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Il bilancio unico: aspetti teorici e tecnici Programmazione e gestione: il Budget
Tommaso Agasisti Politecnico di Milano, Dipartimento di Ingegneria
Gestionale e. [email protected]
Agenda
u Policy-making, gestione e struttura amministrativa/organizzativa
u Il ruolo del bilancio unico
u La situazione attuale § Il decreto legislativo n. 18/2012
u Programmazione e gestione: il Budget
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Il problema generale: policy-making e struttura organizzativa
u Le università operano in un contesto in cui i differenti stakeholders pongono esigenze di “politica unitaria”: § MIUR: regole di finanziamento § Finanziatori (es. enti di ricerca e imprese): reputazione e risultati
ottenuti § Studenti: attività didattica dell’ateneo (qualità)
u Al contempo, le università perseguono le proprie strategie e svolgono le proprie attività attraverso un modello organizzativo complesso § Non esiste un unico centro decisionale § I diversi dipartimenti e centri autonomi prendono le decisioni
“centrali” come guida ma possono/desiderano svilupparle in autonomia
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Struttura organizzativa di un ateneo
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Dimensioni di autonomia dei dipartimenti (e facoltà e centri autonomi)
u Le strutture organizzative degli atenei hanno sempre goduto di diverse dimensioni di autonomia (in parte legate alla modalità con cui le leggi hanno delineato il loro ruolo) § Didattica (Facoltà) § Ricerca e trasferimento di conoscenza (Dipartimenti) § Gestionale, finanziaria e contabile
u Un esempio: il DPR 382/80: § 1. Il dipartimento ha autonomia finanziaria ed amministrativa e dispone di
personale tecnico ed amministrativo per il suo funzionamento. § 2. Il consiglio di dipartimento approva, sulla base delle somme all'uopo
assegnate dal consiglio di amministrazione di cui al successivo comma settimo, su proposta del direttore i bilanci preventivo e consuntivo del dipartimento stesso, corredati da una dettagliata relazione (…).
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Il problema di policy
u Il problema di policy è di definire modalità organizzative che consentano una programmazione unitaria delle attività, ed il perseguimento delle strategie da parte di tutte le unità che compongono l’ateneo. § Es. incentivi e modalità di riparto delle risorse interne
u La legge 30 dicembre 2010, n. 240 propone una possibile soluzione in questa direzione: § Le norme sulla governance
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Questo è il tema core della relazione programmazione/autonomia!
Il ruolo del bilancio unico
u L’introduzione del bilancio unico si colloca nell’insieme di politiche di questo tipo (cioè, ha come scopo favorire una gestione unitaria dell’ateneo)? § La tesi di questa presentazione è: NO
u Il ruolo del bilancio unico va ricercato in una serie di altre motivazioni § Trasparenza dei bilanci (un unico bilancio invece di diversi bilanci
“consolidati internamente) § Semplificazione delle procedure contabili § Omogeneità delle procedure contabili § Gestione unitaria del ciclo di programmazione contabile § …
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Il ruolo del bilancio unico (2)
u Alla luce di queste considerazioni, alcune evidenze da cui muovere: § L’autonomia didattica e di ricerca dei centri autonomi
(laddove prevista) non è influenzata dalle norme sul bilancio § L’autonomia gestionale, finanziaria e amministrativa sono
concetto differente dall’autonomia contabile § L’autonomia contabile non è a valore aggiunto rispetto al core
delle competenze di un dipartimento/facoltà/centro autonomo
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La situazione attuale
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DECRETO LEGISLATIVO 27 gennaio 2012, n. 18 Introduzione di un sistema di contabilità economico-patrimoniale e analitica, del bilancio unico e del bilancio consolidato nelle università, a norma dell'articolo 5, comma 1, lettera b), e 4, lettera a), della legge 30 dicembre 2010, n. 240. (12G0033)
