programa de gestiÓn documental segunda …apolox.usbcali.edu.co/.../documento_pgd_fase_ii.pdf ·...
TRANSCRIPT
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION
Colaboradores:
MYRIAM MEJIA ECHEVERRI
LILIA JEANNETTE CAÑON RODRIGUEZ
JORGE WILLIAM TRIANA TORRES
ALEXANDER MELO CASTRO
AMANDA BARRERA PEREZ
Autor
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA
2005
OBJETIVO
ABORDAR LOS ASPECTOS CONCEPTUALES,
METODOLÓGICOS Y NORMATIVOS, QUE COMPRENDEN
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA
CONJUGAR LAS POSIBILIDADES QUE BRINDAN LAS
TECNOLOGÍAS EN EL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS
I. DEFINICION Y OBJETIVOS DE UN PGD
“2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión
documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Un programa de gestión documental se define como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales
como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.”
El Archivo General de la Nación, como rector de la política archivística y
con miras a dotar a las entidades de una herramienta metodológica,que les
permita hacer mas eficiente la implantación de su Programa de Gestión
Documental, emitió el documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)
Se describe en dicho documento el Programa de Gestión Documental
como:
Con la implantación de un Programa de Gestión Documental se pretende
alcanzar los siguientes objetivos:
� Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos,
como lenguaje natural de la administración pública, para el
funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la
participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y
el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
� Procurar la racionalización y control en la producción
documental, en atención a los procedimientos, trámites
administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalización de modelos y formatos para la producción
documental.
� Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de
calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
… Definicion y objetivos de un PGD
�Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el
recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante
la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
� Regular el manejo y organización del sistema de administración
de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y
los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad.
� Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de
la tabla de Retención Documental, organización, transferencias
primarias, recuperación, preservación, conservación de la
información y disposición final de los documentos.
� Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y
oportuna.
� Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de
información, útiles para la administración e importantes para la
cultura.
Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental ‐ AGN
… Definicion y objetivos de un PGD
II. ANTECEDENTES
En torno al tema de la aplicación de un PGD y de los
principios y procesos archivísticos teniendo en
cuenta que los documentos están contenidos en
diversos soportes, se han generado vacíos e
inquietudes planteados por profesionales y
estudiosos en la materia, particularmente en lo que
corresponde al tratamiento de los documentos
electrónicos.
La siguiente es una mirada general hacia las diversas
inquietudes planteadas durante los últimos años
REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 22
JULIO DICIEMBRE DE 1999
… Antecedentes
Inquietudes encontradas y fuentes de información
“POLITICAS NACIONALES DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS”
SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,, SANTIAGO DE CHILE ‐ ALA ABRIL DE 2002
REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 25
ENERO DICIEMBRE DE 2002
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
“GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE NUEVAS TECNOLOGÍAS . BOGOTÁ, D.C.
MARZO 2004
SOPORTES DOCUMENTALES ALTERNATIVOS EN ARCHIVOS Y CENTROS DE
INFORMACIÓN”
Mario Javier Santander Suárez. Químico, Laboratorio de Restauración
“PARTICIPACIÓN DEL CRALC (Programa Memoria del Mundo) EN LA REUNION REGIONAL DE
CONSULTA SOBRE PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL ”
INFOLAC, REVISTA TRIMESTRAL DEL PROGRAMA DE LA SOCIEDAD DE LA
INFORMACIÓN PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE. . SEPTIEMBRE 2004
“GESTIÓN DOCUMENTAL EN INTRANET”
DOCUMENTO INFORÁREA –CONSULTORES EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ESPAÑA
…Inquietudes encontradas y fuentes de información
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
“LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS”
MEMORIAS DÉCIMO SEMINARIO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
COLOMBIA ‐ 2001
“EL DESAFÍO DEL MILENIO Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS”
Dr. DAN HAZEN. Bibliotecario, Universidad de Harvard, Estados Unidos
“PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS NUEVAS
TECNOLOGIAS”
Dr. ALEXANDER MELO. Archivo General de la Nación
“EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO”
Ing. ADALGISA ABDALA BARCENAS. Subdirectora del Departamento de
Documentación Editorial – Banco de la República
“DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS TÉCNICAS RELACIONADAS CON EL
EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS”
Dr. JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ. Abogado, Asesor externo del Archivo
General de la Nación
“IMAGEN INTEGRADA”
Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas
Eastman Kodak company
III. REQUISITOS PARA INICIAR UN
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE
UN PGD
Con miras al proceso de automatización del PGD y
con fundamento en la norma, se identifican aspectos
que se constituyen en un requisito previo, dado su
valor conceptual o metodológico, a saber:
La Ley 594 de 2000 ‐ Ley General de Archivos, reguló
en su Título V: Gestión de documentos, la obligación
que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en elaborar programas de
gestión de documentos, independientemente del
soporte en que produzcan la información…
3.1
Formulación de lineamientos y normalización de los aspectos
involucrados en un PGD, contemplando: Procesos, flujos de
información, formatos y normatividad.
