PROTOCOL SI DIPLOMATIE

PROTOCOLUL: UN CUVÂNT CU SENSURI MULTIPLE

Ca sinonim al lui "document" cuvântul protocol îmbracă doua semnificaţii. El poate fi utilizat pentru a desemna un tratat, o convenţie, procesul verbal al unei conferinţe. Ne referim atunci la semnificaţia de bază a termenului. Vom spune astfel că "Danemarca şi Suedia au semnat un protocol de inţelegere asupra pescuitului" sau că "Sindicatul funcţionarilor publici a semnat un protocol al grilelor de salarizare". Cuvântul, poate, de asemenea, să desemneze un formular utilizat pentru redactarea actelor publice. Este vorba despre un imprimat compus din intrebări sau din elemente de fraze si din spaţii care urmeaza să fie completate de cel care redacteaza documentul.

Utilizat ca adjectiv "protocolar" se aplică la ceea ce se referă la obiceiurile formale, aşa cum sunt recomandate ele de protocol. Vom spune astfel: o vizită protocolara. In egală măsură, despre o persoană care ţine la formalismul relaţiilor sociale vom spune că este "protocolară"; sensul este în acest caz oarecum peiorativ.

Acest cuvânt este aplicat de asemenea organizării serviciului sau biroului însarcinat cu problemele referitoare la pregătirea si desfaşurarea activitaţilor oficiale: "serviciul de Protocol al Ministerului Afacerilor Externe".

În medicină, protocol se referă la descrierea etapelor care trebuie urmate pentru efectuarea unei intervenţii chirurgicale. În imprimerie, cuvântul se referă la semnele convenţionale utilizate pentru corectură. În informatică, el se aplică mijloacelor de interconexiune a sistemelor. În psihologie desemnează administrarea unui test, interpretarea sa ori elementele unei intervenţii terapeutice.

Vom folosi, de asemenea, expresia "protocolul dragostei" pentru a desemna comportamentele care domină relaţiile afective între oameni sau chiar între animale.

Protocol provine din doua cuvinte din greaca veche prôtos: primul şi kollào: adică ceea ce este lipit mai intâi. Termenul se referea iniţial la prima foaie lipită pe un sul de papirus, pe care erau scrise datele asupra originii sale. În secolul al VI-lea, cuvântul desemna prima pagina a unui document oficial, care îi autentifica originea. El a definit apoi, succesiv textul original al unui act de notariat, registrul în care sunt înscrise aceste texte şi repertoarul modelelor folosite la redactarea textelor administrative.În cele din urmă la începutul secolului al XVII-lea, prin protocol se înţelegea "o culegere de formule utilizate pentru a stabili corespondenţa între persoane, în funcţie de rangul acestora." Această evoluţie explica sensul de astazi referitor la normele utilizate in activitaţile oficiale, în special în ceea ce priveşte ceremoniile, relaţiile riguros stabilite între personalitaţi publice, ordinea protocolară, folosirea simbolurilor ţărilor si naţiunilor.

2. PROTOCOL ŞI DIPLOMAŢIE

Aşa cum preciza călugărul francez Mabillon în tratatul său "De re diplomatica", în secolele al XVII-lea si XVIII-lea "diplomatica" era ştiinţa diplomelor. Ea se ocupa cu studiul hărţilor şi documentelor oficiale, numite "diploma" în limba latina. Ce se intâmpla când relaţiile între domenii, principate sau regate erau afectate de un diferend, de exemplu de o neîntelegere asupra delimitării frontierelor comune? Se făcea apel la persoanele abilitate să cerceteze şi să interpreteze actele oficiale, de unde şi numele de diplomaţi care desemnează specialiştii în acest domeniu. Semnificaţia termenului de diplomaţie care a rezultat de aici era aceea de ştiinţa a relaţiilor internaţionale, pe care diplomaţii aveau datoria să o aplice.

Dincolo de originea sa istorică, funcţia în sine exista din timpuri imemoriale. Aşa cum

1

susţine şi diplomatul englez Harold Nicolson, obiceiul se pare că a luat naştere, cândva, în epoca preistorică, prin delegarea, de către triburi, a unor membri învestiti cu rolul de parlamentari pentru a pune capăt luptelor atât de frecvente în acea vreme. În Evul Mediu, acest rol de intermediar era destinat heralzilor, purtători ai blazoanelor stăpânilor lor în numele cărora acţionau pe parcursul unui conflict. Ei erau nevoiţi să traverseze liniile inamice, cu speranţa cî nu vor fi atacaţi înainte de a ajunge în tabara adversă. Atunci, în ciuda ostilităţilor, aceşti trimişi învestiţi cu imunitate puteau să transmită părţii adverse dorinta de pace şi să discute eventual condiţiile cu persoanele abilitate în acest scop.

Această solie, care acţiona în perioade de criză, a condus la apariţia ambasadei permanente, acreditată pe lângă şeful unei naţiuni străine. Pentru a avea certitudinea că agenţii săi îşi vor putea îndeplini permanent misiunea de reprezentare, condiţiile exercitării funcţiei lor sunt garantate printr-un ansamblu de măsuri: aceasta este utilizarea privilegiilor, imunitaţilor şi respectului care le sunt atribuite din oficiu.

În activitatea lor cotidiana, diplomaţii, au relaţii permanente cu interlocutori învestiti cu puteri diferite sau cu persoane care colaboreaza la exercitarea puterii. Ei înşişi au o funcţie de reprezentare a uneia dintre puterile cele mai încărcate de simboluri: statul care i-a mandat. Datorită exercitării acestei meserii de diplomat, au fost perfecţionate manierele de a proceda in situaţii în care se află în acţiune persoane învestite cu responsabilitaţi publice. Normele s-au definitivat de-a lungul secolelor, fiind aplicabile în totalitatea situaţiilor în care sunt implicaţi reprezentanţii sau reprezentantelor diferitelor autorităţi: puterea politică, în primul rând, dar şi puterea juridică, economică, intelectuală, militară, ştiinţifică sau culturală.

În relaţiile internaţionale, protocolul se afla în special în slujba egalitaţii - cel puţin formale - între naţiuni şi a relaţiilor pe care reprezentanţii acestora le întreţin între ei. Întelegem astfel legatura deosebit de strânsă între funcţia de diplomat şi rolul protocolului, care este un instrument al meseriei de diplomat. De altfel, convenţiile elaborate în mediile diplomatice servesc drept modele de referinţă şi în alte circumstanţe ale vieţii publice.

3. PROTOCOL SI ETICHETĂ

Domeniul de intervenţie al protocolului cuprinde relaţiile între puteri suverane a căror expresie desăvârşită este statul, indiferent dacă această suveranitate este atât externă cât şi internă, numai internă sau limitată doar la nişte scopuri precise pe care statul le urmăreşte. Tot din domeniul protocolului fac parte normele la care suntem obligaţi să apelăm în relaţiile cu aceste puteri şi, în general în sfera afacerilor externe. În afară de aceasta, protocolul priveşte raporturile ierarhice stabilite între instiutuţii şi în cadrul instituţiilor, raporturile dintre cei care deţin puterea şi relaţiile pe care subordonaţii le întretin cu aceştia.

În ce priveşte eticheta, aceasta se referă la formalismul relaţiilor dintre particulari, adică al relaţiilor individuale, indiferent dacă acest raport este ierarhic sau nu. De asemenea, eticheta face parte din domeniul comportamentului în societate.

Este o regulă de protocol ca şeful statului să prezideze o masă la care participă, dar a nu-l întrerupe în timp ce vorbeşte, după cum, atunci când este vorba de un monarh, a aştepta să ţi se adreseze pentru a-i vorbi este o chestiune de etichetă. Primul exemplu se referă la exercitarea puterii, celelalte două ţin de regulile de comportament care trebuie respectate faţă de un personaj subiect al unui tratament protocolar.

Cei doi termeni, protocol si etichetă, au totuşi tendinţa de a se confunda. Dacă protocolul se aplică raporturilor instituţionale, iar eticheta raporturilor individuale, în amândouă cazurile este vorba de raporturi întreţinute în contextul vieţii publice. Întrepătrunderea acestor termeni este de altfel atât de mare încât normele stabilite pentru unul sunt utile şi celuilalt, cu singura deosebire că, în cazul protocolului, efectele sunt de

2

constrângere. Neaplicarea acestora se poate solda cu consecinţe negative care afectează ansamblul colectivitaţii, în timp ce nerespectarea etichetei determină efecte limitate doar la persoanele în cauză.

Un alt motiv al confuziei între cei doi termeni ţine de originea cuvântului etichetă. La începutul secolului al XV-lea, acesta desemna activitaţile desfaşurate la curtea unui suveran, redactate sub formă de listă pe o foaie- o etichetă -azi am spune o "agendă". De la semnificaţia "ce se petrece la curte" utilizarea cuvântului a evoluat pentru a însemna "cum se petrec lucrurile la curte". Eticheta la curtea lui Carol Quintul a rămas celebră pentru rigiditatea sa şi multitudinea regulilor sale.

Să mai adăugăm şi că, dacă în sens strict protocolul se aplica relaţiilor între state, relaţiile internaţionale sau, în sens mai larg, activitaţilor din viaţa oficială, este evident că elaborarea sistemelor democratice a determinat amenajarea unui spaţiu public care, pentru a se exprima, are nevoie de aplicarea unui formalism inspirat din protocolul statelor.

În acelaşi timp, intensificarea relaţiilor internaţionale de tot felul, consacrată de sistemul Naţiunilor Unite, inclusiv actuala globalizare a pieţelor, a antrenat o mulţime de manifestări publice care cer, din partea celor care răspund de organizarea lor, o cunoaştere a normelor respectate din timpuri imemoriale şi un mod mai recent de aplicare a acestora, adaptat contextului contemporan.

4. POLITEŢEAINTRODUCERE........................................................................................................................5

I.1. PROTOCOLUL: UN CUVÂNT CU SENSURI MULTIPLE.........................................52. PROTOCOL ŞI DIPLOMAŢIE..........................................................................................63. PROTOCOL SI ETICHETĂ..............................................................................................84. POLITEŢEA.....................................................................................................................10

Preşedintei Crucii Roşii............................................................................................................28Sub patronajul...........................................................................................................................28Excelenţa Sa Domnul…............................................................................................................28Majestăţii sale regina................................................................................................................29

Domnul…..............................................................................................................................30Preşedintele Republicii italiene.............................................................................................31Domnul…..............................................................................................................................31

Preşedintele Institutului de Design din Montréal..............................................................31Domnul…..........................................................................................................................31

salonul Iberville........................................................................................................................42în onoarea Preşedintelui...........................................................................................................43

În timp ce protocolul şi eticheta sunt normative, politeţea se referă la atenţiile, atitudinile sau gesturile care tind să arate respectul faţă de celălalt, fiind în acelaşi timp şi mijloace care garantează o luare de contact favorabilă. O persoană politicoasă este, aşa cum arată şi adjectivul, aceea care şi-a rafinat, şi-a perfecţionat manierele de comportare faţa de ceilalţi şi mijloacele de comunicare - de exemplu limbajul - printr-un exerciţiu susţinut, ce se înrudeşte cu acţiunea de a şlefui ceva, care, altfel ar rămâne aspru, necizelat.

Civilizaţia fiind contrariul barbariei, vom spune despre un individ politicos că este civilizat. Viaţa urbană ne obligă la raporturi sociale frecvente; se înmulţesc deci şi normele care pot să asigure armonia relaţiilor umane. De aceea, vom utiliza termenul de urbanitate ca sinonim pentru politeţe; vom spune despre o persoană politicoasă că este de o urbanitate exemplară. În sfârşit, dat fiind că a educa înseamnă a dezvolta prin învăţare, a forma un

3

individ care altfel, singur, nu se formeaza, termenul "educaţie" a devenit şi el un sinonim al politeţii: o persoană "educată" este considerată politicoasă.

În ceea ce priveşte buna-cuviinţa, aceasta exprimă conformitatea faţă de normele considerate a fi corespunzătoare, bunele maniere fiind numai acelea care sunt considerate corecte, adică susceptibile să determine rezultatul aşteptat spre deosebire de cele care nu ar putea să facă acest lucru. În toate cazurile este vorba despre mijloacele alese pentru a favoriza comunicarea. Însă, când aceste mijloace reprezintă un scop în sine sau nu mai sunt eficiente, ele vor conduce la manierism.

