proje yönetimi ve İş analizi: entegre İki disiplin yönetimi ve İş... · proje yönetimi ve...
TRANSCRIPT
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
1
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
Proje yönetimi ve iş analizi şirketlerin daha
stratejik olmasını sağlayan iki farklı disiplindir
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
2
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
İçindekiler
Önzsöz …………………………………………………………………………………………. 3
Tecrübe Aktarımı ………………………………………………………………………… 4
İş ve Projeler ……………………………………………………………………………….. 5
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Dinamik İkili ………………………………….. 6
PMBOK ve BABOK Kılavuzlarının Entegre Edilmesi …………………….. 7
Sonuç …………………………………………………………………………………………… 10
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
3
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
Önsöz
Proje yönetimi ve iş analizi şirketlerin daha stratejik olmasını sağlayan iki farklı disiplindir.
Proje yönetimi, projenin kapsam, bütçe ve zaman kısıtları içerisinde ihtiyaçlarını karşılamaya
odaklanmıştır. İş analizi ise paydaşların ihtiyaçlarını anlama ve ihtiyaçların giderilmesi için çözümün
özelliklerini tanımlanmasına yardımcı olur. Bu iki disiplinin entegrasyonu, hem proje çıktılarının
gerçekleştirilmesi hem de iş değeri yaratılması konusunda, kuruluşlar için üstün performans elde
edilmesini sağlar.
PMBOK® ve BABOK® üzerinden gidilerek proje yönetimi ve iş analizinin bir döngü içerisinde
nasıl entegre edileceği keşfedilmek isteniyor. Son zamanlarda İtalya’da bazı şirketler bu iki disiplini
entegre etmiş gözüküyor, onlar iş analizi ve proje yönetimi konusunda uzmanlaşmış profesyonelleri
‘Proje İş Yöneticileri’ olarak isimlendiriyorlar. Ayrıca bazı proje yönetim ofisleri de artık iş analizi
konusunda kendilerini geliştirme ihtiyacı hissediyor.
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
4
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
Tecrübe Aktarımı
Linkedin’de Bir Proje Yöneticisinin Tecrübelerinden Alıntı:
Birkaç yıl önce yeni bir ürün hattı oluşturulması için bir projeye başlanacaktı, sorumluluk bana
verildi. Bu iş organizasyona gücü de zayıflığı da beraberinde getirdi. Projenin onaylanmasından sonra
PMBOK kılavuzu prensipleri çerçevesinde ‘Proje Beratı’ hazırladım ve ‘Proje Yönetim Planı’
geliştirdim. Bu proje için planlama sürecinin kusursuz olduğunu ve diğer benzer projelere göre
planlamanın gerekenden daha az çaba gerektirdiğini fark ettim. Kesinlikle business case hazırlığı bu
süreci kolaylaştırdı. Birkaç yıl sonra IIBA’ya geçtim ve BABOK’u keşfetttim. Bu yönergelerin benim
proje yönetim becerilerimi geliştireceğini anlamam çok uzun sürmedi. Bu disiplini keşfetmemle CBAP
(İş Analizi Uzmanlık Sertifikası) almaya karar verdim.
Profesyonellerin Buluşma Noktası! theBASolutions ve Proje Eğitim Merkezi Linkedin Sayfasına
Gitmek İçin Tıklayın.
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
5
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
İş ve Projeler
PMI’ın sloganı;
“Başarılı İş sonuçları için proje yönetimi kaçınılmazdır.”
Bu ifade iş ve proje yönetimi arasındaki bağlantıyı vurgular. BABOK kılavuzuna göre her proje bir iş
ihtiyacını karşılamak için başlatılır.
“İş analizi ve gereksinim yönetimi, problemlerin olası çözümlerinin tanımlanması konusunda
rehberlik edecektir.” (BABOK® Guide, Version 2.0, p. 85)
İş ihtiyacını tanımlayarak, sistemde ve örgütsel yeteneklerde neden değişiklik yapılması
gerektiği ortaya konulmuş olacaktır( BABOK® Guide, Version 2.0, p. 81). Bu konsepti özetlemek
gerekirse, iş ihtiyacı ile örgütsel değişiklik için bir istek ortaya çıkar ve bu değişiklik iş için yarar arz
etmelidir. Organizasyonlar bir projenin öncesinde, uygulanırken ve sonrasında iş değeri sunmak için
proje yönetimi ve iş analizi yeteneklerini geliştirmelidirler. İş analizi, proje ihtiyaçlarının anlaşılması ve
iş değerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
Burada bahsetmemiz gereken başka ilginç bir nokta var. Bu iki disiplinin birlikte kullanımı ile
(Proje Yönetimi ve İş Analizi) kuruluşlar üstün proje yönetimi yetenekleri elde etme yolunda vize
almış olurlar. Yükselmek isteyen firmalar, katılım proje yönetimi konusunda gelişime ihtiyaç duyarlar
bu yüzden de iş analizi ve proje yönetimini entegre etmeleri gerekir.
