prosedur pengurusan penerbitan tarikh: 30/11/2012 buku...
TRANSCRIPT
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 1/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan cara memproses manuskrip karya asli bagi memastikan keberkesanan pengurusan manuskrip dan mutu hasil kerja mencapai piawaian penerbitan Penerbit UPM.
2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian pengurusan manuskrip karya asli hingga diterbitkan.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen
- Chicago Manual of Style
- APA Format and Style
- Gaya Dewan
- Kamus Dewan
- Istilah Dewan
- Oxford Learners Dictionary
-
Akta Kontrak 1950
- Akta Mesin Cetak dan Penerbitan 1984
- Akta Hak Cipta 1987
- A Guide To Book Production
OPR/ PUPM/GP01/Penyediaan Garis Panduan Penyediaan Manuskrip
OPR/ PUPM/GP02/Percetakan Garis Panduan Percetakan
UPM/OPR/ PUPM/AK01 Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip
UPM/OPR/ PUPM/AK02 Arahan Kerja Urus Perjanjian Penerbit-Pengarang
UPM/OPR/ PUPM/AK03 Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli
UPM/OPR/ PUPM/AK04 Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku Karya Asli
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 2/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
4.0 TERMINOLOGI DAN GLOSARI
AF : Ahli Fotografi CIP : Cataloguing-in-Publication Data Dami : Contoh buku sebagai cadangan bentuk buku yang sebenarnya
akan terbit. FA : Final Artwork ISBN : International Serial Book Numbers JKPEN : Jawatankuasa Penerbitan Universiti KP : Ketua Penerbit LHDN : Lembaga Hasil Dalam Negeri PNM : Perpustakaan Negara Malaysia PAP : Pembantu Am Pejabat Pengarang : Penulis buku Penilai : Pakar bidang PP : Pegawai Penerbitan PPP : Penolong Pegawai Penerbitan PPEN : Pembantu Penerbitan PPSR : Penolong Pegawai Seni Reka PPT : Penolong Pegawai Tadbir PR : Pereka PSR : Pegawai Seni Reka PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab SAS : Softwork Accounting System TNC(P&I) : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
5.0 TANGGUNGJAWAB
Ketua Penerbit bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa proses pengurusan manuskrip dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses ini wajib mematuhi prosedur ini.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 3/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
6.0 CARTA ALIR
7 . 1 Mula
7 . 20 Tamat
7 . 2 Terima Manuskrip
7 . 6
Pembetulan Pengarang
7 . 11 Setuju ?
7 . 4
Ya
7 . 3 Penilaian manuskrip
7 . 5
Terima ?
7 . 9 Proses Editorial
8 Proses Pracetak
Ya
Tidak
Tidak
7 . 10 Reka Kulit Buku
7 . 12 Sedia Dami
7 . 13 Urus Cetak
7 . 14 Cetak Dalam
7 . 16 Jilid
7 . 18 Tindakan Pembetulan
7 . 15 Cetak Luar
7 . 17 Memuaskan ?
7 . 19 Rekod Terima
7 . 7
Maklum Penolakan
Tidak
Ya
Sedia Carta Perbatuan
7 .
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 4/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab 7.1
Mula
7.2 Terima Manuskrip
7.2.1 Terima manuskrip daripada pengarang. Isi butiran dalam Borang Penyerahan Manuskrip.(OPR/ PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP).
KP/PP
7.2.2 7.2.3 7.2.4
Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, nombor kad pengenalan, alamat surat menyurat, e-mel, bidang manuskrip). Semak dan teliti manuskrip untuk pastikan ia lengkap (bahagian awalan, bahan teks, bahagian akhiran dan ilustrasi).Tandakan pada Senarai Semak Penyerahan Manuskrip (OPR/ PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP). Buka fail Buku (UPM/PUPM/100-10/No. Fail/ Tajuk Buku).
