proyecto principal

5/8/2018 Proyecto Principal - slidepdf.com

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Proyecto D e Automatización De Oficinas

Introducción

Este trabajo trata sobre una empresa: “Su Predio”, dedicada a la

compra-venta de automóviles por más de 45 años. En una empresa

existen muchos departamentos que cumplen una función en

particular, en este caso veremos el departamento de ventas, el cual

tiene un problema que le genera mucha deficiencia, que es la falta de

computadores a sus trabajadores, ya que estos tienen que realizar

todo manualmente, tanto cartas, consignaciones, archivos de

clientes, etc.

Por la razón antes mencionada, se procederá a dotar a la empresa de

equipo necesario, para lograr una mejor atención y productividad, ya

que hoy por hoy esto es necesario, ya que la competencia esta más

fuerte y actualizada cada dia que pasa.

Se realizara un análisis situacional de la empresa, para ver las

ventajas y debilidades que se tienen, para justificar y determinar el

problema, además de sus causas.

Se informara de que manera afecta a nivel tanto nacional, como al

nivel institucional.

Posteriormente se determinara los pasos a seguir para determinar elperfil del proyecto y determinar como se implementara, capacitara yevaluara el proyecto.

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A- Marco general de referencia

A1- Reseña Histórica

Su Predio es una empresa dedicada a la compra y venta

de vehículos nuevos y usados, en lo cual lleva 45 años en el mercado,

inició en 1961. Hasta la fecha tiene un predio ubicado en la 12 calle

6-04 de la zona 9 y una sucursal en la 10 Ave. 3-14 zona 1. Poniendo

siempre al servicio de la sociedad, no importando el nivel que posean.

A2- Departamento a Automatizar

El departamento a automatizar es el departamento de ventas que se

equipara de equipo necesario para una mayor productividad, dado

que es un sistema inseguro y primitivo

Mobiliario

Dentro del mobiliario podemos encontrar:

• Escritorios: Son la presentación de los vendedores, cadavendedor posee uno de color beige con finos acabados demadera:

• Muebles: Son confortables muebles para atención al cliente,mientras espera algún documento.

• Archivo: Es el ingreso de datos del cliente, los cuales sonutilizados para realizar facturas y/o recibos de caja. Además delhistorial de cada cliente quien ha consumido de nuestrosproductos.

Equipo:

Dentro del equipo que poseemos podemos mencionar:

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• Agendas Manuales: Son agendas de papel, cuyo propósito es

registrar los apuntes escritos por cada vendedor.

• Maquinas de escribir eléctricas: Son utilizadas por la secretaria

del departamento de ventas para realizar cotizaciones, cartas,

consignaciones y otros. Actualmente se posee 2 de estas.

A3- Tareas del Departamento a automatizar:

• Principal tarea del departamento: Lograr la utilidad de la

empresa mediante ventas.

• Gerente de ventas: Encargado del departamento, quien se

ocupa de que los objetivos se cumplan justo a tiempo.

Supervisa a los vendedores.

• Secretaria de ventas: Se encarga de archivo, de redactar

consignaciones, cálculos financieros contratos, valuaciones,

cartas, etc.

• Vendedores:. Lograr la utilidad de la empresa mediante

ventas.

• Valuador de vehículos: realiza las valuaciones de los

vehículos que ingresaran mediante consignación. Encargado de

revisar y probar los vehículos en consignación.

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A4- Organigrama Maestro

de empresa “Su Predio”

Gerente General

Sub-Gerente

Secretaria de

Gerencia

Gerente de Ventas Gerente Contador

Secretaria de

ventas

Ejecutivos de

ventas

Publicidad

Asistente

Auxiliar

Jefe de mantenimiento

de la empresa

Conserjes

Ayudantes

Seguridad

Asesor Financiero

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A5- Organigrama delDepartamento de Ventas

Departamento

de ventas

ValuacionesCálculos

financieros

Control de

automóviles

por

consignación

Control de

clientes

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B) Análisis Situacional de la empresa

B.1- En donde esta? :

-Perfil de la empresa:

Misión: Lograr una mejor productividad, para tener masoferta y demanda de nuestros vehículos, para superar a lacompetencia.

Visión: Abrir mas sucursales, no solo dentro de la capital,sino expandirse al interior de la republica.

Metas: Lograr ingresar mas marcas de automóviles enlínea de nuevos..

Objetivos: Generar mas productividad y eficiencia.

Factores: Diversidad de marcas de vehículos

Presiones internas: Lograr estar dentro de lacompetencia a pesar de la situación económica que sevive actualmente en el país

Organización: La empresa esta constituida en 3departamentos que son: ventas, mantenimiento ycontador.

Estructura de la empresa: La empresa estaestructurada por un sub.-gerente general, gerente deventas, gerente contador, jefe de mantenimiento.

Recursos Disponibles: La empresa cuanta con fondosque datan desde hace mas de 40 años, la trayectoria dela empresa a nivel nacional, el financiamiento bancariodisponible para la compra de automóviles.

Restricciones existentes: El financiamiento se brindasobre automóviles del año 1,997 en adelante.

Fortalezas: Gran trayectoria de la empresa a nivelnacional, una amplia cartelera de clientes, diversidad detipos de vehículos.

