proyecto contable en monica 8.0
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ROYECTO CONTABLE EN MONICA 8.0TRANSCRIPT
1
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO
“REPUBLICA FEDERAL DE ALEMANIA”
ESCUELA DE CONTABILIDAD
TÍTULO: “APLICACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE QUE PERMITA ESTABLECER
LA SITUACIÓN REAL ECONÓMICA FINANCIERA EN EL COMERCIAL ORDOÑEZ
AGUIRRE DEL CANTÓN CHUNCHI, DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE DEL AÑO
2010”
Proyecto Contable
Previo a la Obtención del Título de Técnica Superior en
Contabilidad Computarizada
AUTORA: Viviana Paola Aguirre Sanmartín
Riobamba – Ecuador
201
2
ÍNDICE Pág.
CERTIFICACIÓN i
AUTORÍA ii
APROBACIÓN iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I: SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 1
1.1 RESEÑA HISTÓRICA 1
1.1.1 Objetivos 2
1.1.2 Áreas y personal 3
1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 3
1.2.1 Funciones de la Estructura orgánica 6
1.2.2 Misión 11
1.2.3 Visión 11
1.2.4 Políticas 12
1.3 SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 13
1.3.1 Productos y servicios 15
1.3.2 Análisis FODA 16
1.4 ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN CONTABLE 19
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO 21
2.1. LA CONTABILIDAD 21
2.1.1 Aspectos Generales 21
2.1.2 Importancia y Objetivos de la Contabilidad 22
2.2. LAS NORMATIVAS CONTABLES 23
3
2.3. SISTEMA CONTABLE 25
2.1.1 El Proceso Contable 25
2.1.2 Plan de Cuentas 37
2.4. DOCUMENTOS COMERCIALES 39
2.4.1 Importancia de los Documentos Comerciales 39
2.4.2 Clasificación de los Documentos Comerciales 39
2.5. TRIBUTACIÓN 43
2.5.1 El RUC 43
2.5.2 Impuesto al Valor Agregado 44
2.5.3 Impuesto a la Renta 45
2.5.4 Agentes de Retención 47
2.5.5 Liquidación y pago de impuestos 50
2.6. PROCEDIMIENTOS 52
2.6.1 Objetivos y políticas de los procedimientos 52
2.6.2 Características de los procedimientos 53
2.6.3 Estructura de los procedimientos 54
2.6.4 Procedimientos Contables 55
2.7. POLÍTICAS 56
2.7.1 Tipos de Políticas 57
2.7.2 Formulación de Políticas 58
2.8. SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO MÓNICA 8.0 59
2.8.1 Definición y utilidad 59
CAPITULO III:PROPUESTA 63
3.1 JUSTIFICACIÓN 63
3.2 OBJETIVOS 64
3.3. SISTEMA CONTABLE 65
3.2.1 Plan de Cuentas 76
3.2.2 Procedimientos Contables 77
4
3.2.3 Políticas Contables 89
3.2.4 Diseño de Documentos Fuente 93
3.3. APLICACIÓN PRÁCTICA 97
5
ÍNDICE DE CUADROS
NOMBRE PÁG.
CUADRO No. 1: MATRIZ FODA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 18
CUADRO No. 2: DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS 34
CUADRO No. 3: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SEGÚN EL TIPO DE
CONTRIBUYENTE
43
CUADRO No. 4: MULTAS PARTA DECLARACIONES TARDÍAS 51
6
ÍNDICE DE GRÁFICOS
NOMBRE PÁG.
GRÁFICO No. 01: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE
COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 4
GRÁFICO No. 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA
COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 5
GRÁFICO No. 03: UBICACIÓN DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 14
GRÁFICO No. 04: MODELO DE FACTURA 42
GRÁFICO No. 05: PANTALLA DE PRESENTACIÓN MÓNICA 8.0 59
GRÁFICO No. 06: MENÚ DE MÓNICA 8.0 60
GRÁFICO No. 07: MENÚ PARÁMETROS 67
GRÁFICO No. 08: MENÚ PARÁMETROS VERSIÓN PREVIA 68
GRÁFICO No. 09: MENÚ PARÁMETROS OPCIÓN OTRA EMPRESA 70
GRÁFICO No. 10: MENÚ CONTABILIDAD 71
GRÁFICO No. 11: MENÚ CONTABILIDAD OPCIÓN PLAN (CATÁLOGO)
DE CUENTAS ADICIONAR CUENTA 72
GRÁFICO No. 12: DEFINICIÓN DE LA CONTABILIDAD 73
GRÁFICO No. 13: OPCIÓN CREAR ASIENTOS CONTABLES 75
GRÁFICO No. 14: ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE 77
GRÁFICO No. 15: FLUJOGRAMA DEL PROCESO CONTABLE 78
GRÁFICO No. 16: FLUJOGRAMA COMPRAS DE MERCADERÍAS Y/O
SERVICIOS 80
GRÁFICO No. 17: FLUJOGRAMA VENTAS DE MERCADERÍAS 82
GRÁFICO No. 18: FLUJOGRAMA CONTROL DE BIENES 84
GRÁFICO No. 19: FLUJOGRAMA BAJA DE ACTIVOS FIJOS 86
GRÁFICO No. 20: FLUJOGRAMA LIQUIDACIÓN, DECLARACIÓN Y PAGO
DE IMPUESTOS 88
7
LISTA DE ANEXOS
Anexo No. 1: RUC de Comercial “Ordoñez Aguirre”
Anexo No. 2: Rol y provisiones de rol
Anexo No. 3: Formulario 104A declaración mensual del IVA
Anexo No. 4: Plan de Cuentas
Anexo No. 5: Libro Diario
Anexo No. 6: Libro Mayor
Anexo No. 7: Estados Financieros
8
INTRODUCCIÓN
La información contable permite formular juicios y tomar decisiones económicas, además
ayuda a predecir los efectos futuros de dichas decisiones, a dirigir la atención a los
problemas, imperfecciones e incidencias como a las oportunidades futuras.
La contabilidad como objetivo realiza el registro y control correcto de las transacciones
efectuadas por una empresa considerando los documentos fuente que se expiden, como
evidencia de los hechos, por lo tanto el contador debe cumplir con normas y
disposiciones que regulan esta actividad profesional.
El interés de implementar un sistema contable a través de un sistema informático
(Mónica 8.0) en Comercial “Ordoñez Aguirre” del cantón Chunchi, organización dedicada
a comercializar artículos para el hogar como electrodomésticos, bicicletas, muebles,
celulares, motos, etc. surge como respuesta a la necesidad identificada por el presente
proyecto contable, siendo que la operatividad de toda practica necesita ser efectiva y
sobre todo eficiente en cada una de las funciones de la empresa, es conveniente
modernizar los procesos y sobre todo utilizar tecnología disponible y adecuada para ese
fin, dicha implementación contribuirá sobre todo a agilitar las actividades previas a la
presentación de informes económicos y financieros para la toma de decisiones.
Este documento consta de tres capítulos, el Capítulo I, trata sobre el Diagnóstico
situacional de Comercial “Ordoñez Aguirre”. El Capitulo II presenta un fundamento
teórico basado en principios, normas y demás disposiciones de aceptación general. En el
capítulo III se presenta la propuesta diseñada para mejorar la gestión contable y por
ende administrativa de la empresa, dicha propuesta presenta datos con respecto a los
requerimientos tecnológicos, materiales, personal etc., a los procesos que se deben
seguir para normar la actividad comercial de la empresa así como la demostración
práctica de la utilidad y beneficios que brinda el programa contable Mónica 8.0, se
complementa el trabajo con las conclusiones y recomendaciones.
9
Se espera que la presente propuesta sea analizada y posteriormente aplicada para
mejorar la gestión de la función contable y administrativa de la empresa y de esa manera
contribuir a superar aspectos y situaciones negativas identificadas como debilidades
dentro de la empresa por el bien de sus clientes internos y externos.
10
CAPITULO I
SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ
AGUIRRE”
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
En el Cantón Chunchi, considerando las expectativas de la colectividad en
cuanto a la necesidad de adquirir bienes muebles entre ellos
electrodomésticos para el uso del hogar de acuerdo a sus posibilidades
económicas, un visionario emprende el negocio denominado Comercial
“Ordoñez Aguirre”, que viene funcionando desde el año 2006, dentro del
área comercial.
A fin de comercializar sus productos con un servicio de calidad, ofrece
facilidades de compra a través de alternativas para adquirir bienes al
contado y a crédito; la empresa ha ido creciendo paulatinamente
principalmente por la atención amable y cortés hacía los clientes que
acuden a Comercial “Ordóñez Aguirre”; mantiene relaciones comerciales
con instituciones públicas y privadas por la seriedad con la que realiza las
transacciones.
11
Es importante indicar que la empresa empezó sus actividades con una
persona encargada de la administración, cuya acción la desarrollaba de
forma empírica pero por el incremento considerable en el volumen de
comercialización, hace un año empezó a experimentar un marcado
desarrollo.
1.1.1 Objetivos
Los directivos de Comercial “Ordoñez Aguirre” se han trazado los
siguientes objetivos:
“Objetivo General:
Comercializar toda clase de bienes muebles para el hogar,
fundamentalmente para satisfacer las necesidades de los clientes.
Objetivos Específicos:
Implementar un buen sistema de información dentro y fuera de la
empresa.
Supervisar el desarrollo de las actividades de los miembros de la
empresa para logara optimizar los recursos.
Diseñar y aplicar un programa de capacitación para el personal de
la empresa para ofrecer una buena atención al cliente.
12
Innovar constante la línea de productos que se comercializan para
cumplir con las expectativas de los clientes”1
1.1.2 Áreas y personal
Cuenta con 4 personas entre personal operativo y administrativo. La
empresa no cuenta con instalaciones de su propiedad y servicios básicos
adecuados que ofrecen condiciones para desarrollar su actividad,
brindando comodidad y visibilidad tanto a los clientes internos como
externos, su distribución física es la siguiente:
ÁREA ADMINISTRATIVA: consta de una oficina, en la cual laboran el
gerente y la secretaria, que cuentan con el siguiente mobiliario:
escritorios, sillones, archivadores, computadores, teléfonos y fax,
impresoras, sillas.
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN: integrado por los espacios para la
exhibición de los productos, atención al cliente, cobros y bodega.
1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ
AGUIRRE”
La estructura organizacional actual de la empresa según la investigación
de campo no ha sido definida de manera formal, lo que demuestra el
siguiente organigrama: 1 Archivos de Comercial “Ordoñez Aguirre” Departamento Administrativo
13
GRÁFICO No. 01: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE
COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
VENDEDOR
CONTADORVENTAS
GERENCIA
Fuente: Comercial “Ordoñez Aguirre” Departamento Administrativo
Como se puede observar el gráfico anterior, no se visualiza una correcta
estructura organizativa, por lo que se ha determinado un organigrama
estructural en base al personal que allí labora que muestra la autoridad y
jerarquía organizacional que debería tener la empresa.
En el organigrama se presentan los niveles, departamentos y secciones
que deberían conformar la empresa.
14
GRÁFICO No. 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
CONTABILIDAD
CAJAS VENTAS
GERENCIA
SECERATARÍA
(1)
(2)
(3)
NIVELES
JERARQUICOSSIMBOLOGÍA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
LÍNEA DE AUTORIDAD
REFERENCIAS
1. EJECUTIVO
2. AUXILIAR
3. OPERATIVO
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
15
1.2.1 Funciones de la Estructura orgánica
A continuación se presenta las principales funciones de quienes ocupan
los puestos de trabajo según el organigrama estructural propuesto:
GERENTE GENERAL: Su principal función es planificar, dirigir, controlar
y supervisar las actividades administrativas y financieras.
Planear, organizar dirigir y controlar las actividades propias de la
empresa.
Responsabilizarse mediante inventario y caución de todos los
bienes de la empresa.
Representar de forma legal a la empresa.
Cumplir y hacer cumplir las políticas establecidas por los
propietarios de la empresa y organismos de regulación y control.
Emanar disposiciones pertinentes que permitan orientar y controlar
la utilización eficiente de los recursos humanos, económicos,
técnicos y administrativos de la empresa.
Controlar que las actividades de la empresa sean ejecutadas
dentro del marco legal cumpliendo con los fines y políticas de la
institución.
Elaborar un plan anual de actividades.
Elaborar el presupuesto de la empresa.
16
Realizar análisis de la información económica financiera y tomar
decisiones pertinentes en pos de alcanzar los objetivos propuestos.
Supervisar el uso y mantenimiento de instalaciones de la empresa
y de los demás activos.
Atender y dar soluciones a los problemas que se presentan dentro
de la empresa.
Informar periódicamente a los propietarios de las actividades
realizadas.
SECRETARIA GENERAL
Efectuar actividades de secretaría y apoyo a las gestiones del
gerente de la empresa.
Actualizar el archivo de la unidad departamental.
Redactar correspondencia de rutina.
Atender llamadas telefónicas.
Elaborar (digitar o mecanografiar) matrices y cuadros estadísticos.
Receptar la correspondencia y distribuirla a las diferentes
secciones.
Atener al público y dar información sobre las actividades que
realiza la empresa.
Administrar el fondo de caja chica.
Coordinar la ejecución de trabajo de secretaría y manejo de
archivos.
17
Asistir a sesiones del departamento, tomar versiones taquigráficas
y digitarlas o mecanografiarlas
CONTADOR:
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por la ley,
reglamentos internos en coordinación con las NEC, PCGA, NEA y
las demás disposiciones que regulan la actividad contable en el
Ecuador.
Elaborar y legalizar los Estados Financieros de la empresa.
Mantener un sistema adecuado de contabilidad de acuerdo a las
necesidades de la entidad.
Someter anualmente a consideración de los directivos de la
empresa los Estados Financieros con sus correspondientes
anexos.
Revisar y validar la información contable que se presente del
negocio.
Exigir diariamente la información básica a los responsables, sobre
todas las operaciones económicas financieras que se realizan en la
empresa.
Participar en la elaboración del presupuesto anual conjuntamente
con el Gerente.
Realizar las demás actividades ordenadas por sus superiores que
estén en relación con la naturaleza de su trabajo.
18
VENDEDORES.- Se encuentran dentro del departamento de
Contabilidad.
Realizar actividades de ventas.
Relacionarse con los clientes.
Ser eficientes, eficaces rápidos en sus funciones.
Despejar las inquietudes de los clientes.
Obedecer a sus superiores.
Acoplarse a los reglamentos de la Institución.
Coordinar estrategias de publicidad con el Gerente General que
estén de acorde con el producto que se quiera promocionar.
Preocuparse de la buena imagen de la entidad para así atraer a la
clientela.
Promocionar la variedad de productos existentes dentro del
Almacén.
Evaluar periódicamente si las estrategias que se han puesto en
práctica son las correctas.
Entregar la mercadería con puntualidad.
Verificar que el producto o los productos a ser entregar estén en
óptimo estado.
Verificar las guías de transporte de mercaderías que le han sido
entregadas.
Responsabilizarse por los bienes y productos que le han sido
entregados.
19
CAJERA(O) 1 2
Realizar el cobro de valores por la venta de los productos entre
otros.
Responsabilizarse de la custodia de especies valoradas a su cargo
y entregar los valores correspondientes, al inmediato superior.
Realizar estados diarios, semanales o mensuales de las
recaudaciones efectuadas.
Emitir recibos o comprobantes de pago por los cobros efectuados.
Facturar las ventas de conformidad a lo establecido por el SRI, a
efectos de las liquidaciones periódicas del IVA y del ICE.
Registrar las ventas a crédito y remitir mensualmente informes a la
dirección financiera.
Realizar depósitos bancarios de los valores correspondientes a las
ventas diarias en efectivo.
JEFE DE VENTAS
Diseñar planes de ventas con su respectiva justificación e
información fuente.
Control de las actividades del personal de ventas.
Determinar las acciones a efectuar para la promoción de los
productos.
