programska reŠitev za evidentiranje ur strokovnega … · 3.2 kritiČna analiza ..... 9 4 izdelava...

Diplomsko delo univerzitetnega študija Smer: Organizacijska informatika

PROGRAMSKA REŠITEV ZA EVIDENTIRANJE UR STROKOVNEGA

DELA

Mentor: doc. dr. Borut Werber Kandidat: Tanja Masterl

Kranj, maj 2011

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju dr. Borutu Werberju za pomoč in nasvete pri pripravi in izdelavi diplomske naloge. Hvala sodelavcem Gimnazije Kočevje za testne vnose, pomoč in nasvete pri izdelavi diplomskega dela. Hvala Nini Papež, ki je lektorirala moje diplomsko delo. Prav tako se zahvaljujem svoji družini, ki mi stoji ob strani in me podpira pri mojem delu.

POVZETEK V diplomski nalogi je predstavljena programska rešitev za evidentiranje ur dodatnega strokovnega dela profesorjev Gimnazije Kočevje. Program je nadomestilo za dosedanje evidence, ki se je opravljala s pomočjo Excelovih preglednic. V uvodu je opisana obstoječa rešitev in predvidene metode dela. Za izdelavo programske rešitve je izbran prototipni pristop. V osrednjem delu diplomske naloge je opisana zasnova in izdelava programske rešitve. Predstavljeni so uporabljeni elementi in postopki za izdelavo. Programska rešitev je bila testirana s testnimi vnosi za odpravljanje napak, ki je razvita s pomočjo orodja MS Access 2003. V zaključku naloge so predstavljeni pozitivni in uspešni učinki izdelane programske rešitve in predlagane možnosti nadaljnje nadgradnje programa. KLJUČNE BESEDE

- Vnos in pregledi ur dodatnega strokovnega dela - Microsoft Access - Podatkovne zbirke - Programska rešitev

ABSTRACT In the graduation thesis the program solution for recording working hours of the teachers at Gimnazija Kočevje has been presented. The program is a substitute for the existing records carried out with the help of the Excel tables. In the introductory chapter the existing solution and the foreseen work methods are described. A prototype approach has been chosen for modelling the program solution. In the main part of the thesis a concept and the designed program solution are described. The applied elements and the procedures are presented. The program solution that has been devised through the program tool MS Access 2003 has been tested with testing inputs in order to detect the possible mistakes. In the closing chapter the relevant positive and negative effects of the devised program solution have been mentioned and some suggestions for further upgrade of the program are added. KEYWORDS

- input and reviews of the additional professional work hours - Microsoft Access - Database - Software solution

KAZALO 1 UVOD ................................................................................................................. 1

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA ................................................................... 1 1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA ......................................................................... 1 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE .............................................................. 2 1.4 METODE DELA ......................................................................................... 3

2 OSNOVE PODATKOVNIH ZBIRK IN DELA S PAKETOM MICROSOFT ACCESS .................................................................................................................... 4 3 OBSTOJEČE STANJE ....................................................................................... 6

3.1 POSNETEK STANJA ................................................................................. 6 3.2 KRITIČNA ANALIZA .................................................................................. 9

4 IZDELAVA PROGRAMSKE REŠITVE ............................................................. 11 4.1 ZGRADBA PROGRAMSKE REŠITVE ..................................................... 11 4.2 STRUKTURNA ANALIZA PODATKOVNE ZBIRKE ................................. 11 4.3 STRUKTURA PODATKOVNIH TABEL .................................................... 12 4.4 PRIPRAVA PODATKOVNE ZBIRKE ............................................................. 15 4.5 PRIPRAVA MODULA VNOS UR ................................................................... 15 4.6 SPECIFIKACIJA POIZVEDB .......................................................................... 16

4.6.1 Poizvedba za prikaz skupin dela .......................................................... 16 4.6.2 Poizvedba za prikaz podatkov v koledarju ........................................... 16 4.6.3 Poizvedbe za prikaz opravljenih ur dela, ur po pogodbi in ur pouka .... 17 4.6.4 Poizvedbe za prikaz načrtovanih in realiziranih ur ............................... 17

4.7 SPECIFIKACIJA OBRAZCEV ........................................................................ 18 4.7.1 Obrazec za prijavo ............................................................................... 18 4.7.2 Obrazec za koledarski vnos ur ............................................................. 18 4.7.3 Obrazec za vnos posameznega opravila ............................................. 20 4.7.4 Obrazec z osebnimi podatki profesorja ................................................ 21 4.7.5 Obrazec z razredi profesorja ................................................................ 22 4.7.6 Obrazec za prikaz delovne obveznosti ................................................. 23 4.7.7 Obrazec predloga izrabe ur .................................................................. 24 4.7.8 Obrazec izpisov in sporočila ................................................................. 25

4.8 SPECIFIKACIJA POROČIL ............................................................................ 25 4.8.1 Poročilo planirane dodatne ure profesorja ........................................... 25 4.8.2 Poročilo za mesečni izpis ur profesorja ................................................ 26 4.8.3 Poročilo realiziranih ur .......................................................................... 26 4.8.4 Poročilo ur po pogodbi ......................................................................... 26 4.8.5 Poročilo realiziranih ur pouka ............................................................... 26 4.8.6 Poročilo načrtovanih/izvedenih ur ........................................................ 27

4.9 SPECIFIKACIJA MODULOV .......................................................................... 27 4.9.1 Modul za hranjenje ID prijavljenega profesorja .................................... 27 4.9.2 Modul za pretvorbo časovnega podatka v številčni .............................. 27

4.10 PRIPRAVA MODULA PREGLEDA UR ........................................................ 28 4.11 SPECIFIKACIJA POIZVEDB ........................................................................ 28

4.11.1 Poizvedba za prikaz vseh ur zaposlenih .......................................... 28 4.12 SPECIFIKACIJA OBRAZCEV ...................................................................... 29

4.12.1 Obrazec zaposleni ............................................................................ 30 4.12.2 Realizacija ur profesorjev ................................................................. 30 4.12.3 Realizacija ur pouka profesorjev ...................................................... 31 4.12.4 Obrazci šifrantov .............................................................................. 32 4.12.5 Obrazec vrtilnega grafikona ............................................................. 33

4.13 SPECIFIKACIJA POROČIL .......................................................................... 34

4.13.1 Izbor poročil preko izbirnega okna ................................................... 34 4.13.2 Poročilo – ure po pogodbi ................................................................ 35

4.14 SPECIFIKACIJA MAKROJEV ...................................................................... 35 4.14.1 Makro za pošiljanje sporočila ........................................................... 35 4.14.2 Makro za prikaz navzkrižne poizvedbe ............................................ 35 4.14.3 Makro za izvoz podatkov v Excel ..................................................... 35

4.15 ARHIVIRANJE PODATKOVNE ZBIRKE ...................................................... 36 4.16 NASTAVITEV ZBIRKE NA NOVO ŠOLSKO LETO ..................................... 36 4.17 ČAS ZA IZDELAVO PROGRAMSKE REŠITVE ...................................... 36

4.17.1 Naloge z zahtevnejšo vsebino .......................................................... 38 5 UVAJANJE IN VZDRŽEVANJE PROGRAMSKE REŠITVE ............................. 38 6 ZAKLJUČKI ...................................................................................................... 39

6.1 OCENA UČINKOV ................................................................................... 39 6.2 MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA .................................................. 41 LITERATURA IN VIRI .......................................................................................... 42 KAZALO SLIK ...................................................................................................... 43 KAZALO TABEL ................................................................................................... 43 KRATICE IN AKRONIMI ...................................................................................... 43

