rancang bangun aplikasi pengadaan barang...
TRANSCRIPT
1
RANCANG BANGUN APLIKASI PENGADAAN BARANG
DI LEMBAGA KURSUS DAN PELATIHAN (LKP) PALCOMTECH
PALEMBANG
Antonius Yusrianto Nugroho
Jurusan Manajemen Informatika
Politeknik PalComTech Palembang
Abstrak
Salah satu perusahaan yang memiliki bagian pengadaan khusus adalah Lembaga Kurus dan
Pelatihan (LKP) PalComTech Palembang. pengadaan barang diperusahaan diatur sendiri oleh
sebuah bagian khusus yang sering disebut dengan Bagian Pengadaan, bagian ini akan bertugas
untuk membeli barang yang diajukan oleh karyawan. Perlu adanya pembenahan terhadap
regulasi di bidang pengadaan barang. Pembangunan aplikasi pengadaan barang ini mencakup
data permintaan barang data pembelian barang,data inventaris barang, data arsip bukti
penerimaan barang, data arsip bukti pembelian barang, laporan permintaan barang dan laporan
pembelian barang. Aplikasi dibangun dengam berbasis web dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP serta database MySQL. Hasil dari penelitian ini Aplikasi Pengadaan
barang.Aplikasi ini bertujuan menjamin efisiensi,transparansi khususnya bagian pengadaan
barang.
Kata Kunci :aplikasi, pengadaan barang, Divisi Keuangan, PHP, MySQL.
PENDAHULUAN
Perusahaan adalah tempat terjadinya sebuah kegiatan untuk mengerjakan sesuatu sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. Dalam mengerjakan pekerjaan
didalam perusahaan maka dibutuhkan beberapa faktor pendukung keberhasilan antara lain
adalah tenaga kerja dan alat yang turut mendukung penyelesaikan sebuah pekerjaan. Alat
pendukung sebuah pekerjaan seseorang didalam perusahaan sering disebut dengan barang
invetaris yang kepemilikannya dimiliki oleh perusahaan. Untuk mendapatkan barang
pendukung tersebut biasanya karyawan harus melakukan permohonan pengadaan barang
kepda pihak tertentu.
Pengadaan barang diperusahaan diatur sendiri oleh sebuah bagian khusus yang sering
disebut dengan Bagian Pengadaan, bagian ini akan bertugas untuk membeli barang yang
diajukan oleh karyawan. Salah satu perusahaan yang memiliki bagian pengadaan khusus
adalah Lembaga Kurus dan Pelatihan (LKP) PalComTech Palembang. LKP PalComTech
adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pendidikan dibawah naungan Yayasan
Pendidikan PalComTech Palembang.
Pengadaan barang yang dilakukan di LKP PalComTech Palembang sering terjadi
karena LKP ini menggunakan banyak hardware untuk mendukung terjadinya proses belajar
menngajar, kegiatan kerja harian ataupun pelaksanaan kegiatan lainnya. Ada beberapa
tahapan yang harus dilakukan jika ingin melakukan pembelian barang yaitu dengan cara mengisis form pengadaan barang, selanjutnya form tersebut diberikan kepada atas untuk diminta
persetujuan, form pengadaan barang diberikan kepada bagian pengadaan selanjutnya menunggu
persetujuan pembelian barang dari Kepala Keuangan. Barang yang dibeli selanjutnya didata oleh
bagian pengadaan, kekurangan dalam sistem yang manual ini adalah seluruh bukti permintaan
pembelian barang dan penerimaan disimpan dalam bentuk file berkas sehingga menimbulkan
2
penumpukan data arsip, penyimpanan bukti-bukti penerimaan barang tidak teratur dan sulitnya
pencarian berkas jika dibutuhkan dalam waktu yang cepat.
LANDASAN TEORI
Pengadaan Barang
Menurut Weele (2010:4), Pengadaan barang adalah perolehan barang atau jasa. Hal ini
menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang dibeli dengan
biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu
dan lokasi.
Perancangan Sistem
Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:79), pengembangan sistem adalah proses
pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analis sistem. Dalam
tahapan perancangan, tim kerja desain harus merancang spesifikasi yang dibutuhkan dalam
berbagai kertas kerja. Tujuan perancangan sistem adalah memenuhi pemakai sistem dan
memberikan gambaran yang jelas serta rancang bangun yang lengkap untuk pemrograman
dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
Menurut Binanto (2010:260) perancangan sistem adalah tahapan pembuatan spesifikasi
arsitektur program, gaya, tampilan, dan kebutuhan material atau bahan untuk program.
