådgiverens vurdering af barnets/den unges funktionsniveau.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til eventuel partshøring.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, vurderer, om partshøring er relevant og planlægger og afholder denne.


Sker partshøringen som et møde skal forældremyndighedsindehaverne /den unge have de relevante sagsoplysninger

senest 7 dage, inden mødet finder sted.


Ingen


Ingen


Ingen.

4.3.3. Udarbejdelse af handleplan

Rådgiveren vurderer, om der skal udarbejdes en handleplan. Som udgangspunkt udarbejder Rebild Kommune en

handleplan, inden der iværksættes indsatser for børn og unge med særlige behov. Det gælder dog ikke ved ledsage-

ordning, merudgiftsydelser og i mange tilfælde heller ikke ved tilbud om rådgivning og vejledning eller økonomisk

bistand til efterskoleophold. Er der tale om anbringelse udenfor hjemmet eller forebyggende indsatser efter servicelo-

vens §§ 52 og 76, har kommunen pligt til at udarbejde en handleplan. Er der foretaget en børnefaglig undersøgelse,

udarbejdes handleplanen på baggrund af denne.

En handleplan angiver det overordnede formål med indsatsen, hvilke konkrete indsatser der er nødvendige for at

opnå dette formål, den forventede varighed af indsatsen, mål og delmål for indsatsen og andre særlige forhold vedrø-

rende anbringelsesform, forebyggende foranstaltninger, behandling, hjælpemidler mv. Handleplanen er dermed et

aktivt dokument og arbejdsredskab.


4. Sagsvurdering

Side 27 af 43

Arbejdet med handleplanen kan påbegyndes på forskellige tidspunkter. I nogle tilfælde allerede i forbindelse med

sagsoplysningen (samtale med barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne) eller sagsvurderingen, men det

kan også ske, at handleplanen først påbegyndes efter, der er truffet endelig afgørelse. Samlet set er formålet med at

udarbejde en handleplan for indsatsen at styrke inddragelsen af borgeren, klargøre målet med indsatsen og sikre en

sammenhængende og helhedsorienteret indsats og dermed fremme koordinationen mellem alle involverede perso-

ner, instanser og forvaltningsgrene.

Hvis det er relevant, udarbejdes en handleplan, der drøftes med barnet/den unge og vedkommendes familie. Handle-

planen skal konkretisere, hvilke mål der er for barnet/den unge, og hvordan disse tænkes opnået ved indsatsen. Hand-

leplanen er således også en forudsætning for at sikre en systematisk og fagligt funderet opfølgning på indsatsen.

Handleplanen bør så vidt muligt udarbejdes i samarbejde med barnet/den unge og vedkommendes familie.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til udarbejdelse af handleplan.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, udarbejder handleplanen.


Handleplanen udarbejdes som udgangspunkt inden indsatsen iværksættes, eller hurtigst herefter og senest indenfor 4

måneder.


Vejledning til handleplan (findes i ICS).

ICS handleplansskabelon (findes i DUBU).


Ingen.


Ingen.

http://www.socialstyrelsen.dk/ics/redskaber/ICSblanketter/indsats


5. Sagsafgørelse

Side 28 af 43

5. SAGSAFGØRELSE

5.1. SAGSAFGØRELSENS FORMÅL OG INDHOLD

Formålet med denne fase er at sikre, at der træffes endelig afgørelse om tildeling af eller afslag på hjælp til det pågæl-

dende barn/ung og familie, og i forlængelse heraf meddele afgørelsen til barnet/den unge og forældremyndighedsin-

dehaverne. Fasen omfatter forberedelse af den endelige afgørelse, herunder eventuel udarbejdelse af indstilling til

visitationsudvalget. Når afgørelsen er truffet, udarbejdes en skriftlig afgørelse, der formidles til barnet/den unge og

forældremyndighedsindehaverne.

I gennemgangen af afgørelsen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, redskaber,

skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for denne fase.

5.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSAFGØRELSEN

5.2.1. Meddelelse om afgørelsen

Der er ikke generelt et krav om skriftlige afgørelser på det sociale område (med undtagelse af hjælp efter § 83 i ser-

viceloven, personlig hjælp, omsorg og pleje), men det er god forvaltningsskik at meddele afgørelser skriftligt. Borgeren

kan altid kræve at få en skriftlig begrundelse. Afgørelsen er gældende, fra meddelelsen er modtaget. Det skal doku-

menteres, når afgørelsen meddeles borgeren mundtligt. Forældremyndighedsindehaverne kan altid kræve at få en

skriftlig begrundelse, medmindre der gives fuldt medhold. Borgeren har først pligt til at rette sig efter en afgørelse,

når den er meddelt.

5.2.2. Begrundelse (FL § 22 og § 24)

En afgørelse skal altid være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen meddeles mundtligt, og borgeren får

fuldstændig medhold. Begrundelsen skal henvise til de retsregler, som afgørelsen er truffet ud fra. Hvis afgørelsen

beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen endvidere beskrive de hovedhensyn, der har været afgørende for

skønnet, for eksempel henvisning til Rebild Kommunes serviceniveau. Begrundelsen skal desuden om fornødent inde-

holde en kort redegørelse for de faktiske oplysninger, der er tillagt væsentlig betydning i afgørelsen.