Elaborar el plan de ventas anualmente.
20
Diseñar el plan de publicidad y determinar los medios de
comunicación para su ejecución.
Elaborar y presentar informes periódicos sobre las actividades
realizadas al inmediato superior.
1.2.2 Misión
Como la empresa no cuenta con una filosofía definida para el desarrollo
de su actividad pero si con un sentido de compromiso y trabajo muy fuerte
por parte de sus colaboradores o empleados, se ha definido la filosofía en
base a la actividad que desarrollo y el criterio de sus integrantes.
Misión Propuesta: “A través de la comercialización brindar la mayor
gama de electrodomésticos, muebles, motos, bicicletas, teléfonos móviles
y más bienes muebles para los hogares del cantón Chunchi, en las
mejores marcas a precios económicos y buenas condiciones de pago
para lograr la satisfacción de los clientes”2
1.2.3 Visión
Al igual que la misión se ha propuesto lo siguiente:
Visión Propuesta: “Convertirse para el año 2015 en una empresa
comercial de bienes muebles para el hogar líder en el cantón Chunchi y 2 Autora Viviana Aguirre
21
sus alrededores con infraestructura adecuada a las necesidades del
mercado local y regional, con una sólida imagen y garantía en la calidad
de sus productos”3
1.2.4 Políticas
POLÍTICAS DE COMPRAS Y VENTAS:
“Se denomina política de compras y ventas a los criterios generados
desde la dirección de una empresa con respecto a las condiciones, plazos
de pago, tipo de proveedores, etcétera, que se aplican para realizar todas
las adquisiciones de una empresa.
Las Políticas de compra formalizan el compromiso de empresas
consumidoras con la compra de productos certificados. Su atractivo es
que son voluntarias, mejoran la imagen de la empresa y especifican una
preferencia por la compra de madera certificada conforme esté disponible.
"Comprar es una ciencia" y "comprar bien es vender bien" son frases que
bien pueden resumir la definición de la función de compras”4
Actualmente la empresa se maneja con las siguientes políticas de
compras:
3 Autora Viviana Aguirre
4 http://www.buenastareas.com/ensayos/Politica-De-Compra/130218.html
22
Efectuar compras a crédito
Crédito de 3,6,9,12 y 18 meses plazo
Descuento en el pago de mercaderías realizadas en efectivo
La adquisición de las mercaderías a los distintos proveedores debe
ajustarse a las tendencias del mercado
POLÍTICAS DE VENTAS:
Crédito en las ventas de mercaderías de 3,6,9,12 meses plazo
Descuentos en las ventas de mercaderías en efectivo, cheques y
tarjetas de crédito
Las mercaderías serán entregadas a domicilio sin recargos
1.3 SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
Respecto a los clientes de la empresa, se puede indicar que existen
clientes reales y potenciales, actualmente la empresa tiene como objetivo
cubrir todo el mercado del cantón y a futuro cubrir los mercados de las
parroquias aledañas y cantones de la provincia, cabe indicar también que
los productos que comercializa la empresa son los requeridos de acuerdo
a las necesidades de los clientes, es decir que Comercial “Ordoñez
Aguirre” actúa pensando en sus clientes.
Para poder satisfacer las necesidades de los clientes Comercial “Ordoñez
Aguirre” realiza pedidos y operaciones con varios proveedores, tales
23
como: JADECO, MUEBLES METÁLICOS, IMPORTADORA
TOMEBAMBA, MABE ECUADOR S.A., NATIONAL SALES Cia. Ltda.,
ELECTROLUX C.A., ECUACOLCHONES, DISMAYOR S.A.
EXPOCARGA S.A., COMERCIALIZADORA JVC Cia. Ltda., cabe indicar
que durante el transcurso de este año, las ventas se han incrementado,
ya que los precios son económicos y con atractivas condiciones de pago y
promociones.
Comercial “Ordoñez” esta ubicado en las calles Manuel Reyes y General
Córdova del cantón Chunchi, telefax. 032 937101 celular: 097040161.
GRÁFICO No. 3: UBICACIÓN DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
BODEGA
ÁREA
ADMINISTRATIVA
ÁREA DE
COMERCIALIZACIÓN
VENTAS
CALLE GENERAL CÓRDOVA
CA
LL
E M
AN
UE
L R
EY
ES
PLAZA CENTRAL DE CHUNCHI
24
El horario de atención de Comercial “Ordoñez Aguirre” es de domingo a
viernes de 08H00 a 22H00 sin cerrar al medio día y los días sábados de
acuerdo a las circunstancias.
El mercado que cubre la empresa específicamente es el cantón Chunchi,
sin embargo sus directivos han decido continuar con la venta a domicilio
por lo que se extiende el mercado a todas las parroquias del mismo,
gracias a la iniciativa de satisfacer las necesidades del mercado. Cabe
indicar que el mercado hacia el cual se dirige la empresa esta integrado
por todas las personas que forman parte de la población económicamente
activa (amas de casa, padres de familia, jóvenes, adultos, familiares de
los emigrantes del cantón)
1.3.1 Productos y servicios
La actividad principal de Comercial “Ordoñez Aguirre” es la de
comercializar electrodomésticos, muebles y demás bienes muebles para
el hogar como equipos de audio y video, electrodomésticos de línea
blanca, bicicletas, camas, armarios, colchones, celulares, etc. para lo cual
cuenta con diferentes proveedores a nivel nacional. La empresa se
caracteriza por ofrecer productos garantizados, considerando el avance
tecnológico y los estándares de calidad exigidos por los clientes.
Los productos que ofrece Comercial “Ordoñez Aguirre” son:
25
Electrodomésticos: En las marcas MABE, INDURAMA, LG,
PANASONIC, AIWA, SAMSUNG, SONY, DUREX, PHILIPS, entre
otros.
Muebles: juegos de sala, comedor, dormitorio, cocina, estudio.
Motos: RANGER, QINGQI, SUZUKI, MOTOTRACK, MOTOR UNO,
KAWASAKI,
Celulares: Nokia, LG, SAMSUNG, SONY, MOTOROLA, entre otros
para las bandas de PORTA y MOVISTAR.
Bicicletas: para niños y adultos en diferentes marcas, modelos y
colores, y más productos para el hogar.
La venta se realiza al contado y a crédito hasta un año plazo, la cartera de
crédito de la empresa es buena ya que los clientes cumplen con sus
obligaciones de manera propicia para la empresa.
1.3.2 Análisis FODA
“El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro
de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta
manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello
tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las
palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
26
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y
por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.
Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen,
actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la
empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición
desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece,
habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que
pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
El Análisis FODA es un concepto muy simple y claro, pero detrás de su
simpleza residen conceptos fundamentales de la Administración.”5
5 http://www.buenastareas.com/ensayos/Analizis-Foda/5428.html
27
CUADRO No. 1: MATRIZ FODA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Ubicación estratégica, ya que se encuentra situada diagonal al mercado central del cantón lo cual favorece a la empresas por que es un lugar muy concurrido.
Personal comprometido con la empresa, los colaboradores de Comercial “Ordoñez Aguirre” están conscientes de que sus acciones inciden en la productividad de la organización por lo que siempre están dispuestos a dar lo mejor en el desarrollo de sus actividades.
Comercialización de productos de marcas reconocidas, es evidente que la marca de un producto incide para su adquisición por lo cual la visita de clientes a la empresa esta asegurada.
Solvencia económica, representada por su capacidad de pago y disponibilidad de efectivo para solventar su capital de trabajo.
Buena atención al cliente, demostrada a través de la amabilidad y cordialidad del personal de la empresa.
Promociones especiales, para fechas importantes.
Estabilidad laboral para su personal.
• Crecimiento y desarrollo económico y social del cantón y sus alrededores impulsado por autoridades de turno.
• Impulso al desarrollo microempresrial por parte del estado. • Bono de desarrollo humano, las personas cuentan con ingresos para adquirir
algún bien para su hogar. • Acceso y avance tecnológico, las personas requieren bienes que les permitan
satisfacer sus necesidades de forma moderna, actualizada y rápida.
DEBILIDADES AMENAZAS Falta de capacitación permanente para todo el personal, actualmente la
empresa requiere de capacitación en todas las áreas.
Falta de un sistema contable adecuado a su actividad.
Falta de variedad de productos por la inexistencia de un estudio de mercado para identificar los requerimientos de los clientes.
Falta control interno para identificar puntos críticos en el desarrollo administrativo y financiero de la empresa.
Falta de una estructura organizacional que considere e identifique a todos los puestos de trabajo de la empresa.
• Competencia desleal, publicidad y propaganda engañosa. • Contrabando, la comercialización ilegal de productos de la línea de la empresa. • Especulación del mercado, variación de precios por acontecimientos económicos,
políticos y sociales del país. • Protestas y paralizaciones indígenas, obstaculizan el transporte de los productos.
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
28
1.4 ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN CONTABLE
Según el Servicio de Rentas Internas “Comercial Ordoñez Aguirre” está
registrada bajo la razón social de Jorge Luis Ordoñez Santander
iniciando la actividad económica el 22 de Junio del 2006; con el RUC Nº
0302065222001 (Ver Anexo #1), el domicilio principal es en las calles
Manuel reyes y General Córdova; el contribuyente no está obligado a
llevar contabilidad, y debe presentar la declaración mensual del IVA.
Debido a las disposiciones de ley que dice: “Están obligados a llevar
contabilidad las personas naturales que realicen actividades
empresariales en el Ecuador y que operen con un capital propio que al 1
de enero de cada ejercicio impositivo, supere los veinte y cuatro mi
dólares (24.000 USD) o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio
inmediato anterior sean superiores a los cuarenta mil dólares (40.000
USD) incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades
agrícolas, pecuarias, forestales o similares.
Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que
operen con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el
inciso anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos,
agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar
una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible”.6
6 Ley de Régimen Tributario Interno. Reforma. Art. 19. Pág. 11
29
Comercial “Ordoñez Aguirre” realiza los registros de ingresos y egresos a
través de hojas de cálculo en el programa Microsoft Excel para facilitar
datos respecto a la declaración del IVA al final de cada mes.
Esto significa que no dispone de instrumentos o herramientas para
sustentar el registro debido de los moviemientos económicos financieros
de la empresa lo cual impide revelar la real situación económica financiera
de Comercial “Ordoñez Aguirre”.
30
CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1. LA CONTABILIDAD
2.1.1 Aspectos Generales
¨La contabilidad es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos
financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas
con las operaciones de una empresa”7
“Es tan importante la utilización del sistema contable, ya que nos permite
analizar en un tiempo determinado el resultado de nuestras actividades,
razón suficiente para fundamental teóricamente la presente
investigación”8
“Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de
las ciencias administrativas que se sustenta en principios y
procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los
objetivos de análisis, registro y control de las transacciones en
operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento,
7 HARGADON, Bernard: Principios de Contabilidad, Pág. 9
8 DÁVALOS, Nelson: Contabilidad General, Pag. 28
31
con las finalidades de informar e interpretar la situación económica
financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o
ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad”9.
"La Contabilidad es la técnica que registra analiza e interpreta
cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una
empresa” 10
2.1.2 Importancia y Objetivos de la Contabilidad
Es tan importante la utilización del sistema contable, ya que nos permite
analizar en un tiempo determinado el resultado de las actividades
económicas y financieras de una empresa. A través de la contabilidad se
puede conocer:
Cuanto debemos y cuanto nos deben.
Quienes nos deben y a quienes debemos
El movimiento de ingresos y egresos, variaciones del capital.
Saldos finales de las cuentas a cualquier fecha.
Información que permita a los directivos tomar decisiones correctas
con relación al movimiento económico de la empresa.
Objetivos de la contabilidad:
Conocer la situación económica-financiera de una empresa en un
período determinado, en que generalmente es de un año, así como
9 OROZCO Cadena, José: Contabilidad General Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional Pág. 1
10 ZAPATA Sánchez, Pedro: Contabilidad General, 4 Edición ,2002 Pág.16
32
también analizar e informar sobre los resultados obtenidos, para
poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de la empresa.
Introducir mejoras en su gestión, dando paso a la implantación de
sistemas contables.
Mejorar significativamente los sistemas contables a fin de que
cumplan con sus funciones: la información y control.
2.2. LAS NORMATIVAS CONTABLES
El reglamento que rige a la contabilidad dice que se llevará la contabilidad
en forma obligatoria:
Por el sistema de la partida doble
En idioma nacional (castellano) y
En moneda nacional, para registrar el movimiento económico y
determinar los resultados del respectivo año fiscal (“Que a partir
del 1ro. de Abril del 2000 se lo hará en USD dólares americanos,
valorados a s/. 25.000 c/u, esto por la dolarización implantada en
nuestro país”).
La ley, determina que el ejercicio económico de las empresas
termina anualmente el 31 de diciembre de cada año, salvo
autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas SRI).
En caso de incumplimiento, se procederá a la determinación
presuntiva de conformidad con lo dispuesto en la ley.
33
Es obligación de todas las empresas enviar copias de los
Balances de Situación y de Pérdidas y Ganancias, conjuntamente
con la declaración y pago del impuesto a la Renta al SRI, o a sus
respectivas delegaciones para el resto de provincias, de acuerdo
al noveno dígito del RUC y el plazo establecido por la ley; así
como las empresas sujetas al control y vigilancia de la
Superintendencia de Compañías (es decir que tenga personería
jurídica) deberán presentar a este organismo el informe del
gerente y comisario de la empresa, hasta el primer cuatrimestre
del año siguiente al del ejercicio económico.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), son
conceptos y normas básicas que establecen la delimitación e
identificación del ente económico, de la forma de cuantificación y de las
técnicas de presentación de informes financieros.
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) han contribuido a
mejorar los informes contables de todo el mundo. En Ecuador se han
emitido 27, conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos,
regulan el registro y control contable, la elaboración y presentación de
estados financieros.
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) son el producto de
grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas,
financieras y profesionales del área contable a nivel mundial, para
34
estandarizar la información financiera presentada en los estados
financieros. Las NIC, son un conjunto de normas o leyes que establecen
la información que deben presentarse en los estados financieros y la
forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC
no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino
más bien normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias
comerciales, ha considerado de importancias en la presentación de la
información financiera. Son normas de alta calidad, orientadas al inversor,
cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del
negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una
empresa. Las NIC son emitidas por el Internacional Accounting Standards
Board (anterior Internacional Accounting Standards Committee)”11
2.3. SISTEMA CONTABLE
2.1.1 El Proceso Contable
Para hablar del proceso contable es importante considerar los siguientes
aspectos:
a) LA PARTIDA DOBLE: constituye el principio de contabilidad
generalmente aceptado (PCGA) más práctico, útil y conveniente
para producir los estados financieros. Consiste en que cada hecho u
operación que se realice afectará, por lo menos a dos partidas o 11
http://www.gesfomedia.com/manuales_contabilidad.html
35
cuentas contables; por lo tanto, el uso de la partida doble propicia
esta regla; no habrá deudor sin acreedor, y viceversa. Este principio
tiene dos enunciados:
Toda cuenta, sin excepción, se debe considerar personificada: a
una cuenta s le considerara una persona, pero en forma abstracta.
Por esta consideración, hablaremos de cuentas deudoras y
cuentas acreedoras.
En toda transacción mercantil no hay deudor sin acreedor, ni
acreedor sin deudor toda transacción que se realice en la empresa
será registrada en cuentas deudoras que reciben valores y en
cuentas acreedoras que entregan valores.
Pero es importante seguir la regla que a continuación se detalla, con el
fin de poder identificar y ubicar con facilidad las cuentas que afectan las
diferentes transacciones. Preguntas directrices:
¿Cuáles son las cuentas que intervienen?
Qué cuenta recibe y qué cuenta entrega?
¿Por cuánto recibe? , ¿Por cuánto entrega?
En toda operación, la suma deudora debe coincidir exactamente con la
suma acreedora.
