Programa de TrabajoDIA TEMA

Marzo 11

1. Presentación

2. Parámetros iniciales – Roles y Acceso a SAP

3. Dato maestro – Creación, Modificación, Visualización, Bloqueo y creación Sub número, Acta de entrega y consulta

Marzo 12Transacciones periódicas – Dar alta, Traslado entre clases, Baja, Reclasificación venta semovientes, Revalorización, Deterioro y su reversión

Marzo 15

1. Transacciones Mensuales – Liquidación de Equipo en transito y construcciones en curso, Calculo de amortización, contabilización de la amortización, Cierres de año, Cambio de ejercicio y Arrastre de saldos – FI

2. Reportes

Temario

Diseño ProcesoMODULO AA

Proyecto Transformación TecnológicaFecha: 11/03/2021

1. Objetivo de la Presentación2. Conceptos Básicos3. Objetivos y alcance del Módulo4. Estructura Organizativa5. Datos Maestros en SAP6. Procesos a implementar7. Desarrollos, Reportes y Gaps8. Beneficios e Impactos9. Preguntas

AGENDA

OBJETIVOS DE LA PRESENTACIÓN

• Socializar el modelo definido incluyendo la adopción y personalización de la solución a

implementar en SAP S4HANA

• Presentación de las brechas identificadas para su escalamiento mediante el

Procedimiento de control de cambio.

• Ilustrar cómo Universidad de la Salle gestionará sus procesos utilizando las soluciones de

SAP.

Socializar el módulo de AA (Activos Fijos) a implementar en SAP S4HANA

Dar a conocer los beneficios e impactos de la implementación del módulo de

AA en el sistema SAP S4HANA

Explicar los procesos que se utilizarán en el módulo de AA para registrar las

novedades de los activos fijos y su visualización en línea en los demás

módulos del sistema SAP .

Conceptos Básicos

Datos maestros:Incluye codificación del activo, los datos que lo identifican. El registro serealiza con la función “Crear activo Fijo (excepto si)Transacciones de administración de datos maestros: Modificar, Visualizar,Bloquear, Borrar y Crear sub-número. se utilizan generalmente paraadiciones, mejoras y/o partes importantes de un Activo Fijo.

AltasTienen origen en los módulos: MM Generando compras con cargo alActivo Fijo; FI registra excedentes de inventario y por donaciones; COasignación de costos e inversiones a Activos en Curso y Montaje o poradiciones.

Conceptos Básicos

BajasSe registra cuando exista uno los siguientes eventos hurto, donación y ventade activo.

TrasladosSe hacen cuando exista: Modificación al Dato Maestro (No genera ningúnregistro contable ni presupuestal) y Traslado de Activos (Genera registrocontable siempre y cuando los centros de costo pertenezcan a segmentosdiferentes).

Operaciones periódicasCorresponde a los procesos: depreciación y amortización mensual (transacción AFAB “Ejecutar Amortización”); Revalorización y/o Deterioro; “Cambio de Ejercicio” y “Cierre de Ejercicio” (anuales).

Objetivos y Alcance del Módulo

objetivos1. Registrar y administrar todos los procesos relacionados con el manejo de los activosfijos y diferidos, como lo son: Creación del dato maestro, Alta, Depreciación y/oAmortización, Revalorización y/o Deterioro, Traslados y Bajas2. Generar los reportes y auxiliares de libros mayores para los usuarios internos y externos3. Suministrar información detallada acerca de la gestión administrativa y financiera delos Activos de la Universidad.4. Reflejar la información de los diferentes módulos que hacen parte del proceso deactivos dentro del sistema SAP S/4HANA

Objetivos y Alcance del Módulo

Alcance1. La Contabilidad de activos fijos, permite realizar las operaciones que inciden en laGestión Financiera y Administrativa y se garantiza la actualización simultanea de los librosmayor y auxiliar.2. Registro histórico desde la alta inicial, traslados y operaciones periódicas hasta la baja.El sistema calcula automáticamente la depreciación y/o amortización durante la vidadel activo. Información disponible para los usuarios.3. Con la integración del sistema, la Contabilidad de activos transfiere datos a otrosmódulos y también recibe información. (MM-Compras) FI-AM.