(GU n. 57 del 8-3-2012 )
Entrata in vigore del provvedimento: 23/03/2012
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA Visti gli articoli 33, sesto comma, 76 e 87, quinto comma, della Costituzione; Visto l'articolo 14 della legge 23 agosto 1988, n. 400; Vista la legge 9 maggio 1989, n. 168, recante istituzione del Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica, e in particolare l'articolo 6; Visto l'articolo 2 della legge 30 luglio 1999, n. 300, e successive modificazioni; Vista la legge 29 luglio 1991, n. 243, concernente le università non statali legalmente riconosciute, e in particolare l'articolo 3; Vista la legge 30 dicembre 2010, n. 240, recante norme in materia di organizzazione delle università, di personale accademico e reclutamento, nonché delega al Governo per incentivare la qualità e l'efficienza del sistema universitario, ed in particolare l'articolo 5, comma 1, lettera b), primo periodo, e l'articolo 5, comma 4, lettera a); Visto l'articolo 2 della legge 31 dicembre 2009, n. 196; Visto il decreto legislativo 31 maggio 2011, n. 91, recante disposizioni recanti attuazione dell'articolo 2 della legge 31 dicembre 2009, n. 196, in materia di adeguamento ed armonizzazione dei sistemi contabili; Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 9 giugno 2011; Acquisiti i pareri delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica; Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 13 gennaio 2012; Sulla proposta del Ministro dell'istruzione, dell'università e della ricerca, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze e con il Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione;
Emana
il seguente decreto legislativo:
u In attesa di emanazione: § Decreto sui principi contabili
Quadro informativo contabile di un ateneo
u bilancio unico d'ateneo di previsione annuale autorizzatorio, composto da budget economico e budget degli investimenti unico di ateneo;
u bilancio unico d'ateneo di previsione triennale, composto da budget economico e budget degli investimenti (…);
u c) bilancio unico d'ateneo d'esercizio, redatto con riferimento all'anno solare, composto da stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario, nota integrativa e corredato da una relazione sulla gestione;
u d) bilancio consolidato con le proprie aziende, società o gli altri enti controllati, con o senza titoli partecipativi, qualunque sia la loro forma giuridica, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa.
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Il tema del budget!!
Quadro informativo contabile di un ateneo
u Fa parte del set di informazioni da trasmettere al MIUR, ma NON del sistema contabile dell’ateneo…
u (art. 3) - Tassonomia per la riclassificazione dei dati di bilancio § 1. Ai fini del raccordo con le regole contabili uniformi delle
amministrazioni pubbliche, le università (…) adottano la tassonomia per la riclassificazione dei dati contabili e di bilancio di esercizio, in conformità alle disposizioni contenute nell'articolo 17 del decreto legislativo 31 maggio 2011, n. 91.
§ 2. I prospetti dei dati SIOPE costituiscono un allegato obbligatorio del bilancio unico d'ateneo d'esercizio delle università (…)
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Decreto legislativo 31.5.2011, n. 91
u Articolo 17 § 1. Al fine di consentire l’elaborazione dei conti di cassa
consolidati delle amministrazioni pubbliche in raccordo con le regole contabili di cui al presente decreto, le società e gli altri enti ed organismi tenuti al regime di contabilità civilistica assicurano, in sede di bilancio d’esercizio, la trasformazione dei dati economico-patrimoniali in dati di natura finanziaria predisponendo un conto consuntivo avente natura finanziaria, con le regole di riclassificazione di cui al comma 2, in coerenza con quanto stabilito dal Titolo II.