36
b) LA ECUACIÓN CONTABLE: la ecuación contable es la fórmula
fundamental en que se basa la contabilidad para desarrollar
técnicamente su sistema.
Ejemplo: La Empresa Comercial “Ordoñez Aguirre”, dispone de la
siguiente situación financiera al 31 de diciembre del 2009 y desea
emprender un negocio de comercialización:
Dinero en efectivo 3.0000,00
Edificio de su propiedad 6.000,00
Mercaderías 30.000,00
Deuda con documento a Casa Comercial “NN” 500,00
Deuda a proveedores 300,00
La presentación de la ecuación contable será:
Conclusión: La ecuación contable de la empresa Comercial “Ordoñez
Aguirre” sería:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
39.300,00 = 800,00 + 38.500,00
ACTIVO
Caja 300,00
Mercaderías 30000,00
Edificios 6.000,00
PASIVO
Proveedores 300,00
Documentos por Pagar 500,00
TOTAL PASIVO 800,00
Total Activo 39.300,00
PATRIMONIO
Capital 38.500,00
Total P. y Patrimonio 39.300,00
37
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
PASIVO = ACTIVO - CAPITAL
CAPITAL = ACTIVO - PASIVO
Los elementos que intervienen en la ecuación contable son: ACTIVO =
PASIVO + CAPITAL
ACTIVO: Es todo lo que posee o le adeudan a la empresa, ejemplo:
CAJA
BANCOS
CUENTAS POR COBRAR
DOCUMENTOS POR COBRAR
MERCADERÍAS
ACTIVOS FINOS
PAGOS POR ADELANTADO
PASIVO: Es todo lo que se adeuda a otras personas (ajenas a la
empresa, propietario(s), socios, accionistas; según el caso) ejemplo:
OBLIGACIONES PATRONALES POR PAGAR
IESS POR PAGAR
CUENTAS POR PAGAR
DOCUMENTOS POR PAGAR
HIPOTECAS POR PAGAR
COBROS POR ADELANTADO
38
PATRIMONIO: El capital constituye el aporte; en dinero y/o en bienes,
efectuado por los propietarios, socios o accionistas de la empresa;
según el caso, o también se establece por diferencias entre el activo
y el pasivo). Y esta integrado básicamente por las siguientes cuentas:
CAPITAL (Conocido también como capital social)
RESERVAS (Legal, Facultativa, Estatutaria,) según el caso
(+) UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS (Ejercicios anteriores)
(-) PÉRDIDAS DEL PRESENTE EJERCICIO ECONÓMICO. ETC.
TRANSACCIÓN COMERCIAL: es el intercambio de bienes y/o
servicios necesarios para la satisfacción de las diversas necesidades
humanas, intercambio que tiene indispensablemente dos etapas
simultáneas que son:
1) Recibimos el bien (mercaderías, vehículos etc.) ó el servicio (agua,
luz, teléfono, arriendo, sueldos, etc.) parte real de la transacción.
2) Entregamos el precio o valor de dicho bien o servicio
Ejemplo: Compramos 10 cocinas a $ 300,00 c/u
PASO 1: Recibimos las 10 cocinas a $ 300,00 c/u = $ 30000.
PASO 2: Entregamos El valor de $ 33.360,00 en efectivo por la compra
de cocinas más IVA 12%.
39
LIBRO DIARIO: Es la acción de trasladar los datos de la transacción al
libro diario de la empresa. Toda jornalización tiene dos pasos:
1. Se analiza el principio de la partida doble es decir la cuenta o las
cuentas que reciben son deudoras (van al DEBE); y la cuenta o las
cuentas que entregan son (ACREEDORAS).
2. Dejar constancia de la transacción o asiento contable en el libro
diario.
El asiento contable o registro de entrada original es la formula técnica de
anotación de las transacciones, bajo el principio de partida doble. Todo
asiento contiene:
Fecha
Cuenta o cuentas deudoras y el valor afectado
Explicación del asiento y el comprobante que originó a
jornalización. Los asientos se clasifican en: simples, compuestos y
mixtos.
Asientos Simples, constan de una cuenta deudora y una cuenta
acreedora, por ejemplo:
FECHA DETALLE DEBE HABER
01/06/2010
-1- CAJA CUENTAS POR COBRAR Ref. registro del valor cancelado al cliente Marcelo Flores
500.00
500.00
40
Asientos Compuestos, constan de dos o más cuentas deudoras y una o
más cuentas acreedoras, por ejemplo:
FECHA DETALLE DEBE HABER
01/06/2010
-1- MUEBLES DE OFICINA EQUIPO DE OFICINA
DOCUMENTOS POR PAGAR BANCOS
Ref. Compra de muebles y equipo para of. 50% al contado y 50% a 30 días plazo.
100.00 150.00
125.00 125.00
Asientos mixtos, constan de una cuenta deudora y dos o más
acreedoras, o viceversa, por ejemplo:
FECHA DETALLE DEBE HABER
01/06/2010
-1- CUENTAS POR COBRAR CAJA VENTAS Ref. venta de mercaderías
2.000.00 10.000.00
12.000.00
MAYORIZACIÓN: Agrupa los valores de cada una de las cuentas del
libro mayor con sus respectivas sumas y saldos. El libro mayor es el
segundo registro principal que se mantiene en cada cuenta, según sea
el caso, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma
particular
TÍTULO O NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE HABER
SALDO
También se conoce otro rayado del libro mayor:
COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” LIBRO MAYOR PRINCIPAL
Cuenta: __________ Código: __________
FECHA DESCRIPCIÓN # ASIENTO MOVIMIENTO SALDO
DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
41
El procedimiento que se debe seguir para mayorizar los asientos
contables es el siguiente:
Se debe trasladar cuenta por cuenta, las cuentas que constan en el
libro diario.
A cada cuenta asígnele una tarjeta y escriba el nombre completo
de la cuenta.
Pase los valores de la cuenta que constan en el diario, si están en
el debe al debe; si están en el haber al haber de la respectiva
cuenta.
Luego se debe obtener los saldos, así asigne a los valores del
DEBE el signo (+), y si están en el haber el signo (-), luego se
debe obtener la diferencia matemática, si el resultado es positivo,
se trata de un saldo deudor; por el contrario si el valor es negativo,
se trata de un saldo acreedor. Se puede dar 3 tipos de saldos:
Saldo Deudor, Saldo Acreedor y Saldo Nulo.
BALANCE DE COMPROBACIÓN: Para su elaboración se trasladan
las cuentas con sus respectivas sumas y saldos en el orden que
aparecen en el libro mayor al finalizar un ejercicio contable; en la
práctica se presenta mensualmente ya que da la pauta para verificar si
se han registrado correctamente las diferentes transacciones. Por
norma general, la sumatoria de las cuentas del debe como las del
haber deben ser extremadamente iguales; “esto por el principio de la
partida doble”.
42
REGULACIÓN Y AJUSTE DE CUENTAS.- Significa dejar los saldos
de una cuenta en su verdadero valor la fecha de presentación de los
estados financieros. Es verificar la exactitud de la cuenta a una fecha
determinada. Las clases de ajustes que se pueden presentar en un
período contable son los siguientes:
Acumulados por gasto: Se presentan cuando al término del
período contable se ha realizado un gasto, el mismo que aun no ha
sido cancelado. Aparece una cuenta deudora de gasto y como no
se ha cancelado surge una cuenta acreedora “acumulado por
pagar” y se la clasifica en los pasivos corrientes. Ejemplo:
Folio No. 01
FECHA DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
30-06-10 30-06-10
-X- Gasto Sueldos y Salarios Sueldo y salarios acumulados por pagar P/r sueldos por pagar mes de mayo
-x- Gasto Publicidad y Propaganda Publicidad y Propaganda Acumulada por Pagar. P/r. Publicidad y propaganda por pagar
850.00 500.00
850.00 500.00
Acumulados por Rentas: Surge cuando el término del período
contable la empresa a vendido un servicio, el mismo que aun no ha
sido cobrado, aparare una cuenta deudora de activo corriente
exigible y una cuenta acreedora de renta, grupo de cuenta de otros
ingresos.
Diferido por Gasto: Son futuros gastos, que siendo cuentas de
activos (pagos anticipados), se convierten en gastos ciertos con
43
el transcurso del tiempo de acuerdo como se va recibiendo el
servicio.
Diferidos por Rentas: Son futuras rentas, cobradas por la
empresa antes de entregar el servicio y que se convierten en
rentas ciertas cuando ya se entrega el servicio.
Por Inventario: Cundo se utiliza las cuentas del sistema de cuenta
múltiple para el registro de transacciones de compras y ventas de
mercaderías y además actividades complementarias, al finalizar el
período contable debe realizarse ajustes para determinar compras
y ventas netas, costo de ventas y utilidad bruta en ventas.
Por Valuación: Ajustes por valuación contable, cualquier cantidad
diferente de una erogación en efectivo utilizada como base
contable; y Ajustes por depreciación, los activos fijos de la empresa
están sujetos al desgaste o al deterioro físico como consecuencia
de su uso y falta de uso, por lo que es necesario depreciarlos.
Los métodos utilizados son: Línea Recta, Método Legal y Suma de
dígitos (ascendente y descendente).
CUADRO No. 02: DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
NOMBRE DEL ACTIVO PORCENTAJE
Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares
5% anual
Instalaciones, maquinaria, equipo y muebles 10% anual
Vehículos, equipos de trasporte y equipo caminero móvil.
20% anual
Equipos de computo y software 33% anual
Fuente: Lcdo, Sánchez Carrión Gilberto. La Tablita Tributaria y Laboral 2010. Pág. 17
44
Ejemplo: Cuando se adquiere un activo; un vehículo en $ 50.000,00
pagadero con cheque No. 685421 de nuestra cta. cte. del banco
Pichincha.
Folio: 03
FECHA DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
30-06-10
-X- Vehículos Bancos P/r la compra del vehículo
50.000
50.000
Cuando se registra el gasto por depreciación anual, al cierre del ejercicio
económico mediante el asiento de ajuste:
FECHA DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
31-12-10
-X- Depreciación Vehículos Depr. Acumulada Vehículos p/r. la depreciación del vehículo
9.000
9.000
ESTADOS FINANCIEROS: Los estados financieros son informes que
se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de
proporcionar información sobre la situación económica y financiera de
la empresa. Los principales estados financieros tienen como objetivo
informar sobre la situación financiera de la empresa a una fecha
determinada, sobre los resultados de sus operaciones y el flujo del
efectivo.
El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias: El estado de
resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa
y su resultado final, ya sea de ganancia o de pérdida.
45
El Balance General o de Situación Financiera.- Es un informe
contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de
Activo, Pasivo, y Patrimonio y determina la posición financiera de la
empresa en un momento dado.
El Estado de Flujo de Caja.- Demuestra el comportamiento del
dinero efectivo (al inicio y al final de un ejercicio económico), con el
objeto de no ocasionar desequilibrios económicos.
El Estado de Superávit o Ganancias Retenidas.- Es un Estado
Financiero, que demuestra los cambios o variaciones ocurridos en
ciertas cuenta patrimoniales pomo por ejemplo las utilidades o
pérdidas que han sido distribuidas a los socios o accionistas (en
ejercicios anteriores y durante el presente ejercicio económico), se
elabora para conocimiento de los socios o accionistas de la
empresa, quienes podrán analizar e interpretar sobre el
comportamiento de su capital.
ANÁLISIS FINANCIERO: Evaluación y diagnostico económico-
financiero de la empresa, mediante la relación de ciertos índices que
permite analizar con objetividad el comportamiento de las cuentas que
interesa conocer para la toma oportuna de decisiones.
46
2.1.2 Plan de Cuentas
Es un listado lógico y ordenado de las cuentas de mayor general y de las
sub-cuentas con su denominación y código correspondiente que
intervienen en el proceso contable de una entidad específica.
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a
la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendente
para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control, se diseña y
elabora atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados
y las normas de contabilidad. El plan de debe estructurar de acuerdo con
la necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se
elaborará luego de un estudio preciso que permita conocer sus metas,
particularidades, políticas, etc. La estructura del plan de cuentas debe
partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados,
presentan los siguientes niveles:
Primer Nivel.- El grupo está dado por términos de la situación financiera,
económica y potencial, así:
Situación Financiera: Activo, Pasivo y Patrimonio
Situación económica: Cuentas de resultados deudoras (gasto) y
Cuentas de resultados acreedoras (rentas)
Situación Potencial: Cuentas de Orden
47
Segundo Nivel.- El subgrupo está dado por la división racional de los
grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado, así:
El activo se desagrega bajo el criterio de liquidez: Activo corriente,
Activo Fijo o propiedad, planta y equipo, Diferidos y Otros Activos
El pasivo, se desagrega bajo el criterio de temporalidad: Pasivo
corriente (a corto plazo), Pasivo Fijo (largo plazo), Diferidos y Otros
Pasivos.
El patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: Capital,
Reservas, Superávit de capital y Resultados.
La cuentas de resultados deudoras (gastos) se desagregan así:
Operacionales, No operacionales y Extraordinarios.
Las cuentas de orden se desagregan en: Deudoras y Acreedoras
Codificación de Cuentas, “Es la expresión resumida en una idea a
través de la utilización de números y/o símbolos, en consecuencia, el
código viene a ser el equivalente al nombre”.12
ACTIVO, INGRESOS Y GASTOS PASIVO, PATRIMONIO
0. PARTE
0.0. SECCIÓN
0.0.0 SUB. SECCIÓN
0.0.0.00. CUENTA
0.0.0.00.000 SUB- CUENTA
0. PARTE
0.0. SECCIÓN
0.0.0.00. CUENTA
0.0.0.00.000 SUB- CUENTA
12
VELA Pastor “Manual de Contabilidad” Edit. Ariel 1996 Pág. (35)
48
El criterio siguiente se lo aplica en las cuentas de Activo, ya que Pasivo y
Patrimonio no tienen subsecciones, por lo tanto se omite la codificación
de ese nivel. Las subcuentas se expresan con tres dígitos para que
puedan ingresarse hasta 999 subcuentas, el nivel de dígitos depende del
tamaño de la empresa.
2.4. DOCUMENTOS COMERCIALES
“Representan el conjunto de ilustraciones que participan en una
transacción mercantil, constituyen la constancia de las transacciones,
proporcionan mayor grado de confiabilidad en caso de controversias”13.
2.4.1 Importancia de los Documentos Comerciales
Son importantes para los auxiliares, se constituyen en un momento como
prueba en la verificación de datos durante el proceso contable o después,
incluso para presentar determinados reclamos tanto del beneficiario
como del perjudicado en casos legales.
2.4.2 Clasificación de los Documentos Comerciales
Los documentos son muy variados sin embargo estos pueden ser:
13
YENI Torres. “Didáctica de la Contabilidad y Administración” Pág. 45
49
1. Negociables: aquellos que pueden convertirse en dinero en efectivo
al momento de su presentación, tanto para pagar o respaldar una
deuda, dentro de los principales están:
Cheque: Es un documento de orden en efectivo por una cierta
cantidad y a favor de un beneficiario que pagará un banco
siempre y cuando esté bien girado y tenga fondos.
Pagaré: Documento mediante el cual una persona(s) se obliga (n)
a pagar una cierta cantidad de dinero en un plazo establecido, en
este documento se pueden hacer abonos o pagos parciales a esta
cuenta, pudiendo también ser negociado por terceras personas.
2. No Negociables: todos aquellos documentos auxiliares que sirven de
apoyo en las transacciones comerciales efectuadas y registradas en
los libros contables, nos permiten establecer determinado orden en la
organización de nuestras cuentas. Entre los principales:
Recibo: Es uno de los documentos comerciales de mayor uso, con
el recibo se prueba que una persona ha entregado a otros
determinados valores, se lo utiliza como constancia de pago por
todos los pagos.
Vale: Es un documento de mucho uso en la Institución ya que es
un formulario preimpreso en el cual se registra las transacciones
diarias, es un comprobante de egreso.
