projecto kaizen - dafcg lipor - apq.pt mo… · controlo de gestão lead time na emissão do...
TRANSCRIPT
Projecto Kaizen - DAFCG LIPOR
Lisboa | 28 e 29 Junho 2011 Museu do Oriente
PATROCINADORES OURO
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 2
Apresentação
• Pegada Carbónica :
2010 – 372.551 ton CO2eq
Capitação – 401 kg CO2eq/hab
• Produção RU (2010) – 509.527 ton
• Capitação – 1,44 kg/hab/dia
• 8 Municípios
• Área – 648 km2
• População – 1 milhão habitantes
“Ser cada vez mais uma Organização de referência, através da valorização de recursos, da responsabilidade social e da eco-eficiência do desempenho.”
3
Visão da Organização
4
Estrutura Organizacional AI
CA
Administrador-
Delegado
Gabinete de Auditoria,
Sustentabilidade e
Qualidade Total
Gabinete Jurídico e de
Apoio aos Órgãos da
Associação
Gabinete de Serviços
de Informática e
Tecnologias da
Informação
Departamento de Produção e
Logística
Departamento de
Administração, Finanças e
Controlo de Gestão
Departamento de Educação,
Comunicação e Relações
Institucionais
Divisão de Operações,
Manutenção e Obras
Divisão de
Reciclagem e
Valorização
Multimaterial
Divisão de
Valorização Orgânica
Divisão de
Valorização
Energética e
Confinamento Técnico
Divisão de Recursos
Humanos e Formação
Divisão de
Contabilidade,
Finanças e Controlo
de Gestão
Divisão de Compras e
Aprovisionamento
Grupo dos Agentes
da Mudança
Grupo do Plano
Estratégico* Grupo da Prevenção
Grupo de Carbono
Zero
DAFCG Departamento de
Administração Finanças e Controlo de Gestão
5
DAFCG - Enquadramento
Mis
são
Prestar serviços de suporte, em diferentes valências, à actividade desenvolvida pela Organização nas diversas áreas de actuação.
A &
C
Pro
cess
os
Clie
nte
s Fi
nan
ceir
a
Equipa competente e alinhada
Processos Ágeis e Eficazes
Clientes Satisfeitos
Maior Rentabilidade e Custos Menores
Prestar serviços de suporte, em diferentes valências, à actividade desenvolvida pela Organização nas diversas áreas de actuação.
Missão
Honestidade
Exigência
Trabalho em Equipa
Inovação
Abertura
Fazer a diferença na Organização,
dinamizando a Mudança e a
Inovação!
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 6
Projecto Kaizen Office - DAFCG
Melhoria de Processos
Reforço do Espírito de Equipa
Melhoria da Produtividade
Redução de Custos
Projecto Kaizen
Mudança
Bom (para melhor)
K A I Z E N = Melhoria Contínua
Z E N
K A I
Todas as Pessoas (Everybody)! Todos os Dias (Everyday)! Todos as Áreas (Everywhere)!
Kaizen - Significado
8
Kaizen - Fases do Projecto
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 9
1. Auto-Organizar
Arquivo – Ineficiente gestão visual e elevada quantidade de “monos”.
Economato – Artigos armazenados sem qualquer método e difícil visualização do
que estava em falta.
Secretárias – Desarrumação, desorganização
e excesso de papeis
desnecessários ou repetidos.
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 10
Auto-Organizar
Secretária – Arrumação 100%
Arquivo – Pastas ordenadas de forma a facilitar arquivo e eliminação de
“monos”.
Economato – Artigos ordenados e com kanban´s para rápida
identificação do que está em falta.
