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TB1100 Accounting
SAP Business One, Version 9.3
Public
• SAP Business One
• Collection 98
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Contents
Unit 1 Accounting Basics
Unit 2 Financial Setup
Unit 3 Financial Process
Unit 4 Bank Process
Unit 5 Controlling Reports
Unit 6 Fixed Assets
Unit 7 Cost Accounting and
Budget
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Willkommen zur Lektion mit dem Thema „Grundlagen der Finanzbuchhaltung“.
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Grundlagen der Buchhaltung –
Grundlagen der Finanzbuchhaltung
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Einige allgemeine Buchhaltungskonventionen erläutern
Lernziele
In dieser Lektion werden einige der allgemeinen Buchhaltungskonventionen behandelt. Anhand von
Beispielen werden die automatischen Journalbuchungen erläutert, die während der Verkaufsprozesse
angelegt werden.
Stellen Sie sich vor, Sie führen SAP Business One bei einem neuen Kunden ein: OEC Computers. Ihr
Hauptansprechpartner bei OEC Computers ist die Buchhalterin Frau Neudorf.
Frau Neudorf ist sehr interessiert am Vorgang der Einführung und erkundigt sich, wie SAP Business
One den Finanzbuchhaltungsprozess abbildet.
Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, um der Firmenleitung regelmäßig die
Geschäftsergebnisse berichten zu können.
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Unternehmensszenario
Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers:
▪ Ihr Hauptansprechpartner beim Kunden ist die Buchhalterin Frau Neudorf.
▪ Frau Neudorf erkundigt sich, wie SAP Business One die
Finanzbuchhaltungsprozesse abbildet.
▪ Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, damit sie Unternehmensergebnisse
melden kann.
Zuerst sprechen wir über einige Grundlagen der Finanzbuchhaltung.
Sie erfassen jede Geschäftstransaktion in Ihren Firmenbüchern.
Dadurch können Sie:
Ihr Unternehmen effizient führen und haben zusätzlich die Möglichkeit, Finanzberichte zu
generieren
Ihre Geschäftstransaktionen den entsprechenden Behörden melden
Jede Geschäftstransaktion hat einen Werteaustausch zur Folge:
Der Wert eines bestimmten Kontos wird heraufgesetzt, während der eines anderen verringert
wird. Hieraus ergeben sich die Ausgleichsbuchungen der Soll- und Habenseite.
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Grundlagen der Finanzbuchhaltung
Systemkonfiguration
Finanzcontrolling
Einkauf
Lagerverwaltung
Produktion
Waren-
eingang
Waren-
ausgang
Marketing
und
Verkauf
Service
Stammdaten
In anderen Kapiteln wurden die Belege des Verkaufsprozesses und ihre Auswirkungen auf die
Buchhaltung beschrieben.
Beantworten Sie zur Wiederholung die folgende Frage:
Welche Belege eines Standardverkaufsprozesses haben Auswirkungen auf die Buchhaltung?
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Automatische Journalbuchungen: Vertiefungsfrage
Standard
Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung
Die folgenden Belege im Verkaufsprozess legen automatisch Journalbuchungen an und wirken sich
deshalb auf das Buchhaltungssystem aus: Lieferschein, Ausgangsrechnung, Eingangszahlung und
Einzahlung. Beachten Sie, dass der Lieferschein nur bei Verwendung der kontinuierlichen
Bestandsführung zu einer Buchung führt.
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Automatische Journalbuchungen: Antwort
Beim Verwalten der kontinuierlichen Bestandsführung
Standard
Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung
In SAP Business One werden für Verkaufs-, Einkaufs- und Lagerbelege automatisch
Journalbuchungen generiert.
Für dieses Beispiel wird der Einfachheit halber angenommen, dass Sie eine nicht-kontinuierliche
Bestandsführung verwenden. In diesem Fall legt die Ausgangsrechnung im Beispiel für den
Verkaufsprozess automatisch die folgende Journalbuchung an:
Es erfolgt eine Sollbuchung auf dem Debitorenkonto über den Gesamtpreis des Verkaufs.
Es erfolgt eine Habenbuchung auf dem Steuerkonto über den Betrag der Umsatzsteuer und eine
Habenbuchung auf dem Erlöskonto über den Verkaufspreis (ohne Steuern).
Sie haben die Möglichkeit, die Journalbuchung nach Belegzeilen aufzuteilen. Folglich werden Zeilen
mit den gleichen Sachkonten nicht in der erstellten Journalbuchung zusammengefasst. Eine Zeile in
der Journalbuchung ist mit einer Zeile im Beleg verknüpft.
Wählen Sie zum Aktivieren dieser Option im Fenster Belegeinstellungen auf der Registerkarte
Allgemein die Option Aufteilen im Feld Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen.
Betrachten Sie die Sollseite. Jeder für den Kunden erfasste Vorfall hat Auswirkungen auf den Saldo
des Debitorenkontos. Im Folgenden wird das Debitorenkonto näher betrachtet.
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Journalbuchung durch die Ausgangsrechnung
Soll Haben
Debitoren-
konto105
Steuerkonto 5
Erlöskonto 100
Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung
Dies ist ein Beispiel für das Debitorenkonto.
Der Kontensaldo stellt die Differenz zwischen der für ein Konto erfassten Summe der Solltransaktionen
und der Summe der Habentransaktionen dar.
Die Transaktionsübersicht oder der Saldo eines bestimmten Sachkontos oder eines Geschäftspartners
ist die erste Information, die ein Buchhaltungssystem zu einem Unternehmen liefern kann.
In der Grafik sieht man, dass der Soll-Gesamtbetrag größer ist als der Haben-Gesamtbetrag. Daher
hat das Konto einen Sollsaldo.
Wie bereits erwähnt, wird bei jeder Journalbuchung der Wert eines bestimmten Kontos heraufgesetzt,
während der eines anderen verringert wird, woraus sich die Ausgleichsbuchungen der Soll- und
Habenseite ergeben.
Auswirkungen auf den Kontensaldo:
Aktiv-, Aufwands- und Geldkonten befinden sich in der Regel im Soll.
Passiv-, Erlös- und Eigenkapitalkonten befinden sich in der Regel im Haben.
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Der Kontensaldo
Kunde
XXXX7Soll Haben Herkunft
105 SollAusgangs-
rechnung
600 SollAusgangs-
rechnung
400 SollAusgangs-
rechnung
705 Haben Eingangs-
zahlung
200 SollAusgangs-
rechnung
100 SollAusgangs-
rechnung
Konten-
saldo700 Soll
Hier wird der typische Kontensaldo der verschiedenen Kontoarten dargestellt.
Betrachten Sie z.B. den Wertaustausch für Aktiva (Vermögen) und Passiva (Verbindlichkeiten).
Für Aktiva gilt:
Solltransaktionen erhöhen immer den Aktivwert.
Habentransaktionen verringern immer den Aktivwert.
Für Passiva gilt:
Habentransaktionen erhöhen immer den Passivwert.
Solltransaktionen verringern immer den Passivwert.
Die verschiedenen Kontoarten werden in einer späteren Lektion behandelt.
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Sollkonten Habenkonten
▲=
Erhöhung
▼ = Ver-
ringerung
Typischer
Saldo
▲=
Erhöhung
▼ = Ver-
ringerung
Typischer
Saldo
Vermögen ▲Bankkonto,
Debitoren▼
Verbindlich-
keiten▼ ▲ Kreditoren
Eigenkapital/
Kapital▼ ▲ Rücklagen
Aufwendungen ▲Miete,
Strom▼
Erlöse ▼ ▲ Umsatzerlös
Kontoarten
Bila
nz-
ko
nte
n
Ge
win
n-
un
d
Ve
rlu
str
ec
hn
un
g
Ko
nte
n
Wie beeinflussen die Soll- und Habenbeträge in einer typischen Ausgangsrechnung die beteiligten
Kontensalden?
Auch hier wird das Beispiel durch einige Annahmen einfach gehalten: Wir nehmen an, der Kunde ist
steuerbefreit und es handelt sich um eine nicht-kontinuierliche Bestandsführung.
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Werteaustausch: Vertiefungsfrage
Soll Haben
Kunden-
konto440
Erlös-
konto440
Ausgangsrechnung
Die Antwort lautet: Auf beiden Konten erhöhen sich die Werte.
Das Debitorenkonto gilt als Aktivkonto. Alle Sollbuchungen auf diesem Konto erhöhen also den
Kontenwert.
Eine Habenbuchung auf dem Erlöskonto erhöht (wie auf der vorigen Folie gezeigt) den Kontowert.
Sie können sich eine Vorschau der entsprechenden Journalbuchung und der betreffenden Konten
anzeigen lassen, bevor Sie einen Beleg hinzufügen, der eine Journalbuchung anlegt. Wählen Sie dafür
das Symbol „Vorschau Journalbuchung“ in der Symbolleiste, oder klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den Beleg, und wählen Sie die Option „Vorschau Journalbuchung“.
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Werteaustausch: Antwort
Auf beiden Konten erhöhen sich die Werte:▲
Ausgangsrechnung
Soll Haben
Kunden-
konto440
Erlös-
konto440
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
Der Kontensaldo stellt die Differenz zwischen der für ein Konto erfassten Summe der Solltransaktionen
und der Summe der Habentransaktionen dar.
Bei jeder Journalbuchung wird der Wert eines bestimmten Kontos heraufgesetzt, während der eines
anderen verringert wird, und die Soll- und die Habenseite werden saldiert.
Aktiv-, Aufwands- und Geldkonten befinden sich in der Regel im Soll.
Passiv-, Erlös- und Eigenkapitalkonten befinden sich in der Regel im Haben.
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Zusammenfassung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Der Kontensaldo stellt Folgendes dar: • Die Differenz zwischen der für ein Konto
erfassten Summe der Solltransaktionen und
der Summe der Habentransaktionen.
Bei jeder Journalbuchung geschieht
Folgendes:
• Der Wert eines bestimmten Kontos wird
heraufgesetzt, während der eines anderen
verringert wird.
• Die Soll- und die Habenseite werden saldiert.
Aktiv-, Aufwands- und Geldkonten
befinden sich in der Regel im:
• Soll
Passiv-, Erlös- und Eigenkapitalkonten
befinden sich in der Regel im:
• Haben
Willkommen zur Lektion mit dem Thema Automatische Journalbuchungen.
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SAP Business One, Version 9.3
Grundlagen der Buchhaltung –
Automatische Journalbuchungen
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Beispiele für automatische Journalbuchungen geben, die während der Verkaufs-,
Einkaufs- und Lagerverwaltungsprozesse angelegt werden
▪ Die Finanzeinstellungen prüfen, die Auswirkungen auf die Verarbeitung der
automatischen Journalbuchungen haben
Lernziele
In dieser Lektion werden anhand von Beispielen die automatischen Journalbuchungen erläutert, die
während der Verkaufs-, Einkaufs- und Lagerverwaltungsprozesse angelegt werden. Zudem werden
einige der Finanzeinstellungen beschrieben, die Auswirkungen auf diese automatischen
Journalbuchungen haben.
Stellen Sie sich vor, Sie führen SAP Business One bei einem neuen Kunden ein: OEC Computers. Ihr
Hauptansprechpartner bei OEC Computers ist die Buchhalterin Frau Neudorf.
Frau Neudorf ist sehr am Implementierungsprozess interessiert und erkundigt sich, wie SAP Business
One den Finanzbuchhaltungsprozess abbildet.
Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, um der Firmenleitung regelmäßig die
Geschäftsergebnisse berichten zu können.
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17PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers:
▪ Ihr Hauptansprechpartner beim Kunden ist die Buchhalterin Frau Neudorf.
▪ Frau Neudorf erkundigt sich, wie SAP Business One die
Finanzbuchhaltungsprozesse abbildet.
▪ Sie möchte sich einen Überblick verschaffen, damit sie Unternehmensergebnisse
melden kann.
Schauen wir uns nun die erforderlichen Finanzeinstellungen an und wie sich diese auf die
Journalbuchungen auswirken, die aus Belegen heraus automatisch angelegt werden.
In SAP Business One werden die Journalbuchungen automatisch durch Belege gebucht. Woher „weiß“
das System, welche Konten dabei verwendet werden sollen?
Das System „weiß“, welche Konten es verwenden muss, da Sie bei der Konfiguration von SAP
Business One die Standard-Sachkonten definieren, die im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“
bestimmten Geschäftsprozessen zugeordnet werden.
In diesem Fenster definieren Sie zudem Abstimmkonten, welche die Nebenbuchkonten der
Geschäftspartner mit dem Hauptbuch verknüpfen.
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Einstellungen in der Finanzbuchhaltung: Welche Konten werden
automatisch verwendet?
▪ Kontenfindung Sachkonten
▪ Abstimmkonten
Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung
Zunächst wiederholen wir, wie die in Geschäftsprozessen verwendeten Konten für Artikel ermittelt
werden.
Wie bereits erwähnt, definieren Sie bei der Einführung von SAP Business One Standard-Sachkonten,
die beim Anlegen bestimmter Transaktionen während der verschiedenen Geschäftsprozesse wie
Verkauf, Einkauf und Lagerverwaltung verwendet werden.
Diese Standardkonten werden im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ unter dem Modul
„Administration“ -> „Definition“ -> „Finanzwesen“ definiert.
Wenn in den Transaktionen Artikel verwendet werden, gibt es zwei Möglichkeiten für die
Kontenfindung:
Bei der üblichen Lösung sucht das System basierend auf der in den Artikelstammdaten
eingestellten Kontenfindung nach den Standardkonten.
Alternativ können Sie mit der erweiterten Lösung für die Kontenfindung arbeiten.
Bei der erweiterten Lösung steht eine zentralisierte Matrix zum Festlegen von Regeln für die
Zuweisung von Sachkonten in Journalbuchungen gemäß einer vordefinierten (geschlossenen)
Kriterienliste zur Verfügung.
Bei beiden Möglichkeiten wird das Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ verwendet.
Wir werden diese beiden Möglichkeiten im Abschnitt „Sachkontenfindung“ diskutieren.
Hinweis: Es wird empfohlen, dass Sie gemeinsam mit dem Buchhalter des Kunden die
Entscheidungen zur Sachkontenfindung treffen.
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Kontenfindung Sachkonten
Für in Belegen verwendete Artikel
▪ Fenster „Kontenfindung Sachkonten“
▪ Verkauf
▪ Einkauf
▪ Allgemein (z.B. Periodenabschluss)
▪ Lagerverwaltung
▪ Ressourcen und WIA-Zuordnung
▪ Übliche Lösung –
▪ Standard-Sachkontenmethode für
einen Artikel
▪ Erweiterte Sachkontenfindung
Im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ definieren Sie auch die Abstimmkonten: „Debitoren“ für den
Verkaufsprozess und „Kreditoren“ für den Einkaufsprozess.
Ein Abstimmkonto verknüpft die Nebenbuchkonten des Geschäftspartners mit dem Hauptbuch.
Sie müssen im Kontenplan ein Sachkonto als Abstimmkonto definieren.
Sobald Sie einen Beleg für einen Geschäftspartner buchen, erfasst das System die Journalbuchung
automatisch:
im Kontensaldo der Stammdaten für den Geschäftspartner und
im Saldo des Abstimmkontos.
Sie können Journalbuchungen nicht direkt auf ein Abstimmkonto buchen.
Wenn z.B. bei einer Ausgangsrechnung der Kunde belastet wird, wird das Debitorenkonto ebenfalls
belastet.
Diese Journalbuchung ist nun in den Salden beider Konten (Debitoren- und Abstimmkonto) enthalten.
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AbstimmkontenDie Verknüpfung zwischen dem GP-Nebenbuch und dem Hauptbuch
Abstimm-
konto
Hauptbuch
GPSoll Haben
Debitoren Kunde 105
Steuer-
konto
Steuer-
konto5
Erlöskonto Erlöskonto 100
Debitoren = Abstimmkonto
Ausgangsrechnung
Beachten Sie, dass die Salden der Geschäftspartnerstammdaten nicht im Kontenplan angezeigt
werden. Es werden lediglich die Abstimmkonten für Debitoren und Kreditoren angezeigt.
In den Salden der Abstimmkonten für Debitoren und Kreditoren werden die Kunden- und
Lieferantentransaktionen kumuliert.
Der Kontenplan zeigt daher den vollständigen Finanzstatus des Unternehmens.
Auch die Finanzberichte liefern ein Gesamtbild. Beispiel: Die Bilanz enthält die Debitoren- und
Kreditorenkonten.
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Kontenplan
Ebene 1H
au
ptb
uch
Bilanz
Finanzberichte
Kreditorenkonto
DebitorenkontoVermögen
Passiva
Kap. + Rückl.
Umsatz
Umsatzkosten
Betriebskosten
Nicht
betrieblich
Steuern +
Sonderposten
Nr. 9
Nr. 10
Sie wissen bereits, woher das System „weiß“, welche Konten für die automatischen Journalbuchungen
verwendet werden sollen.
Sie definieren dies über die Werte im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“.
Aber woher „weiß“ das System, welche Werte in diesen automatischen Journalbuchungen für Haben
und Soll jeweils gebucht werden müssen? Welcher Wert muss beispielsweise für eine von einer
Ausgangsrechnung angelegten automatischen Journalbuchung gebucht werden?
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Automatischer Journalbuchungswert
Ausgangsrechnung
Soll Haben
Kunden-
konto440
Erlös-
konto440
Das nachstehende häufig vorkommende Szenario beschreibt die Einstellung der Preise im
Verkaufsprozess in SAP Business One:
Hinweis: Auf den folgenden Folien gehen wir davon aus, dass für die betreffenden Artikel und
Geschäftspartner keine Sonderpreise oder Rabatte definiert wurden.
Unser Kunde Star Trek Computerhandel fragt nach einem Angebot für vier tragbare MP3-Player.
Die Mitarbeiterin Hannah legt ein Angebot an. Dazu wählt sie zuerst den Kunden und dann den Artikel
aus. Der Stückpreis wird automatisch im Angebot angegeben. Wie funktioniert das?
Die Artikelstammdaten umfassen drei optionale Preisangaben für diesen Artikel. Jeder stammt
aus einer anderen Preisliste.
Star Trek Computerhandel ist ein Wiederverkäuferkunde. Daher ist als Standardpreisliste für
diesen Kunden in dessen Stammdaten die Wiederverkäuferpreisliste festgelegt.
Im Angebot wird folglich als Stückpreis für die MP3-Player der Preis aus der
Wiederverkäuferpreisliste verwendet (110).
Die Vertriebsmitarbeiterin Hannah gibt als Menge „4“ ein. Der Gesamtwert des Angebots beträgt also
440 (vorausgesetzt, das Angebot umfasst keine weiteren Artikel, Frachtkosten oder Skonto-
/Steuerbeträge).
Star Trek Computerhandel schickt daraufhin einen Kundenauftrag auf der Grundlage dieses Angebots.
Hannah kopiert das Angebot nun in SAP Business One in einen Kundenauftrag.
Zwei Tage später verlässt der LKW des Unternehmens im Auftrag des Lagerverwalters Herrn Radek
das Lager mit der wöchentlichen Lieferung. Darunter sind auch vier tragbare MP3-Player für Star Trek
Computerhandel.
Im Laufe des gleichen Tages kopiert die Buchhalterin die Lieferung in eine Ausgangsrechnung.
Da während des Kopiervorgangs keine Preisänderung vorgenommen wurde, beträgt die
Rechnungssumme nach wie vor 440. In gleicher Höhe werden nun Soll- und Habenbeträge in der
durch die Ausgangsrechnung angelegten automatischen Journalbuchung gebucht.
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Wertberechnung – Verkauf
Star Trek Computerhandel =
Wiederverkäuferpreisliste
110 * 4 = 440Wiederverkäuferpreisliste
= 110
Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung
Einkaufspreisliste = 100
Wiederverkäuferpreisliste = 110
Einzelhandelspreisliste = 120
Stückpreis * Menge = Gesamtwert
Das folgende Szenario ist typisch für die Preisfindung im Einkaufsprozess:
Der Lagerverwalter Herr Radek gibt eine Bestellung über zehn tragbare MP3-Player auf. Dazu wählt er
den Lieferanten Trauminsel Elektronik und den Artikel „Tragbarer MP3-Player“ aus. Der Stückpreis ist
in der Bestellung automatisch enthalten. Wie funktioniert das?
Da es sich bei Trauminsel Elektronik um einen Lieferanten handelt, ist als Standardpreisliste in
den entsprechenden Stammdaten die Einkaufspreisliste definiert.
In der Bestellung wird folglich als Stückpreis für die MP3-Player der Preis aus der
Einkaufspreisliste für die MP3-Player-Artikelstammdaten verwendet (100).
Herr Radek gibt als Menge „10“ ein Der Gesamtwert der Bestellung beträgt also 1.000 (vorausgesetzt,
die Bestellung umfasst keine weiteren Artikel, Frachtkosten, Skonto- oder Steuerbeträge).
Herr Radek sendet die Bestellung nun per E-Mail an den Lieferanten.
Einige Tage später erhält er eine Lieferung von Trauminsel Elektronik, die u.a. zehn tragbare MP3-
Player umfasst.
Er kopiert die Bestellung nun in SAP Business One in einen Wareneingang.
Eine Woche später geht per Post die Rechnung von Trauminsel Elektronik ein. Daraufhin wird der
Wareneingang in der Buchhaltung in eine Eingangsrechnung kopiert.
Da während des Kopiervorgangs keine Preisänderung vorgenommen wurde, beträgt der
Gesamtbetrag der Eingangsrechnung nach wie vor 1.000. In gleicher Höhe werden nun Soll- und
Habenbeträge in der durch die Eingangsrechnung angelegten automatischen Journalbuchung gebucht.
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Wertberechnung – Einkauf
Stückpreis * Menge = Gesamtwert
Trauminsel Elektronik =
Einkaufspreisliste
100 * 10 = 1.000
Einkaufs-
preisliste = 100
Einkaufspreisliste = 100
Wiederverkäuferpreisliste = 110
Einzelhandelspreisliste = 120
Soll Haben
Lieferant 1000
Verrechnungs-
konto1000
BestellungWareneingang
im EinkaufEingangs-rechnung
Betrachten Sie noch einmal den vorherigen Schritt: Herr Radek hat nach der eingegangenen Lieferung
den Wareneingang erfasst.
Angenommen, das Unternehmen arbeitet mit der kontinuierlichen Bestandsführung. Dann wird bei
jeder Bestandstransaktion automatisch der Artikelkostenwert berechnet.
Weitere Informationen zur kontinuierlichen Bestandsführung erhalten Sie in einer anderen Lektion.
Als Herr Radek den Wareneingang in SAP Business One erfasst hat, hat sich der Wert aus der
Einkaufspreisliste (100 pro Stück) auf den Stückpreis im Wareneingang sowie auf den
Artikelkostenwert ausgewirkt.
Der Artikelkostenwert wird automatisch im Hintergrund berechnet. Dabei ist entscheidend, welche
Bewertungsmethode für den Artikel gewählt wurde (gleitender Durchschnitt, FIFO oder Standard). Für
diesen Artikel wurde „gleitender Durchschnitt“ festgelegt. Basierend auf der Gesamtanzahl der Artikel
auf Lager und den zuvor bezahlten Einkaufspreisen belief sich der berechnete Artikelkostenwert nach
dem Wareneingang auf 90.
Herr Radek hat als Menge für die tragbaren MP3-Player „10“ eingegeben. Der Gesamtwert der durch
den Wareneingang angelegten Journalbuchung beträgt also 1.000. In gleicher Höhe werden auch Soll-
und Habenbeträge auf die Standardbestandskonten gebucht.
Der Wert der Journalbuchung, die mit der an den Kunden gesendeten Lieferung verknüpft ist, beträgt
jedoch 360. Dieser Wert ergibt sich aus der Menge von 4 Stück multipliziert mit dem Artikelkostenwert
zu diesem Zeitpunkt (90).
Zur Erinnerung: Der Gesamtwert der Rechnung für diese Lieferung beträgt 440. Die Berechnung
dieses Wertes basiert auf der in den Kundenstammdaten als Standardpreisliste definierten
Wiederverkäuferpreisliste und dem dort erfassten Preis (110).
25PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Wertberechnung – Bestand
Soll Haben
Selbstkosten-
konto360
Bestandskonto 360
Soll Haben
Verrechnungs-
konto1000
Bestandskonto 1000
100 * 10 = 1.000
Artikel-
kostenBerechneter Wert
* = 90
Stückpreis * Menge = Gesamtwert
Artikelkosten * Menge = Gesamtwert90 * 4 = 360
*Der berechnete Wert
basiert auf dem gleiten-
den Durchschnittspreis
der Artikelkosten.
AngebotKunden-auftrag
LieferungAusgangs-rechnung
BestellungWareneingang
im EinkaufEingangs-rechnung
Bei automatischen Journalbuchungen „weiß“ das System, welche Konten zu verwenden sind, weil Sie
im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ Standardsachkonten definiert haben. Unter diesen
Standardkonten befinden sich auch die Abstimmkonten, welche die Nebenbuchkonten der
Geschäftspartner mit dem Hauptbuch verknüpfen.
Die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten werden im Kontenplan in den Abstimmkonten für
Debitoren und Kreditoren angezeigt, in deren Salden die Kunden- und Lieferantentransaktionen
kumuliert werden.
Bei einer Ausgangsrechnung zieht das System die im Kundenstammsatz definierte Standardpreisliste
und den Artikelpreis aus dieser Preisliste heran, um den in der automatischen Journalbuchung als Soll
oder Haben zu erfassenden Wert zu ermitteln.
Bei einer Lieferung zieht das System den Artikelkostenwert heran, der im Hintergrund mit der für den
Artikel gewählten Bewertungsmethode automatisch berechnet wird, um den in der automatischen
Journalbuchung als Soll oder Haben zu erfassenden Wert zu ermitteln.
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26PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung
Die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten
werden im Kontenplan an folgender Stelle
angezeigt:
• In den Abstimmkonten für Debitoren und
Kreditoren, in deren Salden die Kunden- und
Lieferantentransaktionen kumuliert werden.
Bei einer Ausgangsrechnung zieht das System
die folgenden Informationen heran, um den in
der automatischen Journalbuchung als Soll
oder Haben zu erfassenden Wert zu ermitteln:
• Die im Kundenstammsatz definierte
Standardpreisliste.
• Den Artikelpreis aus dieser Preisliste.
Bei einer Lieferung zieht das System die
folgenden Informationen heran, um den in der
automatischen Journalbuchung als Soll oder
Haben zu erfassenden Wert zu ermitteln:
• Den Artikelkostenwert, der im Hintergrund mit der
für den Artikel gewählten Bewertungsmethode
automatisch berechnet wird.
Bei automatischen Journalbuchungen „weiß“
das System aus folgendem Grund, welche
Konten zu verwenden sind:
• Sie haben im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“
Standardsachkonten definiert (einschließlich
Abstimmkonten, welche die Nebenbuchkonten der
Geschäftspartner mit dem Hauptbuch verknüpfen).
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Kontenplan – Konzepte
ÖFFENTLICH
Willkommen bei der Lektion zum Kontenplan.
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In dieser Lektion werden die Struktur des Kontenplans und die Auswirkungen der Standardprozesse
auf den Kontenplan erläutert.
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Unter Beachtung der Buchungskonventionen Folgendes erläutern:
▪ Die Struktur des Kontenplans
▪ Auswirkungen der Standardprozesse auf den Kontenplan
Lernziele
Angenommen, Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.
Sie sprechen mit Frau Neudorf, der Buchhalterin, über die Auswirkungen, die die Verkaufs- und
Einkaufsprozesse auf den Kontenplan und folglich auch auf die Finanzberichte haben.
Frau Neudorf sagt, dass sie die Finanzberichte mithilfe dieser Struktur klarer und besser
gegliedert darstellen kann.
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29PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers.
▪ Sie sprechen mit Frau Neudorf, der Buchhalterin, über die Auswirkungen, die die
Verkaufs- und Einkaufsprozesse auf den Kontenplan und folglich auch auf die
Finanzberichte haben.
▪ Frau Neudorf sagt, dass sie die Finanzberichte mithilfe dieser Struktur klarer und
besser gegliedert darstellen kann.
Wie werden die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten im Kontenplan dargestellt?
Die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten werden nicht im Kontenplan angezeigt.
In den Salden der Abstimmkonten für Debitoren und Kreditoren werden die Kunden- und
Lieferantentransaktionen kumuliert.
Wenn Sie z.B. eine Ausgangsrechnung buchen, wird zusätzlich zum Kundenkonto das mit dem
Kunden verknüpfte Debitorenkonto verwendet.
Der Kontenplan stellt also den gesamten Finanzstatus des Unternehmens dar sowie die
Finanzberichte (z.B. Summen- und Saldenliste und Bilanz).
30PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Vertiefungsfrage: Der Kontenplan
▪ Wie werden die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten im Kontenplan dargestellt?
Abstimm-
kontoSoll Haben
Debitoren Kunde 105
Steuerkonto Steuerkonto 5
Ertragskonto Ertragskonto 100
Ausgangsrechnung
AbstimmkontoDebitoren =
Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Sachkonten, die Ihr Unternehmen verwendet.
Jedes Sachkonto verfügt über:
Einen Kontocode
Eine Kontobezeichnung
Weitere Informationen, die die Funktionen des Sachkontos bestimmen
Bei der Implementierung von SAP Business One definieren oder importieren Sie Folgendes:
Den Kontenplan
Standardsachkonten, die verwendet werden, wenn bei den regulären Geschäftsprozessen
Transaktionen angelegt werden: Verkauf, Einkauf, Bestandsverwaltung usw.
Die Belege in den Verkaufs- und Einkaufsprozessen legen automatische Journalbuchungen an, die in
der Journalbuchungsdatei erfasst werden und Auswirkungen auf die Kontensalden haben.
Auch manuelle Journalbuchungen und andere Buchhaltungstransaktionen, z.B. der
Periodenabschlussprozess, der die Salden der GuV-Konten in ein Bilanzkonto überträgt, wirken sich
auf die Kontensalden aus.
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Der Kontenplan
Kontenplan
Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Sachkonten, die Ihr Unternehmen verwendet.
KontenplanKontenfindung Sachkonten
Automatische
Journalbuchungen
Manuelle
Journalbuchungen
Angebot Kundenauftrag Lieferung Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung
Der Kontenplan ist in Haupt- und Unterebenen gegliedert.
Betrachten Sie dieses Beispiel eines Kontenplans. Entsprechend der Lokalisierung des Unternehmens
variiert der Kontenplan.
Der Kontenplan ist gemäß den GAAP-Richtlinien (US-amerikanische Bilanzierungsvorschriften)
gegliedert.
Im Fenster Kontenplan sind Ihre Konten in Hauptebenen gegliedert.
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Struktur des Kontenplans
Im Hauptbuch unterscheiden wir zwischen Bilanzebenen und Gewinn- und Verlustebenen.
Beginnen wir mit den Bestandskonten:
Die ersten drei Hauptebenen sind: Aktiva, Passiva und Eigenkapital (Kapital und Rücklagen).
Diese enthalten in der Regel die Bestandskonten, z.B. das Umsatzsteuerkonto und das
Kreditorenkonto.
Der Buchhaltungssaldo dieser Konten wird von einem Geschäftsjahr zum nächsten
übernommen.
Die Bestandskonten geben den Geldwert des Unternehmens (Aktien, Anlagevermögen,
Verbindlichkeiten usw.) wieder.
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Struktur des Kontenplans – Bilanzebenen
BilanzKreditorenkonto
Bankkonto
Hau
ptb
uch
Aktiva
Passiva
Kap. + Rückl.
Umsatz
Umsatzkosten
Betriebskosten
Nicht
betrieblich
Steuern +
Sonderposten
Nr. 9
Nr. 10
Außerdem gibt es die GuV-Konten:
Die nächsten 5 Hauptebenen: Erlöse (oder Umsatz), Umsatzkosten, Aufwendungen (oder
Betriebskosten), Finanzierung (oder neutrale Erträge und Aufwendungen) sowie sonstige Erlöse
und Aufwendungen (oder Steuern und Sonderposten). Sie enthalten in der Regel die Gewinn-
und Verlustkonten, z.B. die Ertrags- oder Aufwandskonten.
Der Buchhaltungssaldo der Gewinn- und Verlustkonten muss am Ende jedes Geschäftsjahres
im Periodenabschlussprozess ausgeglichen werden.
Die Gewinn- und Verlustkonten geben die Änderungen des Unternehmenswertes wieder, z.B.:
Wenn Sie Bestand verkaufen, hat dies Auswirkungen auf das Selbstkostenkonto, und der Erlös
wird erhöht.
Schließlich gibt es noch zwei GuV-Hauptebenen für optionale Zwecke.
- Diese Hauptebenen haben keinen festen vordefinierten Zweck und sind in den meisten Fällen leer.
Dies hängt von der Lokalisierung und der Kontenplanvorlage ab.
- Falls erforderlich, kann jede Firma die zusätzliche Hauptebene einem bestimmten
Buchhaltungsbereich zuweisen.
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Struktur des Kontenplans – GuV-Hauptebenen
Erlös-
konto
Gewinn- und
Verlust-
rechnung
Aktiva
Passiva
Kap. + Rückl.
Umsatz
Umsatzkosten
Betriebskosten
Nicht
betrieblich
Steuern +
Sonderposten
Nr. 9
Nr. 10
Die Finanzberichtsvorschriften bestimmen den größten Teil der Ausgangseinstellungen und der
Konfiguration des Kontenplans.
Die unterschiedlichen Finanzberichte werden für Kontensalden innerhalb eines ausgewählten
Datumsbereichs generiert und stellen sie nach Hauptebene dar:
Die Bilanz fasst den Wert der Unternehmensaktiva und -passiva sowie die Eigenkapitalkonten
zusammen.
Die Summen- und Saldenliste führt für jedes Konto folgende Informationen auf: Anfangssaldo
einer bestimmten Periode, alle Belastungen und Gutschriften, Endsaldo.
Die Gewinn- und Verlustrechnung wird am Ende des Geschäftsjahres ermittelt. Die Salden der
Aufwandskonten werden von denen der Ertragskonten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn
oder Verlust für das Geschäftsjahr.
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Bilanz
Kontenplanstruktur und Finanzberichte
Bilanzebenen
Kreditorenkonto
Erlös-
konto
Gewinn-
und Verlust-
rechnung
Finanzberichte
Summen-
und
Saldenliste
GuV-
Hauptebenen
Bankkonto
Hau
ptb
uch
Aktiva
Passiva
Kap. + Rückl.
Umsatz
Umsatzkosten
Betriebskosten
Nicht
betrieblich
Steuern +
Sonderposten
Nr. 9
Nr. 10
In einem Kontenplan werden die Sachkonten einer Firma in einer hierarchischen Struktur angeordnet.
Die oberste Stufe der Struktur (Ebene 1) bilden mehrere Abschnitte oder Gruppen für Konten
unterschiedlicher Verwendung (Aktiva, Passiva, Kapital und Rücklagen, Umsatz usw.).
Das System zeigt die Abschnitte als Schubladen an. Jede Schublade hat einen Titel. Sie können die
Schubladentitel nach Bedarf ändern. Die geänderte Bezeichnung wird dann in die Finanzberichte
übernommen.
Sie können bis zu 10 Ebenen definieren. Ebene 1 ist die Hauptebene. Unter den Titeln der folgenden
Ebenen können die Konten und aktiven Konten zusammengefasst werden.
Es wird empfohlen, Ihre Konten nach Ebene auf eine logische Art zu ordnen, die sich für die
Finanzbuchhaltungs- und Berichtserstellungsabläufe Ihrer Lokalisierung eignet.
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Aktiva
Passiva
Kap. + Rückl.
Umsatz
Umsatzkosten
Betriebskosten
Nicht
betrieblich
Steuern +
Sonderposten
Nr. 9
Nr. 10
Ebenen im Kontenplan
Anlage-
vermögen
Umlauf-
vermögen
...
Sach-
anlagen
Immaterielle
Vermögens-
werte
Grundstücke
und Gebäude
Techn.
Anlagen und
Maschinen
Gründungs-
aufwand
Patente usw.
Grund-
stücke
Gebäude
...
...
...
...
Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5
Hau
ptb
uc
h
Aktive
Konten ...
Aktive
Konten ...
...
Das System zeigt Titel blau und aktive Konten schwarz an. In der Kontenfindung Sachkonten
(Standardkonten) definierte Konten werden grün dargestellt.
Ein Titelkonto fasst alle Salden der darunter aufgeführten aktiven Konten zusammen.
Betrachten Sie das obige Beispiel für einen Kontenplan mit 5 Ebenen:
Auf den Ebenen 2 bis 4 können sich entweder aktive Konten befinden oder Titel, die mehrere aktive
Konten zusammenfassen. Ebene 5 enthält in diesem Beispiel nur aktive Konten.
Beachten Sie, dass in SAP Business One nur aktive Konten bebucht werden können.
Finanzberichte zeigen sowohl Titel als auch die Salden aktiver Konten an.
Damit der Bericht eine klare und strukturierte Sicht auf den Finanzstatus der Firma bietet, wird
empfohlen, alle aktiven Konten auf derselben Stufe zu definieren. In unserem Beispiel sind alle aktiven
Konten auf Ebene 5 definiert.
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Aktiva
Passiva
Kap. + Rückl.
Umsatz
Umsatzkosten
Betriebskosten
Nicht
betrieblich
Steuern +
Sonderposten
Nr. 9
Nr. 10
Ebenen im Kontenplan
Anlage-
vermögen
Umlauf-
vermögen
...
Sach-
anlagen
Immaterielle
Vermögens-
werte
Grundstücke
und Gebäude
Techn.
Anlagen und
Maschinen
Gründungs-
aufwand
Patente usw.
Grund-
stücke
Gebäude
...
...
...
Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5
Standard-
mäßig
aktives
Konto
Aktives
Konto
Legende
Konto
...
Titel
Konto
Aktive
Konten ...
Konto
Konto
Aktive
Konten ...
Hau
ptb
uc
h
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Kontodetails
Jedes Konto ist in einer bestimmten
Währung oder als für alle Währungen
geeignet definiert.
Konten können einem Finanzprojekt
zugeordnet werden. Dies ermöglicht es,
Finanzberichte nach Projekt
auszuführen.
Im Kontenplan gibt es viele Definitionen, die sich auf das Konto beziehen. Einige davon werden wir uns
nun ansehen.
Frau Neudorf, die Buchhalterin, hat mehrere neue Konten hinzugefügt, um verschiedene
Aufwendungen und Erlöse für einen großen Gipfel zu erfassen, an dem das Unternehmen demnächst
teilnimmt. Auf dem Bild ist ein Aufwandskonto für Reisekosten zu sehen, das Frau Neudorf hinzugefügt
hat.
• Zuerst hat Frau Neudorf die Kontowährung ausgewählt. Jedes Konto im Kontenplan kann eine
andere Währung haben, oder es kann festgelegt werden, dass das Konto für alle Währungen
relevant ist. Weitere Informationen über Kontowährungen finden Sie in der Lektion Mit
Währungen arbeiten.
Frau Neudorf hat bestätigt, dass die Währung des neuen Kontos die Hauswährung ist.
• Dann hat sie es mit einem Finanzprojekt verknüpft. Dies ermöglicht es Frau Neudorf, nach
diesem Projekt gefilterte Finanzberichte zu erzeugen.
Frau Neudorf hat einen neuen Finanzprojektcode eingegeben, der für diesen Gipfel angelegt
wurde.
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Kontodetails
Falls erforderlich, kann ein Konto nur für
einen bestimmten Zeitraum als aktiv
definiert werden.