Estructura Organizativa

MANDANTE

SOCIEDAD FI

PLAN DE CUENTAS

SEGMENTO

PLAN DE VALORACION

AREAS DE VALORACION

CLASES DE ACTIVOS

Datos Maestros SAP

Información general

Dependiente de tiempo

Asignaciones

Información de terrenos

Condiciones de leasing

Información de origen del activo

Valoración

DATOS GENERALES: sociedad, denominación, # Serie, # inventario, cantidad, fecha de capitalización

DEPENDIENTE DE TIEMPO: centro de costo, centro de costo responsable, # matricula

ASIGNACIONES: estado, procedencia, destino, ubicación

ORIGEN: proveedor, fabricante, país

VALORACIÓN: clave de amortización, vida útil, inicio de amortización

Procesos a Implementar

Administración de datos maestros

Recibidos en

donación

Adquisición

Salida colaborador

Traslados

Depreciación

Cierre de ejercicio

Revalorización y Deterioro

13

Desarrollos, Reportes y GAPS

NOMBRE DEL DESARROLLO DESCRIPCIÓN

Cargue Inicial de Activos Fijos

Para cargar en el módulo todos los activos fijos principales incluyendo el campo número de personal

Acta de Entrega de Activos Fijos

Generar documento para la asignación de activos enviado por correo electrónico con base en supranúmero y el número de personal

Sustitución ceco depreciación activos fijos

Sustitución de cuenta contable de gasto/costo de depreciación con base en el centro de costo

Desarrollos

Desarrollos, Reportes y GAPS

REPORTE DESCRIPCIÓN

Reporte 1 Proceso 1

Reporte 2 Proceso 2Reportes

Desarrollos, Reportes y GAPS

NOMBRE DEL GAP DESCRIPCIÓN

Actualización MasivaDesarrollo masivo para cambio de toda la data maestra (ceco, responsable, ubicación, etc.)

ID del Activos Fijos

Se requiere que al momento del cargue de activos fijos antiguos estos tengan el ID actual y los nuevos después de la carga continúen en el número siguiente al rango utilizado en el sistema actual

Registro fotográfico

Actualmente se cuenta con un aplicativo de registro fotográfico el cual se realiza interfaz con el sistema actual mediante el ID e información relevante del activo

Registros MasivosRevalorización y Deterioro de activos de forma masiva.

GAPS

Beneficios

Procesos

•Cálculo de operaciones independientes que afectan a cada activo relacionado con el centro de costo vs la cuenta contable

•Interrelación de Activos Fijos con actividades de operación en otros Módulos.

•La compra de activos fijos se hace mediante órdenes de compra generados por el módulo de MM, previa creación del activo en el módulo de AM - Activos fijos.

Tecnología

•Contabilizaciones en línea que facilitan la toma de decisiones, mejorando el control de la información

•La actualización de los valores de depreciación es en línea

•Se puede obtener fácilmente la información general de un activo fijo individual

•Proceso automático al momento del traslado de un activo fijo.

•Control total del inventario de activos fijos.

•Congruencia y veracidad en datos de centros de costos según ubicación física de los activos dentro de la Universidad

• Los usuarios de la información de activos la pueden consultar en línea desde cualquier módulo agilizando sus procesos.

• Desde el módulo AM se remite vía correo electrónico el acta de entrega de los activos asignados a cada responsable.

Personas

Impactos

• Desarrollo de destrezas para el manejo y uso del sistema SAP.

• Capacitaciones en el manejo y uso de la herramienta.

• Generación, revisión y homologación de la información a migrar acorde con los lineamientos establecidos por cada módulo.

• Manejo del cambio de los usuarios de los activos para seguir las instrucciones acordes con los procesos a implementar

Personas Tecnología

• Potencial incremento en el número de transacciones manuales posibilitando el incremento de errores.

• Para continuar con el control establecido actualmente con los activos es necesario mantener la identificación por el ID existente

• Gestión Humana deberá informar la vinculación de los nuevos colaboradores, con el centro de costos, el cargo y la ubicación al cual está ingresando

• Gestión Humana deberá informar los cambios de roles y cargos que tengan los colaboradores dentro de la Universidad

• Generación periódica del avance de construcciones en curso.

• Información oportuna sobre el estado del proceso de los equipo en transito.

Procesos

¿PREGUNTAS?

GRACIAS