TABLA DE CONTENIDO

MARCO GENERAL...3TIPO DE PROYECTO..3LINEA DE INVESTIGACIN 3PALABRAS CLAVES..3PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA4DESCRIPCION Y ANTECEDENTES DEL PROBLEMA..4FORMULACION DEL PROBLEMA...5JUSTIFICACION.6OBJETIVOS.7OBJETVO GENERAL...7OBJETIVO ESPECIFICO 7ALCANCES Y LIMITACIONES8ALCANCES...8LIMITACIONES8MARCOS .9MARCO REFERENCIAL .9MARCO TEORICO......11EMPRESA.11EMPRESA COMERCIAL..11ELEMENTOS DE LA EMPRESA.....12CLASES DE EMPRESAS..12ADMINISTRACION DE INVENTARIOS..13INVENTARIO.....13GESTION DE INVENTARIOS14IMPORTANCIA DE LA GESTIN DE INVENTARIOS.16OBJETIVOS DE UN MODELO DE GESTIN DE INVENTARIOS...16COSTOS QUE SE PRODUCEN CUANDO SE MANEJAN INVENTARIOSCOSTOS DE FABRICAR UN PEDIDO.17COSTOS DE MANTENIMIENTO DE LOS INVENTARIOS ..17COSTO POR ALMACENAMIENTO.17COSTO POR MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES, EQUIPO DE ACARREO DE MATERIALES18MODELO EOQ (ECONOMIC ORDEN QUANTIY...18MODELO POQ (PERIODIC ORDEN QUANTITY 19METODOLOGIA DEL PROYECTO..20RECOLECCION DE DATOS20DISEAR UN NUEVO MODELO DE GESTIN DE INVENTARIOS A MEDIDA DE LA EMPRESA.20IMPLEMENTAR EL NUEVO MODELO DE GESTIN DE INVENTARIOS..20ASEGURAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS PRODUCTOS PARA SATISFACER LA DEMANDA..21ALCANZAR UN EQUILIBRIO ENTRE LAS COMPRAS Y VENTAS 21PLANEACION Y ADMINISTRACIN DEL PROYECTO..22CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.22RECURSOS Y FUENTES DE FINANCIACIN.....................................................22BIBLIOGRAFA..23

1. MARCO GENERAL

1.1 TIPO DE PROYECTO: Proyecto de ingeniera.1.2 LNEA DE INVESTIGACIN: Diseo, Instrumentacin y Control.1.3 PALABRAS CLAVES: Gestin de inventarios, Control de inventarios, Merma, Demanda.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 DESCRIPCIN Y ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

El grupo xito hoy en da afronta un gran reto en lo correspondiente en el rea de inventarios: reducir el nivel de merma y reducir los costos relacionados en la gestin de los inventarios, ya que a largo plazo nos genera una prdida de utilidades. Actualmente los almacenes xito estn registrando un alto ndice de merma, el cual puede ser generado por los hurtos y consumos por parte de los clientes del almacn, empleados que actan de forma deshonesta, productos que son averiados entre otras opciones. Esto es algo que realmente preocupa a la empresa y es importante lograr una reduccin al nivel de merma porque est generando prdidas en las utilidades.

El modelo actual de gestin de inventarios nos reporta un aumento de costos y al compararlo ao por ao, cada ao aumenta lo cual demuestra que no est siendo muy eficiente. El nuevo modelo de gestin de inventarios quiere lograr una reduccin en los costos de pedido, almacenamiento y mantenimiento, adicional a una reduccin del nivel de merma para que la empresa supere ese reto y comience a ser ms competitiva, ahora desde el punto de vista de la cadena de abastecimiento y todos sus procesos correspondientes. Esto lograra llevar al grupo xito a un nuevo nivel de calidad y servicio en todos sus procesos de abastecimiento, de igual manera alcanzar un excelente nivel de servicio al cliente.

2.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA

Problema: Deficiencias en la gestin de inventarios en almacenes xito xito Amricas.

