prosedur perolehan pk.ppas(s)03
TRANSCRIPT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 1/23
PROSEDUR PEROLEHAN
PK.PPAS(S)03
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
KAMALAM SUGUMAR Timbalan Pengarah PPAS MARTINI BINTI ABDUL WAHAB Akauntan
01/02/2010
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan
01/02/2010
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 2/23
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya
HALAMAN DIPINDA
Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 3/23
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
5 – 7
8
9 – 14
15 – 21
22
23
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 4/23
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi perolehan bekalan dan
perkhidmatan secara terus dan sebutharga bagi mempastikan bekalan dan
perkhidmatan yang diperolehi memenuhi kehendak peraturan perolehan yang
telah ditetapkan.
2. SKOP
Prosedur perolehan ini digunapakai oleh PPAS semasa perolehan bekalan dan
perkhidmatan bagi menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan kecuali
perolehan bahan-bahan perpustakaan.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 – Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008
Seksyen 7.4.1 - Proses Perolehan.
Seksyen 7.4.2 - Maklumat Perolehan.
Seksyen 7.4.3 - Verifikasi Ke Atas Perolehan.
3.2 Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan yang
dikeluarkan dari masa ke semasa oleh pihak Perbendaharaan dan
diterima pakai oleh PPAS.
3.3 Arahan Perbendaharaan.
3.4 Laporan Produk (Bekalan dan Perkhidmatan) yang tidak mematuhi
spesifikasi.
3.5 Akta Prosedur Kewangan 1957
3.6 Senarai pembekal berdaftar dengan PPAS
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 5/23
4. DEFINISI
4.1 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
Jawatankuasa yang membuka tawaran sebutharga dan ahli-ahlinya
dilantik oleh Pengarah PPAS.
4.2 Jawatankuasa Sebutharga
Jawatankuasa yang memilih dan memutuskan tawaran sebutharga dan
ahli-ahlinya dilantik oleh Lembaga Pengarah PPAS.
4.3 Perolehan Terus
Perolehan sesuatu bekalan / perkhidmatan yang berjumlah setiap pesanan
tidak melebihi RM50,000.00.
4.3.1 Bekalan/ Perkhidmatan
i. Nilai perolehan sehingga RM10,000 setahun bagi setiap jenis item
boleh dipelawa daripada mana-mana pembekal / syarikat.
ii Nilai perolehan melebihi RM10,000 hingga RM50,000 setahun bagi
setiap jenis item boleh dipelawa daripada pembekal / syarikat
Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
Malaysia.
.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 6/23
4.3.2 Kerja (Tidak Melibatkan Struktur Asal Bangunan)
Perolehan kerja bernilai kurang dari RM20,000 lantikan terus
Kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat
Kontraktor (PKK).
4.4 Sebutharga
Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan yang bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500,000.
4.4.1 Bekalan/ Perkhidmatan
i. Lebih RM50,000 hingga RM100,000 sebutharga di kalangan
sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/syarikat bertaraf
Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
Malaysia.
ii. Lebih RM100,000 hingga RM500,000 sebutharga dikalangan
sekurang-kurangnya lima (5) pembekal / syarikat yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan Malaysia (terbuka kepada
bumiputra/bukan bumiputra).
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 7/23
4.4.2 Kerja (Tidak Melibatkan Struktur Asal Bangunan)
i. Lebih RM20,000 hingga RM200,000 sebutharga di kalangan
sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan Kelas F yang
berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga
Pembangunan Industri pembinaan Malaysia (CIDB).
ii. Lebih RM200,000 hingga RM500,000 sebutharga di kalangan
sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan Kelas E yang
berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga
Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB).
4.5 Tender
Perolehan sesuatu bekalan / perkhidmatan /kerja yang bernilai melebihi dari
RM500,000.
4.5 Senarai Pembekal
Senarai semua pembekal yang telah berdaftar dengan PPAS.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 8/23
5. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
J/ KS - Jawatankuasa Sebutharga
J/ KK - Jawatankuasa Kewangan
J/ KPS - Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
KEW/P - Bahagian Kewangan dan Penyelengaraan
KB - Ketua Bahagian
PPT - Penolong Pegawai Tadbir
PTK - Pembantu Tadbir Kanan
PP - Pembantu Perpustakaan
KMM - Kementerian Kewangan Malaysia
PA - Penolong Akauntan
PT - Pembantu Tadbir
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 9/23
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
1. Kemukakan permohonan perolehan kepada Pengarah PPAS
untuk kelulusan
Semua KS & KB
2. Bincang dengan Pengarah untuk pembelian.
KB KEW/P
3. Semak permohonan dan tentukan cara perolehan.
4. Semak kos perolehan;
a. Jika kos melebihi RM50,000 setiap pesanan, uruskan
Perolehan Secara Sebutharga seperti di langkah 9 – 27.
b. Jika kos tidak melebihi RM50,000 setiap pesanan,
uruskan Perolehan Secara Terus.