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Bilancio non autorizzatorio
u Il collegamento tra bilancio e rendiconto in contabilità finanziaria. § Attraverso il codice SIOPE, si utilizzerà il Piano dei Conti per
“riclassificare” i dati di bilancio…
u Esempio 1: § Acquisto di un computer, valore € 1.000, pagamento pronta
cassa
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Bilancio CEP 14
Esercizio Voce COAN Denominazione
2012 A.A.02 IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI
2012 A.A.02.01 TERRENI E FABBRICATI
2012 A.A.02.02 IMPIANTI ED ATTREZZATURE
2012 A.A.02.02.010 Impianti e macchinari
2012 A.A.02.02.010.010 Impianti e macchinari tecnici
2012 A.A.02.02.010.020 Impianti e macchinari informatici
2012 A.A.02.02.010.030 Macchine da ufficio
2012 A.A.02.02.010.040 Altri impianti e macchinari
2012 A.A.02.02.020 Attrezzature
2012 A.A.02.02.020.010 Attrezzature informatiche
2012 A.A.02.02.020.020 Attrezzature didattiche
2012 A.A.02.02.020.030 Attrezzature per studenti disabili
2012 A.A.02.02.020.040 Altre attrezzature
2012 A.A.02.03 ATTREZZATURE SCIENTIFICHE
Flusso finanziario
Codice SIOPE
Scri/ura CEP
Rendiconto COFI
Voce di bilancio (SP) Immobilizzazioni Materiali
Liquidità (c/c)
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Livello Descrizione Avanzo di amministrazione esercizio precedente
E.I ENTRATE CORRENTI E.I.i Entrate contributive E.I.ii Entrate derivanti da trasferimenti correnti E.I.ii.1 da MIUR e altre Amministrazioni centrali E.I.ii.2 da Regioni e Province autonome E.I.ii.3 da altre Amministrazioni locali E.I.ii.4 da U.E. e altri Organismi internazionali E.I.ii.5 da Università E.I.ii.6 da altri (pubblici) E.I.ii.7 da altri (privati) E.I.iii Altre Entrate E.II ENTRATE IN CONTO CAPITALE E.II.i Alienazione di beni patrimoniali e riscossione di crediti E.II.ii Entrate derivanti da trasferimenti in conto capitale E.II.ii.1 da MIUR e altre Amministrazioni centrali E.II.ii.2 da Regioni e Province autonome E.II.ii.3 da altre Amministrazioni locali E.II.ii.4 da U.E. e altri Organismi internazionali E.II.ii.5 da Università E.II.ii.6 da altri (pubblici) E.II.ii.7 da altri (privati) E.III ACCENSIONE DI PRESTITI E.IV PARTITE DI GIRO
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Livello Descrizione Disavanzo di Amministrazione esercizio precedente
U.I USCITE CORRENTI U.I.i Oneri per il personale U.I.i.1 Personale docente e ricercatore a tempo indeterminato U.I.i.2 Personale tecnico-‐amministrativo a tempo indeterminato U.I.i.3 Personale docente e ricercatore a tempo determinato U.I.i.4 Personale tecnico-‐amministrativo a tempo determinato … U.I.iiii.4 a U.E. e altri Organismi internazionali U.I.iiii.5 da Università U.I.iiii.6 a altri (pubblici) U.I.iiii.7 a altri (privati) U.II Versamenti al bilancio dello Stato U.III USCITE IN CONTO CAPITALE U.III.i Investimenti in ricerca U.III.ii Acquisizione beni durevoli U.III.iii Trasferimenti per investimenti U.III.iii.1 a MIUR e altre Amministrazioni centrali U.III.iii.2 a Regioni e Province autonome … U.III.iii.7 a altri (privati) U.IV RIMBORSO DI PRESTITI U.V PARTITE DI GIRO
Il Budget
u La vera novità, ai fini della gestione di un ateneo, è la sostituzione del bilancio preventivo con il Budget
§ Discussione: cos’è il budget? E quale rilevanza ipotizziamo che assuma nella nuova gestione del nostro ateneo?
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Il Budget (segue)
u Per poter capire in profondità il ruolo e l’utilizzo del budget, occorre inquadrarlo nel più ampio ciclo della programmazione e controllo. § Questa distinzione, peraltro, consente di chiarire meglio una
distinzione logica tra gestione e rendicontazione
u Il budget è lo strumento di programmazione all’interno della gestione, e non necessariamente influisce direttamente su reportistica esterna (bilancio).