Zu Kontrollzwecken können Mindest- und
Höchstsalden für Konten definiert werden.
Eine Warnung oder eine Sperrvalidierung
können im Fenster Belegeinstellungen
definiert werden.
Zum Schluss wählt Frau Neudorf Kontodetails, um das Fenster Details Sachkonto des
Aufwandskontos Summit 17 - travel zu öffnen. Im Feld Aktiv legt sie einen Zeitraum fest, in dem das
Konto aktiv sein sollen. Dieser beginnt im März und endet zum Ende des Jahres. Mit diesem Ansatz
stellt sie sicher, dass für dieses Konto im nächsten Jahr keine Transaktionen mehr erfasst werden.
Beachten Sie, dass standardmäßig alle Konten ohne Zeiteinschränkung aktiv sind.
Eine weitere nützliche Definition im Fenster Details Sachkonto ist Kontensaldo zulässig. Freu Neudorf
hat das Fenster Details Sachkonto geöffnet, um Mindest- und Höchstsalden zu erfassen, die für das
Kassenkonto zulässig sind. Frau Neudorf möchte sicherstellen, dass das Konto nicht unter einen
Saldo von 100 fällt, und gibt daher den Wert 100 in das Feld von ein. Außerdem möchte Sie das Geld
auf das Bankkonto des Unternehmens übertragen, sobald der Saldo des Kassenkontos 5000 erreicht.
Daher legt sie für den Höchstsaldo 5000 fest.
Frau Neudorf hat bereits eine Sperrvalidierung im Fenster Belegeinstellungen festgelegt, wie auf dem
Bild zu sehen ist.
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Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
▪ Der Kontenplan setzt sich aus zwei Arten von Hauptebenen zusammen:
• Bilanzebenen, die in der Regel Bestandskonten enthalten.
• Und GuV-Hauptebenen (Gewinn-und-Verlustrechnung), die in der Regel GuV-Konten enthalten.
▪ Die unterschiedlichen Finanzberichte werden generiert für:
• Die für einen ausgewählten Datumsbereich relevanten Kontensalden.
• Sie stellen diese Salden nach Hauptebene, Ebene und Kontoart dar.
▪ In einem Kontenplan werden die Sachkonten einer Firma in einer hierarchischen Struktur
angeordnet.
• Die oberste Stufe der Struktur (Ebene 1) bilden mehrere Abschnitte oder Gruppen für Konten
unterschiedlicher Verwendung. Das System zeigt die Abschnitte als Schubladen an.
• Unter den Titeln der folgenden Ebenen können die Konten und aktiven Konten
zusammengefasst werden.
• In SAP Business One können nur aktive Konten gebucht werden.
▪ Der Kontenplan enthält viele auf das Konto bezogene Definitionen, darunter:
• Kontowährung
• Zugehöriges Projekt
• Begrenzter Aktivitätszeitraum
• Mindest- und Höchstkontensaldo
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Zusammenfassung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Der Kontenplan setzt sich aus zwei Arten von Hauptebenen
zusammen:
• Bilanzebenen, die in der Regel Bestandskonten enthalten.
• Und GuV-Hauptebenen (Gewinn-und-Verlustrechnung), die in der
Regel GuV-Konten enthalten.
Die unterschiedlichen Finanzberichte werden generiert für: • Die für einen ausgewählten Datumsbereich relevanten
Kontensalden.
• Sie stellen diese Salden nach Hauptebene, Ebene und Kontoart
dar.
In einem Kontenplan werden die Sachkonten einer Firma in
einer hierarchischen Struktur angeordnet.
• Die oberste Stufe der Struktur (Ebene 1) bilden mehrere
Abschnitte oder Gruppen für Konten unterschiedlicher
Verwendung. Das System zeigt die Abschnitte als Schubladen
an.
• Unter den Titeln der folgenden Ebenen können die Konten und
aktiven Konten zusammengefasst werden.
• In SAP Business One können nur aktive Konten gebucht werden.
Der Kontenplan enthält viele auf das Konto bezogene
Definitionen, darunter:
• Kontowährung
• Zugehöriges Projekt
• Begrenzter Aktivitätszeitraum
• Mindest- und Höchstkontensaldo
Willkommen zur Lektion „Standardsachkonten – Übersicht“.
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PUBLIC
Standardsachkonten – ÜbersichtSAP Business One, Version 9.3
In dieser Lektion behandeln wir die Optionen zum Definieren der Standardsachkonten.
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Die Optionen zum Definieren von Standardsachkonten beschreiben
Lernziele
Angenommen, Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.
▪ Der CEO Herr Apelt teilt Ihnen mit, dass er in der Gewinn- und Verlustrechnung die Gewinne nach
Artikelgruppe (z.B. Drucker) ausgewiesen haben möchte.
▪ Das System soll die Journalbuchungen auf den entsprechenden GuV-Konten automatisch buchen.
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Unternehmensszenario
Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers.
▪ Der CEO Herr Apelt teilt Ihnen mit, dass er in der Gewinn- und Verlustrechnung die
Gewinne nach Artikelgruppe (z.B. Drucker) ausgewiesen haben möchte.
▪ Das System soll die Journalbuchungen auf den entsprechenden GuV-Konten
automatisch buchen.
Bei der Einführung von SAP Business One definieren Sie Standardsachkonten
(Sachkontenvorschläge), die beim Anlegen bestimmter Transaktionen während der verschiedenen
Geschäftsprozesse wie Verkauf, Einkauf und Lagerverwaltung verwendet werden. Dies geschieht im
Modul Administration, Bereich „Definition – Finanzwesen“ im Fenster Kontenfindung Sachkonten.
Wenn Sie eine vordefinierte Vorlage für einen Kontenplan auswählen, sind die Standardsachkonten
größtenteils bereits definiert. Bei Bedarf können Sie diese überschreiben.
Wenn in den Transaktionen Artikel verwendet werden, gibt es zwei Möglichkeiten für die
Kontenfindung: die herkömmliche Lösung und die erweiterte Lösung.
Hinweis: Es wird empfohlen, dass Sie gemeinsam mit dem Buchhalter des Kunden Entscheidungen
zur Sachkontenfindung treffen.
Beide Möglichkeiten basieren auf den Konten, die im Fenster Kontenfindung Sachkonten definiert
wurden.
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Standardsachkonten
für in Belegen verwendete Artikel
▪ Fenster „Kontenfindung Sachkonten“
▪ Verkauf
▪ Einkauf
▪ Allgemein (z.B. Periodenabschluss)
▪ Lagerverwaltung
▪ Ressourcen und WIA-Zuordnung
▪ Herkömmliche Lösung –
Standardsachkontenmethode für
einen Artikel
▪ Auf Lagerebene
▪ Auf Artikelgruppenebene
▪ Auf Artikelebene
▪ Erweiterte Sachkontenfindung
Die erste Option ist die herkömmliche Lösung, die vor der Version 9.0 zur Verfügung stand.
Bei der herkömmlichen Lösung stehen im System drei Optionen zur Definition einer
Standardsachkontenmethode für einen Artikel zur Verfügung: auf Lagerebene, auf
Artikelgruppenebene und auf Artikelebene. Für jeden Artikel ist eine Methode festgelegt. Sie
können im Voraus festlegen, welche Methode für alle neuen Artikel verwendet werden soll.
Wenn Ihre Firma die herkömmliche Lösung verwendet, wählen Sie die
Standardsachkontomethode für neue Artikel unter Allgemeine Einstellungen, Registerkarte
Lagerverwaltung. Auf der Unterregisterkarte für Artikel finden Sie das Feld Sachkonten festlegen
nach.
Sie können die Methode für jeden Artikel einzeln ändern.
Die im Fenster Kontenfindung Sachkonten auf den Registerkarten definierten Werte werden auf
allen drei Ebenen standardmäßig verwendet. Sie können die Standardkonten für jede Ebene
beliebig ändern. Sie können zum Beispiel unterschiedliche Bestandskonten für die
verschiedenen Lager des Unternehmens verwenden.
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Standardsachkonten – Herkömmliche Lösung
▪ Fenster „Kontenfindung Sachkonten“
▪ Verkauf
▪ Einkauf
▪ Allgemein (z.B. Periodenabschluss)
▪ Lagerverwaltung
▪ Ressourcen und WIA-Zuordnung
▪ Herkömmliche Lösung –
Standardsachkontenmethode für
einen Artikel
▪ Auf Lagerebene
▪ Auf Artikelgruppenebene
▪ Auf Artikelebene
▪ Erweiterte Sachkontenfindung
Wenn Sie einen Beleg hinzufügen, der eine Journalbuchung anlegt, z.B. eine Ausgangsrechnung,
bestimmt das System für jeden Artikel im Beleg die für diesen Artikel eingestellte Ebene und findet
anhand der Standardkonten die zu verwendenden zugehörigen Sachkonten.
Für jeden Artikel kann eine Methode definiert werden.
Hinweis: Zwar legen Sie für neue Artikel eine Standardsachkontenmethode fest, jedoch können Sie
verschiedene Artikel mit verschiedenen Methoden pflegen, wenn dieses Szenario in Ihrem
Unternehmen notwendig ist. Im genannten Beispiel sehen Sie, dass in den Ausgangsrechnungen für
drei Artikel als Standardsachkontenmethode „Artikelgruppenebene“ festgelegt wurde. Für einen Artikel
ist die Methode „Artikelebene“ festgelegt und Sie können verschiedene Sachkonten zuweisen, die in
den Finanztransaktionen für diesen Artikel verwendet werden sollen.
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Standardsachkonten – Herkömmliche Lösung
Ausgangsrechnung
# Artikel-
code
Standard-
sachkonten-
methode
Sachkonten-
methode
Wert
Material-
bestands-
konto
Erlös-
konto
Weitere
Konten
1 A00002 Artikelgruppe Drucker 9001 9002
2 A00003 Artikelgruppe Drucker 9001 9002
3 S10000 Artikelgruppe Server 8008 8007
4 X70007 Artikelebene Artikelebene 7001 7002
Bei der erweiterten Lösung wird das Fenster Kontenfindung Sachkonten verwendet, um Sachkonten
auf Unternehmensebene zu definieren.
Außerdem werden bei der erweiterten Sachkontenfindung zur Laufzeit mithilfe von Findungsregeln aus
einer zentralen Tabelle die Sachkonten für Journalbuchungen nach einer vordefinierten
(geschlossenen) Kriterienliste ermittelt.
Daher ist diese Lösung flexibler und genauer mit der Buchhaltung abgestimmt.
Bei einem neuen Unternehmen oder einem Unternehmen mit Upgrade ist die erweiterte Lösung nicht
die Standardoption. Der Grund hierfür sind Kompatibilitätsüberlegungen.
▪ Um die erweiterte Lösung zu aktivieren, wechseln Sie zur Registerkarte Basisinitialisierung im
Fenster Firmendetails. Markieren Sie das Ankreuzfeld Erweiterte Sachkontenfindung aktivieren.
▪ Wenn das Ankreuzfeld markiert wurde und Transaktionen vorhanden sind, kann die Markierung
wieder aufgehoben werden. Dann werden jedoch keine Konten zugewiesen und das Fenster
Kontenfindung Sachkonten wird zum Festlegen von Sachkonten auf allen Ebenen verwendet: Lager-
, Artikelgruppen- und Artikelebene.
47PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
▪ Herkömmliche Lösung –
▪ Standardsachkontenmethode für
einen Artikel
▪ Erweiterte Sachkontenfindung
▪ Das Fenster Kontenfindung
Sachkonten wird verwendet, um
Sachkonten auf Unternehmensebene
zu definieren.
▪ Sie können auch Regeln für die
Zuweisung von Sachkonten in
Journalbuchungen definieren.
Standardsachkonten – Erweiterte Sachkontenfindung
▪ Fenster „Kontenfindung Sachkonten“
▪ Verkauf
▪ Einkauf
▪ Allgemein (z.B. Periodenabschluss)
▪ Lagerverwaltung
▪ Ressourcen und WIA-Zuordnung
Im Fenster Kontenfindung Sachkonten können Sie zunächst auf herkömmliche Art die
Standardsachkonten festlegen.
In den meisten Fällen reicht diese Art der Sachkontenfindung aus.
Für spezielle Unternehmensszenarien haben Sie die Möglichkeit, Regeln für die Zuweisung von
Sachkonten in Journalbuchungen zu definieren.
Diese Regeln unterstützen
folgende Kriterien, anhand deren das Sachkonto ermittelt wird: Artikelcode, Artikelgruppe,
Lagercode, Land Lieferadresse, Bundesland Lieferadresse, Geschäftspartnergruppe,
benutzerdefinierte Felder und weitere.
Außerdem werden Mehrfachfindungskriterien unterstützt, also eine Kombination aus den
verschiedenen Kriterien.
Jede Regel, die Sie hier in der erweiterten Sachkontenfindung hinterlegen, wird zur Laufzeit bei der
Bestimmung, welches Konto in einer Journalbuchung zugewiesen wird, eine höhere Priorität haben als
die Festlegungen der Sachkonten auf die herkömmliche Weise.
In unserem Beispiel kann OEC Computers jeder Artikelgruppe pro Land ein separates Erlöskonto
zuordnen (d.h. ein Konto für Erlöse aus Druckern in Kanada, ein Konto für Erlöse in Brasilien und ein
Konto für Erlöse in den USA).
Wenn dann ein Artikel in einem Beleg gewählt wird, z.B. in einer Ausgangsrechnung, prüft das System
die Konten, die für die Transaktion benötigt werden. In unserem Beispiel prüft das System das
Bestands- und das Erlöskonto.
Anschließend prüft das System, ob für diese Konten irgendwelche Regeln definiert sind.
Wenn für die benötigten Konten Regeln definiert sind, sucht das System nach der geeigneten Regel
und wählt die Regel mit der höchsten Priorität.
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Standardsachkonten – Erweiterte Sachkontenfindung
▪ Tabelle für Findungsregeln, um die richtigen Sachkonten für Journalbuchungen zur Laufzeit zu ermitteln:
Regel Artikelgruppe Empfangs-
land
Bestands-
konto
Erlöskonto Aufwands-
konto
Weitere Konten
...
1 Drucker USA 1001 1002 1003 …
2 Drucker Kanada 2001 2002 2003 …
3 Drucker Brasilien 3001 3002 3003 …
Unternehmensebene
Bestandskonto
Erlöskonto
Aufwandskonto
Weitere Konten ...
Fenster
Kontenfindung
Sachkonten
Regeln für die
erweiterte
Sachkonten-
findung
(Fenster)
Im Fenster „Kontenfindung Sachkonten“ definieren Sie die Standardsachkonten, die in Transaktionen
verwendet werden sollen.
Es gibt zwei Optionen für die Kontenfindung in artikelbezogenen Transaktionen: die herkömmliche
Lösung (Festlegung einer Standardsachkontenmethode für einen Artikel) und die erweiterte Lösung für
die Sachkontenfindung. Beide Möglichkeiten basieren auf den Konten, die im Fenster „Kontenfindung
Sachkonten“ definiert wurden.
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49PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte
zusammengefasst:
Im Fenster Kontenfindung Sachkonten wird
Folgendes definiert:
• Standardsachkonten, die in Transaktionen
verwendet werden sollen.
Es gibt zwei Optionen für die Kontenfindung in
artikelbezogenen Transaktionen:
• Die herkömmliche Lösung –
Standardsachkontenmethode für einen Artikel
• Die erweiterte Lösung für die Sachkontenfindung
• Beide Möglichkeiten basieren auf den Konten, die im
Fenster Kontenfindung Sachkonten definiert wurden.
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Mit Währungen arbeiten
ÖFFENTLICH
Willkommen bei der Lektion zu Währungen.
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In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Währungen im Implementierungsprozess definiert werden.
Zudem werden die Auswirkungen der in Ihrem Unternehmen verwendeten Währungsdefinitionen auf
den Finanzbuchhaltungsprozess erläutert.
Es werden Beispiele für einige der währungsrelevanten Aspekte in SAP Business One aufgezeigt.
Die Entscheidungen zu diesen Definitionen müssen immer zusammen mit dem Buchhalter des Kunden
getroffen werden.
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Währungen im Implementierungsprozess definieren
▪ Die Auswirkungen der in Ihrem Unternehmen verwendeten Währungsdefinitionen
auf den Finanzbuchhaltungsprozess erläutern
▪ Beispiele für einige der währungsrelevanten Aspekte in SAP Business One nennen
Lernziele
Hinweis:
Die Entscheidungen zu diesen Definitionen müssen immer zusammen mit dem Buchhalter des
Kunden getroffen werden.
Angenommen, Sie implementieren SAP Business One bei einem britischen Unternehmen: OEC
Computers. Sie besprechen die Währungsdefinition mit Frau Neudorf, der Buchhalterin des
Unternehmens:
Frau Neudorf sagt, dass die meisten Kunden aus dem Inland stammen, also in Großbritannien
ansässig sind.
Das Unternehmen tätigt jedoch auch Geschäfte mit einer kleinen Anzahl von Kunden und Lieferanten
aus dem Ausland, insbesondere den USA.
Sie erklären Frau Neudorf die Methoden, um in SAP Business One mit Währungen zu arbeiten.
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52PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
▪ Sie besprechen die Währungsdefinition mit der Buchhalterin Frau Neudorf:
▪ Frau Neudorf sagt, dass die meisten Kunden aus dem Inland stammen.
▪ Einige Kunden und Lieferanten sind jedoch in einem anderen Land ansässig.
Wir werden die Währungsdefinitionen im Unternehmen untersuchen, beginnend mit der
Unternehmensebene über die Kontowährung bis hin zu den in der Preisliste hinterlegten Währungen.
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Agenda
▪ Währungen auf Firmenebene
– Haus- und Systemwährung
– Kontowährungen
– Währungen in der Preisliste
▪ Wechselkursdifferenzen buchen
– Wechselkursdifferenzen
– Umrechnungsdifferenzen
OEC Computers ist in Großbritannien ansässig. Das Unternehmen hat einige Kunden aus den USA.
Wie werden Artikel den ausländischen Kunden gegenüber bepreist?
In welcher Währung wird der Gesamtbetrag der Ausgangsrechnung angegeben?
In welcher Währung erfolgt die automatische Journalbuchung, die durch die Ausgangsrechnung
angelegt wird?
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Vertiefungsfrage
OEC Computers ist in Großbritannien ansässig. Das Unternehmen hat einige Kunden aus den USA.
▪ Wie werden Artikel den ausländischen Kunden gegenüber bepreist?
▪ In welcher Währung wird der Gesamtbetrag der Ausgangsrechnung angegeben?
▪ In welcher Währung erfolgt die automatische Journalbuchung, die durch die Ausgangsrechnung angelegt
wird?
Es ist möglich, den Preis eines Artikels in jeder Preisliste in bis zu drei verschiedenen Währungen
anzugeben – in der Hauptwährung und in zwei zusätzlichen Währungen.
Dies ist nützlich, wenn für verschiedene Länder genaue Preise definiert werden müssen, statt
Wechselkurse zu verwenden.
In der Verkaufspreisliste bei OEC Computers ist die Hauptwährung weiterhin die Standardeinstellung,
d.h., in Belegen für inländische Kunden werden Britische Pfund verwendet.
In der Spalte für die zusätzliche Währung in der Verkaufspreisliste werden Preise in US-Dollar
eingegeben.
Für die US-Kunden ist die Belegwährung US-Dollar, und der Preis der Artikel wird in der zusätzlichen
Währung, d.h. ebenfalls US-Dollar, angezeigt.
In automatischen Journalbuchungen rechnet das System den Gesamtrechnungsbetrag in der
Fremdwährung in die Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.
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Antwort
▪ In der Spalte für die zusätzliche Währung in der Verkaufspreisliste werden Preise in US-Dollar eingegeben.
▪ Die Ausgangsrechnung wird in US-Dollar ausgestellt.
▪ In automatischen Journalbuchungen rechnet das System den Gesamtrechnungsbetrag in der Fremdwährung
in die Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.
SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: der Hauswährung und
der Systemwährung.
Dies wird im Modul Administration, Menü Systeminitialisierung im Fenster Firmendetails auf der
Registerkarte Basisinitialisierung definiert.
Bei der Hauswährung handelt es sich um die Währung, zu deren Verwendung ein Unternehmen bei
der Buchhaltung gesetzlich verpflichtet ist.
Die Systemwährung kann von der Hauswährung abweichen und ist vor allem für Niederlassungen
global agierender Unternehmen von Nutzen, wenn in der Unternehmenszentrale eine andere Währung
verwendet wird als in den Niederlassungen, z.B. Euro (€) in der Niederlassung und US-Dollar ($) in der
Zentrale.
In diesem Fall berechnet das System automatisch alle Buchungen in der Hauswährung und führt in
Echtzeit einen zusätzlichen Kontensaldo in der Systemwährung.
Dadurch wird es möglich, Berichte für alle Niederlassungen aggregiert zu erstellen. Zudem wird die
Einbindung in das System der Zentrale verbessert. So könnten Sie z.B. die Finanzdaten in der
Systemwährung aus den SAP-Business-One-Systemen der Niederlassungen in das System der
Zentrale exportieren.
Alternativ kann die finanzielle Konsolidierung mit Microsoft Excel oder jedem anderen Produkt
durchgeführt werden, basierend auf den Finanzdaten in der Systemwährung.
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Unternehmensebene – Haus- und Systemwährung
Unter-
nehmens-
zentrale
Währung: USD
Niederlassung
Hauswährung: EUR
Systemwährung: USD
Hauswährung: USD
Systemwährung: USD
Hauswährung: JPY
Systemwährung: USD
Microsoft
Excel
Niederlassung Niederlassung
In unserem Beispiel möchte OEC Computers Berichte in Euro generieren, um diese Investoren
präsentieren zu können, die ihre Konten ebenfalls in Euro führen. Daher legen Sie fest, dass die
Systemwährung Euro ist.
Beachten Sie, dass Sie die Hauswährung und die Systemwährung nicht mehr ändern können, wenn
Sie einmal begonnen haben, mit der Datenbank zu arbeiten.
Neben der Systemwährung können Sie Finanzberichte in einer Fremdwährung darstellen. Verwenden
Sie die Option „Neubewertung“, um die Neubewertungsmethode und die Währung auszuwählen. Das
System berechnet alle Salden in der ausgewählten Währung, während der Bericht ausgeführt wird.
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Unternehmensebene – Haus- und Systemwährung
SAP
Business
One
Hauswährung: GBP
Systemwährung: Euro
OEC Computers
Für jeden Geschäftspartner-Stammdatensatz und jedes Sachkonto muss eine Kontowährung definiert
werden:
Das System legt die Hauswährung als Standardwährung für alle Geschäftspartner-
Stammdatensätze fest.
Sie können eine Standardwährung für neue Sachkonten definieren. Verwenden Sie hierzu in der
Systeminitialisierung im Fenster Firmendetails auf der Registerkarte Basisinitialisierung das Feld
Standardkontowährung.
In unserem Beispiel wird für die meisten Lieferanten und Kunden von OEC Computers die Währung
Britisches Pfund (Hauswährung) definiert. Für Lieferanten und Kunden aus den USA wird USD
(festgelegte Fremdwährung) als Währung definiert. Für das Unternehmensbankkonto wird „Alle
Währungen“ definiert, da hier (z.B. bei Überweisungen) Journalbuchungen und Belege in mehreren
festgelegten Fremdwährungen erfasst werden müssen.
Die Tabelle auf der Folie zeigt die Möglichkeiten zum Eingeben von Journalbuchungen sowie zur
Anzeige des Kontensaldos für jede Option der Kontowährung – Hauswährung, Fremdwährung und Alle
Währungen.
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Kontowährungen
Währungen für das Eingeben
von JournalbuchungenWährungen des Kontensaldos
Kontowährung
= Hauswährung
■ Hauswährung ■ Hauswährung
■ Systemwährung
Kontowährung
= Festgelegte
Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Festgelegte Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Systemwährung
■ Festgelegte Fremdwährung
Kontowährung
= Alle Währungen
■ Hauswährung
■ Beliebige Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Systemwährung
In der ersten Zeile können wir sehen, dass die Journalbuchungen in Hauswährung eingegeben
werden, wenn für die Währung des Kontos „Hauswährung“ festgelegt ist. Dennoch werden alle
Transaktionen in allen Währungen automatisch in Echtzeit in die Systemwährung umgerechnet und
werden in separaten Systemwährungsspalten in der Journalbuchung angezeigt. Daher wird der
Kontensaldo sowohl in der Hauswährung als auch in der Systemwährung angezeigt.
Beachten Sie, dass die interne Abstimmung in einer bestimmten Währung durchgeführt wird. Dieses
Konto wird in der Hauswährung abgestimmt.
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Währungen für das Eingeben
von JournalbuchungenWährungen des Kontensaldos
Kontowährung
= Hauswährung
■ Hauswährung ■ Hauswährung
■ Systemwährung
* Systemwährung ≠ Hauswährung
Kontowährung
= Festgelegte
Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Festgelegte Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Systemwährung
■ Festgelegte Fremdwährung
Kontowährung
= Alle Währungen
■ Hauswährung
■ Beliebige Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Systemwährung
Kontowährungen
In der zweiten Zeile wurde die Kontowährung auf eine bestimmte Fremdwährung festgelegt. In diesem
Fall können Sie Journalbuchungen sowohl in der Hauswährung als auch in der festgelegten
Fremdwährung erfassen. Sie können den Kontensaldo sowohl in der angegebenen Fremdwährung als
auch in der Hauswährung und Systemwährung anzeigen.
Dieses Konto wird in der Fremdwährung abgestimmt.
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Kontowährungen
Währungen für das Eingeben
von JournalbuchungenWährungen des Kontensaldos
Kontowährung
= Hauswährung
■ Hauswährung ■ Hauswährung
■ Systemwährung
Kontowährung
= Festgelegte
Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Festgelegte Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Systemwährung
■ Festgelegte Fremdwährung
Kontowährung
= Alle Währungen
■ Hauswährung
■ Beliebige Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Systemwährung
In der letzten Zeile wurde das Konto auf „Alle Währungen“ gesetzt. In diesem Fall können Sie
Journalbuchungen sowohl in einer beliebigen Fremdwährung, die für das Unternehmen eingerichtet
wurde, als auch in der Hauswährung erfassen. Der Kontensaldo wird in der Hauswährung und in der
Systemwährung angezeigt.
Dieses Konto wird in der Hauswährung abgestimmt.
Sie können die Kontowährung jederzeit in „Alle Währungen“ ändern. Nach einer Aktualisierung des
Kontos können Sie diesen Schritt jedoch nicht mehr rückgängig machen, um die Hauswährung oder
eine bestimmte Fremdwährung als Kontowährung zu verwenden.
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Kontowährungen
Währungen für das Eingeben
von Journalbuchungen
Währungen des Kontensaldos
Kontowährung
= Hauswährung
■ Hauswährung ■ Hauswährung
■ Systemwährung
Kontowährung
= Festgelegte
Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Festgelegte Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Systemwährung
■ Festgelegte Fremdwährung
Kontowährung
= Alle Währungen
■ Hauswährung
■ Beliebige Fremdwährung
■ Hauswährung
■ Systemwährung
Wie bereits erwähnt, ist es möglich, den Preis eines Artikels in bis zu drei verschiedenen Währungen
anzugeben – in der Hauptwährung und in zwei zusätzlichen Währungen.
In unserem Beispiel ist die Hauptwährung in der Liste Regulärer Verkaufspreis die Standardwährung
(d.h. britisches Pfund), die für Belege für inländische Kunden verwendet wird.
In der zusätzlichen Währung in dieser Preisliste wurden die Preise in US-Dollar eingegeben.
Wenn Sie in einer Ausgangsrechnung einen US-Kunden auswählen, wird als Belegwährung
entsprechend der GP-Währung automatisch US-Dollar eingestellt. Daher wird für den Stückpreis des
Artikels die zusätzliche Währung verwendet, also US-Dollar.
In der von dieser Rechnung angelegten automatischen Journalbuchung rechnet das System den
Gesamtrechnungsbetrag in der Fremdwährung in die Hauswährung um und bucht beide Werte
parallel.
Hinweis: Sie können ein Standardwährungssymbol für die automatische Vervollständigung beim
Eingeben von Preisen in der Preisliste festlegen. Legen Sie im initialen Fenster Preisliste in den
Spalten für zusätzliche Währungen die gewünschte Währung fest. Geben Sie zum Beispiel für die Liste
Regulärer Verkaufspreis in der Spalte Zusätzliche Währung 1 den Wert USD ein.
Wenn Sie diese Preisliste öffnen und einen Preis in die Spalte Stückpreis unter „Zusätzliche Währung
1“ eingeben und die Tabulatortaste drücken, fügt das System automatisch das Symbol USD hinzu.
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Verwendung von Fremdwährungen in Belegen – zusätzliche Währung
Journalbuchu
ng
In manchen Fällen gibt es in der Preisliste keinen Preis mit der Währung, die der
Geschäftspartnerwährung entspricht.
Dies kann zum Beispiel definiert werden, wenn Sie für Kunden im In- und Ausland den Preis in einer
festen Währung angeben möchten.
Wenn Sie einen Geschäftspartner in einem Beleg wählen, werden die Währung und die Preisliste des
Geschäftspartners automatisch in den Beleg kopiert. Standardmäßig gibt es KEINE übereinstimmende
Währung in den Hauptpreisen oder den zusätzlichen Preisen der Preisliste, wenn der Hauptpreis in die
Artikelzeile im Beleg kopiert wird. In diesem Fall unterscheidet sich die Währung des Preises von der
Währung des Belegs. SAP Business One rechnet den Gesamtwert der Zeile und den Gesamtwert des
Belegs – abhängig von der Währung des Geschäftspartners – automatisch in die Hauswährung, die
Systemwährung und die Geschäftspartnerwährung um.
Sie können auch manuell einen Stückpreis in einer beliebigen Fremdwährung eingeben, die im Fenster
Währungen - Definition definiert ist.
Standardmäßig basiert der verwendete Wechselkurs auf dem Buchungsdatum des Belegs.
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Verwendung von Fremdwährungen in Belegen ohne zusätzliche Währung
Entspricht ein Preis in der Preisliste der GP-Währung?
JaNein
Diesen Preis
verwenden
Hauptpreis verwenden
Umrechnen in: Haus-, GP-
und Systemwährung
Als Nächstes beschäftigen wir uns mit den Wechselkursdifferenzen bei der Umrechnung von einer
Fremdwährung und der Systemwährung in die Hauswährung.
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Agenda
▪ Währungen auf Firmenebene
– Haus- und Systemwährung
– Kontowährungen
– Währungen in der Preisliste
▪ Wechselkursdifferenzen buchen
– Wechselkursdifferenzen
– Umrechnungsdifferenzen
Wechselkursschwankungen können Kursdifferenzen verursachen, wenn Sie Rechnungen in
Fremdwährungen bezahlen:
Die Abbildung zeigt eine Eingangsrechnung, die von einem ausländischen Lieferanten in
Fremdwährung gestellt wurde. Am Buchungstag der Rechnung betrug der Wechselkurs 0,5. Das
System rechnet die 10 Einheiten der Fremdwährung in 20 Einheiten der Hauswährung um und
bucht beide Werte parallel auf die Habenseite des Lieferantenkontos.
Am Buchungstag der Zahlung für diese Rechnung hat sich der Wechselkurs in 0,25 geändert. 10
Einheiten der Fremdwährung entsprechen nun 40 Einheiten der Hauswährung.
Beachten Sie, dass die gezahlten Beträge in der Fremdwährung mit denen in der
Eingangsrechnung identisch sind. Der Lieferant wird in seiner Hauswährung bezahlt, sodass er
keine Differenz bemerkt. Die Wechselkursdifferenzen treten bei der Umrechnung in die
Hauswährung auf.
In der Fremdwährung sind der Rechnungsbetrag und der Zahlungsbetrag identisch, d.h. 10
Einheiten.
Im Vergleich mit dem Wert zur Zeit der Rechnungsstellung besteht jedoch eine Kursdifferenz
von 20 Einheiten in Hauswährung. Wenn Sie die Zahlung für diese Rechnung buchen, bucht das
System diese Wechselkursdifferenz automatisch auf ein Wechselkursdifferenzenkonto.
Das System bucht die Wechselkursdifferenzen als Aufwand oder Ertrag auf die Konten, die Sie im
Fenster Kontenfindung Sachkonten auf der Registerkarte Einkauf in den Feldern Realisierte
Kursdiff. – Gewinn und Realisierte Kursdiff. – Verlust eingegeben haben.
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Kursdifferenzenbuchungen
Ausländischer LieferantAusgangszahlungen
20 HW
Wechselkursdifferenzen
40 HW
20 HW
20 HW
40 HW
Kurs: 0,5Kurs: 0,25
10 FW10 FW10 FW
HW: Hauswährung
FW: Fremdwährung
Rechnung in
FremdwährungZahlung
Für Fremdwährungskonten und Geschäftspartner werden alle Transaktionen zusätzlich zu der
Buchung in Fremdwährung in Hauswährung gebucht.
Der Saldo in der Hauswährung umfasst die Positionen in der Fremdwährung, die am Buchungstag
oder zum Belegdatum mithilfe des Wechselkurses (aus der Tabelle Wechselkurse entnommen)
umgerechnet wurden. Das heißt, der Saldo basiert auf veralteten Wechselkursen.
Sie müssen den Fremdwährungssaldo in jeder Periode mit dem Wechselkurs des Abschlussstichtags
bewerten. Diese Aktion wird im Fenster Wechselkursdifferenzen im Modul Finanzwesen ausgeführt.
Nach Ausführung dieser Funktion erzeugt das System eine Liste von Vorschlägen für
Differenzbuchungen in Hauswährung. Sie können dann jeden Vorschlag einzeln annehmen oder
ablehnen.
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Fenster „Wechselkursdifferenzen“
Konto in Fremdwährung
10 HW
Wechselkurs-
differenzen
10 HW 200 HW 100 FW
190 HW 100 FW
Neu bewerteter Saldo
Neubewertung
Ursprungssaldo
HW: Hauswährung, FW: Fremdwährung
oderVorschläge aus
Differenzbuchungen
Vorschlag ablehnen
Vorschlag annehmen und buchen
Neben der Hauswährung verwaltet das System Ihre Daten parallel auch in der Systemwährung. Wenn
die Hauswährung der Firma von der Systemwährung abweicht, können Wechselkursdifferenzen
entstehen. Das System kann diese Differenzen automatisch an einem bestimmten Datum neu
bewerten. Dieses Datum ist in der Regel ein Abschlusstag einer bestimmten Periode. Bei diesem
Verfahren wird die Funktion Umrechnungsdifferenzen im Modul Finanzwesen (analog zu den
Wechselkursdifferenzen) verwendet.
Ähnlich wie bei der Funktion für Wechselkursdifferenzen schlägt das System Journalbuchungen zum
Buchen vor. Umrechnungsdifferenzen werden ausschließlich in der Systemwährung gebucht.
Es wird empfohlen, die Funktion für die Umrechnungsdifferenzen auszuführen, bevor das Verfahren für
den Periodenabschluss ausgeführt wird.
Weitere Informationen über Wechselkurs- und Umrechnungsdifferenzen im internen
Abstimmungsprozess finden Sie im Kurs Interne Abstimmung.
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Fenster „Umrechnungsdifferenzen“
Beliebiges Konto
10 SW
Umrechnungs-
differenzen
10 SW 100 SW 100 HW
90 SW 100 HW
Neu bewerteter Saldo
Neubewertung
Basissaldo
Wenn sich die Systemwährung von der Hauswährung unterscheidet
oderVorschläge aus
Differenzbuchungen
Vorschlag ablehnen
Vorschlag annehmen und buchen
SW: Systemwährung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
• SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: in der
Hauswährung (die von der Firma per Gesetz für die Buchhaltung verwendet werden muss) und
der Systemwährung.
• Wenn sich die Systemwährung von der Hauswährung unterscheidet, berechnet das System
automatisch alle Buchungen in der Hauswährung und führt in Echtzeit einen zusätzlichen
Kontensaldo in der Systemwährung.
• Für jeden Geschäftspartner-Stammdatensatz und jedes Sachkonto muss eine Kontowährung
festgelegt werden. Dafür gibt es drei Optionen: Hauswährung, eine bestimmte Fremdwährung
oder alle Währungen.
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68PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (1/3)
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
SAP Business One unterstützt die
Buchhaltung in zwei parallelen Währungen:
• In der Hauswährung, die von einer Firma per Gesetz für
die Buchhaltung verwendet werden muss
• In der Systemwährung, die besonders für Filialen
internationaler Unternehmen nützlich ist
Wird eine Systemwährung verwendet, gilt Folgendes:
• Das System berechnet automatisch alle Buchungen in der
Hauswährung.
• Das System führt in Echtzeit einen zusätzlichen
Kontensaldo in der Systemwährung.
Jeder Geschäftspartner-Stammdatensatz und
jedes Sachkonto benötigen:
• Die Definition einer Kontowährung:
─ Hauswährung oder
─ Festgelegte Fremdwährung oder
─ Alle Währungen
• Ein Artikelpreis kann in einer Preisliste in bis zu drei Währungen festgelegt werden: in der
Hauptwährung und in zwei zusätzlichen Währungen.
• Wenn Sie einen ausländischen Kunden in einem Verkaufsbeleg auswählen, wird als
Belegwährung automatisch die GP-Währung eingestellt. Der Stückpreis des Artikels wird von der
zugeordneten Preisliste in der entsprechenden zusätzlichen Währung abgerufen, falls eine
hinterlegt wurde. Die automatische Journalbuchung für die Rechnung rechnet den
Gesamtrechnungsbetrag in der Fremdwährung in die Hauswährung um und bucht beide Werte
parallel.
• Wenn Sie Rechnungen in Fremdwährungen bezahlen, sind der Rechnungsbetrag und der
Zahlungsbetrag in der Fremdwährung identisch. Wechselkursdifferenzen können aufgrund von
unterschiedlichen Kursen bei der Umrechnung in die Hauswährung auftreten. Das System bucht
Wechselkursdifferenzen automatisch auf ein Wechselkursdifferenzenkonto.
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69PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (2/3)
Ein Artikelpreis kann in einer Preisliste in
bis zu drei verschiedenen Währungen
festgelegt werden:
• in der Hauptwährung und in zwei zusätzlichen Währungen.
Beim Auswählen eines ausländischen Kunden in einem Verkaufsbeleg geschieht
Folgendes:
• Als Belegwährung wird automatisch die GP-Währung eingestellt.
• Für den Stückpreis des Artikels wird die entsprechende
zusätzliche Währung verwendet, falls eine hinterlegt wurde.
• Die automatische Journalbuchung rechnet den
Gesamtrechnungsbetrag in der Fremdwährung in die
Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.
Beim Bezahlen von Rechnungen in
Fremdwährungen gilt Folgendes:
• In der Fremdwährung sind der Rechnungsbetrag und der
Zahlungsbetrag identisch.
• Wechselkursdifferenzen können aufgrund von unterschiedlichen
Kursen bei der Umrechnung in die Hauswährung auftreten.
• Das System bucht Wechselkursdifferenzen automatisch auf ein
Wechselkursdifferenzenkonto.
• Mit dem Verfahren Wechselkursdifferenzen können Sie Wechselkursdifferenzen zwischen dem
Kontensaldo in der Fremdwährung und dem Kontensaldo in der Hauswährung an einem
bestimmten Datum verrechnen.• Eine Journalbuchung für die Umrechnungsdifferenz:
• Gleicht die Systemwährung aus.
• Wird in Firmen ausgeführt, bei denen sich die Systemwährung von der Hauswährung
unterscheidet.• Ein Verfahren für Umrechnungsdifferenzen gleicht die Systemwährung zu einem Wechselkurs an
einem bestimmten Abschlussdatum aus.