Spesifikasi dibuat serinci mungkin.
Aplikasi
Menurut Jogiyanto (2005:12), aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer,
instruksi (instructiom) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga
computer dapat memproses input menjadi output.
Website
Menurut Rianto (2007:2), web adalah fasilitas hypertext yang mampu menampilkan
data berupa teks, gambar, suara, animasi dan multimedia lainnya, dimana dian tara data-
data tersebut saling terkait dan berhubungan satu dengan yang lainnya. Untuk memudahkan
dalam membaca data tersebut dibutuhkan sebuah browser seperti internet eksplorer,
netscape, opera ataupun mozila firefox.
Menurut Yuhefizar (2009:13), Website adalah suatu metode untuk menampilkan
informasi di internet, baik berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan
mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya
(hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser.
Menurut Wahana Komputer (2010:2), berdasarkan pengoperasiannya secara mendasar
website dibagi menjadi :
3
1. Website Static Website Static adalah website yang memiliki halaman front end, yaitu halaman yang
dapat dilihat oleh pengunjung website. Karena fasilitas yang sangat terbatas, isi dari halaman
website static bersifat tetap atau tidak berubah. Untuk mengganti isi halaman website static
maka harus dilakukan secara manual dengan cara mengganti semua kode-kode HTML.
Website static biasanya digunakan untuk membuat company profile (profil perusahaan),
yaitu jenis website pengumuman berupa brosur online yang sangat sederhana dan tidak bisa
diubah atau dimodifikasi.
2. Website Dynamic
Website dynamic adalah website yang dapat diubah atau dilakukan update. Dalam
website dynamic biasanya terdapat dua halaman fornt end dan halaman back end. Halaman
fornt end adalah halaman yang dapat diaksen oleh pengunjung website sedangkan halaman
back end adalah halaman yang hanya bisa diakses oleh admin website tersebut.
Informasi
Menurut Fatta (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang. Dengan demikian informasi berarti data yang telah diproses, atau data yang
memiliki arti.
Menurut Kadir (2008:3) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang
bermakna dan berguna bagi manusia. Informasi dapat juga diartikan menjadi data yang telah
diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang
menggunakannya. Dapat disimpulkan bahwa :
1. Informasi bermuara pada data.
2. Memberikan suatu nilai tambah atau pengetahuan bagi yang menggunakan.
3. Dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Data Primer
Menurut Sugiarto (2006:16), data primer merupakan data yang didapat dari sumber
pertama, dari individu seperti hasil wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang biasa
dilakukan oleh peneliti. Data ini tidak tersedia dalam bentuk file-file. Data ini harus dicari
melalui narasumber
Data Sekunder
Menurut Sugiarto (2006:17), data sekunder merupakan data primer yang diperoleh oleh
pihak lain atau data primer yang sudah diolah lebih lanjut dan disajikan dalam bentuk tabel
dan diagram.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Diagram Konteks
Diagram Aplikasi Pengadaan Barang di Lembaga Kursus dan Pelatihan (LKP)
PalComTech Palembang terdiri dari 5 (Lima) entitas, yaitu : HRD, Karyawan, Kepala Divisi,
4
Bagian Pengadaan dan Kepala Keuangan. Diagram konteks dapat dilihat pada gambar
di bawah ini :
Gambar 1.Diagram Konteks
Diagram Level 0
Diagram level 0 pada Aplikasi Pengadaan Barang di Lembaga Kursus dan Pelatihan
(LKP) PalComTech Palembang terdiri dari 10 proses yang berjalan, antara lain:
1. Proses 1.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data divisi
yang dilakukan oleh entitas HRD selanjutnya disimpan dalam data store divisi.
2. Proses 2.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data karyawan
yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store divisi, proses ini dilakukan oleh
entitas HRD selanjutnya disimpan dalam data store karyawan.
3. Proses 3.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data pengadaan
barang yang dilakukan oleh entitas Karyawan selanjutnya disimpan dalam data store
pengadaan barang.
4. Proses 4.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data
persetujuan pengadaan barang (persetujuan1) yang ikut melibatkan data yang terdapat
dalam data store pengadaan barang, proses ini dilakukan oleh entitas Kepala Divisi
selanjutnya disimpan dalam data store pengadaan barang (persetujuan1).