El AGN elaboró el documento: “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL”
ELABORACIÓN , APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
CONCEPTUALIZACIÓN DEL PGD
... REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE UN PGD
IV. PGD AUTOMATIZADO
Para abordar el proyecto de automatización, vamos a considerar
tres puntos principales, a partir de los cuales se efectuará un
análisis tendiente a identificar las áreas o aspectos mínimos que
deberán estar contemplados en una herramienta de software,
desarrollada para automatizar el Programa de Gestión Documental.
Adicionalmente, para llegar a la formulación de los aspectos
mencionados, se integrará en el proceso del análisis, las
conclusiones obtenidas como resultado del estudio de
antecedentes (Capítulo II), ya que constituyen una necesidad a
resolver con la herramienta de automatización.
… PGD AUTOMATIZADO
4.1
PUNTO DE PARTIDA
ESQUEMA GENERAL
DEL SISTEMA
COMPONENTES DEL
SISTEMA
4.2
4.3
Análisis de los aspectos relevantes del panorama inicial de
la Entidad y determinantes en el proceso de automatización
Se busca plantear la conformación general del sistema
automático, teniendo en cuenta un marco conceptual y
normativo
Corresponde a un análisis particular de los componentes
mínimos que integrarán el sistema, al igual que en el punto
anterior, partiendo de un marco conceptual específico
4.1 PUNTO DE PARTIDA
Generalmente se presenta un panorama inicial de la Gestión Documental en la
Entidades, que integra elementos como los siguientes:
EXTRANET
INTRANET
INTERNET AMBIENTE VIRTUAL
AMBIENTE REAL
Textos
Cuadros
Imágenes
Bases de datos
Datos
Portales
Papel
digital
Videos
Sonido
Fotografías
FORMATOS SOPORTES
En todo proyecto de automatización, se surte una etapa de
análisis en donde se identifican las características iniciales del
sistema y de la información involucrada.
Se puede considerar que para el caso de un PGD, se cuenta con
algunos productos que constituyen ya una parte fundamental en
el levantamiento de información inicial o etapa de análisis así:
La información se produce con el empleo de variedad de
HERRAMIENTAS. Para el caso de información digital: Software
de oficina (procesadores de texto, mensajería), software de
diseño, soft. de digitalización, Bases de Datos, etc., generándose
diversidad de FORMATOS en diversidad de SOPORTES.