5.2.3. Klagevejledning og behandling af klage (FL § 25, RL § 66)

Afgørelser skal være ledsaget af en klagevejledning, medmindre afgørelsen meddeles mundtligt, og borgeren får fuld-

stændig medhold. Hvis en borger klager, har kommunen pligt til at genvurdere sagen indenfor fire uger efter modta-

gelse af klagen.

5.3. AKTIVITETER I AFGØRELSEN

5.3.1. Forberedelse af afgørelsen


For fordeling af beslutningskompetencer se Center Familie og Handicaps kompetenceplan [under udarbejdelse]. Fag-

lederen kan altid vælge at forelægge sager for visitationsudvalget.

I sager, hvor afgørelsen ligger udenfor faglederens beslutningskompetence, udarbejdes der en skriftlig indstilling til

visitationsudvalget, der forinden godkendes af faglederen. Den samlede udredning/undersøgelse og den faglige vur-

dering vedlægges indstillingen til visitationsudvalget.

I sager, hvor afgørelsen ligger indenfor faglederens beslutningskompetence, er der ingen administrative krav til for-

men på indstillingen. Den kan dermed både være mundtlig og skriftlig og kan både ske på teammødet, via mailkorre-

spondance og bilateralt.


5. Sagsafgørelse

Side 29 af 43


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til forberedelse af afgørelsen.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, indstiller sagen til afgørelse og udarbejder det nødvendige oplæg. Indstillinger

til afgørelse i visitationsudvalget skal aftales med fagleder.


Der er ingen specifikke tidsfrister for forberedelse af afgørelsen, men det er vigtigt, at der træffes afgørelse indenfor

de specifikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørel-

sessager. I sager indenfor SL § 41 og 42 er den samlede sagsbehandlingstid for eksempel 8 uger, fra ansøgningen er

modtaget, til borgeren modtager afgørelsen.

Skal sagen for visitationsudvalget eller tages op på teammødet, skal der tages højde for mødeplanlægning og deadline

for dagsorden. Indstilling til afgørelse i visitationsudvalget skal være endeligt aftalt med fagleder og fremsendt senest

en uge inden visitationsudvalgsmødet


Center Familie og Handicaps kompetenceplan [under udarbejdelse].


Indstillingsark til visitationsudvalget (findes på fællesdrev). Indstillingen vedhæftes relevante sagsakter.


Ingen.

5.3.2. Afgørelsen


Træffes afgørelsen af faglederen eller visitationsudvalget, sker det ofte i en fælles drøftelse af sagen med rådgiveren

på enten visitationsudvalgsmødet, teammødet eller et bilateralt møde med faglederen. Afgørelsen formidles derfor

som udgangspunkt direkte til rådgiveren under drøftelsen og ved visitationsudvalgsafgørelser desuden skriftligt i refe-

rat fra mødet.

Er der tale om afgørelse i visitationsudvalget kan dette vælge at godkende rådgiverens indstilling om tildeling af eller

afslag på hjælp samt forslag til konkret tilbud, at træffe en anden afgørelse eller at beslutte, at sagen ikke er tilstræk-

kelig oplyst til at træffe afgørelse endnu.

Når der er truffet endelig afgørelse i sagen på foranledning af rådgiverens indstilling, udarbejdes en endelig begrun-

delse, der indføres i journalen sammen med den konkrete afgørelse. Afgørelsen og begrundelsen formidles også til

barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne (se Formidling af afgørelse til barnet/den unge og forældre-

myndighedsindehaverne).


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til afgørelsen.


Den rådgiver, der har ansvaret for sagen, sikrer, at sagen forelægges det rette beslutningsorgan, og at der gives en

fyldestgørende begrundelse for afgørelsen.

[Det skal afklares hvem der er ansvarlig for at skrive afgørelsen, hvis der efter en indstilling til visitationsudvalget træf-

fes anden afgørelse end angivet i indstillingen.]


5. Sagsafgørelse

Side 30 af 43


Der er ingen specifikke tidsfrister for selve afgørelsen, men den samlede sagsbehandlingstid skal være indenfor de

specifikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelses-

sager.


Rebild Kommunes serviceniveaubeskrivelser på området for børn og unge med særlige behov


Ingen


For at sikre at ensartede tilfælde behandles ens samles der på teammøder op på relevante afgørelser indenfor hvert

teams arbejdsområde.

5.3.3. Formidling af afgørelse til barnet/den unge og forældremyndighedsindehaver-ne


Når der er truffet en afgørelse, skal denne formidles til barnet/den unge og vedkommendes familie. Rådgiveren vur-

derer, om det er mest hensigtsmæssigt at formidle afgørelsen ved et møde eller per brev. Ved særligt følsomme sager,

herunder anbringelsessager, formidles afgørelsen ved et møde. Når afgørelsen formidles ved møde, udleveres samti-

dig en skriftlig afgørelse.

Med formidlingen af afgørelsen gives der som hovedregel en begrundelse for afgørelsen (se mere under Lovgivning:

Begrundelse), hvor de hovedhensyn og faktiske oplysninger, der danner grundlag for den samlede vurdering og afgø-

relsen, gengives. Derudover skal formidlingen af afgørelsen også indeholde en klagevejledning (se mere under Lovgiv-

ning: Klagevejledning og behandling af klager).


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til formidling af afgørelsen til borgeren.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, formidler afgørelsen til forældremyndighedsindehaverne og hvis relevant

barnet/den unge, herunder også begrundelsen og klagevejledningen.


