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1

TB1100 Accounting

SAP Business One, Version 9.3

Public

• SAP Business One

• Collection 98

2PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ

Contents

Unit 1 Accounting Basics

Unit 2 Financial Setup

Unit 3 Financial Process

Unit 4 Bank Process

Unit 5 Controlling Reports

Unit 6 Fixed Assets

Unit 7 Cost Accounting and

Budget

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Willkommen zur Lektion mit dem Thema „Grundlagen der Finanzbuchhaltung“.

PUBLIC


Grundlagen der Buchhaltung –

Grundlagen der Finanzbuchhaltung


Am Ende dieser Lektion können Sie:

▪ Einige allgemeine Buchhaltungskonventionen erläutern

Lernziele

In dieser Lektion werden einige der allgemeinen Buchhaltungskonventionen behandelt. Anhand von

Beispielen werden die automatischen Journalbuchungen erläutert, die während der Verkaufsprozesse

angelegt werden.

Stellen Sie sich vor, Sie führen SAP Business One bei einem neuen Kunden ein: OEC Computers. Ihr

Hauptansprechpartner bei OEC Computers ist die Buchhalterin Frau Neudorf.

Frau Neudorf ist sehr interessiert am Vorgang der Einführung und erkundigt sich, wie SAP Business

One den Finanzbuchhaltungsprozess abbildet.

Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, um der Firmenleitung regelmäßig die

Geschäftsergebnisse berichten zu können.

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Unternehmensszenario

Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers:

▪ Ihr Hauptansprechpartner beim Kunden ist die Buchhalterin Frau Neudorf.

▪ Frau Neudorf erkundigt sich, wie SAP Business One die

Finanzbuchhaltungsprozesse abbildet.

▪ Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, damit sie Unternehmensergebnisse

melden kann.

Zuerst sprechen wir über einige Grundlagen der Finanzbuchhaltung.

Sie erfassen jede Geschäftstransaktion in Ihren Firmenbüchern.

Dadurch können Sie:

Ihr Unternehmen effizient führen und haben zusätzlich die Möglichkeit, Finanzberichte zu

generieren

Ihre Geschäftstransaktionen den entsprechenden Behörden melden

Jede Geschäftstransaktion hat einen Werteaustausch zur Folge:

Der Wert eines bestimmten Kontos wird heraufgesetzt, während der eines anderen verringert

wird. Hieraus ergeben sich die Ausgleichsbuchungen der Soll- und Habenseite.


Grundlagen der Finanzbuchhaltung

Systemkonfiguration

Finanzcontrolling

Einkauf

Lagerverwaltung

Produktion

Waren-

eingang

Waren-

ausgang

Marketing

und

Verkauf

Service

Stammdaten

In anderen Kapiteln wurden die Belege des Verkaufsprozesses und ihre Auswirkungen auf die

Buchhaltung beschrieben.

Beantworten Sie zur Wiederholung die folgende Frage:

Welche Belege eines Standardverkaufsprozesses haben Auswirkungen auf die Buchhaltung?


Automatische Journalbuchungen: Vertiefungsfrage

Standard

Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung

Die folgenden Belege im Verkaufsprozess legen automatisch Journalbuchungen an und wirken sich

deshalb auf das Buchhaltungssystem aus: Lieferschein, Ausgangsrechnung, Eingangszahlung und

Einzahlung. Beachten Sie, dass der Lieferschein nur bei Verwendung der kontinuierlichen

Bestandsführung zu einer Buchung führt.


Automatische Journalbuchungen: Antwort

Beim Verwalten der kontinuierlichen Bestandsführung

Standard


In SAP Business One werden für Verkaufs-, Einkaufs- und Lagerbelege automatisch

Journalbuchungen generiert.

Für dieses Beispiel wird der Einfachheit halber angenommen, dass Sie eine nicht-kontinuierliche

Bestandsführung verwenden. In diesem Fall legt die Ausgangsrechnung im Beispiel für den

Verkaufsprozess automatisch die folgende Journalbuchung an:

Es erfolgt eine Sollbuchung auf dem Debitorenkonto über den Gesamtpreis des Verkaufs.

Es erfolgt eine Habenbuchung auf dem Steuerkonto über den Betrag der Umsatzsteuer und eine

Habenbuchung auf dem Erlöskonto über den Verkaufspreis (ohne Steuern).

Sie haben die Möglichkeit, die Journalbuchung nach Belegzeilen aufzuteilen. Folglich werden Zeilen

mit den gleichen Sachkonten nicht in der erstellten Journalbuchung zusammengefasst. Eine Zeile in

der Journalbuchung ist mit einer Zeile im Beleg verknüpft.

Wählen Sie zum Aktivieren dieser Option im Fenster Belegeinstellungen auf der Registerkarte

Allgemein die Option Aufteilen im Feld Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen.

Betrachten Sie die Sollseite. Jeder für den Kunden erfasste Vorfall hat Auswirkungen auf den Saldo

des Debitorenkontos. Im Folgenden wird das Debitorenkonto näher betrachtet.


Journalbuchung durch die Ausgangsrechnung

Soll Haben

Debitoren-

konto105

Steuerkonto 5

Erlöskonto 100

Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung

Dies ist ein Beispiel für das Debitorenkonto.

Der Kontensaldo stellt die Differenz zwischen der für ein Konto erfassten Summe der Solltransaktionen

und der Summe der Habentransaktionen dar.

Die Transaktionsübersicht oder der Saldo eines bestimmten Sachkontos oder eines Geschäftspartners

ist die erste Information, die ein Buchhaltungssystem zu einem Unternehmen liefern kann.

In der Grafik sieht man, dass der Soll-Gesamtbetrag größer ist als der Haben-Gesamtbetrag. Daher

hat das Konto einen Sollsaldo.

Wie bereits erwähnt, wird bei jeder Journalbuchung der Wert eines bestimmten Kontos heraufgesetzt,

während der eines anderen verringert wird, woraus sich die Ausgleichsbuchungen der Soll- und

Habenseite ergeben.

Auswirkungen auf den Kontensaldo:

Aktiv-, Aufwands- und Geldkonten befinden sich in der Regel im Soll.

Passiv-, Erlös- und Eigenkapitalkonten befinden sich in der Regel im Haben.


Der Kontensaldo

Kunde

XXXX7Soll Haben Herkunft

105 SollAusgangs-

rechnung

600 SollAusgangs-

rechnung

400 SollAusgangs-

rechnung

705 Haben Eingangs-

zahlung

200 SollAusgangs-

rechnung

100 SollAusgangs-

rechnung

Konten-

saldo700 Soll

Hier wird der typische Kontensaldo der verschiedenen Kontoarten dargestellt.

Betrachten Sie z.B. den Wertaustausch für Aktiva (Vermögen) und Passiva (Verbindlichkeiten).

Für Aktiva gilt:

Solltransaktionen erhöhen immer den Aktivwert.

Habentransaktionen verringern immer den Aktivwert.

Für Passiva gilt:

Habentransaktionen erhöhen immer den Passivwert.

Solltransaktionen verringern immer den Passivwert.

Die verschiedenen Kontoarten werden in einer späteren Lektion behandelt.


Sollkonten Habenkonten

▲=

Erhöhung

▼ = Ver-

ringerung

Typischer

Saldo

▲=

Erhöhung

▼ = Ver-

ringerung

Typischer

Saldo

Vermögen ▲Bankkonto,

Debitoren▼

Verbindlich-

keiten▼ ▲ Kreditoren

Eigenkapital/

Kapital▼ ▲ Rücklagen

Aufwendungen ▲Miete,

Strom▼

Erlöse ▼ ▲ Umsatzerlös

Kontoarten

Bila

nz-

ko

nte

n

Ge

win

n-

un

d

Ve

rlu

str

ec

hn

un

g

Ko

nte

n

Wie beeinflussen die Soll- und Habenbeträge in einer typischen Ausgangsrechnung die beteiligten

Kontensalden?

Auch hier wird das Beispiel durch einige Annahmen einfach gehalten: Wir nehmen an, der Kunde ist

steuerbefreit und es handelt sich um eine nicht-kontinuierliche Bestandsführung.


Werteaustausch: Vertiefungsfrage

Soll Haben

Kunden-

konto440

Erlös-

konto440

Ausgangsrechnung

Die Antwort lautet: Auf beiden Konten erhöhen sich die Werte.

Das Debitorenkonto gilt als Aktivkonto. Alle Sollbuchungen auf diesem Konto erhöhen also den

Kontenwert.

Eine Habenbuchung auf dem Erlöskonto erhöht (wie auf der vorigen Folie gezeigt) den Kontowert.

Sie können sich eine Vorschau der entsprechenden Journalbuchung und der betreffenden Konten

anzeigen lassen, bevor Sie einen Beleg hinzufügen, der eine Journalbuchung anlegt. Wählen Sie dafür

das Symbol „Vorschau Journalbuchung“ in der Symbolleiste, oder klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf den Beleg, und wählen Sie die Option „Vorschau Journalbuchung“.


Werteaustausch: Antwort

Auf beiden Konten erhöhen sich die Werte:▲

Ausgangsrechnung

Soll Haben

Kunden-

konto440

Erlös-

konto440

Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:

Der Kontensaldo stellt die Differenz zwischen der für ein Konto erfassten Summe der Solltransaktionen

und der Summe der Habentransaktionen dar.

Bei jeder Journalbuchung wird der Wert eines bestimmten Kontos heraufgesetzt, während der eines

anderen verringert wird, und die Soll- und die Habenseite werden saldiert.

Aktiv-, Aufwands- und Geldkonten befinden sich in der Regel im Soll.

Passiv-, Erlös- und Eigenkapitalkonten befinden sich in der Regel im Haben.

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Zusammenfassung

Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Der Kontensaldo stellt Folgendes dar: • Die Differenz zwischen der für ein Konto

erfassten Summe der Solltransaktionen und

der Summe der Habentransaktionen.

Bei jeder Journalbuchung geschieht

Folgendes:

• Der Wert eines bestimmten Kontos wird

heraufgesetzt, während der eines anderen

verringert wird.

• Die Soll- und die Habenseite werden saldiert.

Aktiv-, Aufwands- und Geldkonten

befinden sich in der Regel im:

• Soll

Passiv-, Erlös- und Eigenkapitalkonten

befinden sich in der Regel im:

• Haben

Willkommen zur Lektion mit dem Thema Automatische Journalbuchungen.

PUBLIC


Grundlagen der Buchhaltung –

Automatische Journalbuchungen



▪ Beispiele für automatische Journalbuchungen geben, die während der Verkaufs-,

Einkaufs- und Lagerverwaltungsprozesse angelegt werden

▪ Die Finanzeinstellungen prüfen, die Auswirkungen auf die Verarbeitung der

automatischen Journalbuchungen haben

Lernziele

In dieser Lektion werden anhand von Beispielen die automatischen Journalbuchungen erläutert, die

während der Verkaufs-, Einkaufs- und Lagerverwaltungsprozesse angelegt werden. Zudem werden

einige der Finanzeinstellungen beschrieben, die Auswirkungen auf diese automatischen

Journalbuchungen haben.

Stellen Sie sich vor, Sie führen SAP Business One bei einem neuen Kunden ein: OEC Computers. Ihr

Hauptansprechpartner bei OEC Computers ist die Buchhalterin Frau Neudorf.

Frau Neudorf ist sehr am Implementierungsprozess interessiert und erkundigt sich, wie SAP Business

One den Finanzbuchhaltungsprozess abbildet.

Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, um der Firmenleitung regelmäßig die

Geschäftsergebnisse berichten zu können.

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Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers:

▪ Ihr Hauptansprechpartner beim Kunden ist die Buchhalterin Frau Neudorf.

▪ Frau Neudorf erkundigt sich, wie SAP Business One die

Finanzbuchhaltungsprozesse abbildet.

▪ Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, damit sie Unternehmensergebnisse

melden kann.

Schauen wir uns nun die erforderlichen Finanzeinstellungen an und wie sich diese auf die

Journalbuchungen auswirken, die aus Belegen heraus automatisch angelegt werden.

In SAP Business One werden die Journalbuchungen automatisch durch Belege gebucht. Woher „weiß“

das System, welche Konten dabei verwendet werden sollen?

Das System „weiß“, welche Konten es verwenden muss, da Sie bei der Konfiguration von SAP

Business One die Standard-Sachkonten definieren, die im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“

bestimmten Geschäftsprozessen zugeordnet werden.

In diesem Fenster definieren Sie zudem Abstimmkonten, welche die Nebenbuchkonten der

Geschäftspartner mit dem Hauptbuch verknüpfen.


Einstellungen in der Finanzbuchhaltung: Welche Konten werden

automatisch verwendet?

▪ Kontenfindung Sachkonten

▪ Abstimmkonten

Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung

Zunächst wiederholen wir, wie die in Geschäftsprozessen verwendeten Konten für Artikel ermittelt

werden.

Wie bereits erwähnt, definieren Sie bei der Einführung von SAP Business One Standard-Sachkonten,

die beim Anlegen bestimmter Transaktionen während der verschiedenen Geschäftsprozesse wie

Verkauf, Einkauf und Lagerverwaltung verwendet werden.

Diese Standardkonten werden im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ unter dem Modul

„Administration“ -> „Definition“ -> „Finanzwesen“ definiert.

Wenn in den Transaktionen Artikel verwendet werden, gibt es zwei Möglichkeiten für die

Kontenfindung:

Bei der üblichen Lösung sucht das System basierend auf der in den Artikelstammdaten

eingestellten Kontenfindung nach den Standardkonten.

Alternativ können Sie mit der erweiterten Lösung für die Kontenfindung arbeiten.

Bei der erweiterten Lösung steht eine zentralisierte Matrix zum Festlegen von Regeln für die

Zuweisung von Sachkonten in Journalbuchungen gemäß einer vordefinierten (geschlossenen)

Kriterienliste zur Verfügung.

Bei beiden Möglichkeiten wird das Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ verwendet.

Wir werden diese beiden Möglichkeiten im Abschnitt „Sachkontenfindung“ diskutieren.

Hinweis: Es wird empfohlen, dass Sie gemeinsam mit dem Buchhalter des Kunden die

Entscheidungen zur Sachkontenfindung treffen.


Kontenfindung Sachkonten

Für in Belegen verwendete Artikel

▪ Fenster „Kontenfindung Sachkonten“

▪ Verkauf

▪ Einkauf

▪ Allgemein (z.B. Periodenabschluss)

▪ Lagerverwaltung

▪ Ressourcen und WIA-Zuordnung

▪ Übliche Lösung –

▪ Standard-Sachkontenmethode für

einen Artikel

▪ Erweiterte Sachkontenfindung

Im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ definieren Sie auch die Abstimmkonten: „Debitoren“ für den

Verkaufsprozess und „Kreditoren“ für den Einkaufsprozess.

Ein Abstimmkonto verknüpft die Nebenbuchkonten des Geschäftspartners mit dem Hauptbuch.

Sie müssen im Kontenplan ein Sachkonto als Abstimmkonto definieren.

Sobald Sie einen Beleg für einen Geschäftspartner buchen, erfasst das System die Journalbuchung

automatisch:

im Kontensaldo der Stammdaten für den Geschäftspartner und

im Saldo des Abstimmkontos.

Sie können Journalbuchungen nicht direkt auf ein Abstimmkonto buchen.

Wenn z.B. bei einer Ausgangsrechnung der Kunde belastet wird, wird das Debitorenkonto ebenfalls

belastet.

Diese Journalbuchung ist nun in den Salden beider Konten (Debitoren- und Abstimmkonto) enthalten.


AbstimmkontenDie Verknüpfung zwischen dem GP-Nebenbuch und dem Hauptbuch

Abstimm-

konto

Hauptbuch

GPSoll Haben

Debitoren Kunde 105

Steuer-

konto

Steuer-

konto5

Erlöskonto Erlöskonto 100

Debitoren = Abstimmkonto

Ausgangsrechnung

Beachten Sie, dass die Salden der Geschäftspartnerstammdaten nicht im Kontenplan angezeigt

werden. Es werden lediglich die Abstimmkonten für Debitoren und Kreditoren angezeigt.

In den Salden der Abstimmkonten für Debitoren und Kreditoren werden die Kunden- und

Lieferantentransaktionen kumuliert.

Der Kontenplan zeigt daher den vollständigen Finanzstatus des Unternehmens.

Auch die Finanzberichte liefern ein Gesamtbild. Beispiel: Die Bilanz enthält die Debitoren- und

Kreditorenkonten.


Kontenplan

Ebene 1H

au

ptb

uch

Bilanz

Finanzberichte

Kreditorenkonto

DebitorenkontoVermögen

Passiva

Kap. + Rückl.

Umsatz

Umsatzkosten

Betriebskosten

Nicht

betrieblich

Steuern +

Sonderposten

Nr. 9

Nr. 10

Sie wissen bereits, woher das System „weiß“, welche Konten für die automatischen Journalbuchungen

verwendet werden sollen.

Sie definieren dies über die Werte im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“.

Aber woher „weiß“ das System, welche Werte in diesen automatischen Journalbuchungen für Haben

und Soll jeweils gebucht werden müssen? Welcher Wert muss beispielsweise für eine von einer

Ausgangsrechnung angelegten automatischen Journalbuchung gebucht werden?


Automatischer Journalbuchungswert

Ausgangsrechnung

Soll Haben

Kunden-

konto440

Erlös-

konto440

Das nachstehende häufig vorkommende Szenario beschreibt die Einstellung der Preise im

Verkaufsprozess in SAP Business One:

Hinweis: Auf den folgenden Folien gehen wir davon aus, dass für die betreffenden Artikel und

Geschäftspartner keine Sonderpreise oder Rabatte definiert wurden.

Unser Kunde Star Trek Computerhandel fragt nach einem Angebot für vier tragbare MP3-Player.

Die Mitarbeiterin Hannah legt ein Angebot an. Dazu wählt sie zuerst den Kunden und dann den Artikel

aus. Der Stückpreis wird automatisch im Angebot angegeben. Wie funktioniert das?

Die Artikelstammdaten umfassen drei optionale Preisangaben für diesen Artikel. Jeder stammt

aus einer anderen Preisliste.

Star Trek Computerhandel ist ein Wiederverkäuferkunde. Daher ist als Standardpreisliste für

diesen Kunden in dessen Stammdaten die Wiederverkäuferpreisliste festgelegt.

Im Angebot wird folglich als Stückpreis für die MP3-Player der Preis aus der

Wiederverkäuferpreisliste verwendet (110).

Die Vertriebsmitarbeiterin Hannah gibt als Menge „4“ ein. Der Gesamtwert des Angebots beträgt also

440 (vorausgesetzt, das Angebot umfasst keine weiteren Artikel, Frachtkosten oder Skonto-

/Steuerbeträge).

Star Trek Computerhandel schickt daraufhin einen Kundenauftrag auf der Grundlage dieses Angebots.

Hannah kopiert das Angebot nun in SAP Business One in einen Kundenauftrag.

Zwei Tage später verlässt der LKW des Unternehmens im Auftrag des Lagerverwalters Herrn Radek

das Lager mit der wöchentlichen Lieferung. Darunter sind auch vier tragbare MP3-Player für Star Trek

Computerhandel.

Im Laufe des gleichen Tages kopiert die Buchhalterin die Lieferung in eine Ausgangsrechnung.

Da während des Kopiervorgangs keine Preisänderung vorgenommen wurde, beträgt die

Rechnungssumme nach wie vor 440. In gleicher Höhe werden nun Soll- und Habenbeträge in der

durch die Ausgangsrechnung angelegten automatischen Journalbuchung gebucht.


Wertberechnung – Verkauf

Star Trek Computerhandel =

Wiederverkäuferpreisliste

110 * 4 = 440Wiederverkäuferpreisliste

= 110

Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung

Einkaufspreisliste = 100

Wiederverkäuferpreisliste = 110

Einzelhandelspreisliste = 120

Stückpreis * Menge = Gesamtwert

Das folgende Szenario ist typisch für die Preisfindung im Einkaufsprozess:

Der Lagerverwalter Herr Radek gibt eine Bestellung über zehn tragbare MP3-Player auf. Dazu wählt er

den Lieferanten Trauminsel Elektronik und den Artikel „Tragbarer MP3-Player“ aus. Der Stückpreis ist

in der Bestellung automatisch enthalten. Wie funktioniert das?

Da es sich bei Trauminsel Elektronik um einen Lieferanten handelt, ist als Standardpreisliste in

den entsprechenden Stammdaten die Einkaufspreisliste definiert.

In der Bestellung wird folglich als Stückpreis für die MP3-Player der Preis aus der

Einkaufspreisliste für die MP3-Player-Artikelstammdaten verwendet (100).

Herr Radek gibt als Menge „10“ ein Der Gesamtwert der Bestellung beträgt also 1.000 (vorausgesetzt,

die Bestellung umfasst keine weiteren Artikel, Frachtkosten, Skonto- oder Steuerbeträge).

Herr Radek sendet die Bestellung nun per E-Mail an den Lieferanten.

Einige Tage später erhält er eine Lieferung von Trauminsel Elektronik, die u.a. zehn tragbare MP3-

Player umfasst.

Er kopiert die Bestellung nun in SAP Business One in einen Wareneingang.

Eine Woche später geht per Post die Rechnung von Trauminsel Elektronik ein. Daraufhin wird der

Wareneingang in der Buchhaltung in eine Eingangsrechnung kopiert.

Da während des Kopiervorgangs keine Preisänderung vorgenommen wurde, beträgt der

Gesamtbetrag der Eingangsrechnung nach wie vor 1.000. In gleicher Höhe werden nun Soll- und

Habenbeträge in der durch die Eingangsrechnung angelegten automatischen Journalbuchung gebucht.


Wertberechnung – Einkauf


Trauminsel Elektronik =

Einkaufspreisliste

100 * 10 = 1.000

Einkaufs-

preisliste = 100

Einkaufspreisliste = 100

Wiederverkäuferpreisliste = 110

Einzelhandelspreisliste = 120

Soll Haben

Lieferant 1000

Verrechnungs-

konto1000

BestellungWareneingang

im EinkaufEingangs-rechnung

Betrachten Sie noch einmal den vorherigen Schritt: Herr Radek hat nach der eingegangenen Lieferung

den Wareneingang erfasst.

Angenommen, das Unternehmen arbeitet mit der kontinuierlichen Bestandsführung. Dann wird bei

jeder Bestandstransaktion automatisch der Artikelkostenwert berechnet.

Weitere Informationen zur kontinuierlichen Bestandsführung erhalten Sie in einer anderen Lektion.

Als Herr Radek den Wareneingang in SAP Business One erfasst hat, hat sich der Wert aus der

Einkaufspreisliste (100 pro Stück) auf den Stückpreis im Wareneingang sowie auf den

Artikelkostenwert ausgewirkt.

Der Artikelkostenwert wird automatisch im Hintergrund berechnet. Dabei ist entscheidend, welche

Bewertungsmethode für den Artikel gewählt wurde (gleitender Durchschnitt, FIFO oder Standard). Für

diesen Artikel wurde „gleitender Durchschnitt“ festgelegt. Basierend auf der Gesamtanzahl der Artikel

auf Lager und den zuvor bezahlten Einkaufspreisen belief sich der berechnete Artikelkostenwert nach

dem Wareneingang auf 90.

Herr Radek hat als Menge für die tragbaren MP3-Player „10“ eingegeben. Der Gesamtwert der durch

den Wareneingang angelegten Journalbuchung beträgt also 1.000. In gleicher Höhe werden auch Soll-

und Habenbeträge auf die Standardbestandskonten gebucht.

Der Wert der Journalbuchung, die mit der an den Kunden gesendeten Lieferung verknüpft ist, beträgt

jedoch 360. Dieser Wert ergibt sich aus der Menge von 4 Stück multipliziert mit dem Artikelkostenwert

zu diesem Zeitpunkt (90).

Zur Erinnerung: Der Gesamtwert der Rechnung für diese Lieferung beträgt 440. Die Berechnung

dieses Wertes basiert auf der in den Kundenstammdaten als Standardpreisliste definierten

Wiederverkäuferpreisliste und dem dort erfassten Preis (110).


Wertberechnung – Bestand

Soll Haben

Selbstkosten-

konto360

Bestandskonto 360

Soll Haben

Verrechnungs-

konto1000

Bestandskonto 1000

100 * 10 = 1.000

Artikel-

kostenBerechneter Wert

* = 90


Artikelkosten * Menge = Gesamtwert90 * 4 = 360

*Der berechnete Wert

basiert auf dem gleiten-

den Durchschnittspreis

der Artikelkosten.

AngebotKunden-auftrag

LieferungAusgangs-rechnung

BestellungWareneingang

im EinkaufEingangs-rechnung

Bei automatischen Journalbuchungen „weiß“ das System, welche Konten zu verwenden sind, weil Sie

im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ Standardsachkonten definiert haben. Unter diesen

Standardkonten befinden sich auch die Abstimmkonten, welche die Nebenbuchkonten der

Geschäftspartner mit dem Hauptbuch verknüpfen.

Die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten werden im Kontenplan in den Abstimmkonten für

Debitoren und Kreditoren angezeigt, in deren Salden die Kunden- und Lieferantentransaktionen

kumuliert werden.

Bei einer Ausgangsrechnung zieht das System die im Kundenstammsatz definierte Standardpreisliste

und den Artikelpreis aus dieser Preisliste heran, um den in der automatischen Journalbuchung als Soll

oder Haben zu erfassenden Wert zu ermitteln.

Bei einer Lieferung zieht das System den Artikelkostenwert heran, der im Hintergrund mit der für den

Artikel gewählten Bewertungsmethode automatisch berechnet wird, um den in der automatischen

Journalbuchung als Soll oder Haben zu erfassenden Wert zu ermitteln.

26


Zusammenfassung

Die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten

werden im Kontenplan an folgender Stelle

angezeigt:

• In den Abstimmkonten für Debitoren und

Kreditoren, in deren Salden die Kunden- und

Lieferantentransaktionen kumuliert werden.

Bei einer Ausgangsrechnung zieht das System

die folgenden Informationen heran, um den in

der automatischen Journalbuchung als Soll

oder Haben zu erfassenden Wert zu ermitteln:

• Die im Kundenstammsatz definierte

Standardpreisliste.

• Den Artikelpreis aus dieser Preisliste.

Bei einer Lieferung zieht das System die

folgenden Informationen heran, um den in der

automatischen Journalbuchung als Soll oder

Haben zu erfassenden Wert zu ermitteln:

• Den Artikelkostenwert, der im Hintergrund mit der

für den Artikel gewählten Bewertungsmethode

automatisch berechnet wird.

Bei automatischen Journalbuchungen „weiß“

das System aus folgendem Grund, welche

Konten zu verwenden sind:

• Sie haben im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“

Standardsachkonten definiert (einschließlich

Abstimmkonten, welche die Nebenbuchkonten der

Geschäftspartner mit dem Hauptbuch verknüpfen).

PUBLIC


Kontenplan – Konzepte

ÖFFENTLICH

Willkommen bei der Lektion zum Kontenplan.

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In dieser Lektion werden die Struktur des Kontenplans und die Auswirkungen der Standardprozesse

auf den Kontenplan erläutert.



▪ Unter Beachtung der Buchungskonventionen Folgendes erläutern:

▪ Die Struktur des Kontenplans

▪ Auswirkungen der Standardprozesse auf den Kontenplan

Lernziele

Angenommen, Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.

Sie sprechen mit Frau Neudorf, der Buchhalterin, über die Auswirkungen, die die Verkaufs- und

Einkaufsprozesse auf den Kontenplan und folglich auch auf die Finanzberichte haben.

Frau Neudorf sagt, dass sie die Finanzberichte mithilfe dieser Struktur klarer und besser

gegliedert darstellen kann.

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Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers.

▪ Sie sprechen mit Frau Neudorf, der Buchhalterin, über die Auswirkungen, die die

Verkaufs- und Einkaufsprozesse auf den Kontenplan und folglich auch auf die

Finanzberichte haben.

▪ Frau Neudorf sagt, dass sie die Finanzberichte mithilfe dieser Struktur klarer und

besser gegliedert darstellen kann.

Wie werden die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten im Kontenplan dargestellt?

Die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten werden nicht im Kontenplan angezeigt.

In den Salden der Abstimmkonten für Debitoren und Kreditoren werden die Kunden- und

Lieferantentransaktionen kumuliert.

Wenn Sie z.B. eine Ausgangsrechnung buchen, wird zusätzlich zum Kundenkonto das mit dem

Kunden verknüpfte Debitorenkonto verwendet.

Der Kontenplan stellt also den gesamten Finanzstatus des Unternehmens dar sowie die

Finanzberichte (z.B. Summen- und Saldenliste und Bilanz).


Vertiefungsfrage: Der Kontenplan

▪ Wie werden die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten im Kontenplan dargestellt?

Abstimm-

kontoSoll Haben

Debitoren Kunde 105

Steuerkonto Steuerkonto 5

Ertragskonto Ertragskonto 100

Ausgangsrechnung

AbstimmkontoDebitoren =

Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Sachkonten, die Ihr Unternehmen verwendet.

Jedes Sachkonto verfügt über:

Einen Kontocode

Eine Kontobezeichnung

Weitere Informationen, die die Funktionen des Sachkontos bestimmen

Bei der Implementierung von SAP Business One definieren oder importieren Sie Folgendes:

Den Kontenplan

Standardsachkonten, die verwendet werden, wenn bei den regulären Geschäftsprozessen

Transaktionen angelegt werden: Verkauf, Einkauf, Bestandsverwaltung usw.

Die Belege in den Verkaufs- und Einkaufsprozessen legen automatische Journalbuchungen an, die in

der Journalbuchungsdatei erfasst werden und Auswirkungen auf die Kontensalden haben.

Auch manuelle Journalbuchungen und andere Buchhaltungstransaktionen, z.B. der

Periodenabschlussprozess, der die Salden der GuV-Konten in ein Bilanzkonto überträgt, wirken sich

auf die Kontensalden aus.


Der Kontenplan

Kontenplan

Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Sachkonten, die Ihr Unternehmen verwendet.

KontenplanKontenfindung Sachkonten

Automatische

Journalbuchungen

Manuelle

Journalbuchungen


Der Kontenplan ist in Haupt- und Unterebenen gegliedert.

Betrachten Sie dieses Beispiel eines Kontenplans. Entsprechend der Lokalisierung des Unternehmens

variiert der Kontenplan.

Der Kontenplan ist gemäß den GAAP-Richtlinien (US-amerikanische Bilanzierungsvorschriften)

gegliedert.

Im Fenster Kontenplan sind Ihre Konten in Hauptebenen gegliedert.


Struktur des Kontenplans

Im Hauptbuch unterscheiden wir zwischen Bilanzebenen und Gewinn- und Verlustebenen.

Beginnen wir mit den Bestandskonten:

Die ersten drei Hauptebenen sind: Aktiva, Passiva und Eigenkapital (Kapital und Rücklagen).

Diese enthalten in der Regel die Bestandskonten, z.B. das Umsatzsteuerkonto und das

Kreditorenkonto.

Der Buchhaltungssaldo dieser Konten wird von einem Geschäftsjahr zum nächsten

übernommen.

Die Bestandskonten geben den Geldwert des Unternehmens (Aktien, Anlagevermögen,

Verbindlichkeiten usw.) wieder.


Struktur des Kontenplans – Bilanzebenen

BilanzKreditorenkonto

Bankkonto

Hau

ptb

uch

Aktiva

Passiva

Kap. + Rückl.

Umsatz

Umsatzkosten

Betriebskosten

Nicht

betrieblich

Steuern +

Sonderposten

Nr. 9

Nr. 10

Außerdem gibt es die GuV-Konten:

Die nächsten 5 Hauptebenen: Erlöse (oder Umsatz), Umsatzkosten, Aufwendungen (oder

Betriebskosten), Finanzierung (oder neutrale Erträge und Aufwendungen) sowie sonstige Erlöse

und Aufwendungen (oder Steuern und Sonderposten). Sie enthalten in der Regel die Gewinn-

und Verlustkonten, z.B. die Ertrags- oder Aufwandskonten.

Der Buchhaltungssaldo der Gewinn- und Verlustkonten muss am Ende jedes Geschäftsjahres

im Periodenabschlussprozess ausgeglichen werden.

Die Gewinn- und Verlustkonten geben die Änderungen des Unternehmenswertes wieder, z.B.:

Wenn Sie Bestand verkaufen, hat dies Auswirkungen auf das Selbstkostenkonto, und der Erlös

wird erhöht.

Schließlich gibt es noch zwei GuV-Hauptebenen für optionale Zwecke.

- Diese Hauptebenen haben keinen festen vordefinierten Zweck und sind in den meisten Fällen leer.

Dies hängt von der Lokalisierung und der Kontenplanvorlage ab.

- Falls erforderlich, kann jede Firma die zusätzliche Hauptebene einem bestimmten

Buchhaltungsbereich zuweisen.


Struktur des Kontenplans – GuV-Hauptebenen

Erlös-

konto

Gewinn- und

Verlust-

rechnung

Aktiva

Passiva

Kap. + Rückl.

Umsatz

Umsatzkosten

Betriebskosten

Nicht

betrieblich

Steuern +

Sonderposten

Nr. 9

Nr. 10

Die Finanzberichtsvorschriften bestimmen den größten Teil der Ausgangseinstellungen und der

Konfiguration des Kontenplans.

Die unterschiedlichen Finanzberichte werden für Kontensalden innerhalb eines ausgewählten

Datumsbereichs generiert und stellen sie nach Hauptebene dar:

Die Bilanz fasst den Wert der Unternehmensaktiva und -passiva sowie die Eigenkapitalkonten

zusammen.

Die Summen- und Saldenliste führt für jedes Konto folgende Informationen auf: Anfangssaldo

einer bestimmten Periode, alle Belastungen und Gutschriften, Endsaldo.

Die Gewinn- und Verlustrechnung wird am Ende des Geschäftsjahres ermittelt. Die Salden der

Aufwandskonten werden von denen der Ertragskonten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn

oder Verlust für das Geschäftsjahr.


Bilanz

Kontenplanstruktur und Finanzberichte

Bilanzebenen

Kreditorenkonto

Erlös-

konto

Gewinn-

und Verlust-

rechnung

Finanzberichte

Summen-

und

Saldenliste

GuV-

Hauptebenen

Bankkonto

Hau

ptb

uch

Aktiva

Passiva

Kap. + Rückl.

Umsatz

Umsatzkosten

Betriebskosten

Nicht

betrieblich

Steuern +

Sonderposten

Nr. 9

Nr. 10

In einem Kontenplan werden die Sachkonten einer Firma in einer hierarchischen Struktur angeordnet.

Die oberste Stufe der Struktur (Ebene 1) bilden mehrere Abschnitte oder Gruppen für Konten

unterschiedlicher Verwendung (Aktiva, Passiva, Kapital und Rücklagen, Umsatz usw.).

Das System zeigt die Abschnitte als Schubladen an. Jede Schublade hat einen Titel. Sie können die

Schubladentitel nach Bedarf ändern. Die geänderte Bezeichnung wird dann in die Finanzberichte

übernommen.

Sie können bis zu 10 Ebenen definieren. Ebene 1 ist die Hauptebene. Unter den Titeln der folgenden

Ebenen können die Konten und aktiven Konten zusammengefasst werden.

Es wird empfohlen, Ihre Konten nach Ebene auf eine logische Art zu ordnen, die sich für die

Finanzbuchhaltungs- und Berichtserstellungsabläufe Ihrer Lokalisierung eignet.


Aktiva

Passiva

Kap. + Rückl.

Umsatz

Umsatzkosten

Betriebskosten

Nicht

betrieblich

Steuern +

Sonderposten

Nr. 9

Nr. 10

Ebenen im Kontenplan

Anlage-

vermögen

Umlauf-

vermögen

...

Sach-

anlagen

Immaterielle

Vermögens-

werte

Grundstücke

und Gebäude

Techn.

Anlagen und

Maschinen

Gründungs-

aufwand

Patente usw.

Grund-

stücke

Gebäude

...

...

...

...

Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5

Hau

ptb

uc

h

Aktive

Konten ...

Aktive

Konten ...

...

Das System zeigt Titel blau und aktive Konten schwarz an. In der Kontenfindung Sachkonten

(Standardkonten) definierte Konten werden grün dargestellt.

Ein Titelkonto fasst alle Salden der darunter aufgeführten aktiven Konten zusammen.

Betrachten Sie das obige Beispiel für einen Kontenplan mit 5 Ebenen:

Auf den Ebenen 2 bis 4 können sich entweder aktive Konten befinden oder Titel, die mehrere aktive

Konten zusammenfassen. Ebene 5 enthält in diesem Beispiel nur aktive Konten.

Beachten Sie, dass in SAP Business One nur aktive Konten bebucht werden können.

Finanzberichte zeigen sowohl Titel als auch die Salden aktiver Konten an.

Damit der Bericht eine klare und strukturierte Sicht auf den Finanzstatus der Firma bietet, wird

empfohlen, alle aktiven Konten auf derselben Stufe zu definieren. In unserem Beispiel sind alle aktiven

Konten auf Ebene 5 definiert.


Aktiva

Passiva

Kap. + Rückl.

Umsatz

Umsatzkosten

Betriebskosten

Nicht

betrieblich

Steuern +

Sonderposten

Nr. 9

Nr. 10

Ebenen im Kontenplan

Anlage-

vermögen

Umlauf-

vermögen

...

Sach-

anlagen

Immaterielle

Vermögens-

werte

Grundstücke

und Gebäude

Techn.

Anlagen und

Maschinen

Gründungs-

aufwand

Patente usw.

Grund-

stücke

Gebäude

...

...

...

Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5

Standard-

mäßig

aktives

Konto

Aktives

Konto

Legende

Konto

...

Titel

Konto

Aktive

Konten ...

Konto

Konto

Aktive

Konten ...

Hau

ptb

uc

h


Kontodetails

Jedes Konto ist in einer bestimmten

Währung oder als für alle Währungen

geeignet definiert.