CAUSAS EFECTOS

Adquirir mercanca sin apreciar la demanda Mercanca acumulada en bodega o no tener mercanca para satisfacer demanda

Compra de productos en altos volmenes Aumento en costos de pedido, almacenamiento y mantenimiento

Indebida manipulacin de productos Averas

Aumento del nivel de merma Genera perdida de utilidades

Deficiencias en la atencin de los clientes Disminuyen las ventas y se retrasa la rotacin del producto

Pregunta de investigacin

Cmo reducir los costos de pedido, almacenamiento y mantenimiento en la gestin de inventarios de almacenes xito- xito Amricas?

3. JUSTIFICACION

El Grupo xito ha incursionado durante los ltimos aos de forma notable en el negocio del mercado al detal en toda Colombia. Da a da buscan mejorar sus procesos y ser ms competitivos ante las dems empresas que actualmente se encuentran en Colombia. Dentro de todos estos procesos, la gestin de inventarios cobra un papel muy importante. En Colombia, varios estudios sobre costos logsticos y Benchmarking realizados ((Rey,2008; (Gutirrez et al. 2008); (Gutirrez & Jaramillo 2009)) muestran que los costos de los inventarios en las empresas colombianas pueden representar cerca del 20% de las ventas de una compaa. Estos estudios tambin ha identificado que cerca de un 65% de las empresas no cuentan con sistemas de soporte a la toma de decisiones para la gestin de inventarios.

Las grandes empresas compiten hoy en da tambin con las cadenas de suministro, se mantienen mejorando para que todos su procesos se realicen en un menor tiempo, se logren reducir costos y lograr un nivel alto de satisfaccin en los clientes, elemento esencial para nuestra empresa. Mejorar toda esta clase de procesos es lo que permite que la empresa sea identificada no solo por precios bajos, atencin al cliente sino tambin por sus procesos logsticos.

Por todo lo anterior, este proyecto plantea el desarrollo de un nuevo modelo de gestin de inventarios el cual permita obtener una reduccin en los costos de pedido, almacenamiento, mantenimiento y dems costos que se vean relacionados con todo lo relacionado a la gestin de los inventarios.

4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Optimizar la gestin de inventarios para reducir los costos de pedido, almacenamiento y mantenimiento.

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Recoleccin de datos Disear un modelo de gestin de inventarios a medida de la empresa Implementar el nuevo modelo de gestin de inventarios Asegurar la disposicin de los productos para satisfacer la demanda Alcanzar un equilibrio entre las compras y las ventas

5. ALCANCES Y LIMITACIONES5.1 ALCANCESLa propuesta en desarrollo tiene como alcance disear, desarrollar e implementar un nuevo modelo de gestin de inventarios para almacenes xito, comenzando por la sede xito Amrica. Se va a enfocar hacia el departamento de abastecimiento y se trabajara con los empleados que hacen parte del GOA, ASO y recibo. Los aspectos puntuales que comprende la investigacin estn referidos a costos de pedido, costos de almacenamiento, costos de mantenimiento de los productos, costo variable segn los volmenes de pedido de productos, nivel de merma, niveles de averias, rotacin del producto, puntos de reorden, polticas de inventario, inventario de seguridad dentro de los cuales abarca los temas de indicadores de gestin logsticos, planeacin y control de los inventarios.

5.2 LIMITACIONESLas presentes limitaciones restringirn la investigacin: Recursos econmicos: dependiendo del presupuesto que sea aprobado para el desarrollo del proyecto, puede que se presenten modificaciones las cuales permitan que se ajuste el proyecto al presupuesto disponible. Acceso a informacin: para el desarrollo del proyecto se debe tener acceso a informacin sobre costos, ndices, proveedores y dems informacin la cual puede que sea clasificada como confidencial por la empresa, interrumpiendo el desarrollo normal del proyecto. Mejora continua: la disposicin de la empresa y el personal de empleados es clave en todo el diseo, desarrollo, implementacin y otras etapas del proyecto. el ser dinmicos y estar prestos al cambio facilitara todo el proceso de mejora.6. MARCOS6.1 MARCO REFERENCIALHoy en da la gestin de inventarios representa un punto determinante en el manejo estratgico de toda organizacin, indiferente a que sea una empresa de servicios o una productora de bienes. Dentro de la gestin de inventarios se debe tener muy claro un objetivo central: optimizar la gestin de los recursos. Esto se debe a que una eficiente gestin de los inventarios proporciona un control y seguridad fsicamente sobre las unidades evitando que se presenten situaciones de robo, fraude, deterioro, averas, etc. Pero adems, la gestin debe satisfacer la necesidad de mantener en todos las fases del sistema logstico, un nivel ptimo de productos con la cual se pueda incrementar la rentabilidad de los recursos financieros.1

