rancangan program reformasi birokrasi internal · tim penguatan kelembagaan dan tata laksana ......
TRANSCRIPT
Laporan Kemajuan Pelaksanaan
Program Reformasi Birokrasi InternalInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Tim Reformasi Birokrasi InternalInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi2017
Tujuan Program RBI di ITS
• Tujuan
TERWUJUDNYA TATA KELOLA INSTITUSI YANG EFEKTIF DAN EFISIEN DENGAN DUKUNGAN SUMBER DAYA MANUSIA YANG BERINTEGRITAS TINGGI, PRODUKTIF, DAN MELAYANI SECARA PRIMA
• Dasar Hukum :PERMENPANRB No.20 tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014.
SK Menristekdikti No.207/M/Kp/VII/2010 dan perubahannya No.232/M/Kp/VII/2011
PRINSIP PROGRAM RBI di ITS
AKUNTABEL TRANSPARAN
PRODUKTIVITAS TINGGI
LAYANAN PRIMA
BEBAS KKN
8 Area Reformasi Birokrasi
Sumber : Buku panduan Reformasi Birokrasi Kementerian Riset Teknologi dan Perguruan Tinggi
8 AREA PERUBAHAN
Organisasi
Tatalaksana
PeraturanPerundang-undangan
SDM Aparatur
Pengawasan
Akuntabilitas
PelayananPublik
Mental Aparatur
Acuan Road Map RBI
Sumber : PERMENPANRB No.20 tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014.
Pentingnya RBI untuk Tranformasi ITS PTNBH
• Tanggungjawab sebagai PTN BH dalam memenuhi kontrak kinerja dengan sejumlah Key Performance Indicators (KPI) antara pemerintah diwakili oleh Menristekdikti dengan Rektor ITS menuntut dilakukannya perubahan-perubahan dalam berbagai aspek anatara lain organisasi dan tatakelola yang diikuti dengan perubahan budaya organisasi.
• Perubahan organisasi ITS PTN BH harus disertai dengan upaya untuk meningkatkan efektivitas sistem dengan tetap memperhatikan efisiensi.
• Diperlukan manajemen perubahan dengan komitmen dari seluruh pimpinan yang didukung oleh seluruh elemen organisasi ITS PTN BH yang salah satunya diindikasikan adanya dukungan birokrasi yang kuat, efektif dan efisien.
• Perlu adanya tahapan yang sistematis dan terencana dalam perencanaan perubahan dan implementasinya dalam bentuk Reformasi Birokrasi ITS
Tim Kerja RBI-ITS
Sumber : SK Rektor ITS 1179/IT2/HK.06.01/2017
Ketua Tim RBI- ITS
Dr.Ir. Sri Gunani Partiwi, MT(Direktur SDMO)
PENASEHAT
Prof. Dr. Ir. Arif Djunaidy(Wakil Rektor III)
PENANGGUNGJAWAB
Prof. Ir. Joni Hermana, MSc.ES., Ph.D(Rektor)
Wakil Ketua Tim RBI- ITS
Arief Rahman, S.T., M.Sc.(Kasubdit Pengembangan Organisasi
dan K3)
Tim Manajemen Perubahan
Dr. Techn. Pujo Aji, S.T., M.T(Kasubdit Pengembangan dan Pengkajian Pendidikan)
Dr. Dhanny Arifianto, S.T., M.Eng.(Kasubdit Pengembangan Karir dan Kewirausahaan Mahasiswa)
Any Werdiastutie, S.T.(Kabag Kepegawaian)
Tim Penguatan Pengawasan dan Akuntabilitas Kinerja
Dr. Irhamah, S.Si., M.Si(Ka UP4)
Ir. Retno Indriyani, MT(Ka Subdit Perencanaan Anggaran)
Agus Dwi, S.Ak., M.Ak(Kabag Pelaporan Keuangan)
Nani Kurniati, ST., MSc(Ka Unit Penjaminan Mutu Non-Akademik)
Dr. Yusuf Kaelani, M.Sc.E(Ka Unit Internal Audit Keuangan)
Tim Penguatan Kelembagaan dan Tata Laksana
Dr. Harus Laksana Guntur, ST., M.Eng(Sekretaris LPPM)
Dr. Tony Hanoraga, SH., M.Hum (Ka Unit Layanan Hukum)
Yudha Andrian Saputra, S.T., MBA(Sekretaris Departemen TI)
Indra Basuki, SH(Ka UPT Fasilitas Olah Raga)
Bhakti Ishi Kurnia Dewi, SE(Kasubbag Mutasi Tendik)
Tim Penguatan SDM Aparatur
Naning Aranti Wessiani, ST.,MM.(Ka subdit SDM)
I D A A Warmadewanthi, ST., MT., Ph.D(Wk Dekan FTSP)
Tim e-Layanan
Hanim Maria, S.Kom., MSc.(Ka Subdit Layanan TSI)
Dr. Surya Sumpeno, ST., M.Sc.(Kasubdit Inovasi)
Sunarno, SE(Kabag Administrasi Pembelajaran)
Tim Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
Dr.rer.nat. Ir. Maya Shovitri, M.Si.(Kasubdit Kerjasama Internasional)
Dr. Dra. Melania Suwentini Muntini, MT.(Ka Unit Protokoler dan Promosi ITS)
Agus Santoso, S.Sos., M.Med.Kom(Kasubbag Arsip)
6 Pilar Reformasi Birokrasi di ITS
Organisasi danTatalaksana
SDM Aparatur
PengawasanInternal
ManajemenPerubahan
KualitasLayanan
e-Layanan
Budaya Kerjayang Ekselen
Organisasi yang TepatFungsi dan Ukuranserta Tatalaksanayang efektif dan
efisien
Produktif, Profesional, dan
Kompeten
Layanan Prima dan Orientasi
Pengguna
Transparan danBebas KKN
Terintegrasi, Handal,
Kolaboratif
Membangun Tata Kelola ITS dan Meningkatkan Layanan Prima menuju Organisasi yang efisien dan efektif serta sesuai dengan prinsip-prinsip Good Governance
Tugas Tim RBI ITS
a. Mengusulkan program reformasi birokrasi dalam lingkup 6 pilar RBI ITS
b. Menyusun dan mengakomodir program reformasi birokrasi ITS
c. Mengarahkan unit pelaksana program reformasi birokrasi
d. Melakukan evaluasi dan verifikasi capaian program reformasi birokrasi
e. Menyampaikan laporan kemajuan reformasi birokrasi kepada pimpinan ITS
5 Program Quick Wins RBI di ITS tahun 2017
Penataan UlangJabatan Organisasi
Implementasi
e-Perkantoran
Perancangan UlangSistem Kompensasi
Kerja
Pemetaan Proses Bisnis
Upgrading Keahlian Komputer
Praktis Tenaga Kependidikan
Peta Jalan RBI di ITS Tahun 2017-2020
Organisasi danTatalaksana
SDM AparaturPengawasan
InternalManajemenPerubahan
KualitasLayanan
e-Layanan
e-Kepangkatan
Uji KompetensiTenaga
Kependidikan
PenyusunanMatrik Training
Pemetaan Proses Bisnis
Analisis Ulang Uraiandan Pemeringkatan
Jabatan
Analisa Beban Kerja
Pusat Layanan Terpadu ITS
(ITS Helpdesk)
PerumusanBudaya Kerja ITS
PTNBH
Sosialisasi Budaya ITS
PTNBH
Penataan Ulang Jabatan
e-PerkantoranUpgrading Keahlian
Komputer Praktis Tenaga Kependidikan
Standar Mutu Pendidikan ITS
Standar Mutu Non
Pendidikan ITS
Daftar Gaji Digital
e-Monitoring-Evaluation
e-Performance Appraisal
Peta Jalan RBI di ITS dirancang dengan mengacu pada peta jalan RBIKemenristekdikti. Pengelompokan program RBI di ITS disesuaikan dengan prosesbisnis yang ada di ITS, sehingga pengelompokan program RBI dirumuskan menjadi 6kelompok. Peta Jalan pertahun akan menyesuaikan dengan capaian dan hasilevaluasi pada tiap tahunnya.