Konten können einem Finanzprojekt

zugeordnet werden. Dies ermöglicht es,

Finanzberichte nach Projekt

auszuführen.

Im Kontenplan gibt es viele Definitionen, die sich auf das Konto beziehen. Einige davon werden wir uns

nun ansehen.

Frau Neudorf, die Buchhalterin, hat mehrere neue Konten hinzugefügt, um verschiedene

Aufwendungen und Erlöse für einen großen Gipfel zu erfassen, an dem das Unternehmen demnächst

teilnimmt. Auf dem Bild ist ein Aufwandskonto für Reisekosten zu sehen, das Frau Neudorf hinzugefügt

hat.

• Zuerst hat Frau Neudorf die Kontowährung ausgewählt. Jedes Konto im Kontenplan kann eine

andere Währung haben, oder es kann festgelegt werden, dass das Konto für alle Währungen

relevant ist. Weitere Informationen über Kontowährungen finden Sie in der Lektion Mit

Währungen arbeiten.

Frau Neudorf hat bestätigt, dass die Währung des neuen Kontos die Hauswährung ist.

• Dann hat sie es mit einem Finanzprojekt verknüpft. Dies ermöglicht es Frau Neudorf, nach

diesem Projekt gefilterte Finanzberichte zu erzeugen.

Frau Neudorf hat einen neuen Finanzprojektcode eingegeben, der für diesen Gipfel angelegt

wurde.

38


Kontodetails

Falls erforderlich, kann ein Konto nur für

einen bestimmten Zeitraum als aktiv

definiert werden.

Zu Kontrollzwecken können Mindest- und

Höchstsalden für Konten definiert werden.

Eine Warnung oder eine Sperrvalidierung

können im Fenster Belegeinstellungen

definiert werden.

Zum Schluss wählt Frau Neudorf Kontodetails, um das Fenster Details Sachkonto des

Aufwandskontos Summit 17 - travel zu öffnen. Im Feld Aktiv legt sie einen Zeitraum fest, in dem das

Konto aktiv sein sollen. Dieser beginnt im März und endet zum Ende des Jahres. Mit diesem Ansatz

stellt sie sicher, dass für dieses Konto im nächsten Jahr keine Transaktionen mehr erfasst werden.

Beachten Sie, dass standardmäßig alle Konten ohne Zeiteinschränkung aktiv sind.

Eine weitere nützliche Definition im Fenster Details Sachkonto ist Kontensaldo zulässig. Freu Neudorf

hat das Fenster Details Sachkonto geöffnet, um Mindest- und Höchstsalden zu erfassen, die für das

Kassenkonto zulässig sind. Frau Neudorf möchte sicherstellen, dass das Konto nicht unter einen

Saldo von 100 fällt, und gibt daher den Wert 100 in das Feld von ein. Außerdem möchte Sie das Geld

auf das Bankkonto des Unternehmens übertragen, sobald der Saldo des Kassenkontos 5000 erreicht.

Daher legt sie für den Höchstsaldo 5000 fest.

Frau Neudorf hat bereits eine Sperrvalidierung im Fenster Belegeinstellungen festgelegt, wie auf dem

Bild zu sehen ist.

39


▪ Der Kontenplan setzt sich aus zwei Arten von Hauptebenen zusammen:

• Bilanzebenen, die in der Regel Bestandskonten enthalten.

• Und GuV-Hauptebenen (Gewinn-und-Verlustrechnung), die in der Regel GuV-Konten enthalten.

▪ Die unterschiedlichen Finanzberichte werden generiert für:

• Die für einen ausgewählten Datumsbereich relevanten Kontensalden.

• Sie stellen diese Salden nach Hauptebene, Ebene und Kontoart dar.

▪ In einem Kontenplan werden die Sachkonten einer Firma in einer hierarchischen Struktur

angeordnet.

• Die oberste Stufe der Struktur (Ebene 1) bilden mehrere Abschnitte oder Gruppen für Konten

unterschiedlicher Verwendung. Das System zeigt die Abschnitte als Schubladen an.

• Unter den Titeln der folgenden Ebenen können die Konten und aktiven Konten

zusammengefasst werden.

• In SAP Business One können nur aktive Konten gebucht werden.

▪ Der Kontenplan enthält viele auf das Konto bezogene Definitionen, darunter:

• Kontowährung

• Zugehöriges Projekt

• Begrenzter Aktivitätszeitraum

• Mindest- und Höchstkontensaldo

40


Zusammenfassung


Der Kontenplan setzt sich aus zwei Arten von Hauptebenen

zusammen:

• Bilanzebenen, die in der Regel Bestandskonten enthalten.

• Und GuV-Hauptebenen (Gewinn-und-Verlustrechnung), die in der

Regel GuV-Konten enthalten.

Die unterschiedlichen Finanzberichte werden generiert für: • Die für einen ausgewählten Datumsbereich relevanten

Kontensalden.

• Sie stellen diese Salden nach Hauptebene, Ebene und Kontoart

dar.

In einem Kontenplan werden die Sachkonten einer Firma in

einer hierarchischen Struktur angeordnet.

• Die oberste Stufe der Struktur (Ebene 1) bilden mehrere

Abschnitte oder Gruppen für Konten unterschiedlicher

Verwendung. Das System zeigt die Abschnitte als Schubladen

an.

• Unter den Titeln der folgenden Ebenen können die Konten und

aktiven Konten zusammengefasst werden.

• In SAP Business One können nur aktive Konten gebucht werden.

Der Kontenplan enthält viele auf das Konto bezogene

Definitionen, darunter:

• Kontowährung

• Zugehöriges Projekt

• Begrenzter Aktivitätszeitraum

• Mindest- und Höchstkontensaldo

Willkommen zur Lektion „Standardsachkonten – Übersicht“.

41

PUBLIC

Standardsachkonten – ÜbersichtSAP Business One, Version 9.3

In dieser Lektion behandeln wir die Optionen zum Definieren der Standardsachkonten.



▪ Die Optionen zum Definieren von Standardsachkonten beschreiben

Lernziele

Angenommen, Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.

▪ Der CEO Herr Apelt teilt Ihnen mit, dass er in der Gewinn- und Verlustrechnung die Gewinne nach

Artikelgruppe (z.B. Drucker) ausgewiesen haben möchte.

▪ Das System soll die Journalbuchungen auf den entsprechenden GuV-Konten automatisch buchen.

43




▪ Der CEO Herr Apelt teilt Ihnen mit, dass er in der Gewinn- und Verlustrechnung die

Gewinne nach Artikelgruppe (z.B. Drucker) ausgewiesen haben möchte.

▪ Das System soll die Journalbuchungen auf den entsprechenden GuV-Konten

automatisch buchen.

Bei der Einführung von SAP Business One definieren Sie Standardsachkonten

(Sachkontenvorschläge), die beim Anlegen bestimmter Transaktionen während der verschiedenen

Geschäftsprozesse wie Verkauf, Einkauf und Lagerverwaltung verwendet werden. Dies geschieht im

Modul Administration, Bereich „Definition – Finanzwesen“ im Fenster Kontenfindung Sachkonten.

Wenn Sie eine vordefinierte Vorlage für einen Kontenplan auswählen, sind die Standardsachkonten

größtenteils bereits definiert. Bei Bedarf können Sie diese überschreiben.

Wenn in den Transaktionen Artikel verwendet werden, gibt es zwei Möglichkeiten für die

Kontenfindung: die herkömmliche Lösung und die erweiterte Lösung.

Hinweis: Es wird empfohlen, dass Sie gemeinsam mit dem Buchhalter des Kunden Entscheidungen

zur Sachkontenfindung treffen.

Beide Möglichkeiten basieren auf den Konten, die im Fenster Kontenfindung Sachkonten definiert

wurden.


Standardsachkonten

für in Belegen verwendete Artikel


▪ Verkauf

▪ Einkauf


▪ Lagerverwaltung


▪ Herkömmliche Lösung –

Standardsachkontenmethode für

einen Artikel

▪ Auf Lagerebene

▪ Auf Artikelgruppenebene

▪ Auf Artikelebene


Die erste Option ist die herkömmliche Lösung, die vor der Version 9.0 zur Verfügung stand.

Bei der herkömmlichen Lösung stehen im System drei Optionen zur Definition einer

Standardsachkontenmethode für einen Artikel zur Verfügung: auf Lagerebene, auf

Artikelgruppenebene und auf Artikelebene. Für jeden Artikel ist eine Methode festgelegt. Sie

können im Voraus festlegen, welche Methode für alle neuen Artikel verwendet werden soll.

Wenn Ihre Firma die herkömmliche Lösung verwendet, wählen Sie die

Standardsachkontomethode für neue Artikel unter Allgemeine Einstellungen, Registerkarte

Lagerverwaltung. Auf der Unterregisterkarte für Artikel finden Sie das Feld Sachkonten festlegen

nach.

Sie können die Methode für jeden Artikel einzeln ändern.

Die im Fenster Kontenfindung Sachkonten auf den Registerkarten definierten Werte werden auf

allen drei Ebenen standardmäßig verwendet. Sie können die Standardkonten für jede Ebene

beliebig ändern. Sie können zum Beispiel unterschiedliche Bestandskonten für die

verschiedenen Lager des Unternehmens verwenden.


Standardsachkonten – Herkömmliche Lösung


▪ Verkauf

▪ Einkauf


▪ Lagerverwaltung



Standardsachkontenmethode für

einen Artikel

▪ Auf Lagerebene

▪ Auf Artikelgruppenebene

▪ Auf Artikelebene


Wenn Sie einen Beleg hinzufügen, der eine Journalbuchung anlegt, z.B. eine Ausgangsrechnung,

bestimmt das System für jeden Artikel im Beleg die für diesen Artikel eingestellte Ebene und findet

anhand der Standardkonten die zu verwendenden zugehörigen Sachkonten.

Für jeden Artikel kann eine Methode definiert werden.

Hinweis: Zwar legen Sie für neue Artikel eine Standardsachkontenmethode fest, jedoch können Sie

verschiedene Artikel mit verschiedenen Methoden pflegen, wenn dieses Szenario in Ihrem

Unternehmen notwendig ist. Im genannten Beispiel sehen Sie, dass in den Ausgangsrechnungen für

drei Artikel als Standardsachkontenmethode „Artikelgruppenebene“ festgelegt wurde. Für einen Artikel

ist die Methode „Artikelebene“ festgelegt und Sie können verschiedene Sachkonten zuweisen, die in

den Finanztransaktionen für diesen Artikel verwendet werden sollen.


Standardsachkonten – Herkömmliche Lösung

Ausgangsrechnung

# Artikel-

code

Standard-

sachkonten-

methode

Sachkonten-

methode

Wert

Material-

bestands-

konto

Erlös-

konto

Weitere

Konten

1 A00002 Artikelgruppe Drucker 9001 9002

2 A00003 Artikelgruppe Drucker 9001 9002

3 S10000 Artikelgruppe Server 8008 8007

4 X70007 Artikelebene Artikelebene 7001 7002

Bei der erweiterten Lösung wird das Fenster Kontenfindung Sachkonten verwendet, um Sachkonten

auf Unternehmensebene zu definieren.

Außerdem werden bei der erweiterten Sachkontenfindung zur Laufzeit mithilfe von Findungsregeln aus

einer zentralen Tabelle die Sachkonten für Journalbuchungen nach einer vordefinierten

(geschlossenen) Kriterienliste ermittelt.

Daher ist diese Lösung flexibler und genauer mit der Buchhaltung abgestimmt.

Bei einem neuen Unternehmen oder einem Unternehmen mit Upgrade ist die erweiterte Lösung nicht

die Standardoption. Der Grund hierfür sind Kompatibilitätsüberlegungen.

▪ Um die erweiterte Lösung zu aktivieren, wechseln Sie zur Registerkarte Basisinitialisierung im

Fenster Firmendetails. Markieren Sie das Ankreuzfeld Erweiterte Sachkontenfindung aktivieren.

▪ Wenn das Ankreuzfeld markiert wurde und Transaktionen vorhanden sind, kann die Markierung

wieder aufgehoben werden. Dann werden jedoch keine Konten zugewiesen und das Fenster

Kontenfindung Sachkonten wird zum Festlegen von Sachkonten auf allen Ebenen verwendet: Lager-

, Artikelgruppen- und Artikelebene.



▪ Standardsachkontenmethode für

einen Artikel


▪ Das Fenster Kontenfindung

Sachkonten wird verwendet, um

Sachkonten auf Unternehmensebene

zu definieren.

▪ Sie können auch Regeln für die

Zuweisung von Sachkonten in

Journalbuchungen definieren.

Standardsachkonten – Erweiterte Sachkontenfindung


▪ Verkauf

▪ Einkauf


▪ Lagerverwaltung


Im Fenster Kontenfindung Sachkonten können Sie zunächst auf herkömmliche Art die

Standardsachkonten festlegen.

In den meisten Fällen reicht diese Art der Sachkontenfindung aus.

Für spezielle Unternehmensszenarien haben Sie die Möglichkeit, Regeln für die Zuweisung von

Sachkonten in Journalbuchungen zu definieren.

Diese Regeln unterstützen

folgende Kriterien, anhand deren das Sachkonto ermittelt wird: Artikelcode, Artikelgruppe,

Lagercode, Land Lieferadresse, Bundesland Lieferadresse, Geschäftspartnergruppe,

benutzerdefinierte Felder und weitere.

Außerdem werden Mehrfachfindungskriterien unterstützt, also eine Kombination aus den

verschiedenen Kriterien.

Jede Regel, die Sie hier in der erweiterten Sachkontenfindung hinterlegen, wird zur Laufzeit bei der

Bestimmung, welches Konto in einer Journalbuchung zugewiesen wird, eine höhere Priorität haben als

die Festlegungen der Sachkonten auf die herkömmliche Weise.

In unserem Beispiel kann OEC Computers jeder Artikelgruppe pro Land ein separates Erlöskonto

zuordnen (d.h. ein Konto für Erlöse aus Druckern in Kanada, ein Konto für Erlöse in Brasilien und ein

Konto für Erlöse in den USA).

Wenn dann ein Artikel in einem Beleg gewählt wird, z.B. in einer Ausgangsrechnung, prüft das System

die Konten, die für die Transaktion benötigt werden. In unserem Beispiel prüft das System das

Bestands- und das Erlöskonto.

Anschließend prüft das System, ob für diese Konten irgendwelche Regeln definiert sind.

Wenn für die benötigten Konten Regeln definiert sind, sucht das System nach der geeigneten Regel

und wählt die Regel mit der höchsten Priorität.


Standardsachkonten – Erweiterte Sachkontenfindung

▪ Tabelle für Findungsregeln, um die richtigen Sachkonten für Journalbuchungen zur Laufzeit zu ermitteln:

Regel Artikelgruppe Empfangs-

land

Bestands-

konto

Erlöskonto Aufwands-

konto

Weitere Konten

...

1 Drucker USA 1001 1002 1003 …

2 Drucker Kanada 2001 2002 2003 …

3 Drucker Brasilien 3001 3002 3003 …

Unternehmensebene

Bestandskonto

Erlöskonto

Aufwandskonto

Weitere Konten ...

Fenster

Kontenfindung

Sachkonten

Regeln für die

erweiterte

Sachkonten-

findung

(Fenster)

Im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ definieren Sie die Standardsachkonten, die in Transaktionen


Es gibt zwei Optionen für die Kontenfindung in artikelbezogenen Transaktionen: die herkömmliche

Lösung (Festlegung einer Standardsachkontenmethode für einen Artikel) und die erweiterte Lösung für

die Sachkontenfindung. Beide Möglichkeiten basieren auf den Konten, die im Fenster „Kontenfindung

Sachkonten“ definiert wurden.

49


Zusammenfassung

Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte

zusammengefasst:

Im Fenster Kontenfindung Sachkonten wird

Folgendes definiert:

• Standardsachkonten, die in Transaktionen


Es gibt zwei Optionen für die Kontenfindung in

artikelbezogenen Transaktionen:

• Die herkömmliche Lösung –

Standardsachkontenmethode für einen Artikel

• Die erweiterte Lösung für die Sachkontenfindung

• Beide Möglichkeiten basieren auf den Konten, die im

Fenster Kontenfindung Sachkonten definiert wurden.

PUBLIC


Mit Währungen arbeiten

ÖFFENTLICH

Willkommen bei der Lektion zu Währungen.

50

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Währungen im Implementierungsprozess definiert werden.

Zudem werden die Auswirkungen der in Ihrem Unternehmen verwendeten Währungsdefinitionen auf

den Finanzbuchhaltungsprozess erläutert.

Es werden Beispiele für einige der währungsrelevanten Aspekte in SAP Business One aufgezeigt.

Die Entscheidungen zu diesen Definitionen müssen immer zusammen mit dem Buchhalter des Kunden

getroffen werden.



▪ Währungen im Implementierungsprozess definieren

▪ Die Auswirkungen der in Ihrem Unternehmen verwendeten Währungsdefinitionen

auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern

▪ Beispiele für einige der währungsrelevanten Aspekte in SAP Business One nennen

Lernziele

Hinweis:

Die Entscheidungen zu diesen Definitionen müssen immer zusammen mit dem Buchhalter des

Kunden getroffen werden.

Angenommen, Sie implementieren SAP Business One bei einem britischen Unternehmen: OEC

Computers. Sie besprechen die Währungsdefinition mit Frau Neudorf, der Buchhalterin des

Unternehmens:

Frau Neudorf sagt, dass die meisten Kunden aus dem Inland stammen, also in Großbritannien

ansässig sind.

Das Unternehmen tätigt jedoch auch Geschäfte mit einer kleinen Anzahl von Kunden und Lieferanten

aus dem Ausland, insbesondere den USA.

Sie erklären Frau Neudorf die Methoden, um in SAP Business One mit Währungen zu arbeiten.

52



▪ Sie besprechen die Währungsdefinition mit der Buchhalterin Frau Neudorf:

▪ Frau Neudorf sagt, dass die meisten Kunden aus dem Inland stammen.

▪ Einige Kunden und Lieferanten sind jedoch in einem anderen Land ansässig.

Wir werden die Währungsdefinitionen im Unternehmen untersuchen, beginnend mit der

Unternehmensebene über die Kontowährung bis hin zu den in der Preisliste hinterlegten Währungen.


Agenda

▪ Währungen auf Firmenebene

– Haus- und Systemwährung

– Kontowährungen

– Währungen in der Preisliste

▪ Wechselkursdifferenzen buchen

– Wechselkursdifferenzen

– Umrechnungsdifferenzen

OEC Computers ist in Großbritannien ansässig. Das Unternehmen hat einige Kunden aus den USA.

Wie werden Artikel den ausländischen Kunden gegenüber bepreist?

In welcher Währung wird der Gesamtbetrag der Ausgangsrechnung angegeben?

In welcher Währung erfolgt die automatische Journalbuchung, die durch die Ausgangsrechnung

angelegt wird?


Vertiefungsfrage

OEC Computers ist in Großbritannien ansässig. Das Unternehmen hat einige Kunden aus den USA.

▪ Wie werden Artikel den ausländischen Kunden gegenüber bepreist?

▪ In welcher Währung wird der Gesamtbetrag der Ausgangsrechnung angegeben?

▪ In welcher Währung erfolgt die automatische Journalbuchung, die durch die Ausgangsrechnung angelegt

wird?

Es ist möglich, den Preis eines Artikels in jeder Preisliste in bis zu drei verschiedenen Währungen

anzugeben – in der Hauptwährung und in zwei zusätzlichen Währungen.

Dies ist nützlich, wenn für verschiedene Länder genaue Preise definiert werden müssen, statt

Wechselkurse zu verwenden.

In der Verkaufspreisliste bei OEC Computers ist die Hauptwährung weiterhin die Standardeinstellung,

d.h., in Belegen für inländische Kunden werden Britische Pfund verwendet.

In der Spalte für die zusätzliche Währung in der Verkaufspreisliste werden Preise in US-Dollar

eingegeben.

Für die US-Kunden ist die Belegwährung US-Dollar, und der Preis der Artikel wird in der zusätzlichen

Währung, d.h. ebenfalls US-Dollar, angezeigt.

In automatischen Journalbuchungen rechnet das System den Gesamtrechnungsbetrag in der

Fremdwährung in die Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.


Antwort

▪ In der Spalte für die zusätzliche Währung in der Verkaufspreisliste werden Preise in US-Dollar eingegeben.

▪ Die Ausgangsrechnung wird in US-Dollar ausgestellt.

▪ In automatischen Journalbuchungen rechnet das System den Gesamtrechnungsbetrag in der Fremdwährung

in die Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.

SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: der Hauswährung und

der Systemwährung.

Dies wird im Modul Administration, Menü Systeminitialisierung im Fenster Firmendetails auf der

Registerkarte Basisinitialisierung definiert.

Bei der Hauswährung handelt es sich um die Währung, zu deren Verwendung ein Unternehmen bei

der Buchhaltung gesetzlich verpflichtet ist.

Die Systemwährung kann von der Hauswährung abweichen und ist vor allem für Niederlassungen

global agierender Unternehmen von Nutzen, wenn in der Unternehmenszentrale eine andere Währung

verwendet wird als in den Niederlassungen, z.B. Euro (€) in der Niederlassung und US-Dollar ($) in der

Zentrale.

In diesem Fall berechnet das System automatisch alle Buchungen in der Hauswährung und führt in

Echtzeit einen zusätzlichen Kontensaldo in der Systemwährung.

Dadurch wird es möglich, Berichte für alle Niederlassungen aggregiert zu erstellen. Zudem wird die

Einbindung in das System der Zentrale verbessert. So könnten Sie z.B. die Finanzdaten in der

Systemwährung aus den SAP-Business-One-Systemen der Niederlassungen in das System der

Zentrale exportieren.

Alternativ kann die finanzielle Konsolidierung mit Microsoft Excel oder jedem anderen Produkt

durchgeführt werden, basierend auf den Finanzdaten in der Systemwährung.


Unternehmensebene – Haus- und Systemwährung

Unter-

nehmens-

zentrale

Währung: USD

Niederlassung

Hauswährung: EUR

Systemwährung: USD

Hauswährung: USD

Systemwährung: USD

Hauswährung: JPY

Systemwährung: USD

Microsoft

Excel

Niederlassung Niederlassung

In unserem Beispiel möchte OEC Computers Berichte in Euro generieren, um diese Investoren

präsentieren zu können, die ihre Konten ebenfalls in Euro führen. Daher legen Sie fest, dass die

Systemwährung Euro ist.

Beachten Sie, dass Sie die Hauswährung und die Systemwährung nicht mehr ändern können, wenn

Sie einmal begonnen haben, mit der Datenbank zu arbeiten.

Neben der Systemwährung können Sie Finanzberichte in einer Fremdwährung darstellen. Verwenden

Sie die Option „Neubewertung“, um die Neubewertungsmethode und die Währung auszuwählen. Das

System berechnet alle Salden in der ausgewählten Währung, während der Bericht ausgeführt wird.


Unternehmensebene – Haus- und Systemwährung

SAP

Business

One

Hauswährung: GBP

Systemwährung: Euro

OEC Computers

Für jeden Geschäftspartner-Stammdatensatz und jedes Sachkonto muss eine Kontowährung definiert

werden:

Das System legt die Hauswährung als Standardwährung für alle Geschäftspartner-

Stammdatensätze fest.

Sie können eine Standardwährung für neue Sachkonten definieren. Verwenden Sie hierzu in der

Systeminitialisierung im Fenster Firmendetails auf der Registerkarte Basisinitialisierung das Feld

Standardkontowährung.

In unserem Beispiel wird für die meisten Lieferanten und Kunden von OEC Computers die Währung

Britisches Pfund (Hauswährung) definiert. Für Lieferanten und Kunden aus den USA wird USD

(festgelegte Fremdwährung) als Währung definiert. Für das Unternehmensbankkonto wird „Alle

Währungen“ definiert, da hier (z.B. bei Überweisungen) Journalbuchungen und Belege in mehreren

festgelegten Fremdwährungen erfasst werden müssen.

Die Tabelle auf der Folie zeigt die Möglichkeiten zum Eingeben von Journalbuchungen sowie zur

Anzeige des Kontensaldos für jede Option der Kontowährung – Hauswährung, Fremdwährung und Alle

Währungen.


Kontowährungen

Währungen für das Eingeben

von JournalbuchungenWährungen des Kontensaldos

Kontowährung

= Hauswährung

■ Hauswährung ■ Hauswährung

■ Systemwährung

Kontowährung

= Festgelegte

Fremdwährung

■ Hauswährung

■ Festgelegte Fremdwährung

■ Hauswährung

■ Systemwährung


Kontowährung

= Alle Währungen

■ Hauswährung

■ Beliebige Fremdwährung

■ Hauswährung

■ Systemwährung

In der ersten Zeile können wir sehen, dass die Journalbuchungen in Hauswährung eingegeben

werden, wenn für die Währung des Kontos „Hauswährung“ festgelegt ist. Dennoch werden alle

Transaktionen in allen Währungen automatisch in Echtzeit in die Systemwährung umgerechnet und

werden in separaten Systemwährungsspalten in der Journalbuchung angezeigt. Daher wird der

Kontensaldo sowohl in der Hauswährung als auch in der Systemwährung angezeigt.

Beachten Sie, dass die interne Abstimmung in einer bestimmten Währung durchgeführt wird. Dieses

Konto wird in der Hauswährung abgestimmt.




Kontowährung

= Hauswährung


■ Systemwährung

* Systemwährung ≠ Hauswährung

Kontowährung

= Festgelegte

Fremdwährung

■ Hauswährung


■ Hauswährung

■ Systemwährung


Kontowährung

= Alle Währungen

■ Hauswährung


■ Hauswährung

■ Systemwährung

Kontowährungen

In der zweiten Zeile wurde die Kontowährung auf eine bestimmte Fremdwährung festgelegt. In diesem

Fall können Sie Journalbuchungen sowohl in der Hauswährung als auch in der festgelegten

Fremdwährung erfassen. Sie können den Kontensaldo sowohl in der angegebenen Fremdwährung als

auch in der Hauswährung und Systemwährung anzeigen.

Dieses Konto wird in der Fremdwährung abgestimmt.


Kontowährungen



Kontowährung

= Hauswährung


■ Systemwährung

Kontowährung

= Festgelegte

Fremdwährung

■ Hauswährung


■ Hauswährung

■ Systemwährung


Kontowährung

= Alle Währungen

■ Hauswährung


■ Hauswährung

■ Systemwährung

In der letzten Zeile wurde das Konto auf „Alle Währungen“ gesetzt. In diesem Fall können Sie

Journalbuchungen sowohl in einer beliebigen Fremdwährung, die für das Unternehmen eingerichtet

wurde, als auch in der Hauswährung erfassen. Der Kontensaldo wird in der Hauswährung und in der

Systemwährung angezeigt.

Dieses Konto wird in der Hauswährung abgestimmt.

Sie können die Kontowährung jederzeit in „Alle Währungen“ ändern. Nach einer Aktualisierung des

Kontos können Sie diesen Schritt jedoch nicht mehr rückgängig machen, um die Hauswährung oder

eine bestimmte Fremdwährung als Kontowährung zu verwenden.


Kontowährungen


von Journalbuchungen

Währungen des Kontensaldos

Kontowährung

= Hauswährung


■ Systemwährung

Kontowährung

= Festgelegte

Fremdwährung

■ Hauswährung


■ Hauswährung

■ Systemwährung


Kontowährung

= Alle Währungen

■ Hauswährung


■ Hauswährung

■ Systemwährung

Wie bereits erwähnt, ist es möglich, den Preis eines Artikels in bis zu drei verschiedenen Währungen

anzugeben – in der Hauptwährung und in zwei zusätzlichen Währungen.

In unserem Beispiel ist die Hauptwährung in der Liste Regulärer Verkaufspreis die Standardwährung

(d.h. britisches Pfund), die für Belege für inländische Kunden verwendet wird.

In der zusätzlichen Währung in dieser Preisliste wurden die Preise in US-Dollar eingegeben.

Wenn Sie in einer Ausgangsrechnung einen US-Kunden auswählen, wird als Belegwährung

entsprechend der GP-Währung automatisch US-Dollar eingestellt. Daher wird für den Stückpreis des

Artikels die zusätzliche Währung verwendet, also US-Dollar.

In der von dieser Rechnung angelegten automatischen Journalbuchung rechnet das System den

Gesamtrechnungsbetrag in der Fremdwährung in die Hauswährung um und bucht beide Werte

parallel.

Hinweis: Sie können ein Standardwährungssymbol für die automatische Vervollständigung beim

Eingeben von Preisen in der Preisliste festlegen. Legen Sie im initialen Fenster Preisliste in den

Spalten für zusätzliche Währungen die gewünschte Währung fest. Geben Sie zum Beispiel für die Liste

Regulärer Verkaufspreis in der Spalte Zusätzliche Währung 1 den Wert USD ein.

Wenn Sie diese Preisliste öffnen und einen Preis in die Spalte Stückpreis unter „Zusätzliche Währung

1“ eingeben und die Tabulatortaste drücken, fügt das System automatisch das Symbol USD hinzu.


Verwendung von Fremdwährungen in Belegen – zusätzliche Währung

Journalbuchu

ng

In manchen Fällen gibt es in der Preisliste keinen Preis mit der Währung, die der

Geschäftspartnerwährung entspricht.

Dies kann zum Beispiel definiert werden, wenn Sie für Kunden im In- und Ausland den Preis in einer

festen Währung angeben möchten.

Wenn Sie einen Geschäftspartner in einem Beleg wählen, werden die Währung und die Preisliste des

Geschäftspartners automatisch in den Beleg kopiert. Standardmäßig gibt es KEINE übereinstimmende

Währung in den Hauptpreisen oder den zusätzlichen Preisen der Preisliste, wenn der Hauptpreis in die

Artikelzeile im Beleg kopiert wird. In diesem Fall unterscheidet sich die Währung des Preises von der

Währung des Belegs. SAP Business One rechnet den Gesamtwert der Zeile und den Gesamtwert des

Belegs – abhängig von der Währung des Geschäftspartners – automatisch in die Hauswährung, die

Systemwährung und die Geschäftspartnerwährung um.

Sie können auch manuell einen Stückpreis in einer beliebigen Fremdwährung eingeben, die im Fenster

Währungen - Definition definiert ist.

Standardmäßig basiert der verwendete Wechselkurs auf dem Buchungsdatum des Belegs.


Verwendung von Fremdwährungen in Belegen ohne zusätzliche Währung

Entspricht ein Preis in der Preisliste der GP-Währung?

JaNein

Diesen Preis

verwenden

Hauptpreis verwenden

Umrechnen in: Haus-, GP-

und Systemwährung

Als Nächstes beschäftigen wir uns mit den Wechselkursdifferenzen bei der Umrechnung von einer

Fremdwährung und der Systemwährung in die Hauswährung.


Agenda

▪ Währungen auf Firmenebene

– Haus- und Systemwährung

– Kontowährungen

– Währungen in der Preisliste

▪ Wechselkursdifferenzen buchen

– Wechselkursdifferenzen

– Umrechnungsdifferenzen

Wechselkursschwankungen können Kursdifferenzen verursachen, wenn Sie Rechnungen in

Fremdwährungen bezahlen:

Die Abbildung zeigt eine Eingangsrechnung, die von einem ausländischen Lieferanten in

Fremdwährung gestellt wurde. Am Buchungstag der Rechnung betrug der Wechselkurs 0,5. Das

System rechnet die 10 Einheiten der Fremdwährung in 20 Einheiten der Hauswährung um und

bucht beide Werte parallel auf die Habenseite des Lieferantenkontos.

Am Buchungstag der Zahlung für diese Rechnung hat sich der Wechselkurs in 0,25 geändert. 10

Einheiten der Fremdwährung entsprechen nun 40 Einheiten der Hauswährung.

Beachten Sie, dass die gezahlten Beträge in der Fremdwährung mit denen in der

Eingangsrechnung identisch sind. Der Lieferant wird in seiner Hauswährung bezahlt, sodass er

keine Differenz bemerkt. Die Wechselkursdifferenzen treten bei der Umrechnung in die

Hauswährung auf.

In der Fremdwährung sind der Rechnungsbetrag und der Zahlungsbetrag identisch, d.h. 10

Einheiten.

Im Vergleich mit dem Wert zur Zeit der Rechnungsstellung besteht jedoch eine Kursdifferenz

von 20 Einheiten in Hauswährung. Wenn Sie die Zahlung für diese Rechnung buchen, bucht das

System diese Wechselkursdifferenz automatisch auf ein Wechselkursdifferenzenkonto.

Das System bucht die Wechselkursdifferenzen als Aufwand oder Ertrag auf die Konten, die Sie im

Fenster Kontenfindung Sachkonten auf der Registerkarte Einkauf in den Feldern Realisierte

Kursdiff. – Gewinn und Realisierte Kursdiff. – Verlust eingegeben haben.


Kursdifferenzenbuchungen

Ausländischer LieferantAusgangszahlungen

20 HW

Wechselkursdifferenzen

40 HW

20 HW

20 HW

40 HW

Kurs: 0,5Kurs: 0,25

10 FW10 FW10 FW

HW: Hauswährung

FW: Fremdwährung

Rechnung in

FremdwährungZahlung

Für Fremdwährungskonten und Geschäftspartner werden alle Transaktionen zusätzlich zu der

Buchung in Fremdwährung in Hauswährung gebucht.

Der Saldo in der Hauswährung umfasst die Positionen in der Fremdwährung, die am Buchungstag

oder zum Belegdatum mithilfe des Wechselkurses (aus der Tabelle Wechselkurse entnommen)

umgerechnet wurden. Das heißt, der Saldo basiert auf veralteten Wechselkursen.

Sie müssen den Fremdwährungssaldo in jeder Periode mit dem Wechselkurs des Abschlussstichtags

bewerten. Diese Aktion wird im Fenster Wechselkursdifferenzen im Modul Finanzwesen ausgeführt.

Nach Ausführung dieser Funktion erzeugt das System eine Liste von Vorschlägen für

Differenzbuchungen in Hauswährung. Sie können dann jeden Vorschlag einzeln annehmen oder

ablehnen.


Fenster „Wechselkursdifferenzen“

Konto in Fremdwährung

10 HW

Wechselkurs-

differenzen

10 HW 200 HW 100 FW

190 HW 100 FW

Neu bewerteter Saldo

Neubewertung

Ursprungssaldo

HW: Hauswährung, FW: Fremdwährung

oderVorschläge aus

Differenzbuchungen

Vorschlag ablehnen

Vorschlag annehmen und buchen

Neben der Hauswährung verwaltet das System Ihre Daten parallel auch in der Systemwährung. Wenn

die Hauswährung der Firma von der Systemwährung abweicht, können Wechselkursdifferenzen

entstehen. Das System kann diese Differenzen automatisch an einem bestimmten Datum neu

bewerten. Dieses Datum ist in der Regel ein Abschlusstag einer bestimmten Periode. Bei diesem

Verfahren wird die Funktion Umrechnungsdifferenzen im Modul Finanzwesen (analog zu den

Wechselkursdifferenzen) verwendet.

Ähnlich wie bei der Funktion für Wechselkursdifferenzen schlägt das System Journalbuchungen zum

Buchen vor. Umrechnungsdifferenzen werden ausschließlich in der Systemwährung gebucht.

Es wird empfohlen, die Funktion für die Umrechnungsdifferenzen auszuführen, bevor das Verfahren für

den Periodenabschluss ausgeführt wird.

Weitere Informationen über Wechselkurs- und Umrechnungsdifferenzen im internen

Abstimmungsprozess finden Sie im Kurs Interne Abstimmung.


Fenster „Umrechnungsdifferenzen“

Beliebiges Konto

10 SW

Umrechnungs-

differenzen

10 SW 100 SW 100 HW

90 SW 100 HW

Neu bewerteter Saldo

Neubewertung

Basissaldo

Wenn sich die Systemwährung von der Hauswährung unterscheidet

oderVorschläge aus

Differenzbuchungen

Vorschlag ablehnen

Vorschlag annehmen und buchen

SW: Systemwährung


• SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: in der

Hauswährung (die von der Firma per Gesetz für die Buchhaltung verwendet werden muss) und

der Systemwährung.

• Wenn sich die Systemwährung von der Hauswährung unterscheidet, berechnet das System

automatisch alle Buchungen in der Hauswährung und führt in Echtzeit einen zusätzlichen

Kontensaldo in der Systemwährung.

• Für jeden Geschäftspartner-Stammdatensatz und jedes Sachkonto muss eine Kontowährung

festgelegt werden. Dafür gibt es drei Optionen: Hauswährung, eine bestimmte Fremdwährung

oder alle Währungen.

68


Zusammenfassung (1/3)


SAP Business One unterstützt die

Buchhaltung in zwei parallelen Währungen:

• In der Hauswährung, die von einer Firma per Gesetz für

die Buchhaltung verwendet werden muss

• In der Systemwährung, die besonders für Filialen

internationaler Unternehmen nützlich ist

Wird eine Systemwährung verwendet, gilt Folgendes:

• Das System berechnet automatisch alle Buchungen in der

Hauswährung.

• Das System führt in Echtzeit einen zusätzlichen

Kontensaldo in der Systemwährung.

Jeder Geschäftspartner-Stammdatensatz und

jedes Sachkonto benötigen:

• Die Definition einer Kontowährung:

─ Hauswährung oder

─ Festgelegte Fremdwährung oder

─ Alle Währungen

• Ein Artikelpreis kann in einer Preisliste in bis zu drei Währungen festgelegt werden: in der

Hauptwährung und in zwei zusätzlichen Währungen.

• Wenn Sie einen ausländischen Kunden in einem Verkaufsbeleg auswählen, wird als

Belegwährung automatisch die GP-Währung eingestellt. Der Stückpreis des Artikels wird von der

zugeordneten Preisliste in der entsprechenden zusätzlichen Währung abgerufen, falls eine

hinterlegt wurde. Die automatische Journalbuchung für die Rechnung rechnet den

Gesamtrechnungsbetrag in der Fremdwährung in die Hauswährung um und bucht beide Werte

parallel.