PP/PPP
PP/PPP
PPP/PPEN
7.3 Penilaian Manuskrip
7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4
Kenal pasti Penilai manuskrip. Dapatkan persetujuan Penilai Melalui telefon dan emel Sedia surat berserta Borang Penilaian dan salinan manuskrip kepada Penilai. (OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN) . Hantar surat pelantikan, manuskrip dan Borang Penilaian kepada Penilai.
KP/PP
KP/PP
PPP/PPEN
PPP/PAP
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 5/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.3.8
Pantau dalam tempoh penilaian dari semasa ke semasa. Sekiranya melebihi 6 (enam) minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon. Terima laporan Penilai dan failkan. Nilai prestasi penilai isi borang OPR/PUPM/BR09/NILAI PENILAI/PENYUNTING Bayar Penilai.
PP/PPP
PPP/PPEN/PAP
KP/ PP/ PPP
KP/PPT
7.4 Terima?
7.4.1 7.4.2
Jika ‘Ya’ ikut Langkah 7.5 Jika ‘Tidak’ ikut Langkah 7.6
KP/PP
KP/PP
7.5 Pembetulan Pengarang
7.5.1 7.5.2
Sedia surat untuk pengarang buat pembetulan. Buat dua salinan laporan penilaian dan hantar satu salinan berserta surat kepada pengarang.
PPP/PPEN
PPP/PPEN/PAP
7.5.3 7.5.4
Pantau tempoh pengarang jalankan pembetulan mengikut tempoh yang ditetapkan. Sekiranya melebihi 4 (empat) minggu, hantar peringatan melalui surat/emel/telefon.
PP/PPP
PP/PPP/PPEN
7.5.5 Terima pembetulan manuskrip daripada
Pengarang.
KP/PP
7.6 Maklum Penolakan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 6/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
7.6.1 7.6.2 7.6.3
Terima manuskrip yang ditolak oleh Penilai. Hantar surat penolakan berserta manuskrip dan laporan penilaian kepada pengarang. Proses tamat.
KP
PPP/PAP
7.7 Sedia Carta Perbatuan 7.7.1 Mula rancang pergerakan bermula dari PP/PPP Proses penyuntingan hingga proses cetak 7.7.2 Sedia carta perbatuan mengikut PP/PPP Perancangan pada 7.7.1 dan disahkan
7.8
Proses Pracetak
7.8.1 7.8.2
Dapatkan pengesahan JKPEN, rekod dan fail. Tentukan PP/PSR yang bertanggungjawab.
KP/PPP
KP
7.9 Proses Editorial
7.9.1 7.9.2 7.9.3
Serah manuskrip kepada PP/Editor luar untuk disunting dalam tempoh 8 (lapan) minggu. PP isi Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan. (OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN) Keluar surat lantikan untuk Editor luar. Nilai prestasi Editor sekiranya Editor luar OPR/PUPM/BR09/NILAI PENILAI/PENYUNTING. Sunting manuskrip dalam tempoh yang ditetapkan. Rujuk Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip. (UPM/OPR/ PUPM/AK01) Pantau tempoh penyuntingan.
KP/PPP PP KP/PP/PPP
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 7/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
7.9.4 Hantar peringatan jika melebihi tempoh
7 (tujuh) minggu.
PPP
7.9.5 7.9.6
Serah manuskrip yang telah disunting kepada PPSR/PPEN/PR untuk proses reka letak. Isi Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka Letak. (OPR/ PUPM/BR04/REKA LETAK) Mula proses reka bentuk dan reka letak tidak melebihi 6(enam) minggu. Rujuk Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli (UPM/OPR/ PUPM/AK03)
PP/PSR
PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR/AF
7.9.7 Mohon ISBN dan Kod Jalur daripada PNM.
PP/PPEN
7.9.8
Pantau kerja reka bentuk dan reka letak.
PP/PSR/PPP
7.9.9 7.9.10 7.9.11
Hantar Pruf I kepada Pengarang untuk semakan dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja. Hantar peringatan sekiranya pengarang tidak kembalikan dalam tempoh yang ditetapkan. Terima Pruf I daripada pengarang dan pembetulan dibuat dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja .
PP/PPP
PPP/PPEN
PP/PPEN
7.9.12 7.9.13
Serah Pruf II kepada PP/PSR untuk disemak dalam tempoh 15 hari bekerja. Pastikan setiap pembetulan Pruf I telah dimasukkan.
PPEN/PR
PP
7.9.14
Jika ada pindaan, kembalikan kepada PPEN/PR untuk dibuat pembetulan.
PP/PSR
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 8/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
7.9.15 Buat pembetulan Pruf II dalam tempoh
10 (sepuluh) hari bekerja.
PPEN/PR
7.9.16 7.9.17
Serah Pruf III kepada PP/PSR untuk disemak dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja . Pastikan semua pembetulan telah dimasukkan dan lengkap.
PPEN/PR
PP/PSR
7.9.18 Sediakan indeks dalam tempoh 5 (lima)
hari bekerja.
Pengarang/PP
7.9.19
Mohon CIP daripada PNM.
PPEN
7.10 Reka Kulit Buku
7.10.1 Terima butiran judul daripada PP. Isi Borang Serah Reka Kulit (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT)
PP/PSR
7.10.2 Sedia dua lakaran konsep yang berbeza
dalam tempoh satu hari bekerja.
PSR
7.10.3 Bincang idea dan konsep.
PSR/PPSR/PR/AF
7.10.4 Mula reka kulit dalam tempoh 6 (enam) hari bekerja. Rujuk Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku (UPM/OPR/PUPM/AK04)
PR/AF
7.10.5 Pantau proses reka bentuk.
PSR
7.10.6
Serah dua cadangan reka bentuk kepada pengarang untuk membuat pilihan.
PSR/PP/PPP
7.11
Setuju?
7.11.1 Jika ‘Ya’ ikut Langkah 7.12. PSR/PP/PPP
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 9/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
7.11.2 Jika ‘Tidak’ ikut Langkah 7.10. PSR/PP
7.12 Sedia Dami
7.12.1 7.12.2
Pastikan FA kulit buku mematuhi format reka bentuk. Rujuk (UPM/OPR/PUPM/AK04). Terima teks lengkap dan reka bentuk kulit daripada PPEN/PR untuk disemak.
PP/PSR
PP/PSR
7.12.3 Serah kepada PR untuk sedia dami.
PP/PSR
7.12.4 Semak dami dalam tempoh tiga hari.
Tandakan pada Senarai Semak Dami. (OPR/ PUPM/SS02/SEMAK DAMI)
PP/PSR
7.13 Urus Cetak
7.13.1 Tentukan jumlah cetakan. KP/ PP
7.14 Cetak Dalam
7.14.1 Jumlah cetakan hitam-putih tidak
melebihi 250 naskhah. KP/ PP
7.14.2 7.14.3 7.14.4
Mula proses cetak dalam tempoh 5 hari bekerja. Pantau proses cetak dalam. Isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID).
PPEN/PAP
PP
PP
7.15 Cetak Luar
7.15.1
Bagi kuantiti tidak melebihi 500 naskhah (hitam-putih/berwarna) atau
KP/PP
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 10/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
7.15.2
nilai kerja tidak melebihi RM10,000.00 akan diserah terus kepada pencetak. Pelawa sebut harga jika jumlah cetakan melebihi 500 naskhah atau nilai kerja melebihi RM 10,000.00.
KP/PP/PSR
7.15.3 Sedia spesifikasi cetak buku.
PP/PSR/PPEN
7.15.4 Hantar spesifikasi dan surat pelawaan Sebut Harga kepada pencetak. Isi Borang Sebut Harga (OPR/ PUPM/BR06/SEBUTHARGA).
KP/PPEN
7.15.5 Buka sebut harga.
KP/PP/PPT
7.15.6 Hubungi pencetak yang terpilih.
PP/PPT
7.15.7
Isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku dan serah kepada pencetak (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID).
PP/PSR/PPT
7.15.8
Serah dami berserta ‘softcopy’ FA kepada pencetak.
