prosedur perancangan dan pembelian …o...dalam pemilihan bahan yang baik bagi koleksi perpustakaan....
TRANSCRIPT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/24
PROSEDUR PERANCANGAN DAN PEMBELIAN
BAHAN PERPUSTAKAAN PK.PPAS(O)01
NAMA T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH SITI SALIHA BT MOHD SAID Penolong Pustakawan 01/06/2017
DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017
DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/24
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/24
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4 – 5
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5 – 7
6. Singkatan 7
7. Tindakan dan Tanggungjawab 8 – 14
8. Carta Aliran Kerja 15 - 22
9. Rekod Kualiti 23
10. Lampiran 24
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/24
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan
perancangan dan pembelian bahan perpustakaan dilaksanakan
dengan betul, cekap dan berkesan, mengikut keperluan semasa
berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan PPAS.
2. SKOP Prosedur ini digunapakai di Bahagian Pembangunan &
Pengurusan Koleksi (KOL) PPAS semasa merancang pembelian
bahan serta pelaksanaan proses pembelian bahan.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01
Seksyen 6.1
-
-
Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Tindakan untuk Menangani Aspek-Aspek
Risiko
Seksyen 7.4 (e) - Perlantikan Pembekal
Seksyen 8.4 - Proses Perolehan
Seksyen 8.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan
Seksyen 8.5.1 - Kawalan Penyampaian Perkhidmatan
Seksyen 8.5.2 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 9.1 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk
3.2 Polisi Pembangunan Koleksi PPAS
3.3 Garispanduan Menjadi Pembekal Bahan Perpustakaan
Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/24
3.4 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2014 (Langkah
Penjimatan Dalam Perolehan Kerajaan)
3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007 (Had Nilai
dan Syarat-Syarat Pembelian terus Bagi Bekalan dan
Perkhidmatan)
3.6 Surat Kelulusan bagi Perolehan Secara Pembelian Terus
Daripada Pembekal Bagi Bahan Bacaan Terbitan Dalam Negara
Untuk Koleksi Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
bertarikh 12 Ogos 2014.
4. ISU-ISU RISIKO
4.1 Pembaharuan pendaftaran pembekal yang telah digugurkan
4.2 Jumlah pembekal yang maksima
4.3 Pembelian buku bagi tambahan bangunan baru
perpustakaan
5. DEFINISI
5.1 Bahan Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus,
direktori, atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta,
poster dan brosur.
Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-
ROM, Blu Ray, kaset, gambar, filem dan slaid.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/24
Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal,
laporan tahunan, indeks, abstrak, warta kerajaan dan akta.
5.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Sumber/ alat yang dapat dijadikan rujukan dan panduan
dalam pemilihan bahan yang baik bagi koleksi perpustakaan.
Contoh: Katalog penerbit, bibliografi, buku contoh, ulasan di
akhbar dan internet dan lain-lain.
5.3 Slip Aliran Kerja Dokumen yang mengandungi butiran bahan iaitu nama
pengarang, judul bahan, penerbit, tempat terbitan, tahun
terbitan, penempatan bahan, nombor katalog, ISBN, harga
bahan, naskhah dan nama pembekal.
5.4 Senarai Pesanan
Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang,
penerbit, tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN,
kuantiti bahan yang dipesan, nama pembekal, nombor
pesanan, tarikh pesanan dan syarat pembekalan bahan.
5.5 Jawatankuasa Pemilihan bahan Jawatankuasa yang menjalankan pemilihan bahan
perpustakaan. Terdiri daripada Pengarah, Timbalan
Pengarah, Ketua Bahagian, Penolong Pustakawan dan wakil
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/24
yang dilantik oleh Pengarah. Jawatankuasa pemilihan bahan
secara ad-hoc boleh diwujudkan dalam keadaan tertentu.
(Contoh: Pemilihan di pesta-pesta buku dan lain-lain).