KB KEW/P
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 10/23
TINDAKAN T/JAWAB
PEROLEHAN SECARA TERUS
5. Pilih pembekal secara terus berdasarkan kos perolehan;
a. Jika kos tidak melebihi RM10,000 setahun bagi setiap
jenis item, pilih pembekal sama ada berdaftar atau tidak
dengan PPAS daripada senarai pembekal diluluskan
(pastikan tidak melebihi RM50,000/ setahun).
b. Jika kos melebihi RM10,000 setahun bagi setiap jenis
item, pilih pembekal yang berdaftar dengan KKM
daripada senarai pembekal diluluskan (pastikan tidak
melebihi RM100,000/ setahun).
6. Semak kedudukan kewangan dan peruntukan yang ada.
7. Buat urusan perolehan.
KB KEW/P
8. Kemaskini rekod buku vot dalam sistem kewangan.
9. Isi Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan PPAS (Kew) 201
(Lampiran 1) dan Pesanan Kerajaan serta dapatkan
tandatangan Pengarah PPAS.
PT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 11/23
TINDAKAN T/JAWAB
PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA
10. Terima permohonan untuk pembelian daripada KS & KB yang
berkenaan.
KB KEW/P
11. Semak butir-butir pembelian :
a. Kuantiti yang diperlukan
b. Spesifikasi bekalan/ perkhidmatan
12. Ambil tindakan seperti bil. 6
PA/ PT
13. Sediakan senarai nama-nama pembekal yang dicadangkan
untuk dipanggil sebutharga dan kemukakan kepada Pengarah
PPAS untuk kelulusan.
14. Sediakan Borang Sebutharga PPAS (Kew) 215 (Lampiran 3).
15. Daftarkan sebutharga seperti berikut ;
a. Nombor sebutharga
b. Tajuk sebutharga
c. Tarikh hantar
d. Tarikh tutup dan masa tutup.
PA
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 12/23
TINDAKAN T/JAWAB
16. Dapatkan tandatangan KB KEW/P di surat panggilan sebutharga
kepada pembekal.
PA
17. Buka peti sebutharga pada tarikh dan masa yang telah
ditetapkan.
18. Kodkan dengan nombor bersiri semua borang sebutharga yang
diterima.
19. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap Borang
Sebutharga.
20. Sediakan Jadual Pembuka Sebutharga (Lampiran 4) dengan
senaraikan setiap sebutharga yang diterima.
J/ KPS
21. Tetapkan tarikh Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/
Kewangan.
Pengarah
22. Buat penilaian dengan memilih tawaran yang terbaik dan
berpatutan, berdasarkan kos perolehan dan keuntungan kepada
kerajaan dan sediakan syor pembekal yang dipilih.
J/KS
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 13/23
TINDAKAN T/JAWAB
23. Sediakan Minit Mesyuarat dan keputusan Mesyuarat J/KS/ J/KK.
KB KEW/P
24. Sediakan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya dan surat
makluman kepada pembekal-pembekal yang tidak berjaya.
PA
25. Tandatangan surat tawaran dan surat makluman kepada
pembekal.
Pengarah
26. Catatkan syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran dalam Buku
Daftar Sebutharga.
PA
27. Semak kod perbelanjaan dan baki peruntukan sediada dengan
mengisi Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan PPAS (Kew)
201 (Lampiran1), tentukan baki peruntukan baru dan dapatkan
pengesahan KB KEW/P dan Pengarah PPAS.
28. Sediakan Borang Pesanan Kerajaan untuk tandatangan Pengarah
dan edarkan kepada pembekal.
PT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 14/23
TINDAKAN T/JAWAB
29. Uruskan penerimaan barang mengikut PK.PPAS(S)05 Prosedur
Pengurusan Aset (Inventori dan Harta Modal).
PPT
PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
30. Semak dan nilai prestasi pembekal.
31. Kenalpasti pembekal yang tidak berwibawa.
KB KEW/P
32. Gugurkan pendaftaran pembekal.
KB KEW/P
33. Kemaskini Senarai Pembekal PPAS setahun sekali.
PA
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 15/23
7. CARTA ALIRAN KERJA
PEROLEHAN SECARA TERUS
TINDAKAN T/ JAWAB
Semua KB - Kemukakan permohonan pembelian kepada Pengarah PPAS
KB KEW/P - Bincang dengan Pengarah untuk pembelian
PA/ PT - Semak permohonan dan buat pembelian
- Perlu?