Un sistema de gestin de inventarios debe cumplir con 3 condiciones bsicas: Garantizar a los clientes la calidad del servicio deseado. Mantener en los niveles ms bajos posible el capital inmovilizado en inventarios. Gestionar la funcin con los costes ms bajos posibles para la empresa.2

Hay que resaltar que cuanta ms alta sea la rotacin de los materiales y productos existentes en el inventario, menores sern sus costos y todo su proceso de gestin. Otro elemento importante en la gestin de inventarios es la demanda, esta nos proporciona informacin para la adquisicin de materia prima, productos intermedios o la venta de productos terminados. Gracias a la demanda podemos tomar una decisin sobre el cuanto y cuando pedir para tener una cantidad adecuada de producto y materiales en nuestra bodega, pero tambin nos permite nivelar los costos relacionados al control de inventarios.

Dentro de la gestin de inventarios, se manejan los siguientes tipos de inventarios: Inventario de materia prima Inventario de productos en proceso Inventario de productos terminados Inventario de materiales y suministros. Inventario de lote o cclico Inventarios estacionales Inventarios de seguridad Inventarios especulativos

Se debe resaltar que estos inventarios tipos de inventarios pueden variar segn la actividad de la empresa, el inventario de una empresa de manufactura es ms complejo al inventario de una empresa comercializadora de productos y este a su vez es muy diferente al inventario de una empresa de telecomunicaciones. Con esto identificamos la complejidad que representa toda la gestin de inventarios ya que algunas empresas manejan varios de estos tipos de inventarios a la vez, todo dependiendo del tipo de actividad que desarrolle la empresa.

1 Bastidas Bonilla Edwin. (2010). nfasis en logstica y cadena de abastecimiento. Recuperado de http://logisticayabastecimiento.jimdo.com/gesti%C3%B3n-de-inventarios/ 2 Daz de santos. (1995). Compras e inventarios, Seccin cuarta Gestin de inventarios6.2 MARCO TEORICO

6.2.1 Empresa6.2.1.1 Empresa comercialSegn el cdigo de comercio, por empresa se entiende toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes o para la prestacin de servicios.3

Una empresa comercial, grande, mediana o pequea, es un organismo privado, pblico o mixto, que est constituido por personas y materiales, reunidos con el propsito de realizar operaciones comerciales o producir bienes o servicios a travs de un proceso que le permita obtener una utilidad o ganancia.4

Se define como el organismo, pblico o privado, que se constituye por uno o varios establecimientos comerciales, reunidos para desarrollar la produccin, transformacin, administracin, circulacin o custodia de un bien o un servicio con el fin de satisfacer una demanda.

3 Siniesterra Gonzalo. (2011). Contabilidad administrativa4 dem. p.8. (2012). 6.2.1.2 Elementos de la empresaPara el funcionamiento de la empresa, se requieren los siguientes elementos: Recursos Humanos: Constituido por las personas que trabajan dentro de la empresa que perciben una remuneracin, se caracteriza por ser el elemento ms importante de la empresa. Recursos Materiales: Constituido por las instalaciones, los vehculos, la maquinaria, es decir todo elemento que sirva para brindar el bien o servicio. Recursos Tecnolgicos: Se denomina asi a las destrezas desarrolladas y a los mtodos avanzados que se utiliza dentro de la empresa. Recursos Financieros: Constituye el capital que posee la empresa, que sirve para financiar su actividad econmica, integrado por el capital social.