6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi
RUJ - Unit Rujukan dan Penyelidikan
KEW/ P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan
JKPB - Jawatankuasa Pemilihan Bahan KB - Ketua Bahagian PP - Penolong Pustakawan
PemP - Pembantu Pustakawan PT - Pembantu Tadbir
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/24
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. PERANCANGAN PEMBELIAN BAHAN 1. Bincang dengan JKPB perancangan tahunan bagi
pembelian bahan berdasarkan maklumat dan cadangan
yang diterima daripada:
a. Pihak kerajaan
b. Penerbit dan pembekal bahan perpustakaan
c. Pelanggan perpustakaan
2. Rujuk belanjawan yang diperuntukkan bagi pembelian
bahan:
a. Bahan monograf
b. Bahan pandang dengar
c. Bahan terbitan bersiri
d. Peruntukan kewangan
3. Sediakan perancangan bagi pembelian bahan
perpustakaan.
KB
4. Kenal pasti bahan – bahan yang dirancang untuk dibeli
mengikut keperluan pelanggan bagi:
a. Kategori Kanak-kanak
b. Kategori Dewasa
c. Jenis bahan
d. Keperluan bilangan bahan
e. Keperluan semasa
JKPB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/24
TINDAKAN T/JAWAB 5. Dapatkan kelulusan Pengarah bagi perancangan yang telah
digariskan.
KB
6. Semak dan luluskan perancangan pembelian bahan Pengarah B. PEMILIHAN PEMBEKAL 7. Kemukakan surat permohonan/ borang permohonan yang
diterima dari pembekal kepada Pengarah.
8. Kenalpasti pembaharuan pembekal yang telah digugurkan.
KB
9. Tetapkan tarikh temuduga. Pengarah Temuduga Pembekal 10. Sediakan surat/notis temuduga kepada Panel Temuduga
iaitu:
a. Pengarah
b. Ketua Bahagian
PP
11. Hantar surat panggil temuduga kepada syarikat pembekal
berkenaan.
PP
12. Semak dan pastikan perkara berikut dikemukakan oleh
pembekal semasa temuduga:
a. Sijil Pendaftaran Syarikat
b. Sijil Kementerian Kewangan (jika ada)
c. Rekod prestasi syarikat(jika ada)
13. Luluskan syarikat pembekal yang memenuhi kriteria.
Panel Temuduga
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/24
TINDAKAN T/JAWAB 14. Sediakan Surat Daftar Sebagai Pembekal kepada syarikat
pembekal yang berjaya (Lampiran: PK.PPAS(O)01(L1))
15. Kemukakan Surat Daftar Sebagai Pembekal kepada KB
untuk semakan
16. Kemukakan Surat Daftar Sebagai Pembekal untuk
tandatangan Pengarah
PP
17. Semak dan tandatangani Surat Daftar Sebagai Pembekal Pengarah
18. Wujudkan nombor fail syarikat yang telah diluluskan. PP C. PEMILIHAN BAHAN Monograf/ Pandang Dengar 19. Dapatkan maklumat bahan melalui alat bantu pemilihan
bahan.
20. Pilih bahan yang hendak dibeli (bahan monograf & pandang
dengar, rujuk langkah 4).
JKPB
21. Pilih judul, tentukan jumlah naskhah dan penempatan dalam
Slip Aliran Kerja.
22. Semak judul yang dipilih untuk menggelakkan duplikasi
23. Pesan tambahan naskhah jika ada keperluan (bagi judul
yang telah dibeli).
KB/ PP
Majalah 24. Dapatkan cadangan judul majalah daripada KB RUJ dan
lain-lain KB (jika ada).
25. Sediakan cadangan senarai majalah dan senarai majalah
terpilih, serta lokasi penempatan.
JKPB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/24
TINDAKAN T/JAWAB 26. Kemukakan kertas cadangan kepada Pengarah untuk
kelulusan Ahli Lembaga Pengarah.
27. Bentangkan jumlah tajuk, harga dan senarai pembekal
dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah untuk kelulusan.
28. Maklumkan kepada KB keputusan mesyuarat secara
dasar.
Pengarah
29. Sediakan surat permohonan kelulusan bagi bekalan
majalah.
KB
30. Serah maklumat yang berikut kepada KEW/P untuk
proses Pesanan Kerajaan (LO):
a. Sebut harga
b. Kelulusan
c. Borang Pembelian/ Tuntutan
PemP
D. PESANAN BAHAN (BUKU) 31. Semak baki peruntukan di dalam sistem.
KB
32. Terima sebutharga dari pembekal.
33. Masuk data bahan yang ingin dipesan ke dalam sistem
(Rujuk AK/PPAS/01).