70
70PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (3/3)
Mit dem Verfahren für
Wechselkursdifferenzen können Sie
Folgendes verrechnen:
• Die Differenz zwischen dem Kontensaldo in der Fremdwährung
und dem Kontensaldo in der Hauswährung
Eine Journalbuchung für die
Umrechnungsdifferenz:• Gleicht die Systemwährung aus.
• Wird in Firmen ausgeführt, bei denen sich die Systemwährung
von der Hauswährung unterscheidet.
Ein Verfahren für Umrechnungsdifferenzen:
• Gleicht die Systemwährung zu einem Wechselkurs an einem
bestimmten Abschlussdatum aus.
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Journalbuchungen vornehmen
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen bei der Lektion „Journalbuchungen vornehmen“.
71
In diesem Kurs wird erläutert, wie Sie eine manuelle Journalbuchung vornehmen.
72PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Eine Journalbuchung manuell eingeben
Lernziele
73PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
▪ Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.
▪ Die Buchhalterin des Unternehmens möchte Transaktionen für kleinere
Ausgaben manuell eingeben.
▪ Sie fragt Sie, wie sie diese Transaktionen im System erfassen kann.
▪ Sie zeigen ihr die manuellen Journalbuchungen.
Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.
Die Buchhalterin des Unternehmens möchte Transaktionen für kleinere Ausgaben manuell
eingeben.
Sie fragt Sie, wie sie diese Transaktionen im System erfassen kann.
Sie zeigen ihr die manuellen Journalbuchungen.
73
In SAP Business One wird eine Journalbuchung automatisch aus vielen Belegen erzeugt, z.B. aus Ein-
und Ausgangsrechnungen.
74PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Journalbuchung
Automatische
Journal-
buchungen
Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung
Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang
SAP-Business-
One-
Beleg
Zusätzlich können Sie eine Journalbuchung manuell direkt auf ein Sachkonto oder Nebenbuchkonto
eines Geschäftspartners buchen.
75PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Journalbuchung
Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang
Automatische
Journal-
buchungen
Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung
Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang
Manuelle
Journal-
buchungen
SAP-Business-
One-
Beleg
Alle Journalbuchungen werden in SAP Business One in einer einzigen Datei erfasst: der
Journalbuchungsdatei.
Sie können verschiedene Standardwerte für Journalbuchungen festlegen.
76PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Journalbuchung
Journalbuchungs-
datei
Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang
Automatische
Journal-
buchungen
Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung
Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang
Manuelle
Journal-
buchungen
SAP-Business-
One-
Beleg
Manche Belegeinstellungen können Sie zudem für einzelne Journalbuchungen ändern.
77PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Journalbuchung
Beleg-
einstellungen
festlegen
Journalbuchungs-
dateiManuelle
Journal-
buchungen
Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang
SAP-Business-
One-
Beleg
Automatische
Journal-
buchungen
Ausgangsrechnung Eingangszahlung Einzahlung
Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang
Alle Journalbuchungen beziehen sich auf die Art und Nummer des Ursprungsbelegs, da
Journalbuchungen häufig automatisch aus einem anderen Beleg angelegt werden.
RE wird z.B. für Kundenrechnungen verwendet.
Die Ursprungsbelege für manuelle Journalbuchungen sind die Journalbuchungen selbst. Deshalb
beziehen sie sich auf sich selbst; ihre Belegart ist dementsprechend JB (Journalbuchung).
Die meisten Journalbuchungen beziehen sich auf andere Belegarten (z.B. BE für
Eingangsrechnungen).
78PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Ursprungsbelege
Verweis auf
Art und Nummer
des Ursprungs-
belegs
Das Fenster Journalbuchung befindet sich im Modul Finanzwesen.
Das Fenster zum Erfassen von Journalbuchungen ist in drei Bereiche aufgeteilt: Kopfdaten des
Belegs, erweiterter Bearbeitungsmodus für eine Position sowie die tabellarische Auflistung der
Positionen.
Sie können den erweiterten Bearbeitungsmodus ein- oder ausblenden. Der Modus bezieht sich immer
auf die ausgewählte Zeile und bietet alle Felder der Position zur Eingabe an.
Mithilfe von Formulareinstellungen können Sie festlegen, welche Spalten in der Tabelle mit Positionen
angezeigt werden.
Beachten Sie, dass Sie auch Zeilen von Journalbuchungen aus Excel importieren können, indem Sie
die Drucktaste Aus Excel importieren wählen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kurs Import aus Excel.
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Formularfelder in JournalbuchungenFormulareinstellungen
Kopfdaten des Belegs
Erweiterter Bearbeitungsmodus für eine Position
Sie können mehrere Zeilen mit Soll- oder Habenbeträgen eingeben. Bei jeder hinzugefügten Zeile
schlägt SAP Business One einen Ausgleichsbetrag vor, den Sie aktualisieren können.
Platzieren Sie beim Eingeben manueller Journalbuchungen den Cursor in der jeweiligen Zeile im Feld
„Sachkto/GP-Code“ und drücken Sie die Tabulatortaste, um die Kontenliste anzuzeigen, oder Strg +
Tabulator, um die Liste der Geschäftspartner-Stammdaten anzuzeigen.
Alternativ können Sie das Kontextmenü verwenden, um die Liste der Konten oder die Liste der
Geschäftspartner anzuzeigen.
Beachten Sie, dass Sie mithilfe des Felds „Sachkonto/GP-Name“ nach einem Konto oder
Geschäftspartner suchen können.
Wenn Sie das erste Zeichen des Kundencodes oder -namens kennen, geben Sie dieses an, gefolgt
von einem Sternchen. Drücken Sie anschließend Strg + Tabulator, um eine Liste aller Kundencodes
anzuzeigen, die mit diesem Zeichen beginnen.
Wenn Sie einen Teil des Kundencodes oder -namens kennen, geben Sie zuerst ein Sternchen (*) und
dann den Teil des Codes oder Namens ein. Drücken Sie dann Strg + Tabulator, um eine Liste aller
Datensätze anzuzeigen, die den von Ihnen eingegebenen String enthalten.
Ähnliches gilt für ein Konto: Drücken Sie die Tabulatortaste, um die Kontenliste anzuzeigen.
80PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Journalbuchung – Arbeitsweisen
Bei der Erfassung manueller Journalbuchungen:
▪ Drücken Sie die Tabulatortaste zum Anzeigen der Kontenliste.
▪ Drücken Sie Strg und die Tabulatortaste zum Anzeigen der
Geschäftspartnerliste.
▪ Verwenden Sie das Kontextmenü zum Anzeigen einer der beiden
Listen.
Es ist möglich, nach einem Konto oder einem Geschäftspartner mithilfe eines Teils des Code- oder des
Namensstrings zu suchen:
• *[String] – Um nach einem Namen oder einem Code zu suchen, der diesen String enthält oder
damit endet
• [String]* – Um nach einem Namen oder einem Code zu suchen, der mit diesem String beginnt
▪ Bei der Erfassung von Belegen können Eingabefehler auftreten. Infolgedessen kann eine
vorgenommene Journalbuchung fehlerhafte Informationen enthalten. Zur Korrektur müssen Sie
zunächst die fehlerhafte Journalbuchung stornieren und anschließend den Beleg ordnungsgemäß
erfassen.
▪ Zum Stornieren einer manuellen Journalbuchung wählen Sie Stornieren im Menü Daten oder direkt
im Kontextmenü der Journalbuchung.
▪ Sie können festlegen, wie Stornobuchungen durchgeführt werden sollen:
▪ Als Standardstornobuchung
▪ Als Stornobuchung mit negativen Beträgen
▪ Die gewählte Methode bestimmt außerdem die automatische Stornojournalbuchung, die für
stornierte Belege angelegt wird.
81PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Stornobuchungen
■ Standardstornobuchung
■ Stornobuchungen mit negativen Beträgen
Ursprüngliche Journalbuchung mit Fehler
HabenSollKonto
2050Konto A
2050Konto B
20502050
▪ Die Standardstornobuchung bewirkt, dass das System den fehlerhaften Sollbetrag als Habenbetrag
und den fehlerhaften Habenbetrag als Sollbetrag bucht. Dadurch wird der Kontensaldo korrigiert.
Die Standardstornobuchung führt jedoch dazu, dass die Summen auf der Soll- und der Habenseite
noch größer werden. Das kann irreführend sein.
▪ Auf der linken Seite des Bildes sehen Sie ein Beispiel für eine Journalbuchung mit Fehler und die
entsprechende Stornobuchung. Auf der rechten Seite sehen Sie die Auswirkung der Stornobuchung
auf den Saldo von Konto A. Der Gesamtsaldo ist ausgeglichen, jedoch gab es keine Auswirkungen
auf der Sollseite, und die Habenseite hat sich erhöht.
82PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Stornobuchungen – Standardstornobuchung
Ursprüngliche Journalbuchung mit Fehler
HabenSollKonto
2050Konto A
2050Konto B
20502050
Stornojournalbuchung
HabenSollKonto
2050Konto A
2050Konto B
20502050
Saldo Konto [A] – vor Storno
Gesamtsaldo
(H/S)
GesamthabenGesamtsoll
205002050
Saldo Konto [A] – nach Storno
Gesamtsaldo
(H/S)
GesamthabenGesamtsoll
020502050
Der Standardstorno erhöht die Summe der anderen Seite.
▪ Die Stornobuchung mit negativen Beträgen bewirkt, dass das System den fehlerhaften Sollbetrag
als negativen Sollbetrag und den fehlerhaften Habenbetrag als negativen Habenbetrag bucht.
Dadurch wird nicht nur der Kontensaldo korrigiert, sondern es werden auch die Summen bereinigt.
Dies ist auf dem Bild in der Kontensaldotabelle dargestellt.
83PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Stornobuchungen – Stornobuchungen mit negativen Beträgen
Stornobuchung mit negativen Beträgen setzt die
Summen derselben Seite zurück.
Ursprüngliche Journalbuchung mit Fehler
HabenSollKonto
2050Konto A
2050Konto B
20502050
Stornojournalbuchung
HabenSollKonto
-2050Konto A
-2050Konto B
-2050-2050
Saldo Konto [A] – vor Storno
Gesamtsaldo
(H/S)
GesamthabenGesamtsoll
205002050
Saldo Konto [A] – nach Storno
Gesamtsaldo
(H/S)
GesamthabenGesamtsoll
000
84PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Stornoeinstellungen
Diese Einstellung ist sowohl für
automatische als auch für manuelle
Journalbuchungen relevant.
Die Art der erforderlichen Stornobuchung (Standard oder mit Negativbeträgen) ist je nach Land
unterschiedlich.
In den Firmendetails (Modul Administration, Menübereich Systeminitialisierung) können Sie einstellen,
welche Art von Stornierung verwendet werden soll. Auf der Registerkarte Basisinitialisierung können
Sie das Kennzeichen Für Storno negativen Betrag erlauben setzen, um die Stornobuchung mit
Negativbeträgen zu aktivieren. Anderenfalls verwendet das System die Standardstornobuchung.
Diese Einstellung ist sowohl für automatische (z.B. Ausgangsrechnung) als auch für manuelle
Journalbuchungen relevant.
84
Wenn Sie eine manuelle Journalbuchung erfassen, können Sie das Ankreuzfeld Umkehren markieren.
Damit können Sie eine Stornotransaktion für die aktuelle Journalbuchung anlegen und das Datum
definieren, an dem die Stornotransaktion angelegt werden soll.
Diese Option kann z.B. verwendet werden, wenn das Unternehmen einen Periodenabschlussbericht
erstellen muss und eine Erlösabgrenzung benötigt.
Wenn das Stornodatum der Transaktion erreicht ist, wird nach der Anmeldung das Fenster Stornierte
Transaktionen angezeigt.
Alternativ können Sie das Fenster Stornierte Transaktionen über das Modul Finanzwesen öffnen.
Ausgeführt wird die Stornotransaktion mit der Drucktaste Ausführen.
Dadurch wird eine neue Transaktion angelegt. Im Feld Bemerkungen dieser Transaktion wird der Text
„(Storno)“ und die Nummer der ursprünglichen Transaktion angezeigt. Die Option Umkehren ist
deaktiviert.
In der ursprünglichen Transaktion ist die Option „Umkehren“ nicht sichtbar und die Bemerkung
„Storniert“ gibt an, dass die Transaktion storniert wurde.
Hinweis:
Stornotransaktionen können nur gebucht werden, wenn das Stornodatum bereits erreicht wurde.
Jede Journalbuchung kann nur einmal storniert werden.
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Geplante Stornierung manueller Journalbuchungen
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Zusammenfassung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Alle Journalbuchungen werden in der
Journalbuchungsdatei angelegt, darunter:
• Automatische Journalbuchungen, die auf der Grundlage
von Belegen angelegt werden (z.B. Ein- und
Ausgangsrechnungen)
• Manuell angelegte Journalbuchungen
Beim Eingeben von manuellen Journalbuchungen
können Sie im Feld Sachkonto/GP-Code folgende
Tasten drücken:
• Tabulator zum Anzeigen der Kontenliste
• Und Strg + Tabulator zum Anzeigen der Liste der
Geschäftspartner-Stammdaten.
• Oder Sie verwenden das Kontextmenü.
Je nach den Vorgaben in Ihrem Land können Sie
angeben, wie Stornotransaktionen durchzuführen
sind:
• Als Standardstornobuchung
• Als Stornobuchung mit negativen Beträgen
Die geplante Stornierung: • Erfolgt durch die Angabe eines zukünftigen Datums
für die Stornierung in der Journalbuchung.
• Kann so definiert werden, dass das System Sie
automatisch dazu auffordert.
▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
▪ Alle Journalbuchungen werden in der Journalbuchungsdatei angelegt. Dazu gehören automatische
Journalbuchungen, die auf der Grundlage von Belegen angelegt werden (z.B. Ein- und
Ausgangsrechnungen), und manuell angelegte Journalbuchungen.
▪ Beim Eingeben von manuellen Journalbuchungen können Sie im Feld Sachkonto/GP-Code die
Tabulatortaste drücken, um die Kontenliste anzuzeigen. Oder drücken Sie Strg + Tabulator zum
Anzeigen der Liste der Geschäftspartner-Stammdaten. Denken Sie daran, dass Sie auf die Liste
der Konten oder Geschäftspartner auch aus dem Kontextmenü zugreifen können.
▪ Je nach den Vorgaben in Ihrem Land können Sie angeben, ob Stornobuchungen als
Standardstornobuchung oder als Stornobuchung mit Negativbeträgen ausgeführt werden sollen.
▪ Die geplante Stornierung erfolgt durch die Eingabe eines zukünftigen Datums für die Stornierung in
der Journalbuchung. Die Stornobuchung kann so definiert werden, dass das System Sie
automatisch dazu auffordert.
86
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Kontierungsmuster und Dauerbuchungen
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen zur Lektion zu Kontierungsmustern und Wiederholungsvorlagen.
87
Am Ende dieser Lektion können Sie:
- Ein Kontierungsmuster einrichten und verwenden
- Eine Dauerbuchung einrichten
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Ein Kontierungsmuster einrichten und verwenden
▪ Eine Dauerbuchung einrichten
Lernziele
89PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.
▪ Die Buchhalterin erzählt Ihnen, dass sie jeden Monat zwei Arten von
Journalbuchungen manuell erfasst.
▪ Bei der ersten handelt es sich um eine Miettransaktion mit einem Festbetrag.
▪ Bei der zweiten handelt es sich um Bonusauszahlungen für die
Vertriebsmitarbeiter. Jeder Mitarbeiter erhält einen festen Prozentsatz des
Monatserlöses.
▪ Sie zeigen ihr die Tools Dauerbuchung und Kontierungsmuster, die den
Prozess effizienter machen können.
▪ Angenommen, Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.
▪ Die Buchhalterin erzählt Ihnen, dass sie jeden Monat zwei Arten von Journalbuchungen manuell
erfasst.
▪ Bei der ersten handelt es sich um eine Miettransaktion mit einem Festbetrag.
▪ Bei der zweiten handelt es sich um Bonusauszahlungen für die Vertriebsmitarbeiter. Jeder
Mitarbeiter erhält einen festen Prozentsatz des Monatserlöses.
▪ Sie zeigen ihr die Tools Dauerbuchung und Kontierungsmuster, die den Prozess effizienter machen
können.
89
In SAP Business One steht Ihnen für regelmäßig auszuführende Journalbuchungen mit festen
Beträgen die Funktion „Dauerbuchungen“ zur Verfügung.
Für Dauerbuchungen wird eine Vorlage unter einem Code und einer Beschreibung gesichert. Sie legen
in dieser Vorlage (u.a.) das Intervall fest, d.h., wie oft die Journalbuchung angelegt werden soll, und bis
zu welchem Datum die Dauerbuchung gültig ist.
Um eine Vorlage vom Typ „Dauerbuchung“ zu definieren, verwenden Sie das Fenster
„Dauerbuchungen“ im Modul „Finanzwesen“.
Das System dupliziert die ursprüngliche Dauerbuchung (Instanz 0) zu jedem Ausführungsdatum und
liefert einen Bericht mit Empfehlungen, welche Transaktionen fällig sind und gebucht werden müssen.
Sobald Sie diese Instanz verwenden und dem System hinzufügen, wird sie gelöscht.
Sie können das System so einrichten, dass alle wiederkehrenden Transaktionen, die am aktuellen
Tagesdatum zur Verarbeitung verfügbar sind, nach der Anmeldung angezeigt werden. Diese
Einstellung nehmen Sie im Fenster Allgemeine Einstellungen unter Systeminitialisierung im Modul
Administration vor. Markieren Sie auf der Registerkarte Dienste das Ankreuzfeld Dauerbuchungen zur
Ausführung anzeigen.
Hinweis: Sie können Dauerbuchungen zum Cashflow hinzufügen. Diese werden im Bericht grün
angezeigt.
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Dauerbuchungen
Haben Soll Sachkonto/
GP-Name
Sachkonto/
GP-Nr.
620000 Objektmiete 1000
161000 Girobankkonto 1000
Code: Miete Beschreibung: Mietzahlung
Intervall: Am 10.
Nächste Ausführung: 10.01.2016
Gültig bis
10.12.2021
Monatlich
▪ Beim Einrichten einer Dauerbuchung stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung.
▪ Sie können das Intervall festlegen, also wie oft die Buchung durchgeführt werden soll.
▪ Sie können ein Intervall aus der Intervallliste auswählen.
▪ Zudem können Sie ein Gültigkeitsdatum für die Buchung angeben, das das letzte Datum angibt, an
dem eine Buchung durchgeführt werden kann.
▪ Wenn Sie keine regelmäßigen Buchungen durchführen möchten, können Sie eine Dauerbuchung
auch als Vorlage einrichten, die nach Bedarf verwendet wird.
▪ Sie können diese Dauerbuchung im Voraus anlegen. Setzen Sie den Status auf Noch nicht
ausgeführt, bis Sie mit den Buchungen beginnen müssen. Mit diesem Status können Sie eine
Dauerbuchung auch abschalten.
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Optionen für Dauerbuchungen
Intervall: Am 10.
Nächste Ausführung: 10.01.2016
■ Täglich
■ Wöchentlich
■ Monatlich
■ Vierteljährlich
■ Halbjährlich
■ Jährlich
■ Einmalig
Noch nicht
ausgeführt
Vorlage
Intervall-
liste Für manuelle
Journalbuchungen
Vorlagentyp: Dauerbuchung
Inaktiv
Gültig bis
10.12.2021
Monatlich
Für Journalbuchungen, die sich in der Struktur sehr ähnlich sind, können Sie Kontierungsmuster
(Buchungsvorlagen) anlegen.
Um eine Vorlage vom Typ „Prozentsatz“ zu definieren, verwenden Sie das Fenster Kontierungsmuster
im Modul Finanzwesen.
Diese Kontierungsmuster können Kontonummern enthalten. Wenn Sie noch nicht wissen, welches
Konto für eine Zeile verwendet wird, können Sie in diese Zeile auch lediglich eine Kontobeschreibung
eingeben.
Anstelle von Festbeträgen werden hier nur Prozentwerte eingegeben. Diese geben an, wie der
Gesamtbetrag auf die einzelnen Positionen verteilt wird.
Die Abbildung zeigt ein Beispiel für die prozentuale Umlage von Versorgungsaufwendungen (z.B. einer
Stromrechnung) auf die Einzelaufwendungen, aus denen sie zusammengesetzt sind.
Das Kontierungsmuster wird zusammen mit einem Code und einer Beschreibung gesichert.
Wenn Sie dann eine Journalbuchung manuell eingeben, können Sie den Vorlagentyp Prozentsatz und
die entsprechende Vorlage auswählen und einen Betrag in eine der Zeilen eingeben. Die Vorlage
ordnet die Beträge den anderen Zeilen entsprechend den von Ihnen definierten Prozentsätzen zu.
Verwenden Sie die Option Vorl. zurücksetz., um Beträge ohne die automatische Berechnung
einzugeben.
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Kontierungsmuster mit Prozentsätzen
Haben %Soll %Sachkonto/
GP-Name
Sachkonto/
GP-Nr.
6320 Versorgungs-
leistungen
25
6321 Strom 75
V550 Stadtwerke 100
Code: Versorger Beschreibung: Rechnungen des Versorgers
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Zusammenfassung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Es gibt zwei Arten von Vorlagen für manuelle Journalbuchungen:
Kontierungsmuster mit Prozentsätzen
werden für folgende Zwecke angelegt:
• Für Journalbuchungen mit sehr ähnlicher Struktur
• Zum Auswählen in einer Journalbuchung, die Sie manuell
eingeben
Dauerbuchungen werden für folgende
Zwecke angelegt:
• Für ähnliche Journalbuchungen mit festem Betrag, die
regelmäßig angelegt werden
• Zum Festlegen des Intervalls, d.h., wie oft die Buchung
durchgeführt werden soll
• Zum Anzeigen eines Berichts mit Empfehlungen für zu
buchende, fällige Transaktionen bei der Anmeldung im
System
▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
▪ Es gibt zwei Arten von Vorlagen für manuelle Journalbuchungen.
▪ Für Journalbuchungen, die sich in der Struktur sehr ähnlich sind, können Sie Kontierungsmuster
(Buchungsvorlagen) mit Prozentsätzen anlegen. Dieses Kontierungsmuster können Sie
anschließend in einer manuell angelegten Journalbuchung auswählen.
▪ Dauerbuchungen werden für regelmäßig auszuführende Journalbuchungen mit Festbeträgen
angelegt. Sie können das Intervall dafür festlegen, wie oft die Buchung durchgeführt werden soll.
Das System zeigt bei der Anmeldung im System einen Bericht mit Empfehlungen für zu buchende,
fällige Transaktionen an.
93
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Vorerfasster Beleg
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen bei der Lektion zu vorerfassten Belegen.
94
Am Ende dieser Lektion können Sie den vorerfassten Beleg zum Hinzufügen von Journalbuchungen
verwenden.
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Den vorerfassten Beleg zum Hinzufügen von Journalbuchungen verwenden
Lernziele
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Unternehmensszenario (1)
▪ Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.
▪ Sie unterstützen die Buchhalterin dabei, ihren Arbeitsablauf in SAP Business One zu
implementieren.
▪ Die Buchhalterin fragt Sie, wie sie einen Entwurf einer Journalbuchung sichern kann.
Sie erfasst jeden Monat eine sehr lange Journalbuchung für Gehaltsaufwendungen
und würde den Eintrag gerne jederzeit sichern und schließen können. Sie würde ihn
gerne später wieder öffnen, um weitere Daten hinzuzufügen, bevor er in der
permanenten Journalbuchungsdatei gebucht wird.
▪ Sie zeigen ihr den vorerfassten Beleg.
▪ Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.
▪ Sie unterstützen die Buchhalterin dabei, ihren Arbeitsablauf in SAP Business One zu
implementieren.
▪ Die Buchhalterin fragt Sie, wie sie einen Entwurf einer Journalbuchung sichern kann. Sie erfasst
jeden Monat eine sehr lange Journalbuchung für Gehaltsaufwendungen und würde den Eintrag
gerne jederzeit sichern und schließen können. Sie würde ihn gerne später wieder öffnen, um
weitere Daten hinzuzufügen, bevor er in der permanenten Journalbuchungsdatei gebucht wird.
▪ Sie zeigen ihr den vorerfassten Beleg.
96
▪ Nun schauen wir uns anhand eines weiteren Unternehmensszenarios an, wie vorerfasste Belege
verwendet werden.
▪ Ein Student hilft der Buchhalterin bei der Erfassung manueller Journalbuchungen im
Buchhaltungssystem.
▪ Die Buchhalterin erzählt Ihnen, dass sie dankbar für die Hilfe des Studenten ist, die vom Studenten
eingegebenen Journalbuchungen jedoch vor der permanenten Erfassung in der
Journalbuchungsdatei prüfen möchte.
▪ Sie informieren die Buchhalterin über die Verwendung von vorerfassten Belegen.
97PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
▪ Ein Student hilft der Buchhalterin bei der Erfassung manueller Journalbuchungen im
Buchhaltungssystem.
▪ Die Buchhalterin möchte die Journalbuchungen vor der permanenten Erfassung in der
Journalbuchungsdatei prüfen.
▪ Beste Option: Vorerfasste Belege
Unternehmensszenario (2)
▪ Mit Blick auf das Anlegen von Journalbuchungen können Sie in SAP Business One in zwei
Schritten vorgehen. Sie können Journalbuchungen zuerst als Entwürfe anlegen, die später
gegebenenfalls korrigiert und gebucht werden können.
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Vorerfasste Belege
Vorerfasste Belege anlegen
Korrigieren und aktualisieren
Ein Benutzer legt Einträge in einem vorerfassten Beleg an. Der vorerfasste Beleg ist im Grunde ein
Ordner, in dem Sie mehrere Journalbuchungsentwürfe sichern können.
Sie können nicht ausgeglichene Einträge in einem vorerfassten Beleg sichern, solange sich der
vorerfasste Beleg im Entwurfsmodus befindet.
Dies ist nützlich, wenn Sie Einträge mit vielen Zeilen haben, die Sie zwischendurch sichern möchten,
bevor die Journalbuchung vollständig und ausgeglichen ist.
Da manuelle Journalbuchungen nicht in den Genehmigungsprozess einbezogen werden, können Sie
vorerfasste Belege dazu heranziehen, Journalbuchungen von einem anderen Benutzer prüfen und
bearbeiten zu lassen.
99PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Vorerfasste Belege
Einträge in
vorerfasste
m Beleg
Vorerfasste Belege anlegen
Korrigieren und aktualisieren
Solange sie noch nicht gebucht wurden, können Sie vorerfasste Belege jederzeit ändern. Sie können
den vorerfassten Beleg aufrufen, notwendige Korrekturen vornehmen und dann den vorerfassten
Beleg buchen.
Sie können einen vorerfassten Beleg oder einen Eintrag aus einem vorerfassten Beleg löschen,
solange er noch nicht gebucht ist.
Für das Arbeiten mit vorerfassten Belegen wählen Sie: Finanzwesen Vorerfasste Belege.
100PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Vorerfasste Belege
Journal-
buchungs-
datei
Einträge in
vorerfasste
m Beleg
Vorerfasste Belege anlegen
Korrigieren und aktualisieren
101PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Einen vorerfassten Beleg anlegen und buchen
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Das Fenster „Vorerfasste Belege“ umfasst zwei Bereiche:
Die obere Tabelle stellt eine Liste der vorerfassten Belege dar. Wenn Sie einen Belegdatensatz in der
oberen Tabelle auswählen, werden in der unteren Tabelle die Einträge des hervorgehobenen
Buchungsbelegs aufgelistet.
So fügen Sie einen neuen Buchungsbeleg hinzu:
Schritt 1 – Wählen Sie Journalbuchung zu neuem Beleg hinzufügen, um das Fenster Vorerfasste
Journalbuchung zu öffnen.
Schritt 2 – Geben Sie beliebige Daten ein, und wählen Sie Zu Buchungsbeleg hinzufügen. Wenn der
Eintrag noch nicht ausgeglichen ist, gibt das System eine Warnung aus. Sie können den Eintrag
jedoch trotzdem zum Buchungsbeleg hinzufügen.
Vergessen Sie nicht, das Fenster „Vorerfasster Beleg“ nach dem Hinzufügen von Daten zu
aktualisieren.
Schritt 3 – Um einen neuen Eintrag zum selben Buchungsbeleg hinzuzufügen, wählen Sie Eintrag in
bestehender Mappe anlegen.
Sie können auf diese Weise mehrere Einträge zum selben Buchungsbeleg hinzufügen.
Schritt 4 – Wenn es an der Zeit ist, den Buchungsbeleg zu buchen, müssen Sie sicherstellen, dass alle
Einträge ausgeglichen sind, und Mappe buchen wählen.
Der Status des gebuchten Eintrags oder des gebuchten Buchungsbelegs ist Geschlossen. Markieren
Sie das Ankreuzfeld Nur offene Belege, um nur offene Positionen anzuzeigen.
101
Nachdem Sie Einträge in einem vorerfassten Beleg angelegt haben, stehen Ihnen zwei Optionen zum
Buchen dieser Einträge in die Journalbuchungsdatei zur Verfügung:
Im Fenster Vorerfasste Belege oder
Im Bericht: Vorerfasste Belege Wählen Sie Finanzwesen Bericht: Vorerfasste Belege.
Im Bericht Vorerfasste Belege werden die vorerfassten Belege entsprechend ausgewählten Kriterien
angezeigt.
In der Spalte „Gr.-Nr.“ werden die Nummer des vorerfassten Belegs und der jeweilige Eintrag im
vorerfassten Beleg angezeigt.
In der Liste der vorerfassten Belege können Sie die Details zu einem vorerfassten Beleg prüfen und
aktualisieren, indem Sie auf den Verknüpfungspfeil klicken.
Sie können eine bestimmte Journaltransaktionsnummer aus einem vorerfassten Beleg angeben und
nur diesen Eintrag buchen. Dabei bleibt der Status des vorerfassten Belegs offen, während der
betreffende Eintrag geschlossen wird. Anschließend können Sie die anderen Einträge buchen.
Hinweis: Die Möglichkeit, ausgewählte Einträge aus einem vorerfassten Beleg zu buchen, steht nur in
diesem Bericht zur Verfügung, nicht im Fenster Vorerfasste Belege.
102PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Der Bericht „Vorerfasste Belege“
Im Bericht können Sie
Folgendes tun:
▪ Buchungsbelege
anzeigen, bearbeiten oder
buchen
▪ Einen bestimmten Eintrag
aus einem vorerfassten
Beleg buchen
103PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung
Mit einem vorerfassten Beleg arbeitet man,
wenn Folgendes benötigt wird:
• Ein zweistufiges Verfahren für das Erstellen von
Journalbuchungen
• Erstellen von Journalbuchungen als Entwürfe, die später
korrigiert und gebucht werden
Der Bericht Vorerfasste Belege dient
Folgendem:
• Buchen ausgewählter Einträge aus einem vorerfassten Beleg
▪ Mit vorerfassten Belegen arbeiten Sie, wenn Sie ein zweistufiges Verfahren für das Erstellen von
Journalbuchungen benötigen und um die Journalbuchungen zunächst als Entwürfe anzulegen, die
später korrigiert und gebucht werden können.
▪ Im Bericht „Vorerfasste Belege“ können Sie ausgewählte Einträge aus einem vorerfassten Beleg
buchen.
103
PUBLIC
BuchungsperiodenSAP Business One, Version 9.3
▪ Willkommen bei der Lektion zum Buchungsperiodenprozess.
104
Nach Abschluss dieses Themas können Sie die Definition und Verwaltung von Buchungsperioden
erläutern.
105PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Die Definition und Verwaltung von Buchungsperioden erläutern
Lernziele
106PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers.
▪ Sie erklären der Buchhalterin Frau Neudorf, dass ein erforderlicher Schritt beim Anlegen der
Unternehmensdatenbank die Definition der folgenden Buchungsperioden ist:
▪ der Hauptbuchungsperiode (Geschäftsjahr, i.d.R. das Kalenderjahr)
▪ der Teilperioden im Geschäftsjahr
▪ Einmal im Jahr führt das Unternehmen den Jahresabschluss durch. Für das interne
Controlling werden jedoch zwölf Buchungsperioden (Teilperioden) benötigt.
▪ Sie legen eine neue Unternehmensdatenbank an. Dabei definieren Sie das Geschäftsjahr
als Kalenderjahr und die Teilperioden als Monate.
▪ Frau Neudorf fragt Sie, wie sie einen bestimmten Beleg oder eine Journalbuchung in einer
Buchhaltungs- oder Teilperiode erfassen kann.
▪ Sie erklären ihr, dass SAP Business One auf Grundlage des Buchungsdatums automatisch
ermittelt, zu welcher Buchungsperiode eine Transaktion gehört.
▪ Sie implementieren SAP Business One bei Ihrem Neukunden OEC Computers.
▪ Sie erklären der Buchhalterin Frau Neudorf, dass ein erforderlicher Schritt beim Anlegen der
Unternehmensdatenbank die Definition der folgenden Buchungsperioden ist:
▪ Sie definieren die Hauptbuchungsperiode. Dies ist das Geschäftsjahr und entspricht
üblicherweise dem Kalenderjahr.
▪ Danach unterteilen Sie das Geschäftsjahr in Teilperioden.
▪ Sie besprechen mit Frau Neudorf die Finanzprozesse bei OEC Computers. Einmal im Jahr führt
das Unternehmen den Jahresabschluss durch. Für das interne Controlling werden jedoch zwölf
Buchungsperioden (Teilperioden) benötigt.
▪ Sie legen eine neue Unternehmensdatenbank an. Dabei definieren Sie das Geschäftsjahr als
Kalenderjahr und die Teilperioden als Monate.
▪ Frau Neudorf fragt Sie, wie sie einen bestimmten Beleg oder eine Journalbuchung in einer
Buchhaltungs- oder Teilperiode erfassen kann.
▪ Sie erklären ihr, dass SAP Business One auf Grundlage des Buchungsdatums automatisch
ermittelt, zu welcher Buchungsperiode eine Transaktion gehört.
106
Die obige Folie zeigt eine Übersicht des Buchungsperiodenprozesses.
Der Buchungsperiodenprozess besteht aus drei Phasen. In diesem Abschnitt werden die ersten beiden
Phasen des Prozesses, also die Einstellungen und operativen Prozesse erläutert.
In der ersten Phase definieren Sie die Einstellungen für Buchungsperioden. Zunächst legen Sie die
Hauptbuchungsperiode für das Geschäftsjahr fest. Danach legen Sie die Teilperioden im Geschäftsjahr
fest: Jahr, Quartale, Monate oder Tage.
Die zweite Phase besteht aus den operativen Vorgängen. Bei den täglichen Arbeitsabläufen erfassen
Sie Belege und manuelle Journalbuchungen mit einem Buchungsdatum, wodurch diese automatisch
der entsprechenden Teilperiode hinzugefügt werden. Mit den Teilperioden kann der Benutzer die
Buchungen in die jeweilige Teilperiode steuern. So können Sie die Buchungen für jeden Monat
kontrollieren.
Die dritte Phase ist der Periodenabschluss. Für den Abschluss verschieben Sie alle Salden der GuV-
Konten in das Saldovortragskonto und setzen die GuV-Konten auf null. Der Periodenabschluss wird in
einer anderen Lektion beschrieben.
107PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Buchungsperioden – Prozessübersicht
▪ Geschäftsjahr: 2018
Buchungsdatum
Teilperiode
▪ Teilperioden: Monate
▪ 2018-01
▪ 2018-02
▪ 2018-03
▪ …….
▪ Zusätzliche Einstellungen
Perioden-/Jahresabschluss
Wenn Sie eine neue Firmendatenbank anlegen, legen Sie die Buchungsperioden für das erste
Geschäftsjahr an. Basierend auf der von Ihnen gewählten Art der Teilperiode legt SAP Business One
automatisch die Teilperioden an. Folgende Teilperioden stehen zur Auswahl: Jahr, Quartal, Monat und
Tag.
Sie definieren die Teilperioden auf der Basis der Erfordernisse des Unternehmens:
Ein Jahr ist eine Teilperiode.
Quartale ergeben vier Teilperioden.
Monate ergeben zwölf Teilperioden.
Tage können eine beliebige Anzahl von Teilperioden ergeben.
Mithilfe Ihrer Auswahl legt das System automatisch die entsprechende Anzahl Buchungsperioden an.
Teilperioden werden u.a. definiert, damit vergangene Perioden gesperrt werden können und somit kein
Benutzer weitere Buchungen dort vornehmen kann.
108PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Buchungsperioden und Teilperioden definieren
1
23
4
Quartale
12
3
4
567
8
9
10
1112
Monate Tage
Jahr
Geschäfts-
jahr
1
Beachten Sie beim Anlegen neuer Buchungsperioden die folgenden wichtigen Aspekte:
Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur auf den ersten Tag eines Monats fallen. Der Beginn
des Geschäftsjahres wird automatisch auf den ersten Tag des im Feld Buchungsdatum ab
eingegebenen Monats gesetzt.
Es wird empfohlen, die frühesten Buchungsperioden zuerst anzulegen. Die erste Periode
bestimmen Sie anhand der ältesten Daten, die Sie migrieren möchten.
Achten Sie darauf, eine neue Periode im Voraus anzulegen, um Validierungen und mögliche
Änderungen zuzulassen, bevor mit der Arbeit begonnen wird.
Buchungsperioden dürfen sich nicht überschneiden.
Standardmäßig ist das Von-Datum der Tag nach dem Enddatum der letzten vorhandenen
Buchungsperiode und das Bis-Datum ist ein Jahr später.
Die Sachkontenfindung wird nach Periode gesichert und von der vorherigen in die nächste
Periode kopiert. Legen Sie deshalb die älteste Periode zuerst an, machen Sie die grundlegende
Kontenzuordnung in der Sachkontenfindung und legen Sie dann weitere Perioden an. Sie
können die Sachkontenfindung ändern, bevor Sie beginnen, mit einer neuen Periode zu
arbeiten.
Es ist auch möglich, die Kontenfindung während einer Periode zu ändern. Dies wird jedoch nicht
empfohlen, da die Kontenfindung Auswirkungen auf die Finanzberichte hat.
Die entsprechenden Entscheidungen müssen Sie zusammen mit dem Buchhalter des Kunden
treffen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie gesetzlich vorgeschriebene Meldungen und die
Geschäftskonsolidierung.
109PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Besondere Aspekte beim Anlegen von Buchungsperioden
▪ Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur auf den ersten Tag eines
Monats fallen.
▪ Legen Sie zunächst die ältesten Buchungsperioden an.
▪ Legen Sie eine neue Buchungsperiode im Voraus an.
▪ Die Perioden dürfen sich nicht überschneiden.
▪ Die Sachkontenfindung wird nach der Periode gesichert und von
der vorherigen in die nächste Periode kopiert.
▪ Treffen Sie Entscheidungen zusammen mit dem Buchhalter des
Kunden.
110PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Beim Anlegen von Buchungsperioden definieren
Sie Folgendes:
• Die Hauptbuchungsperiode – das Geschäftsjahr, das
üblicherweise dem Kalenderjahr entspricht
• Die Teilperioden im Geschäftsjahr (Jahr, Quartale,
Monate oder Tage)
SAP Business One bestimmt auf der folgenden
Grundlage automatisch, zu welcher Teilperiode
die Transaktion gehört:
• Anhand des Buchungsdatums der Transaktion
Beim Anlegen einer neuen Buchungsperiode ist
Folgendes zu beachten:
• Die in der Lektion genannten besonderen Aspekte
▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt: Beim Anlegen von Buchungsperioden definieren Sie die Hauptbuchungsperiode, d.h. das
Geschäftsjahr, welches in der Regel dem Kalenderjahr entspricht. Die Teilperioden im Geschäftsjahr (Jahr, Quartale, Monate oder Tage). SAP Business One bestimmt auf der Grundlage des Buchungsdatums der Transaktion
automatisch, zu welcher Teilperiode die Transaktion gehört. Beim Anlegen einer neuen Buchungsperiode müssen Sie die in der Lektion genannten
besonderen Aspekte beachten.