Afgørelsen meddeles hurtigst muligt og senest 5 hverdage efter, afgørelsen er truffet. Er afgørelsen truffet i visitati-

onsudvalget, kan det være hensigtsmæssigt at vente med formidlingen, indtil mødereferatet er udsendt.

Det skal desuden sikres, at den samlede sagsbehandlingstid er indenfor de specifikke tidsfrister for forskellige typer

ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager.


Den Sociale Ankestyrelse har udarbejdet en vejledning: At skrive en afgørelse.


Brevskabelon til afgørelsesbrev (findes i DUBU).


Ingen.


5. Sagsafgørelse

Side 31 af 43

5.3.4. Genvurdering, hvis borgeren klager over afgørelsen


Barnet/den unge (fra 12 og opefter) og/eller forældremyndighedsindehaverne har ret til at klage over en afgørelse

indtil fire uger efter, afgørelsen er modtaget. Der er ingen krav om, hvordan klagen skal udformes, og klagen kan der-

for både være skriftlig og mundtlig. Benyttes klagemuligheden, er Rebild Kommune forpligtet til at genvurdere sagen

indenfor fire uger. En genvurdering er i praksis et ekstra tjek af den endelige afgørelse og den faglige vurdering, der

ligger til grund for klagen. I visse tilfælde kan det ske, at borgeren i forbindelse med klagen fremkommer med nye

relevante oplysninger, der kan få betydning for sagen.

Der fremsendes kvittering på, at kommunen har modtaget klagen. [Der er ikke lovmæssigt krav om kvittering på kla-

ger. Det skal derfor afklares om CFH kvitterer for klager og en evt. tidsfrist]

Vælger barnet/den unge og/eller forældremyndighedsindehaverne at klage over afgørelsen, har klagen som udgangs-

punkt ikke opsættende virkning (jf. retssikkerhedsloven §72, stk. 1). Der er dog en række undtagelser i forhold til ho-

vedreglen særligt i forhold til valg af anbringelsessted, ændret anbringelsessted, hjemgivelse og hjemgivelsesperiode.

Se mere herom i Retssikkerhedsvejledningen (kap. 26) og Håndbog om Barnets Reform.

Alle klagesager drøftes med nærmeste fagleder. Rådgiveren kan fastholde sin oprindelige faglige vurdering og indstil-

ling til visitationsudvalget/faglederen eller vælge at justere vurderingen og indstillingen på baggrund af genvurderin-

gen. Efterfølgende foretager den beslutningskompetente instans (den faglige leder eller visitationsudvalget) den ende-

lige genvurdering af sagen og dermed afgørelsen af klagen. Indstilling til genvurdering sker på samme måde som en

generel indstilling (se Sagsvurdering: Forberedelse af afgørelse), og beslutningskompetencen er den samme som ved

afgørelsen.

Hvis den oprindelige afgørelse fastholdes, er Rebild Kommune ansvarlig for at sende klagen videre til Ankestyrelsen.

Her bruges Ankestyrelsens klageskema som tilsendes sammen med de relevante sagsoplysninger i bilag.

Hvis Rebild Kommune på baggrund af klagen vælger at ændre den oprindelige afgørelse, får borgeren en ny afgørelse

med tilhørende begrundelse og ny klagefrist.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til eventuel genvurdering, hvis borgeren klager.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, forelægger genvurderingen for den faglige leder og hvis relevant visitations-

udvalget efter godkendelse fra den faglige leder. Rådgiveren er ligeledes ansvarlig for at sikre, at tidsfristen på fire

uger fra modtagelse af klagen overholdes.


Borgeren kan klage indenfor fire uger efter modtagelse af afgørelsen.

Tidsfristen for behandling af klager er fire uger, fra kommunen modtager klagen, til borgeren får svar.


Se Ankestyrelsens klagevejledning (findes bl.a. i NIS)


Ankestyrelsens klageskema



5. Sagsafgørelse

Side 32 af 43

Ingen.

5.3.5. Målgrupperegistrering

Målgrupperegistrering sker på børnehandicapområdet. Når målgrupperegistreringen i fremtiden indgår som element i

DUBU, vil det omfatte hele børn/unge området.

Når der er truffet afgørelse om tildeling af indsats, sker der i tilknytning til journaliseringen en registrering af bar-

nets/den unges målgruppekarakteristik, der kobles med alder og den pågældende indsats, der er truffet afgørelse om.

Dette gøres for at sikre bedst mulig ledelsesinformation. Rådgiveren angiver barnets/den unges funktionsevnened-

sættelse og/eller sociale problem i henhold til udvalgte målgruppebegreber. Målgruppen skal alene angives med af-

sæt i den indsats, der tildeles i den pågældende afgørelse. Eksempelvis skal et misbrugsproblem, der ikke har relevans

for den konkrete ansøgning og afgørelse, ikke registreres i målgruppeklassifikationen. Et barn/en ung kan således godt

have flere parallelle målgruppeangivelser fordelt på flere sager. Der skal ikke registreres en målgruppe, hvis bar-

net/den unge ikke tildeles en indsats.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til målgrupperegistrering.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, foretager målgrupperegistreringen.


Målgrupperegistreringen sker samtidig med, at afgørelsen indføres i journalen.


Registreringen foretages i DUBU.


Ingen.


Ingen.