4.1.1 CARACTERÍSTICAS
a. Documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL” publicado por el AGN
aporta los siguientes elementos:
� Conceptualización general del PGD
� Procedimientos: Flujos de información y Formatos
� Normatividad
EL DOCUMENTO ES UN INSTRUMENTO DE ANÁLISIS PARA LA ETAPA
DE DESARROLLO DEL SOFTWARE
b. LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Este instrumento
aporta los siguientes elementos:
Organización de los documentos (Series, subseries, etc)
Identificación de los tipos documentales
Identificación de tiempos de permanencia en cada fase del
ciclo vital
Disposición final del documento
POR LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA , LA TRD CONSTITUYE NO
SOLO EL PRIMER ELEMENTO OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN, SINO
EL PUNTO DE REFERENCIA EN EL SISTEMA
c. Finalmente para la proyección adecuada de la herramienta de
software que se ajuste a la gestión documental de la Entidad, es
importante complementar la etapa de análisis, con la generación de
un tercer producto que denominaremos MAPA DOCUMENTAL. El
objetivo de este cuadro es precisar información sobre los tipos
documentales como se describe a continuación
MAPA DOCUMENTAL
Producción de documentos
Por cada tipo documental especificar:
� Herramienta de producción
� Formato (si se trata de herramientas para
producción digital, el formato se puede
especificar con la extensión del archivo)
� Soporte para producción (Digital,…)
� Reproducción
. Soporte en el cual se reproduce (Papel,
Microfilm,...)
� Motivo (Valor probatorio, Trámite,
Conservación, Para el acceso futuro )
� Etapa del ciclo en que se debe efectuar la
reproducción
� Aproximación de volumen documental en un
periodo
… MAPA DOCUMENTAL
Recepción de documentos
Identificar los siguientes elementos con respecto a tipos
documentales que se reciben y están identificados en la
TRD de la Entidad:
� Vía de recepción
� Tipo Documental
� Reproducción
. Soporte en el cual se reproduce (Papel, Digital,
Microfilm)
. Motivo (El tipo documental se encuentra en la TRD
y difiere del soporte original, por trámite, por
conservación, para el acceso futuro)
. Etapa del ciclo en que se efectúa la reproducción
� Dependencia que recibe
� Dependencia que efectúa el trámite
� Aproximación de volumen documental en un periodo
… MAPA DOCUMENTAL
Diseño de Tipos Documentales.
Un segundo aspecto objeto de automatización, se presentará en
el Archivo de Gestión, mas exactamente en el proceso de
PRODUCCIÓN.
Para este punto, un insumo fundamental lo constituye la
definición previa de la forma como se aplicarán en la Entidad los
aspectos relativos a la DIPLOMATICA DOCUMENTAL.
Básicamente especificaciones en cuanto a formas, impresión y
firmas de los documentos. (ver Marco Conceptual 4.1.2)
… MAPA DOCUMENTAL
� El diseño y estandarización de formas de presentación de tipos
documentales.
Para el efecto se requiere revisar y/o rediseñar o crear las nuevas
formas necesarias para la presentación de los documentos,
tomando como fuente las normas existentes para producción
documental.
� Mecanismos de impresión de documentos (Papel, Tinta)
� Definición del procedimiento a adoptar para firma de los
documentos en que esta sea requerida:
Tipo de firma: Posibilidad de implementar la firma digital
certificada o continuar con firma manuscrita
Definición de cargos que están autorizados para firmar la
documentación externa e interna
� Numeración de Actos Administrativos
Sobre los resultados iniciales del análisis, se efectuará una
estandarización o normalización para producir el mapa documental
definitivo. Esta herramienta constituye un insumo importante para
dos fines, de una parte el proyecto de automatización del PGD y de
otra, definir las políticas de eliminación, almacenamiento,
reproducción y conservación de la documentación en los diferentes
soportes, lo cual contribuye a la: Actualización del SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN. Es recomendable diseñar e
implementar paralelamente este sistema con el sistema de
información automatizado del PGD.
… MAPA DOCUMENTAL
LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA EL MAPA DOCUMENTAL,
PERMITIRÁN IMPLEMENTAR CONTROLES RESPECTO A SOPORTES,
FORMATOS Y MECANISMOS DE REPRODUCCIÓN DE LOS
DOCUMENTOS, POR LO CUAL ES OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN
4.1.2 MARCO CONCEPTUAL
4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES
SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN
DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL
FIRMA DIGITAL
4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS
4.1.2.2 CONCEPTOS
NORMAS ARCHIVÍSTICAS AGN
NORMAS TECNICAS
NORMAS LEGALES
4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARES
Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá : AGN, 2003.