34. Buat pesanan bahan di dalam sistem. (Rujuk
AK/PPAS/02)
35. Cetak Senarai Pesanan
PemP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/24
TINDAKAN T/JAWAB 36. Semak Senarai Pesanan
37. Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan
pembelian bahan.
a. Senarai Pesanan
b. Pesanan Kerajaan
c. Borang Permohonan Pembelian & Tuntutan
d. Borang AJK Pemilihan Bahan
PP
38. Semak dan luluskan pembelian bahan Pengarah
39. Serah kepada pembekal perkara berikut:
a. Pesanan Kerajaan (Lampiran: PK.PPAS(O)01(L2))
b. Senarai Pesanan (Lampiran: PK.PPAS(O)01(L3))
PP/ PemP
40. Asingkan Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan. PT
E. PEMBATALAN PESANAN PPAS 41. Hantar Surat Peringatan kepada pembekal jika bahan
masih tidak dibekalkan dalam tempoh sebulan bagi
pesanan bahan tempatan dan selepas 3 bulan bagi
pesanan bahan luar negara.
42. Jika tiada maklum balas diterima dalam tempoh 2
minggu, batalkan pesanan tersebut.
PP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/24
TINDAKAN T/JAWAB F. PEMBATALAN PESANAN OLEH PEMBEKAL 43. Terima pembatalan pesanan daripada pembekal.
44. Kenalpasti pembatalan pesanan berdasarkan perkara
berikut:
a. Bahan tiada dalam stok
b. Bahan tiada dalam cetakan
c. Lewat pembekalan
PemP
G. PROSES INBOIS 45. Semak dan pastikan butiran bahan pada inbois menepati
pesanan.
PT
46. Kemukakan perkara berikut untuk tandatangan KB.
a. Surat Penyerahan Inbois ke KEW/P
b. Invois
c. Nota Hantaran
d. Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan
(Lampiran: PK.PPAS(O)01(L4))
e. Pesanan Kerajaan
PT
47. Semak dan tandatangani perkara dalam tindakan 4. KB
48. Sediakan satu salinan Borang Permohonan Pembelian/
Tuntutan dan Invois.
49. Serahkan perkara di dalam tindakan 45 ke KEW/P untuk
pembayaran.
PemP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 14/24
TINDAKAN T/JAWAB
H. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL 50. Semak dan nilai prestasi pembekal.
51. Kenalpasti pembekal yang bermasalah.
52. Arahkan PP sediakan Surat Tunjuk Sebab kepada
pembekal yang bermasalah.
KB
53. Sediakan Surat Tunjuk Sebab kepada pembekal yang
tidak menunjukkan prestasi yang baik dan tidak aktif.
PP
54. Tandatangani surat tunjuk sebab kepada pembekal. KB 55. Terima maklumbalas dan nilai semula prestasi pembekal
yang tidak aktif.
56. Gugurkan syarikat pembekal berkenaan dari senarai
pembekal PPAS jika tiada maklum balas dalam tempoh
14 hari.
KB
57. Kemaskini Senarai Pembekal PPAS.
58. Kemukakan Surat Penguguran Pembekal kepada
Pengarah.
KB
59. Semak dan tandatangani Surat Pengguguran. Pengarah 60. Maklumkan secara bersurat kepada pembekal yang
telah digugurkan.
KB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 15/24
8. CARTA ALIRAN KERJA
A. PERANCANGAN PEMBELIAN BAHAN
TINDAKAN T/JAWAB
KB - Rancang pembelian tahunan.
- Rujuk belanjawan yang diperuntukkan
JKPB
- Kenal pasti bahan yang dirancang
KB
- Dapatkan kelulusan Pengarah
Pengarah
- OK?
- Luluskan perancangan
Tidak
Ya
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 16/24
B. PEMILIHAN PEMBEKAL TINDAKAN T/JAWAB
KB - Kemukakan surat permohonan dari pembekal kepada Pengarah
Pengarah
- Tetapkan tarikh temuduga
PP - Sediakan surat/ notis panggil temuduga
KB PP
- Semak dan sahkan
- Hantar surat panggil temuduga
- Temuduga?
Panel
Temuduga - Semak & pastikan syarat temuduga
dipenuhi
- Lulus?