6. Igangsættelse

Side 33 af 43

6. IGANGSÆTTELSE

6.1. IGANGSÆTTELSENS FORMÅL OG INDHOLD

Formålet med fasen er at igangsætte den indsats eller ydelse, der er truffet afgørelse om. Der skelnes mellem indsat-

ser som for eksempel anbringelser og familiebehandling og ydelser som for eksempel merudgifter. Er der tale om

afgørelse om en indsats, skal der foretages en bestilling og videregivelse af relevant information til intern eller ekstern

udfører. Er der tale om en afgørelse om ydelser, skal den eller de pågældende ydelser udbetales til borgeren. Derud-

over skal der for både indsatser og ydelser ske underretning af øvrige relevante forvaltninger i kommunen, herunder

kommunens økonomifunktion, således at der kan skabes overblik over kommende udgifter og sikres eventuel mel-

lemkommunal refusion.

I gennemgangen af igangsættelse beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, redska-

ber, skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for denne sagsfase.

6.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR IGANGSÆTTELSE

6.2.1. Tilbudsportalen (SL § 14)

Kommunerne må kun benytte tilbud, der er registreret i Tilbudsportalen (link). Ved anbringelser og aflastningsordnin-

ger er der desuden en række særlige krav til godkendelse.

6.2.2. Nødvendig viden

Myndigheden bør sikre sig, at udfører har den nødvendige viden om borgeren til at kunne igangsætte og levere ind-

satsen, herunder indsigt i relevante dele af handleplanen. Videregivelse af relevante oplysninger til udfører kræver

ikke samtykke.

6.3. AKTIVITETER I IGANGSÆTTELSE

6.3.1. Bestilling af indsats hos udfører


Er der truffet endelig afgørelse om iværksættelse af en indsats, og er målene for indsatsen klart formuleret (eventuelt

i form af en handleplan), skal indsatsen bestilles hos den pågældende udfører. Udføreren kan både være kommunal

eller ekstern. Som regel rummer afgørelsen en specificering af et konkret tilbud. Er dette ikke tilfældet, skal rådgiveren

finde et passende tilbud og eventuelt udspecificere indsatsmålene og handleplanen for dermed at kunne foretage en

bestilling.

Med bestillingen af indsatsen skal det sikres, at udfører har de relevante oplysninger om barnet/den unge og ved-

kommendes familie til at kunne levere indsatsen, herunder oplysninger om indsatsens mål, og at indsatsen koordine-

res med eventuelle andre tiltag målrettet barnet/den unge og vedkommendes familie. Det bygger på rådgiverens

individuelle vurdering hvilke oplysninger der skal videregives til udfører i den konkrete sag. Afhængigt af sagens karak-

ter kan det omfatte, at alle eller nogle af sagsoplysningerne og en eventuel handleplan medsendes som supplement til

bestillingen.

Proceduren for igangsættelse af en indsats varierer mellem indsatstyper. Under Øvrige bemærkninger - Igangsættelse

nedenfor gennemgås procedurerne for særskilte indsatstyper.

Som udgangspunkt er der i forbindelse med sagsoplysningen indhentet samtykke fra forældremyndighedsindehaverne

/den unge til indhentning og videregivelse af oplysninger. Denne samtykkeerklæring omfatter også udveksling af op-

lysninger med udføreren. Er der ikke allerede indhentet samtykke, skal det ske (se Indhentning af oplysninger og sta-


6. Igangsættelse

Side 34 af 43

tusudtalelser). Ved bestillingen af indsatsen planlægges samtidig opfølgningstidspunktet, og udfører orienteres om

dette.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til bestilling af indsats hos udfører.


Den ansvarlige rådgiver sørger for, at indsatsen sættes i gang, herunder bestilling af indsatsen, videresendelse af de

relevante oplysninger, eventuel matchning af plejefamilie/leverandør samt planlægning af indledende møder eller

besøg.


Indsatsen bestilles så hurtigt som muligt efter, der er truffet afgørelse. Igangsættelse af indsatsen afhænger af konkret

aftale med udføreren, men det tilsigtes, at indsatsen igangsættes hurtigst muligt.


Ingen


Kontrakt mv. om formidlet døgnophold (NetBlanket BU 703).

Øvrige bemærkninger - Igangsættelse

Nedenfor fremgår eller henvises til procedurer for igangsættelse af særskilte indsatstyper. [CFH vender tilbage om

beskrivelse af igangsættelsen af særskilte ydelser]

Igangsættelse af Familiebehandling (SL § 11, stk. 3) og Kontaktperson se Familiehusets ydelseskataloger: Familie-

behandling, kontaktperson.

Igangsættelse af anbringelse/aflastning Samarbejdsaftale med Godkendelses- og tilsynsenhed samt Interne snitfla-

der til familieplejen [under revidering].

Igangsættelse af Økonomisk tilskud til efterskole (SL § 52A) kontaktes den pågældende skole af kommunen med

tilsagn om at kommunen betaler

Igangsættelse af indsats Ung på eget værelse finder den unge som udgangspunkt selv et værelse evt. med vejled-

ning fra kommunen og der laves aftale med boligforeningen om at kommunen betaler huslejen/del af huslejen. Ef-

terfølgende skal lejekontrakten godkendes af kommunens jurist.

Igangsættelse af psykologbehandling sker på grundlag af individuel aftale.

Igangsættelse af forældreevneudredning sker på grundlag af individuel aftale.

Igangsættelse af Efterværn sker på grundlag af individuel aftale.

