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SEMINÁRIO - TALLER “AUDITORIA INTERNA”

¿ QUE ES UNA AUDITORÍA? : FILOSOFÍA, ESTRUCTURA Y PROBLEMAS

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CONCEPTOS BÁSICOS

VALIDACIÓN

CONSTATACIÓN DE QUE LOS ELEMENTOS DEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SON

EFETIVOS.

CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS CUYO OBJETIVO

ES ASEGURAR QUE TODOS LOS PROBLEMAS

SEAN CORRECTAMENTE IDENTIFICADOS POR EL

EQUIPO QUE EJERCE LA GESTIÓN Y QUE PUEDAN

SER CONTROLADOS DE MANERA EFICAZ POR EL

PROGRAMA PROPUESTO.

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VERIFICACIÓN

ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE

COMPROBACIÓN PARA CONFIRMAR

QUE EL SISTEMA DE CALIDAD

FUNCIONA EFICAZMENTE, A TRAVÉS

DE UNA SUPERVISIÓN INTERNA DEL

SISTEMA, DE MANERA RUTINARIA

POR EL EQUIPO DE AUDITORÍA

¿QUE ES UNA AUDITORIA?

Según la ISO 19011:2002 Proceso sistemático,

independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.

¿QUE ES UNA AUDITORIA?

En la práctica, AUDITORÍA puede ser definida como:

El procedimiento sistemático, independiente y documentado que permite una validación, verificación o reevaluación de un sistema de calidad.

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OBJETIVOS PRINCIPALES

VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO FUE ELABORADO CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2000

VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ SIENDO APLICADO EN LA PRÁCTICA

VERIFICAR SI LA APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ ALCANZANDO LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS

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LA AUDITORÍA NO DEBE SER

Una forma de espionaje Una inquisición Una forma de ejercer presión Un control de resultados Una situación de

confrontación/incomodidad

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LAS AUDITORÍAS PUEDEN SER CLASIFICADAS DE LA SIGUIENTE FORMA:

En cuanto al tipo: Auditoría de Adecuación Auditoría de Conformidad

En cuanto a la empresa, Servicio Oficial: Interna Externa

CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

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PLANEAMIENTO

EJECUCIÓN

INFORME

EL CICLO DE VIDA DE LA AUDITORÍA

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ASPECTOS COMPORTAMENTALES

PERFIL DEL AUDITOR

CAPACITACIÓN TÉCNICA

EQUILÍBRIO PSICOLÓGICO PARA ENFRENTAR DIFICULTADES

SER RECONOCIDO Y RESPETADO POR SU CONOCIMIENTO

FLEXIBILIDAD Y HABILIDAD EN EL TRATO CON PERSONAS

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PERFIL DEL AUDITOR

ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PARA CONDUCIR UNA REUNIÓN (AUTO-LIDERAZGO)

HABILIDAD EN LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA

ORGANIZACIÓN Y PUNTALIDAD

HUMILDAD.

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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA

1. JUICIO/EVALUACIÓNNo evalúe sin conocer perfectamente los HECHOS

2. INTERFERENCIA NO CRÍTICANo agregue conclusiones, pensamientos, ideas, además de aquellas informadas DURANTE LA AUDITORÍA

3. INTERFERENCIA EN LAS IDEAS

No atribuya sus propios PENSAMIENTOS o IDEAS a su interlocutor

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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA

4. ATENCIÓN

NO DISTRAIGA el pensamiento, ni pierda la atención en relación a lo que está siendo dicho o mostrado

5. ACTITUD

Esté siempre ABIERTO Y RECEPTIVO a los otros.

6. DESEO DE ESCUCHARESCUCHE lo que fue dicho e intente estimular el discurso de su interlocutor.

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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA

8. DIGA SOLAMENTE LO NECESARIONO SE ENTUSIASME con el sonido de su propia voz o la demostración de su conocimiento.

7. INTERPRETAR CORRECTAMENTENo interprete palabras o frases de modo diferente del PROFERIDO por el interlocutor.

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LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LACOMUNICACIÓN EFECTIVA

10. CORAGENo tenga miedo de CAMBIAR.

9. HUMILDADRecuerde que SIEMPRE HAY ALGO QUE APRENDER CON LOS OTROS. No se considere tan bueno que no pueda aprender algo con los otros.