Nota de crédito (n/c): Es un documento emitido, por empresas y
bancos.
50
Nota de crédito Comercial: Documento mediante el cual se le
hace conocer al cliente, la razón por la cual se le acredita un valor
a su cuenta, en la práctica comercial las causas más usuales son:
Devolución en compras de mercaderías, por registrar fallas o no
corresponder a las características solicitadas por el cliente
Error en facturación, por mayor valor del que debió ser
facturado.
Nota de debito (N/D): Es un documento emitido, por empresas y
bancos.
Factura: Es un documento que la empresa vendedora entrega al
comprador; por la adquisición de bienes, en la que se encuentra
detallada básicamente:
51
GRÁFICO No. 04: MODELO DE FACTURA
Fuente: www.sri.gov.ec
52
Nota de crédito Bancaria: Documento mediante el cual se le
hace conocer al dueño de una cuenta corriente o cuenta de
ahorros; la razón por la cual, se le acredita un valor a
su cuenta.
2.5. TRIBUTACIÓN
2.5.1 El RUC
Registro Único de Contribuyente (RUC): El registro de contribuyente
RUC se constituye en la identificación del comerciante (persona Natural
o jurídica), requisito legal indispensable. Son agentes de retención, las
empresas e instituciones tanto públicas como las empresas del sector
privado que fuesen calificadas por el SRI como contribuyentes especiales,
que están obligados a retener en la fuente un porcentaje del IVA causado
en la compra de bienes y servicios. El Agente de percepción son los
bancos legalmente autorizados para recibir impuestos
CUADRO No. 03: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SEGÚN EL TIPO DE
CONTRIBUYENTE
TIPO DE CONTRIBUYENTE FIJO OPCIONAL
Personas Naturales
Obligado a llevar contabilidad
Declaración mensual de IVA.
Declaración de Retenciones en la fuente.
Declaración de Impuesto a la Renta anual.
Presentación de Anexo Transaccional.
Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE).
53
NO obligado a llevar contabilidad
Declaración mensual o semestral de IVA (según la actividad que realice).
Declaración de Impuesto a la Renta anual (siempre que supere la base anual).
Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE).
Presentación de Anexo Transaccional (siempre que posea autorización de puntos de venta).
Sociedades
Privadas
Declaración mensual de IVA.
Declaración de Retenciones en la fuente.
Declaración de Impuesto a la Renta anual.
Presentación de Anexo Transaccional.
Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE).
Públicas
Declaración mensual de IVA.
Declaración de Retenciones en la fuente.
Presentación de Anexo Transaccional.
Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE).
Declaración de Impuesto a la Renta anual (es obligatorio para empresas públicas).
Especiales
Declaración mensual de IVA.
Declaración de Retenciones en la fuente.
Declaración de Impuesto a la Renta anual
Presentación de Anexo Transaccional
Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE)
Fuente: www.sri.gov.ec
2.5.2 Impuesto al Valor Agregado
Valor añadido a la transferencia de bienes o la prestación de servicios, el
objeto del impuesto corresponde a las transferencias de dominio, a las
importaciones de bienes, muebles de naturaleza corporal, en todas las
etapas de su comercialización y a la prestación de los servicios, el la
forma y condiciones que prevé la ley de régimen Tributario interno.
54
El hecho generador del IVA se causa en el momento en que se realiza
el acto o se suscribe el contrato que tenga por objeto transmitir la
propiedad y dominio de los bienes mueble o la prestación de servicios,
hechos por los cuales se debe emitir, obligatoriamente, la respectiva
factura o documento similar.
El sujeto activo es el fisco; lo administra el Ministerio de Finanzas y
Crédito público a través del servicio de rentas internas (SRI).
2.5.3 Impuesto a la Renta
Estarán sujetos a retención del 1% los pagos o acreditaciones en cuenta
por:
a) La compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal,
excepto combustible y los pagos o acreditaciones en cuenta
realizadas por actividades de construcción obra material inmueble,
urbanización, lotización o actividades similares.
b) Los intereses y comisiones que causen las operaciones de crédito
entre las institución del sistema financiero. La institución financiera
que pague o acredite los rendimientos financieros actuará como
agente de retención.
c) Aquellos efectuados por concepto del servicio de transporte
privado de pasajeros transporte público o privado de carga,
prestado por personas naturales o sociedades.
55
Están sujetos a la retención del 2% los pagos o acreditaciones en cuenta
por:
Los que se realicen a personas naturales por concepto de servicios
en los que prevalece la mano de obra sobre el factor intelectual.
Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de crédito a
sus establecimientos aliados.
Los ingresos por concepto de intereses, descuentos y cualquier
otra clase de rendimientos financieros generados por préstamos,
cuentas corrientes, certificados financieros pólizas de
acumulación, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier
otro tipo de documentos similares, sean éstos emitidos por
sociedades constituidas o establecidos en el país, por sucesiones
indivisas o por personas naturales residentes en el Ecuador
Aquellos generados por la enajenación ocasional de acciones o
participaciones, no están sujetos a esta retención. Las ganadas de
capital no exentas originadas en la negociación de valores, no
estarán sometidas a retención en la fuente de Impuesto a la Renta;
sin embargo, los contribuyentes harán constar tales ganancias en
su declaración anual del impuesto a la Renta global.
Están sujetos a la retención del 8% los pagos o acreditaciones en cuenta
por:
a) Honorarios, comisiones, regalías y demás pagos realizados a
profesionales y a otras personas naturales nacionales o extranjeras
56
residentes en el país por más de seis meses que presten servicios
en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra.
b) Aquellos realizados a personas naturales extranjeras o nacionales
no residentes que permanezcan en el país por más de seis meses,
que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la
mano de obra.
c) Aquellos por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles de
propiedad de personas naturales.
d) Los realizados a notarios y registradores de la propiedad y
mercantiles, por sus actividades notariales y de registro.
e) Los realizados a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros del
cuerpo técnico como en el caso de artistas nacionales y extranjeros
residentes.
f) Los realizados por concepto de arrendamiento de bienes
inmuebles a sociedades.
Todos los pagos no contemplados en los porcentajes específicos de
retención, señalado en esta resolución, están sujetos a la retención del
2%.
2.5.4 Agentes de Retención
Serán agentes de retención del impuesto a la renta:
57
Las entidades del sector público, según el Art. 118 de la
Constitución Política del Ecuador, las sociedades, las personas
naturales y las sucesiones indivisas obligadas a llevar
contabilidad, que realicen pagos o acrediten en cuenta valores que
constituyan ingresos gravados para quien los perciba;
Todos los empleadores por los pagos que realicen en concepto de
remuneración, bonificaciones camisones y más emolumentos a
favor de los contribuyentes en relación de dependencia ; y
Los contribuyentes dedicados a actividades de exportación por
todos los pagos que efectúe a sus proveedores de cualquier bien
o producto exportable, incluso aquellos de origen agropecuario.
En tanto los agentes de retención del impuesto al Valor agregado serán:
Las entidades del sector público, según la definición del Art. 118
de la Constitución Política del Ecuador, las sociedades, las
personas naturales obligadas a llevar contabilidad, a las que el
servicio de rentas Internas las haya calificado como contribuyentes
especiales. La retención se efectuará sobre el IVA que deben
pagar en sus adquisiciones e bienes o servicios.
Así mismo se constituye en agente de retención del IVA toda
sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que
adquiere bienes o servicios cuyos proveedores sean personas
naturales no obligadas a llevar contabilidad.
58
Los agentes de retención están sujetos a las obligaciones y
sanciones establecidas en el Art. 49 de la Ley de Régimen
Tributario Interno”14.
Solo están facultados para retener una parte de este impuesto, los
contribuyentes especiales cuando compran a las empresas o personas
que califican como contribuyentes ordinarios /que lleven contabilidad, en
los siguientes casos:
Está autorizada a retener el 100% del IVA causado, cuando compre un
servicio gravado con el impuesto, a una persona natural no obligada a
llevar contabilidad.
El IVA retenido constituye un Pasivo para quien retiene, valor total que
debe honrarlo en las fechas que establece la ley.
Las retenciones de que fuera objeto constituye un Activo, que al fin de
mes se compensa con el IVA cobrado en las ventas.
La retención no se sujeta a devolución; por tanto, una vez retenido,
se declara en firme.
Entre contribuyente especiales no procede retención en la fuente
Son objeto de retención los proveedores, (persona natural o jurídica) que
no estén calificados como especiales, en los siguientes porcentajes:
30% del IVA en la venta de bienes 14
CALERO Carlos David. El Asesor Contable No. 74
59
70% del IVA en la venta de servicios
100% del IVA en la venta de servicios, cuando el vendedor es una
persona natural o negocios no obligados a llevar contabilidad.
2.5.5 Liquidación y pago de impuestos
Los sujetos pasivos (personas naturales ó jurídicas) presentarán
mensualmente una declaración por las operaciones gravadas con el IVA,
realizadas dentro del mes calendario inmediatamente anterior, en la forma
y plazos que establece el reglamento. Los sujetos pasivos están
obligados a presentar la declaración mensual y a efectuar la
correspondiente liquidación del impuesto sobre el valor total de las
operaciones gravadas; del impuesto líquido, se deducirá el valor del
crédito tributario por IVA pagado en las compras y por anticipo IVA
retenido.
60
CUADRO No. 04: MULTAS PARA DECLARACIONES TARDÍAS
Art. 100 LORTI Tercer Suplemento R.O. 242 del 29-Dic-2007
INFRACCIONES
IMPUESTO A LA RENTA ANUAL
FORMULARIOS 101, 102 Y 102A
RETENCIONES EN LA FUENTE MENSUAL
FORMULARIO 103
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO RETENCIONES DE IVA MENSUALES
FORMULARIO 104
IMPUESTO A LOS CONSUMOS
ESPECIALES FORMULARIO 105
MENSUAL FORMULARIO 104A
SEMESTRAL FORMULARIO 104A
SI CAUSA IMPUESTO
3% del impuesto causado por mes o
fracción de mes,
máximo hasta el 100% del impuesto causado
3% del impuesto causado por mes o
fracción de mes,
máximo hasta el 100% del impuesto causado
3% del impuesto a pagar por mes o fracción de mes,
máximo hasta el 100% del impuesto
causado
NO APLICA
3% del impuesto causado (retenido) por mes o fracción de mes,
máximo hasta el 100% del impuesto causado
3% del impuesto causado por mes o
fracción de mes,
máximo hasta el 100% del impuesto causado
NO CAUSA IMPUESTO
SI SE HUBIERAN GENERADO INGRESOS
SI NO SE HUBIEREN PRODUCIDO
RETENCIONES SI SE HUBIEREN PRODUCIDO VENTAS
SI NO SE HUBIEREN PRODUCIDO
RETENCIONES
SI NO SE HUBIEREN GENERADO INGRESOS
0.1% por mes o fracción de mes, de las ventas o
ingresos brutos
percibidos en el período al cual se refiere la
declaración sin exceder
el 5% de dichas ventas o ingresos
NO APLICA
0.1% por mes o fracción de mes, de las ventas
o ingresos brutos percibidos en el período al cual se refiere la declaración sin exceder el 5%
de dichas ventas o ingresos
NO APLICA NO APLICA
PUBLICACIÓN SRI
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS TASAS DE INTERÉS TRIMESTRALES POR MORA TRIBUTARIA EN PORCENTAJES
TRIMESTRE 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
ENERO-MARZO 1.171 1.026 0.736 0.824 0.904 1.340 1.143 1.149
ABRIL-JUNIO 1.089 0.994 0.825 0.816 0.860 1.304 1.155
JULIO-SEPTIEMBRE 1.115 0.931 0.814 0.780 0.824 1.199 1.155
OCTUBRE-DICIEMBRE 1.035 0.885 0.712 0.804 0.992 1.164 1.144
Fuente: Lcdo, Sánchez Carrión Gilberto. La Tablita Tributaria y Laboral 2010. Pág. 15
61
2.6. PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan
en una organización.
2.6.1 Objetivos y políticas de los procedimientos
1) El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para
complementar los controles de organización.
2) Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de
cada departamento, así como la actividad de la organización,
esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de
responsabilidad indefinida.
3) Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y
exacta información de los resultados operativos y de organización
en el conjunto.
4) Un sistema de información para la dirección y para los diversos
niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos
contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente
62
informativo de las operaciones, así como para exponer con
claridad, cada uno de los procedimientos.
Entre políticas de los procedimientos en general se pueden anotar:
1) Todos los procedimientos deben ser objetivos y técnicamente
identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro
del proceso productivo u operacional.
2) La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la
empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure
un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores,
fraude y corrupción.
3) La existencia del sistema presupuestario que establezca un
procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando,
de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
4) La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los
empleados.
2.6.2 Características de los procedimientos
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar un sistema,
tienen que preparar los procedimientos integrales de las funciones de la
empresa, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los
63
encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la función empresarial.
2.6.3 Estructura de los procedimientos
Contenido del manual de procedimientos:
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del
proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de
autocontrol.
Los procedimientos, se desarrollan para cada una de las actividades u
operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y
operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por
la ley, dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el
momento de plantear y justificar su uso.
64
2.6.4 Procedimientos Contables
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la
contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en
extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras
actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad
de los registros de la contabilidad.
Los procedimientos contables son:
1) Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con
los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general
inicial. Con el inventario general inicial se elaboran en el Balance
General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y
auxiliares.
2) Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza
una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su
registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y
auxiliares de contabilidad. Al final se elabora el Balance de prueba.
3) Cierre: En esta etapa se elabora lo siguiente:
a) Asiento de ajuste:
b) Hoja de trabajo
c) Comprobante de cierre
65
El Inventario General Final y el Balance General Consolidado, elaborados
en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el Balance
General Inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.15
2.7. POLÍTICAS
“Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de
una organización en la conducta de su operación. ¿Por qué surge la
necesidad de disponer de políticas? La organización o la empresa está
constituida por personas. Sin embargo, en muchos sentidos esas
personas son diferentes. Piensan de manera diferente; poseen distintos
niveles de educación; tienen diferentes especializaciones o habilidades,
etc. Al no existir ciertos guías generales de acción, cada persona tendería
a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio
criterio.
Entonces se tendrían hechos como los siguientes:
1. El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8
de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin
embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de
la mañana.
2. El jefe de una sección determinada opina que para su gente la
mejor hora de colación es a las 12 del día, en circunstancias que el
15
BOSCH, Julio y Vargas L. CONTABILIDAD Tomo I Cooperativa de Cultura, Publicaciones Multiactiva Ltda. Santiago, Chile, 2000. pág. 278- 296
66
jefe de la cafetería cree que la mejor hora de servir la colación es a
las 13 horas.
3. El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma
materia prima, porque cada uno de los capataces hace su pedido a
horas distintas.
4. El personal de mantención debe estar prácticamente todo el día
frente a las máquinas esperando la decisión de los encargados
para su revisión.
5. Existe una alta rotación de personal en la unidad de contabilidad,
pues sus jefes se dan cuenta tarde del conocimiento, experiencias
y habilidades del personal recién contratado.
6. Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos
jefes son duros y no aceptan atrasos, en cambio, otros no se
preocupan de ellos.
2.7.1 Tipos de Políticas
En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas según
sea la forma en que se originan.
1. Políticas impuestas externamente.
2. Políticas formuladas internamente.
3. Política de selección y entrenamiento del personal.
4. Políticas de remuneraciones.
5. Políticas sobre relaciones con sindicatos.
67
6. Políticas sobre Moral Interna.”16
2.7.2 Formulación de Políticas
“Las políticas generales que se pueden plantear dentro de esta área
comprenden, entre otras.
Políticas de Comercialización: La formulación de la política en
relación con el producto tiene que ver con el establecimiento de
guías para elegir el artículo que se producirá (bien o servicio) y que
se ofrecerá al mercado. La política de precios comprende no sólo
la determinación de los precios mismos, sino también los
programas de descuentos y otros. La fijación de la política de
distribución del producto. Finalmente, deberá fijarse la política de
ventas y la promoción de ella.