Comportamentele sociale sunt tributare schimbărilor permanente care au loc în cadrul societăţii şi unor condiţii de viaţă ce comandă noi practici. Apariţia noţiunilor de igienă, de exemplu, a făcut să evolueze în mod notoriu regulile bunei-cuviinţe la masă. Dacă întoarcem capul pentru a strănuta, o facem pentru că acum ştim că aerul astfel expectorat poate fi purtător de microbi. Din acelaşi motiv, nu ne mai folosim de tacâmurile personale pentru a ne servi dintr-un platou comun, ci de cele care sunt destinate acestui scop. Deoarece acum cunoaştem efectul nefast al tutunului asupra sănătaţii, fumatul în public este din ce în ce mai limitat.

Raportul dintre protocol si politeţe ţine de faptul că, în cel mai rău caz, o personalitate se va putea conforma imperativelor protocolului, fiind in acelaşi timp nepoliticoasă. A oferi locul din dreapta gazdei celui mai important invitat este o regulă de protocol, dar a arăta cu cuţitul spre ceilalţi invitaţi sau a-l roti pe deasupra farfuriilor este o lipsă de politeţe.

BUNELE MANIERE

Prin "bune maniere" se înţelege totalitatea comportamentelor, atitudinilor, regulilor de etichetă şi noţiunilor de protocol care ne permit să facem faţă unei multitudini de situaţii şi viaţa particulară şi publică. Un manual de bune maniere va aborda atât circumstanţele vieţii de familie, ale vieţii în cuplu, relaţiile profesionale din viaţa de toate zilele - medic, bancher, director - cât şi arta conversaţiei sau convorbirile telefonice. Un astfel de manual va trata şi subiecte variate, ca jocurile şi divertismentul, primirea prietenilor acasă, maniera în care se organizează o masă, bacşişul în toate circumstanţele, curtoazia la volan ori în ascensor sau obiceiurile care trebuie respectate la o nuntă, naştere sau înmormântare, fără a uita, bineînţeles, sfaturile referitoare la eleganţa ţinutei vestimentare, atât cea feminină cât şi cea masculină. Numeroase lucrări au fost publicate pe această temă, toate făcând apel la experienţa, tradiţii şi bun simţ.

A oferi flori drept mulţumire pentru o cină deosebit de reuşită este o regulă a bunelor maniere, dar a da întâietate unei persoane mai în vârstă, una de etichetă. În schimb, ar fi o greşeală de protocol ca un şef de stat să-i scrie unui ministru al unui guvern străin, căci în materie de relaţii internaţionale trebuie să respectăm egalitatea nivelurilor ierarhice.

PROTOCOL ŞI BOGĂŢIE

Există o altă confuzie, deosebit de răspândită, anume că protocol şi bogăţie înseamnă acelaşi lucru şi că, fără candelabrele palatului Buckingham, cupolele aurite ale Kremlinului sau decoraţiunile interioare ale unui castel din Renaştere, am fi limitaţi la un simulacru de ceremonial, la o caricatura a formelor de curtoazie sau de exprimare a deferenţei. Am putea fi astfel îndemnaţi să credem că, din lipsă de mijloace spectaculare, stăpânirea unui "savoir-faire" în domeniu este condamnată la o pastişă a ceea ce se întâmplă în palatele marilor puteri sau în mediile care posedă un trecut ilustru. Asta ar însemna să uităm că esenţa atenţiilor

4

protocolare şi a obiceiurilor etichetei nu are nici o legătură cu amploarea mijloacelor financiare. A plasa invitaţii în funcţie de rangul care li se cuvine, a stabili cine vorbeşte şi în ce ordine, a aşeza în mod potrivit simbolurile naţiunilor respective sau a însoţi un anume vizitator până la uşă sau până la maşina, nu implică în nici un caz o cheltuială exagerată. Amploarea mijloacelor poate varia: desigur, la Madrid, ambianţa palatului d'Orient şi prezenţa unui monarh conferă strălucire ceremoniei prezentării scrisorilor de acreditare ale unui nou ambasador, în contrast cu simplitatea unei întâlniri între şefii unor triburi din Noua Guinee. Amândouă evenimentele vor avea însă în comun faptul că recurg la un formalism care respectă statutul interlocutorilor şi instituţiile pe care aceştia le reprezintă.

Trebuie să fi văzut măcar o dată cu ce lux de detalii - nu întotdeauna evidente pentru un ochi stăin sau distrat - se desfăşoară o întalnire a şefilor amerindieni, în nordul regiunii Manitoba, sau să fi luat parte, într-o seară, la Bamako, în Mali, la discuţiile deosebit de profunde asupra obiceiurilor unei întâlniri a bătrânilor din etnia malinke, pentru a înţelege că protocolul şi eticheta sunt, în acelaşi timp, expresia vieţii în societate şi instrumente de coeziune sociala, de la omul preistoric până la cel al satului global.

PROTOCOLUL FACE ORDINE DAR NU TULBURĂ ARMONIA

Protocolul are utilitatea de a putea să asigure de o manieră eficace organizarea unei situaţii care altfel ar risca să fie ameninţată de pericolul dezordinii. Succesul unei activitaţi oficiale, ca orice reuşită, este rareori rezultatul întâmplării, deşi aceasta din urmă, după cum ne învaţă André Breton, nu există în sine, ci corespunde unei logici care îi este specifică. Autorul are poate dreptate; cu toate acestea, atunci când suntem gazda unei întâlniri oficiale, ar fi greu sau chiar imposibil să imprimăm evenimentului o semnificaţie clară şi lipsită de echivoc - în cazul în care la acea întâlnire participă doua personalitaţi şi douazeci, o sută, sau o mie de invitaţi, proveniţi din medii diferite, de culturi sau din ţări diferite - fără o organizare prealabilă sau fără a dispune de mijloacele care să asigure desfăşurarea dorită.

Lucrurile sunt atât de adevărate, încât, în Japonia, protocolul are reputaţia de a fi bazat pe confucianism, conform căruia există un loc anume pentru fiecare om, iar pentru fiecare loc, un comportament anume.

Jean Serres precizează totuşi, că, din moment ce protocolul are drept obiect ordinea, e de dorit a se evita tulburarea obiceiurilor legitime care sunt garantate printr-un larg consens. Factor de armonie, mai ales una oficială, va respecta deci echilibrele, adesea delicate, specifice unui anumit mediu.

PROTOCOL SI CEREMONIAL

Care este legatura între protocol şi ceremonial? Expresiile familiare "este ceremonios" sau "a primi pe cineva fără ceremonie" ne readuc la prejudecaţile manifestate adesea faţă de protocol şi întreţin confuzia între cei doi termeni.

Termenul "ceremonie" a desemnat mai întâi riturile unui cult religios şi acest sens s-a păstrat. El s-a extins totuşi la domeniul activităţilor publice profane, care necesită în mod obligatoriu un fast ieşit din comun. În amândouă cazurile, ceremonia apelează la un simbolism evocator de idealuri împartăşite de toţi participanţii. Cu cât acest formalism este mai vechi, cu atât este mai respectat. Bineînţeles că noţiunile de protocol nu sunt străine acestui fenomen.

La o ceremonie religioasa, episcopul locului va lua loc sub un baldachin, iar şeful

5

statului va îngenunchia pe un scăunel de rugăciune plasat în faţa credincioşilor sau în strană. Acestea sunt reguli de protocol. Turnarea vinului în potir este un ritual al ceremonialului religios.

Ceremonialul e inerent practicii religiei. Domeniul sacrului şi misterele care îl însoţesc se potrivesc perfect cu solemnitatea. Amploarea lor variază în funcţie de importanţa misterelor evocate, de caracterul esenţial sau accesoriu al practicii. Slujba religioasă de fiecare zi, în acest sens, este exemplul cel mai des întâlnit.

Defilarea militară, de ziua naţională, prevede o estradă pentru membrii guvernului, pentru autorităţi şi corpul diplomatic, fiecare fiind plasat după rangul său: aici e vorba de protocol. Defilarea succesivă a diferitelor corpuri de armată, avansând în pas cadenţat, într-un ritm uniform, înclinarea drapelelor şi salutul, cu capul întors către şeful statului şi invitaţii săi, fac parte din ceremonial. La inaugurarea unui nou edificiu, conform protocolului, invitatul de onoare va fi cel care va tăia panglica - gest ceremonial.

În cazul monarhiei, caracterul de unicat al persoanei suveranului şi perenitatea credinţei în puterea sa de origine divina, genereaza un ceremonial înrudit cu cel religios. Chiar şi o monarhie constituţională recurge la acest ceremonial, respectul datorat majestăţii regale fiind manifestarea sa cea mai reprezentativă.

Într-o democraţie, în care forma de guvernare este republica, e greu să inventezi o simbolistică specifică. Republica elaborează cu circumspecţie un formalism în acord cu principiile care o susţin. "Optând pentru republică, am ales estetica democratică. Aceasta nu e uşor de controlat: când i se dă frâu liber, se prăbuşeşte în demagogie şi cade adesea în grotesc; iar dacă este emfatică, seamănă cu o monarhie ieftină şi trezeşte bănuiala vanităţii personale. Cred că nu-şi poate atinge scopul decât dacă este în acelaşi timp viguroasă şi simplă.

Rolul protocolului contemporan este de a realiza acest echilibru ca instrument de comunicare între reprezentant şi reprezentat, semnificativ şi semnificat, guvernant şi guvernat.

PROTOCOLUL, EXPRESIE A PREZENTULUI

Unii s-ar putea crede autorizaţi să ignore protocolul, eticheta, sau chiar politeţea, argumentând că este vorba de norme perimate cărora suntem în mod inutil obligaţi să ne supunem. Preocuparea pentru aceste probleme ar echivala cu încercarea de a perpetua un trecut de mult apus, sau cu aceea de a trezi la viaţă în mod artificial, nişte piese de muzeu.

Este totuşi semnificativ faptul că, în timpul războiului din Golf, şeful operaţiilor militare, generalul Norman Schwarzkopf, a ţinut seama cu multă grijă de delicatele probleme religioase specifice liderilor din acea regiune, mai ales în ceea ce-i privea pe saudiţi, lângă care îşi instalase cartierul general. A acordat, de asemenea, cea mai mare grijă relaţiilor sale cu şefii contingentelor aliate: "în fiecare zi trebuia să se asigure că această coaliţie heteroclită de treizeci de ţări nu va exploda pentru că un anume general a fost vexat sau o anume ţară nu a fost consultată.

Împăratul Bizanţului punea atelajul său la dispoziţia ambasadorilor ţărilor vecine sau îndepărtate, prietene sau chiar inamice, de îndată ce aceştia ajungeau la porţile cetăţii, pentru a fi conduşi la palatul unde îi aştepta.Nu era doar un gest protocolar, ci şi un mod de a asigura securitatea oaspeţilor. Caleaşca, escortată de un detaşament al Jandarmeriei regale, care duce un nou ambasador să-şi prezinte scrisorile de acreditare guvernatorului general din Ottawa sau limuzina guvernamentală care îl aşteaptă la sosirea sa pe aeroportul Sainte-Foy, pentru a face vizitele de curtoazie autorităţilor din Québec, toate acestea se înscriu în aceeaşi succesiune istorică a consideraţiei acordate unei personalităţi care îşi asumă o responsabilitate a vieţii colective, personificând un simbol.

6

Formele şi mijloacele se pot schimba, necesităţile rămân aceleaşi. Câte pieţe n-au rămas oare inabordabile unor oameni de afaceri care n-au ştiut să ţină

seama de obiceiurile unuia sau altuia dintre omologii lor străini? E mai mult ca sigur că un cumpărător nu e solicitat numai de o singură persoană, ci şi de alţi furnizori de bunuri şi servicii. Pentru fiecare industriaş care încearcă să convingă, există cel puţin încă doi concurenţi care oferă aceleaşi lucruri la un preţ comparabil. În acest caz, determinantă va fi calitatea relaţiei existente. Iezuiţii, care au plecat ca şi alte comunităţi religioase în secolul XVI să convertească China, au fost singurii care nu au fost izgoniţi. Ei se informaseră cu multă grijă asupra obiceiurilor Imperiului de Mijloc înainte de a se stabili acolo, iar pe parcursul şederii lor au fost foarte atenţi să nu-şi nemulţumească niciodată gazdele prin lipsa de respect faţă de normele locale. Membrii acestui ilustru ordin au dat dovadă de un altruism care câştigă spiritele şi deschide inimile.