• Wenn Sie Rechnungen in Fremdwährungen bezahlen, sind der Rechnungsbetrag und der

Zahlungsbetrag in der Fremdwährung identisch. Wechselkursdifferenzen können aufgrund von

unterschiedlichen Kursen bei der Umrechnung in die Hauswährung auftreten. Das System bucht

Wechselkursdifferenzen automatisch auf ein Wechselkursdifferenzenkonto.

69



Ein Artikelpreis kann in einer Preisliste in

bis zu drei verschiedenen Währungen

festgelegt werden:

• in der Hauptwährung und in zwei zusätzlichen Währungen.

Beim Auswählen eines ausländischen Kunden in einem Verkaufsbeleg geschieht

Folgendes:

• Als Belegwährung wird automatisch die GP-Währung eingestellt.

• Für den Stückpreis des Artikels wird die entsprechende

zusätzliche Währung verwendet, falls eine hinterlegt wurde.

• Die automatische Journalbuchung rechnet den

Gesamtrechnungsbetrag in der Fremdwährung in die

Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.

Beim Bezahlen von Rechnungen in

Fremdwährungen gilt Folgendes:

• In der Fremdwährung sind der Rechnungsbetrag und der

Zahlungsbetrag identisch.

• Wechselkursdifferenzen können aufgrund von unterschiedlichen

Kursen bei der Umrechnung in die Hauswährung auftreten.

• Das System bucht Wechselkursdifferenzen automatisch auf ein

Wechselkursdifferenzenkonto.

• Mit dem Verfahren Wechselkursdifferenzen können Sie Wechselkursdifferenzen zwischen dem

Kontensaldo in der Fremdwährung und dem Kontensaldo in der Hauswährung an einem

bestimmten Datum verrechnen.• Eine Journalbuchung für die Umrechnungsdifferenz:

• Gleicht die Systemwährung aus.

• Wird in Firmen ausgeführt, bei denen sich die Systemwährung von der Hauswährung

unterscheidet.• Ein Verfahren für Umrechnungsdifferenzen gleicht die Systemwährung zu einem Wechselkurs an

einem bestimmten Abschlussdatum aus.

70



Mit dem Verfahren für

Wechselkursdifferenzen können Sie

Folgendes verrechnen:

• Die Differenz zwischen dem Kontensaldo in der Fremdwährung

und dem Kontensaldo in der Hauswährung

Eine Journalbuchung für die

Umrechnungsdifferenz:• Gleicht die Systemwährung aus.

• Wird in Firmen ausgeführt, bei denen sich die Systemwährung

von der Hauswährung unterscheidet.

Ein Verfahren für Umrechnungsdifferenzen:

• Gleicht die Systemwährung zu einem Wechselkurs an einem

bestimmten Abschlussdatum aus.

PUBLIC


Journalbuchungen vornehmen

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen bei der Lektion „Journalbuchungen vornehmen“.

71

In diesem Kurs wird erläutert, wie Sie eine manuelle Journalbuchung vornehmen.



▪ Eine Journalbuchung manuell eingeben

Lernziele



▪ Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.

▪ Die Buchhalterin des Unternehmens möchte Transaktionen für kleinere

Ausgaben manuell eingeben.

▪ Sie fragt Sie, wie sie diese Transaktionen im System erfassen kann.

▪ Sie zeigen ihr die manuellen Journalbuchungen.

Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.

Die Buchhalterin des Unternehmens möchte Transaktionen für kleinere Ausgaben manuell

eingeben.

Sie fragt Sie, wie sie diese Transaktionen im System erfassen kann.

Sie zeigen ihr die manuellen Journalbuchungen.

73

In SAP Business One wird eine Journalbuchung automatisch aus vielen Belegen erzeugt, z.B. aus Ein-

und Ausgangsrechnungen.


Journalbuchung

Automatische

Journal-

buchungen

Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung

Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang

SAP-Business-

One-

Beleg

Zusätzlich können Sie eine Journalbuchung manuell direkt auf ein Sachkonto oder Nebenbuchkonto

eines Geschäftspartners buchen.


Journalbuchung


Automatische

Journal-

buchungen



Manuelle

Journal-

buchungen

SAP-Business-

One-

Beleg

Alle Journalbuchungen werden in SAP Business One in einer einzigen Datei erfasst: der

Journalbuchungsdatei.

Sie können verschiedene Standardwerte für Journalbuchungen festlegen.


Journalbuchung

Journalbuchungs-

datei


Automatische

Journal-

buchungen



Manuelle

Journal-

buchungen

SAP-Business-

One-

Beleg

Manche Belegeinstellungen können Sie zudem für einzelne Journalbuchungen ändern.


Journalbuchung

Beleg-

einstellungen

festlegen

Journalbuchungs-

dateiManuelle

Journal-

buchungen


SAP-Business-

One-

Beleg

Automatische

Journal-

buchungen



Alle Journalbuchungen beziehen sich auf die Art und Nummer des Ursprungsbelegs, da

Journalbuchungen häufig automatisch aus einem anderen Beleg angelegt werden.

RE wird z.B. für Kundenrechnungen verwendet.

Die Ursprungsbelege für manuelle Journalbuchungen sind die Journalbuchungen selbst. Deshalb

beziehen sie sich auf sich selbst; ihre Belegart ist dementsprechend JB (Journalbuchung).

Die meisten Journalbuchungen beziehen sich auf andere Belegarten (z.B. BE für

Eingangsrechnungen).


Ursprungsbelege

Verweis auf

Art und Nummer

des Ursprungs-

belegs

Das Fenster Journalbuchung befindet sich im Modul Finanzwesen.

Das Fenster zum Erfassen von Journalbuchungen ist in drei Bereiche aufgeteilt: Kopfdaten des

Belegs, erweiterter Bearbeitungsmodus für eine Position sowie die tabellarische Auflistung der

Positionen.

Sie können den erweiterten Bearbeitungsmodus ein- oder ausblenden. Der Modus bezieht sich immer

auf die ausgewählte Zeile und bietet alle Felder der Position zur Eingabe an.

Mithilfe von Formulareinstellungen können Sie festlegen, welche Spalten in der Tabelle mit Positionen

angezeigt werden.

Beachten Sie, dass Sie auch Zeilen von Journalbuchungen aus Excel importieren können, indem Sie

die Drucktaste Aus Excel importieren wählen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kurs Import aus Excel.


Formularfelder in JournalbuchungenFormulareinstellungen

Kopfdaten des Belegs

Erweiterter Bearbeitungsmodus für eine Position

Sie können mehrere Zeilen mit Soll- oder Habenbeträgen eingeben. Bei jeder hinzugefügten Zeile

schlägt SAP Business One einen Ausgleichsbetrag vor, den Sie aktualisieren können.

Platzieren Sie beim Eingeben manueller Journalbuchungen den Cursor in der jeweiligen Zeile im Feld

„Sachkto/GP-Code“ und drücken Sie die Tabulatortaste, um die Kontenliste anzuzeigen, oder Strg +

Tabulator, um die Liste der Geschäftspartner-Stammdaten anzuzeigen.

Alternativ können Sie das Kontextmenü verwenden, um die Liste der Konten oder die Liste der

Geschäftspartner anzuzeigen.

Beachten Sie, dass Sie mithilfe des Felds „Sachkonto/GP-Name“ nach einem Konto oder

Geschäftspartner suchen können.

Wenn Sie das erste Zeichen des Kundencodes oder -namens kennen, geben Sie dieses an, gefolgt

von einem Sternchen. Drücken Sie anschließend Strg + Tabulator, um eine Liste aller Kundencodes

anzuzeigen, die mit diesem Zeichen beginnen.

Wenn Sie einen Teil des Kundencodes oder -namens kennen, geben Sie zuerst ein Sternchen (*) und

dann den Teil des Codes oder Namens ein. Drücken Sie dann Strg + Tabulator, um eine Liste aller

Datensätze anzuzeigen, die den von Ihnen eingegebenen String enthalten.

Ähnliches gilt für ein Konto: Drücken Sie die Tabulatortaste, um die Kontenliste anzuzeigen.


Journalbuchung – Arbeitsweisen

Bei der Erfassung manueller Journalbuchungen:

▪ Drücken Sie die Tabulatortaste zum Anzeigen der Kontenliste.

▪ Drücken Sie Strg und die Tabulatortaste zum Anzeigen der

Geschäftspartnerliste.

▪ Verwenden Sie das Kontextmenü zum Anzeigen einer der beiden

Listen.

Es ist möglich, nach einem Konto oder einem Geschäftspartner mithilfe eines Teils des Code- oder des

Namensstrings zu suchen:

• *[String] – Um nach einem Namen oder einem Code zu suchen, der diesen String enthält oder

damit endet

• [String]* – Um nach einem Namen oder einem Code zu suchen, der mit diesem String beginnt

▪ Bei der Erfassung von Belegen können Eingabefehler auftreten. Infolgedessen kann eine

vorgenommene Journalbuchung fehlerhafte Informationen enthalten. Zur Korrektur müssen Sie

zunächst die fehlerhafte Journalbuchung stornieren und anschließend den Beleg ordnungsgemäß

erfassen.

▪ Zum Stornieren einer manuellen Journalbuchung wählen Sie Stornieren im Menü Daten oder direkt

im Kontextmenü der Journalbuchung.

▪ Sie können festlegen, wie Stornobuchungen durchgeführt werden sollen:

▪ Als Standardstornobuchung

▪ Als Stornobuchung mit negativen Beträgen

▪ Die gewählte Methode bestimmt außerdem die automatische Stornojournalbuchung, die für

stornierte Belege angelegt wird.


Stornobuchungen

■ Standardstornobuchung

■ Stornobuchungen mit negativen Beträgen

Ursprüngliche Journalbuchung mit Fehler

HabenSollKonto

2050Konto A

2050Konto B

20502050

▪ Die Standardstornobuchung bewirkt, dass das System den fehlerhaften Sollbetrag als Habenbetrag

und den fehlerhaften Habenbetrag als Sollbetrag bucht. Dadurch wird der Kontensaldo korrigiert.

Die Standardstornobuchung führt jedoch dazu, dass die Summen auf der Soll- und der Habenseite

noch größer werden. Das kann irreführend sein.

▪ Auf der linken Seite des Bildes sehen Sie ein Beispiel für eine Journalbuchung mit Fehler und die

entsprechende Stornobuchung. Auf der rechten Seite sehen Sie die Auswirkung der Stornobuchung

auf den Saldo von Konto A. Der Gesamtsaldo ist ausgeglichen, jedoch gab es keine Auswirkungen

auf der Sollseite, und die Habenseite hat sich erhöht.


Stornobuchungen – Standardstornobuchung


HabenSollKonto

2050Konto A

2050Konto B

20502050

Stornojournalbuchung

HabenSollKonto

2050Konto A

2050Konto B

20502050

Saldo Konto [A] – vor Storno

Gesamtsaldo

(H/S)

GesamthabenGesamtsoll

205002050

Saldo Konto [A] – nach Storno

Gesamtsaldo

(H/S)


020502050

Der Standardstorno erhöht die Summe der anderen Seite.

▪ Die Stornobuchung mit negativen Beträgen bewirkt, dass das System den fehlerhaften Sollbetrag

als negativen Sollbetrag und den fehlerhaften Habenbetrag als negativen Habenbetrag bucht.

Dadurch wird nicht nur der Kontensaldo korrigiert, sondern es werden auch die Summen bereinigt.

Dies ist auf dem Bild in der Kontensaldotabelle dargestellt.


Stornobuchungen – Stornobuchungen mit negativen Beträgen

Stornobuchung mit negativen Beträgen setzt die

Summen derselben Seite zurück.


HabenSollKonto

2050Konto A

2050Konto B

20502050

Stornojournalbuchung

HabenSollKonto

-2050Konto A

-2050Konto B

-2050-2050

Saldo Konto [A] – vor Storno

Gesamtsaldo

(H/S)


205002050

Saldo Konto [A] – nach Storno

Gesamtsaldo

(H/S)


000


Stornoeinstellungen

Diese Einstellung ist sowohl für

automatische als auch für manuelle

Journalbuchungen relevant.

Die Art der erforderlichen Stornobuchung (Standard oder mit Negativbeträgen) ist je nach Land

unterschiedlich.

In den Firmendetails (Modul Administration, Menübereich Systeminitialisierung) können Sie einstellen,

welche Art von Stornierung verwendet werden soll. Auf der Registerkarte Basisinitialisierung können

Sie das Kennzeichen Für Storno negativen Betrag erlauben setzen, um die Stornobuchung mit

Negativbeträgen zu aktivieren. Anderenfalls verwendet das System die Standardstornobuchung.

Diese Einstellung ist sowohl für automatische (z.B. Ausgangsrechnung) als auch für manuelle

Journalbuchungen relevant.

84

Wenn Sie eine manuelle Journalbuchung erfassen, können Sie das Ankreuzfeld Umkehren markieren.

Damit können Sie eine Stornotransaktion für die aktuelle Journalbuchung anlegen und das Datum

definieren, an dem die Stornotransaktion angelegt werden soll.

Diese Option kann z.B. verwendet werden, wenn das Unternehmen einen Periodenabschlussbericht

erstellen muss und eine Erlösabgrenzung benötigt.

Wenn das Stornodatum der Transaktion erreicht ist, wird nach der Anmeldung das Fenster Stornierte

Transaktionen angezeigt.

Alternativ können Sie das Fenster Stornierte Transaktionen über das Modul Finanzwesen öffnen.

Ausgeführt wird die Stornotransaktion mit der Drucktaste Ausführen.

Dadurch wird eine neue Transaktion angelegt. Im Feld Bemerkungen dieser Transaktion wird der Text

„(Storno)“ und die Nummer der ursprünglichen Transaktion angezeigt. Die Option Umkehren ist

deaktiviert.

In der ursprünglichen Transaktion ist die Option „Umkehren“ nicht sichtbar und die Bemerkung

„Storniert“ gibt an, dass die Transaktion storniert wurde.

Hinweis:

Stornotransaktionen können nur gebucht werden, wenn das Stornodatum bereits erreicht wurde.

Jede Journalbuchung kann nur einmal storniert werden.


Geplante Stornierung manueller Journalbuchungen


Zusammenfassung


Alle Journalbuchungen werden in der

Journalbuchungsdatei angelegt, darunter:

• Automatische Journalbuchungen, die auf der Grundlage

von Belegen angelegt werden (z.B. Ein- und

Ausgangsrechnungen)

• Manuell angelegte Journalbuchungen

Beim Eingeben von manuellen Journalbuchungen

können Sie im Feld Sachkonto/GP-Code folgende

Tasten drücken:

• Tabulator zum Anzeigen der Kontenliste

• Und Strg + Tabulator zum Anzeigen der Liste der

Geschäftspartner-Stammdaten.

• Oder Sie verwenden das Kontextmenü.

Je nach den Vorgaben in Ihrem Land können Sie

angeben, wie Stornotransaktionen durchzuführen

sind:

• Als Standardstornobuchung

• Als Stornobuchung mit negativen Beträgen

Die geplante Stornierung: • Erfolgt durch die Angabe eines zukünftigen Datums

für die Stornierung in der Journalbuchung.

• Kann so definiert werden, dass das System Sie

automatisch dazu auffordert.

▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:

▪ Alle Journalbuchungen werden in der Journalbuchungsdatei angelegt. Dazu gehören automatische

Journalbuchungen, die auf der Grundlage von Belegen angelegt werden (z.B. Ein- und

Ausgangsrechnungen), und manuell angelegte Journalbuchungen.

▪ Beim Eingeben von manuellen Journalbuchungen können Sie im Feld Sachkonto/GP-Code die

Tabulatortaste drücken, um die Kontenliste anzuzeigen. Oder drücken Sie Strg + Tabulator zum

Anzeigen der Liste der Geschäftspartner-Stammdaten. Denken Sie daran, dass Sie auf die Liste

der Konten oder Geschäftspartner auch aus dem Kontextmenü zugreifen können.

▪ Je nach den Vorgaben in Ihrem Land können Sie angeben, ob Stornobuchungen als

Standardstornobuchung oder als Stornobuchung mit Negativbeträgen ausgeführt werden sollen.

▪ Die geplante Stornierung erfolgt durch die Eingabe eines zukünftigen Datums für die Stornierung in

der Journalbuchung. Die Stornobuchung kann so definiert werden, dass das System Sie

automatisch dazu auffordert.

86

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Kontierungsmuster und Dauerbuchungen

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen zur Lektion zu Kontierungsmustern und Wiederholungsvorlagen.

87


- Ein Kontierungsmuster einrichten und verwenden

- Eine Dauerbuchung einrichten



▪ Ein Kontierungsmuster einrichten und verwenden

▪ Eine Dauerbuchung einrichten

Lernziele



Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.

▪ Die Buchhalterin erzählt Ihnen, dass sie jeden Monat zwei Arten von

Journalbuchungen manuell erfasst.

▪ Bei der ersten handelt es sich um eine Miettransaktion mit einem Festbetrag.

▪ Bei der zweiten handelt es sich um Bonusauszahlungen für die

Vertriebsmitarbeiter. Jeder Mitarbeiter erhält einen festen Prozentsatz des

Monatserlöses.

▪ Sie zeigen ihr die Tools Dauerbuchung und Kontierungsmuster, die den

Prozess effizienter machen können.

▪ Angenommen, Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.

▪ Die Buchhalterin erzählt Ihnen, dass sie jeden Monat zwei Arten von Journalbuchungen manuell

erfasst.

▪ Bei der ersten handelt es sich um eine Miettransaktion mit einem Festbetrag.

▪ Bei der zweiten handelt es sich um Bonusauszahlungen für die Vertriebsmitarbeiter. Jeder

Mitarbeiter erhält einen festen Prozentsatz des Monatserlöses.

▪ Sie zeigen ihr die Tools Dauerbuchung und Kontierungsmuster, die den Prozess effizienter machen

können.

89

In SAP Business One steht Ihnen für regelmäßig auszuführende Journalbuchungen mit festen

Beträgen die Funktion „Dauerbuchungen“ zur Verfügung.

Für Dauerbuchungen wird eine Vorlage unter einem Code und einer Beschreibung gesichert. Sie legen

in dieser Vorlage (u.a.) das Intervall fest, d.h., wie oft die Journalbuchung angelegt werden soll, und bis

zu welchem Datum die Dauerbuchung gültig ist.

Um eine Vorlage vom Typ „Dauerbuchung“ zu definieren, verwenden Sie das Fenster

„Dauerbuchungen“ im Modul „Finanzwesen“.

Das System dupliziert die ursprüngliche Dauerbuchung (Instanz 0) zu jedem Ausführungsdatum und

liefert einen Bericht mit Empfehlungen, welche Transaktionen fällig sind und gebucht werden müssen.

Sobald Sie diese Instanz verwenden und dem System hinzufügen, wird sie gelöscht.

Sie können das System so einrichten, dass alle wiederkehrenden Transaktionen, die am aktuellen

Tagesdatum zur Verarbeitung verfügbar sind, nach der Anmeldung angezeigt werden. Diese

Einstellung nehmen Sie im Fenster Allgemeine Einstellungen unter Systeminitialisierung im Modul

Administration vor. Markieren Sie auf der Registerkarte Dienste das Ankreuzfeld Dauerbuchungen zur

Ausführung anzeigen.

Hinweis: Sie können Dauerbuchungen zum Cashflow hinzufügen. Diese werden im Bericht grün

angezeigt.


Dauerbuchungen

Haben Soll Sachkonto/

GP-Name

Sachkonto/

GP-Nr.

620000 Objektmiete 1000

161000 Girobankkonto 1000

Code: Miete Beschreibung: Mietzahlung

Intervall: Am 10.

Nächste Ausführung: 10.01.2016

Gültig bis

10.12.2021

Monatlich

▪ Beim Einrichten einer Dauerbuchung stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung.

▪ Sie können das Intervall festlegen, also wie oft die Buchung durchgeführt werden soll.

▪ Sie können ein Intervall aus der Intervallliste auswählen.

▪ Zudem können Sie ein Gültigkeitsdatum für die Buchung angeben, das das letzte Datum angibt, an

dem eine Buchung durchgeführt werden kann.

▪ Wenn Sie keine regelmäßigen Buchungen durchführen möchten, können Sie eine Dauerbuchung

auch als Vorlage einrichten, die nach Bedarf verwendet wird.

▪ Sie können diese Dauerbuchung im Voraus anlegen. Setzen Sie den Status auf Noch nicht

ausgeführt, bis Sie mit den Buchungen beginnen müssen. Mit diesem Status können Sie eine

Dauerbuchung auch abschalten.


Optionen für Dauerbuchungen

Intervall: Am 10.

Nächste Ausführung: 10.01.2016

■ Täglich

■ Wöchentlich

■ Monatlich

■ Vierteljährlich

■ Halbjährlich

■ Jährlich

■ Einmalig

Noch nicht

ausgeführt

Vorlage

Intervall-

liste Für manuelle

Journalbuchungen

Vorlagentyp: Dauerbuchung

Inaktiv

Gültig bis

10.12.2021

Monatlich

Für Journalbuchungen, die sich in der Struktur sehr ähnlich sind, können Sie Kontierungsmuster

(Buchungsvorlagen) anlegen.

Um eine Vorlage vom Typ „Prozentsatz“ zu definieren, verwenden Sie das Fenster Kontierungsmuster

im Modul Finanzwesen.

Diese Kontierungsmuster können Kontonummern enthalten. Wenn Sie noch nicht wissen, welches

Konto für eine Zeile verwendet wird, können Sie in diese Zeile auch lediglich eine Kontobeschreibung

eingeben.

Anstelle von Festbeträgen werden hier nur Prozentwerte eingegeben. Diese geben an, wie der

Gesamtbetrag auf die einzelnen Positionen verteilt wird.

Die Abbildung zeigt ein Beispiel für die prozentuale Umlage von Versorgungsaufwendungen (z.B. einer

Stromrechnung) auf die Einzelaufwendungen, aus denen sie zusammengesetzt sind.

Das Kontierungsmuster wird zusammen mit einem Code und einer Beschreibung gesichert.

Wenn Sie dann eine Journalbuchung manuell eingeben, können Sie den Vorlagentyp Prozentsatz und

die entsprechende Vorlage auswählen und einen Betrag in eine der Zeilen eingeben. Die Vorlage

ordnet die Beträge den anderen Zeilen entsprechend den von Ihnen definierten Prozentsätzen zu.

Verwenden Sie die Option Vorl. zurücksetz., um Beträge ohne die automatische Berechnung

einzugeben.


Kontierungsmuster mit Prozentsätzen

Haben %Soll %Sachkonto/

GP-Name

Sachkonto/

GP-Nr.

6320 Versorgungs-

leistungen

25

6321 Strom 75

V550 Stadtwerke 100

Code: Versorger Beschreibung: Rechnungen des Versorgers


Zusammenfassung


Es gibt zwei Arten von Vorlagen für manuelle Journalbuchungen:

Kontierungsmuster mit Prozentsätzen

werden für folgende Zwecke angelegt:

• Für Journalbuchungen mit sehr ähnlicher Struktur

• Zum Auswählen in einer Journalbuchung, die Sie manuell

eingeben

Dauerbuchungen werden für folgende

Zwecke angelegt:

• Für ähnliche Journalbuchungen mit festem Betrag, die

regelmäßig angelegt werden

• Zum Festlegen des Intervalls, d.h., wie oft die Buchung

durchgeführt werden soll

• Zum Anzeigen eines Berichts mit Empfehlungen für zu

buchende, fällige Transaktionen bei der Anmeldung im

System


▪ Es gibt zwei Arten von Vorlagen für manuelle Journalbuchungen.

▪ Für Journalbuchungen, die sich in der Struktur sehr ähnlich sind, können Sie Kontierungsmuster

(Buchungsvorlagen) mit Prozentsätzen anlegen. Dieses Kontierungsmuster können Sie

anschließend in einer manuell angelegten Journalbuchung auswählen.

▪ Dauerbuchungen werden für regelmäßig auszuführende Journalbuchungen mit Festbeträgen

angelegt. Sie können das Intervall dafür festlegen, wie oft die Buchung durchgeführt werden soll.

Das System zeigt bei der Anmeldung im System einen Bericht mit Empfehlungen für zu buchende,

fällige Transaktionen an.

93

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Vorerfasster Beleg

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen bei der Lektion zu vorerfassten Belegen.

94

Am Ende dieser Lektion können Sie den vorerfassten Beleg zum Hinzufügen von Journalbuchungen

verwenden.



▪ Den vorerfassten Beleg zum Hinzufügen von Journalbuchungen verwenden

Lernziele


Unternehmensszenario (1)


▪ Sie unterstützen die Buchhalterin dabei, ihren Arbeitsablauf in SAP Business One zu

implementieren.

▪ Die Buchhalterin fragt Sie, wie sie einen Entwurf einer Journalbuchung sichern kann.

Sie erfasst jeden Monat eine sehr lange Journalbuchung für Gehaltsaufwendungen

und würde den Eintrag gerne jederzeit sichern und schließen können. Sie würde ihn

gerne später wieder öffnen, um weitere Daten hinzuzufügen, bevor er in der

permanenten Journalbuchungsdatei gebucht wird.

▪ Sie zeigen ihr den vorerfassten Beleg.


▪ Sie unterstützen die Buchhalterin dabei, ihren Arbeitsablauf in SAP Business One zu

implementieren.

▪ Die Buchhalterin fragt Sie, wie sie einen Entwurf einer Journalbuchung sichern kann. Sie erfasst

jeden Monat eine sehr lange Journalbuchung für Gehaltsaufwendungen und würde den Eintrag

gerne jederzeit sichern und schließen können. Sie würde ihn gerne später wieder öffnen, um

weitere Daten hinzuzufügen, bevor er in der permanenten Journalbuchungsdatei gebucht wird.

▪ Sie zeigen ihr den vorerfassten Beleg.

96

▪ Nun schauen wir uns anhand eines weiteren Unternehmensszenarios an, wie vorerfasste Belege

verwendet werden.

▪ Ein Student hilft der Buchhalterin bei der Erfassung manueller Journalbuchungen im

Buchhaltungssystem.

▪ Die Buchhalterin erzählt Ihnen, dass sie dankbar für die Hilfe des Studenten ist, die vom Studenten

eingegebenen Journalbuchungen jedoch vor der permanenten Erfassung in der

Journalbuchungsdatei prüfen möchte.

▪ Sie informieren die Buchhalterin über die Verwendung von vorerfassten Belegen.


▪ Ein Student hilft der Buchhalterin bei der Erfassung manueller Journalbuchungen im

Buchhaltungssystem.

▪ Die Buchhalterin möchte die Journalbuchungen vor der permanenten Erfassung in der

Journalbuchungsdatei prüfen.

▪ Beste Option: Vorerfasste Belege

Unternehmensszenario (2)

▪ Mit Blick auf das Anlegen von Journalbuchungen können Sie in SAP Business One in zwei

Schritten vorgehen. Sie können Journalbuchungen zuerst als Entwürfe anlegen, die später

gegebenenfalls korrigiert und gebucht werden können.


Vorerfasste Belege

Vorerfasste Belege anlegen

Korrigieren und aktualisieren

Ein Benutzer legt Einträge in einem vorerfassten Beleg an. Der vorerfasste Beleg ist im Grunde ein

Ordner, in dem Sie mehrere Journalbuchungsentwürfe sichern können.

Sie können nicht ausgeglichene Einträge in einem vorerfassten Beleg sichern, solange sich der

vorerfasste Beleg im Entwurfsmodus befindet.

Dies ist nützlich, wenn Sie Einträge mit vielen Zeilen haben, die Sie zwischendurch sichern möchten,

bevor die Journalbuchung vollständig und ausgeglichen ist.

Da manuelle Journalbuchungen nicht in den Genehmigungsprozess einbezogen werden, können Sie

vorerfasste Belege dazu heranziehen, Journalbuchungen von einem anderen Benutzer prüfen und

bearbeiten zu lassen.


Vorerfasste Belege

Einträge in

vorerfasste

m Beleg



Solange sie noch nicht gebucht wurden, können Sie vorerfasste Belege jederzeit ändern. Sie können

den vorerfassten Beleg aufrufen, notwendige Korrekturen vornehmen und dann den vorerfassten

Beleg buchen.

Sie können einen vorerfassten Beleg oder einen Eintrag aus einem vorerfassten Beleg löschen,

solange er noch nicht gebucht ist.

Für das Arbeiten mit vorerfassten Belegen wählen Sie: Finanzwesen Vorerfasste Belege.


Vorerfasste Belege

Journal-

buchungs-

datei

Einträge in

vorerfasste

m Beleg




Einen vorerfassten Beleg anlegen und buchen

Schritt 1

Schritt 2

Schritt 3

Schritt 4

Das Fenster „Vorerfasste Belege“ umfasst zwei Bereiche:

Die obere Tabelle stellt eine Liste der vorerfassten Belege dar. Wenn Sie einen Belegdatensatz in der

oberen Tabelle auswählen, werden in der unteren Tabelle die Einträge des hervorgehobenen

Buchungsbelegs aufgelistet.

So fügen Sie einen neuen Buchungsbeleg hinzu:

Schritt 1 – Wählen Sie Journalbuchung zu neuem Beleg hinzufügen, um das Fenster Vorerfasste

Journalbuchung zu öffnen.

Schritt 2 – Geben Sie beliebige Daten ein, und wählen Sie Zu Buchungsbeleg hinzufügen. Wenn der

Eintrag noch nicht ausgeglichen ist, gibt das System eine Warnung aus. Sie können den Eintrag

jedoch trotzdem zum Buchungsbeleg hinzufügen.

Vergessen Sie nicht, das Fenster „Vorerfasster Beleg“ nach dem Hinzufügen von Daten zu

aktualisieren.

Schritt 3 – Um einen neuen Eintrag zum selben Buchungsbeleg hinzuzufügen, wählen Sie Eintrag in

bestehender Mappe anlegen.

Sie können auf diese Weise mehrere Einträge zum selben Buchungsbeleg hinzufügen.

Schritt 4 – Wenn es an der Zeit ist, den Buchungsbeleg zu buchen, müssen Sie sicherstellen, dass alle

Einträge ausgeglichen sind, und Mappe buchen wählen.

Der Status des gebuchten Eintrags oder des gebuchten Buchungsbelegs ist Geschlossen. Markieren

Sie das Ankreuzfeld Nur offene Belege, um nur offene Positionen anzuzeigen.

101

Nachdem Sie Einträge in einem vorerfassten Beleg angelegt haben, stehen Ihnen zwei Optionen zum

Buchen dieser Einträge in die Journalbuchungsdatei zur Verfügung:

Im Fenster Vorerfasste Belege oder

Im Bericht: Vorerfasste Belege Wählen Sie Finanzwesen Bericht: Vorerfasste Belege.

Im Bericht Vorerfasste Belege werden die vorerfassten Belege entsprechend ausgewählten Kriterien

angezeigt.

In der Spalte „Gr.-Nr.“ werden die Nummer des vorerfassten Belegs und der jeweilige Eintrag im

vorerfassten Beleg angezeigt.

In der Liste der vorerfassten Belege können Sie die Details zu einem vorerfassten Beleg prüfen und

aktualisieren, indem Sie auf den Verknüpfungspfeil klicken.

Sie können eine bestimmte Journaltransaktionsnummer aus einem vorerfassten Beleg angeben und

nur diesen Eintrag buchen. Dabei bleibt der Status des vorerfassten Belegs offen, während der

betreffende Eintrag geschlossen wird. Anschließend können Sie die anderen Einträge buchen.

Hinweis: Die Möglichkeit, ausgewählte Einträge aus einem vorerfassten Beleg zu buchen, steht nur in

diesem Bericht zur Verfügung, nicht im Fenster Vorerfasste Belege.


Der Bericht „Vorerfasste Belege“

Im Bericht können Sie

Folgendes tun:

▪ Buchungsbelege

anzeigen, bearbeiten oder

buchen

▪ Einen bestimmten Eintrag

aus einem vorerfassten

Beleg buchen


Zusammenfassung

Mit einem vorerfassten Beleg arbeitet man,

wenn Folgendes benötigt wird:

• Ein zweistufiges Verfahren für das Erstellen von

Journalbuchungen

• Erstellen von Journalbuchungen als Entwürfe, die später

korrigiert und gebucht werden

Der Bericht Vorerfasste Belege dient

Folgendem:

• Buchen ausgewählter Einträge aus einem vorerfassten Beleg

▪ Mit vorerfassten Belegen arbeiten Sie, wenn Sie ein zweistufiges Verfahren für das Erstellen von

Journalbuchungen benötigen und um die Journalbuchungen zunächst als Entwürfe anzulegen, die

später korrigiert und gebucht werden können.

▪ Im Bericht „Vorerfasste Belege“ können Sie ausgewählte Einträge aus einem vorerfassten Beleg

buchen.

103

PUBLIC

BuchungsperiodenSAP Business One, Version 9.3

▪ Willkommen bei der Lektion zum Buchungsperiodenprozess.

104

Nach Abschluss dieses Themas können Sie die Definition und Verwaltung von Buchungsperioden

erläutern.



▪ Die Definition und Verwaltung von Buchungsperioden erläutern

Lernziele




▪ Sie erklären der Buchhalterin Frau Neudorf, dass ein erforderlicher Schritt beim Anlegen der

Unternehmensdatenbank die Definition der folgenden Buchungsperioden ist:

▪ der Hauptbuchungsperiode (Geschäftsjahr, i.d.R. das Kalenderjahr)

▪ der Teilperioden im Geschäftsjahr

▪ Einmal im Jahr führt das Unternehmen den Jahresabschluss durch. Für das interne

Controlling werden jedoch zwölf Buchungsperioden (Teilperioden) benötigt.

▪ Sie legen eine neue Unternehmensdatenbank an. Dabei definieren Sie das Geschäftsjahr

als Kalenderjahr und die Teilperioden als Monate.

▪ Frau Neudorf fragt Sie, wie sie einen bestimmten Beleg oder eine Journalbuchung in einer

Buchhaltungs- oder Teilperiode erfassen kann.

▪ Sie erklären ihr, dass SAP Business One auf Grundlage des Buchungsdatums automatisch

ermittelt, zu welcher Buchungsperiode eine Transaktion gehört.

▪ Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers.

▪ Sie erklären der Buchhalterin Frau Neudorf, dass ein erforderlicher Schritt beim Anlegen der

Unternehmensdatenbank die Definition der folgenden Buchungsperioden ist:

▪ Sie definieren die Hauptbuchungsperiode. Dies ist das Geschäftsjahr und entspricht

üblicherweise dem Kalenderjahr.

▪ Danach unterteilen Sie das Geschäftsjahr in Teilperioden.

▪ Sie besprechen mit Frau Neudorf die Finanzprozesse bei OEC Computers. Einmal im Jahr führt

das Unternehmen den Jahresabschluss durch. Für das interne Controlling werden jedoch zwölf

Buchungsperioden (Teilperioden) benötigt.

▪ Sie legen eine neue Unternehmensdatenbank an. Dabei definieren Sie das Geschäftsjahr als

Kalenderjahr und die Teilperioden als Monate.

▪ Frau Neudorf fragt Sie, wie sie einen bestimmten Beleg oder eine Journalbuchung in einer

Buchhaltungs- oder Teilperiode erfassen kann.

▪ Sie erklären ihr, dass SAP Business One auf Grundlage des Buchungsdatums automatisch

ermittelt, zu welcher Buchungsperiode eine Transaktion gehört.

106

Die obige Folie zeigt eine Übersicht des Buchungsperiodenprozesses.

Der Buchungsperiodenprozess besteht aus drei Phasen. In diesem Abschnitt werden die ersten beiden

Phasen des Prozesses, also die Einstellungen und operativen Prozesse erläutert.

In der ersten Phase definieren Sie die Einstellungen für Buchungsperioden. Zunächst legen Sie die

Hauptbuchungsperiode für das Geschäftsjahr fest. Danach legen Sie die Teilperioden im Geschäftsjahr

fest: Jahr, Quartale, Monate oder Tage.

Die zweite Phase besteht aus den operativen Vorgängen. Bei den täglichen Arbeitsabläufen erfassen

Sie Belege und manuelle Journalbuchungen mit einem Buchungsdatum, wodurch diese automatisch

der entsprechenden Teilperiode hinzugefügt werden. Mit den Teilperioden kann der Benutzer die

Buchungen in die jeweilige Teilperiode steuern. So können Sie die Buchungen für jeden Monat

kontrollieren.

Die dritte Phase ist der Periodenabschluss. Für den Abschluss verschieben Sie alle Salden der GuV-

Konten in das Saldovortragskonto und setzen die GuV-Konten auf null. Der Periodenabschluss wird in

einer anderen Lektion beschrieben.


Buchungsperioden – Prozessübersicht

▪ Geschäftsjahr: 2018

Buchungsdatum

Teilperiode

▪ Teilperioden: Monate

▪ 2018-01

▪ 2018-02

▪ 2018-03

▪ …….

▪ Zusätzliche Einstellungen

Perioden-/Jahresabschluss

Wenn Sie eine neue Firmendatenbank anlegen, legen Sie die Buchungsperioden für das erste

Geschäftsjahr an. Basierend auf der von Ihnen gewählten Art der Teilperiode legt SAP Business One

automatisch die Teilperioden an. Folgende Teilperioden stehen zur Auswahl: Jahr, Quartal, Monat und

Tag.

Sie definieren die Teilperioden auf der Basis der Erfordernisse des Unternehmens:

Ein Jahr ist eine Teilperiode.

Quartale ergeben vier Teilperioden.

Monate ergeben zwölf Teilperioden.

Tage können eine beliebige Anzahl von Teilperioden ergeben.

Mithilfe Ihrer Auswahl legt das System automatisch die entsprechende Anzahl Buchungsperioden an.

Teilperioden werden u.a. definiert, damit vergangene Perioden gesperrt werden können und somit kein

Benutzer weitere Buchungen dort vornehmen kann.