6.3.2. Igangsættelse af økonomiske ydelser


Er der truffet afgørelse om tildeling af en økonomisk ydelse, og omfanget af ydelsen er beregnet, skal denne igangsæt-

tes. Er omfanget af ydelsen (fx tabt arbejdsfortjeneste) endnu ikke beregnet skal denne foretages.


6. Igangsættelse

Side 35 af 43

Ved både engangsbevillinger og løbende ydelser fremsendes kopi af afgørelsen til administrativ medarbejder, der på

den baggrund foretager indberetning i KMD Udbetaling. Afgørelsen indeholder barnets/den unges CPR-nummer, be-

villingsparagraf, ydelsens omfang og varighed samt oplysninger om, hvem overførslen skal foretages til. Er der tale om

refundering af udgifter, borgeren har haft, vedlægges regning (original) og bevillingsmeddelelsen. Journalen opdateres

samtidig, og der indføres et opfølgningstidspunkt.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til igangsættelse af økonomiske ydelser.


Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, sender bevillingsmeddelelse til administrationen, der efterfølgende har an-

svaret for at sætte udbetalingen i værk.


Der er ingen særlige tidsfrister for, hvor lang tid der må gå fra afgørelse til udbetaling af ydelse til borgeren. Som ud-

gangspunkt udbetales ydelser sidst på måneden.

Skal der foretages udmåling/beregning af en given ydelse (fx tabt arbejdsfortjeneste) foretages denne hurtigst muligt

og som udgangspunkt indenfor ? hverdage efter afgørelsen.


KMD Udbetaling.


Skabelon til Afgørelsesbrev

Beregningsskema merudgifter (SL § 41)

Beregningsskema tabt arbejdsfortjeneste (SL § 42)


Ingen.

6.3.3. Information til økonomiafdelingen og eventuelle øvrige forvaltninger


For økonomistyring, indhentning af refusion m.m. er det er vigtigt, at kommunens økonomiafdeling har et opdateret

billede af omkostningerne ved igangværende og fremtidige indsatser og ydelser. Derfor skal alle indsatser og ydelser

udfyldes i disponeringsarket.

Derudover skal der ved anbringelser som udgangspunkt gives besked til PPR, skoletandplejen, Udbetaling Danmark,

CPR-registret m.fl.

Er der tale om en afgørelse, der er omfattet af mellemkommunal refusion, fremsendes kopi af refusionsblanket også

til økonomikontoret.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til videregivelse af information til økonomiafdelingen og eventuelle øvrige

forvaltninger.



6. Igangsættelse

Side 36 af 43

Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, fremsender relevant information til økonomikontoret og øvrige forvaltnin-

ger/aktører.


Oplysninger om kommende udgifter videregives altid til økonomikontoret i forbindelse med bestilling af indsatsen

eller indsendelse af bevillingsmeddelelse om ydelse. Så snart der er kendskab til en ændring i økonomien, skal det

tilføjes i disponeringsark.


Ingen.


Disponeringsark (ligger på fællesdrevet)

Ved afgivelse af refusionstilsagn anvendes standardblanket fra NetBlanket.


Ingen.


7. Sagsopfølgning

Side 37 af 43

7. SAGSOPFØLGNING

7.1. SAGSOPFØLGNINGENS FORMÅL OG INDHOLD

Formålet med fasen et at sikre, at den leverede indsats lever op til formålet, samt justere eller afslutte indsatsen, hvis

barnets/den unges behov ændrer sig. Med opfølgningen skabes der grundlag for at vurdere, om indsatsen fortsat

matcher barnets/den unges behov, eller om der fremadrettet skal ske ændringer i indsatsen og/eller målsætningerne

for indsatsen, herunder om det konkrete tilbud stadig er relevant.

Sagsopfølgningen omfatter i praksis en opfølgning på oplysningerne i sagen, hvor der blandt andet gennemføres en

opfølgende samtale med barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne og indhentes relevant information fra

eventuel udfører. Efterfølgende foretages en sagsvurdering på baggrund af oplysningerne, og der træffes afgørelse

om, hvad der videre skal ske i sagen.

Lovgivningen fastsætter endvidere, at der skal gennemføres tilsyn. Det generelle tilsyn udføres af tilsynsenheden,

mens det personrettede tilsyn varetages af rådgiveren. Opfølgningen udgør et naturligt tidspunkt for at gennemføre

den personrettede del af tilsynet. Tilsynet har et særskilt fokus på borgerens trivsel og velbefindende i tilbuddet. Der

vil ofte være en sammenhæng mellem trivslen og hvorvidt indsatsen og målsætningerne er relevante, men rådgiveren

skal ved tilsynet være særlig opmærksom på borgerens trivsel isoleret set.

I gennemgangen af sagsopfølgningen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, red-


7.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSOPFØLGNINGEN

7.2.1. Opfølgningens indhold

Kommunen er forpligtet til løbende at følge op på de enkelte sager for at sikre sig, at hjælpen fortsat opfylder formå-

let, samt justere indsatsen, hvis barnets/den unges situation har ændret sig siden afgørelsen. Det overordnede mål

med sagsopfølgningen er således det samme som for selve servicelovens indsats: at sikre barnets/den unges trivsel og

udvikling. I forbindelse med sagsopfølgningen skal kommunen derfor også være opmærksom på, om der er behov for

at yde andre former for hjælp.