Políticas de Producción: Al igual que en la formulación de las
políticas de venta, en la fabricación del producto también deben
fijarse determinadas políticas generales. Es decir, determinar si se
debe comprar o se debe hacer un producto o una pieza.
Políticas Financieras. Una de las políticas importantes en esta
área es la referente a la obtención del capital y depende en alto
grado del tipo de empresa (privada, mixta o del área social) y de la
disposición de hacer uso de capital exterior.
16 CHIAVENATO, Adalberto, Administración Proceso Administrativo, Teoría Proceso, Práctica, Mc Graw Hill Bogotá, Tercera Edición. Pág. # 158-165
68
Políticas sobre Personal.- En el trato con las personas, la
empresa debe desarrollar una buena planificación con el fin de
contar con participantes que no sólo sean idóneos para las
funciones y tarea que se les asignan, sino también entusiastas y
colaboradores en el proceso del logro de los objetivos”17
2.8. SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO MÓNICA 8.0
GRÁFICO No. 05: PANTALLA DE PRESENTACIÓN MÓNICA 8.0
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
2.8.1 Definición y utilidad
Es un asistente en los negocios que permite resolver múltiples tareas
relacionadas a la situación contable de la empresa, que ha sido diseñada
para servir de una manera fácil y rápida, a la vez proporcionándonos la
información lo más detalladamente posible.
17
IDEM 16 Pág. 274-276
69
GRÁFICO No. 06: MENÚ DE MÓNICA 8.0
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
Este sistema está diseñado en el programa Windows, es un conjunto de
programas que permite realizar:
Facturas. Crea facturas, lleva el control de éstas, obtiene totales de
ventas por clientes, por fechas, por ítem, por vendedor, sí como la
facilidad de imprimir las facturas.
Inventario. Podemos llevar el control de los ítems del inventario:
asignando códigos, conociendo en cualquier momento el precio, el
costo, y la cantidad disponible de un determinado ítem.
Cuentas por cobrar (Cartera). Permite manejar las ventas al crédito
que realizamos con nuestros clientes: Vencimiento de facturas, Cargos
70
financieros, podemos obtener los estados de cuenta por cada cliente.
En el cierre de periodos nos permite determinar cuanto nos debe cada
uno de nuestros clientes.
Cuenta corrientes. Lleva un control preciso de los montos girados, los
cheques que han sido cobrados, aquellos que faltan ser cobrados,
montos totales para un período.
Contabilidad. Registra las actividades de la empresa mediante
asientos contables (Método de la partida doble). Lo cual involucra un
plan contable (Cuentas) que es prácticamente ilimitado, con códigos
de hasta 14 caracteres y multinivel MONICA. También el programa
nos permite modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del
negocio.
Análisis de Cuentas. Al contador le permite analizar en cualquier
momento las diferentes cuentas que conforman el plan contable de la
empresa y de esta manera determinar la situación de la empresa. La
transferencia de asientos del 'Libro diario' al libro 'Mayor' se hace
automáticamente.
Reportes Contables. El Contador tiene a su alcance y en cualquier
momento el Libro Diario, Reporte de Análisis de cuentas, y el Balance
71
de Comprobación, El Balance General de la empresa, el Estado de
Ganancias y Pérdidas. ofrece una gran versatilidad en el manejo de la
información, tiene pantallas intuitivas, permite tener hasta 99
empresas, las opciones son auto explicativas a demás permite corregir
errores sin mayores contratiempos.
72
CAPITULO III
PROPUESTA
3.1 JUSTIFICACIÓN
El sistema contable propuesto para registro y control de las transacciones
económicas financieras en Comercial “Ordoñez Aguirre” se basa en las
características del negocio. A fin de demostrar la viabilidad de aplicarlo a
través del programa MONICA 8.0 para el registro y control contable de la
empresa en cuestión es necesario determinar algunos parámetros a fin de
que la práctica se ajuste a las necesidades de la empresa, para el efecto
la determinación del plan de cuentas, valoración del inventario, sistema de
control de inventarios, formas de documentos fuente, asientos de cierre,
políticas y procedimientos en si aspectos que ayudará al registro de todas
las transacciones económicas financieras que al ser procesadas arrojen
los resultados reales a través de los reportes requeridos (estados
financieros).
Al contar con instrumentos y herramientas administrativas como las
mencionadas anteriormente el rendimiento de la función contable en la
empresa será productivo, y más aún lo será por la aplicación de un
sistema computarizado que permite obtener o procesar información de
73
manera rápida y efectiva a fin de que los directivos de la empresa
dispongan de datos certeros para la mejor toma de decisiones.
3.2 OBJETIVOS
Realizar la automatización de las actividades de registro y control
contable en Comercial “Ordoñez Aguirre” de la ciudad de
Riobamba a través del programa computarizado Mónica 8.0 para
facilitar y mejorar su proceso contable.
Propender una eficiente gestión contable dentro del marco de la
modernización.
Estructurar un plan de cuentas adecuado a las actividades que
desarrolla la empresa para prever la disponibilidad de cuentas
contables en el registro y control de las actividades económicas y
financieras que pueda realizar.
Establecer los requerimientos materiales y humanos para la
implementación del sistema contable automatizado.
Definir procesos contables que ayuden al desarrollo de la función
contable para normalizar sus actividades.
Precisar el ingreso y procesamiento correcto de datos en el sistema
computarizado para entregar de forma oportuna información
precisa y clara que permita una mejor toma de decisiones a los
directivos de la empresa.
74
3.3. SISTEMA CONTABLE
El sistema contable propuesto considera las características de la
empresa, es decir su actividad principal que es la compra venta de
electrodomésticos y demás bienes muebles para el hogar y la familia; así
mismo, se ha definido como sistema para el control de inventarios el de
Cuenta Múltiple, como método de valoración de inventarios el método
Promedio Ponderado por las características del mercado, para lo cual se
requiere procedimientos, políticas y formatos de documentación fuente
mismos que se presentan posteriormente.
Para ejecutar el registro y control contable a través de Monica 8.0
básicamente se requiere:
Monitor VGA (Color ó monocromático)
64 Megabytes de memoria RAM como mínimo. Se recomienda 256
megabytes ó más.
Disco Duro con al menos 60 Megabytes libres
Una impresora de 80 columnas. Se recomienda una impresora con
capacidad gráfica, por ejemplo una impresora láser, ó una
impresora de inyección de tinta (“Inkjet”) MONICA identifica el tipo
de impresora.
75
Sistema operativo Windows 98, Windows ME (milleneum),
Windows 2000, Windows XP, Windows NT ó versiones siguientes.
(recomendable Windows XP, ó Windows 2000)
Un lector de discos (CD-ROM)
Un contador y un asistente técnico
Papel
Cartuchos de tinta o toner de acuerdo al tipo de impresora
Cds y/o memory flash
Folders
La empresa cuenta con los requerimientos materiales y tecnológicos
respecto al requerimiento humano la persona que funge como secretaria
cumple tambien labores de contabilidad lo cual facilita que através de
capacitación se pueda disponer de un profesional contador (a), sobre el
asistente técnico al momento de adquirir el programa Monica 8.0 el
proveedor ofrece estos servicios como un servicio post venta a demás los
conocimientos de la autora servirán para solventar problemas o
inconvenientes básicos en el manejo del programa.
Manual de MÓNICA 8.0
Ingreso a Mónica 8.0
1. Inicio
2. Programas
3. Mónica
76
4. Luego clic en el cuadro de diálogo que dice “presione aquí para
comenzar”,
5. Luego se escoge el nombre de la empresa con la que va ha
trabajar
6. A continuación se despliega el menú principal y presenta los
módulos en los cuales se puede trabajar: A cualquiera de estas
opciones se puede ingresar dando un clic con el mouse.
Para iniciar el trabajo en MONICA por primera vez y si es necesario se
tiene que determinar los parámetros o definir los elementos básicos para
que el programa funcione de acuerdo a sus necesidades.
GRÁFICO No. 07: MENÚ PARÁMETROS
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
Una vez dentro de PARÁMETROS, BÁSICOS, CONTABLES Y
ACCESORIOS, se debe:
Definir la fecha de inicio de la contabilidad.
77
Definir el tipo de moneda.
Definir el método de valoración para los inventarios.
Definir la contabilidad (cuentas de cierre)
Definir las fuentes de contabilidad.
Adicionalmente el usuario puede actualizar información de versiones
previas, dando clic en parámetros y allí seleccionar Versión previa, luego
seleccionar opción desde la cual desea transferir sus datos (se puede
transferir desde la versión 4, 4.10, 5, 6 y 7).
GRÁFICO No. 08: MENÚ PARÁMETROS VERSIÓN PREVIA
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
Una vez realizada la transferencia de datos, ejecutar la opción de
CHEQUEAR ARCHIVOS a fin de comprobar que la transferencia se ha
realizado normalmente.
78
Crear una empresa: Para crear una empresa (se puede crear hasta 99)
se sigue el siguiente procedimiento:
a) MONICA
b) Presione aquí para comenzar
c) Parámetros
d) Otra empresa
e) Adicionar
f) Si vamos a ingresar una nueva empresa, anotamos el nombre o
razón social de la misma. Las demás opciones que aparecen en
pantalla dejamos en NO.
g) Al final se pide confirmación de la orden y aparece el directorio en
el cual se grabará la empresa. Esto es muy importante si se tiene
previsto trasladar la información a otro computador.
h) Salimos del programa y volvemos a entrar escogiendo la empresa
que creamos.
i) Parámetros / generales / básicos. Definimos nombre de la
empresa, dirección, número e teléfono, ciudad, y así se imprimirán
los encabezados de los diversos reportes. La moneda en la que
expresarán los informes.
j) Parámetros / generales / contables / inicio de la contabilidad.
Anotamos la fecha de inicio del ejercicio contable, por lo general es
01/01/2000 (día/mes/año).
79
k) Un paso muy importante si se quiere llevar la contabilidad en
MONICA consiste la definición de la contabilidad, proceso que se
realizará más adelante una vez que se haya ingresado el Plan de
Cuentas.
GRÁFICO No. 09: MENÚ PARÁMETROS OPCIÓN OTRA EMPRESA
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
Cuando se han definido los parámetros, es hora de elaborar el plan de
cuentas, para lo cual se aconseja seguir un criterio de codificación
definido y uniforme.
MODULO CONTABILIDAD: Para registrar las transacciones se utilizan
'libros' contables, el Libro diario por ejemplo registra las transacciones
diarias que ocurren en la empresa: ventas, compras, devoluciones, pagos
de alquiler, gastos de oficina, etc. Estas transacciones o asientos se
registran utilizando las cuentas contables las cuales identifican la fuente u
80
origen del dinero, por ejemplo 'Cuentas Corrientes' identifica la cuenta
corriente de la empresa, 'Caja' identifica el dinero que tiene la empresa
en efectivo.
GRÁFICO No. 10: MENÚ CONTABILIDAD
Fuente: Microsoft Manual de usuario Mónica 8.0
Plan de Cuentas: A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un
sistema computarizado como MONICA, se debe seguir ciertos
lineamientos y/ó restricciones, aunque no es necesario definir
completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como
FACTURAS, CHEQUES, INVENTARIO, es necesario completar la
definición de los parámetros de contabilidad, a fin de poder ingresar los
asientos al LIBRO DIARIO.
81
GRÁFICO No. 11: MENÚ CONTABILIDAD OPCIÓN PLAN
(CATÁLOGO) DE CUENTAS ADICIONAR CUENTA
Fuente: Microsoft Manual de usuario Mónica 8.0
Definir Tabla de Cuentas.- Ingresar a la opción de Contabilidad del
menú principal y de allí hacer un clic en la hoja de Plan de Cuentas.
En este punto se puede empezar a crear las cuentas contables una
por una, para ello hacer clic en Adicionar Cuenta y se debe seguir las
instrucciones ó utilizar la tabla de cuentas predefinidas.
Adicionar, modificar cuenta. - En pantalla del plan de cuentas se le
muestra la lista de cuentas contables, hacer clic en Adicionar Cta. En
la pantalla que se muestra, ingresar el código de la cuenta y su
descripción correspondiente. Luego hacer clic en el tipo
correspondiente de cuenta: Activo, pasivo, capital, gastos, ventas.
Presionar adicionar cuando este listo. Si ha cometido un error, no se
preocupe, elegir el botón correspondiente de Modificar Cuenta
82
identificar la cuenta y realizar la modificación correspondiente,
inclusive se puede Eliminar Cta. si lo desea, siempre que el balance
de esta cuenta sea cero.
Definir Cuenta de cierre y Cuenta de Capital del Propietario. - A fin
de poder realizar el cierre de período en los libros contables, es
necesario que defina una cuenta contable en la que se sumará los
asientos de cierre para las cuentas de 'Ventas' y 'Gastos'. Crear la
cuenta de 'cierre', con la clasificación de Capital. Es decir esta cuenta
debe ser una cuenta de Capital. Lógicamente esta cuenta solamente
será utilizada por MONICA al cerrar el período. Una vez definida estas
dos cuentas, ingresar a la opción de Parámetros del menú principal y
luego a la opción de Generales, luego hacer un clic en Contables, y
finalmente un clic en definición de Contabilidad, se mostrará una
pantalla con 2 campos, en ellos se debe ingresar el código de las 2
cuentas anteriormente mencionadas.
GRÁFICO No. 12: DEFINICIÓN DE LA CONTABILIDAD
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
83
Ingresar saldos iníciales. Es ideal, al iniciar una contabilidad tener, la
totalidad de las cuentas contables totalmente definidas, así como sus
saldos, es decir tener un balance de comprobación, sin embargo en la
practica es muy difícil tenerlo todo a la vez, por ello no espere a tener
todos los saldos de la empresa cuadrados para iniciar su contabilidad
con MONICA.
Balance de Comprobación. Una vez completado el proceso anterior,
obtenga un reporte de balance de comprobación; como su nombre lo
indica permite revisar los saldos que se tenían. MONICA permite una
gran flexibilidad en estos reportes; para comenzar, no es necesario
cerrar un periodo para obtener los reportes financieros. El Balance
general puede ser obtenido en cualquier mes partiendo desde el último
cierre realizado (o inicio de la contabilidad). El sistema permite iniciar
la contabilidad en cualquier mes. Cuando se llega al fin del periodo se
debe realizar el cierre normalmente, los reportes financieros, como es
lógico se generan desde el inicio de la contabilidad hasta el cierre de
período. En este punto, y antes de ingresar nuevos asientos, eliminar
cuentas contables si fuera necesario. Sin embargo por principio
contable no se puede modificar los asientos para los períodos
cerrados.
Asientos Contables: En la pantalla de la contabilidad se hace un clic en
asientos contables, luego un clic en Nuevo asiento, en el cual puede ver
84
la lista de los últimos asientos que se han registrado, luego presionar
Adiciona asiento. En esta pantalla los campos son auto explicativos para
el conocedor de la contabilidad básica de la empresa. Para llenar un
campo simplemente hacer un clic sobre el recuadro correspondiente, por
ejemplo para la descripción del asiento hacer clic sobre „Referencia‟ y
llenar la referencia correspondiente. Si no recuerda el código de la cuenta
correspondiente presionar el botón Ver tabla de cuentas, el cual le
muestra la lista de su tabla de cuentas del cual puede seleccionarlo. Si
desea eliminar una línea del asiento que se esta realizando, simplemente
se da un clic sobre la línea correspondiente y luego se presiona Borra
línea, el asiento automáticamente recalculará los saldos
correspondientes. Cuando ha terminado de ingresar el asiento
correspondiente entonces presionar agregar al Diario, si el asiento cuadra
entonces MONICA los incorpora en los libros contables este asiento.