Buchungsperioden und Teilperioden definieren

1

23

4

Quartale

12

3

4

567

8

9

10

1112

Monate Tage

Jahr

Geschäfts-

jahr

1

Beachten Sie beim Anlegen neuer Buchungsperioden die folgenden wichtigen Aspekte:

Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur auf den ersten Tag eines Monats fallen. Der Beginn

des Geschäftsjahres wird automatisch auf den ersten Tag des im Feld Buchungsdatum ab

eingegebenen Monats gesetzt.

Es wird empfohlen, die frühesten Buchungsperioden zuerst anzulegen. Die erste Periode

bestimmen Sie anhand der ältesten Daten, die Sie migrieren möchten.

Achten Sie darauf, eine neue Periode im Voraus anzulegen, um Validierungen und mögliche

Änderungen zuzulassen, bevor mit der Arbeit begonnen wird.

Buchungsperioden dürfen sich nicht überschneiden.

Standardmäßig ist das Von-Datum der Tag nach dem Enddatum der letzten vorhandenen

Buchungsperiode und das Bis-Datum ist ein Jahr später.

Die Sachkontenfindung wird nach Periode gesichert und von der vorherigen in die nächste

Periode kopiert. Legen Sie deshalb die älteste Periode zuerst an, machen Sie die grundlegende

Kontenzuordnung in der Sachkontenfindung und legen Sie dann weitere Perioden an. Sie

können die Sachkontenfindung ändern, bevor Sie beginnen, mit einer neuen Periode zu

arbeiten.

Es ist auch möglich, die Kontenfindung während einer Periode zu ändern. Dies wird jedoch nicht

empfohlen, da die Kontenfindung Auswirkungen auf die Finanzberichte hat.

Die entsprechenden Entscheidungen müssen Sie zusammen mit dem Buchhalter des Kunden

treffen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie gesetzlich vorgeschriebene Meldungen und die

Geschäftskonsolidierung.


Besondere Aspekte beim Anlegen von Buchungsperioden

▪ Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur auf den ersten Tag eines

Monats fallen.

▪ Legen Sie zunächst die ältesten Buchungsperioden an.

▪ Legen Sie eine neue Buchungsperiode im Voraus an.

▪ Die Perioden dürfen sich nicht überschneiden.

▪ Die Sachkontenfindung wird nach der Periode gesichert und von

der vorherigen in die nächste Periode kopiert.

▪ Treffen Sie Entscheidungen zusammen mit dem Buchhalter des

Kunden.


Zusammenfassung


Beim Anlegen von Buchungsperioden definieren

Sie Folgendes:

• Die Hauptbuchungsperiode – das Geschäftsjahr, das

üblicherweise dem Kalenderjahr entspricht

• Die Teilperioden im Geschäftsjahr (Jahr, Quartale,

Monate oder Tage)

SAP Business One bestimmt auf der folgenden

Grundlage automatisch, zu welcher Teilperiode

die Transaktion gehört:

• Anhand des Buchungsdatums der Transaktion

Beim Anlegen einer neuen Buchungsperiode ist

Folgendes zu beachten:

• Die in der Lektion genannten besonderen Aspekte

▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt: Beim Anlegen von Buchungsperioden definieren Sie die Hauptbuchungsperiode, d.h. das

Geschäftsjahr, welches in der Regel dem Kalenderjahr entspricht. Die Teilperioden im Geschäftsjahr (Jahr, Quartale, Monate oder Tage). SAP Business One bestimmt auf der Grundlage des Buchungsdatums der Transaktion

automatisch, zu welcher Teilperiode die Transaktion gehört. Beim Anlegen einer neuen Buchungsperiode müssen Sie die in der Lektion genannten

besonderen Aspekte beachten.

110

PUBLIC


Interne Abstimmung

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen bei der Lektion zur internen Abstimmung.

111

In diesem Abschnitt wird die Verwendung des Prozesses der internen Abstimmung bei Sachkonten

und Geschäftspartnern erläutert. Dabei wird sowohl die System- als auch die Benutzerabstimmung

betrachtet.

Sie werden lernen, wie automatische und halbautomatische Systemabstimmungen geprüft werden und

wie interne Abstimmungen manuell durchgeführt werden.



▪ Den Prozess zur internen Abstimmung bei Sachkonten und Geschäftspartnern

anwenden

▪ Systemabstimmungen prüfen

▪ Eine interne Abstimmung (manuell) durchführen

Lernziele


Agenda

▪ Interne Abstimmung

▪ Interne Abstimmung definieren

▪ Systemabstimmungen

▪ Vollständige Abstimmung

▪ Teilabstimmung

▪ Benutzerabstimmung

▪ Benutzerabstimmungsarten

▪ Abstimmungswährung

In dieser Lektion wird die interne Abstimmung anhand des Abstimmungsprozesses bei

Geschäftspartner-Stammdaten erläutert.

Stellen Sie sich vor, Sie führen SAP Business One bei einem neuen Kunden ein: OEC Computers.

Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, fragt Sie nach dem Prozess der internen

Abstimmung. Sie erinnert sich, dass Sie ihr erklärt haben, der Prozess würde u.a. mit dem

Periodenabschluss zusammenhängen.

Frau Neudorf ist erfreut, dass die meisten internen Abstimmungen automatisch von SAP Business One

durchgeführt werden. Bei diesen handelt es sich um Systemabstimmungen.

Automatische Systemabstimmungen können vollständig oder teilweise durchgeführt werden.


Soll Haben


▪ Benutzerabstimmungsarten:

▪ Interner Abstimmungsprozess

Soll Haben▪ Statusangaben bei der Systemabstimmung:

▪ Statusangaben bei der Benutzerabstimmung:

Sie geben Frau Neudorf zwei Beispiele für automatische Abstimmungen:

Zum einen, wenn eine Eingangszahlung auf den Konten der Geschäftspartner-Stammdaten auf

einer Ausgangsrechnung (oder einer Gutschrift auf einer Ausgangsrechnung) basiert.

Zum anderen werden Sachkonten ausgeglichen, wenn Sie einen Scheck einzahlen, der für eine

Eingangszahlung erfasst wurde.

Sie erklären Frau Neudorf, dass SAP Business One auch Teilsystemabstimmungen durchführt, z.B.

wenn ein Kunde eine Teilzahlung für eine Ausgangsrechnung leistet.


Soll Haben


▪ Statusangaben bei der Systemabstimmung:

▪ Vollständig

▪ Teilweise


▪ Statusangaben bei der Benutzerabstimmung:


Soll Haben

In manchen Fällen wird Frau Neudorf interne Abstimmungen jedoch selbst durchführen. Hier handelt

es sich um Benutzerabstimmungen.

Beispiel: OEC Computers bezahlt einen Lieferanten im Voraus und erhält die Eingangsrechnung

später. Frau Neudorf muss dann die Lieferantenstammdaten intern abstimmen und die Zahlung mit

den Transaktionen der Eingangsrechnung abgleichen.

Frau Neudorf kann eine Benutzerabstimmung auf eine der drei folgenden Abstimmungsarten

durchführen:

Manuell

Automatisch

Halbautomatisch


Soll Haben



▪ Vollständig

▪ Teilweise


▪ Manuell

▪ Automatisch

▪ Halbautomatisch▪ Statusangaben bei der Benutzerabstimmung:


Soll Haben

Genau wie Systemabstimmungen können auch Benutzerabstimmungen vollständig oder teilweise

erfolgen.


Soll Haben



▪ Vollständig

▪ Teilweise


▪ Manuell

▪ Automatisch

▪ Halbautomatisch▪ Statusangaben bei der Benutzerabstimmung:

▪ Voll

▪ Teilweise


Soll Haben

Betrachten Sie das Unternehmensszenario: OEC Computers bezahlt einen Lieferanten im Voraus und

erhält die Eingangsrechnung später.

Wenn Frau Neudorf den Kontensaldo des Lieferanten betrachtet, stellt sie fest, dass dieser die im

Voraus getätigte Ausgangszahlung und die Transaktionen der Eingangsrechnung widerspiegelt.

Warum muss sie trotzdem die Lieferantenstammdaten intern abstimmen?


Vertiefungsfrage:

Interner Abstimmungsprozess

▪ Wenn Frau Neudorf den Kontensaldo des Lieferanten betrachtet, stellt sie fest, dass dieser die im Voraus

getätigte Ausgangszahlung und die Transaktionen der Eingangsrechnung widerspiegelt.

▪ Warum muss sie trotzdem die Lieferantenstammdaten intern abstimmen?

Wenn keine Abstimmung durchgeführt wird, zeigt das System beim Anlegen einer neuen

Ausgangszahlung für den Lieferanten die Eingangsrechnung weiterhin mit dem Status „Offen“ an.

Ein weiterer Grund für die Abstimmung ist die Auswirkung auf Berichte, z.B. fällige oder zweifelhafte

Forderungen. Wenn Frau Neudorf keine Abstimmung mit der Ausgangszahlungstransaktion durchführt,

wird die Eingangsrechnung in diesen Berichten weiterhin mit dem Status „Offen“ angezeigt.


Vertiefungsfrage:

Interner Abstimmungsprozess

▪ Die Eingangsrechnung muss für folgende Belege als geschlossen angezeigt werden:

▪ die Ausgangszahlung

▪ Berichte wie fällige und zweifelhafte Forderungen

▪ Wenn Frau Neudorf den Kontensaldo des Lieferanten betrachtet, stellt sie fest, dass dieser die im Voraus

getätigte Ausgangszahlung und die Transaktionen der Eingangsrechnung widerspiegelt.

▪ Warum muss sie trotzdem die Lieferantenstammdaten intern abstimmen?


Agenda





▪ Teilabstimmung




Wir beginnen mit der Systemabstimmung, wie sie bei der täglichen Arbeit auftritt.

Unter einer internen Abstimmung versteht man den Abgleich und die Verrechnung von offenen

Habenposten mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos (daher „intern“). Dies ist notwendig bei

Konten, auf denen ein Geschäftsprozess erst dann vollständig abgeschlossen ist, wenn jedem

Habenbetrag ein entsprechender Sollbetrag gegenübersteht:

Bei Debitorenkonten muss einer Forderung (Soll) ein Zahlungseingang (Haben) folgen.

Bei Lieferantenkonten muss einer Verbindlichkeit (Haben) ein Zahlungsausgang (Soll) folgen.


Interne Abstimmung definieren

Interne Abstimmung:

Abgleich und Verrechnung

offener Habenposten

mit offenen Sollposten

innerhalb eines Kontos.

Soll Haben Soll Haben

Im Folgenden wird die Systemabstimmung erläutert.

Die Systemabstimmung wird automatisch ausgeführt. Im Folgenden stellen wir ein paar Beispiele vor:

Wenn Sie eine Zahlung mit einer Rechnung verrechnen, eine Gutschrift für eine Rechnung anlegen

oder einen Beleg stornieren, wird die ursprüngliche Journalbuchung mit der Stornierung abgestimmt.

Wenn Sie einen Scheck einzahlen, wird die Journalbuchung der Zahlung mit den Einzahlungen für die

Verrechnungskontozeile abgestimmt.

Meistens also müssen Sie interne Abstimmungen im System nicht eingeben und durchführen.

Wie bereits erwähnt, kann das System Transaktionen entweder vollständig oder teilweise abstimmen.

Im Folgenden werden beide Möglichkeiten erörtert.


Systemabstimmungen

Soll HabenStatusangaben bei der

Systemabstimmung:

– Vollständig

– Teilweise

Soll Haben

Wenn Sie eine Zahlung für einen Kunden oder Lieferanten buchen, versucht das System automatisch,

eine vollständige Abstimmung durchzuführen.

Das System gleicht die Geschäftszeile in der Journalbuchung der Zahlung mit der oder den von Ihnen

ausgewählten Rechnungen ab und schließt die Transaktionen.

Zudem schließt das System alle ausgewählten Gutschriften und andere in der Zahlung ausgewählte

Transaktionen.

In der Grafik wird der Verlauf einer vollständigen Systemabstimmung für eine Ausgangszahlung an

einen Lieferanten gezeigt. Links wird die Eingangsrechnung mit der dazugehörigen Journalbuchung

angezeigt. Rechts wird die Ausgangszahlung für die Rechnung angezeigt. Nachdem die Rechnung

bezahlt wurde, führt das System automatisch eine interne Abstimmung im Lieferantenstammsatz

durch.

In diesem Beispiel wird nur eine Rechnung angezeigt, die Zahlung könnte aber auch für mehrere

Rechnungen erfolgt sein. Das System führt in diesem Fall trotzdem eine automatische Abstimmung

durch.

Bei Zahlungen, die mit dem Zahlungsassistenten oder der Kontoauszugsverarbeitung getätigt wurden,

schlägt das System automatisch Zahlungen mit Rechnungen oder Gutschriften vor, die den von Ihnen

angegebenen Kriterien (z.B. Fälligkeitsdatum und Betrag) entsprechen. Teilweise werden diese auch

automatisch abgeglichen.


Systemabstimmung – vollständige Abstimmung

Ausgangszahlung auf Basis einer

(oder mehrerer)

Eingangsrechnung(en)

Soll Haben

Bankkonto 202

Lieferant 202

Eingangsrechnung

Soll Haben

Lieferant 202

Aufwands-/

Verrechnungs-

konto

202

Automatische interne

Abstimmung in den

Lieferantenstammdaten

1 2

2

Sie können bei der Veranlassung von Ein- oder Ausgangszahlungen Transaktionen auch teilweise

abstimmen.

Eine Teilabstimmung wird durchgeführt, wenn ein Zahlungsbetrag nicht mit dem Betrag der

ausgewählten Transaktionen übereinstimmt.

Beispiel: Ein Kunde zahlt einen Teilbetrag des fälligen Betrags. Wenn eine Teilzahlung erfolgt, passt

das System den fälligen Saldo entsprechend an und stimmt die Rechnung teilweise ab.

Wenn der Restsaldo der Rechnung gezahlt wird, erfolgt die vollständige Abstimmung der Rechnung

und der fällige Saldo wird auf null gesetzt.


Systemabstimmung – Teilabstimmung

Soll Haben

Bankkonto 100

Lieferant 100

Soll Haben

Lieferant 202

Aufwands-/

Verrechnungs-

konto

202

Fälliger Saldo: Haben = 102 2Fälliger Saldo im Bericht „Fälligkeit

Lieferantenverbindlichkeiten“

Ausgangszahlung auf Basis einer

(oder mehrerer)

Eingangsrechnung(en)

Eingangsrechnung

Automatische interne

Abstimmung in den

Lieferanten-

stammdaten

1 2

SAP Business One stimmt automatisch die folgenden Interimskonten ab:

WE/RE-Verrechnungskonto, Aufwandsverrechnungskonto und Transitbestandskonto

Ware-in-Arbeit-Bestandskonto

In einigen Lokalisierungen: Konto für latente Steuern (relevant für: Costa Rica, Frankreich,

Guatemala, Italien, Mexiko, Österreich, Spanien und Südafrika)

Anzahlungsinterimskonto und Anzahlungsverrechnungskonto

Schauen wir uns das Beispiel für das WE/RE-Verrechnungskonto an:

Wenn Ihr Unternehmen mit dem kontinuierlichen Bestandsführungssystem arbeitet, stimmen Sie

normalerweise das WE/RE-Verrechnungskonto ab. Auf ein WE/RE-Verrechnungskonto erfolgt eine

Gutschrift, wenn Sie einen Wareneingang veranlassen, und bei einer Eingangsrechnung wird es

belastet. Diese Abstimmung wird vom System auf diesem Interimskonto durchgeführt.


Systemabstimmung von Interimskonten

EingangsrechnungWareneingangWE/RE-Verrechnungs-

kontoGutgeschrieben Belastet


Agenda





▪ Teilabstimmung




Als Nächstes geht es darum, wie der Benutzer den Abstimmungsprozess durchführen kann.

In den folgenden Fällen würden Sie zum Beispiel eine Benutzerabstimmung durchführen:

Sie erhalten eine Zahlung von einem Kunden, vergessen aber bei der Zahlungsverarbeitung, die

Rechnung auszuwählen. In diesem Fall erfolgt eine Akontozahlung anstatt einer Zahlung für eine

bestimmte Rechnung.

Wenn die Zahlung als Akontozahlung gebucht wird, weil keine Rechnungen ausgewählt wurden,

bleiben sowohl die Zahlung als auch die Rechnung offen und sind deshalb nicht abgestimmt.

Ein weiteres Beispiel für eine Akontozahlung: Sie haben mit dem Kunden eine Vereinbarung getroffen,

dass dieser monatlich einen festen Betrag zahlt, unabhängig von den tatsächlichen

Rechnungsbeträgen. Auch in diesem Fall werden die Rechnungen nicht abgestimmt, da sie nicht

ausgewählt wurden.

In solchen Fällen müssen Sie das Geschäftspartnerkonto mit der Funktion Abstimmung abstimmen.

Dies ist eine Benutzerabstimmung.

Um eine interne Abstimmung für einen Geschäftspartner durchzuführen, wählen Sie die Option

Abstimmung im Bereich Interne Abstimmung des Moduls Geschäftspartner.

Sie können eine Benutzerabstimmung auch auf einem Sachkonto durchführen, zum Beispiel bei

speziellen Szenarios mit Eröffnungssalden und beim Arbeiten mit transitorischen Abgrenzungskonten.

Das Fenster Abstimmung für Sachkonten befindet sich im Bereich Interne Abstimmung des Moduls

Finanzwesen.


Ausgewählt Herkunft Buchungsdatum Betrag Fälliger Saldo Abzustimmender Betrag

RE 10.07 1000,00 1000,00 1000,00

RE 17.08 2000,00 2000,00 1500,00

BL 24.08 (1000,00) (1000,00) (1000,00)

BL 24.08 (1500,00) (1500,00) (1500,00)

RE 01.09 3000,00 3000,00

Benutzerabstimmung – Manuell

Geschäftspartnerkonto

In diesem Beispiel: Kundenstammdaten

Manuelle interne Abstimmung in den Kundenstammdaten

0,00

Sie können eine Benutzerabstimmung auf eine der drei folgenden Abstimmungsarten durchführen:

manuell, automatisch oder halbautomatisch.

Die manuelle Abstimmung eignet sich für eine kleine Anzahl von Transaktionen oder für Fälle, in

denen Teilabstimmungen erforderlich sind oder wenn Transaktionen auf mehrere Geschäftspartner

gebucht werden.

Die automatische Abstimmung wird für die Abstimmung von vielen Transaktionen oder einer Reihe von

Geschäftspartnern basierend auf benutzerdefinierten Parametern und Prioritäten verwendet.

Die halbautomatische Abstimmung verwenden Sie für die manuelle Abstimmung von Transaktionen

basierend auf Empfehlungen von SAP Business One.

Die Option „Mehrere GP“ wird nur angezeigt, wenn die Abstimmungsart „Manuell“ gewählt ist. Mit

dieser Option können die Transaktionen mehrerer Geschäftspartner abgestimmt werden.

Beispiel: Wenn ein bestimmter Geschäftspartner sowohl Kunde als auch Lieferant ist und deshalb zwei

Geschäftspartner-Stammdatensätze hat, können Sie in einigen Lokalisierungen die für die beiden

Geschäftspartner-Stammdatensätze angelegten Transaktionen abstimmen.


Soll Haben

Benutzerabstimmungsarten


▪ Manuell

▪ Automatisch

▪ Halbautomatisch

Soll Haben


Abstimmung mehrerer Geschäftspartner

Ein verbundener

Geschäftspartner

Es ist möglich, mehrere Geschäftspartner miteinander abzustimmen.

Eines der üblichen Szenarien bei der Abstimmung mehrerer Geschäftspartner ist die Abstimmung

zwischen einem verbundenen Kunden und Lieferanten. In diesem Szenario gibt es einen Lieferanten,

der auch Kunde des Unternehmens ist. In diesem Fall möchte das Unternehmen die Verbindlichkeiten

gegenüber dem Lieferanten mit dem offenen Saldo des Kunden abstimmen.

Wenn Sie das Ankreuzfeld Verbundene GP berücksichtigen markieren und den Geschäftspartner

wählen, fügt das System automatisch den verbundenen Geschäftspartner zum Fenster

„Auswahlkriterien“ hinzu.

Auf dem Bild ist das Fenster GP-interne Abstimmung – Auswahlkriterien zu sehen, und das Feld

Verbundene GP berücksichtigenist markiert. In der Tabelle sind die Datensätze des Kunden Maxi Teq

und des verbundenen Lieferanten Maxi Teq ausgewählt. Wenn Sie Abstimmen auswählen, werden

sowohl offene Ausgangsrechnungen als auch offene Eingangsrechnungen angezeigt. Nun ist es

möglich, den offenen Saldo der Eingangsrechnungen mit den Ausgangsrechnungen zu verrechnen.

Weitere Informationen dazu, wie Sie einen Kunden mit einem Lieferanten verbinden, finden Sie in der

Lektion Kunden und Kundengruppen.

Beachten Sie, dass Sie auch mehrere Geschäftspartner miteinander abstimmen können, die nicht

verbunden sind. Wählen Sie einfach die relevanten Geschäftspartner in der Tabelle im Fenster

„Auswahlkriterien“.

129


Abstimmung mehrerer Geschäftspartner – Journalbuchung

Jede Abstimmung zwischen zwei oder mehr Geschäftspartnern (sowohl zwischen verbundenen als

auch zwischen nicht verbundenen) generiert eine automatische Journalbuchung.

Durch die Journalbuchung wird der Datensatz des Geschäftspartners ausgeglichen.

Das Bild zeigt die Journalbuchung, die angelegt wurde, als die Ausgangsrechnung mit der

Eingangsrechnung abgestimmt wurde.

Dies ist ein einfaches Beispiel, in dem die abgestimmten Beträge übereinstimmen. Der Kunde erhält

eine Gutschrift, und der Lieferant wird belastet.

130

Eine interne Abstimmung erfolgt in einer bestimmten Währung – der Kontowährung.

Dies ist sowohl für die System- als auch für die Benutzerabstimmung und sowohl für Geschäftspartner

als auch für Sachkonten relevant.

Wenn als Währung des betreffenden Geschäftspartners Hauswährung oder Alle Währungen

festgelegt ist, ist die Abstimmungswährung die Hauswährung. Wenn eine der Fremdwährungen für

den Geschäftspartner festgelegt wurde, ist die Abstimmungswährung diese Fremdwährung.

Im dargestellten Beispiel ist die Hauswährung des Unternehmens Britisches Pfund und Maxi-Teq ist

ein inländischer Kunde, für den Britisches Pfund als Geschäftspartnerwährung definiert ist. Deshalb

ist die Abstimmungswährung die Hauswährung, also Britisches Pfund.


Abstimmungswährung

GP-Währung

SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: der Hauswährung und

der Systemwährung.

Bei der Hauswährung handelt es sich um die Währung, zu deren Verwendung ein Unternehmen bei

der Buchhaltung gesetzlich verpflichtet ist. Im aktuellen Beispiel: Britisches Pfund.

Die Systemwährung kann von der Hauswährung abweichen und ist vor allem für Niederlassungen

global agierender Unternehmen von Nutzen, wenn in der Unternehmenszentrale eine andere Währung

verwendet wird als in den Niederlassungen, z.B. Britisches Pfund in der Niederlassung und US-

Dollar in der Zentrale.

Alle Betragsspalten im Fenster Interne Abstimmung zeigen den aktualisierten Betrag sowohl in der

Hauswährung als auch in der Systemwährung an. Sie können festlegen, welcher Betrag abgestimmt

wird.

Alle internen Abstimmungen (System und Benutzer) müssen in der Systemwährung und der

Hauswährung ausgeglichen sein.

Wenn sie in keiner der beiden Währungen ausgeglichen sind, legt das System eine

Ausgleichstransaktion an, die dafür sorgt, dass die interne Abstimmung in der Systemwährung und der

Hauswährung ausgeglichen ist.

In diesem Beispiel ist die Abstimmung zwischen der Rechnung und der Eingangszahlung in der

Hauswährung ausgeglichen. Sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite stehen 500 Britische

Pfund und der Saldo ist null. In der Systemwährung jedoch gibt es einen Saldo von 10 US-Dollar

aufgrund von Kursdifferenzen zwischen dem Rechnungs- und dem Zahlungsdatum. Das System hat

automatisch eine Ausgleichstransaktion angelegt, um die Systemwährung auszugleichen.


Abstimmungswährung


Ausgleichstransaktionen in der internen Abstimmung

✓ Eine Differenz in der Hauswährung,

wenn eine Fremdwährung beteiligt ist

Bei der Abstimmung prüft das System,

ob Folgendes vorliegt:

✓ Eine Differenz in der Systemwährung,

wenn die Hauswährung des Unter-

nehmens von der Systemwährung

abweicht

Das System legt Folgendes automatisch an:

➢ Eine Journalbuchung für

die Wechselkursdifferenz

(in HW und SW)

➢ Eine Journalbuchung für die

Umrechnungsdifferenz

(nur in SW)

Es gibt zwei Arten von Ausgleichstransaktionen:

▪ Wechselkursdifferenz – Diese Journalbuchung wird automatisch angelegt, wenn Transaktionen in

einer Fremdwährung abgestimmt werden und sich der Hauswährungsbetrag zwischen den

abgestimmten Transaktionen aufgrund unterschiedlicher Wechselkurse für die Fremdwährung

unterscheidet. Beispiel: Eine Zahlung wird einen Monat nach der Rechnungsstellung erfasst.

▪ Umrechnungsdifferenz – Diese Journalbuchung wird automatisch angelegt, wenn die

Systemwährung von der Hauswährung abweicht und sich die Systemwährung zwischen den

abgestimmten Transaktionen unterscheidet.

133

Sie müssen Konten für realisierte Wechselkurs- und Umrechnungsdifferenzen im Fenster

Kontenfindung Sachkonten auf den Registerkarten Verkauf, Einkauf und Allgemein festlegen.

Sie können nicht abgestimmte Umrechnungsdifferenztransaktionen zum Fenster Interne Abstimmung

hinzufügen, indem Sie die Option Transaktionen mit ausschließlich Systemwährung anzeigen wählen.

Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, werden alle zusätzlichen Transaktionen hinzugefügt, die nur

in der Systemwährung einen fälligen Saldo aufweisen. Dadurch kann im Fenster Interne Abstimmung

der vollständige offene Saldo in der Systemwährung angezeigt werden.

Weitere Themen rund um die Hauswährung und die Systemwährung werden in der Lektion zu

Währungen behandelt.


Abstimmungswährung

Das System weist allen manuell, automatisch oder halbautomatisch abgeschlossenen internen

Benutzerabstimmungen eine eindeutige Abstimmungsnummer zu.

Für Systemabstimmungen, z.B. Abstimmungen während der Zahlungsverarbeitung, wird ebenfalls eine

eindeutige Nummer vom System zugeordnet und gesichert.


Eindeutige Bezeichner

▪ Eindeutige Bezeichner für interne Abstimmungen:

▪ Benutzerabstimmungen:

manuell, automatisch oder halbautomatisch


Soll Haben Soll Haben

Mit der Funktion Frühere Abstimmungen verwalten können Sie eine Benutzerabstimmung überprüfen

oder zurücksetzen.

Diese Funktion lässt die Stornierung von Abstimmungsbuchungen nicht zu. Sie nimmt lediglich die

Abstimmung zurück und lässt die Buchung stehen. Wenn Sie diese Buchungen stornieren möchten,

müssen Sie dies auf dem üblichen Weg im Hauptbuch tun. Wählen Sie hierzu in der

Journalbuchungsanzeige Daten Stornieren.

Um Benutzerabstimmungen für Geschäftspartner oder Sachkonten zurückzusetzen, wählen Sie die

Option Frühere Abstimmungen verwalten im Bereich Interne Abstimmungen des Moduls

Geschäftspartner bzw. Finanzwesen.


Frühere Abstimmungen verwalten

Konto

2000 5000

3000 2000

Benutzerabstimmung

zurücksetzen

Konto

2000 5000

3000 2000




Der Begriff interne Abstimmung bedeutet: • Abgleich und Verrechnung von offenen Habenposten

mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos (daher

intern)

Für Kreditorenkonten gilt: • Verbindlichkeiten (Haben) werden mit einer

Ausgangszahlung (Soll) abgestimmt.

Es gibt zwei Arten von internen Abstimmungen: • Systemabstimmung

• Benutzerabstimmung

Beide Arten (System- und Benutzerabstimmung)

können folgende Status aufweisen:

• Vollständig

• Teilweise

Benutzerabstimmungsarten: • Manuell (mit der Option Mehrere GP)

• Automatisch

• Halbautomatisch


▪ Unter einer internen Abstimmung versteht man den Abgleich und die Verrechnung von offenen

Habenposten mit offenen Sollposten intern innerhalb eines Kontos.

▪ Verbindlichkeiten (Haben) werden bei Kreditorenkonten mit einer Ausgangszahlung (Soll)

abgestimmt. Bei Debitorenkonten wird eine Forderung (Soll) mit einem Zahlungseingang (Haben)

abgestimmt.

▪ Bei einer internen Abstimmung kann es sich um eine Systemabstimmung oder eine

Benutzerabstimmung handeln.

▪ Sowohl bei der System- als auch bei der Benutzerabstimmung gibt es zwei Status: vollständig und

teilweise.

▪ Es gibt drei Arten von Benutzerabstimmungen: manuell, automatisch und halbautomatisch. Bei der

manuellen Abstimmung gibt es eine Option zum Abstimmen mehrerer Geschäftspartner

miteinander.

137



Eine interne Abstimmung wird in einer bestimmten

Währung durchgeführt:

• Hauswährung (GP/Konto = Hauswährung oder

alle Währungen)

• Fremdwährung (GP/Konto = Fremdwährung)

SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei

parallelen Währungen:

• der Hauswährung und

• der Systemwährung.

Alle internen Abstimmungen (System und Benutzer)

müssen ausgeglichen sein:

• in der Hauswährung und

• in der Systemwährung.

Das System weist jeder internen Abstimmung eine

eindeutige Abstimmungsnummer zu. Dies gilt für:

• Systemabstimmung

• Benutzerabstimmung

Die Funktion Frühere Abstimmungen verwalten

ermöglicht Folgendes:• Benutzerabstimmung überprüfen oder

zurücksetzen

▪ Eine interne Abstimmung wird in einer bestimmten Währung durchgeführt. Diese kann entweder die

Hauswährung oder eine Fremdwährung sein. Die Hauswährung wird verwendet, wenn für das

Geschäftspartnerkonto die Hauswährung oder „Alle Währungen“ eingestellt ist. Wenn für den

Geschäftspartner eine Fremdwährung eingestellt ist, wird diese Währung für die Abstimmung

verwendet.

▪ SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: der Hauswährung

und der Systemwährung.

▪ Alle internen Abstimmungen, seien es System- oder Benutzerabstimmungen, müssen sowohl in der

Hauswährung als auch in der Systemwährung ausgeglichen sein.

▪ Das System weist jeder internen Abstimmung, egal ob System- oder Benutzerabstimmung, eine

eindeutige Abstimmungsnummer zu.

▪ Mit der Funktion „Frühere Abstimmungen verwalten“ können Sie eine Benutzerabstimmung

überprüfen oder zurücksetzen.

138

PUBLIC


Zahlungen verarbeiten

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen bei der Lektion zum Verarbeiten von Zahlungen.

139

Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:

Die Schritte des Zahlungsprozesses aufzählen und in SAP Business One durchführen. Dazu

gehören folgende Einzelschritte: Eingangszahlungen, Ausgangszahlungen und Einzahlungen.

Die Auswirkungen der einzelnen Schritte auf die betroffenen Sachkonten erläutern

Das jeweilige Zahlungsszenario auf der Basis von Entscheidungen, die zusammen mit dem

Buchhalter des Kunden getroffen wurden, an Kundenanforderungen und Lokalisierung anpassen



▪ Die Schritte des Zahlungsprozesses auflisten und in SAP Business One durchführen

▪ Die Auswirkungen der einzelnen Schritte auf die betroffenen Sachkonten erläutern

▪ Das jeweilige Zahlungsszenario an Kundenanforderungen und Lokalisierung anpassen

Lernziele

Betrachten wir zuerst einen typischen manuellen Zahlungsprozess:

Ihre Kunden zahlen ihre Verbindlichkeiten (offene Ausgangsrechnungen) entsprechend den zuvor

vereinbarten Zahlungsbedingungen: Geldbasis, Raten, Netto 30 usw.

In unserem Unternehmensszenario verarbeitet die Buchhalterin Frau Neudorf bei OEC Computers

jeden Nachmittag die Eingangszahlungen.

Sie prüft das Bankkonto des Unternehmens online auf Eingangszahlungen durch Überweisungen von

Kunden.

In SAP Business One sieht sie auf den Kreditkartenkonten (Visa und Master Card) nach, welche

Eingangszahlungen im Laufe des Tages in der Filiale und im Kundenservice-Center erfasst wurden.

Sie gibt in SAP Business One eine Kreditkarteneinzahlung ein und erfasst damit die von Visa und

Master Card auf das Unternehmenskonto überwiesenen Zahlungen.

Beachten Sie, dass in diesem Unternehmensszenario der manuelle Zahlungsprozess erläutert wird.

Zur Erinnerung: Mit den Optionen Zahlungsassistent und Kontoauszugsverarbeitung können Sie

Eingangs- und Ausgangszahlungen auch automatisch und halbautomatisch anlegen.

Informationen über das Anlegen von Zahlungen im Stapel finden Sie im Kurs zum

Zahlungsassistenten.


Eingangszahlungen verarbeiten:


Eingangszahlung

Einzahlung

Bankkonto

▪ Für Eingangszahlungen gibt es vier mögliche Zahlungsmethoden. Wir schauen uns zuerst die drei

Zahlungsmethoden an, die in der Regel zwei Schritte umfassen: Bar, Scheck und Kreditkarte.

▪ Bei jeder Zahlungsmethode gilt: Wenn Sie eine Eingangszahlung über den gesamten Betrag

erfassen, wird die offene Rechnung auf dem Debitorenkonto geschlossen.

▪ Zahlungen in bar, per Scheck und per Kreditkarte werden auf ein Verrechnungskonto oder

Zwischenkonto gebucht.

▪ Beachten Sie, dass bei der US-amerikanischen Lokalisierung der Begriff „Clearing“ für ein solches

Konto verwendet wird. In anderen Lokalisierungen können die folgenden Begriffe verwendet

werden: temporäres Konto, Verrechnungskonto oder Zwischenkonto. Die Verrechnungskonten

müssen bei der Einrichtung vordefiniert werden.

▪ Im gezeigten Beispiel sehen wir links eine Eingangszahlung über 105, die zur folgenden

automatischen Journalbuchung führt:

▪ Sollbuchung auf ein Verrechnungskonto: Kassenbestand/Kreditkartenzahlungen/eingegangene

Schecks.

▪ Habenbuchung auf das Debitorenkonto.

▪ Externe Werkzeuge wie ein Point-of-Sale-System und die Autorisierung von

Kreditkartentransaktionen können in den Standardprozess integriert werden.

▪ Das System entnimmt das Kassenkonto und das Konto für erhaltene Schecks dem Fenster

Kontenfindung Sachkonten.

▪ Das Kreditkartenkonto ist im Bereich für die Bankendefinition (Modul Administration) im

Definitionsfenster für Kreditkarten im Feld Sachkonto hinterlegt.

▪ Rechts sehen wir die zweite Buchung aus einem Einzahlungsbeleg, mit dem Beträge vom

Verrechnungskonto auf das Hausbankkonto überwiesen und der Verrechnungsvorgang auf dem

Verrechnungskonto durchgeführt wird.


Eingangszahlungen –

Zahlungsmethoden „Scheck“, „Kreditkarte“ und „Bar“

Soll Haben

Verrechnungskonto:

Scheck/Kreditkarte/

Bar

105

Kunde 105

Eingangs-

zahlungEinzahlungVerrechnungs-

kontoBank-

konto

Soll Haben

Verrechnungskonto:

Scheck/Kreditkarte/

Bar

105

Bankkonto 105

Ausgangs-

rechnung


Zahlungsmethoden:

▪ Barzahlung

▪ Scheck

▪ Kreditkarte

Eine andere Zahlungsmethode ist die Überweisung.

Wenn ein Kunde per Überweisung zahlt, wird für die Transaktion KEIN Verrechnungskonto benötigt.

Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank.

Hier sehen wir die Sollbuchung auf das Hausbankkonto und die Habenbuchung auf das

Debitorenkonto.



Zahlungsmethode „Überweisung“

Eingangszahlungen –Zahlungsmethoden:

▪ Überweisung

Eingangs-

zahlung

Soll Haben

Bankkonto 105

Kunde 105

Ausgangs-

rechnung

Bank-

konto

Die Fenster für Eingangs- und Ausgangszahlungen sind nahezu identisch. Das Fenster ist in folgende

Bereiche unterteilt:

Belegkopf (oben)

Bereich zur Auswahl von offenen Rechnungen, Gutschriften und Journalbuchungen sowie zur

Zuordnung der Zahlungsbeträge (in der Mitte)

Bereich zur Eingabe von Bemerkungen und zum Anzeigen von Summen (unten)


Struktur eines Zahlungsbelegs

Zahlungsbelegkopf

Offene Rechnungen,

Gutschriften und

Journalbuchungen

Summen, Bemerkungen

Eingangszahlung/Ausgangszahlung

Im mittleren Bereich wählen Sie aus der Tabelle offene Transaktionen für die Zahlung aus. Dazu

setzen Sie das Häkchen in der Spalte Ausgewählt.

Das System bietet Werkzeuge, mit denen Sie die Art der angezeigten Belege einfach erkennen können

und die Sie bei der Auswahl unterstützen.


Zahlungsbetrag festlegen

Akontozahlung 25

185

Offener Saldo 25

Fälliger Gesamtbetrag

-98JB-98-98*1 von 1204

AG

RE

RE

Beleg-

art

-20-20-20*1 von 1202

982 %1001002 von 2101

180180200*

Gesamt-

zahlungsbetrag

1 von 2

Fälliger SaldoSumme*RatenBeleg

Ausge-

wählt

101

Skonto

Ein Sternchen (*) hinter dem Rechnungsdatum zeigt an, dass die Rechnung fällig ist. Das

Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum oder ist mit diesem

identisch.