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo univerzitetnega študija

Tanja Masterl: Programska rešitev za evidentiranje ur strokovnega dela stran 1

1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Gimnazija Kočevje je kolektiv 42 profesorjev. Pri našem delu si pomagamo z računalniki, ki se povezujejo v lokalno mrežo. V diplomskem delu rešujem problem beleženja ur dodatnega strokovnega dela in izdelavo različnih poročil podatkov. Profesorji smo tedensko obremenjeni 32,5 ur. Povprečna tedenska delovna obveznost je 40 ur. Razliko ur do polne obveznosti mora opraviti vsak učitelj, glede na izračunano število dni letnega dopusta. Dodatne ure se opravijo z dodatnim strokovnim delom. V septembru se ravnateljici odda predlog načrta izrabe ur z razlago za prihajajoče leto. Trenutno profesorji zapisujemo ure v Excelovo pripravljeno predlogo. Ure profesorji beležijo v datoteko sproti ali ob koncu meseca. Ob zaključku meseca vsak učitelj odda poročilo o opravljenih dodatnih urah. Ravnateljica mesečno pregleduje evidentirane ure pri profesorjih. Svoja morebitna opažanja glede vnosov sporoča profesorjem. Dvakrat letno se izdela ročna analiza ur dodatnega strokovnega dela za celoten aktiv. Za vsak prikaz se naredi nov zbirnik vseh izvedenih ur. Profesorji v večini dobro poznajo orodje Excel. Žal pa zaradi napačnih vnosov, napačne določitve naloge in nezabeleženih podatkov prihaja do neželenih napak. 1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA Gimnazija Kočevje in srednja ekonomska šola ima bogato tradicijo. V naslednjem letu bomo praznovali 140-letnico obstoja. Od leta 2002 poteka pouk v prenovljeni, sodobno opremljeni stavbi. Na šoli se izvajata dva programa: gimnazija in ekonomski tehnik. Trenutno imamo na šoli 409 dijakov, ki so razporejeni v 18 oddelkov. Šola je vsako leto vključena v več projektov, ki se izvajajo v okviru Ministrstva za šolstvo in šport. Slika 1 prikazuje odnose v Gimnaziji Kočevje. Primarna dejavnost profesorjev je izvajanje pouka v razredih. Pri našem delu nam je v pomoč informacijsko telekomunikacijska tehnologija. Na šoli imamo dve lokalni mreži, administrativno in šolsko. Na računalnikih je nameščen operacijski sistem Windows. Šola ima licenco za programsko opremo MS Office 2003. Računalniki so v vsakem kabinetu. Nekaj učiteljev ima šolske prenosnike. Na šoli imamo optično povezavo. Vsaka učilnica je opremljena s projektorjem.



Slika 1: Organigram Gimnazije Kočevje

Za beleženje dela si pomagamo z Microsoft orodji. Del obrazcev imamo prilagojenih za lastne potrebe. Za nemoten potek dela profesorji vnašamo prisotnost, objavljamo suplence, shranjujemo učne priprave, beležimo realiziran pouk in drugo strokovno delo. Za evidentiranje elektronske redovalnice in šolske prehrane imamo programski paket Lopolis podjetja Logos. Razen zapisov v elektronsko redovalnico trenutno še ni možno spreminjanje datotek od doma. 1.3 PREDPOSTAVKE IN OMEJITVE Osnovna predpostavka je zagotoviti, da je vsak računalnik, ki dostopa do učiteljske mreže, opremljen s programskim paketom Microsoft Access 2003. Na računalnike se namesti pripravljena programska rešitev. Omejitev, na katero naletimo pri reševanju problema, je: • varnost podatkov – zagotoviti je potrebno, da ne pride do nedovoljenega vstopa

v zbirko in neželenega zbrisa podatkov.



1.4 METODE DELA Pri reševanju problema je bila izvedena metoda prototipa. Po tej metodi se na začetku zgradi prvi vzorec rešitve. Nato se ta vzorec postopoma izpopolnjuje in dograjuje. Metoda prototipa poteka v štirih fazah (Gradišar M., 2001): • definiranje osnovnih informacijskih potreb uporabnika (analiza in načrtovanje), • razvoj prototipne rešitve, • uporaba prototipa za prečiščevanje in izpolnitev uporabnikovih zahtev (iteracije), • izboljšava prototipa. Na osnovi trenutnega stanja je bila opravljena sistemska programska analiza aktualnih podatkov. Na osnovi sistemske analize je moč izdelati ER diagram z vključenimi entitetami, razmerji med njimi in pripadajočimi atributi. Entitete so objekti (osebki) iz realnega sveta, o katerih zbiramo, obdelujemo in hranimo podatke in informacije. Števnost razmerij pove, koliko primerkov ene entitete nastopa v povezavi z enim primerkom druge entitete. Atribut je lastnost oziroma značilnost entitete. Atribut je v podatkovni bazi predstavljen s podatkovnim tipom. Vsaka entiteta ima enega ali več atributov, ki jo nedvoumno ločijo od vseh ostalih. Imenujemo ga ključ. Entiteta ima lahko enega ali več ključev. Ključ, ki ga izberemo v tabeli, imenujemo primarni ključ. ER diagram predstavlja osnovo za začetek izgradnje postavitve podatkovnega modela. Končna izvedba programske rešitve je narejena v sklopu programskega paketa Microsoft Access.



2 OSNOVE PODATKOVNIH ZBIRK IN DELA S

PAKETOM MICROSOFT ACCESS

Podatkovna baza je urejen zapis podatkov, ki so shranjeni v računalniku. Do podatkov, ki so shranjeni v bazi, dostopamo preko povpraševalnega jezika. Sodobne podatkovne zbirke delujejo v okolju sistema za upravljanje podatkovnih zbirk. Sistem za upravljanje podatkovnih zbirk s svojo trinivojsko arhitekturo zagotavlja logično in fizično podatkovno neodvisnost. Obenem pa omogoča izdelavo uporabniških vmesnikov, ki so prilagojeni potrebam in zahtevam končnega uporabnika (Celko J., 1999). Pri izgradnji relacijske podatkovne zbirke je potrebno opraviti normalizacijo vsaj do tretje normalne oblike. Normalizacija je tehnika za izdelavo relacijskih podatkovnih baz, s katerimi skušamo minimizirati podvajanje podatkov in s tem povezanih napak. Kadar imamo v zbirki več zapisov o isti entiteti, bodo pri spreminjanju enega od teh zapisov nastali nekonsistentni podatki, zato je pomembno, da je zapis o eni entiteti zgolj na enem mestu. • 0NF – Nenormalizirana relacija vsebuje ponavljajoče se skupine atributov. • 1NF – Relacija je v prvi normalni formi, če ne vsebuje ponavljajočih se atributov

in skupin atributov. • 2NF – Relacija je v drugi normalni formi, če je v 1NF in ne vsebuje delnih

odvisnosti. • 3NF – Relacija je v tretji normalni formi, če je v 2NF in ne vsebuje tranzitivnih

odvisnosti. Tabele niso več v tranzitivni odvisnosti, poveča se konsistentnost podatkovne zbirke. Entitet, njihove atribute in razmerja predstavimo v entiteto relacijskem diagramu. Program Microsoft Access predstavlja integrirano rešitev za delo na področju relacijskih podatkovni zbirk. To pomeni, da v okviru programa Microsoft Access pripravimo tako samo podatkovno zbirko kot tudi poizvedbe, uporabniški vmesnik in poročila. Predmeti, ki so na voljo v programskem paketu Access: • Tabele – del, namenjen pripravi podatkovnih tabel Tabele so računalniško zapisane entitete našega ER diagrama. Tabela vsebuje več polj (atributov). Vsako polje ima določen podatkovni tip. Smiselno je, da ima vsaka tabela določen primarni ključ. Tabele je možno med seboj povezati. Povezujejo se preko primarnih ključev. • Poizvedbe – del, namenjen pripravi poizvedb Poizvedbe izvajamo med tabelami. Omogočajo pregledovanje, spreminjanje, dodajanje in brisanje zapisov. Omogočajo analiziranje podatkov ter predstavljajo vir zapisov za obrazce in poročila.



• Obrazci – del, namenjen pripravi uporabniškega vmesnika Obrazci so grafični vmesnik med uporabnikom in tabelami v podatkovni zbirki. Preko obrazcev lahko pregledujemo, vnašamo, spreminjamo in brišemo podatke. Imajo možnost vgradnje dodatnih pomoči in kontrol pri v nosu podatkov. Z obrazci lahko nadzorujemo dostop do podatkov. • Poročila – del, namenjen pripravi poročil S poročili predstavimo podatke v želeni obliki. Podatke za prikaz poročila dobijo iz tabel ali poizvedb. Poročilo lahko prikažemo na zaslonu ali natisnemo. • Strani – del, namenjen osnovni pripravi prikaza podatkov na spletnih straneh Če želimo, da s podatkovno zbirko delamo preko spleta, izdelamo stani za dostop do podatkov. Delo s stranjo za dostop do podatkov, ki je objavljena v svetovnem spletu, je zelo podobno neposrednemu delu s tabelo ali z obrazcem v Accessu. • Makri – del, namenjen pripravi makro ukazov V makrih je določeno dejanje ali zaporedje ukazov. Z makri si pomagamo pri pogostem izvajanju določenih opravil. Makro lahko pripnemo na ukazni gumb na obrazcu ali določimo, da se zažene ob kakšnem dogodku. • Moduli – del, namenjen pripravi podprogramov v jeziku VBA Moduli so programi, napisani v jeziku Visual Basic for Application. V Accessu ločimo module razreda in standardne module. Programe VBA uporabimo za izvajanje nalog, ki so za makre prezapletene. Pri izdelavi posamezne programske rešitve si lahko pomagamo s programskim jezikom Visual Basic for Applications – VBA. Ob tem velja omeniti, da je uporaba programske rešitve, narejene v Microsoft Accessu, vezana na to, da mora biti okolje na posameznem računalniku nameščeno. V primeru, da na določenem računalniku ni nameščenega programa Microsoft Access, moramo namestili izvršno verzijo okolja – Access runtime engine (Andersen V., 2003).