GRÁFICO No. 13: OPCIÓN CREAR ASIENTOS CONTABLES
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
85
Libro Diario: Este libro contable muestra los asientos para una cuenta en
particular, para un determinado período. Se tiene la facilidad de modificar
el asiento contable de la lista de asientos del libro diario.
Libro Mayor: Al igual que el libro diario este muestra los asientos para
una cuenta en particular, para un determinado período. El libro mayor
puede ser emitido en un informe que puede ser en formato Excel, PDF.
Cierre del Período: Al Finalizar el periodo fiscal generalmente 12 meses,
el cual finaliza el 31 de diciembre se debe realizar el 'cierre' de las cuentas
de Ventas y de Gastos (y/o Costos) y obtener los reportes financieros
(Aunque con MONICA. Para proceder a cerrar el periodo fiscal en el
computador tiene que ingresar a la opción Cierre de periodo, de la opción
de Contabilidad del menú de contabilidad, luego hacer un clic en Procesar
cierre. Reportes Contables.
3.2.1 Plan de Cuentas
El siguiente esquema representa la forma como esta descrito y codificado
el plan de cuentas:
0.
0.0.
0.0.0
0.0.0.00.
0.0.0.00.000
Parte (activo)
Grupo (corriente)
Subgrupo (disponible)
Cuenta (caja)
Subcuenta (caja 1)
86
3.2.2 Procedimientos Contables
Para que la aplicación del sistema contable sea positiva se ha de seguir el
siguiente esquema del proceso contable:
GRÁFICO No. 14: ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE
Fuente: MORENO Joaquín. Contabilidad Superior Pág. 32
87
GRÁFICO No. 15: FLUJOGRAMA DEL PROCESO CONTABLE
TRANSACCIONES COMERCIALES
ELABORA INVENTARIOS
INICIO
ASIENTOS DE CIERRE
CONTABLE¿VERIFICACIÓN?
FIN
SI
NO
FLUJOGRAMA: Ciclo Contable
VERIFICA EXISTENCIAS
SI
ASIENTOS DE AJUSTES CONTABLES
DIARIZACIÓN Y
MAYORIZACIÓN
ARCHIVO
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD
ASIENTO DE APERTURA
ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL
LIBRO DIARIO
BALANCE DE COMPROBACIÓN
AJUSTADOLIBRO DIARIO
DOCUMENTOS FUENTE
LIBRO MAYOR
BALANCE DE COMPROBACIÓN
HOJA DE TRABAJO
q ESTADO DE RESULTADOS q BALANCE GENERALq ESTADO DE FLUJO DE CAJAq ESTADO DE SUPERAVIT
INVENTARIOS FINALES
BALANCE GENERAL FINAL
ANÁLISIS FINANCIERO
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
88
a) Procedimiento de Compras de mercaderías y/o servicios
PROCEDIMIENTO: Compras de Mercaderías y/o Servicios
# UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 UNIDAD SOLICITANTE Responsable Presenta nota de requerimiento ante el gerente, para la adquisición de bienes. y/o contratación de servicios.
2 GERENCIA Gerente
Dispone al vendedor verificar la disponibilidad o existencia de bienes solicitados, quien emite un informe. Autoriza la compra de bienes y la contratación de servicios o dispone satisfacer la venta. Solicita y analiza proforma, compara con la Planificación de operaciones y autoriza con Visto Bueno y sumilla, pasa al DPTO. CONTABILIDAD para su procesamiento.
3 DPTO. CONTABILIDAD Contador Recibe la documentación, revisa el presupuesto para determinar disponibilidad de recursos, si no los hay sugiere financiamiento.
4 GERENCIA Gerente Si dispone de recursos la empresa, se realiza la adquisición, remite documentos de la compra al departamento contabilidad
5 DPTO. CONTABILIDAD Contador El contador, emite comprobante de pago y cheque, pasa al Gerente para firmar.
6 GERENCIA Gerente Revisa y firma documentos y devuelve al DPTO. CONTABILIDAD.
7 DPTO. CONTABILIDAD Contador Realiza el registro contable y archivo, remite documentos al gerente para que concluya con el proceso de adquisición.
8 DPTO. CONTABILIDAD Vendedor
Recoge el pedido de almacén, con su nota de requerimiento, este documento es remitido al DPTO. CONTABILIDAD para su regularización. Coloca la mercadería adquirida para su exhibición y posterior venta.
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
89
GRÁFICO No. 16: FLUJOGRAMA COMPRAS DE MERCADERÍAS Y/O SERVICIOS
DISPONE AL VENDEDOR VERIFIQUE DISPONIBILIDAD DE
REQUERIMIENTOS
ELABORA REQUERIMIENTO DE BIENES O SERVICIOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA GERENCIA
SOLICITANTE
RECIBE BIENES Y/O
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
REALIZA LA ADQUISICIÓN O
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
¿APRUEBA?
REVISA DOCUMENTOS,
REALIZA REGISTRO
CONTABLE, REMITE COPIA
DE DOCUMENTOS A
GERENCIA
FIN
SI
NO
FLUJOGRAMA: Compras de Mercaderías y/o Servicios
GERENTE
EXISTENCIA DE BIENES /
SERVICIOS INTERNOS
NO
SI
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD
REVISA DOCUMENTOS Y PRESUPUESTO
¿DISPONE DE RECURSOS?
REVISA Y FIRMA DOCUMENTOS
SI
NO
CONTADOR
VENDEDOR
INFORME
CONTACTA PROVEEDORES Y
ADJUNTA PROFORMA
DOCUMENTOS DE LA ADQUISICIÓN O CONTRATO DE
SERVICIOS
CONTADOR
GERENTE COMPROBANTE DE PAGO, FACTURA
CHEQUE
ARCHIVO DE EXPEDIENTES
CONTADOR
ARCHIVO DE EXPEDIENTES
GERENTE
SOLICITANTE
GERENTE
ARCHIVO DE EXPEDIENTES
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
90
b) Procedimiento Ventas de Mercaderías
PROCEDIMIENTO: Venta de Mercaderías
# UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 DPTO. CONTABILIDAD
Vendedor
El Vendedor recibe los pedidos de la mercadería solicitada por el cliente y verifica almacén su existencia si no hay existencia solicita a bodega su revisión.
3 DPTO. CONTABILIDAD
Vendedor
Verifica que exista la mercadería solicitada, en caso de no existir, devuelve el pedido con el sello “sin existencia” de lo contrario pasa a la siguiente tarea
4 DPTO. CONTABILIDAD
Vendedor Entrega los productos solicitados y firma un registro de salida para constancia,
5 DPTO. CONTABILIDAD
Vendedor El vendedor procede a entregar la mercadería solicitada al cliente, elabora documentos de venta para ser enviados a caja y contabilidad.
6 DPTO. CONTABILIDAD
Cajera Realiza el cobro respectivo de la venta realizada y entrega la mercadería en cuestión y archiva copias de documentos.
7 DPTO. CONTABILIDAD
Contador Recibe documentos de la venta, realiza el registro contable y archivo de documentos.
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
91
GRÁFICO No. 17: FLUJOGRAMA VENTAS DE MERCADERÍAS
VERIFICA EN EXISTENCIA EN
ALMACÉN
CLIENTES
¿EXISTENCIA?
REVISA DOCUMENTOS,
REALIZA REGISTRO
CONTABLE, REMITE COPIA
DE DOCUMENTOS A
COMERCIALIZACIÓN
FIN
SI
NO
FLUJOGRAMA : Ventas de Mercaderías
VENDEDOR
EXISTENCIA DE BIENES
NO
SI
REVISA NOTA DE PEDIDO Y ELABORA COMPROBANTE DE
VENTA
¿CONFORME?
MUESTRA LA MERCADERÍA Y
ELABORA DOCUMENTO QUE SUSTENTA LA
VENTA
SI
NO
CAJERA
GERENTE
ENTREGA PRODUCTOS
SOLICITADOS
CONTADOR
ARCHIVO
VENDEDOR
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD
SOLICITA A BODEGA PRODUCTOS
SOLICITADOS POR EL CLIENTE
SOLICITUD DE PEDIDO
SALIDA DE BODEGA
SOLICITUD DE PEDIDO SIN EXISTENCIA
NOTA DE VENTA
REALIZA EL COBRO Y ENTREGA DE LA MAERCADERÍA
REGISTRA VENTA, ENVÍA DOCUMENTOS A
CONTABILIDAD Y ARCHIVA COPIAS
FACTURA
REALIZA PEDIDO DE MERCADERÍAS
CLIENTE
PAGA Y RECIBE LA
MERCADERÍA
CLIENTE
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
92
c) Procedimiento Control de Bienes
PROCEDIMIENTO: Control de Bienes
# UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Responsable
El responsable del bien del negocio elabora el expediente respectivo a través de un inventario o constatación física. Elabora un informe lo remite a contabilidad y una copia lo archiva
2 DPTO. CONTABILIDAD
Contador
Recibe informes emitidos por los responsables de los bienes, los analiza y si esta conforme procede al registro contable y archivo respectivo de lo contrario remite a al responsable para su revisión. De estar conforme elabora un informe que será emitido al gerente.
3 GERENCIA Gerente Revisa informe, si lo aprueba emite aprobación al contador de lo contrario remite observaciones apara su revisión al contador.
4 GERENCIA Gerente
Conjuntamente con el contador al final de cada período realizan la constatación física de los bienes. El contador emite un informe y pasa a gerencia para su análisis, aprobación o emisión de observaciones o resoluciones de acuerdo a las circunstancias para que se cumpla.
5 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Responsable
El responsable del bien del negocio cumple con las disposiciones de gerencia respecto a la custodia de los bienes a su cargo y comunica de lo actuado al contador.
6 DPTO. CONTABILIDAD
Contador Recibe informes aprobados por gerencia y procede al registro contable y archivo respectivo.
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
93
GRÁFICO No. 18: FLUJOGRAMA CONTROL DE BIENES
UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO CONTABILIDAD GERENCIA
CUSTODIO O RESPONSABLE
INVENTARIO FÍSICO
INFORME
REVISA INFORME
REVISA
¿APRUEBA?
REMITE APROBACIÓNREGISTRO CONTABLE
ARCHIVO
FIN
SI
NO
FLUJOGRAMA: Control de Bienes
CONTADOR
INFORME
GERENTE/PROPIETARIO
CONFORME
NO
SI
ARCHIVO DE EXPEDIENTES
ELABORA EXPEDIENTES DE BIENES
ANALIZA Y VERIFICA INFORME
CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
94
d) Procedimiento Baja de Activos Fijos
PROCEDIMIENTO: Baja de Activos Fijos
# UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Responsable
Dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento de la desaparición de los bienes por presunto robo, hurto o siniestro comunicará por escrito al gerente con todos los pormenores del caso, copia retiene para archivo.
2 GERENCIA Gerente
Recibe comunicación y dispone de inmediato que se formule la denuncia respectiva, y realiza el análisis, tendiente a comprobar la infracción e identificar a los responsables.
3 GERENCIA Gerente
El gerente previa asesoria jurídica solicita y formula la correspondiente denuncia ante el Juez o autoridad policial competente, para que se inicien las investigaciones pertinentes, copia de la denuncia archiva, otra envía al custodio o usuario, quienes en conjunto vigilan la tramitación del juicio, hasta que se dicte sentencia.
4 GERENCIA Gerente
Del análisis pertinente realiza un informe: Si del informe se desprende que los bienes se han recuperado, el trámite concluye y dispone al Asesor Jurídico que notifique. Si la pérdida o destrucción de un bien, fuere injustificada, sin perjuicio de otras responsabilidades a que hubiese lugar, dispondrá que el responsable reponga el bien con otro de igual naturaleza o pague en, dinero al precio de mercado actual. Si no ha sido posible recuperar el bien o su valor; o no sea posible establecer el responsable que ocasionó el perjuicio económico, dispondrá que contabilidad elimine de los registros contables los bienes desaparecidos y su valor se los debite a una cuenta por cobrar del responsable inmediatamente encargado de su custodia, hasta que se dicte la sentencia.
5 DPTO. CONTABILIDAD
Contador Recibe informes y disposiciones de gerencia para el registro y archivo correspondiente.
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
95
GRÁFICO No. 19: FLUJOGRAMA BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CUSTODIO/RESPONSABLE
COMUNICA NOVEDADES AL
GERENTE A TRAVÉS DE
INFORME
ANALIZA INFORMERECIBE DOCUMENTOS
REALIZA REGISTROS
CONTABLES
REALIZA INFORME
CONTADOR
COMUNICACIÓN DE
NOVEDADES
DISPOSICIÓN DE ACCIONES
VARIOS RESPONSABLES
COMUNICACIÓN DE LA
NOVEDAD
DISPOSICIÓN DE ACCIONES
RECIBE COMUNICACIÓN
DISPONE ACCIONES PARA SU
COMPROBACIÓN
INFORME DE NOVEDADES
GERENTE
ASESOR JURÍDICO
COMUNICACIÓN DE
NOVEDADES DISPOSICIÓN DE
ACCIONES
RECIBE DOCUMENTOS
FORMULA DENUNCIA PENAL
VIGILA TRÁMITE DE JUICIO
GERENTE
DISPONE QUE EL CUSTODIO O
USUARIO REPONGA EL BIEN
SE RECUPERA LOS
BIENES?
SI
NO
DISPONE ELIMINACIÓN DE
REGISTRO CONTABLE Y EL
DÉBITO AL CUSTODIO
FLUJO GRAMA: Baja de Activos Fijos
ARCHIVO
FIN
ARCHIVO
CONTADOR
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
96
e) Procedimiento Liquidación, declaración y pago de Impuestos
PROCEDIMIENTO: Liquidación , declaración y pago de Impuestos
# UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Responsable
Los responsables de la información financiera que incluyan cobros o pagos deben emitir los respectivos informes a contabilidad para el registro correspondiente.
3 DPTO. CONTABILIDAD
Contador
Recibe documentos y procede a la emisión de comprobantes respecto a disposiciones tributarias de ser el caso, realiza el registro contable. Coordina con las unidades administrativas involucradas para la rectificación o recepción de documentos.
4 DPTO. CONTABILIDAD
Contador
En los primeros 5 días de cada mes realiza la liquidación de impuestos para determinar crédito tributario o impuesto causado. Procede al registro contable emite documentos de respaldo y los archiva
5
DPTO. CONTABILIDAD
Contador
Procede a la declaración de impuestos (vía internet o vía formulario), y elabora los documentos requeridos para el pago si es el caso.
6 GERENCIA Gerente
Recibe documentos para realizar la declaración y/o el pago de impuestos, autoriza el pago, si los documentos no tienen conformidad con disposiciones tributarias para el pago remite a contabilidad para su reformulación. De realizar el pago solicita documentos de respaldo y entrega a contabilidad para su registro y archivo.
7 DPTO. CONTABILIDAD
Contador
Si no se ha realizado el pago procede a la reformulación de documentos y repite el proceso para la liquidación declaración y pago de impuestos, los documentos remite a gerencia para su respectiva aprobación. De haberse efectuado el pago recibe los documentos de respaldo para el registro contable y archivo respectivo.