7.2.2. Opfølgningshyppighed (SL § 70)

Kommunen har pligt til at følge løbende op på de enkelte sager for at sikre sig, at hjælpen fortsat opfylder formålet.

Den første opfølgning skal ske senest 3 måneder efter igangsættelse, og derefter er der som minimum krav om op-

følgning hver sjette måned.

7.2.3. Borgerinddragelse (SL § 148)

Også i opfølgningen er det vigtigt at huske på borgerinddragelsen, således at opfølgningen sker ud fra barnets/den

unges og vedkommendes families forudsætninger og i videst muligt omfang i samarbejde med dem. Hvis ikke borge-

ren er i stand til at medvirke i opfølgningen, er det vigtigt, at en pårørende eller værge er til stede i henhold til borge-

rens retssikkerhed.

7.2.4. Notatpligt (OL § 6)

Rebild Kommunes medarbejdere er omfattet af reglerne om notatpligt. Det betyder pligt til at notere mundtlige op-

lysninger i en sag, hvis de har betydning for den afgørelse, der efterfølgende skal træffes, eller hvis de i øvrigt er væ-

sentlige. Det er uden betydning for notatpligten, om der rent faktisk træffes en afgørelse, eller om sagen henlægges,

uden der er truffet en afgørelse. I Center Familie og Handicap dokumenteres alt sagsarbejde elektronisk i IT systemet

DUBU.


7. Sagsopfølgning

Side 38 af 43

7.2.5. Tilsyn (RL § 16 og SL § 148)

Kommunen har pligt til at gennemføre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses af de forskellige udførere.

Tilsynet omfatter både indholdet i tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Der er krav om, at tilsynet både

skal være personrettet, det vil sige i forhold til det enkelte barns/den enkelte unges trivsel i et givent tilbud, og institu-

tionelt, det vil sige i forhold til den institution/organisation, der løser opgaven.

Ved anbringelse uden for hjemmet skal der gennemføres mindst to årlige tilsynsbesøg på anbringelsesstedet, hvor

kommunen taler med barnet eller den unge. Samtalen skal så vidt muligt finde sted uden tilstedeværelse af ansatte

fra anbringelsesstedet. Vurderingen skal omfatte en stillingtagen til, hvorvidt andre forhold end de hidtil beskrevne er

relevante, og i så fald skal disse indgå i en revideret handleplan

7.3. AKTIVITETER I SAGSOPFØLGNINGEN

7.3.1. Tilrettelæggelse og forberedelse af opfølgningen


Opfølgningstidspunktet, det vil sige tidspunktet for opfølgningsmødet, blev fastsat ved igangsættelse af indsatsen. Der

kan dog være brug for at ændre opfølgningstidspunktet, for eksempel ud fra tilbagemeldinger fra udfører, barnet/den

unge eller forældremyndighedsindehaverne, pårørende mv. Senest 2 uger inden opfølgningsmødet mindes opfølg-

ningsmødets deltagere, herunder forældremyndighedsindehaverne og eventuelle partsrepræsentanter, om det fast-

satte tidspunkt, mødets formål og deres mulighed for at have en bisidder med.

Det er vigtigt, at koordinere opfølgningen, hvis der er forskellige parallelle indsatser i gang.

Forud for opfølgningsmødet forbereder rådgiveren opfølgningen på indsatsen. Dette vil typisk omfatte en gennem-

gang af seneste udredning/undersøgelse, den aktuelle handleplan og de opstillede formål og målsætninger for indsat-

sen samt korrespondance med en eventuel udfører eller andre vedrørende indsatsen. Leveres indsatsen af en in-

tern/ekstern udfører, indhentes der statusudtalelser fra udfører, hvis ikke disse allerede foreligger. Statusudtalelser

indeholder en status på indsatsens mål samt eventuelle øvrige relevante oplysninger om barnets/den unges trivsel og

udvikling, herunder fremgang/tilbagegang. Der er krav om, at statusudtalelser afgives skriftligt. Oplysningerne indfø-

res i journalen.

Endvidere skal rådgiveren inden opfølgningen danne sig et overblik over økonomien omkring indsatsen for dermed

bedre at kunne vurdere sammenhængen mellem pris og indsats, herunder om myndigheden som bestiller har fået

leveret den aftalte indsats til den aftalte pris.


Rådgiveren har ansvaret for at forberede opfølgningen.


I Rebild Kommune følges der op 3 måneder efter igangsættelse af nystartede indsatser og derefter som udgangspunkt

halvårligt eller oftere, hvis der er særskilte behov. Forberedelsen af opfølgningen skal ske inden selve opfølgningsmø-

det.

Særlige opfølgningsfrister:

I forbindelse med SL §§ 41 og 42 er der årlig opfølgning (eller oftere efter behov)

Ved aflastning efter SL §§ 44 og 84 er der årlig opfølgning.

Ved familiebehandling er der statusmøde hver 3.-4. måned.


7. Sagsopfølgning

Side 39 af 43


ICS indeholder vejledning til opfølgningen samt et konkret opfølgningsredskab til at forberede og gennemføre

opfølgningen Dette findes i DUBU. Opfølgningsredskabet dokumenterer opfølgningen og det personrettede tilsyn

og understøtter, at der kommes omkring alle relevante aspekter af indsatsen og borgerens udvikling og situation.

Journalen med sagens oplysninger udgør grundlaget for forberedelse af opfølgningen.


ICS-brevskabelon Indhentning af statusudtalelse fra samarbejdspartner


Ingen.