3 OBSTOJEČE STANJE 3.1 POSNETEK STANJA Beleženje dodatnih ur strokovnega dela se trenutno izvaja s pomočjo pripravljenih Excelovih razpredelnic. Vsak profesor ima za beleženje ur tri excelove datoteke: ure, EO oddelek in kurikularne povezave. Vse datoteke imajo delovne liste s pripravljenimi obrazci za vsak mesec. Vsaka datoteka ima list obračun. List obračun sešteva ure, ki so vnešene v vnosnih celicah delovnih listov za mesec. Datoteke posameznega profesorja so shranjene na strežniku. Za mesečno poročilo opravljenih ur se odda v tajništvo tudi izpolnjen natisnjen obrazec. Delo ni zahtevno, zahteva pa natančnost profesorja, da pravilno umesti podatke. Potek beleženja podatkov je prikazan na sliki 2.

Slika 2: Proces evidentiranja

Profesorji izpolnjujejo obrazce sproti ob opravljeni nalogi ali pa ob zaključku meseca. Za vnos evidence ur je učiteljem priznana ena ura dela na mesec. Ravnateljica sproti pregleduje evidentirane ure za učitelje iz datotek. V primeru »nejasnega« vnosa ur, rubriko označi in prosi za dodatno razlago.



Dvakrat letno se delajo analize seštevkov ur tako za posameznega profesorja kot tudi za celoten kolektiv. Analiza se opravi ročno s pomočjo programa Excel. Podatki se združujejo v datoteko zbir. V njej so poleg imena profesorjev in vrst dela še sklici na celice v datoteki posameznika. Dogaja se, da profesorji vnesejo v celice za vnos ur besedilo (npr. cel dan), namesto številčne vrednosti. Nekateri kopirajo vrstice, s tem pa prenesejo tudi formule, ki so v celicah. Ob teh napaka program Excel ne mora izračunati vrednosti. V koraku združevanj podatkov se napake pri posameznih profesorjih vidijo. Informatik, ki dela na združevanju, popravi podate oziroma opozori profesorja. Priprava podatkov za analizo vzame veliko časa in zahteva natančnost. Postopek združitve je prikazan na sliki 3.

Slika 3: Proces združevanja podatkov



Vnosna slika za prikaz je nepregledna z veliko podatki. Podatki se prikažejo v dveh ekranskih slikah. Na sliki 4 je del preglednice za vnos podatkov.

Slika 4: Prikaz obstoječe rešitve v Excelu

Na osnovi zbirne datoteke ravnateljica opravi več analiz.



3.2 KRITIČNA ANALIZA Na osnovi obstoječega stanja je v tabeli 1 definirano problemsko in ciljno stanje.

problemsko stanje ciljno stanje

Pogosto se dogaja, da vnosi niso vnešeni v pravilno rubriko.

Doseči 95 % usklajenost v računalniških zapisih.

Vnašajo se napačne vrste podatkov Onemogočiti nepravilne vnose.

Ure za posamezno vrsto opravila je potrebno seštevati

Podatki se vnašajo za dan in nalogo ločeno.

Obrazec za vnos je nepregleden. Vnosni obrazec na nivoju naloge.

Profesorji pozabijo vnesti podatke. Dnevni prikaz in izpis je v pomoč pri beleženju opravljenega dela.

Veliko časa za pripravo poročil. Pravilno vnešeni podatki, zbrani na enem mestu, omogočajo sproten prikaz poročil.

Ni povezave med realiziranimi in opravljenimi urami.

Primerjava podatkov plan – realizacija je na voljo v vsakem trenutku.

Tabela 1: Pregled dejanskega in ciljnega stanja

Obstoječa rešitev ima kar nekaj pomanjkljivosti. Določene vrste opravil se pojavljajo v več skupinah dela. Zaradi nepreglednosti obrazca beležijo ure v rubriko, ki je prva na voljo. Napačni vnosi se pokažejo pri združevanju ur. V celice za vnos ur se beleži besedilo, čeprav je celica določena na številsko obliko. V primeru, da profesor izvaja nalogo večkrat v mesecu, je potrebno ure sešteti. Iz seštevka ni več razvidno, koliko ur je porabil v posameznem dnevu. Preglednice za vnos so nepregledne. Na obrazcu so vsi podatki zapisani v besedilni obliki. Na eni strani je veliko podatkov, med katerimi se uporabnik težko znajde. Obrazec zajema dve ekranski sliki. Podatke je potrebno vnašati v več rubrik (ure, obrazložitev in število izvedb). Zaradi nepreglednosti obrazca in združevanja nalog v zapise, profesorji pozabijo vnesti ure opravljenega dela. Skupnega poročila ni



možno pogledati v vsakem trenutku, temveč ga mora po navodilu izdelati informatik. Povezava med planiranimi in realiziranimi urami ni narejena. Možno je, da profesor ne opravi določenih nalog, čeprav jih je predvidel. V tem primeru je vprašljiva potreba po vnosu plana ur. Na osnovi podatkov, ki so potrebni za beleženje ur, je nastala tabela 2, v kateri so navedena poročila, potrebna pri pregledu ur.

ravnateljica zaposleni

poročila

mesečni pregled *

realizacija pouka * *

realizacija ur * *

realizacija pogodb * *

delitev nagrad za opravljeno delo *

pomoč pri nadaljnjem odločanju *

Tabela 2: Pregled uporabnikovih poročil

Želeno je, da imamo v vsakem trenutku na razpolago poročila in analize, ki so narejeni na aktualnih podatkih. Predstavljeni proces beleženja ur je potrebno podpreti z ustrezni informacijsko tehnologijo. V obstoječi programski rešitvi je bilo potrebno podatke pregledovati tudi s strani razvijalca, ki združuje podatke. Na Gimnaziji Kočevje imamo sprejemljivo informacijsko komunikacijsko tehnologijo, zato se vnos, poročila in analize lahko beležijo samo v elektronski obliki. Ocenili smo, da za našo programsko rešitev ustreza zbirka Access. Količina vnešenih podatkov ne presega omejitev, ki jih ima podatkovna zbirka Access. Letno ocenjujemo, da se bo v tabeli z največjim vnosom zbralo 7000-7500 zapisov.



4 IZDELAVA PROGRAMSKE REŠITVE 4.1 ZGRADBA PROGRAMSKE REŠITVE Programski vmesnik je zasnovan tako, da je njegova uporaba enostavna in prijazna za uporabnika. Na obrazcu se prikazujejo samo podatki, ki so potrebni za zapis o določeni stvari. Med predmeti se po programu premikamo preko menijev ali s pritiskom na gumb. Programska rešitev je sestavljena iz dveh modulov. Oba modula temeljita na isti podatkovni zbirki. Prvi modul – VNOS UR je namenjen profesorjem za beleženje in spremljanje ur njihovega dela. Po vnosu ur lahko ure za posamezno nalogo ali mesec izpiše in primerja z načrtovanimi. Čeprav je programska rešitev namenjena beleženju ur dodatnega strokovnega dela, pa je bila želja profesorjev, da program omogoča vodenje vsega šolskega dela. Tako je možno vnašati tudi dnevne izostanke in realizirane ure pouka. Ker je ur pouka v dnevu več in ker zaradi suplenc urnik za profesorja ni stalen, smo se dogovorili, da bodo zaradi hitrejšega vnosa ur profesorji vnašali seštevek tedensko izvedenih ur pouka. Drugi modul – PREGLED UR je namenjen sintezi vseh vnešenih ur, kar potrebuje ravnateljica. Rezultat tega modula so prilagojeni pregledi in izpisi ter enostavno obveščanje zaposlenih o spremembah. 4.2 STRUKTURNA ANALIZA PODATKOVNE ZBIRKE V podatkovni zbirki beležimo podatke o opravljenih urah zaposlenih za posamezen dan, glede na skupino in vrsto dela. Trenutno so naloge razporejene v 14 skupin. Vsak učitelj ima pouk v določenih razredih. Na šoli se izvajata dva izobraževalna programa. Vsak učitelj je član enega aktiva. Na osnovi zapisanega lahko podatkovno zbirko zapišemo s sledečimi tabelami: • Zaposleni • Skupine dela • Vrste dela • Plan ur • Opravljene naloge • Aktivi • Razredi • Pouk • Predmeti • Program • Dopust – Ure ER diagram je predstavljen na sliki 5.