Stabilirea unui contact, menţinerea sau întreruperea lui ţin de capacitatea de a înţelege semnele, de a le decoda şi de a le respecta. Limbajul protocolului şi al etichetei evoluează. Ca în orice comunicare, vom avea grijă să evităm un vocabular depăşit sau să impunem unul nou, al cărui sens, prea personal, ar fi ermetic şi eventual şocant, pentru că ar fi de neînţeles sau, şi mai rău, greşit interpretat. Dacă trebuie să ştim să distingem ce este util şi ce nu, ce este semnificativ şi ce nu, trebuie să ştim şi să propunem formule care să întrunească unanimitatea.

Arta de a stăpâni bunele maniere constă în a trăi bine şi a profita în linişte de bucuriile pe care ţi le oferă relaţiile cu ceilalţi, sau, cel puţin, în a beneficia de acestea pe cât se poate. Protocol, etichetă, politeţe, fac parte din preţul care trebuie plătit pentru a menţine armonia între noi şi mediul în care evoluăm. Cu cât sunt mai bine cunoscute şi asimilate, cu atât impietează mai puţin asupra libertăţii noastre. Inerente vieţii în societate, ele însoţesc progresul civilizaţiei.

INVITAŢIA

Capacitatea cuiva de a lansa invitaţii în cadrul unui anumit mediu, a unei colectivităţi sau a unui grup decurge din rolul pe care persoana în cauză îl deţine în cadrul respectiv. Aceasta reprezintă corolarul unei funcţii permanente, temporare sau de circumstanţă. A face o invitaţie este un act marcant al vieţii în societate. De aceea, este caracterizat de un anumit formalism ca instrument de comunicare pus în slujba unei activităţi, a obiectivelor şi a reuşitei sale. De invitaţie depinde răspunsul favorabil al persoanelor care se presupune că vor da curs mesajului referitor la evenimentul la care au fost convocate. Ea foloseşte ca aide-mémoire pentru cei care au acceptat. Îi deosebeşte pe invitaţi de oaspeţii nepoftiţi, fără a pune la socoteală faptul că redactarea ei reprezintă o etapă decisivă în planificarea unui eveniment.

Fiind vorba de primul mesaj pe care îl primesc persoanele a căror participare o dorim şi care le va permite să-şi dea seama dacă prezenţa lor e bine venită, este important ca reacţia pe care o va trezi aceasta să fie influenţată favorabil nu numai printr-o prezentare grafică atrăgătoare, ci şi prin calitatea informaţiei transmise.

În cazul în care activitatea priveşte un număr restrâns de persoane sau atunci când acestea şi-au dat deja acordul, invitaţia scrisă este adesea percepută ca un obicei consacrat, de care ar trebui să ne putem lipsi. Dar pe lângă faptul că ea conferă un caracter personal evenimentului, mai are şi avantajul de a confirma informaţiile deja transmise verbal - adesea prin intermediul unei terţe persoane - şi care se referă la motivul, natura, data sau locul întâlnirii. Aceste informaţii sunt indispensabile pentru a evita erori supărătoare, mult mai

7

frecvente decât am crede, făcute de invitaţi, care trebuie să-şi poată aminti cu uşurinţă adresa, ora şi ziua prevăzute. În cazul unor vizitatori străini, care nu cunosc întotdeauna foarte bine locurile, aceste precizări se dovedesc importante.

Invitaţia scrisă are de asemenea avantajul de a stabili cu stricteţe cine este chemat şi cine nu. Ea este semnul prin care invitaţii se recunosc între ei, permisul de liberă trecere care îi deosebeşte de ceilalţi.

Hotărârea de a da o recepţie sau un dineu, de a organiza o ceremonie, este adesea luată pornind de la un sentiment de necesitate: "un anume lucru trebuie făcut", fie că este vorba de anunţarea unei etape importante a unui proiect, de celebrarea unei reuşite sau de punerea în valoare a unui eveniment excepţional al vieţii colective. Din păcate, între ideile bune şi punerea lor în aplicare există uneori o diferenţă foarte greu de acoperit. Există riscuri determinate de acţiunile impulsive şi precipitate, iniţiate fără ca motivele să fi fost pe deplin clarificate, fără o asigurare prealabilă că activitatea respectivă este potrivită. Punând pe hârtie intenţia pe care o avem, redactând invitaţia, punem ordine în ideile deja lansate. Această etapă se dovedeşte a fi cu atât mai salutară, cu cât riscul de confuzie creşte atunci când este vorba de ideile mai multor persoane.

Redactarea invitaţiei îi va determina deci pe organizatori să se asigure de pertinenţa mesajului care trebuie transmis şi de acţiunile ce urmează a fi îndeplinite pentru a reuşi acest lucru.

Formularea sa este în acelaşi timp utilă şi din motive de organizare şi reprezintă, din acest punct de vedere, o etapă determinantă, căci stabileşte elementele esenţiale, în timp ce expedierea îi conferă un caracter definitiv. O dată invitaţia trimisă, activitatea anunţată trebuie să aibă loc! Chiar dacă nu au fost făcute toate verificările utile referitoare la invitaţii de onoare, la locul şi ora desfăşurării, este prea târziu! Mai departe va trebui să ne descurcăm cu informaţia care a fost distribuită. Cu atât mai rău dacă, de exemplu, locul se dovedeşte inadecvat pentru activitatea prevăzută. Va trebui să facem faţă situaţiei şi, pentru ca locul să corespundă, să acceptăm eventual eforturi şi cheltuieli suplimentare, fie că este vorba de acces, de lumină, de sonorizare sau de compatibilitatea cu alte activităţi ce se desfăşoară în apropiere.

Redactarea invitaţiei se situează deci printre primele gesturi ale pregătirii unui eveniment. Ar fi imprudent să o amânăm până la momentul imprimării, deoarece adesea, atunci este prea târziu pentru a modifica o decizie a cărei executare este în curs.

Dacă este vorba de un eveniment de o actualitate arzătoare pe care vrem să-l subliniem, sau de care vrem să profităm, dacă lucrurile sunt într-adevar urgente - de exemplu decesul unei personalitaţi publice, căreia trebuie să i se organizeze funeraliile - sau când au avut loc întârzieri datorate diferitelor circumstanţe, cum ar fi încetineala luării unei hotărâri, atunci invitaţia se va face prin telefon. Să ne reamintim totuşi că invitaţiile lansate în ultima clipă, fără o justificare evidentă, dau persoanei invitate supărătoarea impresie că ne-am gândit la ea in extremis, sau manifestăm faţă de ea lipsa de consideraţie ori de curtoazie, deşi intenţia noastră era tocmai aceea de a-i arăta cât de mult o stimăm.

Folosirea faxului, extrem de răspândită acum, ne permite totuşi să recurgem în orice moment la scris, chiar atunci când termenul impus de circumstanţe este scurt. Să nu uităm însă că acesta este un mod de transmitere excepţional, care ne permite să rezolvăm o situaţie ieşită din comun. Faxul nu se poate substitui oricând unei invitaţii transmise în buna şi cuvenita formă.1

INVITAŢIA SCRISĂ

1 Baldrige Leticia, Codul bunelor maniere în afaceri, p. 123-147

8

REDACTAREA INVITAŢIEI SCRISE

Dacă este adevărat că tot ceea ce este scris rămâne, invitaţiile au marea utilitate de a ne asigura că mesajul va fi bine înţeles, evident, cu condiţia ca el să fie bine redactat. Mesajul în sens strict al termenului, cartonul de invitaţie trebuie să transmită o informaţie precisă, corespunzătoare şi suficientă, dar cu o mare economie de cuvinte. Invitaţia cuprinde un rezumat cât se poate de concis al evenimentului anunţat.

Fiind vorba despre un text scurt, scris pe un suport de dimensiuni limitate - nu este nici o scrisoare, nici un pliant publicitar - claritatea şi concizia reprezintă reguli de aur. Fiecare cuvânt contează, inutilul este exclus. E normal ca redactarea lui să dureze mult pentru un debutant sau pentru cineva care face acest lucru ocazional; este un gen anume, care face apel la un vocabular specializat. Stilul trebuie să fie curgător, fără repetări. Textul trebuie să fie format dintr-o singură frază, fără punctuaţie, pentru a putea fi citit dintr-o dată.

Redactarea invitaţiei se limitează la câteva teme, care sunt tot atâtea răspunsuri la întrebările pe care destinatarul său şi le poate pune. Cine invită? Conform cărei formule de curtoazie? Cine este invitat? De ce? Când este prevăzută activitatea? În ce loc? Cum putem răspunde? Care este ţinuta vestimentară? Cum se ajunge acolo?

CINE INVITĂ?

Caracterul oficial al unei invitaţii este determinat de titlul care o justifică. Este vorba de exercitarea unei puteri, de un instrument al exprimării sale:

Primul ministru al...

Desigur, adăugarea numelui nu reprezintă o greşeală şi se poate justifica din diferite motive:

Primul ministru al...Domnul...

INVITAŢIA DIN PARTEA UNUI CUPLU

Atunci când numele soţului sau al soţiei este şi el menţionat, nu se indică decât titlul celui sau celei care invită:

Excelenţele lor, Guvernatorul generalşiDoamna...

Numele purtat de soţie poate fi cel al soţului, numele său personal, dacă l-a păstrat, sau ambele nume. În acest caz, trebuie respectată alegerea ei. Din 1981, pe plan juridic, fiecare dintre cei doi soţi îşi păstrează numele şi prenumele, dar, în viaţa socială, o soţie poate utiliza numele soţului, ceea ce totuşi este din ce în ce mai puţin frecvent. Pe de altă parte, femeia căsătorită înainte de 1981 şi care a luat numele soţului, caz des întâlnit la acea dată, poate continua să-l folosească.

9

Dacă doamna este titulara funcţiei, regulile sunt similare:

Doamna Ministru al CulturiişiDomnul...

Cutuma cere ca o invitaţie adresată unor cupluri să fie făcută din partea unui cuplu. Singurele excepţii sunt invitaţiile făcute de un ecleziast, de un celibatar, sau atunci când este prevăzută absenta soţului de la evenimentul respectiv. În zilele noastre, aceste norme au devenit facultative datorită diversităţii situaţiilor matrimoniale sau a carierei fiecăruia, cu cortegiul de obligaţii pe care acesta le impune. Ce se întâmplă cu menţionarea numelui însoţitorului atunci când relaţia nu este oficială? Regulile sunt aceleaşi, iar în absenţa unor reguli precise, prudenţa şi bunul simţ sunt necesare mai mult ca niciodată în tot ce priveşte recunoaşterea vieţii comune. Vom distinge, de altfel, în acest caz, participarea însoţitorului, de menţionarea sa în invitaţia scrisă, una nedepinzând de cealalta, tot astfel cum un celibatar va putea să primească oaspeţii alături de sora sa, sau tatăl alături de fiica sa, fără ca acest lucru să fie menţionat în invitaţie.2

INVITAŢIA DIN PARTEA MAI MULTOR PERSOANE

O invitaţie poate fi transmisă în numele unui individ sau al unui grup:

PreşedinteleCasei populare St-FrançoisDomnul…şimembrii consiliului de administraţieau onoarea…

Ea poate fi rezultatul acţiunii mai multor persoane. Adăugarea numerelor sub fiecare titlu este facultativă şi depinde de normele aplicate în mediul respectiv. Pentru a personaliza invitaţia va fi însă menţionat cel puţin un nume:

Preşedintele ConfederaţieiCasei populareŞi de economii Desjardins din QuébecDomnul Jean Desprès

Preşedinta PreşedinteleFederaţiei Caselor şi Directoarea generalăpopulare Desjardins a Casei popularedin Estrie Saint-François

au onoarea de a…

2 Baldrige Leticia, Codul bunelor maniere în afaceri. Editura Politică, Bucureşti, 2002, p.78-82

10

In cazul când invitaţia este emisă de un colectiv, sa va evita formula „au plăcerea de a…”, care poate părea ridicolă.