110
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Interne Abstimmung
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen bei der Lektion zur internen Abstimmung.
111
In diesem Abschnitt wird die Verwendung des Prozesses der internen Abstimmung bei Sachkonten
und Geschäftspartnern erläutert. Dabei wird sowohl die System- als auch die Benutzerabstimmung
betrachtet.
Sie werden lernen, wie automatische und halbautomatische Systemabstimmungen geprüft werden und
wie interne Abstimmungen manuell durchgeführt werden.
112PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Den Prozess zur internen Abstimmung bei Sachkonten und Geschäftspartnern
anwenden
▪ Systemabstimmungen prüfen
▪ Eine interne Abstimmung (manuell) durchführen
Lernziele
113PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Agenda
▪ Interne Abstimmung
▪ Interne Abstimmung definieren
▪ Systemabstimmungen
▪ Vollständige Abstimmung
▪ Teilabstimmung
▪ Benutzerabstimmung
▪ Benutzerabstimmungsarten
▪ Abstimmungswährung
In dieser Lektion wird die interne Abstimmung anhand des Abstimmungsprozesses bei
Geschäftspartner-Stammdaten erläutert.
Stellen Sie sich vor, Sie führen SAP Business One bei einem neuen Kunden ein: OEC Computers.
Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, fragt Sie nach dem Prozess der internen
Abstimmung. Sie erinnert sich, dass Sie ihr erklärt haben, der Prozess würde u.a. mit dem
Periodenabschluss zusammenhängen.
Frau Neudorf ist erfreut, dass die meisten internen Abstimmungen automatisch von SAP Business One
durchgeführt werden. Bei diesen handelt es sich um Systemabstimmungen.
Automatische Systemabstimmungen können vollständig oder teilweise durchgeführt werden.
114PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Soll Haben
Unternehmensszenario
▪ Benutzerabstimmungsarten:
▪ Interner Abstimmungsprozess
Soll Haben▪ Statusangaben bei der Systemabstimmung:
▪ Statusangaben bei der Benutzerabstimmung:
Sie geben Frau Neudorf zwei Beispiele für automatische Abstimmungen:
Zum einen, wenn eine Eingangszahlung auf den Konten der Geschäftspartner-Stammdaten auf
einer Ausgangsrechnung (oder einer Gutschrift auf einer Ausgangsrechnung) basiert.
Zum anderen werden Sachkonten ausgeglichen, wenn Sie einen Scheck einzahlen, der für eine
Eingangszahlung erfasst wurde.
Sie erklären Frau Neudorf, dass SAP Business One auch Teilsystemabstimmungen durchführt, z.B.
wenn ein Kunde eine Teilzahlung für eine Ausgangsrechnung leistet.
115PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Soll Haben
Unternehmensszenario
▪ Statusangaben bei der Systemabstimmung:
▪ Vollständig
▪ Teilweise
▪ Benutzerabstimmungsarten:
▪ Statusangaben bei der Benutzerabstimmung:
▪ Interner Abstimmungsprozess
Soll Haben
In manchen Fällen wird Frau Neudorf interne Abstimmungen jedoch selbst durchführen. Hier handelt
es sich um Benutzerabstimmungen.
Beispiel: OEC Computers bezahlt einen Lieferanten im Voraus und erhält die Eingangsrechnung
später. Frau Neudorf muss dann die Lieferantenstammdaten intern abstimmen und die Zahlung mit
den Transaktionen der Eingangsrechnung abgleichen.
Frau Neudorf kann eine Benutzerabstimmung auf eine der drei folgenden Abstimmungsarten
durchführen:
Manuell
Automatisch
Halbautomatisch
116PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Soll Haben
Unternehmensszenario
▪ Statusangaben bei der Systemabstimmung:
▪ Vollständig
▪ Teilweise
▪ Benutzerabstimmungsarten:
▪ Manuell
▪ Automatisch
▪ Halbautomatisch▪ Statusangaben bei der Benutzerabstimmung:
▪ Interner Abstimmungsprozess
Soll Haben
Genau wie Systemabstimmungen können auch Benutzerabstimmungen vollständig oder teilweise
erfolgen.
117PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Soll Haben
Unternehmensszenario
▪ Statusangaben bei der Systemabstimmung:
▪ Vollständig
▪ Teilweise
▪ Benutzerabstimmungsarten:
▪ Manuell
▪ Automatisch
▪ Halbautomatisch▪ Statusangaben bei der Benutzerabstimmung:
▪ Voll
▪ Teilweise
▪ Interner Abstimmungsprozess
Soll Haben
Betrachten Sie das Unternehmensszenario: OEC Computers bezahlt einen Lieferanten im Voraus und
erhält die Eingangsrechnung später.
Wenn Frau Neudorf den Kontensaldo des Lieferanten betrachtet, stellt sie fest, dass dieser die im
Voraus getätigte Ausgangszahlung und die Transaktionen der Eingangsrechnung widerspiegelt.
Warum muss sie trotzdem die Lieferantenstammdaten intern abstimmen?
118PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Vertiefungsfrage:
Interner Abstimmungsprozess
▪ Wenn Frau Neudorf den Kontensaldo des Lieferanten betrachtet, stellt sie fest, dass dieser die im Voraus
getätigte Ausgangszahlung und die Transaktionen der Eingangsrechnung widerspiegelt.
▪ Warum muss sie trotzdem die Lieferantenstammdaten intern abstimmen?
Wenn keine Abstimmung durchgeführt wird, zeigt das System beim Anlegen einer neuen
Ausgangszahlung für den Lieferanten die Eingangsrechnung weiterhin mit dem Status „Offen“ an.
Ein weiterer Grund für die Abstimmung ist die Auswirkung auf Berichte, z.B. fällige oder zweifelhafte
Forderungen. Wenn Frau Neudorf keine Abstimmung mit der Ausgangszahlungstransaktion durchführt,
wird die Eingangsrechnung in diesen Berichten weiterhin mit dem Status „Offen“ angezeigt.
119PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Vertiefungsfrage:
Interner Abstimmungsprozess
▪ Die Eingangsrechnung muss für folgende Belege als geschlossen angezeigt werden:
▪ die Ausgangszahlung
▪ Berichte wie fällige und zweifelhafte Forderungen
▪ Wenn Frau Neudorf den Kontensaldo des Lieferanten betrachtet, stellt sie fest, dass dieser die im Voraus
getätigte Ausgangszahlung und die Transaktionen der Eingangsrechnung widerspiegelt.
▪ Warum muss sie trotzdem die Lieferantenstammdaten intern abstimmen?
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Agenda
▪ Interne Abstimmung
▪ Interne Abstimmung definieren
▪ Systemabstimmungen
▪ Vollständige Abstimmung
▪ Teilabstimmung
▪ Benutzerabstimmung
▪ Benutzerabstimmungsarten
▪ Abstimmungswährung
Wir beginnen mit der Systemabstimmung, wie sie bei der täglichen Arbeit auftritt.
Unter einer internen Abstimmung versteht man den Abgleich und die Verrechnung von offenen
Habenposten mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos (daher „intern“). Dies ist notwendig bei
Konten, auf denen ein Geschäftsprozess erst dann vollständig abgeschlossen ist, wenn jedem
Habenbetrag ein entsprechender Sollbetrag gegenübersteht:
Bei Debitorenkonten muss einer Forderung (Soll) ein Zahlungseingang (Haben) folgen.
Bei Lieferantenkonten muss einer Verbindlichkeit (Haben) ein Zahlungsausgang (Soll) folgen.
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Interne Abstimmung definieren
Interne Abstimmung:
Abgleich und Verrechnung
offener Habenposten
mit offenen Sollposten
innerhalb eines Kontos.
Soll Haben Soll Haben
Im Folgenden wird die Systemabstimmung erläutert.
Die Systemabstimmung wird automatisch ausgeführt. Im Folgenden stellen wir ein paar Beispiele vor:
Wenn Sie eine Zahlung mit einer Rechnung verrechnen, eine Gutschrift für eine Rechnung anlegen
oder einen Beleg stornieren, wird die ursprüngliche Journalbuchung mit der Stornierung abgestimmt.
Wenn Sie einen Scheck einzahlen, wird die Journalbuchung der Zahlung mit den Einzahlungen für die
Verrechnungskontozeile abgestimmt.
Meistens also müssen Sie interne Abstimmungen im System nicht eingeben und durchführen.
Wie bereits erwähnt, kann das System Transaktionen entweder vollständig oder teilweise abstimmen.
Im Folgenden werden beide Möglichkeiten erörtert.
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Systemabstimmungen
Soll HabenStatusangaben bei der
Systemabstimmung:
– Vollständig
– Teilweise
Soll Haben
Wenn Sie eine Zahlung für einen Kunden oder Lieferanten buchen, versucht das System automatisch,
eine vollständige Abstimmung durchzuführen.
Das System gleicht die Geschäftszeile in der Journalbuchung der Zahlung mit der oder den von Ihnen
ausgewählten Rechnungen ab und schließt die Transaktionen.
Zudem schließt das System alle ausgewählten Gutschriften und andere in der Zahlung ausgewählte
Transaktionen.
In der Grafik wird der Verlauf einer vollständigen Systemabstimmung für eine Ausgangszahlung an
einen Lieferanten gezeigt. Links wird die Eingangsrechnung mit der dazugehörigen Journalbuchung
angezeigt. Rechts wird die Ausgangszahlung für die Rechnung angezeigt. Nachdem die Rechnung
bezahlt wurde, führt das System automatisch eine interne Abstimmung im Lieferantenstammsatz
durch.
In diesem Beispiel wird nur eine Rechnung angezeigt, die Zahlung könnte aber auch für mehrere
Rechnungen erfolgt sein. Das System führt in diesem Fall trotzdem eine automatische Abstimmung
durch.
Bei Zahlungen, die mit dem Zahlungsassistenten oder der Kontoauszugsverarbeitung getätigt wurden,
schlägt das System automatisch Zahlungen mit Rechnungen oder Gutschriften vor, die den von Ihnen
angegebenen Kriterien (z.B. Fälligkeitsdatum und Betrag) entsprechen. Teilweise werden diese auch
automatisch abgeglichen.
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Systemabstimmung – vollständige Abstimmung
Ausgangszahlung auf Basis einer
(oder mehrerer)
Eingangsrechnung(en)
Soll Haben
Bankkonto 202
Lieferant 202
Eingangsrechnung
Soll Haben
Lieferant 202
Aufwands-/
Verrechnungs-
konto
202
Automatische interne
Abstimmung in den
Lieferantenstammdaten
1 2
2
Sie können bei der Veranlassung von Ein- oder Ausgangszahlungen Transaktionen auch teilweise
abstimmen.
Eine Teilabstimmung wird durchgeführt, wenn ein Zahlungsbetrag nicht mit dem Betrag der
ausgewählten Transaktionen übereinstimmt.
Beispiel: Ein Kunde zahlt einen Teilbetrag des fälligen Betrags. Wenn eine Teilzahlung erfolgt, passt
das System den fälligen Saldo entsprechend an und stimmt die Rechnung teilweise ab.
Wenn der Restsaldo der Rechnung gezahlt wird, erfolgt die vollständige Abstimmung der Rechnung
und der fällige Saldo wird auf null gesetzt.
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Systemabstimmung – Teilabstimmung
Soll Haben
Bankkonto 100
Lieferant 100
Soll Haben
Lieferant 202
Aufwands-/
Verrechnungs-
konto
202
Fälliger Saldo: Haben = 102 2Fälliger Saldo im Bericht „Fälligkeit
Lieferantenverbindlichkeiten“
Ausgangszahlung auf Basis einer
(oder mehrerer)
Eingangsrechnung(en)
Eingangsrechnung
Automatische interne
Abstimmung in den
Lieferanten-
stammdaten
1 2
SAP Business One stimmt automatisch die folgenden Interimskonten ab:
WE/RE-Verrechnungskonto, Aufwandsverrechnungskonto und Transitbestandskonto
Ware-in-Arbeit-Bestandskonto
In einigen Lokalisierungen: Konto für latente Steuern (relevant für: Costa Rica, Frankreich,
Guatemala, Italien, Mexiko, Österreich, Spanien und Südafrika)
Anzahlungsinterimskonto und Anzahlungsverrechnungskonto
Schauen wir uns das Beispiel für das WE/RE-Verrechnungskonto an:
Wenn Ihr Unternehmen mit dem kontinuierlichen Bestandsführungssystem arbeitet, stimmen Sie
normalerweise das WE/RE-Verrechnungskonto ab. Auf ein WE/RE-Verrechnungskonto erfolgt eine
Gutschrift, wenn Sie einen Wareneingang veranlassen, und bei einer Eingangsrechnung wird es
belastet. Diese Abstimmung wird vom System auf diesem Interimskonto durchgeführt.
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Systemabstimmung von Interimskonten
EingangsrechnungWareneingangWE/RE-Verrechnungs-
kontoGutgeschrieben Belastet
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Agenda
▪ Interne Abstimmung
▪ Interne Abstimmung definieren
▪ Systemabstimmungen
▪ Vollständige Abstimmung
▪ Teilabstimmung
▪ Benutzerabstimmung
▪ Benutzerabstimmungsarten
▪ Abstimmungswährung
Als Nächstes geht es darum, wie der Benutzer den Abstimmungsprozess durchführen kann.
In den folgenden Fällen würden Sie zum Beispiel eine Benutzerabstimmung durchführen:
Sie erhalten eine Zahlung von einem Kunden, vergessen aber bei der Zahlungsverarbeitung, die
Rechnung auszuwählen. In diesem Fall erfolgt eine Akontozahlung anstatt einer Zahlung für eine
bestimmte Rechnung.
Wenn die Zahlung als Akontozahlung gebucht wird, weil keine Rechnungen ausgewählt wurden,
bleiben sowohl die Zahlung als auch die Rechnung offen und sind deshalb nicht abgestimmt.
Ein weiteres Beispiel für eine Akontozahlung: Sie haben mit dem Kunden eine Vereinbarung getroffen,
dass dieser monatlich einen festen Betrag zahlt, unabhängig von den tatsächlichen
Rechnungsbeträgen. Auch in diesem Fall werden die Rechnungen nicht abgestimmt, da sie nicht
ausgewählt wurden.
In solchen Fällen müssen Sie das Geschäftspartnerkonto mit der Funktion Abstimmung abstimmen.
Dies ist eine Benutzerabstimmung.
Um eine interne Abstimmung für einen Geschäftspartner durchzuführen, wählen Sie die Option
Abstimmung im Bereich Interne Abstimmung des Moduls Geschäftspartner.
Sie können eine Benutzerabstimmung auch auf einem Sachkonto durchführen, zum Beispiel bei
speziellen Szenarios mit Eröffnungssalden und beim Arbeiten mit transitorischen Abgrenzungskonten.
Das Fenster Abstimmung für Sachkonten befindet sich im Bereich Interne Abstimmung des Moduls
Finanzwesen.
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Ausgewählt Herkunft Buchungsdatum Betrag Fälliger Saldo Abzustimmender Betrag
RE 10.07 1000,00 1000,00 1000,00
RE 17.08 2000,00 2000,00 1500,00
BL 24.08 (1000,00) (1000,00) (1000,00)
BL 24.08 (1500,00) (1500,00) (1500,00)
RE 01.09 3000,00 3000,00
Benutzerabstimmung – Manuell
Geschäftspartnerkonto
In diesem Beispiel: Kundenstammdaten
Manuelle interne Abstimmung in den Kundenstammdaten
0,00
Sie können eine Benutzerabstimmung auf eine der drei folgenden Abstimmungsarten durchführen:
manuell, automatisch oder halbautomatisch.
Die manuelle Abstimmung eignet sich für eine kleine Anzahl von Transaktionen oder für Fälle, in
denen Teilabstimmungen erforderlich sind oder wenn Transaktionen auf mehrere Geschäftspartner
gebucht werden.
Die automatische Abstimmung wird für die Abstimmung von vielen Transaktionen oder einer Reihe von
Geschäftspartnern basierend auf benutzerdefinierten Parametern und Prioritäten verwendet.
Die halbautomatische Abstimmung verwenden Sie für die manuelle Abstimmung von Transaktionen
basierend auf Empfehlungen von SAP Business One.
Die Option „Mehrere GP“ wird nur angezeigt, wenn die Abstimmungsart „Manuell“ gewählt ist. Mit
dieser Option können die Transaktionen mehrerer Geschäftspartner abgestimmt werden.
Beispiel: Wenn ein bestimmter Geschäftspartner sowohl Kunde als auch Lieferant ist und deshalb zwei
Geschäftspartner-Stammdatensätze hat, können Sie in einigen Lokalisierungen die für die beiden
Geschäftspartner-Stammdatensätze angelegten Transaktionen abstimmen.
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Soll Haben
Benutzerabstimmungsarten
▪ Benutzerabstimmungsarten:
▪ Manuell
▪ Automatisch
▪ Halbautomatisch
Soll Haben
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Abstimmung mehrerer Geschäftspartner
Ein verbundener
Geschäftspartner
Es ist möglich, mehrere Geschäftspartner miteinander abzustimmen.
Eines der üblichen Szenarien bei der Abstimmung mehrerer Geschäftspartner ist die Abstimmung
zwischen einem verbundenen Kunden und Lieferanten. In diesem Szenario gibt es einen Lieferanten,
der auch Kunde des Unternehmens ist. In diesem Fall möchte das Unternehmen die Verbindlichkeiten
gegenüber dem Lieferanten mit dem offenen Saldo des Kunden abstimmen.
Wenn Sie das Ankreuzfeld Verbundene GP berücksichtigen markieren und den Geschäftspartner
wählen, fügt das System automatisch den verbundenen Geschäftspartner zum Fenster
„Auswahlkriterien“ hinzu.
Auf dem Bild ist das Fenster GP-interne Abstimmung – Auswahlkriterien zu sehen, und das Feld
Verbundene GP berücksichtigenist markiert. In der Tabelle sind die Datensätze des Kunden Maxi Teq
und des verbundenen Lieferanten Maxi Teq ausgewählt. Wenn Sie Abstimmen auswählen, werden
sowohl offene Ausgangsrechnungen als auch offene Eingangsrechnungen angezeigt. Nun ist es
möglich, den offenen Saldo der Eingangsrechnungen mit den Ausgangsrechnungen zu verrechnen.
Weitere Informationen dazu, wie Sie einen Kunden mit einem Lieferanten verbinden, finden Sie in der
Lektion Kunden und Kundengruppen.
Beachten Sie, dass Sie auch mehrere Geschäftspartner miteinander abstimmen können, die nicht
verbunden sind. Wählen Sie einfach die relevanten Geschäftspartner in der Tabelle im Fenster
„Auswahlkriterien“.
129
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Abstimmung mehrerer Geschäftspartner – Journalbuchung
Jede Abstimmung zwischen zwei oder mehr Geschäftspartnern (sowohl zwischen verbundenen als
auch zwischen nicht verbundenen) generiert eine automatische Journalbuchung.
Durch die Journalbuchung wird der Datensatz des Geschäftspartners ausgeglichen.
Das Bild zeigt die Journalbuchung, die angelegt wurde, als die Ausgangsrechnung mit der
Eingangsrechnung abgestimmt wurde.
Dies ist ein einfaches Beispiel, in dem die abgestimmten Beträge übereinstimmen. Der Kunde erhält
eine Gutschrift, und der Lieferant wird belastet.
130
Eine interne Abstimmung erfolgt in einer bestimmten Währung – der Kontowährung.
Dies ist sowohl für die System- als auch für die Benutzerabstimmung und sowohl für Geschäftspartner
als auch für Sachkonten relevant.
Wenn als Währung des betreffenden Geschäftspartners Hauswährung oder Alle Währungen
festgelegt ist, ist die Abstimmungswährung die Hauswährung. Wenn eine der Fremdwährungen für
den Geschäftspartner festgelegt wurde, ist die Abstimmungswährung diese Fremdwährung.
Im dargestellten Beispiel ist die Hauswährung des Unternehmens Britisches Pfund und Maxi-Teq ist
ein inländischer Kunde, für den Britisches Pfund als Geschäftspartnerwährung definiert ist. Deshalb
ist die Abstimmungswährung die Hauswährung, also Britisches Pfund.
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Abstimmungswährung
GP-Währung
SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: der Hauswährung und
der Systemwährung.
Bei der Hauswährung handelt es sich um die Währung, zu deren Verwendung ein Unternehmen bei
der Buchhaltung gesetzlich verpflichtet ist. Im aktuellen Beispiel: Britisches Pfund.
Die Systemwährung kann von der Hauswährung abweichen und ist vor allem für Niederlassungen
global agierender Unternehmen von Nutzen, wenn in der Unternehmenszentrale eine andere Währung
verwendet wird als in den Niederlassungen, z.B. Britisches Pfund in der Niederlassung und US-
Dollar in der Zentrale.
Alle Betragsspalten im Fenster Interne Abstimmung zeigen den aktualisierten Betrag sowohl in der
Hauswährung als auch in der Systemwährung an. Sie können festlegen, welcher Betrag abgestimmt
wird.
Alle internen Abstimmungen (System und Benutzer) müssen in der Systemwährung und der
Hauswährung ausgeglichen sein.
Wenn sie in keiner der beiden Währungen ausgeglichen sind, legt das System eine
Ausgleichstransaktion an, die dafür sorgt, dass die interne Abstimmung in der Systemwährung und der
Hauswährung ausgeglichen ist.
In diesem Beispiel ist die Abstimmung zwischen der Rechnung und der Eingangszahlung in der
Hauswährung ausgeglichen. Sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite stehen 500 Britische
Pfund und der Saldo ist null. In der Systemwährung jedoch gibt es einen Saldo von 10 US-Dollar
aufgrund von Kursdifferenzen zwischen dem Rechnungs- und dem Zahlungsdatum. Das System hat
automatisch eine Ausgleichstransaktion angelegt, um die Systemwährung auszugleichen.
132PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Abstimmungswährung
133PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Ausgleichstransaktionen in der internen Abstimmung
✓ Eine Differenz in der Hauswährung,
wenn eine Fremdwährung beteiligt ist
Bei der Abstimmung prüft das System,
ob Folgendes vorliegt:
✓ Eine Differenz in der Systemwährung,
wenn die Hauswährung des Unter-
nehmens von der Systemwährung
abweicht
Das System legt Folgendes automatisch an:
➢ Eine Journalbuchung für
die Wechselkursdifferenz
(in HW und SW)
➢ Eine Journalbuchung für die
Umrechnungsdifferenz
(nur in SW)
Es gibt zwei Arten von Ausgleichstransaktionen:
▪ Wechselkursdifferenz – Diese Journalbuchung wird automatisch angelegt, wenn Transaktionen in
einer Fremdwährung abgestimmt werden und sich der Hauswährungsbetrag zwischen den
abgestimmten Transaktionen aufgrund unterschiedlicher Wechselkurse für die Fremdwährung
unterscheidet. Beispiel: Eine Zahlung wird einen Monat nach der Rechnungsstellung erfasst.
▪ Umrechnungsdifferenz – Diese Journalbuchung wird automatisch angelegt, wenn die
Systemwährung von der Hauswährung abweicht und sich die Systemwährung zwischen den
abgestimmten Transaktionen unterscheidet.
133
Sie müssen Konten für realisierte Wechselkurs- und Umrechnungsdifferenzen im Fenster
Kontenfindung Sachkonten auf den Registerkarten Verkauf, Einkauf und Allgemein festlegen.
Sie können nicht abgestimmte Umrechnungsdifferenztransaktionen zum Fenster Interne Abstimmung
hinzufügen, indem Sie die Option Transaktionen mit ausschließlich Systemwährung anzeigen wählen.
Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, werden alle zusätzlichen Transaktionen hinzugefügt, die nur
in der Systemwährung einen fälligen Saldo aufweisen. Dadurch kann im Fenster Interne Abstimmung
der vollständige offene Saldo in der Systemwährung angezeigt werden.
Weitere Themen rund um die Hauswährung und die Systemwährung werden in der Lektion zu
Währungen behandelt.
134PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Abstimmungswährung
Das System weist allen manuell, automatisch oder halbautomatisch abgeschlossenen internen
Benutzerabstimmungen eine eindeutige Abstimmungsnummer zu.
Für Systemabstimmungen, z.B. Abstimmungen während der Zahlungsverarbeitung, wird ebenfalls eine
eindeutige Nummer vom System zugeordnet und gesichert.
135PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Eindeutige Bezeichner
▪ Eindeutige Bezeichner für interne Abstimmungen:
▪ Benutzerabstimmungen:
manuell, automatisch oder halbautomatisch
▪ Systemabstimmungen
Soll Haben Soll Haben
Mit der Funktion Frühere Abstimmungen verwalten können Sie eine Benutzerabstimmung überprüfen
oder zurücksetzen.
Diese Funktion lässt die Stornierung von Abstimmungsbuchungen nicht zu. Sie nimmt lediglich die
Abstimmung zurück und lässt die Buchung stehen. Wenn Sie diese Buchungen stornieren möchten,
müssen Sie dies auf dem üblichen Weg im Hauptbuch tun. Wählen Sie hierzu in der
Journalbuchungsanzeige Daten Stornieren.
Um Benutzerabstimmungen für Geschäftspartner oder Sachkonten zurückzusetzen, wählen Sie die
Option Frühere Abstimmungen verwalten im Bereich Interne Abstimmungen des Moduls
Geschäftspartner bzw. Finanzwesen.
136PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Frühere Abstimmungen verwalten
Konto
2000 5000
3000 2000
Benutzerabstimmung
zurücksetzen
Konto
2000 5000
3000 2000
137PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (1/2)
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Der Begriff interne Abstimmung bedeutet: • Abgleich und Verrechnung von offenen Habenposten
mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos (daher
intern)
Für Kreditorenkonten gilt: • Verbindlichkeiten (Haben) werden mit einer
Ausgangszahlung (Soll) abgestimmt.
Es gibt zwei Arten von internen Abstimmungen: • Systemabstimmung
• Benutzerabstimmung
Beide Arten (System- und Benutzerabstimmung)
können folgende Status aufweisen:
• Vollständig
• Teilweise
Benutzerabstimmungsarten: • Manuell (mit der Option Mehrere GP)
• Automatisch
• Halbautomatisch
▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
▪ Unter einer internen Abstimmung versteht man den Abgleich und die Verrechnung von offenen
Habenposten mit offenen Sollposten intern innerhalb eines Kontos.
▪ Verbindlichkeiten (Haben) werden bei Kreditorenkonten mit einer Ausgangszahlung (Soll)
abgestimmt. Bei Debitorenkonten wird eine Forderung (Soll) mit einem Zahlungseingang (Haben)
abgestimmt.
▪ Bei einer internen Abstimmung kann es sich um eine Systemabstimmung oder eine
Benutzerabstimmung handeln.
▪ Sowohl bei der System- als auch bei der Benutzerabstimmung gibt es zwei Status: vollständig und
teilweise.
▪ Es gibt drei Arten von Benutzerabstimmungen: manuell, automatisch und halbautomatisch. Bei der
manuellen Abstimmung gibt es eine Option zum Abstimmen mehrerer Geschäftspartner
miteinander.
137
138PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (2/2)
Eine interne Abstimmung wird in einer bestimmten
Währung durchgeführt:
• Hauswährung (GP/Konto = Hauswährung oder
alle Währungen)
• Fremdwährung (GP/Konto = Fremdwährung)
SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei
parallelen Währungen:
• der Hauswährung und
• der Systemwährung.
Alle internen Abstimmungen (System und Benutzer)
müssen ausgeglichen sein:
• in der Hauswährung und
• in der Systemwährung.
Das System weist jeder internen Abstimmung eine
eindeutige Abstimmungsnummer zu. Dies gilt für:
• Systemabstimmung
• Benutzerabstimmung
Die Funktion Frühere Abstimmungen verwalten
ermöglicht Folgendes:• Benutzerabstimmung überprüfen oder
zurücksetzen
▪ Eine interne Abstimmung wird in einer bestimmten Währung durchgeführt. Diese kann entweder die
Hauswährung oder eine Fremdwährung sein. Die Hauswährung wird verwendet, wenn für das
Geschäftspartnerkonto die Hauswährung oder „Alle Währungen“ eingestellt ist. Wenn für den
Geschäftspartner eine Fremdwährung eingestellt ist, wird diese Währung für die Abstimmung
verwendet.
▪ SAP Business One unterstützt die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen: der Hauswährung
und der Systemwährung.
▪ Alle internen Abstimmungen, seien es System- oder Benutzerabstimmungen, müssen sowohl in der
Hauswährung als auch in der Systemwährung ausgeglichen sein.
▪ Das System weist jeder internen Abstimmung, egal ob System- oder Benutzerabstimmung, eine
eindeutige Abstimmungsnummer zu.
▪ Mit der Funktion „Frühere Abstimmungen verwalten“ können Sie eine Benutzerabstimmung
überprüfen oder zurücksetzen.
138
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Zahlungen verarbeiten
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen bei der Lektion zum Verarbeiten von Zahlungen.
139
Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:
Die Schritte des Zahlungsprozesses aufzählen und in SAP Business One durchführen. Dazu
gehören folgende Einzelschritte: Eingangszahlungen, Ausgangszahlungen und Einzahlungen.
Die Auswirkungen der einzelnen Schritte auf die betroffenen Sachkonten erläutern
Das jeweilige Zahlungsszenario auf der Basis von Entscheidungen, die zusammen mit dem
Buchhalter des Kunden getroffen wurden, an Kundenanforderungen und Lokalisierung anpassen
140PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Die Schritte des Zahlungsprozesses auflisten und in SAP Business One durchführen
▪ Die Auswirkungen der einzelnen Schritte auf die betroffenen Sachkonten erläutern
▪ Das jeweilige Zahlungsszenario an Kundenanforderungen und Lokalisierung anpassen
Lernziele
Betrachten wir zuerst einen typischen manuellen Zahlungsprozess:
Ihre Kunden zahlen ihre Verbindlichkeiten (offene Ausgangsrechnungen) entsprechend den zuvor
vereinbarten Zahlungsbedingungen: Geldbasis, Raten, Netto 30 usw.
In unserem Unternehmensszenario verarbeitet die Buchhalterin Frau Neudorf bei OEC Computers
jeden Nachmittag die Eingangszahlungen.
Sie prüft das Bankkonto des Unternehmens online auf Eingangszahlungen durch Überweisungen von
Kunden.
In SAP Business One sieht sie auf den Kreditkartenkonten (Visa und Master Card) nach, welche
Eingangszahlungen im Laufe des Tages in der Filiale und im Kundenservice-Center erfasst wurden.
Sie gibt in SAP Business One eine Kreditkarteneinzahlung ein und erfasst damit die von Visa und
Master Card auf das Unternehmenskonto überwiesenen Zahlungen.
Beachten Sie, dass in diesem Unternehmensszenario der manuelle Zahlungsprozess erläutert wird.
Zur Erinnerung: Mit den Optionen Zahlungsassistent und Kontoauszugsverarbeitung können Sie
Eingangs- und Ausgangszahlungen auch automatisch und halbautomatisch anlegen.
Informationen über das Anlegen von Zahlungen im Stapel finden Sie im Kurs zum
Zahlungsassistenten.
141PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Eingangszahlungen verarbeiten:
Unternehmensszenario
Eingangszahlung
Einzahlung
Bankkonto
▪ Für Eingangszahlungen gibt es vier mögliche Zahlungsmethoden. Wir schauen uns zuerst die drei
Zahlungsmethoden an, die in der Regel zwei Schritte umfassen: Bar, Scheck und Kreditkarte.
▪ Bei jeder Zahlungsmethode gilt: Wenn Sie eine Eingangszahlung über den gesamten Betrag
erfassen, wird die offene Rechnung auf dem Debitorenkonto geschlossen.
▪ Zahlungen in bar, per Scheck und per Kreditkarte werden auf ein Verrechnungskonto oder
Zwischenkonto gebucht.
▪ Beachten Sie, dass bei der US-amerikanischen Lokalisierung der Begriff „Clearing“ für ein solches
Konto verwendet wird. In anderen Lokalisierungen können die folgenden Begriffe verwendet
werden: temporäres Konto, Verrechnungskonto oder Zwischenkonto. Die Verrechnungskonten
müssen bei der Einrichtung vordefiniert werden.
▪ Im gezeigten Beispiel sehen wir links eine Eingangszahlung über 105, die zur folgenden
automatischen Journalbuchung führt:
▪ Sollbuchung auf ein Verrechnungskonto: Kassenbestand/Kreditkartenzahlungen/eingegangene
Schecks.
▪ Habenbuchung auf das Debitorenkonto.
▪ Externe Werkzeuge wie ein Point-of-Sale-System und die Autorisierung von
Kreditkartentransaktionen können in den Standardprozess integriert werden.
▪ Das System entnimmt das Kassenkonto und das Konto für erhaltene Schecks dem Fenster
Kontenfindung Sachkonten.
▪ Das Kreditkartenkonto ist im Bereich für die Bankendefinition (Modul Administration) im
Definitionsfenster für Kreditkarten im Feld Sachkonto hinterlegt.
▪ Rechts sehen wir die zweite Buchung aus einem Einzahlungsbeleg, mit dem Beträge vom
Verrechnungskonto auf das Hausbankkonto überwiesen und der Verrechnungsvorgang auf dem
Verrechnungskonto durchgeführt wird.
142PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Eingangszahlungen –
Zahlungsmethoden „Scheck“, „Kreditkarte“ und „Bar“
Soll Haben
Verrechnungskonto:
Scheck/Kreditkarte/
Bar
105
Kunde 105
Eingangs-
zahlungEinzahlungVerrechnungs-
kontoBank-
konto
Soll Haben
Verrechnungskonto:
Scheck/Kreditkarte/
Bar
105
Bankkonto 105
Ausgangs-
rechnung
Eingangszahlungen –
Zahlungsmethoden:
▪ Barzahlung
▪ Scheck
▪ Kreditkarte
Eine andere Zahlungsmethode ist die Überweisung.
Wenn ein Kunde per Überweisung zahlt, wird für die Transaktion KEIN Verrechnungskonto benötigt.
Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank.
Hier sehen wir die Sollbuchung auf das Hausbankkonto und die Habenbuchung auf das
Debitorenkonto.
143PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Eingangszahlungen –
Zahlungsmethode „Überweisung“
Eingangszahlungen –Zahlungsmethoden:
▪ Überweisung
Eingangs-
zahlung
Soll Haben
Bankkonto 105
Kunde 105
Ausgangs-
rechnung
Bank-
konto
Die Fenster für Eingangs- und Ausgangszahlungen sind nahezu identisch. Das Fenster ist in folgende
Bereiche unterteilt:
Belegkopf (oben)
Bereich zur Auswahl von offenen Rechnungen, Gutschriften und Journalbuchungen sowie zur
Zuordnung der Zahlungsbeträge (in der Mitte)
Bereich zur Eingabe von Bemerkungen und zum Anzeigen von Summen (unten)
144PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Struktur eines Zahlungsbelegs
Zahlungsbelegkopf
Offene Rechnungen,
Gutschriften und
Journalbuchungen
Summen, Bemerkungen
Eingangszahlung/Ausgangszahlung
Im mittleren Bereich wählen Sie aus der Tabelle offene Transaktionen für die Zahlung aus. Dazu
setzen Sie das Häkchen in der Spalte Ausgewählt.
Das System bietet Werkzeuge, mit denen Sie die Art der angezeigten Belege einfach erkennen können
und die Sie bei der Auswahl unterstützen.
145PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zahlungsbetrag festlegen
Akontozahlung 25
185
Offener Saldo 25
Fälliger Gesamtbetrag
-98JB-98-98*1 von 1204
AG
RE
RE
Beleg-
art
-20-20-20*1 von 1202
982 %1001002 von 2101
180180200*
Gesamt-
zahlungsbetrag
1 von 2
Fälliger SaldoSumme*RatenBeleg
Ausge-
wählt
101
Skonto
Ein Sternchen (*) hinter dem Rechnungsdatum zeigt an, dass die Rechnung fällig ist. Das
Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum oder ist mit diesem
identisch.
Der Skontoprozentsatz ist der für den Geschäftspartner definierte Skonto in Prozent und richtet sich
nach dem Zahlungseingangsdatum und dem Rechnungsdatum. Bei Bedarf können Sie diesen ändern.
▪ In der Spalte Gesamtzahlungsbetrag wird der Betrag angezeigt, der auf einer Rechnung aussteht.
Das System schlägt den fälligen Saldo als zu zahlenden Betrag vor. Ändern Sie diesen Betrag,
wenn nur ein Teil des Rechnungsbetrags zu zahlen ist.
146PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zahlungsbetrag festlegen
Akontozahlung 25
185
Offener Saldo 25
Fälliger Gesamtbetrag
-98JB-98-98*1 von 1204
AG
RE
RE
Beleg-
art
-20-20-20*1 von 1202
982 %1001002 von 2101
180180200*1 von 2
Gesamt-
zahlungsbetrag
SkontoFälliger SaldoSumme*RatenBeleg
Ausge-
wählt
101
In der Spalte „Belegart“ wird Ihnen der Ursprungsbeleg der jeweiligen Zeile angezeigt. Zum Beispiel
RE für Rechnung, AG für Gutschrift und JB für Journalbuchung.
147PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zahlungsbetrag festlegen
Akontozahlung 25
185
Offener Saldo 25
Fälliger Gesamtbetrag
-98JB-98-98*1 von 1204
AG
RE
RE
Beleg-
art
-20-20-20*1 von 1202
982 %1001002 von 2101
180180200*1 von 2
Gesamt-
zahlungsbetrag
Fälliger SaldoSumme*RatenBeleg
Ausge-
wählt
101
Skonto
Mithilfe der Formulareinstellungen können Sie auf Wunsch das Kennzeichen „GP-Referenznummer“ in
der Tabelle anzeigen lassen. Dadurch können Sie die Zahlung einer Ausgangsrechnung basierend auf
der Rechnungsnummer des Lieferanten anlegen, anstatt auf Ihrer internen Belegnummer.
Sie können festlegen, dass das System alle Transaktionen in der Tabelle anzeigt, oder die Anzeige auf
Rechnungen und Gutschriften beschränken. Die Einstellung, dass standardmäßig alle Transaktionen
angezeigt werden sollen, finden Sie in den Belegeinstellungen für Ein- und Ausgangszahlungen.
Falls Sie eine Zahlung erfassen möchten, die nicht auf einer Rechnung basiert, zum Beispiel eine
Vorauszahlung, wählen Sie die Option „Akontozahlung“.
Im dargestellten Beispiel enthält der fällige Gesamtbetrag die Akontozahlung und den
Gesamtzahlungsbetrag der offenen Transaktionen aus der Tabelle.
148PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zahlungsbetrag festlegen
Akontozahlung 25
185
Offener Saldo 25
Fälliger Gesamtbetrag
-98JB-98-98*1 von 1204
AG
RE
RE
Beleg-
art
-20-20-20*1 von 1202
982 %1001002 von 2101
180180200*1 von 2
Gesamt-
zahlungsbetrag
Fälliger SaldoSumme*RatenBeleg
Ausge-
wählt
101
Skonto
Nachdem Sie den Zahlungsbetrag festgelegt haben, müssen Sie die Zahlungsmethode angeben. Sie
können eine der folgenden Zahlungsmethoden auswählen: Scheck, Überweisung, Kreditkarte oder
Bar.