Concepto técnico sobre uso de tintas. 2001. Grupo Laboratorio de Restauración
AGN
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o
esferos de tinta húmeda .
MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD
DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Resolución No. 089 de 2003 ‐ Reglamento para el uso de Internet y Correo
Electrónico en el AGN.
FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, consultados y adaptados
según la norma ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualice
Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos.
Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros,
fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,
radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general,
todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS. AGN, 2004.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL. AGN, 2003.
Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas
Código de Procedimiento Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los
documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.
Código de Comercio
Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas
comerciales ‐ medios para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se
expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras
de Comercio
NTC 1673 ICONTEC. “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”
NTC 2223:1986:, “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir
NTC 3369 “Elaboración de sobres”
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales
NTC 2896: “Sistemas de procesamiento de la información. Estructura de archivo y
rotulado de cintas magnéticas para intercambio de información”.
NTC 2676: “Elementos para informática. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35
pulgadas) características físicas y dimensionales”, numeral 6.1.4
AL CONCLUIR EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL
MAPA DOCUMENTAL, SE ENCONTRARÁ LA NECESIDAD DE MODIFICAR
NORMAS, DADA LA ACTUALIZACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES,
FORMATOS Y SOPORTES
o PROYECTO DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA
o INVESTIGACIONES
o ESTADÍSTICAS
o HISTORIAS CLÍNICAS
o DIAGNOSTICO DE LA DOCUMENTACIÓN
o MONITOREO DE CONDICIONES AMBIENTALES
o OBRAS INTERVENIDAS
o EXPOSICIONES
o CONTRATOS
o REGISTRO DE PROVEEDORES Y ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS DE PRODUCTOS Y MATERIALES
o INVENTARIO DE PRODUCTOS QUIMICOS
o REGISTRO DE PROFESIONALES
o CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ESPECIALIZADO
o MATERIAL DIDÁCTICO
Grupo de Laboratorio y Restauración AGN
4.1.2.3 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)
El PGD, requiere del funcionamiento en paralelo de un sistema integral para
conservación de documentos en los diferentes soportes. Como resultado de
la etapa de análisis y conformación de un Mapa Documental, con miras al
proyecto de automatización del PGD, se hace necesario la revisión y ajuste
del sistema de conservación, acorde a la nueva situación de la Entidad en
cuanto a soportes documentales.
PRINCIPALES
OBJETIVOS DEL
SIC.
4.2 ESQUEMA GENERAL
DEL SISTEMA
Para este punto se van a considerar los siguientes
elementos: cuales son las características que
debe presentar el sistema, se hace un esquema de
su conformación general y se incluyen algunos
aspectos teóricos relacionados
4.2.1 CARACTERÍSTICAS
“La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos.
Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de
Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación
y la disposición final de los documentos.
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión
documental, se determinan los siguientes procesos que estarán
interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento
(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
�Producción,
�Recepción,
�Distribución,
�Trámite,
�Organización,
�Consulta,
�Conservación, y
�Disposición final de documentos.”
4.2.2 ESQUEMA
ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTÓRICO
TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
MAPA
DOCUMENTAL
DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE
ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS
AREAS QUE INTEGRAN EL SISTEMA AUTOMÁTICO
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
El sistema automatizado del PGD integrará como mínimo los
siguientes aspectos:
a. El principal insumo lo constituyen los documentos. Los
documentos se producen y se reciben en la Entidad en diferentes
formatos y soportes. El sistema debe admitir vincular todo tipo de
documentos en la producción y en la recepción, efectuando la
validación de formatos y soportes frente a lo establecido en la
TRD y en el MAPA DOCUMENTAL.