Perancangan UlangSistem Kompensasi
Kerja
SistemManajemen
Keselamatan danKesehatan Kerja
Lomba InovasiProses dan
Layanane-UmpanBalik
(e-Ticket)
Bukti PotongOnline
Hibah Kebijakan untukReformasi Birokrasi
1 2 3 4 5 6
Kontrak KinerjaJabatan
Penyusunan Kebijakan dan Peraturan Kepegawaian
26 Program termasuk 5 Quick Wins
Integrasi Proker dengan SIM
Anggaran
Program RBI dan Status per Maret’17 (1)
No Program Unit Pelaksana Status
1.1 Perumusan Budaya Kerja ITS PTNBH SDMO Persiapan
1.2 Sosialisasi Budaya ITS PTNBH SDMO -
1.3 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja SDMO -
2.1 Pemetaan Proses Bisnis SDMO Pelaksanaan
2.2 Penataan Ulang Jabatan SDMO/Biro Umum Pelaksanaan
2.3 Analisis Ulang Uraian dan Pemeringkatan Jabatan SDMO/Biro Umum Pelaksanaan
2.4 Perancangan Ulang Sistem Kompensasi Kerja SDMO/Biro Umum Pelaksanaan
2.5 Kontrak Kinerja Jabatan SEKITS Pelaksanaan
2.6 Analisa Beban Kerja SDMO Persiapan
2.7 Hibah Kebijakan untuk Reformasi Birokrasi SDMO -
2.8 Penyusunan Kebijakan dan Peraturan Kepegawaian SDMO,Biro Umum, ULH
Pelaksanaan
3.1 Upgrading Keahlian Komputer Praktis Tenaga Kependidikan SDMO Survey
3.2 Uji Kompetensi Tenaga Kependidikan SDMO -
3.3 Penyusunan Matrik Training SDMO -
Program RBI dan Status per Maret’17 (2)
No Program Unit Pelaksana Status
3.4 Lomba Inovasi Proses dan Layanan SDMO/Biro Umum -
4.1 Pusat Layanan Terpadu (ITS Helpdesk) SEKITS -
4.2 Standar Mutu Pendidikan ITS KPM -
4.3 Standar Mutu Non Pendidikan ITS KPM -
5.1 Integrasi Proker dengan SIM Anggaran DitPAL dan SEKITS Uji Coba
5.2 Daftar Gaji Digital Biro Keuangan -
5.3 Bukti Potong Online Biro Keuangan -
6.1 e-Perkantoran DPTSI/Biro Umum Pelaksanaan
6.2 e-Kepangkatan DPTSI/Biro Umum Uji Coba
6.3 e-Monitoring dan Evaluation DPTSI/SEKITS Pelaksanaan
6.4 e-Performance Appraisal DPTSI/SDMO -
6.5 E-Umpan Balik (e-Ticket) DPTSI Uji Coba
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
1.1. PERUMUSAN BUDAYA ITS PTN BH
1.1. PERUMUSAN BUDAYA ITS PTN BH
• Latar Belakang
o Perubahan ITS PTN BLU menjadi ITS PTN BH memerlukan proses transformasi baik secara hard dalam bentuk organisasi tata kelola maupun secara soft dalam bentuk perubahan budaya kerja
o Perubahan mind set dan culture set diperlukan dalam sebuah perubahan dan harus diinternalisasi oleh seluruh elemen di ITS
o Saat ini masih belum ada rumusan yang jelas terkait budaya kerja ITS yang sejalan dengan organisasi baru ITS PTN BH
• Tujuan
o Mengidentifikasi nilai-nilai yang mendasari budaya ITSo Membangun rumusan konsep budaya organisasi yang sejalan dengan visi dan misi ITS PTN BHo Merumuskan peta jalan reformasi birokrasi internal
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp 33.700.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Rasio unit dengan capaian kinerja lebih besar dari 80% terhadap unit kerja di ITS
30% 40% 50% 75%
2. Rasio Unit kerja yang mengimplementasikan budaya kerja ITS dengan baik (skor > 3 dari skala 4)
20% 30% 50% 75%
1.1. PERUMUSAN BUDAYA ITS PTN BH
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Perumusan indikator kinerja individu dan organisasi Jan-April 50%
2. Perumusan budaya kerja ITS Feb-April 25%
3. Pembuatan instrumen penlaian implementasi budaya organisasi April
4. Monitoring dan evaluasi penerapan budaya organisasi Mei-Des
7. Internalisasi budaya organisasi di semua elemen Mei-Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Daftar Indikator kinerja yang memenuhi kaidah SMART setiap individu dosen dan tendik
o Dokumen rancangan dan rencana implementasi budaya kerjao Dokumen rumusan budaya organisasi ITSo Dokumen instrumen pengukuran implementasi budaya organisasi
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
1.2. SOSIALISASI BUDAYA KERJA
1.2. SOSIALISASI BUDAYA KERJA
• Latar Belakango Perubahan mind set dan culture set merupakan proses jangka panjang dan memerlukan komitmen dari
seluruh elemen organisasio Agar terjadi pemahaman nilai-nilai budaya organisasi yang selanjutnya melandasi budaya kerja setiap elemen
maka diperlukan upaya sosialisasi yang intensif hingga terwujudnya internalisasi budaya organisasi di ITS
• Tujuano Kesamaan nilai pada seluruh elemen baik unit organisasi maupun individu di ITSo Terwujudnya komitmen yang kuat di kalangan internal organisasi untuk melakukan perubahan dan
menerapkan budaya organisasi secara konsisten dan berkelanjutano Terwujudnya dukungan birokrasi yang kuat
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp 18.800.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Rasio Unit kerja yang mengimplementasikan budaya kerja ITS dengan baik (skor > 3 dari skala 4)
20% 30% 50% 75%
2. Rasio jumlah program reformasi yang berjalan 10% 25% 45% 75%
1.2. SOSIALISASI BUDAYA KERJA
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Perumusan materi sosialisasi dan disain sosialisasi April
2. Pelaksanaan sosialisasi ke semua elemen secara berjenjang April-Mei
3. Monitoring dan evaluasi penerapan budaya organisasi Mei-Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Dokumen rancangan dan rencana implementasi budaya kerjao Dokumen materi sosialisasi budaya kerjao Laporan hasil penerapan budaya organisasi di ITS
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
1.3. SISTEM KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
1.3. SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
• Latar Belakango Suasana kerja yang kondusif dengan lingkungan yang aman, nyaman dan sehat akan memberikan pengaruh
dalam memberikan hasil kerja yang optimalo Sebagai PTN BH, ITS harus memenuhi tuntutan Peraturan pemerintah no 50 tahun 2012 tentang penerapan
Sistem Keselamatan dan Kesehatan Kerja
• Tujuano Menciptakan suasana yang nyaman dan aman bagi seluruh warga ITS maupun masyarakat sekitaro Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja bagi seluruh warga ITSo Terpenuhinya standar minimum pemenuhan Keselamatan dan Kesehatan Kerja
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp 100.315.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah kecelakaan dalam lingkungan kampus 15 10 5 1
1.3. SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Perumusan Kebijakan Sistem Manajemen K3 ITS Maret-April 10%
2. Risk Assessment dan Pemetaan Hazard April-Juni
3. Standarisasi Emergency Plan April-Sept
4. Implementasi Program Aksi Penegakan K3 April-Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Dokumen Kebijakan SMK3
o Dokumen Peta risiko dan hazard
o Dokumen Terdapat standar emergency plan
o Rancangan Sistem Patroli kampus yang terintegrasi
o Rencana Implementasi program K3
o Peningkatan kualitas keselamatan dan keselamatan
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
2.1. PEMETAAN PROSES BISNIS
2.1. PEMETAAN PROSES BISNIS
• Latar Belakang
o Belum adanya pemetaan proses bisnis ITS secara lengkap dan terintegrasi.o Pentingnya proses bisnis sebagai acuan pengelolaan organisasi yg efektif dan efisien.o Banyaknya SOP yang dibangun secara parsial sehingga tidak mampu dijadikan acuan baku.