6.2.1.3 Clases de empresasLas empresas, segn el criterio, se pueden clasificar de la siguiente forma: Empresas comerciales: compra y venta de bienes. Empresas manufactureras: transformacin de materias primas en productos elaborados. Empresas agropecuarias: agricultura y crianza de animales. Empresas extractoras: extraccin de recursos y minerales del suelo. Empresas de servicios: prestacin de servicios.

5 Rincn Carlos. (2012). Contabilidad Siglo XXI, segunda edicin, ECOE ediciones, Bogot.6.2.2 Administracin de inventarios6.2.2.1 Inventario

Se denomina inventario a los bienes tangibles como artculos, materiales, suministros, productos y recursos renovables o no renovables que posee una empresa, que se utiliza para satisfacer una necesidad actual o futura, son utilizados para su transformacin, consumo, alquiler o venta.6

El inventario dentro de la empresa cumple con ciertas funciones tales como7:

Evitar la escasez que puede darse por la fluctuacin de la demanda como por tardanzas en el abastecimiento de mercadera. Beneficiarse de la disminucin de costos por volumen durante la adquisicin o fabricacin, aprovechando descuentos. Equilibrar las compras con las ventas, regulando el flujo de adquisiciones y entregas dentro del almacn que nos beneficie sobre la competencia. Tener un nivel de stock suficiente para cubrir las necesidades y exigencias de los clientes en periodos precisos para evitar prdidas en ventas, prdida de imagen y confianza en los clientes. Absorber el inventario que no es consumido por la demanda.

6 dem. (2012).7 Izar Juan. (2012). Investigacin de operaciones, segunda edicin, p. 156. Mxico.6.2.3 Gestin de inventarios

Se basa por medio de tcnicas, mtodos, controles que le permiten tener a la empresa las mercaderas de los productos en los niveles deseados con el fin de optimizar costos por el nivel de mantenimiento y reposicin. El principal problema surge cuando la demanda es inestable, existen mtodos que sirven a la empresa a evitar imprevistos como inventarios de seguridad por medio de compras pasivas, etc8. La base para controlar el inventario por medio de una buena gestin se basa en:

Pronsticos adecuados Adecuado control fsico Confianza con el proveedor Reduccin de inventarios de seguridad Stock suficiente para cubrir la demanda Costo de gestionar el stock Rotacin de cada uno de los productos

Para cada empresa es una situacin diferente ya que cada empresa define sus necesidades, todo su proceso de acopio y recepcin de materias primas, define todo el proceso de compras y ventas, define la rotacin de sus productos y el sistema de informacin para enlazar las diferentes reas de la empresa.

8 Mara Suarez. (2012). Gestin de inventarios: Una nueva frmula para calcular la competitividad. Bogot.Los principales factores que intervienen en una gestin de inventarios son:

Demanda: factor de gran importancia, gracias a ella logramos acertar en la cantidad ideal de productos a tener para evitar el sobre stock o un desabastecimiento. Depende de factores como el precio, la competencia, el marketing y la situacin econmica de los consumidores. Nivel de servicio9: el nivel de satisfaccin que tienen los consumidores al adquirir cierto producto. Involucra el trato que recibe el cliente y el riesgo de la imagen que se tiene frente a los clientes en el momento que pueda darse una ruptura de stock e insatisfacer la demanda; lo que provocamos es que nuestros clientes prefieran la competencia. Hay que tomar en cuenta que segn la satisfaccin que se quiera brindar al cliente los costos se elevaran pues involucran ms almacenamiento y pedidos. Costos10: para que la gestin de inventarios sea adecuada debe la empresa tratar de conseguir los costos ms bajos posible por parte del proveedor que garantice una rentabilidad apropiada a la empresa. Adems de los costos generados por la adquisicin de materia prima, la mantencin del inventario en bodegas, costo de emisin de pedidos, gastos de operacin (limpieza, bodeguero, servicios bsicos). Tiempos de anticipacin11: conocidos como los das de reposicin, es decir el tiempo que transcurre desde que la empresa solicita la compra a su proveedor hasta el instante en que recibe el producto, para las empresas comerciales.