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
6
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
İş Analizi, proje öncesinde (BABOK® Guide "Kurumsal Analiz" Bilgi Alanı), sırasında ve proje
sonrasında (BABOK® Kılavuzu "İhtiyaçlar Analizi" ve "Çözüm Değerlendirme ve Doğrulama"
aracılığıyla Bilgi Alanları), iş ihtiyaçlarını anlamayı amaçlamaktadır.
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Dinamik İkili
Bu iki disiplinin önemini tekrar vurgulamak gerekirse: Proje Yönetimi, İş analizi ve bunların
entegre uygulamaları projelerin düzgün yürütülmesini ve iş değerinin teslim edilmesini sağlar. İş
analizi proje yönetimine iş ihtiyaçlarının ve çözüm bileşenlerinin anlaşılması hususunda netlik sağlar.
Bunun yanı sıra paydaşların proje boyunca sürekli olarak katılımını sağlar.(İş analistleri iş ve proje
paydaşları arasında köprüdür.)
IIBA® göre gereksinim toplama sadece bir proje yönetim süreci değildir. Uygun planlama ve
gereksinimlerin belirlenmesi yoluyla iş ihtiyacını karşılamak için İş Analizi, Proje Yönetimine değer
kazandırıyor.
İŞ ve PROJELER- “Dinamik İkili”
Kapsam tanımı, İletişim, Risk Yönetimi gibi ortak konularda bu iki disiplinin entegre
uygulaması büyük kolaylık sağlar. Bu konu PMI® ve IIBA tarafından yürütülen ortak bir araştırma
projesi olarak ele alınmıştır. Elizabeth Larson tarafından yürütülen araştırmanın başlığı "Başarı için
Ortaklık: IIBA / PMI Ortak İşbirliği ".Bu araştırmaya IIBA web sitesinden ulaşabilirsiniz.(IIBA üyeleri için
ücretsiz)
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
7
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
Proje yöneticileri takımı yönetir ve işin teslimi ile ilgilenir, iş analistleri ise iş ihtiyacına yönelik
çözümü belirler ve hedefleri projeye göre düzenler. Proje başarısı için ikisinin de gerekliliği eşit
miktardadır. İş analizi ve proje yönetiminin entegre edilmesi, kurumun özelliklerine ve ihtiyaçlarına
uygun olarak geniş bir senaryo şeklinde standartlaştırılmalıdır.
Daha öncede belirttiğimiz gibi bu yazı iş analizi ve proje yönetiminin rolünü anlatmak öteye
geçip bu iki disiplinin entegrasyonunun, işe nasıl değer katacağına odaklanacaktır.
PMBOK® ve BABOK® Kılavuzlarının Entegre Edilmesi
Daha önce de söylediğimiz gibi, Proje Yönetimi ve İş Analizi disiplinlerinin
entegrasyonu, proje performanslarını artırabilir ve proje yönetiminde daha yüksek olgunluk
seviyesine taşır.
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
8
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
İş analizi proje yönetimine nasıl daha yüksek bir olgunluk sağlar?
Bu kavramı açıklığa kavuşturmak için BABOK® kılavuzundan başlamak uygun olacaktır.
Böylece bu standartların, PMBOK® Kılavuzu'nda açıklanan süreçleri nasıl pekiştirdiğini göstereceğim.
İşte bazı anlayışlar;
PMBOK ® Başlatma, Planlama, İzleme ve Kontrol Süreç Gruplarının BABOK® "Sonuç
çıkarma" Bilgi Alanı tarafından geliştirilmesi
PMBOK® Proje Yönetimini şöyle tanımlar "proje ihtiyaçlarını karşılamak için proje
faaliyetlerinde bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanması." (PMBOK® Kılavuz, Dördüncü Baskı, s. 6)
BABOK® Kılavuzu proje gereksinimlerinin paydaşların ihtiyaçlarından doğduğunu belirtir. Öncelikli
olarak bu ihtiyaçlar anlaşılmalı sonra da gereksinime çevrilmelidir.