„Sub preşedinţia de onoare”, „sub patronajul”,„în prezenţa”, „de către”

În afară de numele gazdei, invitaţia ne permite să menţionăm numele unei personalităţi de al cărei prestigiu beneficiază evenimentul. Înainte de a-i imprima numele , vom avea grijă să ne asigurăm că această persoană este de acord, prezentându-i proiectul textului. Este foarte important ca mai ales titlul sub care acţionează să fie scris corect. Cineva poate patrona o activitate, de exemplu cu titlu preşedinte al unei asociaţii, dar nu în numele companiei pe care o conduce. De altfel, o menţiune incorectă poate pune o problemă de etică deloc neglijabilă, pe care nu o putem evita decât obţinând acordul persoanei în cauză. Dacă e prevăzut ca în acelaşi text să fie menţionată prezenţa mai multor personalităţi, ele trebuie să fie informate în prealabil, pentru cazul în care această prezentare colectivă nu ar conveni uneia sau alteia dintre ele. Ar fi supărător să alături oameni care nu doresc acest lucru din motive personale, la fel cum trebuie evitată senzaţia că o celebritate este utilizată în alt scop decât cel pe care l-a acceptat. Supunând textul prevăzut atenţiei personalităţilor interesate, vom da dovadă de respect faţă de acestea, evitând în acelaşi timp neînţelegerile, care cu greu mai pot fi aplanate atunci când invitaţia este tipărită şi distribuită în o sută sau o mie de exemplare. De asemenea, este normal ca o personaliate care cauţionează un eveniment să cunoască amănuntele: lista invitaţilor, relaţiile de presă, desfăşurarea, ţinuta vestimentară etc. Ea nu trebuie să fie pusă într-o situaţie care să contravină anumitor principii pe care le apără sau chiar imaginii publice pe care doreşte să o aibă, acestea fiind lucruri care nu sunt neapărat cunoscute cu precizie de organizatori. Expresiile cele mai curente sunt:

- Sub patronajul…- Sub înaltul patronaj al…- Sub preşedinţia de onoare a…- În prezenţa…- De către…

Primele trei formule sunt apoximativ sinonime, iar diversitatea lor ne permite să evităm anumite incongruenţe. Astfel, vom evita să scriem:

Sub preşedinţiaPreşedintei Crucii RoşiiDoamna…

Ci mai degrabă

Sub patronajulPreşedintei Crucii RoşiiDoamna…

11

Înaltul patronaj va fi rezervat unor personalităţi de prim rang:

Sub înaltul patronajAl Secretarului general al Naţiunilor UniteExcelenţa Sa Domnul…

Formula în prezenţa are diferite semnificaţii. Dacă, dintr-un motiv oarecare, o personalitate nu-şi poate asuma preşedinţia de onoare, dar va fi totuşi prezentă şi a acceptat ca acest lucru să fie menţionat, această indicaţie va da tot atâta valoare evenimentului.

Vom recurge la aceiaşi termeni atunci când trebuie să confirmăm prezenţa unei personalităţi în opoziţie cu alta, al cărei patronaj sau preşedinţie de onoare este menţionată, dar va fi absentă în momentul desfăşurării evenimentului.

În prezenţa se utilizează şi ca expresie a deferenţei manifestate de o personalitate importantă, la adresa uneia şi mai importante, pentru care nu ar fi potrivit să-şi asume patronajul sau preşedinţia de onoare:

Primul ministru al Canadeionorabilul…roagă pe……………………………….Să îi facă onoarea de a participala o cinăîn prezenţaMajestăţii sale regina

Într-o astfel de circumstanţă, Majestatea sa nu poate fi preşedintă, nici nu poate patrona evenimentul; titlul său este suficient, iar menţiunea prezenţei sale, ţinând seama de prestigiul funcţiei, creează o antinomie reverenţioasă. În acest caz anume, primul ministru al Canadei o primeşte pe suverana sa. Lucrurile ar fi diferite dacă cina ar fi oferită de un şef de stat străin, de exemplu preşedintele Statelor Unite. Atunci această deferenţă nu ar trebui marcată, toţi şefii de stat fiind egali între ei. Invitaţia ar menţiona atunci că a ctivitatea are loc „în onoarea” unei anume personalităţi. Locuţiunea de către permite, de asemenea, semnalarea participării unei personalităţi la un eveniment: o inaugurare, punerea pietrei de temelie, dezvelirea unei plăci etc. Aceasta este utilă şi în cazul în care personalitatea care onorează cu prezenţa evenimentul este mai importantă decât cea care invită:

Preşedintele Comisiei şcolare din…Domnul…are plăcerea de a vă invitala inaugurarea Şcolii secundare…de către Ministrul Educaţiei

12

Domnul…

De altfel, folosirea locuţiunii de către mai degrabă decât a formulei sub preşedinţia de onoare, precizează că personalitatea respectivă va lua parte la eveniment. Ea oferă cel puţin avantajul de a lărgi vocabularul utilizat, pentru a indica o participare, ca şi expresia în prezenta. Aceste diferite moduri de exprimare se dovedesc foarte utile atunci când trebuie anunţată participarea mai multor personalităţi şi trebuie repartizate rolurile fiecăreia. Astfel îi vom putea regăsi pe toţi menţionaţi în invitaţie:

Sub înaltul patronajal Excelenţei salePreşedintele Republicii italieneDomnul…

Preşedintele Institutului de Design din MontréalDomnul…Are onoarea de a vă invitala inugurarea expoziţieiITALIA 2000de cătrePrimarul din MontréalDomnul..în prezenţaAmbasadorului Italiei în CanadaExcelenţa Sa Domnul…

În acest caz, s-a recurs la expresia sub înaltul patronaj, în loc de sub preşedinţia de onoare, redundantă cu „preşedintele Republicii”. Expoziţia este inaugurată de către primar, conform dorinţei organizatorilor, căci instituţia pe care o administrează aceştia ţine de administraţia municipală. Prezenţa ambasadorului este menţionată în opoziţie cu cea a preşedintelui Republicii italiene, care nu va fi prezent, dar care a acceptat să patroneze manifestarea.

CE FORMULĂ DE CURTOAZIE?

Spunem despre o invitaţie că este nominală sau personalizată dacă în text este scris, cel mai adesea de mână, numele invitatului, într-un spaţiu rezervat acestui scop. Altfel, invitaţia va fi calificată drept obişnuită sau nepersonalizată. Formula de curtoazie a unei invitaţii oficiale se recunoaşte după utilizarea verbelor a ruga şi a onora, sau a unei combinaţii a acestora:

INVITAŢIE FORMALĂ

are onoarea de a invita pe are onoarea de a invita pe…………….. ………………să participe la să asiste la

13

roagă pe roagă pe………... …………să îi facă onoarea să îi facă onoareasă participe la de a asista laroagă pe roagă pe………… ………...să participe la să asiste laINVITAŢIE MAI PUŢIN FORMALĂ

are plăcerea de a invita pe are plăcerea de a invita pe…………… ……………să participe la să asiste la

Este un lucru obişnuit trimiterea de invitaţii nominale pentru activităţi de strângere de fonduri, acţiuni promoţionale, diferite activităţi mondene. Organizatorii utilizează acest mijloc ştiind că marcarea numelui invitatului sporeşte valoarea cererii şi o face mai demnă de atenţie. Într-adevăr, acest tip de msaj este vaorizant: persoana este rezultatul unei alegeri precise. Astfel se sugerează faptul că invitaţia nu a fost făcută pe baza unei liste oarecare, de unde au fost selectate nişte nume anume pentru a completa numărul invitaţilor.3

INVITAŢIA NOMINALĂ

Pe cartonul invitaţiei se scrie titlul invitatului fără numele său - invitaţia fiind adresată deţinătorului funcţiei - fie numele şi titlul, fie doar numele:

a) roagă peDomnul Ministru al Educaţiei

b) roagă pe Domnul Pierre Roy Ministru al Educaţiei c) roagă pe Domnul Pierre Roy

În cazul în care invitaţiile sunt adresate unui cuplu, se scrie titlul funcţiei invitatului, urmat de numele soţiei, conform normelor menţionate anterior:

d) roagă pe Domnul Ministru al Educaţiei şi Doamna Lise Lamarche

e) roagă pe Domnul Pierre Roy şi Doamna Lise Lamarche

3 Baldrige Leticia. Codul bunelor maniere în afaceri, Editura Politică, Bucureşti, 2002, p. 34-39.

14

f) roagă pe Domnul şi Doamna Pierre Roy

Putem de asemenea adăuga pur şi simplu „şi Doamna” sau „şi Domnul”:

g) roagă pe Domnul Ministru al Educaţiei şi Doamna

h) roagă pe Domnul Pierre Roy şi Doamna

Pentru un cuplu invitat fără referire la statutul unuia sau altuia dintre cei doi soţi, se va

scrie în primul rând numele persoanei care a justificat invitaţia. Dacă aceasta poate fi adresată oricăruia dintre cei doi, numele vor fi plasate în ordine alfabetică.

i) roagă pe Doamna Lise Lamarche şi pe Domnul Pierre Roy

Lucrurile se petrec la fel în cazul cuplurilor de fapt. Dacă persoanele respective locuiesc la adrese diferite, invitaţia va fi transmisă la fiecare domiciliu. În toate cazurile în care se fac invitaţii în cuplu, nu ne vom lipsi de prezenţa unei persoane care nu este căsătorită sau despre care nu se ştie dacă are un partener. Numele său va fi urmat de o virgulă şi vom adăuga însoţit sau însoţită, după caz.

INVITAŢIA OBIŞNUITĂ

Pe acest tip de invitaţie nu se află înscris numele persoanei. Diferite formule cosacrate ne permit să o adoptăm genului de activitate şi stilului pe care vrem să i-l dăm, confom dorinţelor gazdei sau pentru a sublinia importanţa invitatului de onoare. Nuanţele posibile sunt aceleaşi ca şi pentru invitaţia nominală:

- vă roagă să îi faceţi onoarea de a participa la…- vă roagă să îi faceţi onoarea de a asista la…- vă roagă să onoraţi cu prezenţa dumneavoastră…- are onoarea să vă invite la…- are plăcerea să vă invite la…

INVITAT SINGUR?

15

Invitaţia obişnuită, care nu specifică titlul sau numele, este bineînţeles valabilă pentru persoana căreia îi este adresată. Dacă nu poartă alte indicaţii speciale, este valabilă doar pentru o persoană şi nu este transmisibilă. Pentru a evita orice ambiguitate, intenţia gazdei va fi precizată printr-o indicaţie scrisă distinct la sfârşit:

- Valabilă pentru două persoane- Această invitaţie este valabilă pentru o persoană- Valabilă pentru două persoane şi netransmisibilă- Această invitaţie, netransmisibilă, permite intrarea unei singure persoane- Invitaţie netransmisibilă, valabilă pentru două persoane

Menţiunea „invitaţie personală”, utilizată în scopul de a se asigura că persoanele care vor veni sunt cele care au fost invitate, este neadecvată. Prin însăşi natura sa, o invitaţie este personală, iar a specifica acest lucru arată lipsă de încredere faţă de invitaţi, insinuând că ar putea încerca să dea invitaţia altcuiva. Doar invitaţia nominală permite personalizarea gestului şi această obligaţie nu trebuie evitată. Pentru a-i descuraja pe oaspeţii nepoftiţi, se va specifica mai degrabă obligaţia de a prezenta invitaţia la intrare. Aceasta se scrie distinct la sfârşit:- Vă rugăm prezentaţi invitaţia la intrare.- Invitaţia va fi cerută la intrare.- Din motive de securitate, invitaţia va fi cerută la intrare.