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NO DEBE DEBE

AUDITAR SIN COMUNICAR COMUNICAR

AUDITAR SIN PLANEAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN ADEQCUADA

PLANIFICAR Y DOCUMENTAR

SOLAMENTE VERIFICAR FALLAS(ASPECTOS NEGATIVOS)

PROCURAR VERIFICAR HECHOS(ASPECTOS NEGATIVOS Y POSITIVOS)

CONCENTRAR LAEVALUACIÓN EN ASPECTOS DEPOCA IMPORTANCIA

CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN PUNTOS CRÍTICOS, CON ENFASIS EN EL SISTEMA.

CENTRALIZAR LAS ACCIONES SUPERVISIONAR LAS ACCIONES

EL AUDITOR

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PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

Conocer puntos relevantes de auditorías anteriores (internas y externas) y documentación relevante

Establecimiento de métodos y técnicas de trabajo

Preparación de los documentos de trabajo

El auditor-líder representará oficialmente al equipo auditor junto al auditado

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PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORIAS

ANSIEDAD

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PROBLEMAS

ANSIEDAD

FORMA DEDETECTAR

AUDITADOS SE DESCONTROLAN Y CONMIEDO, NO PRESENTANINFORMACIONESCONFIABLES

SOLUCIONES

EVITAR LA PRESENCIADE MUCHAS PERSONASDURANTE LASENTREVISTAS, PARA NOINTIMIDAR

PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORÍAS

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PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORÍAS

BÚSQUEDA DE RESPONSABLES

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PROBLEMAS FORMA DEDETECTAR SOLUCIONES

BÚSQUEDA DERESPONSABLES

AUDITADO BUSCARESPONSABLES PARALAS FALLAS QUE ESTÁNBAJO SU RESPONSABILIDAD

NO BUSCAR RESPONSABLES,SEÑALANDOCLARAMENTE LOSDEFECTOS

PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORÍAS

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LEA Y REFLEXIONE

ESTA ES UNA HISTORIA INVOLUCRANDO CUATRO PERSONAS:

TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERAY NADIE

HABÍA UN IMPORTANTE TRABAJO A SER REALIZADO Y TODO EL MUNDO ESTABA SEGURO DE QUE ALGUIEN LO HARÍA.CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE LO HIZO.

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LEA Y REFLEXIONE

ALGUIEN SE ENOJÓ PORQUE ERA UN TRABAJO DE TODO EL MUNDO.

TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE IMAGINÓ QUE

TODO EL MUNDO DEJASE DE HACERLO.

AL FINAL, TODO EL MUNDO CULPÓ A ALGUIEN CUANDO NADIE HIZO LO QUE CUALQUIERA PODRÍA HABER HECHO.

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““PASO A PASO” DE LA AUDITORÍA” PASO A PASO” DE LA AUDITORÍA” ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE

CONFORMIDAD

1. Reunión de Apertura2. Verificación del “Layout” y Confirmación del Diagrama de Flujo3. Auditoría de los Pre-requisitos4. Auditoría de los Puntos Críticos de Control - PCC’s5.Auditoría de los Procedimientos de Registro6. Preparación del Informe de Auditoría7.Reunión de Cierre

CONCLUSIONES

Ofrece evidencia documentada, de las acciones ejecutadas para garantizar la gestión de la calidad.

Ofrece um examen independiente y objetivo de la adecuación y efectividade del sistema.

Genera confianza en el sistema.

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CONCLUSIONES

Identifica hechos negativos y positivos.

Refuerza la credibilidad de la gestión de la calidad.

Obtiene fundamentos para eliminar sistemas de control obsoletos.

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CONCLUSIONES

Torna posible una verificación sistemática comparable (Medición de “performance”).

Reduze el riesgo de opiniones personales

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CONCLUSIONES

Los resultados pueden servir como parte de un mecanismo de certificación

Facilita acuerdos de equivalencia y el reconocimiento de la eficacia de la evaluación

CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ESTÁN SERVICIOS ESTÁN BAJO CONTROLBAJO CONTROL