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Debilidades: Parqueo para clientes muy limitado, fuertecompetencia de vehículos tanto nuevos como rodados deEstados Unidos, mala situación económica en el país

-Entorno de la empresa: Competencia: Hoy en dia existe una grancompetencia en el mundo de la venta de automóviles,debido a las facilidades en que se venden los nuevos y lareducción de impuestos de los carros rodados de EstadosUnidos.

Tecnología disponible: Una red de líneastelefónicas, denominada PBX, Fax, Teléfonos detectoresde números entrantes.

Restricciones: Limitación de sucursales, ya quesolo se cuenta con 1, ya que nos restringe del mercado deotras zonas.}

Leyes: Cumplir con el horario de trabajo, cumplircon la vestimenta fijada, pedir autorización al probar unvehiculo, cumplir con sus respectivas responsabilidades.

Amenazas: Limitación de vehículos a la venta,limitación de parque disponible, competencia muy fuerte.

Oportunidades: Oportunidad de superación, Teneruna amplia cartera de clientes.

B.2- A donde se quiere llegar? :

Objetivos del departamento de ventas: Generar mas

productividad y eficiencia, mediante el equipamiento de

computadoras en red.

Logros del departamento de ventas: Se ha mantenido, a

pesar de la fuerte competencia existente.

Por que es importante hacerlo: Porque gracias a esto la

empresa se mantendrá en el mercado y estar actualizados para

no quedar al margen de la competencia por falta de tecnología.

Cuando debe hacerse: Lo antes posible ya que la

competencia se mantiene actualizada en el mercado.

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Quien debe hacerlo: Hay que sugerirle al gerente de ventas,

para que este a su vez hable con el sub.-gerente, y este al

gerente general, quien es el que autoriza los fondos para

realizarlo.

B.3- Que se puede hacer? :

Opciones existentes:

a) Equipar con computadoras el departamento,

b) Contratar más personal disponible para el departamento.

Ventajas de la opción “a”:

Aumentaría la eficiencia del departamento

Se lograría una mejor producción.

Desventajas de la opción “a”:

Aumentaría el gasto de electricidad

Gastos de cableado para la red

Gastos de mantenimiento constante

Capacitación del personal

Ventajas de la opción “b”:

Una mejor presentación de la empresa

Mejor atención al cliente

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Desventajas de la opción “b”:

Mas egresos en cancelación de salarios

Mas gastos de prestaciones.

Provocaría deficiencia en el trabajo

La competencia llevaría ventaja por estar mas

actualizados

Oportunidades de la opción “a”:

Estar a la vanguardia de la competencia

Reduciría gastos de cancelación de planilla de empleados

Un mejor control del historial de clientes

Amenazas de la opción “a”:

Reduciría puestos en la empresa

Incremento en el costo de electricidad

Gastos de mantenimiento

Riesgos de la opción “a”:

Daño de las computadoras provocado por caída de algún

rayo, corte de luz parcialmente.

Gastos de accesorios para la computadora (impresoras,

módems, USB, etc.)

B.4- Como se puede llegar allí? :

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Prioridades:

Elegir cual será mas conveniente, para el bien de la

empresa

Hacerle frente a la competencia, que esta mas

avanzada tecnológicamente

Acciones a tomar:

Pedir la autorización gerencial para el proyecto

Ser conciente de la situación actual en que

vivimos, y tomar la mejor decisión por bien de la

empresa

Después de la autorización, cotizar en que

lugar saldría mas conveniente comprar el equipo.

Recursos necesarios:

Cotizar para autorizar los fondos con los que se

comprara el equipo.

Mecanismos de control y seguimiento:

Encargar a un departamento del equipo de toda la

empresa

Contratar una empresa que le de el soporte

necesario al nuevo equipo.

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C) El Problema

C.1- Antecedentes del Problema

Se localiza el problema en el departamento de ventas de la empresa,

los documentos y consignaciones, y encontramos que la misma se

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realiza de una forma muy lenta e ineficiente, tenemos como ejemplo

cuando se necesita encontrar algún dato en el archivo se lleva

aproximadamente 10 min., si se equipara con computadoras y

guardara la información esta se realizaría en menos de 2 min. en

encontrar dicho dato.

El mismo problema se presenta en la realización de las

consignaciones.

C.2- Justificación del Problema

Desde el inicio de este problema no se ha hecho nada, debido a que

el gerente general es muy conservador y pretende mantenerse

mediante los factores utilizados en sus inicios.

C.3- Determinación del Problema

El problema consiste en que los documentos, como las facturas y los

archivos de los clientes de la empresa se realizan llevan demasiado

tiempo (ineficiencia) y los clientes se desesperan y esto genera que

se caigan las negociaciones.

C.4- Departamentos afectados

Los departamentos afectados por el departamento de ventas son:

Departamento de Contabilidad: No se factura y esto

produce perdidas ya que de las ganancias que se

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obtienen de las ventas se pagan sueldos, impuestos y

gastos de mantenimiento.

Departamento de Gerencia: No se logran los objetivos

propuestos por el Gerente y la visión se detiene.

C.5- Causas que Originaron el Problema

Entre las causas que originaron el problema podemos mencionar:

• Capacidad: Ya que todo se realiza a mano tenemos menos

capacidad para realizar los documentos y se disminuyen los

volúmenes que se maneja en la empresa.

• Costo : El gasto de papel, fólderes y de cinta para la maquina

de escribir se reduciría notoriamente.