INVITAŢIA CONTRA COST

În caz că este vorba de o activitate prin care se solicită invitaţilor participarea cu o sumă de bani în favoarea unei anume acţiuni, se va recurge la una din următoarele formule:

- are onoarea de a vă solicita prezenţa la…- vă solicită prezenţa la…

MOTIVUL INVITAŢIEI

De ce a fost lansată invitaţia? Care este motivul? Cine este sărbătorit? Co ce ocazie specială? Aceasta este Însăşi esenţa evenimentului anunţat. Informaţia e bineînţeles determinată în ceea ce priveşte hotărârea de a desfăşura activitatea şi decizia invitaţilor de a participa. Precizia se impune în mod evident în acest caz, iar formularea exactă va cere adesea un efort de concizie şi de imaginaţie din partea redactorului. „Nu am avut timp să scriu mai pe scurt” se lamenta un ziarist… În cazul unui text de invitaţie, care ne obligă deja la precizie prin conciziunea lui, menţionarea motivului trebuie să fie şi mai riguroasă. Căutarea formulei potrivite, a cuvintelor, este adesea pentru cel care invită, pentru gazdă, ocazia de a-şi clarifica scopul operaţiei propuse şi pertinenţa sa, ţinând seama de mijloacele disponibile sau avute în vedere. Formulele utilizate în mod curent sunt:

- în onoarea…- cu ocazia…- la dejunul în onoarea…- la dejunul oferit de…- la cina oferită cu ocazia…- la cina în onoarea…- la o recepţie în cadrul…

16

- la ceremonia…- la semnarea cărţii de aur de către…- la semnarea acordului între…- la înmânarea…- la dezvelirea…- la punerea pietrei de temelie a…- la inaugurarea pavilionului…- la lansarea…- la vernisajul…- la inaugurarea reamenajării parcului…- la redeschiderea sălii…- la inaugurarea…şi la dejunul care va urma la…- la dezvelirea…şi la recepţia care va urma la…- la o recepţie cu ocazia vizitei delegaţiei…- la o recepţie în onoarea delegaţiei…- etc.

CÂND?

Alegerea datei şi a orei se bazează de obicei pe numeroase verificări prealabile, fără de care, atât organizatorii cât şi personalităţile sunt expuşi unor inconveniente supărătoare. Să ne reamintim că o dată lansată invitaţia, exceptând cazul unui impediment deosebit de grav, activitatea nu mai poate fi oprită decât cu riscul unor prejudicii serioase. Determinarea momentului va ţine seama atât de disponibilitatea personalităţilor menţionate, cât şi de cea a locului ales şi a mijloacelor necesare pentru desfăşurarea activităţii. În acest domeniu, lucrurile evidente sunt cel mai mare duşman al organizatorului. Totul trebuie confirmat întotdeauna în scris. Cunoaştem cu toţii, din experienţă, confuziile care pot lua naştere dintr-o simplă conversaţie marcată mai degrabă de bune intenţii decât de rigoare.

De câte ori nu s-a întâmplat ca două personalităţi să stabilească o întâlnire de principiu, lăsând colaboratorilor grija de a confirma detaliile: „Pot să contez pe prezenţa dumneavoastră - îi spune primarul ministrului educaţiei - luna viitoare, pe data de 24, pentru inaugurarea noii biblioteci municipale?” - „Bineînţeles răspunde imediat ministrul”. A doua zi, la birou, primarul anunţă vestea cea bună şefului său de cabinet, care transmite informaţia şefului de protocol, care lansează pregătirile, deci şi imprimarea invitaţiilor, trimise fără întârziere. Invitaţia ajunge la cabinetul ministrului: catastrofă, pe 24, acesta trebuie să fie la Paris, la o întâlnire statutară a miniştrilor educaţiei din ţările francofone. Ne putem imagina cu uşurinţă problemele care urmează. Amânarea călătoriei? Anularea invitaţiilor? Încercarea de a convinge un alt ministru să-l înlocuiască (dar cine acceptă să servească drept înlocuitor? ). Delegarea unui înalt funcţionar? Decepţie pentru primărie şi mare încurcătură pentru şeful de protocol al cărui prestigiu e ştirbit. Ceea ce ar fi trebuit să fie o sărbătoare aşteptată de mult şi încununarea unor ani de efort îşi pierde strălucirea. Nimeni nu consultase agenda ministrului…

Organizatorul ceremoniei e cel care trebuie să verifice aceste lucruri şi, aici, ca şi în alte domenii, el nu poate avea încredere decât în propriile sale informaţii, oricât ar fi de prestigioasă sursa iniţială. „Primarul s-a întâlnit ieri cu ministrul, care i-a spus că…” Primarul poate confunda ziua, ministrul luna. Cert este că nici unul, nici celălalt nu avea agenda la el. S-au întâlnit pentru altceva decât compararea programelor! Serviciile de protocol sunt cele

17

care trebuie să revadă şi să controleze mii de detalii de acest fel, până la a deveni dezagreabile din cauza asta, dacă e nevoie. Pe invitaţie se scrie mai întâi ziua, apoi luna, anul şi ora, conform unei logici fireşti. Cel care primeşte invitaţia verifică în această ordine dacă poate să participe: luni, 30 septembrie 2004, ora 14³º

Pentru fi mai riguroşi, redactarea poate fi făcută fără a utiliza cifrele:

luni treizeci septembrie la ora paisprezece treizeci

În acest caz, anul nu este niciodată indicat, pentru a nu lungi nejustificat textul consacrat acestui gen de informaţie. Se poate de asemenea indica o oră limită:

luni 30 septembrie 1994 de la ora 17 la ora 19

Astfel, invitaţii nu vor surprinşi că personalul nu-i mai serveşte după ora 19 fix, iar cei care mai zăbovesc vor face o impresie proastă. Cunoscând dinainte durata activităţii, invitaţii îşi vor putea organiza mai uşor timpul pentru a participa.

UNDE?

Locul trebuie menţionat cu precizie. Dacă trebuie trimise flori, sau o telegramă, dacă invitaţii vin cu taxiul sau pentru orice alt motiv, adresa este în majoritatea cazurilor indispensabilă, fie şi pentru a te ajuta să ţi-o aminteşti. O adresă cuprinde numele clădirii, dacă are un nume, numele sălii, numărul şi strada. Aceste detalii vor evita multe telefoane inutile:

la hotel Excelsiorsalonul Ibervillestrada Pierre-Boucher, nr. 1445,Trois-Rivières

Dacă este vorba de o clădire deosebită, binecunoscută majorităţii invitaţilor, atunci adresa poate fi scurtată:

la Hotelul Parlamentului

În acest exemplu, în Québec este vorba de intrarea principală, cea numită a Familiei amerindiene. În cazul în care, din motive de logistică sau de securitate, se preferă o altă intrare, aceasta va fi indicată:

la Hotelul Parlamentului

18

Intrarea bibliotecii Este important să se evite ca invitaţii să caute intrarea în jurul clădirii, să nu poată pătrunde pe anumite intrări, să meargă pe jos inutil. Grija evidentă pentru confortul lor - psihologic şi fizic - e semnul atenţiei care li se acordă. Numele oraşului nu va fi trecut dacă se regăseşte implicit în textul invitaţiei. De exemplu, într-o invitaţie a primarului din Québec pentru o recepţie la primărie nu e necesar să se adauge numele oraşului. Trebuie evitate repetiţiile care ar îngreuna textul sau nu ar adăuga precizări utile:

Primarul Québeculuiare plăcerea să vă invitela o recepţieîn onoarea PreşedinteluiComunităţii franceze din BelgiaDomnul…Miercuri 18 septembrie 1992 la ora 11la Primăria municipalăStr. Des Jardins, nr. 2

R.S.V.P.

Protocolul, care are ca funcţie ordonarea lucrurilor, stabilirea luărilor de cuvânt, a locurilor şi a precăderii participanţilor, trebuie să poată cunoaşte publicul înainte ca acesta să sosească la faţa locului. E util să ştii la câţi invitaţi să te aştepţi. Mai ales pentru un dineu la care trebuie prevăzut dacă nu chiar un plan al amplasării oaspeţilor la masă, cel puţin destule tacâmuri. Prea multe locuri goale dau impresia că foarte mulţi s-au răzgândit în ultimul moment. Poate că au aflat că merita să vină? Şi invers, invitatul pentru care se mai aduce un tacâm se simte prost din această cauză ca şi ceilalţi de altfel.

Numai o cunoaştere prealabilă a numărului invitaţilor permite amenajarea locului astfel încât ceremonia să se desfăşoare fără nici o problemă. E necesară o sală destul de mare, un număr suficient de scaune, o garderobă care să funcţioneze bine şi, dacă e vorba de o recepţie, trebuie să fie destulă mâncare, băutură, un număr suficient de pahare, mese de serviciu, etc. O dată limită de răspuns ne va permite să reacţionăm la timp, să lansăm noi invitaţii, să facem un rapel telefonic şi, dacă ne hotărâm să acceptăm înlocuiri, să întrebăm cine îi va înlocui pe cei care nu vin. Poate că nu e necesar ca acest ultim demers să fie făcut pe lângă toţi invitaţii, dar va trebui făcut în orice caz pe lângă instituţiile a căror reprezentare e importantă. Să adăugăm, în sfârşit, că doar cunoaşterea numărului de persoane aşteptate permite un control al costurilor. De obicei, se scrie R.S.V.P., adică „răspundeţi, vă rugăm”, urmat de un număr de telefon şi, mai nou, şi de un număr de fax. În continuare sau dedesubt - conform echilibrului grafic la invitaţiei - vom adăuga înainte de…(data), fără a menţiona anul decât dacă este necesar, ca în cazul unei invitaţii la o ceremonie pentru un dineu care va avea loc la începutul anului, iar invitaţia a fost lansată la sfârşitul anului precedent:

- R.S.V.P. înainte de 15 septembrie

19

tel. 555 - 1212, fax. 555 - 1313

- Răspuns de dorit înainte de 15 septembrie

- Vă rugăm răspundeţi înainte de 15 septembrie

Aceste indicaţii sunt suficiente. Adăugarea numelui unei secretare sau al unei telefoniste este inutil, pentru că aici e vorba de o organizare internă care nu-şi are locul în textul unei invitaţii. Prin invitaţie se anunţă un eveniment al vieţii sociale, iar numele care se află înscris pe ea sunt ale unor personalităţi, menţionarea titlului lor furnizând informaţii asupra funcţiilor oficiale pe care şi le asumă. Ar fi ciudat din punct de vedere al mesajului ca un text atât de oficial să se încheie cu numele unui necunoscut. Oricât ar putea fi de util pentru organizatori, e ca şi cum ai trece de pe scenă în culise, din salon la bucătărie. Primirea răspunsurilor este de resortul administraţiei şi nu reprezintă o ocazie de celebritate subită. Dacă invitaţia a fost lansată în prealabil prin telefon sau fax şi răspunsul pozitiv a fost deja primit, vom trimite totuşi o invitaţie tipărită cu menţiunea Rapel, în loc de R.S.V.P. La fel de bine putem şterge cu o linie R.S.V.P. şi adăuga menţiunea Rapel scrisă de mână. Vom face acelaşi lucru la adresa personalităţilor menţionate în invitaţie. Acestea şi-au confirmat deja participarea. Trimiterea invitaţiei cu menţiunea Rapel în locul numelui lor le va reaminti angajamentul pe care şi l-au luat şi va supune atenţiei lor „produsul finit”, măcar pentru arhiva lor personală. În loc de obişnuitul R.S.V.P. găsim uneori indicaţia în caz de neparticipare. Aceasta are scopul de a limita numărul prea mare de telefoane, mai ales atunci când personalul secretariatului nu e prea numeros, încercând în acelaşi timp să permită o aproximare a numărului persoanelor care vor veni. Expresia introduce însă un element negativ în textul invitaţiei şi ne îndeamnă să presupunem că refuzul contează mai mult decât prezenţa. De aceea trebuie evitată pe cât posibil.4

DIFERITE INFORMAŢII

În colţul din dreapta sau din stânga jos, conform locului disponibil, se indică ţinuta vestimentară şi detaliile practice care facilitează venirea invitaţilor: cum se ajunge, unde se poate parca, dacă se amână în caz de ploaie etc. Iată câteva exemple:

Parcare: Parcare în str. Champlain, nr.27

Transport: Transport cu autobuzul de la Centrul congreselor la Places des Arts de la ora 17 la ora 17.30 În caz de ploaie: Se amână pentru a doua zi sau În caz de ploaie, ceremonia se va desfăşura la Manejul militar, str. Cartier, nr. 16.

Televiziunile: Ceremonia fiind televizată, uşile se vor închide la ora 17.50

4 Anghel Ion, Dreptul diplomatic, Ed. Lumina, Bucureşti, 2002, p.87-121

20

Atunci când aceste informaţii sunt prea numeroase, ele scriu pe o hârtie separată sau se transmit o dată cu permisul de liberă trecere, dacă există aşa ceva.

INVITAŢIILE PREIMPRIMATE

Invitaţiile preimprimate conţin elemente de bază utilizabile în majoritatea circumstanţelor: numele gazdei şi titlul, sau titlul fără nume şi spaţiul pentru a înscrie numele invitatului, motivul invitaţiei, data, ora şi locul, ca şi menţiunea R.S.V.P. cu numărul de telefon şi fax. Dacă invitaţiile sunt utilizate în timpul unor vizite în străinătate, e mai prudent ca aceste numere să nu fie imprimate.