• Tujuan
o Memetakan semua proses bisnis yang efektif dan efisien sesuai dengan organisasi ITSo Mengintegrasikan rangkaian proses mulai dari unit pusat sampai dengan unit pelaksanao Memastikan pelaksana dari masing-masing proses bisnis serta pengguna hasil dari proses bisniso Menjadikan proses bisnis sebagai acuan perancangan prosedur dan standar kerjao Memetakan proses bisnis utama (Core Process) dan pendukung (Support Process) di ITS
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 47.100.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja ProgramIndikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah Peta Proses Bisnis Unit Kerja 100%
2. Jumlah Peta RACI tiap Proses 100%
2.1. PEMETAAN PROSES BISNIS
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Rekrutmen Surveyor Probis Jan 100%
2. Penyusunan Jadwal Probis Jan 100%
3. Pelaksanaan Survey Probis di Unit Kerja Jan-Jun 90%
4. Pembuatan Peta Besar Probis Jan-Jul 70%
5. Pembuatan Peta Rinci Probis Jan-Jul 70%
6. Verifikasi Tim SDMO Jan-Jul 50%
7. Verifikasi PIC di Unit Kerja Jan-Jul 30%
8. Penetapan Proses Bisnis ITS Versi 1.0 Agus 0%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Probis Akademiko Probis Kemahasiswaano Probis Penelitiano Probis Pengabdian Masyarakato Probis Pengelolaan Bahan Pustakao Probis Penjaminan Mutuo Probis Audit Internalo Probis Layanan Alumni
o Probis Penganggaran dan Keuangano Probis Kepegawaiano Probis SDM dan Organisasio Probis Kearsipano Probis Pengelolaan Sarpraso Probis Pengelolaan Hubungan Internasionalo Probis Pengelolaan Unit Usahao Probis Humas dan Protokoler
KELOMPOK PROSES BISNIS DI ITS DAN UNIT YANG TERKAIT
Ketegori Proses
Sekr
etar
is I
nsti
tut
Dir
. Aka
dem
ik
Dir
. Kem
ahas
isw
aan
BA
PKM
Dir
. PA
L
Dir
. PPS
P
Bir
o Ke
uang
an
Dir
. PTS
I
Dir
. SD
MO
Bir
o U
mum
Dir
. IKK
BPP
U
LPPM
Kant
or A
udi
t In
tern
al
Kant
or P
enja
min
an M
utu
Perp
usta
kaan
Kant
or U
rusa
n In
tern
asio
nal
Dep
arte
men
Faku
ltas
1.0 V Pengembangan Visi, Misi, dan Rencana Strategis
2.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Pendidikan
3.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Kemahasiswaan
4.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Penelitian
5.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Pengabdian kepada Masyarakat
6.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Kerjasama dan Hubungan Alumni
7.0 Pengembangan dan Pengelolaan Hubungan Ekternal dan Internasional
8.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Sumber Daya Keuangan
9.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Sarana dan Prasarana
10.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Teknologi dan Sistem Informasi
11.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang SDM dan Organisasi
12.0 Pengembangan dan Pengelolaan Bidang Audit dan Penjaminan Mutu
CO
RE
SUP
PO
RT
Kode
2.1. PEMETAAN PROSES BISNIS
2.1. PEMETAAN PROSES BISNIS
Contoh salah satu peta proses bisnis dalam lingkup Proses Pendidikan
Contoh :Keterkaitan Proses Bisnis dengan Penetapan Jabatan
2.1.Pelaksanaan KegiatanPendaftaran
danPenerimaanMahasiswa
Baru (Maba)
2.2.Pelaksanaan dan
Monitoring Kegiatan
Perkuliahan
2.3.Pelaksanaan Kegiatan
Orientasi Mahasiswa
Baru
2.4.Pengembangan
KurikulumPendidikan
2.5.Pelaksanaan Kegiatan Pendaftaran Mata Kuliah
(FRS)
2.6.Pelaksanaan dan
Monitoring Kegiatan
Perkuliahan
2.7.Pemantauan Batas
StudiMahasiswa
2.5.1.Penjadwalan Kelas dan
Ruangan
2.5.2.Penjadwalan Mata Kuliah
dan Dosen
2.5.3.Pembimbingan/Perwalian
Pengambilan Mata Kuliah
2.5.4.Pergantian/PembatalanMata Kuliah
PROSES
SUB PROSES
AktivitasP/D/C/
AJabatan Pelaksana Tingkat
Melakukan konfirmasi ketersediaan ruang di tiap Jurusan/Unit Pengajaran C Pengadministrasi Data Akademik BAPKM
Memutakhirkan data kelas tersedia di SIM Akademik D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Membantu memutakhirkan data kelas tersedia di SIM Akademik D Pengadministrasi Akademik Departemen
Melakukan pemutakhiran data ruang kuliah di SIMARU (Sistem Alokasi Ruang) D Pengadministrasi Data Akademik BAPKM
Menyiapkan paket mata kuliah untuk maba D-3 dan S-1 D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Melakukan pembagian kelas mata kuliah bersama D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Membantu pembagian kelas mata kuliah bersama D Pengadministrasi Data Akademik Dir. Akademik
Melakukan penambahan mata kuliah pada kurikulum prodi sesuai permintaan Jurusan D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Membagi kelas mata kuliah paralel D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKMRincian TugasJabatan Terkait Proses
2.1. PEMETAAN PROSES BISNIS
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
2.2. PENATAAN ULANG JABATAN
2.2. PENATAAN ULANG JABATAN
• Latar Belakang
o Beragamnya nama jabatan di masing-masing unit kerja dan beberapa tdk sesuai dengan acuan Kemenristekdikti
o Adanya ketidakkonsistenan nama dan level jabatan (job class) dalam satu unit kerjao Belum adanya standarisasi jabatan pada unit yang menjalankan proses bisnis yang serupa.
• Tujuan
o Merumuskan standarisasi jabatan dalam tiap unit organisasio Melakukan generalisasi tugas dan fungsi untuk jabatan yang seragam.o Menetapkan jumlah personil yang relevan dengan jabatan yang standar (leveling)o Menetapkan kelas jabatan (job class) sebagai acuan awal dalam evaluasi jabatan.o Memetakan proses bisnis utama (Core Process) dan pendukung (Support Process) di ITS
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 68.150.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah Jabatan yang distandarisasi 100%
2. Efisiensi jumlah SDM hasil leveling jabatan 70 org
2.2. PENATAAN ULANG JABATAN
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi jabatan dan pegawai sebelum penataan Jan 100%
2. Klasifikasi dan klasterisasi jabatan Jan 100%
3. Penetapan jabatan sesuai proses bisnis Feb 100%
4. Leveling jabatan Feb 100%
5. Alokasi personil sesuai dengan jabatan standar Feb 100%
6. Penerbitan SK pengalokasian pegawai Feb 100%
7. Evaluasi dan Penataan lanjut Mar 10%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Peta Jabatan baru berdasarkan proses bisnis untuk sebagian besar unit di ITS.o Standarisasi jabatan dan leveling pegawai untuk tingkat Departement.o Penamaan Jabatan yang menyesuaikan dengan acuan nama dan kelas Jabatan dari Kemenristekdikti.o Tidak melakukan rekrutment pegawai baru untuk mengembangan organisasi. ITS berkembang menjadi
8 Fakultas dari sebelumnya 5 Fakultas. Serta penambahan beberapa Direktorat baru yang merupakan pengembangan organisasi ITS PTNBH.
o Realokasi dan Rotasi pegawai sesuai dengan hasil penataan jabaran dan leveling jabatan.
Nama Jabatan
Bio
logi
Fisi
ka
Kim
ia
Mat
em
atik
a
Stat
isti
k
Tekn
ik M
esi
n
Tekn
ik E
lekt
ro
Tekn
ik K
imia
Tekn
ik F
isik
a
Tekn
ik In
du
stri
Tekn
ik M
ate
rial
dan
Me
talu
rgi
Man
aje
me
n B
isn
is
Tekn
ik M
ult
ime
dia
dan
Jar
inga
n
Tekn
ik B
iom
ed
ik
D3
Te
knik
Ele
ktro
D3
Te
knik
Kim
ia
D3
Te
knik
Me
sin
Tekn
ik S
ipil
Ars
ite
ktu
r
Tekn
ik L
ingk
un
gan
De
sain
Inte
rio
r
De
sain
Pro
du
uk
Ind
ust
ri
Pe
ren
can
aan
Wil
ayah
dan
Ko
ta
Tekn
ik G
eo
fisi
ka
Tekn
ik G
eo
mat
ika
D3
Te
knik
Sip
il
Tekn
ik K
ela
uta
n
Tekn
ik P
erk
apal
an
Tekn
ik S
iste
m P
erk
apal
an
Tran
spo
rtas
i Lau
t
Tekn
ik In
form
atik
a
Sist
em
Info
rmas
i
Pro
gram
Pas
casa
rjan
a
Mag
iste
r M
anaj
em
en
Te
kno
logi
PP
S
Kepala Subbagian Tata Usaha 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Analis Kepegawaian Pelaksana 1 1 1
Arsiparis Pelaksana 1 1
Pemroses Mutasi Kepegawaian 2 1 1 1
Pengadministrasi 3 2 2 2 8 4 4 3 5 6 7 2 4 3 11 12 5 3 3 4 2 1 6 5 4 4 2 9 7 5 4
Pengelola Administrasi Kemahasiswaan 2 3
Pengolah 1 2 1 2 2 3 1 1 1 2 2 1 1 1 1 1 1 3 3
Perencana Pelaksana 1
Bendahara Pengeluaran Pembantu 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2
Penata Dokumen Keuangan 1 4 1 1
Penyusun Laporan dan Pengelola Keuangan 1
Pranata Komputer Pelaksana 1 2 1 1 1
Teknisi 2 6 3 2 3 10 1 9 3 4 2 2 1 13 1 4 1 1 2 5 4 1 4 6 5 2 1
Pengemudi 1
Petugas Keamanan dan Keselamatan 1 1 1 1 2 1
Petugas Parkir 1 1 1 1 1 3 1 1 1 1 1
Petugas Perpustakaan 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 2 1 1
Pustakawan Pelaksana Lanjutan 1 1 1 1 1
Caraka 1 1 1 1 1 1 1 1
Pemelihara Gedung dan Taman 2 2 3 6 2 1 1 1
Pramu Kantor 1 1 3 1 2 1 3 1 1 1 1 1 1 3 2 3 1 2 1 2 3 1
(blank) 1
10 14 14 13 16 25 16 23 10 19 16 5 1 1 6 9 9 41 19 19 4 10 12 5 8 17 15 12 12 3 23 17 19 10
Catatan : Tidak termasuk Teknisi Laboran/PLP
2.2. PENATAAN ULANG JABATANRagam Nama Jabatan SEBELUM penataan dan sebaran jumlah Tenaga Kependidikan (Unit: Departemen)
Nama Jabatan
Bio
logi
Fisi
ka
Kim
ia
Mat
em
atik
a
Stat
isti
k
Tekn
ik M
esi
n
Tekn
ik K
imia
Tekn
ik F
isik
a
Tekn
ik In
du
stri
Tekn
ik M
ate
rial
dan
Me
talu
rgi
Tekn
ik E
lekt
ro
Tekn
ik M
ult
ime
dia
dan
Jar
inga
n
Tekn
ik B
iom
ed
ik
D3
Te
knik
Ele
ktro
D3
Te
knik
Kim
ia
D3
Te
knik
Me
sin
D3
Te
knik
Fis
ika
D3
Sta
tist
ik
D3
Te
knik
Sip
il
Tekn
ik S
ipil
Ars
ite
ktu
r
Tekn
ik L
ingk
un
gan
De
sain
Inte
rio
r
De
sain
Pro
du
k In
du
stri
Tekn
ik G
eo
fisi
ka
Tekn
ik G
eo
mat
ika
Tekn
ik K
ela
uta
n
Tekn
ik P
erk
apal
an
Tekn
ik S
iste
m P
erk
apal
an
Tran
spo
rtas
i Lau
t
Tekn
ik In
form
atik
a
Sist
em
Info
rmas
i
Pe
ren
can
aan
Wil
ayah
dan
Ko
ta
Man
aje
me
n B
isn
is
Mag
iste
r M
anaj
em
en
Te
kno
logi
PP
S
D C C C B A B B B C A C D D D D D D B A C C D C D C B C B D A B C D C
Kepala Subbagian Tata Usaha 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Pengadministrasi Akademik
Prodi Sarjana/Vokasi 1 1 1 1 2 3 2 2 2 1 3 1 1 1 1 1 1 1 2 3 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1 3 2 1 1
Prodi Pascasarjana 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Pengadministrasi Kemahasiswaan dan Alumni 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Bendahara Pengeluaran Pembantu 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Pengadministrasi Umum 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Teknisi Sarana dan Prasarana 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Teknisi Komputer 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Pengadministrasi Perpustakaan 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Petugas Keamanan dan Keselamatan 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
Pramu Kantor 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
9 12 12 12 13 14 13 13 13 12 14 12 9 9 9 9 9 9 12 14 12 12 9 11 9 12 13 12 13 9 14 13 11 9 11
HASIL Penataan Jabatan dan Sebarang Tendik Mengacu Pada Proses Bisnis (Unit: DEPARTEMEN)
Catatan : Tidak termasuk PLP
399 453RANCANGAN SAAT INI
Perbandingan Jumlah Tendik :
Dapat mengoptimalkan jumlah pegawai sehingga terdapat kelebihan sekitar 54 Orang. Hasil leveling tersebut telah mengalokasikan pegawai dari 5 Fakultas yang berkembang menjadi 8 Fakultas.