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 11
2. Melhorar Tarefas Norma de utilização de fotocopiadora
Norma de utilização de fax
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 12
3. Melhorar Processos Área Indicador Antes
Recursos Humanos Lead Time de Processamento de
Salários
10 dias
Controlo de Gestão Lead Time na Emissão do Reporte
Mensal
(tempo despendido na produção de
informação vrs na ánalise de
informação)
3 Dias
79% vrs 21%
Contabilidade Lead time do fecho do mês
contabilístico
8 dias
Financeira Lead Time do Processo de
Pagamentos a Fornecedores
8,7 dias
Aprovisionamento Lead time do processo de Compras Regime Geral – 34 dias
Regime Simplificado-5 dias
Gestão de Armazéns
Nº de produtos em carteira 660 Produtos diferentes
3. Melhorar Processos
Metodologia de Trabalho
• Análise do processo actual com os colaboradores intervenientes no processo;
• Identificação das Oportunidades de melhoria;
• Definição do Plano de Acção (tarefa; data; responsável e custo);
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 13
Contabi l idade
Envio emai l
a
comunicar
fecho do
mês
Controlo Gestão 1
Veri ficar
actual izaçã
o de dados
Teste ao
funcionamento
dos mapas
Veri ficar a
actual ização
dos cubos no
cognos
Guardar
emai l na
pasta
Imprimir mapas
contabi l i s ticos
Veri ficar
mapas
contabi l ís ticos
Actual izar
dados no
cognos
Guardar
emai lsImprimir emai ls
Recolha de
informação
Imprimir
facturas
gestão l ipor
Fazer mapas
excel
Imprimir
mapas excel
Introdução
manual dos
dados
Gravar
mapas na
pasta
Actual izaçã
o mapas
loja
Copiar
mapas para
pasta
Actual izar
hiperl igaçõ
es
Controlo Gestão 2
Controlo Gestão 3
Veri ficar
actual ização
de dados de
estratégia
Finanças
Áreas InternasActual izar
dados
Actual izar dados
no APEX
Envio emai l
com
informação
Áreas Externas
Envio emai l
com
informação
Dados não enviados a
Dados não enviados a
Alterações códigos RH, contas POC e
artigos
Necessidade de actualizar folha a
folha
Dificuldades de processamento
Erros nos mapas
Introduções Manuais (sistemas não integrados)
Dados escritos no próprio
Necessidade de introduzir
subcontratos 2x
Desenvolvimento dos cubos /
Email cognos informar alteração
destes dados
Desenvolvimento dos cubos /
integração por SQLGarantir mapas a 100% a saída da contabilidade
Nº Área Tema Acção ResponsávelData
PlaneadaPDCA
Semana 13-17 Junho
1 Geral Internacional Desenvolvimento das tarefas do Projecto Internacional MM 24-05-2011 pdca
2 Pessoal kaizen 5's Informaticos MM 30-05-2011 pd
3 DAFCG Finanças Preparação da Reunião de Finanças MM p
4 DAFCG Controlo de Gestão Preparação da Reunião de Controlo Gestao MM p
5 DAFCG Contabilidade Preparação da Reunião de Contabilidade MM p
6 DAFCG Aprovisionamento Preparação da Reunião de Aprovisionamento MM 31-05-2011 pdca
7 DAFCG RH Preparação da Reunião de Recursos Humanos MM p
8 Geral Estratégia Preparação da Reunião de definição estratégica MM 27-05-2011 pd
9 DAFCG RH reunião Recursos Humanos MM p
10 DAFCG Geral Comunicar Reestruturação MM
11 DAFCG kaizen Projecto Melhoria Continua - Requesições Internas MM 30-05-2011 pdca
12 DAFCG kaizen Projecto Melhoria Continua - Avaliação de Fornecedores MM 30-05-2011 pdca
13 Geral Estratégia Depoimento PAEX FL
14 DAFCG kaizen Auditoria Kaizen MM 16-06-2011 pdca
15 DAFCG EstratégiaPreparação da Reunião de Definição estratégica com a
EQUIPAMM
16 Geral Geral Reporte Mensal MM
17 Geral GeralLer Estudo do BPI
MM
Plano de Acções - Áreas de
trabalhoObservações
P (vermelho): ainda não iniciado
PD (amarelo): em curso
PDCA (verde): já concluído
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 14
4. Gestão por Objectivos
PLANO MENSAL
Matriz Responsabilidades
MONITORIZAÇÃO CONCURSOS
PÚBLICOS
INDICADORES LEAD TIME
BSC
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 15
4. Gestão por Objectivos
2
5
8
5 4
3 3 2 2 2
3,6
Jan. Fev. Mar. Abril Mai. Jun Jul Agos. Set. Out.
Dias Emissão Reporte 2011
Dias emissão reporte Média
% Análise vs % Tratamento da Informação Real Reportes Set. e Out.: - % Análise = 41% - Tratamento = 59 %
ANTES 660 ARTIGOS
OBJECTIVO 379 ARTIGOS
HOJE 486 ARTIGOS
-27%
-40%
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 16
4. Autonomizar/Optimizar Processos Área Indicador Antes Dez.2010 Hoje
Recursos Humanos Lead Time de
Processamento de Salários
10 dias 5 dias 5 dias
Controlo de Gestão Lead Time na Emissão do
Reporte Mensal
(tempo despendido na
produção de informação vrs
na ánalise de informação)
3 Dias
79% vrs 21%
2 Dias
59% vrs 41%
2 Dias
60% vrs 40%
Contabilidade Lead time do fecho do mês
contabilístico
8 dias 6 dias 5 Dias
Financeira Lead Time do Processo de
Pagamentos a
Fornecedores
8,7 dias 3,5 dias 3,5 dias
Aprovisionamento Lead time do processo de
Compras
Regime Geral – 34 dias
Regime Simplificado-5
dias
Regime Geral – 22
dias
Regime
Simplificado-3 dias
Regime Geral – 22
dias
Regime Simplificado
– 0,8 dias
Gestão de
Armazéns
Nº de produtos em carteira 660 Produtos
diferentes
486 Produtos 471 Produtos
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 17
4. Autonomizar/Optimizar Processos
Plano de Acções 2011 0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Aprovisionamento Contabilidade Controlo Gestão Direcção Finanças /Tesouraria
RH
Auditoria Kaizen
Março Abril
8 23
114
p
pd
pdca
REUNIÃO DO DIA - DAFCGHorário: 12:00
Duração: 30m
Local: Tesouraria
Moderador: Rotativo
Inicio: 30-11-2010
13-Dez 14-Dez
Nº de novos Processos compra Elaborados Diário 8 9
Nº de Procedimentos semanal 6ª n.a. n.a.
