rahimah yeop - jupem.gov.my · menandatangani surat perjanjian program dan aturcara pentadbiran...
TRANSCRIPT
RAHIMAH YEOP JENDELA ILMU SOLUTIONS
PROTOKOL
Bahasa Yunani ‘Protokollen’
Protos – Yang Pertama
Kolla - Pelekat
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
PROTOKOL
Pernah dimaksudkan sebagai surat cara atau surat rasmi
yang asal
Berkenaan keputusan pertandingan / Persetujuan
dalam perjanjian / Permulaan memorandum persefahaman
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
Tatasusila Diplomatik
Susunan Keutamaan Persekutuan
/ Negeri
Adat Istiadat Negara
Etiket Rasmi
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
PROTOKOL
PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS
• Majlis Rasmi
Majlis yang keseluruhan perbelanjaan ditanggung oleh pihak kerajaan
• Majlis Tidak Rasmi
Perbelanjaan tidak ditanggung oleh kerajaan
• Formal
Sesuatu perbuatan yang dilakukan menurut peraturan tertentu yang telah ditetapkan atau mengikut cara atau peraturan yang telah diterima dan dianggap wajar mengikut adat kebiasaan
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
JENIS – JENIS MAJLIS
Majlis Penuh Istiadat
Majlis Rasmi dan Formal
Majlis Rasmi dan Tidak Formal
Majlis Tidak Rasmi dan Formal
Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
MAJLIS PENUH ISTIADAT
Istiadat Pertabalan
Majlis Penanugerahan Darjah Kebesaran
Istiadat Menerima Surat Tauliah
Istiadat Menyampaikan Surat Tauliah
Istiadat Mangangkat Sumpah oleh Menteri Kabinet
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
MAJLIS RASMI DAN FORMAL
• Majlis Jamuan Makan oleh Perdana Menteri bagi Meraikan Ketua Kerajaan yang Membuat Lawatan ke Malaysia
• Perasmian sesuatu Majlis anjuran Kerajaan
• Pameran
• Pembukaan Pameran
• Seminar dan Lain - lain
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
MAJLIS RASMI DAN TIDAK FORMAL
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
• Majlis anjuran Kerajaan yang tidak banyak Mematuhi Protokol
• Majlis Jamuan Teh Kanak – Kanak yang diberi oleh Perdana Menteri
• Jamuan Teh menyambut Hari Kemerdekaan
PAKAIAN : Baju Batik Lengan Panjang
MAJLIS TIDAK RASMI TAPI FORMAL
Majlis yang dibuat oleh Pihak Swasta yang memerlukan Protokol Perasmian Kilang oleh Perdana Menteri, Menteri Kabinet,
Menteri Besar, Orang Kenamaan dan Lain - Lain.
MAJLIS TIDAK RASMI DAN
TIDAK FORMAL Majlis anjuran Pegawai dan Kakitangan sesebuah
Organisasi Kerajaan atau Bukan Kerajaan
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
ELEMEN-ELEMEN PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS FORMAL
Susunan keutamaan
Persekutuan dan Negeri
Anugerah Darjah Kebesaran, Bintang dan
Pingat Persekutuan dan
Negeri
Panggilan Hormat bagi Orang –orang
Kenamaan
Cara menyediakan Senarai Jemputan
bagi sesuatu Majlis mengikut Amalan Protokol
Penyediaan Kad Jemputan dan Penulisannya
Susunan tempat duduk bagi
Pelbagai Majlis
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
Susunan tempat duduk bagi
majlis jamuan makan
Susunan dan pengibaran
bendera
Susunan majlis dalam dewan
dan luar dewan mengikut protokol
Protokol dalam pengacaraan majlis formal
Penyambut tetamu dalam majlis formal
Fungsi pegawai protokol, pegawai
pengiring dan pegawai
perhubungan
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
ELEMEN-ELEMEN PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS FORMAL
Menu dan Pemilihannya untuk Jamuan
Penggunaan Bahasa Istana dan Bahasa Diraja
Penggunaan Lagu Kebangsaan
Pemasangan gambar orang-orang Kenamaan di dinding
Pakaian bagi pelbagai Majlis
Pemakaian Anugerah Darjah Kebesaran
Protokol dalam urusan menandatangani Surat Perjanjian
Program dan Aturcara Pentadbiran
Protokol dalam menghadiri Pelbagai Majlis
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
ELEMEN-ELEMEN PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS FORMAL
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN MAJLIS-MAJLIS RASMI