Der Skontoprozentsatz ist der für den Geschäftspartner definierte Skonto in Prozent und richtet sich

nach dem Zahlungseingangsdatum und dem Rechnungsdatum. Bei Bedarf können Sie diesen ändern.

▪ In der Spalte Gesamtzahlungsbetrag wird der Betrag angezeigt, der auf einer Rechnung aussteht.

Das System schlägt den fälligen Saldo als zu zahlenden Betrag vor. Ändern Sie diesen Betrag,

wenn nur ein Teil des Rechnungsbetrags zu zahlen ist.



Akontozahlung 25

185

Offener Saldo 25


-98JB-98-98*1 von 1204

AG

RE

RE

Beleg-

art

-20-20-20*1 von 1202

982 %1001002 von 2101

180180200*1 von 2

Gesamt-

zahlungsbetrag

SkontoFälliger SaldoSumme*RatenBeleg

Ausge-

wählt

101

In der Spalte „Belegart“ wird Ihnen der Ursprungsbeleg der jeweiligen Zeile angezeigt. Zum Beispiel

RE für Rechnung, AG für Gutschrift und JB für Journalbuchung.



Akontozahlung 25

185

Offener Saldo 25


-98JB-98-98*1 von 1204

AG

RE

RE

Beleg-

art

-20-20-20*1 von 1202

982 %1001002 von 2101

180180200*1 von 2

Gesamt-

zahlungsbetrag


Ausge-

wählt

101

Skonto

Mithilfe der Formulareinstellungen können Sie auf Wunsch das Kennzeichen „GP-Referenznummer“ in

der Tabelle anzeigen lassen. Dadurch können Sie die Zahlung einer Ausgangsrechnung basierend auf

der Rechnungsnummer des Lieferanten anlegen, anstatt auf Ihrer internen Belegnummer.

Sie können festlegen, dass das System alle Transaktionen in der Tabelle anzeigt, oder die Anzeige auf

Rechnungen und Gutschriften beschränken. Die Einstellung, dass standardmäßig alle Transaktionen

angezeigt werden sollen, finden Sie in den Belegeinstellungen für Ein- und Ausgangszahlungen.

Falls Sie eine Zahlung erfassen möchten, die nicht auf einer Rechnung basiert, zum Beispiel eine

Vorauszahlung, wählen Sie die Option „Akontozahlung“.

Im dargestellten Beispiel enthält der fällige Gesamtbetrag die Akontozahlung und den

Gesamtzahlungsbetrag der offenen Transaktionen aus der Tabelle.



Akontozahlung 25

185

Offener Saldo 25


-98JB-98-98*1 von 1204

AG

RE

RE

Beleg-

art

-20-20-20*1 von 1202

982 %1001002 von 2101

180180200*1 von 2

Gesamt-

zahlungsbetrag


Ausge-

wählt

101

Skonto

Nachdem Sie den Zahlungsbetrag festgelegt haben, müssen Sie die Zahlungsmethode angeben. Sie

können eine der folgenden Zahlungsmethoden auswählen: Scheck, Überweisung, Kreditkarte oder

Bar.

In einigen Ländern können Sie auch die Zahlungsmethode Wechsel verwenden.

▪ Wählen Sie das Symbol Zahlungsmethode in der Symbolleiste, um das Fenster Zahlungsmethode

zu öffnen.

In den meisten Fällen wird der Betrag vollständig über eine einzelne Zahlungsmethode beglichen. Der

Betrag kann jedoch auch auf mehrere Zahlungsmethoden aufgeteilt werden. Das System ruft die

Zahlungsmethodendetails für Eingangszahlungen aus dem Kundenstammsatz ab.

Wenn Sie eine Zahlung buchen, stimmt das System die Zahlung mit den ausgewählten Rechnungen

ab und schließt die Transaktionen. Wenn die Zahlung als Akontozahlung gebucht wurde, bleiben die

Rechnung und die Zahlung offen. Bei einer Teilzahlung passt das System den fälligen Saldo

entsprechend an.


Zahlungsmethode festlegen

1. Legen Sie den Zahlungsbetrag fest.

2. Verteilen Sie den Zahlungsbetrag auf die unterschiedlichen Zahlungsmethoden.

Mögliche Zahlungsmethoden:

Scheck

Überweisung

Kreditkarte

Bar

* Wechsel

Wenn Sie Bargeld aus der Kasse oder Schecks zu Ihrer Bank bringen, können Sie die Transaktion

„Einzahlung“ verwenden, um diesen Transfer zu buchen.

Diese Grafik zeigt den Vorgang für Barzahlungen. Durch die Eingangszahlung wird eine

Habenbuchung auf dem Debitorenkonto und eine Sollbuchung auf dem Kassenkonto vorgenommen.

Wenn die Einzahlung erfolgt, wird die Barzahlung gutgeschrieben und das Bankkonto wird belastet.


Kassenbestand

1 2

Bank

2

Bar

Einzahlung

Kunde

1OR

Offene

Rechnung

Eingangszahlung

Zahlungsmethode Bar

Einzahlungen von Bargeld und Schecks

Eine Einzahlung per Scheck ähnelt der Barzahlung.

Durch die Eingangszahlung erfolgt eine Habenbuchung auf dem Debitorenkonto und eine Sollbuchung

auf dem Konto für eingegangene Schecks. Wenn die Einzahlung erfolgt, wird eine Gutschrift auf dem

Konto für eingegangene Schecks vorgenommen und das Bankkonto wird belastet.


Einzahlungen von Bargeld und Schecks

Kassenbestand

1 2

Bank

2

Bar

Einzahlung

Eingeg. Schecks

1 2

Bank

2

Einzahlung

durch

Schecks

Kunde

1OR

Offene

Rechnung

Eingangszahlung

Zahlungsmethode Bar

Kunde

1OR

Offene

Rechnung

Eingangszahlung

Zahlungsmethode Scheck

SAP Business One unterstützt verschiedene Szenarien zum Stornieren von Eingangszahlungen,

Einzahlungen und Schecks.

Beispiel:

Wenn Sie eine falsche Eingangszahlung oder Einzahlung erfasst haben

Wenn eine Zahlung storniert wird

Wenn Sie eine Eingangszahlung oder Einzahlung stornieren müssen, nachdem der Scheck für

eine Zahlung bereits eingereicht wurde

Beachten Sie, dass Sie einen einzelnen eingereichten Scheck aus einer Einreichung mit

mehreren Schecks stornieren können.

Weitere Informationen zum Stornieren von Eingangszahlungen, Einzahlungen und Schecks finden Sie

in der Online-Hilfe.


Eingangszahlungen und Einzahlungen stornieren

Eingangs-

zahlungEinzahlung

Eingangs-

zahlungEinzahlung Bank-

konto

Ausgangs-

rechnung

Die Verarbeitung von Ausgangszahlungen ähnelt der Verarbeitung von Eingangszahlungen, natürlich

abgesehen davon, dass Sie einen Betrag zahlen und nicht erhalten.

Wenn Sie eine Ausgangszahlung anlegen:

erfolgt eine Sollbuchung auf dem Lieferantenkonto

und eine Habenbuchung auf dem Bankkonto

Im Gegensatz zu Eingangszahlungen werden bei der Abwicklung von manuellen Ausgangszahlungen

keine Verrechnungskonten oder Zwischenkonten für Kreditkarten, Schecks und Überweisungen

verwendet. Stattdessen wird die Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto vorgenommen.

Wenn Sie ein Verrechnungs- oder Zwischenkonto verwenden möchten, können Sie manuell im

Fenster „Zahlungsmethoden“ im Feld „Sachkonto“ ein Interimskonto eingeben. Sobald die Zahlung

dann von der Bank abgebucht wird, müssen Sie manuell eine Sollbuchung auf dem Interimskonto und

eine Habenbuchung auf dem Bankkonto vornehmen.

Sie können außerdem für die automatische Generierung von Zahlungen auf einem Verrechnungskonto

den Zahlungsassistenten verwenden, wenn Sie im Fenster Hausbankkonten – Definition ein

Verrechnungskonto definiert haben. Weitere Informationen über diesen Prozess finden Sie im Kurs

zum Zahlungsassistenten.

Wenn Sie einstellen möchten, dass automatisch Verrechnungskonten verwendet werden, können Sie

die Kontoauszugsverarbeitung verwenden. Diese Funktion kann so eingerichtet werden, dass die

Umbuchung zwischen den Verrechnungs- und Bankkonten automatisch erfolgt.


Der Zahlungsprozess in SAP Business One – Einkauf

Ausgangszahlung:

Zahlungsmethoden

▪ Scheck

▪ Kreditkarte

▪ Bar

▪ Überweisung

Soll Haben

Bankkonto 202

Lieferant 202

Ausgangs-

zahlungBank-

konto

Eingangs-

rechnung


Bei Eingangszahlungen, die bar, per Scheck oder per Kreditkarte erfolgen, werden die Zahlungen in

der Regel auf ein Verrechnungskonto oder Zwischenkonto gebucht.

Ein Beleg für eine Einzahlung muss verarbeitet werden, bevor Beträge vom Verrechnungskonto auf

das Hausbankkonto überwiesen werden können und der Verrechnungsvorgang auf dem

Verrechnungskonto durchgeführt werden kann.

Wenn ein Kunde per Überweisung zahlt, wird für die Transaktion kein Verrechnungskonto benötigt.

Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank.

In einem Zahlungsbeleg bedeutet ein Sternchen (*) nach dem Rechnungsdatum, dass die Rechnung

fällig ist. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum oder ist mit

diesem identisch.




Bei Eingangszahlungen werden Bar-, Scheck-

und Kreditkartenzahlungen in der Regel auf

folgendes Konto gebucht:

• Ein Verrechnungskonto oder Zwischenkonto.

Ein Einzahlungsbeleg muss verarbeitet werden, um

Folgendes durchzuführen:

• Umbuchen der Beträge vom Verrechnungskonto auf das

Hausbankkonto

• Verrechnungsvorgang auf dem Verrechnungskonto

Wenn ein Kunde mit der Zahlungsmethode

Überweisung zahlt, gilt Folgendes:

• Für die Transaktion wird kein Verrechnungskonto

verwendet.

• Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre

Hausbank.

In einem Zahlungsbeleg bedeutet ein Sternchen (*)

nach dem Rechnungsdatum Folgendes:

• Die Rechnung ist fällig. Das Fälligkeitsdatum der

Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum

oder ist mit diesem identisch.

Bei Ausgangszahlungen werden in der Regel keine Verrechnungskonten oder Zwischenkonten

verwendet. Stattdessen wird die Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto vorgenommen.

Wenn Sie bei Ausgangszahlungen ein Verrechnungskonto oder Zwischenkonto verwenden möchten,

haben Sie drei Möglichkeiten. Sie können manuell ein Interimskonto in das Sachkontofeld im Fenster

Zahlungsmethoden einfügen. Sie können mit dem Zahlungsassistenten automatisch Zahlungen auf ein

Verrechnungskonto generieren lassen. Sie können die Funktion zur Kontoauszugsverarbeitung

verwenden.



Bei Ausgangszahlungen wird in der

Regel Folgendes nicht verwendet:

• Verrechnungskonten oder temporäre Konten. Stattdessen wird die

Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto vorgenommen.

Wenn Sie bei Ausgangszahlungen ein

Verrechnungskonto oder

Zwischenkonto verwenden möchten,

müssen Sie Folgendes tun:

• Manuell ein Interimskonto in das Sachkontofeld im Fenster

Zahlungsmethoden einfügen.

• Mit dem Zahlungsassistenten automatisch Zahlungen auf ein

Verrechnungskonto generieren lassen.

• Die Funktion Kontoauszugsverarbeitung verwenden.

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Der Zahlungsassistent

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen zur Lektion mit dem Thema „Zahlungsassistent“.

156


▪ Den Zahlungsassistenten ausführen, um Zahlungen im Stapel anzulegen

▪ Verschiedene Szenarien bei der Ausführung des Zahlungsassistenten erläutern



▪ Den Zahlungsassistenten ausführen, um Zahlungen im Stapel anzulegen

▪ Verschiedene Szenarien bei der Ausführung des Zahlungsassistenten erläutern

Lernziele



▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, möchte den Prozess des

Anlegens von Zahlungen sowohl für Kunden als auch für Lieferanten effizienter

gestalten.

Frau Neudorf möchte monatliche Zahlungen im Stapel anlegen.

▪ Sie zeigen Frau Neudorf den Zahlungsassistenten und erklären ihr, welche

Einstellungen für die Ausführung des Tools erforderlich sind.

▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, möchte den Prozess des Anlegens von

Zahlungen sowohl für Kunden als auch für Lieferanten effizienter gestalten.

Frau Neudorf möchte monatliche Zahlungen im Stapel anlegen.

▪ Sie zeigen Frau Neudorf den Zahlungsassistenten und erklären ihr, welche Einstellungen für die

Ausführung des Tools erforderlich sind.

158

Mit dem Zahlungsassistenten können Sie Eingangs- und Ausgangszahlungen für Überweisungen,

Schecks und Wechsel im Stapel anlegen. Die Zahlungen werden entsprechend den Auswahlkriterien

und Zahlwegen erstellt.

Der Zahlungsassistent legt Folgendes an:

Eingehende Überweisungen

Ausgehende Schecks und Überweisungen

Der Zahlungsassistent wird für Kreditoren- und Debitorenbelege sowie Kreditoren- und

Debitorentransaktionen ausgeführt, die nicht vollständig bezahlt, gutgeschrieben oder abgestimmt

wurden. Zudem umfassen die Läufe Akontozahlungen, die keinen bestimmten Transaktionen

zugeordnet oder nicht mit ihnen abgestimmt wurden.

Wenn die angelegten Zahlungen in Form von Überweisungen oder Lastschrifteinzügen getätigt

werden, erstellt der Zahlungsassistent die Zahlungsdateien im korrekten landesspezifischen Format.

Es gibt auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der eine Bankdatei anlegt, aber

keine Journalbuchung erzeugt und die Rechnungen offen lässt. Die Rechnungen werden geschlossen,

wenn die Bestätigung der Bank vorliegt.

Diese Funktion wird von 2 Berichten unterstützt:

Zahlungsauftragsbericht nach Geschäftspartner

Zahlungsauftragsbericht nach Zahlungslauf


Übersicht Zahlungsassistent

Eingangs-

zahlungen:

▪ Überweisung

Bankkonto

Zahlungsassistent

Ausgangs-

zahlungen:

▪ Schecks

▪ Überweisung

Im Zahlungsassistenten werden Zahlungen entsprechend den von Ihnen gewählten Auswahlkriterien

und Zahlwegen angelegt.

Diese Grafik zeigt die Schritte im Zahlungsassistenten.

Zunächst wird jeder Lauf des Zahlungsassistenten durch einen Zahlungslaufnamen und das Datum

des Zahlungslaufs gekennzeichnet.

Dann legen Sie die Auswahlkriterien wie folgt fest:

Allgemeine Parameter, wie das Datum des nächsten geplanten Zahlungslaufs, den Typ

(Ausgang oder Eingang), die Zahlungsmethode (Scheck oder Überweisung) und die

Belegserien, die zum Anlegen von Zahlungsbelegen verwendet werden.

Geschäftspartner, die das System auf fällige Rechnungen überprüft, einschließlich erweiterter

Auswahlkriterien

Auswahlkriterien für im System hinterlegte Belege, z.B. Datumsbereiche

Im Zahlungslauf zu verwendende Zahlwege

Auf der Grundlage dieser Auswahlkriterien wird vom System ein Bericht mit Empfehlungen oder eine

Liste mit Zahlungsvorschlägen angelegt:

Diese Empfehlungen können übernommen oder verworfen werden.

Über die Drucktaste Manuelle Zeile hinzufügen können Sie ohne Bezug auf Belege in SAP

Business One eine Zahlungsbeleg- oder Zahlungsauftragszeile zwischen einem Hausbankkonto

und einem Geschäftspartner- oder einem Zielkonto anlegen.

Die Drucktaste Nicht berücksichtigte Transaktionen legt eine Liste mit allen offenen Posten an,

die beim Zahlungslauf nicht berücksichtigt werden konnten.


Empfehlungen

Zahlungsassistent – Auswahlkriterien

Auswahlkriterien

Beleg-

parameter

Geschäftspartner

Auswahlkriterien

Allgemein

Parameter

Ausgewählter

ZahlungslaufZahlweg –

Auswahlkriterien


Zahlungsassistent – Optionen sichern

Zahlungsauftragslauf ausführen

Zahlungslauf ausführen

Sichern

Lad

en

Gesicherte

Zahlungs-

läufe

Empfehlungen

Auswahlkriterien

Beleg-

parameter

Geschäftspartner

Auswahlkriterien

Allgemein

Parameter

Ausgewählter

ZahlungslaufZahlweg –

Auswahlkriterien

Im Schritt Optionen sichern haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

▪ Sichern der Auswahlkriterien ohne den Empfehlungsbericht. Bei dieser Option werden die

gewählten offenen Transaktionen für diesen Zahlungslauf nicht reserviert. Sie können die

Transaktionen dennoch verrechnen, indem Sie entweder die Eingangs- bzw.

Ausgangszahlungsbelege oder einen neuen Zahlungslauf verwenden.

▪ Die zweite Option besteht darin, die Empfehlungen zu sichern und später fortzufahren. Dabei

werden die gewählten offenen Transaktionen nur für diesen Zahlungslauf reserviert, das heißt,

dass die mit dieser Option gesicherten offenen Transaktionen nicht mit den Eingangs- bzw.

Ausgangszahlungsbelegen oder mit einem neuen Zahlungslauf verrechnet werden können.

Um einen empfohlenen Zahlungslauf zu löschen, markieren Sie den Zahlungslauf im ersten

Schritt des Zahlungsassistenten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie

Stornieren.

▪ Es gibt auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der eine Bankdatei anlegt,

aber keine Journalbuchung erzeugt und die Rechnungen offen lässt. Die Rechnungen werden

geschlossen, wenn die Bestätigung der Bank vorliegt.

Wenn Sie die Bestätigung der Bank erhalten haben, können Sie den gesicherten Zahlungslauf

laden, die Zahlungen ausführen und die Rechnungen schließen.

▪ Mit der vierten Option Zahlungslauf ausführen werden die Zahlungen ausgeführt.

▪ Und die letzte Option Zahlungslauf auf Server ausführen ermöglicht es dem Benutzer, eine

geplante (spätere) Zeit für die Ausführung festzulegen.

Wenn Sie die Zahlungen ausführen, werden vom System automatisch die Zahlungsbelege für die

akzeptierten Empfehlungen angelegt.

Eine Zahlung konsolidiert normalerweise Rechnungen für einen Geschäftspartner, es sei denn, Sie

geben in den Geschäftspartnerstammdaten etwas anderes an. Sie können z.B. Einzelzahlung

auswählen, um eine Zahlung pro Rechnung für einen bestimmten Geschäftspartner anzulegen.

Wenn die angelegten Zahlungen in Form von Überweisungen oder Lastschrifteinzügen getätigt

werden, kann der Zahlungsassistent die Zahlungsdateien für das Versenden an die Bank des

Unternehmens im landesspezifischen Format anlegen. Verwenden Sie zum Anlegen oder Anpassen

von Dateiformaten den Electronic File Manager (EFM). Bei diesem Add-on für SAP Business One

handelt es sich um ein grafisches Tool, mit dem Sie Formate für eingehende Kontoauszüge definieren

und ändern können.

Wenn es sich bei den angelegten Zahlungen um Scheckzahlungen handelt, können die Schecks direkt

im System gedruckt werden. Nachdem die Schecks gedruckt wurden, ordnet das System ihnen eine

Schecknummer zu. Bestätigen Sie nach Abschluss dieses Vorgangs die zugeordneten Nummern im

Modul Bankenabwicklung über die Option Schecknummernbestätigung.


Zahlungsassistent – Zahlungen anlegen

Überweisung

Schecks

drucken

Zahlungsdatei▪ Berichte

drucken

▪ Belege

drucken

Zahlungsbelege

Auswahlkriterien

Empfehlungen

Schecks

Es ist sehr wichtig, bei der Bankenkonfiguration im Modul Administration Zahlwege zu definieren.

Diese Daten werden standardmäßig für jeden Zahlungslauf verwendet.

Mithilfe des Zahlwegs kann der gesamte Zahlungsvorgang gesteuert werden.

Bei der Definition eines Zahlwegs legen Sie Folgendes fest:

Zunächst die Zahlungsart und die Zahlungsmethode: Für Ausgangszahlungen: Scheck oder

Überweisung, für Eingangszahlungen: nur Überweisung.

Dann geben Sie die Hausbank und das Bankkonto an, über die bzw. das die mithilfe dieses

Zahlwegs vorgenommene Zahlung normalerweise eingeht oder vorgenommen wird. Wenn die

Firma mit zusätzlichen Hausbanken arbeitet, definieren Sie einen Zahlweg für jede Bank oder

Filiale.

Danach geben Sie Validierungsprüfungen an, die das System vor der Verwendung dieses

Zahlwegs ausführen soll, und definieren Grenzbeträge.

Schließlich geben Sie Buchungen mit Bezug auf Interimssachkonten an.

Hinweis: Sie können einen Zahlweg als inaktiv definieren, indem Sie das Kennzeichen Aktiv

entfernen. Dieser Zahlweg wird für den Zahlungslauf nicht verwendet.


Der Zahlweg als Kontrollinstrument

Validierungsoptionen

Ausgehend

Eingehend

Art Zahlungsmethoden

Hausbank

Definition

▪ Scheck

▪ Überweisung


Der Zahlweg als Kontrollinstrument

Zahlweg

GeschäftspartnerEingangsrechnung

▪ Alle Eingangs-/Ausgangszahlwege, die in SAP Business One definiert sind, werden in den

Stammsätzen der Geschäftspartner auf der Registerkarte Zahlungslauf hinterlegt.

▪ Um anzugeben, welche Zahlwege Sie bei den einzelnen Geschäftspartnern verwenden möchten,

setzen Sie das Kennzeichen Einschließen beim gewünschten Zahlweg.

▪ Möglicherweise müssen Sie nach rechts blättern, um die Spalte Einschließen zu sehen.

▪ Auf der Registerkarte GP unter Allgemeine Einstellungen können Sie einen Standardzahlweg

festlegen, der neuen Geschäftspartnern automatisch zugewiesen wird.

▪ Im Stammsatz können Sie außerdem einen Zahlweg als Standardzahlweg festlegen, der für alle

Belege dieses Geschäftspartners verwendet wird.

▪ Das System wählt auf der Grundlage der Einstellungen im Zahlungslauf aus den in den Stammsätzen

des Geschäftspartners hinterlegten Zahlwegen automatisch einen Zahlweg aus. Wenn Sie für eine

bestimmte Rechnung einen speziellen Zahlweg verwenden möchten, können Sie den Zahlweg auch

direkt in der Rechnung angeben.

▪ Hinweis: Um den Zahlungsassistenten verwenden zu können, müssen Sie auch Banken und

Hausbankkonten definiert haben:

▪ Die Banken, mit denen Ihre Firma arbeitet, können Sie im Bereich für die Bankendefinition im Modul

Administration definieren.

▪ Sie können in SAP Business One mehrere Filialen oder Konten als Hausbanken definieren. Dafür

verwenden Sie das Fenster Hausbankkonten im Bereich für die Bankendefinition (Modul

Administration).

▪ Definieren Sie in den Geschäftspartner-Stammdaten des Lieferanten auf der Registerkarte

Zahlungsbedingungen die Bankverbindung des Geschäftspartners. Diese Informationen werden für

Zahlungen verwendet, die vom Zahlungsassistenten angelegt werden.

Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:

• Der Zahlungsassistent legt für eingehende Überweisungen sowie ausgehende Schecks und

Überweisungen Zahlungen im Stapel an.

• Es gibt im Zahlungsassistenten auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der

eine Bankdatei anlegt, keine Journalbuchung erzeugt und die Rechnungen offen lässt.

• Mit dem Zahlweg steuern Sie den gesamten Prozess im Zahlungsassistenten.

• In den Stammsätzen der einzelnen Geschäftspartner legen Sie fest, welche Zahlwege Sie für den

Geschäftspartner verwenden wollen, und Sie definieren einen Zahlweg als Standardzahlweg, der

in allen Belegen für diesen Geschäftspartner verwendet wird.


Zusammenfassung

Der Zahlungsassistent legt für

folgende Vorgänge Zahlungen im

Stapel an:

• Eingehende Überweisungen

• Ausgehende Schecks und Überweisungen

Im Zahlungsassistenten kann auch ein

Zahlungsauftragslauf erfasst werden,

der Folgendes bewirkt:

• Eine Bankdatei wird angelegt.

• Es wird keine Journalbuchung angelegt.

• Die Rechnungen werden offen gelassen.

Der Zahlweg hat folgenden Zweck: • Steuerung des Prozesses im Zahlungsassistenten.

Im Stammsatz der einzelnen

Geschäftspartner legen Sie Folgendes

fest:

• Welche Zahlwege Sie für den Geschäftspartner verwenden möchten

• Einen Zahlweg als Standardzahlweg, der in allen Belegen für diesen

Geschäftspartner verwendet wird


166

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Bankkontenabstimmung – Übersicht

▪ Willkommen zur Lektion „Bankkontenabstimmung – Übersicht“.


Lernziele


▪ Die Optionen zur externen Abstimmung eines Sachkontos für die Bank

erläutern

▪ In dieser Lektion werden die Optionen zur externen Abstimmung eines Sachkontos für die Bank

erläutert.

▪ Diese Lektion setzt ein hinreichendes Verständnis der Finanzvorgänge in SAP Business One und

Kenntnisse der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung voraus.


Abstimmungen im Bankkonto verwalten


▪ Einmal wöchentlich erhält Frau Neudorf, die Buchhalterin bei OEC Computers, einen

Kontoauszug von der Bank.

▪ Sie erkundigt sich bei Ihnen, wie sie diesen Kontoauszug am schnellsten in SAP

Business One erfassen kann.

▪ Außerdem möchte sie wissen, wie sie die Transaktionen, die von der Bank für OEC

Computers erfasst wurden, am besten mit der Transaktion abstimmen kann, die sie in

SAP Business One auf dem Sachkonto für die Bank erfasst hat.

▪ Berücksichtigen Sie dabei, dass die Eingangs- und Ausgangszahlungen bei OEC

Computers mithilfe aller Zahlungsmethoden (Scheckeinreichungen, Bareinzahlungen,

Schecks für Zahlungen sowie Überweisungen) getätigt werden.

▪ Hier ist ein Geschäftsbeispiel dargestellt:

▪ Einmal wöchentlich erhält Frau Neudorf, die Buchhalterin bei OEC Computers, einen Kontoauszug

von der Bank.

▪ Sie erkundigt sich bei Ihnen, wie sie diesen Kontoauszug am schnellsten in SAP Business One

erfassen kann.

▪ Außerdem möchte sie wissen, wie sie die Transaktionen, die von der Bank für OEC Computers

erfasst wurden, am besten mit der Transaktion abstimmen kann, die sie in SAP Business One auf

dem Sachkonto für die Bank erfasst hat.

▪ Berücksichtigen Sie dabei, dass die Eingangs- und Ausgangszahlungen bei OEC Computers

mithilfe aller Zahlungsmethoden (Scheckeinreichungen, Bareinzahlungen, Schecks für Zahlungen

sowie Überweisungen) getätigt werden.


Der Zahlungsprozess in SAP Business One –

Bankkontenabstimmung

Kontoauszug

Hausbankkonto

in SAP Business One

Eingangs-

zahlungs-

prozess

Ausgangs-

zahlungs-

prozess

Bankabstimmung =

Externe Abstimmung

• Hausbanktransaktionen

mit dem Kontoauszug

abstimmen

• Konto mit externen

Daten vergleichen

▪ Eingangszahlungen, Ausgangszahlungen und Einreichungen generieren Journalbuchungen auf

dem Konto der Hausbank.

▪ Der Kontoauszug dient als rechtsverbindliche Benachrichtigung, mit der die Bank ihre Kunden

informiert.

▪ Sie müssen die in SAP Business One erfassten Hausbanktransaktionen mit den Daten des

Kontoauszugs abstimmen und bei Bedarf korrigieren.

▪ Diese offenen Posten dürfen Sie erst abstimmen, wenn Sie den Kontoauszug als Nachweis der

erfolgten Zahlung von der Bank erhalten haben.

▪ Dieser Vorgang des Abgleichs wird Bankabstimmung genannt. Dabei vergleichen Sie ein Konto

mit externen Daten.

▪ In SAP Business One wird dieser Vorgang Externe Abstimmung genannt.

▪ Durch Bankabstimmungen können Unternehmer sicherstellen, dass alle Banktransaktionen

ordnungsgemäß auf dem Sachkonto und dem Kontoauszug erfasst werden.


Externe Abstimmung

2000

3000

Soll Haben

2000

3000

Hausbankkonto Externer Kontoauszug

Nachdem Sie die offenen

Posten des Sachkontos für die

Hausbank in SAP Business One

mit den offenen Posten auf dem

externen Kontoauszug abge-

glichen haben, kennzeichnet

SAP Business One diese

Transaktionen als „extern

abgestimmt“.

▪ Bei der externen Abstimmung gleichen Sie die offenen Posten eines Sachkontos für die Bank mit

den offenen Posten eines externen Kontoauszugs ab.

▪ Anschließend kennzeichnet SAP Business One diese Transaktionen als „extern abgestimmt“.

▪ Dabei stammt der Kontoauszug zumeist von einer Bank und bei dem abzugleichenden Konto

handelt es sich um das zugehörige Bankkonto. Den Auszug können Sie aber auch von einem

Geschäftspartner erhalten haben, der das Geschäftspartnerkonto in Ihren Büchern mit seinem

eigenen abstimmen möchte.

▪ In SAP Business One gibt es auch noch die interne Abstimmung, die von der externen

Abstimmung getrennt zu betrachten ist.

▪ Unter einer internen Abstimmung versteht man den Abgleich und die Verrechnung von offenen

Habenposten mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos (daher „intern“). Dies ist notwendig

bei Konten, auf denen ein Geschäftsprozess erst dann vollständig abgeschlossen ist, wenn jedem

Habenbetrag ein entsprechender Sollbetrag gegenübersteht:

▪ Bei Debitorenkonten muss einer Forderung (Soll) ein Zahlungseingang (Haben) folgen.

▪ Bei Lieferantenkonten muss einer Verbindlichkeit (Haben) ein Zahlungsausgang (Soll) folgen.

▪ Bei Verwendung eines Interimskontos für die Bank muss einer vom Zahlungsassistenten

vorgenommenen Ausgangszahlung an einen Lieferanten (Soll) eine Umbuchung auf das

Sachkonto für die Bank (Haben) folgen.

▪ In dieser Lektion besprechen wir den Vorgang der externen Abstimmung.


Soll HabenInterne Abstimmung:

▪ Abgleich und Verrechnung

▪ Offene Habenposten

▪ Mit offenen Sollposten

▪ Innerhalb eines Kontos.

Definition der internen Abstimmung

Soll Haben


Externe Abstimmung

3 Optionen für die externe

Abstimmung:

▪ Abstimmung

▪ Manuelle Abstimmung

▪ Kontoauszugsverarbeitung

*Welche dieser Optionen bei der externen Abstimmung verwendet

wird, hängt von der Lokalisierung für die Firma ab.

2000

3000

Soll Haben

2000

3000


▪ In SAP Business One haben Sie drei Möglichkeiten für die externe Abstimmung: Abstimmung, manuelle Abstimmung und Kontoauszugsverarbeitung.

▪ Das sind auch die Bezeichnungen der Fenster in SAP Business One.

▪ Um doppelte Abstimmungen zu vermeiden, sollte sich der Benutzer für eine Möglichkeit

entscheiden und diese für die externe Abstimmung verwenden.

▪ Die Entscheidung darüber hängt von der Lokalisierung der Firma ab.

▪ Im Folgenden werden wir auf die drei Möglichkeiten eingehen.


1. Abstimmung

▪ Manuell

▪ Automatisch

▪ Halbautomatisch

Sachkonto

Hausbankkonto

Offene

Transaktionen

Externer Kontoauszug

Art Import/ Manuell

Transaktionen

* In allen Lokalisierungen unterstützt.

▪ Die erste Option wird in SAP Business One Abstimmung genannt. Sie wird in allen Lokalisierungen

unterstützt.

▪ Bei dieser Option besteht der erste Schritt darin, die Transaktionen auf dem Kontoauszug über die

Funktion Externen Kontoauszug bearbeiten zu importieren oder manuell im System zu erfassen (falls

erforderlich, können Sie dieses Fenster über „Formulareinstellungen – Hauptmenü“ hinzufügen).

▪ Das System zeigt daraufhin die offenen Transaktionen aus dem Sachkonto in SAP Business One

und die importierten oder eingegebenen Transaktionen aus dem Kontoauszug nebeneinander an.

Die Abstimmung erfolgt für Transaktionen in SAP Business One, die mit der Bankseite abgeglichen

wurden. Bei Bedarf können Sie Ausgleichstransaktionen vornehmen, um Ihre Daten in

Übereinstimmung mit denen der Bank zu bringen.

▪ Sie können eine Abstimmungsart auswählen: manuell, automatisch oder halbautomatisch. Diese

Abstimmungsarten funktionieren ähnlich wie die internen Abstimmungsarten.

▪ Wählen Sie zur Verwendung der Abstimmung den Menüpfad: Bankenabwicklung

Kontoauszüge und externe Abstimmungen Abstimmung.

▪ Die zweite Option ist die manuelle Abstimmung. Sie wird in Australien, Brasilien, China,

Großbritannien, Indien, Japan, Kanada, Korea, Neuseeland, Singapur, Südafrika, USA und Zypern

unterstützt.

▪ Bei dieser Option geben Sie das Enddatum und den Endsaldo des Kontoauszugs ein, den Sie von

der Bank erhalten haben. Das System zeigt die offenen Transaktionen auf dem Sachkonto für die

Bank an. Diese gleichen Sie manuell mit dem von der Bank erhaltenen Saldo ab.

▪ Mit dieser Funktion können Sie die in SAP Business One erfassten Transaktionen anhand des von

der Bank erhaltenen Saldos überprüfen und abstimmen und bei Bedarf Ausgleichsbuchungen

vornehmen.

▪ Das System protokolliert die Differenz zwischen dem Endsaldo des Kontoauszugs und den

ausgeglichenen Posten vom Sachkonto. Das Konto kann nur abgestimmt werden, wenn diese

Differenz 0 beträgt.

▪ Im Bild „Manuelle Abstimmung“ können Sie Ausgleichsbuchungen anlegen, um Unstimmigkeiten zu

korrigieren und die Differenz auf 0 zu reduzieren. Beispielsweise können Sie Bar-, Scheck- und

Kreditkartenzahlungen einreichen, die auf dem Kontoauszug aufgeführt sind. Außerdem können Sie

Journalbuchungen vornehmen oder Zahlungen anlegen. Das System hinterlegt den Auszugssaldo

für die nächste Abstimmung. Um die manuelle Abstimmung zu verwenden, wählen Sie

Bankenabwicklung Kontoauszüge und externe Abstimmungen Manuelle Abstimmung.


2. Manuelle Abstimmung

* Unterstützte Lokalisierungen: Australien, Brasilien, China, Großbritannien, Indien, Japan, Kanada, Korea, Neuseeland,

Singapur, Südafrika, USA und Zypern

Endsaldo

Sachkonto


Art Import/ Manuell

Offene

Transaktionen

▪ Die letzte Option ist die Kontoauszugsverarbeitung (BSP). Bei dieser Option erfolgt die

Verarbeitung und Abstimmung der Transaktionen auf dem Kontoauszug automatisch.

▪ Sie ist für Unternehmen gedacht, die für Eingangs- und Ausgangszahlungen sehr viele

Direktüberweisungen tätigen.

▪ Da die meisten Kunden per Überweisung zahlen, sieht der Buchhalter der Firma eine

Eingangszahlung erst nach dem Import der Bankdatei.

▪ Die Funktion zur Kontoauszugsverarbeitung lässt Sie Eingangs- und Ausgangszahlungen

automatisch generieren und interne und externe Abstimmungen durchführen.

▪ Durch die automatische oder manuelle Erfassung von Kontoauszugsdetails können Sie

Transaktionen anlegen, die noch nicht gebucht wurden.

▪ Dieser Vorgang wird in allen Lokalisierungen unterstützt.

▪ Der Schlüssel zu einer effizienten Kontoauszugsverarbeitung ist die Definition:

▪ Achtung: Die Automatisierung der Kontoauszugsverarbeitung hängt direkt davon ab, wie genau die

Definitionen das Vorgehen in Ihrem Unternehmen abbilden.


3. Kontoauszugsverarbeitung – BSP

Offene

Transaktionen

Transaktionen

▪ Automatisiert die

Abwicklung von Konto-

auszugstransaktionen.

▪ Für Unternehmen ge-

dacht, die für Eingangs-

und Ausgangszahlungen

sehr viele Direkt-

überweisungen tätigen.

* In allen Lokalisierungen unterstützt.

Sachkonto


Art Import/ Manuell

▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, tätigt eine Überweisung über 500, um eine

Eingangsrechnung zu bezahlen, die sie von einem Lieferanten der Firma erhalten hat.

▪ Für diese Ausgangszahlung sollten 2 Arten von Abstimmungen stattfinden. Welche Abstimmungen

sind das?


Abstimmung: Vertiefungsfrage

▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, tätigt eine Überweisung

über 500, um eine Eingangsrechnung zu bezahlen, die sie von einem

Lieferanten der Firma erhalten hat.

▪ Für diese Ausgangszahlung sollten 2 Arten von Abstimmungen stattfinden.

Welche Abstimmungen sind das?

Ausgangs-

zahlung = 500

▪ Interne Abstimmung für den Lieferantenstammdatensatz, um den Betrag der Ausgangszahlung

(Soll) mit dem Betrag der Eingangsrechnung (Haben) abzugleichen.