• Competitividad: Debido a que existe una competencia muy

fuerte en este rubro debemos mencionar que agencias como

“Súper autos Jack” o “Gustavo Molina” utilizan computadoraspara reducir tanto tiempo como gastos como papel, cinta de la

maquina de escribir, etc.

• Control: La falta de control de documentos, que en los 45 años

de existencia de la empresa se guardan en archivos, que

podríamos eliminar y guardar toda la información en el

computador, incluso se podrían utilizar medios de

almacenamiento para llevar un mejor control del historial de los

clientes.

• Comunicación Si la empresa contara con computadores los

empleados se podrían comunicar mediante la red y por medio

de Outlook, incluso se podría implementar el servicio de

Internet, para estar actualizados en los precios de los

automóviles nuevos, esto para realizar mas rápido la evaluación

del vehiculo.

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C.6- Importancia de Resolver el problema a nivel

institucional

Con la implementación de computadoras y los programas adecuados

para el departamento de ventas, aumentaría el gran nivel de

productividad, eficiencia y presentación de la empresa.

Así la empresa tendría mas ganancias, que a su vez generaría mas

plazas para empleos con mejores sueldos competitivos a nivel

institucional.

C.7- Importancia de Resolver el problema a nivel nacional

Las ganancia por medio de ventas tiene como fin el beneficiar la

capacidad monetaria de la empresa, para el pago de impuestos y que

estos contribuyan a una mejor estabilidad y seguridad de lapoblación. Y esto a su vez generaría una mejor infraestructura del

país, además de contribuir a la educación que fomenta mejores

profesionales en un futuro no muy lejano.

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D)Determinación de los objetivos, metas y

perfil de proyecto

E.1- Metas y objetivos:

• Objetivos:

Equipar a la empresa de tecnología necesaria para

ser mas eficientes

Incrementar el volumen de ventas

• Metas:

Lograr mas productividad

Mantenerse a la vanguardia de la competencia

Con la capacidad de la tecnología, abrir una sucursal

para generar más empleos.

E.2- Perfil del proyecto:

Titulo del proyecto: Proyecto de equipamiento de empresa

Su Predio

Coordinador del proyecto: Allan Cristofer Orantes Miner

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Descripción del proyecto: Este proyecto trata sobre un

problema el cual posee dicha empresa el cual es de

equipamiento, el problema es que esta muy atrasada en

relación a la actualidad, el objetivo final de este proyecto es

lograr que la empresa logre mas producción y eficiencia

Tiempo de disponibilidad del proyecto: Para realizar este

proyecto se dispone de 9 horas a la semana.

Personal involucrado: En este proyecto podemos involucrar

a todo el departamento de ventas que consta de: gerente de

ventas, secretaria de ventas, vendedores, valuador de

vehículos.

Costo del proyecto: El costo del proyecto es de Q. 150.00

Salarios del personal involucrado: (mensualmente)

Gerente de ventas: Q. 5,000.00 + comisiones

Secretaria de ventas: Q. 3,500.00

Vendedores: Q. 2,000.00 + comisiones

Valuador de vehículos: Q. 2,800.00

Justificación del costo:

Electricidad ( 9 hrs. semanales durante 1 mes ): Q. 100,00

Hojas en blanco (ciento): Q. 10.00

Tinta de impresora: Q. 40.00

Total: Q. 150.00

Ahorro neto (cuadro de costo/beneficio):

Se ahorrara gasto de tinta para la maquina de escribir, papel

gastado en borradores, se reducirá el archivo, gasto en

correctores.

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Costo BeneficioQ. 50,000.00 Equipamiento de vanguardia

Q. 18,000.00 Gente capacitada para utilizar dichoequipo

Q. 10,000.00 Gente capacitada para manejar adecuadamente el Internet

Q. 1,000.00(mensual) Mantenimiento de equipo, para evitar rápido deterioro.

Plan de implementación (solución propuesta)

E.1- Definición de las actividades:

Cotización de hardware y software

Presentación de cotización a gerencia

Después de autorización se procede a la compra

e instalacion de sofware y hardware

Verificación del sistema

Traslado de archivos reales a virtuales en bases

de datos

Revision de archivo

Implementacion del sistema

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E.2- Análisis de las actividades y adjudicación de tiempos

(cronogramas)

ACTIVIDADES TIEMPOCotización de hardware y software 7 días

Presentación de cotización a gerencia 4 días

Compra e instalación de software y hardware 14 días

Verificación del sistema 7 días

Traslado de archivos reales a virtuales en bases de

datos 14 díasRevisión de archivo 7 días

Implementación del sistema 7 días

Diagrama de Gantt

Ir a Diagrama de Gantt

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http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/E.3%20diagrama%20de%20gantt.doc

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/E.3%20diagrama%20de%20gantt.doc




F) Plan de capacitación

F.-1 Definición de las actividades:

Crear métodos de capacitación

Selección del método a utilizar

Cotización de personal que impartirá la capacitación

Ver que departamentos van a ser parte de la

automatización

Realizar un calendario con duración de la misma

Efectuar la capacitación

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F.-2 Análisis de las actividades y adjudicación de tiempos

(cronogramas)