9 dem. (2012). p63.10 dem. (2012). P64, 65.11 dem. (2012). P66.

6.2.3.1 Importancia de la gestin de inventarios de las empresas comercializadoras

La gestin de inventarios es necesaria dentro de toda empresa, ofrece planificacin, direccin, control, evaluacin de las actividades para obtener sus productos con eficiencia, eficacia, efectividad. Su aplicacin para el xito de la misma es esencial ya que est estrechamente relacionada con los costos que genera, el impacto directo que tiene con los resultados del ejercicio cuando se realizan ms compras y aumenta el inventario por lo que el activo circulante tambin lo hacen incrementar el activo y costos relacionados. Esta relacin tiene un impacto directo en el beneficio neto y merma la rentabilidad.12

6.2.3.2 Objetivos de un modelo de gestin de inventarios

Conseguir un equilibrio entre las compras y las ventas. Qu compro? Cundo compro? Cunto compro? Minimizar los costos de inventario. Aumentar la rentabilidad de la organizacin. Asegurar el nivel de servicio entregado al cliente. Crear polticas internas para las compras-ventas. Disear un modelo de gestin de inventarios a medida de la empresa.

12 Donald Kiesco. (2012). Op. P425.6.2.4 Costos que se producen cuando se manejan inventarios

6.2.4.1 Costos de fabricar un pedidoEs el costo que se genera al hacer un pedido de compra, se calcula como el promedio de todos los gastos anuales en que se incurre, debido al abastecimiento de los materiales. Una vez el pedido se recibe, tambin debe de inspeccionarse para determinar si cumple con las especificaciones de calidad pedidas, y si la cantidad de los materiales entregados tambin coincide con las cantidades pedidas. El costos de ordenar la produccin se calcula como el promedio de todos los gastos en que se incurre debido al papeleo y la programacin que hay que hacer para arrancar la produccin (asignacin de recursos humanos y maquinaria).13

6.2.4.2 Costo de mantenimiento de los inventariosEstos costos se generan en funcin de las cantidades o volmenes de los inventarios que se mantienen almacenados, costos que provienen de varios rubros como son el costo de inmovilizacin de capital, costo por seguros, costo por almacenamiento, costo por obsolescencia, costo por mantenimiento de las instalaciones, equipos de acarreo de materiales e impuestos, costo debido a la depreciacin del equipo y activos fijos (instalaciones fsicas usadas para almacenamiento).14

6.2.4.2.1 Costo por almacenamientoTodos los productos que se almacenan necesitan un espacio de almacenamiento, aun cuando los almacenes sean propios, para efectos de costos, deben de tratarse como si fueran alquilados.1513, 14,15 Daz de santos. (1995). Compras e inventarios, Seccin cuarta Gestin de inventarios

6.2.4.2.2 Costo por mantenimiento de instalaciones, equipo de acarreo de materialesEstos costos deben de sumarse al costo de mantenimiento del inventario, pues al hacer uso de edificios e instalaciones, se hace necesario darles mantenimiento, pagar impuestos, y adems usar equipo de manejo de materiales, al cual tambin debe drsele mantenimiento.16

6.2.5 modelo EOQ (Economic Orden Quantity)Es un mtodo que, tomando en cuenta la demanda determinista de un producto (es decir, una demanda conocida y constante), el costo de mantener el inventario, y el costo de ordenar un pedido, produce como salida la cantidad ptima de unidades a pedir para minimizar costos por mantenimiento del producto. El principio del EOQ es simple, y se basa en encontrar el punto en el que los costos por ordenar un producto y los costos por mantenerlo en inventario son iguales.17

Su frmula es:

