Projekt Facility ManagementMEDICINSKA FAKULTETEN

Kan vi minska ”ställtid” och praktiskt fix så att jag får mer tid till studenterna?

Kan jag alltid få svar direkt när det uppstår akuta problem med utrustning och lokaler? Och av vem?

Imorgon har jag undervisning på HSC, funkar det likadant med utrustning och teknik som här?

Finns parkering för vår gästföreläsare i nästa vecka? 

Funkar det med rullstol i entré och lokaler?

Har vi samma förutsättningar  i alla labbmiljöer för hantering av forskningsdata? Och hur delar vi våra data med forskarlaget i Texas?

Arbetsmiljö och skyddsrond –skulle jag vara med imorgon?

Allt klart för att starta egen forskargrupp! Vem hjälper mig med allt det praktiska? 

Kan vi få ett baspaket med allt som en forskargrupp behöver för att kunna jobba?

Finns det andra forskare som jag kan dela lokaler och utrustning med? 

Ur Strategisk plan 2019-2024

”Fakultetens verksamhet ska stödjas av ändamålsenliga resurser och verktyg”

Utgångspunkter

• Nya byggnader• Mer samarbeten• Smartare användning

av lokalerna• Standardiserade

tjänster• Utveckla utbudet• Lagar och regler

Målsättningar

• Ett serviceutbud som utgår från behoven hos den enskilde forskaren, läraren, studenten och medarbetaren.

• Samsyn kring uppdraget.

• Bättre överblick över verksamheten för att bl.a. säkerställa att regelverk följs.

• Bästa möjliga service och drift av såväl äldre som nya lokaler.

Nuläge - problem och möjligheterProblemområden Otydliga uppdrag Verksamhetsstyrning och ledning Samordning Ärendehantering Återkoppling till brukarna

Möjligheter Hög kompetens bland medarbetarna Önskan om förändring bland medarbetare Brukare ser förbättringspotential Kunskap om ledningssystem och ett strukturerat facility management-

arbete finns delvis

Avdelningen Verksamhetsstöd

• Arbetsmiljö• Lokalutveckling• Tjänsteutveckling

Enhetschef FM

Avdelningen Teknik och service

• TS-Malmö• TS-Lund

1 avdelningschef

En gemensam Facility Management-enhet

Avdelningen Reception, konferens

och enhetsstöd

• Reception• Konferens• Enhetsstöd (inköp,

upphandling, serviceavtal och administration)

1 avdelningschef

Avdelningen Bibliotek och IKT

• Bibliotek• IT

1 avdelningschef 2 gruppchefer

Tf Enhetschef Hugh Connell

Enheten i fakultetens organisation

Ordförande:Eva Ekvall Hansson

Prefekter x 6Chef FMKanslichefOrdf FIN

Ordf FUNOrdf GUN Chef Biomedicinsk serviceForskningschef Region SkåneStudentrepresentantHuvudskyddsombud

FM-styrelsen

Dekan

Fakultetsstyrelsen

Lokalstrategisk grupp

Organisationsförslaget

Den föreslagna organisationen skapar förutsättningar för: • Tydligare styrning

• Gemensamt utbud av servicetjänster och nöjdare brukare

• Minskad sårbarhet och högre beredskap för framtiden

• Förbättrade möjligheter till professionell utveckling

• Gemensamt ärendehanteringssystem

Vad händer nu?

Steg 2

Nya utvecklingsprojekt som medges när ny FM-organisation är på plats.• HMS-organisation• Forskningsinfrastruktur• DjurhusetPåbörjas hösten 2020

Steg 1

En ny organisation – Facility management och BIKT• En FM-enhet inkl. BIKT • En FM-styrelseInförs under 2020.

Projekt FacilityManagement

Det här händer mars till maj

10/3

MBL-information

Information till fakultetsstyrelsen

Stormöte med medarbetarna och skyddsorganisationen.

Hearing på BMC Hearing på CRC

Risk- och konsekvensanalys med huvud-skyddsombuden.

MBL-förhandling

Beslut i fakultetsstyrelsen

11/3 23/3 26/3 14/4 28/4 29/4

Det här händer maj till september

1 maj – 1 september

Överlämning från de gamla husstyrelserna till den nya FM-styrelsen. Den nya FM-styrelsen börjar sitt arbete.

FM-styrelsens mandat träder i kraft.

Den nya FM-enheten börjar arbeta.

1 maj – 1 september

Medarbetarna, de tillförordnade cheferna och implementerings-ansvarig arbetar förberedande inför den föreslagna förändringen.

1/5 1/9

Förberedelser

Arbetar med och förbereder genomförande:

Mattias Brattström (implementeringsansvarig)Hugh Connell (tf enhetschef FM-enheten)Eva Ekvall Hansson (ordf FM-styrelsen)

Stöd:Olga Naumova-Frennesson (samordnare)Mikael Rydahl (HR-ansvarig)Björn Martinsson (kommunikatör)

Förberedelser ny FM-styrelse• Överlämning av frågor från befintliga husstyrelser• Planering av den nya FM-styrelsens arbete

Förberedelser ny FM-enhet • Utse tf avdelningschefer för Service och teknik resp. Reception, konferens och

enhetsstöd.• Möten för att lära känna varandra avdelningsvis och diskussioner om den nya

avdelningens uppdrag och arbetssätt. • Säkerställa att förändringen fungerar bra för såväl medarbetare som brukare – inget

får ”falla mellan stolarna”.

Förberedelser

Hearings och informationPlats Datum TidBMC - Belfragesalen 23 mars 11:00 -12:00CRC – Medelhavet (W-lab) 26 mars 11:00 -12:00

Information på Intramed: www.med.lu.se/intramed/facility_management

Kontakt: fama@med.lu.se