ACTIVIDADES TIEMPOCrear métodos de capacitación 7 días

Selección del método a utilizar 7 días

Cotización de personal que impartirá la capacitación 7 días

Ver que departamentos van a ser parte de laautomatización 7 días

Realizar un calendario con duración de la misma 14 días

Efectuar la capacitación 14 dias

F.3- Diagrama de Gantt


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http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/F.3%20diagrama%20de%20gantt.doc

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/F.3%20diagrama%20de%20gantt.doc




G) Plan de evaluación

G.-1 Definición de las actividades:

Evaluar el rendimiento del equipo

Revisión del nuevo software y hardware

Revisión del buen uso del equipo

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Evaluación del rendimiento del sistema

Evaluación del control

Medir el cambio de la capacitación en los empleados

G.-2 Análisis de las actividades y adjudicación de tiempos

(cronogramas)

ACTIVIDADES TIEMPOEvaluar el rendimiento del equipo 7 días

Revisión del nuevo software y hardware 7 días

Revisión del buen uso del equipo 7 días

Evaluación del rendimiento del sistema 7 días

Evaluación del control 7 días

Medir el cambio de la capacitación en los empleados 14 días

G.-3 Diagrama de Gantt


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http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/G.3%20diagrama%20de%20gantt.doc

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/G.3%20diagrama%20de%20gantt.doc




Anexos

Diagramas estadísticos:

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Producción Mensual:

Produccion Actual

57%29%

14%

Produccion actual

Gastos en sueldos

Gastos varios

Produccion con Equipamiento

76%

19%5%

Produccion con

Equipamiento

Gastos en sueldos

Gastos varios

24




Fase I

Análisis de

sistemas

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A.Planeamiento estratégico de la

informaciónA1- Determinar las herramientas (hardware) necesarias para

el funcionamiento del sistema

Cantidad Descripción Ubicació

n4

2

1

Pentium 4 con 128 de memoria Ram,disco duro de 80 gigas,

Pentium 4 con 512 de memoria Ram,disco duro de 160 gigas.

Impresora Láser Canon JB5000

1 Secretaria3 Vendedores

1 Gerente deventas1 GerenteGeneral

1 Secretaria

A2- Determinar como usar la tecnología (software) para hacer

mas productivo el trabajo.

Cantidad de

licencias

Descripción de

software

Utilización

1 Windows Vista Se Configurara entodas las maquinas

como plataforma deuso.

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6 Office 2,003 Facilitara las laboresde contabilidad,además de facilitar lalabor de ventasmediante

cotizaciones1 Software especial de

base de datosSe implementarapara facilitar elcontrol dedocumentos yarchivo medianteuna base de datosespecial para nuestrocaso.

A3- Describir y justificar técnicamente que tipo de sistema de

información es el que debe utilizar para adecuar y

manejar la información que incluirá el flujo de datos

Sistema de Automatización de Oficinas = Office Automationsystem (OAS)

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B.Analisis

B1- Determinar los elementos del sistema: Entidades,

procesos, almacenes, flujo de datos.

Entidades:1. Cliente2. Vehiculo3. Pago4. factura

Procesos:5. Ingresar Nit6. Ingresar vehiculo de interés7. Forma de pago8. Imprimir factura

Almacenes:1. ing / nit2. ing / veh3. for / pag

4. imp / fact

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Flujo de datos:F.1- Dirección clienteF.2- Dirección clienteF.3- Dirección cliente y nombre clienteF.4- Dirección cliente y nombre cliente

F.5- Dirección cliente y nombre clienteF.6- Forma de pago listaF.7- Direccion cliente y forma de pagoF.8- Registro de pagoF.9- Registro de pagoF.10- Impresión clienteF.11- Factura de cliente

C.Diseño del sistema propuesto

C1- Diagrama o Diagramas de flujo de datos

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Ir a Diagrama de Flujo

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http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/c.1%20diagrama%20de%20flujo%20de%20datos.doc

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/c.1%20diagrama%20de%20flujo%20de%20datos.doc




C2- Validación del sistema

El sistema funciona en el programa de Microsoft Access, ya que sirve

para manejar bases de datos y funciona de la siguiente manera: El

cliente va al vendedor, ingresa el numero de NIT y se verifica la

compra que este realizo, con sus respectivos datos personales.

Posteriormente se inicia la impresión de la factura y se le entrega alcliente

Fin: el control de la compra

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D. Diseño de entradas y salidas

D1- Formatos de salida (hacer factura)

32




Ir a Diseño de salidas

33

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/Dise?o%20de%20salidas.xls

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/Dise?o%20de%20salidas.xls




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D2- Formatos de proceso :

Proceso Pre-condición Post-condiciónIngresar el nit Seleccionar vehiculo Seleccionar marca de

vehiculoIngresar vehiculo deinterés

Seleccionar marca devehiculo

Verificar ladisponibilidad delvehiculo

Forma de pago Verificar ladisponibilidad del

vehiculo

Revisar que todo estebien

Imprimir factura Revisar que todo este Impresion

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bien

D3- Formatos de almacenamiento :

D3.1- Nombre, identificación y codificación del archivo yen que medio se encuentra almacenado (tradicionalo magnético)

1. ing / nit = ingrese Nit

2. ing / veh = ingrese vehiculo

3. for / pag = forma de pago

4. imp / fac = imprimir factura

3.2- Identificación de los datos que se almacenarán

Ir a Datos almacenados

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http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/D.3.2%20Datos%20almacenados.xls