Slika 5: Entitetno relacijski digram

4.3 STRUKTURA PODATKOVNIH TABEL V nadaljevanju je prikazana struktura izdelanih podatkovnih tabel z imeni polj, podatkovnimi tipi in opisom polj. T Aktiv Ime polja podatkovni tip opis ID Aktiv število identifikacijska številka aktiva Aktiv besedilo ime aktiva Vodja aktiva število številka profesorja T Dopust – Ure Ime polja podatkovni tip opis Dni dopusta število število dni dopusta Razlika ur število število ur dodatnega strokovnega dela T Opravljene naloge Ime polja podatkovni tip opis ID zapisa število zaporedna številka opravljene naloge ID zaposlenega število številka profesorja ID Skupine Dela število številka skupine dela ID dela število številka dela Datum datum/čas datum opravljene naloge Začetek datum/čas čas začetka naloge Konec datum/čas čas konca naloge Ure decimalno število ur, potrebnih za nalogo Opis besedilo opis dela Potni nalog celo število številka potnega naloga



T Plan ur Ime polja podatkovni tip opis ID zapisa število zaporedna številka plana ur ID zaposlenega število številka profesorja ID SkupineDela število številka skupine dela ID dela število številka dela Št ur število predvideno število ur Opis besedilo opis dela T Pouk Ime polja podatkovni tip opis ID pouk število identifikacijska številka Učitelj število številka profesorja Predmet število številka predmeta Razred besedilo naziv razreda Število ur celo število število ur pouka v tednu Letno ur število število ur pouka letno T Predmeti Ime polja podatkovni tip opis ID predmet število identifikacijska številka predmeta Ime predmeta besedilo naziv predmeta Oznaka besedilo oznaka predmeta Maturitetni predmet da/ne maturitetni predmet v četrtem letniku Program1 da/ne izvajanje predmeta v gimnazijskem programu Program2 da/ne izvajanje predmeta v ekonomskem programu T Program izobraževanja Ime polja podatkovni tip opis Koda programa število številka izobraževalnega programa Program – ime besedilo naziv programa Oznaka programa besedilo kratka oznaka programa T Razredi ime polja podatkovni tip opis IDRazred Število identifikacijska številka razreda razred Besedilo ime razreda razrednik Število številka profesorja program Število številka izobraževalnega programa



T Realizacija pouka Ime polja podatkovni tip opis ID Zapisa število identifikacijska številka zapisa ID Zaposlenega število številka profesorja Teden število število tednov pouka v letu Razred besedilo ime razreda Število ur število število realiziranih ur pouka T Skupine dela Ime polja podatkovni tip opis ID skupine dela število identifikacijska številka skupine dela Opis skupine dela besedilo naziv skupine dela T Sporočila Ime polja podatkovni tip opis ID zapisa število identifikacijska številka sporočila ID zaposlenega število številka profesorja Datum datum/čas datum sporočila Sporočilo besedilo vsebina sporočila Datum odgovora datum/čas datum odgovora Odgovor besedilo vsebina odgovora T Vrste dela Ime polja podatkovni tip opis ID dela število identifikacijska številka vrste dela Skupina dela število številka skupine dela Delo opis besedilo opis dela Podroben opis besedilo širši opis dela Ocena ur število predvideno število ur Faktor število faktor dela Obračun dela besedilo način obračuna (pogodba, splošno) Dodatne ure da/ne da – dodatne ure, ne – pouk, odsotnost



T Zaposleni Ime polja podatkovni tip opis ID zaposlenega število identifikacijska številka profesorja Ime besedilo ime profesorja Priimek besedilo priimek profesorja Razlika ur celo število število ur dodatnega strokovnega dela Letne ure pouka število skupno število ur pouka v šolskem letu Datum zaposlitve datum/čas datum zaposlitve na gimnaziji Dopust število število dni dopusta Zaposlitev besedilo polna/delna Delež zaposlitve decimalno odstotek zaposlitve E-naslov besedilo E-mail profesorja Slika OLE predmet slika profesorja Interna številka bajt interna telefonska številka profesorja Mobi besedilo številka mobilnega telefona profesorja Aktiv število številka aktiva Opomba zapisek zapisek opomb Geslo besedilo geslo profesorja Uporabnik besedilo priimek in ime profesorja Changepwd da/ne zaznamek za spremembo gesla 4.4 PRIPRAVA PODATKOVNE ZBIRKE Programska rešitev je zasnovana tako, da so predmeti v Accessovi zbirki razdeljeni v dve skupini (Bradač P., 2005): • v prvi so podatki, shranjeni v tabelah, • v drugi so predmeti operativnega značaja, s katerimi prikazujemo podatke in

med njimi izvajamo operacije. Zaradi večje preglednosti je delo razdeljeno v več skupin. Trenutno ima šola licenco za programsko opremo Microsoft Office 2003, zato je programska rešitev izdelana v orodju Microsoft Access 2003 Podatki se arhivirajo na nivoju organizacije, kar pomeni, da arhiviranje po posameznih računalnikih ni potrebno. Dnevno se arhivirajo vsi podatki, ki se nahajajo na strežniku. 4.5 PRIPRAVA MODULA VNOS UR Modul VNOS UR je namenjen profesorjem, da na enostaven in hiter način v bazo podatkov beležijo ure opravljenega dela. Ob zagonu programa se prikaže okno za registracijo uporabnika. V program vstopimo, ko sta uporabniško ime in geslo za profesorja vnešena pravilno. Uporabnik med okni prehaja s klikom na gumbe, ki so vdelani v obrazec. Po uspešni



registraciji uporabnika se prikaže okno za vnos ur. Obrazec za vnos podatkov je oblikovan na videzu mesečnega koledarja. Modul je vezan na podatkovno zbirko, katerih struktura je predstavljena v strukturi tabel. Poleg navedenih tabel modul vsebuje še: • štiri poizvedbe, • deset obrazcev, • osem izpisov, • dva modula. 4.6 SPECIFIKACIJA POIZVEDB Za povpraševanje v relacijskih podatkovnih bazah uporabljamo povpraševalni jezik SQL. Poizvedba je eden izmed načinov, kako poiščemo informacije v Accessovi zbirki podatkov. Podatke poiščemo s poizvedbami zato, da jih prikažemo, spreminjamo in analiziramo na različne načine. Rezultate poizvedb lahko uporabimo kot osnovo za druge Accessove predmete (Bradač P., 2005). 4.6.1 Poizvedba za prikaz skupin dela Poizvedba poleg zapisanih nalog prikazuje tudi njihova imena skupin. Poizvedba je enostavna. Prikaz SQL oblike zapisa za delovanje poizvedbe: SELECT [T OpravljeneNaloge].datum, [T VrsteDela].DeloOpis, [T OpravljeneNaloge].[število ur], [T OpravljeneNaloge].[ID zapisa], [T OpravljeneNaloge].[ID zaposlenega] FROM [T VrsteDela] 4.6.2 Poizvedba za prikaz podatkov v koledarju Poizvedba je potrebna za prikaz podatkov v obrazcu koledar. Povezuje tabele: opravljene naloge, vrste dela in zaposleni. Poizvedba je parametrična, saj prikazuje podatke samo za prijavljenega profesorja in njegov izbrani mesec. Prikaz SQL oblike zapisa za delovanje poizvedbe: SELECT DateAdd("d",-Weekday([T OpravljeneNaloge].DATUM),[T OpravljeneNaloge].DATUM)+1 AS WeekOf Sum([T OpravljeneNaloge].[število ur]) AS [Vsotaodštevilo ur], [T Zaposleni].Uporabnik, Month([datum]) AS Izr1, Sum([T OpravljeneNaloge].Ur) AS VsotaodUr, [T VrsteDela].Faktor FROM [T Zaposleni] RIGHT JOIN ([T VrsteDela] INNER JOIN [T OpravljeneNaloge] ON [T VrsteDela].[ID dela] = [T OpravljeneNaloge].[ID dela]) ON [T Zaposleni].IDzaposlenega = [T OpravljeneNaloge].[ID zaposlenega] GROUP BY DateAdd("d",-Weekday([T OpravljeneNaloge].DATUM),