b. Conformar una central automática de correspondencia recibida y
producida
c. Requerir un registro de información que identifica el documento
producido o recibido
d. Involucrar los procedimientos automáticos necesarios para la
Distribución, Trámite y Organización electrónica de los
documentos
e. Involucrar los procedimientos automáticos para consulta de los
documentos, en cualquiera de las fases del ciclo vital
f. Incluir mecanismos de seguridad de la información
USUARIOS INTERNOS
(DEPENDENCIAS DE LA
ENTIDAD)
AREA DE
CORRESPONDENCIA
USUARIOS EXTERNOS
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
SISTEMA
PGD
4.2.3 MARCO CONCEPTUAL
4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES
4.2.3.2 CONCEPTOS INTEROPERABILIDAD
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
4.2.3.3 TEMAS RELACIONADOS SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
� PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS Y PLANES
DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS. BOGOTÁ : AGN, 1998. 53 P.
� REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. 3ª ED. BOGOTÁ : AGN,
2003
� NTC‐BS 7799‐2 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE
LA INFORMACIÓN (SGSI)
4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES
� ESTÁNDARES PARA INTEROPERABILIDAD. (VER 4.2.3.2)
SE EFECTUARÁ UN ANÁLISIS DE CARACTERÍSTICAS DE LOS
PROCESOS DEL PGD, EN CADA UNA DE LAS FASES DEL CICLO
VITAL, CON LA FINALIDAD DE IDENTIFICAR ELEMENTOS
RELEVANTES PARA EL SISTEMA AUTOMATIZADO.
4.3 COMPONENTES
DEL SISTEMA
4.3.1. PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN:
PRODUCCION
RECEPCIÓN
DISTRIBUCIÓN
TRÁMITE
4.3.2. PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO
VITAL DEL DOCUMENTO:
ORGANIZACIÓN
CONSULTA
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
4.3.1 PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN
4.3.1.1. CARACTERÍSTICAS
A. PRODUCCIÓN
DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones. (GRGA)
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
1.Creación y diseño de documentos.
a. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de
escribir y procesadores de texto).
b. Determinación y selección de soportes documentales (cintas
magnéticas, CD‐ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros,
microfilme, video).
c. Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje,
tintas.
d. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
… CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
e. Determinación de uso y finalidad de los documentos.
f. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de
la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas
autorizadas.
g. Adecuado uso de la reprografía.
2. Normalización de la producción documental
a. Identificación de dependencias productoras.
b. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y
formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e
identificados en la TRD.
c. Directrices relacionadas con el número de copias.
d. Control de la producción de nuevos documentos.
e. Determinación de la periodicidad de la producción documental.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN
ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.
Para el proceso de producción del documento, el sistema automático
del PGD, en adelante SAPGD, debe contar con los siguientes
elementos implementados:
�TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
�CUADRO O MAPA DOCUMENTAL
�FORMULARIOS O FORMATOS (a manera de plantillas de
acuerdo a lo identificado en el mapa)
�DEFINICIÓN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA
PRODUCCIÓN (Opciones para administración de usuarios con
identificación de perfiles y niveles de acceso)
�MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN
DEL DOCUMENTO
ESQUEMA DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO EN EL
SISTEMA AUTOMÁTICO DEL PGD
SAPGD
PRODUCCIÓN
EFECTÚA VALIDACIONES PARA DATOS
BÁSICOS DEL DOCUMENTO
ASIGNA FECHA Y NÚMERO DE RADICACIÓN AL
DOCUMENTO
HABILITA MENU PARA CARGUE DE INFORMACIÓN DE
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
SI SE REQUIERE EL SOPORTE FÍSICO (Ej: Impreso y
firmado, según lo establecido en el mapa documental), se
registra la información sobre reproducción
OFRECE PLANTILLAS PARA
PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO
B. RECEPCIÓN
DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos
que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA)
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos,
que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad
para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio
a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de
diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax,
correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal
fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben
estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo
tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo
1. Radicación de documentos
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los
términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radicación.
Registro impreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos
�Recibo de documentos oficiales.
�Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
�Constancia de recibo.
�Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060
de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
�Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
�Establecimiento de controles de respuesta a partir de la
interrelación de documentos recibidos y enviados.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN
ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.
El proceso de Recepción de documentos se da en dos vías, los
documentos que generan las dependencias para el envío a una
Entidad externa y los documentos que llegan de Entidades externas.
En este punto el SAPGD, debe contar con los siguientes elementos
implementados:
�CUADRO O MAPA DOCUMENTAL
�DEFINICIÓN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA
RECEPCIÓN (Opciones para administración de usuarios con
identificación de perfiles y niveles de acceso)
�MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN
DEL DOCUMENTO
ESQUEMA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN EN EL SA PGD
SAPGD
HABILITA MENU PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO EN CORRESPONDENCIA
ÁREA DE
CORRESPONDENCIA
INGRESO DE DOCUMENTOS
ENVÍO DE DOCUMENTOS
UBICA EL DOCUMENTO EN UN BUZÓN
VIRTUAL PARA LA DEPENDENCIA
DESTINATARIA Y LO HABILITA PARA
CONSULTARLO EMITIENDO MENSAJE AL
DESTINATARIO
USUARIO CONSULTA EL BUZÓN, VALIDA TIPO
DOCUMENTAL
SI EL DOCUMENTO NO ESTÁ IDENTIFICADO
COMO UN TIPO DOCUMENTAL DE LA
DEPENDENCIA, EL SISTEMA DEBE OFRECER
LA OPCIÓN DE UBICARLO EN UN BUZÓN
TEMPORAL PARA ACTUALIZACIÓN DE TRD (
La Entidad debe efectuar un análisis para
determinar si se requiere actualización de la
TRD, así como un tiempo de permanencia de
los documentos en este buzón )
HABILITA MENU PARA CARGUE DE
INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO POR EL DESTINATARIO
C. DISTRIBUCIÓN
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y
al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los
documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación
de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,
correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guías y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organización mensajería externa.
Registro de control de envío de documentos.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.
Como consecuencia del proceso de Recepción, la Distribución se
efectúa desde tres puntos:
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
PRODUCIDOS EN LA ENTIDAD
REMITIDOS A UNA DEPENDENCIA
INTERNA
REMITIDOS A UNA ENTIDAD
EXTERNA
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
RECIBIDOS DE UNA ENTIDAD
EXTERNA
AL CONCLUIR EL REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL
DOCUMENTO EN LA ETAPA DE PRODUCCIÓN EL SAPGD:
UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEÑADA
CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA Y TRÁMITE,
IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU
ALTERACIÓN Y ENVÍA MENSAJE AL DESTINATARIO
SI EL DESTINATARIO ES EXTERNO A LA ENTIDAD, UBICA EL
DOCUMENTO Y LO HABILITA PARA CONSULTA, IMPLEMENTANDO
MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIÓN. ENVIA
MENSAJE AL AREA DE CORRESPONDENCIA, DONDE REGISTRARÁN
EL ENVÍO.
EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN EN EL SAPGD, QUEDA SURTIDO CON
LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES.
CUANDO SE RECIBE DOCUMENTACIÓN EXTERNA A LA
ENTIDAD, Y EL DESTINATARIO CONCLUYE EL REGISTRO DE
INFORMACIÓN, EL SAPGD:
UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEÑADA
CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA y TRÁMITE,
IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU
ALTERACIÓN
A PARTIR DE LA UBICACIÓN, EL SAPGD, DEBE INICIAR UN
REGISTRO DE OPERACIONES (LOG) REALIZADAS CON CADA
DOCUMENTO, DONDE LOS PRIMEROS REGISTROS SE
PRODUCIRÁN CON EL MENSAJE ENVIADO AL DESTINATARIO
INTERNO O EXTERNO
•Forma de envío a Entidad externa: personal,
fax, correo tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo
•Métodos de empaque y embalaje.