7.3.2. Opfølgningsmøde med barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne


Opfølgningsmødet kan være af kortere eller længere varighed alt afhængigt af den enkelte sag, men det er vigtigt at

afsætte nok tid til at komme omkring alle relevante forhold og gennemføre opfølgningsmødet under rammer, der

sikrer, at barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne kan inddrages. Blandt andet kan dele af opfølgnings-

skemaet udfyldes i fællesskab med barnet/den unge, forældremyndighedsindehaverne og eventuelt også udfører.

Rådgiveren foretager en faglig vurdering om udfører deltager/ikke deltager i opfølgningsmødet.

På opfølgningsmødet gennemgås blandt andet barnets/den unges udvikling i forhold til indsatsmålene med både den

unges, eventuelt forældrenes, udførerens og rådgiverens vurdering af, om målene er nået, eller der er behov for juste-

ring af indsatsen, eventuelle nye forhold ved barnets/den unges samlede situation, bemærkninger fra pårørende,

næste opfølgningsmøde m.m.

Som del af opfølgningsmødet gennemføres også det lovpligtige personrettede tilsyn. Det personrettede tilsyn har

særligt fokus på barnets/den unges trivsel og velbefindende i tilbuddet. Det dokumenteres, at tilsynet er gennemført,

og om der har kunnet konstateres trivselsproblemer hos barnet/den unge. Som udgangspunkt skal der som del af det

personrettede tilsyn gennemføres samtale med barnet/den unge uden udførers tilstedeværelse.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til opfølgningsmødet.


Rådgiveren har ansvaret for, at opfølgningsmødet gennemføres og dokumenteres.


I Rebild Kommune følges der op 3 måneder efter igangsættelse af nystartede indsatser og derefter som udgangspunkt

halvårligt eller oftere, hvis der er særskilte behov. Forberedelsen af opfølgningen skal ske inden selve opfølgningsmø-

det.

Særlige opfølgningsfrister:

I forbindelse med SL §§ 41 og 42 er der årlig opfølgning (eller oftere efter behov)

Ved aflastning efter SL §§ 44 og 84 er der årlig opfølgning.

Ved familiebehandling er der statusmøde hver 3.-4. måned.



7. Sagsopfølgning

Side 40 af 43


opfølgningen (findes i DUBU). Opfølgningsredskabet dokumenterer opfølgningen og det personrettede tilsyn og

understøtter, at der kommes omkring alle relevante aspekter af indsatsen og borgerens udvikling og situation.


Ingen.


Ingen.

7.3.3. Opsamling på opfølgning


Efter opfølgningsmødet foretager rådgiveren en samlet faglig vurdering af, hvad der skal ske i sagen som konsekvens

af opfølgningen. Skønnes det nødvendigt på baggrund af opfølgningsmødet, kan der foretages en opdatering af de

eksisterende sagsoplysninger i forhold til en eventuel udvikling i barnets/den unges samlede situation. Rådgiveren skal

i den sammenhæng vurdere, om det er relevant at indhente nye udtalelser fra læge, psykolog m.fl., inden der kan ske

en endelig faglig vurdering og efterfølgende beslutning om den videre indsats. Når rådgiveren har indsamlet de rele-

vante oplysninger, foretages en endelig faglig vurdering.

Ændres en indsats ikke på baggrund af opfølgningen kan rådgiveren træffe afgørelse herom. Ved ændringer forelæg-

ges sagen for fagleder eller visitationsudvalg til endelig afgørelse. For fordeling af beslutningskompetencer i forbindel-

se med afgørelsen på baggrund af opfølgningen se Center Familie og Handicaps kompetenceplan [under udarbejdel-

se]. På baggrund af opfølgningen er der følgende muligheder:

På baggrund af opfølgningen er der følgende muligheder:

1. Afslut indsats/ydelse: Rådgiveren vurderer, at målene for indsatsen er nået, og konklusionen på opfølgningen er,

at indsatsen skal afsluttes, da barnet/den unge og eventuelt familien ikke længere har behov for hjælp. Faglede-

ren eller visitationsudvalget træffer afgørelse om afslutning af sagen (se også Sagsafslutning).

2. Fasthold indsatstype/ydelse, konkret tilbud og indsatsmål: Rådgiveren vurderer, at indsatsen skal fortsætte

med de samme målsætninger og den samme indsats som hidtil. Rådgiveren fastsætter derfor et nyt opfølgnings-

tidspunkt for indsatsen.

3. Fasthold indsatstype/ydelse og konkret tilbud, men juster indsatsmål: Rådgiveren vurderer, at der er behov for

at ændre målene for indsatsen, idet barnets/den unges behov har forandret sig. Rådgiveren opdaterer indsats-

målene samt evt. også handleplanen og informerer udfører om de nye målsætninger.

4. Fasthold indsatstype/ydelse og indsatsmål, men find nyt tilbud: Rådgiveren vurderer, at målene for indsatsen

er rigtige, men at indsatsen ikke fungerer efter hensigten, hvorfor der forslås en ny indsats/findes et nyt tilbud,

der modsvarer barnets/den unges behov for støtte. Her er det nødvendigt at indstille til en ny afgørelse hos den

faglige leder eller visitationsudvalget (se også Sagsvurdering).