▪ Externe Abstimmung zum Abgleich der auf dem Bankkonto in SAP Business One erfassten

Ausgangszahlungstransaktion mit den Kontoauszugsdaten, die Frau Neudorf von der Bank erhält.


Abstimmung: Antwort

▪ Interne Abstimmung – für den Lieferantenstammdatensatz, um den Betrag der

Ausgangszahlung (Soll) mit dem Betrag der Eingangsrechnung (Haben)

abzugleichen.

▪ Externe Abstimmung – zum Abgleich der auf dem Bankkonto in SAP Business

One erfassten Ausgangszahlungstransaktion mit den Kontoauszugsdaten, die

Frau Neudorf von der Bank erhält.


Zusammenfassung – 1


▪ Sie müssen die auf dem Hausbankkonto in SAP Business One erfassten

Hausbanktransaktionen mit den Daten des von der Bank erhaltenen Kontoauszugs

abstimmen und bei Bedarf korrigieren.

▪ Dieser Vorgang des Abgleichs wird Bankabstimmung genannt. Dabei vergleichen Sie ein

Konto mit externen Daten.

▪ In SAP Business One wird dieser Vorgang externe Abstimmung genannt.

▪ Anschließend kennzeichnet SAP Business One diese Transaktionen als „extern

abgestimmt“.

▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

▪ Sie müssen die auf dem Hausbankkonto in SAP Business One erfassten Hausbanktransaktionen

mit den Daten des von der Bank erhaltenen Kontoauszugs abstimmen und bei Bedarf korrigieren.

▪ Dieser Vorgang des Abgleichs wird Bankabstimmung genannt. Dabei vergleichen Sie ein Konto

mit externen Daten.

▪ In SAP Business One wird dieser Vorgang externe Abstimmung genannt.

▪ Anschließend kennzeichnet SAP Business One diese Transaktionen als „extern abgestimmt“.

178



▪ In SAP Business One haben Sie drei Möglichkeiten für die externe Abstimmung:

▪ Abstimmung



▪ Um doppelte Abstimmungen zu vermeiden, sollte sich der Benutzer für eine

Möglichkeit entscheiden und diese für die externe Abstimmung verwenden.

▪ In SAP Business One haben Sie drei Möglichkeiten für die externe Abstimmung:

▪ Abstimmung



▪ Um doppelte Abstimmungen zu vermeiden, sollte sich der Benutzer für eine Möglichkeit

entscheiden und diese für die externe Abstimmung verwenden.

179

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Finanzberichte

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen zur Lektion mit dem Thema Finanzberichte.

180

Wir werden die Auswirkungen der Standardprozesse in SAP Business One auf Finanzberichte

erläutern. Hierzu gehören die Bilanz, die Summen- und Saldenliste sowie die Gewinn- und

Verlustrechnung. Sie erfahren, wann die einzelnen Berichte verwendet werden und wie typische

Berichtsdaten ausgewertet werden.



▪ Die Auswirkungen der Standardprozesse in SAP Business One auf die folgenden

Finanzberichte erläutern:

▪ Bilanz

▪ Summen- und Saldenliste

▪ Gewinn- und Verlustrechnung

▪ Erläutern, wann Sie die einzelnen Berichte verwenden

▪ Typische Berichtsdaten auswerten

Lernziele

Angenommen, Sie sehen sich die Finanzberichte mit Frau Neudorf, der Buchhalterin bei OEC

Computers, an:

Frau Neudorf bittet Sie, noch einmal näher zu erläutern, wieso sich der Periodenabschluss auf die

Berichte Bilanz und Gewinn und Verlust auswirkt.

Sie erklären ihr, dass es daran liegt, dass die Finanzberichte üblicherweise am letzten Tag des

Geschäftsjahres bzw. der Periode generiert werden, um den Finanzstatus des Unternehmens

festzustellen.

Sie zeigen Frau Neudorf die Finanzberichte in SAP Business One.

Beachten Sie, dass das Unternehmen normalerweise die für das vergangene Jahr relevanten Belege

erst nach dem Ende des Geschäftsjahres oder der Periode erhält. Daher werden die Berichte für die

Abschlussperiode auch erst während der nachfolgenden Periode generiert.



Sie sehen sich zusammen mit der Buchhalterin Frau Neudorf die Finanzberichte näher an:

▪ Frau Neudorf bittet Sie, noch einmal näher zu erläutern, wieso sich der

Periodenabschluss auf die Berichte Bilanz und Gewinn und Verlust auswirkt.

▪ Sie erklären ihr, dass es daran liegt, dass die Finanzberichte üblicherweise am letzten Tag

des Geschäftsjahres bzw. der Periode generiert werden, um den Finanzstatus des

Unternehmens festzustellen.

▪ Sie zeigen Frau Neudorf die Finanzberichte in SAP Business One.


Agenda

▪ Struktur des Kontenplans

▪ Der Einfluss der Kontenplanstruktur auf Finanzberichte

▪ Finanzberichte

▪ Bilanz



▪ Cashflow-Rechnung

Zunächst sprechen wir über den engen Zusammenhang zwischen der Struktur des Kontenplans und

den verschiedenen Finanzberichten.

Am Ende des Jahres generieren Sie den Bilanzbericht.

Sie legen ihn in Form einer Zusammenfassung an.

Für die Hauptebene Aktiva wird das Ergebnis angezeigt, das auf der Folie zu sehen ist.

Aus Sicht des Finanzcontrollers: Worin sind die meisten Mittel investiert?

Handelt es sich um Anlagen, die kurzfristig in liquide Mittel umgewandelt werden können, oder um

Immobilien und Grundstücke, die eine Firma besitzt und nutzt und die in naher Zukunft voraussichtlich

nicht in Barmittel umgewandelt werden?


Vertiefungsfrage

Bilanz:

Aktiva:

▪ Anlagevermögen: 10,04 %

▪ Umlaufvermögen: 89,96 %

Gesamtvermögen: 100 %

▪ Aus Sicht des Finanzcontrollers: Worin sind die meisten Mittel investiert?

A. Anlagen, die kurzfristig in liquide Mittel umgewandelt werden können

B. Immobilien und Grundstücke, die eine Firma besitzt und nutzt, und die in naher Zukunft voraussichtlich nicht in Barmittel umgewandelt werden

Die richtige Antwort ist hervorgehoben.

Unter „Anlagevermögen“ versteht man Immobilien und Grundstücke, die der Firma gehören, und als

„Umlaufvermögen“ bezeichnet man liquide Mittel, die leicht in Barmittel umgewandelt werden können.

Das Umlaufvermögen umfasst fast 90 % des Gesamtvermögens und ist daher die richtige Antwort.


Vertiefungsfrage

Bilanz:

Aktiva:

▪ Anlagevermögen: 10,04 %

▪ Umlaufvermögen: 89,96 %

Gesamtvermögen: 100 %

▪ Aus Sicht des Finanzcontrollers: Worin sind die meisten Mittel investiert?

A. Anlagen, die kurzfristig in liquide Mittel umgewandelt werden können

B. Immobilien und Grundstücke, die eine Firma besitzt und nutzt, und die in naher Zukunft voraussichtlich nicht in Barmittel umgewandelt werden

Jetzt wird die Kontenplanstruktur in Verbindung mit den Finanzberichten untersucht.

Dieses Thema wird in der Lektion „Kontenplan – Konzepte“ näher besprochen.

Obwohl der Kontenplan entsprechend der Lokalisierung des Unternehmens variiert, werden rund um

den Globus sehr ähnliche Strukturen verwendet.

Wie bereits besprochen, wird im Hauptbuch zwischen Bilanzkonten und Gewinn- und Verlustkonten

unterschieden.


Struktur des Kontenplans Ebene 1

Bilanzkonten

(Bestands-

konten)

Gewinn- und

Verlust-

konten

Kontoart

Kreditoren-

konto

Ertrags-

konto

BankkontoAktiva

Passiva

Kap. + Rückl.

Umsatz

Umsatzkosten

Betriebskosten

Nicht

betrieblich

Steuern +

Sonderposten

Nr. 9

Nr. 10

Hau

ptb

uch

Die unterschiedlichen Berichte werden für Kontensalden an einem bestimmten Datum oder innerhalb

eines ausgewählten Datumsbereichs generiert, und die Berichte stellen die Kontensalden nach

Hauptebene, Ebene und Kontenart dar.

Der Bilanzbericht basiert zum Beispiel auf den Bilanzkonten (Bestandskonten) und die Gewinn- und

Verlustrechnung basiert auf Gewinn- und Verlustkonten. In der Summen- und Saldenliste werden

alle Kontenarten angezeigt.

In der Regel werden all diese Berichte für den letzten Tag des Geschäftsjahres oder der Periode

generiert.

Im Folgenden werden die einzelnen Berichte näher erläutert:


Einfluss auf FinanzberichteFinanzberichte

Ebene 1

Bilanzkonten

(Bestands-

konten)

Gewinn- und

Verlust-

konten

Kontoart

Aktiva

Passiva

Kap. + Rückl.

Umsatz

Umsatzkosten

Betriebskosten

Nicht

betrieblich

Steuern +

Sonderposten

Nr. 9

Nr. 10

Hau

ptb

uch

Bilanz

Summen- und

Saldenliste

Gewinn- und

Verlustrechnung


Agenda

▪ Struktur des Kontenplans

▪ Der Einfluss der Kontenplanstruktur auf Finanzberichte

▪ Finanzberichte

▪ Bilanz



▪ Cashflow-Rechnung

Alle Finanzberichte werden im Menü Finanzberichte angezeigt, das sich im Modul Finanzwesen

befindet.

Die Bilanz ist eine Darstellung der Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, also des

Unternehmenswertes.


Bilanz

Datumsangaben Bis zu einem bestimmten Datum

Hauptebenen/Art

Alle Bilanzkonten:

Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten

Berechnung

Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.

Außerdem: wird der relative Prozentsatz jedes Saldos in den Aktiva, Passiva und im Eigenkapital der Firma angezeigt.

Beispiel für Belege und

Konten mit Auswirkung auf

den Bericht

Ausgangsrechnung – Debitoren-, Umsatzsteuerkonto

Ausgangszahlung – Bankkonto

Wareneingang – Materialbestandskonto

Stellt die Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, d.h. den

Unternehmenswert, dar.

Sie führen die Bilanz bis zu einem bestimmten Datum aus, d.h. vom Beginn des ersten

Geschäftsjahres des Unternehmens bis zu diesem Datum.


Bilanz


Hauptebenen/Art

Alle Bilanzkonten:


Berechnung





den Bericht




Stellt die Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, d.h. den Unternehmenswert, dar.

In der Bilanz werden alle Bilanzkonten dargestellt: Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten


Bilanz


Hauptebenen/Art

Alle Bilanzkonten:


Berechnung





den Bericht





Wenn Sie den Bericht generieren, führt das System den Bericht für die Kontensalden der Bilanzkonten

aus und fasst deren Werte gemäß der folgenden Formel zusammen: Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt

+ Eigenkapital.

Zudem wird der relative Prozentsatz jedes Saldos in den Aktiva, Passiva und im Eigenkapital

angezeigt.

Der Eigenkapitalabschnitt enthält den Periodengewinn. Dieser Betrag wird beim Zusammenstellen des

Berichts berechnet, um das Gesamtergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung der Periode

darzustellen.


Bilanz


Hauptebenen/Art

Alle Bilanzkonten:


Berechnung





den Bericht





Einige Beispiele für Belege und die dazugehörigen Konten, die sich auf den Bericht auswirken:

Debitoren- und Umsatzsteuerkonten in einer Ausgangsrechnung

Bankkonto in einer Ausgangszahlung

Materialbestandskonto in einem Wareneingang


Bilanz


Hauptebenen/Art

Alle Bilanzkonten:


Berechnung





den Bericht





Die Summen- und Saldenliste zeigt eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden

an. Der Bericht kann einen bestimmten Querschnitt von Konten und Geschäftspartnern umfassen.


Summen- und Saldenliste

Datumsangaben Ausgewählte Periode

Hauptebenen/Art

Auswahl aus:

Allen Konten (Bilanz, Gewinn und Verlust)

Allen Geschäftspartner-Stammdaten

Berechnung

Für jedes Konto: Soll Gesamt, Haben Gesamt und Endsaldo

Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer ganzen Periode umfasst, müssen die Summen auf Soll- und Habenseite identisch sein. Berichtssaldo Gesamt = 0.

Beispiel für Belege und Konten

mit Auswirkung auf den Bericht

Eingangsrechnung – Lieferant, Kreditorenkonto, Aufwands-/

Verrechnungs-/Materialbestandskonto, Vorsteuerkonto

Eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden.

Kann auch einen bestimmten Querschnitt umfassen.

Sie können den Bericht für eine ausgewählte Buchungsperiode oder für Perioden generieren.






Hauptebenen/Art

Auswahl aus:



Berechnung







Die Summen- und Saldenliste zeigt alle ausgewählten Konten (Bilanz und Gewinn und Verlust) und

Geschäftspartner-Stammdaten an.

Wenn Sie Geschäftspartner in den Bericht einbeziehen, werden diese am Ende nach der Kontenliste

angezeigt. Der Gesamtsaldo für Debitoren und Kreditoren wird in der Kontenliste anhand der Salden

der Abstimmkonten dargestellt.






Hauptebenen/Art

Auswahl aus:



Berechnung







Wenn Sie den Bericht generieren, zeigt das System für jedes Konto den Gesamtsoll- und

Gesamthabenbetrag sowie den Endsaldo an. Der Endsaldo wird berechnet, indem der Habenbetrag

vom Sollbetrag subtrahiert wird.

Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer ganzen Periode

umfasst, müssen die Summen auf Soll- und Habenseite identisch sein. Das heißt, der Berichtssaldo

Gesamt sollte null sein.






Hauptebenen/Art

Auswahl aus:



Berechnung







Hier ein Beispiel für einen Beleg und die dazugehörigen Konten, die sich auf die Summen- und

Saldenliste auswirken:

Eine Eingangsrechnung umfasst den Lieferanten, das Kreditorenkonto, ein Verrechnungskonto

oder ein Materialbestandskonto und das Vorsteuerkonto.






Hauptebenen/Art

Auswahl aus:



Berechnung







Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt den Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens für das

betreffende Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode an. Sie liefert die Gründe für Veränderungen

im Wert des Unternehmens.


Gewinn- und Verlustrechnung


Hauptebenen/Art

Alle Gewinn- und Verlustkonten:

Die letzten 5 Hauptebenen: Erträge, Umsatzkosten, Aufwand,

Finanzierung sowie sonstige Erträge und Ausgaben

Berechnung

Die Salden der Aufwandskonten werden von den Salden der

Ertragskonten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn oder

Verlust für das Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode.



den Bericht

Ausgangsrechnung – Ertragskonto

Eingangsrechnung – Aufwandskonto

Zeigt den Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens für das Geschäftsjahr oder die

ausgewählte Periode an und erläutert die Veränderungen im Wert des Unternehmens.

Sie generieren den Bericht für eine ausgewählte Periode.






Hauptebenen/Art




Berechnung






den Bericht



Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt alle Konten dar, die sich in den 5 Hauptebenen für Gewinn und

Verlust befinden: Erträge, Umsatzkosten, Aufwand, Finanzierung sowie sonstige Erträge und

Ausgaben.






Hauptebenen/Art




Berechnung






den Bericht



Wenn Sie den Bericht ausführen, berechnet das System den Gewinn oder den Verlust für das

betreffende Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode wie folgt: Die Salden der Aufwandskonten

werden von den Salden der Ertragskonten subtrahiert.






Hauptebenen/Art




Berechnung






den Bericht



Einige Beispiele für Belege und die dazugehörigen Konten, die sich auf den Bericht auswirken:

Ertragskonto in einer Ausgangsrechnung

Aufwandskonto in einer Eingangsrechnung






Hauptebenen/Art




Berechnung






den Bericht



Hier eine Frage an diejenigen, die sich mit dem Rechnungswesen auskennen:

Die Bilanz wird wie folgt berechnet: Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.

Wie wird die Berechnung ausgeglichen, wenn der Bericht nur für Bilanzkonten ausgeführt wird?


Erweiterte Vertiefungsfrage


▪ Wie wird die Berechnung ausgeglichen, wenn der Bericht nur für

Bilanzkonten ausgeführt wird?

▪ Die Bilanz wird wie folgt berechnet:

Der Gewinn- oder Verlustakkumulator wird in den Bilanzbericht einbezogen und erhöht bzw. verringert

das Eigenkapital in der Bilanz.


Antwort

Bilanzkonten (Bestandskonten) Gewinn- und Verlustkonten

Aktiv-

konten

Passiv-

konten

Ertrags-

konten

Aufwands-

konten

Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung

Erlös

Aufwendungen

= Gewinn/Verlust

Eigen-

kapital

Aktiva Passiva

Eigenkapital-

konten

-


Im Hauptbuch unterscheiden wir zwischen Bilanzkonten und Ertrags- und Aufwandskonten, die auch

als Gewinn- und Verlustkonten bezeichnet werden.

Die unterschiedlichen Finanzberichte werden für die Kontensalden generiert.

Die Finanzberichte stellen Kontensalden zu einem ausgewählten Datum oder Datumsbereich sowie

nach Hauptebene, Ebene und Kontenart dar.

206




Im Hauptbuch wird unterschieden zwischen: • Bilanzkonten

• Gewinn- und Verlustkonten

Die unterschiedlichen Finanzberichte werden generiert für:

• Die Kontensalden

In den Finanzberichten werden die Kontensalden

folgendermaßen dargestellt:

• Für ein ausgewähltes Datum oder einen

Datumsbereich

• Nach Hauptebene, Ebene und Kontenart

Der Bilanzbericht basiert auf:

und stellt Folgendes dar:

• Den Bilanzkonten

• Den Wert des Unternehmens

• Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.

• Außerdem: Relativer prozentualer Anteil jedes Saldos

Der Bilanzbericht basiert auf den Bestandskonten. Er stellt den Wert des Unternehmens dar, der

anhand der folgenden Formel berechnet wird: Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital. Der

Bericht weist den relativen prozentualen Anteil jedes Saldos aus.

Die Gewinn- und Verlustrechnung basiert auf allen GuV-Konten. Sie stellt den Gewinn (oder Verlust)

Ihres Unternehmens dar. Der Gewinn oder Verlust für die ausgewählte Periode ist die Differenz aus

den Salden der Ertragskonten und den Salden der Aufwandskonten.

Die Summen- und Saldenliste basiert auf allen Kontenarten. Dieser Bericht stellt eine

Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden dar. Für jedes Konto zeigt der Bericht

den Gesamtsollbetrag, den Gesamthabenbetrag und den Endsaldo an. Wenn die Summen- und

Saldenliste alle Konten in einer vollständigen Periode umfasst, ist der Berichtssaldo null.



Die Gewinn- und Verlustrechnung

basiert auf:


• Allen GuV-Konten

• Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens

• Gewinn oder Verlust für die ausgewählte Periode =

Salden der Ertragskonten

- Salden der Aufwandskonten

Die Summen- und Saldenliste basiert

auf:


• Allen Kontenarten

• Eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden

• Für jedes Konto: Soll Gesamt, Haben Gesamt

und Endsaldo.

• Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer vollständigen Periode umfasst, ist der Gesamtberichtssaldo = 0.

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Fälligkeitsberichte

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen zur Lektion mit dem Thema Fälligkeitsberichte.

208

Am Ende dieser Lektion können Sie den Bericht Fälligkeiten sowohl für Kunden als auch für

Lieferanten generieren und typische Berichtsdaten interpretieren.



▪ Den Bericht Fälligkeiten sowohl für Kunden als auch für Lieferanten generieren und

typische Berichtsdaten interpretieren

Lernziele

Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, fragt nach einem Tool, das sie bei der

Überwachung von Kundenverbindlichkeiten unterstützten kann.

Außerdem muss sie die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten überwachen.

Sie zeigen ihr die Fälligkeitsberichte:

▪ Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen ermöglicht die aktive Nachverfolgung der offenen

Salden von Kunden (Verbindlichkeiten der Kunden).

▪ Der Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten ermöglicht die aktive Nachverfolgung der

offenen Salden bei Lieferanten (Verbindlichkeiten des Unternehmens).



▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, fragt nach einem Tool, das sie bei der

Überwachung von Kundenverbindlichkeiten unterstützten kann.

▪ Außerdem muss sie die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten

überwachen.

▪ Sie zeigen ihr die Fälligkeitsberichte:

▪ Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen ermöglicht die aktive Nachverfolgung der

offenen Salden von Kunden (Verbindlichkeiten der Kunden).

▪ Der Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten ermöglicht die aktive

Nachverfolgung der offenen Salden bei Lieferanten (Verbindlichkeiten des

Unternehmens).


Vertiefungsfragen

▪ Welche Art von geschäftspartnerbezogener Definition kann sich auf den Cashflow des

Unternehmens auswirken?

▪ Wie können Sie den Cashflow des Unternehmens verbessern und ihn stabiler machen?

▪ Welcher Bericht kann Sie dabei unterstützen, dieses Ziel zu erreichen?

• Der Verkaufsprozess hat Auswirkungen auf den Finanzstatus des Unternehmens.

• Welche Art von geschäftspartnerbezogener Definition kann sich auf den Cashflow des

Unternehmens auswirken?

• Wie können Sie den Cashflow des Unternehmens verbessern und ihn stabiler machen?

• Welcher Bericht kann Sie dabei unterstützen, dieses Ziel zu erreichen?

• Hier einige Hintergrundinformationen zu dieser Frage: Ein Unternehmen kann trotz guter

Rentabilität aufgrund von Cashflow-Problemen in Konkurs gehen. Daher ist es äußerst wichtig,

stets auf einen positiven Cashflow zu achten.

211

Das Unternehmen kann die Cashflow-Ergebnisse wie folgt verbessern:

• Für jeden Kunden des Unternehmens müssen entsprechende Zahlungsbedingungen festgelegt

werden. Die Zahlungsbedingungen für die einzelnen Geschäftspartner werden in den

Geschäftspartner-Stammdaten auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen festgelegt.

• Zahlungsbedingungen wirken sich auf das Fälligkeitsdatum der Verkaufsbelege sowie auf

erwartete Zahlungen aus. Standardzahlungsbedingungen für Kunden und Lieferanten können

auch in der Systeminitialisierung unter Allgemeine Einstellungen auf der Registerkarte GP

festgelegt werden. Die Standardzahlungsbedingungen werden verwendet, wenn Sie einen

neuen Kunden einrichten. Sie können aber im Kundenstamm geändert werden, um die mit dem

jeweiligen Kunden verbundenen Zahlungsrisiken widerzuspiegeln.

• Überwachen Sie die Bonität Ihrer Kunden im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen. Der Bericht

Fälligkeit Kundenforderungen stellt die Finanzsteuerung des Moduls Verkauf dar.

• Als Nächstes wird der Inhalt des Berichts „Fälligkeit Kundenforderungen“ näher erläutert.


Antworten

▪ In den für Kunden definierten Zahlungsbedingungen ist das

Standardfälligkeitsdatum der Ausgangsrechnungen festgelegt.

▪ Entdecken Sie Kunden mit verspäteten Zahlungen mithilfe des Berichts

Fälligkeit Kundenforderungen, und passen Sie deren

Zahlungsbedingungen entsprechend an.

Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen zeigt alle offenen Transaktionen (nicht abgestimmt) von

Kunden, in der Regel Ausgangsrechnungen, und seit wann sie fällig sind.

Dies ist einer der wichtigsten Berichte zur Überwachung der Verbindlichkeiten von Kunden sowie zur

Auswertung der Kreditwürdigkeit der Kunden.

Die Fälligkeitsberichte sind im Modul Finanzwesen zu finden. Wählen Sie im Menü Finanzberichte erst

Buchhaltung und dann Fälligkeit.

Der Bericht kann erweitert werden, um alle Transaktionen anzuzeigen (wie in der Abbildung

dargestellt), oder komprimiert werden, um aggregierte Beträge pro Kunde anzuzeigen.

Für Lieferanten gibt es einen ähnlichen Fälligkeitsbericht mit der gleichen Struktur. Wenn Frau Neudorf

die offenen Eingangsrechnungen von Lieferanten anzeigen möchte, generiert sie den Bericht Fälligkeit

Lieferantenverbindlichkeiten.

Nach dem Generieren des Fälligkeitsberichts für Kunden oder Lieferanten können Sie die

entsprechenden Fälligkeitsdaten per E-Mail an die betroffenen Geschäftspartner übermitteln.



Fälligkeit Kundenforderungen

Kunde Beleg

Fällig-

keits-

datum

Fälliger Saldo

Fällig-

keit in

Zukunft

Fälligkeitsintervalle

0-30 31-45 46-75 76-100

Funtech Ausgangsrechnung 1.000 1.000

Ausgangsrechnung 20.000 20.000

Ausgangsrechnung 500 500

Ausgangsgutschrift (750) (750)

Surf O’bello Ausgangsrechnung 3.100 3.100


Microchips Ausgangsrechnung 270 270



An ein Unternehmen zu zahlender Betrag und

Zeitraum, seit dem er offen ist

41.320 31.000 4.100 5.200 750 270

100 % 75,02 % 9,92 % 12,58 % 1,82 % 0,65 %

Sie können einen Stichtag angeben, nach dem die Fälligkeiten berechnet werden sollen. Sie können

auch Intervalle in Tagen, Monaten oder Perioden festlegen, um Forderungen nach deren Alter zu

gruppieren.

Wie Sie in der Abbildung sehen, erhalten Sie mit diesem Bericht einen schnellen Einblick in die

Fälligkeit der Rechnungen. Unten im Bericht sehen Sie die Prozentsätze der überfälligen Rechnungen

in jedem Fälligkeitsintervall.

Sehen Sie sich das Bild an. Die erste Zeile steht für eine Rechnung mit einem fälligen Saldo von 1.000.

Diese Rechnung ist bis zu 30 Tage nach dem Stichtag fällig, der für den Bericht festgelegt wurde.

Das Fälligkeitsdatum für die zweite Rechnung über 20.000 ist früher als der Stichtag, und daher wird

der Betrag in der Spalte Fälligkeit in Zukunft angezeigt.

Das Fälligkeitsdatum der dritten Rechnung über den Betrag von 500 liegt zwischen 30 und 45 Tagen

nach dem definierten Stichtag.

Da der Bericht alle offenen Transaktionen der Geschäftspartner anzeigen kann, werden auch

Gutschriften, Eingangszahlungen und Journalbuchungen im Bericht angezeigt.

Auf dem Bild ist eine Gutschrift für Funtec zu sehen. Der Betrag wird in Klammern angezeigt, da es

sich um einen Kundenhabenbetrag handelt.


Kunde Beleg

Fällig-

keits-

datum

Fälliger Saldo

Fällig-

keit in

Zukunft


0-30 31-45 46-75 76-100





Surf O’bello Ausgangsrechnung 3.100 3.100


Microchips Ausgangsrechnung 270 270



An ein Unternehmen zu zahlender Betrag und

Zeitraum, seit dem er offen ist

41.320 31.000 4.100 5.200 750 270

100 % 75,02 % 9,92 % 12,58 % 1,82 % 0,65 %


Fälligkeit KundenforderungenStichtag

Sie können Daten zu verbundenen Lieferanten im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen und Daten zu

verbundenen Kunden im Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten anzeigen. Prüfen Sie dazu das

Feld Verbundene Lieferanten/Kunden berücksichtigen im Einstiegsfenster „Auswahlkriterien“.

Ein verbundener Kunde oder Lieferant wird verwendet, wenn ein Geschäftspartner sowohl Kunde als

auch Lieferant ist. Denken Sie daran, dass es separate Geschäftspartner-Stammdaten für den Kunden

und für den Lieferanten gibt. Weitere Informationen dazu, wie Sie einen Kunden mit einem Lieferanten

verbinden, finden Sie in der Lektion Kunden und Kundengruppen.

Wenn die beiden Geschäftspartner miteinander verbunden sind, können Sie offene Verbindlichkeiten

des Kunden mit offenen Verbindlichkeiten für den Lieferanten ausgleichen.

Auf dem Bild sind sowohl Ausgangsrechnungen für den Kunden Funtech als auch

Eingangsrechnungen vom Lieferanten Funtech zu sehen. Für den fälligen Gesamtsaldo wurde der

Betrag der Eingangsrechnungen berücksichtigt.


Kunde – Lieferantenverbindung im Fälligkeitsbericht

Fälligkeit Kundenforderungen

KundeVerbundener

GPBeleg

Fällig-

keits-

datum

Fälliger

Saldo

Fällig-

keit in

Zukunft


0-30 31-45 46-75





Lieferant

Funtech

Eingangsrechnung(500) (500)

Lieferant

Funtech

Eingangsrechnung(200) (200)

19.050 20.000 (700) 500 (750)

100 % 104,99 % -3,67 % 2,62 % -3,94 %


• Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen zeigt alle offenen Transaktionen (nicht abgestimmt) von

Kunden, in der Regel Ausgangsrechnungen, und seit wann sie fällig sind.

• Sie können Folgendes festlegen:

• Einen Stichtag, nach dem die Fälligkeiten berechnet werden sollen.

• Periodenintervalle, nach denen überfällige Posten gruppiert werden sollen.

• Der Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten:

• Zeigt offene Transaktionen von Lieferanten, in der Regel Eingangsrechnungen, und ihre

Fälligkeit.

• Hat die gleiche Berichtsstruktur wie der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen.

• Für verbundene Geschäftspartner können Sie Folgendes anzeigen:

• Die offenen Transaktionen eines verbundenen Lieferanten im Bericht Fälligkeit

Kundenforderungen.

• Die offenen Transaktionen eines verbundenen Kunden im Bericht Fälligkeit

Lieferantenverbindlichkeiten.


Zusammenfassung

Im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen wird

Folgendes angezeigt:

• Offene Transaktionen (nicht abgestimmt) von Kunden, in der

Regel Ausgangsrechnungen, und wie lange sie überfällig

sind.

Sie können Folgendes festlegen: • Einen Stichtag, nach dem die Fälligkeiten berechnet werden

sollen

• Periodenintervalle, nach denen überfällige Posten gruppiert

werden sollen.

Der Bericht Fälligkeit

Lieferantenverbindlichkeiten:

• Zeigt offene Transaktionen von Lieferanten, in der Regel

Eingangsrechnungen, und ihre Fälligkeit.

• Hat die gleiche Berichtsstruktur wie der Bericht Fälligkeit

Kundenforderungen.

Für verbundene Geschäftspartner können Sie

Folgendes anzeigen:

• Die offenen Transaktionen eines verbundenen Lieferanten

im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen.

• Die offenen Transaktionen eines verbundenen Kunden im

Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten.


PUBLIC


Cashflow-Bericht

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen zur Lektion „Cashflow-Bericht“.

217


▪ Die Cashflow-Berichte generieren und typische Berichtsdaten interpretieren

▪ Die Auswirkungen der Standardprozesse in SAP Business One auf den Cashflow erläutern



▪ Die Cashflow-Berichte generieren und typische Berichtsdaten interpretieren

▪ Die Auswirkungen der Standardprozesse in SAP Business One auf den Cashflow

erläutern

Lernziele

Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, möchte die Geldkontosalden besser steuern und

erwartete Eingangs- und Ausgangszahlungen prognostizieren.

Sie zeigen ihr die Berichte Cashflow und Cashflow-Prognose, welche die Steuerung des

Finanzstatus des Unternehmens ermöglichen.



▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, möchte die Geldkontosalden besser

steuern und erwartete Eingangs- und Ausgangszahlungen prognostizieren.

▪ Sie zeigen ihr die Berichte Cashflow und Cashflow-Prognose, welche die Steuerung des

Finanzstatus des Unternehmens ermöglichen.

Beim Cashflow-Bericht handelt es sich um eine Prognose.

Der Cashflow-Bericht ist im Menü Finanzberichte des Moduls Finanzwesen zu finden.

Die Informationen, die der Bericht zur Liquidität Ihres Unternehmens liefert, gehen über den Umfang

einer Gewinn- und Verlustrechnung hinaus.

Er zeigt die Bestandskonten, die ihrerseits den finanziellen Wert des Unternehmens wiedergeben.

Der Cashflow-Bericht in SAP Business One listet für das gewünschte Zeitintervall die Summen und

Salden folgender Konten auf: Konten, die einen Geldbestand abbilden, und Konten, die einen

Zahlungsstrom (Cashflow) für die Zukunft erwarten lassen (Eingang oder Ausgang). Auf dem Bild ist

die Liste dieser Cashflow-Komponenten zu sehen.


Cashflow-Komponenten

Der Cashflow-Bericht ist ein

Prognosebericht, der die erwarteten

eingehenden und ausgehenden

Geldbewegungen anzeigt.

Komponenten:

Barmittel

Kreditkartenbelege

Erhaltene Schecks

Kundenverbindlichkeiten

Verbindlichkeiten an Lieferanten

Kundenprognose

Lieferantenprognose

▪ Eine Sicherheitsstufe ist der Grad der Wahrscheinlichkeit, mit der die Transaktion in Geld

umgesetzt wird (eingehend und ausgehend). Die Wahrscheinlichkeit, mit der eine Cashflow-

Transaktion zu erwarten ist, kann sehr unterschiedlich sein. Aus diesem Grund hat der Saldo jeder

Komponente eine unterschiedliche Sicherheitsstufe.

▪ Sehen Sie sich das Bild an. Die Cashflow-Komponenten sind nach Sicherheitsstufen sortiert:

• Die wahrscheinlichsten Transaktionen sind von Geldkonten, wie Bankkonten, abgeleitet.

• Darauf folgen die eingegangenen Kreditkartenbelege und Schecks.

• Die nächste Stufe bilden die Kundenverbindlichkeiten (z.B. Ausgangsrechnungen) und

Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (z.B. Eingangsrechnungen).

• Auf der untersten Sicherheitsstufe befinden sich die Kunden- und Lieferantenprognosen. Die

Kunden- und Lieferantenprognosen stellen die offenen Belege dar, wie z.B. Kundenaufträge,

Bestellungen und geparkte Belege.


Cashflow-Komponenten und Sicherheitsstufe

Höchste Sicherheitsstufe

Niedrigste Sicherheitsstufe

Komponenten:

Barmittel

Kreditkartenbelege

Erhaltene Schecks

Kundenverbindlichkeiten

Verbindlichkeiten an Lieferanten

Kundenprognose

Lieferantenprognose

Der Cashflow wird nach folgenden Kriterien ausgeführt:

• Offene Transaktionen – nicht abgestimmt (mit der Option, vollständig abgestimmte Buchungen

anzuzeigen).

• Fälligkeitsdatum der Transaktion.

Der Cashflow wird nach folgenden Kriterien angezeigt:

• Zeitintervalle (Tage, Wochen, Monate usw.)

• Sicherheitsstufen

Der Bericht listet alle Zeitintervalle innerhalb des Datumsbereichs des Berichts auf. In jedem Intervall

sind die erwarteten Transaktionen (in der Zukunft) gemäß ihrer Sicherheitsstufe aufgelistet.

Auf dem Bild ist ein Zeitintervall innerhalb des Cashflow-Berichts dargestellt.

Verschiedene Transaktionen sind gemäß ihren Sicherheitsstufen dargestellt.

Beachten Sie, dass es mehrere Transaktionen innerhalb einer Sicherheitsstufe geben kann.


Struktur des Cashflow-Berichts

Sicherheitsstufe Fälligkeitsdatum

(in der Zukunft)Beleg Konto Soll Haben

Geldkonten----

----

Zahlungen an

Lieferanten

(Überweisung)

Hausbank 5.000

Kreditkarten/Schecks----

----Eingangszahlungen

Kreditkartenver-

rechnungskonto10.000

Kunden-

verbindlichkeiten

----

----Ausgangsrechnungen Kundenkonto 2.000

Zahlbar an Lieferanten----

----Eingangsrechnungen Lieferant 3.000

Lieferantenprognosen----

----Bestellungen Lieferant 1.000

Innerhalb eines Zeitintervalls – Woche:

Kumulierter Saldo innerhalb des Zeitintervalls: 3.000

Zeitrahmen: Nächster Monat


Berichtsoptionen im Fenster „Auswahlkriterien“

Im Fenster Cashflow – Auswahlkriterien können Sie dem Cashflow Folgendes hinzufügen:

• Wiederkehrende Transaktionen, die im Bericht grün dargestellt werden

• Offene vorerfasste Belege, die im Bericht blau dargestellt werden

• Belege, die nicht zu Journalbuchungen führen, wie Kundenaufträge oder geparkte Belege

• Sie können auch genehmigte Rahmenverträge in die Berichtsberechnung aufnehmen.

In der Tabelle Geplante Buchungen einbeziehen geben Sie zukünftige Transaktionen an, die noch

nicht in SAP Business One erfasst wurden, z.B. den Kauf eines neuen Firmenwagens, der für den

nächsten Monat geplant ist. Die zusätzlichen Transaktionen werden im Bericht grün dargestellt.

223


Bericht „Cashflow-Prognose“

Konfigurations-

daten

Passen Sie die

Sicherheitsstufe und die

Komponenten auf jeder

Stufe an.

Passen Sie

den

gewünschten

Zeitrahmen

durch Ziehen

der Grenzen

an.

Eine weitere Möglichkeit, um die Cashflow-Daten des Unternehmens darzustellen, bietet der Bericht

Cashflow-Prognose. Dabei handelt es sich um ein schnelles, einfach zu verwendendes grafisches

Tool, das den Bericht sofort generiert.

Durch Anpassen des Zeitrahmens oder Ändern von Konfigurationsdaten werden der Bericht und das

Diagramm sofort neu generiert.

Das Balkendiagramm zeigt Eingangsbeträge in Blau und Ausgangsbeträge in Grün an. Das

Liniendiagramm zeigt Nettobeträge und kumulierte Beträge an.

224

Die Cashflow-Rechnung ist ein weiterer und in vielen Lokalisierungen rechtlich erforderlicher Bericht,

ähnlich wie die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz.