Variables a considerar: D: Demanda S: Costo de pedido H: Costo de almacenamiento

16 Daz de santos. (1995). Compras e inventarios, Seccin cuarta Gestin de inventarios17 Nahmias, (2007), Anlisis de la produccin y las operaciones.A continuacin veremos otras frmulas como son: Cantidad de pedidos (N) : D/Q Tiempo entre pedidos: Das laborables/ # de pedidos(N) Costo total: (D/Q x S) + (Q/2 x H)6.2.6 modelo POQ (Periodic Orden Quantity)Determina el nmero de periodos de demanda a ser cubiertos por cada pedido. Este intervalo se calcula usando la demanda promedio y se redondea al entero siguiente mayor a cero. Cada cantidad pedida cubre los requerimientos proyectados para el prximo intervalo con pedidos que varan de acuerdo a los requerimientos.18

Su frmula:

Variables a considerar: D: Demanda S: Costo de pedido H: Costo de almacenamiento d: Tasa de demanda diaria p: Tasa de produccin diariaNOTA: para el clculo de cantidad de pedidos, tiempo entre pedidos y el costo total del pedido, se aplican las mismas formulas del modelo EOQ

18 Gaither, Norman; Frazier, Greg (2000).Administracin de produccin y operaciones.

7. METODOLOGIA DEL PROYECTO

7.1 Recoleccin de datos Revisar registros histricos sobre los costos de pedido, almacenamiento y mantenimiento. Revisar los indicadores que se manejan en abastecimiento Revisar proveedores actuales y posibles nuevos proveedores.

7.2 Disear un nuevo modelo de gestin de inventarios a medida de la empresa Consultar fuentes bibliogrficas sobre administracin de inventarios, planeacin y control de inventarios. Estudiar los pros y contras de cada uno de los modelos. Elegir el modelo que ms se ajuste a la necesidad de la empresa. Realizar una prueba piloto con el modelo nuevo y datos histricos

7.3 Implementar el nuevo modelo de gestin de inventarios Aplicar el modelo de inventarios en 1- 2 productos inicialmente Hacer un control diario, semanal y mensual Analizar los datos y formular informe de resultados Presentacin de resultados y cumplimiento de objetivos

7.4 Asegurar la disponibilidad de los productos para satisfacer la demanda Adquirir la mercanca teniendo en cuenta la demanda. Controlar peridicamente las existencias en bodega. Mantener un bajo nivel de merma. Controlar la rotacin de los productos en bodega.

7.5 Alcanzar un equilibrio entre las compras y ventas Realizar las compras de grandes cantidades en temporada alta Lanzar nuevas promociones para aumentar las ventas y salidas de productos Ofrecer un excelente nivel de servicio al cliente. Mantener una cantidad optima de productos en bodega para no afrontar un desabastecimiento o un sobre stock.

8. PLANEACION Y ADMINISTRACION DEL PROYECTO

8.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESA continuacin en la siguiente hoja se mostrara el cuadro con las actividades, sus tiempos de duracin, fecha de inicio, fecha de finalizacin y algunas observaciones. El proyecto consta de 5 etapas desde la recoleccin de datos hasta alcanzar un equilibrio entre las compras y ventas.8.2 RECURSOS Y FUENTES DE FINANCIAMIENTOELEMENTOSVALOR UNITARIOCANTIDADVALOR TOTAL

Computador1'000.00011'000.000

Informes de resultados10.000660.000

Resma de papel10.000110.000

Software ServiceDesk Plus2100.00012'100.000

Capacitaciones50.0005250.000

refrigerios2.5002050.000

Transporte7.2002702'160.000

TOTAL5'630.000

CONTRATACION DE PERSONALSUELDOCANTIDADVALOR TOTAL

Ingeniero Industrial1'600.000914'400.000

Consultor Ingeniera industrial2'500.00037'500.000

TOTAL21'900.000

TOTAL DESARROLLO PROYECTO27'530.000

NOTA: Cabe aclarar que estos son presupuesto aproximados, calculados tericamente para desarrollar el proyecto en un solo almacn xito, puede aumentar si se desea aplicar a otros almacenes. Con respecto al financiamiento, todos los costos involucrados directamente e indirectamente con el proyecto dependen de lo que apruebe el grupo xito.

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