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
97
GRÁFICO No. 20: FLUJOGRAMA LIQUIDACIÓN, DECLARACIÓN Y
PAGO DE IMPUESTOS
ELABORA DOCUMENTOS DE COBROS Y PAGOS A
CONTABILIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE
RECTIFICA ERRORES U
OBSERVACIONES DE
DOCUMENTOS REMITIDOS A
CONTABILIDAD Y VUELVE A
ENVIARLOS
FLUJOGRAMA : Liquidación, declaración y pago de impuestos
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD
REALIZA LA LIQUIDACIÓN
DE IMPUESTOS DETERMINA
CRÉDITO O IMPUESTO
CAUSADO
REVISA DOCUMENTOS,
REALIZA REGISTRO
CONTABLE,
FIN
CONTADOR
ARCHIVO
ACUDE AL PAGO DE IMPUESTOS CON LOS
DOCUMENTOS
CONTADOR
CONFORMIDAD
NO
SI
LLENA FORMULARIOS PARA LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS, ENVÍA A
LA DECLARACIÓN Y/O PAGO DE IMPUESTOS
DOCUMENTOS DE RESPALDO
EFECTIVIZA LA DECLARACIÓN O PAGO
CONTADOR
CONFORMIDAD
NO
SI
REVISA DOCUMENTOS,
REALIZA REGISTRO
CONTABLE,
VARIOS DOCUMENTOSVARIOS DOCUMENTOS
FORMULARIOS SRI O COMPROBANTE
DECLARACIÓN VÍA INTERNET
FORMULARIOS SRI O COMPROBANTE DECLARACIÓN
VÍA INTERNET
ARCHIVO
REVISA DOCUMENTOS,
REALIZA REGISTRO
CONTABLE,
Elaborado por: Viviana Aguirre
Fuente: Trabajo de campo 2010
98
3.2.3 Políticas Contables
a) Políticas para Compras de mercaderías y/o servicios:
Las compras se realizarán en lo posible al contado.
Para realizar la compra de mercadería yo servicios, se requiere
acciones conjuntamente del gerente, vendedor y contador previa
presentación de requerimientos justificados.
En compras superiores a $ 1.000 se debe sugerir descuentos al
menos del 2%
Solicitar, analizar y seleccionar por parte del gerente la mejor oferta
de proveedores a través de proformas emitidas para la adquisición
de mercaderías y/o servicios.
Todas las compras de mercaderías deben ser recibidas en el
almacén de la empresa.
Viajar al lugar de expendio del proveedor una vez al mes para
trasladar la mercadería.
La mercadería que no corresponde al pedido es devuelta
inmediatamente.
En el caso de adquisiciones superiores a $ 5.000,00, pactar con los
proveedores pagos en plazos de 3, 6, 9 y 12 meses
b) Políticas para Cuentas por Cobrar:
Toda transacción relativa al cobro de cuotas a clientes que
pertenezcan a instituciones con las cuales la empresa tenga
99
convenios comerciales para la venta de mercadería se generará a
cargo del contador, con una semana de anticipación al pago de
sueldos mediante un comprobante de cobro para su respectivo
descuento y pago.
Valores concedidos a los empleados menores a $100.00 serán
considerados como anticipos, valores superiores a esta cantidad
serán considerados préstamos institucionales.
Se preparará los estados de cuenta de los clientes mediante el
registro de los abonos y las cancelaciones correspondientes
inmediatamente posterior al pago, y serán emitidas en los primeros
5 días del mes posterior.
Se conciliará mensualmente los saldos de auxiliares y mayor con
los estados de cuenta de cada cliente.
c) Políticas de Ventas:
Para la venta se proporcionarán proformas a todos los clientes que
la soliciten con atención personalizada.
La entrega de productos vendidos se realizará siempre en el local
de la empresa. Siendo opcional la entrega e instalación a domicilio
del cliente.
En ventas superiores a 1.000 dólares y que sean en efectivo se
concederá el 1% de descuento.
El cliente que no sea considerado permanente pagará en efectivo.
100
Las Políticas de descuento promocional es establecida por el
Gerente.
Los precios marcados no tienen opción a rebaja.
Los precios varían si la venta es directa al consumidor o al por
mayor.
La mercadería es probada y revisada el momento de la entrega.
Los servicios de asistencia técnica y mantenimiento en lo posible
se desarrollan en la empresa.
Se elaboraran folletos para la oferta de los productos que
comercializa la empresa a fin de que se de a conocer al público en
general.
d) Políticas para Control de Bienes:
Los bienes que posee la empresa deberán ser valorados al costo
de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento
de un responsable directo, quien deberá gestionar la adquisición de
mercaderías y/o servicios siguiendo el proceso de compras.
Cada semestre se deberán realizar constataciones físicas de los
bienes de la empresa.
Cada fin de mes se deberán confrontar los inventarios físicos con
los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas
debidamente aseguradas para que se eviten los robos.
101
Realizar entrega de mercancías únicamente con documentos que
lo autorice.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los registros de
libros contables.
e) Políticas para el Control del Efectivo:
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse
por caja chica y caja.
El valor de cobro por venta de mercaderías en efectivo deberá ser
depositado en la cuenta corriente de la empresa durante las 24
horas siguientes al día de la venta.
Se creará un fondo de caja chica a cargo de la secretaria de la
empresa, para solventar gastos menores a 100 dólares.
No se realizarán cambios de billetes y debe haber una sola
persona responsable de la caja y caja chica.
La persona responsable de caja chica, no debe tener acceso a la
contabilidad, ni a los cobros, ni a la caja principal.
Los responsables de caja estarán sujetos a sorpresivos arqueos de
caja.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la
persona responsable del mismo.
Caja registra todo el efectivo que ingrese y salga de la empresa.
102
El responsable de caja debe cotejar el saldo físico y de libros del
efectivo, cheques o especies valoradas que se encuentran en la
caja.
f) Políticas para la Liquidación y Pago de Impuestos:
El contador deberá realizar el registro de las transacciones que
impliquen el cobro, pago o retención de impuestos el día en que se
originen y previa revisión de su documento de respaldo.
Se emitirá inmediatamente los comprobantes de retención de
impuestos.
Dentro de los primeros 5 días de cada mes, el contador deberá
realizar la liquidación de impuestos
Es responsabilidad del contador la declaración de impuestos.
En caso de caer en mora o producirse multa por la falta e
declaración o pago de impuestos por responsabilidad del contador
dichos valores le serán descontados.
Mantener un saldo apropiado en la cuenta corriente de la empresa
para el débito por efecto de pago de impuestos.
3.2.4 Diseño de Documentos Fuente
Para facilitar el soporte interno de los registros derivados de movimientos
económicos y financieros de la empresa se han diseñado los siguientes
formatos:
103
Comprobante de Retención de impuestos
RUC: 0302065222001
Dirección: Manuel Reyes y General Córdova Chunchi – Ecuador COMPROBANTE DE RETENCIÓN
S:001-001 Nº
Sr. (es): ________________________________________ AUT. SRI. RUC / C.I : ______________________________________ Fecha de Emisión:
Dirección:_______________________________________ Tipo de comprobante de venta:
Teléfono:__________________ Nº de Comprobante de venta:
Concepto:_________________________________________________________________
Ejercicio Fiscal
Base imponible para la retención
Impuesto Código
Impuesto % DE
Retención Valor
Retenido
TOTAL
SON: ------------------------------------------------------------------------------------DÓLARES ORIGINAL: SUJETO PASIVO / COPIA: AGENTE DE RETENCIÓN
Firma del Agente de Retención Contribuyente
MERINO VILLALBA SONIA PATRICIA - IMPRENTA ALEMANA NORIEGA; RUC: 0602649360001 -AUTORIZACIÓN SRI. 2164 DEL 000301 AL 000400 FECHA CADUCA: ABRIL 2011
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
Auxiliar de Bancos
AUXILIAR DE BANCOS
BANCO:
CTA CTE No:
FECHA DETALLE CHEQUE # DEPÓSITOS GIROS(-) SALDO
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
104
Distribución de Utilidades
ROL DE UTILIDADES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGOS DÍAS
TRABAJADOS VALOR 10%
No. CARGAS FAMILIARES
VALOR 5%
VALOR A RECIBIR
15%
FIRMAS
SUMATORIA
ELABORADO POR VISTO BUENO
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES 5% COLABORADOR DÍAS TRABAJADOS
CONSTANTE
COEFICIENTE VALOR A RECIBIR
SUMATORIA
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES 10%
COLABORADOR DÍAS
TRABAJADOS
No. De CARGAS
FAMILIARES
DÍAS TRABAJADOS *
No. DE CARGAS FAMILIARES
CONSTANTE
COEFICIENTE
VALOR A
RECIBIR
SUMATORIA
105
Kárdex
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
Rol de pagos
ROL DE PAGOS
MES:
# NOMBRES
CARGO
SUELDO
INGRESOS
TOTAL
INGRESOS
DESCUENTOS
TOTAL
DES
CT
VALO
R LIQUIDO A
RECIBIR
REMUN. MENSUAL
SOBRETIEMPO APOR
TE IESS 9.35%
ANTICIPO
PRÉSTAMO
IESS
COMISAR.
MULTAS DÍ
AS VALOR
H 50
%
VALOR
H 100
%
VALOR
Elaborado por Autorizado por
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
KARDEX
MÉTODO:
ARTICULO: UNID.MED.: CÓD. REFERENCIA:
MARCA: PROVEED.: EXIST.MINIMA:
COSTO: COLOR: EXIST.MAXIMA:
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
CANT VALOR
UNITARIO VALOR TOTAL
CANT VALOR
UNITARIO VALOR TOTAL
CANT VALOR
UNITARIO VALOR TOTAL
106
Provisión de Rol de Pagos
PROVISIÓN ROL DE PAGOS
MES
# NOMBRES CARGO SUELDO DECIMO TERCERO
DECIMO CUARTO
FONDO RESERVA
VACACIONES
APORTE
PATR 12.15%
TOTAL PROVISIONES
Elaborado por Autorizado por
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
3.3. APLICACIÓN PRÁCTICA
En el Cantón Chunchi el comercial “ORDOÑEZ AGUIRRE”, se dedica a la
comercialización de muebles, artefactos y artículos para el hogar, posee
al 31 de diciembre del 2009 los siguientes valores y obligaciones, la
empresa es considerada según el SRI como persona natural no obligada
a llevar contabilidad.
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
11.565,80
DISPONIBLE
6.500,00
Caja
2.300,00
107
Bancos Bco. Fomento
4.200,00
EXIGIBLE
990,00
Cuentas por Cobrar
990,00
Sra. Fabiola Barrera 650,00
Sr. Jacinto Díaz 340,00
REALIZABLE
4.075,80
Mercaderías
4.075,80
10 Colchones Imperial 840,00
2 Escritorios de aula 110,00
1 docena sillas redonda 90,00
1 refrigeradora innova 485,00
3 licuadoras Oster 195,00
1 vaso licuadora 9,80
2 cocinetas 4 quemadores 76,00
2 cocinas industriales 240,00
1 juego dormitorio 620,00
1 juego comedor 540,00
1 juego sala 870,00
ACTIVO FIJO
16.025,00
DEPRECIABLES
16.025,00
Vehículos
11.500,00
Camioneta CHEVROLET
2200 11.500,00
108
Muebles y Enseres
3.375,00
Escritorios 1.500,00
Sillas 400,00
Estantes 150,00
Vitrinas 800,00
Divisiones de Ambiente 500,00
Dispensador 25,00
Equipo de Oficina
200,00
Televisor Diggio 29" 200,00
Equipo de Computo
950,00
Computadoras Core duo 800,00
Multifunción Lexmark 1100 150,00
TOTAL ACTIVOS
27.590,80
PASIVOS
Cuentas por pagar
2.100,00
Proveedor Importadora
Tomebamba 2.100,00
TOTAL PASIVOS
2.100,00
PATRIMONIO
Capital Social
25.490,80
TOTAL PATRIMONIO
25.490,80
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO
27.590,80
109
Transacciones correspondientes al periodo enero – marzo de 2010:
Enero 2: compramos a “JADECO” 12 vasos de vidrio licuadora
Oster $ 7.18 c/u + IVA 1 extractor Oster 450v –modelo 3167 $ 67.85 + IVA
pagamos al contado según factura No 009322
Enero 10: Compramos a “MUEBLES METÁLICOS“, 1 escritorio de 2
cajones $ 150, 1 banca 2 en 1 $ 90, 1 silla de niño $ 6.15 mas IVA
pagamos en efectivo según factura No 003277
Enero 11: Cancelamos la planilla telefónica correspondiente al mes de
diciembre por un valor de $ 50 y $ 25 por concepto de luz y agua con
cheque.
Enero 15: Compramos a “IMPORTADORA TOMEBAMBA” según factura
No 0012790 1 cocina 6 quemadores y horno niquelado $ 492.14, 1 cocina
blanca 4 quemadores $ 212.80, 1 set de vasos con jarra $ 7.22, 2
refrigeradoras modelo 287 LTS 1 puerta $ 327.82 c/u nos conceden un
descuento del 3 % pagamos $ 500 en efectivo y por la diferencia fírmanos
una letra de cambio a 60 d/p.
Enero 15: Vendemos a la Sra. Mayra Álvarez 2 colchones imperial $ 150
c/u nos cancela en efectivo factura No 0560.
110
Enero 16: Vendemos a la Sra. Alba Patiño una refrigeradora 287 lts 1
puerta en $ 440+ IVA nos cancela el 50 % en efectivo y la diferencia a
crédito personal para 2 mensualidades según factura No 561
Enero 31: Se paga con cheque sueldos del mes de enero por $ 1120 a
todo el personal. Así mismo se cancela por arriendo $ 150 con cheque.
Febrero 4: Vendemos a la Sra. Inés Zarate una silla de niño $ 8.50 y 1
escritorio aula $ 73.90 + IVA nos cancela en efectivo factura No 562
Febrero 9: Vendemos a la Sra. Elsa Guerra 1 cocina blanca 4
quemadores EE $ 285 mas IVA nos cancela en efectivo factura 563
Febrero 10: Cancelamos la planilla telefónica correspondiente al mes de
enero por un valor de $ 45 y $ 25 por concepto de luz y agua con cheque.
Febrero 16: Compramos a “IMPORTADORA TOMEBAMBA” según
factura No 0013584 2 lavadoras digital 11 kg blancas 331.50 c/u + IVA
cancelamos con che No 106 del banco del Pichincha
Febrero 20: Vendemos al colegio “4 DE JULIO” Según factura No 564 1
cocina industrial $ 162 y una refrigeradora INNOVA $ 636 nos cancelan
el 50 % en efectivo y la diferencia a crédito personal.
111
Febrero 28: Se paga con cheque sueldos del mes de febrero por $ 1120
a todo el personal. Así mismo se cancela por arriendo $ 150 con cheque.
Marzo 4: Vendemos a la Sra. Rosalía Calle según factura 570 1 lavadora
Digital 11 Kg. Blanca en $ 473 nos cancela con Cheque
Marzo 8: Vendemos al “MUNICIPIO DE CHUNCHI” 1 juego de sala en $
880 nos cancela en efectivo según factura No 574
Marzo 10: Cancelamos la planilla telefónica correspondiente al mes de
febrero por un valor de $ 49 y $ 25 por concepto de luz y agua con
cheque.
Marzo 10: Vendemos a la Sra. Juana Ortiz 10 set de vasos con jarra a
7.22 nos pago en efectivo según factura No 575
Marzo 30: Vendemos a la Sra. Eva Palacios 1 colchón imperial $ 142 +
IVA nos cancela en efectivo según factura 585.
Marzo 31: Se paga con cheque sueldos del mes de marzo por $ 1120 a
todo el personal. Así mismo se cancela por arriendo $ 150, con cheque.
112
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES:
Los miembros de Comercial “Ordoñez Aguirre” son personas que
entienden la importancia de un sistema contable para revelar la
real situación económica financiera, siendo que así mismo influye
en el éxito o fracaso administrativo de la empresa.
La empresa no cuenta con una estructura organizacional definida
por lo que es difícil que cada uno de sus empleados conozca
certeramente sus funciones, sin embargo el encargado de la
registro económico financiero ha venido desarrollando
manualmente el registro y control de sus transacciones lo que
demuestra el interés de mejorar administrativamente.
Se ha considerado la teoría que sustenta la aplicación de un
sistema contable, lo cual ha servido de base para determinar en
base al análisis de la situación actual de la empresa respecto a la
disponibilidad de recursos y objetivos planteados para diseñar la
propuesta que tiene como fin normar y regular las actividades de la
función contable de la empresa.
113
El ejercicio práctico a través de los reportes obtenidos en el
programa MONICA 8.0 han sido efectivos ya que el programa
contable proporciona información que facilita la toma de decisiones
con respecto a la situación económica financiera de Comercial
“Ordoñez Aguirre”.