[T OpravljeneNaloge].DATUM)+1, [T Zaposleni].Uporabnik, Month([datum]), [T VrsteDela].Faktor HAVING ((([T Zaposleni].Uporabnik)=[Obrazci]![O_Koledar]![Prof]) AND ((Month([datum]))=Format([Obrazci]![O_Koledar]![cbo_Month],"m"))); 4.6.3 Poizvedbe za prikaz opravljenih ur dela, ur po pogodbi in ur pouka Ker se ure pouka, dodatnega strokovnega dela in ur po pogodbi vodijo ločeno, so potrebne različne poizvedbe. SQL oblika za prikaz ur dodatnega strokovnega dela: SELECT [T SkupineDela].[Opis skupine dela], [T VrsteDela].DeloOpis, [T Zaposleni].IDzaposlenega, [T Zaposleni].Ime, [T Zaposleni].Priimek, [Ur]*[Faktor] AS UreSFaktorjem, [T VrsteDela].Faktor, [T Zaposleni].Uporabnik FROM [T Zaposleni] INNER JOIN (([T SkupineDela] INNER JOIN [T VrsteDela] ON [T SkupineDela].[ID skupine dela] = [T VrsteDela].SkupinaDela) INNER JOIN [T OpravljeneNaloge] ON [T VrsteDela].[ID dela] = [T OpravljeneNaloge].[ID dela]) ON [T Zaposleni].IDzaposlenega = [T OpravljeneNaloge].[ID zaposlenega] WHERE ((([T Zaposleni].IDzaposlenega)=[Obrazci]![O_Zaposleni]![IDzaposlenega]) AND (([T VrsteDela].[Dodatne ure])=Yes)); 4.6.4 Poizvedbe za prikaz načrtovanih in realiziranih ur Poizvedba združuje zapise iz tabele opravljenih ur in jih primerja s planiranimi. Za popoln prikaz podatkov so potrebne še tabele o skupinah dela, vrstah dela in zaposlenih. Poizvedba je parametrična. Parameter je ident profesorja. Prikaz SQL oblike zapisa za delovanje poizvedbe: SELECT DISTINCTROW [T Zaposleni].IDzaposlenega, [T Zaposleni].Ime, [T Zaposleni].Priimek, [T SkupineDela].[Opis skupine dela], [T VrsteDela].DeloOpis, [T PlanUr].[Št ur] AS Planirano, Sum([T OpravljeneNaloge].Ur) AS VsotaodUr, [T VrsteDela].Faktor FROM [T Zaposleni] INNER JOIN ((([T SkupineDela] INNER JOIN [T VrsteDela] ON [T SkupineDela].[ID skupine dela] = [T VrsteDela].SkupinaDela) INNER JOIN [T OpravljeneNaloge] ON [T VrsteDela].[ID dela] = [T OpravljeneNaloge].[ID dela]) INNER JOIN [T PlanUr] ON [T VrsteDela].[ID dela] = [T PlanUr].[ID dela]) ON ([T Zaposleni].IDzaposlenega = [T OpravljeneNaloge].[ID zaposlenega]) AND ([T Zaposleni].IDzaposlenega = [T PlanUr].[ID zaposlenega]) GROUP BY [T Zaposleni].IDzaposlenega, [T Zaposleni].Ime, [T Zaposleni].Priimek, [T SkupineDela].[Opis skupine dela], [T VrsteDela].DeloOpis, [T PlanUr].[Št ur], [T VrsteDela].Faktor HAVING ((([T Zaposleni].IDzaposlenega)=[Obrazci]![O_Zaposleni]![IDzaposlenega]));



4.7 SPECIFIKACIJA OBRAZCEV Obrazci so grafični vmesnik med uporabnikom in tabelami v podatkovni zbirki. Z obrazci si olajšamo delo pri vnašanju, urejanju, prikazovanju in brisanju podatkov. Z obrazci lahko nadzorujemo dostop do podatkov. 4.7.1 Obrazec za prijavo Ob zagonu programa se prikaže okno za prijavo (slika 6), ki omogoča vstop v program za vodenje ur. Profesor svoje ime izbere v padajočem seznamu in vpiše geslo.

Slika 6: Obrazec za prijavo

V primeru napačnega vnosa gesla, se prikaže sporočilo »Nepravilno geslo. Poskusi ponovno.« 4.7.2 Obrazec za koledarski vnos ur Po pravilno vnešenem geslu se na ekranu prikaže okno za mesečni pregled ur. V oknu je izpisano ime profesorja. Izbrani mesec vnosa/pregleda opravljenih ur izbira profesor preko spustnega seznama (glej sliko 7). Ob spremembi meseca se osveži prikaz podatkov na zaslonu za izbrani mesec. Vrste dela: realizirane ure v tednu, dopust, bolniški dopust in nega, se prikazujejo v drugi barvi, saj to niso ure dodatnega strokovnega dela. Profesor lahko ure vnese ali popravlja tako, da z miško naredi dvoklik na polju pod izbranim dnem. Klik na gumb osebna stran odpre uporabniku okno s podatki o zaposlenem.



Slika 7: Obrazec za mesečni prikaz podatkov

Del VBA kode za mesečni prikaz podatkov: Private Sub cbo_Month_Change() 'Mesec se spremeni, ko to povemo na obrazcu Dim cnt As Long 'V prvem koraku poiščemo mesec Dim DaysInMonth As Long DaysInMonth = DateDiff("d", cbo_Month, DateAdd("m", 1, cbo_Month)) Dim FirstDay As Long FirstDay = Weekday(cbo_Month, vbMonday) 'Ne prikaži okna na začetku za določene dneve For cnt = 1 To 6

Me.Controls("SF" & CStr(cnt)).Visible = True Next If FirstDay > 1 Then

For cnt = 1 To FirstDay - 1 Me.Controls("SF" & CStr(cnt)).Visible = False

Next End If ‘Ne prikaži okna za dneve konec meseca For cnt = 28 To 37 Me.Controls("SF" & CStr(cnt)).Visible = True Next



If FirstDay < 7 Or DaysInMonth < 31 Then For cnt = FirstDay + DaysInMonth To 37

Me.Controls("SF" & CStr(cnt)).Visible = False Next

End If Dim frm As Form Dim DayOfMonth As Long Dim TrenutniDatum As Date Dim IDAktiven As Long 'Pogledamo zapise za vsak dan..... For cnt = FirstDay To ((DaysInMonth + FirstDay) - 1)

DayOfMonth = (cnt - FirstDay) + 1 Set frm = Forms!O_Koledar.Controls("SF" & CStr(cnt)).Form frm.RecordSource = "SELECT Datum,DeloOpis,[število ur],[ID zapisa],[ID zaposlenega] FROM P_OpravljeneNaloge WHERE Datum = #" & Format(Me.cbo_Month, "mm") & "/" & CStr((DayOfMonth)) & "/" & Format(Me.cbo_Month, "yyyy") & "# and [id zaposlenega]= " & lngMyEmpID 'za prikaz dneva nad okvijem frm.lbl_Datum.Caption = CStr(DayOfMonth) 'zapisom se priredi datum okvirja, mesec, dan, leto frm.Controls("Datum").DefaultValue = "#" & Format(Me.cbo_Month, "mm") & "/" & CStr((DayOfMonth)) & "/" & Format(Me.cbo_Month, "yyyy") & "#" TrenutniDatum = Format(Me.cbo_Month, "mm") & "/" & CStr((DayOfMonth)) & "/" & Format(Me.cbo_Month, "yyyy") Me.Controls("SF" & CStr(cnt)).Requery Next End Sub 4.7.3 Obrazec za vnos posameznega opravila Po dvokliku na polje, ki se nahaja pod datumom, se prikaže okno za vnos opravljenega dela (slika 8). Datum se v obrazcu izpiše samodejno iz okna koledarja prejšnjega obrazca. Preko spustnih seznamov se določi skupina dela in opis. V primeru, da profesor vnese uro začetka in konca naloge, se število ur izračuna samodejno, sicer pa mora profesor zapolniti polje število ur. Prav tako mora profesor obvezno vnesti razlago opravljene naloge. Ob kliku na gumb »Na koledar«, se zopet prikaže mesečni obrazec. Podatki na ekranu se osvežijo z novim zapisom.

Slika 8: Obrazec za vnos opravljenega dela



4.7.4 Obrazec z osebnimi podatki profesorja Podatkov in izračunov, ki so za profesorja zanimivi, je več. Obrazec profesorja vsebuje več zavihkov s smiselno razporejenimi podatki (slika 9). Profesor lahko pregleduje svoje osebne podatke in povzetke o opravljenem delu. Polja osebnih podatkov zapolni ravnateljica. Profesor lahko spreminja samo svoje geslo, e-naslov in sliko.

Slika 9: Osebni podatki o profesorju



4.7.5 Obrazec z razredi profesorja Ob začetku šolskega leta profesor izpolni tabelo z razredi, ki jih poučuje (slika 10). V tabelo se vnaša razred, predmet, tedenska obremenitev ur ter pričakovano letno število ur. Zaradi sprememb učnega kadra med šolskim letom, je možno spremembe v tabelo vnesti kadarkoli.

Slika 10: Pouk v razredih



4.7.6 Obrazec za prikaz delovne obveznosti Zavihek delovna obveznost je prikaz planiranih in opravljenih ur. Ob podatkih se izračuna tudi delež realizacije pouka in razlika ur do doseženega plana. Podatkov na strani ni moč spreminjati. Obrazec je prikazan na spodnji sliki.