5. Proses 5.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data
persetujuan pengadaan barang (persetujuan2) yang ikut melibatkan data yang terdapat
dalam data store pengadaan barang (persetujuan1), proses ini dilakukan oleh entitas
Kepala Keuangan selanjutnya disimpan dalam data store pengadaan barang
(persetujuan2).
6. Proses 6.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data pembelian
barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pengadaan barang
(persetujuan2), proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan
dalam data store pembelian barang.
7. Proses 7.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data bukti
pembelian barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pembelian
5
barang, proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam
data store bukti pembelian
8. Proses 8.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data inventaris
barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store pembelian barang,
proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam data
store inventaris barang.
9. Proses 9.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data tanggung
jawab barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store inventaris
barang, proses ini dilakukan oleh entitas Bagian Pengadaan selanjutnya disimpan dalam
data store tanggung jawab barang.
10. Proses 10.0P adalah proses yang berfungsi untuk melakukan penyimpanan data
perpindahan barang yang ikut melibatkan data yang terdapat dalam data store tanggung
jawab barang, proses ini dilakukan oleh entitas Karyawan selanjutnya disimpan dalam
data store perpindahan barang.
Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
6
Gambar 2. Diagram Level 0
Entity Relationalship Diagram (ERD)
Permodelan data dapat digambarkan dalam bentuk Entity Relationalship Diagram
(ERD), Entity Relationship Diagram (ERD) berisi komponen-komponen himpunan entitas
dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. Entity
Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada Gambar di bawah ini :
7
Gambar3.ERD(Entity Relationalship Diagram (ERD)
Hasil Rancangan
Halaman Login
Halaman Login adalah halaman yang berfungsi untuk admin masuk kedalam website.
Gambar halaman login.
Gambar 4. Halaman Login
Halaman Data Divisi
Halaman Login adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data Divisi.
8
Gambar 5. Data Divisi.
Halaman Data Karyawan
Halaman Data Karyawan adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data
Karyawan.
Gambar 6. Data Karyawan
Halaman Data Pengadaan Barang
9
Halaman Data Karyawan adalah halaman yang berfungsi untuk melihat Data
Pengadaan Barang.
Gambar 7. Data Pengadaan Barang
Halaman Data Pembelian Barang
Halaman Data Pengadaan Barang dalah halaman yang berfungsi untuk melihat data
Pembelian Barang.
Gambar 8. Data Pembelian Barang
PENUTUP
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan mengenai Rancang Bangun Aplikasi
Pengadaan Barang pada Lembaga Kursus dan Pelatihan PalComTech dapat disimpulkan
bahwa dengan adanya aplikasi Pengadaan Barang pada Lembaga Kursus dan Pelatihan
Palcomtech maka akan mempermudah dalam hal dapat membantu Bagian Pengadaan dalam
mempermudah penyampaian informasi,pengarsipan data, pembuatan laporan, permintaan
dan pembelian barang.
10
Aplikasi ini menghasilkan laporan inventaris barang, laporan pengadaan barang.
Aplikasi ini bertujuan untuk membantu kegiatan pihak manajemen khususnya bagian
pengadaan.
DAFTAR PUSTAKA
Binanto, Iwan. 2010. Multimedia Digital – Dasar Teori dan Pengembangannya. Andi
Publisher. Yogyakarta.
Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset. Yogyakarta.
Jogiyanto. 2005. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.
Kadir, abdul. 2008. Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Andi
Offset. Yogyakarta.
Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Andi Publisher.
Yogyakarta.
Rianto, Slamet. 2007. Membangun Website dengan Adobe Photoshop dan Macromedia
Dreamweaver. Datakom Lintas Batas. Jakarta.
Sugiarto, Dergibson Siagian. 2006. Metode Statistika Untuk Bisnis dan Ekonomi. PT
Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.
Weele, Arjan J Van. 2009. Purchasing and Supply Chain Management: Analysis, Strategy,
Planning and Practice. Cengage Learning EMEA. Thomas Rennie Publisher.
United Kingdom.
Yuhefizar. 2009. Cara Mudah Membangun Website Interaktif Menggunakan Content
Management Sistem Joomla Edisi Revisi. Elex Media Komputindo. Jakarta.
_____, Wahana Komputer. 2010. Membuat Aplikasi Database Dengan Java Dan Mysql.
Andi. Yogyakarta.