In einigen Ländern können Sie auch die Zahlungsmethode Wechsel verwenden.
▪ Wählen Sie das Symbol Zahlungsmethode in der Symbolleiste, um das Fenster Zahlungsmethode
zu öffnen.
In den meisten Fällen wird der Betrag vollständig über eine einzelne Zahlungsmethode beglichen. Der
Betrag kann jedoch auch auf mehrere Zahlungsmethoden aufgeteilt werden. Das System ruft die
Zahlungsmethodendetails für Eingangszahlungen aus dem Kundenstammsatz ab.
Wenn Sie eine Zahlung buchen, stimmt das System die Zahlung mit den ausgewählten Rechnungen
ab und schließt die Transaktionen. Wenn die Zahlung als Akontozahlung gebucht wurde, bleiben die
Rechnung und die Zahlung offen. Bei einer Teilzahlung passt das System den fälligen Saldo
entsprechend an.
149PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zahlungsmethode festlegen
1. Legen Sie den Zahlungsbetrag fest.
2. Verteilen Sie den Zahlungsbetrag auf die unterschiedlichen Zahlungsmethoden.
Mögliche Zahlungsmethoden:
Scheck
Überweisung
Kreditkarte
Bar
* Wechsel
Wenn Sie Bargeld aus der Kasse oder Schecks zu Ihrer Bank bringen, können Sie die Transaktion
„Einzahlung“ verwenden, um diesen Transfer zu buchen.
Diese Grafik zeigt den Vorgang für Barzahlungen. Durch die Eingangszahlung wird eine
Habenbuchung auf dem Debitorenkonto und eine Sollbuchung auf dem Kassenkonto vorgenommen.
Wenn die Einzahlung erfolgt, wird die Barzahlung gutgeschrieben und das Bankkonto wird belastet.
150PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Kassenbestand
1 2
Bank
2
Bar
Einzahlung
Kunde
1OR
Offene
Rechnung
Eingangszahlung
Zahlungsmethode Bar
Einzahlungen von Bargeld und Schecks
Eine Einzahlung per Scheck ähnelt der Barzahlung.
Durch die Eingangszahlung erfolgt eine Habenbuchung auf dem Debitorenkonto und eine Sollbuchung
auf dem Konto für eingegangene Schecks. Wenn die Einzahlung erfolgt, wird eine Gutschrift auf dem
Konto für eingegangene Schecks vorgenommen und das Bankkonto wird belastet.
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Einzahlungen von Bargeld und Schecks
Kassenbestand
1 2
Bank
2
Bar
Einzahlung
Eingeg. Schecks
1 2
Bank
2
Einzahlung
durch
Schecks
Kunde
1OR
Offene
Rechnung
Eingangszahlung
Zahlungsmethode Bar
Kunde
1OR
Offene
Rechnung
Eingangszahlung
Zahlungsmethode Scheck
SAP Business One unterstützt verschiedene Szenarien zum Stornieren von Eingangszahlungen,
Einzahlungen und Schecks.
Beispiel:
Wenn Sie eine falsche Eingangszahlung oder Einzahlung erfasst haben
Wenn eine Zahlung storniert wird
Wenn Sie eine Eingangszahlung oder Einzahlung stornieren müssen, nachdem der Scheck für
eine Zahlung bereits eingereicht wurde
Beachten Sie, dass Sie einen einzelnen eingereichten Scheck aus einer Einreichung mit
mehreren Schecks stornieren können.
Weitere Informationen zum Stornieren von Eingangszahlungen, Einzahlungen und Schecks finden Sie
in der Online-Hilfe.
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Eingangszahlungen und Einzahlungen stornieren
Eingangs-
zahlungEinzahlung
Eingangs-
zahlungEinzahlung Bank-
konto
Ausgangs-
rechnung
Die Verarbeitung von Ausgangszahlungen ähnelt der Verarbeitung von Eingangszahlungen, natürlich
abgesehen davon, dass Sie einen Betrag zahlen und nicht erhalten.
Wenn Sie eine Ausgangszahlung anlegen:
erfolgt eine Sollbuchung auf dem Lieferantenkonto
und eine Habenbuchung auf dem Bankkonto
Im Gegensatz zu Eingangszahlungen werden bei der Abwicklung von manuellen Ausgangszahlungen
keine Verrechnungskonten oder Zwischenkonten für Kreditkarten, Schecks und Überweisungen
verwendet. Stattdessen wird die Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto vorgenommen.
Wenn Sie ein Verrechnungs- oder Zwischenkonto verwenden möchten, können Sie manuell im
Fenster „Zahlungsmethoden“ im Feld „Sachkonto“ ein Interimskonto eingeben. Sobald die Zahlung
dann von der Bank abgebucht wird, müssen Sie manuell eine Sollbuchung auf dem Interimskonto und
eine Habenbuchung auf dem Bankkonto vornehmen.
Sie können außerdem für die automatische Generierung von Zahlungen auf einem Verrechnungskonto
den Zahlungsassistenten verwenden, wenn Sie im Fenster Hausbankkonten – Definition ein
Verrechnungskonto definiert haben. Weitere Informationen über diesen Prozess finden Sie im Kurs
zum Zahlungsassistenten.
Wenn Sie einstellen möchten, dass automatisch Verrechnungskonten verwendet werden, können Sie
die Kontoauszugsverarbeitung verwenden. Diese Funktion kann so eingerichtet werden, dass die
Umbuchung zwischen den Verrechnungs- und Bankkonten automatisch erfolgt.
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Der Zahlungsprozess in SAP Business One – Einkauf
Ausgangszahlung:
Zahlungsmethoden
▪ Scheck
▪ Kreditkarte
▪ Bar
▪ Überweisung
Soll Haben
Bankkonto 202
Lieferant 202
Ausgangs-
zahlungBank-
konto
Eingangs-
rechnung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
Bei Eingangszahlungen, die bar, per Scheck oder per Kreditkarte erfolgen, werden die Zahlungen in
der Regel auf ein Verrechnungskonto oder Zwischenkonto gebucht.
Ein Beleg für eine Einzahlung muss verarbeitet werden, bevor Beträge vom Verrechnungskonto auf
das Hausbankkonto überwiesen werden können und der Verrechnungsvorgang auf dem
Verrechnungskonto durchgeführt werden kann.
Wenn ein Kunde per Überweisung zahlt, wird für die Transaktion kein Verrechnungskonto benötigt.
Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank.
In einem Zahlungsbeleg bedeutet ein Sternchen (*) nach dem Rechnungsdatum, dass die Rechnung
fällig ist. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum oder ist mit
diesem identisch.
154PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (1/2)
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Bei Eingangszahlungen werden Bar-, Scheck-
und Kreditkartenzahlungen in der Regel auf
folgendes Konto gebucht:
• Ein Verrechnungskonto oder Zwischenkonto.
Ein Einzahlungsbeleg muss verarbeitet werden, um
Folgendes durchzuführen:
• Umbuchen der Beträge vom Verrechnungskonto auf das
Hausbankkonto
• Verrechnungsvorgang auf dem Verrechnungskonto
Wenn ein Kunde mit der Zahlungsmethode
Überweisung zahlt, gilt Folgendes:
• Für die Transaktion wird kein Verrechnungskonto
verwendet.
• Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre
Hausbank.
In einem Zahlungsbeleg bedeutet ein Sternchen (*)
nach dem Rechnungsdatum Folgendes:
• Die Rechnung ist fällig. Das Fälligkeitsdatum der
Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum
oder ist mit diesem identisch.
Bei Ausgangszahlungen werden in der Regel keine Verrechnungskonten oder Zwischenkonten
verwendet. Stattdessen wird die Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto vorgenommen.
Wenn Sie bei Ausgangszahlungen ein Verrechnungskonto oder Zwischenkonto verwenden möchten,
haben Sie drei Möglichkeiten. Sie können manuell ein Interimskonto in das Sachkontofeld im Fenster
Zahlungsmethoden einfügen. Sie können mit dem Zahlungsassistenten automatisch Zahlungen auf ein
Verrechnungskonto generieren lassen. Sie können die Funktion zur Kontoauszugsverarbeitung
verwenden.
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Zusammenfassung (2/2)
Bei Ausgangszahlungen wird in der
Regel Folgendes nicht verwendet:
• Verrechnungskonten oder temporäre Konten. Stattdessen wird die
Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto vorgenommen.
Wenn Sie bei Ausgangszahlungen ein
Verrechnungskonto oder
Zwischenkonto verwenden möchten,
müssen Sie Folgendes tun:
• Manuell ein Interimskonto in das Sachkontofeld im Fenster
Zahlungsmethoden einfügen.
• Mit dem Zahlungsassistenten automatisch Zahlungen auf ein
Verrechnungskonto generieren lassen.
• Die Funktion Kontoauszugsverarbeitung verwenden.
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Der Zahlungsassistent
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen zur Lektion mit dem Thema „Zahlungsassistent“.
156
Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:
▪ Den Zahlungsassistenten ausführen, um Zahlungen im Stapel anzulegen
▪ Verschiedene Szenarien bei der Ausführung des Zahlungsassistenten erläutern
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Den Zahlungsassistenten ausführen, um Zahlungen im Stapel anzulegen
▪ Verschiedene Szenarien bei der Ausführung des Zahlungsassistenten erläutern
Lernziele
158PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, möchte den Prozess des
Anlegens von Zahlungen sowohl für Kunden als auch für Lieferanten effizienter
gestalten.
Frau Neudorf möchte monatliche Zahlungen im Stapel anlegen.
▪ Sie zeigen Frau Neudorf den Zahlungsassistenten und erklären ihr, welche
Einstellungen für die Ausführung des Tools erforderlich sind.
▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, möchte den Prozess des Anlegens von
Zahlungen sowohl für Kunden als auch für Lieferanten effizienter gestalten.
Frau Neudorf möchte monatliche Zahlungen im Stapel anlegen.
▪ Sie zeigen Frau Neudorf den Zahlungsassistenten und erklären ihr, welche Einstellungen für die
Ausführung des Tools erforderlich sind.
158
Mit dem Zahlungsassistenten können Sie Eingangs- und Ausgangszahlungen für Überweisungen,
Schecks und Wechsel im Stapel anlegen. Die Zahlungen werden entsprechend den Auswahlkriterien
und Zahlwegen erstellt.
Der Zahlungsassistent legt Folgendes an:
Eingehende Überweisungen
Ausgehende Schecks und Überweisungen
Der Zahlungsassistent wird für Kreditoren- und Debitorenbelege sowie Kreditoren- und
Debitorentransaktionen ausgeführt, die nicht vollständig bezahlt, gutgeschrieben oder abgestimmt
wurden. Zudem umfassen die Läufe Akontozahlungen, die keinen bestimmten Transaktionen
zugeordnet oder nicht mit ihnen abgestimmt wurden.
Wenn die angelegten Zahlungen in Form von Überweisungen oder Lastschrifteinzügen getätigt
werden, erstellt der Zahlungsassistent die Zahlungsdateien im korrekten landesspezifischen Format.
Es gibt auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der eine Bankdatei anlegt, aber
keine Journalbuchung erzeugt und die Rechnungen offen lässt. Die Rechnungen werden geschlossen,
wenn die Bestätigung der Bank vorliegt.
Diese Funktion wird von 2 Berichten unterstützt:
Zahlungsauftragsbericht nach Geschäftspartner
Zahlungsauftragsbericht nach Zahlungslauf
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Übersicht Zahlungsassistent
Eingangs-
zahlungen:
▪ Überweisung
Bankkonto
Zahlungsassistent
Ausgangs-
zahlungen:
▪ Schecks
▪ Überweisung
Im Zahlungsassistenten werden Zahlungen entsprechend den von Ihnen gewählten Auswahlkriterien
und Zahlwegen angelegt.
Diese Grafik zeigt die Schritte im Zahlungsassistenten.
Zunächst wird jeder Lauf des Zahlungsassistenten durch einen Zahlungslaufnamen und das Datum
des Zahlungslaufs gekennzeichnet.
Dann legen Sie die Auswahlkriterien wie folgt fest:
Allgemeine Parameter, wie das Datum des nächsten geplanten Zahlungslaufs, den Typ
(Ausgang oder Eingang), die Zahlungsmethode (Scheck oder Überweisung) und die
Belegserien, die zum Anlegen von Zahlungsbelegen verwendet werden.
Geschäftspartner, die das System auf fällige Rechnungen überprüft, einschließlich erweiterter
Auswahlkriterien
Auswahlkriterien für im System hinterlegte Belege, z.B. Datumsbereiche
Im Zahlungslauf zu verwendende Zahlwege
Auf der Grundlage dieser Auswahlkriterien wird vom System ein Bericht mit Empfehlungen oder eine
Liste mit Zahlungsvorschlägen angelegt:
Diese Empfehlungen können übernommen oder verworfen werden.
Über die Drucktaste Manuelle Zeile hinzufügen können Sie ohne Bezug auf Belege in SAP
Business One eine Zahlungsbeleg- oder Zahlungsauftragszeile zwischen einem Hausbankkonto
und einem Geschäftspartner- oder einem Zielkonto anlegen.
Die Drucktaste Nicht berücksichtigte Transaktionen legt eine Liste mit allen offenen Posten an,
die beim Zahlungslauf nicht berücksichtigt werden konnten.
160PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Empfehlungen
Zahlungsassistent – Auswahlkriterien
Auswahlkriterien
Beleg-
parameter
Geschäftspartner
Auswahlkriterien
Allgemein
Parameter
Ausgewählter
ZahlungslaufZahlweg –
Auswahlkriterien
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Zahlungsassistent – Optionen sichern
Zahlungsauftragslauf ausführen
Zahlungslauf ausführen
Sichern
Lad
en
Gesicherte
Zahlungs-
läufe
Empfehlungen
Auswahlkriterien
Beleg-
parameter
Geschäftspartner
Auswahlkriterien
Allgemein
Parameter
Ausgewählter
ZahlungslaufZahlweg –
Auswahlkriterien
Im Schritt Optionen sichern haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
▪ Sichern der Auswahlkriterien ohne den Empfehlungsbericht. Bei dieser Option werden die
gewählten offenen Transaktionen für diesen Zahlungslauf nicht reserviert. Sie können die
Transaktionen dennoch verrechnen, indem Sie entweder die Eingangs- bzw.
Ausgangszahlungsbelege oder einen neuen Zahlungslauf verwenden.
▪ Die zweite Option besteht darin, die Empfehlungen zu sichern und später fortzufahren. Dabei
werden die gewählten offenen Transaktionen nur für diesen Zahlungslauf reserviert, das heißt,
dass die mit dieser Option gesicherten offenen Transaktionen nicht mit den Eingangs- bzw.
Ausgangszahlungsbelegen oder mit einem neuen Zahlungslauf verrechnet werden können.
Um einen empfohlenen Zahlungslauf zu löschen, markieren Sie den Zahlungslauf im ersten
Schritt des Zahlungsassistenten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie
Stornieren.
▪ Es gibt auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der eine Bankdatei anlegt,
aber keine Journalbuchung erzeugt und die Rechnungen offen lässt. Die Rechnungen werden
geschlossen, wenn die Bestätigung der Bank vorliegt.
Wenn Sie die Bestätigung der Bank erhalten haben, können Sie den gesicherten Zahlungslauf
laden, die Zahlungen ausführen und die Rechnungen schließen.
▪ Mit der vierten Option Zahlungslauf ausführen werden die Zahlungen ausgeführt.
▪ Und die letzte Option Zahlungslauf auf Server ausführen ermöglicht es dem Benutzer, eine
geplante (spätere) Zeit für die Ausführung festzulegen.
Wenn Sie die Zahlungen ausführen, werden vom System automatisch die Zahlungsbelege für die
akzeptierten Empfehlungen angelegt.
Eine Zahlung konsolidiert normalerweise Rechnungen für einen Geschäftspartner, es sei denn, Sie
geben in den Geschäftspartnerstammdaten etwas anderes an. Sie können z.B. Einzelzahlung
auswählen, um eine Zahlung pro Rechnung für einen bestimmten Geschäftspartner anzulegen.
Wenn die angelegten Zahlungen in Form von Überweisungen oder Lastschrifteinzügen getätigt
werden, kann der Zahlungsassistent die Zahlungsdateien für das Versenden an die Bank des
Unternehmens im landesspezifischen Format anlegen. Verwenden Sie zum Anlegen oder Anpassen
von Dateiformaten den Electronic File Manager (EFM). Bei diesem Add-on für SAP Business One
handelt es sich um ein grafisches Tool, mit dem Sie Formate für eingehende Kontoauszüge definieren
und ändern können.
Wenn es sich bei den angelegten Zahlungen um Scheckzahlungen handelt, können die Schecks direkt
im System gedruckt werden. Nachdem die Schecks gedruckt wurden, ordnet das System ihnen eine
Schecknummer zu. Bestätigen Sie nach Abschluss dieses Vorgangs die zugeordneten Nummern im
Modul Bankenabwicklung über die Option Schecknummernbestätigung.
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Zahlungsassistent – Zahlungen anlegen
Überweisung
Schecks
Zahlungsdatei▪ Berichte
▪ Belege
Zahlungsbelege
Auswahlkriterien
Empfehlungen
Schecks
Es ist sehr wichtig, bei der Bankenkonfiguration im Modul Administration Zahlwege zu definieren.
Diese Daten werden standardmäßig für jeden Zahlungslauf verwendet.
Mithilfe des Zahlwegs kann der gesamte Zahlungsvorgang gesteuert werden.
Bei der Definition eines Zahlwegs legen Sie Folgendes fest:
Zunächst die Zahlungsart und die Zahlungsmethode: Für Ausgangszahlungen: Scheck oder
Überweisung, für Eingangszahlungen: nur Überweisung.
Dann geben Sie die Hausbank und das Bankkonto an, über die bzw. das die mithilfe dieses
Zahlwegs vorgenommene Zahlung normalerweise eingeht oder vorgenommen wird. Wenn die
Firma mit zusätzlichen Hausbanken arbeitet, definieren Sie einen Zahlweg für jede Bank oder
Filiale.
Danach geben Sie Validierungsprüfungen an, die das System vor der Verwendung dieses
Zahlwegs ausführen soll, und definieren Grenzbeträge.
Schließlich geben Sie Buchungen mit Bezug auf Interimssachkonten an.
Hinweis: Sie können einen Zahlweg als inaktiv definieren, indem Sie das Kennzeichen Aktiv
entfernen. Dieser Zahlweg wird für den Zahlungslauf nicht verwendet.
163PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Der Zahlweg als Kontrollinstrument
Validierungsoptionen
Ausgehend
Eingehend
Art Zahlungsmethoden
Hausbank
Definition
▪ Scheck
▪ Überweisung
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Der Zahlweg als Kontrollinstrument
Zahlweg
GeschäftspartnerEingangsrechnung
▪ Alle Eingangs-/Ausgangszahlwege, die in SAP Business One definiert sind, werden in den
Stammsätzen der Geschäftspartner auf der Registerkarte Zahlungslauf hinterlegt.
▪ Um anzugeben, welche Zahlwege Sie bei den einzelnen Geschäftspartnern verwenden möchten,
setzen Sie das Kennzeichen Einschließen beim gewünschten Zahlweg.
▪ Möglicherweise müssen Sie nach rechts blättern, um die Spalte Einschließen zu sehen.
▪ Auf der Registerkarte GP unter Allgemeine Einstellungen können Sie einen Standardzahlweg
festlegen, der neuen Geschäftspartnern automatisch zugewiesen wird.
▪ Im Stammsatz können Sie außerdem einen Zahlweg als Standardzahlweg festlegen, der für alle
Belege dieses Geschäftspartners verwendet wird.
▪ Das System wählt auf der Grundlage der Einstellungen im Zahlungslauf aus den in den Stammsätzen
des Geschäftspartners hinterlegten Zahlwegen automatisch einen Zahlweg aus. Wenn Sie für eine
bestimmte Rechnung einen speziellen Zahlweg verwenden möchten, können Sie den Zahlweg auch
direkt in der Rechnung angeben.
▪ Hinweis: Um den Zahlungsassistenten verwenden zu können, müssen Sie auch Banken und
Hausbankkonten definiert haben:
▪ Die Banken, mit denen Ihre Firma arbeitet, können Sie im Bereich für die Bankendefinition im Modul
Administration definieren.
▪ Sie können in SAP Business One mehrere Filialen oder Konten als Hausbanken definieren. Dafür
verwenden Sie das Fenster Hausbankkonten im Bereich für die Bankendefinition (Modul
Administration).
▪ Definieren Sie in den Geschäftspartner-Stammdaten des Lieferanten auf der Registerkarte
Zahlungsbedingungen die Bankverbindung des Geschäftspartners. Diese Informationen werden für
Zahlungen verwendet, die vom Zahlungsassistenten angelegt werden.
Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
• Der Zahlungsassistent legt für eingehende Überweisungen sowie ausgehende Schecks und
Überweisungen Zahlungen im Stapel an.
• Es gibt im Zahlungsassistenten auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der
eine Bankdatei anlegt, keine Journalbuchung erzeugt und die Rechnungen offen lässt.
• Mit dem Zahlweg steuern Sie den gesamten Prozess im Zahlungsassistenten.
• In den Stammsätzen der einzelnen Geschäftspartner legen Sie fest, welche Zahlwege Sie für den
Geschäftspartner verwenden wollen, und Sie definieren einen Zahlweg als Standardzahlweg, der
in allen Belegen für diesen Geschäftspartner verwendet wird.
165PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung
Der Zahlungsassistent legt für
folgende Vorgänge Zahlungen im
Stapel an:
• Eingehende Überweisungen
• Ausgehende Schecks und Überweisungen
Im Zahlungsassistenten kann auch ein
Zahlungsauftragslauf erfasst werden,
der Folgendes bewirkt:
• Eine Bankdatei wird angelegt.
• Es wird keine Journalbuchung angelegt.
• Die Rechnungen werden offen gelassen.
Der Zahlweg hat folgenden Zweck: • Steuerung des Prozesses im Zahlungsassistenten.
Im Stammsatz der einzelnen
Geschäftspartner legen Sie Folgendes
fest:
• Welche Zahlwege Sie für den Geschäftspartner verwenden möchten
• Einen Zahlweg als Standardzahlweg, der in allen Belegen für diesen
Geschäftspartner verwendet wird
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
166
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Bankkontenabstimmung – Übersicht
▪ Willkommen zur Lektion „Bankkontenabstimmung – Übersicht“.
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Lernziele
Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:
▪ Die Optionen zur externen Abstimmung eines Sachkontos für die Bank
erläutern
▪ In dieser Lektion werden die Optionen zur externen Abstimmung eines Sachkontos für die Bank
erläutert.
▪ Diese Lektion setzt ein hinreichendes Verständnis der Finanzvorgänge in SAP Business One und
Kenntnisse der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung voraus.
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Abstimmungen im Bankkonto verwalten
Unternehmensszenario
▪ Einmal wöchentlich erhält Frau Neudorf, die Buchhalterin bei OEC Computers, einen
Kontoauszug von der Bank.
▪ Sie erkundigt sich bei Ihnen, wie sie diesen Kontoauszug am schnellsten in SAP
Business One erfassen kann.
▪ Außerdem möchte sie wissen, wie sie die Transaktionen, die von der Bank für OEC
Computers erfasst wurden, am besten mit der Transaktion abstimmen kann, die sie in
SAP Business One auf dem Sachkonto für die Bank erfasst hat.
▪ Berücksichtigen Sie dabei, dass die Eingangs- und Ausgangszahlungen bei OEC
Computers mithilfe aller Zahlungsmethoden (Scheckeinreichungen, Bareinzahlungen,
Schecks für Zahlungen sowie Überweisungen) getätigt werden.
▪ Hier ist ein Geschäftsbeispiel dargestellt:
▪ Einmal wöchentlich erhält Frau Neudorf, die Buchhalterin bei OEC Computers, einen Kontoauszug
von der Bank.
▪ Sie erkundigt sich bei Ihnen, wie sie diesen Kontoauszug am schnellsten in SAP Business One
erfassen kann.
▪ Außerdem möchte sie wissen, wie sie die Transaktionen, die von der Bank für OEC Computers
erfasst wurden, am besten mit der Transaktion abstimmen kann, die sie in SAP Business One auf
dem Sachkonto für die Bank erfasst hat.
▪ Berücksichtigen Sie dabei, dass die Eingangs- und Ausgangszahlungen bei OEC Computers
mithilfe aller Zahlungsmethoden (Scheckeinreichungen, Bareinzahlungen, Schecks für Zahlungen
sowie Überweisungen) getätigt werden.
169PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Der Zahlungsprozess in SAP Business One –
Bankkontenabstimmung
Kontoauszug
Hausbankkonto
in SAP Business One
Eingangs-
zahlungs-
prozess
Ausgangs-
zahlungs-
prozess
Bankabstimmung =
Externe Abstimmung
• Hausbanktransaktionen
mit dem Kontoauszug
abstimmen
• Konto mit externen
Daten vergleichen
▪ Eingangszahlungen, Ausgangszahlungen und Einreichungen generieren Journalbuchungen auf
dem Konto der Hausbank.
▪ Der Kontoauszug dient als rechtsverbindliche Benachrichtigung, mit der die Bank ihre Kunden
informiert.
▪ Sie müssen die in SAP Business One erfassten Hausbanktransaktionen mit den Daten des
Kontoauszugs abstimmen und bei Bedarf korrigieren.
▪ Diese offenen Posten dürfen Sie erst abstimmen, wenn Sie den Kontoauszug als Nachweis der
erfolgten Zahlung von der Bank erhalten haben.
▪ Dieser Vorgang des Abgleichs wird Bankabstimmung genannt. Dabei vergleichen Sie ein Konto
mit externen Daten.
▪ In SAP Business One wird dieser Vorgang Externe Abstimmung genannt.
▪ Durch Bankabstimmungen können Unternehmer sicherstellen, dass alle Banktransaktionen
ordnungsgemäß auf dem Sachkonto und dem Kontoauszug erfasst werden.
170PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Externe Abstimmung
2000
3000
Soll Haben
2000
3000
Hausbankkonto Externer Kontoauszug
Nachdem Sie die offenen
Posten des Sachkontos für die
Hausbank in SAP Business One
mit den offenen Posten auf dem
externen Kontoauszug abge-
glichen haben, kennzeichnet
SAP Business One diese
Transaktionen als „extern
abgestimmt“.
▪ Bei der externen Abstimmung gleichen Sie die offenen Posten eines Sachkontos für die Bank mit
den offenen Posten eines externen Kontoauszugs ab.
▪ Anschließend kennzeichnet SAP Business One diese Transaktionen als „extern abgestimmt“.
▪ Dabei stammt der Kontoauszug zumeist von einer Bank und bei dem abzugleichenden Konto
handelt es sich um das zugehörige Bankkonto. Den Auszug können Sie aber auch von einem
Geschäftspartner erhalten haben, der das Geschäftspartnerkonto in Ihren Büchern mit seinem
eigenen abstimmen möchte.
▪ In SAP Business One gibt es auch noch die interne Abstimmung, die von der externen
Abstimmung getrennt zu betrachten ist.
▪ Unter einer internen Abstimmung versteht man den Abgleich und die Verrechnung von offenen
Habenposten mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos (daher „intern“). Dies ist notwendig
bei Konten, auf denen ein Geschäftsprozess erst dann vollständig abgeschlossen ist, wenn jedem
Habenbetrag ein entsprechender Sollbetrag gegenübersteht:
▪ Bei Debitorenkonten muss einer Forderung (Soll) ein Zahlungseingang (Haben) folgen.
▪ Bei Lieferantenkonten muss einer Verbindlichkeit (Haben) ein Zahlungsausgang (Soll) folgen.
▪ Bei Verwendung eines Interimskontos für die Bank muss einer vom Zahlungsassistenten
vorgenommenen Ausgangszahlung an einen Lieferanten (Soll) eine Umbuchung auf das
Sachkonto für die Bank (Haben) folgen.
▪ In dieser Lektion besprechen wir den Vorgang der externen Abstimmung.
171PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Soll HabenInterne Abstimmung:
▪ Abgleich und Verrechnung
▪ Offene Habenposten
▪ Mit offenen Sollposten
▪ Innerhalb eines Kontos.
Definition der internen Abstimmung
Soll Haben
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Externe Abstimmung
3 Optionen für die externe
Abstimmung:
▪ Abstimmung
▪ Manuelle Abstimmung
▪ Kontoauszugsverarbeitung
*Welche dieser Optionen bei der externen Abstimmung verwendet
wird, hängt von der Lokalisierung für die Firma ab.
2000
3000
Soll Haben
2000
3000
Hausbankkonto Externer Kontoauszug
▪ In SAP Business One haben Sie drei Möglichkeiten für die externe Abstimmung: Abstimmung, manuelle Abstimmung und Kontoauszugsverarbeitung.
▪ Das sind auch die Bezeichnungen der Fenster in SAP Business One.
▪ Um doppelte Abstimmungen zu vermeiden, sollte sich der Benutzer für eine Möglichkeit
entscheiden und diese für die externe Abstimmung verwenden.
▪ Die Entscheidung darüber hängt von der Lokalisierung der Firma ab.
▪ Im Folgenden werden wir auf die drei Möglichkeiten eingehen.
173PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
1. Abstimmung
▪ Manuell
▪ Automatisch
▪ Halbautomatisch
Sachkonto
Hausbankkonto
Offene
Transaktionen
Externer Kontoauszug
Art Import/ Manuell
Transaktionen
* In allen Lokalisierungen unterstützt.
▪ Die erste Option wird in SAP Business One Abstimmung genannt. Sie wird in allen Lokalisierungen
unterstützt.
▪ Bei dieser Option besteht der erste Schritt darin, die Transaktionen auf dem Kontoauszug über die
Funktion Externen Kontoauszug bearbeiten zu importieren oder manuell im System zu erfassen (falls
erforderlich, können Sie dieses Fenster über „Formulareinstellungen – Hauptmenü“ hinzufügen).
▪ Das System zeigt daraufhin die offenen Transaktionen aus dem Sachkonto in SAP Business One
und die importierten oder eingegebenen Transaktionen aus dem Kontoauszug nebeneinander an.
Die Abstimmung erfolgt für Transaktionen in SAP Business One, die mit der Bankseite abgeglichen
wurden. Bei Bedarf können Sie Ausgleichstransaktionen vornehmen, um Ihre Daten in
Übereinstimmung mit denen der Bank zu bringen.
▪ Sie können eine Abstimmungsart auswählen: manuell, automatisch oder halbautomatisch. Diese
Abstimmungsarten funktionieren ähnlich wie die internen Abstimmungsarten.
▪ Wählen Sie zur Verwendung der Abstimmung den Menüpfad: Bankenabwicklung
Kontoauszüge und externe Abstimmungen Abstimmung.
▪ Die zweite Option ist die manuelle Abstimmung. Sie wird in Australien, Brasilien, China,
Großbritannien, Indien, Japan, Kanada, Korea, Neuseeland, Singapur, Südafrika, USA und Zypern
unterstützt.
▪ Bei dieser Option geben Sie das Enddatum und den Endsaldo des Kontoauszugs ein, den Sie von
der Bank erhalten haben. Das System zeigt die offenen Transaktionen auf dem Sachkonto für die
Bank an. Diese gleichen Sie manuell mit dem von der Bank erhaltenen Saldo ab.
▪ Mit dieser Funktion können Sie die in SAP Business One erfassten Transaktionen anhand des von
der Bank erhaltenen Saldos überprüfen und abstimmen und bei Bedarf Ausgleichsbuchungen
vornehmen.
▪ Das System protokolliert die Differenz zwischen dem Endsaldo des Kontoauszugs und den
ausgeglichenen Posten vom Sachkonto. Das Konto kann nur abgestimmt werden, wenn diese
Differenz 0 beträgt.
▪ Im Bild „Manuelle Abstimmung“ können Sie Ausgleichsbuchungen anlegen, um Unstimmigkeiten zu
korrigieren und die Differenz auf 0 zu reduzieren. Beispielsweise können Sie Bar-, Scheck- und
Kreditkartenzahlungen einreichen, die auf dem Kontoauszug aufgeführt sind. Außerdem können Sie
Journalbuchungen vornehmen oder Zahlungen anlegen. Das System hinterlegt den Auszugssaldo
für die nächste Abstimmung. Um die manuelle Abstimmung zu verwenden, wählen Sie
Bankenabwicklung Kontoauszüge und externe Abstimmungen Manuelle Abstimmung.
174PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
2. Manuelle Abstimmung
* Unterstützte Lokalisierungen: Australien, Brasilien, China, Großbritannien, Indien, Japan, Kanada, Korea, Neuseeland,
Singapur, Südafrika, USA und Zypern
Endsaldo
Sachkonto
Hausbankkonto Externer Kontoauszug
Art Import/ Manuell
Offene
Transaktionen
▪ Die letzte Option ist die Kontoauszugsverarbeitung (BSP). Bei dieser Option erfolgt die
Verarbeitung und Abstimmung der Transaktionen auf dem Kontoauszug automatisch.
▪ Sie ist für Unternehmen gedacht, die für Eingangs- und Ausgangszahlungen sehr viele
Direktüberweisungen tätigen.
▪ Da die meisten Kunden per Überweisung zahlen, sieht der Buchhalter der Firma eine
Eingangszahlung erst nach dem Import der Bankdatei.
▪ Die Funktion zur Kontoauszugsverarbeitung lässt Sie Eingangs- und Ausgangszahlungen
automatisch generieren und interne und externe Abstimmungen durchführen.
▪ Durch die automatische oder manuelle Erfassung von Kontoauszugsdetails können Sie
Transaktionen anlegen, die noch nicht gebucht wurden.
▪ Dieser Vorgang wird in allen Lokalisierungen unterstützt.
▪ Der Schlüssel zu einer effizienten Kontoauszugsverarbeitung ist die Definition:
▪ Achtung: Die Automatisierung der Kontoauszugsverarbeitung hängt direkt davon ab, wie genau die
Definitionen das Vorgehen in Ihrem Unternehmen abbilden.
175PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
3. Kontoauszugsverarbeitung – BSP
Offene
Transaktionen
Transaktionen
▪ Automatisiert die
Abwicklung von Konto-
auszugstransaktionen.
▪ Für Unternehmen ge-
dacht, die für Eingangs-
und Ausgangszahlungen
sehr viele Direkt-
überweisungen tätigen.
* In allen Lokalisierungen unterstützt.
Sachkonto
Hausbankkonto Externer Kontoauszug
Art Import/ Manuell
▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, tätigt eine Überweisung über 500, um eine
Eingangsrechnung zu bezahlen, die sie von einem Lieferanten der Firma erhalten hat.
▪ Für diese Ausgangszahlung sollten 2 Arten von Abstimmungen stattfinden. Welche Abstimmungen
sind das?
176PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Abstimmung: Vertiefungsfrage
▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, tätigt eine Überweisung
über 500, um eine Eingangsrechnung zu bezahlen, die sie von einem
Lieferanten der Firma erhalten hat.
▪ Für diese Ausgangszahlung sollten 2 Arten von Abstimmungen stattfinden.
Welche Abstimmungen sind das?
Ausgangs-
zahlung = 500
▪ Interne Abstimmung für den Lieferantenstammdatensatz, um den Betrag der Ausgangszahlung
(Soll) mit dem Betrag der Eingangsrechnung (Haben) abzugleichen.
▪ Externe Abstimmung zum Abgleich der auf dem Bankkonto in SAP Business One erfassten
Ausgangszahlungstransaktion mit den Kontoauszugsdaten, die Frau Neudorf von der Bank erhält.
177PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Abstimmung: Antwort
▪ Interne Abstimmung – für den Lieferantenstammdatensatz, um den Betrag der
Ausgangszahlung (Soll) mit dem Betrag der Eingangsrechnung (Haben)
abzugleichen.
▪ Externe Abstimmung – zum Abgleich der auf dem Bankkonto in SAP Business
One erfassten Ausgangszahlungstransaktion mit den Kontoauszugsdaten, die
Frau Neudorf von der Bank erhält.
178PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung – 1
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
▪ Sie müssen die auf dem Hausbankkonto in SAP Business One erfassten
Hausbanktransaktionen mit den Daten des von der Bank erhaltenen Kontoauszugs
abstimmen und bei Bedarf korrigieren.
▪ Dieser Vorgang des Abgleichs wird Bankabstimmung genannt. Dabei vergleichen Sie ein
Konto mit externen Daten.
▪ In SAP Business One wird dieser Vorgang externe Abstimmung genannt.
▪ Anschließend kennzeichnet SAP Business One diese Transaktionen als „extern
abgestimmt“.
▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
▪ Sie müssen die auf dem Hausbankkonto in SAP Business One erfassten Hausbanktransaktionen
mit den Daten des von der Bank erhaltenen Kontoauszugs abstimmen und bei Bedarf korrigieren.
▪ Dieser Vorgang des Abgleichs wird Bankabstimmung genannt. Dabei vergleichen Sie ein Konto
mit externen Daten.
▪ In SAP Business One wird dieser Vorgang externe Abstimmung genannt.
▪ Anschließend kennzeichnet SAP Business One diese Transaktionen als „extern abgestimmt“.
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179PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung – 2
▪ In SAP Business One haben Sie drei Möglichkeiten für die externe Abstimmung:
▪ Abstimmung
▪ Manuelle Abstimmung
▪ Kontoauszugsverarbeitung
▪ Um doppelte Abstimmungen zu vermeiden, sollte sich der Benutzer für eine
Möglichkeit entscheiden und diese für die externe Abstimmung verwenden.
▪ In SAP Business One haben Sie drei Möglichkeiten für die externe Abstimmung:
▪ Abstimmung
▪ Manuelle Abstimmung
▪ Kontoauszugsverarbeitung
▪ Um doppelte Abstimmungen zu vermeiden, sollte sich der Benutzer für eine Möglichkeit
entscheiden und diese für die externe Abstimmung verwenden.
179
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SAP Business One, Version 9.3
Finanzberichte
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen zur Lektion mit dem Thema Finanzberichte.
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Wir werden die Auswirkungen der Standardprozesse in SAP Business One auf Finanzberichte
erläutern. Hierzu gehören die Bilanz, die Summen- und Saldenliste sowie die Gewinn- und
Verlustrechnung. Sie erfahren, wann die einzelnen Berichte verwendet werden und wie typische
Berichtsdaten ausgewertet werden.
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Die Auswirkungen der Standardprozesse in SAP Business One auf die folgenden
Finanzberichte erläutern:
▪ Bilanz
▪ Summen- und Saldenliste
▪ Gewinn- und Verlustrechnung
▪ Erläutern, wann Sie die einzelnen Berichte verwenden
▪ Typische Berichtsdaten auswerten
Lernziele
Angenommen, Sie sehen sich die Finanzberichte mit Frau Neudorf, der Buchhalterin bei OEC
Computers, an:
Frau Neudorf bittet Sie, noch einmal näher zu erläutern, wieso sich der Periodenabschluss auf die
Berichte Bilanz und Gewinn und Verlust auswirkt.
Sie erklären ihr, dass es daran liegt, dass die Finanzberichte üblicherweise am letzten Tag des
Geschäftsjahres bzw. der Periode generiert werden, um den Finanzstatus des Unternehmens
festzustellen.
Sie zeigen Frau Neudorf die Finanzberichte in SAP Business One.
Beachten Sie, dass das Unternehmen normalerweise die für das vergangene Jahr relevanten Belege
erst nach dem Ende des Geschäftsjahres oder der Periode erhält. Daher werden die Berichte für die
Abschlussperiode auch erst während der nachfolgenden Periode generiert.