Slika 11: Obrazec za prikaz delovne obveznosti

Število ur dodatnega strokovnega dela je odvisno od števila dni dopusta in deleža zaposlitve. Prikaz VBA kode za izračun podatkov dodatnih delovnih ur: Private Sub Dopust_AfterUpdate() If Me.DelezZaposlitve > 0.84 Then Me.OstaleUre = DLookup("[T DopustUre].[razlika ur]", "[T DopustUre]", "[T DopustUre].[dni dopusta] =" & Me.Dopust) Me.OstaleUre1 = DLookup("[T DopustUre].[razlika ur]", "[T DopustUre]", "[T DopustUre].[dni dopusta] =" & Me.Dopust) Else: Me.OstaleUre = DLookup("[T DopustUre].[razlika ur]", "[T DopustUre]", "[T DopustUre].[dni dopusta] =" & Me.Dopust) * Me.DelezZaposlitve Me.OstaleUre1 = DLookup("[T DopustUre].[razlika ur]", "[T DopustUre]", "[T DopustUre].[dni dopusta] =" & Me.Dopust) * Me.DelezZaposlitve End If End Sub



4.7.7 Obrazec predloga izrabe ur Ob začetku šolskega leta profesorji naredimo načrt izrabe ur dodatnega strokovnega dela. Skupine dela in opis posameznik izbira iz pripravljenega šifranta. Ob vsakem zapisu je potrebno vnesti predvideno število ur ter kratek opis naloge. Plan ur je možno natisniti. Obrazec za vnos plana ur je prikazan na sliki 12.

Slika 12: Obrazec za vnos in izpis plana ur



4.7.8 Obrazec izpisov in sporočila Zavihek izpisi in sporočila daje možnost dodatnih pripravljenih izpisov profesorju. Med izpisi so možni pogledi: • število realiziranih ur, • število realiziranih ur, ki se plačujejo po pogodbi, • število izvedenega pouka in • primerjava ur med načrtovanim in opravljenim. V oknu se prikažejo tudi vsa sporočila, ki ji sporoča ravnateljica (slika 13). Na sporočilo je potrebno odgovoriti v ustrezno okno.

Slika 13: Obrazec za izpise in sporočila

4.8 SPECIFIKACIJA POROČIL Poročilo prikazuje podatek iz tabel ali poizvedb v urejeni obliki na računalniškem zaslonu ali na papirju (Bradač P., 2005). 4.8.1 Poročilo planirane dodatne ure profesorja Poročilo prikazuje letni načrt plana izrabe dodatnih ur strokovnega dela. Izpis združuje zapise po skupinah dela. Za vsako skupino se poda vsota ur. Prav tako se izračuna vsota vseh planiranih ur dodatnega strokovnega dela za profesorja.



4.8.2 Poročilo za mesečni izpis ur profesorja Poročilo na sliki 14 prikazuje mesečni prikaz izvedenih ur. Za dan je prikazano število ur in opis dela.

Slika 14: Mesečni izpis opravljenih ur

4.8.3 Poročilo realiziranih ur Poročilo prikazuje vsoto vnešenih ur strokovnega dela za profesorja. Izpis združuje zapise po skupinah dela. Za vsako skupino se poda vsota ur. Prav tako se izračuna vsota vseh planiranih ur dodatnega strokovnega dela za profesorja. 4.8.4 Poročilo ur po pogodbi Poročilo za profesorja naredi seštevek ur, ki so plačane po pogodbi. 4.8.5 Poročilo realiziranih ur pouka Poročilo prikazuje za profesorja seštete ure pouka in ure dopusta (letni dopust, bolniška in nega).



4.8.6 Poročilo načrtovanih/izvedenih ur Izpis nudi pregled nad narejenimi in načrtovanimi urami za profesorja ter delež izpolnitve. Na izpisu je poleg imena in priimka profesorja še skupina dela, vrsta dela ter sešteto število ur za posamezno vrsto dela. 4.9 SPECIFIKACIJA MODULOV 4.9.1 Modul za hranjenje ID prijavljenega profesorja Ob prijavi posameznika v sistem si mora sistem zapomniti ident zaposlenega. Na osnovi identa prikazuje samo njegove podatke. Prikaz VBA kode javne spremenljivke: Option Compare Database Public lngMyEmpID As Long 4.9.2 Modul za pretvorbo časovnega podatka v številčni Program omogoča časovno beleženje ur na dva načina, časovno in številčno. V primeru, da se vnese začetek in konec aktivnosti, program sam izračuna trajanje aktivnosti in izračunani podatek zapiše v številskem podatkovnem tipu. Zapis VBA kode za pretvorbo časovnega podatka v številčni: Public Function HoursAndMinutes(interval As Variant) As String '*********************************************************************** ' Function HoursAndMinutes(interval As Variant) As String ' Returns time interval formatted as a hours:minutes string '*********************************************************************** Dim totalminutes As Long, totalseconds As Long Dim hours As Long, minutes As Long, seconds As Long If IsNull(interval) = True Then Exit Function hours = Int(CSng(interval * 24)) totalminutes = Int(CSng(interval * 1440)) ' 1440 = 24 hrs * 60 mins minutes = totalminutes Mod 60 totalseconds = Int(CSng(interval * 86400)) ' 86400 = 1440 * 60 secs seconds = totalseconds Mod 60 If seconds > 30 Then minutes = minutes + 1 ' round up the minutes and If minutes > 59 Then hours = hours + 1: minutes = 0 ' adjust hours HoursAndMinutes = hours & ":" & Format(minutes, "00") End Function



4.10 PRIPRAVA MODULA PREGLEDA UR Modul PREGLED UR je namenjen pregledu, združevanju in poročilom vnešenih ur vseh profesorjev. Do modula dostopa ravnateljica in informatik, ki ji je v pomoč pri nadaljnjih analizah. Uporabniki med elementi modula prehajajo preko menijev, ki so vdelani v obrazec (slika 16). Menijski obrazec je enostaven in omogoča enostavno uporabo. Ob zagonu programa se prikaže okno za registracijo uporabnika. V program vstopimo, ko sta uporabniško ime in geslo vnešena pravilno. Po uspešni registraciji uporabnika se prikaže menijsko okno za pregled obrazcev in poročil. Osnovni podatki so v podatkovni zbirki isti kot pri modulu VNOS UR. Modul poleg omenjenega vsebuje še sledeče komponente: • osem poizvedb, • devet obrazcev, • tri poročila, • štiri makre. Modul je izdelan s programom Microsoft Access 2003. 4.11 SPECIFIKACIJA POIZVEDB Poizvedbe so v prikazih podatkov podobne poizvedbam pri modulu VNOS UR. Modul vnos ur se nanaša na enega profesorja, zato so poizvedbe prirejene za prikaz podatkov enega profesorja. Pri modulu PREGLED UR pa so poizvedbe zasnovane tako, da se obdelujejo podatki vseh profesorjev. 4.11.1 Poizvedba za prikaz vseh ur zaposlenih Poizvedba (PV_DeloZaposleniVsotaUR) združuje podatke posameznega profesorja po skupinah in sešteva ure dodatnega strokovnega dela. Poizvedba je navzkrižna. Da imamo v poizvedbi samo izbrane podatke, je navzkrižna poizvedba zasnovana na enostavni poizvedbi za izbiranje, ki jemlje podatke iz več tabel (P_ZaposleniVseUre). Pogled poizvedbe prikazuje slika 15. Koda SQL za navzkrižno tabelo: TRANSFORM Sum(P_ZaposleniVsotaUr.[Vsota od Ur]) AS [VsotaodVsota od Ur] SELECT P_ZaposleniVsotaUr.[Opis skupine dela], P_ZaposleniVsotaUr.DeloOpis, Sum(P_ZaposleniVsotaUr.[Vsota od Ur]) AS Celota FROM P_ZaposleniVsotaUr GROUP BY P_ZaposleniVsotaUr.[Opis skupine dela], P_ZaposleniVsotaUr.DeloOpis PIVOT P_ZaposleniVsotaUr.Uporabnik;



Slika 15: Navzkrižna tabela na osnovi vnešenih podatkov

4.12 SPECIFIKACIJA OBRAZCEV V modulu PREGLED UR se uporabljajo že predstavljeni obrazci iz modula VNOS UR. Ker je sklop namenjen pregledovanju ur vseh profesorjev, v tem modulu ni dostopa do koledarskega prikaza podatkov. Obrazci prikazujejo skupne prikaze glede na vrsto dela za vse profesorje. Na sliki 16 je prikazan obrazec za hitro prehajanje med elementi.