2.2. PENATAAN ULANG JABATAN
Note :Optimalisasi pegawain juga dilakukan untuk Unit Pusat
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
2.3. ANALISIS ULANG URAIAN DAN PEMERINGKATAN JABATAN
2.3. ANALISIS ULANG URAIAN DAN PEMERINGKATAN JABATAN
• Latar Belakang
o Perlunya uraian jabatan yang selaras dengan proses bisnis agar lengkap dan terintegrasio Perlunya uraian jabatan yang menggambarkan aktual beban kerja tiap jabatano Perlunya uraian jabatan yang akurat untuk perancangan sasaran mutu tiap jabatano Perlunya pemeringkatan ulang jabatan sesuai dengan standar jabatan yang baru.
• Tujuan
o Merumuskan uraian jabatan dengan mengacu pada proses bisniso Menentukan sasaran mutu dari setiap jabatan o Merumuskan kelas dan peringkat jabatan di ITS
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 90.253.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah Jabatan yang memiliki Uraian Jabatan 100%
2. Jumlah Jabatan yang memiliki Sasaran Mutu 100%
3. Dokumen Hasil Pemeringkatan Jabatan Dipublikasikan
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Studi rincian tugas yang telah berlaku sebelumnya Jan 100%
2. Survey dan Wawancara kepada narasumber tiap Jabatan Jan 100%
3. Penguraian proses bisnis menjadi Rincian Tugas tiap Jabatan Feb 80%
4. Perumusan sasaran mutu tiap jabatan Feb 50%
5. Perancangan kuisioner FES secara online Feb 100%
6. FGD pemeringkatan jabatan Feb 100%
7. Penetapan peringkat jabatan dan kelas jabatan Mar 100%
8. Evaluasi dan Tindak Lanjut April 0%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Dokumen Uraian Jabatan yang terdiri dari Deskripsi Pekerjaan, Proses Bisnis Terkait, Rincian Tugas,
Atasan Langsung, dan Sasaran Mutu.
o Peringkat Jabatan dan Kelas Jabatan untuk semua Jabatan Struktural, Fungsional Dosen, Fungsional
tertentu, dan Fungsional Umum di ITS.
2.3. ANALISIS ULANG URAIAN DAN PEMERINGKATAN JABATAN
2.3. ANALISIS ULANG URAIAN DAN PEMERINGKATAN JABATAN
Contoh hasil penataan ulang uraian jabatan yang sesuai proses bisnis
2.3. ANALISIS ULANG URAIAN DAN PEMERINGKATAN JABATAN
Contoh hasil perumusan sasaran mutu jabatan
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
2.4. PERANCANGAN ULANG SISTEM KOMPENSASI KERJA
2.4. PERANCANGAN ULANG SISTEM KOMPENSASI KERJA
• Latar Belakang
o Sistem kompensasi kerja yang transparan, akuntabel, dan fair merupakan hal yang sangat penting didalampengelolaan organisasi beserta SDM didalamnya
o Sistem kompensasi kerja yang telah ada perlu untuk disempurnakan sebagai bagian dari upaya perbaikkanberkelanjutan yang ada di ITS khususnya dalam penataan organisasi dan SDM
o Sistem kompensasi kerja dirancang dengan menggunakan komponen 3P : pay for person, pay for position, danpay for performance
• Tujuan
o Menyusun sistem kompensasi kerja berbasis 3P (pay for person, pay for position, dan pay for performance) yang memenuhi aspek transparan, akuntabel, dan fair bagi seluruh SDM di ITS
o Mengimplementasi sistem kompensasi kerja berbasis 3P
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 55.800.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Tersedianya sistem kompensasi kerja berbasis3P
100% 100% 100% 100%
2. Terlaksananya sistem kompensasi kerjaberbasis 3P
100% 100% 100% 100%
2.4. PERANCANGAN ULANG SISTEM KOMPENSASI KERJA
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Mereview sistem kompensasi kerja yang telah ada Jan 100%
2. Menyusun sistem kompensasi kerja berbasis 3P Jan 100%
3. Melakukan brainstorming kepada seluruh pimpinan unit terkait sistemkompensasi kerja berbasis 3P
Jan 100%
4. Melakukan finalisasi sistem kompensasi kerja berbasis 3P Feb 100%
5. Mendapatkan persetujuan sistem kompensasi kerja berbasis 3P Feb 100%
6. Melakukan sosialisasi sistem kompensasi kerja berbasis 3P Feb 100%
7. Mengimplementasikan sistem kompensasi kerja berbasis 3P Mar-Des 25%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Dokumen penyusunan sistem kompensasi kerja berbasis 3Po Rancangan sistem kompensasi kerja berbasis 3P
2.4. PERANCANGAN ULANG SISTEM KOMPENSASI KERJA
DOSEN TANPA TUGAS TAMBAHAN
Pay for Person
• Pay for person diberikan berbasispada jabatan fungsional dosendan nilai angka kreditnya
Pay for Performance –Individu Dosen
• Pay for performance – IndividuDosen diberikan berbasis padanilai kinerja dosen atas Tri Dharma yang diemban
DOSEN DENGAN TUGAS TAMBAHAN
Pay for Position
• Pay for position diberikan berbasispada jabatan struktural yang diembanoleh dosen
Pay for Performance – Individu Dosen
• Pay for performance – Individu Dosendiberikan berbasis pada nilai kinerjadosen atas Tri Dharma yang diemban
Pay for Performance – Jabatan Struktural
• Pay for performance – jabatanstruktural diberikan berbasis pada nilaikinerja dari jabatan struktural yang diemban
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
2.5. KONTRAK KINERJA JABATAN
2.5. KONTRAK KINERJA JABATAN
• Latar Belakang
o Perencanaan strategis yang terintegrasi, terarah, dan sistematis sangat dibutuhkan didalam pengelolaanorganisasi agar organisasi menjadi lebih berdaya saing
o Sebagai suatu siklus yang utuh maka dalam implementasi perencanaan strategis dibutuhkan sistemmonitoring dan evaluasi yang tepat dan terukur
o Posisi-posisi strategis yang merupakan pelaksana dari rencana strategis organisasi mensyaratkan komitmenyang tinggi untuk menjamin terlaksananya rencana strategis yang diwujudkan melalui Kontrak Kinerja Jabatan
• Tujuan
o Merumuskan komponen kontrak kinerja jabatano Melakukan deployment kontrak kinerja jabatan
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 50.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Tersedianya kontrak kinerja jabatan untukseluruh posisi strategis di ITS
100% 100% 100% 100%
2. Terlaksananya kontrak kinerja jabatan untukseluruh posisi strategis di ITS
100% 100% 100% 100%
2.5. KONTRAK KINERJA JABATAN
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Melakukan pemetaan KPI dari program kerja yang tertuang didalamRenstra ITS
Jan 100%
2. Melakukan koordinasi dengan Unit Pemantauan dan PengendalianProgram ITS
Jan 100%
3. Merancang komponen kontrak kinerja jabatan Jan – Feb 100%
4. Melakukan deployment komponen kontrak kinerja jabatan ke seluruhlevel jabatan
Jan – Feb 100%
5. Mendapatkan persetujuan dan mensosialisasikan komponen kontrakkinerja jabatan dari seluruh pimpinan unit
Mar 100%
6. Melakukan koordinasi dengan Unit Pemantauan dan PengendalianProgram ITS terkait pengukuran realisasi
Mar – Des 10%
7. Menkonsolidasikan nilai realisasi kontrak kinerja jabatan dengan sistemkompensasi kerja
Jun – Des -
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Dokumen kontrak kinerja jabatano Rancangan komponen kontrak kinerja jabatan untuk seluruh level jabatan
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
2.6. ANALISA BEBAN KERJA
2.6. ANALISA BEBAN KERJA
• Latar Belakang
o Belum adanya pengukuran beban kerja yang lengkap dan terstruktur terhadap jabatan di ITSo Perlunya profil beban kerja sebagai acuan dalam alokasi SDM yang tepat jumlaho Masih adanya keluhan SDM yang belum maksimal produktivitas dan pemanfaatan jam kerjanyao Perlunya analisas beban kerja berkelanjutan yang optimal untuk kesetaraan beban dan fungsi kerja.