PP/PSR/PPT
7.15.9 Pantau proses percetakan. PP/PSR
7.16 Jilid
7.16.1 Pastikan cetakan dalam telah disiapkan.
PP/PPEN
7.16.2 Hubungi syarikat yang telah ditetapkan.
PP/PPT
7.16.3 Serah dami berserta ’softcopy’ reka bentuk kulit dan isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID). Serah kepada syarikat yang ditetapkan.
PP/PSR
7.17 Memuaskan?
7.17.1
Terima dan semak buku yang telah siap dicetak. Isi Borang Penilaian Prestasi Penerbitan (OPR/PUPM/BR08/NILAI PENERBITAN).
PP/PSR
PP/PSR
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 11/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
7.17.2
Jika ‘Ya” ikut langkah 7.19.
PP/PSR
7.18 Tindakan Pembetulan
7.14.1 Jika ada kesilapan, buku dipulangkan
kepada pencetak untuk cetak semula. PP/PSR
7.19 Rekod Terima
7.18.1 Rekod buku ke dalam SAS. PP/PPEN
7.20 Tamat
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 12/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/PUPM/100-10/ No.Fail/(Tajuk Buku) Fail Buku
Borang Serah Manuskrip OPR/PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP atau OPR/PUPM/BR11/SUBMIT
Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP
Surat akuan terima manuskrip Surat kepada Penilai Borang Penilaian Manuskrip
OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN atau OPR/PUPM/BR12/REVIEW
Salinan Laporan Penilaian daripada Penilai
Surat pengarang jalankan pembetulan
Pengesahan TNCPI Borang Penyerahan Manuskrip
untuk Penyuntingan OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN
Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka LetakOPR/PUPM/BR04/REKA LETAK
Borang Penyerahan Kerja Reka Bentuk Kulit OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU
Senarai Semak Dami OPR/PUPM/SS02/SEMAK DAMI
Borang Penyerahan Kerja Mencetak Buku OPR/PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID
Borang Pantau Kerja Reka Letak (OPR/PUPM/BR10/PANTAU REKA LETAK)
KP/PYB PPP Seksyen Editorial
Kekal
Ketua Entiti
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 13/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
Gantt Chart
Salinan Dokumen Perjanjian 2. UPM/PUPM/ISBN-CIP
Borang Mohon ISBN Borang Mohon CIP
KP/PYB PPEN Seksyen Editorial
5 tahun
Ketua Entiti
Rincih
3. OPR/PUPM/BR06/BORANG SEBUT HARGA
Spesifikasi Surat tawaran mencetak
KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran
5 tahun
Ketua Entiti
4. UPM/ PUPM/400-3/Bayaran Perkhidmatan Manuskrip/Jurnal
Surat bayaran saguhati penilai
Surat bayaran penyunting luar
KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran
5 tahun
Ketua Entiti
5. UPM/ PUPM/ 100-10/Perjanjian Asal Buku
Dokumen perjanjian asal
KP/PYB PPEN Seksyen Editorial
Kekal
Ketua Entiti
6. UPM /PUPM/100-10/Reka Bentuk Kulit
Mock-up kulit yang dipilih Borang Penyerahan Untuk Kerja
Reka Bentuk Kulit Buku (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU
Lakaran Konsep
KP/PYB PSR Seksyen Media Kreatif
3 tahun
Ketua Entiti
7. Deraf manuskrip asal, pruf dan dami
KP/PYB PPP Seksyen Editorial 3 bulan
Ketua Entiti
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PENERBIT UPM
Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001
Halaman: 14/14
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU KARYA ASLI
Tarikh: 30/11/2012
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan
Disemak
Diluluskan/diluluskan
semula
Tarikh Kuat Kuasa
02 01 - Mesyuarat
Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 12
Ketua PTJ WP 22/08/2011
02 02 OPR
(PUPM): 1/2012
Mesyuarat Pengurusan Penerbit
UPM Kali ke 15 Ketua PTJ WP 09/05/2012
02 03 OPR
(PUPM): 2/2012
Mesyuarat Pengurusan Penerbit
UPM Kali ke 16 Ketua PTJ WP 30/11/2012