prosedur perancangan dan promosi program
TRANSCRIPT
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 1/11
1
PROSEDUR PERANCANGAN
DAN PROMOSI PROGRAM
PK.UiTM.FSSR.(O).04
Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh
T/tangan
Nama En. Danuri Sakijan Dr. Arba’iyah Ab Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)
Jawatan Pengerusi Misi Akademik FSSR
Timbalan Dekan FSSR (Akademik) Dekan FSSR
Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 2/11
2
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan .
MUKA SURAT DIPINDA
Tarikh No. Pindaan
No. Para
Muka surat
Ringkasan Pindaan Diluluskan
01/09/13 02 4 5 Pindaan pada definisi Promosi.
01/09/13 02 4 5 Pindaan pada definisi Misi Akademik.
01/09/13 02 4 5 Penambahan definisi Unit Komunikasi Korporat.
01/09/13 02 5 6 Pindaan dalam format singkatan yang digunakan.
01/09/13 02 6 7 Pindaan pada tindakan JMA. 01/09/13 02 6 7 Penambahan tanggungjawab
dan tindakan Unit Komunikasi Korporat.
01/09/13 02 8 11 Penambahan jumlah lampiran: Carta Alir.
12/01/16 02 Muka
surat
hadapan
Tarikh dan Tanda tangan
digital dimasukkan
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 3/11
3
ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Dokumen Rujukan 4-5
4. Definisi 5
5. Singkatan 6
6. Tanggungjawab dan Tindakan 7-10
7. Rekod Kualiti 10
8. Lampiran 11
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 4/11
4
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan dalam merancang promosi
program, menyediakan jadual promosi dan melaksanakan promosi mengikut
ketetapan yang telah diluluskan bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti Fakulti
dikenali dan dimanfaatkan oleh orang awam dalam menjalankan peranan sebagai
gerbang utama (gateway) penyebaran maklumat.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh staf Fakulti semasa merancang, menyedia dan
melaksanakan program promosi dengan menepati Sistem Pengurusan Kualiti.
3. DOKUMEN RUJUKAN
Bil
No. Rujukan
Jenis
3.1
MK.UiTM.FSSR.01
Manual Kualiti
3.2
Perkara 7.0
Pengzahiran Produk
3.2
Seksyen 7.2.1
Penentuan keperluan yang berkaitan
dengan produk
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 5/11
5
3.3
Perkara 7.2.3
Komunikasi dengan pelanggan
4. DEFINISI
4.1 Promosi :
Promosi adalah program untuk memperkenalkan misi akademik fakulti melalui
aktiviti-aktiviti seperti lawatan akademik ke sekolah, pameran, roadshow,
demonstrasi hasilan seni dan hebahan (melalui media cetak dan elektronik,
laman web, direktori, prospektus).
4.2 Misi Akademik Fakulti :
Misi Akademik Fakulti melaksanakan promosi program akademik melalui aktiviti-
aktiviti peringkat Universiti dan Kementerian Pendidikan seperti “Selangkah ke
UiTM”, “Jom masuk ‘U’” dan sesi taklimat akademik dan kerjaya secara berkala.
Selain itu, Misi Akademik Fakulti juga turut melaksanakan promosi di atas
permintaan/permohonan daripada pihak luar melalui Fakulti dengan kerjasama
pihak Galeri Seni Nur Zahirah.
4.3 Unit Komunikasi Korporat :
Unit Komunikasi Korporat membantu di dalam hal ehwal perlaksanaan program
Fakulti atas arahan Dekan fakulti khasnya dari segi hebahan maklumat.