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Oggetto del controllo
Misura dei risultati
Analisi degli scostamentiIntroduzione delleazioni correttive
Obiettivi
Risorse
Rischi
Azioni
BudgetingPerformancemeasurement
Reporting
Discussione: quale relazione tra questo ciclo (programmazione e controllo) e il bilancio di esercizio?
Il Budget (segue)
u Analogie con il Bilancio Preventivo COFI § Approvazione prima dell’inizio dell’esercizio § Funzione “autorizzatoria”
u Differenze con Bilancio Preventivo COFI § Esplicita articolazione in Budget Economico / Investimenti § Rilevanza “interna” predominante rispetto a quella esterna
• Strumento gestionale prima che informativo
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Il Budget (segue)
u La differenza tra Budget e Conto Economico Previsionale! u Funzione Budget
§ Autorizzare i costi (e gli investimenti) nell’esercizio u Funzione CE Prev
§ Fornire un quadro di sintesi sul risultato presunto dell’esercizio
u Discussione: implicazioni per la gestione e per la funzione informativa… quale documento più utile per chi amministra il bilancio dell’ateneo?
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Il Budget nel d.lgs. 18/2012
u Si prevede esplicitamente che i budget sia articolato in due documenti: § Budget economico § Budget degli investimenti
u Nella prassi degli atenei che hanno adottato COEP… una particolarità § La gestione dei budget dei progetti § Articolazione “per destinazione” anziché per natura § Quale integrazione all’interno dei due budget? Un budget a
parte? (NO!)
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Il Budget nel d.lgs. 18/2012
u La norma sembra chiarire che il budget deve essere redatto secondo il principio della competenza economica § Le previsioni – che originano il budget – devono considerare
l’impatto “economico” nell’esercizio di competenza u Un esempio:
§ Al termine dell’esercizio x, in fase di predisposizione del budget, si prevede di attivare un assegno di ricerca di 24 mesi a decorrere dal 01/06/x+1. Nell’esercizio x+1, il budget deve autorizzare il costo di 7 mesi (Giugno-Dicembre)…
• Discussione: quali effetti? (es. dimostrare che l’impegno è coperto per tutta la durata del contratto?)
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Programmazione
u Il ruolo del Budget degli Investimenti u Come può avvenire la “copertura” degli investimenti?
§ Es. L’ateneo X programma di effettuare l’acquisto di una attrezzattura scientifica del valore di 500.000 € (vita utile, 10 anni).
u Quali impatti sul bilancio? § Uscita di cassa o indebitamento, nel primo anno (SP) § Ammortamenti nei successivi 10 anni (CE) § Aumento del valore delle immobilizzazioni materiali (SP)
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Programmazione (segue)
u In fase di programmazione, quali informazioni devono essere contenute nei documenti contabili preventivi (budget)? § La copertura “integrale” dell’investimento – Budget ha
funzione autorizzatoria! § Effetti su Conto Economico (ammortamenti)?
• Nel Budget Economico: non necessariamente (no) • Nel CE preventivo (se realizzato): si
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Programmazione (segue)
u Quali sono le possibili fonti di copertura di un investimento? § Devono derivare dal “Passivo” dello SP
• Non si può utilizzare a riferimento la liquidità!
§ Finanziamenti propri • Utilizzo riserve, fondi vincolati, risultati gestionali • Indebitamento
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Programmazione (segue)
u La programmazione in un regime di “bilancio unico” § Il soggetto responsabile della programmazione economico-
finanziaria dell’ateneo…
§ Rettore? § Direttore Generale? § CDA?
u I principi della legge n. 240/2010
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Programmazione (segue)
u Una possibile chiave di lettura § Funzione di proposta (composizione richieste per
programmazione): Rettore § Approvazione (assunzione di responsabilità della
programmazione): CDA § Funzione di gestione: DG
§ Una questione… in fase di programmazione, chi è responsabile di formulare le proposte di Budget dei centri di gestione?
• E successivamente, chi è responsabile della loro gestione?