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/D.3.2%20Datos%20almacenados.xls




D4- Formatos de entrada (boletas) :

37




Ir a Formato de entradas

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http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/D.4%20Formato%20de%20entradas.mdb

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/D.4%20Formato%20de%20entradas.mdb




39




Fase II

Control y

evaluación de

proyectos 1

40




A.Definir lista de actividades

A.1- Identificar actividades de primer orden, segundo orden,

tercer orden, etc (elaborar un cuadro sinóptico)

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1. PLAN

DE

IMPLEMENTACION

1.1 Cotización de hardware ysoftware

1.2 Presentación de la cotización agerencia

1.3 Compra e instalación dehardware y software

1.4 Verificación del sistema1.5 Traslado de archivos reales a

virtuales en bases de datos1.6 Revisión de archivos1.7 Implementación del sistema

1.5.1 Contactar

posibles

programadores

2. PLANDE

CAPACITACION

2.1 Crear métodos de

capacitación

2.2 Selección de método a utilizar

2.3 Cotización del personal que

va ha impartir la capacitación.

2.4 Ver que departamentos van a

ser parte de la

automatización.

2.5 Realizar calendario y duración

de la misma

2.6 Efectuar la capacitación

2..1 Definir

evaluaciones del

conocimiento

3. PLAN

DE

EVALUACION

3.1 Evaluar el rendimiento del equipo

3.2 Revisión del nuevo software y

hardware

3.3 Revisar del buen uso del equipo3.4 Evaluación del rendimiento del

sistema

3.5 Evaluar de control

3.6 Medir el cambio de la

capacitación de los empleados

3.1 Establecer

formas de

medición para el

equipo

3.6 Establecer

formas de

medición para el

personal

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A.2- Listado de actividades seleccionadas del cuadro sinóptico

anterior, indepensables para la secuencia lógica del

proyecto. (sirve para definir las actividades procedentes y

subsecuentes).

1. Cotización de hardware y software

2. Presentación de cotización a gerencia

3. Después de autorización se procede a la compra e

instalación de software y hardware

4. Verificación del sistema

5. Traslado de archivos reales a virtuales en bases de

datos

6. Revisión de archivo

7. Implementación del sistema

8. Crear métodos de capacitación

9. Selección del método a utilizar

10. Cotización de personal que impartirá la

capacitación

11. Ver que departamentos van a ser parte de la

automatización

12. Realizar un calendario con duración de la misma

13. Efectuar la capacitación

14. Evaluar el rendimiento del equipo

15. Revisión del nuevo software y hardware

16. Revisión del buen uso del equipo

43




17. Evaluación del rendimiento del sistema

18. Evaluación del control

19. Medir el cambio de la capacitación en los

empleados

B.Definición de actividades procedentes y

subsecuentes

B.1- Elaboración de una tabla de las actividades precedentes y

subsecuentes misma que servirá para la definición de la

diagramación de secuencias o diagramas de flechas.

CONSECUENTE ANTECEDENTE

1. Cotización de hardware y software 0

2. Presentación de cotización a gerencia 1

3. Después de autorización se procede a la comprae instalación de software y hardware

1

4. Verificación del sistema 0

5. Traslado de archivos reales a virtuales en basesde datos

3

6. Revisión de archivo 3

7. Implementación del sistema 3

8. Crear métodos de capacitación 5

9. Selección del método a utilizar 8

10. Cotización de personal que impartirá la

capacitación 8

11. Ver que departamentos van a ser parte de laautomatización

0

12. Realizar un calendario con duración de la misma 11

13. Efectuar la capacitación 9,12

14. Evaluar el rendimiento del equipo 13

15. Revisión del nuevo software y hardware 14

44




16. Revisión del buen uso del equipo 15

17. Evaluación del rendimiento del sistema 16

18. Evaluación del control14

19. Medir el cambio de la capacitación en losempleados 17

C.Matriz de tiempos

C.1- Elaboración, manual de calculo de las actividades en una matriz de secuencias (en anexos:

formulas y cálculos de todas las actividades)

Actividades TO TM TP fórmula DIJ

45




1 1 3 5 (1+4(3)+5)/6 3

2 2 4 6

(2+4(4)+6)/6 4

3 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

4 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

5 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

6 4 5 6 (4+4(5)+6)/6 5

7 4 5 6 (4+4(5)+6)/6 5

8 3 5 7 (3+4(5)+7)/6 5

9 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

10 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

11 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

12 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

13 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

14 1 2 3 (1+4(2)+3)/6 2

15 0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

0.5 1 1.5 (0.5+4(1)+1.5)/6 1

46




D. Construcción del CPM-PERT o RED A

TIEMPO “T”

D.1- Diagrama de secuencia manual

47




Ir a Diagrama de secuencia manual

48

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/D.1%20Diagrama%20de%20secuencia%20manual.xls

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/D.1%20Diagrama%20de%20secuencia%20manual.xls




E.Calculo de ocurrencias tempranas y

ocurrencias tardías sobre el diagrama

CPM-PERT

E.1- Calculo de ocurrencias tempranas iniciales y finales (En

anexos: calculo y uso de formulas)

49




Ir a Ocurrencias tempranas iniciales y finales

50

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/E.2%20Ocurrencias%20tempranas.xls