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 6/11
6
5. SINGKATAN
5.1 UiTM : Universiti Teknologi Mara
5.2 FSSR : Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka
5.3 JMA : Jawatankuasa Misi Akademik
5.4 KoKK : Koordinator Unit Komunikasi Korporat
5.5 UKK FSSR : Unit Komunikasi Korporat Fakulti Seni Lukis dan Seni
Reka
5.6 JKK : Jabatan Komunikasi Korporat
5.7 PrG : Pereka Grafik / Penolong Grafik / Pelukis Grafik
5.8 JK UKK FSSR : Ahli Jawatan Kuasa Komunikasi Korporat Fakulti Seni
Lukis dan Seni Reka
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 7/11
7
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
6.1 Misi Akademik – Tanggungjawab dan Tindakan
Tanggungjawab Tindakan
JMA 1. Merancang jadual untuk melaksanakan aktiviti promosi
seperti yang ditetapkan.
2. Melaksanakan/memenuhi penjadualan promosi seperti :
a. Mengenal pasti aktiviti, tarikh, tempat dan produk yang
dipromosi bersesuaian dengan kumpulan pelanggan
sasaran melalui: agihan tugas, jadual promosi dan
jemputan/ demonstrasi dan pameran.
3. Menyediakan anggaran kos berdasarkan aktiviti yang
dirancang.
4. Menyediakan bahan-bahan promosi seperti risalah, pen dan
buku nota.
5. Mengenal pasti maklumat yang tepat dan terkini.
6. Melantik Ahli Jawatan Kuasa / petugas.
7. Menyediakan jadual bertugas.
8. Mengadakan mesyuarat dan mendapatkan pengesahan
mesyuarat serta kelulusan Dekan.
Setiausaha JMA 9. Memohon peruntukan pembelian peralatan, bahan-bahan
pameran dan sediakan borang PB, borang kenderaan,
peruntukan makan (petugas) dan TAPA (Tabung Amanah
Pelajar).
JMA
10. Menjalankan aktiviti promosi yang dirancang seperti
penyediaan booth dan peralatan.
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 8/11
8
11. Melaksanakan tugas berdasarkan jadual seperti yang
ditentukan.
12. Menyediakan laporan keberkesanan hasil promosi untuk
dibentangkan dalam Mesyuarat Post-Mortem seperti berikut:
a. Semak bahan promosi yang bercetak mengikut kerepatan
maklumat dan reka bentuk.
b. Semak bahan-bahan persembahan sama ada bertepatan
dengan maklumat serta mengikut garis panduan yang
bersesuaian dengan aktiviti promosi pada masa hadapan.
c. Kenal pasti jenis-jenis aktiviti dan nilai tambah yang perlu
diberi fokus pada masa hadapan.
13. Menilai keberkesanan hasil promosi melalui petunjuk-
petunjuk perbandingan semasa promosi berjalan.
Pengerusi JMA 14. Menyediakan laporan penilaian dan membentangkan kepada
Dekan Fakulti.
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 9/11
9
6.2 Unit Komunikasi Korporat
Tanggungjawab Tindakan
KoKK 1. Memantau keperluan penyelenggaraan dan penambahbaikan
laman web fakulti.
2. Mengenalpasti aktiviti promosi / program fakulti.
3. Mendapatkan maklumat aktiviti promosi / program:-
a) Aktiviti / Tarikh / Tempat / Masa
b) Konsep
c) VIP
PrG 4. Membantu dalam mereka bentuk, penyelenggaraan dan
penambahbaikan laman web fakulti.
5. Mengenalpasti keperluan khidmat rekaan grafik bagi tujuan
hebahan (Borang Khidmat Rekaan Grafik).
6. Merekabentuk bahan-bahan yang diperlukan seperti banner,
bunting, risalah, cenderahati & sijil.
7. Mendapatkan kelulusan Dekan untuk setiap rekaan yang
dicadangkan.
8. Membentangkan rekaan yang telah diluluskan oleh Dekan bagi
sebarang penambahbaikan sebelum dihebahkan melalui:-
a) Media elektronik : Laman Web Fakulti, e-mel, dsb.
b) Media cetak
KoKK 9. Mengenalpasti keperluan sidang akhbar aktiviti / program.