RĂSPUNSUL TIPĂRIT

Pentru evenimente importante sau excepţionale, pregătite cu mult timp înainte, se poate recurge la răspunsul tipărit, furnizat invitaţilor împreună cu un plic tipărit. În acest caz, invitaţia se trimite cu cel puţin patru săptămâni înainte, pentru a putea primi răspunsurile. Această metodă are avantajul de a atrage atenţia invitaţilor asupra grijii cu care e organizat evenimentul, făcând în acelaşi timp mai dificile renunţările, întrucât răspunsurile au fost date în scris.

GRAFICA

Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare în slujba mesajului care trebuie transmis. Invitaţia scrisă trebuie să reţină atenţia invitaţilor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. În primul rând în ce priveşte textul, dimensiunea caracterelor pentru anumite cuvinte, spaţiul între ele, dar şi culoarea invitaţiei şi forma sa. Prezenţa simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, siglelor ori a altui semn evocator al activităţii anunţate sau al statutului celui care invită are mare importanţă. Din punct de vedere estetic, ansamblul trebuie să exprime echilibrul între părţi. Ca şi pentru o carte, una din regulile grafice constă în a nu utiliza decât un singur tip de caractere pentru aceeaşi invitaţie, dar această constrângere nu reprezintă un obstacol pentru un spirit inventiv. Resursele grafice contribuie în egală măsură la rezolvarea problemelor de ierarhie între diferite personalităţi. Dimensiunea caracterelor utilizate va fi variabilă pentru anumite cuvinte, ca şi spaţiul între rânduri ale textului. Astfel, preşedintele unei asociaţii, directorul unui muzeu sau directoarea unui centru de primire vor avea grijă ca numele sau titlul ministrului care prezidează evenimentul a cărui gazdă sun, să fie scris cu caractere mai mari decât cele utilizate pentru ei înşişi. Exemplul invitaţiei utilizate cu ocazia vizitei Sfinţiei Sale, papa Ioan-Paul al II-lea la expoziţia „Le grand héritage” la Muzeul din Québec ilustrează utilizarea graficii pentru a rezolva probleme de natură protocolară, politică şi religioasă:

21

Monseniorul Louis-Albert VachonArhiepiscop al QuébeculuiPrimat al CanadeiPreşedinte al Adunării Episcopilor din Québecroagă peDomnul Louis Dussaultsă îi facă onoarea de a veni la Muzeul Québeculuicu ocazia vizitei

Sfinţiei Sale Papa Ioan-Paul al II-lea la expoziţia Le Grand Héritage oferită de guvernul Québeculuica omagiu adus bisericii sub înaltul patronajal Primului ministruDomnul René Lévesqueluni 10 septembrie 1984 la ora 8

De remarcat că dimensiunea caracterelor urmează o progresie logică a cărei ordine este următoarea:

- menţionarea Sfinţiei Sale se face cu caracterele cele mai mari, pe un rând izolat, în mijlocul textului;

- numele Monseniorului Vachon, gazda Sfinţiei Sale în Québec şi numele Primului ministru al cărui guvern oferea expoziţia sunt de aceeaşi dimensiune, plasate unul la începutul textului şi celălalt la sfârşit: două locuri de onoare care aici au aceeaşi valoare;

- al treilea ca importanţă, numele invitatului, care a fost imprimat şi nu scris de mână, datorită caracterului absolut excepţional al unei astfel de vizite, şi pentru a constitui o amintire de valoare;

- cel de-al patrulea caracter, cel mai mic, e consacrat textului în sine.

În ce priveşte tipul de carton, bristolul „blanc cassé” este prin tradiţie cel mai oficial şi rămâne cel mai utilizat. Există însă o mare varietate de tipuri de carton de calitate care, fără a fi bristol, se înrudesc cu acesta. Sunt mai economice şi au avantajul de a fi fabricate din materiale reciclate. Pentru litere, negrul este singura culoare admisă. În acest domeniu, Statul, instituţiile publice şi marile întreprinderi respectă rigoarea caracteristică cercurilor oficiale. Directoarea unei companii de dans care face invitaţii la o premieră îşi poate permite o oarecare fantezie; chiar ne aşteptăm la asta, ca de altfel din partea majorităţii instituţiilor din domeniul culturii sau comunicaţiilor. Plicul este dintr-o hârtie de calitate care se potriveşte la culoare cu invitaţia. Adresa scrisă de mână este cea mai apreciată, mai ales dacă invitaţia este nominală. Dactilografierea adresei a fost la început interzisă; astăzi, caracterele script şi roman sunt admise. În schimb, scrierea adresei cu ajutorul ordinatorului sau pe etichete este considerată ca fiind cea mai proastă soluţie.

22

TERMENUL DE EXPEDIERE

Invitaţia trimisă cu mult timp înainte este un semn de atenţie faţă de invitaţi. Expediată în ultima clipă dă senzaţia de improvizaţie, fără a mai pune la socoteală faptul că personalităţile a căror prezenţă este importantă riscă să fie deja ocupate. O astfel de acţiune, atunci când nu există justificarea unei circumstanţe excepţionale, prejudiciază reputaţia gazdei. Pentru o invitaţie la masă e nevoie de un interval de cel puţin două, trei săptămâni; o lună ar fi ideal. Pentru o recepţie, cel puţin zece zile, de preferinţă paisprezece. Dacă punerea la punct a anumitor detalii - locul de exemplu - întârzie expedierea, e foarte util să se recurgă la fax pentru a anunţa natura activităţii, data şi ora. Informaţiile complementare vor figura în invitaţia pe care o vor primi mai târziu viitorii oaspeţi.

RĂSPUNSUL LA O INVITAŢIE

Dacă pentru cel ce vă invită este o onoare şi o plăcere să vă aibă drept oaspete, este important ca şi dumneavoastră să fiţi la înălţime, răspunzând invitaţiei, fie că e vorba de un refuz sau de o acceptare. Pentru a înţelege importanţa unui răspuns rapid trebuie să nu uităm cât de mare este efortul organizatorilor pentru a pregăti o ceremonie, o recepţie sau un dineu şi cât de multă nevoie au să cunoască gradul de interes pe care îl suscită evenimentul - ceea ce se vede din răspunsurile primite. Acest răspuns este imperativ pentru organizarea unei mese. Într-adevăr, aceasta este o activitate dintre cele mai complexe şi costisitoare; privilegiul de care se bucură oaspetele îi cere, în schimb, să fie la înălţime, comunicând dacă va veni sau, dacă nu poate participa, politicos este să se scuze neîntârziat. Trebuie evitată impresia că ezităm sau că am neglijat să răspundem dintr-un motiv obscur. În plus, ar fi contrar interesului persoanei invitate ca impoliteţea să se adauge la impresia neplăcută pe care o creează un răspuns negativ.

ÎNLOCUIRILE

La o ceremonie sau la o recepţie înlocuirea unei persoane este acceptată. Dacă nu putem asista nu va fi deci incorect să răspundem indicând persoana care ne va reprezenta, cu excepţia cazului în care invitaţia e făcută din motive strict personale, de exemplu prietenia între dumneavoastră şi scriitorul pentru care e organizat evenimentul. Dacă este vorba de un dejun sau de o cină, înlocuirea nu este admisă deoarece locul fiecăruia e stabilit în funcţie de rang, iar lista invitaţilor a fost alcătuită în consecinţă. Bineînţeles, putem cere să fim înlocuiţi când avem o motivaţie întemeiată, dar nu trebuie să ne mirăm dacă vom fi refuzaţi. Să luăm de pildă cazul unui dineu oferit în onoarea unui ministru japonez. Dacă preşedintele unei companii care are sau va avea lucrări importante în acea ţară nu poate veni la masa respectivă, la cere ar fi totuşi util pentru întreprinderea sa să fie reprezentat, el poate solicita aceasta, explicând care sunt motivele. E de înţeles că în sectorul particular aceste reguli sunt mai puţin restrictive decât în cercurile guvernamentale sau diplomatice. Cu toate acestea, un înlocuitor nu va ocupa locul protocolar a invitatului căruia i se substituie, ci pe cel care îi revine personal.

23

LISTA INVITAŢILOR

Alegeri de făcut

Stabilirea listei invitaţilor trebuie făcută la începutul pregătirii evenimentului, căci alegerea poate să se dovedească mai grea decât pare la prima vedere. Pe cât este de uşor să-ţi alegi invitaţii în viaţa personală, unde opţiunea se bazează pe afinităţi evidente, pe atât poate fi de delicată această alegere în viaţa publică, deoarece e necesar să se ţină seama de mai multe realităţi obiective inevitabile. Pericolele care-i pândesc pe organizatori merg de la omisiunea supărătoare a unei persoane de pe lista invitaţilor până la obligaţia jenantă de a exclude o alta. Suntem flataţi că am fost invitaţi la un dineu oficial? Vom fi vexaţi dacă am fost excluşi. Întâmplările din viaţa publică ne pot pune în orice clipă în pericol de a nu fi agreaţi. Este adesea cazul unui dineu unde locurile sunt numărate: dacă e loc pentru opt, nu e obligatoriu loc şi pentru nouă, fie şi din cauza dimensiunilor mesei şi a rolului delicat de a-l plasa pe fiecare, conform rangului său. O recepţie permite mai multă supleţe: să adaugi câţiva invitaţi înseamnă doar să-i lipseşti de câteva locuri pe canapea pe cei două sute, prezenţi acolo. Mijlocul cel mai sigur de a nu-i şoca pe cei excluşi sau de a le calma indignarea printr-o explicaţie obiectivă şi incontestabilă, indiferent dacă e vorba de o ceremonie, o recepţie sau o cină, este de a stabili anumite categorii şi de a-i invita pe toţi cei care fac parte din ele. Criteriile pot fi oricât de diverse, cu condiţia să aibă toate legătură cu motivul evenimentului. Am vrea să invităm câţiva deputaţi, dar nu toată Adunarea Naţională, nici tot Parlamentul federal? Trebuie trasată o linie. De exemplu, pentru un eveniment organizat de Administraţia municipală din Montréal ar fi normal să ne limităm la deputaţii din provincii şi la cei federali a căror circumscripţie cuprinde teritoriul oraşului. Un deputat din împrejurimi, care s-ar formaliza că nu a fost invitat, va accepta acest criteriu fără a fi vexat…Şeful de protocol nu va fi nevoit să bâlbâie câteva scuze jalnice, să-şi asume responsabilitatea „erorii” sau să încerce să promită că va repara greşeala cu prima ocazie. Se pune problema invitării primarilor din regiunea metropolitană? Şi în acest caz dispunem de mai multe opţiuni: cei care fac parte din Comunitatea urbană şi cei care alcătuiesc Conferinţa primarilor din suburbii sau doar membrii executivului celor două organisme, care să-i reprezinte pe colegii lor. Se celebrează cea de-a 350-a aniversare a oraşului Montréal? Primarul Québecului va fi invitat, pentru că Champlain, fondatorul acestui oraş încercase încă din 1611 să înfiinţeze o colonie în insula Montréal. Va trebui de asemenea să invităm câţiva reprezentanţi ai comunităţilor religioase. Care? Superiorii locali ai comunităţilor fondatoare ale Montréalului şi, bineînţeles, arhiepiscopul diocezei. Este de dorit prezenţa liderilor comunităţilor etnice? Alegerea este extrem de dificilă din mulţimea de organisme de tot felul. Vom opta pentru membrii Comitetului relaţiilor interculturale ale oraşului. Este vorba de reprezentanţii oamenilor de afaceri? Vor fi privilegiaţi membrii consiliului de administraţie ai Camerei de comerţ din zona metropolitană a Montréalului. Mediul internaţional? Corpul consular reprezintă o alegere potrivită; vor putea fi adăugaţi conducătorii organizaţiilor internaţionale care îşi au sediul în Montréal - OACI, în primul rând - membrii Consiliului relaţiilor internaţionale, cei de la Centrul internaţional de conferinţe etc. Mediul artistic? Ne vom putea limita la deţinătorii Marelui Premiu al Montréalului pentru literatură, la posesorii Premiului Québec născuţi în Montréal sau domiciliaţi acolo, la laureaţii concursului anual al Consiliului artelor din comunitatea urbană etc. E nevoie de alte personalităţi? Vor fi invitaţi cei care au fost desemnaţi „Grands Montréalais” de la înfiinţarea acestei academii, în 1975, sau, dacă trebuie să limităm numărul,