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/E.2%20Ocurrencias%20tempranas.xls




E.2- Calculo de ocurrencias tardías iniciales y finales (Enanexos: calculo y uso de formulas)

51




Ir a Ocurrencias tardias iniciales y finales

52

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/E.1%20%20Ocurrencias%20tardias.xls

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/E.1%20%20Ocurrencias%20tardias.xls




E.3- Establecimiento de la ruta critica o camino critico

53




Ir a Ruta critica

54

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/E.3%20%20Ruta%20critica.xls

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/E.3%20%20Ruta%20critica.xls




F.Calculo de holguras

55




F.1- Calculo de holguras totales (en anexos: calculo y uso deformulas)

F.2- Calculo de holguras libres (en anexos: calculo y uso deformulas)

F.3- Calculo de holguras independientes (en anexos: calculo yuso de formulas)

1 3 0 3 0 3 0 0 0

2 4 3 7 3 7 0 0 0

3 1 3 4 4 5 1 0 -14 1 0 1 9 10 9 0 -9

5 1 7 8 7 8 0 0 0

6 6 4 9 5 10 1 0 -1

7 5 4 9 7 12 3 0 -3

8 5 8 13 8 13 0 0 0

9 1 10 11 11 12 1 0 -1

10 1 11 12 12 13 1 0 -1

11 1 0 1 11 12 11 0 -1112 1 1 2 12 13 11 0 -11

13 1 13 14 13 14 0 0 0

14 2 1 3 10 12 9 0 -9

15 1 3 4 12 13 9 0 -9

16 1 2 3 13 14 11 0 -11

17 1 10 11 13 14 3 0 -3

18 1 11 12 12 13 1 0 -1

19 1 4 5 13 14 9 0 -9

Activi

dad

DIJ EI EJ. LI LJ HT HL HI

56




G. Determinación de costos del

proyecto

G.1- Determinar los costos de cada actividad del proyecto

Compra de hardware y softwareCosto hora x salario de programador = Q150 x 8 horas = Q1,200.00 x 5 =

Q6,000.00

Traslado de archivos reales a virtuales en bases de datosCosto hora x salario de programador = Q200 x 8 horas = Q1,600.00 x 5 =

Q8,000.00

Implementación del sistemaCosto hora x salario de programador = Q180 x 8 horas = Q1,440.00 x 5 =Q7,200.00

Capacitación completaCosto hora en salario Gerente = Q500.00 x 8 horas = Q4,000.00

G.2- Determinar los costos del proyecto total.

El total del costo del proyecto es de Q.25,200.00

57




H. Utilización del Ms-Project

H.1- Elaboración de diagrama de Gantt

58




ir a Diagrama de Gantt

59

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/H.1%20Diagrama%20de%20Gantt.doc

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/H.1%20Diagrama%20de%20Gantt.doc




H.2- Elaboración de Pert

60




Ir a Diagrama de Pert

61

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/H.2%20DIAGRAMA%20CPM-PERT.xls

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/H.2%20DIAGRAMA%20CPM-PERT.xls




Fase II

62




Control y

evaluación de

proyectos 2

A.Fase 1 (gestacion del proyecto)

A1- Estudio de factibilidades

A1.1- Factibilidad económica, tiene que demostrar

esta factibilidad por medio de cualquier método

estudiado en clase, como punto de equilibrio, retorno

de la inversión, flujo de efectivo, valor actual, tasa de

retorno, etc.

63




Ir a Factibilidad economica

64

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/A.1-1%20Factibilidad%20economica.xls

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/A.1-1%20Factibilidad%20economica.xls




A1.2- Factibilidad técnica, se tiene que demostrar si el

proyecto y los programas adquiridos cumplen con los

requerimientos necesarios o si los métodos y

procedimientos propuestos se adaptan a los procesos

del sistema y a las necesidades del usuario

65




Los programas adquiridos están cubriendo las necesidades

que anteriormente se mencionaron. También cabe

mencionar que los usuarios que manejan el equipo están

recibiendo una capacitación muy a cabalidad respecto a su

necesidad. Los métodos utilizados dan fruto al éxito que en

teoría se define como más ingresos a la empresa

A1.3- Factibilidad operativa, demostrar si el personal esta

capacitado para el uso del equipo y la operatividad

del sistema tiene apoyo de manuales, etc.

El rendimiento de los cambios efectuados se puede verificar

por medio del presente proyecto analizando por separado

cada uno de los mismos:

a. Equipo de computo:

Rapidez en la maniobrabilidad de lso datos tanto del

cliente como de las ventas, mejor satisfacción de cliente.

b. Equipo de oficina:

Mejor tecnología que como resultado se obtiene un mejor

servicio de información.

c. Software:

Eficiencia y eficacia en la realización de facturas

d. Cursos de capacitación:

Personal capacitado para trabajar en equipo.

66




A1.4- Factibilidad legal, revisar la existencia de las leyes,

reglamentos, políticas, procedimiento de la empresa y

su entorno.

A1.4.1- Internas

Se instalaron sistemas operativos y programas en

las computadoras, todas con su debido registro y

licencia, que garantizan la originalidad de los

mismos.

A1.4.2- Externas

Se cumplió con lo enmarcado en la ley que dice que

todos los productos de tecnología deben ser

originales con facturas respectivas y garantía de

compra.