• Tujuan
o Menyusun metodologi analisa beban kerja yang efektif dan sesuai dengan pola kerja aktual tiap jabatano Mendapatkan profil beban kerja secara periodik dan berkelanjutano Menetapkan jumlah SDM optimal untuk setiap uit kerja
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 90.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah Hasil Analisa Jabatan 70% 100% 100% 100%
2. Rerata Beban Jabatan 60% 65% 75% >80%
2.6. ANALISA BEBAN KERJA
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Penyusunan perangkat survey ABK Jan 100%
2. Rekrutmen dan Workshop Observer ABK Feb 50%
3. Penyusunan rincian tugas kedalam form survey ABK Mar 20%
4. Sosialisasi terbatas tentang ABK Mar 50%
5. Pelaksanaan observasi ABK Apr-Jul 0%
6. Rekapitulasi hasil observasi Agust 0%
7. Penetapan indek ABK tiap jabatan Sept 0%
8. Evaluasi dan penyusunan ulang alokasi pegawai Sept 0%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaano Langkah persiapan ABK sudah berjalan dan observer telah tersedia. Pelaksanaan masih menunggu
alokasi dana kegiatan.o Pelaksanaan ABK di ITS berlangsung secara berkelanjutan yaitu selama 4 tahun untuk mendapat
formasi pegawai yang optimal.o Pada tahun 2018 akan dibangun sistem ABK online dan berbasis logbook pegawai.
Mekanisme Pelaksanaan ABK di ITS
Narasumber : Pegawai yg di Analisis jabatannya
Validator :Pimpinan yang mensupervisi jabatan
Tim Analis Anjab&ABK
1. Survey Analisis Beban Kerja/Wawancara
2.Pengisian Form Analisis Beban Kerja
3.Rekap & Check isian
4. Verifikasi data isian Beban Kerja
5. Konfirmasi dan pengecekan
6. Pemutakhiran Data Beban Kerja 7. Benchmark antar jabatan yang
sama/sejenis (antar unit)
8. Perataan Beban Kerja
9. Penetapan Beban Kerja tiap Jabatan
Direktorat SDMO dan Biro Kepegawaian
2.6. ANALISA BEBAN KERJA
CONTOH: HASIL PERHITUNGAN INDEKS BEBAN KERJA PEGAWAI DI ITS (Tahun 2015)
2.6. ANALISA BEBAN KERJA
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
2.7. HIBAH KEBIJAKAN UNTUK REFORMASI BIROKRASI
2.7. HIBAH KEBIJAKAN UNTUK REFORMASI BIROKRASI
• Latar Belakang
o Partisipatori aktif dari dosen dan tendik di ITS dalam melakukan reformasi birokrasi cukup tinggio Perlunya menumbuhkan budaya melakukan perubahan dan perbaikan untuk peningkatan produktivitas kerjao Peluang keahlian dosen ITS dan tendik untuk merancang teknologi dalam percepatan reformasi birokrasio Belum adanya dukungan kegiatan penelitian secara khusus terkait dengan reformasi birokrasi
• Tujuan
o Mendapatkan rancangan program atau penelitian yang dapat meningkatkan produktivitas kerjao Menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan dan inovasi pegawaio Memberikan kesempatan publikasi produk atau sistem layanan yang terkait reformasi birokrasi
• Sasaran : Semua dosen dan tenaga pendidikan
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 150.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah program/teknologi/sistem layanan yangmenunjang produktivitas kerja
5 5 10 10
2. Potensi Efisiensi internal dari hasil hibah 30 juta/tahun
35 juta/tahun
40 juta/tahun
50 juta/tahun
2.7. HIBAH KEBIJAKAN UNTUK REFORMASI BIROKRASI
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Kerjasama dengan LPPM ITS untuk mekanisme Hibah Kebijakan April 0%
2. Sosialisasi ke dosen dan tenaga pendidikan April 0%
3. Pendaftaran Proposal Juni 0%
4. Seleksi Proposal Juni 0%
5. Pengumuman Pemenang Hibah Juni 0%
6. Pelaksanaan Hibah Juli-Nop 0%
7. Evaluasi dan Monitoring hasil Hibah Nop 0%
8. Pelaporan hasil Hibah Des 0%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Belum ada (dalam perencanaan kegiatan)
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
2.8. PENYUSUNAN KEBIJAKAN DAN PERATURAN KEPEGAWAIAN
2.8. PENYUSUNAN KEBIJAKAN DAN PERATURAN KEPEGAWAIAN
• Latar Belakang
o Transformasi ITS menjadi PTN-BH mengharuskan ITS untuk membuat kebijakan organisasi termasukkepegawaian.
o Perlunya landasan hukum dalam lingkup ITS untuk implementasi kebijakano Perlunya keselarasan antar peraturan terkait kebijakan PTNBH serta sesuai dengan aturan diatasnya.
• Tujuan
o Menyusun kebijakan-kebijakan dalam lingkup sistem manajemen kepegawaiano Mengajukan peraturan Rektor ITS sebagai landasan hokum pelaksanaan kebijakan kepegawaiano Mensosialisasikan kebijakan kepegawaian kepada unit kerja dan pegawai yan terkait.