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Gestione finanziaria (ciclo attivo e passivo)
u La fase dell’”impegno” viene meno? § L’importanza di un vincolo (autorizzatorio!) alla spesa
u Il ruolo della contabilità analitica § Analogie (e differenze) con il bilancio preventivo in COFI
u La differenza tra “impegno di bilancio” e “impegno di budget” § Impegno di bilancio: contabilità esterna § Impegno di budget: contabilità interna (fino a quando non
avviene il fatto gestionale, non ha rilevanza esterna!). u Discussione: perché è importante l’impegno? Cosa occorre
controllare?
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Gestione finanziaria (ciclo attivo e passivo)
u In sede di Budget, con riferimento alla componente “Progetti”: § Nel Budget di ciascun centro di gestione: voci indistinte per
natura § Nell’ambito della contabilità analitica: budget di ciascun
progetto
§ Discussione: questo è un punto su cui è importante prendere consapevolezza delle relazioni tra Budget – COAN – e COEP
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COSTI RICAVI
Missioni (€ 3.500) € 19.500
Attrezzature (€ 10.000)
Tempo docente (€ 2.000)
Materiali di consumo (€ 4.000)
CE
Ricavi da ricerca 19.500 €
Retribuzioni personale docente (0)
Materiali di consumo (4.000 €)
Ammortamenti (2.500 €)
Missioni (€ 3.500)
Risultato = 10.000 €
Budget Economico
Budget Investimenti
Missioni (€ 3.500)
Attrezzature (€ 10.000)
Materiali di consumo (€ 4.000)
Le tre visioni sul progetto di ricerca…
COAN
CEP
Budget
Le variazioni al Budget
u Quale scopo? § In corso di gestione, intervengono modificazioni rispetto alle
previsioni effettuate. § Occorre “aggiustare” l’autorizzazione a sostenere i costi (e a
effettuare gli investimenti) in funzione dei fatti intervenuti.
u Chi può autorizzare le variazioni al Budget?
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Le variazioni al Budget (segue)
u Concettualmente, si distinguono diverse possibili tipologie di variazioni: § Tra B_economico e B_investimenti § All’interno di B_economico (o investimenti): tra strutture
diverse • NB: il Budget è unico!
§ All’interno del B_economico (o investimenti) della stessa struttura: (i) tra conti principali (controllo autorizzativo) o (ii) tra sottoconti • Discussione: quali differenze devono esistere tra (i) e (ii)?
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Esercizio Voce COAN Denominazione Tipologia voce Piano dei conti analitico
Ultimo livello Livello
2012 A.C.01 SOSTEGNO AGLI STUDENTI Costo Piano dei conti Finanziario No 2
2012 A.C.01.01 INTERVENTI A FAVORE DEGLI STUDENTI Costo Piano dei conti Finanziario No 3
2012 A.C.01.01.010 Borse tesi all`estero Costo Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.C.01.01.010.010 Borse tesi all`estero Costo Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.C.01.01.020 Altre borse Costo Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.C.01.01.020.010 Borse per l`incentivazione della frequenza dei corsi di studio Costo Piano dei conti
Finanziario Si 5
2012 A.C.01.01.020.020 Altre borse Costo Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.C.01.01.030 Programmi di mobilità e scambi culturali studenti Costo Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.C.01.01.030.010 Programmi di mobilità e scambi culturali studenti Costo Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.C.01.01.040 Professori Visitatori per la didattica Costo Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.C.01.01.040.010 Professori Visitatori per la didattica Costo Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.C.01.01.050 Interventi di orientamento e tutorato Costo Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.C.01.01.050.010 Interventi di orientamento e tutorato Costo Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.C.01.01.060 Sostegno agli studenti disabili Costo Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.C.01.01.060.010 Sostegno agli studenti disabili Costo Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.C.01.01.070 Altri interventi a favore degli studenti Costo Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.C.01.01.070.010 Altri interventi a favore degli studenti Costo Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.C.01.02 BORSE DI STUDIO POST-‐LAUREAM Costo Piano dei conti Finanziario No 3
A quale livello posso effettuare variazioni?