A.2- Determinación de los términos de referencia, tomando en

cuenta los parámetros del proyecto

A2.1- Calidad y especificaciones

Los programas utilizados en las computadoras vienen con

licencias originales certificadas por Microsoft; tanto

Windows como Office, que incluye los programas de Excel,

Word, Power point, Access, etc.

67




A2.2- Costos (presupuesto)

El presupuesto autorizado es de Q. 80,000.00

A2.3- Tiempo

El tiempo estimado es de 2 meses, con lo cual se logro una

gran eficiencia en el proyecto, ya que se realizo antes de lo

estipulado

68




C.Fase III (calificación y entrega del

proyecto)

C.1- Verificar si cumple con los objetivos planeados

Cuando se inicio dicho proyecto se dio cierta oposición, ya

que la mayoría de los gerentes son personas que ignoraban

por completo como se manejaba el sistema de computación

en una oficina. Y hoy en dia el proyecto cumple con los

objetivos planeados, ya que se han incrementado las ventas,

gracias al equipamiento que se realizo en dicha empresa

C.2- Si tiene rentabilidad el proyecto

El proyecto ha tenido excelentes resultados, ya que el gasto

realizado se recuperara en corto plazo, además de que se ha

incrementado la cartera de clientes, gracias a la mejor

atención que hoy en dia se presenta.

69




Fase III

Auditoria de

sistemas

70




A.Alcance de auditoria en forma horizontal

C.1- Seguridad física (equipo, mobiliario e instalaciones)

Equipo:

• Mantenerse limpio y ordenado

• Estén lejos de servidores de agua

Instalaciones:

• Instalaciones eléctricas

• Canales para el agua

• Los cables de corriente bien guardados

• Extinguidor en caso de incendio

Mobiliario:

•Debe ser de acondicionado, de acuerdo a la

función del empleado

71




C.2- Seguridad de datos (proceso y almacenamiento)

Ingreso y proceso inadecuados de datos

Confidencialidad

Infiltración

Uso malicioso de datos

C.3- Seguridad de procedimientos

Mantenimiento de equipo

Distribución de software

Actualización de programas con antivirus

Manual de procedimientos

Redes

72




B. Analizar los puntos de riesgo en el

sistema

B.1- Definición de puntos de riesgo en los sistemas

73




Ir a Diagrama de puntos de riesgo

74

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/B.1%20diagrama%20de%20flujo%20%20de%20riesgo.doc

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/B.1%20diagrama%20de%20flujo%20%20de%20riesgo.doc




B.2- Para cada riesgo identificado, desarrollar opciones para

eliminar, controlar y evitar peligros

Proceso Riesgo Nivel SolucionesForma de pago Se cayo el sistema R.2 - Llamar al

técnico

encargado

- Ver manual del

sistemaImprimir Se termino la tinta R.4 -Consultar

75




factura manual de

instructivo

- -Llamar a la

empresa que

vende la tinta

B.3- Dar soluciones a los peligros

Riesgo # 1

Solución no.1: Llamar a un tecnico que tenga muchos conocimientos

en lo que respecta a los sistemas para su pronta reparacion

Solución no.2: Ver el manual de instructivo del sistema

Riesgo # 2

Solución no.1: Consultar manual de instructivo de impresora para ver

como y donde se inserta la tinta

Solucion no.2: Llamar a la empresa que se dedica a vender dicho

accesorio, para reportarles el mismo

B.4- Implementar la mejor estrategia de solución

Riesgo # 1

Solución no.1: Llamar a un técnico que tenga muchos conocimientos

en lo que respecta a los sistemas para su pronta reparación

Riesgo # 2

Solución no.1: Consultar manual de instructivo de impresora para ver

como y donde se inserta la tinta

76




C.Definir e implementar los puntos de

control

C.1- En la copia del diagrama de flujo de datos (Gene-

Sarson) que uso para identificar los riesgos, localizar con

otro circulo (achurado o de color los puntos de riesgo)

77




Ir a diagrama de flujo de control

78

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/C.1%20diagrama%20de%20flujo%20de%20control.doc

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/C.1%20diagrama%20de%20flujo%20de%20control.doc




C.2- Considerando que los puntos de riesgo no necesariamente

requieren control, explique técnicamente porque dejo

puntos de riesgo sin control

79




Se dejaron sin control, ya que es una probabilidad de que ocurra

un error.

C.3- En cada punto de control establecido deberá explicar el

tipo de control (manual, mecánico o mixto)

CN.1 = Mixto, ya que la persona ingresa el dato y la computadora

lo busca

CN.2 = Mixto, es porque la persona ingresa el dato, lo verifica y

la computadora lo imprime

C.4- Debe hacerse una lista del posible comportamiento de los

puntos de control para hacerse un rastreo, como

procedimiento de auditoria.