valor de Requisições Internas recepcionadas Diário 13 (5.489,53) 12 ( 30.548,32)
Nº de Informações Propostas Diário 17 18
Nº de ocorrências processos semanal 6ª n.a n.a
Nº de Ocorrencias Responsabilidade semanal 6ª n.a n.a
Ponto situação Kaizen Diário proc. 87%; 5´s 90,68% proc. 87%; 5´s 90,68%
Grau de Execução do Processo Fecho de Mês Diário n.a. n.a.
Total de Despesa cabimentada Diário 65.285.215,03 65.286.523,46
Grau de execução da Despesa Diário 75,98% 75,98%
Nº de correcções contabilisticas efectuadas semanal 6ª n.a. n.a.
Rubricas com execução Superior ao Esperado semanal 6ª n.a. n.a.
Resultado de auditoria Interna semanal n.a. n.a.
Ponto de situação kaizen Diário 76,30% 88,60%
Saldos Bancários Exploração Diário 5.151.285,00 8.779.567,26
Saldos bancários - BEI Mensal
Saldos bancários - Reservas Mensal
Titulos Mensal
juros Bancários DP Mensal
Fluxos de Caixa (Recebimentos e pagamentos) Diário 440,13 -373.409,06
Responsabilidades da Organização semanal 6ª
Pagamentos fora de Prazo >60d - Valor Diário 0 1
Nº pagamentos Manuais Diário 4 14
Ponto situação Kaizen Diário Proc. 10% 5's 100% Proc. 10% 5's 100%
Nº de esclarecimentos a colaboradores Diário 24 20
Tempo dispendido com colaboradores Diário 150 110
Nº acções de formação interna realizadas Diário - -
Nº de inscrição em formação Externa Diário - -
Nº de horas de Formação Mensal - -
Nº de horas Extraordinárias realizadas Mensal - -
Taxa de absentismo Mensal - -
Taxa de Rotatividade Mensal - -
Nº Admissões Diário - -
Nº de Demissões Diário - -
Nº de participações ao Seguro Diário - -
Ponto Situação kaizen Diário 5'S- 100%; P-77,3% 5'S- 100%; P-77,3%
Grau de actualização dos Cubos de informação Diário ok ok
Nº de trabalhos Solicitados/propostos semanal 6ª
Nivel de serviço da Informatica (tickets informatica) Diário
- 52 tickets abertos (10,2% do
total tickets - 512) até dia 13 às
11h46m.
Tickets criados: 0
Tickets fechados: 0
- 52 tickets abertos (10,2% do
total tickets - 512) até dia 13 às
11h46m.
Tickets criados: 0
Tickets fechados: 0
Grau de Execução do QUAR Mensal
Grau de execução da Estratégia Mensal
Resultado liquido actual/ projectado Mensal
EBITDA Mensal
Ponto situação Kaizen Diário
Execução Total = 5296% num
total de 51 acções.
5 S's -> 88%
Num total de 25 acções:
- 3 não iniciadas (deslocação
monitores + 2 de normalização);
- 1 em curso (trolleys).
Processos -> 19,2%
Total de 26 acções.
Execução Total = 5296% num
total de 51 acções.
5 S's -> 88%
Num total de 25 acções:
- 3 não iniciadas (deslocação
monitores + 2 de normalização);
- 1 em curso (trolleys).
Processos -> 19,2%
Total de 26 acções.
Problemas/Informações relevantes Diário
Curiosidade Diário
Área Indicador
Comum
DCA
Contabilidade
Financeira
RH
Controlo
Gestão
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 18
5. Reforço da Comunicação Interna Reunião do Dia: •Monitorizar a actividade das diferentes áreas; •Partilha de informação e de identificação de problemas; •Maior proximidade entre as equipas; •Participação de todos os elementos do Departamento;
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 19
6. Sentimento dos colaboradores PONTOS POSITIVOS PONTOS NEGATIVOS
PONTOS PARA O FUTURO
• Sistematização/ visão integrada do trabalho diário de processos críticos; • Organização, regras e procedimentos • Pensar e fazer “simples” • Compromisso da equipa com a melhoria contínua; •Eliminação de tarefas sem valor acrescentado
• Dificuldade de concretização de acções dependentes de 3ºs; • Acumulação de tarefas;
• 5’s informáticos; • Manutenção do principio da Melhoria Continua; • Troca de experiências entre as áreas;
Questões:
29 de Junho de 2011 Projecto Kaizen- DAFCG
- Mónica Monteiro - 20