Slika 16: Obrazec za hitre prehode med elementi



4.12.1 Obrazec zaposleni Obrazec je identičen obrazcu, ki je omenjen v prejšnjem modulu. V prvem zavihku zaposlenih – osebni podatki lahko samo ravnateljica spreminja podatke pri deležu zaposlitve in številu ur dopusta. 4.12.2 Realizacija ur profesorjev Obrazec prikazuje vse zaposlene, ki imajo zabeležene ure v tabeli plan ali narejeno. V primeru, da je številka v stolpcu narejeno manjša od številke v stolpcu planirano, se podatki označijo z rdečo barvo. Ko je število ure narejenega dela večje od števila ur planiranega dela, se pojavi zelena oznaka na podatku narejeno. Če gre za nejasno odstopanje ur, lahko ravnateljica profesorju pusti sporočilo za dodatno razlago. Izgled obrazca je prikazan na sliki 17.

Slika 17: Planiranje – narejene ure po učiteljih



4.12.3 Realizacija ur pouka profesorjev Obrazec, podobno kot prejšnji, prikazuje načrtovane in izvedene ure pouka. Poleg ur se prikaže izračunani delež ur pouka v odstotkih. V primeru neutemeljenega nizkega deleža realizacije pouka lahko ravnateljica profesorju pošlje sporočilo za dopolnitev zapisov podatkov o realiziranem pouku. Izgled obrazca je prikazan na sliki 18.

Slika 18: Realizacija pouka po profesorjih



4.12.4 Obrazci šifrantov Za nemotene vnose v podatkovno zbirko je potrebno zagotoviti, da so tabele, v katerih so ključni podatki za vnos ur, stalno obnovljene. Tabele s podatki se obnavlja preko obrazcev: aktivi, dopust – ure, predmeti, razredi in vrste dela. Slika 19 prikazuje obrazec za vnos skupin dela in dejavnosti. Na sliki 20 je prikazan obrazec za vnos razredov.

Slika 19: Obrazec za vnos skupin dela in nalog

Slika 20: Obrazec za ažuriranje razredov



4.12.5 Obrazec vrtilnega grafikona Obrazec je izdelan na osnovi poizvedbe. Prikazuje sintezo nalog in profesorjev ter seštete delovne ure (slika 21). Prednost vrtilnega grafikona je, da skupine dela in uporabnike izberemo za pogled, glede na potrebe reševanja naloge. Npr.: izberemo lahko samo enega uporabnika ali samo določene skupine dela. Izbrane naloge se prikazujejo na x osi, vsak profesor je v stolpih označen z določeno barvo.

Slika 21: Grafični prikaz opravljenih ur



4.13 SPECIFIKACIJA POROČIL 4.13.1 Izbor poročil preko izbirnega okna Pogovorni obrazec na sliki 22 nam omogoča izpis ur po izbranem profesorju ali prikaz grafa po vrsti dela.

Slika 22: Obrazec za izbiro izpisa

Izpis ur profesorja prikaže seštevke vseh opravljenih ur dodatnega strokovnega dela, združenih po skupinah dela. Na sliki 23 je prikazan graf vrst dela, ki prikaže vsoto ur in profesorje, ki so opravili aktivnost za izbrano vrsto dela

Slika 23: Primer grafičnega poročila po vrsti dela



4.13.2 Poročilo – ure po pogodbi Sporočilo oblikuje podatke profesorjev, ki so opravili ure po pogodbi. Na izpisu so prikazana imena profesorjev, specifikacija dela in vsota ur, narejenih za to vrsto dela. 4.14 SPECIFIKACIJA MAKROJEV Makre uporabljamo zato, da se Access odziva na dogodke, na primer na klik gumba, na odpiranje obrazca ali na posodobitev zapisa (Bradač P., 2005). 4.14.1 Makro za pošiljanje sporočila Ob pregledu seštevka ur profesorjev lahko ravnateljica v primeru majhnega števila ur pusti profesorju sporočilo za dopolnitev. Ukaz se izvede, ko se klikne na gumb sporočilo profesorju. Koda makro za pošiljanje sporočila: odpri obrazec sporočila nastavi vrednost IDzaposlenega na ID označenega nastavi vrednost datum na trenutni datum 4.14.2 Makro za prikaz navzkrižne poizvedbe Ob izboru na meniju – pregled vseh ur se odpre navzkrižna poizvedba, ki prikazuje seštevke opravljenih. Seštevki so ločeni po skupinah, delu in profesorju. Koda makro za prikaz navzkrižne poizvedbe v obrazcu: odpri obrazec PV_DeloZaposleniVsotaUr 4.14.3 Makro za izvoz podatkov v Excel Podatki, pridobljeni z navzkrižno poizvedbo PV_DeloZaposleniVsotaUR, prikazujejo povzetke, združene po vrsti dela za vsakega profesorja. Podatki so ključni za nadaljnje analize ravnateljice. Do sedaj so se analize podatkov opravile s pomočjo orodij za analiziranje podatkov, ki jih ima Excel. Makro podatke navzkrižne poizvedbe, ki jih imamo prikazane na zaslonu, izvozi v excelovo datoteko. Ime exelove datoteke ni navedeno. Ob izvozu podatkov nas program vpraša za mesto in ime datoteke. Koda makro za izvoz podatkov v Excel: IzhodV, poizvedba PV_DeloZaposleniVsotaUr, izhod v Microsoft Excel



4.15 ARHIVIRANJE PODATKOVNE ZBIRKE Ker se podatkovna zbirka nahaja na delu strežnika, ki se dnevno arhivira, se ne izvaja dodatnih shranjevanj podatkov. Ob zaključku šolskega leta so bazo podatkov odprte samo še za pregled podatkov. Dodatni vnosi podatkov niso možni. 4.16 NASTAVITEV ZBIRKE NA NOVO ŠOLSKO LETO Ob prehodu na novo šolsko leto je potrebno izprazniti tabele: • T Opravljene naloge • T Plan ur • T Sporočila Števce zapisov nastavimo na začetno vrednost 1. Preko šifrantov je potrebno pregledati in po potrebi popraviti ali dodati zapise za: • T Dopust ure • T Razredi • T Skupine dela • T Vrste dela • T Zaposleni 4.17 ČAS ZA IZDELAVO PROGRAMSKE REŠITVE Predstavljena programska rešitev je bila izvedena v naslednjih korakih: • posnetek trenutnega stanja, • izdelava ER diagrama, • načrtovanje tabel, • vnos podatkov v šifrante, • izdelava poizvedb, obrazcev poročil, makrov in modulov, • testni vnosi pri profesorjih, • preverjanje nepravilnosti delovanja in odpravljanje napak.



V tabeli 3 je prikazano število opravljenih ur za posamezno nalogo. naloga ocena ur

posnetek trenutnega stanja 5

izdelava ER diagrama 10

načrtovanje tabel 10

vnos podatkov v šifrante 5

izdelava poizvedb, obrazcev, poročil, makrov in modulov 60

testni vnosi pri profesorjih 12

preverjanje pravilnosti delovanja in odpravljanje napak 8

Tabela 3: Čas, potreben za izvedbo

Načrtovanje tabel, vnos podatkov v šifrante in izdelava poizvedb, obrazcev, poročil, makrov in modulov je delo, ki je narejeno s programom Access.

Slika 24: Čas, potreben za naloge

Iz grafikona (slika 24) je razvidno, da je projekt največ časa potekal na izdelavi programske rešitve v Accessu.



4.17.1 Naloge z zahtevnejšo vsebino Ob ideji, da se obrazec za vnos ur in poročila prikažejo v obliki mesečnega koledarja, je bilo potrebno izdelati koda, ki prikazuje zapise, ki so vezani samo na izbrani mesec. VBA koda je predstavljena pri obrazcu za koledarski vnos ur. Del kode je bil že napisan v programski rešitvi, objavljeni na svetovnem spletu http://www.access.hookom.net. Vendar pa rešitev omogoča obdelavo datumskih podatkov, zapisanih v ameriškem tipu. Kodo je dopolnjena za uporabo evropske nastavitve datumskega tipa. V vnosne obrazcu za opravljene naloge je možno vnesti čas začetka in čas konca naloge ali število ur za opravljeno nalogo. Da uporabniku ni potrebno podatkov vnašati dvakrat, se v primeru vnešenih časov polje za število ur izračuna iz le-teh. Pri tem je potrebno narediti pretvorbo iz časovnega tipa v številski tip (60 minut je 1). Polje število ur ne sme biti časovnega tipa, saj bi se pri seštevanju števila ur pri preseženih 24-tih urah polje ponovno nastavilo na 0 in vsota nikoli ne bi presegla 24. Rešitev je izvedena v modulu za pretvorbo časovnega podatka v številčni tip. 5 UVAJANJE IN VZDRŽEVANJE PROGRAMSKE REŠITVE Predstavljena programska rešitev se bo začela uporabljati v septembru, ob začetku šolskega leta 2011/2012. Profesorji imajo različno računalniško predznanj, zato bo na šoli za profesorje izvedena delavnica o pravilni uporabi z namenom čim večje učinkovitosti programa. Delavnica bo potekala v računalniški učilnici. Računalniki so povezani v računalniški mreži, zato z namestitvijo programske rešitve za testiranje ne bo težav. Podatkovna baza bo vsebovala že nekaj podatkov, za lažjo predstavitev poročil. Ob uvodu se kolektivu predstavi zgradba programske rešitve in osnovni koncept rešitve. Profesorje se seznani z nalogami, ki se beležijo drugače kot v programu Excel. Delavnica bo vodena preko ekranskih slik. Profesorji bodo prejeli izročke s slikami obrazcev in opisi nalog, ki se izvedejo ob izbiri. Na delavnici profesorji testno vnesejo realizirane ure in pregledajo izpise. Med izvedbo delavnice se beležijo pripombe in želje profesorjev za morebitne dopolnitve programske rešitve. Prvo trimesečje vnosa podatkov predstavlja uvajalno obdobje uporabe programa. V tem času informatik meri učinke novih rešitev in dosežke zastavljenih ciljev. Na osnovi zbranih podatkov se izdela ocena uspešnosti programske rešitve. V uvajalnem obdobju informatik spremlja delovanje in izvajanje rešitev. Po potrebi predlaga spremembe v izvajanju procesa in informacijski podpori. Glede na ugotovitve in potrebe razvijalec poskrbi za popravke v programski rešitvi. Naloga razvijalec je, da skrbi za neprestane izboljšave, ki pripomorejo k učinkoviti informatizaciji poslovanja.