24

doar cei din ultimul an.5

CRITERII OBIECTIVE

În toate cazurile, referirea la o structură cunoscută este omniprezentă, deoarece e criteriul cel mai sigur datorită căruia cei excluşi nu vor avea sentimentul că sunt victimele unui gest arbitrar sau că sunt dezonoraţi. Cât despre gazdă, faptul că a recurs la categorii precise şi incontestabile, o va scuti de neplăceri inutile. Criteriile pot să nu fie însă întotdeauna atât de clare. Alegerea invitaţilor fiind determinată de motivul evenimentului, nu este întotdeauna posibil să desemnezi organisme sau grupări autorizate şi perfect corespunzătoare. De exemplu, pentru a primi pe membrii unei delegaţii străine sau venite dinafară, vom putea face apel la omologii lor locali, invitându-i sau nu pe superiorii lor ierarhici. La o manifestare internaţională, va posibil să ne limităm la invitarea şefilor de misiuni consulare ale ţărilor vizate sau a şefului misiunii lor diplomatice de la Ottawa, fără a fi nevoiţi să extindem evenimentul la toţi membrii corpului diplomatic şi consular. Pentru cei care nu sunt invitaţi şi care îşi pun întrebări, răspunsul e gata pregătit, uşor de spus şi de acceptat. Dacă este bine să stabilim categorii conform cărora vom face lista invitaţilor, e şi mai important să le respectăm. Dacă trebuie să facem anumite derogări, atunci e important să identificăm criteriul unic conform căruia cutare este invitat, dar nu şi cutare altul care are acelaşi statut, pentru că altfel vom fi nevoiţi să reflectăm serios şi să lărgim lista la multe alte personalităţi de acelaşi rang. La o cină în cinstea primarului Moscovei, ar fi corect să participe, pentru a reprezenta lumea afacerilor, reprezentanţii întreprinderilor care au efectuat de curând o misiune comercială în capitala Rusiei, mai degrabă decât consiliul de administraţie al Camerei de comerţ, exceptându-l poate pe preşedinte. Aceasta este o ocazie deosebită în care trebuie invitaţi membrii Camerei de comerţ Rusia-Canada, dar poate că şi în acest caz numărul de locuri disponibile ne va obliga să ne limităm la consiliul de administraţie al acesteia.

DIVERSIFICAREA LISTEI

La un dineu, ca de altfel la o recepţie, conversaţia - şi nu meniul, cum am fi tentaţi să credem - domină evenimentul. Reuşita sa ţine deci atât de diversitatea cercurilor reprezentate, cât şi de afinităţile existente sau potenţiale între indivizii înşişi. Aceste calităţi nu sunt neapărat prezente întotdeauna la apel atunci când sunt invitate doar oficialităţi. De aceea, poate fi interesant să chemăm şi persoane capabile să adauge un element de eterogenitate, favorabil unei comunicări mai bune. Lucrul este cu atât mai admisibil, cu cât, la o masă, sunt implicaţi în primul rând invitaţii ca persoane, spre deosebire de o ceremonie unde contează mai mult instituţiile. Aceste persoane vor fi adeseori selectate dintre acelea care beneficiază de o reputaţie excelentă în domeniul lor, fie că e vorba de artă, sport, litere, afaceri sau învăţământ. Ele vor avea avantajul de a fi bine văzute şi uşor acceptate de ceilalţi invitaţi, care sunt obligaţi să fie acolo datorită caracterului oficiala al activităţii. De obicei aceste persoane au primit deja o distincţie din partea autorităţilor, ceea ce permite organizatorilor să dispună de un criteriu care

5 Baldrige Leticia, Codul bunelor maniere în afaceri,Bucureşti, p. 76-90

25

justifică invitaţia.

CONCEPEREA PLANULUI DE AŞEZARE LA MASĂ

Făcând lista invitaţilor, vom avea în minte viitorul plan de aşezare la masă şi problemele de natură protocolară pe care le poate pune prezenţa unor anumiţi invitaţi. Dacă există mulţi invitaţi de onoare, va fi dificil să i se atribuie fiecăruia locul cuvenit. Va fi poate chiar mai bine să nu fie invitate în acelaşi timp două oficialităţi de rang egal, dacă nu poate fi asigurat un echilibru al consideraţiei care trebuie să li se acorde. Gazda va evita astfel o situaţie delicată pentru sine şi dezagreabilă pentru personalităţile care nu ar fi tratate cum se cuvine. În viaţa particulară, lipsită de multe din constrângerile vieţii publice, ne putem permite să invităm pe cine vrem, amestecându-i pe unii cu ceilalţi. Pentru ca un dineu să fie reuşit, vom căuta să favorizăm acel climat de armonie care trebuie să domnească la masă evitând să invităm persoane „incompatibile”, dar în acelaşi timp oferind invitaţilor noştri ocazia să facă noi cunoştinţe.

II. FACILITAREA PARTICIPĂRII INVITAŢILOR

Într-o activitate publică, mai ales dacă este vorba de o activitate oficială, invitaţii doresc să adopte un comportament adecvat, să se conformeze aşteptărilor. Pentru unii, aceasta va reprezenta o ocazie de a-şi arăta cunoştinţele, dar pentru mulţi alţii frecventarea în mod excepţional a unui astfel de mediu determină o atitudine rezervată. Şi, cu cât suntem mai timizi, cu atât participarea noastă va fi mai limitată. Aceasta nu este în interesul gazdei, care caută prin toate mijloacele să faciliteze contactul între oaspeţi şi doreşte ca fiecare element al evenimentului respectiv să favorizeze o comunicare decisivă în avantajul obiectivelor pe care le-a urmărit organizându-l. Invitaţii încearcă să descopere care ar fi comportamentul adecvat în situaţia dată, motiv pentru care îi vom surprinde adeseori ezitând înainte de a adopta o atitudine. Pentru ca evenimentul să fie o reuşită, iar oaspeţii să fie receptivi la mesajul care le este adresat, trebuie să li se uşureze lucrurile prin adoptarea unei atitudini de „coordonare” a transportului lor, a sosirii şi a participării. O primire deosebit de atentă nu este întotdeauna posibilă, de cele mai multe ori din lipsă de mijloace, dar vom avea grijă să asigurăm un serviciu minimal.

TRANSPORTUL ŞI SOSIREA INVITAŢILOR

O primire politicoasă şi eficace implică în primul rând preocuparea pentru condiţiile care pot facilita deplasarea invitaţilor. Cum se ajunge la locul prevăzut? Asta e prima întrebare pe care şi-o pun toţi invitaţii înainte de a pleca. Iată de ce, cu excepţia cazurilor când locurile sunt foarte bine cunoscute, - cum ar fi d pildă stadioanele, bisericile, parlamentele sau primăriile - este bine ca invitaţia să fie însoţită de o schemă a itinerariului, care să cuprindă puncte de reper uşor de recunoscut, indicaţii asupra zonelor de parcare disponibile sau desemnarea intrării care trebuie utilizată. În faţa intrării principale spaţiul trebuie să fie degajat; o dată cu invitaţia va fi furnizat şi un permis de staţionare, dacă accesul în parking e controlat. Parcarea e adesea departe: ar fi de

26

dorit să fie plasate indicatoare de orientare sau chiar să se organizeze un serviciu de ordine pentru a facilita o circulaţie rapidă. Aceste precauţii nu sunt toate absolut necesare; ele depind de loc şi de circumstanţe, respectiv de amploarea evenimentului. Să ne reamintim că toţi invitaţii sunt convocaţi la aceeaşi oră şi că sosirea lor se face în masă, în interval de aproximativ douăzeci de minute. Oamenilor nu le place în general să se remarce printr-o întârziere, mai ales printr-una involuntară, datorată unei probleme de parcare. Când evenimentul are loc în sala unui vast edificiu, în hol, alături de un afiş care anunţă activitatea, se vor afla persoane care salută invitaţii şi apoi, printr-un gest, le arată direcţia pe care trebuie să o urmeze. Dacă e cazul, acestea vor răspunde la întrebări de ordin practic: unde este telefonul? vestiarul? Persoanele care îndeplinesc acest serviciu nu trebuie să dea mâna cu oaspeţii; nu ele primesc. Sunt acolo pentru a facilita deplasarea invitaţilor şi a da un prim indiciu de primire plină de atenţie. Iată o funcţie care poate fi întotdeauna încredinţată unor benevoli. Dacă locul este binecunoscut sau dacă există deja angajaţi de-ai casei afectaţi acestei sarcini, primirea invitaţilor de către gazde se va face oricum, măcar la intrarea în sala unde se desfăşoară evenimentele.

PREZENTĂRILE

Foarte adesea, invitaţii apreciază activitatea sau evenimentul la care au fost chemaţi să participe, în funcţie de cei pe care au avut ocazia să-i întâlnească, cu acel prilej. Au întâlnit persoane pe care nu le cunoşteau până atunci? Au putut să stea de vorbă cu celebrităţi? Satisfacţia lor va fi cu atât mai mare cu cât se vor întoarce acasă îmbogăţiţi cu noi prietenii, cu fructuoase relaţii intelectuale sau de afaceri. Toate acestea au devenit posibile datorită unui intermediar al cărui rol a fost de a stabili legătura între diferite persoane, de a permite să se întâmple ceva, devenind ulterior un instrument al destinului. Un factor esenţial al reuşitei în organizarea evenimentelor din viaţa publică, cât şi a celor din viaţa particulară, constă în a-i prezenta pe invitaţi, ajutându-i astfel să se cunoască unii pe alţii. De acesta depinde însăşi esenţa comunicării care, altfel, s-ar desfăşura la întâmplare sau ar fi abandonată cu totul. Iniţiativa de a face prezentările este în primul rând responsabilitatea gazdei, dar şi a protocolului care trebuie să sprijine exercitarea acestor îndatoriri, mergând până la intervenţia directă. Şeful de protocol este în acest caz reprezentantul gazdei, a cărei acţiune o continuă.

GAZDA ŞI INVITAŢII SĂI

Dacă activitatea se petrece într-un loc oficial sau dacă reuneşte un mare număr de invitaţi, gazda, care se află la intrarea în sală, va fi însoţită de un intermediar - director de protocol sau de relaţii publice, un angajat al companiei sau un benevol - care cunoaşte bine lista persoanelor aşteptate şi care va face prezentările. Acţionând astfel, se evită situaţia supărătoare în care gazda nu-şi poate aminti numele unora dintre numeroşii săi invitaţi. În cazul unor evenimente deosebit de importante, se întâmplă ca fiecăruia dintre participanţi să i se remită - o dată cu numărul mesei, dacă este vorba de un dineu - un bilet „pentru prezentare” în care sunt înscrise numele şi funcţia sa. Dacă lucrurile nu se petrec aşa şi intermediarul are un lapsus sau nu cunoaşte numele invitatului, nu va ezita să-l roage pe acesta să-şi precizeze numele şi funcţia sau îi va cere cartea de vizită pentru a face corect prezentările. Crainicul, acest personaj impasibil care anunţă invitaţii cu voce tare pe măsură ce aceştia sosesc, mai poate fi întâlnit şi astăzi în unele colţuri ale lumii, dar a dispărut aproape

27

cu totul la noi. Când e vorba de o activitate care reuneşte un număr restrâns de persoane, gazda îşi va primi invitaţii la intrare, fără intermediar. Să remarcăm totuşi, că, în toate situaţiile, primirea făcută de gazdă este limitată în timp. După o vreme, atunci când majoritatea persoanelor au sosit, gazda va fi înlocuită la intrare de un membru al familiei, un colaborator apropiat - un ministru, dacă primul ministru este cel care primeşte, sau un membru al Consiliului municipal dacă gazda e primarul, după cum vice-preşedintele întreprinderii îl va înlocui pe preşedinte, un director pe directorul general… Gazda se va duce la invitaţii săi sau va ţine companie invitatului de onoare. Mai târziu, atunci când activitatea va fi în plină desfăşurare, se va pune capăt primirii, iar la intrare nu va mai rămâne decât intermediarul care îi va conduce pe întârziaţi la gazdă pentru amabilităţile de rigoare.