• Sasaran : Semua pegawai di ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO, Biro Umum, Unit Layanan Hukum
• Dukungan Biaya Program : Rp. 50.000.000 (tahun 2017)
2.8. PENYUSUNAN KEBIJAKAN DAN PERATURAN KEPEGAWAIAN
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Ketentuan mengenai hak dan kewajiban pegawai ITSberstatus Non Pegawai Negeri Sipil
100%
2. Ketentuan mengenai Pengangkatan dan pembinaan karierpegawai ITS berstatus Non Pegawai Negeri Sipil
100%
3. Ketentuan lebih lanjut mengenai kualifikasi jabatan karierTendik
100%
4. Ketentuan mengenai sistem kepegawaian 100%
5. Ketentuan mengenai gaji, jaminan perlindungan danpenghasilan lain pegawai pns dan non PNS
100%
6. Ketentuan mengenai pengangkatan, penjenjangan,pengelolaan, dan penegakan disiplin tenaga kerja asingyang dipekerjakan sebagai pegawai ITS
100%
7. Kode etik dosen ITS berisi norma yang mengikat dosensecara individual dalam penyelenggaraan kegiatanakademik
100%
8. Kode etik tenaga kependidikan ITS berisi norma yangmengikat tenaga kependidikan secara individual yangmenunjang penyelenggaraan ITS
100%
Indikator Kinerja
2.8. PENYUSUNAN KEBIJAKAN DAN PERATURAN KEPEGAWAIAN
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Menyusun kebijakan dalam lingkup pengelolaan pegawai Jan-Des
2. Melaksanakan focus group discussion Jan-Des
3. Melakukan uji public atau sosialisasi terbatas Jan-Des
4. Evaluasi dan penyempurnaan kebijakan Jan-Des
5. Pengajuan menjadi Peraturan Rektor ITS Jan-Des
6. Sosialisasi Jan-Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Draft Peraturan Rektor tentang Pengelolaan Pegawai Non PNS
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
3.1. UPGRADING KEAHLIAN KOMPUTER PRAKTIS TENAGA KEPENDIDIKAN
3.1. UPGRADING KEAHLIAN KOMPUTER PRAKTIS TENAGA KEPENDIDIKAN
• Latar Belakang
o Pentingnya dukungan tenaga kependidikan didalam proses bisnis yang terjadi didalam ITS agar ITS dapatmencapai seluruh tujuan strategisnya
o Tenaga kependidikan perlu untuk ditingkatkan kompetensinya agar kontribusi terhadap ITS juga dapat terusmeningkat
o Keahlian komputer sebagai kebutuhan dasar bagi seluruh tenaga kependidikan yang ada di ITS
• Tujuan
o Melakukan pemetaan keahlian computer tenaga kependidikano Menentukan kebutuhan pelatihan terkait peningkatan keahlian computer bagi tenaga kependidikano Melaksanakan pelatihan computer sesuai dengan level yang dibutuhkan oleh tenaga kependidikan
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 84.012.000(tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Prosentase tenaga kependidikan yang terpetakan keahlian komputernya
25% 50% 75% 100%
2. Prosentase tenaga kependidikan yang mendapatkan pelatihan komputer
25% 50% 75% 100%
3.1. UPGRADING KEAHLIAN KOMPUTER PRAKTIS TENAGA KEPENDIDIKAN
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi kebutuhan keahlian computer untuk tenaga kependidikan Jan 100%
2. Melakukan pemetaan keahlian computer tenaga kependidikan Feb – Mar 100%
3. Menetapkan pelatihan computer yang dibutuhkan oleh tenagakependidikan di masing-masing level
Mar 100%
4. Melaksanakan pelatihan computer Apr – Jun -
5. Melakukan monev terkait hasil pelatihan Apr – Des -
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Dokumen keahlian computer tenaga kependidikano Rancangan pelatihan komputer
3.1. UPGRADING KEAHLIAN KOMPUTER PRAKTIS TENAGA KEPENDIDIKAN
70
229
132
181
95
43
8
0 50 100 150 200 250
Tidak Menguasai Sama Sekali
Menguasai fungsi dasar saja
Menguasai fungsi dasar, mampu membuat grafik
Menguasai fungsi dasar, mampu membuat grafik, membuat formula
Pernah menggunakan dan Hanya mengenal
Sangat mahir
Sangat mahir dan mampu membuat fungsi berbasis VBA
Grafik Tingkat Penguasaan Ms.Excel Tendik ITS
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
3.2. UJI KOMPETENSI TENAGA KEPENDIDIKAN
3.2. UJI KOMPETENSI TENAGA KEPENDIDIKAN
• Latar Belakang
o Pentingnya pemetaan kompetensi bagi seluruh tenaga kependidikan yang ada di ITS guna mengetahui adatidaknya gap kompetensi yang dimiliki dengan kompetensi yang disyaratatkan
o Dibutuhkannya inputan yang tepat didalam pengembangan kompetensi tenaga kependidikan di ITS
• Tujuan
o Merumuskan profil kompetensi dari setiap posisi tenaga kependidikan yang ada di ITSo Melakukan pemetaan kompetensi tenaga kependidikano Mengembangkan kompetensi tenaga kependidikan ITS
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 70.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Profil kompetensi yang tersusun 25% 50% 75% 100%
2. Prosentase tenaga kependidikan yang telahterpetakan kompetensinya
25% 50% 75% 100%
3.2. UJI KOMPETENSI TENAGA KEPENDIDIKAN
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Menetapkan posisi tenaga kependidikan Feb – Mar 100%
2. Menyusun profil kompetensi untuk setiap posisi tenaga kependidikan Apr – Jul -
3. Mensosialisasikan profil kompetensi Agt -
4. Melakukan pemetaan kompetensi tenaga kependidikan Agt – Sep -
5. Melakukan analisis gap kompetensi Okt – Des -
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Masih dalam tahap penyusunan
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
3.3. PENYUSUNAN MATRIK TRAINING
3.3. PENYUSUNAN MATRIK TRAINING
• Latar Belakang
o Perlunya disusun matrik training didalam pengembangan SDM berbasis kompetensi yang dibutuhkan olehtenaga kependidikan guna menjalankan proses kerja secara tepat dan labcar
o Dibutuhkannya matrik training sebagai bahan untuk melakukan monitoring dan evaluasi pengembangantenaga kependidikan
• Tujuan
o Merumuskan matrik training berbasis kompetensio Menentukan bentuk dan metoda pelatihan
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 72.372.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Tersedianya matrix training 25% 50% 75% 100%
3.3. PENYUSUNAN MATRIK TRAINING
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Menetapkan kompetensi yang dibutuhkan Agt -
2. Menyusun matrix training Sep – Okt -
3. Menetapkan bentuk dan metoda training Nov – Des -
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Masih belum ada pelaksanaan
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
3.4. LOMBA INOVASI LAYANAN DAN PROSES KERJA
3.4. LOMBA INOVASI LAYANAN DAN PROSES KERJA
• Latar Belakang
o Masih besarnya peluang perbaikan layanan dan proses kerja di ITSo Pentingnya perbaikan yang memberikan tingkat kemanfaatan yang tinggi untuk layanan dan proses kerja.o Bermunculanya kegiatan dan program dari unit kerja atau kelompok pegawai yang terkait perbaikan kerjao Perlunya wadah dan model kompetisi inovasi untuk memfasilitasi ide partisipatori pegawai ITS
• Tujuan
o Menggali potensi ide perubahan dan perbaikan layanan dan proses kerja yang lebih efisien dan efektifo Membuat model kompetisi ide inovasi layanan dan proses kerja di ITSo Menumbuhkan partisipatori aktif pegawai ITS untuk menuju ITS yang excelent
• Sasaran : Semua pegawai di ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO
• Dukungan Biaya Program : Rp. 103.300.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah proposal inovasi yang dikumpulkan (buah) 20 30 40 50
2. Potensi efisiensi finansial dari ide inovasi(juta/tahun
15 25 35 45
3. Jumlah pegawai yang berpartisipasi dalam lombainovasi (orang)
40 60 80 100
3.4. LOMBA INOVASI LAYANAN DAN PROSES KERJA
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Penyusunan konsep lomba inovasi Mei 0%
2. Penentuan Juri Internal dan Eksternal Mei 0%
3. Sosialisasi Lomba Inovasi Mei 0%
4. Penerimaan Proposal Jun 0%
5. Desk Evaluation Jul 0%
6. Pengumuman 10 Tim Finalis Jul 0%
7. Pendampingan Pelaksanaan Inovasi Agust-Nop 0%
8. Studi Banding ke Instansi/Perusahaan Terbaik di Indonesia Sep 0%
9. Presentasi Hasil Finalis Des 0%
10 Pemantauan Hasil Inovasi Jan-Des 0%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaano Kegiatan masih dalam tahap perencanaan dan akan mulai dilaksanakan pada bulan Mei 2017
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
4.1. PUSAT LAYANAN TERPADU ITS (ITS HELPDESK)
4.1. PUSAT LAYANAN TERPADU ITS
• Latar Belakang
o Memberikan layanan terbaik atau prima merupakan target yang hendak dicapai oleh setiap unit kerja di ITSo Lokasi layanan administrasi dan lainnya di ITS terpisah menurut lokasi gedung dan jenjang layanano Perlunya menyederhanakan dan mempersingkat layanan secara keseluruhan kepada civitas academicao Perlunya memberikan kepastian layanan dan standar baku layanan di seluruh ITS
• Tujuan
o Merancang mekanisme dan prosedur baku layanan seluruh ITSo Memberikan kepastian, kemudahan, dan kecepatan layanan yang semakin baiko Manajemen ITS mampu mengevaluasi layanan dari aspek waktu maupun hasil kualitas layanana
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : SEKITS dan semua UNIT KERJA layanan
• Dukungan Biaya Program : Rp. 125.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah layanan yang terpadu 50% 70% 80% 100%
2. % capaian terhadap target waktu responlayanan
70% 80% 85% 90%
3. Tingkat kepuasan layanan (skala 5) 3 4 4 4
4.1. PUSAT LAYANAN TERPADU ITS
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi jenis dan standar layanan saat ini Agust
2. Merancang mekanisme dan prosedur layanan terpadu ITS Sept-Nop
3. Merancang standar layanan baku di ITS Nop-Des
4. Membangun Pusat Layanan Terpadu ITS Jan 2018
5. Sosialisasi Feb 2018
6. Implementasi Pusat Layanan Terpadu Mar-Des2018
7. Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan Des 2018
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Kegiatan akan mulai dilaksanakan pada Agustus 2017
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
4.2. STANDAR MUTU PENDIDIKAN ITS
4.2. STANDAR MUTU PENDIDIKAN ITS
• Latar Belakang
o Ragam pelaksanaan suatu proses yang sama banyak ditemukan antar unit kerja/departemen.o Standar mutu suatu proses juga memiliki keragaman atau perbedaan sehingga perlu dibakukan.o Beberapa baku mutu dan proses sudah tersedia namun lingkupnya parsial atau hanya pada unit tertentu.o Perlunya stadarisasi dengan baku mutu dan proses agar hasil dan kualitas proses serta layanan di ITS dapat
dievaluasi dan ditingkatkan dengan lebih terukur.