•Peso y porteo de documentos.
•Gestión del correo tradicional: Normal,
certificado, especial.
•Fecha de entrega.
•Fecha de recepción por el destinatario
•Devolución.
DESCRIPCIÓN
DE LA
OPERACIÓN
FECHA Y
HORA DE LA
OPERACIÓN
TIPO DE
OPERACIÓN
REALIZADA
No. DE
RADICACIÓN
DEL
DOCUMENTO
FECHA DE
RADICACIÓN
DEL
DOCUMENTO
DISTRIBUCIÓN (documentos internos o documentos
externos recibidos)
MENSAJE DE AVISO AL
DESTINATARIO
DISTRIBUCIÓN (envío de documento externo)
ACCESO A DOCUMENTO (CONSULTA /
ACTUALIZACIÓN PARA EL CASO DE
DOCUMENTOS BORRADOR )
•Autor
•Versión del documento
D. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta
los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las
comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepción de solicitud o trámite
•Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del
trámite.
•Identificación del trámite.
•Determinación de competencia, según funciones de las
dependencias.
•Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
2. Respuesta
•Análisis de antecedentes y compilación de información.
•Proyección y preparación de respuesta.
•Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta
la culminación del asunto.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE TRÁMITE
ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.
Los elementos del trámite automático de los documentos, se
determinan en el curso de los procesos señalados previamente.
El SAPGD, podrá generar reportes o informes con los datos que
se requieran respecto a los documentos producidos en el curso
de un determinado trámite
4.3.1.2. MARCO CONCEPTUAL
4.3.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES
4.3.1.2.2 CONCEPTOS
CONSIDERACIÓN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTO
PRODUCIDO POR EL AGN : ““GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)
LA DESCRIPCIÓN DE OTROS SOPORTES
4.3.2 PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO
VITAL DEL DOCUMENTO
ACTIVIDADES
Comprende los procesos archivísticos de:
1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico‐funcional
de la entidad” (GRGA).
Actividades:
•Identificación de unidades administrativas y funcionales.
•Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
•Conformación de series y subseries documentales.
•Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y /o
valoración y de los documentos de apoyo.
•Control en el tratamiento y organización de los documentos.
CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL
A. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación
y descripción de los documentos de una institución, como parte integral
de los procesos archivísticos (GRGA)
4.3.2.1. CARACTERÍSTICAS
2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
Actividades:
•Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos
documentales.
•Conformación y apertura de expedientes.
•Determinación de los sistemas de ordenación.
•Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
•Foliación.
3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y
recuperación, para la gestión o la investigación (GRGA).
Actividades:
•Análisis de información y extracción de contenidos.
•Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios,
Catálogos e Índices.
•Actualización permanente de instrumentos.
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO
EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN
ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO
PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.
En el SAPGD, las actividades que comprenden el proceso de organización de
documentos se desarrollan así:
CLASIFICACIÓN AL “REGISTRAR LOS DATOS BASICOS” EN EL
DOCUMENTO PRODUCIDO O RECIBIDO
ORDENACIÓN CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES
DESCRIPCIÓN SE DAN NIVELES DE DESCRIPCIÓN
DEL DOCUMENTO DESDE EL MOMENTO MISMO DE
SU PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN (LO QUE
DENOMINAMOS IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO)
ESQUEMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN
EL SAPGD
SAPGD
SERIE 1
SUBSERIE 1
DOCUMENTO UNO
“METADATOS”
DOCUMENTO DOS
DOCUMENTO UNO
DOCUMENTO EN
EL SAPGD:
Metadatos, Datos,
Anexos
La ordenación de documentos se puede establecer por cualquier
criterio que se desee: Fechas, Tipos Documentales, etc
EXPEDIENTE A
EXPEDIENTE B
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Previo a la definición del Proceso de Consulta, es importante tratar
el tema de las Transferencias
DEFINICIÓN: Con base en la “Guía para la organización y manejo de los
archivos de gestión del Archivo General de la Nación”, elaborada po