RECOMENDACIONES:
Al principal directivo de la empresa aprovechar el compromiso y
voluntad de sus colaboradores para el adecuado registro y control
contable de sus transacciones económicas financieras a través de
la implantación de procesos y procedimientos que normen dichas
actividades a fin de optimizar los recursos.
Es necesario que el responsable de la empresa analice las
necesidades de la empresa con respecto a su estructura
organizacional a fin de que se diseñe e implante una estructura que
permita conocer a cada uno de sus miembros su rol dentro de la
empresa.
Al gerente de la empresa verificar si la propuesta planteada a
través del presente trabajo esta coherente con la disponibilidad de
recursos y objetivos planteados para considerar la implantación
práctica.
114
Al responsable o responsables del manejo de los inventarios en
Comercial “Ordoñez Aguirre” asi como al responsable de la
empresa analizar la información obtenida a través de los reportes
procesados por el programa MONICA 8.0 para determinar la
viabilidad de ejecutar la propuesta para mejorar el registro y control
contable de las transacciones económicas financieras de la
empresa.
115
ANEXOS
Anexo No. 1: RUC de Comercial “Ordoñez Aguirre”
116
117
Anexo No. 2: Rol y provisiones de rol
COMERCIAL "ORDOÑEZ AGUIRRE"
ROL DE PAGOS
Mes: ENERO
INGRESOS EGRESOS TOTAL
LIQUIDO A
PAGAR
FIRMAS N° NOMINA CARGO SALARIO
TOTAL DESCUENTOS
INGRESOS IESS
9.35% MULTAS ANTICIPOS
TOTAL EGRESOS
ADMINISTRATIVOS
1 Jorge Ordoñez Gerente 400 400 37,40 0 0 37,40 362,60
2 Elena Aguirre Secretaria 320 320 29,92 4,06 33,98 286,02
3 Cristina Castillo Cajera 280 280 26,18 0 0 26,18 253,82
TOTAL ADMINISTRATIVO 1000 1000 93,50 4,06 0 97,56 902,44
VENTAS
4 Jaime Cárdenas Vendedor 240 240 22,44 0 22,44 217,56
TOTAL VENTAS 240 240 22,44 0 0 22,44 217,56
TOTAL 1240 115,94 4,06 0 120 1120
COMERCIAL "ORDOÑEZ AGUIRRE"
ROL DE PAGOS
Mes: FEBRERO
INGRESOS EGRESOS TOTAL
LIQUIDO A
PAGAR
FIRMAS N° NOMINA CARGO SALARIO
TOTAL DESCUENTOS
INGRESOS IESS
9.35% MULTAS ANTICIPOS
TOTAL
EGRESOS
ADMINISTRATIVOS
1 Jorge Ordoñez Gerente 400 400 37,40 0 37,40 362,60
2 Elena Aguirre Secretaria 320 320 29,92 0 29,92 290,08
3 Cristina Castillo Cajera 280 280 26,18 0 26,18 253,82
TOTAL ADMINISTRATIVO 1000 1000 93,5 0 93,5 906,5
VENTAS
4 Jaime Cárdenas Vendedor 240 240 22,44 4,06 0 26,5 213,5
TOTAL VENTAS 240 240 22,44 4,06 0 26,5 213,5
TOTAL 1240 115,94 4,06 0 120 1120
118
COMERCIAL "ORDOÑEZ AGUIRRE"
ROL DE PAGOS
Mes: MARZO
INGRESOS EGRESOS TOTAL
LIQUIDO A
PAGAR
FIRMAS N° NOMINA CARGO SALARIO
TOTAL DESCUENTOS
INGRESOS IESS
9.35% MULTAS ANTICIPOS
TOTAL EGRESOS
ADMINISTRATIVOS
1 Jorge Ordoñez Gerente 400 400 37,40 0 37,40 362,60
2 Elena Aguirre Secretaria 320 320 29,92 0 29,92 290,08
3 Cristina Castillo Cajera 280 280 26,18 4,06 30,24 249,76
TOTAL ADMINISTRATIVO 1000 1000 93,5 4,06 97,56 902,44
VENTAS
4 Jaime Cárdenas Vendedor 240 240 22,44 0 22,44 217,56
TOTAL VENTAS 240 240 22,44 0 22,44 217,56
TOTAL 1240 115,94 4,06 120 1120
COMERCIAL "ORDOÑEZ AGUIRRE"
ROL DE PROVISIONES DE BENEFICIOS SOCIALES MENSUALES /2010
Mes: MARZO
N° NOMINA CARGO
APORTES
IESS PATRONAL
(12,15%)
DECIMO TERCERO
DECIMO CUARTO
FONDOS DE RESERVA
VACACIONES
ADMINISTRATIVOS
1 Jorge Ordoñez Gerente 48,60 33,33 20,00 33,33 16,67
2 Elena Aguirre Secretaria 38,88 26,67 20,00 26,67 13,33
3 Cristina Castillo Cajera 34,02 23,33 20,00 23,33 11,67
TOTAL ADMINISTRATIVO 121,50 83,33 60,00 83,33 41,67
VENTAS
4 Jaime Cárdenas Vendedor 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00
TOTAL VENTAS 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00
TOTAL 150,66 103,33 80,00 103,33 51,67
119
COMERCIAL "ORDOÑEZ AGUIRRE"
ROL DE PROVISIONES DE BENEFICIOS SOCIALES MENSUALES /2010
Mes: FEBRERO
N° NOMINA CARGO
APORTES
IESS PATRONAL
(12,15%)
DECIMO TERCERO
DECIMO CUARTO
FONDOS DE RESERVA
VACACIONES
ADMINISTRATIVOS
1 Jorge Ordoñez Gerente 48,60 33,33 20,00 33,33 16,67
2 Elena Aguirre Secretaria 38,88 26,67 20,00 26,67 13,33
3 Cristina Castillo Cajera 34,02 23,33 20,00 23,33 11,67
TOTAL ADMINISTRATIVO 121,50 83,33 60,00 83,33 41,67
VENTAS
4 Jaime Cárdenas Vendedor 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00
TOTAL VENTAS 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00
TOTAL 150,66 103,33 80,00 103,33 51,67
COMERCIAL "ORDOÑEZ AGUIRRE"
ROL DE PROVISIONES DE BENEFICIOS SOCIALES MENSUALES /2010
Mes: ENERO
N° NOMINA CARGO
APORTES IESS
PATRONAL (12,15%)
DECIMO
TERCERO
DECIMO
CUARTO
FONDOS DE
RESERVA VACACIONES
ADMINISTRATIVOS
1 Jorge Ordoñez Gerente 48,60 33,33 20,00 33,33 16,67
2 Elena Aguirre Secretaria 38,88 26,67 20,00 26,67 13,33
3 Cristina Castillo Cajera 34,02 23,33 20,00 23,33 11,67
TOTAL ADMINISTRATIVO 121,50 83,33 60,00 83,33 41,67
VENTAS
4 Jaime Cárdenas Vendedor 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00
TOTAL VENTAS 29,16 20,00 20,00 20,00 10,00
TOTAL 150,66 103,33 80,00 103,33 51,67
120
Anexo No. 4: Plan de Cuentas
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139
Anexo No. 5: Libro Diario
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143
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148
149
150
151
Anexo No. 6: Libro Mayor
152
153
154
155
156
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158
159
160
161
162
163
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Anexo No. 7: Estados Financieros
165
166
167
168
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176
177
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Activo.- Conjunto integrado por los bienes, derechos y valores de propiedad de una
empresa (A=P+C)
Administración.- Conjunto de funciones que tienen por finalidad el cumplimiento de los
objetivos de una empresa
Ajuste.- Significa regulación. Contablemente el ajuste asegura la exactitud de los saldos
de las cuentas
Amortización.- Porcentaje mediante los cuales se calcula importe de la amortización
anual de los activos intangibles. Redimir una deuda
Compras.- Cuenta del grupo de los bienes de cambio a la que se debitan las
mercaderías adquiridas durante el ejercicio
Comprobante de diario.- registra individualmente las transacciones, contiene las firmas
de quienes elaboran, revisan y aprueban la transacción.
Comprobante de diario.- registra individualmente las transacciones, contiene las firmas
de quienes elaboran, revisan y aprueban la transacción.
Contabilidad.- Es la ciencia, arte y técnica que registra en libros adecuados las
transacciones de una empresa, para conocer los resultados obtenidos al finalizar un
ejercicio económico o periodo contable, a trabes de los estados financieros
Contribuyente.- Persona natural o jurídica que paga los impuestos o gravámenes
fiscales por mandato de la ley
178
Control.- comprobación, inspección, intervención, registro, dominio, supremacía.
Crédito a la empresa.- es la concesión de crédito que realizan a la empresa los
proveedores.
Crédito documentario.- concesión de crédito basada en la firma de un documento,
denominado Letra de Cambio por la venta de mercaderías para un plazo mayor a 30
días.
Crédito personal.- concesión de crédito en función a la confianza que tiene la empresa
con sus clientes; básicamente por la venta de mercaderías, concedido generalmente a
un plazo no mayor de 30 días.
Cuenta contable.- Es el nombre que se asigna a un grupo de bienes, servicios,
derechos y obligaciones de una misma especie, el que se mantiene durante el ciclo
contable; el que debe ser explicativo; para evitar confusión u otra interpretación.
Deudores Incobrables.- Cuenta de resultados a la cual se debitan los créditos
incobrables con abono o crédito a la previsión para créditos incobrables
Diario de compras.- registro que se utiliza en las empresas comerciales; y, que sirve
para controlar las compras de mercaderías (objetivo de la empresa), diario que tiene las
columnas necesarias para el débito como para el crédito.
Diario de ventas.- registro que se utiliza en las empresas comerciales; y, que sirve para
controlar todas las ventas de mercaderías (objetivo de la empresa), diario que tiene las
columnas necesarias para el débito como para el crédito.
179
Diario.- Libro de primera entrada donde se registran las operaciones en forma
cronológica
Empresa.- entidad u organización que se establece en un lugar determinado con el
propósito de desarrollar las actividades relacionadas con la producción y
comercialización de bienes y/o servicios en general, para satisfacer diversas
necesidades humanas.
Flujo De Efectivo.- Proceso financiero de la empresa mediante el cual se hace efectivo
sus recursos y sus egresos de fondos
Ganancia Neta.- Beneficio líquido que produce una empresa o una determinada
operación
Gastos.- Desembolso necesarios para cumplir los objetivos de la empresa
Inventario.- Relación detallado de los rubros que componen el activo realizable y el
activo fijo de la empresa. Recuento físico de mercaderías muebles, útiles, instalaciones
y otros bienes
IVA.- Impuesto al valor agregado que graba el valor de las transacciones de dominio o la
importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de
comercialización, y al valor de los servicios prestados.
Libro diario.- Registra la actividad de la empresa mediante asientos contables
(método de la partida doble).
Pasivo.- Obligaciones de la empresa a favor de terceras personas (P=A-C)
180
Patrimonio.- Es la diferencia entre el activo y el pasivo mas los aportes para futuras
capitalizaciones, en el caso de que estos aportes no estuvieren registrados en el rubro
del patrimonio.
Promedio ponderado.- método que determina el valor promedio de las mercaderías que
ingresan a la empresa, permite una valoración adecuada del inventario
Proveedores.- Se provee a suministros suministrar, necesario o conveniente para un fin.
Sistema de Inventario Periódico.- actividades relacionadas entre si para el control de
inventarios bajo la utilización de cuentas contables principales, secundarias y regulación
de la cuenta mercadería.
Transacción.- Transacción comercial o económica es el intercambio de bines y /o
servicios necesarios para la satisfacción de las diversas necesidades humanas.
Ultimo compra (Costo Actual).- valúa las mercaderías al costo actual de mercado,
mediante ajustes contables”
Valor neto realizado.- Es el precio estimado de venta en el curso ordinario de los
negocios menos los costos estimados de terminación y los costos estimados
necesarios para hacer la venta..
181
BIBLIOGRAFÍA
Archivos de Comercial “Ordoñez Aguirre” Departamento Administrativo
BOSCH, Julio y Vargas L. Contabilidad Tomo I Cooperativa de
Cultura, Publicaciones Multiactiva Ltda. Santiago, Chile, 2000.
BRAVO, Mercedes: Contabilidad General
CHIAVENATO, Adalberto, Administración Proceso Administrativo,
Teoría Proceso, Práctica, Mc Graw Hill Bogotá, Tercera Edición.
DÁVALOS, Nelson: Contabilidad General.
HARGADON, Bernard: Principios de Contabilidad.
Ley de Régimen Tributario Interno. Reforma. Art. 19.
Manual de Mónica 8.0
OROZCO Cadena, José: Contabilidad General Teoría y Práctica
Aplicada a la Legislación Nacional.
SÁNCHEZ Carrión Gilberto. La Tablita Tributaria y Laboral 2010.
SARMIENTO, Rubén: Contabilidad General, 6ta. Edición, 2.001
VASCONEZ, José Vicente: Introducción a la Contabilidad.
VELA Pastor “Manual de Contabilidad” Edit. Ariel 1996
YENI Torres. “Didáctica de la Contabilidad y Administración”
ZAPATA, Sánchez Pedro: Contabilidad General, Editorial Mc Graw Hill, 2.003
http://www.buenastareas.com/ensayos/Analizis-Foda/5428.html
http://www.gesfomedia.com/manuales_contabilidad.html
http://www.monografias.com
http://www.sri.gov.ec
182
SUMMARY
Commercial Business "Aguirre Ordoñez, sells appliances, furniture and other
home furniture goods, since 2006, began its activities with a person whose action
the developed empirically, today up to 4 people, is located in the streets Manuel
Reyes and General Córdova Chunchi Canton, does not have a defined
philosophy for the development of their business but with a sense of commitment
and strong work by their partners or employees, within the accounting function.
According to the SRI is considered natural person not obliged to maintain
accounting records, your tax liability is the monthly VAT declaration, business
administration has no instruments or tools to support the record because of
financial economic movement which prevents the company disclose the real
economic and financial situation.
The results of the research, the author's academic and theoretical foundation,
has allowed the design of an accounting system implemented by Monica 8.0,
which includes the same aspects necessary to guide the development of the
accounting process in a business of this type. It has been ascertained the
benefits of the proposal based on the practical exercise by the effective and
timely issuance of financial statements for decision making, allowing managers to
invite the company to receive and implement this proposal so that the
administrative productive.
183
RESUMEN
El negocio Comercial “Ordoñez Aguirre”, comercializa electrodomésticos,
muebles y demás bienes muebles para el hogar, desde el año 2006, empezó sus
actividades con una persona cuya acción la desarrollaba de forma empírica, hoy
la integran 4 personas, está ubicada en las calles Manuel Reyes y General
Córdova del cantón Chunchi, no cuenta con una filosofía definida para el
desarrollo de su actividad pero si con un sentido de compromiso y trabajo muy
fuerte por parte de sus colaboradores o empleados, dentro de la función
contable.
Según el SRI es considerado persona natural no obligada a llevar contabilidad,
su obligación tributaria es la declaración mensual del IVA, la administración del
negocio no dispone de instrumentos o herramientas para sustentar el registro
debido de los moviemientos económicos financieros de la empresa lo cual
impide revelar la real situación económica financiera.
Los resultados de la investigación, la formación académica de la autora y el
sustento teórico, ha permitido diseñar un sistema contable aplicado a través de
Mónica 8.0, el mismo que recoge aspectos necesarios para la guía en el
desarrollo del proceso contable en un negocio de este tipo. Se ha podido
determinar las ventajas de la propuesta en base al ejercicio práctico por la
efectiva y oportuna emisión de estados financieros para la toma de decisiones, lo
que permite invitar a que los directivos de la empresa reciban y aplique dicha
propuesta a fin de que la gestión administrativa sea productiva.
184