• Tujuan
o Merumuskan standar mutu setiap proses dalam lingkup pendidikan di ITSo Merumuskan standar proses setiap alur proses dalam lingkup pendidikan di ITSo Melakukan audit berkala terhadap penerapan dan pencapaian standar mutu pendidikan di ITS
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Kantor Penjaminan Mutu
• Dukungan Biaya Program : Rp. 523.425.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah proses lingkup Pendidikan yang memiliki standar mutu
50% 60% 70% 80%
2. % Capaian unit kerja terhadap standar mutuPendidikan
50% 70% 80% 100%
4.2. STANDAR MUTU PENDIDIKAN ITS
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Pemetaan proses dan standar mutu saat ini Jul-Sept
2. Membentuk tim standar mutu pendidikan di ITS Jul
3. Focus Group Discussion untuk merumuskan standar mutu pendidikan ITS Okt
4. Mendokumentasikan standar mutu Pendidikan ITS Okt-Nop
5. Sosialisasi standar mutu Pendidikan ITS Des
6. Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Program ini direncanakan pelaksanaannya mulai Juli 2017
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
4.3. STANDAR MUTU NON-PENDIDIKAN ITS
4.3. STANDAR MUTU NON-PENDIDIKAN ITS
• Latar Belakang
o Ragam pelaksanaan suatu proses yang sama banyak ditemukan antar unit kerja/departemen.o Standar mutu suatu proses juga memiliki keragaman atau perbedaan sehingga perlu dibakukan.o Beberapa baku mutu dan proses sudah tersedia namun lingkupnya parsial atau hanya pada unit tertentu.o Perlunya stadarisasi dengan baku mutu dan proses agar hasil dan kualitas proses serta layanan di ITS dapat
dievaluasi dan ditingkatkan dengan lebih terukur.
• Tujuan
o Merumuskan standar mutu setiap proses dalam lingkup non-pendidikan di ITSo Merumuskan standar proses setiap alur proses dalam lingkup non-pendidikan di ITSo Melakukan audit berkala terhadap penerapan dan pencapaian standar mutu non-pendidikan di ITS
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Kantor Penjaminan Mutu
• Dukungan Biaya Program : Rp. 21.150.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah proses lingkup non-Pendidikan yang memiliki standar mutu
50% 60% 70% 80%
2. % Capaian unit kerja terhadap standar mutunon-Pendidikan
50% 70% 80% 100%
4.3. STANDAR MUTU NON-PENDIDIKAN ITS
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Pemetaan proses dan standar mutu saat ini Jul-Sept
2. Membentuk tim standar mutu non-pendidikan di ITS Jul
3. Focus Group Discussion untuk merumuskan standar mutu non-pendidikan ITS
Okt
4. Mendokumentasikan standar mutu non-Pendidikan ITS Okt-Nop
5. Sosialisasi standar mutu non-Pendidikan ITS Des
6. Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Program ini direncanakan pelaksanaannya mulai Juli 2017
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
5.1. INTEGRASI PROKER DENGAN SIM ANGGARAN
5.1. INTEGRASI PROKER DENGAN SIM ANGGARAN
• Latar Belakang
o Pentingnya keterkaitan antara program kerja dan kegiatan Institut dengan penganggaran biayao SIM Anggaran yang telah beroperasi dengan baik dan rutin namun belum bisa memastikan aktivitas yang
terkait dengan proker.o Perlunya perencanaan anggaran yang dapat menyesuaikan perubahan rencana kerja.
• Tujuan
o Pengembangan SIM Anggaran (RBA) ITS yang terintegrasi dengan SIPMONEV ITSo Merancang prosedur integrasi proses penganggaran dengan proses perencanaan kegiatano Memastikan program atau kegiatan mendapatkan alokasi penganggaran.
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat Perencanaan dan Logistik, Sekretaris ITS dan Direktorat PTSI
• Dukungan Biaya Program : Rp. 7.200.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Modul integrasi SIM RBA dan SIPMONEV 80% 100%
5.1. INTEGRASI PROKER DENGAN SIM ANGGARAN
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi prosedur dalam SIPMONEV dan SIM RBA Jan
2. Perancangan mekanisme integrasi SIPMONEV dan SIM RBA Feb
3. Pengembangan Modul Integrasi SIPMONEV dan SIM RBA Feb-Jun
4. Penyusunan prosedur pengisian proker dan anggaran yang terintegrasi Jun
5. Sosialisasi dan Implementasi Jul-Des
6. Evaluasi Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaano Kegiatan sedang berlangsung untuk mengintegrasikan proses pengisian proker dengan perencanaan
anggaran.
5.1. INTEGRASI PROKER DENGAN SIM ANGGARAN
Tampilan SIPMONEV ITS
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
5.2. LAPORAN GAJI PERORANGAN ONLINE
5.2. LAPORAN GAJI PERORANGAN ONLINE
• Latar Belakang
o Pembayaran gaji dan kompensasi lainnya melalui rekening pribadi (transfer)o Belum adanya rincian pembayaran gaji dan kompensasi lainnya kepada tiap penerima gajio Perlunya penyampaian rincian pembayaran gaji dan kompensasi lainnya secara lengkap dan online
• Tujuan
o Meningkatkan keterbukaan informasi gaji dan kompensasi lainnya untuk tiap pegawaio Membangun fasilitas pelaporan gaji perorangan secara online dalam SIM Kepegawaian
• Sasaran : Biro Keuangan dan semua pegawai
• Unit Pelaksana Program : Biro Keuangan dan Direktorat PTSI
• Dukungan Biaya Program : Rp. 42.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah daftar gaji dan kompensasi online 70% 100% 100% 100%
5.2. LAPORAN GAJI PERORANGAN ONLINE
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi daftar gaji dan kompensasi yang berlaku Juli 0%
2. Perancangan kebutuhan data Juli 0%
3. Pembangunan fasilitas daftar gaji perorangan online Agust-Okt 0%
4. Uji Coba dan training untuk tim teknis Nop 0%
5. Sosialisasi dan Evaluasi Des 0%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Kegiatan akan berjalan pada Juli 2017
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
5.3. BUKTI POTONG ONLINE
5.3. BUKTI POTONG ONLINE
• Latar Belakang
o Perlunya informasi yang terbuka kepada semua pegawai untuk pemotongan pajak dan lainnya yang dilaksanakan melalui Bendahara ITS
o Perlunya rekapitulasi bukti potong pajak dan lainnya untuk keperluan pelaporan pajak tahunan masing-masing pegawai
o Untuk meningkatkan kemudahan dan ketepatan pemantauan laporan keuangan tiap pegawai.
• Tujuan
o Menyediakan informasi bukti potong pajak dan lainnya secara online dan periodik.o Mengembangkan laporan bukti potong secara onlineo Menumbuhkan keterbukaan informasi keuangan kepada semua pegawai ITS
• Sasaran : Seluruh Pegawai ITS
• Unit Pelaksana Program : Biro Keuangan dan Direktorat PTSI
• Dukungan Biaya Program : Rp. 50.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Bukti Potong yang sudah Online 70% 100% 100% 100%
5.3. BUKTI POTONG ONLINE
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi item pemotongan dan mekanisme pemotongan Mar 50%
2. Perancangan mekanisme pemotongan dalam Sim Keuangan Jun
3. Integrasi dengan dashboard personal dalam Sim Kepegawaian Jul
4. Sosialisasi dan evaluasi Agus
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Rancangan awal Bukti potong pajak untuk masing-masing pegawai
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
6.1. e-PERKANTORAN
6.1. e-PERKANTORAN
• Latar Belakang
o Banyaknya jumlah dan tingginya transaksi persuratan di ITSo Masih besarnya pemakaian kertas dan tinta dalam persuratan serta penggunaan tenaga Caraka untuk
distribusi surat di ITS.o Semakin mudahnya akses system online dengan menggunakan smartphone atau laptop.o Perlunya dukungan ICT untuk digitalisasi surat, mempermudah dan mempercepat distribusi.
• Tujuan
o Mengembangkan e-Perkantoran yang mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi persuratano Meningkatkan kemudahan dokumentasi, pelacakan, dan digitalisasi arsip surat di ITSo Mengurangi peran Caraka dalam distibusi surat di ITS.
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : Biro Umum dan DPTSI
• Dukungan Biaya Program : Rp. 120.450.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah Unit Kerja yang menerapkan e-Perkantoran 50% 70% 90% 100%
2. Efisiensi penggunaan kertas dan tinta (jutarupiah/tahun)
10 13 17 20
6.1. e-PERKANTORAN
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi kebutuhan pengguna terhadap e-perkantoran < 2017
2. Perancangan antar muka dan mekanisme operasional < 2017
3. Pengembangan e-Perkantoran Jan – Jul
4. Ujicoba e-Perkantoran Jan-Mar
5. Sosialisasi e-Perkantoran Mar
6. Evaluasi dan pengembangan lanjut system Mar-Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Ujicoba e-perkantoran telah berjalan untuk beberapa unit kerjao Sosialisasi penggunakan e-Perkantoran kepada admin e-perkantoran unit kerja sudah berlangsungo Beberapa unit kerja telah menggunakan e-Perkantoran secara rutino Evaluasi dan perbaikan sistem dilakukan secara berkelanjutan
6.1. e-PERKANTORAN
Beberapa fitur e-Perkantoran:• Mengambil Nomor Surat
terintegrasi• Membuat e-surat• Mengirim e-surat• Notifikasi penerimaan e-
surat• Disposisi e-surat
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
6.2. e-KEPANGKATAN
6.2. e-KEPANGKATAN
• Latar Belakang
o Proses pengajuan pangkat dosen yang rutin dan melalui proses evaluasi berjenjang.o Dokumentasi berkas kepangkatan yang dapat memanfaatkan transaksi update data rutin dalam penilaian
kinerja atau BKD. o Implementasi Single Input Multi Purpose untuk penyederhanaan proses pengajuan kepangkatan.o Perlunya pemantauan aktif terhadap dosen yang berpotesi untuk naik pangkat lebih cepat.