6 ZAKLJUČKI 6.1 OCENA UČINKOV Baza podatkov je nameščena na šolskem strežniku. Za testne vnose sem zaprosila za pomoč štiri sodelavce. Na računalnike, katere uporabljajo, smo namestili modul VNOS UR. V kabinetu informatike sta dostopna oba modula. Vsak profesor dostopa do baze podatkov z vnosom uporabniškega imena in gesla. Uvajanje profesorjev v uporabo programa, ki so testno vnašali zapise, ni bilo potrebno. Dovolj je bila razlaga ob prvem zagonu programske rešitve za klike na posamezna polja in izbiro ponujenih gumbov. Pri zapisovanju podatkov v podatkovno zbirko ni prihajalo do težav. Polja za vnos so razumljiva, upravljanje z okni je enostavno. Poročila so berljiva. Na osnovi vnešenih podatkov ni opaziti, da bi se pri izračunih pojavljale napake. Dosežki planiranih ciljev so razloženi v tabeli 4. Vnosi ur dela so za posameznega profesorja časovno krajši kot pa rešitev v Excelu. Vsem je zelo domiseln mesečni prikaz in izpis ur dela. Povedo, da ob takšnem prikazu težko pozabiš vnesti ure za opravljeno delo, saj te prazen prostor v dnevu spomni, da ni bila izvedena nobena naloga.



planirano ciljno stanje dosežen učinek razlaga

Doseči 95 % usklajenost v računalniških zapisih. da Naloge se izberejo iz polja

seznam.

Onemogočiti nepravilne vnose. da Vgrajene omejitve vrednosti vnosnih polj onemogočajo nepravilen vnos podatkov.

Podatki se vnašajo za dan in nalogo ločeno. da

V obrazec se lahko vnaša samo ena aktivnost. Ob vnosu dodatne aktivnosti se prikaže nov prazen obrazec.

Vnosni obrazec na nivoju naloge. da Opravljeno delo zapišemo v bazo na enem mestu.

Dnevni prikaz in izpis je v pomoč pri beleženju opravljenega dela. da Poročilo dnevnih opravil je

pregledno.

Pravilno vnešeni podatki, zbrani na enem mestu, omogočajo sproten prikaz poročil.

da

Poročila iz baze podatkov so dostopna v vsakem trenutku. Pomoč informatika ni več potrebna.

Primerjava podatkov plan – realizacija je na voljo v vsakem trenutku.

da Primerjavo profesorji in ravnateljica spremljajo ob prijavi v program. Podatki so ažurni.

Tabela 4: Prikaz doseženih učinkov

Glede na vzpodbuden odziv profesorjev je v načrtu šole, da se ob začetku šolskega leta 2011/2012 namesti programski modul VNOS UR na vse šolske računalnike, ki so povezani v administrativno mrežo.



6.2 MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA Tako kot pri vsaki programski rešitvi je tudi v tem primeru možno izdelati kar nekaj dopolnitev. Ob vnašanju ur dodatne strokovne pomoči je potrebno voditi dnevnik ur za vsakega dijaka. Na osnovi izvedenih ur se naredi poročilo, katerega se pošlje na Ministrstvo za šolstvo in šport. Profesorji, ki izvajajo te ure, so plačani po pogodbi. Ure izvajanja dodatne strokovne pomoči se beležijo v papirnati obliki. Trenutno programska rešitev omogoča beleženje dijakovega imena in priimka v besedilnem polju. Z izdelavo nove tabele, v kateri bi bili navedeni dijaki, ki so upravičeni do ur dodatne strokovne pomoči in dodanim poljem dijaka v tabeli T OpravljeneUre, bi si olajšali delo. Podatke bi vnašali na enem mestu. Poročilo o številu ur za učitelja in dijaka pa bi pripravil program. Učitelji so izrazili željo, da bi lahko vnesli zapise ur v bazo tudi od doma. Podatkovna zbirka Access omogoča povezavo na strežniško spletno mesto. Na šoli pa še potekajo dogovori o postavitvi spletnega strežnika.



LITERATURA IN VIRI Knjige: Andersen, V. (2003) How to do everything with MS Access 2003, McGraw-Hill, ZDA. Baloh, P., Vrečar, P. (2009) Ob praktičnih primerih skozi Access 2007 in

informacijsko poslovanje, samozaložba, Velenje. Bradač, P. (2005) Popolni vodič skozi Access 2003, Založba Pasadena, Ljubljana. Celko, J. (1999) Data and Databases: Concepts in practice, Morgan Kaufman

Publishers, ZDA. Gradišar, M., Resinovič, G.(2001) Informatika v poslovnem okolju, Ekonomska

fakulteta, Ljubljana. Viescas, J. L.(2005) Building Microsoft Access Applications, Microsoft Press, ZDA. Spletne strani: Primer VBA kode v Accessu. http://www.access.hookom.net/Samples.htm

preneseno 24.2.2011 MS Access tutorial. http://fisher.osu.edu/~muhanna_1/837/MSAccess/tutorials.html

preneseno 24.2.2011



KAZALO SLIK Slika 1: Organigram Gimnazije Kočevje .................................................................... 2 Slika 2: Proces evidentiranja ...................................................................................... 6 Slika 3: Proces združevanja podatkov ....................................................................... 7 Slika 4: Prikaz obstoječe rešitve v Excelu .................................................................. 8 Slika 5: Entitetno relacijski digram ........................................................................... 12 Slika 6: Obrazec za prijavo ...................................................................................... 18 Slika 7: Obrazec za mesečni prikaz podatkov ......................................................... 19 Slika 8: Obrazec za vnos opravljenega dela ............................................................ 20 Slika 9: Osebni podatki o profesorju ........................................................................ 21 Slika 10: Pouk v razredih ......................................................................................... 22 Slika 11: Obrazec za prikaz delovne obveznosti ..................................................... 23 Slika 12: Obrazec za vnos in izpis plana ur ............................................................. 24 Slika 13: Obrazec za izpise in sporočila .................................................................. 25 Slika 14: Mesečni izpis opravljenih ur ...................................................................... 26 Slika 15: Navzkrižna tabela na osnovi vnešenih podatkov ...................................... 29 Slika 16: Obrazec za hitre prehode med elementi ................................................... 29 Slika 17: Planiranje – narejene ure po učiteljih ........................................................ 30 Slika 18: Realizacija pouka po profesorjih ............................................................... 31 Slika 19: Obrazec za vnos skupin dela in nalog ...................................................... 32 Slika 20: Obrazec za ažuriranje razredov ................................................................ 32 Slika 21: Grafični prikaz opravljenih ur ..................................................................... 33 Slika 22: Obrazec za izbiro izpisa ............................................................................ 34 Slika 23: Primer grafičnega poročila po vrsti dela .................................................... 34 Slika 24: Čas, potreben za naloge ........................................................................... 37 KAZALO TABEL Tabela 1: Pregled dejanskega in ciljnega stanja ........................................................ 9 Tabela 2: Pregled uporabnikovih poročil .................................................................. 10 Tabela 3: Čas, potreben za izvedbo ........................................................................ 37 Tabela 4: Prikaz doseženih učinkov ........................................................................ 40 KRATICE IN AKRONIMI SQL: Standard query language: standardni povpraševalni jezik VBA: Visual Basic for Application

programska reŠitev za evidentiranje ur strokovnega … · 3.2 kritiČna analiza ..... 9 4 izdelava...

Documents