Senarai perlu disiapkan 2 atau 3 bulan sebelum Majlis
Jenis Senarai Jemputan
• Ringkasan Senarai
• Senarai Nama
• Senarai Keutamaan
• Senarai Jawapan
• Senari Kehadiran
Ringkasan Senarai
• Satu Senarai Kategori Tetamu dan Bilangan
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
TUJUAN
Dapat diketahui Jenis-jenis Tetamu
Kategori Tetamu dan Bilangan
Kombinasi Tetamu dan Juga Statusnya
Ruang Pengunaan Majlis dan Anggaran
Perbelanjaan
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
Senarai Nama
Iaitu Nama-nama Tetamu mengikut Kategori Masing- Masing
Perlu mengandungi Butir-Butir Terperinci yang Lengkap
• Nama Penuh dan Gelaran dan Darjah Kebesaran (Jika ada)
• Nama Isteri
• Jawatan atau Pangkat
• Alamat Pejabat
• Nombor Telefon Pejabat
• Alamat Rumah
• Nombor Telefon Rumah
• Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon
• Butir-butir Lain
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
Senarai Keutamaan • Iaitu sesuatu Senarai di mana Tetamu disenaraikan
mengikut Susunan Keutamaan
Senarai Jawapan • Perlu Senarai Jawapan Kehadiran Seseorang dalam
Sesuatu Majlis
TUJUAN Dapat mengetahui Bila-bila Masa Tetamu yang Menjawab Hadir atau Tidak Hadir ataupun Belum Memberi Jawapan
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
SENARAI KEHADIRAN
• Iaitu Senarai Terakhir yang Mengandungi Senarai Tetamu yang Menjawab Hadir
TUJUAN
Pembantu Majlis atau Penyambut Tetamu akan menggunakannya untuk menjalankan Tugas
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Tugas Penyambut Tetamu
• Mendapatkan Senari Jemputan yang Hadir
• Mengenali Tetamu
• Menyambut Ketibaan Tetamu
• Mengedar Program
• Mengiringi Tetamu ke Tempat Duduk
• Memberi apa-apa Maklumat yang dipinta
• Membantu Tetamu Dalam Pelbagai Hal
• Menjaga Ketenteraman Majlis
• Menjaga Keselesaan Tetamu
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
KRITERIA PENYAMBUT TETAMU YANG BAIK
Mempunyai Perwatakan
yang Baik (Pleasant looking)
Penglihatan Terang dan
Pendengaran Baik
Mempunyai Gaya Diri @
(Jabatan yang Sesuai dengan
Tugas)
Perwatakan yang Baik
(Tingkah laku baik dan
Bersopan)
Sentiasa dalam keadaan Bersih
Mahir dalam Teknik
Menyambut Dalam Pelbagai
Situasi
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
TEKNIK MENYAMBUT
Keraian Perlu mengetahui Keraian yang sedang diadakan
• Nama Keraian
• Tuan Rumah atau Pilih yang Menjemput
• Tetamu Utama
• Tujuan Keraian
Perlu juga Mengetahui Jenis Keraian
• Rasmi
• Tidak Rasmi
• Formal
• Tidak Formal
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
ATURCARA KERAIAN YANG BERKENAAN
Perlu mengetahui Aturcara Keraian-keraian seperti:-
• Waktu tetamu mula tiba
• Waktu Majlis Bermula
• Waktu Rehat (Jika ada)
• Masa Jamuan Ringan (Jika ada)
• Waktu Tamat
Majlis Jamuan Makan Perlu Mengetahui:-
• Waktu Tetamu Mula Tiba
• Masa Minuman sebelum Makanan disediakan (Jika ada)
• Masa Majlis dimulakan
• Masa Pertunjukkan dimulakan (Jika ada)
• Masa Ucapan (Jika ada)
• Waktu Majlis dijangka Tamat
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
TIPS PENTING
Susunan Tempat Duduk
Kawasan yang Diperuntukkan
Tempat-tempat Penting:
• Tandas
• Tempat Doktor
• Pintu Masuk / Keluar
• Pintu Kecemasan dan Lain-lain
Senarai Tetamu yang Dijemput
Senarai Tetamu Kenamaan
Pakaian Penyambut
Kehadiran Penyambut
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
Cara Menyambut
Dibahagi kepada 4 Peringkat:
• Penyambut Utama
• Pembahagi Program
• Pengiring
• Penunjuk Tempat Duduk
Penyambut Utama
• Terdiri dari Pegawai Kanan atau Ketua Penyambut
Tugasnya:-
• Mengenali Tetamu yang Datang
• Memberitahu Pembahagi Program / Pengiring
• Ucap Selamat Datang
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017
TIPS PENTING
Pembahagi Program
• Tugasnya:-
• Memberi Program
• Perlu pastikan Bekalan Program Mencukupi
Pengiring
• Tugasnya:-
• Mengiringi Tetamu ke Tempat yang Ditetapkan
Penunjuk Tempat Duduk
JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017