• Tujuan
o Membangun e-Kepangkatan yang terintegrasi dengan database kepegawaiano Memberikan kemudahan dan keterbukaan proses kenaikan pangkat kepada dosen.o Menyederhanakan proses evaluasi dan pemantauan proses kenaikan pangkat.o Meningkatkan kecepatan proses kenaikan pangkat dosen.
• Sasaran : Semua dosen ITS
• Unit Pelaksana Program : Biro Umum dan DPTSI
• Dukungan Biaya Program : Rp. 42.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah pengajuan kepangkatan melalui e-Kepangkatan
50% 70% 80% 100%
2. Rerata kecepatan proses kenaikan pangkat 45 hari 40 hari 35 hari 30 hari
6.2. e-KEPANGKATAN
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi proses kenaikan pangkat di internal ITS < 2017 50%
2. Perancangan mekanisme dan operasional e-Kepangkatan < 2017 25%
3. Pengembangan e-Kepangkatan Jan-Jun 25%
4. Uji coba e-Kepangkatan Jul
5. Sosialisasi e-Kepangkatan Agust
6. Implementasi e-Kepangkatan Sept-Des
7. Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o e-Kepangkatan dalam proses pengembangan oleh tim pengembang Sistem Informasi (DPTSI ITS)
o e-Kepangkatan akan mengintegrasikan dan memanfaatkan data rinci dari tiap dosen yang telah
tersimpan dari proses updating data dalam proses penilaian kinerja.
o e-Kepangkatan dikembangkan secara terintegrasi dalam Sistem informasi Kepegawaian ITS
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
6.3. e-MONITORING-EVALUATION (SIPMONEV)
6.3. e-MONITORING & EVALUATION
• Latar Belakang
o Pemantauan dan evaluasi program kerja dan capaian kinerja tiap program dilaksanakan secara periodiko Perhitungan agregat dari capaian kinerja program kerja secara berjenjang sampai level rektorat.o Perlunya konsolidasi dan integrase pelaporan dan evaluasio Perlunya penjadwalan pengisian capaian kinerja dan konsolidasi hasil.
• Tujuan
o Merancang sistem monitoring dan evaluasi yang berjenjang dan konsolidatifo Membangun SIPMONEV untuk perencanaan, monitoring, dan evaluasi program kerjao Mempermudah deployment target dan konsolidasi hasil capaian secara berjenjang.
• Sasaran : Semua Unit Kerja di dalam organisasi ITS
• Unit Pelaksana Program : SEKITS dan Direktorat PTSI
• Dukungan Biaya Program : Rp. 92.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja ProgramIndikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah unit kerja yang menggunakan SIPMONEV 100% 100% 100% 100%
2. Prosentase ketepatan waktu pelaporan capaiankinerja pada tiap periode evaluasi
60% 65% 70% 80%
6.3. e-MONITORING-EVALUATION
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi kebutuhan pengembangan SIPMONEV < 2017 100%
2. Perancangan mekanisme dan operasional SIPMONEV < 2017 80%
3. Pengembangan SIPMONEV < 2017 80%
4. Ujicoba SIPMONEV < 2017 50%
5. Sosialisasi SIPMONEV < 2017 50%
6. Implementasi SIPMONEV Jan-Des 25%
7. Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan Jul-Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Pengembangan SIPMONEV telah berlangsung pada tahun 2016.
o SIPMONEV ITS telah diujicobakan dan diimplementasikan mulai awal 2017.
o Semua program kerja unit kerja telah menggunakan SIPMONEV
o SIPMONEV dapat digunakan untuk melakukan deployment program kerja dan target kinerja untuk
masing-masing unit kerja sesuai dengan hirarki organisasi.
o SIPMONEV secara parallel melakukan perbaikan fitur yang masih perlu dikembangkan.
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
6.4. e-PERFORMANCE APPRAISAL
6.4. e-PERFORMANCE APPRAISAL
• Latar Belakang
o Penilaian performance atau kinerja hasil dari tiap pegawai telah berjalan secara periodiko Penilaian performance pegawai merupakan proses massal yang melibatkan semua pegawai dengan evaluasi
yang berjenjang.o Penilaian perilaku tenaga kependidikan yang direncanakan per tiga bulan.o Perlunya kemudahan, kelengkapan, dan keakuratan dalam proses penilaiano Perlunya integrase dengan sumber data kinerja yang sudah tersedia
• Tujuan
o Merancang sistem penilaia performance yang lengkap, sederhana, mudah pantau, dan akurat.o Membangun e-performance appraisal yang terintegrasi dengan sumber data pendukung.o Meningkatkan keakurasian dan kesetaraan dalam penilaian performance.
• Sasaran : Semua pegawai ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat SDMO, Biro Umum, dan Direktorat PTSI
• Dukungan Biaya Program : Rp. 100.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah pegawai yang dinilai tepat waktu dengane-Performance Appraisal
80% 85% 90% 100%
2. Prosentase pemanfaatan data langsung darisumber data pendukung
70% 80% 90% 100%
6.4. e-PERFORMANCE APPRAISAL
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi kebutuhan pengembangan e-layanan Mei
2. Perancangan mekanisme dan operasional e-layanan Jun
3. Pengembangan e-layanan Jul-Nop
4. Ujicoba e-Layanan Okt
5. Sosialisasi e-Layanan Des
6. Implementasi e-Layanan Des
7. Evaluasi dan pengembangan berkelanjutan Des
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Program akan dimulai pelaksanaannya pada bulan Mei 2017
Deskripsi Program Reformasi Birokrasi Internal
Tim RBIInstitut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, 2017
6.5. e-UMPANBALIK (e-TICKETING)
6.5. e-UMPANBALIK (e-TICKETING)
• Latar Belakang
o Tuntutan layanan prima dan tepat waktu sesuai dengan standar layanan minimal.o Perlunya pengukuran durasi layanan untuk perbaikan mutu layanano Perlunya layanan yang mampu lacak dan terpantau setiap proses penanganannya.o Sudah adanya pengembangan e-UmpanBalik namun hanya diujicobakan pada penanganan layanan TSI.
• Tujuan
o Mengidentifikasi standar jenis layanan tiap unit kerja di ITSo Merancang mekanisme penanganan keluhan secara online dan berjenjango Membangun e-UmpanBalik yang merupakan pengembangan dari sistem tiket online.
• Sasaran : Semua pengguna layanan di ITS
• Unit Pelaksana Program : Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (PTSI)
• Dukungan Biaya Program : Rp. 100.000.000 (tahun 2017)
• Indikator Kinerja Program
Indikator 2017 2018 2019 2020
1. Jumlah layanan menggunakan e-UmpanBalik 30% 50% 70% 100%
2. Jumlah e-tiket keluhan yang selesai ditangani 70% 80% 90% 100%
6.5. e-UMPANBALIK (e-TICKETING)
No Dekripsi Langkah Pelaksanaan Jadwal % Kemajuan
1. Identifikasi pengembangan e-Umpanbalik Jan 50%
2. Pengembangan e-Umpanbalik untuk layanan umum di ITS Mar-Agust 20%
3. Perancangan mekanisme dan prosedur e-UmpanBalik Sept 0%
4. Sosialisasi dan evaluasi layanan e-UmpanBalik di ITS Okt-Des 0%
• Langkah Pelaksanaan Program, Jadwal, dan Status Tahun 2017
• Hasil Pelaksanaan
o Perancangan ulang e-Umpanbalik oleh tim DPTSI ITS untuk penerapan yang lebih luas untuk layanan-layanan unit lainnya.
o Proses pengembangan lanjut e-Umpanbalik agar dapat diimplementasikan ke semua jenis layanan di ITS
6.5. e-UMPANBALIK (e-TICKETING)
Beberapa fitur Umpan Balik:• Form umpan balik• Notifikasi email• Tracing tiket• Disposisi tiket• Pantau progress tiket• Statistik tiket• Hitung waktu respon• Hitung waktu layanan
PENUTUP
• Peta jalan Reformasi Birokrasi Internal di ITS dibuat berdasarkankebutuhan untuk bisa mewujudkan sistem yang lebih efektif danefisien
• Proses reformasi birokrasi dilaksanakan melalui koordinasi,kolaborasi dan sinergi antar semua unit di ITS dengan bangunankomitmen yang kuat disertai dengan adanya sejumlah indikatorkinerja yang menjadi rujukan dalam implementasinya
• Keberlanjutan proses reformasi birokrasi akan terus dilakukanmelalui sebuah proses monitoring dan evaluasi yang didasarkanpada capaian KPI dalam semua aspek, sehingga secara kontinyudapat meningkatkan kualitas layanan ITS dalam memberikanlayanan dalam lingkup Tri Dharma Pendidikan Tinggi bagimasyarakat.
• Dukungan birokrasi yang kuat di ITS akan mampu mengakselerasipencapaian visi dan misi ITS sebagai PTN BH yang bereputasiinternasional dalam ilmu pengetahuan dan teknologi terutamayang menunjang industri dan kelautan yang berwawasanlingkungan