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Unternehmensszenario
Sie sehen sich zusammen mit der Buchhalterin Frau Neudorf die Finanzberichte näher an:
▪ Frau Neudorf bittet Sie, noch einmal näher zu erläutern, wieso sich der
Periodenabschluss auf die Berichte Bilanz und Gewinn und Verlust auswirkt.
▪ Sie erklären ihr, dass es daran liegt, dass die Finanzberichte üblicherweise am letzten Tag
des Geschäftsjahres bzw. der Periode generiert werden, um den Finanzstatus des
Unternehmens festzustellen.
▪ Sie zeigen Frau Neudorf die Finanzberichte in SAP Business One.
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Agenda
▪ Struktur des Kontenplans
▪ Der Einfluss der Kontenplanstruktur auf Finanzberichte
▪ Finanzberichte
▪ Bilanz
▪ Summen- und Saldenliste
▪ Gewinn- und Verlustrechnung
▪ Cashflow-Rechnung
Zunächst sprechen wir über den engen Zusammenhang zwischen der Struktur des Kontenplans und
den verschiedenen Finanzberichten.
Am Ende des Jahres generieren Sie den Bilanzbericht.
Sie legen ihn in Form einer Zusammenfassung an.
Für die Hauptebene Aktiva wird das Ergebnis angezeigt, das auf der Folie zu sehen ist.
Aus Sicht des Finanzcontrollers: Worin sind die meisten Mittel investiert?
Handelt es sich um Anlagen, die kurzfristig in liquide Mittel umgewandelt werden können, oder um
Immobilien und Grundstücke, die eine Firma besitzt und nutzt und die in naher Zukunft voraussichtlich
nicht in Barmittel umgewandelt werden?
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Vertiefungsfrage
Bilanz:
Aktiva:
▪ Anlagevermögen: 10,04 %
▪ Umlaufvermögen: 89,96 %
Gesamtvermögen: 100 %
▪ Aus Sicht des Finanzcontrollers: Worin sind die meisten Mittel investiert?
A. Anlagen, die kurzfristig in liquide Mittel umgewandelt werden können
B. Immobilien und Grundstücke, die eine Firma besitzt und nutzt, und die in naher Zukunft voraussichtlich nicht in Barmittel umgewandelt werden
Die richtige Antwort ist hervorgehoben.
Unter „Anlagevermögen“ versteht man Immobilien und Grundstücke, die der Firma gehören, und als
„Umlaufvermögen“ bezeichnet man liquide Mittel, die leicht in Barmittel umgewandelt werden können.
Das Umlaufvermögen umfasst fast 90 % des Gesamtvermögens und ist daher die richtige Antwort.
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Vertiefungsfrage
Bilanz:
Aktiva:
▪ Anlagevermögen: 10,04 %
▪ Umlaufvermögen: 89,96 %
Gesamtvermögen: 100 %
▪ Aus Sicht des Finanzcontrollers: Worin sind die meisten Mittel investiert?
A. Anlagen, die kurzfristig in liquide Mittel umgewandelt werden können
B. Immobilien und Grundstücke, die eine Firma besitzt und nutzt, und die in naher Zukunft voraussichtlich nicht in Barmittel umgewandelt werden
Jetzt wird die Kontenplanstruktur in Verbindung mit den Finanzberichten untersucht.
Dieses Thema wird in der Lektion „Kontenplan – Konzepte“ näher besprochen.
Obwohl der Kontenplan entsprechend der Lokalisierung des Unternehmens variiert, werden rund um
den Globus sehr ähnliche Strukturen verwendet.
Wie bereits besprochen, wird im Hauptbuch zwischen Bilanzkonten und Gewinn- und Verlustkonten
unterschieden.
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Struktur des Kontenplans Ebene 1
Bilanzkonten
(Bestands-
konten)
Gewinn- und
Verlust-
konten
Kontoart
Kreditoren-
konto
Ertrags-
konto
BankkontoAktiva
Passiva
Kap. + Rückl.
Umsatz
Umsatzkosten
Betriebskosten
Nicht
betrieblich
Steuern +
Sonderposten
Nr. 9
Nr. 10
Hau
ptb
uch
Die unterschiedlichen Berichte werden für Kontensalden an einem bestimmten Datum oder innerhalb
eines ausgewählten Datumsbereichs generiert, und die Berichte stellen die Kontensalden nach
Hauptebene, Ebene und Kontenart dar.
Der Bilanzbericht basiert zum Beispiel auf den Bilanzkonten (Bestandskonten) und die Gewinn- und
Verlustrechnung basiert auf Gewinn- und Verlustkonten. In der Summen- und Saldenliste werden
alle Kontenarten angezeigt.
In der Regel werden all diese Berichte für den letzten Tag des Geschäftsjahres oder der Periode
generiert.
Im Folgenden werden die einzelnen Berichte näher erläutert:
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Einfluss auf FinanzberichteFinanzberichte
Ebene 1
Bilanzkonten
(Bestands-
konten)
Gewinn- und
Verlust-
konten
Kontoart
Aktiva
Passiva
Kap. + Rückl.
Umsatz
Umsatzkosten
Betriebskosten
Nicht
betrieblich
Steuern +
Sonderposten
Nr. 9
Nr. 10
Hau
ptb
uch
Bilanz
Summen- und
Saldenliste
Gewinn- und
Verlustrechnung
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Agenda
▪ Struktur des Kontenplans
▪ Der Einfluss der Kontenplanstruktur auf Finanzberichte
▪ Finanzberichte
▪ Bilanz
▪ Summen- und Saldenliste
▪ Gewinn- und Verlustrechnung
▪ Cashflow-Rechnung
Alle Finanzberichte werden im Menü Finanzberichte angezeigt, das sich im Modul Finanzwesen
befindet.
Die Bilanz ist eine Darstellung der Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, also des
Unternehmenswertes.
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Bilanz
Datumsangaben Bis zu einem bestimmten Datum
Hauptebenen/Art
Alle Bilanzkonten:
Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten
Berechnung
Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.
Außerdem: wird der relative Prozentsatz jedes Saldos in den Aktiva, Passiva und im Eigenkapital der Firma angezeigt.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Debitoren-, Umsatzsteuerkonto
Ausgangszahlung – Bankkonto
Wareneingang – Materialbestandskonto
Stellt die Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, d.h. den
Unternehmenswert, dar.
Sie führen die Bilanz bis zu einem bestimmten Datum aus, d.h. vom Beginn des ersten
Geschäftsjahres des Unternehmens bis zu diesem Datum.
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Bilanz
Datumsangaben Bis zu einem bestimmten Datum
Hauptebenen/Art
Alle Bilanzkonten:
Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten
Berechnung
Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.
Außerdem: wird der relative Prozentsatz jedes Saldos in den Aktiva, Passiva und im Eigenkapital der Firma angezeigt.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Debitoren-, Umsatzsteuerkonto
Ausgangszahlung – Bankkonto
Wareneingang – Materialbestandskonto
Stellt die Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, d.h. den Unternehmenswert, dar.
In der Bilanz werden alle Bilanzkonten dargestellt: Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten
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Bilanz
Datumsangaben Bis zu einem bestimmten Datum
Hauptebenen/Art
Alle Bilanzkonten:
Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten
Berechnung
Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.
Außerdem: wird der relative Prozentsatz jedes Saldos in den Aktiva, Passiva und im Eigenkapital der Firma angezeigt.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Debitoren-, Umsatzsteuerkonto
Ausgangszahlung – Bankkonto
Wareneingang – Materialbestandskonto
Stellt die Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, d.h. den Unternehmenswert, dar.
Wenn Sie den Bericht generieren, führt das System den Bericht für die Kontensalden der Bilanzkonten
aus und fasst deren Werte gemäß der folgenden Formel zusammen: Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt
+ Eigenkapital.
Zudem wird der relative Prozentsatz jedes Saldos in den Aktiva, Passiva und im Eigenkapital
angezeigt.
Der Eigenkapitalabschnitt enthält den Periodengewinn. Dieser Betrag wird beim Zusammenstellen des
Berichts berechnet, um das Gesamtergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung der Periode
darzustellen.
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Bilanz
Datumsangaben Bis zu einem bestimmten Datum
Hauptebenen/Art
Alle Bilanzkonten:
Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten
Berechnung
Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.
Außerdem: wird der relative Prozentsatz jedes Saldos in den Aktiva, Passiva und im Eigenkapital der Firma angezeigt.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Debitoren-, Umsatzsteuerkonto
Ausgangszahlung – Bankkonto
Wareneingang – Materialbestandskonto
Stellt die Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, d.h. den Unternehmenswert, dar.
Einige Beispiele für Belege und die dazugehörigen Konten, die sich auf den Bericht auswirken:
Debitoren- und Umsatzsteuerkonten in einer Ausgangsrechnung
Bankkonto in einer Ausgangszahlung
Materialbestandskonto in einem Wareneingang
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Bilanz
Datumsangaben Bis zu einem bestimmten Datum
Hauptebenen/Art
Alle Bilanzkonten:
Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten
Berechnung
Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.
Außerdem: wird der relative Prozentsatz jedes Saldos in den Aktiva, Passiva und im Eigenkapital der Firma angezeigt.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Debitoren-, Umsatzsteuerkonto
Ausgangszahlung – Bankkonto
Wareneingang – Materialbestandskonto
Stellt die Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens, d.h. den Unternehmenswert, dar.
Die Summen- und Saldenliste zeigt eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden
an. Der Bericht kann einen bestimmten Querschnitt von Konten und Geschäftspartnern umfassen.
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Summen- und Saldenliste
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Auswahl aus:
Allen Konten (Bilanz, Gewinn und Verlust)
Allen Geschäftspartner-Stammdaten
Berechnung
Für jedes Konto: Soll Gesamt, Haben Gesamt und Endsaldo
Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer ganzen Periode umfasst, müssen die Summen auf Soll- und Habenseite identisch sein. Berichtssaldo Gesamt = 0.
Beispiel für Belege und Konten
mit Auswirkung auf den Bericht
Eingangsrechnung – Lieferant, Kreditorenkonto, Aufwands-/
Verrechnungs-/Materialbestandskonto, Vorsteuerkonto
Eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden.
Kann auch einen bestimmten Querschnitt umfassen.
Sie können den Bericht für eine ausgewählte Buchungsperiode oder für Perioden generieren.
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Summen- und Saldenliste
Eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden.
Kann auch einen bestimmten Querschnitt umfassen.
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Auswahl aus:
Allen Konten (Bilanz, Gewinn und Verlust)
Allen Geschäftspartner-Stammdaten
Berechnung
Für jedes Konto: Soll Gesamt, Haben Gesamt und Endsaldo
Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer ganzen Periode umfasst, müssen die Summen auf Soll- und Habenseite identisch sein. Berichtssaldo Gesamt = 0.
Beispiel für Belege und Konten
mit Auswirkung auf den Bericht
Eingangsrechnung – Lieferant, Kreditorenkonto, Aufwands-/
Verrechnungs-/Materialbestandskonto, Vorsteuerkonto
Die Summen- und Saldenliste zeigt alle ausgewählten Konten (Bilanz und Gewinn und Verlust) und
Geschäftspartner-Stammdaten an.
Wenn Sie Geschäftspartner in den Bericht einbeziehen, werden diese am Ende nach der Kontenliste
angezeigt. Der Gesamtsaldo für Debitoren und Kreditoren wird in der Kontenliste anhand der Salden
der Abstimmkonten dargestellt.
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Summen- und Saldenliste
Eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden.
Kann auch einen bestimmten Querschnitt umfassen.
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Auswahl aus:
Allen Konten (Bilanz, Gewinn und Verlust)
Allen Geschäftspartner-Stammdaten
Berechnung
Für jedes Konto: Soll Gesamt, Haben Gesamt und Endsaldo
Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer ganzen Periode umfasst, müssen die Summen auf Soll- und Habenseite identisch sein. Berichtssaldo Gesamt = 0.
Beispiel für Belege und Konten
mit Auswirkung auf den Bericht
Eingangsrechnung – Lieferant, Kreditorenkonto, Aufwands-/
Verrechnungs-/Materialbestandskonto, Vorsteuerkonto
Wenn Sie den Bericht generieren, zeigt das System für jedes Konto den Gesamtsoll- und
Gesamthabenbetrag sowie den Endsaldo an. Der Endsaldo wird berechnet, indem der Habenbetrag
vom Sollbetrag subtrahiert wird.
Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer ganzen Periode
umfasst, müssen die Summen auf Soll- und Habenseite identisch sein. Das heißt, der Berichtssaldo
Gesamt sollte null sein.
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Summen- und Saldenliste
Eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden.
Kann auch einen bestimmten Querschnitt umfassen.
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Auswahl aus:
Allen Konten (Bilanz, Gewinn und Verlust)
Allen Geschäftspartner-Stammdaten
Berechnung
Für jedes Konto: Soll Gesamt, Haben Gesamt und Endsaldo
Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer ganzen Periode umfasst, müssen die Summen auf Soll- und Habenseite identisch sein. Berichtssaldo Gesamt = 0.
Beispiel für Belege und Konten
mit Auswirkung auf den Bericht
Eingangsrechnung – Lieferant, Kreditorenkonto, Aufwands-/
Verrechnungs-/Materialbestandskonto, Vorsteuerkonto
Hier ein Beispiel für einen Beleg und die dazugehörigen Konten, die sich auf die Summen- und
Saldenliste auswirken:
Eine Eingangsrechnung umfasst den Lieferanten, das Kreditorenkonto, ein Verrechnungskonto
oder ein Materialbestandskonto und das Vorsteuerkonto.
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Summen- und Saldenliste
Eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden.
Kann auch einen bestimmten Querschnitt umfassen.
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Auswahl aus:
Allen Konten (Bilanz, Gewinn und Verlust)
Allen Geschäftspartner-Stammdaten
Berechnung
Für jedes Konto: Soll Gesamt, Haben Gesamt und Endsaldo
Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer ganzen Periode umfasst, müssen die Summen auf Soll- und Habenseite identisch sein. Berichtssaldo Gesamt = 0.
Beispiel für Belege und Konten
mit Auswirkung auf den Bericht
Eingangsrechnung – Lieferant, Kreditorenkonto, Aufwands-/
Verrechnungs-/Materialbestandskonto, Vorsteuerkonto
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt den Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens für das
betreffende Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode an. Sie liefert die Gründe für Veränderungen
im Wert des Unternehmens.
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Gewinn- und Verlustrechnung
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Alle Gewinn- und Verlustkonten:
Die letzten 5 Hauptebenen: Erträge, Umsatzkosten, Aufwand,
Finanzierung sowie sonstige Erträge und Ausgaben
Berechnung
Die Salden der Aufwandskonten werden von den Salden der
Ertragskonten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn oder
Verlust für das Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Ertragskonto
Eingangsrechnung – Aufwandskonto
Zeigt den Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens für das Geschäftsjahr oder die
ausgewählte Periode an und erläutert die Veränderungen im Wert des Unternehmens.
Sie generieren den Bericht für eine ausgewählte Periode.
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Gewinn- und Verlustrechnung
Zeigt den Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens für das Geschäftsjahr oder die
ausgewählte Periode an und erläutert die Veränderungen im Wert des Unternehmens.
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Alle Gewinn- und Verlustkonten:
Die letzten 5 Hauptebenen: Erträge, Umsatzkosten, Aufwand,
Finanzierung sowie sonstige Erträge und Ausgaben
Berechnung
Die Salden der Aufwandskonten werden von den Salden der
Ertragskonten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn oder
Verlust für das Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Ertragskonto
Eingangsrechnung – Aufwandskonto
Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt alle Konten dar, die sich in den 5 Hauptebenen für Gewinn und
Verlust befinden: Erträge, Umsatzkosten, Aufwand, Finanzierung sowie sonstige Erträge und
Ausgaben.
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Gewinn- und Verlustrechnung
Zeigt den Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens für das Geschäftsjahr oder die
ausgewählte Periode an und erläutert die Veränderungen im Wert des Unternehmens.
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Alle Gewinn- und Verlustkonten:
Die letzten 5 Hauptebenen: Erträge, Umsatzkosten, Aufwand,
Finanzierung sowie sonstige Erträge und Ausgaben
Berechnung
Die Salden der Aufwandskonten werden von den Salden der
Ertragskonten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn oder
Verlust für das Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Ertragskonto
Eingangsrechnung – Aufwandskonto
Wenn Sie den Bericht ausführen, berechnet das System den Gewinn oder den Verlust für das
betreffende Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode wie folgt: Die Salden der Aufwandskonten
werden von den Salden der Ertragskonten subtrahiert.
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Gewinn- und Verlustrechnung
Zeigt den Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens für das Geschäftsjahr oder die
ausgewählte Periode an und erläutert die Veränderungen im Wert des Unternehmens.
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Alle Gewinn- und Verlustkonten:
Die letzten 5 Hauptebenen: Erträge, Umsatzkosten, Aufwand,
Finanzierung sowie sonstige Erträge und Ausgaben
Berechnung
Die Salden der Aufwandskonten werden von den Salden der
Ertragskonten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn oder
Verlust für das Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Ertragskonto
Eingangsrechnung – Aufwandskonto
Einige Beispiele für Belege und die dazugehörigen Konten, die sich auf den Bericht auswirken:
Ertragskonto in einer Ausgangsrechnung
Aufwandskonto in einer Eingangsrechnung
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Gewinn- und Verlustrechnung
Zeigt den Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens für das Geschäftsjahr oder die
ausgewählte Periode an und erläutert die Veränderungen im Wert des Unternehmens.
Datumsangaben Ausgewählte Periode
Hauptebenen/Art
Alle Gewinn- und Verlustkonten:
Die letzten 5 Hauptebenen: Erträge, Umsatzkosten, Aufwand,
Finanzierung sowie sonstige Erträge und Ausgaben
Berechnung
Die Salden der Aufwandskonten werden von den Salden der
Ertragskonten subtrahiert. Das Ergebnis ist der Gewinn oder
Verlust für das Geschäftsjahr oder die ausgewählte Periode.
Beispiel für Belege und
Konten mit Auswirkung auf
den Bericht
Ausgangsrechnung – Ertragskonto
Eingangsrechnung – Aufwandskonto
Hier eine Frage an diejenigen, die sich mit dem Rechnungswesen auskennen:
Die Bilanz wird wie folgt berechnet: Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.
Wie wird die Berechnung ausgeglichen, wenn der Bericht nur für Bilanzkonten ausgeführt wird?
204PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Erweiterte Vertiefungsfrage
Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.
▪ Wie wird die Berechnung ausgeglichen, wenn der Bericht nur für
Bilanzkonten ausgeführt wird?
▪ Die Bilanz wird wie folgt berechnet:
Der Gewinn- oder Verlustakkumulator wird in den Bilanzbericht einbezogen und erhöht bzw. verringert
das Eigenkapital in der Bilanz.
205PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Antwort
Bilanzkonten (Bestandskonten) Gewinn- und Verlustkonten
Aktiv-
konten
Passiv-
konten
Ertrags-
konten
Aufwands-
konten
Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung
Erlös
Aufwendungen
= Gewinn/Verlust
Eigen-
kapital
Aktiva Passiva
Eigenkapital-
konten
-
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
Im Hauptbuch unterscheiden wir zwischen Bilanzkonten und Ertrags- und Aufwandskonten, die auch
als Gewinn- und Verlustkonten bezeichnet werden.
Die unterschiedlichen Finanzberichte werden für die Kontensalden generiert.
Die Finanzberichte stellen Kontensalden zu einem ausgewählten Datum oder Datumsbereich sowie
nach Hauptebene, Ebene und Kontenart dar.
206
206PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (1/2)
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Im Hauptbuch wird unterschieden zwischen: • Bilanzkonten
• Gewinn- und Verlustkonten
Die unterschiedlichen Finanzberichte werden generiert für:
• Die Kontensalden
In den Finanzberichten werden die Kontensalden
folgendermaßen dargestellt:
• Für ein ausgewähltes Datum oder einen
Datumsbereich
• Nach Hauptebene, Ebene und Kontenart
Der Bilanzbericht basiert auf:
und stellt Folgendes dar:
• Den Bilanzkonten
• Den Wert des Unternehmens
• Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital.
• Außerdem: Relativer prozentualer Anteil jedes Saldos
Der Bilanzbericht basiert auf den Bestandskonten. Er stellt den Wert des Unternehmens dar, der
anhand der folgenden Formel berechnet wird: Aktiva Gesamt = Passiva Gesamt + Eigenkapital. Der
Bericht weist den relativen prozentualen Anteil jedes Saldos aus.
Die Gewinn- und Verlustrechnung basiert auf allen GuV-Konten. Sie stellt den Gewinn (oder Verlust)
Ihres Unternehmens dar. Der Gewinn oder Verlust für die ausgewählte Periode ist die Differenz aus
den Salden der Ertragskonten und den Salden der Aufwandskonten.
Die Summen- und Saldenliste basiert auf allen Kontenarten. Dieser Bericht stellt eine
Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden dar. Für jedes Konto zeigt der Bericht
den Gesamtsollbetrag, den Gesamthabenbetrag und den Endsaldo an. Wenn die Summen- und
Saldenliste alle Konten in einer vollständigen Periode umfasst, ist der Berichtssaldo null.
207PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (2/2)
Die Gewinn- und Verlustrechnung
basiert auf:
und stellt Folgendes dar:
• Allen GuV-Konten
• Gewinn (oder Verlust) Ihres Unternehmens
• Gewinn oder Verlust für die ausgewählte Periode =
Salden der Ertragskonten
- Salden der Aufwandskonten
Die Summen- und Saldenliste basiert
auf:
und stellt Folgendes dar:
• Allen Kontenarten
• Eine Zusammenfassung aller Konten bzw. Geschäftspartnersalden
• Für jedes Konto: Soll Gesamt, Haben Gesamt
und Endsaldo.
• Für den gesamten Bericht: Wenn die Summen- und Saldenliste alle Konten in einer vollständigen Periode umfasst, ist der Gesamtberichtssaldo = 0.
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SAP Business One, Version 9.3
Fälligkeitsberichte
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen zur Lektion mit dem Thema Fälligkeitsberichte.
208
Am Ende dieser Lektion können Sie den Bericht Fälligkeiten sowohl für Kunden als auch für
Lieferanten generieren und typische Berichtsdaten interpretieren.
209PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Den Bericht Fälligkeiten sowohl für Kunden als auch für Lieferanten generieren und
typische Berichtsdaten interpretieren
Lernziele
Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, fragt nach einem Tool, das sie bei der
Überwachung von Kundenverbindlichkeiten unterstützten kann.
Außerdem muss sie die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten überwachen.
Sie zeigen ihr die Fälligkeitsberichte:
▪ Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen ermöglicht die aktive Nachverfolgung der offenen
Salden von Kunden (Verbindlichkeiten der Kunden).
▪ Der Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten ermöglicht die aktive Nachverfolgung der
offenen Salden bei Lieferanten (Verbindlichkeiten des Unternehmens).
210PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, fragt nach einem Tool, das sie bei der
Überwachung von Kundenverbindlichkeiten unterstützten kann.
▪ Außerdem muss sie die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten
überwachen.
▪ Sie zeigen ihr die Fälligkeitsberichte:
▪ Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen ermöglicht die aktive Nachverfolgung der
offenen Salden von Kunden (Verbindlichkeiten der Kunden).
▪ Der Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten ermöglicht die aktive
Nachverfolgung der offenen Salden bei Lieferanten (Verbindlichkeiten des
Unternehmens).
211PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Vertiefungsfragen
▪ Welche Art von geschäftspartnerbezogener Definition kann sich auf den Cashflow des
Unternehmens auswirken?
▪ Wie können Sie den Cashflow des Unternehmens verbessern und ihn stabiler machen?
▪ Welcher Bericht kann Sie dabei unterstützen, dieses Ziel zu erreichen?
• Der Verkaufsprozess hat Auswirkungen auf den Finanzstatus des Unternehmens.
• Welche Art von geschäftspartnerbezogener Definition kann sich auf den Cashflow des
Unternehmens auswirken?
• Wie können Sie den Cashflow des Unternehmens verbessern und ihn stabiler machen?
• Welcher Bericht kann Sie dabei unterstützen, dieses Ziel zu erreichen?
• Hier einige Hintergrundinformationen zu dieser Frage: Ein Unternehmen kann trotz guter
Rentabilität aufgrund von Cashflow-Problemen in Konkurs gehen. Daher ist es äußerst wichtig,
stets auf einen positiven Cashflow zu achten.
211
Das Unternehmen kann die Cashflow-Ergebnisse wie folgt verbessern:
• Für jeden Kunden des Unternehmens müssen entsprechende Zahlungsbedingungen festgelegt
werden. Die Zahlungsbedingungen für die einzelnen Geschäftspartner werden in den
Geschäftspartner-Stammdaten auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen festgelegt.
• Zahlungsbedingungen wirken sich auf das Fälligkeitsdatum der Verkaufsbelege sowie auf
erwartete Zahlungen aus. Standardzahlungsbedingungen für Kunden und Lieferanten können
auch in der Systeminitialisierung unter Allgemeine Einstellungen auf der Registerkarte GP
festgelegt werden. Die Standardzahlungsbedingungen werden verwendet, wenn Sie einen
neuen Kunden einrichten. Sie können aber im Kundenstamm geändert werden, um die mit dem
jeweiligen Kunden verbundenen Zahlungsrisiken widerzuspiegeln.
• Überwachen Sie die Bonität Ihrer Kunden im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen. Der Bericht
Fälligkeit Kundenforderungen stellt die Finanzsteuerung des Moduls Verkauf dar.
• Als Nächstes wird der Inhalt des Berichts „Fälligkeit Kundenforderungen“ näher erläutert.
212PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Antworten
▪ In den für Kunden definierten Zahlungsbedingungen ist das
Standardfälligkeitsdatum der Ausgangsrechnungen festgelegt.
▪ Entdecken Sie Kunden mit verspäteten Zahlungen mithilfe des Berichts
Fälligkeit Kundenforderungen, und passen Sie deren
Zahlungsbedingungen entsprechend an.
Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen zeigt alle offenen Transaktionen (nicht abgestimmt) von
Kunden, in der Regel Ausgangsrechnungen, und seit wann sie fällig sind.
Dies ist einer der wichtigsten Berichte zur Überwachung der Verbindlichkeiten von Kunden sowie zur
Auswertung der Kreditwürdigkeit der Kunden.
Die Fälligkeitsberichte sind im Modul Finanzwesen zu finden. Wählen Sie im Menü Finanzberichte erst
Buchhaltung und dann Fälligkeit.
Der Bericht kann erweitert werden, um alle Transaktionen anzuzeigen (wie in der Abbildung
dargestellt), oder komprimiert werden, um aggregierte Beträge pro Kunde anzuzeigen.
Für Lieferanten gibt es einen ähnlichen Fälligkeitsbericht mit der gleichen Struktur. Wenn Frau Neudorf
die offenen Eingangsrechnungen von Lieferanten anzeigen möchte, generiert sie den Bericht Fälligkeit
Lieferantenverbindlichkeiten.
Nach dem Generieren des Fälligkeitsberichts für Kunden oder Lieferanten können Sie die
entsprechenden Fälligkeitsdaten per E-Mail an die betroffenen Geschäftspartner übermitteln.
213PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Fälligkeitsberichte
Fälligkeit Kundenforderungen
Kunde Beleg
Fällig-
keits-
datum
Fälliger Saldo
Fällig-
keit in
Zukunft
Fälligkeitsintervalle
0-30 31-45 46-75 76-100
Funtech Ausgangsrechnung 1.000 1.000
Ausgangsrechnung 20.000 20.000
Ausgangsrechnung 500 500
Ausgangsgutschrift (750) (750)
Surf O’bello Ausgangsrechnung 3.100 3.100
Ausgangsrechnung 1.500 1.500
Microchips Ausgangsrechnung 270 270
Ausgangsrechnung 4.700 4.700
Ausgangsrechnung 11.000 11.000
An ein Unternehmen zu zahlender Betrag und
Zeitraum, seit dem er offen ist
41.320 31.000 4.100 5.200 750 270
100 % 75,02 % 9,92 % 12,58 % 1,82 % 0,65 %
Sie können einen Stichtag angeben, nach dem die Fälligkeiten berechnet werden sollen. Sie können
auch Intervalle in Tagen, Monaten oder Perioden festlegen, um Forderungen nach deren Alter zu
gruppieren.
Wie Sie in der Abbildung sehen, erhalten Sie mit diesem Bericht einen schnellen Einblick in die
Fälligkeit der Rechnungen. Unten im Bericht sehen Sie die Prozentsätze der überfälligen Rechnungen
in jedem Fälligkeitsintervall.
Sehen Sie sich das Bild an. Die erste Zeile steht für eine Rechnung mit einem fälligen Saldo von 1.000.
Diese Rechnung ist bis zu 30 Tage nach dem Stichtag fällig, der für den Bericht festgelegt wurde.
Das Fälligkeitsdatum für die zweite Rechnung über 20.000 ist früher als der Stichtag, und daher wird
der Betrag in der Spalte Fälligkeit in Zukunft angezeigt.
Das Fälligkeitsdatum der dritten Rechnung über den Betrag von 500 liegt zwischen 30 und 45 Tagen
nach dem definierten Stichtag.
Da der Bericht alle offenen Transaktionen der Geschäftspartner anzeigen kann, werden auch
Gutschriften, Eingangszahlungen und Journalbuchungen im Bericht angezeigt.
Auf dem Bild ist eine Gutschrift für Funtec zu sehen. Der Betrag wird in Klammern angezeigt, da es
sich um einen Kundenhabenbetrag handelt.
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Kunde Beleg
Fällig-
keits-
datum
Fälliger Saldo
Fällig-
keit in
Zukunft
Fälligkeitsintervalle
0-30 31-45 46-75 76-100
Funtech Ausgangsrechnung 1.000 1.000
Ausgangsrechnung 20.000 20.000
Ausgangsrechnung 500 500
Ausgangsgutschrift (750) (750)
Surf O’bello Ausgangsrechnung 3.100 3.100
Ausgangsrechnung 1.500 1.500
Microchips Ausgangsrechnung 270 270
Ausgangsrechnung 4.700 4.700
Ausgangsrechnung 11.000 11.000
An ein Unternehmen zu zahlender Betrag und
Zeitraum, seit dem er offen ist
41.320 31.000 4.100 5.200 750 270
100 % 75,02 % 9,92 % 12,58 % 1,82 % 0,65 %
Fälligkeitsberichte
Fälligkeit KundenforderungenStichtag
Sie können Daten zu verbundenen Lieferanten im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen und Daten zu
verbundenen Kunden im Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten anzeigen. Prüfen Sie dazu das
Feld Verbundene Lieferanten/Kunden berücksichtigen im Einstiegsfenster „Auswahlkriterien“.
Ein verbundener Kunde oder Lieferant wird verwendet, wenn ein Geschäftspartner sowohl Kunde als
auch Lieferant ist. Denken Sie daran, dass es separate Geschäftspartner-Stammdaten für den Kunden
und für den Lieferanten gibt. Weitere Informationen dazu, wie Sie einen Kunden mit einem Lieferanten
verbinden, finden Sie in der Lektion Kunden und Kundengruppen.
Wenn die beiden Geschäftspartner miteinander verbunden sind, können Sie offene Verbindlichkeiten
des Kunden mit offenen Verbindlichkeiten für den Lieferanten ausgleichen.
Auf dem Bild sind sowohl Ausgangsrechnungen für den Kunden Funtech als auch
Eingangsrechnungen vom Lieferanten Funtech zu sehen. Für den fälligen Gesamtsaldo wurde der
Betrag der Eingangsrechnungen berücksichtigt.
215PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Kunde – Lieferantenverbindung im Fälligkeitsbericht
Fälligkeit Kundenforderungen
KundeVerbundener
GPBeleg
Fällig-
keits-
datum
Fälliger
Saldo
Fällig-
keit in
Zukunft
Fälligkeitsintervalle
0-30 31-45 46-75
Funtech Ausgangsrechnung 1.000 1.000
Ausgangsrechnung 20.000 20.000
Ausgangsrechnung 500 500
Ausgangsgutschrift (750) (750)
Lieferant
Funtech
Eingangsrechnung(500) (500)
Lieferant
Funtech
Eingangsrechnung(200) (200)
19.050 20.000 (700) 500 (750)
100 % 104,99 % -3,67 % 2,62 % -3,94 %
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
• Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen zeigt alle offenen Transaktionen (nicht abgestimmt) von
Kunden, in der Regel Ausgangsrechnungen, und seit wann sie fällig sind.
• Sie können Folgendes festlegen:
• Einen Stichtag, nach dem die Fälligkeiten berechnet werden sollen.
• Periodenintervalle, nach denen überfällige Posten gruppiert werden sollen.
• Der Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten:
• Zeigt offene Transaktionen von Lieferanten, in der Regel Eingangsrechnungen, und ihre
Fälligkeit.
• Hat die gleiche Berichtsstruktur wie der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen.
• Für verbundene Geschäftspartner können Sie Folgendes anzeigen:
• Die offenen Transaktionen eines verbundenen Lieferanten im Bericht Fälligkeit
Kundenforderungen.
• Die offenen Transaktionen eines verbundenen Kunden im Bericht Fälligkeit
Lieferantenverbindlichkeiten.
216PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung
Im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen wird
Folgendes angezeigt:
• Offene Transaktionen (nicht abgestimmt) von Kunden, in der
Regel Ausgangsrechnungen, und wie lange sie überfällig
sind.
Sie können Folgendes festlegen: • Einen Stichtag, nach dem die Fälligkeiten berechnet werden
sollen
• Periodenintervalle, nach denen überfällige Posten gruppiert
werden sollen.
Der Bericht Fälligkeit
Lieferantenverbindlichkeiten:
• Zeigt offene Transaktionen von Lieferanten, in der Regel
Eingangsrechnungen, und ihre Fälligkeit.
• Hat die gleiche Berichtsstruktur wie der Bericht Fälligkeit
Kundenforderungen.
Für verbundene Geschäftspartner können Sie
Folgendes anzeigen:
• Die offenen Transaktionen eines verbundenen Lieferanten
im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen.
• Die offenen Transaktionen eines verbundenen Kunden im
Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten.
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Cashflow-Bericht
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen zur Lektion „Cashflow-Bericht“.
217
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Die Cashflow-Berichte generieren und typische Berichtsdaten interpretieren
▪ Die Auswirkungen der Standardprozesse in SAP Business One auf den Cashflow erläutern
218PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Die Cashflow-Berichte generieren und typische Berichtsdaten interpretieren
▪ Die Auswirkungen der Standardprozesse in SAP Business One auf den Cashflow
erläutern
Lernziele
Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, möchte die Geldkontosalden besser steuern und
erwartete Eingangs- und Ausgangszahlungen prognostizieren.
Sie zeigen ihr die Berichte Cashflow und Cashflow-Prognose, welche die Steuerung des
Finanzstatus des Unternehmens ermöglichen.
219PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
▪ Frau Neudorf, die Buchhalterin von OEC Computers, möchte die Geldkontosalden besser
steuern und erwartete Eingangs- und Ausgangszahlungen prognostizieren.
▪ Sie zeigen ihr die Berichte Cashflow und Cashflow-Prognose, welche die Steuerung des
Finanzstatus des Unternehmens ermöglichen.
Beim Cashflow-Bericht handelt es sich um eine Prognose.
Der Cashflow-Bericht ist im Menü Finanzberichte des Moduls Finanzwesen zu finden.
Die Informationen, die der Bericht zur Liquidität Ihres Unternehmens liefert, gehen über den Umfang
einer Gewinn- und Verlustrechnung hinaus.
Er zeigt die Bestandskonten, die ihrerseits den finanziellen Wert des Unternehmens wiedergeben.
Der Cashflow-Bericht in SAP Business One listet für das gewünschte Zeitintervall die Summen und
Salden folgender Konten auf: Konten, die einen Geldbestand abbilden, und Konten, die einen
Zahlungsstrom (Cashflow) für die Zukunft erwarten lassen (Eingang oder Ausgang). Auf dem Bild ist
die Liste dieser Cashflow-Komponenten zu sehen.
220PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Cashflow-Komponenten
Der Cashflow-Bericht ist ein
Prognosebericht, der die erwarteten
eingehenden und ausgehenden
Geldbewegungen anzeigt.
Komponenten:
Barmittel
Kreditkartenbelege
Erhaltene Schecks
Kundenverbindlichkeiten
Verbindlichkeiten an Lieferanten
Kundenprognose
Lieferantenprognose
▪ Eine Sicherheitsstufe ist der Grad der Wahrscheinlichkeit, mit der die Transaktion in Geld
umgesetzt wird (eingehend und ausgehend). Die Wahrscheinlichkeit, mit der eine Cashflow-
Transaktion zu erwarten ist, kann sehr unterschiedlich sein. Aus diesem Grund hat der Saldo jeder
Komponente eine unterschiedliche Sicherheitsstufe.
▪ Sehen Sie sich das Bild an. Die Cashflow-Komponenten sind nach Sicherheitsstufen sortiert:
• Die wahrscheinlichsten Transaktionen sind von Geldkonten, wie Bankkonten, abgeleitet.
• Darauf folgen die eingegangenen Kreditkartenbelege und Schecks.
• Die nächste Stufe bilden die Kundenverbindlichkeiten (z.B. Ausgangsrechnungen) und
Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (z.B. Eingangsrechnungen).
• Auf der untersten Sicherheitsstufe befinden sich die Kunden- und Lieferantenprognosen. Die
Kunden- und Lieferantenprognosen stellen die offenen Belege dar, wie z.B. Kundenaufträge,
Bestellungen und geparkte Belege.
221PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Cashflow-Komponenten und Sicherheitsstufe
Höchste Sicherheitsstufe
Niedrigste Sicherheitsstufe
Komponenten:
Barmittel
Kreditkartenbelege
Erhaltene Schecks
Kundenverbindlichkeiten
Verbindlichkeiten an Lieferanten
Kundenprognose
Lieferantenprognose
Der Cashflow wird nach folgenden Kriterien ausgeführt:
• Offene Transaktionen – nicht abgestimmt (mit der Option, vollständig abgestimmte Buchungen
anzuzeigen).
• Fälligkeitsdatum der Transaktion.
Der Cashflow wird nach folgenden Kriterien angezeigt:
• Zeitintervalle (Tage, Wochen, Monate usw.)
• Sicherheitsstufen
Der Bericht listet alle Zeitintervalle innerhalb des Datumsbereichs des Berichts auf. In jedem Intervall
sind die erwarteten Transaktionen (in der Zukunft) gemäß ihrer Sicherheitsstufe aufgelistet.
Auf dem Bild ist ein Zeitintervall innerhalb des Cashflow-Berichts dargestellt.
Verschiedene Transaktionen sind gemäß ihren Sicherheitsstufen dargestellt.
Beachten Sie, dass es mehrere Transaktionen innerhalb einer Sicherheitsstufe geben kann.
222PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Struktur des Cashflow-Berichts
Sicherheitsstufe Fälligkeitsdatum
(in der Zukunft)Beleg Konto Soll Haben
Geldkonten----
----
Zahlungen an
Lieferanten
(Überweisung)
Hausbank 5.000
Kreditkarten/Schecks----
----Eingangszahlungen
Kreditkartenver-
rechnungskonto10.000
Kunden-
verbindlichkeiten
----
----Ausgangsrechnungen Kundenkonto 2.000
Zahlbar an Lieferanten----
----Eingangsrechnungen Lieferant 3.000
Lieferantenprognosen----
----Bestellungen Lieferant 1.000
Innerhalb eines Zeitintervalls – Woche:
Kumulierter Saldo innerhalb des Zeitintervalls: 3.000
Zeitrahmen: Nächster Monat
223PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Berichtsoptionen im Fenster „Auswahlkriterien“
Im Fenster Cashflow – Auswahlkriterien können Sie dem Cashflow Folgendes hinzufügen:
• Wiederkehrende Transaktionen, die im Bericht grün dargestellt werden
• Offene vorerfasste Belege, die im Bericht blau dargestellt werden
• Belege, die nicht zu Journalbuchungen führen, wie Kundenaufträge oder geparkte Belege
• Sie können auch genehmigte Rahmenverträge in die Berichtsberechnung aufnehmen.