10. Mencadangkan cenderahati korporat fakulti.
11. Menghubungi JKK bagi tujuan sidang akhbar.
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 10/11
10
12. Menyediakan kit media aktiviti / program dan menyerahkan kit
media kepada AJK yang berkenaan.
13. Mengenalpasti AJK yang ditugaskan untuk menyediakan teks
ucapan.
14. Mendapatkan, mengedit teks ucapan serta mendapatkan
kelulusan Dekan sebelum diserahkan kepada pegawai yang
bertanggungjawab:-
a) Pengerusi Aktiviti / Program
b) PA VIP
15. Menyediakan kompilasi media bercetak untuk diserahkan
kepada Pengerusi sebagai laporan akhir.
16. Menyimpan satu salinan bagi simpanan UKK.
JK KK FSSR 17. Bertindak sebagai wakil UKK di peringkat jabatan.
7.REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh
7.1 Fail Pameran/ Promosi 100-FSSR (PT.8/6) 5 tahun
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
FSSR
PROSEDUR KUALITI OPERASI
No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(0).04
No. Keluaran : 02
PERANCANGAN DAN PROMOSI PROGRAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 11/11
11
8. LAMPIRAN
8.1 Minit Mesyuarat Lampiran 1
8.2 Laporan Penilaian Lampiran 2
8.3 Risalah jabatan/ fakulti Lampiran 3
8.4 Carta Alir
I. Carta Alir Proses Perancangan dan
Promosi
II. Carta Alir Pelaksanaan Promosi / Publisiti
Program (Tanggungjawab Unit
Komunikasi Korporat)
III. Carta Alir Penyediaan Teks Ucapan
(Tanggungjawab Unit Komunikasi
Korporat)
IV. Carta Alir Perhubungan Awam
(Tanggungjawab Unit Komunikasi
Korporat)
V. Carta Alir Penyelenggaraan Laman Web
VI. Carta Alir Proses Bahan Bercetak
VII. Carta Alir Penyelenggaraan Cenderahati
Lampiran 4
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.1: CARTA ALIR PROSES PERANCANGAN DAN PROMOSI
Tanggung
jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod
MULA
JMA
JMA
JMA
Penyediaan awal : Rancang aktiviti program Sediakan penjadualan, guna tenaga khidmat, alatan dan produk yang dipohon. Sediakan anggaran kos aktiviti.
Kertas kerja Kertas kerja Kertas kerja
JMA
JMA
JMA
JMA
JMA
JMA
JMA
JMA
Sediakan bahan-bahan promosi yang mencukupi. Memastikan bahan maklumat yang tepat dan mencukupi. Lantikan petugas Panggil mesyuarat. Jemput Dekan/TD untuk hadir bersama. Mohon peruntukan dan sediakan Borang Permohonan Jalankan aktiviti yang dirancang. Adakan post-mortem Laporan penilaian kepada Dekan SELESAI
Kertas kerja Kertas kerja Surat lantikan Surat jemputan & minit mesyuarat Borang Borang Permohonan Gambar Minit mesyuarat Laporan bertulis
2 minggu
2 minggu
2 minggu
7 hari
3 hari
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.2: CARTA ALIR PELAKSAAN PROMOSI / PUBLISITI PROGRAM
(TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT)
Tanggung jawab
Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod
MULA
KoKK / JK KK FSSR
PrG
KoKK / JK KK FSSR
JKK / UP
JKK / UP
JKK / UP
JKK / UP / KoKK / JK KK FSSR
Mendapatkan maklumat dan perincian program Menentukan bahan promosi dan publisiti Mendapatkan khidmat rekaan grafik Semakan Kelulusan oleh KoKK / JK KK FSSR Membuat permohonan / menghantar rekaan dan spesifikasi Semakan Permohonan diluluskan Bahan publisiti dipamerkan dan dikumpulkan oleh JK KK FSSR bagi tujuan kompilasi SELESAI