LINIA DE PRIMIRE

Obiceiul de a primi invitaţii individual este modul cel mai sigur de a personaliza primul contact. Gazda trebuie să se achite de această îndatorire, dar uneori este potrivit să fie însoţită de personalităţi marcante, de colegi sau colaboratori cu un statut deosebit. Se formează atunci ceea ce se numeşte o linie de primire, stabilită conform ordinii ierarhice. Chiar dacă aceasta este maniera cea mai potrivită, vom avea totuşi grijă să nu o folosim în mod excesiv. Mai întâi în ce priveşte numărul: dincolo de şase persoane prezentările vor cere prea mult timp şi litania numelor şi strângerilor de mână riscă să frizeze ridicolul… Trebuie de asemenea să ne asigurăm că importanţa evenimentului justifică procedeul. El nu-şi are rostul înainte de o ceremonie şi nici atunci când invitaţii sunt chemaţi pentru a ciocni un pahar de vin în cinstea cuiva, iar durata celebrării nu depăşeşte patruzeci sau şaizeci de minute. Nu este potrivit nici dacă evenimentul se petrece în jurul orei 22, nici pentru recepţia care urmează unei premiere; este deja târziu şi invitaţilor le este sete… Linia de primire are sens şi este utilă când gazda şi invitaţii săi trebuie să petreacă multă vreme împreună, mai multe ore, de exemplu înainte de un dineu sau o serată care cuprinde un bufet, pentru că altfel ar exista o disproporţie între timpul de aşteptare şi durata întâlnirii. Bineînţeles că lucrurile se vor petrece altfel decât este vorba de a prezenta felicitări sau condoleanţe, natura evenimentului impunând atunci ca toate persoanele să se salute între ele. Pentru aceasta linia de primire este cel mai bun mijloc. Pentru a evita ca acest exerciţiu să dureze prea mult, în cazul când există deosebit de mulţi invitaţi, vom prefera să ne limităm la personalităţi care, de la sosire, vor fi conduse într-un salon separat pentru prezentări, iar ceilalţi oaspeţi vor fi conduşi în altă direcţie. Un semn făcut pe invitaţie va permite identificarea invitaţilor speciali, la sosire. Această formulă se aseamănă cu cea care ne conduce la izolarea câtorva personalităţi de la început, în timp ce majoritatea oaspeţilor se adună într-o sală vecină.

PREZENTAREA INVITAŢILOR ÎNTRE EI

O dată primirea asigurată, problema prezentărilor rămâne valabilă. E de la sine înţeles că trebuie să li se înlesnească invitaţilor posibilitatea de a face cunoştinţă între ei, fapt de care

28

gazdele se ocupă pe tot parcursul recepţiei, dar nu cu prioritate. Într-adevăr, gazda trebuie să se ocupe de toată lumea, dar mai ales de invitatul de onoare. În acest moment intervin direct colaboratorii apropiaţi, deoarece primirea oaspeţilor îi priveşte şi pe ei.

A FI CONCIS

A permite unor oameni să se cunoască este o sarcină nobilă, o funcţie directă şi esenţială pentru buna desfăşurare a unei activităţi, fie ea oficială sau nu. Acest gest de apropiere intervine ca un moment cheie, marcând începutul unei întruniri. Dar timpul prezentărilor este limitat. De aceea trebuie utilizat cât mai bine pentru a fi cât se poate de folositor comunicării. Deoarece este vorba de facilitarea schimburilor de idei între persoanele prezente, vom prefera maniera care ne permite să facem acest lucru în mod eficace şi rapid: un gest pentru a „sparge gheaţa” trebuie să fie scurt… Putem apela, uneori, la o veche uzanţă care constă în a menţiona alternativ numele şi titlurile persoanelor. „Domnule Primar, vi-l prezint pe domnul Robert Morrisette, preşedintele companiei Centraide”. Se repetă apoi: „Domnule Morissette sau domnule Preşedinte, vi-l prezint pe domnul Primar sau pe domnul X, Primar al Montréalului”. Această regulă, care este câteodată aplicată în cazul prezentării oficiale a două personalităţi de rang egal - de exemplu doi şefi de Stat sau doi ambasadori - se justifică mai puţin în alte ocazii şi mai ales într-o epocă în care timpul e preţios, iar activităţile vieţii publice sunt decupate în minute şi secunde. Acum este mai important să se realizeze un maxim de activităţi într-un minim de timp şi făcând lucrurile bine. Nu mai este deci necesar să se repete titluri şi nume inversând subiecte şi complimente. Obiectivul fiind de a spune cine e fiecare, în zilele noastre ne vom mulţimi să spunem, de exemplu: „Domnule Primar, vi-l prezint pe Domnul Robert Morissette, Preşedintele companiei Centraide”. Această formulă poate fi, de asemenea, redusă - e suficient să spunem: „Domnule Morissette, vi-l prezint pe Domnul Primar”. Nu trebuie să ezităm să modificăm normele în măsura în care se dovedeşte că e posibil să atingem totuşi obiectivul urmărit. Pentru a fi mai concişi, ne vom limita la o prezentare de tipul: „Domnule Morissette, preşedintele societăţii Centraide” făcând un gest cu mâna către domnul Morissette pe care l-am condus la primar. Fie pentru a accelera desfăşurarea lucrurilor, când persoanele pe care trebuie să le prezentăm sunt numeroase şi îşi aşteaptă rândul, fie pentru că un lapsus ne-a făcut să uităm numele persoanei, poate fi considerat corect să nu menţionăm decât titlul: „Domnule Primar, vi-l prezint pe Preşedintele societăţii C entraide” sau, şi mai direct: „Preşedintele societăţii Centraide”. Menţionarea numelui şi a prenumelui rămâne maniera cea mai adecvată de a proceda, fiecare fiind sensibil la aceasta. La reuniunile cu un mic număr de participanţi, mai ales dacă primirea are loc acasă, acest lucru este o obligativitate. Aceasta le va crea o bună dispoziţie oaspeţilor şi le va dovedi că sunteţi o gazdă perfectă. Totuşi, dacă trebuie să alegem între a menţiona titlul sau numele, vom prefera titlul dacă este vorba de un eveniment oficial sau o întâlnire de afaceri. Invitaţiile fiind făcute datorită funcţiei pe care persoanele respective o ocupă în societate sau datorită profesiunii lor, simpla menţionare a titlului este justificată:

- reţine atenţia celor care ocupă funcţii analoge, mai ales dacă participă invitaţi din străinătate;

- oferă invitaţilor posibilitatea de a alege mai uşor persoanele cu care sunt interesaţi să poarte o discuţie;

- ajută la angajarea conversaţiei, titlul fiind folositor în acest sens;- pornind de la titlul unei persoane, va fi mai uşor şi mai politicos să i se ceară numele

29

decât invers, pentru că e mai plăcut când cineva se interesează de tine ca persoană şi nu doar pentru funcţiile pe care le ocupi;

- ar putea fi jenant să întrebăm care este titlul cuiva, mai ales când acesta ar fi trebuit să ne fie cunoscut, pentru că altfel sugerăm că renumele său este relativ.

În intimitate, titlurile contează mai puţin. Oamenii se frecventează din motive personale, de aceea prezentările se fac simplu spunând: „Doamnă Lafleur, vi-l prezint pe domnul Lafortune” adăugând câteva cuvinte pentru a le ajuta pe cele două persoane să înceapă conversaţia: „Fraçoise tocmai s-a întors din Italia, unde, dacă-mi aduc bine aminte, aţi fost şi dumneavoastră anul trecut” sau „Cred că sunteţi amândoi mari amatori de golf”. Cu amănunte de acest tip, cele două persoane care au fost prezentate una alteia pot să înceapă o conversaţie. Trebuie prezentat un cuplu? Există două posibilităţi: „Doamnă Ministru, permiteţi-mi să vă prezint pe Domnul Robert Morissette, preşedintele societăţii Centraide şi pe Doamna”. Formula e valabilă dacă doamna e soţia domnului şi poartă numele său. Dacă doamna si-a păstrat numele, dacă este doar partenera domnului sau îl însoţeşte din întâmplare vom spune mai degrabă: „Doamnă Ministru, vi-i prezint pe Domnul Robert Morissette, preşedintele societăţii Centraide şi pe Doamna Nicole Lindsay”.6

ORDINEA PROTOCOLARA A PREZENTĂRILOR

Normele cel mai frecvent utilizate impun ca persoana mai puţin importantă să fie prezentată celeilalte: un subordonat va fi prezentat unui superior, cel mai tânăr celui mai în vârstă, localnicii vizitatorilor, prietenii intimi celor mai puţin apropiaţi, iar oaspeţii care sosesc vor fi prezentaţi celor care au venit deja. Aceste principii cere se încrucişează, trebuie să fie aplicate ţinând seama de fiecare situaţie. Suveranul unei ţări, preşedintele, primul ministru sunt personalităţi de prim rang, de aceea nu e nevoie să fie prezentate. Viaţa lor publică le conferă celebritate şi, în orice caz, ei ar trebui să fie recunoscuţi în mod spontan de cei care nu beneficiază de aceeaşi notorietate. Vom remarca faptul că este considerat în continuare politicos ca un dom să fie prezentat unei doamne, exceptând cazurile când este vorba de o personalitate, de un şef de stat sau de guvern, un înalt demnitar al bisericii, un ministru, un ambasador, sau cel puţin, de invitatul de onoare al evenimentului la care participăm: „Domnule Prim ministru, îmi permiteţi să vi-o prezint pe Doamna Elisabeth Mathieu?” Persoana care primeşte sau cea căreia ăi suntem prezentaţi trebuie să întindă prima mâna: politeţea o obligă să procedeze astfel. Cu toate acestea, uzanţa, potrivit căreia o femeie poate să aibă iniţiativa gestului faţă de un bărbat este încă în vigoare.

A SE PREZENTA SINGUR

O gazdă avizată încearcă întotdeauna să se asigure că invitaţii sunt prezentaţi unii altora, dar aceştia trebuie să facă şi ei un efort, fără a ezita să se prezinte singuri dacă e nevoie, cel puţin în virtutea regulii consacrate potrivit căreia, când o persoană intră într-o încăpere e de datoria ei să se prezinte celor care sunt deja acolo. Pe de altă parte ar fi o dovadă de impoliteţe să dăm impresia că ne plictisim la o recepţie rămânând într-un colţ, visători şi tăcuţi. Nu depinde decât de noi să ne amestecăm în mulţime, să salutăm persoanele pe care le cunoaştem şi să abordăm altele noi. Nu comitem nici o greşeală făcând aceasta. Contactul între persoane rămâne scopul principal a oricărei activităţi sociale. Dacă

6 Dussault Louis, Protocol, instrument de comunicare, Ed. Galaxia, Bucureşti, 1996, p.245-152

30

circumstanţele nu ne-au permis să fim prezentaţi celorlalţi oaspeţi, vom face aceasta singuri. Este în primul rând obligaţia noastră ca reuniunea la care participăm să fie „reuşită”. Cum trebuie să procedăm? Ne apropiem spunând „Bună ziua (sau Bună seara), cred că nu am fost prezentaţi?) şi întinzând mâna adăugăm „mă numesc…”. Ne spunem prenumele şi numele, nu doar prenumele şi nu adăugăm „domnul” sau „doamna” când ne prezentăm. De obicei interlocutorul răspunde prezentându-se. Dacă ni se pare util vom continua menţionându-ne titlul şi astfel, conversaţia începe. Pentru a fi concişi ne mulţumim să întindem mâna şi să ne prezentăm, aşa cum se procedează pentru a saluta convivi când luăm loc la masă. Formula „Vreau să-l cunoşti pe…” urmată de numele persoanei pe care dorim să o prezentăm, în afară de faptul că e copiată din limba engleză, e prea imperativă pentru a fi într-adevăr o formă de politeţe. Nu vom ezita să ne prezentăm nici atunci când o persoană pare că a uitat cine suntem, menţionându-i prompt şi clar prenumele şi numele şi, reamintindu-i, dacă e nevoie, circumstanţele ultimei întâlniri sau legăturile pe care le avem cu dânsa. Ajutând-o astfel, vom evita eventualitatea supărătoare de a nu fi recunoscuţi nici după câteva minute de conversaţie şi de a fi confruntaţi cu o situaţie jenantă, mai ales când sunt şi alte persoane de faţă.

31