In der Tabelle Geplante Buchungen einbeziehen geben Sie zukünftige Transaktionen an, die noch
nicht in SAP Business One erfasst wurden, z.B. den Kauf eines neuen Firmenwagens, der für den
nächsten Monat geplant ist. Die zusätzlichen Transaktionen werden im Bericht grün dargestellt.
223
224PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Bericht „Cashflow-Prognose“
Konfigurations-
daten
Passen Sie die
Sicherheitsstufe und die
Komponenten auf jeder
Stufe an.
Passen Sie
den
gewünschten
Zeitrahmen
durch Ziehen
der Grenzen
an.
Eine weitere Möglichkeit, um die Cashflow-Daten des Unternehmens darzustellen, bietet der Bericht
Cashflow-Prognose. Dabei handelt es sich um ein schnelles, einfach zu verwendendes grafisches
Tool, das den Bericht sofort generiert.
Durch Anpassen des Zeitrahmens oder Ändern von Konfigurationsdaten werden der Bericht und das
Diagramm sofort neu generiert.
Das Balkendiagramm zeigt Eingangsbeträge in Blau und Ausgangsbeträge in Grün an. Das
Liniendiagramm zeigt Nettobeträge und kumulierte Beträge an.
224
Die Cashflow-Rechnung ist ein weiterer und in vielen Lokalisierungen rechtlich erforderlicher Bericht,
ähnlich wie die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz.
Im Fenster Allgemeine Einstellungen müssen Sie die Anfangseinstellungen konfigurieren und die
Standardeinstellungen für die Zuordnung von Transaktionen zu den relevanten Positionen in der
Cashflow-Rechnung festlegen.
Weitere Informationen über die Konfiguration der Cashflow-Rechnung finden Sie in der Onlinehilfe.
225PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Cashflow-Rechnung
▪ Die Cashflow-Rechnung ist ein in vielen Lokalisierungen rechtlich erforderlicher Bericht.
▪ Im Fenster Allgemeine Einstellungen werden auf der Registerkarte Cashflow die Anfangseinstellungen konfiguriert
und die Standardeinstellungen festgelegt.
226PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Der Cashflow ist: • Ein Prognosebericht, der den Geldfluss des Unternehmens wiedergibt
Der Cashflow wird nach folgenden
Kriterien ausgeführt:
• Offene Transaktionen – nicht abgestimmt
• Fälligkeitsdatum von Transaktionen
Der Cashflow zeigt die folgenden
Salden an:
• Geldbestände (z.B. Geld auf der Bank)
• Erwarteter Cashflow in der Zukunft (z.B. zukünftige
Eingangszahlungen und offene Rechnungen)
Das System ordnet den Salden
Folgendes zu:
• Unterschiedliche Sicherheitsstufen; Beispiel:
─Geldbestände gehören zur ersten Stufe – Geldkonten.
─Erwartete Eingangszahlungen aus offenen Rechnungen gehören
zur vierten Stufe – Kundenverbindlichkeiten.
Der Bericht Cashflow-Prognose ist: Ein Tool, welches das schnelle Generieren eines grafischen
Cashflow-Berichts ermöglicht
Die Cashflow-Rechnung ist: Ein weiterer und in vielen Lokalisierungen rechtlich erforderlicher
Bericht
▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
▪ Der Cashflow ist ein Prognosebericht, der den Geldfluss des Unternehmens wiedergibt.
▪ Der Cashflow wird auf der Basis der offenen (nicht abgestimmten) Transaktionen und der
Fälligkeitsdaten der Transaktionen ausgeführt.
▪ Der Cashflow-Bericht zeigt die Salden der Geldbestände (z.B. Geld auf der Bank) und des
erwarteten Cashflows in der Zukunft (z.B. zukünftige Zahlungen für offene Rechnungen) an.
▪ Das System ordnet den Salden unterschiedliche Sicherheitsstufen zu. Beispiel: Geldbestände
gehören zur ersten Stufe (Geldkonten), während erwartete Eingangszahlungen aus offenen
Rechnungen zur vierten Stufe – Kundenverbindlichkeiten – gehören.
▪ Der Bericht „Cashflow-Prognose“ ist ein Tool, welches das schnelle Generieren eines grafischen
Cashflow-Berichts ermöglicht.
▪ Die Cashflow-Rechnung ist ein weiterer und in vielen Lokalisierungen rechtlich erforderlicher
Bericht.
226
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Mahnungen
ÖFFENTLICH
▪ Willkommen zur Lektion zu Mahnungen.
227
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Den Mahnassistenten zum Generieren von Mahnungen ausführen
228PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Den Mahnassistenten zum Generieren von Mahnungen ausführen
Lernziele
▪ Frau Neudorf teilt Ihnen mit, dass die Überwachung des Status bei Kundenforderungen sowie
die Minimierung verspäteter Zahlungen von größter Wichtigkeit sind.
▪ Sie stellen Ihr den Mahnprozess vor, der das Senden von Erinnerungen und Warnschreiben für
offene Ausgangsrechnungen ermöglicht.
229PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
▪ Frau Neudorf teilt Ihnen mit, dass die Überwachung des Status bei
Kundenforderungen sowie die Minimierung verspäteter Zahlungen von größter
Wichtigkeit sind.
▪ Sie stellen Ihr den Mahnprozess vor, der das Senden von Erinnerungen und
Warnschreiben für offene Ausgangsrechnungen ermöglicht.
Was kann OEC Computers vorsorglich unternehmen, um die Ergebnisse des Cashflow-Berichts zu
verbessern?
Welche Möglichkeiten hat ein Unternehmen, um für pünktliche Zahlungen zu sorgen?
Wie kann es Forderungsausfälle verhindern?
230PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
▪ Was kann OEC Computers vorsorglich unternehmen, um den Cashflow des Unternehmens zu
verbessern?
▪ Welche Möglichkeiten hat ein Unternehmen, um für pünktliche Zahlungen zu sorgen?
▪ Wie kann es Forderungsausfälle verhindern?
Vertiefungsfrage
Um den Cashflow zu verbessern, ist der erste Schritt, Debitorenauszüge für offene Forderungen zu
senden. Dieser Auszug kann aus dem Fälligkeitsbericht gedruckt werden.
Sobald die Forderungen vom Kunden überfällig sind, ist die nächste Stufe des Inkassos, dem Kunden
Zinsen und Mahngebühren zu berechnen.
Das Unternehmen sollte für den säumigen Kunden einen mehrstufigen Mahnprozess aktivieren,
beispielsweise telefonische oder schriftliche Erinnerungen. Dies geschieht durch den Mahnprozess.
231PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Antwort – Mahnungen
▪ Ergänzend kann der positive Cashflow wie folgt gefördert werden:
▪ Debitorenauszüge für ausstehende Forderungen versenden
▪ Dem Kunden Zinsen und Mahngebühren für verspätete Zahlungen berechnen
SAP Business One stellt einen Mahnassistenten für die Anfertigung von Mahnschreiben bereit.
Mit dem Mahnassistenten können Sie Schreiben an diejenigen Kunden erstellen und versenden, die
ihre offenen Rechnungen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt haben, um sie an ihre
überfälligen Zahlungen zu erinnern.
Wählen Sie Verkauf Mahnassistent.
Der Mahnassistent durchläuft alle Kundendaten und prüft alle ausstehenden Ausgangsrechnungen und
die Transaktionen, die Verbindlichkeiten darstellen. Er ermöglicht Ihnen, Mahnschreiben für
verschiedene Mahnstufen zu drucken und postalisch oder per E-Mail zu versenden.
Zusätzlich werden während der Ausführung des Mahnassistenten automatisch
Servicerechnungen über Zinsen und Mahngebühren erstellt.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich Zinsen und Gebühren im Saldo des
Geschäftspartnerkontos widerspiegeln.
Zu diesem Zweck müssen Sie das Mahnsystem konfigurieren.
232PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Mahnassistent
Um das Mahnsystem zu konfigurieren, wechseln Sie zum Modul Administration. Wählen Sie im Menü
Definition das Untermenü Geschäftspartner und dann die Option Mahnbedingungen.
In jeder Mahnbedingung können Sie mehrere Stufen von Mahnungen definieren. Diese Definition legt
die automatische Erstellung von Mahnschreiben fest.
Für jede Stufe können Sie definieren, wann die Mahnung gesendet wird, welche Gebühren pro
Mahnung berechnet werden sollen und ob Zinsen berechnet werden sollen oder nicht.
Gemäß Best Practices sollte jede Stufe teurer sein als die vorherige.
Betrachten wir nun das auf dem Bild dargestellte Beispiel:
• In der ersten Mahnung ist im Feld Wirksam ab der Wert 30 angegeben. Das bedeutet, dass
30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der offenen Rechnung das Aussenden der Mahnung 01
empfohlen wird.
• Die Mahnung 02 wird 10 Tage nach dem Senden von Mahnung 01 versendet.
• Die Mahnung 03 wird 10 Tage nach dem Senden von Mahnung 02 versendet.
• Sie können außerdem sehen, dass dem Kunden in jeder Mahnung eine Gebühr von 5 plus ein
Zinsbetrag berechnet wird.
233PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Konfigurieren des Mahnsystems (1/3)
Wenn Sie mindestens eine Zinsoption auf einer der Stufen wählen, wird unten der Bereich Bankzinsen
% mit den entsprechenden zu definierenden Feldern angezeigt.
Im Feld Jährl. Zinsprozentsatz definieren Sie den Satz, der den Berechnungen im Mahnschreiben
zugrunde gelegt werden soll.
Im Feld Automatische Buchung legen Sie fest, ob Zinsen und Gebühren, nur Zinsen oder nur
Gebühren automatisch gebucht werden sollen, wenn ein Mahnschreiben an einen Kunden erstellt wird.
Wenn Sie festlegen, dass Zinsen und/oder Gebühren automatisch gebucht werden sollen, wird im
Mahnlauf eine Servicerechnung angelegt, durch die Zinsen und/oder Gebühren gebucht werden.
Für die automatische Buchung müssen Konten festgelegt werden, auf die Zinsen und Gebühren
gebucht werden sollen. Die Standardkonten werden aus der Sachkontenfindung abgeleitet. Sie können
diese Einstellung jedoch auch ändern, indem Sie das Symbol zum Durchsuchen wählen und andere
Konten festlegen.
Sie können auch festlegen, dass keine Zinsen oder Gebühren gebucht werden sollen.
Sie können die Standardmahnschreiben in der Berichts- und Layoutverwaltung bearbeiten, die Sie im
Modul Administration im Bereich für die allgemeinen Definitionen finden.
234PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Konfigurieren des Mahnsystems (2/3)
Jedem Kunden muss eine Mahnbedingung zugewiesen werden. Für neue Kunden können Sie eine
Standardmahnbedingung definieren. Wählen Sie dafür die Registerkarte GP in den allgemeinen
Einstellungen.
Die Mahnbedingung wird im Kundenstammdatensatz auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen
angezeigt.
Nachdem für den Geschäftspartner eine Mahnbedingung ausgewählt wurde, wird das Feld
Automatische Buchung angezeigt. Der Wert in diesem Feld wird der Definition im Fenster
Mahnbedingungen – Definition entnommen, kann jedoch für jeden Kunden geändert werden.
Nun können Sie den Mahnassistenten ausführen, um Kunden mit überfälligen Forderungen
anzuzeigen und Mahnschreiben sowie Servicerechnungen über Zinsen und Mahngebühren an diese
zu versenden.
Nach Ausführung des Mahnassistenten können Sie auch die letzte Stufe der Mahnschreiben auf der
Registerkarte Buchhaltung der Stammdaten nachverfolgen.
235PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Konfigurieren des Mahnsystems (3/3)
236PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Verbundene Lieferanten im Mahnassistenten
Markieren Sie dieses Ankreuzfeld, wenn Sie
Kunden im Assistenten auswählen.
SAP Business One kann offene Transaktionen verbundener Lieferanten im Empfehlungsbericht des
Mahnassistenten anzeigen.
Wenn Frau Neudorf, die Buchhalterin, den Mahnassistenten ausführt, berücksichtigt sie auch die
Verbindlichkeiten von OEC Computers gegenüber verbundenen Lieferanten, bevor sie Mahnschreiben
versendet.
Sehen Sie sich das Bild an. Dies ist ein Empfehlungsbericht für den Geschäftspartner Maxi Teq, der
sowohl ein Kunde als auch ein Lieferant von OEC Computers ist. Die Kunden- und die
Lieferantenstammdaten sind miteinander verbunden.
Daher zeigt der Empfehlungsbericht die offenen Transaktionen des Lieferanten Maxi Teq ebenfalls an.
Beachten Sie, dass Sie bei der Ausführung des Assistenten das Feld Verbundene Lieferanten
berücksichtigen markieren müssen, damit Transaktionen verbundener Lieferanten angezeigt werden.
Beachten Sie außerdem, dass der offene Saldo von Lieferanten und der offene Saldo von Kunden
separat angezeigt werden, und sich dies daher nicht auf die Mahnberechnungen für Kunden oder den
Inhalt der Schreiben auswirkt.
Weitere Informationen zu verbundenen Geschäftspartnern finden Sie in der Lektion Kunden und
Kundengruppen.
236
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
• Der Mahnassistent durchläuft alle Kundendaten und prüft alle ausstehenden
Ausgangsrechnungen und die Transaktionen, die Verbindlichkeiten darstellen.
• Der Mahnassistent bietet folgende Funktionen:
• Drucken und postalisches Versenden oder Versenden per E-Mail von Mahnschreiben für
verschiedene Mahnstufen
• Automatische Erstellung von Servicerechnungen über Zinsen und Mahngebühren
• Anzeigen offener Transaktionen von verbundenen Lieferanten
• Im Fenster Mahnbedingungen legen Sie Folgendes fest:
• Die Mahnstufen
• Die Gebühren und Zinsen für jede Stufe
• Die Zinsstufe und das Sachkonto zum Erstellen der automatischen Rechnungen
• In den Geschäftspartnerstammdaten können Sie Mahninformationen eines Kunden konfigurieren
und überwachen.
237PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung
Der Mahnassistent durchläuft Folgendes: • Alle Kundendaten. Er prüft alle ausstehenden
Ausgangsrechnungen und die Transaktionen, die
Verbindlichkeiten darstellen.
Der Mahnassistent bietet folgende
Funktionen:
• Drucken und postalisches Versenden oder Versenden per E-
Mail von Mahnschreiben für verschiedene Mahnstufen
• Automatische Erstellung von Servicerechnungen über Zinsen
und Mahngebühren
• Anzeigen offener Transaktionen von verbundenen Lieferanten
Im Fenster Mahnbedingungen legen Sie
Folgendes fest:
• Die Mahnstufen
• Die Gebühren und Zinsen für jede Stufe
• Die Zinsstufe und das Sachkonto zum Erstellen der
automatischen Rechnungen
In den Geschäftspartnerstammdaten können
Sie Folgendes tun:
• Mahninformationen eines Kunden konfigurieren und
überwachen
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
238
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Anlagenbuchhaltung – Einführung
▪ Willkommen bei der Lektion zur Einführung in die Anlagenbuchhaltung.
▪ Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:
▪ Den Prozess der Verwaltung von Anlagen erläutern
▪ Mit den wichtigsten Begriffen der Lösung „Anlagenbuchhaltung“ umgehen
239PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
Den Prozess der Verwaltung von Anlagen erläutern
Mit den wichtigsten Begriffen der Lösung „Anlagenbuchhaltung“ umgehen
Lernziele
240PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
Der Buchhalter Herr Müller möchte
den Wert der LKW verwalten und
überwachen.
Sie stellen ihm die Lösung
Anlagenbuchhaltung in SAP
Business One vor.
OEC Computers nutzt einen kleinen Fuhrpark von
Lieferwagen.
Daher besitzt das Unternehmen einige LKW.
OEC Computers
▪ Betrachten wir ein Unternehmensszenario:
▪ OEC Computers nutzt einen kleinen Fuhrpark von Lieferfahrzeugen.
▪ Daher besitzt das Unternehmen einige LKW.
▪ Der Buchhalter Herr Müller möchte den Wert der LKW verwalten und überwachen.
▪ Sie stellen ihm die Lösung für die Anlagenbuchhaltung in SAP Business One vor.
▪ Zuerst schauen wir uns das Untermenü und die Fenster in SAP Business One an.
▪ Um die Anlagenbuchhaltung zu aktivieren, wählen Sie die Registerkarte Basisinitialisierung im
Fenster Firmendetails.
▪ Markieren Sie das Ankreuzfeld „Anlagenbuchhaltung aktivieren“.
▪ Nachdem das Ankreuzfeld markiert wurde, ist die Anlagenbuchhaltung aktiviert, und es stehen neue
Fenster und Felder zur Verfügung unter „Administration“ „Definition“ „Finanzwesen“
„Anlagenbuchhaltung“
▪ und unter „Finanzwesen“ „Anlagenbuchhaltung“.
▪ Im Untermenü „Anlagenbuchhaltung“ finden Sie das Fenster „Anlagenstammdaten“.
▪ Dieses Fenster ist dem Fenster „Artikelstammdaten“ sehr ähnlich, es gibt jedoch zusätzlich die
Artikelart „Anlagevermögen“ und die Registerkarte „Anlagevermögen“.
▪ Wenn die Lösung einmal aktiviert wurde, kann sie nicht mehr deaktiviert werden.
▪ Beachten Sie, dass Sie Entscheidungen über gesetzliche Vorgaben und branchenspezifische
Erfordernisse zusammen mit dem Buchhalter des Kunden treffen müssen.
241PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Anlagenbuchhaltung aktivieren
▪ Administration Systeminitialisierung Firmendetails
Basisinitialisierung
▪ Markieren Sie das Ankreuzfeld Anlagenbuchhaltung aktivieren.
Anschließend stehen dem Benutzer neue Fenster und Felder zur
Verfügung:
– Administration Definition Finanzwesen
Anlagenbuchhaltung.
– Finanzwesen Anlagenbuchhaltung.
▪ Hier ist der Lebenszyklus einer Anlage in SAP Business One vom Kauf über die Aktivierung und
Abschreibung bis hin zum Restbuchwert von null dargestellt.
▪ Diese Abbildung gibt eine Übersicht über den Prozess. In den nächsten Folien werden wir näher auf die
einzelnen Schritte eingehen.
▪ Zuerst wird eine Anlage im Fenster Anlagenstammdaten definiert. In diesem Fenster können alle Artikel
vom Typ „Anlage“ definiert und verwaltet werden. In unserem Beispiel definieren wir einen
Anlagenstammsatz für einen neuen LKW, den OEC Computers zu Beginn des Geschäftsjahres gekauft
hat.
▪ Ein Anlagenstammsatz wird aktiviert, wenn der Benutzer eine Anlage mittels einer Eingangsrechnung
kauft. Die Eingangsrechnung erzeugt automatisch einen Aktivierungsbeleg.
▪ Der Benutzer kann auswählen, ob er den Aktivierungsbeleg direkt erzeugen oder automatisch von der
Eingangsrechnung generieren lassen möchte.
▪ Wenn ein Benutzer einen Abschreibungslauf ausführt, führt das System die bis zum angegebenen
Datum geplanten Abschreibungen durch.
▪ Falls im Verlauf des Lebenszyklus eines Artikels vom Typ „Anlage“ Anpassungen erforderlich sind,
stehen dafür weitere Anlagenbelege zur Verfügung: Anlagenumbuchung, Neubewertung oder
Zuschreibung einer Anlage.
▪ Um entscheiden zu können, welcher der Anpassungsbelege zu verwenden ist, müssen Sie zusammen
mit dem Buchhalter des Kunden die gesetzlichen Vorgaben und branchenspezifischen Erfordernisse
prüfen.
▪ Der Abgang (Ausbuchung) einer Anlage erfolgt mittels einer Ausgangsrechnung. Die Ausgangsrechnung
erzeugt automatisch einen Abgangsbeleg.
▪ Um die Anlage mittels einer Ausgangsrechnung auszubuchen, muss der Anlagenstammsatz als
242PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Anlagenstammdaten
definierenEingangsrechnungs-/
Aktivierungsbeleg
anlegen
Abschreibungslauf/
Manuelle
Abschreibung
Anlagenumbuchung/
Neubewertung/
Zuschreibung
Ausgangs-
rechnungs-/
Abgangsbeleg
Artikelart:
Anlage-
vermögen
Eingangsrechnung
erzeugt automatisch
einen
Aktivierungsbeleg.
Abschreibungslauf bucht alle geplanten
Abschreibungen
Wenn Ausgangs-
rechnung:
Ankreuzfeld
Verkaufsartikel
markieren
Lebenszyklus von Anlagenstammdaten in SAP Business One
Definition Aktivierung Abschreibung Anpassungen Abgang
OEC ComputersOEC Computers
Nebenbuch für das Anlagevermögen
Verkaufsartikel markiert werden.
▪ Alle Transaktionen werden in das Nebenbuch für das Anlagevermögen gebucht und können
mit den verschiedenen speziellen Berichten überwacht werden.
242
▪ Schauen wir uns den Lebenszyklus von Anlagenstammdaten in Bezug auf die Standardbegriffe der Buchhaltung an. Die Begriffe sind auf der Folie blau dargestellt.
▪ Wenn wir in unserem Beispiel den neuen LKW definieren, den OEC Computers gekauft hat, definieren wir die
Nutzungsdauer der Anlage. Die Nutzungsdauer einer Anlage ist der Zeitraum, in dem eine Anlage für den
Zweck, für den sie angeschafft wurde, voraussichtlich genutzt werden kann. Die Nutzungsdauer muss nicht unbedingt mit der tatsächlichen physischen Lebensdauer oder der wirtschaftlichen Nutzungsdauer übereinstimmen. Die Anlage sollte bis zum Ende ihrer Nutzungsdauer komplett abgeschrieben sein. Wir
definieren die Nutzungsdauer dieses LKW als 36 Monate.
▪ Der Anlagenstammsatz wird aktiviert, wenn der Benutzer eine Anlage mittels einer Eingangsrechnung kauft. Die Eingangsrechnung erzeugt automatisch einen Aktivierungsbeleg.
▪ Bei der Aktivierung werden Anschaffungs- und Herstellungskosten als Anlagevermögen erfasst. Der
Anschaffungswert des LKW beläuft sich auf 6.000.
▪ Das Bezugsdatum bestimmt das Aktivierungsdatum in den Anlagenstammdaten.
▪ In der Eingangsrechnung entspricht das Bezugsdatum (auf der Registerkarte Buchhaltung) standardmäßig dem Buchungsdatum der Eingangsrechnung. Dieses Datum kann vor dem Hinzufügen der Eingangsrechnung geändert werden, um das Bezugsdatum im Aktivierungsbeleg zu aktualisieren. Für den LKW geben wir den 1. Januar ein.
▪ In jeder Periode berechnet das Unternehmen die Abschreibung für die Anlage. Abschreibung ist die Minderung des Buchwerts einer Anlage im Verlauf ihrer Nutzungsdauer sowohl für steuerliche Zwecke als auch für die Buchhaltung. Die Abschreibung wird den Kosten des Unternehmens zugerechnet. Planmäßig sinkt der Wert des LKW jährlich um 2.000.
▪ Während der Nutzungsdauer der Anlage berechnet das System den Restbuchwert des Artikels (vom Typ Anlage). Der Restbuchwert ist der Wert einer Anlage, der wie folgt berechnet wird: historische Kosten der Anlage abzüglich der kumulierten Abschreibung. In unserem Fall liegt der Wert des LKW nach dem ersten Jahr also bei 4.000.
▪ Der Abgang (Ausbuchung) ist die Entfernung einer Anlage oder eines Anlagenteils aus dem
Anlagenbestand.
▪ Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Anlage auszubuchen: mittels einer Ausgangsrechnung, wenn Sie die Anlage verkaufen, oder mit einem Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist und Sie die Anlage komplett abschreiben möchten. Nach dem vollständigen Abgang der Anlage wird deren Wert im Bestandskonto im Nebenbuch für das Anlagevermögen mit null gebucht.
▪ Beachten Sie, dass es im Abgangsbeleg eine Option für einen Teilabgang gibt. In diesem Fall behält die
Anlage den verbleibenden Wert bis zum Ende der Nutzungsdauer des Artikels.
243PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ Nebenbuch für das Anlagevermögen
Anlagenstammdaten
definierenEingangsrechnungs-/
Aktivierungsbeleg
anlegen
Abschreibungslauf/
Manuelle
Abschreibung
Anlagenumbuchung/
Neubewertung/
Zuschreibung
Ausgangs-
rechnungs-/
Abgangsbeleg
• Nutzungsdauer =
36 Monate
• Aktivierung
• Anschaffungs- und
Herstellungskoste
n der Anlage =
6.000
• Bezugsdatum =
1. Januar
• Abschreibung =
2.000 pro Jahr
• Restbuchwert =
4.000 nach
1 Jahr
• Vollabgang =
Wert 0
Lebenszyklus von Anlagenstammdaten – Terminologie
Definition Aktivierung Abschreibung Anpassungen Abgang
OEC ComputersOEC Computers
▪ Schauen wir uns unser Beispiel an: Wir haben einen neuen LKW, den OEC Computers zu Beginn
des Geschäftsjahres gekauft hat. Welche Definitionen sind über den Lebenszyklus der Anlage
hinweg erforderlich?
▪ Zuerst definieren wir diesen LKW als Anlagenstammdaten.
▪ Dann fügen wir den Anlagenstammdaten eine Gruppe von Definitionen hinzu, die für diese Art von
Anlagen relevant sind. In unserem Beispiel verwenden wir die Definitionsgruppe
„Schwerlastwagen“.
▪ Die Hauptdefinition in den Anlagenstammdaten ist die Anlagenklasse, die die Zuordnung zu den
anderen Definitionen enthält: Bewertungsbereich, Kontenfindung und Abschreibungsart.
▪ Jedes Anlagevermögen wird einer Anlagenklasse zugeordnet. In unserem Beispiel gehört der LKW
zur Anlagenklasse Schwerlastwagen.
▪ Jede Anlagenklasse beinhaltet die Standarddefinition der sonstigen Einstellungen.
▪ Der Bewertungsbereich ist eine Finanzdimension, die die Bewertung der Anlage für einen
bestimmten Zweck zeigt, z.B.: handelsrechtliche Abschreibung, steuerrechtlich zulässige
Abschreibung oder Abschreibung für die Kostenrechnung.
▪ Sie müssen einen Bewertungsbereich als Hauptbereich definieren.
▪ In unserem Beispiel ist der Hauptbereich GAAP (Generally Accepted Accounting Principles = US-
amerikanische Bilanzierungsvorschriften).
▪ Der Benutzer kann bei Bedarf einen zusätzlichen Bereich definieren. In unserem Beispiel definieren
wir die IFRS (International Financial Reporting Standards = internationale
Rechnungslegungsvorschriften) als zusätzlichen Bereich.
▪ Der Hauptbewertungsbereich (in unserem Beispiel GAAP) bucht Transaktionen in das System.
▪ Der zusätzliche Bereich (in unserem Beispiel IFRS) kann für Berichte verwendet werden.
▪ Über die Definition der Kontenfindung kann das System automatisch die relevanten
Hauptbuchkonten für die Anlagenbuchhaltung ermitteln.
▪ Die Abschreibungsart klassifiziert die Abschreibung auf der Basis des Grundes der Wertanpassung.
Sie bietet auch die Möglichkeit, die Methode für die Wertberechnung zu definieren. In unserem
Beispiel wählen wir die Methode „Linear“.
244PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Anlage definieren
Anlagenklasse
Lieferwagen
Abschrei-bungsart
Konten-findung
Bewertungs-bereich
Artikelart:
Anlage-
vermögen
Hauptbewer-
tungsbereich:
GAAPMethode:
LinearCode:
Schwerlast-
wagen
Code:
Schwerlast-
wagen
OEC Computers
▪ Wenn Sie die Anlagenklasse zum Fenster „Anlagenstammdaten“ hinzugefügt haben, werden die
entsprechenden Definitionen für die gewählte Anlage übernommen.
▪ Im dargestellten Beispiel sehen Sie, dass die für die Anlagenklasse Schwerlastwagen definierten
Bewertungsbereiche und Abschreibungsarten für den angezeigten Anlagenstammdatensatz gelten.
▪ Sie können den Prozess der Anlagenverwaltung anhand der verschiedenen Unterregisterkarten in
den Anlagenstammdaten nachverfolgen. Neben der Registerkarte „Übersicht“ gibt es
Registerkarten für Werte, Abschreibung, Kostenrechnung und Attribute.
245PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Anlagenstammdaten OEC Computers
▪ Der Benutzer kann Anlagevermögen mittels einer Eingangsrechnung kaufen. Die
Eingangsrechnung erzeugt automatisch den Aktivierungsbeleg.
▪ Der Benutzer kann auswählen, ob er den Aktivierungsbeleg direkt erzeugen oder automatisch von
der Eingangsrechnung generieren lassen möchte.
▪ In beiden Fällen werden die Anlagenstammdaten aktiviert.
▪ In der Grafik sehen Sie die automatischen Journalbuchungen, die bei diesem Prozess mit den
zugehörigen Konten angelegt werden.
▪ Wenn kein Lieferant beteiligt ist, kann der Benutzer direkt einen Aktivierungsbeleg erzeugen. In
diesem Fall wird nur die Journalbuchung für die Aktivierung angelegt, sodass das
Verrechnungskonto in der Bilanz als Verbindlichkeit angezeigt wird.
▪ Zur Erinnerung: Die Konten werden aus der Definition in den Anlagenstammdaten abgeleitet.
▪ Beachten Sie, dass das Bezugsdatum standardmäßig mit dem Buchungsdatum der
Eingangsrechnung identisch ist. Dieses Datum kann geändert werden, bevor die Eingangsrechnung
hinzugefügt wird, um das Bezugsdatum der Aktivierung zu aktualisieren.
246PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Anlagen aktivieren
Eingangsrechnung Aktivierung
Soll Haben
Lieferant 2000
Erwerbs-
verrechnungs-
konto
2000
Soll Haben
Erwerbs-
verrechnungs-
konto
2000
Bestandskonto 2000
▪ Mittels der Abschreibung werden die Kosten einer Anlage im Verlauf ihrer Nutzungsdauer
ausgebucht.
▪ Sie stellt die Minderung des Buchwerts einer Anlage sowohl für steuerliche Zwecke als auch für die
Buchhaltung dar.
▪ Die Abschreibung wird den Kosten des Unternehmens zugerechnet.
▪ Das System prognostiziert die erwartete jährliche Abschreibungsquote entsprechend den
Definitionen in den Anlagenstammdaten (d.h. Anlagenklasse, Bewertungsbereich, Kontenfindung
und Abschreibungsart).
▪ Diese Informationen werden in den Anlagenstammdaten und im Abschreibungsvorschaubericht für
die Anlage angezeigt.
247PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Anlagen abschreiben
▪ Der Benutzer kann die Option Abschreibungslauf ausführen, um den Wert der Anlage mit der
tatsächlichen Abschreibung zu aktualisieren.
▪ Erst beim Ausführen eines Abschreibungslaufs führt das System die bis zu einem bestimmten
Datum geplanten Abschreibungen durch.
▪ Um die Buchung einer geplanten Abschreibung auszulösen, reicht es normalerweise aus, einen
Abschreibungslauf für mehrere Buchungsperioden zu starten. Es ist jedoch auch möglich, mehrere
Abschreibungsläufe für eine Abschreibungsperiode auszuführen.
▪ Ein Abschreibungslauf kann beliebig oft wiederholt werden, sofern kein Abschreibungslauf für die
Folgeperioden durchgeführt wurde. Eine Wiederholung des Abschreibungslaufs kann z.B. dann
notwendig sein, wenn sich die Anlagenwerte nach der Buchung der Planabschreibungen noch
einmal geändert haben. Bei der Wiederholung eines Abschreibungslaufs werden nur die
Wertdifferenzen gegenüber den Buchungen des letzten Abschreibungslaufs berücksichtigt.
▪ Hinweis:
▪ Bei der in unserem Beispiel verwendeten indirekten Abschreibung bucht das System die
Abschreibung auf das Wertberichtigungskonto. Das Bestandskonto ist nur betroffen, wenn die
Anlage gekauft oder ausgebucht wird.
▪ Wird für die Abschreibung die Methode des direkten Buchens verwendet, bucht das System die
Abschreibung direkt in das für die Anlage festgelegte Bestandskonto.
248PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Abschreibungslauf
▪ Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Anlage auszubuchen: Mittels einer Ausgangsrechnung, wenn Sie
die Anlage verkaufen, oder mit einem Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist
▪ Wenn das Unternehmen die Anlage am Ende ihrer Nutzungsdauer (oder davor) verkauft, kann der
Benutzer den Artikel mittels einer Ausgangsrechnung ausbuchen.
▪ Die Ausgangsrechnung erzeugt automatisch einen Abgangsbeleg.
▪ Ein Abgangsbeleg kann direkt angelegt werden, wenn kein Kunde beteiligt ist und das
Anlagevermögen aufgelöst werden muss.
▪ In diesem Fall sind in der an den Abgangsbeleg angehängten Journalbuchung mehrere Konten
enthalten.
▪ Wenn Sie die Option „Ausgangsrechnung“ verwenden, müssen Sie die Anlagenstammdaten als
Verkaufsartikel definieren.
▪ Der Restbuchwert der Anlagenstammdaten ist jetzt auf null gesetzt.
▪ Beachten Sie, dass es im Abgangsbeleg eine Option für einen Teilabgang gibt. In diesem Fall
behält die Anlage den verbleibenden Wert bis zum Ende der Nutzungsdauer des Artikels.
249PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Anlagenabgang (Ausbuchung)
Ausgangs-rechnung
Abgang
Soll Haben
Kunde 1000
Erlös-
verrechnungs-
konto
1000
Soll Haben
Erlös-
verrechnungs-
konto
1000
Bestandskonto 1000
▪ Das Anlagengitter ist die wichtigste Ergänzung der Bilanz aus Sicht der Anlagenbuchhaltung.
▪ Der Bericht kann für alle Anlagevermögen erzeugt werden.
▪ Er zeigt alle gebuchten Anlagenbewegungen in einem Geschäftsjahr an und stellt die Anlagen für
alle Bilanzkonten dar.
250PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Anlagengitter
Eigenschaften des Berichts Anlagengitter:
Kann für alle Anlagen erzeugt werden
Zeigt alle gebuchten Anlagenbewegungen in einem Geschäftsjahr an
Stellt die Anlagen für alle Bestandskonten dar
251PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (1/2)
Die Hauptdefinition in den
Anlagenstammdaten ist:• Die Anlagenklasse, die die Zuordnung zu den
anderen Definitionen enthält:
Bewertungsbereich, Kontenfindung und
Abschreibungsart.
Die Anlagenstammdaten werden
aktiviert:
• Wenn der Benutzer eine Anlage mittels einer
Eingangsrechnung kauft.
• Die Eingangsrechnung erzeugt automatisch
den Aktivierungsbeleg.
• Der Benutzer kann den Aktivierungsbeleg direkt
erzeugen.
Abschreibung: • Wird verwendet, um die Kosten einer Anlage im
Verlauf ihrer Nutzungsdauer abzuschreiben
• Wird den Kosten des Unternehmens
zugerechnet
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieser Lektion aufgeführt:
▪ Die Hauptdefinition in den Anlagenstammdaten ist die Anlagenklasse, die die Zuordnung zu den
anderen Definitionen enthält (Bewertungsbereich, Kontenfindung und Abschreibungsart).
▪ Der Anlagenstammdatensatz wird aktiviert, wenn ein Benutzer eine Anlage mittels einer
Eingangsrechnung kauft. Die Eingangsrechnung erzeugt automatisch den Aktivierungsbeleg. Der
Benutzer kann den Aktivierungsbeleg auch direkt erzeugen.
▪ Mittels der Abschreibung werden die Kosten einer Anlage im Verlauf ihrer Nutzungsdauer
abgeschrieben. Die Abschreibung wird den Kosten des Unternehmens zugerechnet.
252PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (2/2)
Die Option Abschreibungslauf bewirkt
Folgendes:
• Führt die bis zu einem bestimmten Datum
geplanten Abschreibungen durch
• Aktualisiert den Wert der Anlagenstammdaten
mit der tatsächlichen Abschreibung
Eine Anlage wird folgendermaßen
ausgebucht:
• Mittels einer Ausgangsrechnung, wenn Sie die
Anlage verkaufen
• Mit einem Abgangsbeleg, wenn kein Kunde
beteiligt ist
• Die Ausgangsrechnung erzeugt automatisch
einen Abgangsbeleg. Dadurch wird der
Restbuchwert der Anlage auf null gesetzt.
Der Bericht Anlagengitter zeigt
Folgendes an:
• Alle in einem Geschäftsjahr gebuchten
Anlagenbewegungen
• Die Anlagen für alle Bilanzkonten
▪ Die Option „Abschreibungslauf“ führt die bis zu einem bestimmten Datum geplanten
Abschreibungen durch und aktualisiert den Wert der Anlagenstammdaten mit der tatsächlichen
Abschreibung.
▪ Eine Anlage wird mittels einer Ausgangsrechnung ausgebucht, wenn Sie die Anlage verkaufen,
oder mit einem Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist. Die Ausgangsrechnung erzeugt
automatisch einen Abgangsbeleg. Dadurch wird der Restbuchwert der Anlage auf null gesetzt.
▪ Das Anlagengitter zeigt alle gebuchten Anlagenbewegungen in einem Geschäftsjahr und die
Anlagen für alle Bilanzkonten an.
253
PUBLIC
SAP Business One, Version 9.3
Virtuelles Anlagevermögen
▪ Willkommen zur Lektion zum virtuellen Anlagevermögen.
▪ Nach Abschluss dieser Lektion können Sie den Prozess der Verwaltung des virtuellen
Anlagevermögens erläutern.
254PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
Den Prozess der Verwaltung des virtuellen Anlagevermögens erläutern
Lernziele
▪ Wenn Ihr Unternehmen für die interne Nutzung identische Anlagen in großer Zahl kaufen muss,
legen Sie einen virtuellen Artikel an, der die Anlage darstellt.
▪ Wählen Sie in der Eingangsrechnung diesen Musterartikel aus, und geben Sie in der Artikelzeile
eine bestimmte Menge an.
▪ SAP Business One legt dann automatisch die gleiche Menge an Anlagenstammdatensätzen an und
aktiviert diese für Sie.
▪ Wenn Sie diese Funktion verwenden, brauchen Sie nicht länger manuell große Mengen sich
wiederholender Daten zu erfassen und tragen so dazu bei, die Effizienz Ihres Unternehmens bei
der Verwaltung seines Anlagevermögens zu verbessern.
▪ Optional können Sie Seriennummern für das generierte virtuelle Anlagevermögen verwalten.
▪ Die Definition virtueller Artikel können Sie z.B. dann verwenden, wenn das Unternehmen identische
Anlagen wie Laptops, Mobiltelefone oder Stühle für die Nutzung im Büro kauft.
▪ Jetzt wollen wir uns näher anschauen, wie mit virtuellen Anlagen gearbeitet wird.
255PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Virtuelles Anlagevermögen
Anlagen mit der Funktion „virtueller Artikel“:
– Ermöglichen die Definition von Musterartikeln, die
Anlagen darstellen.
– Ermöglichen es dem Unternehmen, für die interne
Nutzung identische Anlagen in großer Zahl zu kaufen.
– Legen automatisch die gleiche Menge an
Anlagenstammdatensätzen an und aktivieren diese für
Sie.
– Optional können Sie Seriennummern für das
generierte virtuelle Anlagevermögen verwalten.
▪ Das Ankreuzfeld „Virtueller Artikel“ ist nur verfügbar, wenn Sie für die Anlagenstammdaten
Nummerierungsserien verwenden.
▪ Durch die Verwendung von Nummerierungsserien kann das System mehrere neue Anlagen
erstellen, wenn ein virtueller Artikel in einer einzigen Transaktionszeile gekauft wird.
▪ Beachten Sie, dass sowohl Anlagenstammdaten als auch Artikelstammdaten dieselbe
Nummerierungsseriendefinition verwenden.
▪ Nachdem Sie einen Anlagenstammdatensatz als virtuellen Artikel hinterlegt haben, können Sie
damit beginnen, ihn als Vorlage für den Kauf einer großen Zahl identischer Anlagen zu verwenden.
▪ OEC Computers hat einen virtuellen Artikel für die Mobiltelefone hinterlegt, die das Unternehmen
für seine Mitarbeiter kauft.
▪ Wenn Sie das Ankreuzfeld „Seriennummern erzwingen“ markieren, hat das zur Folge, dass Sie für
jede generierte Anlage eine Seriennummer angeben müssen, wenn Sie Anlagen mithilfe von
virtuellen Artikeln in Eingangsrechnungen kaufen.
256PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Eine virtuelle Anlage erstellen
▪ Virtuelle Artikel können nur durch Eingangsrechnungen aktiviert werden.
▪ Die Menge der automatisch erstellten Anlagenstammdatensätze entspricht der Menge, die Sie auf
der Eingangsrechnung angegeben haben (9 in unserem Beispiel).
▪ Die Artikelnummern werden den neu angelegten Anlagenstammdaten automatisch und nach den
Regeln zugewiesen, die Sie in den Stammdaten des virtuellen Anlagevermögens für die Serie
definiert haben.
▪ In unserem Beispiel heißt das: Wenn OEC Computers eine Menge von 9 Mobiltelefonen in der
Eingangsrechnungszeile angibt, erstellt das System automatisch 9 Anlagenstammdatensätze, einen
für jedes Mobiltelefon.
▪ Die Daten aus den Anlagenstammdaten des virtuellen Anlagevermögens werden mit Ausnahme
des Ankreuzfelds „Virtueller Artikel“, das unmarkiert bleibt, in die neu erstellten Anlagenstammdaten
kopiert.
▪ Die erstellten Anlagen sind reguläre Anlagevermögen mit Geldwerten. Der virtuelle Artikel fungiert
als Vorlage und weist daher auf der Registerkarte „Anlagevermögen“ keinen Wert auf.
257PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Virtuelles Anlagevermögen aktivieren
Ohne das Erzwingen von Seriennummern
▪ Ein Aktivierungsbeleg mit den erstellten Anlagen wird automatisch generiert und eine
Journalbuchung auf dem Anlagenkonto erzeugt.
▪ Hinweis: Sie können mehrere virtuelle Anlagevermögen in dieselbe Eingangsrechnung aufnehmen,
aber keine virtuellen und normalen Anlagevermögen in dieselbe Eingangsrechnung.
258PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Virtuelles Anlagevermögen aktivieren
Ohne das Erzwingen von Seriennummern
▪ Wenn Sie sich dafür entscheiden, Seriennummern zu erzwingen, müssen Sie diese Nummern
definieren, wenn Sie Anlagen in der Eingangsrechnung kaufen.
▪ Klicken Sie in der Eingangsrechnung mit der rechten Maustaste, und wählen Sie die Option
„Anlagenseriennummern“ aus. Erfassen Sie im Fenster „Anlagenseriennummern – Definition“ die
Seriennummern für jede durch die Eingangsrechnungszeile gekaufte Anlage.
▪ Der Rest des Vorgangs gleicht dem, der in den vorherigen Folien beschrieben wurde. Der einzige
Unterschied besteht darin, dass die erstellten Anlagenstammdaten die Seriennummer enthalten, die
Sie in der Eingangsrechnung erfasst haben. Sie können die Seriennummer in den
Anlagenstammdaten nachverfolgen. Auch die Eingangsrechnung enthält die erstellten
Seriennummern, die Sie sich durch Rechtsklick auf die erstellte Eingangsrechnung anzeigen lassen
können.
▪ Beachten Sie, dass Sie Anlagenstammdaten nicht als einen Bestandsartikel definieren können.
Daher handelt es sich hier nicht um reguläre Seriennummern. Es handelt sich um
Anlagenseriennummern, die zu Nachverfolgungszwecken in den Anlagenstammdaten hinterlegt
werden.
259PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Virtuelles Anlagevermögen aktivieren
MIT Erzwingen von
Seriennummern LT22005541 LT22005542 LT22005543
Anlage Bestandsartikel
▪ Modifizieren Sie beim Anlegen einer Eingangsrechnung die Liste der Artikeleinstellungen, und
blenden Sie das Feld „Virtueller Anlagenartikel“ ein, damit virtuelle Artikel in der Liste von Artikeln
und Anlagevermögen schneller gefunden werden können.
▪ Öffnen Sie hierzu das Fenster „Artikelliste“, und wählen Sie dann das Symbol
„Formulareinstellungen“ aus der oberen Menüleiste, um die Listenanzeige anzupassen.
260PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Virtuelles Anlagevermögen aktivieren – Tipp
261PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (1/2)
Wenn Ihr Unternehmen für die interne Nutzung
identische Anlagen in großer Zahl kaufen muss:
• Erstellen Sie einen virtuellen Artikel, der die Anlage
darstellt.
• Wählen Sie diesen Musterartikel in der
Eingangsrechnung aus und geben Sie eine bestimmte
Menge in die Artikelzeile ein (virtuelle Artikel können nur
durch die Eingangsrechnung aktiviert werden).
Nachdem Sie die Eingangsrechnung mit dem
virtuellen Artikel hinzugefügt haben, geschieht
Folgendes:
• Anlagenstammdatensätze werden automatisch in der
Menge erstellt, die Sie in der Eingangsrechnungszeile
angegeben haben.
• Ein Aktivierungsbeleg mit den erstellten Anlagen wird
automatisch generiert und eine Journalbuchung auf
dem Anlagenkonto erzeugt.
▪ Wenn Ihr Unternehmen für die interne Nutzung identische Anlagen in großer Zahl kaufen muss,
legen Sie einen virtuellen Artikel an, der die Anlage darstellt.
▪ Wählen Sie diesen Musterartikel in der Eingangsrechnung aus, und geben Sie eine bestimmte
Menge in die Artikelzeile ein (virtuelle Artikel können nur durch die Eingangsrechnung aktiviert
werden).
▪ Nachdem Sie die Eingangsrechnung mit dem virtuellen Artikel hinzugefügt haben, geschieht
Folgendes:
▪ Anlagenstammdatensätze werden automatisch in der Menge erstellt, die Sie in der
Eingangsrechnungszeile angegeben haben.
▪ Ein Aktivierungsbeleg mit den erstellten Anlagen wird automatisch generiert und eine
Journalbuchung auf dem Anlagenkonto erzeugt.
262PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung (2/2)
Einige Fakten zu virtuellen Anlagen: • Das Ankreuzfeld „Virtueller Artikel“ ist nur verfügbar,
wenn Sie für die Anlagenstammdaten
Nummerierungsserien verwenden.
• Wenn Sie sich dafür entscheiden, Seriennummern
für einen Anlagenstammdatensatz zu erzwingen,
müssen Sie diese Nummern definieren, wenn Sie
Anlagen in der Eingangsrechnung kaufen.
• Sie können einen Anlagenstammdatensatz nicht als
einen Bestandsartikel definieren. Daher handelt es
sich hier nicht um reguläre Seriennummern. Es handelt
sich um Anlagenseriennummern, die zu
Nachverfolgungszwecken in den Anlagenstammdaten
hinterlegt werden.
▪ Einige Fakten zu virtuellen Anlagen:
▪ Das Ankreuzfeld „Virtueller Artikel“ ist nur verfügbar, wenn Sie für die
Anlagenstammdaten Nummerierungsserien verwenden.
▪ Wenn Sie sich dafür entscheiden, Seriennummern für einen
Anlagenstammdatensatz zu erzwingen, müssen Sie diese Nummern
definieren, wenn Sie Anlagen in der Eingangsrechnung kaufen.
▪ Sie können einen Anlagenstammdatensatz nicht als einen
Bestandsartikel definieren. Daher handelt es sich hier nicht um
reguläre Seriennummern. Es handelt sich um
Anlagenseriennummern, die zu Nachverfolgungszwecken in den
Anlagenstammdaten hinterlegt werden.
263
PUBLIC
KostenrechnungSAP Business One, Version 9.3
▪ Willkommen bei der Lektion zur Kostenrechnung.
▪ In dieser Lektion beschäftigen wir uns mit den Vorteilen der Kostenrechnung und erklären, wie
damit umzugehen ist.
264PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Erläutern, wie die Kostenrechnung zu handhaben ist
Lernziele
265PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Unternehmensszenario
Die Verkaufsabteilung erwirtschaftet einen
höheren Erlös als die übrigen Abteilungen.
Andererseits generiert sie auch viele Kosten
(Aufwendungen): Reisespesen, Hotel- und
Bewirtungskosten, Konferenzen, Werbung,
Boni usw.
Wie kann die Buchhalterin des Unternehmens das Finanzergebnis der einzelnen Abteilungen
ermitteln? Wie kann sie für eine Abteilung eine Gewinn- und Verlustrechnung generieren?
Sie implementieren SAP Business One bei
Ihrem Neukunden OEC Computers.
Das Unternehmen ist in die folgenden
Abteilungen aufgeteilt:
▪ Verkauf
▪ Support
▪ Entwicklung
▪ Betrachten wir ein Unternehmensszenario:
▪ Angenommen Sie implementieren SAP Business One bei einem Unternehmen mit drei
Abteilungen: Vertrieb, Support und Entwicklung.
▪ Naturgemäß erwirtschaftet die Verkaufsabteilung einen höheren Erlös als die übrigen
Abteilungen. Andererseits generiert sie auch viele Kosten (Aufwendungen): Reisespesen, Hotel-
und Bewirtungskosten, Konferenzen, Werbung, Boni usw.
▪ Die Buchhalterin des Unternehmens fragt Sie, wie sie das Finanzergebnis der einzelnen
Abteilungen ermitteln kann. Wie kann sie für eine Abteilung eine Gewinn- und Verlustrechnung
generieren?
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Was ist die Kostenrechnung in SAP Business One?
▪ Neben ihrer normalen Buchhaltung führen viele Unternehmen Analysen der Aufwendungen
und Erlöse durch, um die Rentabilität all ihrer Geschäftsaktivitäten oder Abteilungen zu
messen.
▪ Zu diesem Zweck definieren Sie Unternehmenseinheiten für jede Geschäftsaktivität oder jede
Abteilung. Dies sind die Kostenstellen, die zur Konsolidierung der Aufwendungen und Erlöse
verwendet werden, die aus den laufenden Aktivitäten der betreffenden Organisationseinheit
resultieren.
▪ Eine Aufteilungsregel ist eine Rechnungslegungsmethode, die zur Zuordnung von direkten
und indirekten Aufwendungen und Erlösen zu einer oder mehreren Kostenstellen verwendet
wird. Sie enthält Informationen über den Anteil bzw. die Festbeträge der Aufwendungen oder
Erlöse, die den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden sollen.
Bevor wir uns den Kostenrechnungsprozess näher ansehen, betrachten wir die relevante
Terminologie, die in SAP Business One festgelegt ist.
▪ Neben ihrer normalen Buchhaltung führen viele Unternehmen Analysen der Aufwendungen und
Erlöse durch, um die Rentabilität all ihrer Geschäftsaktivitäten oder Abteilungen zu messen.
▪ Zu diesem Zweck definieren Sie Unternehmenseinheiten für jede Geschäftsaktivität oder jede
Abteilung. Dies sind die Kostenstellen, die zur Konsolidierung der Aufwendungen und Erlöse
verwendet werden, die aus den laufenden Aktivitäten der betreffenden Organisationseinheit
resultieren.
▪ Eine Aufteilungsregel ist eine Rechnungslegungsmethode, die zur Zuordnung von direkten und
indirekten Aufwendungen und Erlösen zu einer oder mehreren Kostenstellen verwendet wird. Sie
enthält Informationen über den Anteil bzw. die Festbeträge der Aufwendungen oder Erlöse, die
den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden sollen.
266
267PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Was ist die Kostenrechnung in SAP Business One? (Forts.)
▪ Bei der Arbeit mit dem Kostenrechnungsprozess werden an das Hauptbuch übermittelte
Kosten automatisch anhand der definierten Aufteilungsregeln auf die Kostenstellen verteilt.
▪ Die Kostenrechnungsfunktion in SAP Business One ermöglicht es Ihnen, Gruppen von
Kostenstellen und Aufteilungsregeln festzulegen. Durch die Generierung entsprechender
Berichte erhalten Sie wichtige kostenbezogene Informationen. Das System erfasst die auf
Konten gebuchten Daten und stellt sie auf verschiedene Arten in Berichten dar.
▪ Bei der Arbeit mit dem Kostenrechnungsprozess werden an das Hauptbuch übermittelte Kosten
automatisch anhand der definierten Aufteilungsregeln auf die Kostenstellen verteilt.
▪ Die Kostenrechnungsfunktion in SAP Business One ermöglicht es Ihnen, Gruppen von
Kostenstellen und Aufteilungsregeln festzulegen. Durch die Generierung entsprechender Berichte
erhalten Sie wichtige kostenbezogene Informationen. Das System erfasst die auf Konten
gebuchten Daten und stellt sie auf verschiedene Arten in Berichten dar.
267
268PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Kostenstellen
Support
Stelle_z
Verkauf Entwicklung
Administrator
OEC Computers
Sortiercode
Kostenstellen
▪ Zur Nutzung der Kostenrechnungsfunktionen in SAP Business One müssen Sie die Profit Center
bzw. Abteilungen des Unternehmens als Kostenstellen definieren. Für jede Kostenstelle können Sie in jeder Periode eine Gewinn- und Verlustrechnung erzeugen.
▪ In unserem Beispiel hat OEC Computers seine drei Abteilungen Vertrieb, Support und Entwicklung
als Kostenstellen definiert.
▪ Die Kostenstellen können Sie mittels eines Sortiercodes zu Gruppen zusammenfassen.
▪ Wählen Sie Finanzwesen Kostenrechnung Kostenstellen, um Kostenstellen zu definieren
und zu verwalten.
▪ Das System legt automatisch eine Kostenstelle Stelle Null (Stelle_z) an, unter der Kosten und
Erträge gesammelt werden, die aufgrund mangelnder Informationen noch nicht auf die anderen
Kostenstellen verteilt werden können. Die Kostenstelle Stelle_z kann auch Kosten dokumentieren,
die nicht bei der internen Kostenrechnung berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise
nur 80 % Ihrer Mietaufwendungen als Kosten darstellen möchten, können Sie die übrigen 20 % der
Stelle_z zuordnen.
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Aufteilungsregeln
Verbindung zwischen Hauptbuch und Kostenrechnung
Sachkonto Aufwendungen Firmenwagen
Direkte AufteilungsregelX Verkauf
Kostenstelle 1
Verkauf
Journalbuchung
1000Heizkosten
Aufteilungs- regel
Fläche
Journalbuchung
Kostenbetrag
100 %
Firmenwagen
Aufteilungs-
regel
Zuordnung direkter Kosten und Erlöse
Wenn Sie eine Kostenstelle anlegen, legt
das System automatisch eine
gleichnamige Aufteilungsregel an.
▪ Wenn an das Hauptbuch übermittelte Kosten in der Kostenrechnung automatisch berücksichtigt
werden sollen, müssen Sie ein Konto im Kontenplan mit einer Aufteilungsregel verknüpfen.
▪ Sie können nur Konten der Art Verkauf oder Aufwendungen im Kontenplan verknüpfen.
▪ Die Aufteilungsregeln definieren, wie die Kosten oder Erträge, die Sie auf ein Konto buchen, auf die
Kostenstellen aufgeteilt werden sollen.
▪ Im Alltag buchen Sie Journalbuchungen oder Belege auf ein Sachkonto, das mit einer
Aufteilungsregel verknüpft ist.
▪ Wenn Sie eine Kostenstelle anlegen, legt das System automatisch eine gleichnamige
Aufteilungsregel an. Diese Aufteilungsregel kann vom Benutzer nicht geändert werden und ist so
konfiguriert, dass das System die gesamten Kosten und Erträge auf die betreffende Kostenstelle
bucht. Die Beträge werden also nicht aufgeteilt. Diese Aufteilungsregeln können Sie für sogenannte
direkte Kosten und Erlöse verwenden, die Sie komplett und eindeutig einer bestimmten Kostenstelle
zuordnen können.
▪ Bei OEC Computers werden die Firmenwagenkosten z.B. direkt der Kostenstelle Verkauf
zugeordnet, da nur die Vertriebsmitarbeiter einen Firmenwagen haben.
▪ Nachdem Sie das Firmenwagen-Aufwandskonto mit der Aufteilungsregel Verkauf verknüpft haben,
wird der volle Betrag jeder Aufwandsbuchung auf dem Firmenwagen-Aufwandskonto direkt der
Kostenstelle „Verkauf“ zugeordnet.
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Zuordnung indirekter Kosten und Erlöse
Indirekte Aufteilungsregel Fläche
Kostenstelle 1
Verkauf Kostenstelle 2
Support
Kostenstelle 3
Entwicklung
Summe: 500 (in lokalen Bereichseinheiten)
▪ Indirekte Kosten und Erlöse werden keiner Kostenstelle direkt zugeordnet. Stattdessen ordnen Sie
diese mithilfe einer Aufteilungsregel einer oder mehreren Kostenstellen zu. In der Aufteilungsregel
geben Sie an, wie der Betrag unter den Kostenstellen verteilt werden soll. Sie können nach Prozent
oder Verhältnis zuordnen. Beispiel: Sie können Kosten entsprechend der Größe der
Abteilungsflächen auf die Kostenstellen aufteilen. In ähnlicher Weise können Sie freiwillige
Leistungen an Arbeitnehmer auf die Zahl der Mitarbeiter aufteilen.
▪ Wenn Sie nicht alle Beträge zuweisen können (weil zu diesem Zeitpunkt nicht genügend
Informationen vorliegen), ordnet das System alle nicht zugewiesenen Kosten oder Erträge der
Kostenstelle Stelle_z zu. Wenn Sie über die benötigten Informationen verfügen, können Sie die
Aufteilungsregel ändern, damit das System die Verteilung entsprechend korrigiert.
▪ Wählen Sie Finanzwesen Kostenrechnung Aufteilungsregeln, um Aufteilungsregeln zu
definieren und zu verwalten.
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Zuordnung indirekter Kosten und Erlöse
Sachkonto Stromkosten
AufteilungsregelX Fläche
Kostenstelle 1
Verkauf Kostenstelle 2
Support
Kostenstelle 3
Entwicklung
Journalbuchung
1000Heizkosten
Aufteilungs- regel Fläche
Journalbuchung
Betrag 2000
Fläche
Stromkosten
Aufteilungs-
regel
▪ Verbinden Sie, wie auch bei der Zuordnung von direkten Kosten und Erlösen, die entsprechenden
Konten im Kontenplan mit einer indirekten Aufteilungsregel.
▪ Buchen Sie eine Journalbuchung oder einen Beleg auf ein Sachkonto, das mit einer
Aufteilungsregel verknüpft ist.
▪ In unserem Beispiel wird der Betrag jeder Buchung auf dem Aufwandskonto für die Stromkosten
automatisch den verschiedenen Abteilungen gemäß der Definition der Aufteilungsregel zugeordnet.
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Zuordnung von Kosten und Erlösen
▪ Sie können die im Sachkonto festgelegte
Aufteilungsregel ändern, wenn Sie einen Beleg
buchen oder eine manuelle Journalbuchung
vornehmen.
▪ Sie können die im Sachkonto festgelegte Aufteilungsregel ändern, wenn Sie einen Beleg buchen
oder eine manuelle Journalbuchung vornehmen.
▪ Für aus Belegen erstellte Journalbuchungen und manuelle Journalbuchungen können Sie die
zugeordnete Aufteilungsregel jederzeit ändern.
▪ Diese Aufteilungsregel hat Vorrang vor den im Sachkonto und im Beleg definierten Regeln.
▪ Wählen Sie in der Journalbuchung die Zeile für das Sachkonto, und verwenden Sie das Feld
„Aufteilungsregel“ in der Tabelle oder „Bearbeitungsmodus expandieren“.
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Manuelle Aufteilungsregel
▪ Wenn Sie eine manuelle Journalbuchung durchführen, haben Sie die Möglichkeit, eine manuelle
Aufteilungsregel zu definieren.
▪ Der Betrag, den Sie in der Zeile für die Journalbuchung eingeben, ist der aufzuteilende
Gesamtbetrag.
▪ Wählen Sie im Fenster „Manuelle Aufteilungsregel definieren“ die Kostenstellen, und teilen Sie den
Betrag zwischen diesen auf.
▪ Sie können diese manuelle Aufteilungsregel NICHT für zukünftige Journalbuchungen verwenden.
▪ Die Beträge dieser Aufteilungsregel sind im „Aufteilungsbericht“ und im „Zusammenfassungsbericht
Kostenrechnung“ zu sehen.
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Zuordnung nach Festbetrag
Aufteilungsregel „Festbetrag“ Monatliche Miete
Kostenstelle 1
Verkauf Kostenstelle 2
Support
Kostenstelle 3
Entwicklung
Es gibt keinen Gesamtbetrag.
* Differenzen werden entweder der Kostenstelle ohne Wert oder der Stelle_z zugeordnet.
Manchmal müssen Festbeträge bestimmten Kostenstellen zugeordnet werden. Beispiel: Die
Vertriebsmitarbeiter sind häufig im Außendienst unterwegs, die Mitarbeiter im Support und in der
Entwicklung nicht. Daher möchte das Unternehmen der Supportabteilung und der
Entwicklungsabteilung einen Festbetrag der monatlichen Mietaufwendungen zuordnen. Um dies zu
erreichen, können Sie in der Definition der Aufteilungsregel einen Festbetrag von 3000 für die
Kostenstellen „Support“ und „Entwicklung“ festlegen.
Sie können auch die Kostenstelle „Verkauf“ ohne Kostenwert für die Aufnahme von Differenzen
einschließen.
Hinweis:
▪ Beim Buchen von Kosten bleiben die Festbeträge gleich. Falls es eine Differenz zwischen dem
definierten Gesamtbetrag (in unserem Beispiel 6000) und dem jeden Monat übermittelten
Kostenbetrag gibt, wird der Rest der Kosten ohne definierten Betrag auf die Kostenstelle übertragen
(in unserem Beispiel die Kostenstelle „Verkauf“).
▪ Falls Sie nur die Kostenstellen „Support“ und „Entwicklung“ in der Definition verwenden, werden
alle Differenzen der Kostenstelle Null zugeordnet (Stelle_z).
▪ Dies gilt sowohl, wenn der Kostenbetrag höher als die Summe der definierten Beträge ist, als auch
wenn er niedriger ist.
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Tabelle für Kostenstellen und Aufteilungsregeln
684220Mitarbeiter
2002001000500Fläche
100000100KS 3
Entwicklung
010000100KS 2
Support
001000100KS 1
Verkauf
KS 3
Entw.
KS 2
Support
KS 1
Verkauf
Stelle_zGesamtKostenstelle
Aufteilungs-
regel
Aufteilungs-
regeln für
DIREKTE
Kosten und
Erlöse
Aufteilungs-
regeln für
INDIREKTE
Kosten und
Erträge
* Kostenstelle (KS)
▪ Nachdem OEC Computers seine Kostenstellen und Aufteilungsregeln eingerichtet hat, können die
Zuordnungen in Form einer Tabelle dargestellt werden.
▪ Wählen Sie Finanzwesen Kostenrechnung Tabelle für Kostenstellen und Aufteilungsregeln, um die Zuordnungen für Aufteilungsregeln anzuzeigen.
▪ Hier sehen Sie ein Beispiel, wie OEC Computers seine Aufteilungsregeln einrichten könnte, um die
Kosten auf die entsprechenden Abteilungskostenstellen zu verteilen.
276PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung – 1
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
▪ Zur Nutzung der Kostenrechnungsfunktionen müssen Sie die Profit Center bzw.
Abteilungen des Unternehmens als Kostenstellen definieren.
▪ Wenn Sie eine Kostenstelle anlegen, legt das System automatisch eine gleichnamige
Aufteilungsregel an. Diese Regel ist so konfiguriert, dass das System die gesamten
Kosten und Erlöse auf die betreffende Kostenstelle bucht.
▪ Indirekte Kosten und Erlöse werden keiner Kostenstelle direkt zugeordnet.
Stattdessen ordnen Sie diese mithilfe einer indirekten Aufteilungsregel einer oder
mehreren Kostenstellen zu. In der Aufteilungsregel geben Sie an, wie der Betrag
unter den Kostenstellen verteilt werden soll.
▪ Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
▪ Zur Nutzung der Kostenrechnungsfunktionen müssen Sie die Profit Center bzw. Abteilungen
des Unternehmens als Kostenstellen definieren.
▪ Wenn Sie eine Kostenstelle anlegen, legt das System automatisch eine gleichnamige
Aufteilungsregel an. Diese Regel ist so konfiguriert, dass das System die gesamten Kosten und
Erlöse auf die betreffende Kostenstelle bucht.
▪ Indirekte Kosten und Erlöse werden keiner Kostenstelle direkt zugeordnet. Stattdessen ordnen
Sie diese mithilfe einer indirekten Aufteilungsregel einer oder mehreren Kostenstellen zu. In der
Aufteilungsregel geben Sie an, wie der Betrag unter den Kostenstellen verteilt werden soll.
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277PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung – 2
▪ Um Kosten aus dem Hauptbuch automatisch in die Kostenrechnung einzubeziehen,
verbinden Sie eine Aufteilungsregel mit Konten im Kontenplan.
▪ Bei jeder Buchung auf diesen Konten wird der Betrag automatisch den
verschiedenen Abteilungen gemäß der Definition der Aufteilungsregel zugeordnet.
▪ Sie können die im Sachkonto festgelegte Aufteilungsregel ändern, wenn Sie einen
Beleg buchen oder eine manuelle Journalbuchung vornehmen.
▪ Für aus Belegen erstellte Journalbuchungen und manuelle Journalbuchungen
können Sie die zugeordnete Aufteilungsregel jederzeit ändern.
▪ Diese Aufteilungsregel hat Vorrang vor den im Sachkonto und im Beleg definierten
Regeln.
▪ Um Kosten aus dem Hauptbuch automatisch in die Kostenrechnung einzubeziehen, verbinden Sie
eine Aufteilungsregel mit Konten im Kontenplan.
▪ Bei jeder Buchung auf diesen Konten wird der Betrag automatisch den verschiedenen Abteilungen
gemäß der Definition der Aufteilungsregel zugeordnet.
▪ Sie können die im Sachkonto festgelegte Aufteilungsregel ändern, wenn Sie einen Beleg buchen
oder eine manuelle Journalbuchung vornehmen.
▪ Für aus Belegen erstellte Journalbuchungen und manuelle Journalbuchungen können Sie die
zugeordnete Aufteilungsregel jederzeit ändern.
▪ Diese Aufteilungsregel hat Vorrang vor den im Sachkonto und im Beleg definierten Regeln.
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278
PUBLIC
Mehrere Dimensionen in der Kostenrechnung
SAP Business One, Version 9.3
▪ Willkommen zur Lektion „Mehrere Dimensionen in der Kostenrechnung“.
▪ In dieser Lektion betrachten wir die Möglichkeit der Verwendung mehrerer Dimensionen bei der
Arbeit mit der Kostenrechnung.
▪ Beachten Sie, dass diese Lektion auf der Lektion „Kostenrechnung“ aufbaut.
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Am Ende dieser Lektion können Sie:
▪ Beschreiben, wie bei der Arbeit mit der Kostenrechnung mehrere Dimensionen verwendet
werden können
Hinweis: Diese Lektion baut auf der Lektion „Kostenrechnung“ auf.
Lernziele
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Mehrere Dimensionen – Unternehmensszenario
Bei der Analyse der Erlöse und Aufwendungen möchten
sie die Finanzergebnisse jeder Produktlinie betrachten
können.
Sie möchten den zusammenfassenden
Kostenrechnungsbericht sowohl nach Abteilung (Vertrieb,
Support und Entwicklung) als auch nach
Geschäftsbereich erstellen.
OEC Computers verwendet die Kostenrechnungs-
option in SAP Business One. In der Vergangenheit
hat das Unternehmen seine drei Abteilungen,
Verkauf, Support und Entwicklung, als
Kostenstellen definiert.
OEC Computers hat außerdem zwei
Geschäftsbereiche:
▪ Hardware
▪ Anwendungen
▪ OEC Computers verwendet die Kostenrechnungsoption in SAP Business One. In der Vergangenheit hat das Unternehmen seine drei Abteilungen, Verkauf, Support und Entwicklung, als
Kostenstellen definiert.
▪ Bei der Besprechung der von OEC Computers verkauften Produkte teilt Ihnen der CEO nun mit,
dass das Unternehmen Erlöse und Aufwendungen nach den beiden vorhandenen
Geschäftsbereichen analysieren möchte: Hardware und Anwendungen.
▪ Sie möchten die Finanzergebnisse beider Produktlinien getrennt betrachten können.
▪ Die Buchhalterin gibt zu Bedenken, dass sich die Analyse besser nach Abteilungen durchführen
lässt, also Vertrieb, Support und Entwicklung.
▪ Sie erklären ihnen, dass sie dieselben Daten nach Betriebsabteilung und auch nach
Geschäftsbereich analysieren können.
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Mehrere Dimensionen
Support
Stelle_z
Verkauf Entwicklung
OEC Computers
Dimension 1: Abteilungen Dimension 2: Geschäftsbereich
(LOB)
Anwen-
dungen
Stelle_z
Hardware
OEC Computers
▪ Dank mehrerer Dimensionen können bis zu fünf unterschiedliche Ansichten aus denselben Daten
generiert werden.
▪ Beachten Sie, dass jede Kostenstelle und eine Aufteilungsregel jeweils nur zu einer Dimension
gehören.
▪ Dank mehrerer Dimensionen können bis zu fünf unterschiedliche Ansichten aus denselben Daten
generiert werden.
▪ Diese Option wird erst angezeigt, nachdem Sie das Ankreuzfeld Mehrfachdimensionen verwenden
auf der Registerkarte Kostenrechnung im Fenster Allgemeine Einstellungen unter Administration Systeminitialisierung Allgemeine Einstellungen markiert haben.
▪ Wählen Sie zum Definieren von Dimensionen Finanzwesen Kostenrechnung Dimensionen
.
▪ In unserem Beispiel können Sie die Abteilungen des Unternehmens als Dimension 1 und die
Geschäftsbereiche als Dimension 2 definieren.
▪ Erstellen Sie für jede Dimension Kostenstellen und Aufteilungsregeln, die Ihren
Berichtsanforderungen genügen. Beachten Sie, dass jede Kostenstelle und jede Aufteilungsregel
jeweils nur zu einer Dimension gehören.
▪ Wählen Sie bei der Erzeugung der verschiedenen Berichte jeweils die entsprechende Dimension.
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Verbindung zwischen Hauptbuch und Kostenrechnung
mit mehreren Dimensionen
Sachkonto Stromkosten
AufteilungsregelX Fläche
Kostenstelle 1
Verkauf Kostenstelle 2
Support
Kostenstelle 3
Entwicklung
Journalbuchung
1000Heizkosten
Aufteilungs- regel
Fläche
Journalbuchung
2000
Fläche
Stromkosten
Aufteilungs-
regel
Dimension 1: Abteilungen
Dimension 2: Geschäftsbereiche
AufteilungsregelX Anz. Mitarbeiter
Journalbuchung
1000Heizkosten
Aufteilungs- regel
Fläche
Journalbuchung
2000
Anz. MA
Stromkosten
Aufteilungs-
regel
Kostenstelle 1
Hardware Kostenstelle 2
Software
▪ Betrachten wir die Stromkosten des Unternehmens:
▪ Verbinden Sie im Fenster Kontenplan das Stromkostenkonto mit den beiden Dimensionen:
Abteilungen und Geschäftsbereiche.
▪ Hinterlegen Sie für jede Dimension die entsprechende Aufteilungsregel. In der
Abteilungsdimension handelt es sich um die indirekte Regel zur Aufteilung der Kosten nach der
Größe der Abteilungsfläche. In der Geschäftsbereichsdimension werden die Kosten nach der
Anzahl der Mitarbeiter in jeder Kostenstelle verteilt.
▪ Bei den täglichen Arbeitsabläufen wird der Betrag jeder Buchung automatisch auf dem
Aufwandskonto für die Stromkosten den verschiedenen Abteilungen gemäß der in Dimension 1
hinterlegten Aufteilungsregel zugeordnet. Gleichzeitig wird derselbe Betrag, wie in Dimension 2
hinterlegt, nach der Anzahl der in jedem Geschäftsbereich tätigen Mitarbeiter zugeordnet.
▪ So können Sie dann die verschiedenen Berichte generieren und die Analyse der Kosten und
Erlöse pro Abteilung mit der Analyse pro Geschäftsbereich vergleichen.
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Einstellungen für Dimensionen
▪ Sie können die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen festlegen.
▪ Auf der Registerkarte „Kostenrechnung“ im Fenster „Allgemeine Einstellungen“ können Sie die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen festlegen. Wählen Sie aus, ob
Aufteilungsregeln mehrerer Dimensionen in einer Spalte durch Semikolon (;) getrennt angezeigt
oder ob alle aktiven Dimensionen in separaten Spalten angezeigt werden sollen. Weitere
Informationen zu diesen beiden Möglichkeiten finden Sie in der Online-Hilfe.
▪ Sie können den Status des Auswahlknopfes jederzeit ändern. Die Änderung wirkt sich nur auf die
Anzeige der Aufteilungsregeln aus; sie hat keine Auswirkungen auf die Datenbank.
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284PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Kostenrechnungsberichte
▪ Standardberichte für eine bestimmte Dimension und
Aufteilungsregel: Gewinn- und Verlustrechnung, Summen-
und Saldenliste, Budgetbericht
▪ Kostenrechnungsberichte:
▪ Kostenstellenbericht
▪ Aufteilungsbericht
▪ Zusammenfassungsbericht Kostenrechnung
Beachten Sie, dass Sie diese Berichte auch für ein ausgewähltes
Finanzprojekt ausführen können.
▪ Sie können eine Reihe von Standardberichten für eine bestimmte Dimension und Aufteilungsregel
erstellen, z.B. Gewinn- und Verlustrechnung, Summen- und Saldenliste und Budgetbericht.
▪ Wählen Sie „Finanzwesen“ „Kostenrechnung“, um spezielle Berichte für die Kostenrechnung zu generieren:
▪ Kostenstellenbericht zum Anzeigen einer Übersicht über die gebuchten Kosten und Erlöse
▪ Aufteilungsbericht, um eine Vorstellung davon zu erhalten, welche Gemeinkosten auf bestimmte
Transaktionen gebucht und welche Beträge jeder Kostenstelle zugeordnet wurden
▪ Zusammenfassungsbericht Kostenrechnung, der vorerfasste Belege enthält und Hierarchien
verwendet, um den gewünschten Berichtsaufbau zu erhalten
Beachten Sie, dass Sie diese Berichte auch für ein ausgewähltes Finanzprojekt ausführen können.
285PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Kostenstellenhierarchie
▪ Mit der Kostenstellenhierarchie definieren Sie Berichtsvorlagen für die Kostenrechnung gemäß den
Anforderungen Ihres Unternehmens.
▪ Diese Vorlagen können Sie dann für verschiedene Berichte verwenden.
▪ Durch die Vorlagen können die Daten auf verschiedene Arten zusammengefasst werden. Je
nachdem, wie die Daten zusammengefasst werden, erhält die Geschäftsführung einen besseren
Überblick über die Leistung der verschiedenen Teile des Unternehmens.
▪ Wenn im Unternehmen Dimensionen verwendet werden, ist jede Hierarchie direkt mit einer
Dimension verbunden.
▪ Für jede Dimension können mehrere Vorlagen angelegt werden.
▪ Sie können Hierarchien mit bis zu drei Ebenen definieren.
▪ Kostenstellen können nur mit den tiefsten Knoten in der Hierarchie verbunden werden.
▪ Sie können auch Formeln verwenden, um mehrere Kostenstellen zu verdichten.
▪ Im vorliegenden Beispiel wurden für die Dimension Abteilungen die Kostenstellen Verkauf und
Support unter der Bezeichnung Kundenbetreuung zusammengefasst und mithilfe der Option
Zwischensumme summiert.
▪ Wählen Sie Finanzwesen Kostenrechnung Kostenstellenhierarchie, um Berichtsvorlagen
für die Kostenrechnung zu definieren und anzuzeigen.
286PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung – 1
▪ Dank mehrerer Dimensionen können bis zu fünf unterschiedliche Ansichten aus
denselben Daten generiert werden. Diese Option wird erst angezeigt, nachdem das
Ankreuzfeld auf der Registerkarte Kostenrechnung des Fensters Allgemeine
Einstellungen markiert wurde.
▪ Erstellen Sie für jede Dimension Kostenstellen und Aufteilungsregeln, die Ihren
Berichtsanforderungen genügen.
▪ Verbinden Sie im Fenster „Kontenplan“ die relevanten Konten mit den Dimensionen.
Hinterlegen Sie für jede Dimension die entsprechende Aufteilungsregel.
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
▪ Dank mehrerer Dimensionen können bis zu fünf unterschiedliche Ansichten aus denselben
Daten generiert werden. Diese Option wird erst angezeigt, nachdem das Ankreuzfeld auf der
Registerkarte Kostenrechnung des Fensters Allgemeine Einstellungen markiert wurde.
▪ Erstellen Sie für jede Dimension Kostenstellen und Aufteilungsregeln, die Ihren
Berichtsanforderungen genügen.
▪ Verbinden Sie im Fenster „Kontenplan“ die relevanten Konten mit den Dimensionen. Hinterlegen
Sie für jede Dimension die entsprechende Aufteilungsregel.
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287PUBLIC© 2018 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
Zusammenfassung – 2
▪ Jedes Mal, wenn Sie bei Ihrer täglichen Arbeit einen Betrag auf das Aufwands- oder
Verkaufskonto buchen, wird derselbe Betrag automatisch parallel den Dimensionen
und ihren Aufteilungsregeln zugeordnet.
▪ Sie können die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen
festlegen.
▪ Wählen Sie bei der Erzeugung der verschiedenen Berichte jeweils die gewünschte
Dimension.
▪ Jedes Mal, wenn Sie bei Ihrer täglichen Arbeit einen Betrag auf das Aufwands- oder
Verkaufskonto buchen, wird derselbe Betrag automatisch parallel den Dimensionen und ihren
Aufteilungsregeln zugeordnet.
▪ Sie können die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen festlegen.
▪ Wählen Sie bei der Erzeugung der verschiedenen Berichte jeweils die gewünschte Dimension.
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