Im Fenster Allgemeine Einstellungen müssen Sie die Anfangseinstellungen konfigurieren und die

Standardeinstellungen für die Zuordnung von Transaktionen zu den relevanten Positionen in der

Cashflow-Rechnung festlegen.

Weitere Informationen über die Konfiguration der Cashflow-Rechnung finden Sie in der Onlinehilfe.


Cashflow-Rechnung

▪ Die Cashflow-Rechnung ist ein in vielen Lokalisierungen rechtlich erforderlicher Bericht.

▪ Im Fenster Allgemeine Einstellungen werden auf der Registerkarte Cashflow die Anfangseinstellungen konfiguriert

und die Standardeinstellungen festgelegt.


Zusammenfassung


Der Cashflow ist: • Ein Prognosebericht, der den Geldfluss des Unternehmens wiedergibt

Der Cashflow wird nach folgenden

Kriterien ausgeführt:

• Offene Transaktionen – nicht abgestimmt

• Fälligkeitsdatum von Transaktionen

Der Cashflow zeigt die folgenden

Salden an:

• Geldbestände (z.B. Geld auf der Bank)

• Erwarteter Cashflow in der Zukunft (z.B. zukünftige

Eingangszahlungen und offene Rechnungen)

Das System ordnet den Salden

Folgendes zu:

• Unterschiedliche Sicherheitsstufen; Beispiel:

─Geldbestände gehören zur ersten Stufe – Geldkonten.

─Erwartete Eingangszahlungen aus offenen Rechnungen gehören

zur vierten Stufe – Kundenverbindlichkeiten.

Der Bericht Cashflow-Prognose ist: Ein Tool, welches das schnelle Generieren eines grafischen

Cashflow-Berichts ermöglicht

Die Cashflow-Rechnung ist: Ein weiterer und in vielen Lokalisierungen rechtlich erforderlicher

Bericht


▪ Der Cashflow ist ein Prognosebericht, der den Geldfluss des Unternehmens wiedergibt.

▪ Der Cashflow wird auf der Basis der offenen (nicht abgestimmten) Transaktionen und der

Fälligkeitsdaten der Transaktionen ausgeführt.

▪ Der Cashflow-Bericht zeigt die Salden der Geldbestände (z.B. Geld auf der Bank) und des

erwarteten Cashflows in der Zukunft (z.B. zukünftige Zahlungen für offene Rechnungen) an.

▪ Das System ordnet den Salden unterschiedliche Sicherheitsstufen zu. Beispiel: Geldbestände

gehören zur ersten Stufe (Geldkonten), während erwartete Eingangszahlungen aus offenen

Rechnungen zur vierten Stufe – Kundenverbindlichkeiten – gehören.

▪ Der Bericht „Cashflow-Prognose“ ist ein Tool, welches das schnelle Generieren eines grafischen

Cashflow-Berichts ermöglicht.

▪ Die Cashflow-Rechnung ist ein weiterer und in vielen Lokalisierungen rechtlich erforderlicher

Bericht.

226

PUBLIC


Mahnungen

ÖFFENTLICH

▪ Willkommen zur Lektion zu Mahnungen.

227


▪ Den Mahnassistenten zum Generieren von Mahnungen ausführen



▪ Den Mahnassistenten zum Generieren von Mahnungen ausführen

Lernziele

▪ Frau Neudorf teilt Ihnen mit, dass die Überwachung des Status bei Kundenforderungen sowie

die Minimierung verspäteter Zahlungen von größter Wichtigkeit sind.

▪ Sie stellen Ihr den Mahnprozess vor, der das Senden von Erinnerungen und Warnschreiben für

offene Ausgangsrechnungen ermöglicht.



▪ Frau Neudorf teilt Ihnen mit, dass die Überwachung des Status bei

Kundenforderungen sowie die Minimierung verspäteter Zahlungen von größter

Wichtigkeit sind.

▪ Sie stellen Ihr den Mahnprozess vor, der das Senden von Erinnerungen und

Warnschreiben für offene Ausgangsrechnungen ermöglicht.

Was kann OEC Computers vorsorglich unternehmen, um die Ergebnisse des Cashflow-Berichts zu

verbessern?

Welche Möglichkeiten hat ein Unternehmen, um für pünktliche Zahlungen zu sorgen?

Wie kann es Forderungsausfälle verhindern?


▪ Was kann OEC Computers vorsorglich unternehmen, um den Cashflow des Unternehmens zu

verbessern?

▪ Welche Möglichkeiten hat ein Unternehmen, um für pünktliche Zahlungen zu sorgen?

▪ Wie kann es Forderungsausfälle verhindern?

Vertiefungsfrage

Um den Cashflow zu verbessern, ist der erste Schritt, Debitorenauszüge für offene Forderungen zu

senden. Dieser Auszug kann aus dem Fälligkeitsbericht gedruckt werden.

Sobald die Forderungen vom Kunden überfällig sind, ist die nächste Stufe des Inkassos, dem Kunden

Zinsen und Mahngebühren zu berechnen.

Das Unternehmen sollte für den säumigen Kunden einen mehrstufigen Mahnprozess aktivieren,

beispielsweise telefonische oder schriftliche Erinnerungen. Dies geschieht durch den Mahnprozess.


Antwort – Mahnungen

▪ Ergänzend kann der positive Cashflow wie folgt gefördert werden:

▪ Debitorenauszüge für ausstehende Forderungen versenden

▪ Dem Kunden Zinsen und Mahngebühren für verspätete Zahlungen berechnen

SAP Business One stellt einen Mahnassistenten für die Anfertigung von Mahnschreiben bereit.

Mit dem Mahnassistenten können Sie Schreiben an diejenigen Kunden erstellen und versenden, die

ihre offenen Rechnungen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt haben, um sie an ihre

überfälligen Zahlungen zu erinnern.

Wählen Sie Verkauf Mahnassistent.

Der Mahnassistent durchläuft alle Kundendaten und prüft alle ausstehenden Ausgangsrechnungen und

die Transaktionen, die Verbindlichkeiten darstellen. Er ermöglicht Ihnen, Mahnschreiben für

verschiedene Mahnstufen zu drucken und postalisch oder per E-Mail zu versenden.

Zusätzlich werden während der Ausführung des Mahnassistenten automatisch

Servicerechnungen über Zinsen und Mahngebühren erstellt.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich Zinsen und Gebühren im Saldo des

Geschäftspartnerkontos widerspiegeln.

Zu diesem Zweck müssen Sie das Mahnsystem konfigurieren.


Mahnassistent

Um das Mahnsystem zu konfigurieren, wechseln Sie zum Modul Administration. Wählen Sie im Menü

Definition das Untermenü Geschäftspartner und dann die Option Mahnbedingungen.

In jeder Mahnbedingung können Sie mehrere Stufen von Mahnungen definieren. Diese Definition legt

die automatische Erstellung von Mahnschreiben fest.

Für jede Stufe können Sie definieren, wann die Mahnung gesendet wird, welche Gebühren pro

Mahnung berechnet werden sollen und ob Zinsen berechnet werden sollen oder nicht.

Gemäß Best Practices sollte jede Stufe teurer sein als die vorherige.

Betrachten wir nun das auf dem Bild dargestellte Beispiel:

• In der ersten Mahnung ist im Feld Wirksam ab der Wert 30 angegeben. Das bedeutet, dass

30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der offenen Rechnung das Aussenden der Mahnung 01

empfohlen wird.

• Die Mahnung 02 wird 10 Tage nach dem Senden von Mahnung 01 versendet.

• Die Mahnung 03 wird 10 Tage nach dem Senden von Mahnung 02 versendet.

• Sie können außerdem sehen, dass dem Kunden in jeder Mahnung eine Gebühr von 5 plus ein

Zinsbetrag berechnet wird.


Konfigurieren des Mahnsystems (1/3)

Wenn Sie mindestens eine Zinsoption auf einer der Stufen wählen, wird unten der Bereich Bankzinsen

% mit den entsprechenden zu definierenden Feldern angezeigt.

Im Feld Jährl. Zinsprozentsatz definieren Sie den Satz, der den Berechnungen im Mahnschreiben

zugrunde gelegt werden soll.

Im Feld Automatische Buchung legen Sie fest, ob Zinsen und Gebühren, nur Zinsen oder nur

Gebühren automatisch gebucht werden sollen, wenn ein Mahnschreiben an einen Kunden erstellt wird.

Wenn Sie festlegen, dass Zinsen und/oder Gebühren automatisch gebucht werden sollen, wird im

Mahnlauf eine Servicerechnung angelegt, durch die Zinsen und/oder Gebühren gebucht werden.

Für die automatische Buchung müssen Konten festgelegt werden, auf die Zinsen und Gebühren

gebucht werden sollen. Die Standardkonten werden aus der Sachkontenfindung abgeleitet. Sie können

diese Einstellung jedoch auch ändern, indem Sie das Symbol zum Durchsuchen wählen und andere

Konten festlegen.

Sie können auch festlegen, dass keine Zinsen oder Gebühren gebucht werden sollen.

Sie können die Standardmahnschreiben in der Berichts- und Layoutverwaltung bearbeiten, die Sie im

Modul Administration im Bereich für die allgemeinen Definitionen finden.



Jedem Kunden muss eine Mahnbedingung zugewiesen werden. Für neue Kunden können Sie eine

Standardmahnbedingung definieren. Wählen Sie dafür die Registerkarte GP in den allgemeinen

Einstellungen.

Die Mahnbedingung wird im Kundenstammdatensatz auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen

angezeigt.

Nachdem für den Geschäftspartner eine Mahnbedingung ausgewählt wurde, wird das Feld

Automatische Buchung angezeigt. Der Wert in diesem Feld wird der Definition im Fenster

Mahnbedingungen – Definition entnommen, kann jedoch für jeden Kunden geändert werden.

Nun können Sie den Mahnassistenten ausführen, um Kunden mit überfälligen Forderungen

anzuzeigen und Mahnschreiben sowie Servicerechnungen über Zinsen und Mahngebühren an diese

zu versenden.

Nach Ausführung des Mahnassistenten können Sie auch die letzte Stufe der Mahnschreiben auf der

Registerkarte Buchhaltung der Stammdaten nachverfolgen.




Verbundene Lieferanten im Mahnassistenten

Markieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn Sie

Kunden im Assistenten auswählen.

SAP Business One kann offene Transaktionen verbundener Lieferanten im Empfehlungsbericht des

Mahnassistenten anzeigen.

Wenn Frau Neudorf, die Buchhalterin, den Mahnassistenten ausführt, berücksichtigt sie auch die

Verbindlichkeiten von OEC Computers gegenüber verbundenen Lieferanten, bevor sie Mahnschreiben

versendet.

Sehen Sie sich das Bild an. Dies ist ein Empfehlungsbericht für den Geschäftspartner Maxi Teq, der

sowohl ein Kunde als auch ein Lieferant von OEC Computers ist. Die Kunden- und die

Lieferantenstammdaten sind miteinander verbunden.

Daher zeigt der Empfehlungsbericht die offenen Transaktionen des Lieferanten Maxi Teq ebenfalls an.

Beachten Sie, dass Sie bei der Ausführung des Assistenten das Feld Verbundene Lieferanten

berücksichtigen markieren müssen, damit Transaktionen verbundener Lieferanten angezeigt werden.

Beachten Sie außerdem, dass der offene Saldo von Lieferanten und der offene Saldo von Kunden

separat angezeigt werden, und sich dies daher nicht auf die Mahnberechnungen für Kunden oder den

Inhalt der Schreiben auswirkt.

Weitere Informationen zu verbundenen Geschäftspartnern finden Sie in der Lektion Kunden und

Kundengruppen.

236


• Der Mahnassistent durchläuft alle Kundendaten und prüft alle ausstehenden

Ausgangsrechnungen und die Transaktionen, die Verbindlichkeiten darstellen.

• Der Mahnassistent bietet folgende Funktionen:

• Drucken und postalisches Versenden oder Versenden per E-Mail von Mahnschreiben für

verschiedene Mahnstufen

• Automatische Erstellung von Servicerechnungen über Zinsen und Mahngebühren

• Anzeigen offener Transaktionen von verbundenen Lieferanten

• Im Fenster Mahnbedingungen legen Sie Folgendes fest:

• Die Mahnstufen

• Die Gebühren und Zinsen für jede Stufe

• Die Zinsstufe und das Sachkonto zum Erstellen der automatischen Rechnungen

• In den Geschäftspartnerstammdaten können Sie Mahninformationen eines Kunden konfigurieren

und überwachen.


Zusammenfassung

Der Mahnassistent durchläuft Folgendes: • Alle Kundendaten. Er prüft alle ausstehenden

Ausgangsrechnungen und die Transaktionen, die

Verbindlichkeiten darstellen.

Der Mahnassistent bietet folgende

Funktionen:

• Drucken und postalisches Versenden oder Versenden per E-

Mail von Mahnschreiben für verschiedene Mahnstufen

• Automatische Erstellung von Servicerechnungen über Zinsen

und Mahngebühren

• Anzeigen offener Transaktionen von verbundenen Lieferanten

Im Fenster Mahnbedingungen legen Sie

Folgendes fest:

• Die Mahnstufen

• Die Gebühren und Zinsen für jede Stufe

• Die Zinsstufe und das Sachkonto zum Erstellen der

automatischen Rechnungen

In den Geschäftspartnerstammdaten können

Sie Folgendes tun:

• Mahninformationen eines Kunden konfigurieren und

überwachen


238

PUBLIC


Anlagenbuchhaltung – Einführung

▪ Willkommen bei der Lektion zur Einführung in die Anlagenbuchhaltung.

▪ Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:

▪ Den Prozess der Verwaltung von Anlagen erläutern

▪ Mit den wichtigsten Begriffen der Lösung „Anlagenbuchhaltung“ umgehen



Den Prozess der Verwaltung von Anlagen erläutern

Mit den wichtigsten Begriffen der Lösung „Anlagenbuchhaltung“ umgehen

Lernziele



Der Buchhalter Herr Müller möchte

den Wert der LKW verwalten und

überwachen.

Sie stellen ihm die Lösung

Anlagenbuchhaltung in SAP

Business One vor.

OEC Computers nutzt einen kleinen Fuhrpark von

Lieferwagen.

Daher besitzt das Unternehmen einige LKW.

OEC Computers

▪ Betrachten wir ein Unternehmensszenario:

▪ OEC Computers nutzt einen kleinen Fuhrpark von Lieferfahrzeugen.

▪ Daher besitzt das Unternehmen einige LKW.

▪ Der Buchhalter Herr Müller möchte den Wert der LKW verwalten und überwachen.

▪ Sie stellen ihm die Lösung für die Anlagenbuchhaltung in SAP Business One vor.

▪ Zuerst schauen wir uns das Untermenü und die Fenster in SAP Business One an.

▪ Um die Anlagenbuchhaltung zu aktivieren, wählen Sie die Registerkarte Basisinitialisierung im

Fenster Firmendetails.

▪ Markieren Sie das Ankreuzfeld „Anlagenbuchhaltung aktivieren“.

▪ Nachdem das Ankreuzfeld markiert wurde, ist die Anlagenbuchhaltung aktiviert, und es stehen neue

Fenster und Felder zur Verfügung unter „Administration“ „Definition“ „Finanzwesen“

„Anlagenbuchhaltung“

▪ und unter „Finanzwesen“ „Anlagenbuchhaltung“.

▪ Im Untermenü „Anlagenbuchhaltung“ finden Sie das Fenster „Anlagenstammdaten“.

▪ Dieses Fenster ist dem Fenster „Artikelstammdaten“ sehr ähnlich, es gibt jedoch zusätzlich die

Artikelart „Anlagevermögen“ und die Registerkarte „Anlagevermögen“.

▪ Wenn die Lösung einmal aktiviert wurde, kann sie nicht mehr deaktiviert werden.

▪ Beachten Sie, dass Sie Entscheidungen über gesetzliche Vorgaben und branchenspezifische

Erfordernisse zusammen mit dem Buchhalter des Kunden treffen müssen.


Anlagenbuchhaltung aktivieren

▪ Administration Systeminitialisierung Firmendetails

Basisinitialisierung

▪ Markieren Sie das Ankreuzfeld Anlagenbuchhaltung aktivieren.

Anschließend stehen dem Benutzer neue Fenster und Felder zur

Verfügung:

– Administration Definition Finanzwesen

Anlagenbuchhaltung.

– Finanzwesen Anlagenbuchhaltung.

▪ Hier ist der Lebenszyklus einer Anlage in SAP Business One vom Kauf über die Aktivierung und

Abschreibung bis hin zum Restbuchwert von null dargestellt.

▪ Diese Abbildung gibt eine Übersicht über den Prozess. In den nächsten Folien werden wir näher auf die

einzelnen Schritte eingehen.

▪ Zuerst wird eine Anlage im Fenster Anlagenstammdaten definiert. In diesem Fenster können alle Artikel

vom Typ „Anlage“ definiert und verwaltet werden. In unserem Beispiel definieren wir einen

Anlagenstammsatz für einen neuen LKW, den OEC Computers zu Beginn des Geschäftsjahres gekauft

hat.

▪ Ein Anlagenstammsatz wird aktiviert, wenn der Benutzer eine Anlage mittels einer Eingangsrechnung

kauft. Die Eingangsrechnung erzeugt automatisch einen Aktivierungsbeleg.

▪ Der Benutzer kann auswählen, ob er den Aktivierungsbeleg direkt erzeugen oder automatisch von der

Eingangsrechnung generieren lassen möchte.

▪ Wenn ein Benutzer einen Abschreibungslauf ausführt, führt das System die bis zum angegebenen

Datum geplanten Abschreibungen durch.

▪ Falls im Verlauf des Lebenszyklus eines Artikels vom Typ „Anlage“ Anpassungen erforderlich sind,

stehen dafür weitere Anlagenbelege zur Verfügung: Anlagenumbuchung, Neubewertung oder

Zuschreibung einer Anlage.

▪ Um entscheiden zu können, welcher der Anpassungsbelege zu verwenden ist, müssen Sie zusammen

mit dem Buchhalter des Kunden die gesetzlichen Vorgaben und branchenspezifischen Erfordernisse

prüfen.

▪ Der Abgang (Ausbuchung) einer Anlage erfolgt mittels einer Ausgangsrechnung. Die Ausgangsrechnung

erzeugt automatisch einen Abgangsbeleg.

▪ Um die Anlage mittels einer Ausgangsrechnung auszubuchen, muss der Anlagenstammsatz als


Anlagenstammdaten

definierenEingangsrechnungs-/

Aktivierungsbeleg

anlegen

Abschreibungslauf/

Manuelle

Abschreibung

Anlagenumbuchung/

Neubewertung/

Zuschreibung

Ausgangs-

rechnungs-/

Abgangsbeleg

Artikelart:

Anlage-

vermögen

Eingangsrechnung

erzeugt automatisch

einen

Aktivierungsbeleg.

Abschreibungslauf bucht alle geplanten

Abschreibungen

Wenn Ausgangs-

rechnung:

Ankreuzfeld

Verkaufsartikel

markieren

Lebenszyklus von Anlagenstammdaten in SAP Business One

Definition Aktivierung Abschreibung Anpassungen Abgang

OEC ComputersOEC Computers

Nebenbuch für das Anlagevermögen

Verkaufsartikel markiert werden.

▪ Alle Transaktionen werden in das Nebenbuch für das Anlagevermögen gebucht und können

mit den verschiedenen speziellen Berichten überwacht werden.

242

▪ Schauen wir uns den Lebenszyklus von Anlagenstammdaten in Bezug auf die Standardbegriffe der Buchhaltung an. Die Begriffe sind auf der Folie blau dargestellt.

▪ Wenn wir in unserem Beispiel den neuen LKW definieren, den OEC Computers gekauft hat, definieren wir die

Nutzungsdauer der Anlage. Die Nutzungsdauer einer Anlage ist der Zeitraum, in dem eine Anlage für den

Zweck, für den sie angeschafft wurde, voraussichtlich genutzt werden kann. Die Nutzungsdauer muss nicht unbedingt mit der tatsächlichen physischen Lebensdauer oder der wirtschaftlichen Nutzungsdauer übereinstimmen. Die Anlage sollte bis zum Ende ihrer Nutzungsdauer komplett abgeschrieben sein. Wir

definieren die Nutzungsdauer dieses LKW als 36 Monate.

▪ Der Anlagenstammsatz wird aktiviert, wenn der Benutzer eine Anlage mittels einer Eingangsrechnung kauft. Die Eingangsrechnung erzeugt automatisch einen Aktivierungsbeleg.

▪ Bei der Aktivierung werden Anschaffungs- und Herstellungskosten als Anlagevermögen erfasst. Der

Anschaffungswert des LKW beläuft sich auf 6.000.

▪ Das Bezugsdatum bestimmt das Aktivierungsdatum in den Anlagenstammdaten.

▪ In der Eingangsrechnung entspricht das Bezugsdatum (auf der Registerkarte Buchhaltung) standardmäßig dem Buchungsdatum der Eingangsrechnung. Dieses Datum kann vor dem Hinzufügen der Eingangsrechnung geändert werden, um das Bezugsdatum im Aktivierungsbeleg zu aktualisieren. Für den LKW geben wir den 1. Januar ein.

▪ In jeder Periode berechnet das Unternehmen die Abschreibung für die Anlage. Abschreibung ist die Minderung des Buchwerts einer Anlage im Verlauf ihrer Nutzungsdauer sowohl für steuerliche Zwecke als auch für die Buchhaltung. Die Abschreibung wird den Kosten des Unternehmens zugerechnet. Planmäßig sinkt der Wert des LKW jährlich um 2.000.

▪ Während der Nutzungsdauer der Anlage berechnet das System den Restbuchwert des Artikels (vom Typ Anlage). Der Restbuchwert ist der Wert einer Anlage, der wie folgt berechnet wird: historische Kosten der Anlage abzüglich der kumulierten Abschreibung. In unserem Fall liegt der Wert des LKW nach dem ersten Jahr also bei 4.000.

▪ Der Abgang (Ausbuchung) ist die Entfernung einer Anlage oder eines Anlagenteils aus dem

Anlagenbestand.

▪ Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Anlage auszubuchen: mittels einer Ausgangsrechnung, wenn Sie die Anlage verkaufen, oder mit einem Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist und Sie die Anlage komplett abschreiben möchten. Nach dem vollständigen Abgang der Anlage wird deren Wert im Bestandskonto im Nebenbuch für das Anlagevermögen mit null gebucht.

▪ Beachten Sie, dass es im Abgangsbeleg eine Option für einen Teilabgang gibt. In diesem Fall behält die

Anlage den verbleibenden Wert bis zum Ende der Nutzungsdauer des Artikels.

243PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ Nebenbuch für das Anlagevermögen

Anlagenstammdaten

definierenEingangsrechnungs-/

Aktivierungsbeleg

anlegen

Abschreibungslauf/

Manuelle

Abschreibung

Anlagenumbuchung/

Neubewertung/

Zuschreibung

Ausgangs-

rechnungs-/

Abgangsbeleg

• Nutzungsdauer =

36 Monate

• Aktivierung

• Anschaffungs- und

Herstellungskoste

n der Anlage =

6.000

• Bezugsdatum =

1. Januar

• Abschreibung =

2.000 pro Jahr

• Restbuchwert =

4.000 nach

1 Jahr

• Vollabgang =

Wert 0

Lebenszyklus von Anlagenstammdaten – Terminologie

Definition Aktivierung Abschreibung Anpassungen Abgang

OEC ComputersOEC Computers

▪ Schauen wir uns unser Beispiel an: Wir haben einen neuen LKW, den OEC Computers zu Beginn

des Geschäftsjahres gekauft hat. Welche Definitionen sind über den Lebenszyklus der Anlage

hinweg erforderlich?

▪ Zuerst definieren wir diesen LKW als Anlagenstammdaten.

▪ Dann fügen wir den Anlagenstammdaten eine Gruppe von Definitionen hinzu, die für diese Art von

Anlagen relevant sind. In unserem Beispiel verwenden wir die Definitionsgruppe

„Schwerlastwagen“.

▪ Die Hauptdefinition in den Anlagenstammdaten ist die Anlagenklasse, die die Zuordnung zu den

anderen Definitionen enthält: Bewertungsbereich, Kontenfindung und Abschreibungsart.

▪ Jedes Anlagevermögen wird einer Anlagenklasse zugeordnet. In unserem Beispiel gehört der LKW

zur Anlagenklasse Schwerlastwagen.

▪ Jede Anlagenklasse beinhaltet die Standarddefinition der sonstigen Einstellungen.

▪ Der Bewertungsbereich ist eine Finanzdimension, die die Bewertung der Anlage für einen

bestimmten Zweck zeigt, z.B.: handelsrechtliche Abschreibung, steuerrechtlich zulässige

Abschreibung oder Abschreibung für die Kostenrechnung.

▪ Sie müssen einen Bewertungsbereich als Hauptbereich definieren.

▪ In unserem Beispiel ist der Hauptbereich GAAP (Generally Accepted Accounting Principles = US-

amerikanische Bilanzierungsvorschriften).

▪ Der Benutzer kann bei Bedarf einen zusätzlichen Bereich definieren. In unserem Beispiel definieren

wir die IFRS (International Financial Reporting Standards = internationale

Rechnungslegungsvorschriften) als zusätzlichen Bereich.

▪ Der Hauptbewertungsbereich (in unserem Beispiel GAAP) bucht Transaktionen in das System.

▪ Der zusätzliche Bereich (in unserem Beispiel IFRS) kann für Berichte verwendet werden.

▪ Über die Definition der Kontenfindung kann das System automatisch die relevanten

Hauptbuchkonten für die Anlagenbuchhaltung ermitteln.

▪ Die Abschreibungsart klassifiziert die Abschreibung auf der Basis des Grundes der Wertanpassung.

Sie bietet auch die Möglichkeit, die Methode für die Wertberechnung zu definieren. In unserem

Beispiel wählen wir die Methode „Linear“.


Anlage definieren

Anlagenklasse

Lieferwagen

Abschrei-bungsart

Konten-findung

Bewertungs-bereich

Artikelart:

Anlage-

vermögen

Hauptbewer-

tungsbereich:

GAAPMethode:

LinearCode:

Schwerlast-

wagen

Code:

Schwerlast-

wagen

OEC Computers

▪ Wenn Sie die Anlagenklasse zum Fenster „Anlagenstammdaten“ hinzugefügt haben, werden die

entsprechenden Definitionen für die gewählte Anlage übernommen.

▪ Im dargestellten Beispiel sehen Sie, dass die für die Anlagenklasse Schwerlastwagen definierten

Bewertungsbereiche und Abschreibungsarten für den angezeigten Anlagenstammdatensatz gelten.

▪ Sie können den Prozess der Anlagenverwaltung anhand der verschiedenen Unterregisterkarten in

den Anlagenstammdaten nachverfolgen. Neben der Registerkarte „Übersicht“ gibt es

Registerkarten für Werte, Abschreibung, Kostenrechnung und Attribute.


Anlagenstammdaten OEC Computers

▪ Der Benutzer kann Anlagevermögen mittels einer Eingangsrechnung kaufen. Die

Eingangsrechnung erzeugt automatisch den Aktivierungsbeleg.

▪ Der Benutzer kann auswählen, ob er den Aktivierungsbeleg direkt erzeugen oder automatisch von

der Eingangsrechnung generieren lassen möchte.

▪ In beiden Fällen werden die Anlagenstammdaten aktiviert.

▪ In der Grafik sehen Sie die automatischen Journalbuchungen, die bei diesem Prozess mit den

zugehörigen Konten angelegt werden.

▪ Wenn kein Lieferant beteiligt ist, kann der Benutzer direkt einen Aktivierungsbeleg erzeugen. In

diesem Fall wird nur die Journalbuchung für die Aktivierung angelegt, sodass das

Verrechnungskonto in der Bilanz als Verbindlichkeit angezeigt wird.

▪ Zur Erinnerung: Die Konten werden aus der Definition in den Anlagenstammdaten abgeleitet.

▪ Beachten Sie, dass das Bezugsdatum standardmäßig mit dem Buchungsdatum der

Eingangsrechnung identisch ist. Dieses Datum kann geändert werden, bevor die Eingangsrechnung

hinzugefügt wird, um das Bezugsdatum der Aktivierung zu aktualisieren.


Anlagen aktivieren

Eingangsrechnung Aktivierung

Soll Haben

Lieferant 2000

Erwerbs-

verrechnungs-

konto

2000

Soll Haben

Erwerbs-

verrechnungs-

konto

2000

Bestandskonto 2000

▪ Mittels der Abschreibung werden die Kosten einer Anlage im Verlauf ihrer Nutzungsdauer

ausgebucht.

▪ Sie stellt die Minderung des Buchwerts einer Anlage sowohl für steuerliche Zwecke als auch für die

Buchhaltung dar.

▪ Die Abschreibung wird den Kosten des Unternehmens zugerechnet.

▪ Das System prognostiziert die erwartete jährliche Abschreibungsquote entsprechend den

Definitionen in den Anlagenstammdaten (d.h. Anlagenklasse, Bewertungsbereich, Kontenfindung

und Abschreibungsart).

▪ Diese Informationen werden in den Anlagenstammdaten und im Abschreibungsvorschaubericht für

die Anlage angezeigt.


Anlagen abschreiben

▪ Der Benutzer kann die Option Abschreibungslauf ausführen, um den Wert der Anlage mit der

tatsächlichen Abschreibung zu aktualisieren.

▪ Erst beim Ausführen eines Abschreibungslaufs führt das System die bis zu einem bestimmten

Datum geplanten Abschreibungen durch.

▪ Um die Buchung einer geplanten Abschreibung auszulösen, reicht es normalerweise aus, einen

Abschreibungslauf für mehrere Buchungsperioden zu starten. Es ist jedoch auch möglich, mehrere

Abschreibungsläufe für eine Abschreibungsperiode auszuführen.

▪ Ein Abschreibungslauf kann beliebig oft wiederholt werden, sofern kein Abschreibungslauf für die

Folgeperioden durchgeführt wurde. Eine Wiederholung des Abschreibungslaufs kann z.B. dann

notwendig sein, wenn sich die Anlagenwerte nach der Buchung der Planabschreibungen noch

einmal geändert haben. Bei der Wiederholung eines Abschreibungslaufs werden nur die

Wertdifferenzen gegenüber den Buchungen des letzten Abschreibungslaufs berücksichtigt.

▪ Hinweis:

▪ Bei der in unserem Beispiel verwendeten indirekten Abschreibung bucht das System die

Abschreibung auf das Wertberichtigungskonto. Das Bestandskonto ist nur betroffen, wenn die

Anlage gekauft oder ausgebucht wird.

▪ Wird für die Abschreibung die Methode des direkten Buchens verwendet, bucht das System die

Abschreibung direkt in das für die Anlage festgelegte Bestandskonto.


Abschreibungslauf

▪ Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Anlage auszubuchen: Mittels einer Ausgangsrechnung, wenn Sie

die Anlage verkaufen, oder mit einem Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist

▪ Wenn das Unternehmen die Anlage am Ende ihrer Nutzungsdauer (oder davor) verkauft, kann der

Benutzer den Artikel mittels einer Ausgangsrechnung ausbuchen.

▪ Die Ausgangsrechnung erzeugt automatisch einen Abgangsbeleg.

▪ Ein Abgangsbeleg kann direkt angelegt werden, wenn kein Kunde beteiligt ist und das

Anlagevermögen aufgelöst werden muss.

▪ In diesem Fall sind in der an den Abgangsbeleg angehängten Journalbuchung mehrere Konten

enthalten.

▪ Wenn Sie die Option „Ausgangsrechnung“ verwenden, müssen Sie die Anlagenstammdaten als

Verkaufsartikel definieren.

▪ Der Restbuchwert der Anlagenstammdaten ist jetzt auf null gesetzt.

▪ Beachten Sie, dass es im Abgangsbeleg eine Option für einen Teilabgang gibt. In diesem Fall

behält die Anlage den verbleibenden Wert bis zum Ende der Nutzungsdauer des Artikels.


Anlagenabgang (Ausbuchung)

Ausgangs-rechnung

Abgang

Soll Haben

Kunde 1000

Erlös-

verrechnungs-

konto

1000

Soll Haben

Erlös-

verrechnungs-

konto

1000

Bestandskonto 1000

▪ Das Anlagengitter ist die wichtigste Ergänzung der Bilanz aus Sicht der Anlagenbuchhaltung.

▪ Der Bericht kann für alle Anlagevermögen erzeugt werden.

▪ Er zeigt alle gebuchten Anlagenbewegungen in einem Geschäftsjahr an und stellt die Anlagen für

alle Bilanzkonten dar.


Anlagengitter

Eigenschaften des Berichts Anlagengitter:

Kann für alle Anlagen erzeugt werden

Zeigt alle gebuchten Anlagenbewegungen in einem Geschäftsjahr an

Stellt die Anlagen für alle Bestandskonten dar



Die Hauptdefinition in den

Anlagenstammdaten ist:• Die Anlagenklasse, die die Zuordnung zu den

anderen Definitionen enthält:

Bewertungsbereich, Kontenfindung und

Abschreibungsart.

Die Anlagenstammdaten werden

aktiviert:

• Wenn der Benutzer eine Anlage mittels einer

Eingangsrechnung kauft.

• Die Eingangsrechnung erzeugt automatisch

den Aktivierungsbeleg.

• Der Benutzer kann den Aktivierungsbeleg direkt

erzeugen.

Abschreibung: • Wird verwendet, um die Kosten einer Anlage im

Verlauf ihrer Nutzungsdauer abzuschreiben

• Wird den Kosten des Unternehmens

zugerechnet



▪ Die Hauptdefinition in den Anlagenstammdaten ist die Anlagenklasse, die die Zuordnung zu den

anderen Definitionen enthält (Bewertungsbereich, Kontenfindung und Abschreibungsart).

▪ Der Anlagenstammdatensatz wird aktiviert, wenn ein Benutzer eine Anlage mittels einer

Eingangsrechnung kauft. Die Eingangsrechnung erzeugt automatisch den Aktivierungsbeleg. Der

Benutzer kann den Aktivierungsbeleg auch direkt erzeugen.

▪ Mittels der Abschreibung werden die Kosten einer Anlage im Verlauf ihrer Nutzungsdauer

abgeschrieben. Die Abschreibung wird den Kosten des Unternehmens zugerechnet.



Die Option Abschreibungslauf bewirkt

Folgendes:

• Führt die bis zu einem bestimmten Datum

geplanten Abschreibungen durch

• Aktualisiert den Wert der Anlagenstammdaten

mit der tatsächlichen Abschreibung

Eine Anlage wird folgendermaßen

ausgebucht:

• Mittels einer Ausgangsrechnung, wenn Sie die

Anlage verkaufen

• Mit einem Abgangsbeleg, wenn kein Kunde

beteiligt ist

• Die Ausgangsrechnung erzeugt automatisch

einen Abgangsbeleg. Dadurch wird der

Restbuchwert der Anlage auf null gesetzt.

Der Bericht Anlagengitter zeigt

Folgendes an:

• Alle in einem Geschäftsjahr gebuchten

Anlagenbewegungen

• Die Anlagen für alle Bilanzkonten

▪ Die Option „Abschreibungslauf“ führt die bis zu einem bestimmten Datum geplanten

Abschreibungen durch und aktualisiert den Wert der Anlagenstammdaten mit der tatsächlichen

Abschreibung.

▪ Eine Anlage wird mittels einer Ausgangsrechnung ausgebucht, wenn Sie die Anlage verkaufen,

oder mit einem Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist. Die Ausgangsrechnung erzeugt

automatisch einen Abgangsbeleg. Dadurch wird der Restbuchwert der Anlage auf null gesetzt.

▪ Das Anlagengitter zeigt alle gebuchten Anlagenbewegungen in einem Geschäftsjahr und die

Anlagen für alle Bilanzkonten an.

253

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Virtuelles Anlagevermögen

▪ Willkommen zur Lektion zum virtuellen Anlagevermögen.

▪ Nach Abschluss dieser Lektion können Sie den Prozess der Verwaltung des virtuellen

Anlagevermögens erläutern.



Den Prozess der Verwaltung des virtuellen Anlagevermögens erläutern

Lernziele

▪ Wenn Ihr Unternehmen für die interne Nutzung identische Anlagen in großer Zahl kaufen muss,

legen Sie einen virtuellen Artikel an, der die Anlage darstellt.

▪ Wählen Sie in der Eingangsrechnung diesen Musterartikel aus, und geben Sie in der Artikelzeile

eine bestimmte Menge an.

▪ SAP Business One legt dann automatisch die gleiche Menge an Anlagenstammdatensätzen an und

aktiviert diese für Sie.

▪ Wenn Sie diese Funktion verwenden, brauchen Sie nicht länger manuell große Mengen sich

wiederholender Daten zu erfassen und tragen so dazu bei, die Effizienz Ihres Unternehmens bei

der Verwaltung seines Anlagevermögens zu verbessern.

▪ Optional können Sie Seriennummern für das generierte virtuelle Anlagevermögen verwalten.

▪ Die Definition virtueller Artikel können Sie z.B. dann verwenden, wenn das Unternehmen identische

Anlagen wie Laptops, Mobiltelefone oder Stühle für die Nutzung im Büro kauft.

▪ Jetzt wollen wir uns näher anschauen, wie mit virtuellen Anlagen gearbeitet wird.


Virtuelles Anlagevermögen

Anlagen mit der Funktion „virtueller Artikel“:

– Ermöglichen die Definition von Musterartikeln, die

Anlagen darstellen.

– Ermöglichen es dem Unternehmen, für die interne

Nutzung identische Anlagen in großer Zahl zu kaufen.

– Legen automatisch die gleiche Menge an

Anlagenstammdatensätzen an und aktivieren diese für

Sie.

– Optional können Sie Seriennummern für das

generierte virtuelle Anlagevermögen verwalten.

▪ Das Ankreuzfeld „Virtueller Artikel“ ist nur verfügbar, wenn Sie für die Anlagenstammdaten

Nummerierungsserien verwenden.