PP
- Sediakan Surat Daftar Sebagai Pembekal
KB
- Semak surat & kemuka kepada Pengarah
Pengarah
- Tandatangan Surat
PP
- Wujudkan no. fail dan kemaskini
MULA
Tidak
Ya
Tidak
Ya
GAGAL
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 17/24
C. PEMILIHAN BAHAN (MONOGRAF/ PANDANG DENGAR) TINDAKAN T/JAWAB
JKPB KB/ PP
- Pilih & dapatkan maklumat bahan
- Pilih judul, tentukan jumlah naskhah & penempatan dalam slip aliran kerja
- Semak judul untuk elak duplikasi
- Duplikasi?
PP
- Semak jika ada tambahan naskhah
- Tambah?
Tidak
Ya
MULA
TAMAT
Betulkan slip aliran kerja
Tidak
Ya
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 18/24
C. PEMILIHAN BAHAN (MAJALAH) TINDAKAN T/JAWAB
JKPB
- Terima cadangan judul majalah daripada KB RUJ/ KB
- Sediakan cadangan senarai majalah
& lokasi
- Kemuka kertas cadangan &
sebutharga kepada Pengarah
Pengarah - Semak kertas cadangan
- Bersetuju?
- Bentang cadangan di dalam
mesyuarat ALP
- Maklum keputusan mesyuarat kepada KB
KB - Sedia surat permohonan kelulusan
PP - Serah maklumat ke KEW/P
Tidak
Ya
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 19/24
D. PESANAN BAHAN TINDAKAN T/JAWAB
KB PemP PP
- Semak baki peruntukan
- Terima sebutharga
- Masukkan data bahan dalam sistem dan cetak senarai pesanan
- Betul/ memuaskan?
- Kemuka dokumen kepada Pengarah
untuk kelulusan
Pengarah
- Semak dokumen pembelian bahan
- Setuju?
- Luluskan pesanan PP/ PemP
- Serahkan dokumen kepada pembekal
PT
- Asingkan Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan
Ya
Tidak
MULA
TAMAT
Ya
Tidak
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 20/24
E. PEMBATALAN PESANAN
TINDAKAN T/JAWAB
PP
- Keluarkan surat peringatan jika bahan tidak dibekalkan
- Batalkan pesanan jika tiada maklum balas dalam tempoh 2 minggu
PemP
- Terima pembatalan pesanan daripada
pembekal.
- Kenal pasti punca pembatalan
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 21/24
G. PROSES INVOIS UNTUK PEMBAYARAN TINDAKAN T/JAWAB
PemP
- Semak & pastikan butiran invois
menepati pesanan
- Betul?
- Kemaskini rekod & daftarkan no. perolehan
- Cetak voucher no, catat no bil invois,
barkod no
- Kemukakan dokumen kepada KB
- Semak & tandatangan dokumen
- Sediakan salinan dokumen
- Serah ke KEW/P
- Failkan
PT
KB PemP
Ya
Tidak Pulangkan kepada pembekal
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 22/24
H. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL TINDAKAN T/JAWAB
KB - -
Semak & nilai prestasi pembekal Kenal pasti pembekal bermasalah & arah PPP keluarkan surat tunjuk sebab
PPP -
Sediakan surat tunjuk sebab kepada pembekal
KB - Terima maklum balas daripada pembekal &
nilai semula prestasi
- -
Maklumbalas? Kemaskini Senarai Pembekal Berdaftar PPAS
Gugur
Maklum penguguran secara bersurat
TAMAT
MULA
Ya
Tiada
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 23/24
9. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
Fail Pembekal Terpilih
(No. Fail : PA 3.3/1)
Fail Borang Permohonan
Pembelian/Tuntutan
(No. Fail : PA 3.3/6)
Fail Statistik Penerimaan
Bahan
(No. Fail : PA 3.3/8)
Fail Penyerahan Invois
(No. Fail : PA 3.3/14)
Fail Pengurusan Risiko
KOL
KOL
KOL
KOL
KOL
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN
PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 24/24
10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran
10.1 Contoh Surat Daftar Sebagai Pembekal PK.PPAS(O)01(L1)
10.2 Contoh Pesanan Kerajaan PK.PPAS(O)01(L2)
10.3 Contoh Senarai Pesanan PK.PPAS(O)01(L3)
10.4 Contoh Borang Permohonan Pembelian/Tuntutan
PK.PPAS(O)01(L4)