- Semak kos permohonan perolehan
- Lebih RM 50,000?
MULA
Tidak
Ya
A
Ya
Tidak
Proses Perolehan Secara Sebutharga
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 16/23
PEROLEHAN SECARA TERUS (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
KB KEW/P - Pilih pembekal secara terus
PA - Pastikan kos perbelanjaan dan peruntukan cukup
PT - Kemaskini rekod buku vot
- Isi Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan PPAS (Kew) 201 & Pesanan Kerajaan
- Dapatkan tandatangan Pengarah PPAS
A
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 17/23
PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA
TINDAKAN T/ JAWAB
KB KEW/P - Terima permohonan untuk pembelian daripada KB Berkenaan.
PA/ PT - Semak butir pembelian: i. Kuantiti yang diperlukan ii. Spesifikasi perolehan/
perkhidmatan
- Pastikan kedudukan kewangan & peruntukan yang ada mencukupi
- Cukup?
PA - Sediakan senarai nama pembekal yang dicadangkan.
- Sediakan borang sebutharga PPAS (Kew) 215 dan dapatkan sebutharga.
- Dapatkan tandatangan KB KEW/P di surat panggilan sebutharga kepada pembekal.
MULA
Tidak
Ya
Hubungi semula KB Berkenaan
A
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 18/23
PEMBELIAN SECARA SEBUTHARGA (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
J/ KPS - Buka peti sebutharga pada tarikh & masa yang ditetapkan.
- Kodkan dengan no. bersiri semua borang sebutharga yang diterima.
- Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap borang Sebutharga.
- Sediakan Jadual Pembuka Sebutharga dan senaraikan setiap sebutharga yang diterima.
Pengarah - Tetapkan tarikh Mesyuarat J/KS / J/KK
J/KS - Nilai dan pilih tawaran berdasarkan kos perolehan yang berpatutan & menguntungkan
- Sediakan syor pembekal yang dipilih.
A
B
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 19/23
PEMBELIAN SECARA SEBUTHARGA (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
KB KEW/P - Sediakan Minit Mesyuarat dan keputusan Mesyuarat J/Kuasa Sebutharga.
PA - Sediakan surat kepada pembekal.
Pengarah - Tandatangan surat tawaran dan surat makluman kepada pembekal.
PA - Catatkan syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran dalam Buku Daftar Sebutharga.
PP - Isi borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan.
- Dapatkan tandatangan KB KEW/P & Pengarah PPAS.
- Sedia borang Pesanan Kerajaan untuk tandatangan Pengarah PPAS.
B
C
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 20/23
PEMBELIAN SECARA SEBUTHARGA (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
PP - Keluarkan Pesanan Kerajaan kepada pembekal.
PPT - Terima barang mengikut PK.PPAS(S)05 – Prosedur Pengurusan Aset
C
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 21/23
PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
TINDAKAN T/ JAWAB
PPT - Semak dan nilai prestasi pembekal
- Kenalpasti pembekal bermasalah
- Berwibawa?
KB KEW/P - Gugurkan
PPT - Kemaskini Senarai Pembekal
MULA
Ya Kekalkan
Tidak
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 22/23
8. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
8.1
8.2
8.3.
8.4
8.5
8.6
8.7
Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga (No. Fail: PA 5/23) Fail Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan (No. Fail: PA 4/14) Fail Pembekal Berdaftar (No. Fail: PA 6/15) Fail Pembelian (No. Fail: PA 6/27) Buku Daftar Bil-Bil Buku Pesanan Kerajaan Buku Tunai
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
5– 7 tahun
5– 7 tahun
5– 7 tahun
5– 7 tahun
5– 7 tahun
5– 7 tahun
5– 7 tahun
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)03
NO. KELUARAN
: 01
PEROLEHAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 23/23
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1
Contoh Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan PPAS (Kew) 201
Lampiran 1
9.2
Contoh Borang Pesanan Kerajaan
Lampiran 2
9.3
Contoh Borang Sebutharga PPAS (Kew) 215
Lampiran 3
9.4
Contoh Borang Jadual Buka Sebutharga PPAS (Kew)216
Lampiran 4
9.5
Contoh Borang Keputusan Sebutharga PPAS(Kew)217
Lampiran 5