▪ Durch die Verwendung von Nummerierungsserien kann das System mehrere neue Anlagen

erstellen, wenn ein virtueller Artikel in einer einzigen Transaktionszeile gekauft wird.

▪ Beachten Sie, dass sowohl Anlagenstammdaten als auch Artikelstammdaten dieselbe

Nummerierungsseriendefinition verwenden.

▪ Nachdem Sie einen Anlagenstammdatensatz als virtuellen Artikel hinterlegt haben, können Sie

damit beginnen, ihn als Vorlage für den Kauf einer großen Zahl identischer Anlagen zu verwenden.

▪ OEC Computers hat einen virtuellen Artikel für die Mobiltelefone hinterlegt, die das Unternehmen

für seine Mitarbeiter kauft.

▪ Wenn Sie das Ankreuzfeld „Seriennummern erzwingen“ markieren, hat das zur Folge, dass Sie für

jede generierte Anlage eine Seriennummer angeben müssen, wenn Sie Anlagen mithilfe von

virtuellen Artikeln in Eingangsrechnungen kaufen.


Eine virtuelle Anlage erstellen

▪ Virtuelle Artikel können nur durch Eingangsrechnungen aktiviert werden.

▪ Die Menge der automatisch erstellten Anlagenstammdatensätze entspricht der Menge, die Sie auf

der Eingangsrechnung angegeben haben (9 in unserem Beispiel).

▪ Die Artikelnummern werden den neu angelegten Anlagenstammdaten automatisch und nach den

Regeln zugewiesen, die Sie in den Stammdaten des virtuellen Anlagevermögens für die Serie

definiert haben.

▪ In unserem Beispiel heißt das: Wenn OEC Computers eine Menge von 9 Mobiltelefonen in der

Eingangsrechnungszeile angibt, erstellt das System automatisch 9 Anlagenstammdatensätze, einen

für jedes Mobiltelefon.

▪ Die Daten aus den Anlagenstammdaten des virtuellen Anlagevermögens werden mit Ausnahme

des Ankreuzfelds „Virtueller Artikel“, das unmarkiert bleibt, in die neu erstellten Anlagenstammdaten

kopiert.

▪ Die erstellten Anlagen sind reguläre Anlagevermögen mit Geldwerten. Der virtuelle Artikel fungiert

als Vorlage und weist daher auf der Registerkarte „Anlagevermögen“ keinen Wert auf.


Virtuelles Anlagevermögen aktivieren

Ohne das Erzwingen von Seriennummern

▪ Ein Aktivierungsbeleg mit den erstellten Anlagen wird automatisch generiert und eine

Journalbuchung auf dem Anlagenkonto erzeugt.

▪ Hinweis: Sie können mehrere virtuelle Anlagevermögen in dieselbe Eingangsrechnung aufnehmen,

aber keine virtuellen und normalen Anlagevermögen in dieselbe Eingangsrechnung.



Ohne das Erzwingen von Seriennummern

▪ Wenn Sie sich dafür entscheiden, Seriennummern zu erzwingen, müssen Sie diese Nummern

definieren, wenn Sie Anlagen in der Eingangsrechnung kaufen.

▪ Klicken Sie in der Eingangsrechnung mit der rechten Maustaste, und wählen Sie die Option

„Anlagenseriennummern“ aus. Erfassen Sie im Fenster „Anlagenseriennummern – Definition“ die

Seriennummern für jede durch die Eingangsrechnungszeile gekaufte Anlage.

▪ Der Rest des Vorgangs gleicht dem, der in den vorherigen Folien beschrieben wurde. Der einzige

Unterschied besteht darin, dass die erstellten Anlagenstammdaten die Seriennummer enthalten, die

Sie in der Eingangsrechnung erfasst haben. Sie können die Seriennummer in den

Anlagenstammdaten nachverfolgen. Auch die Eingangsrechnung enthält die erstellten

Seriennummern, die Sie sich durch Rechtsklick auf die erstellte Eingangsrechnung anzeigen lassen

können.

▪ Beachten Sie, dass Sie Anlagenstammdaten nicht als einen Bestandsartikel definieren können.

Daher handelt es sich hier nicht um reguläre Seriennummern. Es handelt sich um

Anlagenseriennummern, die zu Nachverfolgungszwecken in den Anlagenstammdaten hinterlegt

werden.



MIT Erzwingen von

Seriennummern LT22005541 LT22005542 LT22005543

Anlage Bestandsartikel

▪ Modifizieren Sie beim Anlegen einer Eingangsrechnung die Liste der Artikeleinstellungen, und

blenden Sie das Feld „Virtueller Anlagenartikel“ ein, damit virtuelle Artikel in der Liste von Artikeln

und Anlagevermögen schneller gefunden werden können.

▪ Öffnen Sie hierzu das Fenster „Artikelliste“, und wählen Sie dann das Symbol

„Formulareinstellungen“ aus der oberen Menüleiste, um die Listenanzeige anzupassen.


Virtuelles Anlagevermögen aktivieren – Tipp



Wenn Ihr Unternehmen für die interne Nutzung

identische Anlagen in großer Zahl kaufen muss:

• Erstellen Sie einen virtuellen Artikel, der die Anlage

darstellt.

• Wählen Sie diesen Musterartikel in der

Eingangsrechnung aus und geben Sie eine bestimmte

Menge in die Artikelzeile ein (virtuelle Artikel können nur

durch die Eingangsrechnung aktiviert werden).

Nachdem Sie die Eingangsrechnung mit dem

virtuellen Artikel hinzugefügt haben, geschieht

Folgendes:

• Anlagenstammdatensätze werden automatisch in der

Menge erstellt, die Sie in der Eingangsrechnungszeile

angegeben haben.

• Ein Aktivierungsbeleg mit den erstellten Anlagen wird

automatisch generiert und eine Journalbuchung auf

dem Anlagenkonto erzeugt.

▪ Wenn Ihr Unternehmen für die interne Nutzung identische Anlagen in großer Zahl kaufen muss,

legen Sie einen virtuellen Artikel an, der die Anlage darstellt.

▪ Wählen Sie diesen Musterartikel in der Eingangsrechnung aus, und geben Sie eine bestimmte

Menge in die Artikelzeile ein (virtuelle Artikel können nur durch die Eingangsrechnung aktiviert

werden).

▪ Nachdem Sie die Eingangsrechnung mit dem virtuellen Artikel hinzugefügt haben, geschieht

Folgendes:

▪ Anlagenstammdatensätze werden automatisch in der Menge erstellt, die Sie in der

Eingangsrechnungszeile angegeben haben.

▪ Ein Aktivierungsbeleg mit den erstellten Anlagen wird automatisch generiert und eine

Journalbuchung auf dem Anlagenkonto erzeugt.



Einige Fakten zu virtuellen Anlagen: • Das Ankreuzfeld „Virtueller Artikel“ ist nur verfügbar,

wenn Sie für die Anlagenstammdaten

Nummerierungsserien verwenden.

• Wenn Sie sich dafür entscheiden, Seriennummern

für einen Anlagenstammdatensatz zu erzwingen,

müssen Sie diese Nummern definieren, wenn Sie

Anlagen in der Eingangsrechnung kaufen.

• Sie können einen Anlagenstammdatensatz nicht als

einen Bestandsartikel definieren. Daher handelt es

sich hier nicht um reguläre Seriennummern. Es handelt

sich um Anlagenseriennummern, die zu

Nachverfolgungszwecken in den Anlagenstammdaten

hinterlegt werden.

▪ Einige Fakten zu virtuellen Anlagen:

▪ Das Ankreuzfeld „Virtueller Artikel“ ist nur verfügbar, wenn Sie für die

Anlagenstammdaten Nummerierungsserien verwenden.

▪ Wenn Sie sich dafür entscheiden, Seriennummern für einen

Anlagenstammdatensatz zu erzwingen, müssen Sie diese Nummern

definieren, wenn Sie Anlagen in der Eingangsrechnung kaufen.

▪ Sie können einen Anlagenstammdatensatz nicht als einen

Bestandsartikel definieren. Daher handelt es sich hier nicht um

reguläre Seriennummern. Es handelt sich um

Anlagenseriennummern, die zu Nachverfolgungszwecken in den

Anlagenstammdaten hinterlegt werden.

263

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KostenrechnungSAP Business One, Version 9.3

▪ Willkommen bei der Lektion zur Kostenrechnung.

▪ In dieser Lektion beschäftigen wir uns mit den Vorteilen der Kostenrechnung und erklären, wie

damit umzugehen ist.



▪ Erläutern, wie die Kostenrechnung zu handhaben ist

Lernziele



Die Verkaufsabteilung erwirtschaftet einen

höheren Erlös als die übrigen Abteilungen.

Andererseits generiert sie auch viele Kosten

(Aufwendungen): Reisespesen, Hotel- und

Bewirtungskosten, Konferenzen, Werbung,

Boni usw.

Wie kann die Buchhalterin des Unternehmens das Finanzergebnis der einzelnen Abteilungen

ermitteln? Wie kann sie für eine Abteilung eine Gewinn- und Verlustrechnung generieren?

Sie implementieren SAP Business One bei

Ihrem Neukunden OEC Computers.

Das Unternehmen ist in die folgenden

Abteilungen aufgeteilt:

▪ Verkauf

▪ Support

▪ Entwicklung

▪ Betrachten wir ein Unternehmensszenario:

▪ Angenommen Sie implementieren SAP Business One bei einem Unternehmen mit drei

Abteilungen: Vertrieb, Support und Entwicklung.

▪ Naturgemäß erwirtschaftet die Verkaufsabteilung einen höheren Erlös als die übrigen

Abteilungen. Andererseits generiert sie auch viele Kosten (Aufwendungen): Reisespesen, Hotel-

und Bewirtungskosten, Konferenzen, Werbung, Boni usw.

▪ Die Buchhalterin des Unternehmens fragt Sie, wie sie das Finanzergebnis der einzelnen

Abteilungen ermitteln kann. Wie kann sie für eine Abteilung eine Gewinn- und Verlustrechnung

generieren?


Was ist die Kostenrechnung in SAP Business One?

▪ Neben ihrer normalen Buchhaltung führen viele Unternehmen Analysen der Aufwendungen

und Erlöse durch, um die Rentabilität all ihrer Geschäftsaktivitäten oder Abteilungen zu

messen.

▪ Zu diesem Zweck definieren Sie Unternehmenseinheiten für jede Geschäftsaktivität oder jede

Abteilung. Dies sind die Kostenstellen, die zur Konsolidierung der Aufwendungen und Erlöse

verwendet werden, die aus den laufenden Aktivitäten der betreffenden Organisationseinheit

resultieren.

▪ Eine Aufteilungsregel ist eine Rechnungslegungsmethode, die zur Zuordnung von direkten

und indirekten Aufwendungen und Erlösen zu einer oder mehreren Kostenstellen verwendet

wird. Sie enthält Informationen über den Anteil bzw. die Festbeträge der Aufwendungen oder

Erlöse, die den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden sollen.

Bevor wir uns den Kostenrechnungsprozess näher ansehen, betrachten wir die relevante

Terminologie, die in SAP Business One festgelegt ist.

▪ Neben ihrer normalen Buchhaltung führen viele Unternehmen Analysen der Aufwendungen und

Erlöse durch, um die Rentabilität all ihrer Geschäftsaktivitäten oder Abteilungen zu messen.

▪ Zu diesem Zweck definieren Sie Unternehmenseinheiten für jede Geschäftsaktivität oder jede

Abteilung. Dies sind die Kostenstellen, die zur Konsolidierung der Aufwendungen und Erlöse

verwendet werden, die aus den laufenden Aktivitäten der betreffenden Organisationseinheit

resultieren.

▪ Eine Aufteilungsregel ist eine Rechnungslegungsmethode, die zur Zuordnung von direkten und

indirekten Aufwendungen und Erlösen zu einer oder mehreren Kostenstellen verwendet wird. Sie

enthält Informationen über den Anteil bzw. die Festbeträge der Aufwendungen oder Erlöse, die

den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden sollen.

266


Was ist die Kostenrechnung in SAP Business One? (Forts.)

▪ Bei der Arbeit mit dem Kostenrechnungsprozess werden an das Hauptbuch übermittelte

Kosten automatisch anhand der definierten Aufteilungsregeln auf die Kostenstellen verteilt.

▪ Die Kostenrechnungsfunktion in SAP Business One ermöglicht es Ihnen, Gruppen von

Kostenstellen und Aufteilungsregeln festzulegen. Durch die Generierung entsprechender

Berichte erhalten Sie wichtige kostenbezogene Informationen. Das System erfasst die auf

Konten gebuchten Daten und stellt sie auf verschiedene Arten in Berichten dar.

▪ Bei der Arbeit mit dem Kostenrechnungsprozess werden an das Hauptbuch übermittelte Kosten

automatisch anhand der definierten Aufteilungsregeln auf die Kostenstellen verteilt.

▪ Die Kostenrechnungsfunktion in SAP Business One ermöglicht es Ihnen, Gruppen von

Kostenstellen und Aufteilungsregeln festzulegen. Durch die Generierung entsprechender Berichte

erhalten Sie wichtige kostenbezogene Informationen. Das System erfasst die auf Konten

gebuchten Daten und stellt sie auf verschiedene Arten in Berichten dar.

267


Kostenstellen

Support

Stelle_z

Verkauf Entwicklung

Administrator

OEC Computers

Sortiercode

Kostenstellen

▪ Zur Nutzung der Kostenrechnungsfunktionen in SAP Business One müssen Sie die Profit Center

bzw. Abteilungen des Unternehmens als Kostenstellen definieren. Für jede Kostenstelle können Sie in jeder Periode eine Gewinn- und Verlustrechnung erzeugen.

▪ In unserem Beispiel hat OEC Computers seine drei Abteilungen Vertrieb, Support und Entwicklung

als Kostenstellen definiert.

▪ Die Kostenstellen können Sie mittels eines Sortiercodes zu Gruppen zusammenfassen.

▪ Wählen Sie Finanzwesen Kostenrechnung Kostenstellen, um Kostenstellen zu definieren

und zu verwalten.

▪ Das System legt automatisch eine Kostenstelle Stelle Null (Stelle_z) an, unter der Kosten und

Erträge gesammelt werden, die aufgrund mangelnder Informationen noch nicht auf die anderen

Kostenstellen verteilt werden können. Die Kostenstelle Stelle_z kann auch Kosten dokumentieren,

die nicht bei der internen Kostenrechnung berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise

nur 80 % Ihrer Mietaufwendungen als Kosten darstellen möchten, können Sie die übrigen 20 % der

Stelle_z zuordnen.


Aufteilungsregeln

Verbindung zwischen Hauptbuch und Kostenrechnung

Sachkonto Aufwendungen Firmenwagen

Direkte AufteilungsregelX Verkauf

Kostenstelle 1

Verkauf

Journalbuchung

1000Heizkosten

Aufteilungs- regel

Fläche

Journalbuchung

Kostenbetrag

100 %

Firmenwagen

Aufteilungs-

regel

Zuordnung direkter Kosten und Erlöse

Wenn Sie eine Kostenstelle anlegen, legt

das System automatisch eine

gleichnamige Aufteilungsregel an.

▪ Wenn an das Hauptbuch übermittelte Kosten in der Kostenrechnung automatisch berücksichtigt

werden sollen, müssen Sie ein Konto im Kontenplan mit einer Aufteilungsregel verknüpfen.

▪ Sie können nur Konten der Art Verkauf oder Aufwendungen im Kontenplan verknüpfen.

▪ Die Aufteilungsregeln definieren, wie die Kosten oder Erträge, die Sie auf ein Konto buchen, auf die

Kostenstellen aufgeteilt werden sollen.

▪ Im Alltag buchen Sie Journalbuchungen oder Belege auf ein Sachkonto, das mit einer

Aufteilungsregel verknüpft ist.

▪ Wenn Sie eine Kostenstelle anlegen, legt das System automatisch eine gleichnamige

Aufteilungsregel an. Diese Aufteilungsregel kann vom Benutzer nicht geändert werden und ist so

konfiguriert, dass das System die gesamten Kosten und Erträge auf die betreffende Kostenstelle

bucht. Die Beträge werden also nicht aufgeteilt. Diese Aufteilungsregeln können Sie für sogenannte

direkte Kosten und Erlöse verwenden, die Sie komplett und eindeutig einer bestimmten Kostenstelle

zuordnen können.

▪ Bei OEC Computers werden die Firmenwagenkosten z.B. direkt der Kostenstelle Verkauf

zugeordnet, da nur die Vertriebsmitarbeiter einen Firmenwagen haben.

▪ Nachdem Sie das Firmenwagen-Aufwandskonto mit der Aufteilungsregel Verkauf verknüpft haben,

wird der volle Betrag jeder Aufwandsbuchung auf dem Firmenwagen-Aufwandskonto direkt der

Kostenstelle „Verkauf“ zugeordnet.


Zuordnung indirekter Kosten und Erlöse

Indirekte Aufteilungsregel Fläche

Kostenstelle 1

Verkauf Kostenstelle 2

Support

Kostenstelle 3

Entwicklung

Summe: 500 (in lokalen Bereichseinheiten)

▪ Indirekte Kosten und Erlöse werden keiner Kostenstelle direkt zugeordnet. Stattdessen ordnen Sie

diese mithilfe einer Aufteilungsregel einer oder mehreren Kostenstellen zu. In der Aufteilungsregel

geben Sie an, wie der Betrag unter den Kostenstellen verteilt werden soll. Sie können nach Prozent

oder Verhältnis zuordnen. Beispiel: Sie können Kosten entsprechend der Größe der

Abteilungsflächen auf die Kostenstellen aufteilen. In ähnlicher Weise können Sie freiwillige

Leistungen an Arbeitnehmer auf die Zahl der Mitarbeiter aufteilen.

▪ Wenn Sie nicht alle Beträge zuweisen können (weil zu diesem Zeitpunkt nicht genügend

Informationen vorliegen), ordnet das System alle nicht zugewiesenen Kosten oder Erträge der

Kostenstelle Stelle_z zu. Wenn Sie über die benötigten Informationen verfügen, können Sie die

Aufteilungsregel ändern, damit das System die Verteilung entsprechend korrigiert.

▪ Wählen Sie Finanzwesen Kostenrechnung Aufteilungsregeln, um Aufteilungsregeln zu

definieren und zu verwalten.


Zuordnung indirekter Kosten und Erlöse

Sachkonto Stromkosten

AufteilungsregelX Fläche

Kostenstelle 1


Support

Kostenstelle 3

Entwicklung

Journalbuchung

1000Heizkosten

Aufteilungs- regel Fläche

Journalbuchung

Betrag 2000

Fläche

Stromkosten

Aufteilungs-

regel

▪ Verbinden Sie, wie auch bei der Zuordnung von direkten Kosten und Erlösen, die entsprechenden

Konten im Kontenplan mit einer indirekten Aufteilungsregel.

▪ Buchen Sie eine Journalbuchung oder einen Beleg auf ein Sachkonto, das mit einer

Aufteilungsregel verknüpft ist.

▪ In unserem Beispiel wird der Betrag jeder Buchung auf dem Aufwandskonto für die Stromkosten

automatisch den verschiedenen Abteilungen gemäß der Definition der Aufteilungsregel zugeordnet.


Zuordnung von Kosten und Erlösen

▪ Sie können die im Sachkonto festgelegte

Aufteilungsregel ändern, wenn Sie einen Beleg

buchen oder eine manuelle Journalbuchung

vornehmen.

▪ Sie können die im Sachkonto festgelegte Aufteilungsregel ändern, wenn Sie einen Beleg buchen

oder eine manuelle Journalbuchung vornehmen.

▪ Für aus Belegen erstellte Journalbuchungen und manuelle Journalbuchungen können Sie die

zugeordnete Aufteilungsregel jederzeit ändern.

▪ Diese Aufteilungsregel hat Vorrang vor den im Sachkonto und im Beleg definierten Regeln.

▪ Wählen Sie in der Journalbuchung die Zeile für das Sachkonto, und verwenden Sie das Feld

„Aufteilungsregel“ in der Tabelle oder „Bearbeitungsmodus expandieren“.

272


Manuelle Aufteilungsregel

▪ Wenn Sie eine manuelle Journalbuchung durchführen, haben Sie die Möglichkeit, eine manuelle

Aufteilungsregel zu definieren.

▪ Der Betrag, den Sie in der Zeile für die Journalbuchung eingeben, ist der aufzuteilende

Gesamtbetrag.

▪ Wählen Sie im Fenster „Manuelle Aufteilungsregel definieren“ die Kostenstellen, und teilen Sie den

Betrag zwischen diesen auf.

▪ Sie können diese manuelle Aufteilungsregel NICHT für zukünftige Journalbuchungen verwenden.

▪ Die Beträge dieser Aufteilungsregel sind im „Aufteilungsbericht“ und im „Zusammenfassungsbericht

Kostenrechnung“ zu sehen.

273


Zuordnung nach Festbetrag

Aufteilungsregel „Festbetrag“ Monatliche Miete

Kostenstelle 1


Support

Kostenstelle 3

Entwicklung

Es gibt keinen Gesamtbetrag.

* Differenzen werden entweder der Kostenstelle ohne Wert oder der Stelle_z zugeordnet.

Manchmal müssen Festbeträge bestimmten Kostenstellen zugeordnet werden. Beispiel: Die

Vertriebsmitarbeiter sind häufig im Außendienst unterwegs, die Mitarbeiter im Support und in der

Entwicklung nicht. Daher möchte das Unternehmen der Supportabteilung und der

Entwicklungsabteilung einen Festbetrag der monatlichen Mietaufwendungen zuordnen. Um dies zu

erreichen, können Sie in der Definition der Aufteilungsregel einen Festbetrag von 3000 für die

Kostenstellen „Support“ und „Entwicklung“ festlegen.

Sie können auch die Kostenstelle „Verkauf“ ohne Kostenwert für die Aufnahme von Differenzen

einschließen.

Hinweis:

▪ Beim Buchen von Kosten bleiben die Festbeträge gleich. Falls es eine Differenz zwischen dem

definierten Gesamtbetrag (in unserem Beispiel 6000) und dem jeden Monat übermittelten

Kostenbetrag gibt, wird der Rest der Kosten ohne definierten Betrag auf die Kostenstelle übertragen

(in unserem Beispiel die Kostenstelle „Verkauf“).

▪ Falls Sie nur die Kostenstellen „Support“ und „Entwicklung“ in der Definition verwenden, werden

alle Differenzen der Kostenstelle Null zugeordnet (Stelle_z).

▪ Dies gilt sowohl, wenn der Kostenbetrag höher als die Summe der definierten Beträge ist, als auch

wenn er niedriger ist.

274


Tabelle für Kostenstellen und Aufteilungsregeln

684220Mitarbeiter

2002001000500Fläche

100000100KS 3

Entwicklung

010000100KS 2

Support

001000100KS 1

Verkauf

KS 3

Entw.

KS 2

Support

KS 1

Verkauf

Stelle_zGesamtKostenstelle

Aufteilungs-

regel

Aufteilungs-

regeln für

DIREKTE

Kosten und

Erlöse

Aufteilungs-

regeln für

INDIREKTE

Kosten und

Erträge

* Kostenstelle (KS)

▪ Nachdem OEC Computers seine Kostenstellen und Aufteilungsregeln eingerichtet hat, können die

Zuordnungen in Form einer Tabelle dargestellt werden.

▪ Wählen Sie Finanzwesen Kostenrechnung Tabelle für Kostenstellen und Aufteilungsregeln, um die Zuordnungen für Aufteilungsregeln anzuzeigen.

▪ Hier sehen Sie ein Beispiel, wie OEC Computers seine Aufteilungsregeln einrichten könnte, um die

Kosten auf die entsprechenden Abteilungskostenstellen zu verteilen.




▪ Zur Nutzung der Kostenrechnungsfunktionen müssen Sie die Profit Center bzw.

Abteilungen des Unternehmens als Kostenstellen definieren.


Aufteilungsregel an. Diese Regel ist so konfiguriert, dass das System die gesamten

Kosten und Erlöse auf die betreffende Kostenstelle bucht.

▪ Indirekte Kosten und Erlöse werden keiner Kostenstelle direkt zugeordnet.

Stattdessen ordnen Sie diese mithilfe einer indirekten Aufteilungsregel einer oder

mehreren Kostenstellen zu. In der Aufteilungsregel geben Sie an, wie der Betrag

unter den Kostenstellen verteilt werden soll.

▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

▪ Zur Nutzung der Kostenrechnungsfunktionen müssen Sie die Profit Center bzw. Abteilungen

des Unternehmens als Kostenstellen definieren.


Aufteilungsregel an. Diese Regel ist so konfiguriert, dass das System die gesamten Kosten und

Erlöse auf die betreffende Kostenstelle bucht.

▪ Indirekte Kosten und Erlöse werden keiner Kostenstelle direkt zugeordnet. Stattdessen ordnen

Sie diese mithilfe einer indirekten Aufteilungsregel einer oder mehreren Kostenstellen zu. In der

Aufteilungsregel geben Sie an, wie der Betrag unter den Kostenstellen verteilt werden soll.

276



▪ Um Kosten aus dem Hauptbuch automatisch in die Kostenrechnung einzubeziehen,

verbinden Sie eine Aufteilungsregel mit Konten im Kontenplan.

▪ Bei jeder Buchung auf diesen Konten wird der Betrag automatisch den

verschiedenen Abteilungen gemäß der Definition der Aufteilungsregel zugeordnet.

▪ Sie können die im Sachkonto festgelegte Aufteilungsregel ändern, wenn Sie einen

Beleg buchen oder eine manuelle Journalbuchung vornehmen.

▪ Für aus Belegen erstellte Journalbuchungen und manuelle Journalbuchungen

können Sie die zugeordnete Aufteilungsregel jederzeit ändern.

▪ Diese Aufteilungsregel hat Vorrang vor den im Sachkonto und im Beleg definierten

Regeln.

▪ Um Kosten aus dem Hauptbuch automatisch in die Kostenrechnung einzubeziehen, verbinden Sie

eine Aufteilungsregel mit Konten im Kontenplan.

▪ Bei jeder Buchung auf diesen Konten wird der Betrag automatisch den verschiedenen Abteilungen

gemäß der Definition der Aufteilungsregel zugeordnet.

▪ Sie können die im Sachkonto festgelegte Aufteilungsregel ändern, wenn Sie einen Beleg buchen

oder eine manuelle Journalbuchung vornehmen.

▪ Für aus Belegen erstellte Journalbuchungen und manuelle Journalbuchungen können Sie die

zugeordnete Aufteilungsregel jederzeit ändern.

▪ Diese Aufteilungsregel hat Vorrang vor den im Sachkonto und im Beleg definierten Regeln.

277

278

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Mehrere Dimensionen in der Kostenrechnung


▪ Willkommen zur Lektion „Mehrere Dimensionen in der Kostenrechnung“.

▪ In dieser Lektion betrachten wir die Möglichkeit der Verwendung mehrerer Dimensionen bei der

Arbeit mit der Kostenrechnung.

▪ Beachten Sie, dass diese Lektion auf der Lektion „Kostenrechnung“ aufbaut.



▪ Beschreiben, wie bei der Arbeit mit der Kostenrechnung mehrere Dimensionen verwendet

werden können

Hinweis: Diese Lektion baut auf der Lektion „Kostenrechnung“ auf.

Lernziele


Mehrere Dimensionen – Unternehmensszenario

Bei der Analyse der Erlöse und Aufwendungen möchten

sie die Finanzergebnisse jeder Produktlinie betrachten

können.

Sie möchten den zusammenfassenden

Kostenrechnungsbericht sowohl nach Abteilung (Vertrieb,

Support und Entwicklung) als auch nach

Geschäftsbereich erstellen.

OEC Computers verwendet die Kostenrechnungs-

option in SAP Business One. In der Vergangenheit

hat das Unternehmen seine drei Abteilungen,

Verkauf, Support und Entwicklung, als

Kostenstellen definiert.

OEC Computers hat außerdem zwei

Geschäftsbereiche:

▪ Hardware

▪ Anwendungen

▪ OEC Computers verwendet die Kostenrechnungsoption in SAP Business One. In der Vergangenheit hat das Unternehmen seine drei Abteilungen, Verkauf, Support und Entwicklung, als

Kostenstellen definiert.

▪ Bei der Besprechung der von OEC Computers verkauften Produkte teilt Ihnen der CEO nun mit,

dass das Unternehmen Erlöse und Aufwendungen nach den beiden vorhandenen

Geschäftsbereichen analysieren möchte: Hardware und Anwendungen.

▪ Sie möchten die Finanzergebnisse beider Produktlinien getrennt betrachten können.

▪ Die Buchhalterin gibt zu Bedenken, dass sich die Analyse besser nach Abteilungen durchführen

lässt, also Vertrieb, Support und Entwicklung.

▪ Sie erklären ihnen, dass sie dieselben Daten nach Betriebsabteilung und auch nach

Geschäftsbereich analysieren können.


Mehrere Dimensionen

Support

Stelle_z

Verkauf Entwicklung

OEC Computers

Dimension 1: Abteilungen Dimension 2: Geschäftsbereich

(LOB)

Anwen-

dungen

Stelle_z

Hardware

OEC Computers

▪ Dank mehrerer Dimensionen können bis zu fünf unterschiedliche Ansichten aus denselben Daten

generiert werden.

▪ Beachten Sie, dass jede Kostenstelle und eine Aufteilungsregel jeweils nur zu einer Dimension

gehören.

▪ Dank mehrerer Dimensionen können bis zu fünf unterschiedliche Ansichten aus denselben Daten

generiert werden.

▪ Diese Option wird erst angezeigt, nachdem Sie das Ankreuzfeld Mehrfachdimensionen verwenden

auf der Registerkarte Kostenrechnung im Fenster Allgemeine Einstellungen unter Administration Systeminitialisierung Allgemeine Einstellungen markiert haben.

▪ Wählen Sie zum Definieren von Dimensionen Finanzwesen Kostenrechnung Dimensionen

.

▪ In unserem Beispiel können Sie die Abteilungen des Unternehmens als Dimension 1 und die

Geschäftsbereiche als Dimension 2 definieren.

▪ Erstellen Sie für jede Dimension Kostenstellen und Aufteilungsregeln, die Ihren

Berichtsanforderungen genügen. Beachten Sie, dass jede Kostenstelle und jede Aufteilungsregel

jeweils nur zu einer Dimension gehören.

▪ Wählen Sie bei der Erzeugung der verschiedenen Berichte jeweils die entsprechende Dimension.


Verbindung zwischen Hauptbuch und Kostenrechnung

mit mehreren Dimensionen

Sachkonto Stromkosten

AufteilungsregelX Fläche

Kostenstelle 1


Support

Kostenstelle 3

Entwicklung

Journalbuchung

1000Heizkosten

Aufteilungs- regel

Fläche

Journalbuchung

2000

Fläche

Stromkosten

Aufteilungs-

regel

Dimension 1: Abteilungen

Dimension 2: Geschäftsbereiche

AufteilungsregelX Anz. Mitarbeiter

Journalbuchung

1000Heizkosten

Aufteilungs- regel

Fläche

Journalbuchung

2000

Anz. MA

Stromkosten

Aufteilungs-

regel

Kostenstelle 1

Hardware Kostenstelle 2

Software

▪ Betrachten wir die Stromkosten des Unternehmens:

▪ Verbinden Sie im Fenster Kontenplan das Stromkostenkonto mit den beiden Dimensionen:

Abteilungen und Geschäftsbereiche.

▪ Hinterlegen Sie für jede Dimension die entsprechende Aufteilungsregel. In der

Abteilungsdimension handelt es sich um die indirekte Regel zur Aufteilung der Kosten nach der

Größe der Abteilungsfläche. In der Geschäftsbereichsdimension werden die Kosten nach der

Anzahl der Mitarbeiter in jeder Kostenstelle verteilt.

▪ Bei den täglichen Arbeitsabläufen wird der Betrag jeder Buchung automatisch auf dem

Aufwandskonto für die Stromkosten den verschiedenen Abteilungen gemäß der in Dimension 1

hinterlegten Aufteilungsregel zugeordnet. Gleichzeitig wird derselbe Betrag, wie in Dimension 2

hinterlegt, nach der Anzahl der in jedem Geschäftsbereich tätigen Mitarbeiter zugeordnet.

▪ So können Sie dann die verschiedenen Berichte generieren und die Analyse der Kosten und

Erlöse pro Abteilung mit der Analyse pro Geschäftsbereich vergleichen.


Einstellungen für Dimensionen

▪ Sie können die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen festlegen.

▪ Auf der Registerkarte „Kostenrechnung“ im Fenster „Allgemeine Einstellungen“ können Sie die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen festlegen. Wählen Sie aus, ob

Aufteilungsregeln mehrerer Dimensionen in einer Spalte durch Semikolon (;) getrennt angezeigt

oder ob alle aktiven Dimensionen in separaten Spalten angezeigt werden sollen. Weitere

Informationen zu diesen beiden Möglichkeiten finden Sie in der Online-Hilfe.

▪ Sie können den Status des Auswahlknopfes jederzeit ändern. Die Änderung wirkt sich nur auf die

Anzeige der Aufteilungsregeln aus; sie hat keine Auswirkungen auf die Datenbank.

283


Kostenrechnungsberichte

▪ Standardberichte für eine bestimmte Dimension und

Aufteilungsregel: Gewinn- und Verlustrechnung, Summen-

und Saldenliste, Budgetbericht

▪ Kostenrechnungsberichte:

▪ Kostenstellenbericht

▪ Aufteilungsbericht

▪ Zusammenfassungsbericht Kostenrechnung

Beachten Sie, dass Sie diese Berichte auch für ein ausgewähltes

Finanzprojekt ausführen können.

▪ Sie können eine Reihe von Standardberichten für eine bestimmte Dimension und Aufteilungsregel

erstellen, z.B. Gewinn- und Verlustrechnung, Summen- und Saldenliste und Budgetbericht.

▪ Wählen Sie „Finanzwesen“ „Kostenrechnung“, um spezielle Berichte für die Kostenrechnung zu generieren:

▪ Kostenstellenbericht zum Anzeigen einer Übersicht über die gebuchten Kosten und Erlöse

▪ Aufteilungsbericht, um eine Vorstellung davon zu erhalten, welche Gemeinkosten auf bestimmte

Transaktionen gebucht und welche Beträge jeder Kostenstelle zugeordnet wurden

▪ Zusammenfassungsbericht Kostenrechnung, der vorerfasste Belege enthält und Hierarchien

verwendet, um den gewünschten Berichtsaufbau zu erhalten

Beachten Sie, dass Sie diese Berichte auch für ein ausgewähltes Finanzprojekt ausführen können.


Kostenstellenhierarchie

▪ Mit der Kostenstellenhierarchie definieren Sie Berichtsvorlagen für die Kostenrechnung gemäß den

Anforderungen Ihres Unternehmens.

▪ Diese Vorlagen können Sie dann für verschiedene Berichte verwenden.

▪ Durch die Vorlagen können die Daten auf verschiedene Arten zusammengefasst werden. Je

nachdem, wie die Daten zusammengefasst werden, erhält die Geschäftsführung einen besseren

Überblick über die Leistung der verschiedenen Teile des Unternehmens.

▪ Wenn im Unternehmen Dimensionen verwendet werden, ist jede Hierarchie direkt mit einer

Dimension verbunden.

▪ Für jede Dimension können mehrere Vorlagen angelegt werden.

▪ Sie können Hierarchien mit bis zu drei Ebenen definieren.

▪ Kostenstellen können nur mit den tiefsten Knoten in der Hierarchie verbunden werden.

▪ Sie können auch Formeln verwenden, um mehrere Kostenstellen zu verdichten.

▪ Im vorliegenden Beispiel wurden für die Dimension Abteilungen die Kostenstellen Verkauf und

Support unter der Bezeichnung Kundenbetreuung zusammengefasst und mithilfe der Option

Zwischensumme summiert.

▪ Wählen Sie Finanzwesen Kostenrechnung Kostenstellenhierarchie, um Berichtsvorlagen

für die Kostenrechnung zu definieren und anzuzeigen.



▪ Dank mehrerer Dimensionen können bis zu fünf unterschiedliche Ansichten aus

denselben Daten generiert werden. Diese Option wird erst angezeigt, nachdem das

Ankreuzfeld auf der Registerkarte Kostenrechnung des Fensters Allgemeine

Einstellungen markiert wurde.


Berichtsanforderungen genügen.

▪ Verbinden Sie im Fenster „Kontenplan“ die relevanten Konten mit den Dimensionen.

Hinterlegen Sie für jede Dimension die entsprechende Aufteilungsregel.


▪ Dank mehrerer Dimensionen können bis zu fünf unterschiedliche Ansichten aus denselben

Daten generiert werden. Diese Option wird erst angezeigt, nachdem das Ankreuzfeld auf der

Registerkarte Kostenrechnung des Fensters Allgemeine Einstellungen markiert wurde.


Berichtsanforderungen genügen.

▪ Verbinden Sie im Fenster „Kontenplan“ die relevanten Konten mit den Dimensionen. Hinterlegen

Sie für jede Dimension die entsprechende Aufteilungsregel.

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▪ Jedes Mal, wenn Sie bei Ihrer täglichen Arbeit einen Betrag auf das Aufwands- oder

Verkaufskonto buchen, wird derselbe Betrag automatisch parallel den Dimensionen

und ihren Aufteilungsregeln zugeordnet.

▪ Sie können die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen

festlegen.

▪ Wählen Sie bei der Erzeugung der verschiedenen Berichte jeweils die gewünschte

Dimension.

▪ Jedes Mal, wenn Sie bei Ihrer täglichen Arbeit einen Betrag auf das Aufwands- oder

Verkaufskonto buchen, wird derselbe Betrag automatisch parallel den Dimensionen und ihren

Aufteilungsregeln zugeordnet.

▪ Sie können die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen festlegen.

▪ Wählen Sie bei der Erzeugung der verschiedenen Berichte jeweils die gewünschte Dimension.

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