5. Ændre indsatstype/ydelse, indsatsmål og tilbud: Rådgiveren vurderer, at barnets/den unges behov ikke mod-

svares med den valgte indsatstype/ydelse. Rådgiveren ændrer målene for indsatsen, indstiller til afgørelse om ny

indsatstype/ydelse, og finder et nyt tilbud. Her er det nødvendigt at indstille til en ny afgørelse hos den faglige

leder eller visitationsudvalget (se også Sagsvurdering).

Der er således en række mulige udfald af opfølgningen. Det er rådgiverens vurdering, der bestemmer, i hvilket omfang

der for eksempel skal opdateres i udredningen eller handleplanen. Hvis der for eksempel skal gennemføres en ny

udredning/undersøgelse, kan rådgiveren vurdere, at de fleste udredte temaer fortsat er gældende for barnets/den


7. Sagsopfølgning

Side 41 af 43

unges situation, og at det således kun er i forhold til udvalgte temaer, det er relevant at opdatere udredningen/un-

dersøgelsen (se også Sagsoplysning).

Som led i opfølgningen tager rådgiveren stilling til næste opfølgningstidspunkt, hvis det vurderes, at indsatsen skal

fortsætte. Dermed sikres det, at der sker kontinuerlig opfølgning på indsatsen i alle sager. Barnet/den unge og foræl-

dremyndighedsindehaverne modtager brev om afgørelsen på baggrund af opfølgningen samt dato for næste opfølg-

ningsmøde.


tuelle skabeloner og blanketter, der hører til opsamling på opfølgningen.


Rådgiveren har ansvaret for at foretage opsamlingen på opfølgningen. For fordeling af beslutningskompetencer i for-

bindelse med afgørelsen på baggrund af opfølgningen se Center Familie og Handicaps kompetenceplan [under udar-

bejdelse].


Opsamling på opfølgningen sker hurtigst muligt efter opfølgningsmødet, men der er ingen særskilte tidsfrister.



opfølgningen. Dette findes i DUBU, hvor opsamlingen på opfølgningen også dokumenteres. Opfølgningsredskabet

dokumenterer opfølgningen og det personrettede tilsyn og understøtter, at der kommes omkring alle relevante

aspekter af indsatsen og borgerens udvikling og situation.


Brevskabelon til afgørelsesbrev (under udarbejdelse, lægges efterfølgende i DUBU).


Ingen.


8. Sagsafslutning

Side 42 af 43

8. SAGSAFSLUTNING

8.1. SAGSAFSLUTNINGENS FORMÅL OG INDHOLD

Formålet med sagsafslutningen er at sikre, at afsluttede sager lukkes korrekt, og at de nødvendige arkiveringshensyn

tages. Ved korrekt sagsafslutning sikres det således, at der er styr på myndighedens informationer, dels for at kunne

genanvende dem, dels for at kunne dokumentere myndighedens handlinger overfor borgere og overordnede myndig-

heder.

I gennemgangen af sagsafslutningen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, red-


8.2. LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSAFSLUTNINGEN

8.2.1. Arkiveringshensyn

I forbindelse med afslutningen af en sag har kommunale myndigheder pligt til at sikre, at arkivmæssige hensyn vareta-

ges. Dette gælder både for papirarkiver og for elektroniske arkivsystemer. For personsager gælder, at hvis der træffes

afgørelse efter faste regler, så skal sagen bevares i 5 år efter seneste kontakt. Øvrige afgørelsessager skal bevares i 10

år efter seneste kontakt. Alle personsager for personer født den 1. i en måned skal bevares. Dette er for at bevare et

repræsentativt udsnit af personsager, der kan tjene til historisk værdi.

8.3. AKTIVITETER I SAGSAFSLUTNINGEN

8.3.1. Sagsafslutning


En sag kan afsluttes, når formålet med indsatsen er opfyldt, og barnet/den unge ikke længere har behov for yderligere

hjælp, herunder også råd og vejledning. En sag afsluttes på baggrund af en opfølgning (se Sagsopfølgning) og den

efterfølgende afgørelse om fortsættelse eller afslutning af en indsats. Som ved andre afgørelser formidles denne til

barnet/den unge og forældremyndighedsindehaverne. Da der er tale om en afgørelse, skal den være ledsaget af en

klagevejledning. Herefter kan sagen afsluttes, når klagefristen er udløbet. En sag kan også afsluttes, hvis barnet/den

unge fraflytter kommunen. I så fald vurderes det, om der skal fremsendes mellemkommunal underretning.

Når den pågældende sag afsluttes, afgangsføres den i DUBU samt i disponeringsarket. Er der øvrige aktive sager for

det pågældende barn/ung på øvrige områder (fx hjælpemidler) afsluttes borgeren ikke i DUBU. Det undersøges om

evt. udbetalinger af økonomiske ydelser er stoppet i administrationen.

Sagsoplysningerne (journalen) opbevares i henhold til regler om digital opbevaring i 5 år efter seneste kontakt. Heref-

ter slettes sagen, medmindre borgeren er født den 1. i måneden (se Arkiveringshensyn).


Rådgiveren/sagsbehandleren har ansvaret for at afslutte sagen korrekt.


Sagen kan først afsluttes, når borgerens klagefrist på afgørelsen om afslutning er udløbet.


Sagen afgangsføres i DUBU og disponeringsarket.


8. Sagsafslutning

Side 43 af 43


Brevskabelonen Underretning af anden kommune om flytning.


Ingen.

rebild kommunes administrationsgrundlag for børn og...

Documents