Paydaş ihtiyacının anlaşılması, bir ortaya çıkarma sürecidir.(BABOK® Rehberi, Versiyon 2.0, p
53)
Paydaş ihtiyaçlarının belirlenmesi iş analizinin en önemli ve hassas parçasıdır. Bu yüzden
profesyonel yollarla yapılmalıdır. BABOK® (Versiyon 2.0) dört adımda bu işlemi açıklar: İhtiyaç
belirlenmesi için hazırlık yapın, Tespit etme faaliyetlerini yürütün, Sonuçları belgeleyin ve son olarak
da sonuçları onaylayın. Profesyonel bir destek olmadan iş ihtiyaçlarının iyi bir şekilde belirlenmesi
neredeyse imkansız. İyi bir ihtiyaç tespiti işlemi doğrudan PMBOK® içerisinde de yer alan Gereksinim
toplama, Kapsam tanımlama ve Kalite planı süreçlerini etkiler. Dolaylı olarak da Bütünleşmiş
Değişiklik Kontrolü sürecine yarar sağlar.
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
9
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
BABOK® Kılavuzu, "Şirket Analizi, İhtiyaç Analizi, Çözüm Değerlendirmesi ve Doğrulama" gibi
alanlarıyla PMBOK® ‘Başlatma Planlama, İzleme ve Süreç Grupları ve Kontrol’ bilgi alanını geliştirir.
PMBOK® iş ihtiyaçlarının belirlenmesinin tekrarlanan, yukarıdan aşağıya bir süreç olduğunu
gösterir. Proje beratında genellikle ‘yüksek düzey’ gereksinimler listelenir.
‘Projenin neden başlatıldığını, başarıya ulaşmak için gerekli olan hedefleri ve başarı ölçütü
olarak kullanılacak metrikleri açıklar.’ (BABOK® Rehberi, Versiyon 2.0, s. 5)
Gereksinimlerin toplamı, paydaş ihtiyaçları üzerine odaklanmıştır. Paydaşların ihtiyaçları ve
bu paydaşların çözüm ile nasıl etkileşim içerisinde olacağı belirlenir. Paydaş gereksinimleri, iş
ihtiyaçları ve çözüm arasında köprü görevi görür.
Kapsam sürecinin belirlenmesinde, çözüm kapsamı proje kapsamına dönüştürülür. İş faydaları
üreten projeler elde etmek için "İş - Paydaş - Çözüm - Geçiş" düzeni içerisinde gereksinimler takip
edilmelidir; İş sonuçları geliştirilmek isteniyorsa her projenin başlangıç noktası iş ihtiyaçları olmalı. İş
ve Paydaş Gereksinimleri için "yüksek seviyeli" bir dil kullanılabilir, ancak Çözüm ve Geçiş Koşulları
için dil kesin, titiz ve açık olmalıdır. Belirsiz, tutarsız, eksik çözüm gereksinimleri projede problemler
oluşmasına yol açar.
BABOK® Kılavuzundaki “Gereksinim Analizi, Gereksinim Yönetimi ve İletişim" Bilgi Alanları
PMBOK® Kılavuzunda İletişim bilgi alanını geliştirir.
Paydaş ve çözüm gereksinimleri, paydaşlar ve paydaş grupları tarafından kullanılması için
gereksinimlerin iletilmesi üzerine modellenmiş ve belirtilmiştir. “Gereksinim Analizi, Gereksinim
Yönetimi ve İletişim" Bilgi Alanları doğrudan Paydaş Beklenti sürecinin her şeyden önce de Proje
İletişim Yönetimi süreçlerini destekler.
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
10
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
SONUÇ
İyi iş sonuçları elde etmek için proje yönetimi ve iş analizi entegre edilmelidir. BABOK®
kılavuzunda İş Analizi şöyle anlatılmaktadır; Bir örgütün yapısını, politikalarını ve faaliyetlerini
anlamak ve belirlenen hedeflere ulaşmak için organizasyona çözümler önermek için paydaşlar
arasında bir irtibat sağlanması amacıyla kullanılır." Bu iki disiplin, Proje Yönetimi ve İş Analizi
entegrasyonu sayesinde, kuruluşlar hem proje çıktılarının gerçekleştirilmesi açısından hem de iş
değeri yaratma açısından üstün proje performansları elde edebilirler.
Proje Yönetimi ve İş Analizi: Entegre İki Disiplin
11
www.thebasolutions.com www.projeegitimmerkezi.com
İş Analizi ve Gereksinim Yönetimi Alanında IIBA (International Institute of Business
Analysis) tarafından akredite edilmiş EEP (Endorsed Education Provider) ünvanına sahip
TheBASolutions Kasım Ayı Fırsatları İle Sizleri Bekliyor.
PDU Yenilemenin Vakti Geldiyse Doğru Adres PEM! Hem Sertifikanız Yenilensin hem
de IIBA metodolojisi ile Global İş Analizi Sertifikası Kazanın!
Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın
Ayrıntılı Bilgi İçin Tıklayın