Processen för Balanserad Styrning

Steg 3

Analys och Rapportering(Uppföljning)

Utveckling/förbättring

Mål ochbudget

Mätning-mätresultat

Analys/rapportering

Processen förBalanserad styrning

KFs Budget 2005

”Varje nämnd och styrelse ansvarar för uppföljningen av dels den egna budgeten och dels kommunfullmäktiges prioriterade mål.”

VAD ÄR UPPFÖLJNING?SYFTE?

Att styra och följa upp

KF/KS

Enhet

Styrning (mål)sker nedåt i

verksamheten

Uppföljning (mätning)sker uppåt i

verksamheten

Förvaltning/bolag

Avdelning

Genomförande

Nämnd/styrelse

Uppföljning på olika nivåer i organisationen

Nämnd

Förvaltning

Verksamheten

Enhet

Kommunfullmäktige KF´s budget

Mål och inriktning

Budget

Uppföljning – Varför ?

Säkerställa att Nämndens/Styrelsens uppdrag från KF genomförs

(reglementet/ägardirektivet).

Säkerställa att de prioriterade målen i KFs budget uppnås.

Uppföljning – Varför ?

Säkerställa att Nämndens/Styrelsens egna prioriterade mål uppnås.

Uppföljningen utgör underlag för nämndens/styrelsens styrning av verksamheten.

Uppföljning – Vad ?

Förvaltningen/Bolaget rapporterar till Nämnden/Styrelsen.– Verksamhetens utveckling

(inkl nämndens/styrelsens prioriterade mål)

– Utvecklingen av den ekonomiska situationen– KFs prioriterade mål

Uppföljning – Vad ?

Nämnden/Styrelsen rapporterar till KF (via KS).– Verksamhetens utveckling – Utvecklingen av den ekonomiska situationen– KFs prioriterade mål

Uppföljning – Hur ?Rapportera nuläget

– Beskriva resultatet – utfall, utveckling och måluppfyllelse.

– Kommentera resultatet – vad är väsentligt?

• Rapportera de mätningar/mätvärden som stödjer genomförandet av dels grunduppdraget och dels de prioriterade målen

• Rapportera utfall i förhållande till fastslagna mål och/eller i förhållande till tidigare mätvärden

Uppföljning – Hur ?

• Analysera resultaten –

nuläget och utvecklingen

– Orsaker – varför ser det ut som det gör?

– Samband – mellan olika resultat/mätningar?

– Effekter av beslutade/vidtagna åtgärder – når vi avsedd verkan?

– Prognos – om utvecklingen fortsätter?

Politikernas behov av uppföljning

Förvaltningens/Bolagets rapportering och analys/slutsatser (uppföljning) till nämnden/styrelsen skall möjliggöra styrning för nämnden/styrelsen och deras uppföljning till Kommunstyrelsen.

Politikernas behov av uppföljning

Nämndens/Styrelsens rapportering och analys/slutsatser (uppföljning) till Kommunstyrelsen skall möjliggöra styrning för Kommunstyrelsen och deras uppföljning till Kommunfullmäktige.

Rollfördelning

STYRROLLEN• Värdera resultat och utveckling• Ompröva inriktningar och strategier• Besluta om åtgärder - prioriteringar

MÄTNINGS-/RAPPORTERINGSROLLEN• Mäta och rapportera resultat• Kommentera/analysera utfall och utveckling• Föreslå åtgärder – beskriva konsekvenser

Årsredovisning/Årsrapport

Uppföljningsrapport(Ekonomisk rapport februari)

Feb

Mar

Apr

Maj

JuniJuli

Jan

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Uppföljningsprocessen

Uppföljningsrapport(Delårsrapport mars)

Uppföljningsrapport(Ekonomisk rapport juni)

Uppföljningsrapport(Delårsrapport augusti)

Uppföljningsrapport(Ekonomisk rapport oktober)

Budgetbeslut KF

Göteborgarnas behov - de vi finns till för

Personal – medarbetare och utveckling

Ekonomi – ekonomi och uppdrag

Göteborgs stads verksamheter – verksamheter och processer

Prioriterade mål

KFs Budget 2005

”De prioriterade målen har en tidshorisont över hela planperioden (2005-2007) om inte annat anges. Måluppfyllelse kan och bör dock eftersträvas snarast möjligt.”

Hur skapar vi en balanserad årscykel?

Jan

Feb

Mar

Apr

Maj

JunJul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Utveckling/förbättring

Mål ochbudget

Mätning-mätresultat

Analys/rapportering

Processen förBalanserad styrning

”Kvalitet”

Relevant

Snabbt

Ansvar - ledningsfråga

KFs Budget 2005

”Arbetet med uppföljning, utvärdering och analys måste utvecklas.”

Utvecklingsarbetet bedrivs genom det övergripande projektet ”Rappet”.

ExempelUppdrag – Reglemente/Ägardirektiv:

Reglemente – Stadsdelsnämnd / Facknämnd

Ägardirektiv - Bolag

”Bedriva en god och effektiv verksamhet utifrån uppdraget från Kommunfullmäktige, inom givna ekonomiska ramar/förutsättningar.”

KFs budget 2005:• Barn har behov av kulturell stimulans och

möjligheter till eget skapande, därför sk alla barn i grundskolan erbjudas plats i kultur- och musikskolans verksamheter.

• Många göteborgare söker bostad, därför ska det byggas 8000 nya bostäder under mandatperioden.

Uppdrag – Reglemente/Ägardirektiv

• Vilka mätetal, i de olika perspektiven, skall rapporteras och analyseras?

• När skall de olika delarna rapporteras – vad skall ske varje gång?

• Vilka skall ha rapporteringen?(strategisk, taktisk, operativ)

KFs budget 2005:Barn har behov av kulturell stimulans och möjligheter till eget

skapande, därför sk alla barn i grundskolan erbjudas plats i kultur- och musikskolans verksamheter.

Många göteborgare söker bostad, därför ska det byggas 8000 nya bostäder under mandatperioden.

• Vilka mått/mätetal används för att följa upp dessa mål?

(strategiska, taktiska, operativa)

• När rapporteras och analyseras dessa?

• När och hur skall nämnden/styrelsen agera med denna uppföljning som underlag?

Grupparbete

• Hur skall Nämnden/Styrelsen säkerställa mätning och uppföljning (analys/rapportering?

• Hur skall Nämnden/Styrelsen förhålla sig till mätning och uppföljning (analys/rapportering?