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Esercizio Voce COAN Denominazione Tipologia voce Piano dei conti analitico
Ultimo livello Livello
2012 A.A.01 IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario No 2
2012 A.A.01.01 COSTI DI IMPIANTO, DI AMPLIAMENTO E DI SVILUPPO Costo Pluriennale Piano dei conti
Finanziario No 3
2012 A.A.01.01.010 Costi di impianto, di ampliamento e di sviluppo Costo Pluriennale Piano dei conti
Finanziario No 4
2012 A.A.01.01.010.010 Costi di impianto, di ampliamento e di sviluppo Costo Pluriennale Piano dei conti
Finanziario Si 5
2012 A.A.01.01.020 Migliorie su beni di terzi Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.A.01.01.020.010 Migliorie su beni di terzi Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.A.01.02 DIRITTI DI BREVETTO E DIRITTI DI UTILIZZAZIONE DELLE OPERE DI INGEGNO Costo Pluriennale Piano dei conti
Finanziario No 3
2012 A.A.01.02.010 Brevetti Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.A.01.02.010.010 Brevetti Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.A.01.02.020 Software Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.A.01.02.020.010 Software Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.A.01.03 CONCESSIONI, LICENZE, MARCHI E DIRITTI SIMILI Costo Pluriennale Piano dei conti
Finanziario No 3
2012 A.A.01.03.010 Concessioni, licenze, marchi e diritti simili Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario No 4
2012 A.A.01.03.010.010 Concessioni Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.A.01.03.010.020 Licenze, marchi e diritti simili Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario Si 5
2012 A.A.01.03.010.030 Canone una tantum su licenze software Costo Pluriennale Piano dei conti Finanziario Si 5
Le variazioni al Budget (segue)
u Un esempio di possibili “regole” § Le variazioni della disponibilità di risorse senza vincolo di
destinazione danno luogo a variazioni del bilancio unico d'Ateneo di previsione annuale autorizzatorio deliberate dal consiglio di amministrazione.
§ Le variazioni a causa di minori disponibilità di risorse con vincolo di destinazione sono autorizzate e gestite dai responsabili dei centri gestionali ponendo a carico del budget del centro gestionale eventuali errori di previsione.
§ Le variazioni della disponibilità di risorse con vincolo di destinazione a causa di nuove o maggiori assegnazioni dall’esterno che richiedono l’attivazione di una pari disponibilità in uscita secondo le indicazioni del soggetto finanziatore sono autorizzate dai responsabili dei centri gestionali.
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Chi sono i responsabili dei centri gestionali?
Le variazioni al Budget (segue)
§ 4. Le variazioni del budget dei centri gestionali che derivano da trasferimenti tra centri legati a passaggi di competenze sono autorizzate dal direttore generale.
§ 5. Le variazioni del budget all’interno del singolo centro gestionale che comportano trasferimento di risorse tra conti, se di importo inferiore a quello definito nel manuale e se non alterano la disponibilità complessiva del centro, sono autorizzate dal responsabile del centro gestionale, previa verifica del rispetto dei vincoli di legge sulle singole nature di spesa interessate e delle regole definite nel manuale. Per importi superiori a quello definito nel manuale l’approvazione viene effettuata dal consiglio di amministrazione.
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Controllo di gestione
u Parallelamente alla gestione contabile, si pone la questione di “monitorare” l’andamento della gestione… § La funzione “Controllo di Gestione”
• Attività non solo contabile
u Scopo del controllo di gestione § Verificare coerenza tra obiettivi e risultati § Analizzare eventuali scostamenti § Introdurre azioni correttive
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La gestione finanziaria
u I flussi finanziari § In entrata (incassi) § In uscita (pagamenti)
u La centralizzazione della gestione dei flussi finanziari u Un “budget di cassa”? u Le due questioni tecniche:
§ Tempistica e organizzazione dei flussi in uscita • La pianificazione dei flussi finanziari
§ Tracciabilità dei flussi finanziari in entrata (causale/destinazione/centro di gestione)
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