80




81




D. Manual de contingencia

D.1- Hacer la tabla de análisis de contingencias

Paso descripció

n

Contingen

cia

Solución Tipo

2 Forma depago

Se cayo elsistema

Llamar aempresa

que vendetinta

LL

4 Imprimirfactura

No haytinta

Verificarel

instructivo

I

D.2- Hacer el diagrama de contingencias del sistema

82




Ir a Manual de Contingencias

83

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/D.2%20Manual%20de%20Contingencias.doc

http://opt/scribd/conversion/tmp/scratch18518/D.2%20Manual%20de%20Contingencias.doc




D.3- Hacer la tabla de llamada

Paso no.2

Prioridad

A quien Puesto Extensión

oficina

E-mail Teléfono casa

Teléfono

celular1 Juan

PerezIng. Ensistemas

5515 [email protected]

2415-9811

5236-9855

2 JoseCruz

Auxiliar 9812 [email protected] 2311-2521

5205-6595

3 John

Smith

Gerente

deVentas

1022 [email protected] 2296-

9585

5288-

9888

Paso no.4

Prioridad

A quien Puesto Extensión

oficina

E-mail Teléfono casa

Teléfono

celular1 Manuel

LaraEjecutivo de

ventas

6987 [email protected]

2415-5441

5236-7841

2 Josefino Juarez

Jefe detienda

1244 [email protected] 2311-2503

5205-2503

3 LuchoGonzález

Librería 1044 [email protected] 2296-7897

5288-9641

D.4- Hacer la tabla de instructivo

Paso no.2

84

mailto:[email protected]















Paso Responsablede la accion

Acción Que hacer sino se logra

1 Ing. Ensistemas

Resolverproblema con el

sistema

Ir a paso 2

2 Auxiliar Asistencia conel sistema

Ir a paso 3

3 Gerente deventas

Ver tabla dellamada R-32

Paso no.4

Paso Responsablede la accion

Acción Que hacer sino se logra

1 Ejecutivo deventas Verificar tinta Ir a paso 2

2 Jefe de tienda Revisarimpresora

Ir a paso 3

3 Jefe de tienda Ver tabla dellamada VR6

Conclusiones

El Departamento necesita un inmediato equipamiento ya que al

adquirir una computadora con los debidos programas se lograra un

mejor desarrollo de la empresa.

Lavándolo a cabo en una forma rápida, oportuna concisa, clara y

ordenada para que la información este actualizada y disponible en su

debido tiempo de uso, características que no se encuentran en este

momento en la empresa, y provocan frustración a nuestros

consumidores.

85




Recomendaciones

• Durante la realización del proyecto, analizar a fondo todos los

elementos disponibles para no dejar nada afuera.

• Se recomienda constantemente dar capacitación a los

empleados, para que no se atrasen tecnológicamente con la

competencia

• Se recomienda dar mantenimiento constante al equipo para

evitar un deterioro acelerado

86




87




Glosario

Análisis FODA: es una análisis que consiste en comparar las

fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas dentro de

una empresa

Análisis Situacional de la empresa: Consiste en 4 preguntas

que son: donde se esta?, a donde se quiere llegar?,que se

puede hacer?, como para legar a ello?

Automatización: Es realizar una actividad de forma

automática, con la menor intervención humana

88




Cuadro Costo/beneficio: Cuadro comparativo en el que se

compara el costo con el beneficio de algo.

Departamentalización: Es agrupar a las personas que laboran

en la organización dentro de dicha unidad administrativa por

determinado elemento que tengan en común.

Equipamiento: Dotar de equipo necesario la oficina

Organigrama: Representación grafica de la estructura de una

empresa.

Organigrama Maestro: Es un organigrama de la empresa en

general

Riesgo: Puede expresarse desde la mera posibilidad a

diversos grados de probabilidad de que ocurra un incidente y su

veracidad.

Red o flechas Permite representar relaciones de precedenciay dependencia de las actividades del proyecto.

Ruta Crítica: Es la cadena de actividades críticas, las cuales

conectan al evento inicial y al final en el diagrama de flechas.

Es decir, que se identifican todas las actividades críticas del

proyecto.

89




Dominio: Poder que uno tiene de usar libremente de lo suyo.

Poder o ascendiente que se tiene sobre otra persona.

Fisco: Tesoro público. Entidad encargada de recaudar losimpuestos.

Monopolio: Privilegio exclusivo de un individuo o grupo

para vender o explotar un bien determinado en un territorio

concreto.

Necesidad: Demanda sobre recursos necesarios para

mantener el estándar o valor. Carácter de aquello de que no se

puede prescindir. No puede evitarse.

Organización: Actividad administrativa que desarrolla una

organización para llevar los planes a feliz término. Es la

coordinación de los recursos de la empresa.

Puntos de control: Es el lugar o momento donde se sitúa o

instala un mecanismo de control.

Recopilación: Resumen o reducción breve de una obra o un

discurso.

Revolucionaria:Cambio profundo en ocasiones violento

provocado en las instituciones políticas de una nación.

Transformación de las estructuras sociales, económicas y

políticas de un país, a la que históricamente y sociológicamente

se accede a través de dos vías principales.

90




Sistematizar: Incluye elaboración de planes, diagramas de

proceso, diagramas de procedimientos definir la estructura

organizacional, establecer normas y políticas capacitar al

recurso humano, inculcar una cultura y establecer controlesmétricos.

-Verídico: Queice la verdad. Aplicase también a lo que la

incluye.

Bibliografía

Internet Explorer

91




Nidia Giorgis de Orozco

Automatización de Oficinas 1

Editorial: Quality Print

Ciudad de Guatemala.

Noviembre del 2,000





Marzo del 2,000










Control de ProyectosEditorial: Quality Print

Ciudad de Guatemala,

Segunda edición Noviembre 2,004


Evaluación de Proyectos


92

proyecto principal

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