Kertas kerja Kertas kerja Borang Khidmat Grafik FSSR Dokumen maklum balas (e-mel rasmi) Borang JKK – BPW/UiTM/JKK bil (1) 2013 / Sebut harga oleh UP Dokumen maklum balas (e-mel rasmi) dan bahan publisiti / promosi
14 hari
14 hari
7 hari
7 hari
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.3: CARTA ALIR PENYEDIAAN TEKS UCAPAN (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT)
Tanggung
jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod
MULA
KoKK
KoKK / PTJ
KoKK
KoKK
KoKK/ JK KK FSSR
KoKK/ JK KK FSSR
Mengenalpasti & mendapatkan teks ucapan Suntingan oleh PTJ Semakan oleh KoKK Kelulusan KoKK Serahan kepada Pengerusi JK program dan PA VIP Kompilasi SELESAI
Kertas kerja Draf teks ucapan Draf teks ucapan Draf teks ucapan Draf teks ucapan
14 hari
14 hari
3 hari
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.3: CARTA ALIR PERHUBUNGAN AWAM (TANGGUNG JAWAB UNIT KOMUNIKASI KORPORAT)
Tanggung
jawab Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod
MULA
KoKK / JKK
KoKK
Dekan / Tim. Dekan /KoKK
Dekan / Tim.
Dekan /KoKK
KoKK / JK KK FSSR
KoKK / JK KK
FSSR
Menghubungi JKK dan menyerahkan ringkasan maklumat program Menyediakan kit media Semakan Kelulusan oleh Dekan / KoKK Menyerahkan kit media kepada pihak media Kompilasi SELESAI
Dokumen rasmi (e-mel) Kit media / kertas kerrja Kit media Kit media Kit media Kit media
14 hari
14 hari
7 hari
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.5: CARTA ALIR PENYELENGGARAAN LAMAN
WEB
Tanggung jawab
Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod
MULA
KoKK
KoKK / JK KK FSSR
PrG / KoKK
KoKK
PrG / KoKK/ JK KK FSSR
Pemantauan (setiap 3 bulan) Cadangan penambahbaikan Semakan (jika perlu) Kelulusan KoKK Dimuatnaik SELESAI
Website Standard Checklist / ver. 3 / 5 April 2010 Borang Khidmat Grafik FSSR Dokumen maklumbalas (e-mel rasmi) Dokumen maklumbalas (e-mel rasmi) Laman web
14 hari
14 hari
3 hari
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.6: CARTA ALIR PROSES BAHAN BERCETAK
Tanggung jawab
Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod
MULA
JMA / KoKK / JK KK FSSR
UP
PrG / JK KK FSSR
UP/JMA/KoK
K/JK KK FSSR
Dekan
UP
JMA/KoKK/JK KK FSSR
Menentukan konsep / idea / isi Mendapatkan sebut harga mengikut spesifikasi rekaan Khidmat rekaan grafik Semakan / Rundingan Kelulusan Dekan Percetakan Serahan bahan bercetak SELESAI
Kertas kerja Sebut harga Draf rekaan / Borang Khidmat Grafik FSSR Draf rekaan / Borang Khidmat Grafik FSSR Bahan bercetak
14 hari
14 hari
30 hari
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Lampiran 8.4.5: CARTA ALIR PENYEDIAAN CENDERAHATI
Tanggung jawab
Carta Alir Proses Proses Kerja Rekod
MULA
KoKK / PrG
KoKK / pembekal
KoKK /
Pembekal
Dekan
Pembekal
KoKK/JK KK FSSR
Menentukan konsep / idea / isi Mendapatkan sebut harga mengikut spesifikasi rekaan Rundingan Kelulusan oleh Dekan Proses penghasilan Serahan kepada UKK SELESAI
Lakaran /Model/Mock up Sebut harga Sebut harga & spesifikasi Surat kelulusan Borang Pembelian Borang penerimaan
30 hari
30 hari
30 hari
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL